第一篇：收文、制文、打印、傳真收發(fā)制度

收文、制文、打印、傳真收發(fā)制度

一、行政辦機(jī)要秘書及時(shí)下載黨政網(wǎng)上的來文，黨政辦專人按時(shí)到縣委辦收發(fā)室領(lǐng)取文件，并及時(shí)交回黨政辦進(jìn)行簽收登記后處理。

二、來文分送。秘書應(yīng)首先了解文件基本內(nèi)容，登記后，附好文件處理箋或傳閱箋及時(shí)分送。重要文件分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或承辦人辦理，一般性文件用于傳閱。

三、來文處理。嚴(yán)格實(shí)行交辦制，各部門收到需要辦理的公文，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行辦理，按規(guī)定規(guī)范報(bào)送，不得延誤、推諉，上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的文件原則上15天內(nèi)辦完，并及時(shí)回復(fù)交辦機(jī)關(guān)；緊急文件應(yīng)按文件時(shí)限要求辦理。黨政辦秘書應(yīng)跟蹤督查，做好內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)和銜接工作。

四、領(lǐng)導(dǎo)同志審簽公文來件。對有具體請示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其它審批人圈閱視為同意，沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。

五、局黨委、行政辦的文稿主要由行政辦的秘書起草，涉及部門的由部門起草。文稿寫成后，由行政辦秘書在首頁發(fā)文稿填寫相關(guān)欄目，行政辦負(fù)責(zé)人初審后,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，最后送局主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。文件正式打印前，秘書必須三審原稿，并簽署審核人姓名。公文的草擬、校對、簽發(fā)必須使用鋼筆（或簽字筆）。

六、文件印制應(yīng)堅(jiān)持精簡、規(guī)范原則。文件要盡量少發(fā)，可以不發(fā)的就不發(fā)。文件內(nèi)容追求簡潔明了，不講套話、大話。文件排版力求美觀、經(jīng)濟(jì)。文件份數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確，既保證需要，又不鋪張浪費(fèi)。

七、文件編號(hào)由秘書編寫，并根據(jù)文件份數(shù)發(fā)給紅頭文件紙張。

八、文件簽發(fā)程序：局黨委文件由書記簽發(fā)，其余由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。所有局黨委上行文由書記簽發(fā)。凡領(lǐng)導(dǎo)未簽發(fā)的一律不能行文。

九、機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的各種資料、文件在各辦公室打印；100份以上的資料經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可采取在外速印的辦法。

十、機(jī)關(guān)工作人員實(shí)行打印登記制，經(jīng)辦人員打印、復(fù)印后在規(guī)定表格上填寫內(nèi)容并簽字登記。外來人員不得在內(nèi)部打印和復(fù)印。

十一、傳真收發(fā)制度：傳真收發(fā)由行政辦秘書負(fù)責(zé)，并做好登記。外來人員一律不得在行政辦收發(fā)件，如有發(fā)現(xiàn)將追究當(dāng)事人相關(guān)責(zé)任。

第二篇：快遞收發(fā)制度

上海雄博精密儀器股份有限公司

快遞收發(fā)制度

SUP/MS-XZ-008

一、適用范圍：

編號(hào)：因業(yè)務(wù)需要向外部寄送的信件、文件、資料、檔案、樣品、保修期限內(nèi)的儀器及配件；

二、快遞的發(fā)送：

1、國內(nèi)快遞由行政部負(fù)責(zé)：因公事需發(fā)國內(nèi)快遞，由本人到行政部文員處登記、領(lǐng)取快遞信封并填寫，完畢后由文員審核簽字后將快遞單送至門衛(wèi)室，由當(dāng)班門衛(wèi)處理發(fā)送；

2、國際快遞由銷售部負(fù)責(zé)：因公事需發(fā)國際快遞，本人到銷售部文員處登記、領(lǐng)取快遞信封并填寫，完畢后由銷售部相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字。實(shí)際發(fā)送時(shí)由發(fā)件人再次核實(shí)發(fā)送物品與文件是否正確后交付快遞機(jī)構(gòu)發(fā)送。

3、因供方貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題，供方未能自已取回的，一律以快遞到付方式退回供方；門衛(wèi)對無行政部文員簽字的國內(nèi)快遞及銷售部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字的國際快遞一律拒發(fā)，擅發(fā)者自行承擔(dān)責(zé)任以及相關(guān)費(fèi)用；

