第一篇：檔案數字化標準

1.檔案數字化標準

本規范依據以紙質檔案[按文書、科技工程圖紙]、專門檔案[照片、聲音、影像、實物等分類] 為主的檔案載體分類的行業標準；其中紙制檔案數字化標準中詳細約定了檔案數字化規范標準過程，專門檔案的數字化標準過程類同，但是在格式標準上有專門的要求，整個規約參照國標[DA/T31—2005]等有關檔案數字化的標準規范以下內容：

1.1紙質檔案檔案數字化標準

1.1.1文書、科技檔案數字化標準

文書檔案和科技檔案的數字化通常是以紙介質作為專門的檔案載體，其數字化的過程是指通過掃描儀將紙制檔案采集為數字化數據并加以處理和存儲的過程。其檔案數字化必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數字化數據能從存儲介質中正確讀取,并還原成電子文件以備查詢利用。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。應加強紙質檔案數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。紙質檔案數字化的各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規范的記錄。

1.1.1.1檔案整理

在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要做出標識，確保檔案數字化質量。

? 目錄數據準備

按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

? 拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。? 頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

? 檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

? 裝訂

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

1.1.1.2檔案掃描 ? 掃描方式

根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業擔描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

? 掃描色彩模式

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。

頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案（頁面中有紅頭、印章的因安全原因應掃描成黑白二值），可視需要采用彩色模式進行掃描。

原檔案為影印件或非常不清晰的可視需要采用彩色模式進行掃描。? 掃描分辨率

掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。? 掃描登記

認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

1.1.1.3圖像處理 ? 圖像數據質量檢驗

對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

? 糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

? 去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

? 圖像拼接

對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

? 裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

1.1.1.4圖像存儲 ? 存儲格式

采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為PDF或其他格式。? 圖像文件的命名

紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。1.1.1.5目錄建庫 ? 數據格式選擇

目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

? 檔案著錄

按照《檔案著錄規則》(DA/T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。? 目錄數據質量檢查

采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

1.1.1.6數據掛接 ? 匯總掛接

檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

? 數據關聯

以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，耍認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

1.1.1.7數據驗收 ? 數據抽檢

以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。

? 驗收指標

目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。

合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×95% ? 驗收審核

驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。? 驗收登記

認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。1.1.1.8數據備份 ? 備份范圍

經驗收合格的完整數據應及時進行備份。? 備份方式

為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

? 數據檢驗

備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

? 備份標簽 數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。? 備份登記

填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。1.1.1.9數字化成果管理

應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

1.2專門檔案數字化標準

1.2.1照片檔案數字化標準

照片檔案數字化是指通過掃描儀將照片檔案轉為數字化數據并加以存儲的過程。照片檔案數字化必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數字化數據能從存儲介質中正確讀取,并還原成圖片信號輸出。同時作為通用的圖片格式能在網絡中正常瀏覽。

1.2.1.1基本概念

光學分辨率 指掃描儀光電轉換器件的物理精度。例如一臺掃描儀的光學分辨率為300dpi，也就是說每一英寸可以掃描出300個象素點。

差值分辨率 也稱為最大分辨率，指掃描儀最高可以達到的線數。差值分辨率是由光學分辨率差值運算得來的，因此它并不能代表掃描儀的本質精度。

1.2.1.2 技術標準

? 前提條件：所有要進行數字化的檔案必須先進行著錄，編制好頁號。? 掃描方式：照片按全彩方式掃描。

? 分辨率：所使用掃描儀的光學分辨率必須大于或等于200dpi。? 掃描辦法：對于所掃的照片，以常見5寸照片大小（12.5cm×8.5cm）為參照，統一采用200dpi分辨率，（主要考慮在網絡瀏覽時其尺寸為最佳的觀看效果，不須放大或縮小）對于其它大于或小于5寸的照片，其掃描線數可作相應的調整，但不得低于150dpi。例如：7寸以上的大照片，可選用150dpi；5寸以下的一寸照片，必須選用600dpi ,若是2—3寸的黑白照片，必須選用300dpi或350dpi。? 文件存儲類型：掃描后的照片以TIF格式存儲，保存時必須選用圖像選項中的品質為最佳值的（12）大文件，存入到統一的照片數據庫。? 文件存儲方式：檔案照片存儲時按全宗、目錄、相冊分級建立文件夾保存，照片名字以照片的檔案號命名。

? 照片命名方法：每一張照片必須定義完全。包括此張照片的檔案號、拍攝時間、組說明或照片的定義內容。以上注明需在文件名中全部打出。1.2.1.3補充說明

無論彩色照片還是黑白照片都采用全彩格式掃描。

掃描儀有光學分辨率和差值分辨率兩個常用技術參數，其中光學分辨率反映的是硬件系統確實可以達到的清晰程度，是掃描儀自身性能的反映。

所掃描的照片必須經過圖像處理軟件進行圖片的亮度、色度調整，對掃描的邊框進行裁切。

1.2.2聲音檔案數字化標準

聲音檔案數字化是指通過硬件設備將聲音檔案轉為數字化數據并加以存儲的過程。聲音檔案數字化必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數字化數據能從存儲介質中正確讀取,并還原成聲音信號輸出。同時作為輸出的流媒體信號能正常在網絡中播放查閱。

1.2.2.1 基本概念

采樣頻率和樣本大小

采樣頻率和樣本大小是反映數字化聲音檔案的精確度高低的兩個最基本的參數。采樣頻率即每秒鐘采集多少個聲音樣本,用Hz或kHz來表示。樣本大小一般指聲音卡的二進制位數，有8位、12位、16位等。采樣頻率越高,聲音波形就表達得越精確,而需要的存儲空間就越大。

奈奎斯特理論

奈奎斯特理論指出,采樣頻率不應低于聲音信號最高頻率的兩倍,這樣就能把數字表達的聲音還原成原來的聲音。采樣頻率的高低是根據奈奎斯特理論以及聲音信號本身的最高頻率決定的。

聲道數是聲音處理的重要參數。一般情況都采用兩個聲道的規格,現在的杜比AC-3采用5+1個聲音通道,即左、中、右3個聲道,左后、右后兩個環場聲道以及一個次低音聲道,另外,還有7+1聲音通道等技術。

