辦文、辦事、辦會(huì)工作程序和規(guī)范

辦文、辦事、辦會(huì)工作程序和規(guī)范

為進(jìn)一步完善局系統(tǒng)工作機(jī)制，嚴(yán)格工作程序，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率和服務(wù)水平，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化、制度化運(yùn)行，確保政令暢通和機(jī)關(guān)工作高效、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，根據(jù)中省市相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我局實(shí)際，現(xiàn)就進(jìn)一步規(guī)范局機(jī)關(guān)辦文、辦事、辦會(huì)工作程序通知如下：

一、辦文程序和規(guī)范

（一）收文辦理程序和規(guī)范

1、簽收、登記、擬辦。局機(jī)關(guān)公文處理一律由局秘書科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。凡上級(jí)來文，屬“三密”文件的，按保密規(guī)定辦理；屬平件的，由秘書科專職人員拆封、登記（登記內(nèi)容包括來文單位、來文時(shí)間、原文件號(hào)、文件標(biāo)題、來文份數(shù)、分送范圍、初送擬辦人）、編收文流水號(hào)，當(dāng)日送秘書科科長(zhǎng)提出擬辦意見。

2、分辦、傳閱。秘書科科長(zhǎng)簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。

3、承辦。按照局領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見，秘書科文秘人員及時(shí)送交相關(guān)科室承辦落實(shí),需直屬單位辦理的文件，由秘書科負(fù)責(zé)將局領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見一個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復(fù)、答復(fù)、報(bào)告結(jié)果的請(qǐng)示、督辦件等，原則上一周內(nèi)（特殊情況除外）辦結(jié)。在公文承辦過程中，監(jiān)察室協(xié)助秘書科負(fù)責(zé)催辦、查辦工作，直至辦結(jié)。對(duì)回復(fù)結(jié)果的函件，由承辦科室及時(shí)向局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，按時(shí)限要求反饋辦理情況。文件辦結(jié)后，承辦科室要及時(shí)消號(hào)并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結(jié)后，由秘書科專職人員將辦理過程中領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)商及落實(shí)等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理，按文書歸檔標(biāo)準(zhǔn)要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

（1）對(duì)于上級(jí)來文，由秘書科科長(zhǎng)提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。

（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序進(jìn)行。

（3）除分辦人標(biāo)注“另送”者外，一般應(yīng)按順序傳遞。如遇領(lǐng)導(dǎo)外出，可超順序傳遞，領(lǐng)導(dǎo)回來后補(bǔ)簽相關(guān)手續(xù)。

（4）緊急公文應(yīng)隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領(lǐng)導(dǎo)外出等特殊情況應(yīng)由秘書科專職人員在第一時(shí)間報(bào)告秘書科科長(zhǎng)，再由秘書科科長(zhǎng)電話聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示督辦落實(shí)。

（5）經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關(guān)單位、科室處理后，應(yīng)及時(shí)將辦結(jié)的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規(guī)定要求傳閱完后由秘書科專職人員統(tǒng)一保管。

（6）對(duì)未經(jīng)秘書科簽收、登記的上級(jí)來文，原則上局領(lǐng)導(dǎo)、秘書科科長(zhǎng)一般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領(lǐng)導(dǎo)已簽署意見的，秘書科應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦簽收、登記辦理手續(xù)。

（7）對(duì)直屬各單位、局機(jī)關(guān)各科室報(bào)送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報(bào)送的報(bào)告、請(qǐng)示等公文，應(yīng)先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局領(lǐng)導(dǎo)閱示、報(bào)送簽發(fā)，不得將文件資料直接報(bào)市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人（市上領(lǐng)導(dǎo)有特殊要求的除外），如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，應(yīng)及時(shí)將情況報(bào)告局主要領(lǐng)導(dǎo)，并告知局秘書科科長(zhǎng)。