4、行政部文員和銷售部文員每月對國內(nèi)、國際快遞費(fèi)用進(jìn)行匯總，經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人審核后交至行政部，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核簽字后交總經(jīng)理批準(zhǔn)付款；

5、因個(gè)人原因需發(fā)快遞，由本人到文員處領(lǐng)取付款申請單至財(cái)務(wù)交款后憑付款單方可到文員處領(lǐng)取快遞快信封并填寫，完畢后將快遞送至門衛(wèi)，由當(dāng)班門衛(wèi)處理發(fā)送。

三、快遞的接收與發(fā)放

1、門衛(wèi)在接收到信件、文件、資料及其他快遞物品時(shí)，必須在《快遞接收登記表》上登記、注明接收時(shí)間并及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)部門及個(gè)人；

2、指定快遞接收人員的必須由指定接收人員在《快遞接收登記表》上簽字并注明詳細(xì)接收時(shí)

品質(zhì)！以精制為本！

上海雄博精密儀器股份有限公司

間，領(lǐng)取快遞文件，以備查驗(yàn)核對；

3、快遞一律由指定接收人簽收。遇特殊情況，可由他人代領(lǐng)，代領(lǐng)者簽署本人姓名、注明代簽原因，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；

4、快遞系公司業(yè)務(wù)，未經(jīng)同意辦理個(gè)人快遞的，查處后除承擔(dān)相應(yīng)費(fèi)用外，按員工手冊中給公司造成損失的規(guī)定對應(yīng)予以處罰

四、本規(guī)定從2011年 10月01日開始執(zhí)行。

抄送：生產(chǎn)部、技術(shù)部、計(jì)劃部、品質(zhì)部、人力資源部、銷售部、財(cái)務(wù)部、采購部、研究所、市場部、行政部備案，資料室存檔;編制：

體系校對：

審核：

批準(zhǔn)： 日期：

品質(zhì)！以精制為本！

第三篇：1 公司文件收發(fā)制度

第一節(jié) 公司文件收發(fā)管理制度

為規(guī)范收發(fā)文效率，提高收文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司高層領(lǐng)導(dǎo)指示匯編關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。文件管理內(nèi)容主要包括：外部來函、電、包裹和本公司內(nèi)部上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則，自即日起本公司各類文件(外來和內(nèi)發(fā))統(tǒng)一由辦公室歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員(暫無)登記簽收、拆封(由客戶或集團(tuán)下屬企業(yè)直送的重要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(暫無)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

二、公文的編號(hào)保管

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號(hào)、保管。

2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(暫無)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或行政主管)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(待定)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件，應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

四、文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)員，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

6.按照閱文范圍，一線員工，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

五、發(fā)文的規(guī)定

1.公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中高管辦和行政辦公室，各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)

送正式文件。

2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向高管辦、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交高管辦、行政辦公室審核。高管辦、行政辦公室同意發(fā)文，方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由高管辦批轉(zhuǎn)。

3.對公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

六、發(fā)文的范圍：

1.凡是以公司名義、高管辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2.高管辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布公司規(guī)章制度；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布相關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

(6)其他相關(guān)重大事項(xiàng)；

3.高管辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

(1)對上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請示報(bào)告、處理決定；

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

5.各科室如會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

七、發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文，應(yīng)事先向高管辦、行政辦公室提出申請；

2.高管辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

5.辦公室應(yīng)根據(jù)高管辦、行政的要求和董事長有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))；

7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經(jīng)高管辦簽署的文稿，應(yīng)在交付打印前送高管辦處簽署；

9.文稿審核高管辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印；

11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

八、文件的借閱和清退

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

辦公室收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

文件的立卷與歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔：

(1)上級(jí)部門來文，包括上級(jí)對本部門報(bào)告、申請的批復(fù)；

(2)高管辦、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、報(bào)表等；

(3)高層管理會(huì)、行政辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、全體職工大會(huì)以及各種例會(huì)記錄；

(4)董事長辦公會(huì)議、分公司、下屬子公司代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等；

(5)有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

(9)單位日志和大事記；

(10)單位向上級(jí)請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

九、立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3.要堅(jiān)

持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上形成的文件材料要求在下7月份以前整理完。

十、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件辦公室應(yīng)定期清理造冊并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

