第一篇：機關辦文辦事有關制度

淳安縣國家稅務局機關辦文辦事有關制度

為了提高工作效率，規范工作程序，根據上級辦文辦事有關規定，結合本局實際。特制定本制度。

一、文件資料收發制度

（一）收文

1、凡是發、送、報縣國家稅務局的，一律由縣局辦公室文秘人員拆封，并按來件級別視情收文。收件人為局負責人（未寫姓名的），由局領導授權拆封；主送單位或主要抄送單位為國家稅務局的公文全部列入收文，有關部門、單位直接寄給科室公文，各科室應與辦公室聯系，辦公室未收文的應補收，對各科室、稽查局、信息中心、企業納稅戶的請示等需承辦文件，辦公室文秘收發員要注明收到時間、辦理完畢時間；省、市局下發文件需轉發的，有關科室應報送局領導，轉發到局屬各單位。

2、公文傳閱程序：收發員收文——局長批辦——收發員送閱——科室辦理——辦公室歸檔。公文傳閱的基本要求是快速傳遞、實事實辦、及時歸檔。一般同一次性文件傳閱期限不超過二天。

3、在公文傳閱過程中應注意以下問題：①收發員的收文和局領導擬辦意見的提出，除特殊情況外應在收到文件的當天完成。會議通知、上級領導批示收到后即送局領導批辦；②由業務科室

辦理的文件，落實處理過程一般不超過三天，最長不超過十天。收發員分發科室閱辦文件應做到分發登記、收回注銷，以便于歸檔文件的核查。

（二）發文

1、辦理程序為：

經辦人擬稿——科室負責人審核——辦公室核稿——局領導簽發——編文號——排版——校對——打印——用印——發送。

2、在辦理發文的過程中應該注意以下問題：

①政策性、規范性的上行文、主要請示、報告必須經辦公室或稅政法規科核稿。公文的政策性問題由稅政法規科把關；文字表述性的問題（包括文種、公文用語、公文結構等）由辦公室把關；

②擬辦文稿應使用專用擬文稿頭和A4方格稿紙或A4打印紙，一字（含標點）一格書寫，文稿擬辦和簽發一律使用碳黑墨水，不得使用藍、紅色墨水、普通圓珠筆、鉛筆，書寫、涂改、鉤劃均需清楚、明晰。否則，局領導不予簽發，辦公室不予打印；

③文件的校對由各科室經辦人負責，核對人應在文稿上簽名。訂、裝、封一般由承辦科室負責，封緘后交辦公室發送。公文辦理程序中每個環節的操作者必須在發文稿紙中記錄簽名，以便事后的查對；

④以局名義行文的各類文件、文電、批復、報告、請示等一律由局長或授權分管局領導簽發。

《淳安國稅信息》一般由分管局領導簽發。

二、請示、報告制度

1、各科室、稽查局、信息中心必須嚴格按照職權范圍管理，凡不在職權范圍的工作和事項、完成重要工作和應急事項，均應分輕重緩急，書面或口頭向局領導分別請示或報告。

2、請示、報告的內容。各科室、稽查局、信息中心需要局領導集體研究決定、局長、分管領導審定的重要工作和事情、以局名義布置的重要工作，必須呈報簡要的書面請示或報告。一般性業務工作和正常的行政事務可口頭請示或報告。

3、請示、報告的范圍區分和歸口：

⑴特別重要的工作或應急事項可直接向局長或分管局領導請示或報告；

⑵各科室、稽查局、信息中心的業務工作向有關科室或分管局領導請示或報告；

⑶事關綜合性、全局性的重要工作和事項的請示報告件，應先送交辦公室，由辦公室提出擬辦意見后，轉呈局長批示辦理。到下面開展檢查，一律報縣局辦公室，由局領導統一安排。

4、各科室、稽查局、信息中心遇到特殊情況應及時向局長或分管局領導報告。

5、請示的回復時限：

⑴各科室負責人職權范圍內的工作事項，接到請示后，三天內回復，需要科室集體研究解決的事項，接到請示后七天內回復；

⑵需要經局領導同意的事項，原則上在十日內回復。須經局長辦公會議或黨組會議集體討論的事項，十五天內給予回復。

三、月度、季度工作情況報告制度

各科室、稽查局、信息中心應于每月底將本月的工作情況、下月的工作要點安排進行歸納報縣局辦公室。每季度末各科室、稽查局、信息中心將當季主要工作、主要指標完成情況報送縣局辦公室綜合。

