第一篇：行政秘書學(xué)考試知識(shí)點(diǎn)

名詞解析

一、公務(wù)秘書：指為黨政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)、社會(huì)團(tuán)體、國(guó)有（或集團(tuán)）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。

二、秘書工作：是因領(lǐng)導(dǎo)工作需要而存在的，是機(jī)關(guān)工作的一部分。秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中具有輔助性，在機(jī)關(guān)工作中具有樞紐性。

三、協(xié)調(diào)：是指秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)，或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，調(diào)整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使機(jī)關(guān)活動(dòng)趨向同步化、和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的行為過程。（103）

四、期望值：是人們對(duì)他人或社會(huì)的期望指數(shù)。（105）

五、聽知能力：又稱理解能力。是秘書人員基本能力要求之一。聽取領(lǐng)導(dǎo)者的口頭指示，記錄與會(huì)者的發(fā)言和來訪者的陳述，都離不開秘書人員的聽知能力。秘書人員的聽知能力要求秘書人員注意力高度集中，具有迅速準(zhǔn)確的理解能力。（94）

六、公務(wù)接洽：是辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。（41）

七、公文：公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，屬于應(yīng)用文。廣義上，指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)形成的文字材料。狹義上，指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文。（151）

八、決定：

九、“T”型人才：是指按知識(shí)結(jié)構(gòu)區(qū)分出來的一種新型人才類型。用字母“T”來表示他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。“—”表示有廣博的知識(shí)面，“|”表示知識(shí)的深度。兩者的結(jié)合，既有較深的專業(yè)知識(shí)，又有廣博的知識(shí)面，這類集深與博于一身的人才。（89）

十、智能素養(yǎng)：智能是知識(shí)、智力與能力的統(tǒng)一。素養(yǎng)是指一個(gè)人在政治、思想、作風(fēng)、道德品質(zhì)和知識(shí)、技能等方面，經(jīng)過長(zhǎng)期鍛煉、學(xué)習(xí)和積累所達(dá)到的水平。（88）

簡(jiǎn)答

一、簡(jiǎn)述公文寫作的形式與要求。1.導(dǎo)語(yǔ)要提筆入題。2.正文要主題突出。3.表述要準(zhǔn)確無誤。4.篇章要條理清楚。5.結(jié)尾要當(dāng)斷即斷。

二、簡(jiǎn)述秘書人員的基本能力要求。（93）1.表達(dá)能力:文字表達(dá)能力、口頭表達(dá)能力。

2.聽知能力：聽取領(lǐng)導(dǎo)口頭指示、記錄與會(huì)人員的發(fā)言等都離不開秘書人員的聽知能力。3.組織管理能力：計(jì)劃組織能力、協(xié)調(diào)能力。

4.應(yīng)變能力：對(duì)突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項(xiàng)能力和素質(zhì)在應(yīng)急狀態(tài)下的臨場(chǎng)發(fā)揮和綜合反映，要求秘書人員有冷靜的頭腦和隨機(jī)應(yīng)變的機(jī)智性。

5.交際能力：秘書人員每天要與許多人員交往，要協(xié)調(diào)溝通上下、左右、內(nèi)外的各種人際關(guān)系，因此秘書人員要加強(qiáng)交際能力的培養(yǎng)。

三、簡(jiǎn)述請(qǐng)示的概念與種類。(ppt)1.概念：是“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、?批準(zhǔn)”的公文。請(qǐng)示為上行文，具有強(qiáng)制回復(fù)的性質(zhì)。其行文目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項(xiàng)，以及在工作中遇到的無章可循的疑難問題，給予答復(fù)。

2.種類：請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示、請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。

四、簡(jiǎn)述秘書越位錯(cuò)誤的主要表現(xiàn)。（104）

1.決策越位：決策是領(lǐng)導(dǎo)工作的基本內(nèi)容，決策必須由領(lǐng)導(dǎo)作出。有的秘書人員不能充分認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)，本應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)作出的決策，他卻超越權(quán)限，自己為之。

2.表態(tài)越位：?jiǎn)挝恢g交涉問題，對(duì)實(shí)質(zhì)性問題的表態(tài)，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)才能進(jìn)行。而有的秘書，領(lǐng)導(dǎo)未表態(tài)也沒授權(quán)，他卻先表明態(tài)度，造成喧賓奪主之勢(shì)，陷領(lǐng)導(dǎo)于被動(dòng)。3.工作越位：什么工作應(yīng)由誰(shuí)干，有時(shí)也有幾分奧妙。有的秘書不明白這點(diǎn)，本來有些工作由領(lǐng)導(dǎo)出面更合適，秘書卻搶先去做，從而造成工作越位。

4.答復(fù)問題越位：答復(fù)問題需要有相應(yīng)的權(quán)威。而有的秘書缺乏這種權(quán)威，卻擅自答復(fù)，這也是越位。

5.場(chǎng)合越位：有些場(chǎng)合，應(yīng)適當(dāng)突出領(lǐng)導(dǎo)。有的秘書張羅過歡，顯自己過多，顯上級(jí)太少，這也是越位。

五、簡(jiǎn)述協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的藝術(shù)。（107）

1.正確認(rèn)識(shí)領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾。領(lǐng)導(dǎo)者之間由于工作關(guān)系產(chǎn)生一些矛盾和分歧在所難免，秘書人員要正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾和分歧，決不能一遇矛盾和分歧就意志消沉、無所作為。領(lǐng)導(dǎo)者之間矛盾級(jí)分歧可分為四類：（1）認(rèn)識(shí)上的矛盾和分歧。（2）工作方法和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格上的矛盾。（3）利益上的矛盾。（4）感情上的矛盾。2.靈活處理領(lǐng)導(dǎo)者之間矛盾的藝術(shù)。

靈活處理領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾，需采取有效的方法：

（1）溝通。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾尚在萌芽狀態(tài)，或這些矛盾源于認(rèn)識(shí)和工作上的矛盾時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)采取積極溝通的方法予以協(xié)調(diào)。

（2）折中。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者之間各抒己見、相持不下、有損工作時(shí)，秘書可擇機(jī)提出雙方都樂意接受的折中方案，是矛盾得以解決。

（3）回避。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)之間有些長(zhǎng)期積累、無法溝通的矛盾，秘書應(yīng)當(dāng)回避，避免夾在其中。（4）中立。領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時(shí)，秘書密須堅(jiān)持不介入原則，嚴(yán)守中立。

六、簡(jiǎn)述秘書工作的形式。（39）1.撰擬公文 2.辦理公文 3.辦理會(huì)務(wù) 4.調(diào)查研究 5.信息工作 6.督查工作 7.協(xié)調(diào)工作 8.信訪工作 9.公務(wù)接洽

七、簡(jiǎn)述協(xié)調(diào)同事之間關(guān)系的藝術(shù)。（109）1.處理矛盾的藝術(shù)（1）及時(shí)與同事溝通。

（2）注意自我反省并激勵(lì)自己。

（3）通過“中間人”傳話來終止對(duì)方的不滿。2.增進(jìn)同事間感情的藝術(shù)（1）主動(dòng)溝通。（2）相逢開口笑。（3）善于“制怒”。（4）關(guān)鍵時(shí)刻送溫暖。（5）求同存異。

八、簡(jiǎn)述配置秘書實(shí)施的原則。（79）

1.適應(yīng)性原則。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)性特點(diǎn)和工作習(xí)慣來配置秘書。2.職能性原則。按照領(lǐng)導(dǎo)者的管理職能職能配備秘書。

3.類型性原則。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的性質(zhì)和秘書人員的特長(zhǎng)，按照不同類型來配備秘書人員。

論述題

一、秘書工作的管理措施（83）

在當(dāng)前社會(huì)下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)面臨著繁重的工作任務(wù)，因而對(duì)秘書人員提出了更高要求。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)任必須在宏觀方面加強(qiáng)對(duì)秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。在微觀方面應(yīng)采取必要的管理措施，以便高質(zhì)量、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。1.對(duì)秘書宏觀方面的管理要求

（1）堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上、政治上同黨中央保持高度一致。（2）遵守工作紀(jì)律，全心全意為人民服務(wù)。（3）樹立謙虛謹(jǐn)慎的優(yōu)良作風(fēng)。（4）嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。（5）嚴(yán)格秘書人員的調(diào)配制度。（6）加強(qiáng)對(duì)秘書人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理。2.對(duì)秘書微觀方面的管理要求（1）分級(jí)管理與直接領(lǐng)導(dǎo)相結(jié)合。（2）實(shí)行嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。（3）實(shí)行明確的目標(biāo)管理。（4）實(shí)行交接班制度。（5）把好人才素質(zhì)關(guān)。

二、公文撰寫的基本步驟（160）1.接受任務(wù)，明確公文主旨。2.圍繞主題，廣泛收集材料。3.總體構(gòu)思，擬定寫作提綱。4.落筆撰文，從事草稿寫作。5.加工潤(rùn)色，完成修改審核。

三、正確認(rèn)識(shí)秘書工作特征的意義（52）

認(rèn)識(shí)秘書工作的特征，不只是出于秘書學(xué)研究的需要，對(duì)于秘書人員角色意識(shí)來說，具有重要的啟迪意義。

1.要有服從意識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)工作與秘書工作是主輔關(guān)系，秘書人員就要充分認(rèn)清職業(yè)角色，自覺服從領(lǐng)導(dǎo)指揮，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的目標(biāo)和要求，調(diào)節(jié)秘書部門的行為。不能因?yàn)橛辛速N近領(lǐng)導(dǎo)的特殊地位，就以為具有了領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)，不愿服從領(lǐng)導(dǎo)指示。從工作關(guān)系和職能地位，秘書就是秘書，領(lǐng)導(dǎo)就是領(lǐng)導(dǎo)，秘書必須服從領(lǐng)導(dǎo)，一心一意為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

2.要有全局意識(shí)。由于領(lǐng)導(dǎo)工作直接涉及全局利益，秘書人員就必須具有全局意識(shí)，要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度觀察和思考問題。立足具體工作，時(shí)刻從全局著想。

3.要有創(chuàng)新意識(shí)。在當(dāng)今領(lǐng)導(dǎo)決策逐漸由經(jīng)驗(yàn)決策變?yōu)榭茖W(xué)決策，秘書人員必須提高參謀水平，為領(lǐng)導(dǎo)出新主意、新辦法。

4.要有奉獻(xiàn)意識(shí)。秘書人員把工作中的大量時(shí)間和精力用在了“幕后”，為處于“前臺(tái)”的領(lǐng)導(dǎo)人的工作活動(dòng)做準(zhǔn)備，卻很少得到夸獎(jiǎng)。因此，秘書人員要增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。

