第一篇：秘書辦事辦公辦文

秘書辦事我之見

摘 要

秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。近幾年來，當參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學門卻議論較少。

關鍵詞：秘書辦事

一、信息工作

秘書做好“輔助管理”首先要做好信息工作。在當今競爭日益激烈的社會中，信息已經成為了一種特殊的政治資本、戰略資源和物質財富。在這個充盈著信息的環境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。無論政壇，還是商場，領導者的成敗得失已經逐步表現為判斷速度和選擇準確率的較量，而領導者決策的關鍵是要“耳聰目明”，要保持充分的準確信息量。秘書要為這樣的領導輔助管理，信息工作必當放在首要位置。無論是公文，會議都是信息的載體。文書是記載信息的，會議是發布、交流信息的。可以說沒有游離于信息之外的秘書工作。

信息的無時不在無處不有的特性決定秘書信息工作的普遍性。對于秘書來說信息手機工作中沒有職內職外之分，一切對工作有用的最新變化信息，都是我們的手機對象。由于信息的時限性和非消耗性，秘書的信息工作是十分緊迫的。這就要求秘書一定要信息獲取量大，準確率高，處理周期短。同樣的信息如果別人知道的早，利用的早，我們就是去優勢這時這樣的信息也就沒有啦利用價值。更快更準的向領導提供信息是秘書做好“輔助管理”的重要保障。信息分為兩種，一種是初級信息一種是高級信息。秘書對信息努力開發并及時向領導提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點。

二、秘書辦公室管理工作

在任何一個機關，秘書部門都承擔著承上啟下、聯系左右、溝通各方面的重要的協調作用，因此秘書部門應當是整個機關工作系統的良性樞紐。完善的秘書辦公室有利于輔助領導推進各項政務和業務工作的展開，協調各智能部門的合作，溝通和密切與社會公眾的聯系,樹立組織機構的良好形象。

在辦公室管理中主要包括秘書人員的人力資源管理，對辦公設施的屋子和產業管理，對辦公機構的崗位責任和制度管理和對辦公環境氛圍的統籌管理。

（一）辦公室的人力資源管理

在人力資源管理中既包括傳統意義上的認識管理，又包含新的內容。將秘書從傳統的歸人事部門管的概念，轉變為人力資源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過對秘書工作崗位分析，人力資源規劃、秘書人員的招聘選拔、秘書工作的績效考評、秘書的薪酬管理、有效的激勵機制、人才培訓和開發等一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達到機構和領導的工作目標。

（二）辦公室的設備設施管理

隨著物質的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設備設施也日益復雜，設備設施管理成為辦公室管理中一項重要的內容.科學合理的制備,可以提高辦公效率和水平。

1．辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理

辦公房間自然以朝向好、通風、采光好為宜。當然秘書在選擇辦公室的時候一定要考慮到便于領導隨時召喚，與領導辦公室的距離不宜太遠；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機關情況，房間可以窗臨機關大門；

2．辦公機械設備和電器設備的管理

目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設備和電器設備包括電話機、手機、傳真機、復印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、打號器、打孔器、計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、等等。秘書部門對這些辦公機械設備和電器設備的管理主要應用有三個方面。第一是做好資產登記，第二是定時定人負責維護保養，第三是科學合理地使用。

（三）辦公室的環境管理

秘書的辦公室環境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質的環境，也包括人文環境

1．辦公室環境安排

一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。目前規模較大的公司均采用開放式辦公。開放式辦公室中幾十人辦公，格子默默忙碌，低聲言語。領導可以一目了然竟然有序的辦公狀態，這是體現辦公室管理的一個重要方面。

2．辦公室環境布置

是指辦公室桌上物品的拜訪，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。通過這些布置體現秘書辦公室的風格和管理水平。秘書的辦公室是一扇一線機關整體水平的窗口，辦公室環境的布置應當和機關的整體風格和格調一致，應當使辦公室物品烘托環境的莊重、整潔和雅致。辦公室燈具應選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話應放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。辦公室環境是秘書人員形象和素質的反映

三、辦公室日常事務

辦公室日常事務是秘書工作中最基礎的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項

（一）值班工作

第一，堅守值班恭維。值班人員在規定的值班時間內，必須做到人不離崗，人不離機和24小時不關機，始終保持通訊聯絡暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息

第二，認真處理事務。值班室工作龐雜，瑣碎，無規律性，處理起來有時比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現差錯或處理不當，輕則耽誤工作，重則造成嚴重后果。因此值班人員必須要以認真負責的態度處理好每一件事情。

第三，做好值班記錄。一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄。

第四，加強安全保衛工作。值班人員的職責之一就是做好機關的安全保衛工作。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴格門衛制度關系。既要熱情接待，又要嚴格執行制度，嚴防壞人混入。

（二）接打電話的工作

辦公室日常十五致以，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。

1.熟悉常用電話號碼

應當熟悉本單位電話的分布情況、各科室電話好嘛和本單位領導們的電話號碼；熟悉主要業務聯系單位的點好好嘛和近期有業務聯系的電話號碼；工作案頭應備電話好嘛查詢資料以咨查備用。

2.打電話時應注意的事項

打電話之前，應確認對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內容，準備好記錄紙和有關資料。

接通后，先確認對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務。如果找人要說：

“對不起，請***聽電話”

電話中談工作前，先確認對方是否有時間，是否方便談此項事宜。一般要先向對方征詢說，對不起，我想就什么問題和您商量，大概需要多長時間，您看是否方便？

替上司打電話給對方上司的，應在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。

打錯電話，要說“對不起，打擾了”。

（三）接電話時應注意的事項

鈴響兩三聲之間，是接聽電話最佳時機。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”

接聽電話，拿起后應先說：“您好，這里**公司**部門”。

接聽找人的電話，要問清對方的姓名或單位：“對不起，您貴姓？”“對不起，我怎么稱呼您？”然后說：“請您稍等。”

電話中談事情，要盡快確認對方單位、姓名和電話事由。

不清楚的，要請對方復數；重要的內容，要主動復述給對方確認無誤。通話結束，掛機不必過于迅速，一般對方身份高時，要等對方先掛機。

（四）電話記錄的處理

通話后應及時整理記錄內容（包括錄音電話記錄），并涉及的內同和緩急程度，送有關領導閱讀。領導批示和答復后，秘書人員應立即告知有關部門活人員辦理。對于一般的例行事務秘書人員可直接答復或辦理。

四、做好接待工作

來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認為是十分重要的工作。接待禮儀包括接待環境和接待工作兩方面。

（一）秘書應盡量堅持“約見制度”

