第一篇：綜合性檔案館館藏檔案數(shù)字化鑒定探討

【正文】

近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，一些檔案館開始實(shí)施數(shù)字檔案館計(jì)劃，或開始對(duì)部分館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，以便為今后實(shí)現(xiàn)檔案全文信息絡(luò)化查閱作準(zhǔn)備，但館藏?cái)?shù)量較大的單位很快都遇到了一個(gè)棘手問題：挑選什么檔案進(jìn)行數(shù)字化？在確定將某一全宗檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，又面臨是否將所有檔案部進(jìn)行數(shù)字化的難題？在對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，面對(duì)著龐雜紛繁甚至“魚龍混雜”的檔案，大家不約而同地感覺到面臨一個(gè)新的課題：檔案在進(jìn)行數(shù)字化前的鑒定。當(dāng)今之際，檔案數(shù)字化，雖同高科技、高投入相伴隨，但一旦形成共識(shí)，擺上日程，其經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等問題似不難解決，然數(shù)字化鑒定，卻不那么容易，它政策性強(qiáng)，又是勞動(dòng)和知識(shí)密集型工作，至今尚缺乏明確的指導(dǎo)理念，弄得不好即成為數(shù)字化的“瓶頸”，拖了檔案數(shù)字化進(jìn)程的后腿。因此，從某種意義上來說，檔案數(shù)字化鑒定能否順利開展，關(guān)系到檔案數(shù)字化的進(jìn)程，并最終影響檔案信息社會(huì)化的實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)筆者根據(jù)近來對(duì)此問題的研究和思考。提出一些管見，與檔案界同行探討。

一、數(shù)字化鑒定的目的館藏檔案數(shù)字化，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級(jí)國家綜合檔案館，以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級(jí)檔案館進(jìn)行。這是一部分國家綜合性檔案館順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)行檔案資源信息化過程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會(huì)所用開辟一個(gè)十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠(yuǎn)程利用，其中包含較高的制作和運(yùn)營成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問題，檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時(shí)，公開和通過絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會(huì)公開的，因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個(gè)全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個(gè)案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡潔，卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會(huì)感到整個(gè)案卷會(huì)產(chǎn)生缺陷，對(duì)于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會(huì)開放的因素需要考慮外，顯然對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化是無需再進(jìn)行鑒定的，但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個(gè)世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價(jià)值的文件和毫無價(jià)值的文件夾雜在一起，對(duì)于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須在事前進(jìn)行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關(guān)緊要或毫無價(jià)值的文件，留下反映歷史過程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價(jià)實(shí)”，真正具有參考和研究價(jià)值，能夠派用處的檔案，從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進(jìn)行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對(duì)開放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而保證了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。

二、數(shù)字化鑒定的原則

為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗⒒A(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須對(duì)館藏原始檔案進(jìn)行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐，一般而言，在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時(shí)應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則：

1.精煉原則 數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價(jià)值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時(shí)貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無價(jià)值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對(duì)于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關(guān)緊要和可有可無的文件，使經(jīng)過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動(dòng)的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會(huì)認(rèn)為一個(gè)文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細(xì)節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價(jià)值，因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法，但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來進(jìn)行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫容量將因此擴(kuò)大幾倍，其制作和運(yùn)營成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個(gè)別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實(shí)體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實(shí)體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時(shí)也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個(gè)別利用者的特殊需求，2.存史原則 提出和要求貫徹精煉原則，其目的是為了使經(jīng)過數(shù)字化的檔案消除臃腫，去除水分，構(gòu)成精煉，而并非為了單純地達(dá)到精煉而將一些有價(jià)值的文件也拋棄，為此提出存史原則。這一原則的含義，可以理解為剔除文件時(shí)應(yīng)以是否違背存史作衡量，也就是說，當(dāng)如果剔除某份文件，是在剔除某種重要的歷史記錄，從而使某一重要?dú)v史情況或細(xì)節(jié)由此消失，那么對(duì)這種剔除必須作慎重考慮。我們?cè)跀?shù)字化鑒定的實(shí)踐中遇到過這樣的情況：在鑒定某一市級(jí)機(jī)關(guān)檔案時(shí)，有人將區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的區(qū)情甚至基層情況的文件認(rèn)為是“水分”，主張將其剔除，其理由一是此類文件在相應(yīng)的區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)的檔案中會(huì)有保存，二是區(qū)情乃至基層情況不屬于市級(jí)機(jī)關(guān)檔案應(yīng)反映的重點(diǎn)。但是按照存史原則，上述文件恰恰十分真實(shí)地記錄和反映了當(dāng)時(shí)特定背景下基層所發(fā)生的一段生動(dòng)的歷史，對(duì)于利用者直接了解這一歷史時(shí)期的相關(guān)歷史是很重要的材料，盡管此類文件在區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)的檔案里很可能也保存著。存史原則要求在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時(shí)不能一味地為精煉而精煉，還必須謹(jǐn)慎考慮不能將那些記錄和反映生動(dòng)的歷史過程和歷史真實(shí)的文件作為“水分”擠掉，從某種意義上說，存史原則也是對(duì)精煉原則的制約，貫徹存史原則能夠防止因貫徹精煉原則的過頭而把那些確實(shí)反映歷史真實(shí)的文件也精煉掉。

3.利用優(yōu)先原則 這一原則在很大程度上適用于數(shù)