5.要有學(xué)習(xí)意識(shí)。秘書工作的綜合輔助性特點(diǎn)，要求有高素質(zhì)的秘書人員來承擔(dān)。秘書人員要樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷提高自身素質(zhì)，努力使自己成為石英領(lǐng)導(dǎo)工作需要的“T”型人才。6.要有獨(dú)立人格意識(shí)。秘書人員處理好工作的從屬性與人格的獨(dú)立性的關(guān)系。工作中既要按照領(lǐng)導(dǎo)意圖行事，又要保持獨(dú)立的人格。不能助紂為虐，最終與領(lǐng)導(dǎo)者滑向犯罪的泥潭。7.要有貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書人員思維的基點(diǎn)，秘書人員必須有貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的意識(shí)，不僅要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，還要補(bǔ)充完善和創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

四、秘書調(diào)查研究是“謀事之基，成事之道”（40）

材料分析

一、協(xié)調(diào)（103-110）（43）

（一）協(xié)調(diào)的涵義

協(xié)調(diào)：指秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)，或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，調(diào)整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使機(jī)關(guān)活動(dòng)趨向同步化、和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的行為過程。

（二）協(xié)調(diào)自己與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的藝術(shù)

秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種特殊的上下級(jí)關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)與秘書的人際關(guān)系是互相理解的關(guān)系。1.正確認(rèn)識(shí)角色地位，做到出力而不“越位”

秘書要正確認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)角色，在處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時(shí)，要防止越位。這是社會(huì)分工所決定的差別，不承認(rèn)或違背這種差別，就會(huì)影響整體效能。因此，在處理與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系時(shí)、秘書防止越位是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。2.秘書設(shè)立恰當(dāng)?shù)钠谕?/p>

期望值是指秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的物質(zhì)和精神方面的期望。秘書要找到既能基本得以實(shí)現(xiàn)，又大體合理、適中的期望值。應(yīng)做到：（1）正確審視自己，使期望值與自我相符。（2）將心比心，多站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。（3）合理控制，減少或降低不合理的期望值。3.秘書加強(qiáng)信息反饋的藝術(shù)

首先，要實(shí)事求是地反應(yīng)工作中的成績(jī)和問題，輔助領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善措施，改進(jìn)工作。其次，要抓住主流和共性的內(nèi)容，把群眾的意愿、要求和建議及時(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)，便于領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動(dòng)一切積極因素進(jìn)行工作。

4.秘書處理自己與領(lǐng)導(dǎo)群體關(guān)系的藝術(shù)

秘書在日常工作中，不僅要面對(duì)直接領(lǐng)導(dǎo)，還要面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)群體。處理好與領(lǐng)導(dǎo)群體的關(guān)系要做到：（1）在工作上，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)要一視同仁，一樣尊重。（2）在組織上，一定要做到下級(jí)服從上級(jí)。（3）在態(tài)度上，無論是主管領(lǐng)導(dǎo)還是非主管領(lǐng)導(dǎo)，要一律平等，一樣對(duì)待。（4）在匯報(bào)和請(qǐng)示工作時(shí)，應(yīng)按權(quán)限和程序辦事。先是直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，再是高一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)；先主管領(lǐng)導(dǎo)，再是全面負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)。

5.秘書提升自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中地位的藝術(shù)

（1）善舉無聲。幫出好點(diǎn)子，絕不與領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)名利，把自己的功勞悄讓給領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)記住你的好。

（2）爭(zhēng)辯有術(shù)。在某種場(chǎng)合做出某些讓步，避免無謂爭(zhēng)辯。把問題“冷處理”，使領(lǐng)導(dǎo)和自己得到重新思考的機(jī)會(huì)。（3）暗示有法。在不知不覺中把意見傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)覺得是他自己改正的，而不是因?yàn)槟愕闹更c(diǎn)。不傷害領(lǐng)導(dǎo)自尊心。

（4）進(jìn)言有方。選擇恰當(dāng)時(shí)機(jī)進(jìn)言，否則好事也會(huì)辦砸。

（三）協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的藝術(shù) 1.正確認(rèn)識(shí)領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾

（1）認(rèn)識(shí)上的矛盾和分歧：因?yàn)樗芙逃⑺幍匚弧h(huán)境及思維方法不同造成的。（2）工作方法和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格上的矛盾：雷厲風(fēng)行、三思后行，超脫、細(xì)致。

（3）利益上的矛盾：每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)形成每一局部，局部利益與整體利益，局部利益與局部利益。（4）感情上的矛盾：能力不強(qiáng)、心胸狹窄，過分計(jì)較局部和個(gè)人利益等。2.靈活處理領(lǐng)導(dǎo)者之間矛盾的藝術(shù)

（1）溝通。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾尚在萌芽狀態(tài)，或這些矛盾源于認(rèn)識(shí)和工作上的矛盾時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)采取積極溝通的方法予以協(xié)調(diào)。

（2）折中。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者之間各抒己見、相持不下、有損工作時(shí)，秘書可擇機(jī)提出雙方都樂意接受的折中方案，是矛盾得以解決。

（3）回避。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)之間有些長(zhǎng)期積累、無法溝通的矛盾，秘書應(yīng)當(dāng)回避，避免夾在其中。（4）中立。領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時(shí)，秘書密須堅(jiān)持不介入原則，嚴(yán)守中立。

（四）協(xié)調(diào)與同事之間關(guān)系的藝術(shù) 1.處理矛盾的藝術(shù)

（1）及時(shí)與同事溝通。有矛盾時(shí)，及時(shí)溝通。

（2）注意自我反省并激勵(lì)自己。當(dāng)?shù)弥腥藢?duì)自己不滿時(shí)，不用憤憤不平。不妨反省自己，想想與同事交往時(shí)是否有不妥之處，因而使別人對(duì)自己產(chǎn)生抵觸情緒。（3）通過“中間人”傳話來終止對(duì)方的不滿。2.增進(jìn)同事間感情的藝術(shù)

（1）主動(dòng)溝通。第一，時(shí)機(jī)、場(chǎng)合、話題。第二，謙虛誠(chéng)懇。第三，講究語(yǔ)言藝術(shù)，商量式、安慰、互酬式語(yǔ)言，注意分寸。第四，善于體察對(duì)方心理變化，及時(shí)選擇話題。（2）相逢開口笑。縮小彼此心靈距離等。（3）善于“制怒”。（4）關(guān)鍵時(shí)刻送溫暖。（5）求同存異。

（五）協(xié)調(diào)的作用

做好機(jī)關(guān)內(nèi)部人際關(guān)系協(xié)調(diào)工作，對(duì)促進(jìn)決策形成，保證決策落實(shí)，理順各種關(guān)系，優(yōu)化整體功能，提高機(jī)關(guān)效率，具有重要作用。

二、會(huì)談接洽（公務(wù)接洽、接待）（41）（136）公務(wù)接洽是秘書工作的主要內(nèi)容之一。

第二篇：現(xiàn)代秘書學(xué)知識(shí)點(diǎn)考點(diǎn)免費(fèi)下載

現(xiàn)代秘書學(xué)

1、秘書工作的含義、特點(diǎn)

含義：指的是以為領(lǐng)導(dǎo)中樞與領(lǐng)導(dǎo)者的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為目的，由秘書完成的一系列綜合性、輔助性的服務(wù)工作的統(tǒng)稱。

特點(diǎn)：政治性、綜合性、輔助性、被動(dòng)性、事務(wù)性、機(jī)密性

2、秘書如何正確處理與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系

1)尊重而不阿諛奉承4）誠(chéng)實(shí)而不作假弄權(quán)

2)主動(dòng)而不越位脫軌5）溝通而不封閉堵塞

3)服從而不盲目附和6）擋駕而不阻攔干涉

3、綜理制、分理制（P44）

我國(guó)秘書機(jī)構(gòu)的布局方式，根據(jù)秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和基本職能，大體上可以分為兩種：一種是總體辦公型模式——綜理制；另一種是職能分工型模式——分理制。綜理制又稱分散制、集中制；分理制又稱分散制、混合制。

4、秘書職能的定義、分類（P53）

定義：指的是秘書的工作、任務(wù)、職責(zé)、功用和效能的總稱，它從總體上規(guī)定了秘書的工作方向、活動(dòng)范圍和行為準(zhǔn)則，主要回答秘書大體上應(yīng)該“做些什么”和“取得怎樣的成效”的問題。

分類：基本職能：參謀政務(wù)、管理事務(wù)；

一般職能：是秘書工作任務(wù)、職責(zé)、內(nèi)容的概括和綜合，是秘書基本職能的具體化和明確化，帶有普遍性和常規(guī)性，既適用于黨、政、軍、三資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)的秘書部門大體上也是適用的。包括輔佐決策、協(xié)助管理、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、保守秘密

5、國(guó)家秘密的定義、劃分

定義：指的是關(guān)系國(guó)家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限于一定范

圍的人員知悉的事項(xiàng)。

國(guó)家秘密的密級(jí)：絕密、機(jī)密、秘密

6、秘書職能環(huán)境的含義

秘書職能環(huán)境：指的是從事秘書工作的秘書個(gè)人，在履行秘書職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱。

7、文書及其相關(guān)概念的含義

文書：是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中，以一定的文字體式，用以表達(dá)某種意思、處理各種事

務(wù)的書面材料。

分類：1.私人文書2.公務(wù)文書

私人文書：是指?jìng)€(gè)人、家庭或者家族在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成和使用的文書。

公務(wù)文書：是指法定機(jī)關(guān)或組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成，并在特定范

圍內(nèi)使用的書面材料，是發(fā)布政令、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、聯(lián)系公務(wù)、指導(dǎo)和商洽工作、傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn)、處理機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部業(yè)務(wù)工作及記載工作活動(dòng)的一項(xiàng)工具。

公文就是處理公務(wù)、管理事務(wù)的一種書面文字工具。

公文的分類：1.通用公文：是指黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)組織都普遍運(yùn)用的公文。

2.專用公文：指的是軍事、外交、司法、稅務(wù)、審計(jì)等專門職能機(jī)構(gòu)在其

特定公務(wù)活動(dòng)中根據(jù)特殊需要專門使用的公文。

文件的含義：是指法定機(jī)關(guān)或組織按照一定程序撰制的文書，具有指揮性、指導(dǎo)性、知照性和法定的權(quán)威性，并印有固定版頭的那一部分公文，是公文的一

部分。

文書、公文、文件三者的關(guān)系：文書的范圍大于公文，公文的范圍大于文件。

8、文書處理含義、基本要求、意義

文書處理：廣義，指文書在機(jī)關(guān)、單位通過一道又一道的銜接程序和手續(xù)，使公務(wù)文書

從擬制形成到完成使命的全過程所做的處理工作，包括公文撰擬、公文辦理，最后以立卷歸檔告終。狹義，一是收文處理，二是發(fā)文處理。

文書處理的基本要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、簡(jiǎn)便、統(tǒng)一、實(shí)事求是、高效

文書處理的重要意義 : 1)、機(jī)關(guān)、單位聯(lián)系各方的紐帶

2)、可從中獲取大量有價(jià)值的信息

3)、能有效減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)

4)、保守黨和國(guó)家機(jī)密的重要環(huán)節(jié)

