第一篇：檔案數字化流程與規范

檔案數字化流程與規范

一、檔案接收

檔案接收概述：

檔案接收是數字化加工流程的第一步。為了保證檔案接收過程中，檔案數目無誤，檔案實體的安全，接收時要對檔案資料進行詳細登記，建立電子/紙質接收登記和入庫登記本，不出現漏登記或重復登記，記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，對所接收的檔案資料進行兩人以上交叉核對、檢查，與客戶進行書面交接并簽字確認。

實體記錄：檔案的物理位置（庫排架位置）、檔案的數量，檔案年代、全宗號、案卷號、目錄號、檔號、存放箱號等信息。

針對接收檔案形成檔案管理臺賬，保持檔案的完整性。

準備檔案箱，按批次接收檔案，并填寫記錄清單，雙方簽字確認。質量管理措施：根據用戶的電子或紙質的檔案目錄清單與我方的下架接收清單進行比對。如發現有誤，打印出勘誤表由客戶簽字確認。

接收客戶檔案的電子目錄文件、光盤等。

二、檔案整理

檔案整理概述：

在圖像掃描數字化加工之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行基本整理，包括盒內文件排序、標盒流水號、記錄檔案物理狀況、拆除裝訂物，編寫頁碼、做好前期基本整理工作，確保檔案數字化加工質量。

檔案整理流程：

1.對每盒檔案的文件順序按照統一的規則進行排列，具體的排列順序由本單位客戶提供標準；

2.盒內文件順序排列好后，對每頁檔案進行編頁，一盒一個大流水號，采用2B鉛筆統一編在檔案的右上角，背面有字的編在頁面的左上角；

3.檔案拆裝：根據采購方的檔案分類對檔案進行起訂、去除金屬裝訂物，排序的工作，核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁、圖表頁），包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，建立電子/紙質檔案資料分類接收清單和出庫登記本，拆訂整理好的檔案用夾子夾起，以防錯亂,裝訂的標準是左對齊、下對齊。

4.檔案修復：有破損的地方在備考表中注明，對于卷邊或邊緣破損嚴重的檔案、過于窄小的文件頁，用宣紙在檔案四周加邊或接邊，并按照裱補原則，先加長邊，后加短邊；對于多份文件粘連得情況，采用干揭法小心揭開；對于粘連嚴重、無法分開的則登記，不在分開。

5.對于裝訂成冊、不便拆裝的文件，可直接采用專業的PS7000不拆卷掃描儀直接掃描。這樣即可以保證不拆除檔案文件，又可以保證圖像的清晰與完整。

6.對整理完成的文件進行詳細登記，形成“檔案整理記錄清單”，提交客戶，以備查驗。7.檔案整理清單表單（整理人、年度、盒號、卷數、件數、頁數、破損情況、備注）

三、目錄著錄（案卷目錄、卷內目錄）

傳統組卷目錄著錄分為：案卷目錄與卷內目錄。簡化組卷目錄著錄分為：卷內目錄 案卷目錄與卷內目錄簡述：

案卷目錄:要體現出本案卷內所有文件的主題，也就是概括本案卷內所有文件的中心思想。

卷內目錄:與案卷目錄不同，卷內目錄要反映的內容是每一件的文件

主題。著錄項目: 案卷目錄:年度、檔號、全宗號、目錄號、案卷題名、起止日期、頁數、件數、等字段

卷內目錄:年度、全宗號、目錄號、檔號、件號、文號、文件題名、文件日期、頁數、等字段

著錄軟件：著錄軟件著錄方式為兩錄一校。（即兩個人著錄同樣的數據，校對時用軟件對比兩個人的數據是否一致）

兩錄一校（著錄軟件）： 由于檔案的數量較多，導致檔案目錄也不斷增加。為了防止在檔案錄入后生成的電子目錄數據庫中數據出現不必要的錯誤或不規范，利用我公司兩錄一校目錄錄入質量管理軟件，對檔案錄入進行準確性的質檢。即兩個人著錄同一內容的目錄，由軟件進行自動對比，如有錯誤自動返紅顯示，第三個人與原檔案文件對照進行更改。

四、檔案掃描規范及分工

(1).操作掃描儀人員：

1.檔案掃描：文書檔案采用200分辨率、照片檔案使用600分辨率進行掃描（分辨率也稱DPI）,掃描圖像分為彩色儲格式為：JPEG。

2.圖紙掃描：主要分為工程與基建圖紙，掃描圖紙有兩種方式：

a.利用專業的寬幅圖紙掃描儀對需要掃描的圖紙進行加工。

b.利用普通掃描儀對需要掃描的圖紙進行多頁掃描，在圖像處理時將多頁圖像拼接，還原為原圖紙樣式。

3.圖像掃描文件夾建立方式從根目錄開始依次為：全宗號-年度、期限、件號。在件號的文件夾內保存該件每一頁的掃描圖像。圖像與件號命名：不足5位前面用0補齊，如圖像：00001.jpg、件號：00001。