來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。原則上說，無論是否優越，秘書都應當以禮相見，服務于人，熱情周到。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應當統籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領導匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客

和來訪者能在實現通過電話預約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現有準備，接談后的事情能夠落實，或者有實質性進展。

（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則

秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應當是同樣的禮貌接待。

第二篇：秘書辦事、辦文、辦會工作：請示報告工作

秘書辦事、辦文、辦會工作：請示報告工作

請示報告工作

請示報告是機關一項經常性工作。所謂請示，是下級機關在工作中遇到問題，需要上級領導機關給予答復和審批，而向上級領導機關提出的請示；報告是下級機關向上級機關所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進程中進行，待上級批準后執行；報告通常在某項工作完成和結束后進行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。

（一）請示報告主要形式和程序

請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準性請示，指的是在本級對某一事項無權解決或無權做出決策而請求領導或上級給予指示或批準時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領導或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領導或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉有關方面執行的報告；三是檢討性報告。指本單位發生違紀問題、責任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。

書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應當區分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領導審閱簽發。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領導簽發。寄發時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應把握的主要環節有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應先講清是請示還是報告。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應先談事

由，然后再談意見和建議；報告情況時，應先講事情的結果，然后再陳述事情發生的經過和處理過程。④認真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細聽認真記，以便及時準確地抓好落實。

（二）請示報告常遇到的問題

請示報告工作程序性很強，在實際工作中最常遇到的問題有4個：

1、程序遺漏。一項工作請示后應該進行的階段和步驟沒有進行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領導，造成工作被動。

2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經驗和習慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機關的卻通知領導。比如對下布置工作，下達通知，本該找業務口，卻直接通知下屬單位的領導，給業務部門造成被動。

4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領導掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領導審批。

（三）請示報告應注意和把握的問題

俗話說：“沒有規矩不成方圓。” 請示報告是一項程序性較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質效。必須注意和把握以下幾點：

1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領導了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機關工作無小事，要把小事當成大事辦，慢事當成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。

2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領導不在時，要想方設法聯系，距離太遠可通過電話，把主要精神作以陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領導。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補閱?？陬^請示報告也是這個程序。按級請示報

告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機關干部要養成按程序辦、按職責辦、按規矩辦的嚴謹作風。做到有規矩的按規矩辦，沒規矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。

3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機關工作，一定不要動這樣的心機。

4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結果和回音。一項大的任務和重點工作結束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。

5、不能重能輕德。機關干部不僅要有較強的業務能力，還要有高尚的道德品質。我們有些年輕同志不注意加強品德修養，在領導之間亂傳話，打著領導的旗號亂辦事，更有甚者模仿領導筆跡亂簽字等等。要成為一名在機關呆得住、干得好、有發展的機關干部，必須堅持不斷地加強品德修養。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也。”辦任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規規矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風和工作作風。來源:考試大-秘書資格

第三篇：秘書常識：秘書辦事、辦文、辦會工作知識匯總專題

秘書辦事、辦文、辦會工作知識匯總

請示報告 使用電話 陪同首長 接待工作 處理文電 承辦會務 組織培訓

請示報告工作

請示報告是機關一項經常性工作。所謂請示，是下級機關在工作中遇到問題，需要上級領導機關給予答復和審批，而向上級領導機關提出的請示；報告是下級機關向上級機關所作的情況反映和匯報。請示須在事前或工作進程中進行，待上級批準后執行；報告通常在某項工作完成和結束后進行。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。

（一）請示報告主要形式和程序

請示報告主要分書面和口頭兩種形式。書面請示有兩種：一種是請求批準性請示，指的是在本級對某一事項無權解決或無權做出決策而請求領導或上級給予指示或批準時提出的請示。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領導或上級給予具體幫助時提出的請示。書面報告分三種：一是工作情況報告。一項工作完成后，所向領導或上級擬寫的專題報告；二是建議性報告。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉有關方面執行的報告；三是檢討性報告。指本單位發生違紀問題、責任事故、失職行為、群眾來信等，向上級做出的報告。

書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請示或報告的問題，要由主管首長審閱確定，以哪一級名義請示報告，就要由哪一級首長同意后再行起草。擬稱時要按首長的意圖表述清楚。請示和報告的問題應當區分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告。②簽發和郵寄。需要呈報上一級的請示或報告，起草后，要由主管領導審閱簽發。以哪一級的名義請示和報告，就由哪一級主要領導簽發。寄發時要有登記，可以采取特快專遞、掛號或由保密室寄發的辦法辦理，不能用平信，以防丟失和泄密。請人代捎要辦好登記手續，防止遺漏和遺誤。③登記和留存。書面請示和報告要及時到保密室登記，并一式三份，一份上報，一份本科（股）保留，一份存放保密室，以備查考。

口頭請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。應把握的主要環節有四點：①事先打腹稿。對請示和報告的問題，要事先醞釀打好腹稿，力求具體詳細，條理清楚，言簡意明。②見面先聲明。見到首長后，應先講清是請示還是報告。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。③陳述分先后。請示和報告表述的先后次序不一樣。請示問題時，應先談事由，然后再談意見和建議；報告情況時，應先講事情的結果，然后再陳述事情發生的經過和處理過程。④認真作記錄。向首長請示或報告工作時，要隨身帶著筆和本，對首長的指示，要仔細聽認真記，以便及時準確地抓好落實。

（二）請示報告常遇到的問題

請示報告工作程序性很強，在實際工作中最常遇到的問題有4個：

1、程序遺漏。一項工作請示后應該進行的階段和步驟沒有進行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承辦一份文電，呈報單位首長后，不注意及時把首長的指示意見及時反饋給部門領導，造成工作被動。

2、程序簡化。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經驗和習慣辦事，邁著鍋臺上坑。本該先報告主任的，卻直接報告到單位首長。

3、程序異化。所謂異化，就是改變程序規定。辦事情搞“變通”，該文字傳閱的以口頭代替；該開會研究的以傳閱代替；該通知機關的卻通知領導。比如對下布置工作，下達通知，本該找業務口，卻直接通知下屬單位的領導，給業務部門造成被動。

4、程序繁瑣。簡單的程序繁瑣化，一般的問題復雜化。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領導掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領導審批。

（三）請示報告應注意和把握的問題

俗話說：“沒有規矩不成方圓?！?請示報告是一項程序性較強的工作。漏項、缺項、錯項、都會影響工作質效。必須注意和把握以下幾點：

1、不能拖而緩報。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領導了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。更不能漏事、誤事、錯事。每個科（股）都要建立一個備忘本、一塊小黑板，把需辦的事情及時記下，以免遺忘。機關工作無小事，要把小事當成大事辦，慢事當成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。

