第一篇：檔案數(shù)字化的意義

檔案數(shù)字化的意義

檔案信息資源是全球、國(guó)家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。因此，我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計(jì)將呆滯在庫(kù)房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實(shí)有用信息。作為管理和擁有檔案信息資源的檔案局，要更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，要著眼未來(lái)，運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，更好地為四個(gè)現(xiàn)代化服務(wù)。

一、檔案數(shù)字化的意義

1、檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會(huì)化的進(jìn)程。同時(shí)，該檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。

2、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

①檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；

②載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)； ③檔案專題信息的采集與建庫(kù)。

3、檔案數(shù)字化的主要作用

①檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容，而檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

②檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。⑴ 代替原件使用，保護(hù)檔案原件；⑵ 數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；⑶ 恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。③檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享；⑵數(shù)字影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案；⑶“時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

④檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。對(duì)我國(guó)大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來(lái)說(shuō)，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡(jiǎn)薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實(shí)質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。

⑤檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無(wú)疑是21世紀(jì)各級(jí)各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。

二、對(duì)檔案數(shù)字化的思考

將大量的檔案數(shù)字化，這是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，其包括掃描儀等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化要經(jīng)過(guò)一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，硬件的購(gòu)置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從實(shí)際和長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。檔案數(shù)字化實(shí)施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分步進(jìn)行”的原則，對(duì)館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是沒(méi)必要的。我們應(yīng)該根據(jù)精煉、存史和利用優(yōu)先原則對(duì)館藏檔案進(jìn)行分類，確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些不需要數(shù)字化以及哪些優(yōu)先數(shù)字化。在實(shí)際工作當(dāng)中，我們采用“珍貴檔案、重點(diǎn)檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數(shù)字化，力爭(zhēng)使數(shù)字化的檔案信息成為高價(jià)值、高利用率、有序、標(biāo)準(zhǔn)、有特色的信息資源。

做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應(yīng)的掃描時(shí)間和存儲(chǔ)空間就要增加；而分辨率參數(shù)越低，掃描文件的質(zhì)量就要降低。我們?cè)谶x擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對(duì)折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒(méi)丟失信息，又無(wú)增加信息，無(wú)錯(cuò)掃、漏掃，對(duì)文件圖像質(zhì)量有問(wèn)題的應(yīng)重新掃描；采集錄入數(shù)據(jù)要豐富、準(zhǔn)確。C、數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過(guò)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對(duì)應(yīng)。

三、開展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決數(shù)字化進(jìn)程中的疑難問(wèn)題。檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問(wèn)題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的訪問(wèn)形式與安全控制問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問(wèn)題。針對(duì)這些新情況、新問(wèn)題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時(shí)，組織力量開展檔案數(shù)字化問(wèn)題的研究，及時(shí)解決工作中的一些技術(shù)性問(wèn)題，同時(shí)澄清和統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。

另外，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。檔案數(shù)字化及數(shù)字化檔案信息管理，涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所能勝任的，所以應(yīng)加強(qiáng)這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。

第二篇：檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：

一、提高經(jīng)濟(jì)效益

過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

第三篇：數(shù)字化檔案共享服務(wù)

數(shù)字化檔案共享服務(wù)工作探析

1、引言：

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的高速發(fā)展，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化信息時(shí)代。越來(lái)越多的城建檔案館開展了檔案數(shù)字化工作，將大量館藏紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字化檔案進(jìn)行保管。那么，對(duì)這些數(shù)字化檔案的利用便成了數(shù)字化項(xiàng)目完成后的重要工作，而數(shù)字化檔案共享服務(wù)更是城建檔案館完成由傳統(tǒng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)型成新型服務(wù)模式的關(guān)鍵。

2、目前我館的數(shù)字化檔案共享模式：

目前我館的數(shù)字化檔案共享服務(wù)仍然采用傳統(tǒng)的檔案查詢流程來(lái)完成。即由申請(qǐng)服務(wù)方提供介紹信、身份證原件及申請(qǐng)函，經(jīng)審核批準(zhǔn)后由檔案工作人員將數(shù)字化檔案導(dǎo)出PDF文件并刻錄到光盤中，再將光盤提供給申請(qǐng)服務(wù)方。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案利用模式，這樣的數(shù)字化檔案共享服務(wù)模式可以一次性完整提供項(xiàng)目檔案資料，而且數(shù)字化檔案也更有利于攜帶、保管。然而這樣的服務(wù)模式并不能充分開發(fā)數(shù)字化檔案的資源利用，也不能滿足大眾對(duì)獲取檔案信息的需求。