字化鑒定的組織實(shí)施工作，但其核心思想也適用于數(shù)字化鑒定的具體操作。所謂“利用優(yōu)先”，即將利用者的要求和想法放在首位，用通常的話來說，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在進(jìn)行數(shù)字化鑒定時(shí)，也必須貫徹這一原則。數(shù)字化鑒定，從某種意義上說，是按照一定的原則和要求，對(duì)原始檔案進(jìn)行一番篩選，利用優(yōu)先原則要求在進(jìn)行這種篩選時(shí)必須從利用者出發(fā)，充分考慮利用者的需要，也就是說，應(yīng)該設(shè)身處地地從利用者角度出發(fā)。來進(jìn)行這種篩選，保留對(duì)利用者切實(shí)有用的文件，剔除對(duì)利用者無用的文件，按照這樣的要求，由數(shù)字化鑒定進(jìn)行的篩選，其結(jié)果既減少了投入，降低了成本，同時(shí)絲毫不會(huì)損害利用者的利益，反而因?yàn)樘峁┝藵饪s的檔案而節(jié)省了利用者的查閱時(shí)間，當(dāng)然這里所說的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括個(gè)別的特殊的要求。由于檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化所需要的巨大投入，決定了其考慮能夠滿足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。

以上三項(xiàng)原則，可以說是三位一體，密不可分，即在貫徹精煉原則時(shí)不可不兼顧存史原則和利用優(yōu)先原則，而在貫徹存史原則時(shí)也不能舍棄精煉原則，在考慮利用優(yōu)先原則時(shí)當(dāng)然也不能違背精煉原則。在數(shù)字化鑒定的實(shí)際操作中，只有對(duì)此三項(xiàng)原則作通盤考慮和綜合應(yīng)用，才能確保數(shù)字化鑒定具有相當(dāng)?shù)馁|(zhì)量，達(dá)到預(yù)期的效果。反之，則可能顧此失彼，或重精煉而忽視存史，或重存史重利用優(yōu)先而達(dá)不到精煉的結(jié)果。

三、數(shù)字化鑒定工作的策劃和組織

由于館藏檔案數(shù)字化鑒定是一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)，技術(shù)要求高，難度大，又缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，除了上述鑒定原則的切實(shí)貫徹，其策劃和組織工作十分重要，在某種程度上，科學(xué)策劃和周全組織，是保證數(shù)字化鑒定能夠按照預(yù)定的目標(biāo)進(jìn)行并取得成效的關(guān)鍵。

1.數(shù)字化鑒定工作的策劃 數(shù)字化鑒定工作的策劃主要包括對(duì)首選擬進(jìn)行數(shù)字化檔案的考慮和確定、擬進(jìn)行數(shù)字化鑒定檔案基礎(chǔ)狀況的調(diào)查、鑒定重點(diǎn)的把握等方面。由于檔案數(shù)字化進(jìn)度按頁計(jì)算，一個(gè)綜合性檔案館在館藏檔案數(shù)字化方面要達(dá)到規(guī)模效應(yīng).哪怕是占館藏檔案的10％或20％，都需要經(jīng)歷一個(gè)復(fù)雜而漫長的過程，因此在實(shí)施館藏檔案數(shù)字化時(shí)必須在對(duì)館藏檔案進(jìn)行調(diào)查的基礎(chǔ)上制訂出數(shù)字化計(jì)劃，挑選出急需進(jìn)行數(shù)字化的全宗。

第二篇：館藏檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案管理過程中一場深刻的革命，在石化集團(tuán)公司對(duì)各單位“廣泛應(yīng)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò) 化技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建設(shè)數(shù)字化檔案館”的要求下，我館作為試點(diǎn)單位，開始了建設(shè)數(shù)字檔案館的摸索。館藏檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和前期工作，是組成數(shù)字檔案館的主要資源。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的共享和統(tǒng)一利用，同時(shí)也為了保護(hù)檔案原件，將現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化加工勢(shì)在必行。

一、目前檔案數(shù)字加工面臨的問題

1、數(shù)字化對(duì)象數(shù)量龐大、類型多樣

中原油田檔案館是油田檔案資源的管理服務(wù)中心，伴隨著油田的勘探開發(fā)和生產(chǎn)建設(shè)，形成了大量的檔案資料。目前庫藏紙質(zhì)檔案約230多萬卷，錄音錄像檔案14305盤，照片檔案56116張，底圖640087張，磁帶60512盤，光盤1329張，檔案數(shù)量以每年10多萬卷的速度遞增。如果把目前館藏檔案全部數(shù)字化，將是一項(xiàng)經(jīng)年累月的浩大工程。

2、檔案數(shù)字化效率問題

在數(shù)字化流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要進(jìn)行質(zhì)量控制，而這就需要大量的工作時(shí)間為保障。以紙質(zhì)檔案為例，陳舊發(fā)黃的油印文件與現(xiàn)行的打印文件相比，識(shí)別率明顯要低很多，已損壞的文件還需要修復(fù)處理，甚至有些文件識(shí)別下來并不會(huì)比手工錄入快。

3、部門之間的協(xié)調(diào)問題

館藏檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)需要投入大量人力、物力和財(cái)力的工程，不僅僅是檔案信息部門的事情，還會(huì)涉及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門、檔案保管部門等。爭取分管領(lǐng)導(dǎo)的支持與協(xié)調(diào)，才是館藏檔案數(shù)字化工作得以順利進(jìn)行的保障。