2、不能越級行事。對需要請示和報告的問題，不能越級行事。部門領導不在時，要想方設法聯系，距離太遠可通過電話，把主要精神作以 1 陳述，得到許可后，再逐級請示報告。主任簽給哪位首長就呈給哪位首長。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。需要政工主官定奪的最后呈政工主官，需要軍事主官定奪的最后呈軍事主官。牽扯到其他部門時，要先等首長批示后，再呈其他部門領導。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。不在位也要電話請示或回來后補閱?？陬^請示報告也是這個程序。按級請示報告工作很重要，搞不好，會造成工作的被動，所以機關干部要養成按程序辦、按職責辦、按規矩辦的嚴謹作風。做到有規矩的按規矩辦，沒規矩的按慣例辦，沒慣例的按首長要求辦。

3、不能多變請示。所謂多變請示，就是一件事情請示一位首長不同意后，又去請示另一位首長。這樣做極易造成首長之間的誤解和矛盾。也有的當請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。這些都是非常忌諱的，在機關工作，一定不要動這樣的心機。

4、不能有頭無尾。請示工作要做到有頭有腰有尾。所謂有頭，就是首長的批示和答復；有腰就是工作落實的全程；有尾，就是結果和回音。一項大的任務和重點工作結束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。

5、不能重能輕德。機關干部不僅要有較強的業務能力，還要有高尚的道德品質。我們有些年輕同志不注意加強品德修養，在領導之間亂傳話，打著領導的旗號亂辦事，更有甚者模仿領導筆跡亂簽字等等。要成為一名在機關呆得住、干得好、有發展的機關干部，必須堅持不斷地加強品德修養。要像古人說的那樣“知之非難，行之難也；行之非難，久之難也；久之非難，終之難也?！鞭k任何事情，都要本本份份、踏踏實實、規規矩矩，不能欺上瞞下、隨心所欲、先斬后奏。更不能報虛情、報假情，沒辦的事情說辦了，正在辦的事情說辦完了，一定要培養說實話、報實情、辦實事、重實效的思想作風和工作作風。

使用電話

隨著信息技術的發展和工作節奏的加快，電話在機關工作中的作用越來越顯得重要。正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術。使用的好，能增加工作效率，提高工作質量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內外的團結和協。根據我的體會，使用電話應注意以下幾點：

（一）接聽要仔細，記錄要認真。對來自直接首長和上下級以及地方有關部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務，連同電話內容一一記清。對重要內容記完后應主動要求對方復述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因對方地方口音重、講話快、聲音小，有的內容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。

（二）態度要和藹，語言要文明。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領導打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利于工作交流，又不利于情感交流，應提倡文明用語。如“您好！請問貴姓？”、“您找哪一位？”、“您怎么稱呼？”、“您是哪一位？”、“請稍等”、“還有什么要請示的？”、“請問聽清楚沒有？”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。

（三）處理要及時，辦理要到位。處理電話內容，要以對工作高度負責的態度，認真嚴肅的對待，絕不能馬虎行事。要按照程序及時辦理，該傳到哪級的就傳到哪級，該呈報哪級領導處理的呈報哪級處理，切不可自作主張、擅自處理，或疏漏遺忘、壓而不報。常見的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時辦。任務緊急、時間緊迫、事關全局的電話，要以最快的速度，拿出處理的意見和建議，迅速向領導報告，待領導指示和答復后，抓緊組織落實。②一般性電話抓緊辦。內容不是很重要、時間不是很緊迫的電話，也要當天向領導匯報，實在來不及的可在第二天的交班會上提出。③業務性電話積極辦。屬于本科（股）的工作積極主動辦理，屬于其他科（股）的工作，及時轉交，不能事不關己、高高掛起。這種電話多在值班時容易接到。④講話內容要保密?，F在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監聽的可能。據統計，目前美國在全球設有1200多個小型監聽站，60多個大型信息控制中心，空中有十幾顆偵察衛星，加上偵察飛機和監聽船只，全球95%以上的通信信號被美國所監聽。所以在使用電話和手機聯系工作時一定要強化保密意識，特別重要和機密的事情只要不是太急的不要用外線電話和手機請示報告，遇到緊急情況，也要用代號代稱聯系。

陪同首長

陪同首長活動是機關干部常遇到的事情。首長活動一般有四種形式：一是下部隊；二是參加上級會議或集訓；三是到友鄰單位協調工作或走訪；四是參加地方黨政會議或其他活動。陪同首長活動要注意做到四點：

（一）精心做好出發準備。當接受任務后，首先，要弄清首長到哪去、干什么、怎么走、什么時間走、怎樣活動。努力做到“五清”：首長活動的時間清、地點清、方式清、日程清、任務清。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長，更要注意這些。同時，做到首長所詢問的問題能回答上來，首長有疑問的能解釋清楚，首長拿不準的問題能提出建議。第三，安排車輛或訂購車票，通知或聯系所去單位，講清出發時間、到達時間、人員、工作任務和活動日程。第四，根據首長指示和意圖擬定活動計劃。第五，準備好生活用品。必要時可根據以上情況列出詳細的活動日程，確保不誤時、不誤事。

（二）細心安排各項活動。要想在首長前，謀在首長先。根據首長指示和意圖所擬制出的首長活動日程安排，要及時向首長報告或審閱，讓首長對活動安排心中有數。根據日程安排，對首長做哪項工作、參加哪項活動、哪些場合需要首長講話、講什么內容，要提前準備，周密計劃，精心安排。凡涉及首長參加的活動，都要提前提醒首長，并按時請首長入場。如需要首長講話時，要為首長帶好講話稿、并認真檢查有無錯頁、漏頁。如首長參加地方組織的活動，應事先確切了解活動時間、地點、內容、地方參加領導、是否設主席臺、是否安排首長在主席臺就座，并將以上情況及時報告首長。必要時先熟悉一下路線，到現場看一下。陪首長到達活動地點后，要馬上安排好首長的休息或入場，適時向地方領導或有關人員介紹首長，如首長座次安排有問題，積極與地方有關部門協調糾正。陪同首長活動，還要注意拾遺補缺。古人說“屋漏在上，知之在下?！痹俑呙鞯念I導也難免有失誤的時候，再精密的思考也難免有疏漏的地方。所以一旦發現失誤或遺漏，應積極巧妙地加以彌補。不能唯唯諾諾、謹小慎微、前怕狼后怕虎。“無私才能無畏，不諱方敢直言”。只要出于公心，是抱著對工作、對首長高度負責的態度，就不要有任何顧慮和擔心。

