第一篇：辦文、辦事、辦會工作程序和規范

辦文、辦事、辦會工作程序和規范

為進一步完善局系統工作機制，嚴格工作程序，轉變工作作風，提高工作效率和服務水平，促進各項工作規范化、制度化運行，確保政令暢通和機關工作高效、協調運轉，根據中省市相關規定，結合我局實際，現就進一步規范局機關辦文、辦事、辦會工作程序通知如下：

一、辦文程序和規范

（一）收文辦理程序和規范

1、簽收、登記、擬辦。局機關公文處理一律由局秘書科統一負責。凡上級來文，屬“三密”文件的，按保密規定辦理；屬平件的，由秘書科專職人員拆封、登記（登記內容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標題、來文份數、分送范圍、初送擬辦人）、編收文流水號，當日送秘書科科長提出擬辦意見。

2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關領導閱批。

3、承辦。按照局領導的閱批意見，秘書科文秘人員及時送交相關科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件，由秘書科負責將局領導的批辦意見一個工作日內轉送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復、答復、報告結果的請示、督辦件等，原則上一周內（特殊情況除外）辦結。在公文承辦過程中，監察室協助秘書科負責催辦、查辦工作，直至辦結。對回復結果的函件，由承辦科室及時向局有關領導報告，按時限要求反饋辦理情況。文件辦結后，承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結后，由秘書科專職人員將辦理過程中領導批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理，按文書歸檔標準要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

（1）對于上級來文，由秘書科科長提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時呈送領導閱批。

（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協辦的順序進行。

（3）除分辦人標注“另送”者外，一般應按順序傳遞。如遇領導外出，可超順序傳遞，領導回來后補簽相關手續。

（4）緊急公文應隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領導外出等特殊情況應由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長，再由秘書科科長電話聯系有關領導，并按領導指示督辦落實。

（5）經局領導閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關單位、科室處理后，應及時將辦結的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規定要求傳閱完后由秘書科專職人員統一保管。

（6）對未經秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領導、秘書科科長一

般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領導已簽署意見的，秘書科應及時補辦簽收、登記辦理手續。

（7）對直屬各單位、局機關各科室報送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文，應先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局領導閱示、報送簽發，不得將文件資料直接報市級領導個人（市上領導有特殊要求的除外），如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領導批示的公文，應及時將情況報告局主要領導，并告知局秘書科科長。

（8）對下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時負責退回報送單位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經秘書科長把關簽字。不予受理的文件是：①公文內容與國家現行法律、法規及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報的；③屬于本部門、局直屬單位和局機關科室職權范圍可辦理的；④需與相關部門（單位）協調而未經協調的；⑤反映問題模糊、請示的內容含混不清、行文不規范、文面不清、報文程序不符合要求的。⑥項目經費未列入計劃、會議決議或領導批示的。⑦簽署合同協議未經領導簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經相關基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

（二）發文辦理程序和規范

嚴格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發—印制—報送—存檔”的順序，履行必要程序，規范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領導，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領導同志閱批。

1.起草。公文主辦科室（單位）根據工作需要或領導要求，確定公文種類，完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室（單位）負責人審核同意后，報秘書科校核，公文內容由經辦單位、科室負責校核；體例格式、主題詞標引和文字表述由秘書科負責進一步規范；公文發送范圍、等級、密級由經辦單位提出，秘書科校核。校核時如發現不符合辦文程序，內容有不妥之處的文件，應及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據秘書科意見進行修改完善，由專職管理人員登記填寫發文審批單，依次呈報領導審核。

4.再核。公文主辦科室根據領導意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及領導批示的文稿一并報秘書科再進行校核。凡屬規范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書科報送有關領導復核后，最后由局長簽發。

6.印制。公文的印制由秘書科負責監督，實行“誰呈報，誰印制”的原則。需要以局名義印發的公文，經過辦文程序批準印發的，由呈報單位或科室承擔印制任務。印制文件要嚴格按照秘書科提供的印制標準、份數進行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。

7.蓋章。以局名義發送的公文，一律加蓋局印章，并經局長、黨委書記同意簽發。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。

8.分發。按照領導批示意見，根據公文要求發紙介文件或電子文件。電子文件由局政務信息專管員負責制作、發布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規定渠道和發放范圍分發報送。

9.歸檔。凡以局名義產生的文件（含資料、領導講話、工作報告、專項匯報等）都一律歸檔。各基層單位和機關各科室代局擬的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負責存檔，存檔內容為：（1）領導批示原件；（2）文件簽發單；（3）紙介公文2份；（4）word格式電子文本。

（三）注意事項

1.局屬各單位、局機關各科室因工作需要或領導指示、會議決議等行文，要嚴格按照《國家行政機關公文處理辦法》規定執行。局受理請示、報告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關部門單位。越級報送或與本部門職能無關的，一般不予受理（局機關各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直接反饋面對面請示報告）。所有報送市委、市政府的公文，均應經局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。

2.文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其它機關的，應當用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚，實事求是。需要市政府或局答復的，要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯系人的姓名、辦公電話和手機號碼，以便聯系，協調解決。

凡邀請市政府領導出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的基本情況，并附有活動議程方案，且由專人負責聯絡協調。

4.行文格式。凡是上報市委（辦）、政府（辦）和局或需經市政府常務會議研究的材料要統一格式，一律用A4紙張打印，原則上以正式文件形式印制，左側裝訂，每頁26行（不含頁碼），每行28字，大標題采用2號方正小標宋簡體，正文為3號國標仿宋字體，由部門（單位）負責人簽發，必須加蓋公章。公文要素齊全，表述準確，不得出現格式方面的錯誤。

5.協調會簽。在職權范圍內可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及其它部門時，應當協商一致后會簽上報，經協商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報告分管領導和局長，由局領導審定，不能自作主張。

（四）從嚴控制發文數量，提高辦文效率。

對法律、法規和規章已有明確規定的，一律不再發文；通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發文。

一般公文的擬稿，24小時內完成；重要公文的擬稿，3天之內完成，特殊情況按要求時限內完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費，降低成本，提高效率，能夠通過城建網或政府內網傳輸的公文實行電子公文網上傳輸，不再印發紙質文件。凡上級要求提供數據信息的非正式材料，原則上以電子版或紙質形式傳送，一般不掛文頭、文號。

二、辦事程序和規范

（一）局領導按照分工負責制履行職責，有職有權，職責分明，各負其責，勇于負責。局領導班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關規定及時向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機關科室和單位實行分級管理，一級對一級負責。各單位各科室需市政府協調解決的問題，應報請局分管領導，經局分管領導審定，并報局長同意后再向市政府分管領導專題請示匯報；特別重大事項由局主要領導向市政府主要領導請示匯報。原則上不得越級匯報。

（二）向市上領導匯報工作要采取“預約制”。各科室及各單位領導需向市政府領導當面請示、匯報工作的，除報經局分管領導、主要領導同意或安排指派、市政府領導直接點名約見外，應先與市政府辦公室取得聯系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領導約定地點及時間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領導報告工作。

（三）市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協辦的，局相關單位和科室要積極協助、配合。以局名義組織的各項具體活動，由各業務科室（單位）牽頭負責擬定活動組織實施方案，經分管領導和主要領導同意后，按方案組織實施，并按方案分工，各負其責落實好相關文字材料、活動現場、會務組織、食宿保障等各環節的工作，局秘書科負責協調、督辦落實。

（四）實行會議決議落實督辦制。各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉達和貫徹落實，凡是決議的事項必須無條件執行，并及時報送涉及本單位、本科室承擔工作任務或落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監察室要積極認真負責地督辦落實，按時發送督辦單、通報落實情況。局定期對局領導、直屬單位負責人、機關科室負責人參會情況予以通報。

（五）對于來機關辦理具體事務的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。凡沒有正當理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負責同志和經辦人的責任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。

（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經局主要領導同意，由秘書科酌情給予辦理。

（七）凡需外出考察學習，無論是局領導、直屬單位、機關科室，都必須提前報告，經過嚴格審批。事前要上報考察學習方案，方案包括：考察的目的、人數、時間、地點、線路、經費及交通工具等內容，經局主要領導審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學習的情況，事后向局寫出書面考察報告。

（八）局領導要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。凡局長指定局領導班子成員或科室負責人參加的緊急會議，參加會議的局領導或科室負責人必須按時參加，會后要及時

傳達匯報會議精神，并督促會議精神落實到位。

三、辦會程序和規范

(一)會議類別

局實行行政工作例會、局領導班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。

為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內容、出席人員分為三類。

1、一類會議：①局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時召開擴大會，或相關人員列席參加；②局領導班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協調安排布置重要工作任務，主要是局領導班子成員參加，必要時按會議要求通知相關單位、科室負責人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報，協調安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點工作，主要是局領導班子成員、局機關各科室、直屬各單位主要負責人參加，必要時通知相關人員參加。

2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據工作需要召開，局長、黨委書記出席，局分管領導主持，局領導班子成員、局系統副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是動員部署、總結表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實施，會前擬定方案。

3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析、總結、協調解決城市建設維護管理等具體工作和問題。局機關各科室召集的專業會議，由各科室自行組織。以局名義、局領導指定或局有關會議決定要召開的專題會，由局分管領導主持，相關科室負責人參加并組織實施，需局長出席的要事前及時請示報告，需要直屬單位有關科室或市直有關部門等參加的，要及時通知，會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。

局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領導班子碰頭會和行政工作例會，原則上會議地點設在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據情況由局秘書科或有關科室協調安排通知。局領導班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開，時間固定在周一早8：45，會議時間、地點有變化時另行通知。

（二）各類會議的審批

一類會議的審批：①召開局黨委會由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開； ②召開局領導班子碰頭會和行政工作例會由局長批準和主持，原則上單周召開領導班子碰頭會，半月召開一次局行政工作例會，局長因故外出時由局長委托人主持。

