第一篇：機關干部的五板斧——辦事、辦文、辦會、調研與指導

機關干部的五板斧——辦事、辦文、辦會、調研與指導

要做好機關工作，除了需要具備執政為民的職業境界和相應的業務知識以外，五個方面的能力是必須具備的，這就是辦事、辦文、辦會、調查研究和指導基層建設的能力。也可以稱為做好機關工作的五板斧。有了這五板斧，一個機關干部才能比較順利地履行自己的工作職責，完成好各項工作任務。

第一板斧——辦事

機關辦事，是承辦各項公共事務，如策劃工作、處理問題，辦理公務，安排活動、聯系業務等的總稱。在機關，干部大量的工作是承辦各種事務，比如安排一個活動，接待一位來訪，看望一位群眾，聯系一次參觀，通知一個會議，落實一項政策，等等，通過從事各種必要的行政事務性工作來為基層服務、為人民群眾服務。由于機關的各種事務性工作比較繁雜，加上承辦各種事務沒有規律，臨時安排或隨機性十分常見。辦事能力不強，就很難順利履行機關所擔負的各種行政職責。辦事能力是衡量機關干部工作能力的一個重要方面。特別是處理急、難、險、重問題的能力，很能反映一個機關干部的綜合素質和工作能力。

怎樣才叫辦事能力強？從根本上說，就是為人民服務的能力強。具體來說，就是堅持依法行政，能夠科學地安排處理各項事務，穩妥地解決面臨的各種問題，使各項工作順利開展，使各種矛盾得到順利解決。干部的辦事能力是承辦各項公務的能力，不是謀取個人或小集團利益的能力。在一些不正之風的影響下，有的機關干部把思想活絡，會為領導個人辦私事，甚至違反規定辦一些不該辦的事情，叫做辦事能力強。應當看到，這樣的辦事能力是背離黨和人民要求的。這樣的人能力越強，越有損于人民公仆的良好形象。

在機關工作中，辦事能力體現在方方面面，機關干部必須善于掌握本機關工作的特點和規律，不斷提高自己的工作素質，才能穩妥地處理好所承辦的各項事務，保證各項任務的順利完成。從實踐來看，有一些問題是需要特別注意的：辦事要依據國家的政策、法規，講黨性講原則，不能辦違法違紀的事，特別要注意防止出現因為不懂法規而辦了違反法規的事情。對于上級布置的工作任務，要善于從全局認真領會領導意圖，創造性地貫徹執行，對工作有落實有反饋。有的同志事辦得很好，但是不注意在完成任務以后及時向上級反饋情況，過了很長時間，領導問起這件事情才想起來匯報，常常受到批評。對工作中難以解決的問題，或沒有碰到過的問題，自己拿不定主意，要善于向有經驗的同志請教或向領導請示匯報，不能不匯報，也不去找辦法解決，使事情不了了之，石沉大海。這是對工作不負責任的一種表現。在機關工作中，有的干部拖事，有的把難事推給別人，還有的習慣于躲事，等事情過去了再露面。這樣做既是對工作不負責，對自己工作能力的提高也沒有好處，在同事中還會留下不好的名聲。應當看到，處理棘手問題是最能鍛煉人的。干部要勇于在困難面前站出來勇挑重擔，在處理棘手問題的過程中鍛煉自己、提高自己。接待各種來訪是機關十分常見的工作，也是要求十分細致，但變數很大的工作。接待工作中的許多事情是瑣碎的。機關干部不能看不起這些小事，不把這些小事當回事。實際上，機關工作在許多時候就是通過

做好一些小事來體現工作質量和水平的。許多小事影響著機關與基層、與群眾的關系，影響著一個機關的社會形象。要注重從各個環節的一些細節入手，細致安排、周到處理遇到的各種問題，保證各項任務的順利完成。機關干部要講究辦事的原則性與靈活性。有時處理一些復雜問題，上級只有原則規定，甚至只有一個大的原則，而碰到的具體問題則是特殊的，不具有普遍性，或者原來的規定不盡合理，已經不符合實際情況，這時就要發揮干部的大智大勇，把為群眾排憂解難舉過頭頂，對于合理的要求想方設法幫助解決，而不能以沒有規定為由想方設法不去解決。對于一些政策性問題，應當積極推動有關不合理政策規定的調整改革。在處理復雜問題面前，常常可以看出一個干部對黨的事業的態度，對人民群眾的態度，看出其工作能力和水平。機關作為為基層和為人民群眾的辦事機關，每個機關干部都應當擁有對基層和群眾的同情心與愛心，要像對待自己的親友一樣，把基層和群眾的事放在心上，對基層和群眾的要求與困難及時給予答復和解決，杜絕臉難看、門難進、話難聽、事難辦的封建衙門作風。在日常工作中，機關遇到的問題是紛繁復雜的，干部遇事要善于拿出辦法。這是衡量一個干部工作態度和能力的重要方面。有的干部凡事都問領導，自己沒有主意，這是一個很不好的工作習慣。看起來是尊重領導，而實際上是自己不動腦子，怕困難、怕挫折、怕負責。這樣的情況多了，必然給工作帶來不應有的損失，也會受到領導的批評。一個干部要想不斷成長提高，就要勇于在主動應對和處理各種復雜矛盾的過程中鍛煉自己，并善于不斷總結經驗教訓。機關處理各種事務有時會遇到幾個同志共同協作完成的情況。在這種情況下，每個干部都要有協作意識，主動承擔任務，工作不推諉、不扯皮，高標準做好自己承擔的工作，同時積極幫助其他同志做好工作，團結一致共同完成好承擔的工作任務。在機關工作任務比較多的時候，要善于對各項工作進行統籌，注重按照輕重緩急在時間上穿插落實。遺忘一些事情在機關工作中時有所見。所以，干部應當養成良好的記憶習慣。有不少提醒自己的方式，比如把要辦的事記在臺歷上，小本子上，手機中，電腦里等。總之，要善于用自己習慣的方式經常提醒自己不要忘事。

第二板斧——辦文

文電是機關實施領導、溝通情況、指導推動工作的一種方式。所謂辦文能力，就是承辦各種文字材料的能力。在機關工作中，經常會遇到撰寫計劃安排、領導講話、宣傳材料、工作簡報、工作總結、典型經驗、有關通知、請示報告等情況。機關干部必須具備一定的文字材料撰寫能力，才能適應機關工作的需要。

機關干部會辦文，包括減少文字材料的能力和正確辦理文字材料的能力兩個方面。應當看到，文字材料多，是當前機關工作的一大弊端。搬文山填會海，就是要減少文字材料，減少各種會議。減少文字材料的目的，是要讓各級干部用更多的時間和精力去深入基層、深入群眾抓工作落實。要求機關干部會辦文，是因為機關實施領導、開展工作需要文字材料，但不等于機關開展工作要事事行文。機關工作應當形成一種良好的習慣，即可要可不要的文字材料堅決不要，能口頭傳達的就不行文，能簡單說清楚的就不長篇大論，努力把機關的文字材料減少到最低限度。在這方面，機關干部負有重要的責任，應當學會在低密度文字材料環境中開展機關工作的本領。

正確辦理各種文字材料，對機關干部提出了許多方面的要求。辦文必須熟悉機關文字材料的主要類型和寫作要求。一般常見的機關文字材料有通知、工作總結、請示、專題報告、簡報、經驗總結、講話、宣傳材料、工作計劃、決定、規章制度、研討文章等，對于它們的撰寫格式和要求，機關干部都要十分熟悉。各種文字材料，特別是公文的行文格式有嚴格的規定，必須按照規定的格式行文和打印。在初次接觸一種公文時，一定要認真查閱有關行文規定，防止憑感覺和經驗而出現差錯。一些機關對行文格式不重視，造成一些錯誤的行文格式長期流行，影響了機關的形象。文為事而作是辦文的一個基本規律。所以，寫任何文字材料都要掌握一個原則，就是要著眼于說清問題、回答問題、解決問題。撰寫的文字材料要講求準確，通俗易懂，文風樸實，讓讀的人能看明白，而且不會產生歧義。不應追求華而不實的文字雕琢，為了湊個四六句而失去了對事物的準確描述和概括。撰寫文字材料應倡導寫短文，能1000字說清楚的就不要寫1001個字。撰寫一些思想性理論性強的文字材料，如工作總結、經驗材料、領導講話、研討文章等，要寫得好，使材料對現實工作有重要的指導意義，離不開對所寫事物的深刻把握。這就要求機關干部平時要加強學習，多觀察、多實踐，多積累、多思考、多練習。應當看到，寫好文字材料不僅是個文字表達問題，一篇好的材料常常是作者多方面能力素養的綜合體現。要寫好文章，應當加強思想方法、理論知識、社會實踐、觀察思考、文字表達等方面的綜合歷練。撰寫文字材料，要十分注意所寫的材料是以誰的口氣寫的，是寫給什么人讀的。不同文字主體的材料，要站在相應的主體位置來說話，這個問題不注意，常常會造成所寫的文字材料不符合主體的要求。尤其是起草領導講話稿，要把握好領導所處的位置，認真分析領會領導講話的意圖、內容、風格和角度，有針對性地幫助領導完成基本內容的起草工作。經常做文字工作的同志都知道，文章是改出來的。就是說好的文字材料都必須經過反復修改才能定型。一般說來，無論什么文字材料，沒有三遍的修改潤色，都是很難成型的。所以，撰寫文字材料不能怕修改，不能寫好了一個稿子就萬事大吉了。許多重要的文件、工作總結、領導講話、經驗材料等，都常常經過十幾遍，甚至幾十遍的反復修改才得以完善。現在不少機關干部怕寫東西，遇到寫東西就推，甚至想方設法躲，寧愿去干一些繁雜的事務工作也不愿意寫文字材料。從機關干部的實際看，撰寫文字材料的能力確實是機關干部能力的一個瓶頸。不少機關的文字材料常常落在少數幾個甚至個別能寫的干部身上。撰寫文字材料作為機關干部的一項基本功，不能不會寫的永遠不會寫，或者寫成什么樣就是什么樣，這不符合對一個合格機關干部的要求。在這個問題上，除了每個干部自身要提高認識，積極學習提高以外，機關領導要堅持把文字材料寫作作為進入機關工作的必修課，進行文字材料寫作的專門培訓，使進入機關工作的干部都具備基本的文字材料寫作能力。在工作中，還要有意識給不愿意寫的同志壓擔子，并對他們寫的材料進行修改指點，幫助他們提高文字材料的寫作水平，使每個機關干部都能承擔起相應職責范圍的文字材料撰寫任務。