（8）對(duì)下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時(shí)負(fù)責(zé)退回報(bào)送單位。退文時(shí)，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經(jīng)秘書科長(zhǎng)把關(guān)簽字。不予受理的文件是：①公文內(nèi)容與國(guó)家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級(jí)上報(bào)的；③屬于本部門、局直屬單位和局機(jī)關(guān)科室職權(quán)范圍可辦理的；④需與相關(guān)部門（單位）協(xié)調(diào)而未經(jīng)協(xié)調(diào)的；⑤反映問題模糊、請(qǐng)示的內(nèi)容含混不清、行文不規(guī)范、文面不清、報(bào)文程序不符合要求的。⑥項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)未列入計(jì)劃、會(huì)議決議或領(lǐng)導(dǎo)批示的。⑦簽署合同協(xié)議未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經(jīng)相關(guān)基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

（二）發(fā)文辦理程序和規(guī)范

嚴(yán)格按照以局名義“起草—審核—報(bào)批—再核—簽發(fā)—印制—報(bào)送—存檔”的順序，履行必要程序，規(guī)范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領(lǐng)導(dǎo)，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領(lǐng)導(dǎo)同志閱批。

1.起草。公文主辦科室（單位）根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)要求，確定公文種類，完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室（單位）負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)秘書科校核，公文內(nèi)容由經(jīng)辦單位、科室負(fù)責(zé)校核；體例格式、主題詞標(biāo)引和文字表述由秘書科負(fù)責(zé)進(jìn)一步規(guī)范；公文發(fā)送范圍、等級(jí)、密級(jí)由經(jīng)辦單位提出，秘書科校核。校核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不符合辦文程序，內(nèi)容有不妥之處的文件，應(yīng)及時(shí)向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報(bào)批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據(jù)秘書科意見進(jìn)行修改完善，由專職管理人員登記填寫發(fā)文審批單，依次呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。

4.再核。公文主辦科室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及領(lǐng)導(dǎo)批示的文稿一并報(bào)秘書科再進(jìn)行校核。凡屬規(guī)范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發(fā)。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報(bào)送局秘書科，由秘書科報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，最后由局長(zhǎng)簽發(fā)。

6.印制。公文的印制由秘書科負(fù)責(zé)監(jiān)督，實(shí)行“誰(shuí)呈報(bào)，誰(shuí)印制”的原則。需要以局名義印發(fā)的公文，經(jīng)過辦文程序批準(zhǔn)印發(fā)的，由呈報(bào)單位或科室承擔(dān)印制任務(wù)。印制文件要嚴(yán)格按照秘書科提供的印制標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)進(jìn)行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報(bào)科室付印。

7.蓋章。以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長(zhǎng)、黨委書記同意簽發(fā)。秘書科印章管理人員要對(duì)印制的公文與文稿檢查校對(duì)無異后方可用印。

8.分發(fā)。按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)公文要求發(fā)紙介文件或電子文件。電子文件由局政務(wù)信息專管員負(fù)責(zé)制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規(guī)定渠道和發(fā)放范圍分發(fā)報(bào)送。

9.歸檔。凡以局名義產(chǎn)生的文件（含資料、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、專項(xiàng)匯報(bào)等）都一律歸檔。各基層單位和機(jī)關(guān)各科室代局?jǐn)M的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負(fù)責(zé)存檔，存檔內(nèi)容為：（1）領(lǐng)導(dǎo)批示原件；（2）文件簽發(fā)單；（3）紙質(zhì)公文2份；（4）word格式電子文本。

（三）注意事項(xiàng)

1.局屬各單位、局機(jī)關(guān)各科室因工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示、會(huì)議決議等行文，要嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定執(zhí)行。局受理請(qǐng)示、報(bào)告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關(guān)部門單位。越級(jí)報(bào)送或與本部門職能無關(guān)的，一般不予受理（局機(jī)關(guān)各科室不直接向本級(jí)行文，需請(qǐng)示報(bào)告事項(xiàng)，直接反饋面對(duì)面請(qǐng)示報(bào)告）。所有報(bào)送市委、市政府的公文，均應(yīng)經(jīng)局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報(bào)文或報(bào)告工作。

2.文種使用。請(qǐng)示必須一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請(qǐng)示、報(bào)告要文字精煉、表達(dá)清楚，實(shí)事求是。需要市政府或局答復(fù)的，要提出初步意見和建議。請(qǐng)示件的附注中一定要留有聯(lián)系人的姓名、辦公電話和手機(jī)號(hào)碼，以便聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決。