四、信息工作制度

縣局辦公室負責編發《淳安國稅信息》，反映全縣國稅工作和領導決策、指導工作所需的各類信息以及向上報送信息。各科室、稽查局、信息中心負責人要親自抓，指定一名同志為縣局兼職信息員，信息員可閱讀有關內容文件和資料，列席本單位召開的有關工作會議，各單位領導要為信息員工作積極創造條件。各單位信息員對下列信息必須報送：

1、對國務院、國家稅務總局出臺的政治經濟政策、稅收工作方針政策和重大措施的貫徹落實情況。

2、各級黨政領導和有關部門對稅收工作的重要意見和工作要求。

3、重要會議和工作部署的貫徹落實情況。

4、稅收收入完成情況、經濟和稅源變化情況。

5、深化稅收征管改革，為全面加強稅收管理采取的措施。

6、干部隊伍建設、廉政建設、稅務監察、形象工作建設等情況。

7、重大涉稅案件和突發性暴力抗稅案件。

8、其他有利于領導決策和指導工作的情況。

縣局辦公室每半年通報一次各單位信息采用情況，年終按縣局信息工作獎勵辦法進行獎勵，對信息工作不力的單位進行通報批評。對以下重大重要情況要及時報告縣局：

1、各科室、稽查局、信息中心接待市級以上領導視察檢查。

2、發生國稅系統、與國稅干部及其家屬有關的重大刑事案件，特別是辦稅服務廳、增值專用發票庫房等重要部門出現的問題，增值稅專用發票丟失、被盜的案件。

3、針對國稅機關的群眾上訪、游行或沖擊國稅機關等突發事件。

4、因水災、火 災等自然災害和交通事故造成人員傷亡、財產損失等事故。

重要情況報告應當將事件發生的時間、地點、人物、主要情況、原因、后果及主要處理措施，并根據事件進行及處理情況及時續報原。發現原報告有出入要及時更正，報告時間不得超過24小時。

五、印章管理制度

縣局行政印章由局辦公室文秘人員專職管理，其它人員不得擅自將局行政印章帶離辦公室，文秘人員有職責監督用印。對開具局介紹信、證明必須由局辦公室負責人批準。因公外出不能確定

聯系單位、時間、事由，須帶的空白介紹信的應認真填寫留底，并注明原因；因縣局統一組織考試或印制大批量報表，須加蓋印章或套印章，須報經局領導審批同意后用印；日常使用印章，除文件、報表用印外，其余臨時性用印均應登記臺帳備查。