模數轉換(ADC)模數轉換是將輸入的模擬音頻信號轉換成數值,數字化后的音頻信號是數值,是離散的數,并非像音頻信號一樣為連續的波形。

數模轉換(DAC)數模轉換完成將數字化的聲音數據轉換成模擬音頻信號輸出,它是模數轉換的逆過程。其主要的指標與模數轉換相同。

1.2.2.2 硬件要求

? 放音設備

放音設備必須能正確地將聲音源輸出。放音設備應根據原載體型號進行選擇,如盒式錄入機,開盤式放音機等等。

? 計算機配置

應選用性能穩定配置較高的計算機作為數字化設備。本標準推薦的計算機配置為:CPU為奔騰系列的P4以上,硬盤為80G以上,內存128M以上,操作系統為WIN98以上,推薦使用WIN2000系統。配有專用聲卡。

? 存儲設備

聲音信號除存儲在硬盤中隨機使用,應備份至服務器中或刻錄成CD光盤中脫機使用，如有必要，應再備一份歸庫保存。? 聲音卡

聲音卡(聲卡)是聲音數字化和數字化聲音轉換為可聽到的模擬信號的部件。聲音卡必須符合聲音檔案數字化要求的技術指標和功能。聲音卡的采樣頻率至少應支持11.025kHz、22.05kHz、44.1kHz,最好支持48kHz。聲音卡必須是16位以上聲音卡。聲音卡的聲道必須是雙聲道以上。

聲音卡應能夠支持多種聲源輸入,如CD Audio、MIDI、話筒、線性輸入等。1.2.2.3技術標準

存儲標準:聲音檔案數字化時要選用標準和通用的格式。本標準規定使用的聲音文件存儲標準為:WAV或MP3。

采樣頻率:聲音檔案數字化選用44.1kHz作為聲音采樣標準。對于DVD中的聲音選用48kHz補充說明。

1.2.2.4 補充說明

聲音檔案數字化時必須遠離強磁場等外部干擾。

數字化過程中應檢查聲音檔案載體質量，確保聲音檔案的真實性、完整性。1.2.3影像檔案數字化標準

影像檔案數字化是指通過硬件設備將影像檔案轉為數字化數據并加以存儲的過程。影像檔案數字化必須保證其真實性、有效性、完整性。在使用時必須保證數字化數據能從存儲介質中正確讀取,并還原成影像信號輸出。同時作為輸出的流媒體信號能正常在網絡中播放瀏覽。

1.2.3.1基本概念

視頻制式

視頻制式標準主要有PAL制式、NTSC制式和SECAM制式。中國及歐洲大多數地區使用PAL制式，規定為每秒25幀，每幀尺寸為720×576像素。隔行掃描方式，場頻為50Hz，行頻為625Hz。

視頻數據壓縮 根據解碼后的數據與原始數據是否安全一致，數據壓縮方法一般被劃分為可逆編碼方法和不可逆編碼方法兩類。

用可逆編碼方法壓縮的圖像，其解碼圖像與原始圖像嚴格相同，即壓縮是完全可恢復的或沒有偏差的。

用不可逆編碼方法壓縮的圖像，其還原圖像較之原始圖像存在一定的誤差，但視覺效果一般是可被接受的。

1.2.3.2 硬件要求

放像設備

放像設備必須能正確、清晰、穩定地將影像信息源輸出。放像設備應根據原載體型號進行選擇，如S-VHS放像機、3／4放像機、Hi8放像機、Betacam放像機、DVCPRO/DVCAM及DV的數碼放像機。

計算機配置

應選用性能穩定配置較高的計算機作為數字化處理設備。本標準規定的計算機配置為：CPU為奔騰系列的P4-2.6G以上,硬盤為120G以上,內存256M以上，最好是雙CPU。機器系統硬盤與視頻素材硬盤分開。系統硬盤配置為80G以上，轉數為7200轉/分，視頻硬盤最好為SCSI總線結構，容量為120G以上，轉數為10000轉/分以上。操作系統為WIN98/WIN2000。為確保穩定性及驅動程序的兼容性，最好選用WIN2000PRO系統。安裝有視頻壓縮卡，并有實時回放功能。

存儲設備

影像信號除存儲在硬盤中隨機使用外，應備份至服務器中或刻錄在DVD光盤中脫機使用，如有必要，應再備一份歸庫保存。

視頻采集壓縮卡

視頻采集壓縮卡是影像檔案數字化的關鍵部件。它的指標決定了影像數字檔案的質量高低，因此必須符合影像檔案數字化要求的技術指標和功能。壓縮卡應支持采集MPEG1和MPEG2。壓縮卡的碼流最高值至少應為10MB。壓縮卡應能夠支持多種影像輸入，如復合信號、分離信號（即S-VIDEO）、數字信號（DV接口即1394接口）。編輯機

本標準推薦使用非線性編輯機。1.2.3.3 技術標準

存儲標準：影像檔案數字化存儲有兩種標準。第一作為可再利用的圖像格式選用MPEG2格式。第二作為可在網絡上瀏覽查閱的圖像格式選用MPEG4格式（常見文件名為ASF格式和RM格式）。

數據傳輸率：作為DVD備份保存的影像檔案數據傳輸率應在于6-8Mb/S。1.2.3.4 補充說明

影像檔案數字化時必須遠離強磁場等外部干擾。

數字化過程中應檢查載體質量，確保影像檔案的真實性、完整性。

1.3 國標有關歸檔電子文件數字化標準

1.3.1范圍

本標準規定了在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。

本標準適用于黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。

1.3.2規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。

DA／T18檔案著錄規則

DA／T22歸檔文件整理規則

1.3.3術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

? 電子文件 electronic records

指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。? 歸檔電子文件 archival electronic records

指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件(3．1)。

? 背景信息 context

指描述生成電子文件(3．1)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。

? 元數據 metadata

指描述電子文件(3．1)數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。

? 邏輯歸檔 logical filing

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件(3．1)的管理權限向檔案部門移交的過程。

? 物理歸檔 physical filing

指把電子文件(3．1)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

? 真實性 authenticity

指對電子文件(3．1)的內容、結構和背景信息(3．3)進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。