二、館藏檔案數(shù)字化的實(shí)施

1、做好檔案鑒定工作，突出重點(diǎn)

由于我館保管的檔案數(shù)量龐大，檔案的價(jià)值也各有不同，所以不可能將全部檔案數(shù)字化，既浪費(fèi)有限的資金，又會(huì)增加檔案部門的工作量。因此，要根據(jù)館藏實(shí)際情況，先進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定，篩選重要全宗，突出重點(diǎn)，有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化。第一，對(duì)檔案館中保存年代久遠(yuǎn)已瀕臨損壞的珍貴老檔案進(jìn)行數(shù)字化。第二，對(duì)具有長遠(yuǎn)使用價(jià)值且不方便用戶反復(fù)翻閱的原件檔案進(jìn)行數(shù)字化。第三，對(duì)利用率高、需求量大的開放檔案進(jìn)行數(shù)字化。第四，針對(duì)主體服務(wù)對(duì)象，對(duì)具有油田特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化。

2、細(xì)分檔案數(shù)字化加工流程，嚴(yán)格控制精度

按照先公開后保密、先近期后 歷史 的原則，分步開展數(shù)字化加工工作。以紙質(zhì)檔案為例，2000年以來的公文檔案、數(shù)據(jù)庫中未有的且利用率較高的勘探開發(fā)類檔案、油田生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案、局級(jí)科研檔案進(jìn)行全文錄入。

①整理拆分：從檔案管理員處填寫《檔案領(lǐng)取記錄單》，并領(lǐng)取檔案后，以件為單位拆除檔案的裝訂線，區(qū)分出需掃描的檔案材料。對(duì)檔案進(jìn)行整理，將其中夾雜的紙屑以及訂書針等金屬物全部去掉，對(duì)已破損的文件進(jìn)行必要的修復(fù)，對(duì)于不清楚的文件資料在征得檔案管理員的同意后進(jìn)行素描，以保障掃描圖像的質(zhì)量。

在檔案整理拆分過程中，對(duì)于破損的檔案材料要做相應(yīng)登記，在征得檔案管理員的同意后，用透明膠從背面粘合。破損情況嚴(yán)重、無法粘合的，可用專用紙?jiān)诒趁嫱幸r進(jìn)行文件的修復(fù)；也可復(fù)印后掃描。

②檔案掃描：檔案經(jīng)過整理后，將需要掃描的案卷交給檔案掃描人員，紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

第三篇：2018年黃山城建檔案館館藏檔案數(shù)字化加工

2018年黃山市城建檔案館館藏檔案數(shù)字化加工

項(xiàng)目要求

一、具體內(nèi)容：

1、本次館藏檔案數(shù)字化加工總量為建設(shè)工程檔案約38萬頁文檔(A4、A3)，約3.6萬張圖紙(A2、A1、A0)，使用《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》同步完成條目著錄和電子文件掛接、案卷整理（組卷）。著錄內(nèi)容包括項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)；并建立相應(yīng)目錄數(shù)據(jù)庫和電子檔案數(shù)據(jù)庫。做到紙質(zhì)和電子檔案同檔同號(hào)。本次須數(shù)字化加工檔案的數(shù)量為暫定量，投標(biāo)單位須在投標(biāo)文件中必須明確單價(jià)，最終結(jié)算按照工程結(jié)束驗(yàn)收后的實(shí)際數(shù)量為準(zhǔn)。

2、工作內(nèi)容：主要包括檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、數(shù)據(jù)移交與提交、案卷整理、打印封面、打印卷內(nèi)目錄、打印備考表、打印檔案盒脊背、裝（換）盒、上架、刻盤、備份等工作。通過對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。

二、基本要求

1、項(xiàng)目完成全部工作任務(wù)時(shí)間不超過3個(gè)半月（從進(jìn)場之日起）；

2、投標(biāo)單位應(yīng)提供詳細(xì)的數(shù)字化加工工作流程和技術(shù)措施，為保障質(zhì)量和規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目的組織措施要有保障，進(jìn)場除滿足工作需要的各類設(shè)備（特別是大圖掃描儀）外，還必須有充足的人員配備，及相應(yīng)的熟練員工，工作途中不得隨意更換工作人員。

3、中標(biāo)單位在中標(biāo)后應(yīng)繳納5000元合同保證金。

4、中標(biāo)單位在中標(biāo)后5天內(nèi)簽訂合同，合同簽訂后15天內(nèi)安排人員進(jìn)場進(jìn)行施工，逾期視為自動(dòng)放棄，采購人可重新組織本項(xiàng)目招標(biāo)或由第二名頂替，并沒收其履約合同保證金。

5、中標(biāo)單位在履行合同過程中不服從采購人管理或故意拖延施工日期的，采購人可終止合同執(zhí)行，其履約合同保證金不予退還上交市財(cái)政。采購人可重新組織本項(xiàng)目招標(biāo)。施工單位自身原因?qū)е率┕と掌诔^合同約定的，超過日期按200元∕天標(biāo)準(zhǔn)從工程款中扣除誤期賠償費(fèi)。

6、投標(biāo)人須在投標(biāo)文件中按檔案數(shù)字化加工時(shí)的文檔資料（A3及以下）和圖紙（A2及以上）兩檔分別報(bào)單價(jià)，條目錄入不另報(bào)價(jià)，折算進(jìn)數(shù)字化加工中，最終結(jié)算按照工程結(jié)束驗(yàn)收后的實(shí)際數(shù)量為準(zhǔn)。