本制度自二○○五年一月一日起實行。

第二篇：市政府辦文辦會辦事制度

市政府辦文辦會辦事制度

為進一步規范辦文、辦會、辦事工作，進一步提高效率和質量，確保市政府決策部署和政策措施加快落地見效，特制定如下規定。

一、辦文相關事項規定

（一）市政府常務會議討論通過的擬以市政府或市政府辦公室發文的辦理時限和辦理要求。

只需作一般性修改的文件，牽頭起草部門須在會后

個工作日內將修改會簽后的文件報市政府，市政府辦公室須在3

個工作日內印發。有重大修改意見需要協調的文件，牽頭起草部門須在會后

個工作日內將修改會簽后的文件報市政府，市政府辦公室須在3

個工作日內印發。

（二）市政府常務會議討論通過的擬以部門名義發文或聯合發文的辦理時限和辦理要求。

只需做一般性修改的，須在會后

3個工作日內印發；有重大修改意見需要協調的，須在5

個工作日內印發。發文須符合市政府常務會議精神，重要敏感事項印發前，應及時向市政府領導同志報告，凡與市政府決策部署總體要求不一致的不得印發。發文需抄送市政府。

（三）部門間文件會簽時限和辦理要求。

對市政府常務會議討論通過的擬印發文件，只需作文字修改的，部門間會簽須在2個工作日內完成；有重大修改意見需要協調的，會簽須在3

個工作日內完成。會簽部門未按時限會簽的，視為無不同意見，牽頭起草部門要做好相應記錄和說明。

（四）全市性重要工作需以市政府、市政府辦公室名義印發的文件，牽頭起草部門須在5

個工作日內代擬完畢，市政府辦公室須在3

個工作日內印發。

（五）市政府領導召開的工作會議，需形成會議紀要的，牽頭起草部門須在1

個工作日內起草完畢，市政府辦公室須在2

個工作日內印發。

（六）以市政府、市政府辦公室名義向上級部門報送的文件，承辦單位原則上須提前

個工作日將代擬稿報送至市政府辦公室，市政府辦公室須在3

個工作日內印發。

（七）市政府各部門在參加省級以上會議后，應于會議結束后

日內，將會議主要精神形成書面材料，報市政府領導。

（八）嚴格控制精簡文件數量，凡能以部門、領導小組名義以及部門聯合發文的，原則上不以市政府、市政府辦公室名義發文。

不印發無實質內容的工作簡報、會議紀要、領導講話等。

（九）加強文件主動公開和解讀。

以市政府或市政府辦公室名義印發的主動公開文件，原則上于文件印發當日在市政府門戶網站公開。以部門名義印發或聯合印發的主動公開文件，原則上也要于印發當日在有關政府網站公開。文件印發后，牽頭起草部門要及時會同有關方面同步做好政策解讀和輿論引導。

二、辦會相關事項規定

（十）市政府全體會議、常務會議、市長辦公會以及以市政府名義召開的全市性工作會議，會議建議方案一般應提前

天報審，會議擬定時間前

天準備完畢。

（十一）市政府領導臨時召開的專題會議、省政府或省級部門召開的電視電話會議，一般應在會議召開前

個小時，將會議準備完畢。

（十二）嚴格控制會議時間，一般性的工作會議原則上不超過

個小時。

（十三）認真執行“無會日”制度。

每周星期一原則上不再安排召開會議。

三、辦事相關事項規定

（十四）市政府常務會議紀要明確的決定事項、常務會議上市政府領導同志交辦事項、其他工作會議決定事項、市政府領導批示事項、市政府領導臨時交辦工作事項，有明確時限要求的，承辦單位按時限要求辦理；沒有時限規定的，一般應在5

個工作日辦理完畢，并向市政府辦公室反饋辦理情況。如在規定時限因客觀原因未辦結完畢的，要及時報告原因和進展情況。緊急事項須第一時間辦理。

（十五）市政府各部門是市政府常務會議紀要明確的決定事項、常務會議上市政府領導同志交辦事項、其他工作會議決定事項、市政府領導批示事項、市政府領導臨時交辦工作事項的責任主體，主要負責同志是第一責任人。

各部門要高度重視，采取“定領導、定時限、定措施、定要求”的方法，專門布置，建立臺賬，跟蹤督辦，確保落實，并及時報告。

（十六）市政府辦公室要加強辦文辦會辦事工作的督查督辦，并定期予以通報。

第三篇：辦文辦事限時制度

辦文辦事限時制度

第一條 根據《辦文辦事限時制度》和《行政許可法》以及主管機關有關規定，結合本局實際，制定本制度。

第二條 局辦文辦事限時制度范圍：上級機關交辦需答復、辦理的公文、事務；局領導批示和要求辦理的公文、事務；部門（單位，下同）報送的規范性請示公文、事務；其他需辦理的公文、事務。

第三條 局綜合辦公室為局辦文辦事限時制度的歸口管理部門。所有應限時辦理的公文,統一由綜合辦公室發送各部門辦理。各部門根據領導批示和職能界定承擔相應的任務；辦文涉及兩個或兩個以上部門的,排在首位的部門為主要承辦部門。

第四條 局綜合辦公室對所有需辦理的公文、事務，應隨時分辦。并由專人逐一登記，均實行限時制度。

第五條 辦文辦事一般采用書面形式，特殊情況或上級領導指示可以采用口頭形式，特別事件在采用口頭形式后必須再以書面形式運用。

第六條 凡是法律、法規、規章以及其他規范性文件明確規定辦理時限的，必須嚴格執行；屬于行政審批事項的，根據《行政許可法》要求，按照行政審批事項的時限要求辦結；屬于等上級部門交辦的或局領導批示要求辦理的公文、事務，應在上級和局領導規定的時間辦結；下屬部門上報的事務，緊急情況及時答復，一般情況兩天內答復，在5天內辦結；特殊情況根據局領導批示后予以答復；其他沒有辦理時限的，按照提高效能的原則，參照《行政許可法》規定時限上限的要求，最長不得超過15個工作日辦結，以局綜合辦公室收到該公文之日起計算。

