第一篇：工程部檔案資料管理的工作總結(jié)

工程部檔案資料管理的階段總結(jié)

在工程部管理工作中，工程檔案資料是一項(xiàng)重要組成部分，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程資料管理工作都非常重視，多次強(qiáng)調(diào)要做好工程資料管理工作，明確指出：推進(jìn)工程檔案的電子化管理、充分利用管理軟件的數(shù)據(jù)庫提高分析整理能力。

隨著工程部對(duì)外聯(lián)系合同的增加，工程管理的不斷規(guī)范，注重工程檔案資料管理提到日程上來。

一、第一階段工作

1、檔案資料管理背景

當(dāng)初接手工程部檔案時(shí)，看到的現(xiàn)象是工程部檔案柜內(nèi)檔案擺放混亂，無目錄、無索引、無編號(hào)，文件盒只簡單做出標(biāo)記。圖紙和相關(guān)資料雜亂無章，曬得藍(lán)圖有的在牛皮紙檔案盒內(nèi)，有的在外，沒有明確的檔案管理制度。遺留問題是對(duì)所收集的檔案沒有按要求進(jìn)行規(guī)范的整理、分類、歸檔和保管，藍(lán)圖和復(fù)印的圖紙一股腦塞在柜子里，造成了檔案資源收集不全、歸檔不完整、無專人資料員管理，保管不安全的混亂局面。

2、工程部把檔案按樓座進(jìn)行分類，A、B、C、D、E、F管理，接下來把所有檔案資料重新裝入新的檔案盒，撤掉破損的檔案盒重新入檔案柜并編號(hào)。在此基礎(chǔ)上又對(duì)檔案進(jìn)行二級(jí)管理細(xì)化，檔案按各樓座又分為：維修工程資料、樓座原有圖紙、、招投標(biāo)文件、消防資料等。在此基礎(chǔ)上對(duì)分類的各樓座的檔案資料逐一打開編寫目錄登記并入電腦。共計(jì)整理檔案120份，圖紙300張。

二、第二階段工作

工程部自2011年至2013年共計(jì)簽署43份合同，原有合同管理混亂。鑒于此情況，工程部自己下載智信工程合同管理軟件，把每一份合同逐一錄入合同軟

件，做好電子存檔，打開軟件能對(duì)合同評(píng)審、金額、付款、進(jìn)度、發(fā)票情況等資料一目了然。客戶來結(jié)賬，打開電腦合同管理軟件很容易看到每一個(gè)合同的內(nèi)容，不像以前打開文件柜找出合同再翻閱，到財(cái)務(wù)查詢付款情況。工程部合同根據(jù)公司要求逐一編號(hào)，錄入電腦后并把每一份合同的紙質(zhì)文檔用掃描儀全部掃描成PDF或JPG格式文件，形成電子圖像。錄入到電腦使每一份合同的鏈接都能打開看到電子文檔，做到用電腦隨時(shí)查詢，資源共享。

軟件界面一：

界面二：

三、第三階段工作

工程部在圖紙初步管理的基礎(chǔ)上，對(duì)A、B、E、C樓座的圖紙又按建筑平面圖、結(jié)構(gòu)平面圖、電氣平面圖、暖通平面圖整理。共計(jì)整理450張圖紙，原始帶紅章的圖紙裝入檔案盒留檔。在此基礎(chǔ)上又對(duì)所有圖紙進(jìn)行電子掃描并刻成光盤，電腦上隨時(shí)可以查詢。原有圖紙的復(fù)印件以備隨時(shí)使用。

四、第四階段工作

針對(duì)其他工程類整理如：電梯檔案、招投標(biāo)文件、合作單位資質(zhì)、維保廠家資料、客戶二次裝修方案等建立檔案的管理。工程部下載好用檔案管理軟件進(jìn)行管理，錄入檔案資料120份，每一份資料都有電子文檔的鏈接。對(duì)A座樓裝修后的工程資料如工程招投標(biāo)文件、監(jiān)理招投標(biāo)文件、施工文件按項(xiàng)目裝入檔案盒，并學(xué)習(xí)上級(jí)公司下發(fā)的招投標(biāo)文件，為公司今后工程進(jìn)行招投標(biāo)打下基礎(chǔ)。