? 完整性 integrity

指電子文件(3．1)的內容、結構、背景信息(3．3)和元數據(3．4)等無缺損。

? 有效性 utility

指電子文件(3．1)應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

? 捕獲 capture

指對電子文件(3．1)進行實時收集和存儲的方法與過程。

? 遷移 migration

指將源系統中的電子文件(3．1)向目的系統進行轉移存儲的方法與過程。

1.3.4總則

? 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性。? 應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。

? 應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。

? 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致。

? 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。

? 應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。

1.3.5電子文件的真實性、完整性和有效性保證

? 應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不問斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范。

? 登記處理過程中相互銜接的各類責任者(如起草者、修改者、審核者、簽發者等)。

? 登記處理過程中的各類操作者(打字者、發文者、收文者、存儲管理者等)。

? 登記處理過程中產生的責任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。

? 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。

? 應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。

? 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。

? 設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。

? 對電子文件采用防錯漏和防調換的標記。

? 對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。

? 應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據。? 應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施。

? 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。

1.3.6電子文件的收集與積累

? 收集積累要求

1記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

2當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

3對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。

4對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。

5對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

6對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。

7對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

8對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

9對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。

10計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

11對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。

12定期制作電子文件的備份。

? 電子文件的登記

1每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記。

2電子文件登記表應與電子文件同時保存。

3電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。

4電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U-——非正式電子文件；F—正式電子文件。

5電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件：G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結文件；P——程序文件；D--數據文件。

1.3.7電子文件的歸檔

? 歸檔要求

文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。

? 鑒定

1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。

2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

3電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據。

4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。

? 歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。

? 檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環境的有效性，軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

? 歸檔

電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。

1邏輯歸檔

將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。

2物理歸檔

2．1凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。

2．2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。

2．3本標準推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

2．4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。

2．5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。

2．6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》

歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁，以件為單位填寫續頁。

2．7對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。

2．8歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

1.3.8歸檔電子文件的整理

1．歸檔電子文件的整理按DA／T22規定的要求進行。

2．歸檔電子文件以件為單位整理。

3．同一全宗內的電子文件按照年度一保管期限一機構(問題)或保管期限一年度一機構(問題)等分類方案進行分類。

4．按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

5．電子文件的著錄應參照DA／T18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識。

6．將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄。

1.3.9歸檔電子文件的移交、接收與保管

1．移交、接收與保管要求對歸檔電子文件，應按有關規定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的手續。

2．移交、接收檢驗

2．1文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。

2．2檢驗項目如下：

——載體有無劃痕，是否清潔；

——有無病毒；

——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；

——核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

——對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》的相應欄目。檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗。

2．3移交手續

檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》(見附錄A的表A．3)的填寫、簽字、蓋章環節。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。

2．4保管要求

歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

d)環境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35％～45％。

歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。

2．5有效性保證

2．5．1歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內答的載體應按保密要求進行處置。

2．5．2對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10％，如發現問題應及時采取恢復措施。

2．5．3對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

2．5．4檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》(見附錄A的表A．6)。

2．6遷移

隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》(見附錄A的表A．7)。

2．7利用

2．7．1歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。

2．7．2利用時應使用拷貝件。

2．7．3利用時應遵守保密規定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或邵門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施。

2．7．4利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內。

2．8歸檔電子文件的鑒定銷毀

2．8．1歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后買施。

2．8．2屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

2．9統計

檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

第二篇：數字化檔案共享服務

數字化檔案共享服務工作探析

1、引言：

近年來，隨著計算機和網絡的高速發展，人類社會已經進入數字化信息時代。越來越多的城建檔案館開展了檔案數字化工作，將大量館藏紙質檔案加工成數字化檔案進行保管。那么，對這些數字化檔案的利用便成了數字化項目完成后的重要工作，而數字化檔案共享服務更是城建檔案館完成由傳統服務模式轉型成新型服務模式的關鍵。

2、目前我館的數字化檔案共享模式：

目前我館的數字化檔案共享服務仍然采用傳統的檔案查詢流程來完成。即由申請服務方提供介紹信、身份證原件及申請函，經審核批準后由檔案工作人員將數字化檔案導出PDF文件并刻錄到光盤中，再將光盤提供給申請服務方。相對于傳統的檔案利用模式，這樣的數字化檔案共享服務模式可以一次性完整提供項目檔案資料，而且數字化檔案也更有利于攜帶、保管。然而這樣的服務模式并不能充分開發數字化檔案的資源利用，也不能滿足大眾對獲取檔案信息的需求。

3、在互聯網上提供數字化檔案共享服務：

要發揮數字化檔案的重要作用，推動數字檔案的社會共享，就必須將數字化檔案共享服務“上網”，這也是我館接下來的數字化檔案共享工作的重心之一。

將數字化檔案共享服務“上網”加強了普及性。根據中國互聯網絡信息中心(CNNIC)發布的第41次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》中顯示，截至2017年12月，我國網民規模達7.72億，互聯網普及率為55.8%。漳州市常住人口505萬人，而我館去年全年的查檔人次僅為***人次。將數字化檔案共享服務“上網”，可以擴大服務對象范圍，真正讓數字化檔案利用走進千家萬戶，走進人民群眾的生活中。

將數字化檔案共享服務“上網”體現了便捷性。它將傳統的“一對一”服務轉型成“一對多”服務，用戶無需上門、排隊、等待，通過計算機、筆記本電腦甚至手機就能在任何能夠連通網絡的位置就能查詢到需求的檔案信息，并實時傳輸到設備上保存、利用，體現出了智慧城市人們的數字化生活的便捷性。

將數字化檔案共享服務“上網”更有利于收集反饋、改進服務。在離線的數字化檔案共享服務模式中檔案管理部門很難收集到檔案利用的反饋信息，在改進服務方式、提升服務質量方面難免有所欠缺。而將數字化檔案共享服務“上網”后，可以通過收集網站的數據以及用戶反饋信息等來確定用戶的需求方向，并針對性改進服務、提高用戶滿意度。