注意事項：

1.掃描完成后的圖像應避免出現掃缺、漏掃、掃重等情況。2.掃描時要將文件放端正、壓平再掃。

3.掃描時適時掌握掀蓋、放紙、拿紙等流程，防止掀蓋過早造成文件掃缺。

4.掃描尺寸分為A4、A3兩種形式，如特殊紙張超出A4掃描范圍，可用A3尺寸進行掃描。

5.掃描時仔細對應文件頁碼編排順序，如發現編錯頁、編漏頁等情況，及時交給整改人員進行修改。

6.掃描完成后的電子圖像要放在與檔案實體檔號相對應的文件夾內進行存儲，文件夾內的圖像絕不能有“張冠李戴”的現象產生。

(2)圖像處理人員： 圖像處理概述：圖像處理主要是針對掃描完成后的電子圖像進行加工處理，利用圖像處理軟件可對掃描后的電子圖像進行旋轉、糾斜、剪邊、裁切、去躁等處理，還具有局部加粗、減淡等功能，處理完成后的圖像要求居中、清晰、端正，無其它干擾信息。

1.圖像處理時要求保留頁面全部內容(包括頁面內容與頁碼)。2.每一頁圖像都需要旋轉為正常閱讀視角。

3.對角度傾斜的圖像進行糾斜，糾正后即可進行下一步操作(不能影響圖像清晰度)。對角度傾斜且需要旋轉的圖像進行操作時，要先糾斜后旋轉。4.圖像周圍不能有過多的白邊，如果白邊過多影響美觀必須進行裁取為合適的頁面大小，如A4大小就得按A4大小的比例進行裁取。

5.彩色圖像處理時如遇圖像邊緣有字，字比較貼邊，要留出（1~2）毫米白邊（如圖像邊緣無字，則不需留邊）。

6.圖像的大小(像素)要基本一致。

(3)圖像質檢人員（可讓掛接人員用時進行）

經過掃描、圖像處理后的電子圖像，質檢員就可以進行圖像終檢，圖像終檢是圖像掃描與圖像處理最終的一次質量檢驗，也是特別精細的一道工序。要做一名優秀的質檢員必須具備過硬的專業知識、豐富的實際操作經驗、較強的責任心才能把質檢工作做好。圖像終檢方法：利用ACDSee 及柯達映像軟件對處理完成的圖像進行逐頁質檢，該工序主要針對圖像處理后的數據進行核對、質檢，終檢主要對圖像處理后的電子圖像進行質量檢查，（包括圖像是否清晰、版面是否居中、是否傾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格圖像要返回到處理人員手中進行返工處理（并詳細記錄錯誤率），返工完成后質檢人員要對返工后的圖像進行再次質檢，直到該圖像合格為止。

(4)掛接人員（終檢）掛接：將錄入完成的成品目錄導入到數據庫中，通過數據掛接軟件或其他工具將其與質檢完成的掃描圖像進行掛接，來實現目錄與圖像的一一對應關系。以方便各單位、各部門通過檔案管理系統對加工檔案進行正確、快速的查詢與檢索。

終檢：在掛接的同時核對掃描的頁數與目錄頁數與文件的目錄是否一致，如不一致需對與原件進行校對并修改。

五、刻盤

將最終掛入前的掃描圖像的目錄及圖像一起刻入光盤。

第二篇：紙質檔案數字化規范DAT31-2017

紙質檔案數字化規范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字體 / 縮小字體

發布機構：萬源市檔案局

發布日期：2018-04-16

紙質檔案數字化規范DA/T31—2017

前言

本標準按照GB/T 1.1-2009給出的規則起草。本標準替代DA/T 31-2005《紙質檔案數字化技術規范》。

本標準與DA/T 31-2005相比，主要技術變化如下： ——標題進行了修改；

——增強組織與管理部分的內容，完善數字化工作中管理相關要求； ——增強數字化前處理部分的內容，包括對實體檔案保護和檔案規范化管理方面的要求；

——增加數字化過程中元數據采集的要求； ——修改了檔案掃描部分參數要求；

——修改了圖像處理部分內容，更加強調保持檔案原貌的要求； ——細化了數字化成果驗收的內容；

——刪除原標準數據備份和數字化成果管理相關內容。本標準由國家檔案局提出并歸口。本標準起草單位：國家檔案局檔案科學技術研究所、國家檔案局信息管理中心、國家檔案局技術部。

本標準主要起草人：王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋涌、王大眾、田軍、曹燕、李華峰。本標準所代替標準的歷次版本發布情況為： ——DA/T 31—2005。

引

言

DA/T 31-2005的發布實施，從技術標準方面對紙質檔案數字化工作提出了要求，很好的促進了紙質檔案數字化工作向科學化、規范化的方向發展，在檔案信息化工作中發揮了重要作用。

由于紙質檔案數字化工作所依賴的信息技術發展迅速，經過10年的時間，數字化設備、存儲、網絡等技術條件都發生了較大變化，同時，紙質檔案數字化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發展。因此，及時對本標準進行修訂，適時調整相關要求，從檔案行業層面科學規范紙質檔案數字化工作，具有重要的現實意義。

標準本次修訂更加注重我國紙質檔案數字化工作自身的特點，結合目前信息技術發展的水平，提出適用于檔案行業的紙質檔案數字化工作的規范性要求。

紙質檔案數字化規范 范圍 本標準規定了紙質檔案數字化技術和管理要求。本標準適用于采用掃描設備對紙質檔案的數字化加工過程的管理。規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 20530-2006 文獻檔案資料數字化工作導則 DA/T 1 檔案工作基本術語 DA/T 18 檔案著錄規則

ISO/TR 13028 信息與文獻 檔案數字化實施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）術語和定義