第三板斧——辦會

會議是機關實施領導、溝通情況、指導推動工作的又一種方式。組織承辦會議的水平，會議質量的高低，對工作的開展具有重要的影響。在機關工作中，幾乎每個干部都會遇到參與承辦會議的工作。所以，機關干部都應當具備籌劃、組織、召開各種會議的能力。

與辦文類似，辦會的能力首先反映在精減會議的能力上。會議是一種必要的工作運行方式，但不是必須運用的方式。在推動工作的方式上，不能一遇到事情首先想到開會。能不開的會議不開，能合并的會議合并開，能小范圍開的會不大范圍開，這是組織會議的基本原則。應當看到，會議有它一定的優點，比如，可以集中人員深入地討論決定一些重要事項，對一些重大問題能較快地統一思想和行動，推動工作的開展。但是，召開會議也存在一些弊端，它把許多人從工作中抽出來，會影響工作的正常開展，集中在一個地方開會需要提供一定的保障和經費開支，如果凡事都開會還容易助長機關的官僚主義作風。所以，機關干部運籌推動工作，不能把精力都放在組織召開會議上，要努力把各級領導干部從眾多的會議中解放出來，讓他們用更多的時間深入基層調查研究，幫助基層和群眾解決實際問題，這是機關始終應當努力的方向。

對于必須召開的會議，要進行認真的籌劃組織，本著精簡、節約、高效的原則，切實把會議開成解決問題的會議。辦會的水平集中體現在，為會議的順利進行提供了良好的保障，會議對推動工作產生了積極的作用。要不要召開會議，在什么范圍召開會議，通過什么方式召開會議，會議要達到什么樣的目的，都需要會議組織者進行認真的研究論證。對于確定召開的會議，要進行認真的組織，特別要在會議的時間選擇、場所布置、文件材料、發言準備、議事規程、后勤保障、衛生安全等方面進行周密安排。會議是多種多樣的，比如有代表大會，專題工作會議，征求意見座談會，學術交流會、事跡報告會、工作例會、電話會議，電視會議，現場會議，等等。各種會議有共性的要求，也有特殊的地方，要善于學習掌握各種會議的特點，才能把各種會議組織好、承辦好。對于一些有規律的例行會議，比如各種代表會議，辦公會議，委員會議等，可以在掌握基本規律的基礎上，形成一套基本會議流程，以便再次組織召開時按照一定的流程組織就可以了，避免同樣的會議年年、次次都手忙腳亂地重新去組織，產生事倍功半的效果。在許多會議的組織中，經常忽視會議的安全環節，特別是參加人員比較多的會議，需要機關干部在承辦會議中十分注意落實安全措施。對比較大型的會議、參會人員比較龐雜的會議，應當安排警衛人員和安全監督人員，以確保會議安全進行。在機關辦會中，經常出現的問題是一些細小的環節常常出紕漏，給會議的正常進行帶來影響。比如，有的參會人員沒有通知到，會場坐不下，會議代表坐哪里沒有人引導，等等。還有一些是突然出現的情況，比如應當到會的還沒有到。在會議計劃方案中，應當充分估計會議容易出現問題的環節，設計好預備方案，以確保會議的順利進行。特別要提到的是，在會議進行中，有時會出現一些臨時的意外情況或沒有意想到的情況，這時誰發現誰就要及時報告并主動做好補臺的工作，做好臨機處置的工作，不能因為不是自己分工的事情就看著問題的出現。對于一些重大的會議應當進行周密的總體設計，形成多個方面工作的組織方案，分工落實會議的有關工作。比如，大型會議一般都成立若干個會議籌備和工作小組，如秘書組、材料組、接待組、保障組等，由各個小組分別落實會議的各項準備和會議組織。辦會人員對于會議召開前的各項檢查是必不可少的，特別是在一些重要大型會議的準備中，分工負責的同志要進行事先檢查，對于會議的一些重要環節還要有專人負責，防止在會議進行中出現意想不到的問題。需要強調的是，會風是組織會議的干部必須十分重視的一個問題。節儉辦會，務實辦會，要從每個機關、每個機關干部做起，切實糾正一些不良的會議習慣。機關要通過廉潔辦會為基層、為人民群眾樹立良好的機關形象，帶動全社會各行各業建立良好的會風。

第四板斧——調查研究

調查研究是機關的一項十分重要的工作。機關制定政策，制定工作計劃，處理各種問題，總之一句話，做任何決策都離不開調查研究。從實際工作看，大事情需要大的調查研究，小事情需要小的調查研究。可以說，沒有認真的調查研究就沒有科學的機關工作，就沒有科學決策，也就沒有機關職能的有效發揮。做好機關工作，調查研究是干部的一個必不可少的基本功。

在機關工作中，應當養成遇事善于調查研究的習慣，這對于做好工作，提高工作水平是大有益處的。有的干部遇事不愿意做深入細致的調查研究，喜歡憑個人積累的經驗做決策。應當看到，事物是不斷發展變化的，不做調查研究，憑老經驗辦事很容易產生決策上的偏差。要努力形成用實際問題牽引調查研究，用研究成果宣傳群眾，用群眾認同推動工作的基本工作思路。大量事實表明，只要我們這樣做了，在工作中就會較少產生困難和錯誤。

做調查研究最核心的是什么？是掌握真實情況，得出中肯結論。只有掌握了真實情況，得出了中肯結論，才能為正確決策提供科學依據。這就需要機關干部以實事求是的態度和科學分析的方法開展調查研究。

調查研究是調查與研究的有機結合，不能把它們截然分開。調查是為了了解掌握情況，研究是為了探求事物的本質和規律。調查為研究提供必要的素材，研究是對于調查素材的綜合分析。它們互相緊密聯系，共同對調查研究的結論起著重要作用。我們不能忽視調查研究中任何一個環節的工作。只有把調查與研究有機統一起來，做好每一個環節的工作，才能順利實現調查研究的目的。

對于調查而言，了解到真實情況是第一位的目標。在調查中，不在于拿沒拿到情況，而在于拿沒拿到真實情況。在一些情況下，真實的情況并不是可以直接得到的，而是需要運用科學的方法才能得到。比如，要在調查之前分析調查對象的情況，分析他們對于調查內容和調查方法的心理狀態，努力尋找能夠得到真實情況的調查辦法。不能認為只要進行了調查，得到的結果都是真實的。在調查對象有顧慮的情況下，一般很難得到完全真實的調查結果。對于要調查了解的事情，事先要擬訂調查方案。調查什么內容，采用什么方法，到什么地方，是什么調查對象，用什么時間，調查結果的統計等，都要進行周到的籌劃。

調查中經常出現的一個問題是，只調不查，也就是只重視調閱網上的東西，報刊上的東西，圖書資料上的東西，總結材料提供的東西，而不重視自己親自做一些實地查訪工作。第二手、或者第三手的材料不能說沒有價值，但是干部親身體驗掌握的情況總是最鮮活的東西。在復雜多變的社會環境中，應當盡量從多個渠道獲取情況，把各種調查途徑得來的素材加以綜合，這對于中肯的分析研究是十分重要的。干部努力親自去掌握第一手的材料，應當成為調查工作中積極倡導的方法。只要有可能，干部就應當親自實地做一些第一手的調查工作。

一般說來，對于一些比較疑難和深入的問題，要將調查的問題事先通知被調查的單位和人員，讓被調查的人員有充分的思考。這對于提高調查的質量是十分重要的。在調查中，如實反映調查到的情況十分重要。現在有些情況特別是不好的情況反映不出來，不是調查的人不知道，而是不愿意報憂。既然是調查，本文由老秘網推薦，就必然會既看到喜也能看到憂。有些領導同志不愿意看到，或不愿意更多看到問題的一面，是一些干部在調查中不愿意暴露問題的一個重要原因。這就要求我們要大力倡導實事求是的作風，培育讓調研人員既報喜也報憂的良好氛圍。從改進工作來看，正是在調查中發現的問題，才成為我們改進工作的基本動力。從一定意義上說，不善于發現問題，就失去了調查研究的意義。調查的目的就在于發現問題，推動問題的解決。任何調查工作都是一件嚴肅的工作，一定要細致認真。在調查工作中，如果沒有了解到什么情況，只能改進自己的調查工作，而不能不負責任地胡亂編造情況。這樣“調查”出來的東西只會貽害我們的事業。

