第一篇：秘書學考試私密資料

梅錦縣供銷社辦公室王秘書，接待了一位姓張的來訪者。張某反映，三年前他與某鄉供銷社簽訂了承包某供銷門市點的合同，期限五年。前五年，因該門市點地處窮鄉僻壤，群眾購買力低，幾乎是保本經營。后來許多農戶也經營起農村日用品來，他承包的門市點生意更是難做，雖然苦心經營也沒能改變窘迫局面。于是他改變經營范圍，向農民供應優良種籽和各種樹苗，并教會農民們一些栽培技術，幫助農民發展生產。該鄉農民逐漸富裕起來了，鄉里也通了公路，張某的供銷門市點的生意日益興隆。此時，與縣供銷社副經理關系密切的該鄉農民周某，對門市點的經營十分眼紅，通過“關系”中止了張某的承包合同。張某上訪，請求縣供銷社領導主持公道。

王秘書記錄了張某反映的情況后，感到此事很棘手，他有以下方式可供選擇：（1）將此事壓下來，不向領導匯報。若以后有人問起，就推說忘記了。

（2）將此事只告知與周某關系密切的副經理，讓其定奪。

（3）在報告辦公室主任和供銷社經理前，給副經理“透風”。

（4）直接向辦公室主任和供銷社經理匯報，并提出處理意見。

問題：

（1）根據所學秘書學知識，對上述4種方式判斷正誤，并逐條說明理由。

（2）如果你是這位王秘書，你會采取什么做法？

分析

（1）第一種方式是錯誤的。秘書知情不報，封鎖消息，違背了秘書工作“上傳下達，下傳上達”的職責和信訪工作制度，是絕對不能允許的。

第二種方式也是錯誤的。秘書出于私心或私情，明知副經理與本案有關，按規定應回避，卻喪失原則，明知故犯，違反《信仿條例》有關規定，應受到處罰。

第三種方式也是錯誤的。秘書四處討好，處事圓滑，違背原則，最終結果是害人又害已。

第四種方式才是唯一正確的選擇。秘書應堅持領導人親自處理來信來訪的制度，將信訪中的重要問題向主要領導人匯報，并根據有關規定提出處理建議，供領導人選擇，這才是秘書應堅持的正確原則。

（2）秘書應采取第四種做法，一定要按信訪工作原則辦事。由于該問題屬于信訪中的重要事項，應由領導人親自處理，秘書必須將該事項向領導人進行匯報。秘書知情不報，或者回避問題等，都是不合理的。在向領導匯報的同時，應根據有關規定提出相應的處理建議，供領導人參考，起了輔助決策的作用。

1、人民來信、來訪材料。

人民來信，是指人民群眾寫給各級黨政機關的信件。它是建國后大量產生的新型文書，它不是私人文書。是由寫信者個人署名或二個以上的人聯名，收信者是機關或機關負責人。人民來信，主要反映群眾的意見和要求。人民來信是通過郵局傳遞，來訪材料是來訪人親自遞交。

2、接訪記錄、信訪摘記。

接待人民群眾來訪時，把來訪人所談的內容用文字真實客觀地記錄下來，就是接訪記錄。它是處理人民群眾來訪的重要文字材料和根據。接訪記錄可采用統一印制的記錄紙，格式包括：來訪人單位及姓名、來訪時間、接談人、記錄內容、辦理意見或方式等。

3、接談介紹便信、信訪轉辦便信。

接淡介紹便信是在接談后介紹來訪群眾到下屬領導機構接談的轉辦便信。

接訪轉辦便信是轉出群眾來信、來訪材料時所使用的便信。一般用套紅字頭的機關信箋紙印有固定的格式，包括抬頭、正文、落款及年月日等。

4、調查報告。

信訪調查報告是對某一信訪案件經過深入細致地調查研究后所寫的書面報告。要求內容真實準確，文字簡明樸實。一般由標題、正文、落款及年月日三個部分組成。

5、結案報告。

信訪結案是案件辦結后向立案查處的領導機構所寫的書面報告。是在對立案查處的信訪問題，在深入調查研究，弄清事實真相，有了正確處理結果的基礎上寫出的。結案報告通常包括辦案的基本情況、調查事實的結果、正式處理意見和信訪者意見四個部分。

6、信訪摘報。

信訪摘報是將來信來訪摘要報告領導機構和有關單位時使用的文書。信訪摘報的內容一般有三個方面：一是有一定代表性的來信來訪；二是重要來信來訪；三是有一定突出性的來信來訪。

7、信訪簡報。

就是信訪工作情況的簡要報告，是一種匯報、交流情況、具有指導工作性質的書面材料。各級信訪機構編印的“信訪動態”、“信訪情況反映”、“信訪情況交流”、“信訪簡報”等，都屬于信訪簡報。它雖屬于信訪工作報告一類文體，但不能代替正式文件向上級請示問題，也不能向下級發指示、作決定。信訪簡報的種類，按刊出的日期分，有定期的，也有不定期的；按內容分，有專題性的，也有綜合性的；按閱讀范圍和機密程度分，有的只供領導參考，屬內部機密文書，有的分發面比較廣，有關人員都可以看。

8、立案信函。

立案信函是信訪案件立案時轉交下級機關辦理的信函。其結構和一般書信大體相同，通常由四部分組成：

（１）標題。一般用“關于……的函”的樣式，也有無標題的。

（２）受文機關。寫法和書信一樣，單占一行，頂格書寫，后面加冒號。

（3）正文。要寫明案件的內容，但如果要將來信、來訪材料做為附件，則只寫案由即可。接著要提出要求，要求辦案單位核查，并將結果上報，有的還要限定時間。

（４）落款。注明發文單位名稱(并加蓋機關印章)和發文年月日。立案信函的發文序號，一般放在標題的左上方。

9、催辦信函。

就是催促辦案進度時發出的信函。主要是解決案件落實過程中出現的拖拉、扯皮、梗塞等問題。催辦信函主要包括兩種樣式：一是便函、便條，催促對方辦理；二是催辦卡片，請對方填寫辦理情況后退回

10、信訪請示。

信訪請示是下級機關就某一信訪問題主動請求上級機關（或負責人）審核批準，給予指示或作出答復時使用的文書。格式一般包括標題、抬頭、正文、落款及年月日五個部分。

11、復信。

是人民來信、來訪處理后，向來信來訪者作出答復時使用的文書。

12、信訪統計表。

信訪統計表是對信訪的數字資料加以合理敘述的形式，即對信訪數字資料加以整理、分組和匯總后，按一定的指標秩序，在表格上表現出來。它是對信訪工作進行綜合分析的重要資料。

協助領導做好信訪件辦理工作，是秘書發揮助手作用、服務領導的一項重要工作，是黨政機關一項必不可少的事務性工作。信訪批示件，從廣義上講，是領導對信訪問題、信訪工作的批示，批示的對象主要包括：有關部門報送的信訪信息、信訪工作總結、匯報、通報，上級有關部門轉辦的信訪件，直接來自群眾的信件、電話及來訪記錄，等等。從狹義上講，主要指對群眾信訪件的批示，包括對直接的來電來信來訪和上級部門轉辦的信訪件的批示。本文主要從狹義上來談如何做好信訪批示件的辦理工作。

一、辦理信訪批示件的方法程序

辦理工作主要可分為以下四個階段：

（一）信訪件呈送領導批示前的準備階段。

1．接收登記。信訪件接收的主要形式有：來電來訪記錄、來信簽收、上級轉辦信訪件的簽收、網上信件查收等。接收時要做好信訪件編號、來信人姓名、通訊地址或聯系電話、反映事項等有關情況的登記工作。