五、大廈樓座房產(chǎn)信息的錄入

按照公司要求，工程部對(duì)大廈樓座原有房屋平面圖、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、規(guī)劃意見書、竣工驗(yàn)收單、門牌號(hào)、竣工實(shí)測(cè)報(bào)告、開工證等資料進(jìn)行掃描電腦錄入。有了前期工作，公司在房修一辦理E座樓夾層房產(chǎn)手續(xù)時(shí)很容易提供圖紙技術(shù)在資料。在公司C、D座重建項(xiàng)目中，和乙方簽訂合同后，及時(shí)準(zhǔn)確為乙方提供了以上房產(chǎn)資料，使前期調(diào)研工作順利進(jìn)行，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。

五、建立工程部檔案管理制度

為加強(qiáng)工程部檔案及合同的管理，制定了制度。

在檔案管理制度中明確了檔案范圍、檔案管理原則、檔案移交、合同文檔的管理辦法及檔案的借閱。在以后的工程管理工作中，嚴(yán)格按制度執(zhí)行。

工程部

2014.12.20

第二篇：工程部檔案資料管理制度范文

工程部檔案資料管理制度

一、為規(guī)范對(duì)設(shè)施設(shè)備檔案資料的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理，特制定本制度。

二、定義/術(shù)語

1、建設(shè)工程原始檔案：指我司承接物業(yè)后，由開發(fā)建設(shè)單位、業(yè)主（業(yè)主委員會(huì)）向我司移交的建設(shè)工程原始檔案。

2、建筑工程竣工檔案：指由我司自行投資建設(shè)的或利用房屋本體維修資金、業(yè)主自籌資金等投資建設(shè)的新建、改建、擴(kuò)建工程以及設(shè)施設(shè)備改造、更新建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄等。

3、物業(yè)工程服務(wù)檔案：指我司承接物業(yè)后，在對(duì)建筑物及其配套共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常運(yùn)行、維護(hù)、大中修、改造和更新活動(dòng)中所形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、圖紙、計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)、聲像等載體形成的歷史記錄等。包括：建筑工程竣工檔案和設(shè)施設(shè)備管理檔案兩部分。

4、設(shè)施設(shè)備管理檔案：指我司承接物業(yè)后，在對(duì)共用設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常運(yùn)行、維護(hù)、大中修活動(dòng)中，所形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、圖紙、計(jì)算機(jī)軟件和數(shù)據(jù)、聲像等載體形成的歷史記錄等。

5、類目：是檔案分類的基本單位，是構(gòu)成檔案分類的主要成分，用以表示某一類檔案的概念。

6、類號(hào)：是類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類目在分類體系中的位置和排列的順序。

三、機(jī)電設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)管理

1、工程技術(shù)中心負(fù)責(zé)收集、發(fā)放、更新與機(jī)電設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)，并記錄保持。

2、工程技術(shù)中心負(fù)責(zé)向相關(guān)人員傳達(dá)、講解新的標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)的內(nèi)涵，并監(jiān)督貫徹實(shí)施。

四、工程資料的審查及管理

1、審查設(shè)備生產(chǎn)廠家提供的新的設(shè)備維保資料（圖紙、工藝、規(guī)程、檢驗(yàn)等）的完整性、正確性、發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與生產(chǎn)廠家聯(lián)系處理。

2、及時(shí)將新的設(shè)備維保資料向施工人員傳達(dá)、講解、貫徹實(shí)施。

3、根據(jù)新的設(shè)備維保資料所需的施工、設(shè)施要求，負(fù)責(zé)解決其配置。

4、負(fù)責(zé)對(duì)外來工程資料的登記、發(fā)放和管理工作。

五、工程技術(shù)檔案的移交和歸檔

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1、在物業(yè)現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)20個(gè)工作日前，建設(shè)單位、業(yè)主應(yīng)當(dāng)向我司項(xiàng)目移交工程原始檔案。要求工程原始檔案材料完整，移交手續(xù)齊全，責(zé)任明確。

2、建設(shè)工程原始檔案的分類、編號(hào)、歸檔和管理等應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定以及項(xiàng)目所在地省、市城建檔案管理部門、物業(yè)管理主管部門的有關(guān)要求。

3、建設(shè)工程竣工檔案資料歸檔完成后，由管理項(xiàng)目檔案管理員進(jìn)行分類保管。

4、建設(shè)工程竣工檔案資料歸檔后，管理項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)將資料，呈報(bào)工程主管對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題由管理項(xiàng)目檔案管理員及時(shí)處理或糾正。

5、設(shè)施設(shè)備管理檔案，由各班組于每月5日前移交至管理項(xiàng)目檔案管理員處歸檔，管理項(xiàng)目檔案管理員應(yīng)呈報(bào)工程主管對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)的問題由管理項(xiàng)目檔案管理員及時(shí)處理或糾正。