對于研究而言，怎樣得到中肯的結論是中心問題。分析研究問題不能不涉及研究者的社會立場。站在不同立場，用不同的世界觀、價值觀、人生觀看問題，對同樣的問題會得出完全不同的結論。所以，要做好調查研究，十分重要的是要樹立科學的世界觀、人生觀、價值觀，要學習掌握馬克思主義分析問題的立場、觀點和方法，以及現代的科學認識工具。在這樣的基礎上，才能做好對調查材料的分析研究工作，使研究成果真正成為推進工作和解決問題的鑰匙。

第二篇：如何理解辦文辦會辦事

如何理解“辦文”、“辦會”、“辦事”

“辦文”、“辦會”、“辦事”是對秘書工作形式的精練概括。研究三者之間的關系,實際是為了認識秘書工作中的邏輯關系和事理,明確和突出不同的秘書工作的重心,增強對整體秘書工作的全盤認識,以便更好地貫徹秘書工作的原則,把秘書工作做好。

一、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相對獨立

(一)辦文

文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會透徹領會“辦文”的特點。

“行文”可以指“寫文”,即撰擬文書、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收發、運轉、傳遞等;還可以是兩種意義綜合,甚至是指由文書文件而產生的一切事務。由此可見,辦文的核心是文字工作,它的特點就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對辦文工作,有對秘書人員撰制公文的要求,有收、發公文的處理程序,有明確的行文規則,所以,“辦文”具有相對獨立的工作系統。

(二)辦會

無論會議、會談、還是會晤,“辦會”就是辦理有關的組織事務工作。

“會”是聚,是多人參與的事,無論“議”還是“談”,都是把大家各自的想法、主張、意見能通過聚在一起的形式統一起來,形成一個共識。所以，秘書辦會的一個中心任務就是起協調作用。在一定的時間、一定的空間內,既有各自的暢所欲言、心情舒暢，又有共識共通、一致認識,不留遺憾。

秘書把“辦會”稱為“做會”。會議辦得是否成功很大程度取決于秘書對會議是否做到精心策劃、組織落實。必須定時、定點做好一切會務,是辦會的特點。針對會議特點,秘書還應總結出會議的要素，制定會議的基本程序，并把會議改革作為一項重要的研究課題提出來。這都表明“辦會”的相對獨立性。

(三)辦事

一切事務性工作都是“事”。廣義地理解,“辦文”、“辦會”也是“辦事”。所以,“事”的特點就是雜，無邊無際、無盡無休、無時無刻。面對如此紛繁龐雜的事務,秘書的關鍵是摸索出事理,掌握規律,舉一反三,才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度和紀律要求,都是針對秘書辦事效率和辦事作風提出來的,“辦事”的核心是認識事理,認識事理的目的在于提高辦事悟性,較高的辦事悟性才能使秘書懂事,能辦事,把事情辦出最佳結果。

二、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相互聯系

(一)“辦文”有時是通過“辦會”解決的秘書所辦之文,是代表組織的,即使是以領導個人或法人代表名義發文,文書的形成也需要通過領導集體的討論認可,也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”,領導可以通過開會交代撰文意圖,秘書通過開會領會意圖,可以通過集中討論,分析歸納辦文的要領,也可以通過會議來貫徹落實文件精神。即使是文件的傳遞、運轉,也可以通過會議來分發傳達。所以,“辦會”，有的時候是“辦文”的另一種形式。

(二)“辦會”離不開“辦文”的工作

圍繞著會議的籌備和組織落實,秘書要做的實際上一系列的文字工作的落實。從會議通知、會議議程表、會議手冊，到決定、決議、會議記錄、會議簡報、會議紀要,還有典型發言、領導講話、開幕詞、閉幕詞、總發言等等,每一份會議文字材料的落實,對辦會的會務秘書來說,都是實實在在的“辦文”。通過會議所達到的一致目標,也是要靠文書來體現和留存的。圍繞會議所形成的文字材料,是組織好會議的重要工具,也是貫徹落實會議精神的重要依據,還是記錄、記載會議的重要歷史資料。所以,“辦會”工作自始至終同“辦文”工作緊密地融合在一起。

(三)“辦事”在多數情況下是通過“辦文”或者“辦會”體現的 以文書的形式或者會議的形式來交代辦事意圖,這是領導經常采取的交辦方式。“辦文”、“辦會”也經常是秘書在處理事務時采取的具體方法,特別是在一些具體問題的處理上,秘書要通過會議收集信息,廣泛征求解決問題的意見建議；能過文書的形式拿出解決問題的辦法。

三、全面掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則方法

(一)“辦文”、“辦會”、“辦事”首先體現秘書的綜合職業能力

(二)“辦文”、“辦會”、“辦事”體現秘書準確地選擇處理事務方式和判斷力

(三)“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則和方法

1、功力扎實、工作落實

“辦文”、“辦會”、“辦事”，首先是辦具體事務,秘書的事務能力必須扎實。辦事浮躁,工作毛糙的秘書,什么也干不好。秘書的工作是瑣碎平凡的,做好了不顯眼,做不好卻誤大事。所以，“辦文”、“辦會”、“辦事”的首要原則是秘書的事務工作基本功扎實,工作落到實處。

2、綜合考慮、系統籌劃

在扎扎實實做好具體工作的基礎上,秘書要學會從全局的角度綜合考慮工作安排,從全系統的工作考慮,采取哪種“辦文”、“辦會”、“辦事”的具體方式更有利于工作。秘書選擇“辦文”、“辦會”、“辦事”具體方式的依據不僅僅是哪種方式自己熟悉或熟練,而是要從全局考慮怎樣對工作更有利,效果更好,更能準確達到領導確定的目標。“辦文”、“辦會”、“辦事”在具體實踐中相互交匯、相互融合、不可分割。在完成具體工作任務,解決具體問題時, “辦文”、“辦會”、“辦事”三者只能有所偏重,不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應當盡量采取靈活多樣的形式,另一方面應當明確主要的辦事方式,力求主攻成果顯著。

比如開會，會務工作中有“辦文”工作,也有具體的事務要辦,文和事也都要辦好。“辦會”就有會務工作的特點,工作側重點要放在會務上。“辦會”中“辦文”也重要,可以另派文筆優秀的秘書主抓會務中的文字工作,而“辦會”的秘書要一心一意做好會務。來源于考試大

3、勤于總結、勇于創新

在完成領導交給的任務、承接領導交辦的事情時,秘書常常在時間緊、任務重的情況下及時選擇了具體的處理事務的方法。事情按這種方式辦了,就不知道按另一種方式辦是什么結果。這么辦成功了，也許另一種方式更成功;這么辦失敗了,也許另一種方式不一不定失敗。在實際工作中,秘書總結失敗的教訓比總結成功的經驗更重要作用。所以勤于總結、勇于創新,并且在創新中模索更好的工作方法,是秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”中取得事半功倍效果的一項重要原則。

第三篇：行政管理辦文,辦會,辦事指導意見

行政管理辦文,辦會,辦事指導意見

為進一步引深“'兩個至上'在崗位”主題實踐活動,深入貫徹落實科學發展觀,逐步建立更加高效和諧的工作關系,特制訂全市行業《行政管理辦文,辦會,辦事指導意見》,進一步明確相關程序和標準,不斷提高工作水平,提高辦事效率.一,辦文程序和標準

所謂辦文,對上是請示報告工作,對下是通報指導工作,橫向是聯系協調工作.辦文工作水平和效率的高低,直接關系到企業和領導的形象,關系到全市各項工作能否迅速,準確,徹底地得到貫徹落實.這就要求在辦文時對每一件文稿,都要一絲不茍,精益求精地制作和審核;對每一句話,每一個詞語乃至每一個標點都要認真推敲,仔細琢磨,確保文件出手后經得起檢驗.(一)目的

通過制訂公文辦理標準,規范辦文,發文程序,提高辦文,發文的效率和質量.(二)適用范圍

1.市局(公司)各職能部門:(1)各基層單位的請示,報告件的處理;(2)上級來文,批示及平級,不相隸屬單位來函的處理;(3)各職能部門業務范圍內文件的制發;(4)其他文件的辦理.2.各區縣局(營銷部)辦公室:(1)各鄉鎮人民政府,縣直各辦,局,各村民委員會或街道社區的請示,報告件的處理;(2)上級來文,批示及平級,不相隸屬單位來函的處理;(3)區縣局(營銷部)業務范圍內文件的制發;(4)其他文件的辦理.(三)職責

1,市局(公司)局長(經理)和縣局(營銷部)局長(主任)對公文辦理工作負總責,相關分管領導具體負責.2,市局(公司)各職能部門和縣局(營銷部)辦公室負責來文的辦理及相關公文的起草和審核.3,市縣(區)兩級辦公室負責文件的印發及跟蹤落實領導簽發文件的辦理情況.(四)公文辦理要素 1,收文要素