5)、為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

9、行文關(guān)系、方向和制度

行文關(guān)系：指的是根據(jù)機(jī)關(guān)、單位之間的組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文授受關(guān)系。

這種關(guān)系，大體上可分為以下三種情況：同一組織系統(tǒng)上下級(jí)機(jī)關(guān)、單位之

間的關(guān)系；不同組織系統(tǒng)上下級(jí)機(jī)關(guān)、單位之間的關(guān)系 ；平行機(jī)關(guān)、單位

之間的關(guān)系。

行文方向：指以公文發(fā)出的機(jī)關(guān)、單位為基點(diǎn)，就發(fā)文機(jī)關(guān)、單位與收文機(jī)關(guān)、單位的職級(jí)關(guān)系所認(rèn)定的公文運(yùn)行去向。公文的運(yùn)行方向有以下三種情況：上行文、下行文、平行文

行文制度：又稱行文規(guī)則，是指公文在運(yùn)行傳遞中應(yīng)遵守的有關(guān)制度，這些制度主要包

括行文關(guān)系、行文方向、行文方式等。

根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的有關(guān)規(guī)定有以下幾條：

1）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

2）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門

行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不

得向下一級(jí)政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正

式行文。

3）同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府與同

級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行

文；政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

4）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確

主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)

政府同意。

5）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。

6）部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)

應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

7）向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

8）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用

抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。

“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

9）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。

10）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

10、公文處理程序

收文處理程序可分為四個(gè)階段：

a、公文的收受與分流（收受、分揀、拆封、登記、分送、（摘編））

b、辦理收文階段（擬辦、批辦、承辦、注辦、（辦復(fù)））

c、組織傳閱與催辦、查辦階段

d、處置辦畢公文（清退、歸檔）

發(fā)文處理：公文制發(fā)機(jī)關(guān)、單位的秘書部門從接收文稿到制作發(fā)出的全過程。

發(fā)文處理程序：擬稿、核稿、簽發(fā)、批注、編號(hào)、審定密級(jí)、確定閱讀范圍、印刷、校

對(duì)、蓋印、登記、封發(fā)等。

11、公文撰擬含義、特點(diǎn)、功用、基本格式

公文撰擬：公文撰擬就是秘書在其本職范圍內(nèi)所從事的各種通用公文和準(zhǔn)公

文的起草。

公文撰擬的特點(diǎn)：1）有特定讀者對(duì)象和明確的實(shí)用目的2）有法定的作者和法定的權(quán)威性

3）有相對(duì)穩(wěn)定、約定俗成的規(guī)范格式

4）撰擬過程的集體性

5）內(nèi)容表述上的簡(jiǎn)明性

公文撰擬的功用：1）決策和領(lǐng)導(dǎo)功用

2）規(guī)范準(zhǔn)繩功用

3）宣傳教育功用

4）知照聯(lián)系功用

5）憑證依據(jù)作用

公文三大部分：A、眉首部分：1.文件份號(hào) 2.秘密等級(jí) 3.保密期限 4.緊急程度 5.版頭 6.發(fā)文字號(hào) 7.簽發(fā)人

B、主體部分：1.公文標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.發(fā)文機(jī)關(guān) 5.成文日期

6.印章 7.附件 8.附注 9.閱讀范圍

C、版記部分：1.主題詞 2.抄送機(jī)關(guān) 3.印制版記（包括公文

印發(fā)機(jī)關(guān)或部門名稱、印發(fā)時(shí)間和印刷份數(shù)）

12、調(diào)查研究的定義、特爾斐式調(diào)查法、頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法

定義：指的是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中，對(duì)客觀的實(shí)際情況進(jìn)行了解和分析研究，以認(rèn)識(shí)其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動(dòng)。

特爾斐式調(diào)查法：又稱專家調(diào)查法，是函詢的形式，向參與預(yù)測(cè)問題的有關(guān)領(lǐng)域的專家分別提出問題，然后將他們回答的意見進(jìn)行綜合、整理、歸納，又匿名反饋給各專家，再次征求意見，然后再加以綜合、整理、反饋，經(jīng)過多次反復(fù)循環(huán)，最后得出一個(gè)比較一致的意見。

頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法：簡(jiǎn)稱BS法，即無拘無束、自由奔放地思考問題的意思，是借開調(diào)查會(huì)的形式來研究問題，這種會(huì)議，不受任何框架的限制，在融洽、輕松的氣氛中進(jìn)行。

13、公共關(guān)系的含義

公共關(guān)系：是社會(huì)組織及其成員，為實(shí)現(xiàn)特定的目的，通過一定的傳播媒體，加強(qiáng)與公

眾的雙向信息溝通，協(xié)調(diào)好與各方面的關(guān)系，塑造組織的美好形象，使組織與公共相互了解、相互適應(yīng)和相互支持的一種持久的策略行動(dòng)。

第三篇：秘書學(xué)知識(shí)點(diǎn)總結(jié)

秘書學(xué)知識(shí)點(diǎn)總結(jié)

第一章

秘書學(xué)的政治性與實(shí)踐性很強(qiáng)，是一門綜合性應(yīng)用學(xué)科。秘書學(xué)的研究對(duì)象是研究秘書工作和秘書人員的一門學(xué)科。

秘書學(xué)是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和 1.秘書：從事辦公室程序性工作，協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。2.秘書的類別：（美國(guó)）行政秘書、公司秘書、通訊秘書、技術(shù)秘書、醫(yī)學(xué)秘書、法律秘書；（我國(guó)）商業(yè)秘書、私人秘書、機(jī)關(guān)秘書、涉外秘書、企業(yè)秘書。3.秘書的職業(yè)特征：①服務(wù)的直接性②服務(wù)的穩(wěn)定性③知識(shí)化④年輕化⑤女性化⑥資格認(rèn)定制度化。

4.秘書工作：是一個(gè)涵義很廣的概念，其工作范圍包括文書處理、立卷歸檔、機(jī)要保密、綜合承辦、安排會(huì)晤、調(diào)查研究、公文寫作、會(huì)務(wù)工作、信訪接待以及領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)工作。

5.秘書工作的內(nèi)容（簡(jiǎn)答）

答：1）文書撰寫（上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草、修改、潤(rùn)色等）

2）文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）

3）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等）4）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）5）會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）6）調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等）

7）信息資料工作（收集、整理、提供、儲(chǔ)存等）8）信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理）

9）接待工作（日常來訪與計(jì)劃來訪接待、安排、服務(wù)等）10）協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等）11）督查工作（政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等）

12）日程安排（為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等）13）日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）14）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）15）其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。

6.秘書工作的職業(yè)特點(diǎn)：①輔助性②綜合性③機(jī)密性（機(jī)要性）④服務(wù)性（事務(wù)性）⑤政治性⑥被動(dòng)性

7.泄密渠道：人員泄密、辦公設(shè)備泄密、傳媒泄密、科技泄密 8.如何理解秘書工作的輔助性？

答：輔助性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。秘書機(jī)構(gòu)的從屬地位，決定了秘書工作的輔助性。

一、從屬性：1）不能脫離領(lǐng)導(dǎo)，工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)2）不能超越職權(quán)3）只有發(fā)言權(quán)、無表決權(quán)。

二、能動(dòng)性：1）秘書工作是為滿足領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)的需要而產(chǎn)生和發(fā)展的，是受領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的制約和支配的。2）秘書部門需要處理的許多日常事務(wù)工作，往往預(yù)先估計(jì)不到，大都是被動(dòng)的，卻又是秘書人員非干不可的。

9.秘書工作的作用：①助手作用②參謀作用③協(xié)調(diào)作用④信息樞紐作用（承上啟下、聯(lián)系左右、溝通各方）⑤公共關(guān)系作用⑥門面作用⑦耳目作用 10.秘書的原則：①保密原則②準(zhǔn)確性原則③迅速性原則④實(shí)事求是原則 11.秘書工作的基本方法：①調(diào)查方法②研究方法③參謀方法

調(diào)查方法分：典型調(diào)查法、個(gè)案調(diào)查法、重點(diǎn)調(diào)查法、抽樣調(diào)查法 研究方法分：比較方法、類比方法、分析方法、綜合方法 12.秘書工作的常規(guī)方法

答：1）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法（①把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)②從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖③從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖④從把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的實(shí)質(zhì)上領(lǐng)會(huì)。如明示、暗示）

2）請(qǐng)示的方法（對(duì)象準(zhǔn)確、內(nèi)容單

一、時(shí)機(jī)適當(dāng)、形式靈活）

3）報(bào)告的方法（客觀事實(shí)、簡(jiǎn)明扼要、區(qū)分不同對(duì)象、選擇時(shí)機(jī)、方式靈活）

4）擋駕的方法（來訪、電話、事物活動(dòng)）5）協(xié)調(diào)方法

6）督促檢查的方法 7）信息溝通的方法 8）工作進(jìn)程調(diào)查方法 9）工作時(shí)間管理方法

10）特殊情況下變通的方法

13.秘書常用的溝通方法：①口頭溝通②書面溝通③手勢(shì)溝通

14.秘書學(xué)：就是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)，其目的在于使秘書工作科學(xué)化、理論化，以充分發(fā)揮其自身效能，具有極強(qiáng)的應(yīng)用特性。

15.秘書學(xué)的研究對(duì)象：①秘書工作及其規(guī)律②秘書活動(dòng)③秘書學(xué)教學(xué)理論和相關(guān)學(xué)科。

秘書學(xué)的研究對(duì)象是專門研究秘書工作和秘書人員的工作。16.提高時(shí)間效率：①制定時(shí)間計(jì)劃②合理使用空余時(shí)間 第三章

1.設(shè)置秘書工作機(jī)構(gòu)的原則：①適應(yīng)性原則②精簡(jiǎn)原則③穩(wěn)定性原則④高效原則 2.日本秘書機(jī)構(gòu)：①日本內(nèi)閣官方②日本總理府③日本行政管理廳

美國(guó)：①總統(tǒng)辦公廳②內(nèi)閣部③政府服務(wù)總局

英國(guó)：①英國(guó)內(nèi)閣辦公廳②英國(guó)樞密院③英聯(lián)邦秘書機(jī)構(gòu) 3.秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)：①機(jī)密性②輔助性③綜合性④服務(wù)性 4.秘書工作機(jī)構(gòu)的職能：①助手職能②參謀職能③樞紐職能④協(xié)調(diào)職能⑤保密職能⑥公關(guān)職能

5.秘書人員的自我管理：①工作管理②行為管理③時(shí)間管理④辦公室環(huán)境管理.6．秘書環(huán)境安全需要：①房屋、設(shè)備的安全②信息的安全③處理突發(fā)事件 7.個(gè)人形象在其構(gòu)成上主要包括六個(gè)：儀容、表情、舉止、服飾、談吐、待人接物。第四章

1.秘書職業(yè)道德修養(yǎng)：是秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下所進(jìn)行的自我教育、自我修煉活動(dòng)，以及通過自我反省、自我改造、自我鍛煉所形成的職業(yè)道德情操和所達(dá)到的職業(yè)道德境界。