3、在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案共享服務(wù)：

要發(fā)揮數(shù)字化檔案的重要作用，推動(dòng)數(shù)字檔案的社會(huì)共享，就必須將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”，這也是我館接下來(lái)的數(shù)字化檔案共享工作的重心之一。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”加強(qiáng)了普及性。根據(jù)中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心(CNNIC)發(fā)布的第41次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》中顯示，截至2017年12月，我國(guó)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.72億，互聯(lián)網(wǎng)普及率為55.8%。漳州市常住人口505萬(wàn)人，而我館去年全年的查檔人次僅為***人次。將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”，可以擴(kuò)大服務(wù)對(duì)象范圍，真正讓數(shù)字化檔案利用走進(jìn)千家萬(wàn)戶，走進(jìn)人民群眾的生活中。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”體現(xiàn)了便捷性。它將傳統(tǒng)的“一對(duì)一”服務(wù)轉(zhuǎn)型成“一對(duì)多”服務(wù)，用戶無(wú)需上門、排隊(duì)、等待，通過(guò)計(jì)算機(jī)、筆記本電腦甚至手機(jī)就能在任何能夠連通網(wǎng)絡(luò)的位置就能查詢到需求的檔案信息，并實(shí)時(shí)傳輸?shù)皆O(shè)備上保存、利用，體現(xiàn)出了智慧城市人們的數(shù)字化生活的便捷性。

將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”更有利于收集反饋、改進(jìn)服務(wù)。在離線的數(shù)字化檔案共享服務(wù)模式中檔案管理部門很難收集到檔案利用的反饋信息，在改進(jìn)服務(wù)方式、提升服務(wù)質(zhì)量方面難免有所欠缺。而將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”后，可以通過(guò)收集網(wǎng)站的數(shù)據(jù)以及用戶反饋信息等來(lái)確定用戶的需求方向，并針對(duì)性改進(jìn)服務(wù)、提高用戶滿意度。

4、將數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”存在的問(wèn)題：

4.1 如何確保安全保密性。由于城建檔案的特殊性，城建檔案館提供的數(shù)字化檔案并非無(wú)條件向社會(huì)大眾開放查檔，因此如何確保數(shù)字化檔案共享服務(wù)對(duì)象的授權(quán)至關(guān)重要。

4.2 如何保證數(shù)據(jù)可靠性。如何確保通過(guò)數(shù)字化檔案共享服務(wù)提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性是數(shù)據(jù)安全工作的重心。如果通過(guò)數(shù)字化檔案共享服務(wù)提供的數(shù)據(jù)可以被篡改、刪減，那么所提供的數(shù)字化檔案就不具備數(shù)據(jù)可靠性，也就不具備法律效力，大大削減了該服務(wù)的功能。

4.3 如何保證便捷性體驗(yàn)。如何充分挖掘數(shù)字化檔案的服務(wù)價(jià)值，如何在確保數(shù)據(jù)安全的前提下通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字化檔案共享服務(wù)的便捷性，這是數(shù)字化檔案共享服務(wù)“上網(wǎng)”的主要工作內(nèi)容，也是社會(huì)大眾接觸數(shù)字化檔案共享服務(wù)最直接的用戶體驗(yàn)。

5、對(duì)存在問(wèn)題的解決建議：

5.1 要確保安全保密性必須通過(guò)人工審批申請(qǐng)。在通過(guò)技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，仍必須加入人工核驗(yàn)，確保安全保密性。具體流程為：查檔申請(qǐng)人必須填寫相關(guān)的檔案利用申請(qǐng)信息并上傳有效證件的掃描件或照片，經(jīng)由數(shù)字化檔案管理人員核實(shí)后上傳給相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，獲得批準(zhǔn)后方可提供數(shù)字化檔案服務(wù)。申請(qǐng)信息在數(shù)據(jù)庫(kù)中可保存一段時(shí)間，避免同一申請(qǐng)人短時(shí)間重復(fù)審批。