二類會議的審批：由局長、各分管領導、秘書科根據工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經局長審批。

三類會議的審批：由局各分管領導或科室負責人提議，會議主辦科室填報《會議呈報單》，交秘書科根據申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并經分管領導審核后，報局主要領導審批，局秘書科備案。

（三）會務工作組織程序和職責分工

1、一類會議即局黨委會議、局領導班子碰頭會議、局行政工作例會統一由局秘書科負責會務籌辦工作，秘書科會前收集征求協調局領導成員議題和意見，經局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發、會議記錄由秘書科指定專人分工負責落實。

2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務工作依照有關規定要求以及市政府和局主要領導的指示，在局分管領導的指導下，專門成立的會務組織機構具體負責組織實施，有關科室予以協助。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發由秘書科負責；會場衛生、服務工作、盆景花卉擺放、音響調試等由會務場地保障組負責。

3、三類會議即局專題工作會議的會務工作由主辦科室負責，按程序辦理，并負責會務承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務服務、會后會議紀要的起草下發等，局秘書科協助。

（四）其他需要明確的問題

1、會議議題

凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要領導直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務會議研究的，秘書科按規定程序運作，由議題相關科室提供相應數量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關領導審批匯總后，按工作規則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關科室研究討論并報局分管領導審核后方可送達秘書科，如內容涉及其他相關部門，必須事先征求相關部門意見，如有異議應將不同意見注明，原則上不臨時動議。

2、電視電話會議

上級召開的大型電視電話會議，綜合性的電視電話會議由秘書科根據市上通知要求，負責聯系安排落實與會人員；專業性電視電話會議由對口分管科室聯系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負責及時傳達貫徹好會議精神。

3、各類會議紀要

局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀要由局長、黨委書記簽發，秘書科負責起草印制、分發。專題會議紀要一般由主持會議的局領導審核簽發，重要性專題會議，在印發紀要前，對議定的事項須報經局主要領導審定；具體承辦科室負責專題會議紀要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負責編號、分發。

（五）控制會議數量和規模

大力精簡會議。堅持務實、節儉、高效的原則，提倡少開會、開短會。可開可不開的會議，堅決不開；可歸口召開的會議，合并召開；可由各業務科室或單位聯合召開的會議，不以局名義召開。實行會議計劃管理，從嚴控制以局名義召開的會議，嚴格執行會議審批制度。未列入計劃的會議，一般不得召開，確需召開的，須報請局主要領導批準。已經發文部署的工作，一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外，不安排局主要領導出席會議；專題工作會議，只安排局主管領導出席，其他領導一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領導不出席。

（六）嚴肅會議紀律

為確保會議效果，嚴肅會議紀律，參加會議人員要做到“五不準”：①不準接打電話，手機必須關閉或調至震動狀態； ②不準交頭接耳； ③不準隨便走動；④不準遲到早退；⑤不準隨意更換參會人員，確因故不能參加的，調換參會人員需提前請示并經局主要領導或分管領導批準后方可換人，會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。

嚴格會議請假制度。非上級會議、公務外出，一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的，應提前向局主要領導或局分管領導請假，準假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。未經批準缺席的，缺席者于會后一天內應向會議召集人書面說明情況，作出檢查。

以上局機關辦文、辦事、辦會工作程序和規范，請各單位、各科室，特別是局系統各級領導認真執行。本通知規范事項各單位可參照執行，執行運行情況請及時報局，以便進一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日

第二篇：辦文、辦事、辦會工作程序和規范

辦文、辦事、辦會工作程序和規范

辦文、辦事、辦會工作程序和規范

為進一步完善局系統工作機制，嚴格工作程序，轉變工作作風，提高工作效率和服務水平，促進各項工作規范化、制度化運行，確保政令暢通和機關工作高效、協調運轉，根據中省市相關規定，結合我局實際，現就進一步規范局機關辦文、辦事、辦會工作程序通知如下：

一、辦文程序和規范

（一）收文辦理程序和規范

1、簽收、登記、擬辦。局機關公文處理一律由局秘書科統一負責。凡上級來文，屬“三密”文件的，按保密規定辦理；屬平件的，由秘書科專職人員拆封、登記（登記內容包括來文單位、來文時間、原文件號、文件標題、來文份數、分送范圍、初送擬辦人）、編收文流水號，當日送秘書科科長提出擬辦意見。

2、分辦、傳閱。秘書科科長簽署擬辦意見后，由專職文秘人員呈送局有關領導閱批。

3、承辦。按照局領導的閱批意見，秘書科文秘人員及時送交相關科室承辦落實,需直屬單位辦理的文件，由秘書科負責將局領導的批辦意見一個工作日內轉送承辦單位辦理。

4、催辦、查辦。公文處理需要批復、答復、報告結果的請示、督辦件等，原則上一周內（特殊情況除外）辦結。在公文承辦過程中，監察室協助秘書科負責催辦、查辦工作，直至辦結。對回復結果的函件，由承辦科室及時向局有關領導報告，按時限要求反饋辦理情況。文件辦結后，承辦科室要及時消號并將完整的往來辦理件送還秘書科歸檔。

5、立卷、歸檔。公文辦結后，由秘書科專職人員將辦理過程中領導批示、會商及落實等能反映公文辦理全過程的原始件妥善收集、保管整理，按文書歸檔標準要求立卷、歸檔。

6、來文辦理的其他要求

（1）對于上級來文，由秘書科科長提出擬辦意見，文秘人員分別將文件裝入“批辦件”文件夾、“批閱件”文件夾，涉密文件由秘書科專職人員分別裝入文件夾，及時呈送領導閱批。

（2）傳遞公文按先閱辦后閱知、先主辦后協辦的順序進行。

（3）除分辦人標注“另送”者外，一般應按順序傳遞。如遇領導外出，可超順序傳遞，領導回來后補簽相關手續。

（4）緊急公文應隨到隨辦，并視緊急程度，不得耽擱，如遇領導外出等特殊情況應由秘書科專職人員在第一時間報告秘書科科長，再由秘書科科長電話聯系有關領導，并按領導指示督辦落實。

（5）經局領導閱批，并有明確辦理意見的辦理件，歸口有關單位、科室處理后，應及時將辦結的公文送交秘書科文件專管人員，其他傳閱件按照規定要求傳閱完后由秘書科專職人員統一保管。

（6）對未經秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領導、秘書科科長一般不簽署閱批、擬辦意見。因特殊原因局領導已簽署意見的，秘書科應及時補辦簽收、登記辦理手續。

（7）對直屬各單位、局機關各科室報送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。凡需向市委、市政府或市委辦市政府辦報送的報告、請示等公文，應先送交局秘書科登記，由秘書科分呈局領導閱示、報送簽發，不得將文件資料直接報市級領導個人（市上領導有特殊要求的除外），如遇特殊情況已直送市委、市政府并有市領導批示的公文，應及時將情況報告局主要領導，并告知局秘書科科長。

（8）對下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時負責退回報送單位。退文時，秘書科要填寫“退文單”并陳述理由，經秘書科長把關簽字。不予受理的文件是：①公文內容與國家現行法律、法規及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報的；③屬于本部門、局直屬單位和局機關科室職權范圍可辦理的；④需與相關部門（單位）協調而未經協調的；⑤反映問題模糊、請示的內容含混不清、行文不規范、文面不清、報文程序不符合要求的。⑥項目經費未列入計劃、會議決議或領導批示的。⑦簽署合同協議未經領導簽字、乙方未簽字蓋章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文經相關基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。

（二）發文辦理程序和規范

嚴格按照以局名義“起草—審核—報批—再核—簽發—印制—報送—存檔”的順序，履行必要程序，規范辦文流程。起草單位代擬文稿一律先送分管領導，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領導同志閱批。

1.起草。公文主辦科室（單位）根據工作需要或領導要求，確定公文種類，完成公文初稿。

2.審核。公文初稿由主辦科室（單位）負責人審核同意后，報秘書科校核，公文內容由經辦單位、科室負責校核；體例格式、主題詞標引和文字表述由秘書科負責進一步規范；公文發送范圍、等級、密級由經辦單位提出，秘書科校核。校核時如發現不符合辦文程序，內容有不妥之處的文件，應及時向擬稿單位、科室提出修改或處理意見。

3.報批。確需行文的，由公文主辦科室（單位）根據秘書科意見進行修改完善，由專職管理人員登記填寫發文審批單，依次呈報領導審核。

4.再核。公文主辦科室根據領導意見需要做較大修改的，由公文主辦科室先作修改完善，再將修改后的文稿、電子文本以及領導批示的文稿一并報秘書科再進行校核。凡屬規范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。

5.簽發。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報送局秘書科，由秘書科報送有關領導復核后，最后由局長簽發。

6.印制。公文的印制由秘書科負責監督，實行“誰呈報，誰印制”的原則。需要以局名義印發的公文，經過辦文程序批準印發的，由呈報單位或科室承擔印制任務。印制文件要嚴格按照秘書科提供的印制標準、份數進行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報科室付印。

7.蓋章。以局名義發送的公文，一律加蓋局印章，并經局長、黨委書記同意簽發。秘書科印章管理人員要對印制的公文與文稿檢查校對無異后方可用印。

8.分發。按照領導批示意見，根據公文要求發紙介文件或電子文件。電子文件由局政務信息專管員負責制作、發布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規定渠道和發放范圍分發報送。

9.歸檔。凡以局名義產生的文件（含資料、領導講話、工作報告、專項匯報等）都一律歸檔。各基層單位和機關各科室代局擬的文件連同底稿、附件等一律交秘書科負責存檔，存檔內容為：（1）領導批示原件；（2）文件簽發單；（3）紙質公文2份；（4）word格式電子文本。