GB/T 20530-2006、DA/T

1、DA/T 18界定的以及下列術語和定義適用于本文件。

3.1數字化 digitization

利用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。3.2數字圖像digital image

表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續圖像產生。

3.3紙質檔案數字化digitization of paper-based records 采用掃描儀等設備對紙質檔案進行數字化加工，使其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數字圖像，并按照紙質檔案的內在聯系，建立起目錄數據與數字圖像關聯關系的處理過程。

3.4分辨率resolution

單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英寸點數(dpi)表示。總則

4.1 各單位應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素統籌規劃、科學開展紙質檔案數字化工作。紙質檔案數字化工作的開展應遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建議。

4.2 紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。

4.3 應采取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數字化成果質量。紙質檔案數字化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度地展現檔案原貌。

4.4 紙質檔案數字化過程中，應保存數字化項目信息、技術環境、數字化各類技術參數等方面的元數據。元數據元素的確定應符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 應加強紙質檔案數字化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案信息的安全。

4.6 加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

5．組織與管理

5.1 機構及人員

5.1.1 應建立紙質檔案數字化工作組織，對數字化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數字化工作的順利開展。

5.1.2 應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規范并能夠為紙質檔案數字化工作各環節提供技術支持的技術人員，掌握一定數字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。

5.2 基礎設施

5.2.1 應配備專用加工場地，并進行合理布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質量檢查等工作區域。5.2.2 加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利于檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監控等安全管理的設施設備。

5.2.3 應合理規劃、配備和管理紙質檔案數字化設施設備，確保設施設備安全、先進，能夠滿足數字化工作的需要。

5.3 工作方案

5.3.1 應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數字化工作達到預期目標。

5.3.2 紙質檔案數字化工作方案應包括數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素。

5.3.3 宜對紙質檔案數字化工作方案進行專家論證，確保其科學、規范、合理。

5.3.4 紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執行。工作方案審批結果應與數字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

5.4 管理制度

5.4.1 應制定科學化、規范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數字化成果質量。5.4.2 紙質檔案數字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數據管理、檔案實體管理等方面的制度。

崗位管理制度主要規定數字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業務流程規范、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規范；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環境、網絡、監控設施、現場物品、證件等的管理進行規范；設備管理制度主要對數字化工作各環節涉及的全部設備的管理進行規范；數據管理制度主要對數字化各環節所產生的數據的管理進行規范；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規范。

5.5 工作流程控制

5.5.1 應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規范等，對紙質檔案數字化全過程進行有效的控制，確保數字化成果質量。紙質檔案數字化流程示例參見附錄A。

5.5.2 應加強對紙質檔案數字化工作的全流程安全管理。5.5.3 應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數字化工作過程中后端環節發現前端環節中產生的問題進行及時反饋和修正。

5.6 工作文件管理 5.6.1 應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數字化工作文件，以此加強對數字化工作的管理。主要包括紙質檔案數字化工作方案、紙質檔案數字化審批書、紙質檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、紙質檔案數字化成果移交清單等，采取外包方式實施時，還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協議等。部分工作單示例參見附錄B。

5.6.2 應加強對紙質檔案數字化工作文件的管理，明確數字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

5.7 檔案數字化外包

5.7.1 紙質檔案數字化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、注冊資金情況等方面嚴格審查數字化加工企業的相關資質；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評估數字化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。

5.7.2 在項目實施過程中，應依據《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發[2014]7號），從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所、數字化加工設備、檔案實體、數字化成果移交接收與設備處理等層面執行嚴格的安全管理要求。

5.7.3 檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。檔案出庫

6.1 檔案保管部門應按照紙質檔案數字化工作方案確定的數字化對象開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，并提交檔案出庫申請，經相關責任人批準后，嚴格按照檔案庫房管理規定為數字化對象辦理出庫相關手續，并與數字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

6.2 紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案，并對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。數字化前處理

7.1 確定掃描頁

原則上應將確定為數字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

7.2 編制頁號

7.2.1 應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。7.2.2 重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。

7.2.3 書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件 或對檔案長期保存造成影響。

7.2.4 應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

7.3 目錄數據準備

7.3.1 按照目錄數據庫建立時制定的數據規則，對照檔案原件內容，規范檔案中的目錄內容。

7.3.2 對需在目錄數據庫中進行標記的情況進行標記。

7.4 拆除裝訂

應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

7.5 技術修復

7.5.1 破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。

7.5.2 折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。目錄數據庫建立

8.1 應制定目錄數據庫數據規則，包括數據字段長度、字段類型、字段內容要求等。目錄數據庫數據規則的制定應符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。

8.2 數據庫選擇應考慮可轉換為通用數據格式，以便于數據交換。8.3 數據庫結構的設計應特別注意保持檔案的內在聯系，有利于紙質檔案數字化成果的管理和利用。

8.4 將紙質檔案數字化前處理工作中對紙質檔案目錄進行修改、補充的結果錄入數據庫，形成準確、完整的目錄數據。

8.5 可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查，包括著錄項目的完整性、著錄內容的規范性和準確性等。發現不合格的數據應及時進行修改。檔案掃描

9.1 基本要求

檔案掃描應根據紙質檔案原件實際情況、數字化目的、數字化規模、計算機網絡和存儲條件等選擇相應的掃描設備，和進行相關參數的設置和調整。參數的設置和調整應保證掃描后數字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

9.2 掃描設備 9.2.1 掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3。

9.2.3 應遵循相關設備的使用規律進行定期維護、保養。

9.3 掃描色彩模式

9.3.1 為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進行掃描。

9.3.2 頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應采用彩色模式進行掃描。

9.3.3 頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進行掃描。

9.3.4 頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

9.4 掃描分辨率

9.4.1 掃描分辨率的選擇，應保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數字圖像后期利用方式等因素。9.4.2 掃描分辨率應不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。

