第一篇：談農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化論文

一、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的原則

1規(guī)范操作原則在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，無論是紙質(zhì)載體數(shù)字化，還是接受電子文件，都必須制定和實(shí)施農(nóng)業(yè)科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃，有序推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、程序規(guī)范化，盡可能避免在保管和使用中出現(xiàn)各自為政、互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，提高數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率。

2安全管理原則任何事情的發(fā)展都是矛盾的結(jié)合體，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)雖然比傳統(tǒng)的管理模式有較大優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知，隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，必須采取有效的安全防范措施，充分保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全性。

3效益優(yōu)先原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的財(cái)力、人力、物力，因此，必須以利用需求為導(dǎo)向，將年限較長、具有館（室）藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農(nóng)業(yè)科技檔案優(yōu)先數(shù)字化，達(dá)到效益最大化。

4分工協(xié)作原則農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)相當(dāng)繁瑣，涉及面廣，必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長期堅(jiān)持、相互理解的工作理念，充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用，明確工作任務(wù)，落實(shí)責(zé)任分工，真正做到各司其職，各施其能，協(xié)調(diào)配合，共同推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1建立高效的農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集和存儲(chǔ)平臺(tái)根據(jù)數(shù)字化檔案管理的要求，健全農(nóng)業(yè)科技檔案信息采集平臺(tái)。一是，建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室（即電子文件備份站），配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和電子文件的采集工作；二是，建立掃描工作室，配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉(zhuǎn)換儀等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)科技檔案由傳統(tǒng)介質(zhì)向電子信息的轉(zhuǎn)換；三是，建立安全可靠的科技檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采取磁盤陣列柜、磁帶機(jī)、光盤庫等設(shè)備，進(jìn)行磁盤陣列自動(dòng)備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全存儲(chǔ)。

2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)配合數(shù)字化檔案的建設(shè)目標(biāo)，逐步建立動(dòng)態(tài)更新的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，綜合檔案室內(nèi)建立農(nóng)業(yè)科技檔案檢索數(shù)據(jù)庫，在室外建立與農(nóng)業(yè)科技相關(guān)的電子文件歸檔系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)接口統(tǒng)一，動(dòng)態(tài)及時(shí)歸檔。

3建立和完善農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源庫完善資源庫建設(shè)是做好農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)，主要有兩個(gè)不同層次：一是，農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)選定農(nóng)業(yè)科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，將室藏農(nóng)業(yè)科技檔案的案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)目錄全部輸入微機(jī)，建立科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并加強(qiáng)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量控制，規(guī)范著錄標(biāo)引，包括著錄格式的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄數(shù)據(jù)的完整性和著錄數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化；二是，農(nóng)業(yè)科技檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等技術(shù)將館（室）藏紙質(zhì)載體的農(nóng)業(yè)科技檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，并將掃描件與機(jī)讀目錄對(duì)應(yīng)掛接，實(shí)現(xiàn)全文檢索。

4建設(shè)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括農(nóng)業(yè)科技檔案信息網(wǎng)站建設(shè)、內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)等，與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，建立上至國家科技檔案館，下聯(lián)農(nóng)業(yè)部門和農(nóng)業(yè)科研單位，形成四通八達(dá)的“農(nóng)業(yè)科技檔案信息高速公路”，向廣大科技人員提供農(nóng)業(yè)科技檔案各類信息的服務(wù)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的保障措施

1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)做好農(nóng)業(yè)科技檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。各級(jí)農(nóng)業(yè)部門及農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的支持力度，把農(nóng)業(yè)科技檔案建設(shè)納入科34農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊：資源建設(shè)技工作計(jì)劃，將其置于科研同等重要的位置。

2提高歸檔質(zhì)量農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題，時(shí)間一般跨度較長，這就要求檔案管理人員必須樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，參與到課題當(dāng)中，與科研人員一起共同做好農(nóng)業(yè)科技檔案材料的形成、積累、歸檔、數(shù)字化工作。此外，還要確保領(lǐng)導(dǎo)和廣大科技人員能夠隨時(shí)、快捷、高效地借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查詢農(nóng)業(yè)科技檔案信息。