第四篇：樣品收發(fā)、保管和處理制度

樣品收發(fā)、保管和處理制度

1、抽樣

取樣員負(fù)責(zé)工地的樣品抽樣工作。抽樣工作至少兩人進(jìn)行，抽樣人員應(yīng)遵守抽樣紀(jì)律，嚴(yán)格按照抽樣頻率和有關(guān)規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)取樣。抽樣完畢，抽樣人員應(yīng)認(rèn)真填寫抽樣單。

2、樣品接收

取樣員將樣品及時(shí)送達(dá)試驗(yàn)室，試驗(yàn)員認(rèn)真檢查樣品狀況，并清點(diǎn)樣品，確認(rèn)無誤后，由取樣員填寫樣品臺(tái)帳，試驗(yàn)員校核無誤后，雙方在樣品臺(tái)帳上簽字。

3、樣品識(shí)別與存放

樣品應(yīng)具唯一性編號(hào)，并分類存放，做到帳物一致。樣品的試驗(yàn)狀態(tài)，用“未檢”、“在檢”、“檢畢”標(biāo)簽加以標(biāo)識(shí)。對要求在特定環(huán)境下儲(chǔ)存的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制環(huán)境條件。

4、樣品的處置

檢畢樣品留樣期不得少于報(bào)告期，留樣期一般不超過60天，特殊樣品根據(jù)要求另行商定。

5、樣品管理制度

5.1、需對每件樣品進(jìn)行登記，內(nèi)容包括委托單位名稱、樣品數(shù)量、樣品名稱、取樣地點(diǎn)、試驗(yàn)項(xiàng)目、登記日期、送樣人、接收人。

5.2、試驗(yàn)人員在登記樣品時(shí)，應(yīng)根據(jù)其試驗(yàn)項(xiàng)目，來初步判斷樣品數(shù)量是否滿足要求。5.3、登記單應(yīng)放在樣品的醒目位置，樣品擺放應(yīng)有序。5.4、每種樣品盡可能一次取出，如需要分批做試驗(yàn)，應(yīng)考慮每次取樣是否有代表性。

5.5、試驗(yàn)完畢后，有特殊需要的樣品應(yīng)留樣備查，如無特殊需要，應(yīng)將剩余樣品清理掉。

第五篇：收 文 發(fā) 文 制 度

收 文 發(fā) 文 制 度

（一）收 文

凡外部送達(dá)我院的公務(wù)文件、電報(bào)、信函和其他文字材料屬于收文，收文歸口學(xué)院辦公 室管理，收文管理包括以下內(nèi)容：

1．簽收。投遞到收發(fā)室的收文，由收發(fā)員簽收；到上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)取收文，由領(lǐng)取人簽收； 上級(jí)機(jī)關(guān)或外單位專人送來的收文，由院辦人員簽收。簽收人應(yīng)將收件及時(shí)移交院辦秘書科。

2．拆封。拆封由秘書科辦理，其他人員非經(jīng)同意不得私自拆封。標(biāo)有具體領(lǐng)導(dǎo)人“親 收”的信件，應(yīng)交領(lǐng)導(dǎo)人自己辦理。絕密件由院辦主任拆封。

3．登記。由秘書科設(shè)立專門登記簿，按收文的登記范圍和收文處理的內(nèi)容要求，逐件 進(jìn)行登記。

4．分辦。登記后的收文由秘書科根據(jù)辦公室主任的擬辦意見，及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。

5．批辦。由學(xué)院各主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)收文的內(nèi)容和要求，用鋼筆或毛筆作出批示。

6．傳閱。對于非承辦性的收文，應(yīng)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人傳閱，傳閱范圍由學(xué)院主 管領(lǐng)導(dǎo)確定，文管人員按確定的傳閱范圍組織傳閱工作。領(lǐng)導(dǎo)之間不可相互傳遞文件，文件 閱辦完畢后放閱文室，供副處級(jí)以上干部查閱。