收文登記,簽收,評審,擬辦,會辦或法核,領導簽批,辦復或擬文,存檔.2,發文要素

擬稿,核稿,審稿,簽發,校核,印發,存檔.(五)收文辦理程序和標準

1,收文登記:市縣(區)兩級辦公室為接文部門,其他部門和分管領導原則上不直接受文,直接送達的文件要轉市縣(區)兩級辦公室登記.市縣(區)兩級辦公室要指定專人對所有來文做好登記,做到不遺漏,不缺件;文件登記要按順序分類編號;收到來文后,要審核來文是否符合公文規范;對不符合規范的公文,直接送達的,應當面告知送達人修改完善后重報,通過郵寄,收發渠道送達的,一日內辦理退文手續.經辦公室主任審評符合公文要求的來文,填寫《公文處辦卡》后,統一送分管領導辦理.收文登記工作要在收文后一個工作日內完成.急件,特急件隨到隨送,隨批隨辦.2,擬辦:辦公室主任按有關規定提出擬辦意見.來文所附資料不全的,督促來文單位限期補送;涉密公文,重要緊急公文,按有關規定提出確定密級,緊急程度的意見.該項工作一般在一個工作日內完成,需來文單位補送材料的,辦理時間順延.(1)擬辦意見應以國家法律為依據,體現依法行政.(2)擬辦意見要字跡清楚,觀點明確,具有積極的建議性和較強的可操作性.(3)落款應簽署姓名和時間.3,會辦或法核:來文需征求部門意見的,分送相關部門,市縣(區)兩級辦公室負責催辦,限期辦結(原則上為1個工作日內),需征求部門意見的所有來文必須注明“逾期視為同意”的字樣;涉及法律法規性內容,需進行會辦或法核.會辦或法核工作要在3-4個工作日內完成.4,領導簽批:市局(公司)局長(經理)或分管領導根據擬辦意見,在規定時間(原則上為2個工作日內)作出批示.各層級簽批均要在1個工作日內完成,并簽署審核人姓名和時間.如分管領導不能直接批示,可電話請示,事后補批.5,辦復或擬文:對領導的批示件,承辦部門要指定專人盡快落實,做好部門之間文件的移交登記簽收,以便查找文件去向,確保文件不丟失,不遺漏.市縣(區)兩級辦公室要按時督促檢查領導批示件的落實情況,及時反饋信息,確保領導簽批的文件件件有落實.(1)需提交局長(經理或主任)辦公會議研究確定的簽批件,在領導簽批后,由市縣(區)兩級辦公室收集,按會辦程序控制.(2)需發文的簽批件,各相關部門要盡快擬文下發.該項工作要在領導簽批后2個工作日內完成.(3)需送有關部門辦理的事項,要盡快通知有關部門辦理;領導已作明確批示,可不發文的,由市縣(區)兩級辦公室將領導批示連同來文復印件一并轉送有關部門或單位.該項工作要在1個工作日內完成.6,存檔:已經辦結的來文,要將原件及相關資料存檔.(六)發文辦理程序和標準

1,擬稿:擬稿工作由相關部門或市縣(區)兩級辦公室負責;文稿形成后,應將附件,發文稿紙,依據材料等附于文稿后,完整反映成文過程;擬稿完畢后,簽署擬稿人姓名和日期.擬稿工作原則上要在1個工作日內完成,最長不能超過5個工作日.2,核稿:市局(公司)各職能部門將草擬的文稿送辦公室核稿,涉及法律內容的還要送法規科核稿,如發現問題,由辦公室或法規科提出處理意見或建議,由主辦職能部門補充,修改.核稿完畢后,應簽署核稿人姓名和日期.核稿工作要在1個工作日內完成.由于縣區局(營銷部)辦公室承擔所有文件的擬稿,故暫不涉及核稿環節.3,審稿:核稿后將文稿送呈有關領導審核,簽發,如領導出差,應電話請示,事后補簽.審稿完畢后,應簽署審稿人姓名和日期.審核工作要在1個工作日內完成.4,簽發:審稿后,由市縣(區)兩級辦公室將文稿送單位負責人簽發,簽發工作原則上要在1個工作日內完成.如領導出差,以電話請示,事后補簽.(1)市局(公司)以“同煙黨”格式行文的,由人事科或政工科負責呈單位負責人和分管領導簽發;以“同煙局”和“同煙司”格式行文的,由相關部門或辦公室呈單位負責人和分管領導簽發.除特殊情況外,單位負責人和各分管領導不簽發未經核稿,審稿的公文.(2)由于各縣區局(營銷部)辦公室是唯一擬稿部門,所以發文時格式一律為“x煙辦[xxxx(即年份)]x號”,例如城區局(營銷部)擬發2008年一號文件,正確格式為“城煙辦[2008]1號”,其他縣區局(營銷部)依次類推.簽發人應簽署明確意見,并簽署姓名和日期.其他審批人圈閱,應視為同意.5,校核:(1)經簽發的公文,由市縣(區)兩級辦公室編制文號,并負責體例等方面校核.(2)經校核的公文,由市縣(區)兩級辦公室出公文校樣,才能付印;校對人員應對公文進行全面校對,包括文種,格式,文號,文字,標點符號,發文范圍等,如發現問題,應作相應的技術處理.校對人員欲對公文內容作更改的,應報請審稿人,簽發人同意.校對完畢后,應在發文稿紙上簽署校對人姓名和日期.6,印發:公文清樣,經市縣(區)兩級辦公室檢閱無誤后方可付印,蓋印后按要求裝訂,分發.7,存檔:公文印發后,要將文件原稿,發文稿紙及正式文件2份存檔,承辦單位或部門留存1份.二,會務辦理程序和標準 所謂辦會,是傳達指令,布置工作,協調各方的重要方式,應該說,辦會牽涉面比較廣,一般會涉及到多個單位或部門.既有文字工作,又有事務工作;既有個體服務,又有整體組織;既要精心搞好系統設計與安排,又要抓住每一個環節,件件落到實處.因此在辦會過程中,每一個環節都需要精心策劃,認真實施,每一個步驟都需要逐一核查,逐一落實.特別是涉及到多個部門的時候,需要相互溝通,相互配合,加強銜接,加強聯絡.(一)目的

通過對會議進行有效控制,規范會議程序,提高會議組織的效率和質量,保證會議順利召開.(二)適用范圍

適用于全市行業召開的各類會議.(三)職責

1,市局(公司)班子成員,各縣區局(營銷部)班子成員,各部門負責人負責組織召開相應會議.2,市局(公司)各部門和各縣區局(營銷部)辦公室負責相應會議的材料準備,會議通知等會務工作.3,市縣(區)兩級辦公室負責會議會場布置及會務后勤工作,相關職能部門協助做好會場布置.(四)辦會要素:會議確定,會議通知,材料準備,會場布置,會議記錄,會議紀要,會議材料存檔.(五)工作程序

1,會議確定:根據上級或領導的工作需求,確定會議召開的時間,地點,會議范圍,主報告人,發言人,主持人和參會人員.2,會議通知:市局(公司)各部門和各縣區局(營銷部)辦公室根據既定的會議事項,落實會議室,草擬會議通知.會議通知一般包括會議時間,地點,參會人員,會議內容,會議要求及聯系人等.3,材料準備.會議材料由市局(公司)各部門和各縣區局(營銷部)辦公室準備,會議材料應緊扣會議主題,體現并確保會議能達到預期效果.會議材料一般包括領導講話稿,主持詞,會議議程,會議需研究的議題等.會議材料應于會前呈相關領導審定.4,會場布置.會場布置由市縣(區)兩級辦公室負責,有關部門協調做好工作,會場形式應根據不同會議而定,一般情況下,會場布置應包括會標(橫幅)設置,主席臺設置,座位放置,臺卡擺放,音響安置,鮮花擺設等.后勤服務主要是茶水供應.會場布置和服務有特殊要求的按特殊要求準備.5,會議記錄.會議入場時參會人員應簽到.會議簽到工作由市縣(區)兩級辦公室負責,其他部門協助;會議期間應指定專人負責做好會議記錄.會議記錄人員應具有良好的文字功底和邏輯思維能力,能獨立記錄并具有較強的匯總概括能力.會議記錄應完整,準確,充分記錄會議的主要精神,字跡清楚可辨.6,會議紀要.會議結束后,必要時要形成會議紀要.參會記錄人員應在1個工作日內草擬會議紀要,經市縣(區)兩級辦公室主任審核后,報分管領導審核,由會議主持人簽發.會議紀要應充分體現會議精神,并具有較強的可操作性.7,存檔.會議結束后,市縣(區)兩級辦公室要將會議通知,會議記錄,會議簽到表等相關材料,在3個工作日內整理并存檔.三,事務辦理的程序和標準

所謂辦事,內容涉及面寬,門類繁多,要既講效率又出質量,實非易事,要處理得當,應對自如,那更需加倍努力和細致.因此,要做到辦事有方,辦事得體,就要轉變作風,著眼細處,樹立嚴而又嚴,細而又細的思想,把每一個環節都考慮仔細,把每一個細節都盡量做到完美,只有在實踐中磨練,在磨練中積累,在積累中提高,才能不斷地提高我們的辦事能力.(一)目的

