第一篇：收 文 發 文 制 度

收 文 發 文 制 度

（一）收 文

凡外部送達我院的公務文件、電報、信函和其他文字材料屬于收文，收文歸口學院辦公 室管理，收文管理包括以下內容：

1．簽收。投遞到收發室的收文，由收發員簽收；到上級機關領取收文，由領取人簽收； 上級機關或外單位專人送來的收文，由院辦人員簽收。簽收人應將收件及時移交院辦秘書科。

2．拆封。拆封由秘書科辦理，其他人員非經同意不得私自拆封。標有具體領導人“親 收”的信件，應交領導人自己辦理。絕密件由院辦主任拆封。

3．登記。由秘書科設立專門登記簿，按收文的登記范圍和收文處理的內容要求，逐件 進行登記。

4．分辦。登記后的收文由秘書科根據辦公室主任的擬辦意見，及時送有關領導批示。

5．批辦。由學院各主管領導根據收文的內容和要求，用鋼筆或毛筆作出批示。

6．傳閱。對于非承辦性的收文，應送有關領導及部門負責人傳閱，傳閱范圍由學院主 管領導確定，文管人員按確定的傳閱范圍組織傳閱工作。領導之間不可相互傳遞文件，文件 閱辦完畢后放閱文室，供副處級以上干部查閱。

7．承辦。對于需要承辦的收文，文管人員負責及時督促承辦部門辦理。

8．注辦。承辦人員應把收文處理結果在收文的適當位置或公文處理單上扼要說明。

9．歸檔。注辦后的文件要及時交回秘書科，需歸卷的文件由檔案室負責歸檔。

（二）發 文

以學院名義發出的文件、電報、信函和其他文字材料屬發文。發文工作包括以下內容：

1．擬稿。以學院或院黨委名義的發文，分別由辦公室擬稿；涉及到其他處室，專業性 強的發文，經主管院長同意后，由有關處室擬稿。擬稿必須用發文稿紙，其標題、主題詞、主送、抄送、擬稿單位、擬稿人、核稿人等均應填寫清楚。

2．核稿。學院辦公室負責對發文的文字、內容、體式等作全面審核。

3．簽發。核稿后的發文，由院辦及時送交有關院領導審核簽發。

4．編號登記。發文經院領導簽發后，由秘書科負責對發文進行登記和編號。

5．打印。經過編號登記后的發文，由院辦負責安排打印。

6．校對。打印的清樣由供稿部門及時組織人員校對。

7．用印。制成的發文加蓋學院印章。

8．送發及歸檔。發文的內部分發由秘書科負責，院外寄發或送發由行政科負責。學院 所有發文的底稿及正式文件一式三份交綜合檔案室歸檔。

公文辦理包括收文辦理、發文辦理兩個基本過程。黨政機關分別用收文辦理程序、發文辦理 程序對這兩個基本過程進行了規范。

（一）收文辦理程序 收文辦理是指對來自本機關外部的公文所實施的處置與管

理活動。收文辦理過程是一個 接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關問題的過程，是收文機關履行其法定 或特定職責的過程，是公文產生實際效用的過程。收文辦理的一般程序為：簽收、啟封、登記，擬辦、請辦、批辦、分發、承辦，組織傳 閱、催辦，處置辦畢公文。第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任 務是正確收受來自各有關方面的公文。簽收，指收到有關公文并以簽字或蓋章的方式給發文方以憑證。具體指履行規定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續后，機關設置的外收發人員、通訊人員分別從發文機關、郵政 部門、機要交通部門、機要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設備收取公文。急件 應當注明簽收的具體時間。啟封，公文統一或分別由辦文人員簽收后，統一啟封或徑送有關領導者親啟。登記，收文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行登記。收文登記，一般分為閱件登 記和辦件登記兩類。登記過程中，應當將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機失份數、收文日期及辦理情況逐項填寫清楚。有些機關的登記還分為外收文登記和內 收文登記。第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請辦、批辦、分發、承辦。這一階段工作的主 要任務是通過對收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對的事務或問題。擬辦，秘書部門或有關部門負責人等經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的辦 理意見，并提供必要的背景材料，供有關領導者審核定奪，作出指示。請辦，也叫注辦，指機關辦公廳（室）根據授權或有關規定將需要辦理的公文注請主管 領導人指示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。批辦，指機關領導者或部門負責人對公文（包括公文的擬辦意見）進行認真閱讀分析之 后，提出處置意見。分發，指秘書部門根據有關規定或者領導人批示將公文分送有關領導人和部門。承辦，指對需要辦理的公文進行實質性的處理，解決公文所針對的問題。凡屬承辦部門 職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應當直接答復呈文機關； 凡涉及其他部門業務范圍的 事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理；凡須報請上級審批的事項，承辦部門應當提