凡邀請(qǐng)市政府領(lǐng)導(dǎo)出席的會(huì)議、活動(dòng)的請(qǐng)示，要說明會(huì)議、活動(dòng)的基本情況，并附有活動(dòng)議程方案，且由專人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。

4.行文格式。凡是上報(bào)市委（辦）、政府（辦）和局或需經(jīng)市政府常務(wù)會(huì)議研究的材料要統(tǒng)一格式，一律用a4紙張打印，原則上以正式文件形式印制，公文要素齊全，表述準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)格式方面的錯(cuò)誤。

5.協(xié)調(diào)會(huì)簽。在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的不得行文請(qǐng)示；請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)涉及其它部門時(shí)，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后會(huì)簽上報(bào)，經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和局長(zhǎng)，由局領(lǐng)導(dǎo)審定，不能自作主張。

（四）從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量，提高辦文效率。

對(duì)法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文；通過簡(jiǎn)報(bào)、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發(fā)文。

一般公文的擬稿，24小時(shí)內(nèi)完成；重要公文的擬稿，3天之內(nèi)完成，特殊情況按要求時(shí)限內(nèi)完成。為了減少報(bào)送公文的人力、物力等資源浪費(fèi)，降低成本，提高效率，能夠通過城建網(wǎng)或政府內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)墓膶?shí)行電子公文網(wǎng)上傳輸，不再印發(fā)紙質(zhì)文件。凡上級(jí)要求提供數(shù)據(jù)信息的非正式材料，原則上以電子版或紙質(zhì)形式傳送，一般不掛文頭、文號(hào)。

二、辦事程序和規(guī)范

（一）局領(lǐng)導(dǎo)按照分工負(fù)責(zé)制履行職責(zé)，有職有權(quán)，職責(zé)分明，各負(fù)其責(zé)，勇于負(fù)責(zé)。

局領(lǐng)導(dǎo)班子成員對(duì)分管工作中的重要情況或重大事項(xiàng)要按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)向局長(zhǎng)報(bào)告，并提出解決問題的方案和建議。局機(jī)關(guān)科室和單位實(shí)行分級(jí)管理，一級(jí)對(duì)一級(jí)負(fù)責(zé)。各單位各科室需市政府協(xié)調(diào)解決的問題，應(yīng)報(bào)請(qǐng)局分管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)審定，并報(bào)局長(zhǎng)同意后再向市政府分管領(lǐng)導(dǎo)專題請(qǐng)示匯報(bào)；特別重大事項(xiàng)由局主要領(lǐng)導(dǎo)向市政府主要領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)。原則上不得越級(jí)匯報(bào)。

（二）向市上領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要采取“預(yù)約制”。

各科室及各單位領(lǐng)導(dǎo)需向市政府領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面請(qǐng)示、匯報(bào)工作的，除報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)同意或安排指派、市政府領(lǐng)導(dǎo)直接點(diǎn)名約見外，應(yīng)先與市政府辦公室取得聯(lián)系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領(lǐng)導(dǎo)約定地點(diǎn)及時(shí)間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作。

（三）市政府迎接上級(jí)的綜合性、全局性的檢查活動(dòng)，由市政府辦公室承辦，我局協(xié)辦的，局相關(guān)單位和科室要積極協(xié)助、配合。

以局名義組織的各項(xiàng)具體活動(dòng)，由各業(yè)務(wù)科室（單位）牽頭負(fù)責(zé)擬定活動(dòng)組織實(shí)施方案，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，按方案組織實(shí)施，并按方案分工，各負(fù)其責(zé)落實(shí)好相關(guān)文字材料、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)、會(huì)務(wù)組織、食宿保障等各環(huán)節(jié)的工作，局秘書科負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、督辦落實(shí)。

