第一篇：淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

淺談房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的應(yīng)用

一、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的重要性

近幾年,常熟房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展迅速，房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和其他檔案材料進(jìn)行接收、掃描、整理入庫(kù)。保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息的完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲(chǔ)、管理、傳輸?shù)囊粋€(gè)中心。而隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步進(jìn)入信息化管理，這對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理的要求也越來(lái)越高,而建立加強(qiáng)房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)也是必然的發(fā)展趨勢(shì)

二、房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它可以把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，可以結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

房產(chǎn)檔案信息數(shù)字化是房產(chǎn)檔案數(shù)字信息建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，就是將傳統(tǒng)栽體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索。這項(xiàng)建設(shè)可以為房產(chǎn)檔案信息服務(wù)開(kāi)創(chuàng)一個(gè)新的環(huán)境，為提高管理水平、提高效

率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平提供一個(gè)很好的數(shù)字平臺(tái)，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶(hù)服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

三、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的具體組成部分(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案信息數(shù)字化一般采用掃描方式為主進(jìn)行。以我們現(xiàn)在使用的佳能掃描儀CR-2510C為例，要求掃描儀每一頁(yè)的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時(shí)輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動(dòng)進(jìn)紙并檢測(cè)重張。按國(guó)家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲(chǔ)和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數(shù)字化后成品不能有黑邊、畸變、出現(xiàn)陰影，字跡不能有變形、模糊現(xiàn)象。

（2）當(dāng)影像文件的清晰度不佳時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整掃描分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。

（3）掃描影像的優(yōu)化處理：根據(jù)掃描資料的實(shí)際情況選擇合理的影像處理參數(shù)、對(duì)比度及亮度參數(shù)，同時(shí)對(duì)掃描后形成的影像文件進(jìn)行調(diào)整頁(yè)邊距、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補(bǔ)（已完成的數(shù)字化檔案文件不能修補(bǔ)）等影像優(yōu)化工作，保證處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產(chǎn)檔案掃描項(xiàng)目的每部分工作包括了許多項(xiàng)詳細(xì)的工作內(nèi)容，只有在完成前一項(xiàng)工作后才能進(jìn)行下一步工作。下面就結(jié)合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說(shuō)明：

1、檔案分類(lèi)整理

首先按要求把同一房產(chǎn)檔案中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。文件區(qū)分的普通原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對(duì)于不同類(lèi)別的檔案的規(guī)定和要求都不同，所以在建檔時(shí)各種收件就不同，主要表現(xiàn)在收件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各類(lèi)表格名稱(chēng)不同、檔案組卷排序不統(tǒng)一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準(zhǔn)確的區(qū)分開(kāi)來(lái)。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進(jìn)行，應(yīng)先拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對(duì)于破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

3、保證實(shí)體檔案的原始性

對(duì)易破、易損、易脆的紙質(zhì)檔案必須進(jìn)行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質(zhì)，申請(qǐng)表、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等多頁(yè)組成的

檔案整頁(yè)掃描后會(huì)造成頁(yè)號(hào)排序混亂所以在掃描前都應(yīng)該拆成單頁(yè)掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統(tǒng)一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時(shí)有一個(gè)完整的統(tǒng)一性。通過(guò)實(shí)物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過(guò)程與目錄管理實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)連接的關(guān)系。

4、整理順序

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述順序?qū)n案進(jìn)行適當(dāng)整理后放入掃描儀掃描：

⑴ 目錄 ⑵ 房屋所有權(quán)證

⑶ 房屋平面圖（包括權(quán)屬附圖，分戶(hù)平面圖，規(guī)劃圖）⑷ 各類(lèi)申請(qǐng)表

⑸ 身份證明（當(dāng)事人有效身份證件；單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書(shū)或組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證件）

⑹ 交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書(shū)（房屋權(quán)屬證書(shū)、國(guó)有土地使用權(quán)證；商品房買(mǎi)賣(mài)合同；商品房銷(xiāo)售發(fā)票；商品房結(jié)算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗(yàn)的其他證件文書(shū)；（有關(guān)竣工驗(yàn)收證明材料和其他必要材料）