4、將數字化檔案共享服務“上網”存在的問題：

4.1 如何確保安全保密性。由于城建檔案的特殊性，城建檔案館提供的數字化檔案并非無條件向社會大眾開放查檔，因此如何確保數字化檔案共享服務對象的授權至關重要。

4.2 如何保證數據可靠性。如何確保通過數字化檔案共享服務提供的數字化檔案內容的完整性、準確性是數據安全工作的重心。如果通過數字化檔案共享服務提供的數據可以被篡改、刪減，那么所提供的數字化檔案就不具備數據可靠性，也就不具備法律效力，大大削減了該服務的功能。

4.3 如何保證便捷性體驗。如何充分挖掘數字化檔案的服務價值，如何在確保數據安全的前提下通過互聯網發揮數字化檔案共享服務的便捷性，這是數字化檔案共享服務“上網”的主要工作內容，也是社會大眾接觸數字化檔案共享服務最直接的用戶體驗。

5、對存在問題的解決建議：

5.1 要確保安全保密性必須通過人工審批申請。在通過技術手段確保數據安全的同時，仍必須加入人工核驗，確保安全保密性。具體流程為：查檔申請人必須填寫相關的檔案利用申請信息并上傳有效證件的掃描件或照片，經由數字化檔案管理人員核實后上傳給相關負責人審批，獲得批準后方可提供數字化檔案服務。申請信息在數據庫中可保存一段時間，避免同一申請人短時間重復審批。

5.2 要確保可靠性可以通過在提供的數字化檔案上加蓋電子簽章，由專業的電子簽章來確保數字化檔案的可靠性、安全性。電子簽章是伴隨著信息網絡技術的發展而出現的一種安全保障技術，目的就是通過技術手段實現傳統的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數字化檔案內容不被編輯、篡改。

5.3 要確保便捷性體驗必須在確保數據安全的前提下不斷進行平臺迭代升級。隨著科技發展，網絡信息技術不斷完善，數字化檔案服務平臺也應隨著網絡環境的變化以確保數據安全、提高用戶體驗為目的不停地迭代升級，從而不斷提高平臺安全性和用戶體驗。

6、總結：數字化檔案共享服務是新時代下隨著網絡的高度發展出現的新型服務，其服務模式和服務理念都有別于傳統的檔案利用服務，因此，我們要牢記“全心全意為人民服務”的服務宗旨，站在網絡化、信息化的服務角度上，抓住傳統檔案利用服務的核心內容，以數據安全為底線，不斷去探索新的檔案數字化共享服務模式。通過加強對數字化檔案的開發利用，為解決城市發展難題、實現城市智慧化管理，進而為人民提高數字化生活質量做出更大的貢獻。

第三篇：審計檔案的數字化

審計檔案的數字化

審計業務電子檔案（以下簡稱電子檔案）是審計檔案的數字化形態。其制作過程大抵可以分為以下四個階段：即資料收集整理階段、資料數字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。1.審計項目資料的收集整理

一是傳統原始資料的收集。與傳統業務檔案一樣，原始資料是電子檔案制作的基礎性工作。從資料的形態屬性來說，它包括紙質資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質資料是電子檔案原始資料的主體。紙質資料是指審計過程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計項目實施過程中，立卷責任人要隨著審計程序各個環節的完成，及時收集三大類審計文書：審計實施類文書，包括原始工作底稿、分項目工作底稿、匯總工作底稿、審計證據、取證清單、審計報告等；審計項目管理類文件，包括審計方案、復核意見、審計決定、審計意見采納情況等；審計項目往來文件，包括審計過程中與上級機關、本級政府、各有關部門之間的請示、報告、批示、復函等。重要的工作和物證現場、上級領導檢查指導項目場景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會實錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的原始性資料來收集。在收集齊全的基礎上，還應對全部材料進行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精煉。

二是項目電子資料的收集。電子資料是指審計過程中以電子計算機形成的文檔、圖表，以數碼照相機、數碼攝像機、數碼錄音機形成的數碼照片、音視頻資料，計算機輔助審計時采集的審計數據、分析利用原始數據時產生的計算機文件等。由于電子資料本身就是數字化生成和存儲的，制作電子檔案可以直接調用。基于電子資料存在形態的特殊性，立卷責任人應注意做到隨時收集，隨時整理，專門儲存，搞好保密，同時做好備份。2.審計業務資料的數字化

資料數字化是對傳統原始資料而言。由于傳統原始資料以常規的物質形態存在，要讓它成為能被計算機識別的數字信號進而制作電子檔案，必須有一個數字化的過程。對不同形態屬性的傳統原始資料，其數字化過程大概有以下幾種：報告表格的ＯＣＲ識別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數字采集等。

一是ＯＣＲ文字圖表識別。文字圖表的ＯＣＲ識別是制作電子檔案的一項量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對于審計過程中形成的規范印刷和打印的文書圖表，可以通過“尚書”、“清華”等比較成熟的ＯＣＲ軟件轉化為計算機文檔。

二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現場照片、上級領導檢查指導項目時拍攝的場景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計檔案中有一些資料，如有關黨政領導對審計報告的批示、審計意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實可信。

三是音頻、視頻的采集。對審計過程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會紀錄等音頻、視頻資料，可以通過數字采集卡把它轉化為計算機音視頻文件。這將更增加審計檔案的真實性和完整性，是傳統的紙質檔案所無法比擬的。3.資料整理編輯

一是定制模版。模板是體現電子檔案內在體系、組織承載資料的平臺。模版應當以上級業務機關規定的格式和內容為基準，并且根據電子檔案的特色和電子（包括經過數字化的）資料的需要來定制。模板格式以*.Htm為宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板，首先，要按照審計署頒布的《審計機關審計檔案工作準則》對檔案內容和卷內順序的規定制定；其次，科學合理地組織相關資料；第三，界面和操作使用的設計均要體現友好性。