2．內容摘要。指對信訪件主要內容進行概括，形成簡短的一小段話，以節省領導閱批信訪件的時間，便于領導有針對性地作出批示。

3．建議批示內容。根據“屬地管理、分級負責”和“誰主管、誰負責”的信訪工作原則，信訪件的轉辦是有規律可遵循的，即可以就信件來源（行政歸屬地）及其反映內容，提出批轉哪個單位辦理的建議。

（二）領導批示的轉辦督辦階段。

4．轉辦。信訪件及領導批示要及時交辦具體承辦單位或承辦人。一般的信訪批示件在1日內交辦到位，緊急和重要的信訪批示要當即交辦。如果領導批示要求限時辦結的，交辦時要特別說明辦理時限。

5．催辦督辦。信訪批示件交辦后，要及時或定期催辦督辦，并做好記錄；對緊急和重要的信訪批示，要隨時檢查辦理進度，催促加快辦理，推動批示落實。

（三）信訪件辦理結果的反饋階段。

6．匯總辦理結果。為確保信訪件辦理有始有終、領導批示得到切實落實，要按期對領導批示信訪件的辦理結果進行收集、匯總，一般可以按月進行，并報作出批示的領導審閱；重要的信訪批示件辦理結果要單獨報領導閱示。

7．答復解釋。秘書在處理信訪批示時，會經常接到信訪人的電話或直接來訪問詢，要根據有關規定，做好答復解釋工作。

（四）信訪批示件的整理分析階段。

8．整理歸檔。按期對信訪批示件及辦理結果匯總情況進行整理，一般一月整理一次，年終進行歸檔。

9．分析統計。對一個階段信訪件所反映內容進行歸納統計，分析當前社會上反映強烈的矛盾、問題產生的原因，研究解決、消除這些矛盾、問題的對策，供領導決策和有關部門工作中參考。

二、辦理信訪批示件應注意的問題

（一）擺正位置。秘書辦理信訪批示件，從工作性質和范圍上來說，只是為領導閱批信訪件做輔助性的工作，其職責不同于具體承辦的政府職能部門，也不同于政府的信訪工作機構，其自身不宜直接處理信訪問題，也不宜牽頭協調有關部門來辦理信訪件（領導特別要求除外）。在辦理信

訪批示時，要在自身職責范圍內辦理，既不能越位，也不能缺位。如在接電接訪時，不要說過頭話、做過頭事，防止問題、矛盾的擴大、激化；在轉辦信訪件時，不能打著領導的旗號，對承辦單位隨意加壓或發號施令；同時，在職責范圍內可以給予信訪人解決和答復的問題，要積極予以解決、答復，不能推諉或置之不理。

（二）及時高效。信訪件是群眾在生產生活中遇到問題、困難和矛盾時的請求和呼聲。盡快辦理信訪批示件，能及時化解矛盾、處理問題、解決糾紛，這也是政府與群眾之間建立信任關系的有效方式，是樹立政府及領導良好形象的重要途徑。2004年，一位外地客商給我市市長來信，索要我市招商引資的有關信息。秘書接到信件后，及時進行了辦理，領導當即作了批示，承辦部門也迅速提供了有關資料。從客商來信到收到資料，前后用了不到一周時間，客商對此非常滿意，后來專門來信對我市政府工作的高效表示贊賞，并多次前來洽談有關事宜。

（三）嚴格保密。保密是辦理信訪批示件的根本要求。信訪批示中，很大一部分是針對重要問題、矛盾問題的批示，有的關系到個人的名譽、利益或人身安全，有的涉及到一部分群體的利益甚至社會的穩定，因此，必須嚴格做好保密工作。保密的要求體現在辦理工作的每一個環節。如信

訪件的接收階段，要保證信訪內容不泄露，就不能隨意由他人代收，更不得將信件丟失被他人撿拾；轉辦階段，要確保信訪件及領導批示在復印、交辦過程中的機密性，防止與交辦工作無關的人看到有關內容；等等。可以說，辦理信訪批示件的同志，必須每時每刻都保持高度的政治敏銳性，嚴格遵守有關保密規定，既要慎言、慎行，又要無私、無欲，對與辦理工作無關的任何人，都不能隨意透露。

（四）耐心細致。耐心細致是辦理信訪批示件的一個重要要求。只有耐心細致，才能保證辦理工作不出差錯，才能保證辦理過程的機密性，才能使每一封信訪件都得以及時高效辦理。信訪件辦理是一項常年累月的工作，做這項工作的同志必須耐得住寂寞，不求名利；此外，還要全心全意為群眾著想，這樣，才能耐心閱讀每一封來信，細心處理每一份批示。每一封信訪件在送交領導閱批前，都要認真登記、摘要；在交辦過程中，都要仔細檢查，防止出現頁碼不全、漏轉或錯轉等錯誤；收到辦理結果反饋時，都要認真檢查是否按領導批示進行了落實，是否解決了信訪人的困難、問題。辦理信訪批示的同志，在接待查詢辦理結果的信訪人時，在規定范圍內可以給予答復的問題，要認真準確予以答復；當時不能答復的，要耐心進行解釋，積極做好疏導工作。有的信訪人因問題得不到解決，講話中往往會帶有厭煩情緒或威脅的口氣，這時，不能官僚主義，對其大聲斥責、責罵或掛斷電話放任不管，而是要站在信訪人的角度耐心進行勸解，幫助其找出盡快解決問題的途徑或方法，這樣才能避免問題和矛盾的擴大、激化，有效弱化或消除信訪糾紛。

三、需要加強和完善的方面

（一）建立健全辦理制度。信訪批示件的辦理是一項自上而下的系統工作，幾乎涉及到黨政機關所有部門。從內部來說，秘書辦理領導批示信訪件要有一套完備、規范的辦理制度，包括信訪件辦理的方法、程序、時限，信訪件辦理的保密規定等。從外部來講，領導批示的信訪件大多要批轉到下一級黨政機關、部門辦理，因此，各地、各部門要結合各自的工作職責和特點，制訂有關的辦理制度。目前，大多數部門、單位都建立了一定的制度，如確定專門科室或專人負責；明確辦理人員的職責、工作要求、辦理程序，等等；但對信訪批示的辦結時限、結果反饋、整理歸檔等，不少單位還未作規定，還需進一步健全制度。信訪批示件的辦理制度，要通過文件的形式加以明確，并要對落實情況經常進行督查。

《秘書學概論教程》“案例分析”材料(8)

案例分析（2則）

1.先閱讀案例材料《性急的董事長》，然后討論后面的問題。

一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！

董事長口述完上述復信內容,要秘書將信打好寄走。

對于董事長的吩咐,秘書應該采取什么樣的態度呢？下面是四種不同的處理辦法：

Ａ.“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。

Ｂ.秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執行董事長的指示,而是將信“壓下來”。

Ｃ.秘書不執行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請您冷靜一點！想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧。”

Ｄ.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？”(材料來源：夏目通利《秘書常識趣談》)

請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當？哪一種最不妥當？為什么？(可先以本章有關秘書工作的性質的原理加以分析，然后再以本書前后其他章節的有關內容加以分析)