9.4.3 如有COM輸出、仿真復制、印刷出版等其他用途時，可根據需要調整掃描分辨率。需要進行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于于300 dpi；需要進行高精度仿真復制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進行印刷出版的檔案，可結合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

9.5 存儲格式

9.5.1 紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據實際應用的需求而定。

9.5.2 紙質檔案數字圖像利用時，也可從網絡瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉換為PDF等其他格式。

9.5.3 同一批檔案應采用相同的存儲格式。

9.6 圖像命名

9.6.1 應以檔號為基礎對數字圖像命名。圖像命名方式的選擇應確保圖像命名的唯一性。

9.6.2 建議將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

9.6.3 數字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。

9.6.4 應科學建立紙質檔案數字圖像的存儲路徑，確保數據掛接的準確性。圖像處理

10.1 圖像拼接

對分幅掃描形成的多幅數字圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證紙質檔案數字圖像的整體性。拼接時應確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

10.2 旋轉及糾偏

對不符合閱讀方向的數字圖像應進行旋轉還原。對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。

10.3 裁邊

如需對數字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

10.4 去污

如需對數字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產生的污點、污線、黑邊等影響圖像質量的雜質，應遵循展現檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡。

10.5 圖像質量檢查

10.5.1 數字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應重新掃描。

10.5.2 對于漏掃、重掃、多掃等情況，應及時改正。

10.5.3 數字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

10.5.4 對數字圖像拼接、旋轉及糾偏、裁邊、去污等處理情況進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像處理。數據掛接

11.1 應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對

應的紙質檔案數字圖像進行掛接，以實現目錄數據與數字圖像的關聯。

11.2 逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與紙質檔案數字圖像對應的準確性、已掛接數字圖像與實際掃描數量的一致性、數字圖像是否能正常打開等，發現錯誤及時進行糾正。數字化成果驗收與移交

12.1 驗收方式

12.1.1 建議檔案部門成立專門的驗收組對紙質檔案數字化成果進行驗收。

12.1.2 應采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式對紙質檔案數字化成果進行驗收檢驗。

12.2 驗收內容

12.2.1 紙質檔案數字化成果包括數字圖像、檔案目錄數據、元數據、數字化工作中產生的工作文件、存儲載體等。

12.2.2 應對目錄數據進行驗收，主要包括數據庫中各條目的內容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

12.2.3 應對元數據進行驗收，主要包括元數據元素的完整性和賦值規范性等。

12.2.4 應對數字圖像進行驗收，主要包括數字化參

數、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質量等。

12.2.5 應對數據掛接進行驗收，主要包括目錄數據與其對應的數字圖像的掛接的準確性等。

12.2.6 應對工作文件進行驗收，主要包括工作文件的完整性、規范性等。

12.2.7 應對存儲載體進行驗收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

12.3 驗收指標

能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。抽檢比率不得低于5%，對于數據庫條目與數字圖像內容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內容的抽檢合格率應不低于95%。

12.4 驗收結論

12.4.1 每批紙質檔案數字化成果質量檢驗達到本標準12.2和12.3的要求，予以驗收“通過”。驗收未通過應視情況進行返工或修改后，重新進行驗收。

12.4.2 驗收完成后須經驗收組成員簽字。驗收“通過”的結論，必須經相關領導審核、簽字后方有效。

12.5 移交

驗收合格的數據應按照紙質檔案數字化工作方案及時移交，并履行交接手續。移交單示例參見附錄B。檔案歸還入庫

13.1 檔案裝訂 紙質檔案數字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應注意保持檔案原貌，做到安全、準確、無遺漏。

13.2 檔案歸還入庫

按照檔案入庫相關要求對紙質檔案進行處理和清點，并履行檔案入庫手續。

第三篇：檔案數字化加工流程及

檔案數字化加工流程及規范

文檔目錄

一、操作流程......................................................................................................................................2

二、檔案調卷......................................................................................................................................2

三、整理及著錄..................................................................................................................................2

四、拆卷..............................................................................................................................................3

五、檔案掃描......................................................................................................................................3

六、影像處理......................................................................................................................................4

七、數據質檢......................................................................................................................................4

八、檔案裝卷......................................................................................................................................4

九、完整歸還......................................................................................................................................5

十、數據備份......................................................................................................................................5

八、數據掛接......................................................................................................................................5

一、操作流程

檔案數字化加工業務總體流程包括：檔案調卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數據質檢、檔案裝卷、完整歸還、數據備份、數據掛接。

先后順序為：調卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質檢 >裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒有特殊要求的情況下，務必安此流程進行操作，以便從總體任務中提高工作效率。

二、檔案調卷

這個過程我方要指定一個專門的負責人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運到加工現場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進行拆卷環節的工作。要求：

1，我方指定專人負責。

2，填寫《檔案交接登記表》（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。

三、整理及著錄

檔案目錄的整理是數字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。

對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

（一），使用數字化加工軟件的數據錄入功能，進行目錄制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號為JS121006002）。如果用戶提供的有紙質目錄或電子目錄，我方要認真核對有無錯漏現象，找出錯誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類似的字段標準。對于錯誤或疏漏的修正，具體細則如下：