通過對上級或領導交辦事項及其它一般事務的辦理過程進行有效控制,規范辦事程序,提高辦事效率,把上級或領導工作意圖落到實處.(二)適用范圍

適用于全市行業上級或領導交辦的各項事務.(三)職責

1,市縣(區)兩級辦公室負責辦理上級或領導交辦的各項事務,并負責組織實施.2,上級或領導交辦的事務需要單位或部門協調的,市縣(區)兩級其他部門負責按辦公室規定的時限具體辦理.3,市縣(區)兩級辦公室除辦理領導專門交辦的事務外,還要督促檢查落實相關單位或部門具體承辦事務的辦理情況.(四)事務辦理工作要素: 交辦,記錄,辦理及反饋,催辦,結果,存檔.(五)工作程序 1,交辦:市縣(區)兩級辦公室按上級或領導交待的意圖向有關單位或部門發出辦理事務的指令.2,記錄:接到辦事指令后,相關單位或部門做好記錄,記錄應包括領導交辦事務的時間,地點,內容,辦理時限,要求等.3,辦理及反饋:承辦人員要按及時快捷的原則,抓緊辦理交辦事項.承辦過程中遇到特殊問題,需要領導協調的,應及時向領導匯報.在辦理過程中要適時向領導或市縣(區)兩級辦公室反饋辦理進展情況.4,催辦:轉由有關部門或單位辦理的事務,市縣(區)兩級辦公室要負責督辦和催辦,在規定的時限內完成交辦事務.5,結果:按時,按質,按量地完成領導交辦的事項,做到事事有結果.事務辦結后,承辦單位或部門的承辦人員要及時向交辦事務的領導匯報,必要時形成匯報材料.6,存檔:上級或領導交辦事務辦理過程中,如形成文字材料的,要把相關材料在3個工作日內整理并存檔.注:本指導意見自下發之日起執行.二00八年五月十八日

主題詞:辦文 辦會 辦事 指導意見 抄報:省局(公司)政工處 辦公室

抄送:市局(公司)黨組成員 各基層單位 機關各科室 大同市煙草專賣局(公司)辦公室 2008年5月18日印發

第四篇：關于辦事辦文辦會的問題

關于辦事辦文辦會的問題

辦事、辦文、辦會是各級機關尤其是政治機關經常性的工作，是機關干部必須熟練掌握的基本功，也是各級領導常講常抓的老問題。我們常用快、準、細、嚴、實概括機關工作的標準和要求。體現在具體工作中，就是三句話：辦事要快捷，辦文要精確，辦會要細致。用一般要求來講，就是辦事無遺漏，辦文無錯漏，辦會無紕漏。

機關辦事、辦文、辦會主要包括以下七個方面的工作。

一、請示報告工作

請示報告是機關一項經常性工作。所謂請示，是下級機關在工作中遇到問題，需要上級領導機關給予答復和審批，而向上級領導機關提出的請示；報告是下級機關向上級機關所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進程中進行，待上級批準后執行；報告通常在某項工作完成和結束后進行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。

（一）請示報告主要形式和程序

請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準性請示，指的是在本級對某一事項無權解決或無權做出決策而請求領導或上級給予指示或批準時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領導或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領導或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉有關方面執行的報告；三是檢討性報告。指本單位發生違紀問題、責任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。

書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應當區分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領導審閱簽發。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領導簽發。寄發時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應把握的主要環節有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應先講清是請示還是報告。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應先談事由，然后再談意見和建議；報告情況時，應先講事情的結果，然后再陳述事情發生的經過和處理過程。④認真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細聽認真記，以便及時準確地抓好落實。

（二）請示報告常遇到的問題

請示報告工作程序性很強，在實際工作中最常遇到的問題有4個：

1、程序遺漏。一項工作請示后應該進行的階段和步驟沒有進行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領導，造成工作被動。

2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經驗和習慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機關的卻通知領導。比如對下布置工作，下達通知，本該找業務口，卻直接通知下屬單位的領導，給業務部門造成被動。

4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領導掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領導審批。

（三）請示報告應注意和把握的問題

俗話說：“沒有規矩不成方圓。” 請示報告是一項程序性較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質效。必須注意和把握以下幾點：

1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領導了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機關工作無小事，要把小事當成大事辦，慢事當成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。

2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領導不在時，要想方設法聯系，距離太遠可通過電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍

事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領導。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補閱。口頭請示報告也是這個程序。按級請示報告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機關干部要養成按程序辦、按職責辦、按規矩辦的嚴謹作風。做到有規矩的按規矩辦，沒規矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。

3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機關工作，一定不要動這樣的心機。

4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結果和回音。一項大的任務和重點工作結束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。

5、不能重能輕德。機關干部不僅要有較強的業務能力，還要有高尚的道德品質。我們有些年輕同志不注意加強品德修養，在領導之間亂傳話，打著領導的旗號亂辦事，更有甚者模仿領導筆跡亂簽字等等。要成為一名在機關呆得住、干得好、有發展的機關干部，必須堅持不斷地加強品德修養。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也。”辦任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規規矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風和工作作風。

二、使用電話

隨著信息技術的發展和工作節奏的加快，電話在機關工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術。使用的好，能增加工作效率，提高工作質量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內外的團結和協。根據我的體會，使用電話應注意以下幾點：

（一）接聽要仔細，記錄要認真。對來自直接首長和上下級以及地方有關部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務，連同電話內容一一記清。對重要內容記完后應主動要求對方復述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因對方地方口音重、講話快、聲音小，有的內容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。

（二）態度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領導打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應提倡文明用語。如“您好！請問貴姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么稱呼？”、“您是哪一位？”、“請稍等”、“還有什么要請示的？”、“請問聽清楚沒有？”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

（三）處理要及時，辦理要到位。處理電話內容，要以對工作高度負責的態度，認真嚴肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領導處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。常見的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時辦。任務緊急、時間緊迫、事關全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見和建議，迅速向領導報告，待領導指示和答復后，抓緊組織落實。②一般性電話抓緊辦。內容不是很重要、時間不是很緊迫的電話，也要當天向領導匯報，實在來不及的可在第二天的交班會上提出。③業務性電話積極辦。屬于本科（股）的工作積極主動辦理，屬于其他科（股）的工作，及時轉交，不能事不關己、高高掛起。這種電話多在值班時容易接到。④講話內容要保密。現在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監聽的可能。據統計，目前美國在全球設有1200多個小型監聽站，60多個大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛星，加上偵察飛機和監聽船只，全球95%以上的通信信號被美國所監聽。所以在使用電話和手機聯系工作時一定要強化保密意識，特別重要和機密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機請示報告，遇到緊急情況，也要用代號代稱聯系。

三、陪同首長

陪同首長活動是機關干部常遇到的事情。首長活動一般有四種形式：一是下部隊；二是參加上級會議或集訓；三是到友鄰單位協調工作或走訪；四是參加地方黨政會議或其他活動。陪同首長活動要注意做到四點：

（一）精心做好出發準備。當接受任務后，首先，要弄清首長到哪去、干什么、怎么走、什么時間走、怎樣活動。努力做到“五清”：首長活動的時間清、地點清、方式清、日程清、任務清。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長，更要注意這些。同時，做到首長所詢問的問題能回答上來，首長有疑問的能解釋清楚，首長拿不準的問題能提出建議。第三，安排車輛或訂購車票，通知或聯系所去單位，講清出發時間、到達時間、人員、工作任務和活動日程。第四，根據首長指示和意圖擬定活動計劃。第五，準備好生活用品。必要時可根據以上情況列出詳細的活動日程，確保不誤時、不誤事。

（二）細心安排各項活動。要想在首長前，謀在首長先。根據首長指示和意圖所擬制出的首長活動日程安排，要及時向首長報告或審閱，讓首長對活動安排心中有數。根據日程安排，對首長做哪項工作、參加哪項活動、哪些場合需要首長講話、講什么內容，要提前準備，周密計劃，精心安排。凡涉及首長參加的活動，都要提前提醒首長，并按時請首長入場。如需要首長講話時，要為首長帶好講話稿、并認真檢查有無錯頁、漏頁。如首長參加地方組織的活動，應事先確切了解活動時間、地點、內容、地方參加領導、是否設主席臺、是否安排首長在主席臺就座，并將以上情況及時報告首長。必要時先熟悉一下路線，到現場看一下。陪首長到達活動地點后，要馬上安排好首長的休息或入場，適時向地方領導或有關人員介紹首長，如首長座次安排有問題，積極與地方有關部門協調糾正。陪同首長活動，還要注意拾遺補缺。古人說“屋漏在上，知之在下。”再高明的領導也難免有失誤的時候，再精密的思考也難免有疏漏的地方。所以一旦發現失誤或遺漏，應積極巧妙地加以彌補。不能唯唯諾諾、謹小慎微、前怕狼后怕虎。“無私才能無畏，不諱方敢直言”。只要出于公心，是抱著對工作、對首長高度負責的態度，就不要有任何顧慮和擔心。

（三）盡心盡力辦好每一件小事。陪同首長活動，切忌高傲自大。不能“一人之下，眾人之上”。陪同人員的自身形象，在某些方面代表著首長的形象。因此，作為陪同人員要注意小節，注意禮節，嚴格自身要求，樹立良好形象。乘車時要等首長，不要讓首長等你；用餐時要等首長坐好，再按照主人的安排入座，做到首長不到不能到，首長不坐不能坐，首長不吃不能吃，首長不起不能起。要嚴守紀律，不能把涉及黨委機關和部隊領導的一些機密事項透漏給地方人員和基層官兵，更不能為顯示自己亂許愿，表一些不該表的態，講一些不該講的話。

（四）、用心搞好歸隊匯報。注意留心掌握首長想什么、講什么、抓什么、作為機關應該做什么。歸隊后及時寫出情況匯報。

四、接待工作

接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風的窗口，也是聯系和增進感情的紐帶。搞好接待還是為上級領導機關和來訪者創造良好工作環境的前提。所以，作為一名機關干部絕不能把它看作是一件小事，應以高度負責的態度認真做好。

（一）接待工作的種類

接待工作的種類很多，按對象分：有對上級領導機關的接待，有對地方領導和群眾的接待，有對友鄰單位和部屬的接待；按規模分：有對團體的接待，有對工作組的接待，有對個人的接待；按準備時間分：有預有準備的接待，有臨時準備的接待，有毫無準備的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三個階段：一是準備階段，二是實施階段，三是收尾階段。以接待上級領導機關工作組為例，一般應做好以下工作：