2.閱讀下面一則材料，然后回答后面的問題。

上個世紀90年代,信訪部門從大量人民來信來訪中發現一些地區存在著“亂攤派”現象,導致農民負擔過重。在進一步調查的基礎上,確認這是一種全國性的普遍現象。為了保護農民利益,國家有關部門根據秘書部門的建議,制定了“將農民負擔控制在上年以鄉為單位農民人均收入5%以內”的政策規定,規定頒布后,一定程度上制止了亂攤派現象的發展。隨后兩年中,秘書部門通過調查發現,這一規定在執行過程中實際上存在不完善的地方：一個鄉范圍內農民人均收入差距很大,有的達到20-100倍,山西省某鎮78戶富裕戶1994年人均收入5萬元,其余5322戶人均收入僅528元,而負擔卻按全鎮“上年人均收入”平攤到人,每人65元,這65元占一般農戶人均收入的 12.3%,只占富裕戶人均收入的0.13%。秘書部門的調查報告指出：在農民人均收入存在較大差距的情況下,上述政策規定存在著一定的弊端,它掩蓋了農村的貧富差距,在一定程度上起了“劫貧濟富”的負效應,特別是加重了低收入農戶的負擔,不符合公平賦稅、合理負擔的原則,實際上是窮村幫了富村,窮戶幫了富戶,與黨的走共同富裕道路的導向是背道而馳的。

國家有關部門根據秘書部門的建議,后來對上述政策規定作必要的修改。近年來又取消了農業稅,進一步減輕了農民負擔。

（參見王郁昭《應當正視“農民負擔控制規定”所存在的弊端》，載《瞭望》1997年第7期）

(1)在上述材料所敘述的一項重要政策出臺和修改的過程中，秘書部門做了哪些具體工作？起到哪些作用?

(2)上述材料主要說明了秘書工作何種重要性質?

(3)2004年11月4日國務院辦公廳《互聯網信息擇要》稱：“10月以來，各地連續發生多起農民工討薪引發的惡性事件，引起社會各界的廣泛關注。”11月5日，溫家寶總理在該“擇要”上作出批示：“解決拖欠農民工工資問題仍需高度重視”。（據2004年11月11日《南方都市報》）請參照上述材料中秘書部門的工作,設想如果你是國務院政策研究室的高級秘書,針對農民工工資問題，打算如何向國家領導人提出切實可行的建議呢？

案例分析提示或參考答案

案例1

D的處理方法最妥當。C的處理方法最不妥當。

領導在生氣時做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領導冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。

如果像B那樣悄悄壓下信件,不執行領導指示,則有越權性質,如領導將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導火索而已。

C在領導情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領導冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。

D的處理方法既執行了領導的指示,也給領導留下了冷靜下來后仔細思考改變決定的余地,因為如果董事長確實是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則經過半天的思考,他會自我反省,這時秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對領導決定的不同看法,實際上給了領導一個重新決策的機會;如果董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。

案例2

(1)上述材料中,秘書部門在中央制定和調整減輕農民負擔的政策過程中發揮了重要的作用。首先,通過信訪發現一些地區存在著“亂攤派”現象,農民負擔過重。其次,在進一步調查的基礎上,確認這是一種全國性的普遍現象。為了保護農民利益,國家有關部門根據秘書部門的建議,制定了“將農民負擔控制在上年以鄉為單位農民人均收入5%以內”的政策規定。再次,兩年后,秘書部門通過調查發現這一規定在執行過程中實際上存在不完善的地方。最后,中央和國家機關根據秘書部門的建議,在進一步調查論證基礎上對上述政策規定作了較大改動,實行了更徹底的稅費改革。政策制定和調整的每一步驟,都離不開秘書部門的調查研究、信訪分析、信息處理以及決策建議等等具體工作。

(2)材料說明秘書工作是一項政策性很強的工作。許多重大方針政策的制定出臺和修改完善,都離不開秘書部門的輔助。

(3)2003年10月就發生了溫總理為民工討工錢的事件，時隔一年后，溫總理再次就此問題作批示，可見該問題并沒有解決好。如果我是國務院政策研究室的高級秘書，會對此進行充分的調查研究，搞清楚此問題產生和遲遲不能解決的原因，并以確切可靠的數據向國務院領導提出徹底解決它的政策建議。

電視連續劇《忠誠》：河陽市委書記高長河剛剛上任時，有一位老奶奶（老上訪）要求反映一些問題，被秘書擋住了，但高書記親自在會議室接待了她，并親自給她泡茶。老奶奶非常有條理地提出她所要反映的問題，分十二項內容，每項內容又分幾個方面，第一項沒講完就已經過去半個多小時。秘書一看情形不對，急忙想出一個辦法，叫高書記接一個重要電話，然后自己去接著聽老奶奶的反映。

試分析該秘書的做法是否合理？

要點總結：

對于該秘書的做法，應具體問題具體分析：

1、“老上訪被秘書擋住了”反映出該秘書沒有堅持信訪工作的原則，同時也沒有按照來訪程序處理。

（1）信訪工作原則之一——對無理取鬧者批評教育：如果能接受批評教育，不再無理取鬧的，不予追究；對經教育無效者，會同公安機關予以教育和制止；如有違法行為的，可送公安司法部門依法處理。

（2）關于群眾來訪處理：要做好來訪的登記工作；接待要熱情、耐心、誠懇；內外有別，注意保密；出現特殊情況，要做特殊處理。

所以該秘書不應該簡單粗暴的把來訪者擋在外面。

2、“讓高書記接重要電話，自己接著聽”反映出秘書在領導活動中的參謀作用和助手作用。領導的精力和時間是有限的，必定需要秘書幫助他處理一些事務。

該秘書履行了自己的職責，當好參謀和助手，隨機應變，為領導擋駕。第1題

××省人民政府于5月20日召開了一個全省各地衛生 系統負責人的會議，會議主題是討論如何加強衛生管理 工作，預防傳染性疾病，會后將會議紀要印發各地，請 你選擇適當的文種代為擬寫。

第2題

根據下列材料，擬寫一份請柬。經濟學院校慶8周年，要在12月21日晚7：00—9：00在學院禮堂舉行慶典活動，準備邀請李冰教授作為出席的特邀佳賓，請你制作一份請柬，要求格式正確，表述清楚。第3題 ××職業學院向麗晶大酒店發文，商洽派出今年行政管理專業的應屆畢業班學生20人準備到麗晶大酒店進行畢業實習兩個月的有關事宜，麗晶大酒店收文后同意接收，請你以麗晶大酒店的名義復函，表示同意接收××職業學院的該要求。

最佳答案 第一個是通知

關于召開XXXXXX的通知 各地級市人民政府：

按XX要求，我省將在2010年5月20日XX時在省人民政府XX會議室召開關于XX會議。請各

衛生系統負責人準時參會 特此通知

年月日 第二個是邀請函 尊敬的李冰教授：

為紀念經濟學院校慶8周年，我院將在12月21日晚7：00—9：00在學院禮堂舉行慶典活動，特邀請您參加。

年月日 復函，XXXX：

貴院《xxxxxxxx的函》收悉，經研究，我酒店原則同意貴院要求，時間從XX年XX至XX年XX。此復。

XX年XX日XX日

答復下級機關請示事項的公文，叫批復，是上級對下級機關來文所提出的請示

而表明態度或作出明確回答的公文，是一種下行文。

[格式內容]

1．標題。一般寫成“關于xxx的批復”。

2.原由。一般寫成“xx[xx]xx號文收悉”。

3．批復事項。

4．落款。

［范例參考］

中國證券監督管理委員會關于xx新華期貨經紀有限公司的批復

證監期審字[1995]25號

xx新華期貨經紀有限公司:

經審核，你公司符合期貨經紀公司的標準，請持本批復到國家工商局申請注冊

登記，經管范圍為:國內期貨經紀業務，期貨投資、信息咨詢服務業務、期貨從業人

員培訓業務。在完成該哦尼斯注冊登記手續后，請持營業執照副本原件及復印件、法人授權委托書和領取人身份證原件及復印件到我會領取《期貨經紀業務許

可證》。

第二篇：私密資料專題

通過遠程教育培訓的學習使我受益匪淺，下面我就談談自己的一些心得體會及自己的一些看法。

第一、堅持“健康第一”的指導思想，促進學生健康成長。新課程以促進學生身體、心理和社會適應能力整體健康水平的提高為目標，構建了技能、認知、情感、行為等領域并行推進的課程結構，融合了體育、生理、心理、衛生保健、環境、社會、安全、營養等諸多學科領域的有關知識，真正關注學生的健康意識、鍛煉習慣和衛生習慣的養成，將增進學生健康貫穿于課程實施的全過程，確保“健康第一”思想落到實處，使學生健康成長。

第二、激發運動興趣，培養學生終身體育的意識。學校體育是終身體育的基礎，運動興趣和習慣是促進學生自主學習和終身鍛煉的前提。無論是教學內容的選擇還是教學方法的更新，都應十分關注學生的運動興趣，只有激發和保持學生的運動興趣，才能使學生自覺、積極地進行體育鍛煉。因此，在體育教學中，重視學生的運動興趣是實現體育與健康課程目標和價值的有效保證。

第三、以學生發展為中心，重視學生的主體地位。新課程關注的核心是滿足學生的需要和重視學生的情感體驗，促進學生全面發展。從課程設計到評價的各個環節，始終把學生主動、全面的發展放在中心地位。在注意發揮教學活動中教師主導作用的同時，特別強調學生學習主體地位的體現，以充分發揮學生的學習積極性和學習潛能，提高學生的體育學習能力。

第四、關注個體差異與不同需求，確保每一個學生受益。新課程充分注意到學生在身體條件、興趣愛好和運動技能等方面的個體差異，根據這種差異性確定學習目標和評價方法，并提出相應的教學建議，從而保證絕大多數學生能完成課程學習目標，是每個學生都能體驗到學習和成功的樂趣，以滿足自我發展的需要。

總之這次的培訓，是難忘的一次充電機會。是給我們提供了再學習、再提高的機會，讓我們能聚集在一起相互交流，取長補短，共同學習，共同提高。我相信在今后的教學中，我會有很大進步的。我相信，只要我們每個體育教師都堅持自己的理想，執著地追求自己的夢想，在我們付出了艱辛與汗水之后，一定會看到明媚的陽光。

第三篇：秘書學考試重點

秘書工作的特點是什么？

（1）輔助性

“輔助”是相對于“主導”而言的。輔助，是指在主導的領導、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導完成共同的目標。它既非主導的，又是與主導密切相關，相對于主導而存在的。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規定的任務，實現其預定的目標。地位再高的秘書也終究是比他更高一級的領導的助手。各級各類秘書人員都必須認清自己的助手地位，認清自己工作的輔助性質。

（2）綜合性

所謂綜合，就是指不同類型、不同性質的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質。秘書既有日常的、程序性較強的例行工作，又有臨時性的、突發的非例行性工作；既有機要性工作，又有非機要性工作；既有操作簡易的工作，又要操作復雜的工作。它們類眾多、內容復雜，既要使用腦力，又要花費體力，需要廣泛的知識和多種技能才能勝任。

（3）機密性

秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不管是機關、企業、私人的秘書，其工作內容都或多或少地涉及機要和秘密，或者是個人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業道德。

（4）服務性

秘書職業屬于第三產業，具有明顯的服務性，但又有其自己的特點。除了“服務的直接性”和“服務的穩定性”之外，秘書服務還具有“廣泛性”。1985年全國秘書長會議上，中央卻提出了秘書工作要做到“三個服務”。①為本機關領導和上級機關領導服務②為本機關其他平級的職能部門服務③為下級機關和人民群眾服務。通俗地說，秘書工作應對“上、中、下”三個層面服務。當然首要的是為領導、為上司、為雇主服務，但也不能忽視另外兩個服務。

秘書工作機構設置有哪幾項原則？

1.精簡原則。人員精簡是為了提高工作效率，避免人浮于事。

2.縱向層次盡量少。縱向層次是為了上下溝通工作方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義。

3.橫向幅度可適度加大。橫向幅度大事因為秘書工作涉及面廣、頭緒多，事務繁雜。秘書工作機構有哪些職能？

1.助手職能：例如幫助或代替領導部門處理日程文書、通訊、聯絡、接待等事務，節省領導的經歷與時間等。

2.參謀職能：例如調查與提供領導決策所需要的信息材料，支持領導決策。

3.樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯系左右的樞紐功能。

4.協調職能：秘書部門還負有在上下之間溝通、協商，以消除隔閡、調整關系、調解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統一的協調職能。

5.保密職能：秘書部門在機關和企業中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密回憶、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能。

6.公關職能：在不設公關部門并無專職人員的組織中，秘書部門還承擔著處理公共關系的職能。秘書部門還應本著“廣結良緣，內求團結，外求發展”的原則處理好各種關系。女性秘書自我保護意識和方法

有了自我保護意識，還需要自我保護方法。有經驗和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的經驗，概而言之是：堅持原則，靈活對待，防微杜漸，自尊自愛。具體方法主要有： 工作態度認真踏實，不浮夸，不取巧；

穿著打扮樸素優雅，不艷麗，不新潮；

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻；

對人態度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；

不接受分外的報酬和貴重的禮物；

不參與同事關于男女情事的談話；

不在上司辦公室作非工作性的逗留；

不聆聽男性上司或同事婚姻不幸的傾訴；

不讓對方誤解你的關心和幫助是愛情；

不接受男性上司或同事的單獨邀請；

盡量少參與男性上司的家庭事務或個人應酬；

盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要注意言行細節；

及時表明你已婚或已有男朋友；

不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏；

必要時依靠法律，尋求保護。

秘書應怎樣處理好與上司的關系？

1、秘書與上司關系的特征

（1）工作上的主從性。秘書是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司為主，秘書為輔、為從。

（2）知識、能力、體力、思維的補充性。秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應該是一種合力，應該是相加，而不是相減或抵消。

（3）人際關系的首屬性。秘書與上司尤其是主管上司的關系是首屬關系，建立并鞏固這種首屬關系，對秘書的工作成果和事業前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘書與上司在工作上是“主從”關系，而決不是“主奴”關系。秘書應保持人格上的獨立性，不應該成為上司的附庸或其他。

2、秘書與上司關系的處理原則

（1）主動配合、適應。秘書應善于理解上司的工作意圖，主動配合上司做好各項工作，而不能撥一撥，動一動。

（2）服從，但不盲從。秘書對上司的基本態度是服從，這也是秘書職業特征的要求。尤其是初級秘書對資深上司，服從就更多一些。上司對秘書尤其是中高級秘書常有咨詢的可能，秘書也有提出建議甚至不同意見的必要。再者，秘書接觸文件較多，對各種法規、制度更為熟悉，自然負有對上司某種程度監督的責任。因此，秘書對上司不能盲從。

（3）委婉提醒，適時規勸。秘書應該采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，讓上司自己發現錯誤，或是等待一定的時間再做請示，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。