1，如果用戶提供的目錄和紙質檔案不對照的,應該以紙質檔案原文內容為標準進行錄入，并刪除錯誤信息。2，著錄項相關內容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應給組長，如果目錄中要增加或減少相關著錄字段，要與客戶協商，并及時向公司技術部反饋。以下著錄項必不可少，且與紙質檔案要一一對照：

以“卷”為管理單位的、期限、卷號、題名、卷內文件序號、卷內文件題名、卷內文件頁號等。以“件”為管理單位的、期限、件號、頁數、題名等。

3，如果目錄內容有錯（如主題內容，文號等），以紙質檔案信息為準，并及時反應給組長，由組長與客戶協商解決。

4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應錄入為簡體字。

5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應給客戶協商解決。

6，關于順頁；整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現象，正、副卷標注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質檔案內容進行標注頁碼，正面標注在右上方，背面標注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

7，關于分卷問題；檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13；如果紙質檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應一條案卷目錄（不能兩個分卷對應一個目錄）。

8，關于補卷問題；漏歸檔的檔案作為補卷插入時，卷號要以實際的紙質檔案的卷號為準。如0025-

1、0025-A、0025-補、0025A等，我們做目錄時當保持不變。

9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現正反斜杠（,/），如果發現要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統一采用8位數字，如20120206，不足8位時補0。

以上問題出現時，及時反饋給組長，由組長和客戶協調。

四、拆卷

拆卷時要對照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時檢查檔案紙質目錄，發現錯誤或疏漏進行改正或做出正確標識。1，按順序進行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷號 >盒號”。拆卷過程中注意保護檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌。

2，頁碼檢查，頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規格白紙進行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫當前頁碼。若發現缺頁、殘頁等問題及時做好記錄，并反饋給組長。

3，拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。4，將案卷內頁一頁頁分開，對特殊頁做出標識提醒掃描人員注意。

5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點處理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理；

7，破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，影響掃描質量的原件應先進行相應處理后再進行掃描（裱糊、壓平或進行托紙掃描）；

五、檔案掃描

檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序： 1>導入檔案目錄到檔案數字化加工軟件；

2>通過檔案數字化加工軟件生成計算機磁盤樹型文件目錄結構； 3>開始掃描檔案；

掃描中的操作細節及要求如下：

1，掃描后的文件存儲格式應為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設置顏色為“灰度”。

2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現卡紙或者掃描數據不完全顯示的現象。發現檔案漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。發現掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

3, 認真填寫紙質檔案《掃描登記表》（附件二），登記移交的檔案數量、掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。）

六、影像處理

影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。

影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。

影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發現影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。

具體操作細節如下：

1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理，初掃要保留。

2，發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像，發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

3，大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內容。

4.若處理時誤刪原文或原文內容，要及時反應給組長，協調掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并匯報給組長登記。

6.處理工作完成時，要將掃描處理結束的原文匯報轉交給組長，以便后期質檢數據掛接。

七、數據質檢

1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

如果出現以上問題要填寫《數據質檢表》并及時修改，完成質檢后將表提交給組長。組長按《數據質檢表》二次質檢，并對其它數據按5%比例抽檢。

八、檔案裝卷

1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數量、內容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實體相符；

2，檢查盒內文檔的各種編號與盒面各項是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確； 3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應的問題外，發現文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉交人員問詢，反應給組長及時解決；

4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規則；

九、完整歸還

歸還時由檔案交接負責人完成，檔案交接負責人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》（附件一），《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。

十、數據備份

掃描期間組長要備份不同價段的數據兩份以上，掃描后備份，質檢后備份，全部工程完成后，客戶經驗收合格后，進行三種備份

1，將全部數據刻錄成DVD光盤備份。2，將全部數據在計算機硬盤上備份。

3，將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。

十一、數據掛接

1，由組長通過ADPS生成掛接數據。

2，將數據復制到檔案服務器上，運行服務器上的掛接軟件進行操作。3，打開AIMS(檔案信息化管理系統)，檢查掛接的文

第四篇： 檔案數字化加工工作流程

數字化加工工作流程

1.1.1.項目策劃

在檔案數字化加工項目中，項目策劃階段主要完成四個方面的工作：召開項目啟動會、試掃前的準備工作、試掃工作和數字化加工前的準備工作。

1.1.1.1.召開項目啟動會

在檔案數字化加工項目中，在項目正式開始實施前，需要召開由用戶方領導、用戶方項目負責人、用戶方其他相關人員、我公司領導、我公司項目經理、我公司數字化流程各個環節負責人參加的啟動會，在啟動會上要明確項目的目標、范圍、組織機構、注意事項等內容，并形成《項目啟動會議紀要》。

1.1.1.2.試掃前的準備工作

在檔案數字化加工項目中，在進行項目試掃工作前，項目經理負責組織完成以下準備工作：

加工場地環境的準備：包括監控設備、項目橫幅、項目看板、試掃人員桌椅、飲水機、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等；

試掃網絡環境的搭建：布線搭建數字化試掃加工現場的局域網，保證各臺參與試掃的計算機都能相互訪問和訪問服務器；

“檔案數字化管理系統”的安裝、調試和初始化：項目經理（或指定人員）負責將“數字化管理系統”安裝到局域網（包括服務器端和各個試掃客戶端的安裝），并進行調試，保證每個試掃客戶端都能訪問數據庫服務器，根據項目的實際情況（參照《檔案數字化項目用戶需求調研報告》）進行“數字化管理系統”的初始化工作，包括建立檔案庫、系統配置、流程設置、試掃人員管理等工作；