六、工程技術(shù)檔案的歸檔要求

1、歸檔的文件資料應(yīng)字跡工整、紙張及文件、格式符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。

2、歸檔的文件材料應(yīng)完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。

3、設(shè)備安裝工程、改造工程的竣工驗(yàn)收及外購設(shè)備開箱驗(yàn)收文件資料、有關(guān)圖紙不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的不能進(jìn)行驗(yàn)收。

4、歸檔的文件必須是原件。

5、文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。

七、工程技術(shù)檔案的歸檔時(shí)間

1、設(shè)備安裝工程、改造工程的資料在竣工后三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行歸檔。

2、新購設(shè)備（包括引進(jìn)設(shè)備或技術(shù)）在開箱時(shí)，必須會(huì)同檔案管理員進(jìn)行技術(shù)資料核對(duì)登記，于竣工后連同調(diào)試記錄等文件材料整理立卷、歸檔。

3、設(shè)備當(dāng)月的值班記錄、運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄應(yīng)在下月5日前整理和歸檔。

八、工程技術(shù)檔案的歸檔數(shù)量

各類文件材料、圖紙資料歸檔一式一份，主要的和使用頻繁的文件材料歸檔可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

九、工程技術(shù)檔案的保存期限

1、更新、改造工程的竣工資料以及竣工資料移交記錄、檔案銷毀報(bào)告及清單均為長期性保管。

2、運(yùn)行、巡視檢查記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄保存期限為三年。

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十、工程技術(shù)檔案的保管

1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接登記手續(xù)。

2、存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖應(yīng)及時(shí)歸檔，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況，底圖存放以平放為宜。

4、每年底進(jìn)行一次庫藏檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作，作到賬物相符。對(duì)破損或變質(zhì)檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。

5、檔案室嚴(yán)格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

6、檔案室要整齊干凈，檔案入庫要注意防霉、防蟲。發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉和蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理。

7、檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。

8、因技術(shù)改造、更新等原因，使原技術(shù)檔案資料發(fā)生變更的，需填寫《檔案資料修改申請(qǐng)表》報(bào)工程技術(shù)主管部門、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案資料的修改工作，修改結(jié)果應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組鑒定無誤后將新資料整理歸檔，同時(shí)在《檔案資料修改/銷毀登記表》上登記。

十一、工程技術(shù)檔案借閱

1、管理項(xiàng)目員工都應(yīng)重視保護(hù)設(shè)備管理資料并按借閱批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)資料。

2、工程技術(shù)檔案原則上只閱不借，只在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。確因工作需要的可復(fù)印相關(guān)技術(shù)資料并妥善保管。

3、設(shè)備管理資料借出和歸還檔案時(shí)，由檔案管理員在《檔案資料借閱登記表》上進(jìn)行記錄。

4、檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。

5、調(diào)離管理項(xiàng)目人員必須清理移交、歸還借閱檔案及資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

6、外單位人員借閱檔案，須持有該單位介紹信和借閱人工作證、身份證，經(jīng)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可在檔案室內(nèi)閱讀。

十二、設(shè)施設(shè)備管理檔案鑒定和銷毀

1、設(shè)施設(shè)備管理檔案鑒定工作由項(xiàng)目檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程主管、檔案管理員和有關(guān)技術(shù)管理人員組成。日常的檔案鑒定工作由檔案管理員負(fù)責(zé)。

2、檔案鑒定小組的任務(wù)

1)負(fù)責(zé)制訂、修訂本項(xiàng)目檔案保管期限表；

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2)對(duì)到期檔案提出明確的存、毀意見。

3、保管期限原則

1)對(duì)本管理項(xiàng)目有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映管理項(xiàng)目職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存；

2)凡是在一定時(shí)期有利用價(jià)值的檔案，要明確保存的剩余期限。3)檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，原則上每年進(jìn)行一次。

4、檔案通過鑒定，要求劃定檔案保管期限，檔案保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案管理員應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員和部門負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

十三、檔案銷毀的程序

1、鑒定小組應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》和撰寫銷毀報(bào)告并報(bào)公司工程技術(shù)主管部門審核。《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》和撰寫銷毀報(bào)告由檔案室保存。

2、檔案銷毀時(shí)，要由鑒定小組成員二人以上監(jiān)銷并在《檔案資料修改/銷毀登記表》上簽名。

3、銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的將根據(jù)國家和管理處有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

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第三篇：物業(yè)檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業(yè)檔案資料的含義