（四）實(shí)行會(huì)議決議落實(shí)督辦制。

各單位、各科室必須堅(jiān)決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對(duì)于市上和局的重要重大會(huì)議精神要立即轉(zhuǎn)達(dá)和貫徹落實(shí)，凡是決議的事項(xiàng)必須無條件執(zhí)行，并及時(shí)報(bào)送涉及本單位、本科室承擔(dān)工作任務(wù)或落實(shí)會(huì)議精神情況的反饋信息。對(duì)于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監(jiān)察室要積極認(rèn)真負(fù)責(zé)地督辦落實(shí)，按時(shí)發(fā)送督辦單、通報(bào)落實(shí)情況。局定期對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位負(fù)責(zé)人、機(jī)關(guān)科室負(fù)責(zé)人參會(huì)情況予以通報(bào)。

（五）對(duì)于來機(jī)關(guān)辦理具體事務(wù)的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時(shí)解決不了的要認(rèn)真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。

凡沒有正當(dāng)理由拖延辦理、貽誤時(shí)機(jī)、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負(fù)責(zé)同志和經(jīng)辦人的責(zé)任。對(duì)群眾來信來訪，做到件件有著落。

（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)同意，由秘書科酌情給予辦理。

（七）凡需外出考察學(xué)習(xí)，無論是局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位、機(jī)關(guān)科室，都必須提前報(bào)告，經(jīng)過嚴(yán)格審批。

事前要上報(bào)考察學(xué)習(xí)方案，方案包括：考察的目的、人數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、線路、經(jīng)費(fèi)及交通工具等內(nèi)容，經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時(shí)要將配備的公車和司機(jī)移交秘書科車管干部管理。事中要及時(shí)報(bào)告考察學(xué)習(xí)的情況，事后向局寫出書面考察報(bào)告。

（八）局領(lǐng)導(dǎo)要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會(huì)議，會(huì)后要及時(shí)匯報(bào)、傳達(dá)、落實(shí)會(huì)議精神。

凡局長(zhǎng)指定局領(lǐng)導(dǎo)班子成員或科室負(fù)責(zé)人參加的緊急會(huì)議，參加會(huì)議的局領(lǐng)導(dǎo)或科室負(fù)責(zé)人必須按時(shí)參加，會(huì)后要及時(shí)傳達(dá)匯報(bào)會(huì)議精神，并督促會(huì)議精神落實(shí)到位。

三、辦會(huì)程序和規(guī)范

(一)會(huì)議類別

局實(shí)行行政工作例會(huì)、局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會(huì)、局黨委會(huì)和局專題會(huì)議制度，并視情況召開全局性工作會(huì)議，動(dòng)員部署工作。

為便于組織和管理，將局召開的會(huì)議按會(huì)議內(nèi)容、出席人員分為三類。

1、一類會(huì)議：①局黨委會(huì)，不定時(shí)召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項(xiàng)，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時(shí)召開擴(kuò)大會(huì)，或相關(guān)人員列席參加；②局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會(huì)，每半月召開一次，由局長(zhǎng)主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協(xié)調(diào)安排布置重要工作任務(wù)，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加，必要時(shí)按會(huì)議要求通知相關(guān)單位、科室負(fù)責(zé)人參加；③局行政工作例會(huì)，每半月召開一次，由局長(zhǎng)或局長(zhǎng)委托的副局長(zhǎng)主持，主要是聽取工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)安排講評(píng)半月工作，安排部署階段性突擊性重點(diǎn)工作，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局機(jī)關(guān)各科室、直屬各單位主要負(fù)責(zé)人參加，必要時(shí)通知相關(guān)人員參加。

2、二類會(huì)議：局大型綜合性全局性會(huì)議，根據(jù)工作需要召開，局長(zhǎng)、黨委書記出席，局分管領(lǐng)導(dǎo)主持，局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局系統(tǒng)副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是動(dòng)員部署、總結(jié)表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實(shí)施，會(huì)前擬定方案。

3、三類會(huì)議：專題工作會(huì)議，主要是研究討論、分析、總結(jié)、協(xié)調(diào)解決城市建設(shè)維護(hù)管理等具體工作和問題。局機(jī)關(guān)各科室召集的專業(yè)會(huì)議，由各科室自行組織。以局名義、局領(lǐng)導(dǎo)指定或局有關(guān)會(huì)議決定要召開的專題會(huì)，由局分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)科室負(fù)責(zé)人參加并組織實(shí)施，需局長(zhǎng)出席的要事前及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，需要直屬單位有關(guān)科室或市直有關(guān)部門等參加的，要及時(shí)通知，會(huì)后要及時(shí)將情況由主持會(huì)議人員向局長(zhǎng)匯報(bào)。