出處理意見或直接代擬文稿，一并送請上級審批。第三階段：組織傳閱與催辦。傳閱，指公文處理機構根據領導人批示或者授權，按照一定的程序將公文送有關領導人 閱知或者指示。組織公文傳閱，應當隨時

時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱 的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心 點，以閱讀審批公文的領導人為外圈，由中心點開始送給第一個人閱看，第一個人看畢退回 中心點，再由中心點傳給第二個人看，依次下推，每傳閱一人都經過中心點。公文走過的路 線，呈車輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中 途積壓和傳遞斷線，還可以合理調整閱文人的次序。催辦，指公文處理機構對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環 節。對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或者定期向領導 人反饋辦理情況。第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。清退，經過清理將有關辦華的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。清退的 意義在于維護公文的安全，防止錯誤擴散，避免出現工作中的被動局面和不良影響，維護公 文的權威性與有效性。銷毀，以各種方式和手段對失去留存價值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無用公文的干擾，減少公文管理中無效的工作量。銷毀 秘密公文，必須嚴格履行登記手續，經主管領導人批準后，由 2 人監銷，保證不丟失、不漏 銷。個人不得擅自銷毀公文。暫存，暫時留存保管一部分具有很高查考價值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種 因素制約一時難以準確判定是否應予銷毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門 的工作壓力，挽救確有留存價值的公文使其更充分地發揮效用。立卷，將辦理完畢且有查考利用價值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的 基本單位）。其意義主要在于：保護公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文 按特定聯系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統查考利用公文的客 觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業奠定基礎。歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規定的時間和質量要來移交檔案部門作為檔案保存 和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價值的公文完成其向檔案轉化的過程，使公文能更 充分地發揮其歷史效用。

（二）發文辦理程序 發文辦理是指機關內部為制發公文所進行的擬制、處置與管理活動。發文辦理的一般程 序為：擬稿、會商、審核、簽發，核發、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發出，處置辦畢

公文。這一程序具有很強的確定性

與不可逆性。第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發。這一階段是發文辦理活 動的中心內容。擬稿，即上一節所講述的公文寫作。經過對有關信息材料的收集加工和再創造，系統地 記錄有用信息，使機關的意志見詣文字，草創供進一步完善的原始文稿。會商，指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關的職權范圍，需征得其同意或配 合時所進行的協商活動。審核，指擬就的文稿在送交有關領導審批或會議討論通過之前，由經驗豐富、政策理論 水平和文字水平較高的相關工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。簽發，指由機關領導人或被授以專門權限的部門負責人對文稿終審核準之后，批注正式 定稿和發出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規范性及部分重要公文須經有關會議討論 通過，或再由負責人簽署方可生效外，其他文稿，一經履行簽發手續即為定稿。為此，簽發 是絕大多數公文生效的必備條件。第二階段：公文的制作，具體包括：核發、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的 任務，就是以定稿為依據．以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，制成供正式對外發出的各 種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。核發，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、結構格 式等進行復核，確定發文字號、分進單位和印制份數。登記，這里揭發文登記，主要登記行將發出的公文的發文字號、文種、標題和發文范圍。繕印，即以譽錄抄寫、印刷等方式制作供對外發出的公文。用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上簽 注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發出等環節。這一階段工作的主要任務是為使 公文能為受文者有效接收創造條件。分裝，指按照規定具體抗配和封裝公文。發出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機要交通等）發送給受文者。第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。

第二篇：收文發文管理制度

XX縣XXXXX局

收文發文管理制度

一、政府傳遞站文件由局辦公室負責領取，文秘人員簽收，按上級黨委文件、上級政府文件、領導批示件、經費報告、涉密文件、急辦文件分類登記裝訂后送辦公室主任閱處，提出處理意見送局領導簽批，由辦公室工作人員負責傳遞和收回。屬急辦文件的當即請示領導簽批后原則上一個工作日內辦理完畢。