物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業(yè)檔案的建立

物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

1．收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件資料集中移交給單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類。

(一)、物業(yè)資料來源按時(shí)間順序分類：

1、設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息

(1)土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書

(2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項(xiàng)目批準(zhǔn)證書

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計(jì)等圖紙文件

2、竣工及驗(yàn)收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項(xiàng)目一覽表

(3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場(chǎng)地、主要性能、單價(jià)、隨機(jī)工具備件等)

(4)設(shè)施技術(shù)手冊(cè)、使用說明及質(zhì)保證明

(5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報(bào)警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

(7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測(cè)記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗(yàn)收記錄

(9)工傷事故發(fā)生及處理記錄

(10)圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單

(11)項(xiàng)目的重要技術(shù)決定和文件

(12)驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要驗(yàn)收記錄

(13)返修記錄

(14)驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標(biāo)文件

(2)物業(yè)管理投標(biāo)文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計(jì)劃和預(yù)算等)

(3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書)

4、招商階段信息

(1)招標(biāo)物業(yè)的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書

(3)租金及管理費(fèi)測(cè)算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶)

(4)業(yè)主委員會(huì)章程

(5)用戶手冊(cè)

(6)用戶進(jìn)戶驗(yàn)收表

(7)用戶進(jìn)戶交費(fèi)單

6、日常管理信息

(1)業(yè)主、租戶變動(dòng)和更換情況

(2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度

(3)各部門工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預(yù)決算

(6)保安、清潔、綠化等項(xiàng)目的承包合同等

(7)用戶來往信件、投訴和處理資料

(8)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

(9)人事檔案

(10)保險(xiǎn)資料

(11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件

(12)財(cái)務(wù)報(bào)表、工資報(bào)表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業(yè)管理參與者分為：

1、（1）在物業(yè)接管移交時(shí)與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。

（2）在業(yè)主入住和進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。

2．整理：是指把處于相對(duì)零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

(1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。一個(gè)有序的資料庫是一個(gè)完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細(xì)分、排序。歸檔要及時(shí)，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價(jià)值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費(fèi)用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時(shí)通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。

三、物業(yè)檔案的管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動(dòng)中，對(duì)物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對(duì)業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級(jí)別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符臺(tái)防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級(jí)，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對(duì)確實(shí)沒有保存價(jià)值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第四篇：檔案資料管理及考核辦法

建峰浩康檔案資料管理及考核辦法

一、職責(zé)范圍

（一）綜合部是公司檔案管理部門。其職責(zé)是：公司檔案管理人員職責(zé)；認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》；負(fù)責(zé)公司各類檔案的日常管理；制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；負(fù)責(zé)與總廠檔案部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，完成其任務(wù)，并負(fù)責(zé)對(duì)基層兼職文件資料管理員的業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)。

（二）公司各部門、車間在文件資料管理方面的職責(zé)：認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》及公司檔案管理規(guī)定；負(fù)責(zé)制定本部門、車間文件資料管理辦法并嚴(yán)格執(zhí)行；收集檔案利用事例；配合公司檔案管理人員做好資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

二、檔案資料的借閱

（一）借閱檔案時(shí)，借閱人必須履行檔案登記手續(xù)，并當(dāng)面點(diǎn)清。借閱檔案的人員，應(yīng)對(duì)所借檔案的安全、保密負(fù)責(zé)，不得損壞、丟失、擅自轉(zhuǎn)讓、復(fù)印或泄漏機(jī)密檔案并嚴(yán)禁在涂改和作任何文字標(biāo)注。在檔案原件上畫線、圈點(diǎn)、加注、勾抹、涂改或污損的，處5元／頁罰款；私自轉(zhuǎn)借、拆散檔案的處以10元／卷罰款；向無關(guān)人員泄漏檔案內(nèi)容的，處以50元至100元罰款；失、損毀檔案、視檔案價(jià)值處以100元至500元罰款。

（二）借閱機(jī)密檔案，必須經(jīng)主管檔案的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱黨務(wù)檔案，必須是中共黨員而且必須經(jīng)主管黨務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）會(huì)計(jì)檔案只能在檔案室查閱，不得借出，特殊情況需借出，須經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（四）公司各檔案借閱的期限為：黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、基建、設(shè)備類檔案為15天，照片檔案為5天。對(duì)逾期不還者處以2元／天罰款，對(duì)催期不還者，將通報(bào)借閱者所在單位，仍不執(zhí)行著，對(duì)所在單位一并考核，如需要續(xù)借必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

