第一篇：關于檔案整理工作的案例分析

關于檔案整理工作的案例分析——以文書檔案為例

一、背景

檔案是人類認識世界、改造世界的歷史記載，同時也是傳承和發揚民族歷史文化的重要載體。做好檔案管理工作不僅可以使其成為公眾教育的歷史教材、發展各項事業的依據與借鑒，同時也對于我國進行社會主義現代化建設具有重大意義。而檔案整理是檔案管理的一項基本業務和基本前提，它直接關系檔案的利用和開放，是整個檔案工作的基本建設。因此首先做好檔案整理工作顯得尤其重要。2014年5月1日至6月27日，經學院安排，我在天津市委統戰部研究室進行將近兩個月的實習活動。期間，也做了許多檔案整理的工作，尤其以文書檔案居多。下面，本文就以文書檔案為例展開案例分析。

二、文書檔案簡介

文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務管理、人事管理、業務管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉化而成，文件是法定機關、團體、企業事業單位和個人在各種活動中，為互相聯系和處理事務等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。我所在的實習單位是市委統戰部研究室，主管部內刊物；收集處理統一戰線的信息；承擔統戰工作重要文件、重要文章的起草是其基本職責之一，在實習中，在老師的指導下，我幫助單位整理了大約16盒共計400多件檔案，以單位內部雜志、各級各類文件、會議紀要、工作總結為主要內容。

三、文書檔案整理流程

在實習過程中，我有幸參加了市檔案局來統戰部舉行的一場關于檔案整理的培訓活動。在會議上，我仔細聽講，注意要點、易錯點，同時做好聽講記錄。這為我的實習提供了專業知識和指導，促進了工作的順利開展。

（1）收集

收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件資料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。歸檔文件材料應當包括上下級文件材料、本機關文件材料以及同級機關文件材料。在實習過程中，單位直接給我提供需要歸檔的材料，所以這一環節就被省略了，也為我下一步的工作加快了速度。

（2）分類

歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。A、區分年度

①年度以落款日期為準。如2013年形成的《2012年工作總結》應放入2013年。

②跨年度的文件放入辦結的年度。如2012年形成的《2013至2014年工作規劃》應放入2012年。

③幾個文件合為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準，等等。B、區分保管期限

將歸檔文件分為永久、定期分開，定期時間分為30年、10年。永久保管的文書檔案分為:

①本機關制定的法規政策性文件材料；

②本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； ③本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結等；

④本機關機構演變、人士任免等文件材料；

⑤同級機關、下級機關關于重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料，等等。

定期保存的文件資料：如，信息簡報為10年；上級機關領導視察講話，級別為省部級以下為30年；本機關為上級機關起草的業務文件草稿為30年；聯合發文，協辦方為30年；全年的工作總結，各處室保存期限為30年；季度、上、下半年工作總結保存期限為10年，等等。

（3）裝訂 A、文件的修整

修裱破損的文件、拆除金屬物，復制字跡模糊或易褪色的文件。B、文件的裝訂

采用線裝結合袋裝的形式。袋裝是將金屬物排除后，放入無酸牛皮紙中。對于較厚的文件，可以先線裝（三孔一線），然后放入牛皮紙中。

（4）排列

在同一保管期限下，遵循文件的形成規律，按照“文件的生成結果在上”為原則進行文件排列。

一件文件的排列順序為：

發文與定稿為一件，發文在前；正文和附件為一件，正文在前；請示與批復為一件，批復在前；轉發件和被轉發件為一件，轉發件在前；原件和復制件為一件，復制件在前，等等。

（5）蓋章編號

歸檔文件應按照排列次序逐件編號，在文件右上角空白部分加蓋歸檔章，歸檔章設置全宗號、年份、保管期限、室編件號、館編件號、機構或問題六個部分。注意的是室編件號應是連續排序，中間不能有遺漏。

（6）編寫頁碼

可以在每頁的右下方編寫頁碼，按順序編寫，需要注意的是如果一頁正反面都有內容的話，應該編寫為2頁。另外，在第一頁可以寫下每件的總頁碼，方便電腦著錄時直接錄入。

（7）電腦著錄

電腦著錄就是把有關的信息輸入專用的檔案管理電腦中，錄入的信息盡量詳盡、準確。歸檔文件目錄一般設置有題名、文件編號、責任者、密級、保管期限、時間、載體數量、載體單位、備注等內容。

（8）打印目錄與裝盒 打印目錄就是分保管期限，按件號順序打印歸檔文件目錄，歸檔文件目錄分為一式兩份。每盒目錄應放在文件最上面，以便查找盒內文件。裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年份、不同保管期限的文件不能裝入同一檔案盒中。備考表應放在所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。

四、文書檔案整理過程中出現的一些問題

（1）文件裝訂過程中，金屬物、塑料別針沒有排查完。（2）、文件編號過程中，出現遺漏現象。比如有兩三個文件粘連在一塊，就容易出現編號遺漏現象。

（3）文件排列過程中出現順序顛倒問題。如請示與批復擺放順序顛倒。

（4）編寫頁碼中，總數缺少。如，有正反兩面的文件，只編寫了一面。

（5）電腦著錄中信息輸入不齊全。如，題名中雙引號、冒號遺漏；文件標號缺失，等等。

五、原因分析

（1）主觀方面：我覺得出現問題的原因主要從自身找起，“細節決定成敗”，自己在主觀方面存在不太細心的現象。檔案整理工作是一項需要細心、耐心的任務，時間長了難免會覺得枯燥，對待工作會出現倦怠現象，這時，問題就會接踵而至。還好，最終我進一步耐心仔細的核對檔案，發現問題、核實問題并修正問題。（2）客觀方面：首先是沒有接受檔案整理的專業知識，不能很快入手，而且在工作初期易犯錯誤，給后面的工作產生深遠影響。其次，實習老師由于工作忙等其他因素，沒能詳細的給予指導，只是講訴了工作的大概要領，全靠自己一步步摸索，這樣也會出現一系列問題。

六、解決對策及建議

（1）學院方面：針對機關單位實習，學院可以增設檔案整理這門實物課，增加學生的專業知識，提高針對檔案整理的專業能力。

（2）學生本身：首先是做到“三心”，樹立細心、耐心、責任心，在檔案整理過程中嚴格要求自己，耐心操作，細心應對繁瑣的工作。其次，多多了解檔案整理方面的知識，同時學會熟練操作辦公自動化設備，全面提高自身水平，為實習儲備必要的能力。

（3）單位方面：單位老師應細心指導實習學生，使之盡快熟悉檔案整理操作流程，而不應當“甩手掌柜”。

第二篇：檔案法制案例分析(例題)

檔案法制案例分析

１、月任太原市質量檢驗協會秘書長。經查，王存在偽造虛假年齡、虛假身份、虛假任職經歷等問題。王實際出生日期為１９７６年３月１４日，１９９１年以來先后３次涂改，最后將出生日期改為１９７８年１２月１５日。２００３年１２月，王分別請托時任太原市商貿委員會組織部部長、人事處處長王秋蘭和太原市財貿綜合開發中心主任李某某，偽造自己擔任太原市財貿綜合開發中心副主任（正科級）的《干部任免呈報表》、加蓋公章。此后，王先后被違規任用為臨汾市洪洞縣廣勝寺鎮副鎮長、太原市質監局監督處副處長、處長，違規辦理了公務員過渡手續。根據查核結果，山西省和太原市有關部門對此案做出嚴肅處理：責成省質監局取消王公務員身份，撤銷其太原市質量檢驗協會秘書長職務；給予王秋蘭留黨察看一年、行政撤職處分，從副調研員降為正科級；給予李某某黨內嚴重警告處分，并免去其現任職務；鑒于省質監總局黨組書記兼局長常某某、原太原市質監局黨組書記兼局長王某某、臨汾市政協副主席（時任洪洞縣委書記）柴某某、臨汾市委宣傳部副部長（時任洪洞縣委常委組織部長）郭某某等９人，在此案中負有把關不嚴、用人失察失誤等責任，分別給予黨內警告或黨內嚴重警告處分。