（三）盡心盡力辦好每一件小事。陪同首長活動，切忌高傲自大。不能“一人之下，眾人之上”。陪同人員的自身形象，在某些方面代表著首長的形象。因此，作為陪同人員要注意小節，注意禮節，嚴格自身要求，樹立良好形象。乘車時要等首長，不要讓首長等你；用餐時要等首長坐好，再按照主人的安排入座，做到首長不到不能到，首長不坐不能坐，首長不吃不能吃，首長不起不能起。要嚴守紀律，不能把涉及黨委機關和部隊領導的一些機密事項透漏給地方人員和基層官兵，更不能為顯示自己亂許愿，表一些不該表的態，講一些不該講的話。

（四）、用心搞好歸隊匯報。注意留心掌握首長想什么、講什么、抓什么、作為機關應該做什么。歸隊后及時寫出情況匯報。

接待工作

接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風的窗口，也是聯系和增進感情的紐帶。搞好接待還是為上級領導機關和來訪者創造良好工作環境的前提。所以，作為一名機關干部絕不能把它看作是一件小事，應以高度負責的態度認真做好。

（一）接待工作的種類

接待工作的種類很多，按對象分：有對上級領導機關的接待，有對地方領導和群眾的接待，有對友鄰單位和部屬的接待；按規模分：有對團體的接待，有對工作組的接待，有對個人的接待；按準備時間分：有預有準備的接待，有臨時準備的接待，有毫無準備的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三個階段：一是準備階段，二是實施階段，三是收尾階段。以接待上級領導機關工作組為例，一般應做好以下工作：

1、了解情況。當受領任務后，首先弄清對方的人數、職務、乘座車種（車次）、到達時間、活動意圖、可能停留的時間及我方領導在接待方面的意圖和要求，視情協調管理部門安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在來人預定到達的車站、碼頭、機場等候，對帶車來的、職務比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標志物或開闊地等候?？腿税才啪途w后，要及時向單位首長報告，雙方領導接觸時，要向對方介紹我方領導的身份。

3、安排活動。及時通知所到單位做好相應準備。對上級領導臨時改變活動方式和工作安排的，處置要靈活，并及時報告領導。

4、組織送行。提前了解客人返程的時間、預訂好車票（機票、船票），預先準備好車輛，通知我方領導送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人所去單位按時迎接。

（三）、做好接待工作需注意的幾個問題

無論什么樣的接待，都應堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。

一要思想端正。有的同志認為接待工作是管理部門的事，即使受領了任務，也是抱著應付的態度去做，缺乏主動性，工作不細致、考慮不周密，工作標準不高。要認識到搞好接待不是簡單的迎來送往，是工作作風的體現；還有的同志認為接待工作是服務性的工作、侍候人的工作，因此產生低人一等的想法，認識不到接待的過程也是學習交流、促進工作、增進感情的過程。

二要熱情周到。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務大小、有無權勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細”：住宿安排要細心，陪同活動要細心，迎來送往要細心。

三要吃苦耐勞。搞接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時忙的時候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來，不能有厭煩，“一米七的個子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。

處理文電

文電是機關開展工作的重要工具，通過文電指導工作是機關發揮職能作用的基本途徑。因此，及時正確地處理好各類文電，是機關干部必備的基本素質。處理機關日常文電一般有兩種方式：一是轉發上級文電；二是根據上級指示和工作需要，起草下發本級文電。

（一）需要經常辦理的文電

按照不同的劃分標準，軍隊機關公文可分為許多類別。比如，按文件來源劃分，可分為收文和發文；按行文方向劃分，可分為上行文、平3 行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內容保密要求劃分，可分為絕密、機密、秘密和普通文件。《軍隊機關公文處理條例》規定，軍隊機關公文按照內容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復、函件、通告和布告、會議紀要。除上述公文種類外，在軍隊機關工作中使用的其他公文，不單獨成類，但應參照公文處理的有關要求辦理。我們平時工作中經常遇到的有計劃、安排、意見、總結、講話和調查報告等。

（二）文電處理的一般程序

1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個環節。這一步是辦文的準備階段。其中的關鍵環節是“批辦”。批辦，就是主管領導對收文的處理或就開展某項工作所做的批示。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見是否合理、準確，直接影響著辦文質效。準確批辦，既能加快文件的周轉，又能提高工作效率，相反，批辦意見不準確，必然導致部門之間相互扯皮、轉來轉去，影響辦事效率。作為機關干部，為了幫助領導對收文做出正確的批示，應以認真負責的態度，根據文電的內容，積極主動地通過文字或口頭向領導提出合理化建議，對文件的重要內容要標注，以便領導把握和記憶。

2、承辦。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實上級的指示，在首長做出批示后，根據首長的批示制發具體實施意見的過程。包括擬稿、會簽、核稿、簽批四個環節。承辦擬稿是整個辦文的中心環節。

3、制發。包括打印、蓋印、登記、發文四個環節，這是辦文的輔助性、技術性工作階段。其中主要環節是打印和蓋印。打印文稿的字體要規范統一。一般情況下，文稿的主標題用黑體二號字，副標題用宋體四號字，單位姓名用楷體三號字，正文用仿宋體三號字，正文中的大標題用黑體，小標題用楷體；打印文稿要認真核對，不能錯字、漏字，錯段、漏段，要核對到每個標點符號。裝訂要符合標準要求，不能漏頁、錯頁、倒頁。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

4、反饋。文電下發后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關領導匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現的問題，及時給領導提出糾偏的建議，確保下達的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。

上述四步是一個相互關聯、環環相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現偏差，都會影響辦文質量。

（三）處理文電應注意的問題

處理文電除了要嚴格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點：一是辦理要及時。文電大都有較強的時效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報告、擱置不管。對時限特別急的文電，必須在規定的時間內辦完。二是表達要準確。大部分文電政策性強，擬制過程中要注意準確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數具有內部特性，一般都規定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。呈辦結束，及時存放或返還保密室。用軍內網傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網辦理公文。來

承辦會務

所謂會務，就是承辦會議事務性的工作。機關干部辦會能力的強弱，直接關系到會議效果，關系到黨委首長的意圖能否得到圓滿實現，還直接影響著首長機關的聲譽。所以，提高機關干部辦會能力是加強機關建設的一個重要方面。

（一）會議的類型

會議的類型繁多。從會議的性質看，有黨的會議、行政會議。從會議規?？?，有大型會議、中型會議、小型會議。從會議議題看，有綜合性會議、專業性會議、專題性會議。從會議的形式看，有例會、臨時性會議、電視電話會議，還有多種多樣的現場會。從會議的功用看，有商討、決策性會議，如常委會、黨委會、首長辦公會等；有部署工作性會議，如黨委擴大會議；有交流表彰性會議，如基層建設經驗交流會等；有報告、動員性會議，如傳達貫徹上級會議精神的報告會、先進單位和個人事跡匯報會等；有調查研究性會議，如就某些問題所舉行的匯報會、座談會和研討會等；有選舉性會議，如黨代會等。