2.秘書必備的職業(yè)品質(zhì)：①愛崗敬業(yè)、任勞任怨②尊重領(lǐng)導(dǎo)、主動(dòng)服務(wù)③遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密④團(tuán)結(jié)合作、廉潔奉公⑤謹(jǐn)行尚實(shí)、善于學(xué)習(xí)

3.高素質(zhì)秘書：懂得兩三門外語(yǔ)、會(huì)計(jì)算機(jī)操作、能熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、具有組織活動(dòng)能力、語(yǔ)言組織能力、與人溝通能力、獲得新知識(shí)的能力、與團(tuán)隊(duì)合作能力。4.介紹順序：①將男士介紹給女士②將將年輕著介紹給年長(zhǎng)者③將職位低的介紹給職位高的④將晚到者介紹給早到者 5.秘書的心理素質(zhì)：是指秘書工作的特殊性要求其具備的對(duì)秘書職業(yè)活動(dòng)有所幫助的心理品質(zhì)特征的總和。

6.如何克服焦慮的心理障礙：①樹立自信②不患得患失③制定新計(jì)劃 7.如何在工作中保持心理健康：①樹立正確的人生觀②創(chuàng)造良好的人際關(guān)系③及時(shí)調(diào)整不良心理④參加各種有益活動(dòng)

8.氣質(zhì)的種類：膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、粘液質(zhì)、抑郁質(zhì) 9.秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

答：

一、秘書工作必備的基礎(chǔ)知識(shí)：①科學(xué)文化知識(shí)②政治哲學(xué)知識(shí)③法律政策知識(shí)④外語(yǔ)知識(shí)

二、秘書工作必備的專業(yè)知識(shí)：①理論知識(shí)②業(yè)務(wù)知識(shí)③行業(yè)知識(shí)

三、秘書應(yīng)具備的相關(guān)知識(shí)：①新的學(xué)科知識(shí)②管理學(xué)知識(shí)③社會(huì)交往知識(shí)④心理學(xué)知識(shí)⑤社會(huì)學(xué)知識(shí)

10.秘書的能力結(jié)構(gòu)：表達(dá)能力、辦事能力、組織管理能力、社交能力、實(shí)際操作能力、危機(jī)處理能力 第五章

會(huì)議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。

1.會(huì)議的含義：一）是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情而集會(huì)的一種工作形式。二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。如全國(guó)人民代表大會(huì)、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議等。

2.“會(huì)務(wù)”是“會(huì)議事務(wù)”的簡(jiǎn)稱，它包括會(huì)議的會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后落實(shí)等工作。

3.會(huì)議的構(gòu)成要素：①會(huì)議名稱②會(huì)議時(shí)間③會(huì)議地點(diǎn)④會(huì)議參加者⑤會(huì)議議題和議程⑥會(huì)議的形式⑦會(huì)議的文書⑧會(huì)議的結(jié)果 4.會(huì)議名稱一般由四部分組成：①會(huì)議主辦單位或會(huì)議范圍②會(huì)議的時(shí)間或?qū)脛e③會(huì)議的主題或內(nèi)容④會(huì)議的類型

實(shí)際工作中，往往有的部分會(huì)被省略。要求突出主題，簡(jiǎn)單明了。如：經(jīng)理辦公會(huì)議、人力資源專業(yè)分析會(huì)

5.會(huì)議時(shí)間：要根據(jù)會(huì)議目的、客觀條件等因素選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間和會(huì)期。包括：①通知開會(huì)的時(shí)間②會(huì)議開始時(shí)間③結(jié)束時(shí)間④每項(xiàng)議程時(shí)間

6.會(huì)議地點(diǎn)：根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議成本選擇會(huì)議的具體地點(diǎn)。

如：瓊州學(xué)院學(xué)術(shù)報(bào)告廳（至少容納400人，6種語(yǔ)言同聲傳譯）或者：人文社科學(xué)院會(huì)議室9603（最多容納40人）7.會(huì)議參加者：①會(huì)議的主持人②會(huì)務(wù)組織人員③出席者④列席者⑤因討論具體事項(xiàng)而特別要參會(huì)的而人員

要規(guī)定參與人員資格，適當(dāng)控制會(huì)議人數(shù)。

8.會(huì)議議題和議程：包括會(huì)議的主要議題和其他要上會(huì)討論的問題。會(huì)議的議程是會(huì)議討論解決議題的程序

9.會(huì)議的形式：指會(huì)議進(jìn)行的具體方式方法，由會(huì)議內(nèi)容確定。如會(huì)場(chǎng)會(huì)議、電視會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。

10.會(huì)議的作用：①實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具。②領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會(huì)議來交換意見，研討問題。③各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動(dòng)的有效方法，此外，會(huì)議還有宣傳教育作用，研討作用，表達(dá)思想感情作用等。

11.會(huì)前籌備工作：①明確會(huì)議內(nèi)容②制定會(huì)前文件③準(zhǔn)備會(huì)議用品④布置會(huì)議場(chǎng)地⑤溝通會(huì)議信息⑥開展會(huì)前檢查

12.制定會(huì)前文件：①制定會(huì)議議程②制定會(huì)議日程③制定會(huì)議程序④編制會(huì)議方案⑤完成會(huì)議通知⑥制發(fā)會(huì)議請(qǐng)柬（邀請(qǐng)函）

13.會(huì)議通知：是傳達(dá)要求相關(guān)單位或個(gè)人周知召開有關(guān)會(huì)議的文本。

會(huì)議通知：有書面、口頭、電話、傳真、電子郵件、廣播、報(bào)紙、電視媒體等多種方式。

會(huì)議通知多采用書面和電話兩種形式，以書面形式為主。

通知的內(nèi)容包括：①會(huì)議的名稱、目的、議題、②會(huì)期、與會(huì)人員、③報(bào)到日期和地點(diǎn)、交通路線、④攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、⑤主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。

14.準(zhǔn)備會(huì)議用品：①制作會(huì)議證件②準(zhǔn)備會(huì)議用品③制作證件

如：代表證、選舉證、電子簽到證、工作證、記者證、就餐證等。

設(shè)計(jì)上常選擇紅、黃、藍(lán)、白等不同顏色區(qū)分正式、列席、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。

15.準(zhǔn)備會(huì)議用品：常用的：紙、筆、本、簽到冊(cè)、橫幅、標(biāo)語(yǔ)、花卉、會(huì)標(biāo)、臺(tái)布、照明設(shè)備、影音設(shè)備、復(fù)印機(jī)等。

現(xiàn)代電子會(huì)議所需的大屏幕、投影儀、傳輸設(shè)備、音譯設(shè)備、電腦數(shù)據(jù)庫(kù)等。

秘書人員要及時(shí)落實(shí)大會(huì)發(fā)言稿、討論文件材料的打印、校對(duì)、裝訂工作。可以列出會(huì)議用品明細(xì)表，做好登記以免遺漏。

16.會(huì)場(chǎng)的布置應(yīng)該考慮一下幾個(gè)方面：①會(huì)場(chǎng)的選擇②布局的選擇③會(huì)場(chǎng)的氣氛④會(huì)場(chǎng)用品，包括文具、飲料等⑤會(huì)場(chǎng)的音視頻設(shè)備、燈光、空調(diào)等⑥簽到、標(biāo)識(shí)座次

會(huì)場(chǎng)氣氛主要通過會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、旗幟、標(biāo)語(yǔ)、花卉、燈光、窗簾、臺(tái)布等物品的裝飾烘托出來

第六章

1.辦公環(huán)境的概述：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，它是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍、公眾關(guān)系、所在地、建筑設(shè)計(jì)等、裝飾裝修、室內(nèi)溫度等一系列因素的綜合構(gòu)成。

2.辦公模式：開放式、封閉式 3.辦公環(huán)境選址：①根據(jù)組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要選址②通訊和交通燈服務(wù)設(shè)施的配套水平③周圍綠化水平、空氣質(zhì)量等因素④對(duì)所處地區(qū)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做合理的預(yù)期，以免給組織未來的發(fā)展造成不必要的困擾。

4.保持辦公環(huán)境的整潔有序：1）辦公環(huán)境的清潔：①保證上司辦公室的整潔②保持自己辦公位置的清潔有序2）辦公設(shè)備的合理擺放：①辦公臺(tái)要放在光線良好的地點(diǎn)②書柜、文件柜靠墻③小型的辦公設(shè)備可直接擺放桌面，當(dāng)然這要給秘書提供空間足夠大的組合式辦公臺(tái)④一些常用文件的存放工具要以臺(tái)上文件存放架等辦公用品來進(jìn)行分類，清晰地?cái)[放并置于可以隨手取到的地方以便查閱⑤電話機(jī)（左邊）、垃圾箱、筆尺和起釘器放在小盒子里 5.信件分類：急件、要件、普通件

6.郵件的收取：①分揀（按收件人分揀、按照收件部門分揀、按收件的重要性分揀）②拆信（確定拆信的種類、郵件拆封的方法）③閱函④登記⑤呈送 7.郵件的寄發(fā)：①檢查郵件②簽發(fā)郵件③復(fù)印存檔④打印信封⑤核對(duì)地址⑥裝封登記

8.接待工作：是指組織在對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽接待工作。接待工作是組織整個(gè)聯(lián)絡(luò)工作的一個(gè)重要組成部分，也是秘書工作的一個(gè)重要內(nèi)容。9.接待的分類：①上級(jí)檢查、業(yè)務(wù)往來、參觀訪問等一般事務(wù)接待②內(nèi)容接待和外賓接待③個(gè)別接待和團(tuán)體接待④有約接待和無約接待⑤日常一般性接待和高規(guī)格接待

10.接待的方式：迎送式、引見式、參與式、陪同式、完全式

接待規(guī)格往往通過迎送、宴請(qǐng)、陪同、食宿等方面來體現(xiàn)。對(duì)等接待是最常用的接待方式 11.接待工作程序（重要）

答：1）制定接待計(jì)劃：①接待規(guī)格②接待規(guī)格的確定③日程安排④經(jīng)費(fèi)預(yù)算⑤工作人員⑥其他事宜

2）開展接待工作：①內(nèi)賓接待（接受任務(wù)、了解來賓、制定計(jì)劃、預(yù)定食宿、迎接來賓、商議日程、安排會(huì)談、陪同參觀、送別客人、接待小結(jié)）②外賓接待（接受任務(wù)、了解來賓、制定計(jì)劃、預(yù)定食宿、歡迎來賓、商議日程、禮節(jié)性拜訪、宴請(qǐng)、正式會(huì)談、簽訂協(xié)議書、陪同參觀游覽、互贈(zèng)禮品、歡送來賓、接待小結(jié)）