⑻ 其他材料（收件收據(jù)）

以上操作使得掃描編碼時(shí)方便整理，簡(jiǎn)化掃描時(shí)間，確保檔案信息數(shù)字化質(zhì)量。

4、掃描后各類(lèi)文件的編碼分類(lèi)

為了規(guī)范檔案中的各項(xiàng)目錄和內(nèi)容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類(lèi)別進(jìn)行代碼命名，包括確定檔案目錄進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中便于查找：目錄編碼代號(hào)為 “0000” 一房屋所有權(quán)證編碼代號(hào)為“C”一房屋平面圖編碼代號(hào)為 “T”一各類(lèi)申請(qǐng)表編碼代號(hào)為“S”一當(dāng)事人身份證件編碼代號(hào)為“R”一交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書(shū)編碼代號(hào)為“Z”一交驗(yàn)的其他證件文書(shū)編碼代號(hào)為“Y”一其他材料編碼代號(hào)為“0002”。

5、將數(shù)據(jù)提交入虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)

6、導(dǎo)入虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)之后可以對(duì)照上下卷的檔案材料做對(duì)應(yīng)的校對(duì)和質(zhì)量檢查，檢查無(wú)誤后導(dǎo)入終端電子數(shù)據(jù)庫(kù)。

7、完成掃描導(dǎo)入后將檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)和工作人員相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的、審核工作。

二、實(shí)行房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的意義

1、使檢索查詢(xún)更為便捷

傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，要找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)電子數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，在掃描上傳后能盡快進(jìn)行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細(xì)更完整的數(shù)據(jù)信息，為網(wǎng)上審批提供很大的便利。

提供多種查詢(xún)手段：管理人員可以從模糊查詢(xún)、組合查詢(xún)、分類(lèi)查詢(xún)中選取最佳的查詢(xún)方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、簡(jiǎn)化了檔案管理的程序，提高工作效率

實(shí)行檔案管理的信息化后，簡(jiǎn)化了檔案日常操作的步驟，工作人員可以更好的從事檔案的歸檔工作極大提高了工作效率。這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

第二篇：淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

淺談房產(chǎn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

近幾年,常熟房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)領(lǐng)域發(fā)展迅速, 而隨著

計(jì)算機(jī)的發(fā)展和普及，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步進(jìn)入信息化管理，這對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍的管理的要求也越來(lái)越高,房產(chǎn)檔案館的主要職能是將接收入館的各種房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料進(jìn)行接收、掃描、整理入庫(kù)、保證產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息完整。因此房產(chǎn)檔案館已成為信息采集、存儲(chǔ)、管理、傳輸?shù)囊粋€(gè)中心。而房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的建設(shè)也是勢(shì)在必行。

二、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

1、提高了辦事的效率

首先，檔案數(shù)字化就是將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，進(jìn)行信息化系統(tǒng)管理，這樣就使得檔案的使用更加方便與安全。

并且使各類(lèi)檔案資料能及時(shí)歸檔，在掃描上傳后能盡快進(jìn)行查閱和操作。使得我們可以提供更詳細(xì)更完整的數(shù)據(jù)信息，為網(wǎng)上審批提供很大的便利。數(shù)字化檔案管理使查詢(xún)資料變得簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員提供了便利。

2、提高了經(jīng)濟(jì)效益

過(guò)去一直使用紙制檔案，致使管理成本比較大。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為電子圖像檔案，不僅節(jié)約了費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且

查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。

三、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的具體組成部分

(一)檔案掃描儀器的要求

（1）檔案數(shù)字化一般采用掃描方式為主進(jìn)行。這要求掃描儀每一頁(yè)的掃描分辨率在200DPI以上，并支持雙面掃描功能，可同時(shí)輸出彩色、灰度、黑白三種圖像，自動(dòng)進(jìn)紙并檢測(cè)重張。按國(guó)家檔案局要求檔案掃描精度不能低200DPI，為保證存儲(chǔ)和使用，掃描圖像使用通用格式，黑白二值檔案使用TIFF圖像格式、彩色檔案使用JPEG圖像格式。檔案圖像數(shù)字化后成品不能有黑邊、畸變、出現(xiàn)陰影，字跡不能有變形、模糊現(xiàn)象。