第七條 對需會簽辦理的公文和會商辦理的事項，主辦部門要主動與有關部門會商。會簽部門要予以積極配合，緊急事項，及時會簽；一般情況下，會簽時間不超過半天；特殊原因，最長不超過1天。重要問題主辦部門主要負責人要親自會商，不得推諉、扯皮；經會商意見仍不一致的，主辦部門應列明各方理據，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請局領導協調或裁定。

第八條 特殊情況，不能按時辦結的，應將延期辦理的理據和處理意見及時報請局領導批準，并告知報文單位。

第九條 對各部門按程序報送的請示性事項或申請事項。若予以否定或不予辦理的，經辦部門須在規定的時間內向局領導報告，并以書面等形式及時反饋報文單位。

第十條 對有關單位征求意見的事項和公文，凡在規定的時限內不能按時辦結或沒有按時反饋辦理意見的，視為默認或同意。由此而產生的后果，將追究造成責任部門的責任。

第十一條 局綜合辦公室要加強對交辦公文、事務的催

辦、檢查督促。一般公文、事務每周催辦一次。緊急的、重要的公文和事項跟蹤催辦；各部門主要負責人為本部門辦文辦事限時制的主要責任人。

第十二條 凡上級部門或局布置有明確時間要求的基礎信息等各類統計報表，必須在規定的時間內完成。在每次工作結束后各部門應將工作完成情況認真總結，并按照局既定的要求進行通報，通報的情況與各部門的目標考核掛鉤。其中，上級布置的階段性中心工作未及時完成而被通報批評的，主辦部門及其主要負責人不得評優評先。

第十三條 局屬各部門為保證對辦文辦事制度執行到位，應制定相關表格予以規范，如果出現不規范的辦文辦事，由部門主要負責人負責。局綜合辦公室對辦文辦事工作定期或不定期的（每月不少于一次）進行督查，發現問題及時糾正或報告局領導處理。

第十四條 對交辦的公文、事務拖拉、推諉扯皮、效率低下，違反本制度的，按照有關規定，追究有關責任人責任。

第十五條 本制度由局綜合辦公室負責解釋。

第四篇：辦文辦事回執制度

為進一步轉變工作作風，提高行政效能，增強工作人員的事業心和責任感，提高辦事效率和服務水平，根據市紀委、監察局《》（）要求，制定本制度。

一、適用范圍 局全體工作人員。

二、主要內容

（一）在服務對象到我局申請辦事/辦文時，凡屬部門和單位（以下簡稱承辦單位）職責范圍內應該為服務對象（以下簡稱申辦人）辦理所申請的事項，承辦工作人員應為申辦對象提供咨詢服務，并在認真審核申辦對象提供有關材料的基礎上，向申辦對象開具書面的《辦事回執單》。

（二）承辦單位對承辦的事項一律執行“辦事/辦文項回執單告知制度”。除辦事/辦文可通過辦事系統/電子辦公系可出據的專用回執專用或電子回執或的情況外，回執單一律按本單位要求規式制作，一式兩份，一份由承辦單位存根、一份由申辦對象保管。一式兩份，一份由承辦單位存根、一份由申辦對象保管

（三）《辦文回執單》內容包括編號、申辦對象、申辦事項、申辦時間、承辦人、承辦時限（即時辦理、限時辦理）、拒辦理由、業務咨詢電話、投訴電話等。

（四）《辦事回執單》分為《受理憑證》、《不予受理通知書》、《辦事補正材料通知書》、《緩辦事項通知書》。《受理憑證》內容包括編號、申辦對象、申辦事項、申辦時間、受理材料清單、承辦人、承辦時限（即時辦理、限時辦理）、業務咨詢電話、投訴電話等。