根據上述要求，模板制作時首先要按三大類審計文書劃分三個單元。并根據電子資料的文件屬性構建以審計報告為中心的審計項目文檔體系，把審計工作報告、審計小組報告、審計決定書、審計意見書、審計方案、審計通知書等文檔串接起來；在適當部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達回證、雙向承諾書、證詞、上級領導指導項目的場景、重要的工作和物證現場、聽證會記錄等圖片資料串接起來；在適當部位插入鏈接，把證言、聽證會錄音錄像等音視頻資料、計算機輔助審計的原始數據、分析利用原始數據時產生的計算機文檔表格等歸集起來。在模板中，適當運用“書簽”工具設計好跳轉回接，運用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁面，增加電子檔案操作應用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設置，原因首先是字體花里胡哨會影響電子檔案的嚴肅性和規范性，其次是由于在最終顯示時字體是由用于瀏覽的計算機所決定的。

二是整理鏈接資料。

考慮到電子文件在電子檔案中顯現的規范和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉換成網頁*.Htm格式。轉換直接應用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中進一步編輯。電子檔案編輯的最后一步，是將網頁、圖像等資料與模板掛接起來。對于一般性網頁，只需要做好鏈接即可；至于圖片資料，則需要制成縮略圖，瀏覽器軟件將自動把縮略圖與源圖片鏈接起來。4.刻錄光盤

經過以上步驟，電子檔案基本完成。但是，制作電子檔案的目的是為了便于向上級審計機關報送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來存儲。CD-R光盤標準存儲空間為650M，可以讀取萬次以上，保存期長達百年，價廉物美、經久耐用、便于攜帶，最適合作為存儲電子檔案的載體。當然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風險，計算機軟硬件配置應當盡可能高。

光盤刻錄過程需要注意三點：一是網頁、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由于音、視頻文件的發聲要求刻錄音軌，所以在確定光盤格式時不要選擇“資料光盤”格式而應當選擇“音樂光盤”格式。二是如果檔案中沒有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“復制”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂光盤配置”中進行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光盤時不要進行其他的計算機操作，并從內存中卸載防火墻、自動運行伺服器等不需要的軟件，盡量減少對系統資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統，利用一個干凈利落的系統專門進行光盤刻錄。

第四篇：檔案數字化方案研究

檔案數字化方案研究

課題組

《檔案數字化方案研究》項目對檔案數字化優化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進行了全面的研究，達到了檔案數字化全過程優化和管理系統整體優化的目的，形成了完整的檔案數字化方案和成功的實踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結論是:“該項目基于長春市檔案館以檔案利用為導向、漸進性的檔案數字化實踐，提出了檔案數字化工作的指導思想、優化原則和優化策略，符合國情，符合現代管理理念，對全國各檔案館的相關工作具有較大的參考價值；注重檔案數字化工作與檔案數據庫建設、檔案信息網絡開發的有機銜接，提出了系統優化的技術路線，規劃設計了檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與上網利用同步、多種檔案數據庫建設同步的流程，并成功地付諸實踐，實現了檔案數字化與上網利用的低成本、高效率、高效益。同時，運用CA認證、數字水印、電子簽章等技術，為網上檔案信息資源安全、準確利用提供了技術保證，也為檔案管理部門提供了很好的實踐模式”。該項目獲國家檔案局2006年優秀科技成果二等獎的同時，長春市檔案館被國務院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統載體檔案數字化試點單位。

一．檔案數字化的指導思想

以優化理論為指導，以用戶需求為導向，以利用檔案為目的，充分應用計算機軟硬件功能，最大限度地發揮人力資源和數字化加工設備能力，兼顧保護檔案原件的要求，保證數字化檔案的真實可靠，更好地發揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數字化的優化原則

實用性原則：針對館藏檔案具備重復利用和緊急利用兩大特點，急用、常用檔案優先數字化是檔案數字化的首選。

開放性原則：互聯網給檔案信息資源共享提供了超越時空的條件，國家民主政治建設和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時數字化是實現其社會共享的前提。

價值性原則：重要檔案優先數字化具有檔案利用和檔案保護雙重意義，是網絡時代更好實現檔案價值的客觀需要。

搶救性原則：計算機存儲給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數字化是保護瀕危檔案原件最經濟和便捷的方法。

時效性原則：檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現，是充分利用計算機網絡技術，更好、更快地實現檔案數字化效益的最佳途徑。

三、檔案數字化的優化策略

需求導向策略：社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。匯集多年檔案利用情況統計，把利用頻繁檔案的進行綜合分析，科學地圈定優先檔案數字化的范圍。并建立快速反應機制，執行常用檔案繼續做與急用檔案突擊做的計劃，達到數字化檔案利用即時見效的目的。

本級為主策略：地方檔案館保存的本級永久檔案是數字化的重點。進入信息時代，館際間重復的上級檔案文件，與其分頭進行數字化及開放鑒定，不如發揮中國特色檔案管理體制的優勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數字化、開放鑒定成果的方向發展，盡量減少檔案館多層的重復勞動。

分步實施策略：館藏檔案數字化不可能一步到位，而且隨著時間的推移，檔案室進館范圍的檔案將陸續移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數字化策略非常有意義。

剔除無用策略：館藏現行檔案是否進館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統，館藏不該歸檔、不該進館、重復檔案頗多。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價值鑒定，剔除無用，以免再造數字化垃圾，避免資源浪費應是長久的策略。

四、技術路線的優化選擇

檔案鑒定與數字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當務之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數字化投入與產出比例失調、數量很大共享很少的問題。

多種檔案數據庫建設同步：一是首先建立文件級目錄數據庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄數據庫。目前，絕大多數檔案館，因沒實現全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不準、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數據庫建設作為基礎性工作，是提高檔案查全率、查準率必經之路。二是適時建立專題數據庫。隨著社會發展，對某一專題檔案集中需求時有發生，突擊建立專題數據庫，滿足社會需求是發揮檔案作用的最佳時機。三是優選建設全文數據庫。滿足檔案信息資源開發利用需要，優選建設全文數據庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達到80%的效果），同步開展檔案全文數據庫建設。

檔案數字化與上網利用同步：檔案數字化的根本目的是充分發揮其作用。通過計算機網絡技術，實現檔案數字化與局域網上利用同步，開放檔案數字化與互聯網上利用同步。

五．重組和再造的優化流程

為發揮計算機網絡的優勢，重組和再造優化流程的實質，就是對檔案數字化整個工作流程進行系統分析，不但要打破原有業務規程，還要改變行政管理分工，進行全方位的變革。檔案數字化的任何一個細節都會對整體產生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個細節，再造和優化了上百個流程和內部標準，保證優化技術路線的順利執行。