5.2 要確保可靠性可以通過(guò)在提供的數(shù)字化檔案上加蓋電子簽章，由專業(yè)的電子簽章來(lái)確保數(shù)字化檔案的可靠性、安全性。電子簽章是伴隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的一種安全保障技術(shù)，目的就是通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙面簽字或者蓋章的功能，確保提供的數(shù)字化檔案內(nèi)容不被編輯、篡改。

5.3 要確保便捷性體驗(yàn)必須在確保數(shù)據(jù)安全的前提下不斷進(jìn)行平臺(tái)迭代升級(jí)。隨著科技發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷完善，數(shù)字化檔案服務(wù)平臺(tái)也應(yīng)隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化以確保數(shù)據(jù)安全、提高用戶體驗(yàn)為目的不停地迭代升級(jí)，從而不斷提高平臺(tái)安全性和用戶體驗(yàn)。

6、總結(jié)：數(shù)字化檔案共享服務(wù)是新時(shí)代下隨著網(wǎng)絡(luò)的高度發(fā)展出現(xiàn)的新型服務(wù)，其服務(wù)模式和服務(wù)理念都有別于傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)，因此，我們要牢記“全心全意為人民服務(wù)”的服務(wù)宗旨，站在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的服務(wù)角度上，抓住傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)的核心內(nèi)容，以數(shù)據(jù)安全為底線，不斷去探索新的檔案數(shù)字化共享服務(wù)模式。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的開發(fā)利用，為解決城市發(fā)展難題、實(shí)現(xiàn)城市智慧化管理，進(jìn)而為人民提高數(shù)字化生活質(zhì)量做出更大的貢獻(xiàn)。

第四篇：審計(jì)檔案的數(shù)字化

審計(jì)檔案的數(shù)字化

審計(jì)業(yè)務(wù)電子檔案（以下簡(jiǎn)稱電子檔案）是審計(jì)檔案的數(shù)字化形態(tài)。其制作過(guò)程大抵可以分為以下四個(gè)階段：即資料收集整理階段、資料數(shù)字化階段、資料整理編輯階段、刻錄光盤階段。1.審計(jì)項(xiàng)目資料的收集整理

一是傳統(tǒng)原始資料的收集。與傳統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案一樣，原始資料是電子檔案制作的基礎(chǔ)性工作。從資料的形態(tài)屬性來(lái)說(shuō)，它包括紙質(zhì)資料和制作圖片、音頻、視頻所需的原始資料（模擬方式的照片、錄音帶、錄像帶等等），其中紙質(zhì)資料是電子檔案原始資料的主體。紙質(zhì)資料是指審計(jì)過(guò)程中形成的以紙為載體的所有文書。在審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，立卷責(zé)任人要隨著審計(jì)程序各個(gè)環(huán)節(jié)的完成，及時(shí)收集三大類審計(jì)文書：審計(jì)實(shí)施類文書，包括原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、匯總工作底稿、審計(jì)證據(jù)、取證清單、審計(jì)報(bào)告等；審計(jì)項(xiàng)目管理類文件，包括審計(jì)方案、復(fù)核意見、審計(jì)決定、審計(jì)意見采納情況等；審計(jì)項(xiàng)目往來(lái)文件，包括審計(jì)過(guò)程中與上級(jí)機(jī)關(guān)、本級(jí)政府、各有關(guān)部門之間的請(qǐng)示、報(bào)告、批示、復(fù)函等。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目場(chǎng)景所拍攝的照片，證人證言以及聽證會(huì)實(shí)錄等音視頻資料，也可以作為制作電子檔案的原始性資料來(lái)收集。在收集齊全的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對(duì)全部材料進(jìn)行篩選和鑒別，以保證電子檔案既完整又精煉。

二是項(xiàng)目電子資料的收集。電子資料是指審計(jì)過(guò)程中以電子計(jì)算機(jī)形成的文檔、圖表，以數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音機(jī)形成的數(shù)碼照片、音視頻資料，計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)時(shí)采集的審計(jì)數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文件等。由于電子資料本身就是數(shù)字化生成和存儲(chǔ)的，制作電子檔案可以直接調(diào)用。基于電子資料存在形態(tài)的特殊性，立卷責(zé)任人應(yīng)注意做到隨時(shí)收集，隨時(shí)整理，專門儲(chǔ)存，搞好保密，同時(shí)做好備份。2.審計(jì)業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化