（4）維護上司間的團結。秘書主要為主管上司之外還有其他職位不等或分工不同的上司。秘書主要為主管上司服務，還應該力所能及地執行其他上司的指令，而不可只顧自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越過直接上司向更高一級上司請示。秘書既應維護直接上司的威信和利益，也應維護上司間的團結。

怎樣做好日程安排工作

1、服從于組織的總目標和整體計劃：上司的工作只是整個機關的、單位工作的一部分。秘書為上司，即使是主管安排日程時，首先應該考慮的是服從于組織的總目標、總任務和整體計劃，要顧及主管上司上下左右的工作配合、工作制約，如發現有沖突，應及時匯報上司，征得同意后進行協調、解決。

2、區分輕重緩急：秘書應對上司的工作任務、各種會議、經常聯系的同事和客人、計劃中的出差、社會交往乃至休假等等大大小小的活動進行全面了解并作記錄。然后，分清輕重緩

急，先遠后近、先重后輕，先外后內，按年、月、周、日作出初步安排。

3、隨時補充、調整：秘書不可墨守成規，而應隨機應變，仍應根據先重后輕、先外后內的原則隨時做補充、更改或取消。

4、提示和督促：秘書不僅要為上司排出科學、合理的工作日程表。而且還有責任幫助上司實施。包括幫助上司記憶工作的內容和時間表，及時提示和督促，將上司的重要活動通知有關的同事及汽車司機，并要求他們與上司密切配合等等。

5、酌留彈性、勞逸結合：安排上司的工作日程切不可滿打滿算，一般不超過工作量的50%。既要考慮到臨時增加的內容，又要留出足夠的時間讓上司做準備，免得窮于應付，反而達不到工作效果，也應該注意上司的勞逸結合，白虎上司的身體健康和情緒穩定。

收文和發文的辦理程序是怎樣的？

收文處理程序：

（1）簽收、拆封和登記。

簽收。要對照文件投遞清單或送文登記薄認真清點，做到四個“查清”。

拆封。拆封文件要細心，不要撕毀封內文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。登記。收文登記的形式分為簿冊式、聯單式和卡片式。

（2）分辦和傳閱。

（3）擬辦與批辦。

擬辦。文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

批辦。指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

（4）承辦、催辦和注辦。

承辦。指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

催辦。指必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。

主辦。也稱辦復。指對文件承辦的情況和結果，由經辦人員在文書處理單上簡單注明。發文辦理程序：

（1）擬稿、審核與簽發。

擬稿。是文件承辦人根據領導的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。

審核。是指擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實，要做到“六查”。

簽發。指機關領導人對文稿的最后審定、簽字發出。

（2）繕印與校對。

繕印。指對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印制。

校對。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。

（3）用印、登記與封發。

用印。是指在完成的文件上加蓋機關印章。

登記。主要是為了便于對文件的管理和查找。

封發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。

公文立卷的意義。

（1）公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以維護文件的完整與安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，為檔案工作打下了基礎。

什么是案卷歸檔？怎樣進行案卷歸檔？

案卷歸檔：有關某一題或某一工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體必須逐年移交給機關檔案室集中保管。

(1)案卷目錄的編制。案卷目錄的項目有：案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內文件起止日期、卷內文件份數、頁數、保管期限、備注等。

有2種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號，編制正式的案卷目錄。二是由機關檔案室統一組織，指導各部門的文書立卷人員統一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。

（2）檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。編制的內容有：文號索引，文件分類目錄。

（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為歸檔。要注意歸檔范圍，歸檔時限和歸檔要求。

溝通有哪些類型和方法？

溝通，由不同的標準可分不同的類型和方法。從組織關系來分，可分為內部溝通和外部溝通；又可分為上行溝通、下行溝通、平行溝通。從溝通的一般關系來劃分分為

1）單向溝通。即一方向另一個特定的對象作單線的定向溝通，只要求對方接受、了解，而不要求對方回復的溝通。

2）雙向溝通。即要求對方反應、回復，以求互相了解，進一步磋商的溝通。

3）多向溝通。即一方同時向兩個以上的對象所做的呈輻射型的溝通。

溝通的主要方法分

1）直接溝通。即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發送或交換的溝通。

2）間接溝通。即通過第三方中介或媒介所傳達的溝通。

3）明示溝通。即以盡可能明白、清楚、準確的語言、文字、圖像表達來溝通信息、溝通

意圖，這是常用的、基本的方法。

4）暗示溝通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例題

你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長崎市將派代表團來本市作友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一個接待小組負責本次接待工作。如讓你擔任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作?

外事接待是秘書工作中一項十分重要的工作。我應該從以下幾個方面著手工作。首先，應該組織整個接待小組的同志溫習有關外事接待工作的規定，也要了解當前中日關系的基本現狀以及日本在國際國內的一些基本情況。其次，要詳細了解外賓情況，包括外賓的人數、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當了解日本的政治經濟和文化習俗，擬好接待計劃，做好各個方面的聯系和準備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領導人，以及外賓的參觀、訪問和業務洽談的日程安排。

第四篇：秘書學資料

涉外秘書學 復習提要

1.秘書產生的社會歷史條件。

①文字的出現，②相當規模的社會組織的形成，是秘書產生的兩個最基本的社會歷史條件。

2.我國最早的秘書機構的名稱。

商代出現了我國最早的秘書機構——太史寮

3.春秋戰國時期特殊的秘書階層是什么。

士 一是在諸侯爭霸中沒落的貴族階層。二是由于學在官府的壟斷局面被打破而受惠于私人辦學風氣的平民庶子

4.唐代特殊的秘書的名稱。

翰林學士。翰林學士的前身是翰林供奉，翰林供奉的前身是文詞待詔

5.我國古代秘書的含義。

“秘書”都是指宮禁中秘密收藏的圖書資料。

“秘書”在古代的第二個含義是讖緯圖箓之書。“讖”(chen)是古代的巫師或方術之士制做的一種預測未來的隱語或預言，以之作為吉兇的符驗或征兆。

6.國外秘書一詞原出于拉丁文Secretarius,意思是“可靠的職員”。

7.在西方，秘書作為一種職位，最早產生于英國資產階級革命中，克倫威爾聘請漢密爾頓為秘書。

8.涉外秘書的含義.指在我國三資企業、外國駐華機構、我國的涉外單位和部門、在國外的企業、涉外民營企業等輔助上司實施涉外經濟活動或涉外事務管理的專門人才，是改革開放后產生的新型的外向型秘書。

9.三資企業的含義。指在我國出現的中外合資、中外合作、外商獨資企業。外國駐華機構是指外國政府、公司、銀行、科技文化組織等派駐我國境內的大使館、領事館、辦事處、聯絡處等。涉外部門是指我國各級行政機關、企事業單位、社會團體中負責涉外工作的部門，如省市人民政府的外事辦公室等。

10.涉外秘書分類。涉外秘書就其所在單位性質分，一是三資企業秘書，二是外國駐華機構秘書，三是國內涉外單位秘書，四是民營私營企業秘書，五是私人涉外秘書。就其所在崗位分，一董事會秘書，二是總經理秘書，三是總經理助理秘書，四是總經理辦公室秘書。

11.涉外秘書與機關秘書的區別。

一、管理目標不同。涉外秘書的主體是三資企業的秘書，他們的主要管理目標是以取得最大經濟效益為出發點和歸宿，企業管理者關注的是最佳效益。機關秘書從事的是輔助管理工作，屬于行政管理的范疇，行政管理的目標是追求整個社會的公共利益，以不斷滿足人民群眾日益提高的物質和文化需求。