1、了解情況。當受領任務后，首先弄清對方的人數、職務、乘座車種（車次）、到達時間、活動意圖、可能停留的時間及我方領導在接待方面的意圖和要求，視情協調管理部門安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在來人預定到達的車站、碼頭、機場等候，對帶車來的、職務比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標志物或開闊地等候。客人安排就緒后，要及時向單位首長報告，雙方領導接觸時，要向對方介紹我方領導的身份。

3、安排活動。及時通知所到單位做好相應準備。對上級領導臨時改變活動方式和工作安排的，處置要靈活，并及時報告領導。

4、組織送行。提前了解客人返程的時間、預訂好車票（機票、船票），預先準備好車輛，通知我方領導送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人所去單位按時迎接。

（三）、做好接待工作需注意的幾個問題

無論什么樣的接待，都應堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。

一要思想端正。有的同志認為接待工作是管理部門的事，即使受領了任務，也是抱著應付的態度去做，缺乏主動性，工作不細致、考慮不周密，工作標準不高。要認識到搞好接待不是簡單的迎來送往，是工作作風的體現；還有的同志認為接待工作是服務性的工作、侍候人的工作，因此產生低人一等的想法，認識不到接待的過程也是學習交流、促進工作、增進感情的過程。

二要熱情周到。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務大小、有無權勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細”：住宿安排要細心，陪同活動要細心，迎來送往要細心。

三要吃苦耐勞。搞接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時忙的時候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來，不能有厭煩，“一米七的個子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。

五、處理文電

文電是機關開展工作的重要工具，通過文電指導工作是機關發揮職能作用的基本途徑。因此，及時正確地處理好各類文電，是機關干部必備的基本素質。處理機關日常文電一般有兩種方式：一是轉發上級文電；二是根據上級指示和工作需要，起草下發本級文電。

（一）需要經常辦理的文電

按照不同的劃分標準，軍隊機關公文可分為許多類別。比如，按文件來源劃分，可分為收文和發文；按行文方向劃分，可分為上行文、平行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內容保密要求劃分，可分為絕密、機密、秘密和普通文件。《軍隊機關公文處理條例》規定，軍隊機關公文按照內容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復、函件、通告和布告、會議紀要。除上述公文種類外，在軍隊機關工作中使用的其他公文，不單獨成類，但應參照公文處理的有關要求辦理。我們平時工作中經常遇到的有計劃、安排、意見、總結、講話和調查報告等。

（二）文電處理的一般程序

1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個環節。這一步是辦文的準備階段。其中的關鍵環節是“批辦”。批辦，就是主管領導對收文的處理或就開展某項工作所做的批示。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見是否合理、準確，直接影響著辦文質效。準確批辦，既能加快文件的周轉，又能提高工作效率，相反，批辦意見不準確，必然導致部門之間相互扯皮、轉來轉去，影響辦事效率。作為機關干部，為了幫助領導對收文做出正確的批示，應以認真負責的態度，根據文電的內容，積極主動地通過文字或口頭向領導提出合理化建議，對文件的重要內容要標注，以便領導把握和記憶。

2、承辦。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實上級的指示，在首長做出批示后，根據首長的批示制發具體實施意見的過程。包括擬稿、會簽、核稿、簽批四個環節。承辦擬稿是整個辦文的中心環節。

3、制發。包括打印、蓋印、登記、發文四個環節，這是辦文的輔助性、技術性工作階段。其中主要環節是打印和蓋印。打印文稿的字體要規范統一。一般情況下，文稿的主標題用黑體二號字，副標題用宋體四號字，單位姓名用楷體三號字，正文用仿宋體三號字，正文中的大標題用黑體，小標題用楷體；打印文稿要認真核對，不能錯字、漏字，錯段、漏段，要核對到每個標點符號。裝訂要符合標準要求，不能漏頁、錯頁、倒頁。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

4、反饋。文電下發后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關領導匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現的問題，及時給領導提出糾偏的建議，確保下達的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。

上述四步是一個相互關聯、環環相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現偏差，都會影響辦文質量。

（三）處理文電應注意的問題

處理文電除了要嚴格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點：一是辦理要及時。文電大都有較強的時效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報告、擱置不管。對時限特別急的文電，必須在規定的時間內辦完。二是表達要準確。大部分文電政策性強，擬制過程中要注意準確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數具有內部特性，一般都規定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。呈辦結束，及時存放或返還保密室。用軍內網傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網辦理公文。

六、承辦會務

所謂會務，就是承辦會議事務性的工作。機關干部辦會能力的強弱，直接關系到會議效果，關系到黨委首長的意圖能否得到圓滿實現，還直接影響著首長機關的聲譽。所以，提高機關干部辦會能力是加強機關建設的一個重要方面。

（一）會議的類型

會議的類型繁多。從會議的性質看，有黨的會議、行政會議。從會議規模看，有大型會議、中型會議、小型會議。從會議議題看，有綜合性會議、專業性會議、專題性會議。從會議的形式看，有例會、臨時性會議、電視電話會議，還有多種多樣的現場會。從會議的功用看，有商討、決策性會議，如常委會、黨委會、首長辦公會等；有部署工作性會議，如黨委擴大會議；有交流表彰性會議，如基層建設經驗交流會等；有報告、動員性會議，如傳達貫徹上級會議精神的報告會、先進單位和個人事跡匯報會等；有調查研究性會議，如就某些問題所舉行的匯報會、座談會和研討會等；有選舉性會議，如黨代會等。

（二）會議的基本套路

由于會議的作用和規模不同，會務工作重點和要求也必然各有側重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會前準備、會間服務和會后處理三個階段。

1、會前準備工作的主要內容和程序。會議是否成功，會前準備是關鍵。有人說：“功夫在會前”。這話很有道理。準備階段主要有六個方面：

（1）制定會議方案。一般包括下列內容：會議名稱、指導思想、會議時間、會議日程、會場地點、參加人員、主席臺及會場布置、人員食宿、交通保障、報到方法、經費預算以及會議領導組織、會議編組、入場憑證、安全措施等。有的會議還需安排參觀、錄像、報道、發獎、攝影等。會議方案經提交領導討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據。

（2）起草會議文件。主要包括工作報告、領導講話、經驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件的同志要特別注意四點：一是吃透上級精神、領會首長意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。

（3）搞好協調保障。大型會議保障任務重，要組織召開協調會，明確分工、明確時限、明確責任、明確要求。要成立籌備處，下設會務組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫務人員）、安全保衛組等。會議開始后，籌備處即轉為大會秘書處。辦中小型會議則不必設籌備處，只需固定幾個人主責會務工作即可。

（4）下發會議通知。會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要有需要攜帶的材料或物品，提前報告與會者名單，報到的方式和時間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。

（5）報告上級機關。

（6）設置會場。主要是三項工作：一是布置主席臺。主要包括懸掛會標（會標要懸掛于主席臺前沿上方）、擺放背景、排定座次、架設并調試話筒。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會議應按照黨委正副書記的順序安排；行政會議，按照編制序列安排。如上級領導參加會議，應安排中間就座，拿不準的要及時請示。二是會場座區的布置。按照與會人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會場靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。三是分會場的布置。如需分組討論或召開對口會，要設分會場，如有首長參加，要及時通知，各分會場要相對集中，不要太分散。另外，對會場的供電、供暖（冷）、音響等設備要考慮到、檢查好。要備好發電設備，以防停電。

上述各項工作，主要用于大型會議。一般性會議的承辦根據實際需要和首長指示進行。比如籌備電視電話會議，就比較簡單，只需與通信部門聯系，調試好線路信號，準備好會場就可以了。召開現場會，會前準備主要由現場所屬單位負責，可不間斷的到現場指導和協助準備。有些大型現場會要與所屬單位一并準備。召開例行性會議和各種小型會議時，一般不設主席臺，也不掛會標。桌椅的擺放可根據會議的類型和人員的多少而定。會議桌可按會議要求擺成圓形、長方形或正方形，會議主持人、領導成員以及講話人的座席設在某一側的中間位置，其他與會人員可以按編制序列就座，也可以不固定位置，隨便就座。

2、會間服務工作的主要內容和程序

（1）組織好會議報到。請假人員要及時向首長報告。要設簽到處，指定專人迎接報到人員。報到時核發會議證件和有關材料，并及時向分管領導匯報報到情況。

（2）做好會議記錄。特別要記好首長的即席講話，重要的還要錄音，以便會后整理。如果組織討論或召開對口會，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。

（3）做好服務工作。及時陪同領導看望與會人員；安排首長休息；組織醫務人員巡診；為與會人員訂購返程車船票等。會議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作。

3、會后主要工作

一是會議記錄的整理和領導講話、會議總結的定稿打印；二是撰寫會議紀要；三是將會議材料整理歸檔；四是清理帳目，進行會務工作總結。

（三）承辦會務的基本要求

會務工作紛繁復雜，千頭萬緒，必須要有科學慎密的工作方法，嚴謹細致的工作作風和強烈的敬業精神，做到周密計劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬無一失。總結一些同志承辦會務工作的經驗，結合個人的體會，我感到做好會務工作，還需要把握以下幾點：