（三）注意事項

1.局屬各單位、局機關各科室因工作需要或領導指示、會議決議等行文，要嚴格按照《黨政機關公文處理工作條例》規定執行。局受理請示、報告類公文范圍一般為：局直屬各基層單位、科室、有關部門單位。越級報送或與本部門職能無關的，一般不予受理（局機關各科室不直接向本級行文，需請示報告事項，直接反饋面對面請示報告）。所有報送市委、市政府的公文，均應經局秘書科按公文處理程序辦理，局直屬各單位不能向市委、市政府直接報文或報告工作。

2.文種使用。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其它機關的，應當用抄送形式。報告不得夾帶請示事項，送閱件只作閱知處理。

3.公文撰寫。請示、報告要文字精煉、表達清楚，實事求是。需要市政府或局答復的，要提出初步意見和建議。請示件的附注中一定要留有聯系人的姓名、辦公電話和手機號碼，以便聯系，協調解決。

凡邀請市政府領導出席的會議、活動的請示，要說明會議、活動的基本情況，并附有活動議程方案，且由專人負責聯絡協調。

4.行文格式。凡是上報市委（辦）、政府（辦）和局或需經市政府常務會議研究的材料要統一格式，一律用a4紙張打印，原則上以正式文件形式印制，公文要素齊全，表述準確，不得出現格式方面的錯誤。

5.協調會簽。在職權范圍內可以解決的不得行文請示；請示、報告事項涉及其它部門時，應當協商一致后會簽上報，經協商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報告分管領導和局長，由局領導審定，不能自作主張。

（四）從嚴控制發文數量，提高辦文效率。

對法律、法規和規章已有明確規定的，一律不再發文；通過簡報、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發文。

一般公文的擬稿，24小時內完成；重要公文的擬稿，3天之內完成，特殊情況按要求時限內完成。為了減少報送公文的人力、物力等資源浪費，降低成本，提高效率，能夠通過城建網或政府內網傳輸的公文實行電子公文網上傳輸，不再印發紙質文件。凡上級要求提供數據信息的非正式材料，原則上以電子版或紙質形式傳送，一般不掛文頭、文號。

二、辦事程序和規范

（一）局領導按照分工負責制履行職責，有職有權，職責分明，各負其責，勇于負責。

局領導班子成員對分管工作中的重要情況或重大事項要按照有關規定及時向局長報告，并提出解決問題的方案和建議。局機關科室和單位實行分級管理，一級對一級負責。各單位各科室需市政府協調解決的問題，應報請局分管領導，經局分管領導審定，并報局長同意后再向市政府分管領導專題請示匯報；特別重大事項由局主要領導向市政府主要領導請示匯報。原則上不得越級匯報。

（二）向市上領導匯報工作要采取“預約制”。

各科室及各單位領導需向市政府領導當面請示、匯報工作的，除報經局分管領導、主要領導同意或安排指派、市政府領導直接點名約見外，應先與市政府辦公室取得聯系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領導約定地點及時間后，方可見面。各單位、各科室一般不得直接向市領導報告工作。

（三）市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協辦的，局相關單位和科室要積極協助、配合。

以局名義組織的各項具體活動，由各業務科室（單位）牽頭負責擬定活動組織實施方案，經分管領導和主要領導同意后，按方案組織實施，并按方案分工，各負其責落實好相關文字材料、活動現場、會務組織、食宿保障等各環節的工作，局秘書科負責協調、督辦落實。

（四）實行會議決議落實督辦制。

各單位、各科室必須堅決貫徹市委、市政府和局的決議、決定，對于市上和局的重要重大會議精神要立即轉達和貫徹落實，凡是決議的事項必須無條件執行，并及時報送涉及本單位、本科室承擔工作任務或落實會議精神情況的反饋信息。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監察室要積極認真負責地督辦落實，按時發送督辦單、通報落實情況。局定期對局領導、直屬單位負責人、機關科室負責人參會情況予以通報。

（五）對于來機關辦理具體事務的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時解決不了的要認真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。

凡沒有正當理由拖延辦理、貽誤時機、傷害群眾感情、造成一定影響的，要追究科室負責同志和經辦人的責任。對群眾來信來訪，做到件件有著落。

（六）凡需以局名義出具證明、介紹信、通行證的，一律要有所在科室或單位出具的證明、介紹信，并經局主要領導同意，由秘書科酌情給予辦理。

（七）凡需外出考察學習，無論是局領導、直屬單位、機關科室，都必須提前報告，經過嚴格審批。

事前要上報考察學習方案，方案包括：考察的目的、人數、時間、地點、線路、經費及交通工具等內容，經局主要領導審批后方可成行。外出前必須到局秘書科登記備案，同時要將配備的公車和司機移交秘書科車管干部管理。事中要及時報告考察學習的情況，事后向局寫出書面考察報告。

（八）局領導要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時匯報、傳達、落實會議精神。

凡局長指定局領導班子成員或科室負責人參加的緊急會議，參加會議的局領導或科室負責人必須按時參加，會后要及時傳達匯報會議精神，并督促會議精神落實到位。

三、辦會程序和規范

(一)會議類別

局實行行政工作例會、局領導班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。

為便于組織和管理，將局召開的會議按會議內容、出席人員分為三類。

1、一類會議：①局黨委會，不定時召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時召開擴大會，或相關人員列席參加；②局領導班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協調安排布置重要工作任務，主要是局領導班子成員參加，必要時按會議要求通知相關單位、科室負責人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報，協調安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點工作，主要是局領導班子成員、局機關各科室、直屬各單位主要負責人參加，必要時通知相關人員參加。

2、二類會議：局大型綜合性全局性會議，根據工作需要召開，局長、黨委書記出席，局分管領導主持，局領導班子成員、局系統副科以上干部或黨員代表、職工代表參加，主要是動員部署、總結表彰某一方面的重要工作。由局秘書科組織實施，會前擬定方案。

3、三類會議：專題工作會議，主要是研究討論、分析、總結、協調解決城市建設維護管理等具體工作和問題。局機關各科室召集的專業會議，由各科室自行組織。以局名義、局領導指定或局有關會議決定要召開的專題會，由局分管領導主持，相關科室負責人參加并組織實施，需局長出席的要事前及時請示報告，需要直屬單位有關科室或市直有關部門等參加的，要及時通知，會后要及時將情況由主持會議人員向局長匯報。

局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領導班子碰頭會和行政工作例會，原則上會議地點設在局一樓會議室。二類和三類會議地點根據情況由局秘書科或有關科室協調安排通知。局領導班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開，時間固定在周一早8：45，會議時間、地點有變化時另行通知。

（二）各類會議的審批

一類會議的審批：①召開局黨委會由黨委書記提議，與局黨委委員事前通氣后召開；②召開局領導班子碰頭會和行政工作例會由局長批準和主持，原則上單周召開領導班子碰頭會，半月召開一次局行政工作例會，局長因故外出時由局長委托人主持。

二類會議的審批：由局長、各分管領導、秘書科根據工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經局長審批。

三類會議的審批：由局各分管領導或科室負責人提議，會議主辦科室填報《會議呈報單》，交秘書科根據申請和局總體工作安排，提出會議安排的初步意見，并經分管領導審核后，報局主要領導審批，局秘書科備案。

（三）會務工作組織程序和職責分工

1、一類會議即局黨委會議、局領導班子碰頭會議、局行政工作例會統一由局秘書科負責會務籌辦工作，秘書科會前收集征求協調局領導成員議題和意見，經局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制、分發、會議記錄由秘書科指定專人分工負責落實。

2、二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務工作依照有關規定要求以及市政府和局主要領導的指示，在局分管領導的指導下，專門成立的會務組織機構具體負責組織實施，有關科室予以協助。會議通知、會場座次、會場會標、會議簽到及會議材料的起草、印制及會議材料分發由秘書科負責；會場衛生、服務工作、盆景花卉擺放、音響調試等由會務場地保障組負責。

3、三類會議即局專題工作會議的會務工作由主辦科室負責，按程序辦理，并負責會務承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務服務、會后會議紀要的起草下發等，局秘書科協助。

（四）其他需要明確的問題

1、會議議題

凡局以正式文件報市政府的請示、報告，局主要領導直接提議或局直接報送的匯報材料，需要提交市政府常務會議研究的，秘書科按規定程序運作，由議題相關科室提供相應數量的書面材料及電子版報秘書科收集，待有關領導審批匯總后，按工作規則辦理。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關科室研究討論并報局分管領導審核后方可送達秘書科，如內容涉及其他相關部門，必須事先征求相關部門意見，如有異議應將不同意見注明，原則上不臨時動議。

2、電視電話會議

上級召開的大型電視電話會議，綜合性的電視電話會議由秘書科根據市上通知要求，負責聯系安排落實與會人員；專業性電視電話會議由對口分管科室聯系安排落實與會人員。參加會議人員要積極主動參加會議，并負責及時傳達貫徹好會議精神。

3、各類會議紀要

局黨委會議、局行政工作例會及綜合性的會議紀要由局長、黨委書記簽發，秘書科負責起草印制、分發。專題會議紀要一般由主持會議的局領導審核簽發，重要性專題會議，在印發紀要前，對議定的事項須報經局主要領導審定；具體承辦科室負責專題會議紀要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負責編號、分發。

（五）控制會議數量和規模

大力精簡會議。堅持務實、節儉、高效的原則，提倡少開會、開短會。可開可不開的會議，堅決不開；可歸口召開的會議，合并召開；可由各業務科室或單位聯合召開的會議，不以局名義召開。實行會議計劃管理，從嚴控制以局名義召開的會議，嚴格執行會議審批制度。未列入計劃的會議，一般不得召開，確需召開的，須報請局主要領導批準。已經發文部署的工作，一般不再召開會議部署。除局召開的全局性綜合性重要會議外，不安排局主要領導出席會議；專題工作會議，只安排局主管領導出席，其他領導一般不陪會。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領導不出席。