（2）當(dāng)影像文件的清晰度不佳時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整掃描分辨率及其他相關(guān)參數(shù)。

（3）掃描影像的優(yōu)化處理：根據(jù)掃描資料的實(shí)際情況選擇合理的影像處理參數(shù)、對(duì)比度及亮度參數(shù)，同時(shí)對(duì)掃描后形成的影像文件進(jìn)行調(diào)整頁(yè)邊距、旋轉(zhuǎn)、糾斜、修補(bǔ)（已完成的數(shù)字化檔案文件不能修補(bǔ)）等影像優(yōu)化工作，保證

處理后的影像清晰端正而且有效信息完全與檔案資料完全一致。

(二)檔案掃描的具體操作流程

房產(chǎn)檔案掃描項(xiàng)目的每部分工作包括了許多項(xiàng)詳細(xì)的工作內(nèi)容，只有在完成前一項(xiàng)工作后才能進(jìn)行下一步工作。下面就結(jié)合我檔案室日常的房屋檔案掃描舉例說(shuō)明：

1、檔案分類(lèi)整理

首先按要求把同一房產(chǎn)檔案中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。文件區(qū)分的普通原則是：無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。由于對(duì)于不同類(lèi)別的檔案的規(guī)定和要求都不同，所以在建檔時(shí)各種收件就不同，主要表現(xiàn)在收件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各類(lèi)表格名稱(chēng)不同、檔案組卷排序不統(tǒng)一、檔案紙張的厚、薄、大、小、顏色不同，特別是檔案袋中的收件在掃描處理中難度較大。必須要求工作人員熟練準(zhǔn)確的區(qū)分開(kāi)來(lái)。

2、拆除裝訂物

在不影響檔案掃描工作的進(jìn)行，應(yīng)先拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害并且保證紙張的完整性。對(duì)于破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。

3、保證實(shí)體檔案的原始性

對(duì)易破、易損、易脆的紙質(zhì)檔案必須進(jìn)行裱貼，才能使掃描中不損壞檔案紙質(zhì)，申請(qǐng)表、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等多頁(yè)組成的檔案整頁(yè)掃描后會(huì)造成頁(yè)號(hào)排序混亂所以在掃描前都應(yīng)該拆成單頁(yè)掃描，使檔案掃描后能與電子檔案保持統(tǒng)一，也能使檔案掃描后裝檔案袋時(shí)有一個(gè)完整的統(tǒng)一性。通過(guò)實(shí)物檔案的人工掃描整理歸檔工作，才能使檔案掃描過(guò)程與目錄管理實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)連接的關(guān)系。

4、整理順序

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述順序?qū)n案進(jìn)行適當(dāng)整理后放入掃描儀掃描：

⑴

⑵

⑶ 目錄 房屋所有權(quán)證 房屋平面圖（包括權(quán)屬附圖，分戶(hù)平面圖，草圖，規(guī)劃圖）

⑷

⑸ 各類(lèi)申請(qǐng)表 身份證明（當(dāng)事人有效身份證件；單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、事業(yè)單位法人登記證書(shū)或者組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明；委托辦理的，另需提交有效的授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證件）

⑹ 交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書(shū)（房屋權(quán)屬證書(shū)、國(guó)有土地使用權(quán)證；商品房買(mǎi)賣(mài)合同；商品房銷(xiāo)售發(fā)票；商品房結(jié)算清單；契稅稅票及其它完稅證明）

⑺ 交驗(yàn)的其他證件文書(shū)；（有關(guān)竣工驗(yàn)收證明材料和其他必要材料;）

⑻ 其他材料（收件收據(jù)）

以便在掃描后編碼時(shí)方便整理，簡(jiǎn)化掃描時(shí)間，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