（五）借閱檔案必須填寫利用效益登記，對(duì)不填報(bào)或所填報(bào)不實(shí)的扣30元／次。

三、檔案資料的整理及移交

（一）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料由綜合部負(fù)責(zé)進(jìn)行搜集、整理、立卷歸檔；技改文件資料由生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)組織技改項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案室一起進(jìn)行收集、整理、立卷并移交總廠及公司檔案室；財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交公司檔案室；基建類文件資料、設(shè)備更新改造文件資料由技術(shù)裝備部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交；各類照片由黨群工作部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交；錄像資料由安全保障部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交。

（二）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)類文件材料在承辦

部門辦理完畢后，必須在10日內(nèi)交回綜合部，由文書負(fù)責(zé)在次年5月底前完成立卷并移交檔案室。技改、基建類文件資料在技改基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后兩月內(nèi)完成整理立卷并向檔案室移交。財(cái)會(huì)檔案在每年4月底前完成整理立卷并向檔案室移交。設(shè)備更新改造文件資料在設(shè)備更新完成兩日內(nèi)完成整理立卷并向檔案室移交。照片錄像檔案在相關(guān)事件發(fā)生15日內(nèi)完成整理立卷并向檔案室交。以上各項(xiàng)要求各相關(guān)部門、車間應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，凡無故延遲向檔案室移交者按5元／日罰款。

（三）照片檔案應(yīng)包括照片說明（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素）。聲像檔案應(yīng)包括（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、攝象者六要素）。

（四）歸檔的各類檔案必須為耐久的字跡材料，文件材料有圓珠筆字跡和鉛筆字跡的，必須重描或復(fù)印在份。

（五）歸檔的各類檔案必須按《建峰化工總廠檔案分類細(xì)則》及公司檔案管理人員的要求進(jìn)行整理。竣工檔案的編制必須符合《建峰化工總廠基建、技改項(xiàng)目竣工圖編制規(guī)程》。

（六）未按規(guī)定要求整理檔案，每次扣責(zé)任單位10元。

（七）各類檔案移交時(shí)，移交部門必須要求填寫移交清單一式兩份，未填寫移交清單，每次扣責(zé)任單位5元。

（八）由公司檔案室負(fù)責(zé)界定應(yīng)歸檔的文件資料范圍，對(duì)此類文件資料各單位應(yīng)按照檔案室的規(guī)定及時(shí)整理移交，不得存放于本單位，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（九）凡向綜合部移交的文件材料必須按要求整理裝訂成卷，否則不予接收，并扣責(zé)任單位20元／次。

四、文件資料管理

（一）各部門、車間文件資料應(yīng)放置于專門的庫房（柜）內(nèi)，應(yīng)保持庫房整潔、柜架排列有序。否則扣責(zé)任單位200元。

（二）各部門、車間的文件應(yīng)按要求編流水號(hào)進(jìn)行排列，并在辦公計(jì)算機(jī)內(nèi)建立文件資檢索目錄，便于方便查找。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（三）各部門要建立健全文件資料的管理臺(tái)帳并做到帳卷相符。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（四）質(zhì)量記錄的管理按《建峰浩康質(zhì)量記錄管理規(guī)定》執(zhí)行。

（五）各部門應(yīng)制定文件資料的管理制度并嚴(yán)格制度執(zhí)行，否則扣責(zé)任單位20元／次

（六）各部門必須設(shè)一名兼職文件資料管理員，負(fù)責(zé)本單任文件資料的日常管理，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（七）各部門、車間保存的文件資料超過保管期限需銷毀的，必須編寫銷毀目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)及公司檔案室，經(jīng)鑒定、審核后方可銷毀，銷毀目錄一式兩份交公司檔案室一份部門

保存一份，否則扣責(zé)任單位20元／次。

五、檢查與考核

綜合部負(fù)責(zé)組織每半年對(duì)公司各部門檔案管理情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)，檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查情況、存在問題及整改措施。如不全，則考核綜合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在檢查月考核中兌現(xiàn)。

（二）本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行、由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

（三）《關(guān)于印發(fā)化肥廠檔案資料管理及考核辦法的通知》（化肥發(fā)［2003］8號(hào)）自本文下發(fā)之日起廢止。

第五篇：行政管理——文書檔案資料管理

行政管理——文書檔案資料管理

一、文書管理工作知識(shí)準(zhǔn)備

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括標(biāo)題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位（部門）、公文字號(hào)、主題詞等。