（六）嚴肅會議紀律

為確保會議效果，嚴肅會議紀律，參加會議人員要做到“五不準”：①不準接打電話，手機必須關閉或調至震動狀態；②不準交頭接耳；③不準隨便走動；④不準遲到早退；⑤不準隨意更換參會人員，確因故不能參加的，調換參會人員需提前請示并經局主要領導或分管領導批準后方可換人，會議簽到必須填寫實際參會人員的姓名。

嚴格會議請假制度。非上級會議、公務外出，一般不得請假。因故、因病等原因不能出席會議的，應提前向局主要領導或局分管領導請假，準假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。未經批準缺席的，缺席者于會后一天內應向會議召集人書面說明情況，作出檢查。

以上局機關辦文、辦事、辦會工作程序和規范，請各單位、各科室，特別是局系統各級領導認真執行。

本通知規范事項各單位可參照執行，執行運行情況請及時報局，以便進一步修改完善。

第三篇：如何更好的規范辦文辦會辦事程序

如何規范辦文辦會辦事程序

文秘部門的地位和職能決定了文秘工作大到覆蓋單位組織的方方面面面，小到涉及部門人員的點點滴滴。作為機關管理工作的一部分，就要求文秘工作事無巨細，都能收放自如。放，要求文秘人員的工作宏觀上控制到位，相互銜接。收，要求文秘人員的工作微觀上不丟不落，見微知著。收放自如，要求文秘人員能把紛繁復雜的工作分門別類，并用現代科學管理的方法統籌解決。從某種意義說，辦文、辦會和辦事的能力是文秘人員必須熟練掌握的基本功，是工作能力的重要表現。

總體要求：辦文、辦會、辦事的總體要求就是“快、準、細、嚴、實”五個字。

快，就是要快行動，要快說、快干、快完，講求效率，要有時效性，說了算，定了干，看輕重緩急，謀先后主次，要有預見性，時時想在先，事事干在前。

準，就是要準到位，要準確及時，講求籌劃，對上路子，吃透上面精神，摸清領導意圖，準確傳達指示，正確處理事項。

細，就是要細到家，要細致、細膩、細心，講求質量，有明察秋毫的眼力，有解剖麻雀的手力，統籌謀劃，深入考慮，全面權衡。

嚴，就是要嚴要求，要嚴格、嚴謹、嚴密，講求態度，一絲不茍，堅持嚴格管理，做到職責明確、制度健全、工作有序。

實，就是要實打實，要實心、實意、實干，講求末端，一抓到底。實，包涵了方方面面，思想求實、作風務實、學習扎實、工作落實、生活樸實、身體結實等。

第一部分 規范辦文

辦文主要是圍繞文書、文件、文字材料3個方面開展工作。這3方面的工作又可以分為3項事務。第一項就是文字工作：主要指文書、文件、信函和新聞稿件的撰寫工作，以及領導同志需要的各種文字材料的準備和起草工作。第二項就是文書處理和檔案工作：主要指文書文件辦理方面的工作，包括文書的打印、制作，收發、運轉、傳遞工作，立卷、歸檔工作。第三項就是圍繞文書文件要辦理的事務。主要指因文書文件產生的、而且需要文秘部門承辦的事務。比如一份文件要迅速復制多份下發，有的文書要發傳真、電子郵件或者及時登錄電子政務網絡下載或上傳有關文件。

一、發文辦理

1.起草：縣委辦公室公文的起草實行主任負責，辦公室和相關部門共同參與的工作機制。對綜合性公文，由辦公室主任或分管副主任負責，辦公室和有關部門共同起草；對方面性公文，由辦公室分管副主任負責，有關部門起草；對縣委常委會，縣委、縣政府聯席會議產生的《會議紀要》、《批復》等文件，由辦公室主任或分管副主任負責，辦公室和有關部門共同起草。以縣委、縣政府或縣委辦、縣政府辦聯合制發的公文，屬于辦公室直接起草的，由縣委辦、政府辦安排人員共同起草；屬于縣委部門或群團組織起草需要審核的，由縣委辦審核后，再送縣政府辦審核；屬于政府部門起草需要審核的，由縣政府辦審核后，再由縣委辦審核。

2.審簽:縣委辦公室各類公文須經主任審核后，方可送有關領導審簽。以縣委名義制發的公文須經縣委分管領導審簽后，再送縣委主要領導簽發；縣委、縣政府聯合制發的公文，須經縣委、縣政府分管領導審簽后，再送縣委、縣政府主要領導簽發；以縣委辦或縣委辦、縣政府辦名義制發的公文，由主任審核，縣委分管領導或縣委、縣政府分管領導簽發，必要時送縣委或縣委、縣政府主要領導審簽。公文須經領導簽發后方可掛號印制，需要及時發出的緊急公文，如果簽發領導不在，可由辦公室主任或者副主任請示簽發領導，授權審核后掛號印制。

3.登記、印制、蓋章:領導審簽后的公文，屬辦公室負責起草的由承辦秘書校核，屬于部門負責起草的由部門校核，經校核無誤后，打印文件清樣，交由辦公室收發員審查和格式把關后，方可登記掛號，交付印制。印制的文件須經辦公室相關文秘人員和印章管理人員再次進行認真校核把關,分管副主任審核確定無誤后方可加蓋印章。

4.分送:辦公室公文的分送范圍由收發員根據公文所規定的發送范圍擬定，經分管副主任審定后安排分送。公文應嚴格按照規定范圍分送，必須做到及時、準確、到位，并實行簽字制度，緊急公文在規定時限內送出，普發的一般性公文在2個工作日內送出。分送后剩余公文交收發員保存。辦公室產生的所有非密級公文加蓋印章后，都必須由政務專網文檔管理人員負責在電子政務專網上同步發送，并督促收文單位及時簽收。5.領導講話、工作匯報等其它材料的起草、審定參照上述規范辦理。

注：按照兩辦《關于進一步規范辦文辦會辦事程序的通知》要求，各鄉鎮、各單位要嚴格落實公文處理規定，按照行文關系和職權范圍行文。屬部門職權范圍事項，由部門自行發文，不得要求縣委、縣政府或縣委辦公室、縣政府辦公室發文。牽涉多個部門的，由主要部門牽頭協商，協商一致后由部門聯合發文。需經縣委、縣政府審批的事項，經縣委、縣政府同意后，可由部門行文，文中應當注明經縣委、縣政府同意。

鄉鎮、部門因工作原因需以縣委、縣政府、縣委辦公室、縣政府辦公室名義制發的文件，按業務歸口由各責任鄉鎮或部門按公文規范要求負責擬稿，并提供相關文件原件或復印件作為發文依據，稿面應附縣委辦公室、縣政府辦公室發文稿紙，并按要求填寫文件標題、主送、抄報抄送單位、附件、擬文時間、緩急和密級等內容，簽署擬稿人姓名，送縣委辦公室、縣政府辦公室核稿后呈相關領導簽發。

二、來文處理

遵照《中國共產黨機關公文處理條例》規定執行，實行限時辦結制。

1.簽收：收發員（或文書）在收到公文核對清楚后，在對方的送文登記簿上簽字（或在電子文檔簽收清單中簽收）。簽收中如發現收文份數不符或其它問題的，要及時向發文機關查詢并采取相應的處理措施。2.拆封：公文由收發員（或文書）拆封，其他人員未經安排不得擅自拆封。標明領導“親收”的公文、信函，直接送交領導本人，不得拆封。

3.登記：收發員（或文書）要設立專門的收文登記簿，對上級機關公文按收文的登記范圍和收文處理的內容要求，逐件進行登記，有條件的填寫《文件處理意見單》，送分管政務工作的領導處理；對下級機關送來的周知性文件材料，直接送分管政務工作的領導處理。收發員收到公文后要分類立卷及時送閱，緊急公文要單卷及時送閱，非緊急性公文須在1個工作日內送閱。

4.擬辦：負責收文處理的領導在接到收發員送來的文件后，應視公文的內容和性質，按照業務分工提出明確具體的擬辦意見，處理公文要分清急緩先后，急件、特急件隨到隨辦，一般來文要在1個工作日內提出擬辦意見。

5.傳閱：收發員（或文書）要隨時掌握領導活動情況，及時送閱文件，緊急重要的文件應及時提醒領導閱示。

6.交辦：收發員（或文書）要對領導批示進行認真登記。對需要轉交有關部門或人員承辦的文件，登記后及時送有關部門或人員閱辦，并由簽收人員簽字。

7.催辦：領導批轉有關部門或人員辦理的文件、電報或其他事項，要適時催辦督辦，督促承辦部門或及時辦理并將辦理結果向有關領導匯報。

8.歸檔:辦結的文電要注明辦結時間，并及時整理入柜，次年3月底前立卷歸檔。

注：通過機要密碼通信系統接收的各類明密電報，收發員（或文書）要嚴格收文辦理程序，根據情況嚴格控制閱讀范圍，辦結后及時歸檔或送回原收文單位。

通過政務專網接收的各類文件電報，收發員要定時查看，當遇政務專網故障時，要及時和上級部門銜接，避免出現遺漏。今后，正常上班時間通過政務專網發送的各類文電，兩辦將不再進行電話催收。

三、公文處理中需要注意的幾點事項

發文辦理主要是把好“五關”：政治關、政策關、事實關、格式關、語言關。

1.把好政治關。公文是有規范體式和法定效力的，不能出現政治錯誤。

①不能違反或不符合黨和國家的法律法規。

②公文里面如果出現領導，不能出現姓名、職務、排序上的錯誤。③注意公文涉及到的權限的問題。比如說我們發一個通知，這里面要求縣級領導出席培訓班并發表講話，這是部門安排權限的問題。領導看了這個通知，他就問誰定的？我怎么不知道？里面有權限的問題就不是簡單的問題了，這也是政治。