山西查處運城市經濟開發區副主任黃梅芳檔案造假案。黃梅芳，２０１３年６月任運城市經濟技術開發區副主任、黨工委委員。經查，黃梅芳的干部人事檔案存在涂改年齡等造假問題。其父黃長泉任稷山縣財政局局長期間，經時任稷山縣委組織部副部長、縣編辦主任李某某介紹，進入縣委組織部干部檔案管理室查看黃梅芳檔案，趁檔案管理員王某某不在場時，將黃梅芳實際出生日期從１９７２年４月涂改為１９７５年４月，并撤換了其入團申請書。２００６年６月，時任稷山縣委常委組織部長姚某某，責成時任副部長韓某某和干部科科長南某某審查黃梅芳檔案后，召開部務會研究認定了其涂改后的出生年月，并向運城市委組織部出具了認定書。根據查核結果，山西省和運城市有關部門對此案作出嚴肅處理：給予黃梅芳黨內嚴重警告處分，并對其進行誡勉談話；給予黃長泉留黨察看兩年處分和行政降級處分；給予李某某黨內嚴重警告處分，給予王某某、韓某某、南某某黨內警告處分；對姚某某進行誡勉談話，并責令寫出書面檢查。

廣東查處梅州市勞動教養管理所原政委鐘立檔案造假案。鐘立，２０１０年５月任梅州市勞動教養管理所政委，２０１３年７月至２０１４年３月任梅州市技師學院副院長。經查，鐘立存在工作經歷弄虛作假、違規獲取公務員身份等問題。２００１年７月，鐘立中專畢業被五華縣國土局下屬國土所錄用為事業編制工作人員，并未報到上班。之后，其父梅州市中級人民法院院長、市委政法委副書記（現任梅州市人大常委會副主任）鐘某某，通過打招呼等方式，將鐘立調入五華縣委某辦公室，違規獲得公務員身份；在此過程中，五華縣委書記（現任梅州市政協主席）李某某，交代有關人員協調辦理鐘立調動手續；時任五華縣委常委政法委書記張某某、縣委常委組織部長幸某某根據交辦，違規辦理了手續。根據查核結果，廣東省和梅州市有關部門對此案作出嚴肅處理：免去鐘立梅州市技師學院副院長職務，由市人社局按事業編制試用期內工作人員安排；對鐘某某、李某某、張某某、幸某某等１２名責任人員，按照情節輕重分別給予黨內嚴重警告或黨內警告處分。

上述三起中組部通報的干部檔案造假案，對照《檔案管理違法違紀處分規定》，是屬于什么樣的行為，如適用《規定）應該分別受到怎樣的處理？作為部門的檔案管理人員，你認為應該如何防止此類事項發生？ 答：

（一）上述三起案例，當事人分別采用涂改、偽造、擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的方式對自己的干部檔案進行造假。

（二）其行為違反了《檔案管理違法違紀處分規定》第九條，情節較重或嚴重，當事人應受到降級、撤職或開除的處分，相關責任人應受到警告以上處分。

（三）杜絕此類事件發生一是要嚴格干部人事檔案管理相關制度。對檔案的查閱借用嚴格控制，按規定辦理審批手續，注重回避，非因正常管理程序，一律不得對檔案進行抽取、撤換、添加檔案材料。二要注重檔案法律法規特別是監察部30號令的宣傳工作，讓大家普遍具有底線意識。

2011年9月，××縣碧朗鄉政府在向縣檔案館移交1996--2000年文書檔案時，工作人員發現該鄉缺少11卷永久檔案。工作人員當即要求該鄉立即查找。該鄉組織全政府人員進行全方位的查找，并向原在該鄉工作的領導及檔案員進行調查，了解到有部份檔案曾被縣國土部門借走的信息，最后在檔案室內翻出了借出檔案憑據。后派人到國土部門詢問，原來該部分檔案是在2006年7月由縣國土局借到長沙用作資料參考，一直沒退回。2011年10月下旬，縣國土局派人專程到長沙將檔案取回。10月底，該缺失檔案全部移交進縣綜合檔案館，該鄉被免以處罰。請問縣國土局工作人員借走檔案，長期未歸還的行為，是否應當處理？該案有何啟示？

答：國土局工作人員借走檔案，長期未歸還，致使檔案脫離其保管場所超出合理期限多時，根據《檔案管理違法違紀處分規定》第六條規定，予以處分。

之所以導致這種現象，一是檔案法制意識淡漠，二是檔案管理制度沒有真落實，三是檔案部門監督不到位。

改進一是嚴格執法，二是落實各項規章制度。

檔案行政處罰主要有警告、罰款、沒收違法所得三種。應受檔案行政處罰的檔案違法行為主要是以下五種。單位或者個人有下列檔案違法行為之一的，檔案行政管理部門應當實施行政處罰：

（一）在利用檔案館的檔案中，損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）在利用檔案館的檔案中，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

（三）在利用檔案館的檔案中，涂改、偽造檔案的。

企業事業組織或者個人有下列檔案違法行為之一的，檔案行政管理部門應當實施行政處罰：

（一）擅自出賣或者轉讓國家所有的檔案及集體所有、個人所有的以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案的；

（二）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的。檔案處罰案例

1999年2月，某縣甲機關新辦公樓落成，甲機關陸續從原辦公樓搬遷到新辦公樓內，而檔案卻在老辦公樓內沒有搬運。隨后，甲機關開始實施干部職工聘任工作，原檔案員王某調離原工作崗位，辦公室負責人及新檔案員徐某到位。1999年9月，辦公室一行數人及原檔案員王某到老辦公樓搬運檔案，在搬運裝車時，由于檔案及有關裝具數量過多，局機關一輛小型工具車裝運不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運，但未派工作人員押車。檔案運到新辦公樓后，直接存放在檔案室內，原檔案員王某未對檔案及時進行清點。1999年10月，新檔案員徐某拿到檔案室鎖匙后，未與王某辦理檔案移交手續，未對庫存檔案進行清點及清理。直到2000年5月檔案員徐某在查閱利用檔案時，發現1991年、1992年、1993年等3個檔案遺失。問本案應如何處理？給我們帶來哪些啟示? 答題要點

1、本案屬于“丟失屬于國家所有的檔案”的違法行為，依據《檔案法》第24條規定，“損毀、丟失屬于國家所有的檔案的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分”，檔案行政管理部門應當依法予以查處；依據《檔案法實施辦法》第29條規定，“違反《檔案法》和《檔案法實施辦法》，造成檔案損失的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門根據損失檔案的價值，責令賠償損失”，檔案行政管理部門應當對有關責任人責令賠償損失。綜上所述，檔案部門應建議任免機關對王某予以記大過處分（因丟失檔案情節較為嚴重），并責令其賠償損失。

2、分析原因，并采取措施防止此類情況發生。造成檔案丟失的原因主要是當事人責任意識不強，檔案監管措施薄弱，檔案工作未嚴格按照規程操作。為防止此類情況發生，應做到以下幾點：一是大力開展檔案法制宣傳，增強全員檔案意識；二是嚴格檔案規章制度，全面進行風險排查，對于存在檔案安全風險的操作環節，應制定相關預案（押運、清點、交接、入庫等），并嚴格執行，確保責任到人。三是檔案安全監管長抓不懈，嚴格交接手續、定期清點室藏文件，確保檔案安全。

某市甲機械公司在1999年企業改制期間兼并乙農機廠，乙農機廠檔案搬運到甲機械公司過程中因遇雨，1986年前1020卷會計檔案暫存放在乙農機廠檔案庫房。2000年1月28日，甲機械公司的會計發現庫房門已被打開，存放在庫房內的會計檔案不翼而飛，會計立即向公司領導進行了匯報，公司領導馬上到當地派出所報案。派出所立刻組織力量偵破，基本查明案情：乙農機廠張某經過時偶然看到庫房的門沒鎖，并且無人看管，就順手牽羊將兩個柜子與檔案全部搬回家。木頭柜拿回去家用，檔案則被當廢紙賣給了廢品收購站，不當得利近50元。事后，該市檔案局向甲機械公司發出了《檔案執法監督檢查通知書》，并建議其主管部門給予有關人員行政處分。對乙農機廠張某作出行政處罰決定，沒收其非法所得并處以罰款500元。請對本案進行評析。

1、屬于《檔案法》第24條第一款第（四）項違法行為，應給予罰款并沒收非法所得，如情節嚴重，還可以追究刑事責任。根據《檔案法實施辦法》第29條規定，應當責令賠償損失。