三、項(xiàng)目工作地點(diǎn)：

項(xiàng)目工作地點(diǎn)：工作的場地由業(yè)主方提供。工作環(huán)境布置、所需設(shè)備、所需軟件以及所需全部耗材均由中標(biāo)商自備。

四、數(shù)字化加工要求：

基本流程：檔案出庫、檔案加工、檔案著錄、檔案校驗(yàn)、檔案入庫等。（1）檔案整理：按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（ＧＢ／Ｔ５０３２８－２０１４）并結(jié)合黃山市城建檔案要求執(zhí)行。主要是對(duì)準(zhǔn)備掃描的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、并對(duì)少部分整理未達(dá)標(biāo)的檔案資料進(jìn)行規(guī)范整理后再掃描。對(duì)影響掃描質(zhì)量的裝訂物（如訂書釘、別針、其他固定器具）要先拆除，拆除原件的裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)原件及其順序。

（2）檔案掃描：根據(jù)檔案幅面的大小(A0、A1、A2、A3、A4)選擇相應(yīng)規(guī)格的專業(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。掃描分辨率符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，文字頁200dpi、圖紙300 dpi、照片400dpi，生成文件為JPG、TIF或PDF格式。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。以A4頁面為標(biāo)準(zhǔn)，平均每頁文檔存儲(chǔ)大小控制在40KB以內(nèi)或適度大小。在掃描過程中對(duì)于老舊資料及有破損的資料要進(jìn)行裱糊作業(yè)。目錄數(shù)據(jù)（案卷目錄及卷內(nèi)目錄）與掃描圖像要形成100％正確一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。每個(gè)頁幅的前后順序要與原紙質(zhì)檔案順序保持一致。

（3）圖像處理：保證掃描文件的高質(zhì)量、高清晰度，通過專業(yè)的數(shù)字圖像處理軟件對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等要進(jìn)行整體去污和局部去污處理，圖像偏斜度不超過2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。做到圖像清晰、頁面完整、不歪斜、無變形、無黑邊，色彩還原逼真，達(dá)到國家檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。

（4）檔案著錄：按照《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》及招標(biāo)方要求進(jìn)行著錄，著錄滿足《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》的規(guī)定差錯(cuò)率不得大于0.1%。（注：對(duì)于復(fù)印件要在備注中標(biāo)注“復(fù)印件”字樣）

（5）數(shù)據(jù)遷移：要求投標(biāo)單位自行準(zhǔn)備數(shù)字化加工系統(tǒng)，且加工后的數(shù)據(jù)能夠與《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行對(duì)接。中標(biāo)單位負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)遷移到《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》中，且保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

（6）打印要求：打印案卷封面、備考表、案卷目錄、文件目錄、脊背要符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和黃山市城建檔案館具體標(biāo)準(zhǔn)的格式要求。

（7）保存?zhèn)浞荩何募谱鳌⒈４娴葢?yīng)符合城建檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，要便于和《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》對(duì)接。將掃描信息刻錄到光盤上，一式三份。拷貝到移動(dòng)硬盤上一式三份（移動(dòng)硬盤由我館提供）。必須包含文件信息和目錄信息。同一項(xiàng)目信息不跨越兩張光盤或移動(dòng)硬盤。必須打印封面，封面上體現(xiàn)盤內(nèi)內(nèi)容、制作時(shí)間、編號(hào)、文件類型。在刻錄完成后，與檔案實(shí)體進(jìn)行比對(duì)，以確保數(shù)字化檔案文件準(zhǔn)確無遺漏。

（8）檔案掃描后需原樣恢復(fù)，按原來順序，校對(duì)整理后返回歸檔。（9）檔案案卷移出、移進(jìn)、整理、著錄、掃描等均按項(xiàng)目或單項(xiàng)工程為單位按順序逐步完成，規(guī)范實(shí)施。

（10）以上所列未盡事宜，一切參照相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

五、項(xiàng)目技術(shù)要求： 嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)：

《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323-2001）《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-201４）《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117-2007）《城市建設(shè)檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）《城建電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T187-2012）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）《磁體載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）

《電子政務(wù)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)方法通用規(guī)范》（GB/T19487-2004）《數(shù)據(jù)元和交換格式.信息交換.日期和時(shí)間的表示法》（GB/T7408-1994）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1～2-1999）《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)的一致性測試》（GB/T17679-1999）《CAD電子文件管理》（GB/T17825.1～10-1999）《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T-31-2005）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《安徽省城建檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（DB34/T1014-2009）

六、質(zhì)量與驗(yàn)收要求

1、按單體工程（每棟樓）為管理單位在《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》中完成著錄工作，著錄內(nèi)容要求準(zhǔn)確、齊全，著錄完成的數(shù)據(jù)，需要通過內(nèi)部移交的操作，進(jìn)入采購人所提供的《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行驗(yàn)證，城建檔案館將按照錯(cuò)誤率不能高于0.1%標(biāo)準(zhǔn)抽驗(yàn)。

2、為保證檔案電子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在掃描進(jìn)行加工時(shí)，根據(jù)原始檔案紙張紙質(zhì)、底色、薄厚程度等因素合理設(shè)置掃描分辨率。掃描圖像使用通用格式，保證原始掃描圖像無歪斜，減少后期處理可能帶來的圖像失真。