7．承辦。對于需要承辦的收文，文管人員負(fù)責(zé)及時(shí)督促承辦部門辦理。

8．注辦。承辦人員應(yīng)把收文處理結(jié)果在收文的適當(dāng)位置或公文處理單上扼要說明。

9．歸檔。注辦后的文件要及時(shí)交回秘書科，需歸卷的文件由檔案室負(fù)責(zé)歸檔。

（二）發(fā) 文

以學(xué)院名義發(fā)出的文件、電報(bào)、信函和其他文字材料屬發(fā)文。發(fā)文工作包括以下內(nèi)容：

1．?dāng)M稿。以學(xué)院或院黨委名義的發(fā)文，分別由辦公室擬稿；涉及到其他處室，專業(yè)性 強(qiáng)的發(fā)文，經(jīng)主管院長同意后，由有關(guān)處室擬稿。擬稿必須用發(fā)文稿紙，其標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、擬稿單位、擬稿人、核稿人等均應(yīng)填寫清楚。

2．核稿。學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對發(fā)文的文字、內(nèi)容、體式等作全面審核。

3．簽發(fā)。核稿后的發(fā)文，由院辦及時(shí)送交有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。

4．編號(hào)登記。發(fā)文經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由秘書科負(fù)責(zé)對發(fā)文進(jìn)行登記和編號(hào)。

5．打印。經(jīng)過編號(hào)登記后的發(fā)文，由院辦負(fù)責(zé)安排打印。

6．校對。打印的清樣由供稿部門及時(shí)組織人員校對。

7．用印。制成的發(fā)文加蓋學(xué)院印章。

8．送發(fā)及歸檔。發(fā)文的內(nèi)部分發(fā)由秘書科負(fù)責(zé)，院外寄發(fā)或送發(fā)由行政科負(fù)責(zé)。學(xué)院 所有發(fā)文的底稿及正式文件一式三份交綜合檔案室歸檔。

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理兩個(gè)基本過程。黨政機(jī)關(guān)分別用收文辦理程序、發(fā)文辦理 程序?qū)@兩個(gè)基本過程進(jìn)行了規(guī)范。

（一）收文辦理程序 收文辦理是指對來自本機(jī)關(guān)外部的公文所實(shí)施的處置與管

理活動(dòng)。收文辦理過程是一個(gè) 接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機(jī)關(guān)履行其法定 或特定職責(zé)的過程，是公文產(chǎn)生實(shí)際效用的過程。收文辦理的一般程序?yàn)椋汉炇铡⒎狻⒌怯洠瑪M辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦，組織傳 閱、催辦，處置辦畢公文。第一階段：公文的收受與分流。具體包括：簽收、啟封、登記。這一階段工作的主要任 務(wù)是正確收受來自各有關(guān)方面的公文。簽收，指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑證。具體指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā)人員、通訊人員分別從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政 部門、機(jī)要交通部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或者通過自備通信設(shè)備收取公文。急件 應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時(shí)間。啟封，公文統(tǒng)一或分別由辦文人員簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。登記，收文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進(jìn)行登記。收文登記，一般分為閱件登 記和辦件登記兩類。登記過程中，應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)失份數(shù)、收文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫清楚。有些機(jī)關(guān)的登記還分為外收文登記和內(nèi) 收文登記。第二階段：辦理收文，具體包括：擬辦、請辦、批辦、分發(fā)、承辦。這一階段工作的主 要任務(wù)是通過對收文的閱讀、分析研究，從中獲取信息，了解或解決其所針對的事務(wù)或問題。擬辦，秘書部門或有關(guān)部門負(fù)責(zé)人等經(jīng)過對公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出建議性的辦 理意見，并提供必要的背景材料，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪，作出指示。請辦，也叫注辦，指機(jī)關(guān)辦公廳（室）根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請主管 領(lǐng)導(dǎo)人指示或者主管部門研辦。對需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。批辦，指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對公文（包括公文的擬辦意見）進(jìn)行認(rèn)真閱讀分析之 后，提出處置意見。分發(fā)，指秘書部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門。承辦，指對需要辦理的公文進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的處理，解決公文所針對的問題。凡屬承辦部門 職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)； 凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的 事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報(bào)請上級(jí)審批的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)提

出處理意見或直接代擬文稿，一并送請上級(jí)審批。第三階段：組織傳閱與催辦。傳閱，指公文處理機(jī)構(gòu)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人 閱知或者指示。組織公文傳閱，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)