2、分析原因，并采取措施防止此類情況發生。第一，檔案意識淡薄。甲公司的檔案工作人員工作嚴重失職，和這起案件的發生有關系。《檔案法》第13條明確規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當確保檔案的安全，這是對檔案工作的最基本要求。甲公司檔案安全措施不到位，造成張某有可乘之機。本案中，對于暫存在乙農機廠檔案庫房中的會計檔案，檔案人員及其所在公司沒有采取相應的保護措施，庫房門不鎖，又無專人看管，在天氣轉好后更沒有及時轉移，事故就不可避免地發生了。第二，轉制企業的檔案管理存在諸多問題。據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》有關規定，企業轉制后檔案根據其性質和內容進行處理，會計檔案按規定應到新企業。而本案中對會計檔案的處理卻是有規定無執行，以致發生這樣的事故。本案的發生也給處于轉制過程中的企業敲響了警鐘。

1997年1月9日,甲縣某村村民方某等四人到甲縣檔案館查閱本村土地清冊時，乘管理員程某不備，將其中的一頁撕下，由方某涂改，在土地清冊的一處空格中增填230畝土地，之后又偷偷插進原案卷。當天下午將近下班時，方某等人要求甲縣檔案館復印本村全部土地清冊共85張，程某便進行復印。方某將涂改后檔案的復印件做憑據向管區索要增改后的土地，一向屬于管區的這塊土地引起了爭議。1997年2月甲縣檔案館會同檢察院對此事作了調查鑒定，但沒有最終結果。根據群眾舉報，1999年9月市檔案局成立專案小組進行調查，經過一段時間的調查了解，在公安部門的配合下，方某等人對涂改檔案的事實供認不諱。后做出以下決定：

1、對涂改檔案的直接責任者予以嚴肅處理。鑒于方某等人交待問題清楚，態度比較好，且未造成嚴重后果，予以從輕處理，責成該村向甲縣檔案館賠償損失5000元；

2、對程某通報批評，并責成他們向市檔案局寫出檢查。請對此案進行評析。

1、本案屬于“擅自涂改檔案”的違法行為，根據《檔案法》第24條規定，“涂改、偽造檔案的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分”，檔案行政管理部門應當依法予以查處；依據《檔案法》第24條第二款規定，“在利用檔案館的檔案中，有涂改、偽造檔案的違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責令賠償損失”和《檔案法實施辦法》第28條規定，罰款數額，根據有關檔案的價值和數量，對單位為１萬元以上１０萬元以下，對個人為５００元以上５０００以下，由檔案行政管理依法進行查處。本案鑒于損害結果已造成，檔案部門應依法進行處罰。

2、分析原因，并采取措施防止此類情況發生。這類案件之所以發生，主要有兩方面原因：從管理方面來說，檔案工作人員沒有嚴格執行檔案利用的相關規定，在調卷過程中，工作失職，使作案者有機可乘。因此，一方面要建立健全各類檔案制度，在制度的貫徹實施上更要下大力氣,另一方面檔案人員應勤勉盡責，加強檔案利用過程中清點和檢查,并盡可能的用檔案復制件替代原件利用。從違法當事人來講，為了達到私利，不惜觸犯法律。對于這一存在較多的違法事件，除了要加大檔案宣傳，使檔案觀念深入人心外，還要健全處罰制度，加大處罰力度。

2002年8月11日，某省甲酒廠有限公司營銷部經理張某等5位同志到省檔案館要求查閱五、六十年代的檔案，有些檔案屬控制利用范圍。張等人按規定向省館利用接待人員出示了該廠的介紹信、本人工作證、身份證等證件。寫明的查閱目的是“整理、收集甲省釀酒業的有關材料，編寫廠志。”省館工作人員向他們提供了五、六十年代省外貿局、省糧食廳和省財委3個全宗的館藏控制使用檔案。甲酒廠張某等5位同志在2002年8月11日至13日，共調閱檔案資料114卷次，復印了省外貿局、省糧食廳等單位中有關糧食統購統銷、進出口等方面的文件和其他一些開放的檔案資料。在這些復印件中，接待利用人員按查檔規定在每張單頁檔案復印件的天頭位置加蓋了省檔案館“此件不得公布，不得遺失”的印章。這些檔案復制件標有密級的有10份，其中絕密件3份，機密件3份、秘密件4份。

由于乙食品進出口集團公司與甲酒廠有限公司雙方為了商標注冊權發生糾紛，2003年5月20日，乙食品進出口集團公司分別向省保密局和省檔案館舉報了甲酒廠有限公司擅自攜帶檔案出境的行為，報送了《關于請求嚴肅查處甲酒廠擅自在境外公開國家秘密文件行為的報告》。報告稱：甲酒廠有限公司將從省檔案館獲得的絕密文件兩份、機密文件一份、秘密文件一份及內部文件八份提交香港知識產權署，作為商標爭議的證據使用。省保密局與省檔案局就乙食品進出口集團公司的舉報進行初步研究認為，所涉及的文件雖都標明絕密、機密或秘密級，但根據《國家秘密保密期限的規定》，這些檔案文件都超過了30年，均已自行解密。2003年7月30日省檔案局作出以下處罰決定：“甲酒廠有限公司擅自將在省檔案館查閱復制的檔案提供給律師，致使該批檔案（復制件）被律師攜運出境，并將該批檔案提供給香港商標注冊處利用，此舉違反了《檔案法》第二十條、第十八條的規定。根據《檔案法》第二十五條和該省檔案地方性法規的規定，給予甲酒廠有限公司罰款人民幣5萬元的處罰，給予有關責任人行政處分。請從依法行政的角度對本案作一評析。解題要點：

本案存在適用法律不當和超越法定權限兩個錯誤。一是適用法律不當。甲酒廠在利用未開放檔案時，已履行相關審批手續，其行為符合《檔案法》二十條規定，而未經批準，私自攜帶國有檔案出境的行為系違反《檔案法》十八條的行為，故處罰決定適用法律，違反條文應僅違反十八條一項（說明檔案雖是律師攜帶出境，但其是受甲酒廠委托，故被處罰主體是甲酒廠無誤）。二是超越法定權限。根據《檔案法》二十五條，如果私自攜帶、運輸、郵寄禁止出境的檔案，其處罰主體是海關，由其予以沒收，并按有關規定予以處罰；沒收的檔案或者其復制件移交給縣級以上檔案行政管理部門，檔案局沒有罰款的權限。處分案件

案例一：2008 年12 月，某市檔案局接到群眾舉報，反映本市某國有公司職工檔案管理存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，1995 年12 月，該公司以曠工為由將本公司職工種某除名，并將其檔案從本單位轉出。由于種某的檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉遞企業職工檔案材料通知單”存根、回執或轉出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據，證明本單位已將該職工檔案轉往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。

案例二：2010 年6 月，市檔案局接到群眾舉報，反映市某國有飯店職工檔案管理存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，1983 年9 月，某飯店將因違法被公安機關勞教三年的職工馬某除名并將其職工檔案從本單位轉出。1987 年，馬某在辦理求職證時，發現某飯店并未將其檔案轉至戶口所在地。由于馬某的職工檔案至今下落不明，該飯店又不能提供“轉遞企業職工檔案材料通知單”存根、回執或轉出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據，證明本單位已將馬某的職工檔案轉往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。案例三：2011 年3 月，市檔案局接到群眾舉報，反映市某公司職工檔案管理存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，1993 年12 月，某國有物流公司與楊某簽訂勞動合同，約定合同期限為5年。隨后某物流公司職員孫某到楊某戶口所在的街道辦事處勞動科為其辦理了個人檔案轉入手續。1998年勞動合同期滿后，該公司與楊某解除了勞動關系。由于楊某的職工檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉遞企業職工檔案材料通知單”回執或轉出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據，證明已將楊某的職工檔案從本公司轉出，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。從違法行為查處角度，職工檔案轉遞管理規定、預防違法行為發生角度，評析本案？ 答題要點

上述三個案例中，三家單位的行為均違反了《中華人民共和國檔案》第二十四條第（一）項和《企業職工檔案管理工作規定》第十八條、第十九條的規定，屬于丟失國有檔案的違法行為。根據《中華人民共和國檔案法辦法》第二十四條和《企業職工檔案管理工作規定》第十五條的規定，檔案局對上述三家單位相關責任人應提出行政處分建議。并按照規定，責令這些單位認真查找原因，采取有效措施，對職工檔案管理工作進行整改。