3健全制度提升管理水平為了實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)，提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理水平，應(yīng)制定符合科研單位實(shí)際的農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度，制定歸檔范圍、歸檔內(nèi)容與保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等。歸檔制度的內(nèi)容必須具體、明確、細(xì)化，有很強(qiáng)的可操作性，使廣大科技人員明確哪些資料應(yīng)當(dāng)歸檔。同時(shí)要配備精通檔案業(yè)務(wù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。

4實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值加強(qiáng)檔案利用是農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)的根本目的。要開展多形式、多渠道、多層次的開發(fā)利用，向廣大科技人員提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的利用價(jià)值，服務(wù)科研、服務(wù)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)。

5保證信息安全信息時(shí)代，數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案對(duì)檔案管理提出了更高的安全管理要求。除了嚴(yán)格遵守科技保密原則和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法的規(guī)定外，還要在農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，增強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，采取切實(shí)有效的安全技術(shù)手段和管理措施，存儲(chǔ)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的設(shè)備要安裝高效的防毒防竊軟件，要及時(shí)對(duì)各種農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行備份儲(chǔ)存，確保農(nóng)業(yè)科技檔案信息的安全可靠。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)工程，它需要投入更多的人力、物力和技術(shù)力量，不可能一蹴而就。我們應(yīng)當(dāng)本著為發(fā)展農(nóng)業(yè)科研事業(yè)，促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技進(jìn)步，發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)生產(chǎn)為己任，以農(nóng)業(yè)科技檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大農(nóng)業(yè)科技檔案資源開發(fā)為目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代化管理手段，逐步實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案資源數(shù)字化、農(nóng)業(yè)科技檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，努力實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案資源共享。

第二篇：論農(nóng)業(yè)科技檔案的利用農(nóng)科論文

1農(nóng)業(yè)科技檔案的收集

1.1制定收集歸檔范圍

與其他科技研究工作不同的是,農(nóng)業(yè)研究大部分是在田間地頭進(jìn)行,所以農(nóng)業(yè)研究數(shù)據(jù)的內(nèi)容和分類比較復(fù)雜,數(shù)據(jù)采集量大增加了農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累的難度。這就要求檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況,制訂詳細(xì)的農(nóng)業(yè)科技文件材料歸檔范圍,讓科技人員清楚什么材料需要上報(bào)歸檔。通過確定收集資料的種類、形式、內(nèi)容等來強(qiáng)化對(duì)檔案形成過程的控制,保證資料來源的完整性和豐富性,以此來完善科技檔案的收藏。

1.2定時(shí)收集信息歸檔

科研工作的內(nèi)在競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致一些科研人員為了個(gè)人榮譽(yù)和個(gè)人利益,將在科研工作中一部分科研資料當(dāng)作個(gè)人資源而不及時(shí)歸檔,從客觀上影響了科技檔案歸檔的完整性。并且農(nóng)業(yè)科研周期普遍較長,農(nóng)業(yè)科技信息處理后得到的結(jié)果需要時(shí)間驗(yàn)證,這無疑延長了農(nóng)業(yè)科技檔案收集歸檔的時(shí)間。

因此,就目前的情況來看,需要制定合理的收集時(shí)間,定期收集農(nóng)業(yè)科技資料歸檔,如每次收集的時(shí)間間隔太長,將導(dǎo)致檔案更新速度過慢,使最新農(nóng)業(yè)科技信息難以共享。時(shí)間間隔太短又會(huì)增加不必要的人力物力,對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量的增補(bǔ)不顯著。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)合理的時(shí)長定時(shí)到各科室收集應(yīng)歸檔的材料,督促有關(guān)人員及時(shí)補(bǔ)辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料,填補(bǔ)信息空白處。