六．檔案數字化示范案例----長春模式

從2004年開始，長春市檔案館以科研課題為先導，以項目管理為手段，以效益實現為檢驗標準，組建并成功運行檔案數字化工作組織架構、資源配置、數字化加工、上網利用“一站式”流水作業線，探索檔案數字化和網上利用服務工程優化模式，終于闖出一條獨特的檔案數字化之路。

(一)實施三個工程，建立一個團隊

長春市檔案館把信息化帶動作為首位戰略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創新管理機制，打破行政分工，在計算機網絡環境下，建立了行政領導、指導專家（技術業務總負責）、專業人員、外聘技工20人的長期流程團隊，并與現有計算機和掃描設備進行合理搭配。該團隊由局（館）黨組直接領導，館技術部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導，創立了高效的組織體系，搭建了投入小產出大機制框架。

（二）集中四個環節，堅持流水作業

文件級目錄數據錄入是檔案數字化的基礎，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數字化是提升檔案服務水平的途徑，整理是檔案文件實體管理主要環節，把上述四個環節集中，是提高工作效率和質量的最佳選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數據錄入崗位安排業務和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數字化加工4人、檔案實體整理4人，在網絡環境下實行集中辦公和流水作業。

（三）數字化成本降低，數字化速度加快

由于采用高效的組織體系和優化的技術路線，已有20萬件檔案走下流水線。低成本主要體現在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數字化占25.6%，現用現掃占49.7%，比全部掃描節省費用40%以上。同時，三年時間建成數據庫50個，文件級數據庫120萬條（包括20萬件全文）；專題數據庫120萬條；照片數據庫2000張；資料數據庫5000條，案卷級目錄數據庫23萬條；現行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網運行檔案目錄數據260萬余條，20萬件全文；互聯網運行檔案目錄數據120萬條,8萬件全文。完成這樣規模的數據庫建設，全部人工費只有58.4萬元（包括流程團隊檔案干部的工資），經濟成本很低，時間成本很少。

高效率主要體現在：價值鑒定、開放鑒定、數字化篩選、原件掃描、實體整理同步完成，比各項分步做效率高數倍，同時有現用現掃的方法配套，投入少量設備，相當于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。

（四）利用方式變革，社會效益顯著

為充分發揮網絡優勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對數字化檔案全文，在局域網內，接待人員利用網絡檢索后直接打印，為用戶提供數字化檔案打印件。在互聯網上提供數字化檔案全文下載、打印服務。并通過CA認證、電子簽名等安全技術，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對目錄數字化檔案，在局域網內，接待人員機檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調出原件全文掃描后，通過網絡打印機直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長春市檔案館基本實現了三個替代：網絡檢索替代手工目錄檢索，查看數字化檔案替代查看紙質檔案，網絡打印替代手工復印。

高效益體現在：檔案全文數字化占館藏檔案的10%，提供數字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數字化的最大受益者。檔案數字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，當地黨委、政府，國內外同行的普遍贊譽，數以百計的留言、錦旗、感謝信、獎勵證書、媒體報道就是最好的證明

第五篇：檔案數字化問題及對策（范文）

法院訴訟檔案數字化建設中存在問題及完善建議

伴隨著法院信息化建設的不斷深入和迅猛發展，作為信息儲存的檔案也正經受著由此帶來的數字沖擊。面對浩瀚的法院庫藏紙質訴訟檔案是否需要“一個不能少”的全部進行數字化處理，擺在了法院檔案管理人員面前。但是數字化了的大量檔案信息不但占有非常大的服務器儲存空間，且大多檔案數字信息都是“躺在庫里”睡大覺，長年不被檢索利用，成為信息化建設中的一種樣子工程。如果將如此龐大的庫藏紙質檔案都進行數字化加工，勢必費時、費力、耗費大量資金，效益也不突顯。筆者以法院訴訟檔案數字化的范圍為視角，提出完善建議，以突出數字化訴訟檔案利用率、減少成本、提高效益。

一、訴訟檔案數字化的含義

（一）訴訟檔案數字化的基本含義廣義是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，以及時提供利用，實現檔案信息資源共享。人民法院訴訟檔案的數字化主要是指通過數字化電子掃描技術將訴訟當事人和法院審判活動中形成的紙質案卷材料加工成圖像形式儲存起來，以電子文檔的形式實現網上資源共享、提供便捷利用服務。

（二）訴訟檔案數字化的范圍。由于法院訴訟檔案生成的特殊性，目前，法院系統對訴訟檔案的數字化建設主要是針對兩個階段形成的紙質檔案而言的：一是法院在全面開展檔案數字化處理工作之后新產生的紙質訴訟檔案；二是數字化開展之前的原有庫藏紙質訴訟檔案。

二、法院訴訟檔案數字化管理的現狀

就筆者所在法院來說，在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設進程，許多法院紛紛與高校、軟件開發商等合作，開發出以《法院綜合信息管理系統》等為代表的信息管理系統，使法院能夠進行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執行管理等方面的計劃與控制，并進行分析處理，成為各地法院辦案及內部管理的方法和工具，為規范審判工作程序，提高工作效率，促進司法公正提供了有力保障。

“法綜系統”的使用，優化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統計等工作環節，所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網絡系統進行控制管理，提高了工作質量和效率。但是，從全國范圍來看，由于沒有統一設計開發，各地法院的信息管理系統各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態，不利于實現跨地區的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數字化工作進程差異較大，很多法院尤其是筆者所在法院還未實現訴訟檔案的全面數字化處理，卷宗調閱仍基本停留在實體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時，不得不頻繁到檔案室調取卷宗，既占用了時間，又不利于檔案實體的保護。因此，今后一段時期內，訴訟檔案全文數字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內容。

三、法院訴訟檔案實行數字化的必要性

訴訟檔案是相對紙質訴訟檔案而言的，從法院工作實際來看，雖然訴訟檔案數字化制作是必要的，但如果不加選擇地將訴訟檔案全部進行數字化，勢必造成資源的浪費和大量人力、物力不必要投入。主要存在以下值得商榷的問題：