二、服務對象不同。涉外秘書主要為企業主管上司服務，涉外秘書和上司往往是一對一的隸屬關系。在三資企業中，經理或總經理的個人意志是整個企業活動的核心和主宰。

在黨政機關和大中型企業的機關秘書，是為整個領導群服務的。他們在客觀上受多頭支配，辦事效率較涉外秘書要低。

三、工作范圍的差別。涉外秘書的職責可歸納為“處理事務，綜合服務”。機關秘書的職責可歸納為“處理事務，輔佐決策”。

四、各項業務側重點不同。1.就辦文而言，機關文書是傳達貫徹黨和國家的方針政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答復問題，指導布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的工具。三資企業文書是為企業經營活動服務的工具。

2.就辦會而言，機關秘書籌辦會議主要是為了準確領會領導的開會意圖，對與會人員有嚴格的要求，與會人員的數量也要準確掌握。涉外秘書籌辦的大多數是經營性會議，往往與公關人員和銷售人員有關，以提高經濟效益為主。3.就辦事而言，機關秘書不管是授權理事還是處理日常事務，都有嚴格的授權范圍，工作規范，程序性強。涉外秘書面對的不僅僅是企業內部的管理事務，更多是面對市場，面對競爭，面對外界，其活動方式、活動內容均以 提高企業的經濟效益為目的，以開拓市場為中心，工作方式更加靈活多樣。

12.我國首次將涉外秘書從秘書學中劃分出來，是在1998年。

13.涉外秘書這一稱呼起始于20世紀80年代初。

14.我國涉外秘書發展的三次高潮的時間和背景。

一、涉外秘書的產生。始于20世紀80年代，最早出現在沿海經濟特區的三資企業中，是改革開放的產物。

二、涉外秘書發展的三次高潮。80年代的第一次高潮。90年代的第二次高潮。加入世貿組織之后的第三次高潮

15.女性成為涉外秘書主體的原因。

一是擅長處理人際關系，二是耐心細致，條理性強。三是記憶力強，四是具有打字天賦，五是天性謹慎，利于保密，六是現代知識女性擇業觀 的體現，七是生理特點適合做秘書。

16.三資企業管理權的歸屬的四種類型，一是雙方共管型，二是一方為主型，三是委托第三方型，四是一方承包，租賃型。

17.三資企業的管理特點，一是精干高效，二是政令暢通，三是制度嚴明，四是唯才是用，五是博采眾長。

18.美國的企業文化與日本的企業文化的區別。美國：移民國家，個人之上、個人奮斗的個人主義得到充分發展。企業文化帶上了濃重的個人主義色彩。強烈的個人奮斗意識，使追求卓越、永不自滿、求變求進，成為美國企業文化的基石。獨立意識強，企業和員工之間，員工與員工之間是純粹的工作關系。日本文化重視集體，強調個體對集體的歸屬感和群體的和諧統一。員工之間，員工和管理人員之間，存在著親屬式的團結感。

19.三資企業文化的作用。

一是增強員工的向心力和凝聚力。二是增強員工的自豪感和社會責任感，三是有利于改善人際關系，四是有利于樹立企業形象，五是促進企業現代化。

20.涉外秘書在企業文化建設中的職責和作用，一是辦好企業報，二是編制宣傳小冊子，三是受命籌辦、組織活動，四是關心員工。

21.涉外秘書的協調作用體現在一是協調上司之間的關系，二是協調上司與下屬的關系，三是協調職能部門之間的關系，四是協調內外關系。

22.涉外秘書的職業特性，包括輔助性，服務性，被動性，隱匿性，涉外性。

23.涉外秘書的服務性體現在為上司服務，為下屬部門服務，為員工服務。

24.涉外秘書的最高權力機構是董事會。

25.涉外秘書的知識結構，包括基礎知識，秘書學知識，行業知識，了解中外文化差異。

26.涉外秘書的技能要求，一是熟練地掌握外語，二是嫻熟地操作辦公自動化設備，三是快捷的速記，四是掌握寫作技能。

27.涉外秘書應如何與上司保持和諧、默契的關系，一是了解上司，二是尊重上司的權威，三是體諒上司的苦衷，四是學習上司。

28.影響同事關系的因素有:

思想觀念因素，興趣愛好因素，個性特征因素，利益因素，社會因素，年齡因素。

29.處理好同事關系的因素，一是尊重同事，二是寬容隨和，三是樂于助人，四是一視同仁，五是善待同事親屬。

30.涉外秘書應如何打造良好的職業形象。儀容美 語言美 舉止美

31.涉外秘書應克服的人際交往的心理障礙。

妒忌心理 猜疑心理 自卑心理 偏執心理

32.涉外秘書應有的公關意識

一是樹立良好的組織形象的意識，二是雙向溝通的意識，三是廣結良緣的意識，四是互利共贏的意識，五是內求團結、外求發展的意識。

33.秘書應當如何正確的贊美上司。

1．指導思想要正確。贊美領導的出發點是為了肯定其工作上的成績，進而增強其進取心和信心，切不可借贊揚之名，行無原則的吹捧之實。

2．贊美的語言要有分寸。贊美的語言要有分寸，不可濫用形容詞、副詞。“最”“非常”“特別”“親自”之類的詞要少用或不用，否則，領導會覺得你言不由衷，有敷衍或吹捧之嫌。

3．贊美的方式要靈活多變

4．贊美的內容要有選擇性.對于領導在乎的事情，不妨多加贊美，反之，可置而不論。5．贊美的時機要把握好 6．贊美之中要流露羨慕之情

34.秘書與上司的矛盾性和統一性體現在哪些方面。

矛盾關系的體現：①身份、地位不同。②工作職能不同。③個人素質不同。④脾氣性格不同。

統一關系：①沒有領導，就沒有秘書：另一方面，領導也必須借助秘書為自己服務。②利益一致的關系。

35.涉外秘書應有的意志特征，一是自覺性，二是果斷性，三是堅持性，四是自制力。

36.涉外秘書自制力的表現，一是善于控制自己的情緒，二是善于約束自己的言論，三是善于節制自己的行動。

37.調查報告常見的開頭的方式。

①概述式。即用簡明扼要的語言介紹調查的時間、地點、對象、經過以及調查方法

②設問式。在導語部分先提出問題以及吸引讀者的注意力和興趣。其中又分為兩種情況，一是只問不答，結論隱含在調

③論說式。圍繞主題生發議論，點明所調查的問題的性質及意義。查報告的主體部分，或在結尾概括出來。

④對比式。即通過對同一個調查問題的兩個或兩個不同的調查對象的現實狀況進行比較，或對一個調查對象的今昔狀況進行比較，并由此提出問題，引出下文。其中又分兩種，一是縱向對比，大抵適用于按時間先后順序對同一個對調查對象的歷史和現實情況作對比

38.涉外秘書言語美的基本要求。

1、字正、腔圓、句順

2、韻調適中，節奏適度

3、準確傳情達意4.、掌握應變的技巧

39.涉外秘書坐姿和走姿的基本要求。

坐姿：

①落座前如要拉動椅子，則應稍稍用力提起，以免椅腳與地面發生磨擦而發出較大的聲響。

②坐定后，不可東搖西晃，不可翹腿，雙腿、兩膝要并攏，腰部自然挺直，臀部占椅子板面的三分之二。

③起身時，動作幅度不能太大。要把椅子輕輕地推回原處，走姿：基本要求是優雅、輕盈、有朝氣，富于節奏感，不徐不疾。具體要求是：腳尖朝前，切勿呈內八字或外八字形。男子走平行線，突出陽剛、英武之氣；女子步履應輕捷、嫻雅，步子略小，走成直線，突出溫柔、嬌巧之美。要抬頭挺胸，平視前方，不可左顧右盼。無論男女，步態要從容、平緩。