3、掃描完成后，須通過《黃山市城建檔案管理系統(tǒng)》著錄的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)掛接。確保掃描圖像與案卷目錄、文件目錄100%掛接正確。同時(shí)應(yīng)按單體工程（每棟樓）為單位及時(shí)對(duì)掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

4、檔案掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真整理。更換封面、卷內(nèi)目錄和備考表。

七、安全及管理要求

1、本項(xiàng)目要求中標(biāo)單位將人員和設(shè)備全部安排到招標(biāo)方指定地點(diǎn)進(jìn)行工作。

2、中標(biāo)單位需確保場所正常秩序和安全。不得遺失、損壞檔案，如有違法者，將追究法律責(zé)任。

3、中標(biāo)單位必須每周主動(dòng)向招標(biāo)方匯報(bào)工作情況和進(jìn)度。

4、中標(biāo)單位應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)員工的消防安全知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

5、中標(biāo)單位需確保加工場所衛(wèi)生干凈，對(duì)于廢紙的處理方式因遵循只進(jìn)不出的原則。

6、在加工過程中遇到問題應(yīng)及時(shí)向我館報(bào)告，不可擅自處理。

7、掃描人員嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》、《保密法》及黃山市城建檔案館的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好掃描檔案的保密和保護(hù)工作。

八、其它

1、中標(biāo)單位應(yīng)為采購人代為培訓(xùn)2名人員，使其熟練掌握檔案數(shù)字化加工全部過程及操作。

2、中標(biāo)單位需提供免費(fèi)售后服務(wù)，一年內(nèi)發(fā)現(xiàn)電子檔案質(zhì)量問題，負(fù)責(zé)免費(fèi)上門修正錯(cuò)誤，在收到我方需求后，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)并解決問題。

3、本項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)應(yīng)含安裝調(diào)試、運(yùn)輸費(fèi)用、檢測、驗(yàn)收稅費(fèi)等及其他費(fèi)用。投標(biāo)報(bào)價(jià)為最終報(bào)價(jià)。

二〇一八年六月十二日

第四篇：檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

檔案館檔案數(shù)字化和信息化工作制度

為確保國家秘密安全，促進(jìn)檔案信息化工作健康發(fā)展，杜絕檔案數(shù)字化和檔案信息化過程中的失泄密隱患，加強(qiáng)檔案整理和數(shù)字化管理工作，現(xiàn)結(jié)合本館實(shí)際特制定如下制度：

第一條

標(biāo)有密級(jí)且未經(jīng)解密的涉密檔案，不得數(shù)字化和信息化。

第二條

對(duì)聘用工作人員的家庭背景情況進(jìn)行審核，工作人員戶籍必須為中國大陸公民。

第三條

與數(shù)字化和信息化工作人員簽訂安全保密協(xié)議，規(guī)定其不得下載、留存、持有和使用任何檔案信息，違者承擔(dān)法律責(zé)任并予嚴(yán)厲經(jīng)濟(jì)處罰。

第四條

所有數(shù)字化和信息化工作必須在我館自備檔案數(shù)字化場地進(jìn)行，所有數(shù)字化設(shè)備和軟件須進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測，有安全保密隱患的一律不得使用。數(shù)字化工作中使用的軟件必須是正版軟件。對(duì)工作中使用到的計(jì)算機(jī)的輸出接口采用物理和軟件的方式進(jìn)行屏蔽處理，防止數(shù)據(jù)外拷，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等外網(wǎng)物理隔離，加工數(shù)據(jù)由專人負(fù)責(zé)管理，其他人員未經(jīng)授權(quán)無權(quán)訪問。

第五條

數(shù)字化場地必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備，做到凡是有檔案實(shí)體的地方都有視頻監(jiān)控。視頻監(jiān)控錄像由專人保管，無關(guān)人員不得使用。

第六條

明確本館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化和信息化安全管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任科室和人員，責(zé)任人員定期對(duì)所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行保密技術(shù)檢測。建立安全值班制度，每天定時(shí)由責(zé)任人員對(duì)工作現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題，消除安全隱患。

第七條

禁止非本項(xiàng)目人員進(jìn)入數(shù)字化場地，如因特殊情況需向局(館)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，獲得批準(zhǔn)后方能進(jìn)入。

第八條

嚴(yán)禁在工作室進(jìn)行任何形式的有線或無線互聯(lián)網(wǎng)連接，嚴(yán)禁采取手抄、拍攝、復(fù)印、打印、發(fā)短信或電子郵件等手段復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容外傳。

第九條

不得在工作室私自使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、通信工具、攝錄器材等設(shè)備；禁止使用外來的磁盤、U盤、MP3或光盤等存儲(chǔ)載體。

第十條

工作人員上班時(shí)按規(guī)定穿工作服，禁止攜帶任何食物、流質(zhì)等進(jìn)入工作間；禁止喧嘩、聊天、隨意走動(dòng)等與工作無關(guān)的事情；禁止私自亂拆、亂放、亂換辦公設(shè)備，禁止私自改變計(jì)算機(jī)的硬件、軟件程序；禁止攜帶易燃、易爆、有毒、有害等物品進(jìn)入工作間。

第十一條

工作人員下班后必須迅速離開，禁止將辦公物品、紙張等帶出工作間外。

第十二條

工作人員每天下班后做好數(shù)字化場地環(huán)境保潔，負(fù)責(zé)檢查燈、電腦及空調(diào)的電源關(guān)閉情況，并將門窗關(guān)好，注意防火防盜，做好安全防范工作。