3）善后總結(jié)工作：①通知接站②總結(jié)提高③文件歸檔

12.接待經(jīng)費(fèi)涉及方向：①工作經(jīng)費(fèi)（租借會(huì)議室、打印資料等費(fèi)用）②住宿費(fèi)③餐飲費(fèi)④勞務(wù)費(fèi)（講課、演講、加班等費(fèi)用）⑤交通費(fèi)⑥參觀、游覽、娛樂費(fèi)用⑦紀(jì)念品費(fèi)⑧宣傳公關(guān)費(fèi)用⑨其他費(fèi)用 第七章

1.分析開放式辦公室

答：優(yōu)勢(shì)：①靈活應(yīng)變，工作位置能隨需要而移動(dòng)改變②節(jié)省面積和門，節(jié)省費(fèi)用，能容納更多員工③易于溝通，便于交流④易受監(jiān)督，員工的行為易受監(jiān)督⑤容易集中化服務(wù)和共享辦公設(shè)備

劣勢(shì)：①難保機(jī)密②難集中注意力，員工容易受電話、人們走動(dòng)等干擾③房間易于有噪音，影響他人④員工難于找到屬于自己的私人空間 2.分析封閉式辦公室

答：優(yōu)勢(shì)：①比較安全，可以鎖門②易于保證工作的機(jī)密性③易于員工集中注意力，從事細(xì)致或?qū)I(yè)工作④易于保證隱私，明確辦公空間由自己使用

劣勢(shì)：①費(fèi)用高，墻、門等占用空間多，裝修費(fèi)用高②不利于監(jiān)督③難于交流、員工被分隔開，易感覺孤獨(dú)。

3.公章的使用程序和方法：①用印申請(qǐng)②用印簽批③用印規(guī)范（確定用印方向、蘸均印泥、端正蓋印、用印監(jiān)督）

4.值班工作的分類：常設(shè)值班、輪流值班、臨時(shí)性值班 5.值班工作的主要任務(wù)：傳遞信息、辦理領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)、負(fù)責(zé)接待工作、處理來函來電、掌握領(lǐng)導(dǎo)外出情況、確保安全、處理突出事件、承辦臨時(shí)事項(xiàng)。6.值班記錄包括：接待記錄、、值班日志、值班報(bào)告、會(huì)晤接洽記錄、來訪登記表、外來人員登記表、值班電話記錄表

7.交接班的注意事項(xiàng)：①當(dāng)面交接②交齊各項(xiàng)值班記錄表，說明在班內(nèi)出現(xiàn)的情況和處理方法③接班人清點(diǎn)物品，并與記錄表進(jìn)行核對(duì)，比如值班鑰匙數(shù)目、倉(cāng)庫(kù)設(shè)備數(shù)量等④交接雙方簽字 8.電話接待的程序與方法

答：1）接聽電話：①及時(shí)接聽②自我介紹③確認(rèn)對(duì)方④轉(zhuǎn)接和電話記錄⑤及時(shí)提問⑥復(fù)核內(nèi)容⑦結(jié)束通話⑧整理來電記錄

2）撥打電話：①通話準(zhǔn)備②準(zhǔn)備撥號(hào)③自我介紹④陳述清楚⑤解答疑問⑥禮貌告別⑦整理記錄 第八章

1.信息的定義：信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接式、間接的反映。

2.信息的基本特征：①客觀性②傳輸性③時(shí)效性④共享性⑤開發(fā)性，受歷史與認(rèn)識(shí)能力局限

3.信息的分類：

①按人對(duì)信息的感知方式分：直接信息與間接信息； ②按運(yùn)動(dòng)狀態(tài)分：動(dòng)態(tài)信息和靜態(tài)信息； ③按信息內(nèi)容分：社會(huì)信息與非社會(huì)信息； ④按信息形式分：內(nèi)儲(chǔ)信息和物化信息； ⑤按信息載體分：語(yǔ)言信息與非語(yǔ)言信息； ⑥按信息的范圍分：微觀信息與宏觀信息。4.秘書應(yīng)做到以下工作：①制定合理科學(xué)的突發(fā)事件處理程序②對(duì)全體工作人員和相關(guān)負(fù)責(zé)人做安全常識(shí)、急救、自救逃生的培訓(xùn)③在辦公室的顯著位置④定期舉行緊急情況模擬演習(xí)⑤明確工作人員在突發(fā)事件處理中的職責(zé)⑥定期檢查維護(hù)安全設(shè)備，保證安全通道暢通。

5.秘書信息工作的含義：秘書工作一般由收集、整理、傳遞、儲(chǔ)存、反饋和利用六大程序組成。6.信息的渠道：①信息收集的范圍②網(wǎng)絡(luò)渠道③會(huì)議渠道④文件渠道⑤業(yè)務(wù)渠道 7.安排旅行計(jì)劃：①出差時(shí)間，返程時(shí)間②出差的路線③會(huì)唔人員④ ⑤攜帶文件⑥陪同人員⑦差旅日程表 8.鑒證：一個(gè)主權(quán)國(guó)家在本國(guó)或外國(guó)公民所持的護(hù)照或其他旅行證件上的鑒證蓋章。

9.黃皮書：國(guó)際已生組織為了保障出入國(guó)境人員的人身健康，防止某些疾病傳染流行所要求的證明。

10.調(diào)查研究：是人們運(yùn)用專業(yè)的調(diào)查研究方法，對(duì)具有重大意義的事件或需要解決的問題，通過正確的方法搜集、整理、分析、研究資料，得出結(jié)論，從而認(rèn)識(shí)客觀現(xiàn)象的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的一種主動(dòng)的實(shí)踐活動(dòng)。11.秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn)：一致性、經(jīng)常性、廣泛性

12.調(diào)查研究的作用：①為領(lǐng)導(dǎo)決策和管理提供支撐②調(diào)查研究是完成工作的基礎(chǔ)③提高綜合素質(zhì)的重要途徑。

13.調(diào)查研究的方法：①實(shí)地觀察法②個(gè)別洽談法③座談?wù){(diào)查法④問卷調(diào)查法⑤通信調(diào)查法⑥網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法 14.調(diào)查研究的階段：

答：1）準(zhǔn)備階段：①明確目的、確定課題②確定調(diào)查對(duì)象③制定調(diào)查方案

2）實(shí)施階段：①調(diào)查材料的收集②認(rèn)真綜合分析研究材料3）表述階段：①研究調(diào)查材料②撰寫調(diào)查報(bào)告

15.調(diào)查方案內(nèi)容：①調(diào)查的目的和課題②調(diào)查對(duì)象和范圍③調(diào)查的時(shí)間和步驟④調(diào)查的類型和方法⑤調(diào)查的組織和分工⑥調(diào)查的準(zhǔn)備和經(jīng)費(fèi) 16.秘書督促檢查工作的具體范圍包括： 答：1）上級(jí)組織交辦的要求匯報(bào)的事項(xiàng)

2）本組織的領(lǐng)導(dǎo)批示及會(huì)議決定的事項(xiàng)

3）本組織執(zhí)法的文件貫徹落實(shí)情況，下級(jí)請(qǐng)示的辦理情況以及下級(jí)要求幫助解決的有關(guān)事項(xiàng)

4）新聞單位披露的或人民群眾反映的有關(guān)本組織工作上存在的問題或要求核查的問題，各信息渠道反映的有關(guān)本組織中出現(xiàn)的重要問題等等。

17.秘書工作進(jìn)程調(diào)度常用的方法：①ABC分類處理方法②集中辦理與分段辦理進(jìn)行相結(jié)合的方法③統(tǒng)籌計(jì)劃法 第十章

1.文書工作：是指機(jī)關(guān)、單位在使用文書，處理日常公務(wù)的活動(dòng)中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。

文書處理工作的內(nèi)容包括：發(fā)文、收文、管理、立卷歸檔。公文辦理分為收文和發(fā)文。

2.收文的處理程序：①簽收、拆封和登記②分辦和傳閱③擬辦與批辦④承辦、催辦和注辦

3.發(fā)文的處理程序：①擬稿、審核與簽發(fā)②繕印與校對(duì)③用印、登記與封發(fā) 4.文書整理歸檔的基本原則：文書歸檔的基本原則，即根據(jù)文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。5.機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍（重點(diǎn)）

答：一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料。

二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料。

三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。6.文書整理歸檔的基本程序和方法：①編制分類方案類目②初步整理③系統(tǒng)整理④歸檔

7.機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。8.檔案工作的基本內(nèi)容

答：檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。

基本內(nèi)容包括：檔案的接收和征集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計(jì)。也簡(jiǎn)稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作。9.檔案工作的性質(zhì)：①信息性②管理性③科學(xué)性④服務(wù)性⑤政治性⑥機(jī)要性

秘書文檔管理

文書工作和檔案工作是秘書工作的重要組成部分，包括以下三個(gè)方面：

一、文書處理的程序 ?

（一）發(fā)文處理。

?1.草擬：指秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或意圖起草稿件。?2.修改：草擬完稿件要認(rèn)真進(jìn)行修改。

?3.審核：審核又叫核稿，秘書部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，對(duì)文件做從內(nèi)容到形式的全面的檢查和修正。把握好“三關(guān)”，行文關(guān)，政策關(guān)和文字關(guān)。?4簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)人在簽發(fā)時(shí)要做到嚴(yán)謹(jǐn)、謹(jǐn)慎。

?5.復(fù)核：是發(fā)文辦理中的第二次審核，是在正式的公文印制之前，秘書部門對(duì)簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)查審核。

?6.用印：經(jīng)過復(fù)核的公文要加蓋公章以示有效性。

?7.發(fā)文登記：有專門的發(fā)文登記本，一般包括順序號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)和份數(shù)等。以便日后核查。

? 8.分發(fā)：即分封和收發(fā)，由秘書部門通過郵寄、傳真、直接遞送等方式送達(dá)收文單位或個(gè)人。

（二）收文處理程序 ?1.簽收：

? 首先要清點(diǎn)，其次要檢查，最后簽字 ?2.分類：

?將信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各類區(qū)分 ?3.呈送：

? 記得文件中的要件、保密函件，重要人物或部門來的信件，及時(shí)呈送給領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門。?4.拆封：

?要保持信件的完整，特別是里面的文件不得損壞，拆開后對(duì)信件的內(nèi)容進(jìn)行檢查，核對(duì)訂購(gòu)物品的品種、數(shù)量、規(guī)格。傳真信件進(jìn)行復(fù)印后在進(jìn)行處理。不慎拆了別人的信件，要及時(shí)向收件人道歉

?5.閱信：注意不要誤看私人信件，不要遺漏信件中的附件等等。?6.登記:按收文薄所列內(nèi)容逐一登記

?7.處理:秘書在需要辦理的每份文件上的首頁(yè)貼上“文件處理單”。

?8.擬辦:是由領(lǐng)導(dǎo)人批辦之前，由秘書部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)授權(quán)或水平較高的秘書人員在仔細(xì)研究文件的基礎(chǔ)上，提出如何辦理文件的初步意見。?9.批辦:是指領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)來文由誰(shuí)處理，如何辦理做出決斷的行為