案件啟示：職工檔案是公民繳納社會保險費、享受社會保障待遇應具備的重要憑證，檔案的存在以及其記載的內容對公民的生活有重大影響。《企業職工檔案管理工作規定》第十八條明確規定：“企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在1 個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”。《勞動合同法》重申了這些規定。《企業職工檔案管理工作規定》第十九條：“轉遞檔案應遵守下列規定：1.通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。2.對轉出的檔案，必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝。3.對轉出的材料，不得扣留或分批轉出。4.接收單位收到檔案經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章，并將回執立即退回。逾期一個月，轉出單位未收到回執應及時催問，以防丟失”。用人單位違反上述規定，一方面檔案行政管理部門可以建議對直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予行政處分，另一方面職工個人可以向人民法院提出訴求，由用人單位向職工承擔因丟失檔案造成損失的民事賠償責任。上述案例中，職工檔案的丟失都是因為轉遞程序不規范，時間一長，導致檔案下落不明，各單位必須加強對職工檔案的管理，尤其是對職工檔案轉遞工作的管理，要從思想上提高認識，健全手續，完善制度，切實保障職工檔案的安全。二）丟失文書檔案

案例四：2007 年11 月，某區檔案局在對本區某單位檔案進館工作進行監督指導時，發現該單位檔案在移交進館、提供利用過程中有文書檔案缺失現象。2008年9 月，經區檔案行政執法人員調查核實，確認該單位丟失了4卷文書檔案，包括有：1992 年永久1 卷，1993 年永久1 卷，1995 年永久1 卷，1997 年永久1卷。

案例五：2007 年，區某單位檔案管理員在交接清庫時發現文書檔案缺失。2011 年4月，該單位向區檔案局匯報，同年11 月，經海淀區檔案局執法人員調查核實，確認該單位丟失文書檔案13 卷，包括有：1998 年永久1卷，1997 年長期11 卷，2000 年長期1卷。試從案件查處、制度預防角度解析本案？

解題要點：上述兩個案例中，某單位的行為均違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（一）項的規定，屬于丟失國有檔案的違法行為。依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條的規定，區檔案局應對案例4 的責任人建議任免機關給予行政處分，對案例5 的單位責令整改。案件啟示：檔案借閱利用、單位搬家、檔案人員變動交接等情況下極易發生檔案的丟失問題。究其原因，主要還是因為檔案管理的規章制度不健全或落實不到位，如：在檔案利用過程中，借閱人自己沒有及時歸還，檔案員也沒有督促借閱人歸還，時間一長，極易造成檔案丟失，另外，檔案人員更換頻繁，幾任檔案員之間交接手續又不齊全，也不能夠及時發現檔案的缺失。為此，首先要加強對檔案人員的學習培訓，增強其法制意識和責任意識，提高其做好本質工作的職業能力和素養，同時，還要下大力氣建立健全檔案管理的各項規章制度，尤其是要嚴格制定并執行檔案的借閱、登記和催還制度，定時清理借閱登記冊上未歸還的檔案，做到有據可依，有人可查，消除可能導致檔案丟失的安全隱患。案例六：2006 年2 月，市檔案局發現：《某時報》第五版曝光了某醫院涂改、偽造病歷檔案，將自費病人冒名參保人員住院治療以騙取醫保基金的違法行為。2006年3 月，市檔案局執法人員在市衛生局和區衛生局執法人員的配合下，對該醫院進行了實地調查，發現該醫院在2005 年3 月至9 月間，對四份原始病歷檔案上的患者姓名進行了涂改，嚴重影響了病歷檔案的真實性。

（四）左某偽造人事檔案

案例七：2007 年10 月，市檔案局接到某區勞動和社會保障局舉報，稱其在為王某辦理正常退休審批過程中，發現王某的個人檔案存在問題。舉報人認為，檔案中有關王某在本市某大學工作的履歷部分系偽造。動機是通過偽造在本市某大學的工作經歷（事業單位工齡視同社保繳納年限），獲得足夠的連續工齡，辦理正常退休。2007 年11 月，經市檔案局執法人員調查核實，2006 年5 月，本市某大學人才交流中心工作人員左某為該單位校辦企業職工王某辦理人事檔案轉移手續，在沒有任何原始工作經歷記載材料證明的情況下，為王某補辦了 1993 年———2005 年期間的《事業單位工作人員考核登記表》，偽造了王某在該校總務處和后勤集團的工作經歷，并將其轉入王某的人事檔案中。從違法行為查處、檔案法律定義，預防三個角度分析本案？

解題要點：上述兩個案例中，某醫院和左某的行為均違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（三）項的規定，屬于涂改、偽造檔案的違法行為。依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條的規定，市檔案局應分別建議有權機關對某醫院相關責任人、左某給予行政處分。案件啟示：《中華人民共和國檔案法》第二條明確了檔案的定義：“本法所稱檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，檔案的惟一性、原始性、真實性無庸質疑。只有客觀、真實的檔案才具有

證明和憑證價值。上述案件中，相關責任人的主觀惡意加上檔案管理工作的漏洞，導致了檔案涂改、偽造行為的發生，它為我們敲響警鐘，要嚴格檔案的日常管理工作，建立健全制度，完善各項措施，做到有章可循，有據可考，確保檔案 的真實有效，為檔案日后的利用者做出判斷提供公正客觀的環境，讓不當利益的謀取者無機可乘。

（五）擅自銷毀檔案違法案件的查處及啟示

案例八：2006 年11 月，市檔案局接到本市某汽車銷售服務有限公司舉報，反映某區分局檔案管理工作存在違法現象。經市檔案局執法人員調查核實，2004 年4 月，某國際汽車城市場有限公司（與本案舉報人存在商鋪租賃關系，舉報人為其承租人之一）取得了市某單位某區分局核發的建設工程規劃許可證后，于2005 年1 月申請變更其建設工程規劃許可證附圖，在得到批準后，辦理了相關變更手續，從而產生了不同于原附圖紙的變更后的新圖紙。由于變更前后建設工程規劃許可證附圖內容的差異，引發了舉報人與出租人的糾紛。糾紛發生后，市某單位某區分局綜合科工作人員孫某于2006 年4 月，從該局檔案室借閱已歸檔的建設工程規劃審批檔案，在未履行鑒定檔案的程序、未報經領導批準的情況下，將其中變更前的附圖從檔案中撤去并予以銷毀。試評析本案，檔案鑒定銷毀法律有何規定，本案對你有何啟示？

解題要點：上述案例中，孫某的行為違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第二項的規定，屬于擅自銷毀檔案的違法行為。依據《中華人民共和國檔案法》第二十四條的規定，市檔案局應依法建議任免機關孫某做出行政處分。案件啟示：《中華人民共和國檔案法》第十五條的規定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。”實際工作中，在檔案是否應當銷毀、怎樣銷毀的問題上，主要有兩種錯誤傾向：一是單位領導怕擔責任，對到期該銷毀的檔案不予鑒定、不采取措施，遲遲不銷；二是單位的某些工作人員對檔案的鑒定銷毀工作重視不夠，有章不循，有制不遵，工作隨意性大，擅自銷毀檔案，本案例即屬于后一種情況。有鑒于此，各單位應當加強對檔案鑒定銷毀工作的管理力度，從制度建設入手，明確哪些檔案應當鑒定銷毀，并嚴格履行報批、監銷程序，避免檔案銷毀工作的隨意性，避免檔案銷毀過程中可能出現的散失或變賣后流入市場的不良后果。