4、掃描后各類(lèi)文件的編碼分類(lèi)

為了規(guī)范檔案中的各項(xiàng)目錄和內(nèi)容。將所有掃描好的圖像的文件名重新按照類(lèi)別進(jìn)行代碼命名，包括確定檔案目錄進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中便于查找：目錄編碼代號(hào)為 “0000” 一房屋所有權(quán)證編碼代號(hào)為“C”一房屋平面圖編碼代號(hào)為 “T”一各類(lèi)申請(qǐng)表編碼代號(hào)為“S”一當(dāng)事人身份證件編碼代號(hào)為“R”一交驗(yàn)的權(quán)屬證件文書(shū)編碼代號(hào)為“Z”一交驗(yàn)的其他證件文書(shū)編碼代號(hào)為“Y”一其他材料編碼代號(hào)為“0002”。

5、將數(shù)據(jù)提交入虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)

6、導(dǎo)入虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)之后可以對(duì)照上下卷的檔案材料做對(duì)應(yīng)的校對(duì)和質(zhì)量檢查，檢查無(wú)誤后導(dǎo)入終端電子數(shù)據(jù)庫(kù)。

7、完成掃描導(dǎo)入后將檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

第三篇：房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化加工

房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化加工

隨著城市建設(shè)和房地產(chǎn)業(yè)的持續(xù)強(qiáng)勁發(fā)展，房產(chǎn)登記檔案的數(shù)量急劇增加，房產(chǎn)登記檔案的利用率大幅提高。由于利用率的不斷提高，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)房屋登記檔案的種種局限性逐漸凸顯，必然對(duì)房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化、信息化以及管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出更高的要求。房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工是新形式下房產(chǎn)登記檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、動(dòng)態(tài)化的基礎(chǔ)和核心。如何更好地實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化加工處理，使房產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、高效，加強(qiáng)內(nèi)外管理，提升綜合服務(wù)水平，最大限度地降低人力成本和資源消耗，是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。

一、房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的重要性

開(kāi)展房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工工作的目的是，通過(guò)對(duì)房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工，建立與紙質(zhì)檔案一致、同步更新的電子復(fù)本，構(gòu)成海量存貯的房產(chǎn)登記電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立歷史檔案房屋電子登記簿，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助房產(chǎn)登記檔案生成、數(shù)字化存貯、動(dòng)態(tài)更新和一體化管理，建立規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的房產(chǎn)登記檔案處理流程和管理體系。在現(xiàn)階段，這項(xiàng)工作的重要性正日益凸顯出來(lái)。

一是減輕檔案庫(kù)房的壓力。通過(guò)對(duì)房產(chǎn)登記紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，形成與現(xiàn)實(shí)同步的電子復(fù)本，建立統(tǒng)一管理的房產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以大量減少檔案、資料的副卷和復(fù)本數(shù)量，有效節(jié)約庫(kù)房空間。二是提高房產(chǎn)登記檔案管理、利用效率。對(duì)房屋登記檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，可打破傳統(tǒng)的提供利用及查閱方式，有助于方便、快捷地在系統(tǒng)中取得數(shù)字化信息；提供查檔等服務(wù)的部門(mén)可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展工作，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，最大化提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。三是保護(hù)房產(chǎn)登記檔案原件。房產(chǎn)登記檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工形成電子檔案后，除非特殊需要，提供查檔利用時(shí)一般不再調(diào)閱檔案原件，利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)即可取得檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的資源，不僅減少了檔案原件的借調(diào)頻率，還避免了復(fù)印機(jī)等光電設(shè)備對(duì)檔案原件的損害。四是確保房產(chǎn)登記檔案的安全。通過(guò)數(shù)字化加工及加工成果的備份，可有效防止水、火及人為擅自改動(dòng)檔案內(nèi)容和檔案損毀等損失。數(shù)字化加工成果備份副本異地存放，使檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保房產(chǎn)登記檔案的安全。

二、房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的環(huán)境建設(shè)