?10.傳閱:。需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。傳閱中，應(yīng)先送主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱：各部門間安排主管部門先看。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時(shí)。如有閱批意見，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，做好補(bǔ)辦工作。文件傳閱前，要認(rèn)真登記，閱完后進(jìn)行檢查，隨時(shí)掌握文件的去向。

?11.承辦:是指承辦部門或承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人擬辦的意見和文件的內(nèi)容要求，對(duì)文件進(jìn)行具體辦理、落實(shí)的過程。?12.催辦:指對(duì)每份文件處理環(huán)節(jié)的催促。

?13.辦結(jié):由具體的承辦人在文件處理單上留注或電話回復(fù)承辦結(jié)果和日期。表明文件辦理結(jié)束的行為。

二.文書的整理歸檔

（一）文書的整理歸檔的基本原則與要求。

?文書處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密、加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按要求和規(guī)定進(jìn)行的原則。

?文書處理工作的具體要求是： ?1.必須準(zhǔn)確、周密、確保質(zhì)量。?2.必須及時(shí)、迅速、注重時(shí)效。

?3.必須做到安全、可靠﹐確保國(guó)家機(jī)密。?4.必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理。

?5.必須堅(jiān)持實(shí)事求是，按要求和規(guī)定進(jìn)行。

?6.精簡(jiǎn)文件，深入實(shí)際，反對(duì)官僚主義和文牘主義。

（二）機(jī)關(guān)文件材料定義及分類

?機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。

? 從門類上可分為：文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等。? 從載體上可分為：紙質(zhì)、磁性、電子等。

（三）機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍。

1.反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料； 2.機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

3.本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

4.其他對(duì)機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。

（四）機(jī)關(guān)文件材料不歸檔范圍

1.上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

2.本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料； 3.同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； 4.下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。

三.檔案工作的內(nèi)容。

（一）檔案工作的基本內(nèi)容。

?檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。它的工作內(nèi)容從廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。從狹義上說，是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個(gè)環(huán)節(jié)。前六個(gè)環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作，后兩個(gè)環(huán)節(jié)為編研利用工作。

（二）檔案工作的基本性質(zhì)。

?1.服務(wù)性：檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，所以是服務(wù)性的工作。

?2.管理性：檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

?3.政治性：檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

?4.科學(xué)性：檔案工作實(shí)踐中包含著特殊的規(guī)律和豐富的科學(xué)內(nèi)容，它為科研和科學(xué)管理工作提供必要條件，所以是科學(xué)性的工作。

?5.文化性：檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性。

（三）檔案工作的基本任務(wù)。

?1.堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則。?2.建立國(guó)家檔案工作制度。

?3.科學(xué)地管理檔案，大力開展檔案信息資源4.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。?5.使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。

（四）檔案工作的基本原則。

?《檔案法》第五條明確規(guī)定了我國(guó)檔案工作的基本原則，即檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。其內(nèi)涵包括3方面：

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。這是我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制。?2.維護(hù)檔案的完整與安全。這是檔案工作的基本要求。?3.便于社會(huì)各方面的利用。這是檔案工作的根本目的。

第四篇：秘書學(xué)考試重點(diǎn)

秘書工作的特點(diǎn)是什么？

（1）輔助性

“輔助”是相對(duì)于“主導(dǎo)”而言的。輔助，是指在主導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)、指揮、控制之下，又是從旁幫助主導(dǎo)完成共同的目標(biāo)。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。秘書人員就是處于助手的地位，它的工作就是幫助上司或雇主完成其規(guī)定的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)其預(yù)定的目標(biāo)。地位再高的秘書也終究是比他更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)的助手。各級(jí)各類秘書人員都必須認(rèn)清自己的助手地位，認(rèn)清自己工作的輔助性質(zhì)。

（2）綜合性

所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。秘書工作就明顯地具有綜合的性質(zhì)。秘書既有日常的、程序性較強(qiáng)的例行工作，又有臨時(shí)性的、突發(fā)的非例行性工作；既有機(jī)要性工作，又有非機(jī)要性工作；既有操作簡(jiǎn)易的工作，又要操作復(fù)雜的工作。它們類眾多、內(nèi)容復(fù)雜，既要使用腦力，又要花費(fèi)體力，需要廣泛的知識(shí)和多種技能才能勝任。

（3）機(jī)密性

秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。到了近代，秘書才有了更為豐富、更為確切的涵義。不管是機(jī)關(guān)、企業(yè)、私人的秘書，其工作內(nèi)容都或多或少地涉及機(jī)要和秘密，或者是個(gè)人的隱私。所以，善于保守秘密就成為秘書人員的首要職業(yè)道德。

（4）服務(wù)性

秘書職業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)，具有明顯的服務(wù)性，但又有其自己的特點(diǎn)。除了“服務(wù)的直接性”和“服務(wù)的穩(wěn)定性”之外，秘書服務(wù)還具有“廣泛性”。1985年全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議上，中央?yún)s提出了秘書工作要做到“三個(gè)服務(wù)”。①為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)②為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù)③為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。通俗地說，秘書工作應(yīng)對(duì)“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。當(dāng)然首要的是為領(lǐng)導(dǎo)、為上司、為雇主服務(wù)，但也不能忽視另外兩個(gè)服務(wù)。

秘書工作機(jī)構(gòu)設(shè)置有哪幾項(xiàng)原則？

1.精簡(jiǎn)原則。人員精簡(jiǎn)是為了提高工作效率，避免人浮于事。

2.縱向?qū)哟伪M量少。縱向?qū)哟问菫榱松舷聹贤üぷ鞣奖恪⒓皶r(shí)，避免中間阻隔和官僚主義。

3.橫向幅度可適度加大。橫向幅度大事因?yàn)槊貢ぷ魃婕懊鎻V、頭緒多，事務(wù)繁雜。秘書工作機(jī)構(gòu)有哪些職能？

1.助手職能：例如幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日程文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷與時(shí)間等。

2.參謀職能：例如調(diào)查與提供領(lǐng)導(dǎo)決策所需要的信息材料，支持領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐功能。

4.協(xié)調(diào)職能：秘書部門還負(fù)有在上下之間溝通、協(xié)商，以消除隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解矛盾，達(dá)到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。

5.保密職能：秘書部門在機(jī)關(guān)和企業(yè)中處于中樞地位，負(fù)責(zé)保管各種機(jī)密文件、資料，負(fù)責(zé)組織機(jī)密回憶、安排重要會(huì)晤，又是各種信息的集散地，自然負(fù)有保密職能。

6.公關(guān)職能：在不設(shè)公關(guān)部門并無專職人員的組織中，秘書部門還承擔(dān)著處理公共關(guān)系的職能。秘書部門還應(yīng)本著“廣結(jié)良緣，內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外求發(fā)展”的原則處理好各種關(guān)系。女性秘書自我保護(hù)意識(shí)和方法

有了自我保護(hù)意識(shí)，還需要自我保護(hù)方法。有經(jīng)驗(yàn)和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，概而言之是：堅(jiān)持原則，靈活對(duì)待，防微杜漸，自尊自愛。具體方法主要有： 工作態(tài)度認(rèn)真踏實(shí)，不浮夸，不取巧；

穿著打扮樸素優(yōu)雅，不艷麗，不新潮；

言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻；

對(duì)人態(tài)度真誠(chéng)禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；

不接受分外的報(bào)酬和貴重的禮物；

不參與同事關(guān)于男女情事的談話；

不在上司辦公室作非工作性的逗留；

不聆聽男性上司或同事婚姻不幸的傾訴；

不讓對(duì)方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；

不接受男性上司或同事的單獨(dú)邀請(qǐng)；

盡量少參與男性上司的家庭事務(wù)或個(gè)人應(yīng)酬；

盡量避免與男性上司單獨(dú)出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)；

及時(shí)表明你已婚或已有男朋友；

不得已時(shí)可提出辭職，以擺脫糾纏；

必要時(shí)依靠法律，尋求保護(hù)。

秘書應(yīng)怎樣處理好與上司的關(guān)系？

1、秘書與上司關(guān)系的特征

（1）工作上的主從性。秘書是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司為主，秘書為輔、為從。

（2）知識(shí)、能力、體力、思維的補(bǔ)充性。秘書與上司工作的配合既是一種助力，也應(yīng)該是一種合力，應(yīng)該是相加，而不是相減或抵消。

（3）人際關(guān)系的首屬性。秘書與上司尤其是主管上司的關(guān)系是首屬關(guān)系，建立并鞏固這種首屬關(guān)系，對(duì)秘書的工作成果和事業(yè)前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘書與上司在工作上是“主從”關(guān)系，而決不是“主奴”關(guān)系。秘書應(yīng)保持人格上的獨(dú)立性，不應(yīng)該成為上司的附庸或其他。

2、秘書與上司關(guān)系的處理原則

（1）主動(dòng)配合、適應(yīng)。秘書應(yīng)善于理解上司的工作意圖，主動(dòng)配合上司做好各項(xiàng)工作，而不能撥一撥，動(dòng)一動(dòng)。

（2）服從，但不盲從。秘書對(duì)上司的基本態(tài)度是服從，這也是秘書職業(yè)特征的要求。尤其是初級(jí)秘書對(duì)資深上司，服從就更多一些。上司對(duì)秘書尤其是中高級(jí)秘書常有咨詢的可能，秘書也有提出建議甚至不同意見的必要。再者，秘書接觸文件較多，對(duì)各種法規(guī)、制度更為熟悉，自然負(fù)有對(duì)上司某種程度監(jiān)督的責(zé)任。因此，秘書對(duì)上司不能盲從。

（3）委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸。秘書應(yīng)該采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，讓上司自己發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，或是等待一定的時(shí)間再做請(qǐng)示，讓上司自己冷靜下來，重新作出決定。

（4）維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。秘書主要為主管上司之外還有其他職位不等或分工不同的上司。秘書主要為主管上司服務(wù)，還應(yīng)該力所能及地執(zhí)行其他上司的指令，而不可只顧自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越過直接上司向更高一級(jí)上司請(qǐng)示。秘書既應(yīng)維護(hù)直接上司的威信和利益，也應(yīng)維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。

怎樣做好日程安排工作

1、服從于組織的總目標(biāo)和整體計(jì)劃：上司的工作只是整個(gè)機(jī)關(guān)的、單位工作的一部分。秘書為上司，即使是主管安排日程時(shí)，首先應(yīng)該考慮的是服從于組織的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)和整體計(jì)劃，要顧及主管上司上下左右的工作配合、工作制約，如發(fā)現(xiàn)有沖突，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上司，征得同意后進(jìn)行協(xié)調(diào)、解決。

2、區(qū)分輕重緩急：秘書應(yīng)對(duì)上司的工作任務(wù)、各種會(huì)議、經(jīng)常聯(lián)系的同事和客人、計(jì)劃中的出差、社會(huì)交往乃至休假等等大大小小的活動(dòng)進(jìn)行全面了解并作記錄。然后，分清輕重緩