資料數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)原始資料而言。由于傳統(tǒng)原始資料以常規(guī)的物質(zhì)形態(tài)存在，要讓它成為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)進(jìn)而制作電子檔案，必須有一個(gè)數(shù)字化的過(guò)程。對(duì)不同形態(tài)屬性的傳統(tǒng)原始資料，其數(shù)字化過(guò)程大概有以下幾種：報(bào)告表格的ＯＣＲ識(shí)別，照片的掃描輸入，錄音帶、錄像帶的數(shù)字采集等。

一是ＯＣＲ文字圖表識(shí)別。文字圖表的ＯＣＲ識(shí)別是制作電子檔案的一項(xiàng)量大、繁瑣但又十分重要的工作。目前，對(duì)于審計(jì)過(guò)程中形成的規(guī)范印刷和打印的文書圖表，可以通過(guò)“尚書”、“清華”等比較成熟的ＯＣＲ軟件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)文檔。

二是照片、原件的掃描。重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)照片、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查指導(dǎo)項(xiàng)目時(shí)拍攝的場(chǎng)景照片，需要利用掃描儀掃描成圖片文件歸檔。審計(jì)檔案中有一些資料，如有關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)報(bào)告的批示、審計(jì)意見采納情況的文件、原始工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、取證材料清單等不宜以文字形式歸入電子檔案的，也可以掃描成圖片歸檔，以反映文件的原始面貌，做到真實(shí)可信。

三是音頻、視頻的采集。對(duì)審計(jì)過(guò)程中形成的錄音帶、錄像帶，證人證言及聽證會(huì)紀(jì)錄等音頻、視頻資料，可以通過(guò)數(shù)字采集卡把它轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)音視頻文件。這將更增加審計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性，是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。3.資料整理編輯

一是定制模版。模板是體現(xiàn)電子檔案內(nèi)在體系、組織承載資料的平臺(tái)。模版應(yīng)當(dāng)以上級(jí)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容為基準(zhǔn)，并且根據(jù)電子檔案的特色和電子（包括經(jīng)過(guò)數(shù)字化的）資料的需要來(lái)定制。模板格式以*.Htm為宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage編輯軟件。電子檔案的模板，首先，要按照審計(jì)署頒布的《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作準(zhǔn)則》對(duì)檔案內(nèi)容和卷內(nèi)順序的規(guī)定制定；其次，科學(xué)合理地組織相關(guān)資料；第三，界面和操作使用的設(shè)計(jì)均要體現(xiàn)友好性。

根據(jù)上述要求，模板制作時(shí)首先要按三大類審計(jì)文書劃分三個(gè)單元。并根據(jù)電子資料的文件屬性構(gòu)建以審計(jì)報(bào)告為中心的審計(jì)項(xiàng)目文檔體系，把審計(jì)工作報(bào)告、審計(jì)小組報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)意見書、審計(jì)方案、審計(jì)通知書等文檔串接起來(lái)；在適當(dāng)部位插入圖片縮略圖模塊，把匯總工作底稿、分項(xiàng)目工作底稿、原始工作底稿、取證清單、送達(dá)回證、雙向承諾書、證詞、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)項(xiàng)目的場(chǎng)景、重要的工作和物證現(xiàn)場(chǎng)、聽證會(huì)記錄等圖片資料串接起來(lái)；在適當(dāng)部位插入鏈接，把證言、聽證會(huì)錄音錄像等音視頻資料、計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)的原始數(shù)據(jù)、分析利用原始數(shù)據(jù)時(shí)產(chǎn)生的計(jì)算機(jī)文檔表格等歸集起來(lái)。在模板中，適當(dāng)運(yùn)用“書簽”工具設(shè)計(jì)好跳轉(zhuǎn)回接，運(yùn)用“背景色”、“字體色”等工具，可以格式化、美化檔案頁(yè)面，增加電子檔案操作應(yīng)用的友好性。但要注意“字體”不能隨意設(shè)置，原因首先是字體花里胡哨會(huì)影響電子檔案的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，其次是由于在最終顯示時(shí)字體是由用于瀏覽的計(jì)算機(jī)所決定的。