一是加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)建設(shè)。成立專(zhuān)職機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)人負(fù)責(zé)房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工工作；完善突發(fā)情況應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案；強(qiáng)化數(shù)字化工作會(huì)議總結(jié)制度，制定數(shù)字化工作的中長(zhǎng)期規(guī)劃、時(shí)間表和具體方案；健全完善登記機(jī)構(gòu)內(nèi)部關(guān)于數(shù)字化加工工作的規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范和日常工作流程；強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中檔案資料管理的規(guī)范化、制度化；定期和軟件公司溝通交流，使軟件更加適應(yīng)業(yè)務(wù)需求。

二是開(kāi)展人員培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，提升數(shù)字化工作人員的規(guī)范、安全和保密意識(shí)；加速房地產(chǎn)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用，改變傳統(tǒng)工作觀念；組織數(shù)字化業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的培訓(xùn)；引進(jìn)專(zhuān)門(mén)人才，及時(shí)調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，提高服務(wù)水平和工作效率；組織業(yè)務(wù)骨干外出考察學(xué)習(xí)。

三是加大硬件投入。結(jié)合實(shí)際需求和財(cái)力狀況，采購(gòu)必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器和辦公設(shè)備；根據(jù)《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》建設(shè)計(jì)算機(jī)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，在配供電、防塵、防潮、防雷、隔音、消防安全、綜合布線、溫濕度指標(biāo)等各項(xiàng)硬件條件上要符合要求；對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整升級(jí)，逐步從局域網(wǎng)(LAN)向廣域網(wǎng)(WAN)轉(zhuǎn)變。需要注意的是，在設(shè)備采購(gòu)上應(yīng)以實(shí)用為原則，結(jié)合所使用的信息管理系統(tǒng)、日常檔案量、當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)業(yè)市場(chǎng)發(fā)展情況等因素預(yù)留一定的擴(kuò)展空間，不必追求過(guò)高配置，盲目采購(gòu)高精尖端設(shè)備。

三、房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的內(nèi)容

一是加工流程。房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工前必須對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行手工整理裝訂，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)字化，并將數(shù)字化加工成果下載到可脫機(jī)保存的載體上進(jìn)行備份。房產(chǎn)登記檔案數(shù)字化加工的流程是連續(xù)且相輔相成的，主要包含卷宗整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份與異地保存等步驟。

二是注意事項(xiàng)。應(yīng)注意按電子登記簿的編制要求制訂合理規(guī)范的信息分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)，遵循“最小基本信息”的原則錄入信息。進(jìn)行檔案掃描時(shí)，應(yīng)充分考慮房產(chǎn)登記檔案的利用率、檔案保存期限等因素，對(duì)于需永久保存的房產(chǎn)登記檔案應(yīng)逐頁(yè)逐卷進(jìn)行全部掃描，對(duì)于宜定期保存且格式性文件較多的抵押權(quán)檔案、預(yù)告登記、預(yù)抵押登記等檔案則有選擇地掃描。同時(shí)應(yīng)根據(jù)設(shè)備性能和電子檔案利用的實(shí)際使用情況，合理設(shè)置掃描精度，以適用的圖像清晰度為宜，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工成果存儲(chǔ)載體資源的有效利用。

三是信息檢測(cè)與維護(hù)。以維護(hù)數(shù)字化成果和數(shù)據(jù)庫(kù)信息的完整性為主要目標(biāo)，保持紙質(zhì)檔案與數(shù)字化加工成果、數(shù)據(jù)庫(kù)信息的一致性。同時(shí)要清查數(shù)據(jù)庫(kù)中的重復(fù)或無(wú)效信息，保障系統(tǒng)信息的唯一性、有效性和準(zhǔn)確性。

第四篇：數(shù)字化城市管理技術(shù)與實(shí)踐應(yīng)用

數(shù)字化城市管理技術(shù)與實(shí)踐應(yīng)用

摘要：文章通過(guò)總結(jié)東城區(qū)網(wǎng)絡(luò)化城市管理信息平臺(tái)等項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，基于中國(guó)建設(shè)部的數(shù)字化城市管理行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化要求，提煉了適合中國(guó)國(guó)情的數(shù)字化城市管理建設(shè)思想，兼顧不同城市（地區(qū)）個(gè)性化要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化，城市管理，應(yīng)用系統(tǒng)，管理流程