（二）會議的基本套路

由于會議的作用和規模不同，會務工作重點和要求也必然各有側重，但基本的工作套路大同小異，一般分為會前準備、會間服務和會后處理三個階段。

1、會前準備工作的主要內容和程序。會議是否成功，會前準備是關鍵。有人說：“功夫在會前”。這話很有道理。準備階段主要有六個方面：

（1）制定會議方案。一般包括下列內容：會議名稱、指導思想、會議時間、會議日程、會場地點、參加人員、主席臺及會場布置、人員食宿、交通保障、報到方法、經費預算以及會議領導組織、會議編組、入場憑證、安全措施等。有的會議還需安排參觀、錄像、報道、發獎、攝影等。會議方案經提交領導討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據。

（2）起草會議文件。主要包括工作報告、領導講話、經驗材料、匯報提綱、通知和會議須知等。會議須知的內容比較多、比較具體，主要包括：日程安排、會議編組、作息時間、住宿房間、就餐桌位、會務組房間及電話號碼、文化生活安排、注意事項。負責起草文件的同志要特別注意四點：一是吃透上級精神、領會首長意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。

（3）搞好協調保障。大型會議保障任務重，要組織召開協調會，明確分工、明確時限、明確責任、明確要求。要成立籌備處，下設會務組、材料組、宣傳組、后勤保障組（包括醫務人員）、安全保衛組等。會議開始后，籌備處即轉為大會秘書處。辦中小型會議則不必設籌備處，只需 4 固定幾個人主責會務工作即可。

（4）下發會議通知。會議通知一般包括“八要素”：即會議名稱、主要內容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要有需要攜帶的材料或物品，提前報告與會者名單，報到的方式和時間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。

（5）報告上級機關。

（6）設置會場。主要是三項工作：一是布置主席臺。主要包括懸掛會標（會標要懸掛于主席臺前沿上方）、擺放背景、排定座次、架設并調試話筒。主席臺座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會議應按照黨委正副書記的順序安排；行政會議，按照編制序列安排。如上級領導參加會議，應安排中間就座，拿不準的要及時請示。二是會場座區的布置。按照與會人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會場靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。三是分會場的布置。如需分組討論或召開對口會，要設分會場，如有首長參加，要及時通知，各分會場要相對集中，不要太分散。另外，對會場的供電、供暖（冷）、音響等設備要考慮到、檢查好。要備好發電設備，以防停電。

上述各項工作，主要用于大型會議。一般性會議的承辦根據實際需要和首長指示進行。比如籌備電視電話會議，就比較簡單，只需與通信部門聯系，調試好線路信號，準備好會場就可以了。召開現場會，會前準備主要由現場所屬單位負責，可不間斷的到現場指導和協助準備。有些大型現場會要與所屬單位一并準備。召開例行性會議和各種小型會議時，一般不設主席臺，也不掛會標。桌椅的擺放可根據會議的類型和人員的多少而定。會議桌可按會議要求擺成圓形、長方形或正方形，會議主持人、領導成員以及講話人的座席設在某一側的中間位置，其他與會人員可以按編制序列就座，也可以不固定位置，隨便就座。

2、會間服務工作的主要內容和程序

（1）組織好會議報到。請假人員要及時向首長報告。要設簽到處，指定專人迎接報到人員。報到時核發會議證件和有關材料，并及時向分管領導匯報報到情況。

（2）做好會議記錄。特別要記好首長的即席講話，重要的還要錄音，以便會后整理。如果組織討論或召開對口會，材料組人員要分頭參加，以便掌握第一手材料。

（3）做好服務工作。及時陪同領導看望與會人員；安排首長休息；組織醫務人員巡診；為與會人員訂購返程車船票等。會議期間還要做好防火、防盜、防食物中毒等工作。

3、會后主要工作

一是會議記錄的整理和領導講話、會議總結的定稿打印；二是撰寫會議紀要；三是將會議材料整理歸檔；四是清理帳目，進行會務工作總結。采集者退散

（三）承辦會務的基本要求

會務工作紛繁復雜，千頭萬緒，必須要有科學慎密的工作方法，嚴謹細致的工作作風和強烈的敬業精神，做到周密計劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬無一失。總結一些同志承辦會務工作的經驗，結合個人的體會，我感到做好會務工作，還需要把握以下幾點：

1、著手要早。黨委領導一經確定召開的會議，會務各項籌備工作就應隨之展開。做到“三要”：要盡早地按照會議的中心議題，進行調查研究，搜集資料，撰寫會議材料，并呈送首長審閱，形成較高水平的會議文件。不能有會議不開材料不定的思想。要盡早地征尋群眾意見，形成成熟的工作建議，進行充分的議題準備；要盡早地布置好會場、安排好食宿等，并反復檢查，發現問題及時糾正。

2、抓得要細。會務工作之大忌就是“粗”、“疏”、“錯”、“漏”。在辦會這個問題上，要做到事無巨細、面面俱到、婆婆媽媽。該想的要想細，該講的要講到，該做的要安排好，確保不隙一空，不虛一時，不漏一處，不拉一人。有時幾個會連續開，要周密搞好會議的銜接。把問題想在先，把工作做在前，以確保會與會之間的緊湊性。這里也要注意一個“細”字。

3、協調要好。會務牽頭部門對會務中涉及的問題，要考慮全，事先拿出建議，請分管的領導在會務籌備會上作出明確分工和安排。在具體落實上：一要抓牽頭。各會務組的組長對領導分工的某項具體工作負全責。要明確分工，各司其職，做到任務清楚，責任到人，事有專人，人有專責，防止相互推諉扯皮。三要勤協調。由政治部門承辦的會務工作，還有賴于其它部門的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部門提供招待所等食宿場所，后勤部的運輸部門提供車輛保障等。這就要求我們把機關的內部關系搞密切，使之和諧、順暢。、動作要快。一般的會議從會前籌備，到會間組織，再到會后處理，大小會務工作數十項，而會期一般就幾天，可謂任務非常重，時間卻很緊。這就要求會務人員要增強時間觀念，加快工作節奏，提高工作效率。對規定時間內完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。有的會務組人員較少，一人身兼數職，同時抓幾項工作，要甘于吃苦，盡心盡力，要多加班加點，真正做到五勤：即“腦勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，確保優質高效地完成會務任務。