第十三條

數(shù)字化整理過程中所產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定地點(diǎn)，每星期集中清理一次。清理時(shí)需安排專人對(duì)廢棄紙張進(jìn)行檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件方能清出工作場地。

第十四條

檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，必須清除設(shè)備中的所有信息并作安全技術(shù)處理。

第五篇：檔案館數(shù)字化、數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案館

關(guān)于檔案館數(shù)字化建設(shè)的思考

2006-11-9 網(wǎng)友評(píng)論 0 條 點(diǎn)擊進(jìn)入論壇

當(dāng)二十世紀(jì)的尼葛洛龐帝（Nicholas Negroponte）在《數(shù)字化生存》（Being Digital）一書中，向人們描述著數(shù)字時(shí)代對(duì)我們的生活方式、工作方式甚至思維方式帶來的各種沖擊時(shí)，人類文明已經(jīng)真實(shí)地邁進(jìn)了二十一世紀(jì)，數(shù)字化信息時(shí)代的大潮朝著我們撲面而來。檔案管理和利用如何應(yīng)對(duì)及適應(yīng)數(shù)字化信息時(shí)代的需求，是我們檔案工作者要思考的。

一、傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路

2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路由三個(gè)相互聯(lián)系的階段組成：

（一）檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案館的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館自動(dòng)化管理，完成檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

（二）數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

（三）數(shù)字檔案館。通過國家信息基礎(chǔ)工程聯(lián)合數(shù)字化檔案館，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將個(gè)體數(shù)字化檔案館聯(lián)合起來，進(jìn)行擴(kuò)張、伸展，組成完全意義的數(shù)字檔案館，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制。如果說運(yùn)用虛擬技術(shù)，建立虛擬檔案館的話，那么，檔案館發(fā)展到第三個(gè)階段，才真正可以稱得上是虛擬檔案館。

二、檔案館數(shù)字化——數(shù)字化的起點(diǎn)

檔案館的數(shù)字化建設(shè)作為傳統(tǒng)檔案館數(shù)字之路的起點(diǎn)，如何走好這首要一步，就顯得至關(guān)重要。為此我們就著重于這一點(diǎn)來談一下我們的觀點(diǎn)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，為檔案館數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案館數(shù)字化建設(shè)包含以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的數(shù)字化。檔案管理自動(dòng)化是對(duì)檔案館自身管理行為現(xiàn)代化的確定，而這種現(xiàn)代化是建立在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理基礎(chǔ)上的。這個(gè)特征是基礎(chǔ)性的，有普遍意義的，是開展其他數(shù)字化工作的前提條件。現(xiàn)在許多文章在探討數(shù)字檔案館或虛擬檔案館時(shí)，較多是對(duì)檔案館美好前景的預(yù)測與憧憬，很少涉及傳統(tǒng)檔案館的現(xiàn)代化管理問題，忽視檔案管理具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理問題，如檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動(dòng)化、檔案庫房保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是檔案管理自動(dòng)化的具體體現(xiàn)，更是檔案管理數(shù)字化全面實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。這些問題不解決，檔案館數(shù)字化建設(shè)就是“空中樓閣”，無從談起。

20世紀(jì)90年代以來，我國各級(jí)各類檔案館開始進(jìn)行檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐與探索，大致可以歸納為三方面的發(fā)展方向。

1、建立著錄檔案信息檢索系統(tǒng)。著錄檔案信息檢索系統(tǒng)，應(yīng)該說是計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案工作的最早結(jié)合點(diǎn)。由于檔案館的館藏量巨大，檔案的信息資源又是如此豐富多樣，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案館利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案目錄或?qū)ｎ}文件級(jí)目錄著錄，以達(dá)到快速檢索的目的，檢索工具的數(shù)字化帶來的優(yōu)勢(shì)盡顯無遺。

2、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門紛紛嘗試?yán)糜?jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時(shí)到文件辦結(jié)歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統(tǒng)手工操作相比，避免應(yīng)歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準(zhǔn)確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質(zhì)量。但它也只是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來模擬傳統(tǒng)手工操作流程，不是真正意義上的文檔管理數(shù)字化。

3、檔案館數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)。我國檔案工作數(shù)字化管理起步時(shí)間較晚，目前還是以針對(duì)上述檔案信息檢索系統(tǒng)和文檔一體化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理為主，停留在檔案工作數(shù)字化管理的初級(jí)階段，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)和潛能并未充分發(fā)掘出來。檔案工作數(shù)字化管理系統(tǒng)實(shí)際上是一個(gè)可以涵蓋檔案館行政管理和業(yè)務(wù)管理、檔案信息開發(fā)利用工作等諸方面的大型的系統(tǒng)工程。檔案館數(shù)字化管理應(yīng)該以此為契入點(diǎn)，朝著這個(gè)方向積極發(fā)展。

（二）館藏信息的數(shù)字化。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，綜合性檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久集中保存檔案的基地，與國家歷史同在。綜合性檔案館通常都有數(shù)量龐大的館藏，內(nèi)容及形式也是豐富多樣的。就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機(jī)地結(jié)合起來。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的館藏信息都能以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強(qiáng)化；而且更有前景的是數(shù)字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標(biāo)簽”。館藏信息的數(shù)字化是檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心，其數(shù)字化建設(shè)的工程量巨大，各級(jí)檔案部門應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)采取不同的建設(shè)模式：