二是整理鏈接資料。

考慮到電子文件在電子檔案中顯現(xiàn)的規(guī)范和快捷，Microsoft Word所形成的文檔*.Doc和Microsoft Excel所形成的表格*.Xls需要轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁(yè)*.Htm格式。轉(zhuǎn)換直接應(yīng)用Word或 Excel中的“文件--另存為HTML”命令，而后在Microsoft Frontpage中進(jìn)一步編輯。電子檔案編輯的最后一步，是將網(wǎng)頁(yè)、圖像等資料與模板掛接起來(lái)。對(duì)于一般性網(wǎng)頁(yè)，只需要做好鏈接即可；至于圖片資料，則需要制成縮略圖，瀏覽器軟件將自動(dòng)把縮略圖與源圖片鏈接起來(lái)。4.刻錄光盤

經(jīng)過(guò)以上步驟，電子檔案基本完成。但是，制作電子檔案的目的是為了便于向上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)送和檔案永久保存，必須要有合適的載體來(lái)存儲(chǔ)。CD-R光盤標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)空間為650M，可以讀取萬(wàn)次以上，保存期長(zhǎng)達(dá)百年，價(jià)廉物美、經(jīng)久耐用、便于攜帶，最適合作為存儲(chǔ)電子檔案的載體。當(dāng)然，為了保證刻錄的性能和速度，降低刻錄失敗的風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)軟硬件配置應(yīng)當(dāng)盡可能高。

光盤刻錄過(guò)程需要注意三點(diǎn)：一是網(wǎng)頁(yè)、音頻、視頻和其他格式的文件混合刻錄，由于音、視頻文件的發(fā)聲要求刻錄音軌，所以在確定光盤格式時(shí)不要選擇“資料光盤”格式而應(yīng)當(dāng)選擇“音樂(lè)光盤”格式。二是如果檔案中沒(méi)有音、視頻資料，不需要音軌的，可以直接在Windows資源管理器中用“復(fù)制”、“粘貼”的方式刻錄，刻錄音軌在Easy CD Creator的“音樂(lè)光盤配置”中進(jìn)行，操作方法與“資源管理器”類似。三是為了確保成功率，刻錄光盤時(shí)不要進(jìn)行其他的計(jì)算機(jī)操作，并從內(nèi)存中卸載防火墻、自動(dòng)運(yùn)行伺服器等不需要的軟件，盡量減少對(duì)系統(tǒng)資源的占用。有條件的可以安裝雙操作系統(tǒng)，利用一個(gè)干凈利落的系統(tǒng)專門進(jìn)行光盤刻錄。

第五篇：檔案數(shù)字化方案研究

檔案數(shù)字化方案研究

課題組

《檔案數(shù)字化方案研究》項(xiàng)目對(duì)檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進(jìn)行了全面的研究，達(dá)到了檔案數(shù)字化全過(guò)程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實(shí)踐案例。國(guó)家檔案局組織的專家鑒定委員會(huì)結(jié)論是:“該項(xiàng)目基于長(zhǎng)春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向、漸進(jìn)性的檔案數(shù)字化實(shí)踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國(guó)情，符合現(xiàn)代管理理念，對(duì)全國(guó)各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價(jià)值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的有機(jī)銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線，規(guī)劃設(shè)計(jì)了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步的流程，并成功地付諸實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率、高效益。同時(shí)，運(yùn)用CA認(rèn)證、數(shù)字水印、電子簽章等技術(shù)，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、準(zhǔn)確利用提供了技術(shù)保證，也為檔案管理部門提供了很好的實(shí)踐模式”。該項(xiàng)目獲國(guó)家檔案局2006年優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)的同時(shí)，長(zhǎng)春市檔案館被國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室和國(guó)家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點(diǎn)單位。

一．檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想

以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以利用檔案為目的，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護(hù)檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)可靠，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則

實(shí)用性原則：針對(duì)館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點(diǎn)，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。

開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時(shí)空的條件，國(guó)家民主政治建設(shè)和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時(shí)數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)其社會(huì)共享的前提。

價(jià)值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護(hù)雙重意義，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代更好實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的客觀需要。

搶救性原則：計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護(hù)瀕危檔案原件最經(jīng)濟(jì)和便捷的方法。

時(shí)效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，是充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略

需求導(dǎo)向策略：社會(huì)需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風(fēng)向標(biāo)”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，把利用頻繁檔案的進(jìn)行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機(jī)制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計(jì)劃，達(dá)到數(shù)字化檔案利用即時(shí)見效的目的。