2.把好政策關。政策必須前后一致，左右一致，需要調整的，必須說明前一條是需要廢棄的，保持政策的一致性。

3.把好事實關。事實包括數字、引文、人名、地名，還有公文涉及的一些事情的事實，都必須要把好關，不能出任何差錯。4.把好格式關。公文的格式是規范的，有統一的規定，要嚴格按照國家行政機關公文處理辦法來處理。

①文種不能混用，請示就是請示，報告就是報告。不能叫請示報告，不能把請示寫成報告。

②上行文主送機關必須是一個。比如我報一個請示，只能給分管這項工作的領導報一份請示，不能每一個領導都送，那就會出問題。有什么問題呢？就是不同領導的批示可能不一致，最后執行誰的？造成了領導之間的不協調，給上級機關造成了矛盾，最后你自己無所適從，哪個領導的指示你能不執行？不能說合我意的執行，不合我意的不執行。

③發文日期必須是最后一位領導簽發的日期，不是我們在起草公文的時候就把日期寫上了。

格式里面有很多要求，我講的這3點都是比較容易出問題的地方，請大家把握好。

5.把好語言關。公文語言要求準確、簡潔，不啰嗦，這一點在公文起草時候大家要注意，把握好這一點。要注意用詞規范，比如說截止、截至，后面的截至是及物動詞，截止是不及物動詞，比如截至到某月某日，這比較準確的，截止某月某日是不對的。還有制訂（言丁的訂）、制定（確定的定）也是有區別的，前一個制訂是在制訂方案、制訂計劃方面的用的比較多，后一個制定主要是用在法律規章方面。

注：這里，需要強調的是，1.凡是送縣委、縣政府的公文，均統一由縣委辦公室、縣政府辦公室收發室或機要局簽收、分發，原則上不得直接送領導個人或其它科室，未簽收、登記的公文，原則上不辦理。

2.對越級上報、多頭請示、文種混用、體例格式等不規范的；對明顯不符合公文處理規則的；對明顯不符合國家方針政策的；對已正式答復再次報文又沒有新增內容的；對沒有與有關部門協商，簡單將矛盾上交縣委、縣政府的來文，一律作退文處理。對上報公文涉及到相關政策依據的，應在來文后附上相關政策依據原件或復印件，否則作退文處理。

3.各鄉鎮、縣直各部門和市駐靈各單位報送縣委、縣政府的請示件、報告件必須由主要領導簽發，注明簽發人。對不符合報送規定的公文不予收文。

4.轉鄉鎮、部門征求意見的公文，原則上2個工作日內返回意見，重要公文1個工作日內返回意見。意見返回后如有不同意見，由分管領導召開相關鄉鎮、部門領導協調會，由會議作出辦理意見。

第二部分 規范辦會

所謂辦會，就是承辦會議事務性的工作。文秘人員辦會能力的強弱，直接關系到會議效果，關系到領導的意圖能否得到圓滿實現。會議一詞有兩種含義，一是指有組織有領導的商議事情的集會，比如全國人民代表大會、黨委會、廠長辦公室等；二是指一種經常商議并處理重要事務的常設機構或組織，比如中國人民政治協商會議等。我們這里講的是指前一種。它至少包含四個要素，即有組織、有領導、商議事情、集會，四個要素缺一不可。

一、會議的類型

會議的類型繁多。從會議的性質看，有黨的會議、行政會議。從會議規模看，有大型會議、中型會議、小型會議。從會議議題看，有綜合性會議、專業性會議、專題性會議。從會議的形式看，有例會、臨時性會議、電視電話會議，還有多種多樣的現場會。從會議的功用看，有商討、決策性會議，如常委會、黨委會、辦公會等；有部署工作性會議，如黨委擴大會議；有交流表彰性會議，如經驗交流會等；有報告、動員性會議，如傳達貫徹上級會議精神的報告會、先進單位和個人事跡匯報會等；有調查研究性會議，如就某些問題所舉行的匯報會、座談會和研討會等；有選舉性會議，如黨代會、人代會等。

二、會務工作

會議從籌備到善后，有一系列會議秘書工作（也叫會務工作），會務工作做得好壞，是影響會議質量和會議效果的重要因素。會務工作包括秘書工作和事務工作兩部分，重要會議還包括安全保衛工作。會務工作一般包括3個步驟，即會前準備、會中服務、會后總結。

1.會前準備工作

?擬定會議籌備方案。內容主要包括：會議名稱、主辦單位、協辦單位、時間地點、會議議程、出席領導、參加人員、列席人員、座次安排、安全保衛、文件資料、典型發言、頒獎、經費預算、新聞報道、會場布置、籌備分工等。

?會議方案審批。

a.縣黨代會、縣委全委會、縣委常委會和縣委全委（擴大）會、縣委常委（擴大）會及縣政府全體會議、縣政府常務會議，縣委、人大、政府、政協聯席會議，由縣委辦公室或縣政府辦公室提出會議籌備方案，送縣委或縣政府分管領導審核后，呈送縣委或縣政府主要領導審定。

b.以縣委、縣政府名義召開的方面性工作會議或全縣性工作會議,主辦部門填報《會議審批呈報單》，并附會議籌備方案及相關材料，由部門主要負責人簽字后，提前5天報送縣委辦公室、政府辦公室，由縣委辦公室、縣政府辦公室根據申請和縣委、縣政府總體工作安排，提出會議的初步意見，報縣委、縣政府主要領導和分管領導審批。需鄉鎮黨政主要領導和縣直各部門、市駐靈各單位主要負責人參加的全縣性會議，由縣委書記或縣長審批。需合并召開的會議，由縣委辦公室、縣政府辦公室統籌安排，呈送有關領導審批。

c.以縣委、縣政府名義臨時召開的各種緊急會議，由縣委或縣政府分管領導直接報經縣委或縣政府主要領導同意后，責任單位全力以赴承辦，縣委辦公室、縣政府辦公室協調督促承辦單位認真抓好落實。

?制發會議通知。通知內容主要包括：會議名稱、時間地點、會期、會議內容、參會人員、相關要求等。通知范圍包括：出席領導、列席人員、相關新聞媒體記者。

④文件材料準備。主要包括：領導講話、相關文件、主持詞等。⑤會場準備。根據會議性質在主席臺背景處布置黨徽或紅旗，懸掛會標，擺放花卉，擺放桌椅，清掃衛生。大型會議印制座席表或擺放桌簽，小型會議擺放桌簽。會場內音響、話筒、燈光等設備應提前進行調試，確保使用正常。會場應于會前兩小時準備到位，特殊情況下最遲應于會前半小時準備到位。

⑥食宿安排。大型會議和有基層代表參加的會議要考慮到住宿和就餐安排。

⑦信訪接待及安全保衛。

⑧新聞報道。根據會議需要，安排縣委報道組、電視臺、政府網站等派記者和工作人員參加會議，負責新聞報道工作。

⑨人員落實。準確收集與會人員名單，重點是參會領導名單擬制出席人員報名情況,向有關領導報告。

⑩會議報到和簽到。大型會議，會前半天，在會議食宿接待的賓館安排人員進行會議報到。小型會議，會前30分鐘，在會場門前簽到。報到（簽到）結束后，應及時匯總參會人數，向會議主持人報告。

2.會中服務工作

?根據會議規模，在會場安排工作人員，負責清點參會人數、會議記錄和會場服務，辦理領導臨時交辦的任務，維持會場秩序，確保會議順利進行。

?安排服務人員在會場倒水，服務人員著裝要整潔，做到莊重大方、規范用語。

?縣委常委會等重要會議，安排專人負責會議記錄，記錄應真實、準確、完整，不得隨意增刪、改動，對于一些重要的會議或領導脫稿講話的會議，需要錄音的做好會議錄音。

④會議的保密。對需要收回的會議文件資料，由工作人員負責在會議結束前及時如數收回。對于涉密的重要會議，凡規定不準記錄的會議內容，不得記錄，更不得對外泄露涉密內容。

3.會后總結工作

?會議結束后工作人員檢查會場，查看有無遺留物品、資料。?對需要產生會議紀要的，由參會工作人員及時整理會議紀要，報領導審定后，按規定范圍發放；已錄音的會議及時對錄音進行整理。

?大型會議結束后，對會議經費進行結算，并按程序報批。根據會議的不同類型，在具體操作過程中可適當減少有關環節。領導臨時召集的會議的會務流程是：根據領導安排—確定會議地點—明確會務要求—梳理參會人員并制作通知單—電話通知—通知會議室管理人員準備會議室—會議組織—會務服務。

三、承辦會務的基本要求

1.市級領導調研督查全縣性活動的各項會務工作，由縣委辦公室、縣人大辦公室、縣政府辦公室、縣政協辦公室負責承辦，有關鄉鎮、部門協辦。市上分管領導調研檢查方面性活動或局級以下領導調研督查活動，且縣委、縣人大、縣政府、縣政協主要領導或分管領導陪同的各項會務工作，由相對應的辦公室予以協助和指導，業務主管部門負責承辦。

2.縣黨代會、縣委全委會、縣委常委會和縣委全委（擴大）會、縣委常委（擴大）會及縣政府全體會議、縣政府常務會議的各項會務工作，由縣委辦公室或縣政府辦公室負責承辦。

3.以縣委、縣政府名義召開的方面性工作會議或全縣性工作會議，由業務主管部門牽頭承辦，負責草擬會議通知、會議材料，提前3天送縣委辦公室、縣政府辦公室審核，并做好會議通知分送、會議簽到、會議記錄、會議組織等各項會務工作，必要時由縣委辦公室或縣政府辦公室予以協助、指導和把關。