1、著手要早。黨委領導一經確定召開的會議，會務各項籌備工作就應隨之展開。做到“三要”：要盡早地按照會議的中心議題，進行調查研究，搜集資料，撰寫會議材料，并呈送首長審閱，形成較高水平的會議文件。不能有會議不開材料不定的思想。要盡早地征尋群眾意見，形成成熟的工作建議，進行充分的議題準備；要盡早地布置好會場、安排好食宿等，并反復檢查，發現問題及時糾正。

2、抓得要細。會務工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯”、“漏”。在辦會這個問題上，要做到事無巨細、面面俱到、婆婆媽媽。該想的要想細，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時，不漏一處，不拉一人。有時幾個會連續開，要周密搞好會議的銜接。把問題想在先，把工作做在前，以確保會與會之間的緊湊性。這里也要注意一個“細”字。

3、協調要好。會務牽頭部門對會務中涉及的問題，要考慮全，事先拿出建議，請分管的領導在會務籌備會上作出明確分工和安排。在具體落實上：一要抓牽頭。各會務組的組長對領導分工的某項具體工作負全責。要明確分工，各司其職，做到任務清楚，責任到人，事有專人，人有專責，防止相互推諉扯皮。三要勤協調。由政治部門承辦的會務工作，還有賴于其它部門的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門提供招待所等食宿場所，后勤部的運輸部門提供車輛保障等。這就要求我們把機關的內部關系搞密切，使之和諧、順暢。、動作要快。一般的會議從會前籌備，到會間組織，再到會后處理，大小會務工作數十項，而會期一般就幾天，可謂任務非常重，時間卻很緊。這就要求會務人員要增強時間觀念，加快工作節奏，提高工作效率。對規定時間內完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。有的會務組人員較少，一人身兼數職，同時抓幾項工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優質高效地完成會務任務。

七、組織培訓

培訓是為了提高所屬人員的能力素質而進行的一種學習活動。組織培訓是政治機關的一個大項工作，搞好培訓對于政治干部練好基本功、開闊新視野、掌握新技能，提高綜合素質具有重要的作用。根據我的體會，組織政工培訓應做好六項工作：

一是年初有計劃。除根據臨時性任務組織的培訓外，一些大的培訓，如理論學習培訓、“三員”集訓、思想骨干集訓等，年初要納入《政治工作指示》中。年初有計劃便于政工首長和機關了解工作安排，控制工作節奏，把握工作進程。也便于早打算、早準備，如經費預算、人員配備、時間安排等。

二是臨近搞調查。通常在組織培訓前一至兩個月，就要對培訓對象的有關情況進行調研。根據調查了解的情況確定培訓主題。調研的主要內容包括人員的素質狀況、存在的主要問題及原因、解決問題的對策和措施、培訓的方式方法等。對調查出的問題要作認真的分析。哪些是新問題，哪些是老問題，老問題解決了多少，解決到什么程度，沒解決的原因是什么，培訓要解決的突出問題是什么，應采取什么方法，這樣搞的培訓針對性和實效性才會強。

三是屆時拿方案。這項工作與辦會制定會議方案有相似之處，主要是對培訓的名稱、主旨、形式、規模、時間、地點、參訓人員、經費預算、組織領導、培訓內容、授課人員、車輛保障和衛生保障等工作拿出具體細致的方案并報首長或辦公會審定。

四是配檔要科學。培訓配檔是否科學，直接影響著培訓質效。培訓內容通常包括組織授課、討論、參觀、觀看錄像、組織大會交流發言、現場模擬等。組織授課要盡量聘請在某項工作上有特長的專業人才、專家學者或首長進行，內容要貼近工作實際，要有指導性、針對性和可操作性。

五是保障要有力。保障工作主要包括食宿、接送、娛樂、安全、通信、教具等方面的內容。“食宿”要保障吃得好、吃得衛生，防止食物中毒，要保證與會人員每天能喝上開水。要提前安排好與會人員的住宿，主要包括安排房間、張貼門簽等。如果受條件限制，需要自帶被褥和其他個人生活用品，要提前通知。“接送”。協調好車輛安排好接送站、提前預訂車票。“娛樂”。條件允許或培訓時間較長時，要給與會人員增訂和調整報紙，組織收看新聞或安排文藝晚會等。“安全”。要采取必要的安全措施，防止培訓材料和住室物品丟失被盜。“通信”。根據培訓需要，為參訓人員的住室或教室增設電話。“教具”。主要指擴音設備、多媒體、黑板等。

六是組織要嚴密。培訓的組織主要包括訓前、訓中、訓后三個階段。培訓前的組織主要是指根據參訓人員所乘車次時間，安排專人接站。在人員到齊后召開預備會。會議的主要內容是介紹培訓的指導思想和目的、籌備情況、計劃安排、注意事項，征求辦班的意見和建議，提出明確要求。培訓期間的組織主要包括每次上課前工作人員都要檢查課堂設置和設備，然后組織人員入場，清點并報告到課人數，掌握并隨時調控好音響、溫度、燈光等，督促服務人員倒水，組織課間休息和退場。需要進行分組討論和自學的，還要安排好學習室并統一組織休息。業余時間要組織參訓人員收看新聞、讀報、看錄相，防止人員失控。培訓結束時的組織主要有三點：①培訓結束前兩至三天預購車票，并按車次和乘車時間進行編組，安排車輛送站。②組織好培訓材料的回收整理工作。培訓人員不應帶走的文件材料，在培訓結束時，應予以收回，防止失泄密。對因特殊情況而缺交、漏交的要跟蹤回收，不留死角。對培訓用品，借來的應立即歸還，自購的應妥善放置，以備下次再用。對會議期間形成的一切文件材料（包括主持詞和發言記錄等）要系統排列，裝訂成冊，留作資料，一般應裝兩至三套，一套留存，其它留作備用。③及時結清帳目。培訓結束后，組訓人員要抓緊與保障單位結清一切費用。對凡屬已列入培訓預算或預算外開支應納入培訓班報銷的經費，都要做出處置，不要有遺留問題。

綜上所述，要成為一名稱職的機關干部，真正擔負起“智囊”和“外腦”的責任，必須具備“快、準、細、嚴、實”的工作作風。所謂“快”，就是反應快，行動快，辦事干凈利索，雷厲風行；所謂“準”，就是準確掌握和反映情況，正確領會黨委、首長的意圖；所謂“細”，就是干任何工作都要認真細致、嚴謹周密、一絲不茍；所謂“嚴”，就是嚴格按政策規定辦事，嚴守規矩，嚴于律己；所謂“實”，就是思想作風、工作作風扎實，辦任何事情都要到邊、到量、到位。

第五篇：辦文辦會辦事的一般要求

辦文辦會辦事的一般要求

一、辦文程序和規范

1、簽收、登記、擬辦

2、分辦、傳閱。

3、承辦。按照局領導的閱批意見，秘書科文秘人員及時送交相關科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件，由秘書科負責將局領導的批辦意見一個工作日內轉送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復、答復、報告結果的請示、督辦件等，原則上一周內（特殊情況除外）辦結。在公文承辦過程中，監察室協助秘書科負責催辦、查辦工作，直至辦結。對回復結果的函件，由承辦科室及時向局有關領導報告，按時限要求反饋辦理情況。文件辦結后，承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結后，由秘書科專職人員將辦理過程中領導批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理，按文書歸檔標準要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

（1）對于上級來文，由秘書科科長提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時呈送領導閱批。

（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協辦的順序進行。

（3）除分辦人標注“另送”者外，一般應按順序傳遞。如遇領導外出，可超順序傳遞，領導回來后補簽相關手續。

（4）緊急公文應隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領導外出等特殊情況應由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長，再由秘書科科長電話聯系有關領導，并按領導指示督辦落實。

（5）經局領導閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關單位、科室處理后，應及時將辦結的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規定要求傳閱完后由秘書科專職人員統一保管。

（6）對未經秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領導、秘書科科長一般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領導已簽署意見的，秘書科應及時補辦簽收、登記辦理手續。

（7）對直屬各單位、局機關各科室報送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文，應先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局領導閱示、報送簽發，不得將文件資料直接報市級領導個人（市上領導有特殊要求的除外），如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領導批示的公文，應及時將情況報告局主要領導，并告知局秘書科科長。

（8）對下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時負責退回報送單位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經秘書科長把關簽字。不予受理的文件是：①公文內容與國家現行法律、法規及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報的；③屬于本部門、局直屬單位和局機關科室職權范圍可辦理的；④需與相關部門（單位）協調而未經協調的；⑤反映問題模糊、請示的內容含混不清、行文不規范、文面不清、報文程序不符合要求的。⑥項目經費未列入計劃、會議決議或領導批示的。⑦簽署合同協議未經領導簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經相關基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

（二）發文辦理程序和規范

嚴格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發—印制—報送—存檔”的順序，履行必要程序，規范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領導，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領導同志閱批。

1.起草。公文主辦科室（單位）根據工作需要或領導要求，確定公文種類，完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室（單位）負責人審核同意后，報秘書科校核，公文內容由經辦單位、科室負責校核；體例格式、主題詞標引和文字表述由秘書科負責進一步規范；公文發送范圍、等級、密級由經辦單位提出，秘書科校核。校核時如發現不符合辦文程序，內容有不妥之處的文件，應及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據秘書科意見進行修改完善，由專職管理人員登記填寫發文審批單，依次呈報領導審核。

4.再核。公文主辦科室根據領導意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及領導批示的文稿一并報秘書科再進行校核。凡屬規范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書科報送有關領導復核后，最后由局長簽發。