組織培訓

培訓是為了提高所屬人員的能力素質而進行的一種學習活動。組織培訓是政治機關的一個大項工作，搞好培訓對于政治干部練好基本功、開闊新視野、掌握新技能，提高綜合素質具有重要的作用。根據我的體會，組織政工培訓應做好六項工作：

一是年初有計劃。除根據臨時性任務組織的培訓外，一些大的培訓，如理論學習培訓、“三員”集訓、思想骨干集訓等，年初要納入《政治工作指示》中。年初有計劃便于政工首長和機關了解工作安排，控制工作節奏，把握工作進程。也便于早打算、早準備，如經費預算、人員配備、時間安排等。

二是臨近搞調查。通常在組織培訓前一至兩個月，就要對培訓對象的有關情況進行調研。根據調查了解的情況確定培訓主題。調研的主要內容包括人員的素質狀況、存在的主要問題及原因、解決問題的對策和措施、培訓的方式方法等。對調查出的問題要作認真的分析。哪些是新問題，哪些是老問題，老問題解決了多少，解決到什么程度，沒解決的原因是什么，培訓要解決的突出問題是什么，應采取什么方法，這樣搞的培訓針對性和實效性才會強。

三是屆時拿方案。這項工作與辦會制定會議方案有相似之處，主要是對培訓的名稱、主旨、形式、規模、時間、地點、參訓人員、經費預算、組織領導、培訓內容、授課人員、車輛保障和衛生保障等工作拿出具體細致的方案并報首長或辦公會審定。

四是配檔要科學。培訓配檔是否科學，直接影響著培訓質效。培訓內容通常包括組織授課、討論、參觀、觀看錄像、組織大會交流發言、現場模擬等。組織授課要盡量聘請在某項工作上有特長的專業人才、專家學者或首長進行，內容要貼近工作實際，要有指導性、針對性和可操作性。

五是保障要有力。保障工作主要包括食宿、接送、娛樂、安全、通信、教具等方面的內容?！笆乘蕖币Ｕ铣缘煤?、吃得衛生，防止食物中毒，要保證與會人員每天能喝上開水。要提前安排好與會人員的住宿，主要包括安排房間、張貼門簽等。如果受條件限制，需要自帶被褥和其他個人生活用品，要提前通知。“接送”。協調好車輛安排好接送站、提前預訂車票。“娛樂”。條件允許或培訓時間較長時，要給與會人員增訂和調整報紙，組織收看新聞或安排文藝晚會等?！鞍踩?。要采取必要的安全措施，防止培訓材料和住室物品丟失被盜。“通信”。根據培訓需要，為參訓人員的住室或教室增設電話?！敖叹摺薄Ｖ饕笖U音設備、多媒體、黑板等。

六是組織要嚴密。培訓的組織主要包括訓前、訓中、訓后三個階段。培訓前的組織主要是指根據參訓人員所乘車次時間，安排專人接站。在人員到齊后召開預備會。會議的主要內容是介紹培訓的指導思想和目的、籌備情況、計劃安排、注意事項，征求辦班的意見和建議，提出明確要求。培訓期間的組織主要包括每次上課前工作人員都要檢查課堂設置和設備，然后組織人員入場，清點并報告到課人數，掌握并隨時調控好音響、溫度、燈光等，督促服務人員倒水，組織課間休息和退場。需要進行分組討論和自學的，還要安排好學習室并統一組織休息。業余時間要組織參訓人員收看新聞、讀報、看錄相，防止人員失控。培訓結束時的組織主要有三點：①培訓結束前兩至三天預購車票，并按車次和乘車時間進行編組，安排車輛送站。②組織好培訓材料的回收整理工作。培訓人員不應帶走的文件材料，在培訓結束時，應予以收回，防止失泄密。對因特殊情況而缺交、漏交的要跟蹤回收，不留死角。對培訓用品，借來的應立即歸還，自購的應妥善放置，以備下次再用。對會議期間形成的一切文件材料（包括主持詞和發言記錄等）要系統排列，裝訂成冊，留作資料，一般應裝兩至三套，一套留存，其它留作備用。③及時結清帳目。培訓結束后，組訓人員要抓緊與保障單位結清一切費用。對凡屬已列入培訓預算或預算外開支應納入培訓班報銷的經費，都要做出處置，不要有遺留問題。

綜上所述，要成為一名稱職的機關干部，真正擔負起“智囊”和“外腦”的責任，必須具備“快、準、細、嚴、實”的工作作風。所謂“快”，就是反應快，行動快，辦事干凈利索，雷厲風行；所謂“準”，就是準確掌握和反映情況，正確領會黨委、首長的意圖；所謂“細”，就是干任何工作都要認真細致、嚴謹周密、一絲不茍；所謂“嚴”，就是嚴格按政策規定辦事，嚴守規矩，嚴于律己；所謂“實”，就是思想作風、工作作風扎實，辦任何事情都要到邊、到量、到位。

第四篇：秘書辦文案例

公文與法律

1993年3月，某省人大常委會舉行第十二次會議作出決議，決定撤銷該省某市人民政府的108號文件。決議一公布，立即在省直和各地、市機關引起一陣不小的震動。原因主要是某市政府的108號文件不符合國家《土地法》。108號文的主要內容如下：

關于金灘外商投資開發區征用土地的批復

市外經貿委：

報來《關于要求批準征用金灘外商投資開發區1500畝土地的請求》收悉。

建立金灘外商投資開發區是市四家班子集體研究決定的。這是市委、市政府貫徹省委、省政府“筑巢引鳳”戰略決策的重大舉措，標志著我市對外開放進入了一個新時期。盡快把握、金灘外商投資開發區搞起來，對我市乃至全省經濟實現跨躍式發展將起重要作用。為此，特批復如下：①同意你委征用金灘區域土地1500畝，其中水田1050畝；②根據市委、市政府的“低門坎”政策，可根據水田、旱地不同，地塊區別，給予適應優惠地價；③請市土地、規劃，城建等部門積極配合，大力協助外經貿委做好征地等項前期工作，此復

XX市人民政府

1992年8月18日

XX市政府的108號文下達到市直各部門后，不到兩個月，金灘外商投資開發區的藍線圖已繪制出來。緊接著是100多家房地產公司一股炒賣藍線圖的熱潮，地價由每畝5萬元炒到每畝50萬元，引起了金灘區農民群眾的強烈不滿，集體上訪和越級上訪不斷。

[簡評]