首先是利用率低。檔案保管的最終目的是為了實現檔案的利用價值，因此，對庫藏檔案進行數字化也要考慮實際利用率。從筆者多年從事檔案工作的實際以及結合全省法院檔案工作利用情況來看，對于庫藏的大量訴訟檔案，無論是本單位，還是當事人、外單位，實際借閱較多的是近兩三年的，并且多是上訴案件、申訴、復查及信訪案件。庫藏中大量的調解、撤訴等案卷更是長年不被檢索利用，還有很大一部分案卷超過了應銷毀的期限，如果將這些訴訟檔案也不加選擇地全部進行數字化加工，被數字化了的這部分檔案就只是在庫房里堆放，利用的機率微乎其微。

其次是占用大量服務器空間。目前對紙質檔案數字化主要采用的是圖像掃描方式，即將文字、圖表等資料通過掃描儀輸入計算機，并采用高比率圖像壓縮技術將這些數據信息存儲在服務器上。這種技術的優點是數字化加工速度快，能基本保持實物原貌，但缺點是占用服務器存儲空間大。各地法院訴訟檔案數字化處理基本上都是以此種圖像形式存儲，這種存儲方式在服務器中所占空間遠遠大于電子文檔所占空間。如果對庫藏訴訟檔案全部進行數字化加工處理，勢必占用極大的服務器儲量，且大大增加今后數據庫檢索的壓力，減緩計算機運行速度。

再者是投資大、耗時長。檔案數字化加工處理工作專業性較強，需要專業的人才，要添置專門的硬件設備，資金投入量較大。在不采用外包加工的情況下，僅在訴訟檔案數字化加工成本投入上，每個法院資金投放量少則幾十萬，多者上百萬，掃描工作周期較長。就當前經濟條件下，如果要拿出這么大一筆經費，投入如此大的人力、物力、財力和精力，對大多法院來說都不是件易事，是件需要認真考量的大事情。

四是超出制定行業規范的精神。因此，人民法院在進行庫藏訴訟檔案數字化的過程中應充分考慮這些規定和要求，不盲目對庫藏檔案全部進行數字化。五是不被業內廣泛認同。從國內信息化建設的發展態勢和要求來看，并沒有把館藏、庫藏檔案全部數字化作為一種必須進行落實的內容予以倡導。即使是國內的專業檔案館，也沒有將所有館藏檔案都進行數字化加工的。

四、法院訴訟檔案數字化建設中存在的問題

（一）數字訴訟檔案管理標準不能滿足需求。訴訟檔案電子化管理的基礎是標準化，由于訴訟檔案的專業性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統整合和數據共享需求。

（二）網絡安全存在問題。訴訟檔案信息的網絡化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術、防火墻技術、監控技術等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網絡的不安全性也隨之增加。在目前網絡安全技術和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網絡中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國家機密、商業秘密、個人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預估的損失。

（三）數字檔案公開與保密存在問題。隨著司法公開的不斷深入，檔案數字化的不斷完善，數字化檔案如何向法院內部人員、行政機關、當事人提供調閱、如何公開必須經過反復論證、由最高法院統一規定。訴訟檔案涉及到許多國家機密、商業秘密、個人隱私等，如何對涉密檔案進行數字化，已經數字化的涉密檔案如何保存，經過怎樣的授權才能訪問等等涉及到許多統一規定的地方。在全面的規定出臺后，還要有過硬的技術設備和措施來保障數字檔案公開，不影響保密問題。因為一旦保密信息泄露或未經授權訪問，將造成不可預估的損失，將給司法威信帶來嚴重挑戰。

（四）數字檔案安全與真實性存在問題。隨著裁判文書公開、審判流程公開、網上調檔等司法公開的不斷要求，法院內網和外網的交互極具增加，如何保護法院內網安全，保護數字檔案網絡不受攻擊，保護數字化檔案信息不受篡改成為全省乃至全國法院亟需解決的問題。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網絡的不安全性也隨之增加。在目前網絡安全技術和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網絡中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。數字檔案將長期保存在軟件系統內，一旦被黑客或未經授權的人篡改、偽造將造成電子檔案的真實性大打折扣。

（五）數字檔案效果與利用存在問題。隨著法院信息化的高速發展，如何進一步提高數字化檔案的效果，如能否有更高的清晰度，能否與實體檔案同步形成，能否讓數字化的檔案調閱、管理更加智能化，這些都是新時期需要及時解決的新問題。

（六）檔案信息化建設管理理念落后。盡管檔案工作的重要性逐漸被人們認識，現在還存在一些單位對檔案工作不重視。檔案工作僅僅滿足于檔案有人管，查檔有人拿，歸檔有人收的狀態。部分干警認為，信息化工作是干不了審判執行的或沒有審判執行資格的人干的，是可有可無的后勤保障工作；從事信息工作的人員，感到工作不少辛苦，但工作成績不如審判執行明顯，個人進步出路窄，干時間長了，荒廢了審判執行業務劃不來，干好了別人頂替不了，自己走不了，干差了挨領導批評面子不好看，工作得過且過，不求進取，一有機會就想法調離檔案工作崗位。隨著社會不斷的發展，人們維權意識的不斷增強，訴訟案件的種類和數量呈幾何數字的增長，這樣的觀念已經嚴重不能適應時代對法院檔案工作的要求。這就造成了在訴訟檔案信息化建設過程中的非積極投入及非規范行為, 最終會造成檔案信息化建設的延緩, 造成檔案信息交流的障礙, 影響檔案信息化建設目標的實現。再加上歸檔檔案不規范，檔案管理混亂。在實際工作中得不到很好的落實，歸檔卷宗項目填寫不齊全，排列次序混亂、目錄和卷宗封面項目填寫不全，甚至部分案件質量評查表未于卷宗裝訂入冊的現象時有發生。部分法院檔案管理人員責任不清，許多法院的檔案管理人員都是兼職檔案員，大部分的檔案員是由綜合辦的內勤人員擔任，在年終考核時，檔案工作不被列為必要的考核項目。此外檔案管理員頻頻換崗、交接手續不完備，一部分檔案借出后沒有按期歸還，有些卷宗材料放置較長時間得不到及時整理歸檔，造成了檔案的殘缺和遺失，這些都造成了檔案管理的混亂。勢必影響法院訴訟檔案信息化建設的順利進行。