《不予受理通知書》內容包括編號、申辦對象、申辦事項、申辦時間、承辦人、拒辦理由、業務咨詢電話、投訴電話等。

《辦事補正材料通知書》內容包括編號、申辦對象、申辦事項、申辦時間、承辦人、補正材料清單、業務咨詢電話、投訴電話等。

《緩辦事項通知書》內容包括編號、申辦對象、申辦事項、申辦時間、承辦人、緩辦原因、業務咨詢電話、投訴電話等。

（五）對承辦單位辦事中有下列情形之一的，一經查實及時移送有關職能部門按照干部管理權限對負有直接責任者先按 ；再視情節輕重，依照有關規定，給予黨紀政紀處分或其他處理。

⑴對承辦單位不開具或不按規定要求開具辦文/辦事回執單的；

⑵對不執行一次性告知制度，多次告知申辦人再補辦材料，刁難辦事的； ⑶對可以直接辦理的事項不及時辦理的，或可以在短時間內辦理而故意延長辦理期限的；

⑷對未能在告知承諾期限內辦理的；

⑸在承辦具體事項期間，接受申辦人請吃或收受禮金禮物的；

⑹違反“五條禁令”行為的。

有上述情形之一，屬于直接經辦人員的，追究經辦人員責任；屬于單位有關領導的，追究單位領導責任；屬于單位集體的，追究單位第一責任人責任。

（六）《辦事回執單》由局統一印發，一式兩聯，回執聯交給申辦對象，存根聯由承辦人員留存，各科室（局、中心）定期收集，統一存檔。《辦事回執單》編號由各科室（中心、局）根據工作事項辦理順序自行編寫。