1、大型綜合性檔案館，它們的館藏基礎(chǔ)一般都較好，館藏信息的利用也較頻繁，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)充足的情況下，可以采取技術(shù)優(yōu)先的原則，劃出專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，成立館藏信息數(shù)字化部門，專門負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)字化工作。這種模式見效快，但投入高，需要很強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)支持和技術(shù)支持。

2、中小型綜合檔案館，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)不夠充足的情況下，可以采取資源優(yōu)先的原則，購置少量的設(shè)備，對(duì)重要的檔案資源先期進(jìn)行數(shù)字化處理，循序漸進(jìn)逐步擴(kuò)大數(shù)字化規(guī)模。這種模式見效慢，投入較少，對(duì)技術(shù)要求也不高。館藏檔案信息經(jīng)數(shù)字化后轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以數(shù)據(jù)庫的形式存在。

目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式一般有二種：第一種是通過計(jì)算機(jī)人工錄入或通過掃描儀掃描由字符識(shí)別軟件（OCR）識(shí)別，制成文本文件；第二種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內(nèi)容，由掃描儀按頁掃入計(jì)算機(jī)制成圖形文件。第一種方式占據(jù)空間小，是一種真正意義上的全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時(shí)采用第一種方式就會(huì)暴露出如下致命弱點(diǎn)：用OCR字符識(shí)別的準(zhǔn)確率低；若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時(shí)還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯(cuò)率大且核對(duì)困難，投入大，收效慢。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓(xùn)，即可操作機(jī)器，且工作可以定量化，差錯(cuò)率相對(duì)較低，即便有一些錯(cuò)掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。至于圖形文件占空間大的問題，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，相信適合的軟件很快就會(huì)被開發(fā)出來，如果能采用先進(jìn)的高速掃描機(jī)，那么對(duì)檔案信息數(shù)字化無疑是如虎添翼。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時(shí)，也能看到紙質(zhì)檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（三）檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化。檔案信息只有在傳遞過程中才能體現(xiàn)出它應(yīng)有的價(jià)值，以往信息存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復(fù)制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能。數(shù)字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時(shí)進(jìn)行多向傳遞，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，而且通過因特網(wǎng)可以方便地進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞，不受時(shí)間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)方便地利用檔案信息。

如果把檔案館數(shù)字化建設(shè)比作一個(gè)人體的話，那么檔案管理數(shù)字化和館藏信息數(shù)字化的建設(shè)就是這個(gè)人體的骨架和血肉，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是它的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)。檔案館信息傳輸平臺(tái)應(yīng)首先構(gòu)建的是檔案館局域網(wǎng)也可稱為內(nèi)網(wǎng)，一般的要求是在遵循統(tǒng)一的通信協(xié)議前提下，通過網(wǎng)絡(luò)連線將各個(gè)部門的計(jì)算機(jī)資源整合在一起。可根據(jù)不同的應(yīng)用設(shè)置服務(wù)器，部門的個(gè)體計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)共享網(wǎng)絡(luò)信息資源，為檔案館核心數(shù)據(jù)庫提供檔案信息，也可以得到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。其次是構(gòu)建外網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，可使檔案信息通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)入信息交流的大動(dòng)脈----互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

三、檔案館數(shù)字化建設(shè)需要注意的幾個(gè)方面

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分，在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。”這充分闡明了標(biāo)準(zhǔn)化的地位和作用。現(xiàn)在各地的檔案館對(duì)數(shù)字化建設(shè)還都處在試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同，因此在檔案館數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系的確立就顯得尤為重要，它是檔案館數(shù)字化建設(shè)高質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。如浙江省檔案局指出數(shù)據(jù)庫建設(shè)要本著保證質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的精神，并決定在2002年正式出臺(tái)統(tǒng)一的《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全省各級(jí)檔案館現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫與軟件進(jìn)行修改、規(guī)范，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，完善軟件功能，特別是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口功能。在建立標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系方面我們應(yīng)遵循以下原則：

1、以標(biāo)準(zhǔn)化管理為主，制度管理為輔。標(biāo)準(zhǔn)化適合于技術(shù)工作領(lǐng)域的規(guī)范化管理，可操作性強(qiáng)，而且與管理體制的關(guān)系較為超脫，因此在不與法律相沖突的情況下，標(biāo)準(zhǔn)化管理更有利于不同部門之間的協(xié)調(diào)。制度通常以法規(guī)形式出現(xiàn)，特別是約束力強(qiáng)，但管理范圍有限，所以在標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，配合制度可以形成檔案館數(shù)字化工作所需的嚴(yán)密的規(guī)范化管理體系。

2、首先考慮采用國際標(biāo)準(zhǔn)，其次才是國家、行業(yè)及地方標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案信息的范圍和種類處于不斷擴(kuò)展和變化之中，因此即使在檔案館數(shù)字化階段也應(yīng)優(yōu)先采用適用范圍盡可能廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一次到位。檔案館數(shù)字化建設(shè)中確定標(biāo)準(zhǔn)的原則是：面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)及信息平臺(tái)的處理，直接采用國際和國家標(biāo)準(zhǔn)；面向綜合性信息的處理優(yōu)先采用國家標(biāo)準(zhǔn)；面向檔案信息的處理以借鑒為主進(jìn)行補(bǔ)充，由此形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范體系。