本級(jí)為主策略：地方檔案館保存的本級(jí)永久檔案是數(shù)字化的重點(diǎn)。進(jìn)入信息時(shí)代，館際間重復(fù)的上級(jí)檔案文件，與其分頭進(jìn)行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國(guó)特色檔案管理體制的優(yōu)勢(shì)，由上級(jí)檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動(dòng)。

分步實(shí)施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時(shí)間的推移，檔案室進(jìn)館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。

剔除無(wú)用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進(jìn)館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進(jìn)館、重復(fù)檔案頗多。特別是建國(guó)超過(guò)50年以后，市以下檔案館長(zhǎng)期保管的檔案逐年超過(guò)保管期的上限。因此，開展檔案價(jià)值鑒定，剔除無(wú)用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費(fèi)應(yīng)是長(zhǎng)久的策略。

四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇

檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問(wèn)題是當(dāng)務(wù)之急；從成本上講，檔案價(jià)值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享很少的問(wèn)題。

多種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)同步：一是首先建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。滿足一次檢索需要，建好文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒(méi)實(shí)現(xiàn)全部檔案的文件級(jí)目錄機(jī)檢，查檔不快、不準(zhǔn)、不全的問(wèn)題不可避免。所以，把文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提高檔案查全率、查準(zhǔn)率必經(jīng)之路。二是適時(shí)建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著社會(huì)發(fā)展，對(duì)某一專題檔案集中需求時(shí)有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足社會(huì)需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時(shí)機(jī)。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫(kù)。按照國(guó)家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達(dá)到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。

五．重組和再造的優(yōu)化流程

為發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，重組和再造優(yōu)化流程的實(shí)質(zhì)，就是對(duì)檔案數(shù)字化整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程，還要改變行政管理分工，進(jìn)行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)對(duì)整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長(zhǎng)春市檔案館高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個(gè)流程和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。

六．檔案數(shù)字化示范案例----長(zhǎng)春模式

從2004年開始，長(zhǎng)春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。

(一)實(shí)施三個(gè)工程，建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)

長(zhǎng)春市檔案館把信息化帶動(dòng)作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機(jī)制，打破行政分工，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立了行政領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)專家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長(zhǎng)期流程團(tuán)隊(duì)，并與現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備進(jìn)行合理搭配。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架。

（二）集中四個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持流水作業(yè)

文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑，整理是檔案文件實(shí)體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個(gè)環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇。長(zhǎng)春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實(shí)體整理4人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快

由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有20萬(wàn)件檔案走下流水線。低成本主要體現(xiàn)在：20萬(wàn)件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用40%以上。同時(shí)，三年時(shí)間建成數(shù)據(jù)庫(kù)50個(gè)，文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)120萬(wàn)條（包括20萬(wàn)件全文）；專題數(shù)據(jù)庫(kù)120萬(wàn)條；照片數(shù)據(jù)庫(kù)2000張；資料數(shù)據(jù)庫(kù)5000條，案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)23萬(wàn)條；現(xiàn)行文件和政府公開信息1萬(wàn)余件（條）。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬(wàn)余條，20萬(wàn)件全文；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬(wàn)條,8萬(wàn)件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，全部人工費(fèi)只有58.4萬(wàn)元（包括流程團(tuán)隊(duì)檔案干部的工資），經(jīng)濟(jì)成本很低，時(shí)間成本很少。

高效率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實(shí)體整理同步完成，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當(dāng)于將20萬(wàn)件（200萬(wàn)頁(yè)）檔案全部掃描的效果。

（四）利用方式變革，社會(huì)效益顯著

為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，長(zhǎng)春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對(duì)數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務(wù)。并通過(guò)CA認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù)，對(duì)特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對(duì)目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機(jī)檢到檔案后通知檔案庫(kù)管人員，檔案庫(kù)管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長(zhǎng)春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。

高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬(wàn)人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會(huì)公眾，上級(jí)檔案和信息化部門，當(dāng)?shù)攸h委、政府，國(guó)內(nèi)外同行的普遍贊譽(yù)，數(shù)以百計(jì)的留言、錦旗、感謝信、獎(jiǎng)勵(lì)證書、媒體報(bào)道就是最好的證明