40.涉外秘書心理健康的十條標準。

①有足夠的自我安全感；②能充分了解自己，并能對自我能力作出評價； ③生活理想切合實際；④不脫離周圍現實環境；⑤能保持人格完整和諧；

⑥善于從經驗中學習；⑦能獨立并保持良好的人際關系；⑧能適度宣泄情緒和控制情緒；

⑨在符合集體要求的前提下，有限度地發揮個性；⑩在不違背社會規范的前提下，能恰當地滿足個人的基本需要。

41.國家秘密的概念和范圍。

含義：國家秘密是指關系到國家的安全和利益，依照法定程序確定的，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項

范圍：政治秘密，是指國家事物中的重大決策中的秘密事項

軍事秘密，指涉及國防建設和武裝力量活動中的秘密事項

涉外秘密，凡外交和外事活動中的秘密事項，以及對外承擔義務的事項。經濟秘密，涉及國民經濟和社會發展中的秘密事項

科技秘密，涉及科學技術中的秘密事項

司法秘密，凡涉及維護國家安全活動和追捕刑事犯罪活動中的秘密事項其他經國家保密部門確定的應當保守的國家秘密事項

42.國家秘密的等級和保密期限

1.絕密，除特殊規定外，保密期限不得超過30年

2.機密，除特殊規定外，機密保密期限一般為20年

3秘密，除特殊規定外保密期限一般為10年

43.保密工作的基本方針。《保密法》規定：“保守國家秘密的工作，實行積極防范，突出重點，（內外有別）既確定國家秘密又便于各項工作的的方針。”

44.保密工作的十條紀律。

1、不該說的機密，絕對不說；

2、不該問的機密絕對不問；

3、不該看的機密絕對不看；

4、不該記錄的機密，絕對不記錄；

5、不在非保密本上記錄機密；

6、不在私人通信中涉及機密

7、不在公共場所和家人、子女、親友面前談論機密；

8、不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；

9、不在普通電話、明碼電報、普通信息網上傳達機密事項；

10、不攜帶機密材料與游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所

45.調查的六種類型。

1．基本情況型調研2．專題型調研3．總結經驗型調研

4．決策措施型調研5．預測型調研6．突發事件型調研

46.書面調查法、抽樣調查法、頭腦風暴式調查法。

書面調查法，其方式是根據調查的目的、任務和要求將相關的調查項目設計成一

份調查表，發給被調查者填寫。分封閉式和開放式兩種

抽樣調查法，其方式是從總體調查對象中抽取部分樣本進行調查，由此結果推知整體情況。具體分為，簡單隨機抽樣法，分層抽樣法，系統抽樣法

頭腦風暴式調查法，本來是指精神病患者在精神錯亂時的胡言亂語。此處是轉用其義，指無拘無束、自由奔放的意思。

47.信息編發工作的基本要求。

1、標題要醒目

2、主題要鮮明

3、背景要查清

4、流向要明確

5、事實要準確

6、文法要正確（教材P146-147)

48.信息收集的范圍。上級信息，內部信息，同行信息，社會信息，國際信息

49.會議的日程、議程和程序

議程：是指會議的議事程序

日程：是指對議程的具體化，將會議的每天安排情況告訴與會者。通常有兩種方式一是表格式 二是文字式

程序：是指一次會議的活動順序的安排

50.會議記錄和會議紀要的區別。

①、適用范圍不同。會議無論大小，對必須有會議記錄，而會議紀要則只適用于大中型會議或比較重要的會議。

②、制作程序不同。會議記錄是當場記錄的，會后往往還要加工整理，經領導過目核準簽字后，進行歸檔并長期保管。而會議紀要的書寫制作則必須嚴格按照公文的有關程序進行。

③、寫法不同。會議記錄重在記述會議的進程，不能用評析的文字，而會議紀要除開頭外，都用評述性文字。

④、表達方式不同。會議記錄要求如實完整地記錄會議過程中的情況，而會議紀要則采用概述式的方式，側重提煉會議的主要觀點和決斷事項。

⑤、效力不同。會議記錄不屬于公文，不允許公開發布，一般只作為資料保管，而會議紀要則是一種法定的公文，已經下發，則具有指導作用和約束力。

⑥、保密要求不同。會議記錄的保密程度高于會議紀要，一般由指定的人員記錄，且要求保密，而會議紀要具有傳達、告知的功能，一般不具保密性。

第五篇：現代秘書學期末考試資料

鄭州大學現代遠程教育《現代秘書學》課程考核要求

說明：本課程考核形式為提交作業，完成后請保存為WORD 2003版本格式的文檔，登陸學習的平臺提交，并檢查和確認提交成功（能夠下載，并且內容無誤即為提交成功）。

一． 作業要求

1.認真學習課程，廣泛查閱文獻資料，高質量完成課程作業。

2.必須由自己獨立完成，不得抄襲或請人代寫，雷同作業按照零分處理。

二． 作業內容

論述題（第一題40分，第二題60分，共100分。）

1、談談你對“秘書”概念的認識與把握。答：

一、秘書現象和秘書現象的社會定位

秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現象，是歷史發展的必然產物。秘書學的研究，不應從歷史上什么時候出現秘書職務開始，而應當從為什么會出現“秘書”這一本原開始。

文字的產生和發展，從五千多年前用獸骨占卜問神，到商朝甲骨卜問后刻寫卜辭，體現了人在為權力服務中總結文字經驗和發揮文字作用的本領，以文字為工具的社會服務隨之尋偶。向當事人釋解占卜兇吉，記錄生產技術，記載個人秘密，提出某種建議，充當傳遞信使等秘書現象不斷出現。這些現象的抽象，就是孕育“秘書”含義的本原。

秘書現象的應用價值，首先被氏族公社末期的貴族統治者所認識。他們對秘書現象進行了政治性和歸屬性的改造。

隨著社會的發展，這種“圍核機制”被模擬和擴散。表現為“核”的模擬和“圍”的擴散。

這樣，在我們的腦海中浮現了一幅圖景。在社會前進的腳步中，以“圍核機制”為特征的秘書現象不斷地以一定的存在形態被凝固在社會各個系統、各個環節的樞紐之中。凝固點上的人就成為秘書現象的人格化身，成為“秘書人”。他們被稱之為“秘書”或類似的稱謂，實現了秘書現象的社會定位。這就充分說明，“秘書”是由秘書現象分離和衍變而派生出來的，它是一種符合社會管理發展需要的分工。

由于社會各個系統、各個環節的樞紐是個龐大的網絡，因此在網絡中無數點上定位的“秘書”，存在著社會屬性、“凝固”形態和活動方式多元化的特征。事實正是這樣，當今世界“秘書”的定位有官方的、民間的；政治的、經濟的；行政的、專業的；集團的、個人的等等，不一而足。