《浙江省檔案登記備份管理辦法》若干重點條文解析

第三條 第五條 第六條

第七條 第十條

第三篇：工作分析案例

A公司是我國中部省份的一家房地產開發公司。近年來，隨著當地經濟的迅速增長，公司規模持續擴大，員工人數大量增加，然而眾多的組織和人力資源治理問題逐漸凸顯出來。在運行的過程中，組織與業務上的矛盾已經逐漸凸顯出來。部門之間、職位之間的職責與權限缺乏明確的界定；有的部門人手不夠，任務不能按時、按質、按量完成；有的部門又覺得人員冗雜，人浮于事，效率低下。公司的人員招聘方面，用人部門給出的招聘標準往往含糊，招聘主管往往無法準確地加以理解，使得招來的人大多差強人意。同時目前的許多崗位不能做到人事匹配，員工的能力不能得以充分發揮，嚴重挫傷了士氣，并影響了工作的效果。公司員工的晉升以前由總經理直接做出。現在公司規模大了，總經理已經幾乎沒有時間來與基層員工和部門主管打交道，基層員工和部門主管的晉升只能根據部門經理的意見來做出。而在晉升中，上級和下屬之間的私人感情成為了決定性的因素，有才干的人往往卻并不能獲得提升。在激勵機制方面，公司缺乏科學的績效考核和薪酬制度，員工的報酬不能體現其價值與能力，大家對薪酬的抱怨和不滿，這也是人才流失的重要原因。

面對這樣嚴重的形勢，人力資源部開始著手進行人力資源治理的變革。首先，他們開始尋找進行職位分析的工具與技術。他們從國內目前流行的基本職位分析書籍中選取了一份職位分析問卷，來作為收集職位信息的工具。然后，人力資源部將問卷發放到了各個部門經理手中，同時他們還在公司的內部網上也上發了一份關于開展問卷調查的通知，要求各部門配合人力資源部的問卷調查。據反映，問卷在下發到各部門之后，卻一直擱置在各部門經理手中，很多部門是直到人力部開始催收時才把問卷發放到每個人手中。同時，由于大家都很忙，很多人在拿到問卷之后，都沒有時間仔細思考，草草填寫完事。還有很多人在外地出差，自己無法填寫，而由同事代筆。此外，據一些較為重視這次調查的員工反映，大家都不了解這次問卷調查的意圖，也不理解問卷中那些生疏的治理術語。很多人想就疑難問題向人力資源部進行詢問，可是也不知道具體該找誰。因此，在回答問卷時只能憑借自己個人的理解來進行填寫，無法把握填寫的規范和標準。一個星期之后，人力資源部收回了問卷。但他們發現，問卷填寫的效果不太理想，辛勞調查的結果卻沒有發揮它應有的價值。與此同時，人力資源部也著手選取一些職位進行訪談。但在試著談了幾個職位之后，發現訪談的效果也不好。因為，在人力資源部，能夠對部門經理訪談的人只有人力資源部經理一人，主管和一般員工都無法與其他部門經理進行溝通。同時，由于經理們都很忙，能夠把雙方湊在一塊，實在不輕易。因此，兩個星期時間過去之后，只訪談了兩個部門經理。人力資源部的幾位主管負責對經理級以下的人員進行坊談，但在訪談中，出現的情況卻出乎意料。大部分時間都是被訪談的人在發牢騷，指責公司的治理問題，抱怨自己的待遇不公等。這樣持續了兩個星期，訪談了大概1／3的職位。李經理認為時間不能拖延下去了，因此決定開始進入項目的下一個階段——撰寫職位說明書。可這時，各職位的信息收集卻還不完全。人力資源部在無奈之中，只能通過各種途徑從其他公司中收集了許多職位說明書，試圖以此作為參照，結合問卷和訪談收集到一些信息來撰寫職位說明書。在撰寫階段，人力資源部還成立了幾個小組、每個小組專門負責起草某一部門的職位說明，并且還要求各組在兩個星期內完成任務。在起草職位說明書的過程中，人力資源部的員工都頗感為難，一方面不了解別的部門的工作，問卷和訪談提供的信息又不準確；另一方面，大家又缺乏寫職位說明書的經驗，因此，寫起來都感覺很費勁。規定的時間快到了，很多人為了交稿，草草了事，再結合自己的判定，最后成稿。最后，人力資源部將成稿的職位說明書下發到了各部門，同時，還下發了一份文件，要求各部門按照新的職位說明書來界定工作范圍，并按照其中規定的任職條件來進行人員的招聘、選拔和任用。但這卻引起了其他部門的強烈反對，很多直線部門的治理人員甚至公開指責人力資源部，說人力資源部的職位說明書是一堆垃圾文件，完全不符合實際情況。于是，人力資源部專門與相關部門召開了一次會議來推動職位說明書的應用。人力資源部經理本來想通過這次會議來說服各部門支持這次項目。但在會上，人力資源部遭

到了各部門的一致批評。同時，人力資源部由于對其他部門不了解，對于其他部門所提的很多問題，也無法進行解釋和反駁。因此，人力資源部重新編寫職位說明書。后來，經過多次重寫與修改，職位說明書始終無法令人滿足，職位分析項目不了了之。

工作分析計劃書

一、確定工作分析計劃推行的執行責任

此次工作分析主要由人力資源部的若干主管和李經理負責，人力資源部所有人員共同參與完成。

二、確定工作分析的目的與背景資料收集

（1）工作分析目的。

1.建立一套完整的職務說明書，解決公司業務和組織上的矛盾，適應公司發展壯大的需求，更有效地發展公司業務。

2.進行職位分析、確定職位價值，建立各職位明確的人員招聘標準，可以為公司本次組織變革提供有效的信息支持和基礎保證。

3完善人事匹配，確認各部門、各職位的工作職責，使得公司每一位員工各盡其職，提高工作效率。

4.建立各職位明確的任用條件，客觀公正地提拔有用之人，使真正有才干的人更好地發揮其價值，加強公司的人才儲備。

5.健全激勵機制，建立科學的績效考核和薪酬制度，提高員工積極性。

（2）分析前的資料收集。以公司既有相關資料與工作分析方法、步驟的文獻資料為主。如公司的組織圖，以前的訪談和調查資料，原有的工作內容，職務與工作條件，以及知識、技能。

三、確定工作分析樣本與方法

（1）工作分析樣本選定。因為此次工作分析是整體性的，所有職位均為樣本。若同一職位任職者較多，則由人力資源主管、專家與直屬主管依據職位工作內容與重要性決定參與分析人數。

（2）分析方法選用。采用以問卷法為主，訪談法為輔的手段。

1）問卷法。

a、A公司員工人數大量增加，部門下眾多職位，考慮到成本及時間因素，為了易于統計資料，因此，采用問卷調查。

b、員工親自填寫完問卷后，須交由主管復審，多一道審核程序，確保資料的正確性和資料填寫的完整性。

2）訪談法。

a、選取一些職位進行訪談，派遣人力資源部人員與各部門主管進行有效的溝通，針對性地收集相關職位分析的信息。

b、訪談中，與主管人員討論員工薪酬等問題。

四、工作分析問卷設計

1）先召集各部門的主管進行一段時間的問卷說明，說明其內容，目的等等。并告知此次調查的重要性、須配合事宜和進行流程等，減少員工疑慮。各主管才進行商榷如何實施后，確定發放。

2）簡潔明了的設計形式，免除繁瑣的填寫項目，增加員工參與意愿。

3）在填答上，附上“工作分析問卷填寫說明”，幫助員工準確地填答，確保問卷信息的完整性。

五、進行工作分析

1）在工作分析問卷發放前，人力資源主管在會議中提出具體流程和配合事項，由各單位主管代為發布并協助此項調查。

2）在進行工作分析填寫前，向填寫者說明此次活動的意圖，并說明填寫項目的意義和原則，并派遣人力資源部人員到各單位進行協助。

3）問卷填寫以兩周為限，填答者須在兩周內填答完畢并交由主管審核，確定無誤后，由人力資源部人員統一收回。

六、資料整合與分析

工作分析人員對資料進行整理并檢查問卷填寫是否完整，屬實。結束調查后，仔細審核已收集到的各種信息，若不符規范的，再發回重新填寫。

七、撰寫職務說明書

根據問卷和訪談收集的信息撰寫職位說明書，確保內容符合實際，具備可操作性。在人力資源部挑選有經驗的人員專門負責撰寫，成立幾個小組、每個小組專門負責起草某一部門的職位說明，要求各組在兩個星期內完成任務。