時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。公文傳閱 的方式有很多，目前最普遍采用的方法是輪輻式傳閱法。這就是以公文傳閱工作人員為中心 點(diǎn)，以閱讀審批公文的領(lǐng)導(dǎo)人為外圈，由中心點(diǎn)開始送給第一個(gè)人閱看，第一個(gè)人看畢退回 中心點(diǎn)，再由中心點(diǎn)傳給第二個(gè)人看，依次下推，每傳閱一人都經(jīng)過中心點(diǎn)。公文走過的路 線，呈車輻條狀，因而得名。這種方法可以有效地控制公文，完全掌握公文的行蹤，避免中 途積壓和傳遞斷線，還可以合理調(diào)整閱文人的次序。催辦，指公文處理機(jī)構(gòu)對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個(gè)環(huán) 節(jié)。對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo) 人反饋辦理情況。第四階段：處置辦畢公文，包括：清退、銷毀、暫存、立卷、歸檔等。清退，經(jīng)過清理將有關(guān)辦華的收文按期退歸原發(fā)文機(jī)關(guān)或由其指定的有關(guān)單位。清退的 意義在于維護(hù)公文的安全，防止錯(cuò)誤擴(kuò)散，避免出現(xiàn)工作中的被動(dòng)局面和不良影響，維護(hù)公 文的權(quán)威性與有效性。銷毀，以各種方式和手段對失去留存價(jià)值或留存可能性的辦華公文所作的毀滅性處理。其意義在于保守公文中的秘密，避免無用公文的干擾，減少公文管理中無效的工作量。銷毀 秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由 2 人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏 銷。個(gè)人不得擅自銷毀公文。暫存，暫時(shí)留存保管一部分具有很高查考價(jià)值的重份公文（一份已立卷歸檔）和受多種 因素制約一時(shí)難以準(zhǔn)確判定是否應(yīng)予銷毀的公文。其意義在于方便日常查考，減少檔案部門 的工作壓力，挽救確有留存價(jià)值的公文使其更充分地發(fā)揮效用。立卷，將辦理完畢且有查考利用價(jià)值的公文編立成為案卷（公文的集合體，檔案管理的 基本單位）。其意義主要在于：保護(hù)公文，避免破損與散失；使公文化零為整，將零散公文 按特定聯(lián)系組成新的整體，從而便于查找和利用，更有效地滿足人們系統(tǒng)查考利用公文的客 觀需求；為檔案工作提供管理的對象，為檔案事業(yè)奠定基礎(chǔ)。歸檔，將編立好的案卷及案卷目錄按規(guī)定的時(shí)間和質(zhì)量要來移交檔案部門作為檔案保存 和管理。其意義在于使辦理完畢的有查考價(jià)值的公文完成其向檔案轉(zhuǎn)化的過程，使公文能更 充分地發(fā)揮其歷史效用。

（二）發(fā)文辦理程序 發(fā)文辦理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文辦理的一般程 序?yàn)椋簲M稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢

公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性

與不可逆性。第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)。這一階段是發(fā)文辦理活 動(dòng)的中心內(nèi)容。擬稿，即上一節(jié)所講述的公文寫作。經(jīng)過對有關(guān)信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地 記錄有用信息，使機(jī)關(guān)的意志見詣文字，草創(chuàng)供進(jìn)一步完善的原始文稿。會(huì)商，指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配 合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。審核，指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過之前，由經(jīng)驗(yàn)豐富、政策理論 水平和文字水平較高的相關(guān)工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。簽發(fā)，指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式 定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動(dòng)。除一些規(guī)范性及部分重要公文須經(jīng)有關(guān)會(huì)議討論 通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署方可生效外，其他文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。為此，簽發(fā) 是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。第二階段：公文的制作，具體包括：核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的 任務(wù)，就是以定稿為依據(jù)．以手工繕寫、機(jī)械譽(yù)寫和印刷等方式，制成供正式對外發(fā)出的各 種公文文本，形成供實(shí)際使用、具有法定或特定效用的正式公文。核發(fā)，指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、結(jié)構(gòu)格 式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、分進(jìn)單位和印制份數(shù)。登記，這里揭發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號(hào)、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍。繕印，即以譽(yù)錄抄寫、印刷等方式制作供對外發(fā)出的公文。用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽 注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務(wù)是為使 公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。分裝，指按照規(guī)定具體抗配和封裝公文。發(fā)出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機(jī)要交通等）發(fā)送給受文者。第四階段：處置辦華公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。