（七）硬件建設不能滿足檔案信息化建設的需求。基層法院較重視審判辦公大樓、法庭建設以及購置必要的車輛裝備等，由此背負了一定債務。雖然中央加強兩院工作的《決定》對保障人民法院辦公辦案經費作了規定，但由于地方財政困難，法院自身保障能力有限，致使在硬件投入上相對不足。基層法院在工作站建設、網線布置、電腦購置都處于一個比較低的水平，僅滿足日常功能，視頻、音頻、圖像處理設備較少，不能滿足檔案信息化的需求。

（八）缺乏專業的檔案管理人才。檔案信息化建設對檔案管理人員提出了較高要求，檔案人員不僅要具備檔案專業知識，還要具備法律知識、文史知識，熟練掌握運用計算機、縮微、電子檢索等信息技術。是專業復合型的人才。實踐中檔案管理人員由于對電子文件、電子檔案的收集、保存、維護與利用接觸太少, 檔案管理人員能熟練使用微機的為數不多, 能承擔程序設計和數據維護的更是少之又少, 這是法院檔案信息化建設又一瓶頸。

五、訴訟檔案數字化管理的完善建議

（一）通過利用先進的數字化技術手段，有步驟地開展包括紙質、照片、庭審錄像等各類傳統載體訴訟檔案的全面數字化工作，建立本單位或本轄區的紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫。由最高院牽頭，通過統一組織，統一規劃，利用技術手段，采用統一標準，最終實現全國四級法院訴訟檔案數據庫聯網，使全國法院系統內部人員在自身權限范圍內，能夠方便快捷地進行網絡調閱。同時與公安、法院部門的檔案管理系統對接，在設定查詢權限的前提下，實現公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

（二）進一步加強和完善法院信息化基礎網絡平臺建設，提高網絡系統支撐能力。加快完善法院專線網和局域網建設，實現各級法院網絡的互聯互通和全面覆蓋，優化網絡性能，提高網絡質量。加快網絡安全保密建設，提高抵御安全風險的水平。全面實施涉密信息系統分級保護和非涉密信息系統等級保護工程，重點建設符合國家安全保密要求、滿足法院檔案信息化需要的安全保密平臺。

（三）要把檔案信息化建設納入本單位的總體規劃。要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，大力推進檔案電子化基礎設施建設，完成檔案電子化工作，充分發揮檔案室的各項功能和作用。加快檔案目錄數據庫建設。提高檔案檢索利用效率和服務質量。法院檔案室要分階段完成案卷級目錄錄入和檔案文件級目錄錄入，盡快實現全部檔案目錄計算機檢索。與此同時規范檔案移交程序。法院各科室在向院檔案室移交檔案時，必須嚴重按照檔案管理規章制度執行，第三人不得隨便進出檔案室和接觸檔案，檔案管理人員做到嚴格保密。積極推進檔案全文數據庫建設。法院檔案室要從重要科室檔案入手，開展檔案數字化工作，對照片、錄音錄像檔案進行數字化轉化工作，建立相關的全文數據庫，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。

（四）加強電子文件歸檔管理。根據新形勢下檔案管理要求，檔案室要根據電子檔案接收、保管、利用的技術方法，加強對全院電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，保證有保存價值的電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。按照電子文件與紙質文件并存的原則，實行電子文件和紙質文件歸檔雙軌制。今后，法院各科室在向檔案室移交檔案時，必須將紙質文件和電子文件同步移交，缺一不可。積極采取措施，有計劃、有步驟地對檔案資料進行數字化技術處理。

（五）充分利用和發揮互聯網網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。向法院提供網上查詢和使用服務，進一步發揮檔案信息資源的服務作用。促進檔案信息資源共享。以政務網站為主體，利用法院統一的網絡出口與其他地區檔案網站鏈接，形成方便快捷、四通八達的檔案工作信息網。

（六）加強培訓，提高素質。要加強檔案信息化業務培訓，將電子文件歸檔、檔案數字化加工等技術納入培訓內容，要積極引進信息化建設人才，培養和造就一批懂信息技術，熟悉檔案業務的復合型人才，不斷提高運用現代化技術管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設的要求不斷更新觀念。為適應新時期檔案信息化工作的需要，提高檔案員自身的業務能力，應多創造外出學習的機會，多取經，開闊視野。配備政治素質好，業務水平高、具有現代化管理技能的專職檔案員，按照最高人民法院《關于進一步加強和改進全國法院機關檔案工作信息化建設的意見》文件提出的具體要求及《電子文件歸檔與管理規范》的有關規定，有計劃的做好檔案目錄數據庫建設、電子文件歸檔等工作；建立嚴格的責任追究制，誰主管，誰負責，嚴格貫徹執行《人民法院訴訟檔案管理辦法》，制定具體的操作辦法和措施，保證檔案信息化建設的順利進行。

（七）轉變傳統觀念，樹立正確的檔案管理意識。觀念的落后是最大的落后。在法院檔案信息化建設中, 每個干警都面臨著傳統觀念的轉變,法院檔案信息化是法院現代化建設的重要標志，各級領導必須占領制高點，拓寬大視野，提高思想認識，增強緊迫感和責任感，識檔案資源信息化對檔案事業創新與發展的重要性, 切實把檔案資源信息化提到戰略高度來思考, 這是檔案事業生存與發展的問題, 也是創新與改革的方向。各位檔案管理人員也要樹立現代檔案管理、利用意識, 逐步使檔案工作從傳統的館藏模式向檔案信息中心過渡。認清面臨的挑戰和機遇, 加強工作責任感, 樹立現代化管理思想,不斷加強相關專業知識的學習，努力用現代化管理手段去管理檔案, 適應時代發展的要求。

結語

當今時代，訴訟檔案信息化建設是一種新的發展趨勢和選擇。然而，法院檔案信息化建設還存在諸多瓶頸，要實現檔案信息化任重而道遠，這就需要檔案法院系統以及相關檔案管理人員的不懈努力，克服困難，加快推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平，更好地為審判工作服務