二、各股室收到的上級來文和其他單位來文，一律先送辦公室登記，登記后按程序送局領導簽批后交相關股室辦理。

三、所有收文分類登記，當年分類存盒，年終分類歸檔。

四、需要跨辦理或用于日常工作的文件，股室只能保存復印件，原件一律歸局辦公室保管。

五、涉密文件按簽批意見轉送相關領導和股室傳閱、辦理，辦后要及時將其收回。

六、領導批示件、督辦件和信訪件，辦理后要及時與相關單位溝通，確保年終考核不扣分。

七、本制度從20XX年X月XX日起施行。

第三篇：公文收文發文流程

發文

擬稿—送部門領導審核—部門登記—辦公室核搞（結束后）—部門校對—辦公室封發

第一步：擬稿

文件管理下——打開（擬稿夾）——新建（左上角）——選擇發文種類（正式發文）、確定——填寫發文處理單（注：發文字號、電話、標題、信息公開、政策解讀（別忘選）、主送為必選項，其他選項依發文內容情況填寫）——點擊正文（填寫內容）——點擊附件（序號

1、標題添加——序號

2、標題添加附件（左側）點擊名稱——填寫內容）——發送，選本部門領導審核后“發送” 擬稿人擬稿過程結束

第二步：部門領導審核

進部門領導信箱——右側選“個人待辦工作”——選擇文件（打開）——逐一審核擬稿人擬稿內容——點擊處理意見（逐一填寫內容，密碼簽名mm,保存）——發送（選審核后登記，確定，選自動收藏、發送）部門領導審核結束

第三步：部門內勤登記

進部門內勤信箱——右側選“部門待辦工作”——選擇文件——點擊“登記”——部門字（輸入部門名稱）——確定——左側“文件管理”下選“部門發文登記簿”——選擇文件——發送（左選送辦公室核搞，確定，發送）部門內勤登記結束

等辦公室核搞、局領帶簽發、排版后發回校對人校對

第三步：校對人校對

選個人待辦工作——選擇文件——打開——逐一校對文件內容——發送

封發結束

收文

一、登記。選擇部門待辦工作——選登記——選部門字——確定

二、點開左邊部門收文登記簿——登記時間（由近到遠）——選未辦文件——發送——送領導交辦——發送。

三、領導交辦

個人待辦工作中打開相應文件——填寫處理意見后保存——發送——已交辦退回——發送。

三、辦結

部門待辦工作——選擇文件——辦結

第四篇：收文發文登記及印章管理規定

一、收文處理程序

1、收文的簽收，交換。某局隨時進行，區里根據區委，區政府規定的交換時間進行。

2、拆封。拆封要注意保密和保持文件完好，由辦公室主任或副主任拆封。文件拆封應在辦公室內進行。

3、登記。收文是否需要登記，要視具體情況而定，需要登記的公文有：機要文件，上級指導性文件和承辦文件，下級請示性文件(本資料權屬秘，查看更多精彩文章請登錄原創網站*)等；可不登記的文件材料有：各種公開的出版物、私人信件、簡報等。文秘登記文件后填寫收文審批單，報辦公室主任提出擬辦意見后，報局長閱批。