八、檢查與修正

職務說明書初稿完成后，由分析人員對內容進行綜合判定，以確定整理的內容符合公司實際發展需求，符合員工的利益。最后進行職務說明書的修正。

第四篇：工作分析案例

《工作分析》案例

案例1：崗位合適性分析

人力資源部經理經常會碰到兩方面的壓力，業務部門說，人手太少，完不成工作，他們總在抱怨：“我們天天加班加點，人手不足，人力資源部就是不肯多招些人。”老板說人多了，要壓縮，不時在督促：“我們人頭太多了，有人在那里聊天，有人在玩計算機，工資成本太高，要考慮減少編制，提高效率。”而每當有員工遞交辭職報告時向人力資源部經理說：“我現在的崗位沒有挑戰性，沒意思，考慮到職業發展，我覺得其他工作更有意思，能夠提供發展空間。”其實辭職的最好理由是“職業發展”。這個回答背后的意思就是對目前的工作崗位不滿意，在工作中得不到他想要的。

問題：

（1）人力資源部經理碰到的諸多壓力，說明了什么？

（2）如何進行崗位合適性分析？

案例2：美國加利福尼亞大學的學者做了一個實驗：把六只猴子分別關在三間空房子里，每間兩只，房子里分別放著一定數量的食物，但放的位置高度不一樣。第一間房子的食物就放在地上，第二間房子的食物分別從易到難懸掛在不同高度的適當位置上，第三間房子的食物懸掛在房頂。

一些天后，他們發現第一間房子的猴子一死一傷，傷的缺了耳朵斷了腿，奄奄一息，第三間房子的猴子也死了。只有第二間房子的猴子活得好好的。

究其原因，第一間房子的兩只猴子一進房間就看到了地上的食物，于是，為了爭奪唾手可得的食物而大動干戈，結果傷的傷，死的死。第三間房子的猴子雖然做了努力，但因食物太高，難度過大，夠不著，被活活餓死了。只有第二間房子的兩只猴子先是各自憑著自己的本能蹦跳取食，最后，隨著懸掛食物高度的增加，難度增大，兩只猴子只有協作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。這樣，每天都能取得夠吃的食物，很好的活了下來。

問題：

（1）從案例中，你獲得了哪些啟示？

（2）做的雖然是猴子取食的實驗，但在一定程度上也說明了人才與崗位的關系。從這個角度講，工作分析應注意什么？

案例3：一個機床操作工把大量的機油灑在機床周圍的地面上。車間主任令操作工把灑掉的機油清掃干凈，操作工拒絕執行，理由是工作說明書里并沒有包括清掃的條文。車間主任顧不上去查崗位說明書上的原文，就找來一名服務工做清掃。但服務工同樣拒絕，他的理由是崗位說明書里也沒有包括這一類工作。車間主任威脅說要把他解雇。服務工勉強同意，但是干完之后立即向公司投訴。

有關人員看了投訴后，審閱了兩類人員的工作說明書。機床操作工的工作說明書規定：操作工有責任保持機床的清潔，使之處于可操作狀態，但并未提及清掃地面。服務工的崗位說明書規定：服務工有責任以各種方式協助操作工工作，如領取原材料和工具，隨叫隨到，即時服務，但也沒有明確寫明包括清掃地面工作。

問題：

（1）整個過程發生了什么問題，作為工廠領導的你應該怎么處理？

（2）在工作說明書制定的過程中應該如何做才能避免上述情況的發生？

案例4：都是工作說明書惹的禍

“小王，我真不知道你到底需要什么樣的機械操作工？”高爾夫機械制造有限公司人力資源部經理老陳說到，“我已經送去了4個人給你面試，這4個人都基本符合所需工作說明書的要求，可是，你卻將他們全部拒之門外。”

“符合工作說明書的要求？”小王頗為驚訝地回答道，“我要找的是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒有看見你所說的什么工作說明書。”

聞聽此言，老陳二話沒說，為小王拿來工作說明書。當他們將工作說明書與現實所需崗位逐條加以對照時，才發現問題之所在：原來這些工作說明書已經嚴重地脫離實際，也就是說，工作說明書沒有將實際工作中的變動寫進去。例如，工作說明書要求從業人員具備舊式鉆探機的工作經驗，而實際工作卻已經采用了應用最新技術的數控機床。因此，工人們為了更有效地使用新機器，必須具備更多的數學和計算機知識。

在聽完小王描述機械操作工作所需的技能以及從業人員需要履行的職責后，老陳喜形于色地說道：“我想我們現在能夠寫出一份準確描述該項工作的工作說明書，并且用這份工作說明書作為指導，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情絕不會再發生了。”

問題：

（1）工作說明書和人力資源招聘的關系是什么？

（2）工作說明書對人力資源管理的價值是什么？

案例5：“秘書門”事件

EMC公司是世界第七大企業級軟件供應商。2006年4月7日，時任EMC大中華區總裁的陸純初由于忘記帶辦公室鑰匙而聯系秘書瑞貝卡未果，于凌晨向該秘書和幾位高管發出措辭嚴厲且語氣生硬的“譴責信”。

陸純初的英文郵件內容大致是：“我星期二剛告訴過你，想東西、做事情不要想當然！結果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認為我隨身帶了鑰匙。從現在起，無論午餐時段還是晚上下班后，你要與你服務的每一名經理都確認無事后才能離開辦公室，OK!”

4月10日，瑞貝卡向公司所有人發送郵件，列舉六大原因指出總裁的不對。在信中，她這樣寫道：“第一，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮的，如果一旦丟了東西，我無法承擔責任。第二，你有鑰匙，自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉移到別人的身上。第三，你無權干涉和控制我的私人時間，我一天就8小時的工作時間，請你記住中午和晚上下班后的時間都是我的私人時間。第四，從加入EMC的第一天到現在，我工作盡職盡責，即使加過很多次的班，也沒有任何怨言，但是，如果你要求我為了工作以外的事情加班，我無法做到。第五，雖然咱們是上下級的關系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要強調一下，我并沒有猜想或者假定什么，因為我沒有時間也沒有必要。”

問題：

“秘書門”事件的根源在哪里？

案例6：某公司財務部的崗位調查

某公司財務部有5人，一位經理，兩位會計，兩位出納。兩位出納中，一位是銀行出納，另一個是現金出納，他倆的工作有時交叉。60多人的公司有5個財務人員，公司管理者覺得財務人員有點多。但是沒有根據，不知裁減誰才好。公司就用崗位寫實的辦法進行調整。記錄他們每天都在做什么，看工作是不是飽滿，或者說工作有沒有重疊。財務部的5個人每人用本子把他們每天的工作全部記錄下來。例如，幾點到幾點做什么，這樣記了兩周。

通過記錄發現，出納的工作確實很緊張，有一個出納因為提款一天去了四次銀行。問他為什么一天去四次呢？能不能去一次就把款提了。他說不行，因為公司規定一次提款現金量不能超過1萬元。另外，公司需要的現金量大，經常出現這種情況。因為公司工作計劃性差，造成出納工作很忙。找到問題后，如果能夠改進，出納就可以從兩人減為一人。

問題：

（1）以上案例是通過什么樣的崗位調查方法來查找企業管理中存在問題的？

（2）如果讓你來對財務部的崗位進行調整和改進，你有什么辦法？

第五篇：民生檔案工作調研分析

“民惟邦本, 本固邦寧”, 民生問題自古以來就是關系國家民族穩定和諧、經濟社會繁榮昌盛的頭等大事。檔案工作是維護史實、傳承文明、服務社會的一項基礎性工作, 關注民生, 保障民生, 解決民生問題, 離不開檔案和檔案工作。在新的形勢和條件下，如何做好民生檔案工作，維護好廣大人民群眾的切身利益，促進社會和諧穩定，是擺在我們面前的一個新課