一件公文，引起如此大的效應，在XX市是前所未有的，這說明了機關公文是何等重要。

機關公文，是黨政領導機關在實施領導、處理公務過程形成的具有特定效力和規范格式的文書；是傳達、貫徹黨的路線、方針、政策，指導和布置工作的工具。中共中央辦公廳1996年5月3日印發的《中國共產黨機關公文處理條例》第五章第十六條規定：“起草公文應當做到：符合黨的路線、方針、政策和國家和法律、法規及上級機關的指示，完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關公文相銜接?！币虼?，負責機關公文處理的秘書人員必須具有很高的政治素質和業務素質，掌握黨的路線、方針、政策，通曉法律、法規和經濟、科技、文化教育等方方面面的知識。

《中國共和國土地管理法》第四章第二十五條規定，“國家建設征用耕地1000畝以上，其他土地2000畝以上的，由國務院批準”。XX市人民政府的108號文件顯然嚴重違反了《土地法》，不能執行。

1990年，某市的一個公文由于市紀委檢查委員會和監察局提出不同意見而停止執行。這個公文的題目是《XX市委、市政府關于加快發展個體、私營企業的決定》?！稕Q定》中有那么一句話：“市直各部門都要進一步解放思想，大力支持我市個體、私營企業的發展，只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行?！薄稕Q定》下達后，不到半年，這個市的個體、私營企業如雨后筍，發展很快。但是，出現了一些市直機關與個體戶合股、合資或拆墻開設門面與個體戶合作辦店辦企業現象。這些“合作”私營企業中，有少數打著市直機關的招牌，向國有企業要走俏商品轉手買賣，從中獲利。市紀檢監察部門認為這種做法不符合省紀委第Ｘ次全體會議精神，向市委、市政府提出意見，主要是指《決定》中有：“只要錢不裝入個人口袋，怎樣干都行。”這句話是市委的一位領導同志在一次企業家學習座談會上講的，沒有公開發表，不能作為《決定》。

［簡評］

公文校核是公文處理程序中的一個重要環節。負責公文處理的秘書處（科）長必須以高度的責任感，認真做好公文校核工作。本例中１《決定》的那句話，是《決定》起草者引用市委一位負責人在一個座談會上的即席講話中的一句。其實，這個即席講話是在特定的場合，特定的前提下講的，前后還有多層意思，草擬者把它放到《決定》中是不對的，而負責公文校核的同志也未認真進行校核，因而出現差錯。由此可見，公文的校核是十分重要的。一般地說，一個公文要經過三步校核才能送印發出：（１）公文文稿送領導人審批之前要進行核的訂發內容是：報批程序是否符合規定；是否確需行文；內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現發文機關的意圖，并同現行有關公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行；人名、地名、時間、數字、引文和文字表述，密級、印發傳達范圍，主題詞是否準確、恰當，文字、符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否符合規定；涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；等等。（2）已經領導人審批過的文稿，在印發之前應再作校核。校核的主要內容同（１）所述。這一步校核也很重要。領導人由于工作繁忙，對一些文稿，未能仔細推敲，就一字不改地簽發了；有的文稿，雖作修改，但由于受時間和精力的限制而未能作全面考慮，這就要求秘書處（科）長再次校核。當然，經校核如需作涉及內容的實質性修改，則段報經原審批領導人復審。（3）在公文正式印發前，復核，主要是對公文的審批手續（含會簽）完備不完備，文種用得恰當不恰當，格式符不符合要求進行復核。最后確定發文字號、分送單位和印制份數。

某地委統戰部為了及時貫徹省委和地委關于積極向各級領導班子推薦優秀黨外人士的指示精神，向各縣（市）委下達了一個通知。通知是這樣寫的：

關于認真負責地推薦優秀的黨外人士進入各級領導班子的通知

各縣（市）委：

為了進一步加強統戰工作，充分調動黨外人士的積極性和創造性，根據省委、地委關于積極向各級領導班子推薦優秀黨外人士的精神，特作如下通知：

（1）略。

（2）每個縣（市）都要推薦3-4名優秀黨外人士進入縣政府、縣人大常委會、縣協的領導班子中。

（3）每個縣（市）都要建立起一個黨外人士人才庫。

（4）（略）。

以上通知，望認真執行。

中共XX地委統戰部

199X年X月X日

某縣委辦公室接到這個通知后，負責辦文的某副主任感到為難，征求負責督查同志的意見，也覺得不好執行，也無法立項督查。于是就向地委辦公室反映。地委辦公室的同志與地委統戰部的領導同志協調后經地委領導同意，采取地委辦公室轉發的形式下達各縣（市）委貫徹執行。

[簡評]

地委統戰部根據自己的職責，主動發文貫徹地委意，為什么某縣委辦公室認為無法執行呢？這是因為，干部工作屬于組織部門的職責，要貫徹這個《通知》精神，就必須將文件轉縣委組織部落實，并進行立項督查。這變成組織部去貫徹落實統戰部的指示，顯然不符合黨委各部門的職責。地委統戰部的工作作風應該肯定的，那怎樣才能迅速貫徹地委的意圖呢？《中國共產黨機關公文處理條例》第四章行為規則中明確規定：“黨的機關行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定?！秉h委各部門在各自職權范圍內可以向下級黨委的相關部門行文。黨委辦公廳（室）根據黨委授權，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發布指示性公文。據此，地委統戰部可以通過兩條途徑行文落實地委的指示精神。一是向地委請示以地委或地委辦公室名義向各縣（市）委發文并起草代擬稿；二是地委統戰部行文指示各縣（市）委統戰部提出貫徹落實意見報縣（市）委批準。

關于轉發縣長七月十七日在全縣廉政會議上的講話的通知

各鄉（鎮）人民政府，縣直各委、辦、局：

XXX同志七月十七日在全縣廉政會議上的講話，闡述了廉政與與勤政的關系，布置了當前的幾項工作，十分重要，今年是XX建縣14周年，又是縣、鄉政府換屆之年，當前工作多，任務重，更需要廉政、勤政。為此，特將“講話”文稿轉發你們，望認真、貫徹，務必按講話的要求，扎扎實實地搞好工作，為慶祝建縣1400周年作貢獻。

XX縣人民政府

一九九0年七月二十三日

[簡評]

通知是常用的一種公文，格式比較簡單，寫作起來也不復雜。

這個通知基本符合要求，格式正確，內容也講清楚了。不足之處是文字不簡潔。

從題目看，沒有必要把“七月十七日”寫進去，因為正文里提到了。況且，這個時間不是什么特殊的日子，對正文來說并不十分重要。別，“轉發”改為“印發”更好。轉發件，一般是下級呈送，或同級抄送，上級下發的公文。這里行文的是本級領導的一個講話，在其他地方沒有行過文，無“轉”的依據。從正文語句看，“十分重要”后應是句號。因為這句話的意思已經完了?！疤貙ⅰ薄爸v話”文稿轉發給你們 中的“文稿”二字多余，另“轉”相應題目改用“印”。“望認真、貫徹，務必按講話的要求”一句在“認真”與“貫徹”之間加進頓號是錯誤的。這一句中的“按講話要求”如何與“認真、貫徹”，實際上是一個意思，后者應當刪去，直接說“望認真貫徹講話精神”即可。