4.部門召開系統內部的各類會議，均由部門負責通知,并做好各項會務工作。

5.國家、省、市召開的方面性電視電話會議、視頻會議，有縣上領導參加的，由縣委辦公室或縣政府辦公室負責通知，相關業務部門負責做好會場布置、會議簽到、會議組織、會議記錄等各項會務工作。

6.全縣綜合性會議費用由縣委辦公室或縣政府辦公室負擔，方面性會議費用由相關部門（單位）負擔。

四、會議紀律

1.單位或個人接到會議（含電視電話會議）通知后，應按通知要求按時參會。凡明確規定參會人員的，原則上不得請假。參會人員因外出學習、參加上級會議、考察或因病等特殊情況確需請假的，應向縣委、縣政府主要領導或分管領導履行請假手續，并告知縣委辦公室或縣政府辦公室；未經批準，不得擅自安排他人頂替參會；經批準可由其他人頂替的，會后要及時了解會議精神，盡快貫徹落實。如經請假但會議有特殊要求不得換人的，會后由主辦單位向請假人員補發有關會議文件材料。

2.全縣性會議需著正裝的，由縣委辦公室、縣政府辦公室通知時注明，參會人員自覺遵守。要切實維護會場秩序，會議期間關閉手機或將其設置為振動、靜音狀態，并不得接打電話；要認真做好會議記錄，會后及時傳達會議精神；不得在會場來回走動，隨意交頭接耳或從事其他與會議無關的活動，嚴禁隨意離開會場或早退。

第三部分 規范辦事

辦事主要指以辦公室日常工作為主的事務辦理。文秘工作紛繁復雜，涉及面廣，除了“辦文、”“辦會”以外，其他都可以歸于“辦事”。

一、辦事的特點

按政策要求辦，遵規守矩，不變通、不走樣；按工作程序辦，逐級請示報告，有始有終；按職責權限辦，不推諉、不爭攬，有所為有所不為。

二、辦事的基本流程

辦事有它一般規律，我這里談的辦事三階段，也是從對辦事的一般規律的認識來說的。

（一）辦事之前的工作階段

“凡事預則立，不預則廢”。一事當前，必須注意把握好四個重要環節：調查、策劃（預案）、協調、請示。

1.調查。就是調查研究，就是一事當前，我們首先要把事情的來龍去脈、背景材料搞清楚。調查研究必須堅持三項基本原則：客觀、全面、深入。

客觀，即如實反映客觀實際。

全面，即全面地了解情況。傾聽各方意見，“兼聽則明”。深入，即深入群眾，聯系實際。2.策劃。就是籌劃、謀劃辦事的方案。在調查研究的基礎上，根據事情的大小、虛實、時限、規模等因素提出2－3個辦事方案。并根據實際情況提出最佳方案或者第一方案、第二方案、第三方案，候選方案等。一般來說，我們在辦事之前，至少要有兩個甚至兩個以上的方案。設計方案時，要做到周密、嚴謹、具有可行性和可操作性，要預計在辦事中可能發生的以及不可預計的問題，假如這些問題一旦發生，我們該怎么辦。

3.協調。就是解決辦事中里里外外的矛盾，抹平方方面面的疙瘩，理順條條塊塊的關系，使各種關系達到和諧。協調是一種行為過程，協調工作就是使協調者與被協調者之間或多個被協調者之間和諧統一，步調一致，去完成某項任務，達到某個目標分方式和方法。協調工作不僅在事前要進行，在辦事中仍然要進行。那么，我為什么在辦事前就提出這個協調問題呢？因為，往往一事當前，我們事先進行協調，后來辦起事來就順利很多，可以起到事半功倍的功效。從某種意義上說，事先的協調比事中的協調更管用，見效更快。

4.請示。就是把調查的來的情況，提出的方案，協調中遇到的問題，在辦事前向領導請示，聽取領導的意見，及時調整工作方案，并取得辦事的確認權、行動權。

調查、策劃、協調、請示這四個環節不是截然分開，也不是一步一步按部就班地進行，它們往往相互交融在一起，是你中有我，我中有你，需要我們機動靈活地掌握。

（二）辦事期間的工作階段 在辦事期間必須抓好四個重要環節：實施、督辦、報告（階段性）、調整（操作方案的調整）。

1.實施。就是按照最佳方案也是既定方案去實行，去操作，一絲不茍地去辦事。

2.督辦。就是催辦，就是對所辦的事進行查詢督促和辦理。做好催辦工作，不僅可以提醒承辦部門及承辦人員在規定的時限內把事情辦完，而且可以使領導及時了解辦事的進展情況。

3.階段性報告。就是我們在辦事還沒有完結的時候，向領導報告工作的進度，或者及時向領導報告遇到的新情況、新問題。這個環節也是很重要的，往往工作方案的進一步調整、工作方式的進一步改進，就是在進行了階段性報告之后產生的。

4.調整方案。就是當在辦事過程中遇到了或者發生了新的情況、新的問題、新的困難，原來的方案已經不適用了，及時改進方案，使工作方案與新的形勢、新的情況、新的問題、新的政策相適應，保證任務順利完成，事情能夠辦好。

這四個環節也不是截然分開的，不是一步一步按部就班地進行的，它們往往相互交融在一起，需要我們機動靈活地掌握。

（三）辦事之后的工作階段

事情辦了，但工作還沒完。我們有的同志往往事情一辦完，就撒手不管，這樣是很難提高的。一件事辦完后，不管成功與否，都要做好善后工作。善后也有四個環節：總結、材料、匯報、歸檔。就是及時總結經驗教訓，并形成書面材料，上報相關領導提出意見。該表揚的表揚，該批評的批評；該作為成功的范例的就作為成功的范例發揚光大，該吸取教訓的就吸取教訓作為前車之鑒，最后還一定記得存檔，以備日后查詢。

三、機關日常事務處理規范

1.親朋來訪型事務。問清來訪者姓名、單位、與領導的關系或經何人介紹、來訪事由等基本情況，及時報告有關領導，在核實其真實身份的基礎上，按照領導意見進行接待辦理；未經領導同意，不能允許來訪者進入領導辦公室。

2.咨詢求助型事務。首先要弄清當事人咨詢求助的具體事項，按規定允許公布的，給予熱情答復；暫時不宜公布的，委婉作以解釋。對具體情況不了解、要求不現實或不屬本質工作權限的，要耐心告知原委，并按照歸口辦理的原則，介紹其到有關職能部門聯系辦理。對求助要求不合理且不聽勸告，滯留不走的當事人，在耐心做好說服勸導工作的同時，可請信訪、公安及有關部門配合，將其帶離機關。

3.商務型事務。通過查驗相關證件、電話查詢等方式，辨明真偽，然后匯報領導決定。

4.宣傳報道型事務。弄清其真實身份和意圖，對其所屬媒體具有一定影響，宣傳報道或舉辦活動確有積極作用的，及時向有關領導匯報；對以有償宣傳為手段，追求經濟利益的新聞媒體，一律婉言謝絕；對以反面曝光為目的，要求采訪有關領導或同有關領導取得聯系的，要迅速向領導匯報，根據領導指示，做出相應安排。

5.上級指示型事務。分別不同情況處理： ①來電要求同有關領導取得聯系，并確認其身份真實者，應熱情答復；對其身份一時無法確認的，讓其留下通訊方式，隨后立即向有關領導報告，由領導親自同當事人聯系。

②若當事人以上級領導身份來電對本級領導做出指示的，無論其身份真實與否，工作人員都要詳細記錄，并請其留下通訊方式，隨即向有關領導報告。

③接到上級部門或領導交辦及會議決定的各類事項后，要及時認真辦理，在規定期限內完成交辦任務，及時反饋辦理情況。遇到自身無法解決的問題或不能按期完成時，要及時上級部門或領導書面報告，說明情況，以免貽誤工作。

6.突發型事件。處理時要注意做到：

①工作人員要在最短時間內，詳細了解并認真記錄突發事件發生的時間、地點、現場狀況，當事人的姓名、單位、聯系方式等內容，并立即向有關領導匯報，按照領導指示迅速應對。

②對匿名報告，無法辯明真偽的，立即向有關領導報告，并按照領導指示迅速處理。

③對自然災害、安全生產事故、惡性案件等情況緊急，又無法立即同領導取得聯系的突發事件，報告分管領導后，可打破一般工作程序，先通知有關部門迅速趕赴事發現場，采取必要的應急措施。待同領導取得聯系后再詳細匯報說明，根據領導要求，進一步完善落實處置方案。

四、辦事的技巧 1.立足全局善謀事。古人云：“不謀萬事者，不足謀一時；不謀全局者，不足謀一域”，必須從全局高度認真對待每一件事，要站在領導的高度審視，正確領會、把握意圖，準確無誤地弄清楚讓你辦什么事，不能局限于本職范圍。要著眼發展審視，不能局限于一時之得失。文秘工作的連續性要求我們辦任何事都要從長計議，從有利于事物長遠發展的根本利益出發，不能只顧眼前利益和一時之需。

2.認真細致能干事。干有很多含義，比如主動作為、組織指揮、解決處理問題、善抓末梢促落實，具體要分清輕重緩急，琢磨怎么辦，先辦什么，后辦什么，這是辦成事、辦好事的關鍵所在。要把事辦好，一要明明白白，不要稀里糊涂；二要雷厲風行，不要拖拖拉拉；三要嚴謹細致，不要粗枝大葉；四要有始有終，不要虎頭蛇尾；五要嚴格有序，不要雜亂無章。

3.提高修養會處事。有人說文秘工作是三分能力，七分協調，足可見互相了解尊重、加強協調溝通、準確掌握分寸在機關工作中的分量。“臨淵羨魚，不如退而結網”，想要加強協調溝通能力，不斷提高自身的素養是必經之路。一要講究儀表修容；二要提高語言素質，三要掌握說話技巧；四要提高心理素質；五要廣泛建立關系；六要優化道德品質。