4、分發。文件收發人員，接到領導批辦的文件后，要迅速送達承辦科室，送前要按規定進行登記。

二、發文處理程序

1、核稿。以分局名義發出的公文，由指定人員進行核稿。

2、送審。核對后的公文稿，要送有關領導審查。

3、簽發。發出的公文，由局長簽發。

4、編號和登記。文件管理人員對所發的文件要分類編號。

5、打印、核對無誤后，加蓋公章，交有關人員封裝后發送。

三、印章管理

1、分局內所有公章由專人保管，嚴格把關，按規定使用。

2、使用公章須經局長批準。

3、外出辦事或證明身份的介紹信用章，經分局保管公章人員同意，方可使用。

4、凡須使用公章的文件、公文、函件等都必須將底稿連同正式文件（一份）交辦公室文書存檔，以便備查。

此規定從二oo五年一月十日起試行。

第五篇：公文寫作格式規范及公文收文發文處理流程

公文寫作格式規范及公文收文發文處理流程

公文寫作

一、公文基礎知識概述

（一）公文的含義：公文是公務文書的總稱，是國家機關和企事業單位實行管理、處理政務、事務和社會團體辦理公務的工具。

（二）公文的作用：1.規范與約束；

2.領導與指導；3.宣傳與教育；4.協調；5.交流；6.組織；7.憑證與記載。

（三）公文寫作的特點：1.真實性；

2.規范性；3.特定的作者與閱者；4.政策性；5.權威性；6.實用性；7.規范的體式；8.特定的處理程序。

二、公文寫作程序

（一）公文寫作前的準備：1.明確意圖；

2.確定主題；3.選擇文種；4.收集材料。

（二）擬制文稿：首先要擬寫提綱；

其次是安排結構。

三、公文要素劃分

公文一般由發文字號、標題、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、頁碼等組成。

（一）版頭

1.發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

2.版頭中的分隔線。發文字號之下居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。

（二）主體

1.標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

2.主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。編排于標題下空行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關2個或2個以上，則套用同一個文號打印文件，內容可保持不變。

3.正文。公文的主體，用來表述公文的內容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行項格。文中結構層次序數依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

4.附件及附件說明。公文正文的說明、補充或者參考資料。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX“）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5.發文機關署名。署發文機關全稱或者規范化簡稱。

6.成文日期。署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。成文日期中的數字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

7.印章。公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。印章用紅色，不得出現空白印章。

8.特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

（三）頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文－起裝訂時，頁碼應當連續編排。

（四）用紙、印裝格式等事項

1.公文用紙幅面規格，一般采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。張貼的公文，如通知、通告、公告等，其用紙大小根據實際情況而定。

2.公文的書寫、排版，文字一律從左至右橫寫、橫排。

3.如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

4.一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

5.如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。

6.版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜。

7.雙面印刷；頁碼套正；印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

8.裝訂要求，公文應當左側裝訂，不掉頁。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。

公文處理

一、公文發文處理

1.概念：是指以本機關名義制發公文的各項工作過程。包括擬稿、審核、簽發、復核、繕印、登記、分發等程序。程序之間環環相扣，彼此相連，以不可逆的順序來完成公文的制發工作。

2.流程：

擬稿。就是草擬公文的初稿。各部門擬稿人要按公文的基本格式擬定初稿，要求認真細致把好公文質量關。

核稿。即對公文草稿進行審核。按照“誰起草誰負責”的原則，由擬稿人員依據公文的基本要求，對草稿的體式、內容、文字等進行全面的初審，然后交由部門負責人審核，嚴把政策法律關、文字邏輯關和公文格式關，核稿人要在發文稿審批單“核稿”欄簽名。

會簽。各職能部門的公文草稿經擬稿人、部門負責人審核后，由擬稿人送分管領導審核，并在發文稿審批單“會簽”欄簽署分管領導意見；公文內容涉及到其他有關部門事宜的，要事先送有關部門分管領導審核。黨政聯合行文的需要分別由黨委和政府的分管領導審核并簽署意見。

簽發。簽發是領導對文稿的最后審批，公文草稿經分管領導審核、會簽后，由鎮長或書記簽發（黨委文件由鎮黨委書記簽發，政府文件由鎮長簽發，黨政聯合發文的由黨委書記簽發），簽發后的文稿即成為最后定稿。

校對。擬稿人負責校對工作，在印制前要以公文定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住文件制發的最后一關。

編號。擬稿部門將簽發的最終定稿及電子版遞交至黨政辦，領取文號。

繕印。擬稿人負責對經領導簽發后的文稿進行印制，在繕印過程中，必須做到：

（1）必須以經領導簽發后的定稿為依據，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經簽發領導批準。

（2）嚴格按公文格式進行排版，做到版面清晰、美觀。

（3）注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底稿、廢頁也要管理好，防止泄密。

蓋查。

分發和歸檔。由擬稿部門分發，黨政辦保存電子版及紙質版。

二、公文收文辦理

1.概念：是收受公文并從中提取有關信息、處理各種公務的活動。是收發機關履行其法定職能使公文產生實際效用的過程。范圍指機關自收到公文直至閱辦完畢的全部過程。具體環節如簽收、登記、審核、擬辦等。

2.流程：

簽收、登記。各站所室收到公文后，登記填寫《文處理箋》，送至相關領導審簽。

傳閱。審簽后由承辦站所室分發至相關領導傳閱，并作好記載。

存檔。傳閱后的文件由承辦室交到黨政辦統一存檔。