急，先遠(yuǎn)后近、先重后輕，先外后內(nèi)，按年、月、周、日作出初步安排。

3、隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整：秘書不可墨守成規(guī)，而應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變，仍應(yīng)根據(jù)先重后輕、先外后內(nèi)的原則隨時(shí)做補(bǔ)充、更改或取消。

4、提示和督促：秘書不僅要為上司排出科學(xué)、合理的工作日程表。而且還有責(zé)任幫助上司實(shí)施。包括幫助上司記憶工作的內(nèi)容和時(shí)間表，及時(shí)提示和督促，將上司的重要活動(dòng)通知有關(guān)的同事及汽車司機(jī)，并要求他們與上司密切配合等等。

5、酌留彈性、勞逸結(jié)合：安排上司的工作日程切不可滿打滿算，一般不超過工作量的50%。既要考慮到臨時(shí)增加的內(nèi)容，又要留出足夠的時(shí)間讓上司做準(zhǔn)備，免得窮于應(yīng)付，反而達(dá)不到工作效果，也應(yīng)該注意上司的勞逸結(jié)合，白虎上司的身體健康和情緒穩(wěn)定。

收文和發(fā)文的辦理程序是怎樣的？

收文處理程序：

（1）簽收、拆封和登記。

簽收。要對(duì)照文件投遞清單或送文登記薄認(rèn)真清點(diǎn)，做到四個(gè)“查清”。

拆封。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。登記。收文登記的形式分為簿冊(cè)式、聯(lián)單式和卡片式。

（2）分辦和傳閱。

（3）擬辦與批辦。

擬辦。文件的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

批辦。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。

（4）承辦、催辦和注辦。

承辦。指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。

催辦。指必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。

主辦。也稱辦復(fù)。指對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡(jiǎn)單注明。發(fā)文辦理程序：

（1）擬稿、審核與簽發(fā)。

擬稿。是文件承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的交擬或批辦意見草擬文稿的過程。

審核。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)，要做到“六查”。

簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。

（2）繕印與校對(duì)。

繕印。指對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。

校對(duì)。指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。

（3）用印、登記與封發(fā)。

用印。是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。

登記。主要是為了便于對(duì)文件的管理和查找。

封發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。

公文立卷的意義。

（1）公文立卷能夠保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以維護(hù)文件的完整與安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，為檔案工作打下了基礎(chǔ)。

什么是案卷歸檔？怎樣進(jìn)行案卷歸檔？

案卷歸檔：有關(guān)某一題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管。

(1)案卷目錄的編制。案卷目錄的項(xiàng)目有：案卷號(hào)、立卷類目號(hào)、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。

有2種方法：一種由各部門的公文立卷人員編制移交目錄，然后由檔案室匯總編排卷號(hào)，編制正式的案卷目錄。二是由機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號(hào)，直接編制案卷目錄。

（2）檢索工具的編制。文件檢索工具指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。編制的內(nèi)容有：文號(hào)索引，文件分類目錄。

（3）案卷的歸檔。文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。要注意歸檔范圍，歸檔時(shí)限和歸檔要求。

溝通有哪些類型和方法？

溝通，由不同的標(biāo)準(zhǔn)可分不同的類型和方法。從組織關(guān)系來分，可分為內(nèi)部溝通和外部溝通；又可分為上行溝通、下行溝通、平行溝通。從溝通的一般關(guān)系來劃分分為

1）單向溝通。即一方向另一個(gè)特定的對(duì)象作單線的定向溝通，只要求對(duì)方接受、了解，而不要求對(duì)方回復(fù)的溝通。

2）雙向溝通。即要求對(duì)方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。

3）多向溝通。即一方同時(shí)向兩個(gè)以上的對(duì)象所做的呈輻射型的溝通。

溝通的主要方法分

1）直接溝通。即通過聲、光、電、語(yǔ)言、文字、圖像等載體直接發(fā)送或交換的溝通。

2）間接溝通。即通過第三方中介或媒介所傳達(dá)的溝通。

3）明示溝通。即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語(yǔ)言、文字、圖像表達(dá)來溝通信息、溝通

意圖，這是常用的、基本的方法。

4）暗示溝通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例題

你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長(zhǎng)崎市將派代表團(tuán)來本市作友好訪問。市長(zhǎng)辦公會(huì)議決定由市府辦公室組成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長(zhǎng)，你將如何籌辦本次接待工作?

外事接待是秘書工作中一項(xiàng)十分重要的工作。我應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手工作。首先，應(yīng)該組織整個(gè)接待小組的同志溫習(xí)有關(guān)外事接待工作的規(guī)定，也要了解當(dāng)前中日關(guān)系的基本現(xiàn)狀以及日本在國(guó)際國(guó)內(nèi)的一些基本情況。其次，要詳細(xì)了解外賓情況，包括外賓的人數(shù)、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當(dāng)了解日本的政治經(jīng)濟(jì)和文化習(xí)俗，擬好接待計(jì)劃，做好各個(gè)方面的聯(lián)系和準(zhǔn)備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領(lǐng)導(dǎo)人，以及外賓的參觀、訪問和業(yè)務(wù)洽談的日程安排。

第五篇：秘書學(xué)考試試題及答案

?秘書學(xué)?試題及答案

一、名詞解釋(每小題3分，共18分)

1．秘書

秘書是為服務(wù)對(duì)象全局性決策，事務(wù)性管理，從事智力服務(wù)，發(fā)揮助手作用的一種社會(huì)職業(yè)。（1）秘書的社會(huì)屬性，是社會(huì)中的服務(wù)職業(yè)，第三產(chǎn)業(yè)。秘書是一種社會(huì)職業(yè)人員，有職業(yè)準(zhǔn)入的權(quán)利。（2）職業(yè)性質(zhì)，是秘書的本質(zhì)屬性，具體表現(xiàn)為，為服務(wù)對(duì)象全局性決策，事務(wù)性管理，從事智力服務(wù)。

2.秘書的表達(dá)能力

秘書的表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩方面。口頭表達(dá)能力就是如何運(yùn)用口頭語(yǔ)言表達(dá)思維的能力。秘書人員在上情下達(dá)、下情上達(dá)的工作過程中均離不開口頭表達(dá)。如匯報(bào)工作、提出建議、傳達(dá)指令、溝通協(xié)調(diào)、接待來訪等，均要求運(yùn)用口頭語(yǔ)言進(jìn)行正確的表達(dá)。秘書的口頭表達(dá)要求反應(yīng)敏捷、清晰自然、準(zhǔn)確簡(jiǎn)練、有條不紊。文字表達(dá)能力指書面表達(dá)的能力，即一般的寫作能力。寫作能力是秘書人員的基本功。秘書人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意與工作需要，需經(jīng)常撰擬各種文稿，寫作范圍很廣。這就要求秘書不僅應(yīng)具備一般的書面表達(dá)能力和寫作技巧，而且應(yīng)熟知各種應(yīng)用文體的寫作，如通用公文、專用公文和公務(wù)常用文。

3.信訪

是來信來訪的簡(jiǎn)稱，是指信訪人通過書信、走訪、電話、電報(bào)等形式，向黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位及其負(fù)責(zé)人反映情況，表達(dá)個(gè)人或集體意愿，并由有關(guān)機(jī)關(guān)和單位負(fù)責(zé)處理的社會(huì)活動(dòng)。

4.辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化或稱辦公室自動(dòng)化，其英文名稱為office Automation,簡(jiǎn)稱為OA。這是自動(dòng)化的一個(gè)分支，最早是由美國(guó)通用汽車公司D.S.哈德于1956年首創(chuàng)的。這是一門綜合性很強(qiáng)的學(xué)科。

5.協(xié)調(diào)

就一般意義而言，協(xié)調(diào)是主客體之間為實(shí)現(xiàn)一個(gè)共同的目的而相互溝通，尋找共同點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)某種平衡，達(dá)到某種默契的一種行為方式。協(xié)調(diào)既是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)組織社會(huì)活動(dòng)的一種手段，也是有效地進(jìn)行行政管理的一種基本工作方法。任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，都必須對(duì)所屬的各種機(jī)構(gòu)、各項(xiàng)工作、各方面的人員經(jīng)常進(jìn)行協(xié)調(diào)，才能使之有序運(yùn)轉(zhuǎn)，齊心協(xié)力，相互配合，共同完成任務(wù)。

6.會(huì)見

會(huì)見指雙方會(huì)晤。凡身份高的會(huì)見身份低的，或是主人會(huì)見客人，又稱接見或召見。反之凡身份低的會(huì)見身份高的或是客人會(huì)見主人，稱為拜見或拜會(huì)。

二、簡(jiǎn)答題(每小題5分，共30分)

1.簡(jiǎn)述秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在哪幾個(gè)方面?

政治性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是階級(jí)性。領(lǐng)導(dǎo)工作是有階級(jí)性的。任何領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)總是代表著一定的階級(jí)利益，為實(shí)現(xiàn)一定的政治目標(biāo)服務(wù)的。因之，作為輔助領(lǐng)導(dǎo)的秘書工作，也必然具有鮮明的階級(jí)性。二是政策性。秘書工作必須遵循政策性原則。辦文是政策性很強(qiáng)的工作，不少文件本身就是政策性的規(guī)定。三是機(jī)要性。秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要性工作，這是秘書部門處于領(lǐng)導(dǎo)中樞的輔助地位

所決定的。秘書工作的機(jī)要性，使保守秘密成為秘書工作的一條重要原則。

2.簡(jiǎn)述信息工作的原則。

信息工作的原則：

一、實(shí)事求是原則。實(shí)事求是是黨的思想路線，也是信息工作必須遵循的根本原則。

二、時(shí)效性原則。信息與時(shí)效不可分割，兩者的關(guān)系是正比。

三、主動(dòng)性原則。秘書工作具有從屬性，帶有一定的被動(dòng)性。

四、整體性原則。信息工作的整體性在于它的聯(lián)系性和協(xié)調(diào)性。

五、內(nèi)部性原則。秘書部門的信息工作具有較強(qiáng)的內(nèi)部性。因而決定了它具有一定的保密性。

3.簡(jiǎn)述公文撰擬的特點(diǎn)。

(一)寫作動(dòng)機(jī)的制約性。公文的寫作動(dòng)機(jī)不是撰擬者個(gè)人的意愿，不是有感而發(fā)，而是完全受命于領(lǐng)導(dǎo)的指令授意，必須忠實(shí)地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。

(二)寫作思維的抽象性。公文寫作以抽象思維即邏輯思維為主，舍棄事物的具體形象，以抽象的概念、判斷、推理來揭示事物的本質(zhì)。在寫作中，主要運(yùn)用分析、綜合、歸納、演繹等邏輯手段。

(三)寫作體式的規(guī)范性。作為公務(wù)文書主要構(gòu)成的通用公文與專用公文，它們?cè)隗w式上的要求更為嚴(yán)密規(guī)范，帶有法定性、程式性的特點(diǎn)。(四)寫作受體的確指性。文章寫作，都有其寫作受體，即讀者對(duì)象。但公文寫作的受體是確指的，它有特定的讀者對(duì)象，即收文機(jī)關(guān)。