題。

一、民生檔案工作的新內涵和重要意義

民生問題涉及社會各個領域，涉及不同的群體層面。尤其在全面建設小康社會的新階段，民生問題不僅其內涵在不斷拓展，而且其構成要素也在不斷變化，既有政治的、又有經濟的，既有精神的、又有物質的，既有文化的、又有生活的等等。民生檔案從內涵上來講,是指機關、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關的專門檔案,是民生問題的原始記錄和真實反映。從外延上看，民生檔案是指教育、就業、分配、社會保障、醫療衛生、公共管理等民生領域中形成的各類涉民檔案。具體來說，民生檔案主要涉及以下領域及內容：一是民主政治檔案，包括公民在參與民主選舉、村務公開等方面所形成的檔案；二是社會保障檔案，包括公民在勞動就業、工資福利、收入分配、養老保險、最低生活保障、生產安全等方面所形成的檔案；三是國企轉制檔案，包括國企轉制后企業資產評估、流向、轉讓、拍賣、重組以及職工安置、分流、政策處理等方面所形成的檔案；四是教育衛生檔案，包括學校教育收費、學生招錄、公平施教以及防疫婦保、醫保、醫患處理等方面所形成的檔案；五是安居樂業檔案，包括土地承包、拆遷征用、房屋權屬、山林延包、移民安置、人口婚姻、轉業復退、知青安置、環境居住、食品安全等方面所形成的檔案；六是公共服務檔案，包括公民在出行、旅游、休閑、娛樂、辦事等方面所形成的檔案。民生檔案涉及的領域和范圍非常廣泛，與廣大人民群眾的切身利益息息相關，與和諧社會建設密不可分，做好民生檔案不僅是時代的需要，歷史的需要，更是構建社會主義和諧社會，全面建設小康社會的需要。

1、做好民生檔案工作是建立解決民生問題長效機制的重要基礎。任何民生問題都具有針對性，解決民生問題，首先必須確切界定和掌握涉及的范圍和對象，這就需要建立健全這方面的基礎檔案，從而為制定和實施解決民生問題的政策提供可靠依據。只有全面掌握有關民生問題的基本情況和實際數據，才能保證解決民生問題的有關政策的針對性、連續性和可操作性。因此，做好民生檔案工作，對于及時總結經驗，探索規律，制定政策，落實措施，建立解決民生問題的長效機制有著不可替代的基礎作用。

2、做好民生檔案工作是維護人民群眾合法權益的現實需要。隨著經濟社會的快速發展，群眾對檔案利用的需求日益增長，檔案館、室和有關部門保存的大量民生檔案已經成為破解社會矛盾、調處民間糾紛，保障人民群眾合法利益的重要憑證。就以**縣為例，2001年—2007年，縣檔案館共接待查檔者6230人次、利用檔案10582卷次，其中公民個人利用檔案達到了4871人次、6827卷次，占總利用人次的78.2%。這充分說明民生檔案的建立、保存和利用，與人民群眾的利益是密切相關的。因此，切實做好民生檔案工作，是確保涉及群眾利益的事件有檔可查，有案可稽的關鍵舉措。

3、做好民生檔案工作是推進檔案事業發展的重要途徑。改革開放以來，我縣經濟社會發展取得了巨大成就，作為記錄和反映這一輝煌歷程的檔案工作，也得到了長足進步。但在整個檔案事業發展中，民生檔案工作仍是一個薄弱環節，與不斷發展的形勢任務還不相適應。這既是檔案工作面臨的挑戰和考驗，也為檔案事業發展提供了新的機遇和空間。因此，檔案部門和廣大檔案工作者，圍繞深入實施“小縣大城”發展戰略，切實增強做好民生檔案工作的緊迫感和責任感，積極做好民生檔案的積累和管理，科學開發利用各種民生檔案，扎實推進民生檔案管理的規范化、制度化和現代化建設，是推動我縣檔案事業又好又快發展的重要途徑。

二、當前我縣民生檔案工作現狀及存在的問題

近年來，我縣檔案管理部門在縣委、縣政府的領導下，與有關部門密切配合，大力加強民生領域的建檔管理，努力發揮檔案行政主管部門在民生檔案資源收集、保管和監督、利用上的主渠道作用，取得了一定的成效。

1、民生檔案的建檔工作扎實推進。縣檔案局按照“建檔對象一個不漏、歸檔材料一份不少”的要求，加強對社會保障等民生領域建檔工作的監管、指導和服務。目前，全縣14個鄉鎮的綜合檔案室全部達到省三級以上標準，石塘鎮小順村等行政村正積極開展“新農村示范檔案室”創建工作；庫區移民檔案、二輪土地承包檔案和山林延包檔案的建檔率達到100%，縣社保處、縣民政局低保科、縣農醫辦均建立了綜合檔案室，為11008名養老保險對象、12796名醫保對象、2792戶4247名低保對象和86891名新型農村醫療合作保險參保對象

建立了完整的檔案。同時，不斷拓展建檔新領域，我縣的重大活動檔案管理工作和山林延包檔案數字化工作走在全省前列，受到了省檔案局的充分肯定，并在全省交流推廣。

2、民生檔案資源建設和整合力度不斷加大。近年來，我縣檔案部門本著“以人為本”的服務理念，加大對婚姻、房產、移民等與人民群眾生活密切相關的檔案資源的收集力度，不斷提高館藏民

生檔案的比重。據統計，截止2007年底，縣檔案館已接收婚姻檔案254卷；接收破產和轉制企業檔案2509卷，接收土地、移民、山林檔案1126卷，接收人口普查檔案624卷。實現了多種民生檔案資源的整合和共享。

3、民生檔案資源開發利用工作取得明顯成效。隨著經濟社會的發展，個人利用已經成為檔案館利用者的主體，越來越多的普通百姓開始走進檔案館。檔案館接收的破產企業檔案，為破產企業職工辦理特殊工種提前退休、計算工齡、領取住房補貼等提供了真實憑證；移民檔案，為全國大中型水庫農村移民后期扶持政策的落實提供了有效依據。2006年，為配合我縣的山林延包工作，縣檔案館將館藏的林業“三定”檔案提供給各鄉鎮錄入、參考，共出借檔案287卷、44031頁，為山林延包工作的順利開展打下了良好基礎。

近年來，我縣的民生檔案工作雖然取得了一定的進展，但從調研情況看，也存在不少問題，突出表現在以下幾個方面：

1、一些部門對民生檔案工作還不夠重視。一些部門對民生檔案工作的重要性認識不足，認為是“軟任務”、“拖得起”；有的職能部門和單位領導的檔案意識淡薄，檔案工作處于無序管理、自生自滅狀態；一些部門在處理民生問題時，只考慮眼前工作需要，沒有從長遠利益出發，將檔案工作列入議事工作日程，加強民生檔案的歸檔管理；有的職能部門把檔案看作壟斷資源，既不依法向國家檔案館移交，也不向社會提供利用；等等。

2、檔案行政管理部門對民生檔案工作監管難度大。縣檔案局作為檔案工作的主管部門，對民生檔案工作負有監督、指導的責任。但一方面由于民生檔案工作牽涉人事、勞動保障、民政、教育、衛生、城建、林業、國土等多個職能部門，與鄉鎮、行政村和社區等大量基層組織密切相關，任務重、頭緒多、工作量大，人手緊張的檔案部門常常感到力不從心。另一方面，在工作中還存在牽頭管理部門不明確、部門間協調配合不夠等問題，造成檔案部門難以有效參與和監管。

3、民生檔案資源的管理存在安全隱患。一方面，縣檔案局（館）現有辦公、管理用房440㎡、庫房360㎡，均建于上世紀80年代初，由于當時投入不足，設計落后等原因，目前有四大問題日益突出，一是庫房面積過小，庫容量已經飽和，無法滿足檔案接收工作的需要。二是庫房保管條件不符合要求。現有庫房在防潮防霉、防蟲防熱等方面均達不到檔案保管所需的要求，導致部分檔案出現紙張發黃變脆、字跡模糊褪色、甚至蟲蛀霉變現象。三是房屋陳舊、設備老化。近幾年來檔案局（館）辦公樓、庫房的梁、瓦、檐等多處腐朽老化，庫房地基下沉，二樓地面也因不能承受檔案密集架的負荷而凹陷、變形，已成危房。四是現址與縣人武部軍火彈藥倉庫的距離不足百米，達不到遠離工業區和易燃易爆場所的要求。另一方面，社保中心、醫保中心、農村新型合作醫療辦公室等單位大多是新建單位，人手緊、經費缺、檔案工作難以有效開展，有的單位甚至沒有檔案用房，每年新增的檔案只能分散保存在各個業務部門或個人手中。由于以上因素，給民生檔案的安全留下了很大的隱患。

4、民生檔案的社會共享度不高。社會保險、社會救助、最低保障、再就業等民生檔案與群眾日常生產生活密切相關，利用比較頻繁，然而這些領域的檔案工作才剛剛起步，檔案管理和利用服務手段比較落后，社會共享度不高，難以有效滿足群眾利用需求。土地、婚姻、房產等檔案與各職能部門的業務工作密切相關，加上縣檔案館已無力接收，導致這部分檔案大多分散保存于相關部門，難以集中統一向公眾開放，對老百姓利用檔案造成了極大不便。