Abstract: the intension of digital city and the significance of the construction of digital city briefly introduced in the paper.Based on the analysis of the status of digital cities in PRC, the overall framework, especially the technological framework of digital city, the architecture and the produce-consume model of information, the principles of the strategy of the construction of digital city and the key contents of the construction of digital city is presented and discussed in the paper.Keywords: digital city, general framework, construction strategy

前言

城市作為人類(lèi)的聚集形式，是人類(lèi)文明發(fā)展的重要成果，城市化是伴隨工業(yè)化發(fā)生的社會(huì)變遷過(guò)程。進(jìn)入21世紀(jì)，伴隨著信息化帶來(lái)的全球一體化進(jìn)程。城市化作為承載人類(lèi)現(xiàn)代化生活的最重要的社會(huì)文明方式，其發(fā)展水平已經(jīng)成為一個(gè)國(guó)家，一個(gè)地區(qū)綜合競(jìng)爭(zhēng)的集中體現(xiàn)，其管理水平也日益成為決定一個(gè)國(guó)家，一個(gè)地區(qū)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵因素。

在現(xiàn)今全球一體化的背景下，城市管理，因其日益凸現(xiàn)的重要性，受到世界各國(guó)政府的強(qiáng)烈關(guān)注。城市管理創(chuàng)新成果層出不窮。伴隨著近三十年的改革開(kāi)放，我國(guó)經(jīng)濟(jì)取得了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，城市建設(shè)日新月異，城市功能日益完善，機(jī)構(gòu)分工不斷細(xì)化。相對(duì)于我們的城市硬件的現(xiàn)代化進(jìn)程和人民群眾對(duì)城市市容的整潔，綠化，美化，衛(wèi)生，有序等要求，我們管理明顯滯后，呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：1）管理信息獲取滯后；2）城市管理個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)之間職責(zé)不清，職能交叉；3）管理方式上過(guò)多的依賴(lài)突擊和運(yùn)動(dòng)式管理。長(zhǎng)效管理機(jī)制亟待進(jìn)一步建立；4）管理粗放，效率低下；5）缺乏管理的監(jiān)督評(píng)估機(jī)制；6）缺乏統(tǒng)一調(diào)度。部門(mén)聯(lián)動(dòng)機(jī)制不健全等。以上問(wèn)題的存在已經(jīng)嚴(yán)重影響到市民的生活質(zhì)量，城市的投資環(huán)境與和諧社會(huì)的構(gòu)建。針對(duì)這些問(wèn)題，北京市東城區(qū)政府經(jīng)過(guò)精心組織，充分研究，率先創(chuàng)建了適合我國(guó)國(guó)情的數(shù)字化城市管理新模式。即采用萬(wàn)米單元網(wǎng)格管理法和城市部件、事件管理法相結(jié)合的方式，應(yīng)用、整合多想數(shù)字城市技術(shù)。創(chuàng)新信息實(shí)時(shí)采集傳輸?shù)氖侄危瑒?chuàng)建城市管理監(jiān)督中心和指揮兩個(gè)軸心的管理體制，再造城市管理流程，從而實(shí)現(xiàn)精確、敏捷、高效、全時(shí)段、全方位覆蓋的城市管理新模式。通過(guò)數(shù)字城市建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)，促進(jìn)政府的職能轉(zhuǎn)變和管理創(chuàng)新。數(shù)字城市的建設(shè)貫穿城市規(guī)劃、城市建設(shè)、城市管理和服務(wù)的全過(guò)程。通過(guò)體制創(chuàng)新。提高政府的管理能力和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)高效能服務(wù)。從發(fā)展的角度，創(chuàng)建城市管理新模式，按照以人為本的思想來(lái)規(guī)劃城市、管理城市、實(shí)現(xiàn)城市管理的新突破。為城市的改革發(fā)展穩(wěn)定創(chuàng)造良好的條件。研究表明，項(xiàng)目的實(shí)施，使得城市管理深度、管理廣度、管理精度、管理效率都得到明顯的提高，同時(shí)取得良好的社會(huì)效益和示范效益。