檔案準備：打印輸出標準格式的考勤表、值日表、外來人員登記表、提卷單、還卷單等。

1.1.1.3.試掃工作

在檔案數字化加工項目中，依據合同中的《檔案數字化項目用戶需求調研報告》，項目經理和試掃人員（由數字化加工各環節負責人組成）抽取各檔案資料進行為期5個工作日的掃描測試，形成《掃描測試報告》，并由項目管理組對《掃描測試報告》進行評審并簽字確認，依據《掃描測試報告》和用戶對項目實施周期的要求，我公司數字化項目評估小組與數字化制作部經理對項目成本、所需設備、人員等進行評估，形成《項目規模評估報告》并簽字確認，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數字化項目用戶需求調研報告》，并提交項目管理組進行評審并簽字確認，依據《項目規模評估報告》，我公司數字化制作部經理負責提供相應的設備和工作人員，項目經理負責制定《人員計劃》、《設備計劃》、《場地計劃》、《進度計劃》，質量保證組負責制定《質量保證計劃》，并提交給項目管理組進行審批，如果存在問題，則需要項目經理進行修改并再次提交項目管理組評審，直至評審通過。

1.1.2.提卷出庫

在檔案數字化加工項目中，根據項目日產量，由提卷出庫人員負責與檔案管理人員一起從庫房提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要加工的檔案實體，對提卷出庫的檔案實體進行逐卷清點，保證案卷封面的檔號與調卷單開具的檔號應一一對應，在每次提卷的過程中：1、檔案管理人員負責對出庫的檔案實體進行出庫登記（包括出庫日期、全宗號、、起止卷號、所調卷數等信息），并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認；2、提卷出庫人員負責填寫《提卷單》相關信息，包括調卷時間、全宗號、、起止卷號、所調卷數等信息，對于調卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進行詳細記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進行簽字確認；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監督提卷出庫人員將檔案實體從用戶庫房運送到加工現場的全過程；4、項目經理對進入加工現場的檔案實體進行入場登記（包括入場日期、全宗號、、起止卷號、入場卷數等信息），并由項目經理和提卷出庫人員共同簽字確認；5、項目經理在調卷記錄中簽字確認。項目經理接收案卷后，提卷出庫人員可以利用“數字化管理系統”中的“提卷出庫”功能，將提卷相關信息錄入到系統中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷

在檔案數字化加工項目中，檔案查卷人員對所提案卷進行逐卷的檢查核對，核對案卷中是否有卷內目錄、備考表，并將檢查結果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進行鑒定，區分掃描件與非掃描件。檔案嚴重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應欄中標注清楚“此件不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關信息（如查卷人、查卷時間、發現問題等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關信息記載到系統中。

1.1.4.編寫頁號

在檔案數字化項目加工中，編寫頁號人員負責對每卷進行頁號的編寫（以案卷大流水為原則，即每卷一個流水號），在編寫頁號的過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴散、復印件、傳真件、破損、蟲、霉、火燒痕跡……（包括破損處被修復過的痕跡）的情況詳細的記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關信息（如編寫人、編寫時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關信息記載到系統中。

1.1.5.拆除裝訂物

在檔案數字化加工項目中，裝訂物拆除人員負責對每卷進行檢查，如果發現裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等）及一般線裝物（如：后期裝訂線等），需要采用夾子、剪刀等相應拆除工具，將裝訂物進行拆除，但必須小心細致，不得損壞檔案（檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描），當完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關信息（如拆除人、拆除時間、拆除內容等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關信息記載到系統中。

1.1.6.數據錄入

在檔案數字化加工項目中，數據錄入人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件進行檔案目錄信息的錄入。數據錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息（如數據錄入人、數據錄入時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“數據錄入”功能，將數據錄入相關信息記載到系統中。

1.1.7.數據質檢

在檔案數字化加工項目中，數據質檢人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》中著錄項要求，利用“數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，參照檔案實體以卷為單位逐卷、逐件對已經錄入的檔案目錄信息進行校對，如果發現錯誤就地進行修改，系統自動記載數據錯誤信息和改錯過程信息。數據質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數據錄入相關信息（如數據質檢人、數據質檢時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“數據質檢”功能，將數據質檢相關信息記載到系統中。

1.1.8.紙面處理

在檔案數字化加工項目中，紙面處理是整個數字化加工工序中最難、最重要的一個環節，紙面處理的好壞，直接關系到整個數字化加工項目的質量。紙面處理工作包括：

折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進行處理；

霉變問題：首先可以采用清洗技術，對于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術，將紙張上的霉變物質進行清除；

傳真件或電報件所使用的熱敏紙問題：進行加深復印（掃描時只需掃描復印件即可）；

原件破損缺字問題：先進行紙張修裱（掃描時需要對修裱后的紙張進行掃描），同時在對應目錄信息“備考”字段中進行注釋。

在進行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關信息（如處理人、處理時間、處理內容等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關信息記載到系統中。

1.1.9.檔案掃描

在檔案數字化加工項目中，檔案掃描人員依據《檔案數字化項目用戶需求調研報告》技術要求，利用“數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進行掃描，在掃描的過程中，根據檔案原件的質量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關信息（如掃描人、掃描時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關信息記載到系統中。