此外，文中闡述了“廉政與勤政的關系”中的“與”，“認真、貫徹“之中扣頓號，估計是校對錯誤。在這么短的公文中出現這些錯誤，是不應該的。寫作公文是來不得半點馬虎的，也不容重復羅嗦。

機關企事業或社會團體的印章，是這個機構、組織作為一個法人地位、權力的標志和憑證，具有法律效力。印章的使用有嚴格的規章制度，用印必須遵循一定的手續，不能違章用印，擅自用印。一個單位掌握印鑒的人，他的手起落之間，擔負著重大關系。

某廳辦公室印鑒管理員，一日中午將近下班時，遇到下屬公司一個常來辦事的黨支部書記兼經理，拿著一份他女兒參加成人高考的登記表，要求其簽署主管部門意見，并加蓋廳的公章。開始監印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經理借口“已經下班，沒時間了”，并說“單位已同意蓋章了”。礙于“熟人、面子”并以“她考上才算數”為理由，因而不堅持原則，而在登記表上簽署意見，加蓋該廳的印章。一年后，群眾揭發，經理弄虛作假，以權謀私，用單位指標，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書。經有關部門查實，除對當事人作了紀律處分外，對不堅持原則，越權、違紀，隨意用印的某廳辦公室監印員也給予黨紀處分，并取消當年“優秀黨員”稱號。對該經理所在公司的印章管理員也進行批評教育，責令其作出書面檢討。

[簡評]

單位印章是單位法人代表的憑證，它的使用權屬單位主要負責人，使用權除主要負責人外，還有他授權分管某方面職責的副職和該單位辦公室主任。辦公室的印章監管員，只有代為管理的職責，只有在單位領導人簽字認可的情況下，才能代領導者在正式文書上用印。未經領導者授權隨意代替單位簽署意見和用印，就是越權、違紀行為。

印章管理員要有高度政治責任心，要堅持原則，秉公辦事。單位文書往來頻繁，印章使用率高，監印員政治素質就是首要，辦事要做到認真細致。嚴肅謹慎，善于辨別事物真偽，應變能力強。確保正確用印，杜絕印章使用的漏洞。

組織紀律性強，也是監印員的必備條件。辦公室辦文、辦事中，待人接物，瑣碎繁雜，印章管理員往往要兼任其他方面的工作，業務上有不熟練之處，在所難免，多向領導請求、匯報，不要不懂裝懂，擅自做主，當可減少或防止行文、辦事用印過程中出現的差錯。

第五篇：辦文辦事限時制度

辦文辦事限時制度

第一條 根據《辦文辦事限時制度》和《行政許可法》以及主管機關有關規定，結合本局實際，制定本制度。

第二條 局辦文辦事限時制度范圍：上級機關交辦需答復、辦理的公文、事務；局領導批示和要求辦理的公文、事務；部門（單位，下同）報送的規范性請示公文、事務；其他需辦理的公文、事務。

第三條 局綜合辦公室為局辦文辦事限時制度的歸口管理部門。所有應限時辦理的公文,統一由綜合辦公室發送各部門辦理。各部門根據領導批示和職能界定承擔相應的任務；辦文涉及兩個或兩個以上部門的,排在首位的部門為主要承辦部門。

第四條 局綜合辦公室對所有需辦理的公文、事務，應隨時分辦。并由專人逐一登記，均實行限時制度。

第五條 辦文辦事一般采用書面形式，特殊情況或上級領導指示可以采用口頭形式，特別事件在采用口頭形式后必須再以書面形式運用。

第六條 凡是法律、法規、規章以及其他規范性文件明確規定辦理時限的，必須嚴格執行；屬于行政審批事項的，根據《行政許可法》要求，按照行政審批事項的時限要求辦結；屬于等上級部門交辦的或局領導批示要求辦理的公文、事務，應在上級和局領導規定的時間辦結；下屬部門上報的事務，緊急情況及時答復，一般情況兩天內答復，在5天內辦結；特殊情況根據局領導批示后予以答復；其他沒有辦理時限的，按照提高效能的原則，參照《行政許可法》規定時限上限的要求，最長不得超過15個工作日辦結，以局綜合辦公室收到該公文之日起計算。

第七條 對需會簽辦理的公文和會商辦理的事項，主辦部門要主動與有關部門會商。會簽部門要予以積極配合，緊急事項，及時會簽；一般情況下，會簽時間不超過半天；特殊原因，最長不超過1天。重要問題主辦部門主要負責人要親自會商，不得推諉、扯皮；經會商意見仍不一致的，主辦部門應列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請局領導協調或裁定。

第八條 特殊情況，不能按時辦結的，應將延期辦理的理據和處理意見及時報請局領導批準，并告知報文單位。

第九條 對各部門按程序報送的請示性事項或申請事項。若予以否定或不予辦理的，經辦部門須在規定的時間內向局領導報告，并以書面等形式及時反饋報文單位。

第十條 對有關單位征求意見的事項和公文，凡在規定的時限內不能按時辦結或沒有按時反饋辦理意見的，視為默認或同意。由此而產生的后果，將追究造成責任部門的責任。

第十一條 局綜合辦公室要加強對交辦公文、事務的催

辦、檢查督促。一般公文、事務每周催辦一次。緊急的、重要的公文和事項跟蹤催辦；各部門主要負責人為本部門辦文辦事限時制的主要責任人。

第十二條 凡上級部門或局布置有明確時間要求的基礎信息等各類統計報表，必須在規定的時間內完成。在每次工作結束后各部門應將工作完成情況認真總結，并按照局既定的要求進行通報，通報的情況與各部門的目標考核掛鉤。其中，上級布置的階段性中心工作未及時完成而被通報批評的，主辦部門及其主要負責人不得評優評先。

第十三條 局屬各部門為保證對辦文辦事制度執行到位，應制定相關表格予以規范，如果出現不規范的辦文辦事，由部門主要負責人負責。局綜合辦公室對辦文辦事工作定期或不定期的（每月不少于一次）進行督查，發現問題及時糾正或報告局領導處理。

第十四條 對交辦的公文、事務拖拉、推諉扯皮、效率低下，違反本制度的，按照有關規定，追究有關責任人責任。

第十五條 本制度由局綜合辦公室負責解釋。