6.印制。公文的印制由秘書科負責監督，實行“誰呈報，誰印制”的原則。需要以局名義印發的公文，經過辦文程序批準印發的，由呈報單位或科室承擔印制任務。印制文件要嚴格按照秘書科提供的印制標準、份數進行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。

7.蓋章。以局名義發送的公文，一律加蓋局印章，并經局長、黨委書記同意簽發。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。

8.分發。按照領導批示意見，根據公文要求發紙介文件或電子文件。電子文件由局政務信息專管員負責制作、發布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規定渠道和發放范圍分發報送。

9.歸檔。凡以局名義產生的文件（含資料、領導講話、工作報告、專項匯報等）都一律歸檔。各基層單位和機關各科室代局擬的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負責存檔，存檔內容為：（1）領導批示原件；（2）文件簽發單；（3）紙介公文2份；（4）word格式電子文本。

（三）注意事項

1.局屬各單位、局機關各科室因工作需要或領導指示、會議決議等行文，要嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》規定執行。局受理請示、報告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關部門單位。越級報送或與本部門職能無關的，一般不予受理（局機關各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直接反饋面對面請示報告）。所有報送市委、市政府的公文，均應經局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。

2.文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其它機關的，應當用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚，實事求是。需要市政府或局答復的，要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯系人的姓名、辦公電話和手機號碼，以便聯系，協調解決。

凡邀請市政府領導出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的基本情況，并附有活動議程方案，且由專人負責聯絡協調。

4.行文格式。凡是上報市委（辦）、政府（辦）和局或需經市政府常務會議研究的材料要統一格式，一律用A4紙張打印，原則上以正式文件形式印制，左側裝訂，每頁26行（不含頁碼），每行28字，大標題采用2號方正小標宋簡體，正文為3號國標仿宋字體，由部門（單位）負責人簽發，必須加蓋公章。公文要素齊全，表述準確，不得出現格式方面的錯誤。

5.協調會簽。在職權范圍內可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及其它部門時，應當協商一致后會簽上報，經協商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報告分管領導和局長，由局領導審定，不能自作主張。

（四）從嚴控制發文數量，提高辦文效率。

對法律、法規和規章已有明確規定的，一律不再發文；通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發文。

一般公文的擬稿，24小時內完成；重要公文的擬稿，3天之內完成，特殊情況按要求時限內完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費，降低成本，提高效率，能夠通過城建網或政府內網傳輸的公文實行電子公文網上傳輸，不再印發紙質文件。凡上級要求提供數據信息的非正式材料，原則上以電子版或紙質形式傳送，一般不掛文頭、文號。

二、辦事程序和規范

（一）局領導按照分工負責制履行職責，有職有權，職責分明，各負其責，勇于負責。局領導班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關規定及時向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機關科室和單位實行分級管理，一級對一級負責。各單位各科室需市政府協調解決的問題，應報請局分管領導，經局分管領導審定，并報局長同意后再向市政府分管領導專題請示匯報；特別重大事項由局主要領導向市政府主要領導請示匯報。原則上不得越級匯報。

（二）向市上領導匯報工作要采取“預約制”。各科室及各單位領導需向市政府領導當面請示、匯報工作的，除報經局分管領導、主要領導同意或安排指派、市政府領導直接點名約見外，應先與市政府辦公室取得聯系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領導約定地點及時間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領導報告工作。

（三）市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協辦的，局相關單位和科室要積極協助、配合。以局名義組織的各項具體活動，由各業務科室（單位）牽頭負責擬定活動組織實施方案，經分管領導和主要領導同意后，按方案組織實施，并按方案分工，各負其責落實好相關文字材料、活動現場、會務組織、食宿保障等各環節的工作，局秘書科負責協調、督辦落實。

（四）實行會議決議落實督辦制。各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉達和貫徹落實，凡是決議的事項必須無條件執行，并及時報送涉及本單位、本科室承擔工作任務或落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監察室要積極認真負責地督辦落實，按時發送督辦單、通報落實情況。局定期對局領導、直屬單位負責人、機關科室負責人參會情況予以通報。

（五）對于來機關辦理具體事務的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。凡沒有正當理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負責同志和經辦人的責任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。

（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經局主要領導同意，由秘書科酌情給予辦理。

（七）凡需外出考察學習，無論是局領導、直屬單位、機關科室，都必須提前報告，經過嚴格審批。事前要上報考察學習方案，方案包括：考察的目的、人數、時間、地點、線路、經費及交通工具等內容，經局主要領導審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學習的情況，事后向局寫出書面考察報告。

（八）局領導要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。凡局長指定局領導班子成員或科室負責人參加的緊急會議，參加會議的局領導或科室負責人必須按時參加，會后要及時傳達匯報會議精神，并督促會議精神落實到位。

三、辦會程序和規范

(一)會議類別

局實行行政工作例會、局領導班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。

為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內容、出席人員分為三類。

1、一類會議：①局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時召開擴大會，或相關人員列席參加；②局領導班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協調安排布置重要工作任務，主要是局領導班子成員參加，必要時按會議要求通知相關單位、科室負責人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報，協調安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點工作，主要是局領導班子成員、局機關各科室、直屬各單位主要負責人參加，必要時通知相關人員參加。

2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據工作需要召開，局長、黨委書記出席，局分管領導主持，局領導班子成員、局系統副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是動員部署、總結表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實施，會前擬定方案。

3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析、總結、協調解決城市建設維護管理等具體工作和問題。局機關各科室召集的專業會議，由各科室自行組織。以局名義、局領導指定或局有關會議決定要召開的專題會，由局分管領導主持，相關科室負責人參加并組織實施，需局長出席的要事前及時請示報告，需要直屬單位有關科室或市直有關部門等參加的，要及時通知，會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。

局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領導班子碰頭會和行政工作例會，原則上會議地點設在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據情況由局秘書科或有關科室協調安排通知。局領導班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開，時間固定在周一早8：45，會議時間、地點有變化時另行通知。

（二）各類會議的審批

一類會議的審批：①召開局黨委會由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開；

②召開局領導班子碰頭會和行政工作例會由局長批準和主持，原則上單周召開領導班子碰頭會，半月召開一次局行政工作例會，局長因故外出時由局長委托人主持。

二類會議的審批：由局長、各分管領導、秘書科根據工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經局長審批。

三類會議的審批：由局各分管領導或科室負責人提議，會議主辦科室填報《會議呈報單》，交秘書科根據申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并經分管領導審核后，報局主要領導審批，局秘書科備案。

（三）會務工作組織程序和職責分工

1、一類會議即局黨委會議、局領導班子碰頭會議、局行政工作例會統一由局秘書科負責會務籌辦工作，秘書科會前收集征求協調局領導成員議題和意見，經局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發、會議記錄由秘書科指定專人分工負責落實。

2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務工作依照有關規定要求以及市政府和局主要領導的指示，在局分管領導的指導下，專門成立的會務組織機構具體負責組織實施，有關科室予以協助。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發由秘書科負責；會場衛生、服務工作、盆景花卉擺放、音響調試等由會務場地保障組負責。

3、三類會議即局專題工作會議的會務工作由主辦科室負責，按程序辦理，并負責會務承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務服務、會后會議紀要的起草下發等，局秘書科協助。

（四）其他需要明確的問題

1、會議議題

凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要領導直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務會議研究的，秘書科按規定程序運作，由議題相關科室提供相應數量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關領導審批匯總后，按工作規則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關科室研究討論并報局分管領導審核后方可送達秘書科，如內容涉及其他相關部門，必須事先征求相關部門意見，如有異議應將不同意見注明，原則上不臨時動議。

2、電視電話會議

上級召開的大型電視電話會議，綜合性的電視電話會議由秘書科根據市上通知要求，負責聯系安排落實與會人員；專業性電視電話會議由對口分管科室聯系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負責及時傳達貫徹好會議精神。

3、各類會議紀要

局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀要由局長、黨委書記簽發，秘書科負責起草印制、分發。專題會議紀要一般由主持會議的局領導審核簽發，重要性專題會議，在印發紀要前，對議定的事項須報經局主要領導審定；具體承辦科室負責專題會議紀要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負責編號、分發。

（五）控制會議數量和規模

大力精簡會議。堅持務實、節儉、高效的原則，提倡少開會、開短會。可開可不開的會議，堅決不開；可歸口召開的會議，合并召開；可由各業務科室或單位聯合召開的會議，不以局名義召開。實行會議計劃管理，從嚴控制以局名義召開的會議，嚴格執行會議審批制度。未列入計劃的會議，一般不得召開，確需召開的，須報請局主要領導批準。已經發文部署的工作，一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外，不安排局主要領導出席會議；專題工作會議，只安排局主管領導出席，其他領導一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領導不出席。

（六）嚴肅會議紀律

為確保會議效果，嚴肅會議紀律，參加會議人員要做到“五不準”：①不準接打電話，手機必須關閉或調至震動狀態；

②不準交頭接耳；

③不準隨便走動；④不準遲到早退；⑤不準隨意更換參會人員，確因故不能參加的，調換參會人員需提前請示并經局主要領導或分管領導批準后方可換人，會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。

嚴格會議請假制度。非上級會議、公務外出，一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的，應提前向局主要領導或局分管領導請假，準假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。未經批準缺席的，缺席者于會后一天內應向會議召集人書面說明情況，作出檢查。

以上局機關辦文、辦事、辦會工作程序和規范，請各單位、各科室，特別是局系統各級領導認真執行。本通知規范事項各單位可參照執行，執行運行情況請及時報局，以便進一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日