1.1.10.掃描抽檢

在檔案數字化加工項目中，為了降低后期返工的風險，將圖像處理、圖像質檢等工序的工作量降低到最少，需要對掃描文件進行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數字化管理”系統中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實體為參考，對系統中的掃描數據進行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關信息（如抽檢人、抽檢時間、發現問題等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關信息記載到系統中。

1.1.11.高清處理

在檔案數字化加工項目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進行進一步處理，可以利用“數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，根據《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數與實際圖像個數進行核對，采用專業的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標準的地方進行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環節，并監督掃描人員將其修改，從而確保數字化加工的圖像質量，圖像處理軟件功能主要包括：

去黑邊、去污點、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點、大塊的污漬等情況，用戶可以根據不同的情況自動去除黑邊、污點、污漬，并且可以對處理的閥值（自動處理的強度）進行設置；

拼接、拆分文檔。可以選擇將多個單頁文件組合成一個文件，也可將組合成的文件再進行拆分成多個單頁文件。比如在掃描時，將Ａ３幅面的文件掃描成兩張Ａ４幅面的圖像，再將Ａ４的文件拼接成一張Ａ３的圖像；

字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺效果，可以利用此功能將選擇區域的字跡作加深、變淺處理；

批量處理。系統支持對一批圖像文件進行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。

圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關信息（如圖像處理人、圖像處理時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

1.1.12.圖像質檢

在檔案數字化加工項目中，圖像質檢人員依據《流程單》，利用“數字化管理系統”中“圖像質檢”功能，對圖像文件逐頁進行檢查，確保質檢后的圖像數據與檔案實體資料一致，確保無缺頁現象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質檢的過程發現有錯誤現象，需將錯誤信息記錄在《成品數據驗收記錄單》上，并將其錯誤問題與《成品數據驗收記錄單》一同反饋給糾錯人員，并要求糾錯人員在當天內提供復檢數據，再進行2次數據復檢，在圖像質檢過程中，對于個別與原件問題有關的不符合標準的圖像必須查找檔案原件進行核對。圖像質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質檢相關信息（如圖像質檢人、圖像質檢時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“圖像質檢”功能，將圖像處理相關信息記載到系統中。

1.1.13.格式轉換

在檔案數字化加工項目中，格式轉換人員可以利用“數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴展名不同而已，在轉換的過程中，系統自動為轉換后的電子文件生成MD5校驗碼，并保存到數據庫。格式轉換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉換相關信息（如格式轉換人、轉換時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“格式轉換”功能，將格式轉換相關信息記載到系統中。

1.1.14.轉換核查

在檔案數字化加工項目中，轉換核查人員可以利用“數字化管理系統”中的“轉換核查”功能，對格式轉換的結果進行核查，核查方式包括兩種：自動核查和手工核查，其中自動核查由系統自動完成，主要是核對轉換后電子文件（包括PDF、JPG兩種格式）的數量與源掃描文件（TIF格式）的數量是否一致，如果不一致，則自動出具不一致電子文件名稱的清單；手工核查由轉換核查人員手工完成，轉換核查人員可以以源格式掃描文件（TIF格式）為參考，對轉換后的電子文件（包括TIF和JPG格式）進行檢查，發現內容是否一致，最終生成《轉換核查報告》，轉換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫轉換核查相關信息（如核查人、核查時間、發現問題等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“轉換核查”功能，將轉換核查相關信息記載到系統中。

1.1.15.檔案裝訂

在檔案數字化加工項目中，在對檔案原件進行掃描、圖像處理、圖像質檢后，檔案裝訂人員需要對拆分的案卷進行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進行恢復，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經過抽樣質檢驗收合格后交還給用戶檔案管理人員進行裝盒工作，裝盒結束后，再由裝訂人員進行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案裝訂相關信息（如裝訂人、裝訂時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關信息記載到系統中。

1.1.16.總質檢

在檔案數字化加工項目中，總質檢人員根據項目合同內所規定的驗收方式，利用“數字化管理系統”中的“總質檢”功能，對案卷實體、圖像文件以及目錄著錄信息進行抽檢（包括案卷實體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報表輸出情況等），在無特殊的要求時，案卷實體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進行抽檢，抽檢工作將按照階段驗收周期進行，每次抽檢結束后必須出具《數字化項目實施數據質量抽檢報告》；如在抽檢的過程中有不合格現象時，必須將抽檢問題記錄在《數字化項目實施數據質量抽檢報告》上，并將抽檢報告在當天內反饋給糾錯人員，并監督其在當天內完成糾錯工作并再次提交成品數據給抽樣質檢人員進行復檢，總質檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫總質檢相關信息（如質檢人、質檢時間等信息），同時利用“數字化管理系統”中的“總質檢”功能，將對檔案實體的總質檢相關信息記載到系統中。

1.1.17.還卷入庫

在檔案數字化加工項目中，根據項目日產量，由還卷入庫人員負責與項目經理一起從加工限產提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要歸還的檔案實體，在每次還卷的過程中：1、項目經理負責對出場的檔案實體進行《出場單》登記（包括出場日期、全宗號、、起止卷號、所還卷數等信息），并由項目經理和還卷入庫人員共同簽字確認；2、還卷入庫人員負責填寫《還卷單》相關信息，包括還卷時間、全宗號、、起止卷號、所還卷數等信息，項目經理共同對出場的檔案實體進行逐卷的清點，最后需要由還卷入庫人員和項目經理一起進行簽字確認；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監督還卷入庫人員將檔案實體從加工現場運送到用戶庫房的全過程；4、檔案管理人員對進入庫房的檔案實體進行入庫登記（包括入庫日期、全宗號、、起止卷號、入庫卷數等信息），并由檔案管理人員和還卷入庫人員共同簽字確認；5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關檔案歸還信息錄入到“數字化管理系統”中。