2農(nóng)業(yè)科技檔案的保存

隨著時(shí)代的進(jìn)步,電子信息技術(shù)飛躍發(fā)展,特別是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,使得檔案工作由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變[6],檔案的形式也由紙質(zhì)文本、實(shí)物向電子文檔、圖片、和數(shù)據(jù)等形式轉(zhuǎn)變。這樣的轉(zhuǎn)變給檔案的保存提供了極大地便利,對(duì)檔案的保存條件也有了更高的要求。

2.1將農(nóng)業(yè)科技信息數(shù)字化

多年來,廣大農(nóng)業(yè)科技人員積累了大量的第一手真實(shí)、有效的科研資料,這些資料大部分是以紙質(zhì)物的形式存在,存放這些資料需要很大的空間。隨著科技的進(jìn)步,通過將科技檔案進(jìn)行整理、錄入、掃描圖形圖表等一系列工作,把紙質(zhì)文本轉(zhuǎn)化成數(shù)字存放于磁性材料、光盤和硬盤等載體上,除了可以大量節(jié)約存儲(chǔ)空間,還可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳送這些資料,極大的提升了農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率。

2.2建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫

目前,國家加大對(duì)農(nóng)業(yè)研究的投入,農(nóng)業(yè)科技信息量不斷增加,傳統(tǒng)手工管理紙質(zhì)檔案的方式已無法滿足檔案收錄的要求,隨著計(jì)算機(jī)的普及,通過建立農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫,可以把傳統(tǒng)紙檔案以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫中,方便檔案管理員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,也有利于科研人員通過搜索關(guān)鍵字迅速準(zhǔn)確獲取信息,不僅提高科研人員工作成效,也提高檔案的利用率,從而加速了科研發(fā)展進(jìn)程。

2.3配備現(xiàn)代化設(shè)備

檔案數(shù)字化目前用得最多、效率最高的是掃描法,掃描法是將原始檔案文件放在掃描儀平板上,通過掃描儀把文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖形輸人計(jì)算機(jī),經(jīng)文字識(shí)別、校對(duì)后,轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案[8]。掃描儀的分辨率參數(shù)、亮度參數(shù)、掃描速度都影響到數(shù)字化檔案的質(zhì)量,因此配備性能優(yōu)越、質(zhì)量過硬的掃描儀對(duì)于檔案數(shù)字化是極為重要的。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)化后存入數(shù)據(jù)庫中便于廣大科技人員查詢使用,數(shù)據(jù)庫的正常運(yùn)行需要強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)平臺(tái),這就要求計(jì)算機(jī)的硬件系統(tǒng)能夠支持這個(gè)平臺(tái)。

3農(nóng)業(yè)科技檔案的利用

加快科技成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用可以大力的促進(jìn)我國農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的增長,使科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,有利于農(nóng)業(yè)、農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。然而,這一終極目標(biāo)可以通過提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來實(shí)現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的意義在于使科技成果更好地被交流和利用。傳統(tǒng)的檔案利用方式有:到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件等。在信息化時(shí)代里,被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替,人們可以通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。

3.1建立查詢檢索系統(tǒng)

科研檔案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強(qiáng),需要不斷完善服務(wù)方式和手段,特別是充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立快捷、實(shí)用的查詢檢索系統(tǒng),以滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對(duì)技術(shù)檔案的檢索需求,提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。發(fā)達(dá)國家普遍建立了完善的檔案數(shù)據(jù)庫,形成了強(qiáng)大的信息檢索能力,為廣大讀者提供先進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)。例如英國國家檔案館通過建設(shè)國家檔案目錄信息網(wǎng),全球用戶可以隨時(shí)隨地利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息檢索。