1.數(shù)字化城市管理的發(fā)展歷程

2.數(shù)字化城市管理的基本內(nèi)涵

3.數(shù)字化城市管理系統(tǒng)管理流程

4.東城區(qū)項(xiàng)目運(yùn)行效果

5.數(shù)字化城市管理系統(tǒng)構(gòu)成數(shù)字化城市管理應(yīng)用系統(tǒng)通常由9大系統(tǒng)構(gòu)成5.1 無(wú)線數(shù)據(jù)采集子系統(tǒng)

系統(tǒng)的信息采集終端，主要用于現(xiàn)實(shí)監(jiān)督員在自己的管理單元網(wǎng)格內(nèi)巡查過(guò)程中向監(jiān)督中心上報(bào)城市管理問(wèn)題的信息。該系統(tǒng)依托移動(dòng)設(shè)備，采用中國(guó)移動(dòng)的GPRS數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，通過(guò)城市部件和事件分類(lèi)編碼系統(tǒng)、地理編碼系統(tǒng)、完成城市管理問(wèn)題問(wèn)本、圖像、聲音、和位置信息實(shí)時(shí)傳遞。

5.2 呼叫中心受理子系統(tǒng)

該平臺(tái)專(zhuān)門(mén)為城市管理監(jiān)督中心服務(wù)，使用人員一般為監(jiān)督中心接線員。通過(guò)信息傳遞服務(wù)將“無(wú)線數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)”報(bào)告的問(wèn)題信息傳遞到接線員的工作平臺(tái)，接線員通過(guò)系統(tǒng)對(duì)各類(lèi)問(wèn)題消息接收，處理和反饋。完成信息收集、處理和立案操作，為“協(xié)同工作子系統(tǒng)”提供城市管理問(wèn)題的采集和立案操作，保證問(wèn)題信息能及時(shí)準(zhǔn)確的受理并傳遞到指揮中心。

5.3 協(xié)同工作子系統(tǒng)

它是基于Browser/Server 體系構(gòu)架，采用工作流，WebGIS技術(shù)，通過(guò)瀏覽器完成城市管理各項(xiàng)目業(yè)務(wù)的具體辦理和信息查詢(xún)。協(xié)同工作子系統(tǒng)提供給監(jiān)督中心、指揮中心、各個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)以及各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)使用，系統(tǒng)提供了基于工作流的面向GIS的協(xié)同管理、功罪處理、監(jiān)察督辦等方面的共享查詢(xún)工具。可以根據(jù)不同權(quán)限編

輯和查詢(xún)基礎(chǔ)地理信息，地理編碼信息，城市管理部件（事件）信息，監(jiān)督信息

等，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，信息同步，信息交換，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，監(jiān)督中心，指揮中心可以

方便查閱問(wèn)題處理過(guò)程結(jié)果，可以隨時(shí)了解各個(gè)專(zhuān)業(yè)部門(mén)的工作情況。并對(duì)審批

流程進(jìn)行檢查、監(jiān)督、催辦。系統(tǒng)將任務(wù)派遣、任務(wù)處理、任務(wù)反饋、任務(wù)核查、任務(wù)結(jié)案歸檔等環(huán)節(jié)關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)監(jiān)督中心、指揮中心、各專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)和區(qū)

政府之間的資源共享、協(xié)同工作和系統(tǒng)督辦。

5.4 城市部件在線更新子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)依照部件編碼規(guī)范，提供管理工具用于在部件編碼規(guī)則發(fā)生變化時(shí)的快

速更新：提供專(zhuān)業(yè)的權(quán)限控制模式以滿足權(quán)限專(zhuān)業(yè)部門(mén)能通過(guò)IE瀏覽器來(lái)對(duì)部件

數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的更新和維護(hù)。

5.5 大屏幕監(jiān)督指揮子系統(tǒng)