局黨委書記主持的黨委會(huì)和局長(zhǎng)主持的領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)和行政工作例會(huì)，原則上會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在局一樓會(huì)議室。二類和三類會(huì)議地點(diǎn)根據(jù)情況由局秘書科或有關(guān)科室協(xié)調(diào)安排通知。局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會(huì)和局行政工作例會(huì)，逢周一交叉召開，時(shí)間固定在周一早8：45，會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)有變化時(shí)另行通知。

（二）各類會(huì)議的審批

一類會(huì)議的審批：①召開局黨委會(huì)由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開；②召開局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)和行政工作例會(huì)由局長(zhǎng)批準(zhǔn)和主持，原則上單周召開領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)，半月召開一次局行政工作例會(huì)，局長(zhǎng)因故外出時(shí)由局長(zhǎng)委托人主持。

二類會(huì)議的審批：由局長(zhǎng)、各分管領(lǐng)導(dǎo)、秘書科根據(jù)工作需要提議，由秘書科擬定會(huì)議方案，經(jīng)局長(zhǎng)審批。

三類會(huì)議的審批：由局各分管領(lǐng)導(dǎo)或科室負(fù)責(zé)人提議，會(huì)議主辦科室填報(bào)《會(huì)議呈報(bào)單》，交秘書科根據(jù)申請(qǐng)和局總體工作安排，提出會(huì)議安排的初步意見，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)局主要領(lǐng)導(dǎo)審批，局秘書科備案。

（三）會(huì)務(wù)工作組織程序和職責(zé)分工

1、一類會(huì)議即局黨委會(huì)議、局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)議、局行政工作例會(huì)統(tǒng)一由局秘書科負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)籌辦工作，秘書科會(huì)前收集征求協(xié)調(diào)局領(lǐng)導(dǎo)成員議題和意見，經(jīng)局長(zhǎng)審定后，列出會(huì)議議題，上會(huì)研究解決。會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)座次、會(huì)場(chǎng)會(huì)標(biāo)、會(huì)議簽到及會(huì)議材料的起草、印制、分發(fā)、會(huì)議記錄由秘書科指定專人分工負(fù)責(zé)落實(shí)。

2、二類會(huì)議即大型綜合性、全局性會(huì)議的會(huì)務(wù)工作依照有關(guān)規(guī)定要求以及市政府和局主要領(lǐng)導(dǎo)的指示，在局分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，專門成立的會(huì)務(wù)組織機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)組織實(shí)施，有關(guān)科室予以協(xié)助。會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)座次、會(huì)場(chǎng)會(huì)標(biāo)、會(huì)議簽到及會(huì)議材料的起草、印制及會(huì)議材料分發(fā)由秘書科負(fù)責(zé)；會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、服務(wù)工作、盆景花卉擺放、音響調(diào)試等由會(huì)務(wù)場(chǎng)地保障組負(fù)責(zé)。

3、三類會(huì)議即局專題工作會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由主辦科室負(fù)責(zé)，按程序辦理，并負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)承辦，包括文字材料、會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、簽到、會(huì)務(wù)服務(wù)、會(huì)后會(huì)議紀(jì)要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。

（四）其他需要明確的問題

1、會(huì)議議題

凡局以正式文件報(bào)市政府的請(qǐng)示、報(bào)告，局主要領(lǐng)導(dǎo)直接提議或局直接報(bào)送的匯報(bào)材料，需要提交市政府常務(wù)會(huì)議研究的，秘書科按規(guī)定程序運(yùn)作，由議題相關(guān)科室提供相應(yīng)數(shù)量的書面材料及電子版報(bào)秘書科收集，待有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批匯總后，按工作規(guī)則辦理。需要局一定會(huì)議研究解決的會(huì)議議題必須由相關(guān)科室研究討論并報(bào)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可送達(dá)秘書科，如內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門，必須事先征求相關(guān)部門意見，如有異議應(yīng)將不同意見注明，原則上不臨時(shí)動(dòng)議。