3.2制定合理利用制度

科技檔案的核心內(nèi)容是科技成果,一部分科技成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán),因此,許多檔案具有機(jī)密性。正確處理科技檔案保密與開發(fā)利用的關(guān)系,正確劃分檔案開放與限制利用范圍的同時(shí),積極做好科技檔案信息資源的開發(fā)利用工作,可以擴(kuò)大科技檔案的利用范圍。這樣,需要制定合理的檔案利用制度。在日常管理工作中正確處理保密和提供利用的關(guān)系,根據(jù)實(shí)際情況劃定密級(jí),保密檔案可適時(shí)解密。嚴(yán)格控制高機(jī)密性檔案的使用范圍,設(shè)定合理的檔案的外借制度。建立催還制度,加速檔案周轉(zhuǎn)。

3.3做好檔案信息編研工作

編研工作的實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案資源進(jìn)行深層開發(fā),是根據(jù)信息可以擴(kuò)展和濃縮的原理對(duì)檔案的原生信息進(jìn)行深度加工,把散存在檔案中的相關(guān)信息集中起來進(jìn)行綜合或分類,以便及時(shí)、有效地向利用者提供綜合性的或?qū)ｎ}性的檔案信息。

顯而易見,編研工作可以為廣大科研工作提供更加全面、豐富的科技信息,但是這要求參與編研工作的檔案管理人員具有一定的專業(yè)知識(shí),編研工作涉及的信息量大,因此工作量巨大是不可避免的,需要檔案管理人員付出極大的努力。科研檔案管理工作是一項(xiàng)極為重要的基礎(chǔ)工作,檔案收集、保存和利用工作做得好與壞直接關(guān)系到檔案的數(shù)量與質(zhì)量,要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好,才能更好地為科技發(fā)展服務(wù)。

隨著“科技是第一生產(chǎn)力不斷”被論證,科技檔案管理工作也顯得日益重要。完善農(nóng)業(yè)科技檔案收集、保存和利用,為科研工作提供有價(jià)值的科技檔案信息資源,對(duì)提高科研水平有著十分重要的意義。

第三篇：檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案數(shù)字化建設(shè)方案

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識(shí)別、數(shù)字校對(duì)、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 DA/T18-1999《檔案著錄規(guī)則》 1.制訂批次計(jì)劃

為在數(shù)字化處理過程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理以及對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進(jìn)行。2.檔案出庫交接

根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫，對(duì)出庫的檔案進(jìn)行完整性檢查。

對(duì)通過完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳細(xì)登記《資料出庫單》。

確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性； 3.目錄著作

按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等。4.檔案整理

對(duì)出庫待加工的檔案進(jìn)行掃描前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。拆除裝訂

影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。資料及檔案內(nèi)的成冊(cè)資料嚴(yán)禁拆除。區(qū)分掃描件和非掃描件

區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。頁面修整

對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，先期進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進(jìn)行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。檔案整理登記

詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起止頁號(hào)和頁數(shù)等情況。裝訂

掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進(jìn)行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。5.檔案掃描

黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。

照片以原色彩為準(zhǔn)（600dpi）TIFF格式掃描。保證掃描圖像效果原原件吻合。

大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。

需要進(jìn)行OCR文字識(shí)別的檔案，掃描分辨率≥300dpi。對(duì)資料等成冊(cè)材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。核對(duì)每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實(shí)際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。

圖片命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。掃描時(shí)保證檔案原件不被損壞。6.圖像處理 糾偏

偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污

圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。圖像拼接

大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。栽邊處理

去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。深淺度調(diào)整

圖像深淺度不一致時(shí)進(jìn)行修復(fù)，保證圖像的深淺度一致。7.OCR識(shí)別

運(yùn)用先進(jìn)的OCR識(shí)別軟件，對(duì)掃描的圖像進(jìn)行文字識(shí)別

8.圖像存儲(chǔ)

采用TIFF、JPG格式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)時(shí)選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲(chǔ)容易為準(zhǔn)則。

供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，存儲(chǔ)為PDF文件格式，進(jìn)行過文字識(shí)別的，形成文件文字層。

紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件名。多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。9.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

關(guān)鍵項(xiàng)檢驗(yàn)和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。

抽檢工作由專為進(jìn)行操作，操作結(jié)果進(jìn)行記錄。數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達(dá)到95%以后確保質(zhì)量。10.數(shù)據(jù)掛接

運(yùn)用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對(duì)應(yīng)起來，并生成索引文件。

匯總掛接

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。11.數(shù)據(jù)自檢

建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系，對(duì)加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢必須達(dá)到《檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》的，才能遞交進(jìn)行驗(yàn)收。12.數(shù)據(jù)驗(yàn)收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

數(shù)據(jù)校對(duì)員進(jìn)校對(duì)過程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進(jìn)行校對(duì)。

首批數(shù)據(jù)采用全檢方式

以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查。

檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查。13.數(shù)據(jù)備份

經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。

同一份文件，不跨二片DVD片號(hào)

光盤表面標(biāo)示光盤片編號(hào)并注明光盤目錄索引信息

光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進(jìn)行比對(duì)一次，確保檔案資料無遺漏及正確性。14.成果管理

加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的成果管理，確保安全、完整和長期可用。15.檔案入庫

重新整理后的檔案按照順序返還，對(duì)檔案的完整性進(jìn)行檢查。拆除過裝訂物的檔案按原檔案保管單位重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變。

第四篇：館藏檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案管理過程中一場(chǎng)深刻的革命，在石化集團(tuán)公司對(duì)各單位“廣泛應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò) 化技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)數(shù)字化檔案館”的要求下，我館作為試點(diǎn)單位，開始了建設(shè)數(shù)字檔案館的摸索。館藏檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前期工作，是組成數(shù)字檔案館的主要資源。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的共享和統(tǒng)一利用，同時(shí)也為了保護(hù)檔案原件，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化加工勢(shì)在必行。

一、目前檔案數(shù)字加工面臨的問題

1、數(shù)字化對(duì)象數(shù)量龐大、類型多樣

中原油田檔案館是油田檔案資源的管理服務(wù)中心，伴隨著油田的勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)，形成了大量的檔案資料。目前庫藏紙質(zhì)檔案約230多萬卷，錄音錄像檔案14305盤，照片檔案56116張，底圖640087張，磁帶60512盤，光盤1329張，檔案數(shù)量以每年10多萬卷的速度遞增。如果把目前館藏檔案全部數(shù)字化，將是一項(xiàng)經(jīng)年累月的浩大工程。

2、檔案數(shù)字化效率問題

在數(shù)字化流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要進(jìn)行質(zhì)量控制，而這就需要大量的工作時(shí)間為保障。以紙質(zhì)檔案為例，陳舊發(fā)黃的油印文件與現(xiàn)行的打印文件相比，識(shí)別率明顯要低很多，已損壞的文件還需要修復(fù)處理，甚至有些文件識(shí)別下來并不會(huì)比手工錄入快。

3、部門之間的協(xié)調(diào)問題

館藏檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)需要投入大量人力、物力和財(cái)力的工程，不僅僅是檔案信息部門的事情，還會(huì)涉及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、檔案保管部門等。爭(zhēng)取分管領(lǐng)導(dǎo)的支持與協(xié)調(diào)，才是館藏檔案數(shù)字化工作得以順利進(jìn)行的保障。

二、館藏檔案數(shù)字化的實(shí)施

1、做好檔案鑒定工作，突出重點(diǎn)