為監(jiān)督中心和指揮中心服務(wù)，該系統(tǒng)通過(guò)大屏幕能夠直接顯示城市管理相關(guān)地圖

信息、案卷信息和相關(guān)詳細(xì)信息等全局情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)城市管理全局情況的總體把

握。

5.6 城市管理綜合評(píng)價(jià)系統(tǒng)

為績(jī)效量化考核和綜合評(píng)價(jià)服務(wù)，系統(tǒng)按照工作過(guò)程，責(zé)任主體，工作績(jī)效。規(guī)

范標(biāo)準(zhǔn)等系統(tǒng)內(nèi)置的評(píng)價(jià)模式，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)群中區(qū)域，部門(mén)和崗位等信息進(jìn)行綜合分析，計(jì)算評(píng)估，生成以圖形表現(xiàn)為主的評(píng)價(jià)結(jié)果。

5.7 地理編碼子系統(tǒng)

為無(wú)線數(shù)據(jù)采集子系統(tǒng)，協(xié)同工作子系統(tǒng)，大屏幕監(jiān)督指揮子系統(tǒng)等提供地理編

碼服務(wù)，實(shí)現(xiàn)地址描述、地理查詢(xún)、地址匹配等功能。

5.8 構(gòu)建與維護(hù)子系統(tǒng)

負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的配置、維護(hù)和管理工作。該系統(tǒng)采用工具化思想組織機(jī)構(gòu)

5.9 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源管理子系統(tǒng)

6．展望

第五篇：開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考

摘要：隨著 社會(huì) 信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)和 經(jīng)濟(jì) 活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的高速 發(fā)展 和推廣 應(yīng)用 使信息產(chǎn)業(yè)成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最具有增長(zhǎng)活力的部門(mén)和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，信息技術(shù)的日新月異也給檔案工作帶來(lái)了新的 研究 課題——這就是檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案工作的數(shù)字化建設(shè)也是順應(yīng)潮流、適應(yīng) 時(shí)代 發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。面對(duì)這種挑戰(zhàn)我們檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，我們要不斷 學(xué)習(xí)科學(xué) 知識(shí)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在 中國(guó) 檔案管理 現(xiàn)代 化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的 問(wèn)題 引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開(kāi)始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，論文發(fā)表而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來(lái)，我們臨海市檔案部門(mén)在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來(lái)了極大的方便。

首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、形勢(shì)發(fā)展的需求

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無(wú)疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門(mén)。它館藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)所取代或更替，電子 檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。

3、社會(huì)強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門(mén)工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些 農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來(lái)回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì) 內(nèi)容 恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門(mén)必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的 內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和 應(yīng)用 軟件多亂，這些都嚴(yán)重 影響 了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一 問(wèn)題 取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從 計(jì)算 機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò) 網(wǎng)絡(luò) 加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行 科學(xué) 的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，論文發(fā)表統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫(kù)”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù) 發(fā)展 等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫(kù)建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開(kāi)始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬(wàn)多條、案卷級(jí)目錄1萬(wàn)多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立大大提高了工作效率。如出具無(wú)婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬(wàn)條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和 社會(huì) 提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢(xún)、舉辦網(wǎng)上展?jié)展暑i鏡亓礁鑫拿鶻ㄉ璧某曬喚⑼舷中形募樵鬧行奶峁┤牟檠鴆絞迪終窆煊欣詰鋇厥?經(jīng)濟(jì) 建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3、加強(qiáng) 電子 文件的收集和積累工作。電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫(kù)的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴(lài)的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的字段名稱(chēng)、類(lèi)型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。

參考 資料

1、國(guó)際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)開(kāi)幕式上的致詞》，《 中國(guó) 檔案報(bào)》2000年第547期

2、楊公之主編《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國(guó)檔案出版社2001年版

3、王榮國(guó)、李東來(lái)《數(shù)字圖書(shū)館的概念形態(tài)及 研究 范圍》《圖書(shū)館學(xué)報(bào)》2001，5