三、做好民生檔案工作的基本原則和主要舉措

民生檔案涉及領域廣，涵蓋內容多，影響重大，在具體的工作中必須堅持以下基本原則：

1、堅持保管與利用相結合。必須一手抓收集、管理，一手抓開發、利用。要重點加強勞動就業、社會保障、教育、醫療、社會管理等民生領域的建檔工作，著力規范村務公開檔案、村民檔案、流動人口檔案、低收入家庭檔案、特殊和困難人群檔案、城市拆遷檔案、移民檔案等的管理。同時，要深化檔案信息資源的開發和利用，圍繞關系人民群眾切身利益的重大專題，開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，建立一批直接服務公眾的重要專題數據庫和檔案編研產品。要逐步推進現行文件查閱中心向政府信息查詢服務中心轉變，使綜合檔案館真正成為查詢政府公開信息的主渠道，讓廣大人民群眾共享民生檔案信息資源。

2、堅持城市與農村相結合。一方面，要加強和規范城市街道、社區檔案室建設，并以此為依托，建立健全城市低保戶檔案、“零就業”家庭檔案、住房困難家庭檔案、殘疾人檔案等民生檔案，使之成為保管和利用城市民生檔案的基礎平臺。另一方面，要加強和規范農村鄉鎮、行政村檔案室建設，進一步推進行政村檔案室規范化建設，重點抓好村民檔案、流動人口檔案、雇主雇工檔案、村務公開和民主管理檔案等民生熱點領域建檔工作，使之成為保管和利用農村民生檔案的基礎平臺。尤其要重視抓好貧困山區的民生檔案工作，真正讓關系群眾利益的事都有檔可查、有據可依、有證可憑。

3、堅持繼承與創新相結合。在長期的實踐中，檔案管理工作形成了一套行之有效的方式方法，需要繼續予以重視和運用。隨著現代科學技術的發展，信息網絡化、檔案數字化正日益改變著傳統的管理模式和方式，必須堅持在繼承中創新、在創新中提高。檔案部門要積極適應時代發展要求，有序推進數字檔案館工程，優先完成民生檔案數字化任務，逐步建立起區域性、多層次、分布式、規范化的各類民生檔案數據庫群，并通過各類信息網絡平臺實現民生檔案信息資源共享。

按照以上基本原則要求，針對我縣民生檔案工作存在的問題，下一步，有關職能部門和全體檔案工作者必須超前思考、努力探索，在實踐中摸索出一條符合時代發展、順應形勢潮流、滿足社會需求、廣大公眾滿意的民生檔案工作新路子，切實地服務民生、回報社會。在具體的工作中，要著重抓好以下幾個方面：

1、加強領導，形成齊抓共管的民生檔案工作格局。民生檔案工作與民生問題一樣，錯綜復雜，涉及面廣，做好民生檔案工作既是一項長期性的基礎工作，又是一項綜合性的系統工程，需要各方面的支持配合，合力推進。各級黨委、政府要加強對民生檔案工作的領導和統籌協調，切實把民生檔案工作列入議事日程，納入民生工作的計劃和考核內容。勞動保障、民政、衛生、教育、移民等部門，作為民生檔案的主要形成和使用單位，要做到認識到位、重點突出、明確責任，依法科學管理，確保民生檔案的安全，促進民生檔案的利用。檔案行政管理部門應本著以保障和改善民生為重點的社會建設和管理工作開展到那里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，積極關注民生工作的熱點，依法加強對民生檔案工作的監督、指導和檢查，通過組織培訓、上門指導、執法檢查等形式，使民生檔案工作健康、持續、穩步地發展。同時，要積極通過新聞媒體、網站、信息和簡報等手段，開展多層次、多形式、多渠道的宣傳，普及民生檔案知識，提高各級領導和有關部門對民生檔案工作重要性和必要性的認識，形成人人關注民生檔案工作、自覺做好民生檔案工作的良好氛圍。

2、強化監管，推進民生檔案管理向縱深發展。要使民生檔案管理工作有個良好的開端，健康的發展，檔案及各有關職能部門要切實承擔起歷史賦予的責任，加強行業監管，主動提供服務。在具體工作中，要做到“三個超前”：一要超前控制。民生檔案不僅信息面廣、利用頻率高，而且價值系數大，群眾特別關注，各職能部門對該收集、應收集的民生檔案要做到建檔對象一個不漏，建檔資料齊全完整。檔案行政管理部門要以實施國家檔案局8 號令為契機,會同有關專業主管部門共同研究，聯合制訂各專業領域檔案管理辦法，將各類民生檔案的管理納入到檔案基礎業務建設范疇，爭取早日建立起比較完備的民生檔案管理制度。二要超前監管。要通過法律的、行政的、經濟的手段，規范管好、用好民生檔案并確保這些重要信息的長期安全、永久可靠。要通過不間斷的開展專項執法檢查和依法監管工作，增強各部門依法管理民生檔案的意識，及時發現和改正民生檔案工作中存在的問題，確保民生檔案的安全保管和有效利用，推動民生檔案工作步入法制化軌道。三要超前服務。檔案管理部門和檔案工作者在民生檔案工作中要發揮主力軍作用，不僅要積極主動地為各級領導當好參謀、謀劃方案，而且要將業務培訓與具體指導結合起來，通過檔案目標管理認定、檔案年檢、考核或示范檔案室創建活動等多種形式，幫助、督促各單位提高民生檔案業務水平，做好民生檔案管理工作，扎實推進各相關單位民生檔案管理的規范化、制度化和現代化建設。

3、注重整合，提高區域民生檔案資源的共享度。豐富民生檔案信息資源是做好民生檔案工作的關鍵。縣檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地，應在收藏民生檔案資源方面發揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領域。要積極調整館藏收集范圍，切實加強婚姻登記、山林定權、土地、社會保障等與老百姓利益密切相關的檔案的收集，加強民間保存的檔案、記錄普通百姓生活工作狀況的檔案資料的收集，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會公眾信息的綜合檔案館。要本著“先用先整、突出重點”的原則，深入挖掘現有館藏各類民生檔案資源，加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，使所有民生相關檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。特別是針對當前縣檔案館庫容過小、保管硬件落后的現狀，要采取切實有效的應對措施。一方面，要通過加大館藏檔案統計、鑒定和銷毀工作力度，盡量騰出空間，在確保安全的前提下讓更多貴重的檔案及時進館保存。另一方面，對一些利用率較高，但難以提前移交進館的民生檔案資源，要通過電子文件在線接收、全文數字化、目錄移交等方式, 掌握數量，整合本區域各類涉及民生的現行文件和檔案信息。同時，要逐步將檔案局的網站作為本縣民生檔案的數據平臺，將不同行業、部門的相關民生檔案信息進行集中整合，實現民生檔案信息資源共享。

4、創新手段，充分發揮民生檔案的信息服務功能。利用檔案為百姓、為民生服務是檔案工作的宗旨和目標。縣檔案館要堅持以民生需求為導向，采取開放服務、咨詢服務、網絡服務等多種方式，努力向社會大眾提供檔案信息資源服務。一是要深化檔案信息資源的開發和利用。通過開發關系人民群眾切身利益的重要專題數據庫和檔案編研產品、打造面向民眾的展覽精品、組織開展家庭建檔等活動，使普通百姓在利用檔案維權的同時，又能充分享受到檔案文化的獨特魅力。二是要加快檔案服務利用窗口建設。要以《政府信息公開條例》正式實施為契機, 加快檔案館現行文件查閱中心向政府信息公開服務中心轉變, 使所有涉及人民群眾直接現實利益的各類檔案和現行文件能夠更好地為廣大人民群眾服務。三是要加強檔案信息開發的“內外”合作。縣檔案館要積極通過與其他單位合作開發，進一步密切檔案工作與社會各方面的關系，逐步解決當前館藏檔案信息內容不夠豐富、開發力量不足、經費緊張和檔案信息開發利用水平不高等方面的問題。同時，通過合作，使檔案工作更好地貼近社會，融入社會、服務大眾，創造出更好的社會效益和經濟效益。