由于我館保管的檔案數(shù)量龐大，檔案的價(jià)值也各有不同，所以不可能將全部檔案數(shù)字化，既浪費(fèi)有限的資金，又會(huì)增加檔案部門的工作量。因此，要根據(jù)館藏實(shí)際情況，先進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定，篩選重要全宗，突出重點(diǎn)，有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。第一，對(duì)檔案館中保存年代久遠(yuǎn)已瀕臨損壞的珍貴老檔案進(jìn)行數(shù)字化。第二，對(duì)具有長遠(yuǎn)使用價(jià)值且不方便用戶反復(fù)翻閱的原件檔案進(jìn)行數(shù)字化。第三，對(duì)利用率高、需求量大的開放檔案進(jìn)行數(shù)字化。第四，針對(duì)主體服務(wù)對(duì)象，對(duì)具有油田特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2、細(xì)分檔案數(shù)字化加工流程，嚴(yán)格控制精度

按照先公開后保密、先近期后 歷史 的原則，分步開展數(shù)字化加工工作。以紙質(zhì)檔案為例，2000年以來的公文檔案、數(shù)據(jù)庫中未有的且利用率較高的勘探開發(fā)類檔案、油田生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案、局級(jí)科研檔案進(jìn)行全文錄入。

①整理拆分：從檔案管理員處填寫《檔案領(lǐng)取記錄單》，并領(lǐng)取檔案后，以件為單位拆除檔案的裝訂線，區(qū)分出需掃描的檔案材料。對(duì)檔案進(jìn)行整理，將其中夾雜的紙屑以及訂書針等金屬物全部去掉，對(duì)已破損的文件進(jìn)行必要的修復(fù)，對(duì)于不清楚的文件資料在征得檔案管理員的同意后進(jìn)行素描，以保障掃描圖像的質(zhì)量。

在檔案整理拆分過程中，對(duì)于破損的檔案材料要做相應(yīng)登記，在征得檔案管理員的同意后，用透明膠從背面粘合。破損情況嚴(yán)重、無法粘合的，可用專用紙?jiān)诒趁嫱幸r進(jìn)行文件的修復(fù)；也可復(fù)印后掃描。

②檔案掃描：檔案經(jīng)過整理后，將需要掃描的案卷交給檔案掃描人員，紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

第五篇：檔案數(shù)字化安全管理制度

檔案數(shù)字化安全管理制度

為加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，特制訂本制度。

（一）檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。

（二）檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。

（三）在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場(chǎng)進(jìn)行全程監(jiān)督，及時(shí)解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患。

（四）檔案部門工作人員根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對(duì)已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。

（五）檔案部門對(duì)數(shù)字化加工單位指定從事數(shù)字化生產(chǎn)的工作人員信息進(jìn)行登記備案。同時(shí)，每個(gè)工作日到場(chǎng)的工作人員需進(jìn)行簽到登記，簽到表由現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。

（六）檔案部門必須與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任。數(shù)字化加工單位同時(shí)必須與從事檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。

（七）生產(chǎn)加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲(chǔ)介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。

（八）檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的掃描儀必須符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，并按涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用。不得使用無保密保障的掃描設(shè)備。

（九）檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中所使用的計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守計(jì)算機(jī)有關(guān)保密管理規(guī)定。根據(jù)所處理檔案的最高密級(jí)，確定計(jì)算機(jī)及其存儲(chǔ)介質(zhì)的密級(jí)，采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)措施。

（十）使用計(jì)算機(jī)及設(shè)備禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)，必須與其他網(wǎng)絡(luò)完全物理隔離。不得安裝具有無線互聯(lián)功能的硬件模塊和聯(lián)接無線鼠標(biāo)、鍵盤等無線互聯(lián)的外圍設(shè)備。任務(wù)完成后，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)按涉密計(jì)算機(jī)使用、管理、或者拆除硬盤。

（十一）使用的移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)。按涉密載體進(jìn)行管理，不得在非涉密計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上使用。

（十二）生產(chǎn)加工場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)安裝攝像頭，隨時(shí)監(jiān)控生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)情況。

（十三）生產(chǎn)加工場(chǎng)所應(yīng)有專門的休息室或儲(chǔ)物柜，便于工作人員存放私人物品。嚴(yán)禁將手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、私人移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備帶入生產(chǎn)加工場(chǎng)所。