（二）建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫。早在1992年就有學(xué)者指出檔案工作現(xiàn)代化的核心是建設(shè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫，這個(gè)認(rèn)識(shí)到今天仍然具有指導(dǎo)意義。現(xiàn)在我們檔案館數(shù)字化建設(shè)的核心依然是建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息傳遞和信息交流。

檔案館計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫類型以檢索性數(shù)據(jù)庫和文件性數(shù)據(jù)庫兩種較為常見，檢索性數(shù)據(jù)庫主要用于揭示館藏內(nèi)容，介紹開放檔案的范圍、目錄和提供網(wǎng)上檢索途徑；文件性數(shù)據(jù)庫，主要用于完整地載入檔案文件，使人們可以通過網(wǎng)絡(luò)獲得檔案信息。檔案信息數(shù)字化后以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，檔案信息組織形式就發(fā)生了本質(zhì)上的變化，從原先紙張上順序的、線形的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)的直接的、網(wǎng)狀的方式，索引文件、超文本技術(shù)可以使信息按本身的邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，依賴先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)，以人工語言或自然語言進(jìn)行搜索，為用戶提供方便、高效的服務(wù)。一個(gè)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)字信息要達(dá)到以下質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：第一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；第二、數(shù)據(jù)項(xiàng)目和內(nèi)容的完整性；第三、數(shù)據(jù)的規(guī)范性；第四、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性。

（三）檔案信息安全問題。安全是檔案館數(shù)字化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面。檔案館與圖書館最根本的不同在于圖書信息基本上是面對(duì)普通公眾，而檔案信息則對(duì)安全保密有嚴(yán)格的要求，有相當(dāng)一部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案館數(shù)字化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分為制度管理和技術(shù)保證兩類，檔案館在數(shù)字化建設(shè)中對(duì)此應(yīng)該形成一套管理制度體系，此外還需要有相應(yīng)的技術(shù)措施進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更加嚴(yán)密。如中國第二歷史檔案館在進(jìn)行民國檔案數(shù)字化建設(shè)的探索時(shí)就十分重視數(shù)據(jù)的安全問題。他們認(rèn)為在黑客猖獗和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)手段不健全的情況下，為了確保檔案信息的保密和安全，可以有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行數(shù)字化民國檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。他們首先對(duì)已有的檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)分化，對(duì)館內(nèi)不同用戶根據(jù)權(quán)限提供全文檔案信息，使館藏信息首先在館內(nèi)達(dá)到資源共享。當(dāng)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫接入Internet網(wǎng)時(shí)，除盡最大可能保證網(wǎng)絡(luò)安全外，將那些有機(jī)密性的、不開放的檔案不存放在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上。在當(dāng)前的技術(shù)條件下，為了解決檔案信息的安全問題，也可以使用Intranet技術(shù)，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。

（四）加快相關(guān)人才的培養(yǎng)和使用。人才問題是關(guān)系到檔案館數(shù)字化建設(shè)成敗的另一關(guān)鍵。檔案館數(shù)字化建設(shè)的過程是與新知識(shí)、新技術(shù)的普及密不可分的，所以各類相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)必須引起高度的重視。檔案館數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的人員有以下幾類：系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等。

目前我國的檔案專業(yè)教育，無論是高等教育，還是各種專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，都顯得知識(shí)陳舊，內(nèi)容更新慢，缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案及檔案工作關(guān)系的內(nèi)容，其結(jié)果也就使得檔案界嚴(yán)重缺乏既具有檔案專業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)的復(fù)合性人才，阻礙了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)在檔案事業(yè)上的運(yùn)用。對(duì)此，檔案教育界必須引起高度重視，奮起直追，加大培訓(xùn)力度。

同時(shí)檔案館也必須重視對(duì)在職人員的培訓(xùn)工作，重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人才，以適應(yīng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的需要。在相關(guān)的崗位培訓(xùn)及人才引進(jìn)時(shí)應(yīng)該遵守以下原則：

1、做到有提前量，使有關(guān)人員對(duì)新技術(shù)新設(shè)備提前了解。

2、針對(duì)不同對(duì)象分層次培養(yǎng)，要求知識(shí)技能與崗位相適應(yīng)。

3、充分依靠社會(huì)支持，引進(jìn)人才但不浪費(fèi)人才，做到人員結(jié)構(gòu)合理。

以上是我們對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的一些淺見。現(xiàn)在各地檔案部門都很重視這方面的信息，有些單位已將此擺上了議事日程，但相對(duì)于圖書館部門，檔案部門的動(dòng)作已經(jīng)滯后。中國數(shù)字圖書館工程現(xiàn)已進(jìn)入了實(shí)質(zhì)性操作階段，其在數(shù)字圖書館的總體結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)線路等方面已經(jīng)積累了相當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)。1999年3月成立的“國家圖書館文獻(xiàn)數(shù)字化中心”年生產(chǎn)規(guī)模已經(jīng)達(dá)到5000萬至6000萬頁全文影像數(shù)據(jù)，它的網(wǎng)絡(luò)可以提供1000G存儲(chǔ)量的網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案館如果還不重視檔案館的數(shù)字化建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞檔案信息，就無法融入信息時(shí)代的快車道，最終將被信息社會(huì)淘汰。因此，為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，檔案館數(shù)字化建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)具有前瞻性的舉措，它還具有更深刻的戰(zhàn)略意義。