總之，歷史的發展，產生了秘書現象，秘書現象孕育和分娩了秘書人，秘書人承擔了秘書現象的兼容升華和圍核指向，滿足了社會定位的需要；同時，社會對秘書現象及其“圍核機制”的功能性選擇，還在不斷發展和擴新，呼喚出現新的“秘書”定位。這就是秘書現象和秘書定位歷史發展的模型。這模型告訴我們，人類社會的秘書史，就是在這樣豐富多彩的秘書現象動態發展中記載的。

二、從秘書現象看秘書概念

對秘書現象產生和演化，以及秘書職司起源和變遷的粗略勾勒，有可能為我們解釋秘書概念找到了一把鑰匙。

首先，秘書現象產生發展分離再發展再分離的演進規律，表明了它既有廣義的擴展性，又有狹義的規定性。其次，秘書現象分離后的社會定位的圍核化，社會定位歷史發展的多元化，表明“秘書”在人格化意義上既有絕對確定性和連續性，又有相對確定性和間斷性。這些，都給我們提示了秘書概念在職業化或人格意義上的外延的多維。

迄今為止，我們之所以未能對“秘書”定義達成共識，正是反映了對這一概念豐富內涵和多維外延把握的偏頗。人們從各自對秘書標準概念的想定出發，從各自對秘書實踐的體驗出發，從各自不同側面的理解出發，就會得出不同的結論。

2、秘書工作是一種被動性和服從性都很強的工作，但要想成為一名出色的秘書，又必須發揮自己的主動性和創造性。問：請舉例說明如何在被動性、服從性的大前提下，恰當地發揮秘書人員的主動性和創造性？

答：第一、智能結構合理，能發揮互補功能。

秘書工作包容項多、涉及面廣，需要多方面的知識和專長。既要有通曉文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于辦實事的；既要有理論修養的，也要有實際經驗的；既要有懂經濟的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通曉文字者中，又要有比較精于某種文體的等。因此，應根據需要羅致有不同特長的人才，形成合理的智能結構，各展所長，互相補充，協調一致，妥善處理好各方面的工作，完成各項任務。如果智能結構過于單一，就不能夠適應復雜多樣的情況變化，給秘書工作帶來很大的局限性。第二、年齡結構合理，能發揮師承功能。

秘書工作不僅包容項多、涉及面廣，而且往往難度大、業務復雜，不經過較長時期的熟悉和磨煉是難以勝任的。即使是秘書專業畢業的學生，也并不是一走出學校就能夠很好地勝任工作，而是需要在實踐中不斷學習，虛心向有經驗的老同志請教，才能逐漸提高實際工作能力。所以，從秘書群體隊伍的建設來看，要注意形成合理的年齡結構。既有經驗豐富、業務權威的年長者，又要以各種方式及時吸收培養年輕力量，同時還應有業務熟練、能夠保證業務接替的中年骨干。有了這樣的年齡結構，老、中、青結合，就會使秘書群體內部師承相繼，不斷發展，充滿生機和活力。

第三、性別結構合理，能提高整體效能。

在秘書群體中，男性和女性有著不同的生理和心理特征，對工作的適應性也是不完全一樣的。一般說來，女性比較溫和、謹慎、耐心、細致、善解人意，富有同情心。因此，秘書業務中內向性、技術性、程式性較強的一些工作，更適合由女性擔任。有關實驗還證明，同職業的群體中男女比例適當，還有助于改善人際關系，增進內部團結，提高工作效率。關于秘書工作人員的性別結構問題，在我國尚未引起足夠重視，至于不同部門中的男女比例怎樣才算合適，也還需要在實踐中來進一步探討。

二、加強目標管理

目標管理就是通過確定本單位的工作奮斗目標，以激勵和引導全體人員更加有效的進行工作并對整個過程實施控制，最終實現既定工作目標的一種管理方式。

目標管理是辦公室協助領導管理全局，推動各方面完成任務的管理措施，同時辦公室本身也需要帶頭搞好目標管理。目標是在一定時間預定達到的效果。辦公室實施目標管理，主要是：

1、實行“三定”

這里的“三定”，是定崗、定員、定責。定崗，要根據辦公室的職責人物科學合理的實質工作崗位。定崗市一要高效精干，崗位明確，盡可能減少不必要的崗位；二要科學合理，盡可能將性質相近的工作歸屬分類，便于操作；三要職責相對寬泛，專兼結合，即突出崗位的主要職能，又要將其主要職能相對延伸和拓展，形成科學合理的崗位結構。定員，要做到人數適當，結構合理，既注意人員政治素質，又注意其舉特長和個性特點；既注意年齡、工作實績和工作經驗，又注意身體狀態和家庭負擔，做到各得其所，各盡所能，揚其所長，避其所短。定責，要對每一個崗位的工作性質，任務大小進行認真研究，對其職責力求表述準確、恰當、具體，避免含糊不清。

2、建立目標體系

制定目標要科學、合理、既不能設置過高，以致目標無法達到而流于形式，又不能過低，以致目標失去鞭策效應和約束力。具體來講，目標的確定要堅持“四性”：一是可靠性，所定目標的各項要求，經過努力是全部可以達到的；二是明確性，既目標提出的各項要求表達要具體明確，便于操作；三是可衡量性，做到心可用數字表達的可能量化，使目標、任務的落實更具嚴密性和可控性；四是可協調性，目標所提各項要求與若干部門的工作職能相關時，各自的權、責、利也要明確具體，以利于互相協調與配合。

3、加強考評檢查

一般來說，定量目標較為便于考核，因其工作進度和工作質量具有直觀性，因此只需要進行階段性檢查，每季度或半年一次即可；而定性目標則需要進行經常性的考核檢查，并做好記錄，以便及時發現工作中存在的問題，掌握目標進度，并及時反饋實現目標過程及狀況的信息。

在實際工作中，一些地方把考評分為三個階段實施：（1）第一階段，以協商方式確定辦公室工作的目標結構體系，主要是確定總目標，確定下面職能崗位如秘書、文書、信息、督查、綜合、調研、行政后勤、機要保密、信訪、對外接待等崗位的小目標，以及協調各崗位、工種的小目標，使之形成完整的目標體系。

（2）第二階段，以自我控制為主的方式實施目標，由各崗位工作人員自己決定完成任務，實現目標的途徑和方法，上級領導不要包辦代替，不加干涉。（3）第三階段，以工作人員自我總結為主進行目標成果評價，主要是自我總結完成的程度、所遇到的問題與克服困難狀況等。具體步驟有：

自評。自查填表，可把定量性目標各設100分，將所要考評的內容，如目標要求、工作內容和工作質量、考核條件、計分標準、增分減分等項一一列入表中，自個人自評填表。

互評。由相近、相關工作人員，按同樣內容，互相評比打分。綜合評比。由領導人主持，集體議定分數。

4、進行總評獎懲

實施目標管理的目的是激勵和調動工作人員的積極性，從而促進人們自覺地完成任務。去年總結交流經驗教訓，就是對實現了目標的個人和單位分等級給予獎勵、表揚；未實現的給予批評、減少或扣發獎金等。

考評當中必須堅持實事求是的原則，客觀分析目標的科學性和可行性，統一考核標準，并將季度、半年和年終考核結合起來，采取聽、查、看、算、評等方法，進行調查。通過考評，做到總結經驗，肯定成績，激勵先進，鞭策后進推動各項工作的健康發展。

三、強化秘書制度的建設

管理，才能有效地控制和保證機關運轉的有序性，實現領導決策的科學化，消除機關內耗，提高工作效率，充分調動和發揮秘書工作人員的積極性、主動性、創造性，達到以辦公室科學管理的目的。