2、電視電話會(huì)議

上級(jí)召開的大型電視電話會(huì)議，綜合性的電視電話會(huì)議由秘書科根據(jù)市上通知要求，負(fù)責(zé)聯(lián)系安排落實(shí)與會(huì)人員；專業(yè)性電視電話會(huì)議由對(duì)口分管科室聯(lián)系安排落實(shí)與會(huì)人員。參加會(huì)議人員要積極主動(dòng)參加會(huì)議，并負(fù)責(zé)及時(shí)傳達(dá)貫徹好會(huì)議精神。

3、各類會(huì)議紀(jì)要

局黨委會(huì)議、局行政工作例會(huì)及綜合性的會(huì)議紀(jì)要由局長(zhǎng)、黨委書記簽發(fā)，秘書科負(fù)責(zé)起草印制、分發(fā)。專題會(huì)議紀(jì)要一般由主持會(huì)議的局領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，重要性專題會(huì)議，在印發(fā)紀(jì)要前，對(duì)議定的事項(xiàng)須報(bào)經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審定；具體承辦科室負(fù)責(zé)專題會(huì)議紀(jì)要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負(fù)責(zé)編號(hào)、分發(fā)。

（五）控制會(huì)議數(shù)量和規(guī)模

大力精簡(jiǎn)會(huì)議。堅(jiān)持務(wù)實(shí)、節(jié)儉、高效的原則，提倡少開會(huì)、開短會(huì)。可開可不開的會(huì)議，堅(jiān)決不開；可歸口召開的會(huì)議，合并召開；可由各業(yè)務(wù)科室或單位聯(lián)合召開的會(huì)議，不以局名義召開。實(shí)行會(huì)議計(jì)劃管理，從嚴(yán)控制以局名義召開的會(huì)議，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度。未列入計(jì)劃的會(huì)議，一般不得召開，確需召開的，須報(bào)請(qǐng)局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。已經(jīng)發(fā)文部署的工作，一般不再召開會(huì)議部署。除局召開的全局性綜合性重要會(huì)議外，不安排局主要領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議；專題工作會(huì)議，只安排局主管領(lǐng)導(dǎo)出席，其他領(lǐng)導(dǎo)一般不陪會(huì)。各直屬單位召開的一般性工作會(huì)議，局領(lǐng)導(dǎo)不出席。

（六）嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律

為確保會(huì)議效果，嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律，參加會(huì)議人員要做到“五不準(zhǔn)”：①不準(zhǔn)接打電話，手機(jī)必須關(guān)閉或調(diào)至震動(dòng)狀態(tài)；②不準(zhǔn)交頭接耳；③不準(zhǔn)隨便走動(dòng)；④不準(zhǔn)遲到早退；⑤不準(zhǔn)隨意更換參會(huì)人員，確因故不能參加的，調(diào)換參會(huì)人員需提前請(qǐng)示并經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可換人，會(huì)議簽到必須填寫實(shí)際參會(huì)人員的姓名。

嚴(yán)格會(huì)議請(qǐng)假制度。非上級(jí)會(huì)議、公務(wù)外出，一般不得請(qǐng)假。因故、因病等原因不能出席會(huì)議的，應(yīng)提前向局主要領(lǐng)導(dǎo)或局分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，準(zhǔn)假后方可不參加會(huì)議，并告知會(huì)議籌備人。未經(jīng)批準(zhǔn)缺席的，缺席者于會(huì)后一天內(nèi)應(yīng)向會(huì)議召集人書面說明情況，作出檢查。

以上局機(jī)關(guān)辦文、辦事、辦會(huì)工作程序和規(guī)范，請(qǐng)各單位、各科室，特別是局系統(tǒng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真執(zhí)行。

本通知規(guī)范事項(xiàng)各單位可參照?qǐng)?zhí)行，執(zhí)行運(yùn)行情況請(qǐng)及時(shí)報(bào)局，以便進(jìn)一步修改完善。