4.團結協作能成事。一個人只有融入集體才能獲得全面發展才能的手段。在實際工作中我們經常遇到這樣的情況，領導交待的事情，需要幾個部門共同配合完成，這就需要相互之間團結協作、齊心協力。

5.豁達大度能容事。在實際工作常常有這種情況，當領導交給你辦一件事時，你煞費苦心，有時因為某個環節、某個方面的疏忽，發生了問題或者差錯，結果受到了領導的批評，有時還會聽到他人的冷言冷語，這時需要我們有正確的態度，要有寬闊的胸懷，因為容忍他人的誤解也是一種修養。為此，需要我們有修養、有肚量，以一種超然的態度去對待它。

6.開動腦筋總結事。總結是提高的重要環節。一件事情辦完后，要來一番認真系統的思考，看哪些事情辦好了，哪些事情沒辦好，辦好的事情有什么經驗，沒辦好的事情有什么教訓，從中找出規律性的東西，并有意識地把這些認識用于今后的工作實踐，經過反復實踐，反復思考，就會較大程度地提高我們的辦事能力。

五、公務活動禮儀規范

（一）儀表儀容

1.著裝整潔，衣冠端正，莊重大方，不穿奇裝異服，重要公務活動按要求著正裝。

2.著裝時要扣好紐扣，不卷起褲腳、衣袖，不露臍露肩露背，不穿超短裙，領帶須系正。

3.皮鞋要光亮，不得有脫鞋、光腳等不雅行為。

4.身體、面部、手部要潔凈、衛生，不留長指甲，不染指甲。5.頭發要保持干凈、整齊。

（二）儀態

1.站姿端莊，肩平頭正，目不斜視。2.行走要挺胸、抬頭，腳步輕而穩。3.坐姿要自然端正，不前俯后仰，不伸腿蹺腳。

（三）言談

1.公務活動要盡量講普通話，聲音自然、清晰，音量適中。2.語言文明，不講粗話，使用“您好、請稍候、麻煩您、抱歉、對不起、沒關系、謝謝、再見”等禮貌用語。

（四）舉止

1.做到舉手投足大方、得體，與人交往熱情、友好，不卑不亢。避免：①雙手叉腰、交叉胸前、插入衣褲兜內；②撓頭、抓癢、挖耳、剔牙、摳鼻孔；③哼唱歌曲、吹口哨、跺腳、大聲說笑、喧嘩；

④隨地吐痰、亂丟雜物；⑤面對人咳痰、打噴嚏。

2.不得在禁止吸煙的場所吸煙，在外部門、外單位吸煙時，要先征求主人同意。

（五）接打電話

1.接打電話要及時，要在電話振鈴3次內接聽。2.接打電話時用語文明、語氣溫和，首先說“您好”。3.有其他人在場時，接打電話盡量不使用“免提”。

4.給上級領導打電話，要簡明扼要，條理清楚，不過多重復，對領導的答復和指示要記清楚。

5.給下級機關或群眾打電話，態度謙和，不盛氣凌人。6.參加會議、到領導辦公室或接待重要客人時，避免手機發出音響；在公眾場合接、打手機時，要回避眾人。

（六）進出領導辦公室 去領導辦公室要先輕輕敲門，經允許后進入。送領導批件時，要在離領導稍遠位置等候，待領導閱示后，如無其它交代，要迅速離開領導辦公室。

（七）外出乘車

1.乘坐中型或大型轎車時，一般以前排即駕駛員身后的第一排為領導或客人座位，其它各排座位由前而后依次乘坐。

2.乘坐小轎車一般座次為：后排右座、后排左座、副駕駛座。3.乘坐越野車時，副駕駛座為上座，其他座位依次為：后排右座、后排左座。

4.陪同乘車時，要請賓客坐第一座位，上車時，陪同人員要給領導或客人打開車門，請他們先上車，待他們坐好后關上車門；下車時為領導或客人打開車門；他們進出車門時，為其用手遮擋車門上沿。

5.坐在轎車后排左座的人，要等后排右座的人下車后再下車。6.需到車另一側時，要從車后繞行。

（八）待客

1.對辦理公務的客人，要熱情禮貌，做到“一起身、二讓座、三倒水、四辦事、五送客”，并實行首問責任制。客人要見領導或其他同志，要請客人稍候，待聯系后再引導客人會見。

2.引導客人。①要在客人左前方引導；②需要乘電梯時，要為客人要電梯，讓客人先進；出電梯時，要讓客人先出；③引導客人到辦公室時，要為客人開門，示意客人先進。

3.送客。①客人離開時，要讓客人先出門，并與客人握手道別； ②一般的客人可送出辦公室門外，重要的客人要送出機關大門外；③客人需要乘車時，要為其開啟和關閉車門，并揮手道別。

（九）會見與會談

會見、會談時，主人要提前到達會見、會談場所，在門口迎候客人。領導之間的會見、會談，事務安排就續后工作人員應退出，不要隨意進出干擾談話。

（十）宴請活動

根據宴請的性質、目的、主賓的身份等確定宴請的規格、范圍、時間、地點。宴請前賓客到達時，主人要到門后迎接。按先主賓、后一般來賓，先女賓、后男賓的順序，引導賓客進入餐廳。宴請要考慮來賓的飲食習慣、民族、地區、身體狀況及其它特殊要求。

（十一）座次安排

1.開會、活動、照相：按照職位高低排序，中為上、左手方為上，其余依次排列。座簽一般為粉紅色卡紙打印，字體為華文新魏。

2.宴席：一般來說，按照職位高低排序，中為上、右手方為上，其余依次排列。除此之外，還有長方形餐桌的排法，第一賓客職位比第一主人高的排法，首長攜帶夫人一起赴宴的排法，等等，這里不再多說，請大家在實際工作中注意積累。

第四篇：行政管理辦文、辦會、辦事程序和標準

一、辦文程序和標準

（一）目的 通過制訂公文辦理標準，規范辦文、發文程序，提高辦文、發文的效率和質量。

（二）適用范圍

1.xx某地安全生產監督管理局（以下簡稱某地安監局）：

（1）各生產經營單位的請示、報告件的處理。

（2）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。

（3）某地安監局業務范圍內文件的制發。

（4）其他文件的辦理。

2.xx某地安全生產委員會辦公室（以下簡稱某地安委辦）

（1）各鄉鎮人民政府，某地直各辦、局，各生產經營單位的請示、報告件的處理。

（2）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。

（3）辦公室業務范圍內文件的制發。

（4）其他文件的辦理。

（三）職責

1、某地安監局局長（某地安委辦主任）對公文辦理工作負總責，副局長協助分管。

2、各有關股室負責來文的辦理及相關公文的起草和審核。

3、人秘股負責文件的印發及跟蹤落實領導簽發文件的辦理情況。

（四）公文辦理要素

1、收文要素

收文登記、簽收、評審、擬辦、會辦或法核、領導簽批、辦復或擬文、存檔。

2、發文要素

擬稿、核稿、審稿、簽發、校核、印發、存檔。

（五）收文辦理程序和標準

1、收文登記：人秘股為接文股室，其他股室和分管領導原則上不直接受文，單位直接送達的要轉人秘股登記。人秘股要指定專人對所有來文做好登記，做到不遺漏、不缺件；文件登記要按順序分類編號；人秘股收到來文后，要審核來文是否符合公文規范；對不符合規范的公文，直接送達的，應當面告知送達人修改完善后重報，通過郵寄、收發渠道送達的，一日內辦理退文手續。經審評符合公文要求的來文，填寫公文處理箋后，統一送分管領導辦理。收文登記工作要在收文后一個工作日內完成。急件、特急件隨到隨送、隨批隨辦。

2、擬辦：人秘股股長按有關規定提出擬辦意見。來文所附資料不全的，督促來文單位限期補送；涉密公文、重要緊急公文，按有關規定提出確定密級、緊急程度的意見。該項工作一般在一個工作日內完成，需來文單位補送材料的，辦理時間順延。

（1）擬辦意見應以國家法律為依據，體現依法行政。

（2）擬辦意見要字跡清楚，觀點明確，具有積極的建議性和較強的可操作性。

（3）落款應簽署姓名和時間。

3、會辦或法核：需征求部門意見的，分送相關部門，人秘股負責催辦，限期辦結，注明逾期視為同意；涉及法律法規性內容，需進行會辦或法核。會辦或法核工作要在3-4個工作日內完成。

4、領導簽批：局長（主任）或分管副局長根據擬辦意見，在規定時間內作出批示。各層級簽批均要在1個工作日內完成，并簽署審核人姓名和時間。如分管領導不能直接批示，可電話請示，事后補批。

5、辦復或擬文：對領導的批示件，承辦股室要指定專人盡快落實，做好股與股之間、各股與部門之間文件的移交登記簽收，以便查找文件去向，確保文件不丟失、不遺漏。人秘股要按時督促檢查領導批示件的落實情況，及時反饋信息，確保領導簽批的文件件件有落。

（1）需提交局長（主任）辦公會議研究確定的簽批件，在領導簽批后，由人秘股收集，按辦會程序控制。

（2）需發文的簽批件，各相關股室要盡快擬文下發。該項工作要在領導簽批后2個工作日內完成。

（3）需送有關部門辦理的事項，要盡快通知有關部門辦理；領導已作明確批示，可不發文的，由人秘股將領導批示連同來文復印，轉送有關部門或單位。該項工作要在1個工作日內完成。

6、存檔：已經辦結的來文，要將原件及相關資料存檔。

（六）發文辦理程序和標準

1、擬稿：擬稿工作由相關業務股室負責；文稿形成后，應將附件、會簽件、依據材料等附于文稿后，完整反映成文過程；擬稿完畢后，簽署擬稿人姓名和日期。擬稿工作原則上要在1個工作日內完成，最長不能超過5個工作日。