（七）辦文/辦事回執不得收取任何費用，但法律、行政法規另有規定的，依照其規定

三、工作要求

（一）各科室（局、中心）要加強組織領導，把辦事回執制度和政務公開、服務承諾、限時辦結等制度有機結合起來，確保落到實處。

（二）局辦公室將對各科室（局、中心）的辦事回執制度落實情況進行日常監督檢查，服務對象在事項辦理過程中如有問題可撥打局服務監督電話：。

（三）駐局紀檢組對我局辦事回執制度執行情況實行不定期檢查，對不執行辦事回執制度的單位進行通報批評，對違反辦事回執制度的經辦人及負責人按的規定處理。

（四）本制度自2012年10月1日起執行。

《受理憑證》式樣： №：

：

聯系電話：

你處 月 日報送的 事項，所交材料符合要求，我部門將于 個工作日內辦理。

附：接收材料1、2、3、其他說明事項：

經辦人簽字：

經辦人聯系電話：

年 月 日

（蓋章）

說明：

1、本通知書適用于符合報件要求，按辦事流程處理事項。

2、本通知書一式二份，一份交申辦人，一份承辦單位存根。

3、投訴電話： 《辦事補正材料通知書》式樣 №：

：

聯系電話：

你處 月 日報送的 事項，由于材料不全，暫時無法辦理，請予 工作日內補齊報件。

附：接收材料 1、2、3、需補充的材料： 1、2、3、其他說明事項：

經辦人簽字：

經辦人聯系電話：

年 月 日

（蓋章）

說明：

1、本通知書適用于不符報件要求，當場即審即退項目，經辦人需一次性書面告知報批所需具備條件。

2、本通知書一式二份，一份交申辦人，一份承辦單位存根。

3、投訴電話： 《不予受理通知書》式樣： №：

：

聯系電話：

你處 月 日報送的 事項，由于

原因，我部門不予受理。

經辦人簽字：

經辦人聯系電話：

年 月 日

（蓋章）

說明：

1、本通知書適用于不符受理要求，當場即審即退項目，經辦人需書面告知不予受理原因。

2、本通知書一式二份，一份交申辦人，一份承辦單位存根。

3、投訴電話： 《緩辦事項通知書》式樣：

№：

：

聯系電話：

你處 月 日報送的 事項，由于

原因，暫緩辦理，我部將于

工作日內回復處理意見。

附：接收材料1、2、3、需補充的材料：1、2、3、其他說明事項：

經辦人簽字：

經辦人聯系電話：

年 月 日

（蓋章）

說明：

1、本通知書適用于不符立即辦理要求，需經調查或集體研究事項。

2、本通知書一式二份，一份交申辦人，一份承辦單位存根。

3、投訴電話：

第五篇：秘書辦事辦公辦文

秘書辦事我之見

摘 要

秘書人員有兩大任務，一是辦事，二是當參謀。近幾年來，當參謀問題引起了秘書界極大重視，大量的理論性、經驗性文章見諸報刊。相比之下，對于辦事的學門卻議論較少。

關鍵詞：秘書辦事

一、信息工作

秘書做好“輔助管理”首先要做好信息工作。在當今競爭日益激烈的社會中，信息已經成為了一種特殊的政治資本、戰略資源和物質財富。在這個充盈著信息的環境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。無論政壇，還是商場，領導者的成敗得失已經逐步表現為判斷速度和選擇準確率的較量，而領導者決策的關鍵是要“耳聰目明”，要保持充分的準確信息量。秘書要為這樣的領導輔助管理，信息工作必當放在首要位置。無論是公文，會議都是信息的載體。文書是記載信息的，會議是發布、交流信息的。可以說沒有游離于信息之外的秘書工作。

信息的無時不在無處不有的特性決定秘書信息工作的普遍性。對于秘書來說信息手機工作中沒有職內職外之分，一切對工作有用的最新變化信息，都是我們的手機對象。由于信息的時限性和非消耗性，秘書的信息工作是十分緊迫的。這就要求秘書一定要信息獲取量大，準確率高，處理周期短。同樣的信息如果別人知道的早，利用的早，我們就是去優勢這時這樣的信息也就沒有啦利用價值。更快更準的向領導提供信息是秘書做好“輔助管理”的重要保障。信息分為兩種，一種是初級信息一種是高級信息。秘書對信息努力開發并及時向領導提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點。

二、秘書辦公室管理工作

在任何一個機關，秘書部門都承擔著承上啟下、聯系左右、溝通各方面的重要的協調作用，因此秘書部門應當是整個機關工作系統的良性樞紐。完善的秘書辦公室有利于輔助領導推進各項政務和業務工作的展開，協調各智能部門的合作，溝通和密切與社會公眾的聯系,樹立組織機構的良好形象。

在辦公室管理中主要包括秘書人員的人力資源管理，對辦公設施的屋子和產業管理，對辦公機構的崗位責任和制度管理和對辦公環境氛圍的統籌管理。

（一）辦公室的人力資源管理

在人力資源管理中既包括傳統意義上的認識管理，又包含新的內容。將秘書從傳統的歸人事部門管的概念，轉變為人力資源管理，是將秘書作為一種人力資源，通過對秘書工作崗位分析，人力資源規劃、秘書人員的招聘選拔、秘書工作的績效考評、秘書的薪酬管理、有效的激勵機制、人才培訓和開發等一系列手段來提高秘書辦公室的工作效率，從而達到機構和領導的工作目標。

（二）辦公室的設備設施管理

隨著物質的豐富和辦公條件的改善，辦公室的設備設施也日益復雜，設備設施管理成為辦公室管理中一項重要的內容.科學合理的制備,可以提高辦公效率和水平。

1．辦公房間、桌椅、文具柜和文具的管理

辦公房間自然以朝向好、通風、采光好為宜。當然秘書在選擇辦公室的時候一定要考慮到便于領導隨時召喚，與領導辦公室的距離不宜太遠；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機關情況，房間可以窗臨機關大門；

2．辦公機械設備和電器設備的管理

目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設備和電器設備包括電話機、手機、傳真機、復印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、打號器、打孔器、計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、等等。秘書部門對這些辦公機械設備和電器設備的管理主要應用有三個方面。第一是做好資產登記，第二是定時定人負責維護保養，第三是科學合理地使用。

（三）辦公室的環境管理

秘書的辦公室環境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質的環境，也包括人文環境

1．辦公室環境安排

一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。目前規模較大的公司均采用開放式辦公。開放式辦公室中幾十人辦公，格子默默忙碌，低聲言語。領導可以一目了然竟然有序的辦公狀態，這是體現辦公室管理的一個重要方面。

2．辦公室環境布置

是指辦公室桌上物品的拜訪，窗簾、燈具、墻上裝飾品等的布置。通過這些布置體現秘書辦公室的風格和管理水平。秘書的辦公室是一扇一線機關整體水平的窗口，辦公室環境的布置應當和機關的整體風格和格調一致，應當使辦公室物品烘托環境的莊重、整潔和雅致。辦公室燈具應選擇樣式樸素、光照明亮的；秘書的辦公桌上的物件應放在比較固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屜中，避免給人凌亂的感覺。電話應放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。辦公室環境是秘書人員形象和素質的反映