1．公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

2．向上級(jí)請(qǐng)示的公文一般只寫一個(gè)主送單位（部門）；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位（部門），可以采用抄報(bào)的形式。

3．發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。4．公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文時(shí)，只標(biāo)明主辦單位（部門）的公文編號(hào)。

5．公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前注明附件的名稱和件數(shù)。6．收、發(fā)文單位（部門）應(yīng)寫明單位（部門）全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦單位（部門）排列在前。

7．文字一律從左至右橫寫橫排。

8．公文紙一般用16開紙，在左側(cè)裝訂。通告等用紙的大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。

二、達(dá)成工作目標(biāo)的四個(gè)工作事項(xiàng)

（一）文書管理

企業(yè)文書是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，發(fā)揮各種職能、處理各種公務(wù)所形成的所有文件材料的總稱。企業(yè)文書可以用來表達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策意圖，行使職權(quán)；下級(jí)向上級(jí)報(bào)告情況、請(qǐng)示問題；對(duì)外聯(lián)系工作、商洽公務(wù)以及制訂計(jì)劃、記載各種活動(dòng)，是企業(yè)行政管理不可缺少的有力工具。

（二）檔案管理

檔案管理是文書管理中的一個(gè)重要組成部分。企業(yè)中重要的文件資料都具有一定的時(shí)效性，需要妥善管理，對(duì)這些文件資料的管理就是所謂的檔案管理。

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（三）信件管理

處理信件是行政部辦公事務(wù)的主要內(nèi)容，也是日常行政事務(wù)的主要內(nèi)容，所以企業(yè)與外界來往的各類信件，都需經(jīng)行政部統(tǒng)一處理。為了有效地處理往來信件，更好地完成信件管理工作，必須把握信件處理的規(guī)律。

（四）資料管理

企業(yè)的內(nèi)部刊物、圖書資料以及其他資料是企業(yè)文書資料的重要組成部分。內(nèi)部刊物是企業(yè)經(jīng)營管理理念、企業(yè)文化的重要載體，圖書資料是企業(yè)的精神財(cái)富。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)圖書資料及內(nèi)部刊物等的管理，使其發(fā)揮更大的作用。

信件與便函的寫作步驟

商業(yè)信件與便函是企業(yè)經(jīng)營中不可缺少的書面溝通工具。

好的信函應(yīng)該通過語氣、短句、標(biāo)點(diǎn)等元素顯現(xiàn)出“簡潔、熱情、友好”的情緒。信函的表現(xiàn)技巧有以下幾點(diǎn)：使用清晰、簡潔而又準(zhǔn)確的語言；不要用官話、行話、抽象的詞語和廢話；用短句；使用自然、幽默、友好的詞匯。

1．信件

商業(yè)信件一般都按照公司的既定格式和慣例要求來書寫，主要包括以下十個(gè)操作步驟。（1）判斷信件的類型，確定使用的格式。（2）看是外文信件還是中文信件。（3）信件標(biāo)題（私人信件沒有）的書寫。（4）敬語和稱呼的書寫。

（5）開頭部分的書寫：告知寫信的目的。（6）中間部分的書寫：提供詳情。

（7）結(jié)尾部分的書寫：表明希望對(duì)方采取什么行動(dòng)。（8）祝福語或附詞的書寫。（9）簽字、日期的書寫。

（10）另附內(nèi)容（如果有的話；商業(yè)信件最好沒有）。2．便函

商業(yè)便函一般比較短，正規(guī)性也要比信件低一些。書寫要求與信件基本相同，即簡潔、準(zhǔn)確、通順、易懂；關(guān)鍵的一點(diǎn)，是便函把需要傳達(dá)的議題、要點(diǎn)醒目地突現(xiàn)出來。便函的書寫主要包括以下十個(gè)操作步驟。

（1）確定目標(biāo)：為什么要寫這個(gè)便函。

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（2）什么類型的便函：問候函、問訊函、招待函、邀請(qǐng)函、致謝函、通知函、任職函、請(qǐng)假條、約會(huì)函、預(yù)訂函等。

（3）組織材料。（4）稱呼的書寫。（5）開頭：說明原因。

（6）中間部分的書寫：寫出對(duì)方必須知道的事情，不是絕對(duì)必要的內(nèi)容不要寫。（7）結(jié)尾部分的書寫：向?qū)Ψ奖硎靖兄x或提出要求。（8）敬語、謝語的書寫：根據(jù)情況確定是否需要。（9）簽字、日期的書寫。

（10）添加附件：如活動(dòng)項(xiàng)目、日程安排。

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