第五篇：檔案數字化加工流程細則方案

檔案數字化加工流程細則方案

檔案的接收

檔案接收管理人員負責檔案的領取。接收檔案時一定要和客戶對好檔案接收單（包括檔案的批號，頁次，本數）。與客戶在交接單上簽字一式兩份，雙方各執一份。

1、檔案整理 1、1目錄數據準備

按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。1、2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等；對已裝訂的檔案進行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現資料內容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現象。1、2、3拆除完的檔案要進行頁碼編號，使用數字在客戶要求的地方編號，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。1、2、4對于己經編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴重的，無法進行直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進行處理。1、3區分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時不出現混亂現象。1、4頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。1、5檔案整理登記

制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。1、5、1整理好的檔案要按照檔案號放置。要及時的流給下一個環節。

2、檔案掃描

2．1掃描方式

2．1．1根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2．1．2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．2掃描色彩模式

2．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進行掃描。2．2．3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．2．4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

2．3掃描分辨率

2．3．1掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。2．3．3需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。2．4掃描登記

認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

2、5掃描中的文件保護 2、5、1認真對好流程單，依照目錄數據庫中案卷的編號在掃描系統中建立同樣的案卷編號，然后導入目錄數據庫中的著錄的數據。2、5、2核對系統中的案卷信息是否與原件一致，如果發現差錯，要在著錄系統中更改。2、5、3核對實際掃描的頁數和檔案整理時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體的原因和處理的方法。2、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時圖像有時會出現黑線，或圖像不應該出現的污點，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

3、檔案的錄入 3、1錄入的規則 3、1、1根據客戶的要求對整理好的檔案進行錄入，按照《檔案著錄規則》的要求，規范檔案中的目錄內容。3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內的目錄順序對文件級數據進行錄入，要祥細的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。3、1、4建立檔案目錄數據庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據客戶的要求區分什么需要錄入的，什么不需要錄入。3、1、5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進行檢查，核對錄入項目是否完整，內容是否規范準確，對于不合格的數據要進行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

4、圖像處理 4、1圖像核對 4、1、1掃描完的圖像要進行圖像的優化處理，首先應核對掃描的圖像數量是否和導入的目錄數據庫中文件的頁數一致，4、1、2如出現不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現漏掃，要進行補掃。4．2圖像數據質量檢查

4．2、1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

4．2、2由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。4．

2、3發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

4．2.、4發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。4．1．5認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

4．3糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

4．4去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

4．5圖像拼接

對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

4．6裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。4、7圖像的補掃 4、7、1補掃主要處理由優化操作不當，造成的圖像不完整，誤刪的情況。4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

5、圖像存儲 5、1存儲格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。5、1、2提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

6、圖像的掛機與關聯 6、1圖像質檢合格后的圖像數據要進行圖像數據的壓縮和轉換格式，上傳到總數據服務器，通過軟件可以實現檔案的目錄數據庫對相關數字圖像的掛接.6、2將每一份紙質檔案文件掃描所得的圖像存儲到相應的文件夾，要認真的核對每一份的圖像文件的名稱是否與目錄數據庫中該份紙質文件的檔號是否一致，圖像的頁數是否與目錄數據庫中該份紙質文件的頁數一致，圖像文件的總數是否與目錄數據庫中文件的總數一致，6、3認真的填寫數字化轉換后的交接單，記錄關聯后的頁數，核對每一份關聯后的頁數與檔案整理，掃描填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體的原因和處理的方法。

7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對工作完成后，拆除過裝訂的檔案應按照檔案的保管要求進行重新的裝訂。7、2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。7、3擦除在檔案上的個別注記和與檔案保存無關的信息。

8、完整性檢查 8、1公司在提交客戶驗證之前，會按照業務系統數據對數據庫索引文件和掃描影像進行檢查，察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整性。8、2檢查實物檔案是否有順序錯誤，錯頁，漏頁和檔案的整齊性完整性。8、3認真的填寫紙質檔案數字化的驗收登記表。

9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進行檢查。以檢查圖像是否符合標準、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對每種檢查可采用不同方式進行處理。9、2圖像是否符合標準可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進行，也可通過掃描系統軟件中自帶的查詢軟件進行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等； 9、3是否漏掃則在掃描系統自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與原檔案目錄不一致。

10、數據的備份 10、1通過刻錄的光盤或者通過數據直接導入。數據導入程序可按照客戶的接口要求進行開發，測試認可后可以直接將掃描系統中的影像和索引數據一起導入到影像系統中，對于驗收合格后的數據要及時的進行數據備份，以便查閱。備份后的數據要進行查看，看數據能否打開，數據是否完整，備份好的數據要做好標簽，以便進行查找與管理。10、2當數據和影像導入完成客戶的影像系統后，客戶就可以在自己的影像系統內調閱、查詢和管理已掃描的影像和數據了。

11、交接單與流程單的保存 11、1各種交接單上不能出現手寫內容，打錯和漏打的內容不能手寫記錄，打錯的交接單如果與接收人簽字，則另打一份，錯誤的交接單在簽收人面前銷毀。重簽一份。11、2每個月的流程單，提卷單，還卷單，都要裝訂成冊保存，寫上年份月份。以便日后查找。