三、辦公室日常事務

辦公室日常事務是秘書工作中最基礎的一項，也是最見秘書的管理工作水平的一項

（一）值班工作

第一，堅守值班恭維。值班人員在規定的值班時間內，必須做到人不離崗，人不離機和24小時不關機，始終保持通訊聯絡暢通，及時接納來自四面八方的函電信息，傳送處理信息

第二，認真處理事務。值班室工作龐雜，瑣碎，無規律性，處理起來有時比較麻煩，但值班人員不得有絲毫大意和馬虎，如果出現差錯或處理不當，輕則耽誤工作，重則造成嚴重后果。因此值班人員必須要以認真負責的態度處理好每一件事情。

第三，做好值班記錄。一是記好值班電話記錄，二是做好接待記錄。

第四，加強安全保衛工作。值班人員的職責之一就是做好機關的安全保衛工作。值班人員一定要處理好熱情接待來人和嚴格門衛制度關系。既要熱情接待，又要嚴格執行制度，嚴防壞人混入。

（二）接打電話的工作

辦公室日常十五致以，就是接打電話。打電話工作，看似簡單，實際上需要工作人員認真對待。做好接打電話工作需要注意以下幾點。

1.熟悉常用電話號碼

應當熟悉本單位電話的分布情況、各科室電話好嘛和本單位領導們的電話號碼；熟悉主要業務聯系單位的點好好嘛和近期有業務聯系的電話號碼；工作案頭應備電話好嘛查詢資料以咨查備用。

2.打電話時應注意的事項

打電話之前，應確認對方電話好嘛、單位和具體要通話人的姓名；事先要考慮通話內容，準備好記錄紙和有關資料。

接通后，先確認對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務。如果找人要說：

“對不起，請***聽電話”

電話中談工作前，先確認對方是否有時間，是否方便談此項事宜。一般要先向對方征詢說，對不起，我想就什么問題和您商量，大概需要多長時間，您看是否方便？

替上司打電話給對方上司的，應在對方上司接電話前就將電話遞給自己的上司。

打錯電話，要說“對不起，打擾了”。

（三）接電話時應注意的事項

鈴響兩三聲之間，是接聽電話最佳時機。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”

接聽電話，拿起后應先說：“您好，這里**公司**部門”。

接聽找人的電話，要問清對方的姓名或單位：“對不起，您貴姓？”“對不起，我怎么稱呼您？”然后說：“請您稍等。”

電話中談事情，要盡快確認對方單位、姓名和電話事由。

不清楚的，要請對方復數；重要的內容，要主動復述給對方確認無誤。通話結束，掛機不必過于迅速，一般對方身份高時，要等對方先掛機。

（四）電話記錄的處理

通話后應及時整理記錄內容（包括錄音電話記錄），并涉及的內同和緩急程度，送有關領導閱讀。領導批示和答復后，秘書人員應立即告知有關部門活人員辦理。對于一般的例行事務秘書人員可直接答復或辦理。

四、做好接待工作

來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認為是十分重要的工作。接待禮儀包括接待環境和接待工作兩方面。

（一）秘書應盡量堅持“約見制度”

來客常被秘書按照事先是否有約定而分為“有約來客”和“無約來客”。原則上說，無論是否優越，秘書都應當以禮相見，服務于人，熱情周到。但是從更好地搞好工作，更順利地接待商談事物的角度說，如果有約在先，雙方的會晤和接洽會因為準備充分而十分順利。另外，從秘書每日工作應當統籌安排的角度考慮，事先有約，也便于秘書安排其他工作，便于秘書事先對要談的事情給領導匯報請示。所以，在接待工作中，秘書應盡量堅持“約見制度”。及時每一位來客

和來訪者能在實現通過電話預約來訪時間和所談事宜，使秘書對每一項都實現有準備，接談后的事情能夠落實，或者有實質性進展。

（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則

秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。在具體事宜的處理上也許會有不同，但是在接待禮儀上，她們從秘書這兒得到的應當是同樣的禮貌接待。