2、核稿：業務股室將草擬的文稿送綜合股核稿，核稿如發現問題，由綜合股提出處理意見或建議，由主辦股室補充、修改。核稿完畢后，應簽署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1個工作日內完成。

3、審稿：綜合股核稿后，將文稿送人秘股股長審核。人秘股股長審核后，視具體情況呈有關領導審核、簽發。審稿完畢后，應簽署審稿人姓名和日期。審核工作要在1個工作日內完成。

4、簽發：審稿后，由人秘股將文稿送局領導簽發，簽發工作原則上要在1個工作日內完成。如領導出差，以電話請示，事后補簽。

（1）以xx某地安全生產監督管理局名義行文的，由人秘股負責呈局長、分管副局長簽發。內容重要、涉及面廣的，應由局長簽發。除特殊情況外，局長、副局長不簽發未經核稿、審稿的公文。

（2）以xx某地安全生產委員會辦公室名義發文的，由人秘股負責送辦公室主任簽發。

簽發人應簽署明確意見，并簽署姓名和日期。其他審批人圈閱，應視為同意。

5、校核：

（1）經簽發的公文，由人秘股編文號，并負責體例等方面校核。

（2）經校核的公文，由人秘股出公文校樣，才能付印；校對人員應對公文進行全面校對，包括文種、格式、文號、文字、標點符號、發文范圍等，如發現問題，應作技術處理。校對人員欲對公文內容作更改的，應報請審稿人、簽發人同意。校對完畢后，應簽署校對人姓名和日期。

6、印發：公文清樣，經人秘股檢閱無誤后方可付印，蓋印后按要求裝訂、分發。

7、存檔：公文印發后，要將文件原稿、簽發件及正式文件3份存檔，承辦股室存1份。

二、會務辦理程序和標準

(一)目的 通過對會議進行有效控制，規范會議程序，提高會議組織的效率和質量，保證會議順利召開。

3、各業務股除辦理領導交辦的事務外，還要督促檢查落實相關事務的辦理情況。

(四)事務辦理工作要素：

交辦、記錄、辦理及反饋、催辦、結果、存檔。

(五)工作程序

1、交辦：某地安委辦領導（局領導）和人秘股發出辦理事務的指令。

2、記錄：接到辦事指令后，相關股室做好記錄，記錄應包括領導交辦事務的時間、地點、內容、辦理時限、要求等。

3、辦理及反饋：承辦人員要按及時快捷的原則，抓緊辦理交辦事項。承辦過程中遇到特殊問題，需要領導協調的，應及時向領導匯報。在辦理過程中要適時向領導反饋辦理進展情況。

4、催辦：轉由有關部門或單位辦理的事務，主辦股室要負責督辦和催辦，在規定的時限內完成交辦事務。

5、結果：按時、按質、按量地完成領導交辦的事項，做到事事有結果。事務辦結后，承辦股室及承辦人員要及時向交辦事務的領導匯報，必要時形成匯報材料。

6、存檔：領導交辦事務辦理過程中，如形成文字材料的，要把相關材料在3個工作日內整理并存檔。

第五篇：如何理解辦文辦會辦事

如何理解“辦文”、“辦會”、“辦事”

“辦文”、“辦會”、“辦事”是對秘書工作形式的精練概括。研究三者之間的關系,實際是為了認識秘書工作中的邏輯關系和事理,明確和突出不同的秘書工作的重心,增強對整體秘書工作的全盤認識,以便更好地貫徹秘書工作的原則,把秘書工作做好。

一、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相對獨立

(一)辦文

文字秘書稱“辦文”為“行文”。研究“行文”的意義就會透徹領會“辦文”的特點。

“行文”可以指“寫文”,即撰擬文書、起草文件等;也可以指“走文”,即文件的收發、運轉、傳遞等;還可以是兩種意義綜合,甚至是指由文書文件而產生的一切事務。由此可見,辦文的核心是文字工作,它的特點就是辦理圍繞文字、文件、文書所展開的工作。針對辦文工作,有對秘書人員撰制公文的要求,有收、發公文的處理程序,有明確的行文規則,所以,“辦文”具有相對獨立的工作系統。

(二)辦會

無論會議、會談、還是會晤,“辦會”就是辦理有關的組織事務工作。

“會”是聚,是多人參與的事,無論“議”還是“談”,都是把大家各自的想法、主張、意見能通過聚在一起的形式統一起來,形成一個共識。所以，秘書辦會的一個中心任務就是起協調作用。在一定的時間、一定的空間內,既有各自的暢所欲言、心情舒暢，又有共識共通、一致認識,不留遺憾。

秘書把“辦會”稱為“做會”。會議辦得是否成功很大程度取決于秘書對會議是否做到精心策劃、組織落實。必須定時、定點做好一切會務,是辦會的特點。針對會議特點,秘書還應總結出會議的要素，制定會議的基本程序，并把會議改革作為一項重要的研究課題提出來。這都表明“辦會”的相對獨立性。

(三)辦事

一切事務性工作都是“事”。廣義地理解,“辦文”、“辦會”也是“辦事”。所以,“事”的特點就是雜，無邊無際、無盡無休、無時無刻。面對如此紛繁龐雜的事務,秘書的關鍵是摸索出事理,掌握規律,舉一反三,才能盡量辦好所有的事。秘書的所有制度和紀律要求,都是針對秘書辦事效率和辦事作風提出來的,“辦事”的核心是認識事理,認識事理的目的在于提高辦事悟性,較高的辦事悟性才能使秘書懂事,能辦事,把事情辦出最佳結果。

二、“辦文”、“辦會”、“辦事”三者的相互聯系

(一)“辦文”有時是通過“辦會”解決的秘書所辦之文,是代表組織的,即使是以領導個人或法人代表名義發文,文書的形成也需要通過領導集體的討論認可,也有必要集思廣益。圍繞著“辦文”,領導可以通過開會交代撰文意圖,秘書通過開會領會意圖,可以通過集中討論,分析歸納辦文的要領,也可以通過會議來貫徹落實文件精神。即使是文件的傳遞、運轉,也可以通過會議來分發傳達。所以,“辦會”，有的時候是“辦文”的另一種形式。

(二)“辦會”離不開“辦文”的工作

圍繞著會議的籌備和組織落實,秘書要做的實際上一系列的文字工作的落實。從會議通知、會議議程表、會議手冊，到決定、決議、會議記錄、會議簡報、會議紀要,還有典型發言、領導講話、開幕詞、閉幕詞、總發言等等,每一份會議文字材料的落實,對辦會的會務秘書來說,都是實實在在的“辦文”。通過會議所達到的一致目標,也是要靠文書來體現和留存的。圍繞會議所形成的文字材料,是組織好會議的重要工具,也是貫徹落實會議精神的重要依據,還是記錄、記載會議的重要歷史資料。所以,“辦會”工作自始至終同“辦文”工作緊密地融合在一起。

(三)“辦事”在多數情況下是通過“辦文”或者“辦會”體現的 以文書的形式或者會議的形式來交代辦事意圖,這是領導經常采取的交辦方式。“辦文”、“辦會”也經常是秘書在處理事務時采取的具體方法,特別是在一些具體問題的處理上,秘書要通過會議收集信息,廣泛征求解決問題的意見建議；能過文書的形式拿出解決問題的辦法。

三、全面掌握“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則方法

(一)“辦文”、“辦會”、“辦事”首先體現秘書的綜合職業能力

(二)“辦文”、“辦會”、“辦事”體現秘書準確地選擇處理事務方式和判斷力

(三)“辦文”、“辦會”、“辦事”的原則和方法

1、功力扎實、工作落實

“辦文”、“辦會”、“辦事”，首先是辦具體事務,秘書的事務能力必須扎實。辦事浮躁,工作毛糙的秘書,什么也干不好。秘書的工作是瑣碎平凡的,做好了不顯眼,做不好卻誤大事。所以，“辦文”、“辦會”、“辦事”的首要原則是秘書的事務工作基本功扎實,工作落到實處。

2、綜合考慮、系統籌劃

在扎扎實實做好具體工作的基礎上,秘書要學會從全局的角度綜合考慮工作安排,從全系統的工作考慮,采取哪種“辦文”、“辦會”、“辦事”的具體方式更有利于工作。秘書選擇“辦文”、“辦會”、“辦事”具體方式的依據不僅僅是哪種方式自己熟悉或熟練,而是要從全局考慮怎樣對工作更有利,效果更好,更能準確達到領導確定的目標。“辦文”、“辦會”、“辦事”在具體實踐中相互交匯、相互融合、不可分割。在完成具體工作任務,解決具體問題時, “辦文”、“辦會”、“辦事”三者只能有所偏重,不能有所偏廢。秘書的工作中一方面應當盡量采取靈活多樣的形式,另一方面應當明確主要的辦事方式,力求主攻成果顯著。

比如開會，會務工作中有“辦文”工作,也有具體的事務要辦,文和事也都要辦好。“辦會”就有會務工作的特點,工作側重點要放在會務上。“辦會”中“辦文”也重要,可以另派文筆優秀的秘書主抓會務中的文字工作,而“辦會”的秘書要一心一意做好會務。來源于考試大

3、勤于總結、勇于創新

在完成領導交給的任務、承接領導交辦的事情時,秘書常常在時間緊、任務重的情況下及時選擇了具體的處理事務的方法。事情按這種方式辦了,就不知道按另一種方式辦是什么結果。這么辦成功了，也許另一種方式更成功;這么辦失敗了,也許另一種方式不一不定失敗。在實際工作中,秘書總結失敗的教訓比總結成功的經驗更重要作用。所以勤于總結、勇于創新,并且在創新中模索更好的工作方法,是秘書在“辦文”、“辦會”、“辦事”中取得事半功倍效果的一項重要原則。