4.列舉值班工作的任務(wù)。

值班工作的任務(wù)，主要有以下幾項(xiàng)：

(一)信息溝通。這是值班工作的一項(xiàng)基本任務(wù)，它包括上情下達(dá)和下情上達(dá)兩個(gè)方面。(二)承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)是多方面的，值班人員應(yīng)積極主動(dòng)地辦好這些事情，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理結(jié)果。(三)負(fù)責(zé)工作接待。對(duì)外來聯(lián)系工作的人員，值班人員應(yīng)熱情接待，酌情處理。(四)處理急文和突發(fā)事件。值班人員在節(jié)假日和領(lǐng)導(dǎo)下班期間，要擔(dān)負(fù)起處理急文和突發(fā)事件的任務(wù)。(五)承擔(dān)本部門，本單位的一些基礎(chǔ)性服務(wù)工作。

5.簡(jiǎn)述調(diào)查研究的基本原則。

秘書要搞好調(diào)查研究工作，科學(xué)地去研究和解決改革開放新形勢(shì)下社會(huì)生活中的各種現(xiàn)象和問題，最根本的要堅(jiān)持以馬克思主義和鄧小平理論為指導(dǎo)，在調(diào)查研究的具體實(shí)踐中，必須遵循客觀性原則、實(shí)踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。

6.簡(jiǎn)述保密工作的特點(diǎn)

保密工作具有政治性、群眾性、封閉性和相對(duì)性的特點(diǎn)。①政治性是保密工作的最突出的特點(diǎn)。因?yàn)楸Ｃ芄ぷ魇菄?guó)家工作的一部分，它在外御強(qiáng)敵、內(nèi)保社會(huì)安定方面，起著十分重要的作用。特別是十一屆三中全會(huì)以來，隨著黨和國(guó)家工作重心的轉(zhuǎn)移，為改革開放和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)保駕護(hù)航，成了我國(guó)保密工作的中心任務(wù)，其政治色彩更加鮮明。②群眾性是指保密工作要堅(jiān)持走群眾路線，緊緊地依靠群眾是做好保密工作的可靠保證。這是因?yàn)椋c廣大人民利益密切相關(guān)的國(guó)家秘密廣泛存在于各行各業(yè)之中，只有動(dòng)員人民群眾加入保密工作的行列中來，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封閉性是由秘密的本質(zhì)屬性決定的。所謂秘密，就是在一定的時(shí)間內(nèi)只能讓極少數(shù)人掌握的信息和事物。這種秘密，如果不加以保守或保護(hù)，一旦被外人知曉，就是泄密，如果在社會(huì)上公開，就不再成為秘密。所以，保密工作說到底就是對(duì)自己的秘密采取各種防范措施，不使之外泄。④相對(duì)性是指保密工作的時(shí)間性與一定的區(qū)域性(即保密范圍)而言。

三、論述題（本大題共2小題，每小題10分，共20分）

1、試述現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征。

（1）秘書服務(wù)對(duì)象多元化。現(xiàn)代秘書活動(dòng)的范疇，不僅僅限于國(guó)家官僚體系，它廣泛存在于一切社會(huì)管理活動(dòng)乃至一切重要的生產(chǎn)實(shí)踐和科學(xué)文化活動(dòng)之中。不僅國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)人身邊設(shè)置了秘書部門和配備了秘書人員，而且實(shí)業(yè)家、科學(xué)家、作家、學(xué)者、演員等一切需要秘書輔助和綜合性服務(wù)的社會(huì)人士，只要具備一定的財(cái)力，都可以聘用秘書。秘書已成為從業(yè)范圍十分廣泛、從業(yè)人數(shù)十分眾多和一種社會(huì)職業(yè)。服務(wù)對(duì)象的多元化，已成為現(xiàn)代秘書職業(yè)的一個(gè)重要特征。

（2）秘書主體商務(wù)化。所謂秘書主體商務(wù)化，是指我國(guó)秘書隊(duì)伍的主體將由黨政秘書逐漸讓位于商務(wù)秘書。從我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的大趨勢(shì)看，在精兵簡(jiǎn)政的制約下，黨政秘書的數(shù)量不可能有較大的增長(zhǎng)。然而，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)足發(fā)展，國(guó)有企業(yè)尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、“三資”企業(yè)、私人企業(yè)異軍突起，給為數(shù)眾多的秘書就業(yè)提供了廣闊的市場(chǎng)，這就使秘書隊(duì)伍將發(fā)生了巨大的變化；商務(wù)秘書以驚人的速度增長(zhǎng)。二十一世紀(jì)，我國(guó)將實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)將長(zhǎng)足發(fā)展，與工商企業(yè)的迅速發(fā)展相適應(yīng)，商務(wù)秘書的增長(zhǎng)也就必然越來越大。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的舞臺(tái)上，商務(wù)秘書必將唱起主角。這是國(guó)際秘書職業(yè)發(fā)展的歷史經(jīng)驗(yàn)，也將是我國(guó)秘書職業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)。

（3）秘書知識(shí)技能專業(yè)化。秘書工作已形成一門專業(yè)。秘書有了辦文、辦公、辦事，綜合處理信息資料，辦理日常公務(wù)等特定的職業(yè)活動(dòng)內(nèi)容。秘書已有了職業(yè)技能培養(yǎng)教育體系和任職資格考核體系，以及指導(dǎo)秘書從業(yè)實(shí)踐的秘書工作理論體系，還有了秘書行業(yè)協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)和國(guó)際性秘書行業(yè)組織，由此可見，現(xiàn)代秘書同教師、醫(yī)師、律師、會(huì)計(jì)師、工程師等一樣，都屬于現(xiàn)代社會(huì)的專業(yè)人才。

（4）秘書勞動(dòng)價(jià)值商品化。在商品經(jīng)濟(jì)時(shí)代，任何勞動(dòng)都含有商品性質(zhì)。秘書工作是一種復(fù)雜的腦力勞動(dòng)，秘書的勞動(dòng)也帶有商品性，其價(jià)值也就具有商品化特征。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，他們的勞動(dòng)價(jià)值的商品化特征就日益突出地表現(xiàn)出來。

2、秘書處理人際關(guān)系的一般準(zhǔn)則有哪些？

（1）尊重。秘書應(yīng)克服人際關(guān)系中的地位障礙，無論對(duì)上司、對(duì)同事或是對(duì)重要來訪者、一般交往者都要尊重。通常而言，要獲得別人的尊重，首先得尊重別人。人都有自尊心，都希望得到別人的尊重。尊重別人和受到尊重，是相對(duì)相應(yīng)的。互相尊重就能增進(jìn)彼此的友情和信任，就能激發(fā)彼此的責(zé)任感和工作積極性。

（2）禮貌和禮儀。人際關(guān)系中尊重的最初也是最近的形式就是禮貌。禮貌要求秘書在公司或其他場(chǎng)合會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)、上司、同事或客人時(shí)，首先應(yīng)做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時(shí)，面帶真誠(chéng)的微笑，舉止文雅；與人交談時(shí)，用語(yǔ)得體、口齒清晰、語(yǔ)音溫和。在各種交際場(chǎng)合自覺注重和嚴(yán)格遵守各種禮儀禮節(jié)。

樂于助人。秘書的角色地位主要是助手，幫助主管或上司做好各項(xiàng)工作，甚至必要的生活照顧與服務(wù)，乃是秘書的天職。秘書工作又是綜合性的工作，它需要多方面的配合和幫助才能做好。因此，秘書人員應(yīng)具有根深蒂固的“助人為樂”的意識(shí)，養(yǎng)成主動(dòng)、勤勞的習(xí)慣。無論對(duì)上司、或同事、或客戶、或有工作交往的普通群眾，只要知道或看出對(duì)方有需要，就應(yīng)主動(dòng)地伸手幫助。

（3）贊美他人。秘書不是卑賤者，但他（她）的角色地位要求其必須是個(gè)真正的謙虛者。謙虛不等于自卑，正如自尊也不等于驕傲。確切地說，真正自尊、謙虛的人就在于他們既能正確地估量自己，又能正確地看待別人。

寬容與體諒。秘書人員要善于在人際交往中學(xué)會(huì)寬容與體諒。對(duì)別人身上這樣或那樣的弱點(diǎn)或缺點(diǎn)要予以寬容，對(duì)別人的粗魯言語(yǔ)、舉止或錯(cuò)誤行為，只要不傷害公司及個(gè)人，要予以寬恕。進(jìn)而能設(shè)身處地為對(duì)方著想，多給人一點(diǎn)同情和諒解。

（4）公允。公允要求秘書處事待人要公正，誠(chéng)實(shí)，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過飾非或推卸責(zé)任。

四、實(shí)務(wù)操作題(本大題共1小題，12分)

你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長(zhǎng)崎市將派代表團(tuán)來本市作友好訪問。市長(zhǎng)辦公會(huì)議決定由市府辦公室組成一個(gè)接待小組負(fù)責(zé)本次接待工作。如讓你擔(dān)任這個(gè)接待小組的組長(zhǎng)，你將如何籌辦本次接待工作?

外事接待是秘書工作中一項(xiàng)十分重要的工作。我應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手工作。首先，應(yīng)該組織整個(gè)接待小組的同志溫習(xí)有關(guān)外事接待工作的規(guī)定，也要了解當(dāng)前中日關(guān)系的基本現(xiàn)狀以及日本在國(guó)際國(guó)內(nèi)的一些基本情況。其次，要詳細(xì)了解外賓情況，包括外賓的人數(shù)、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當(dāng)了解日本的政治經(jīng)濟(jì)和文化習(xí)俗，擬好接待計(jì)劃，做好各個(gè)方面的聯(lián)系和準(zhǔn)備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領(lǐng)導(dǎo)人，以及外賓的參觀、訪問和業(yè)務(wù)洽談的日程安排。

五、討論題（本大題共1小題，20分）

結(jié)合材料，談?wù)勀忝貢@個(gè)職業(yè)的看法。

另類秘書

“在公司里做秘書。”——以前別人問起我的職業(yè)，我總是據(jù)實(shí)道來。十之八九，人們會(huì)因此對(duì)我投來異樣的目光。

真的，不知道從什么時(shí)候起，秘書成了“小秘（蜜）”的同義詞，也因此被蒙上了一層曖昧的色彩。這讓我很有些不自在進(jìn)而憤怒起來。

于是我學(xué)乖了，只說是“做行政工作的”。——反正這也不能算是撒謊！我上職高時(shí)念的就是文秘專業(yè)，選擇它僅僅因?yàn)樗苓m合女孩子。畢業(yè)后進(jìn)了外企，而且是一家非常規(guī)范的公司。據(jù)說在國(guó)外的總部,倘若一位男員工對(duì)女同事說句“你真漂亮”,就可以被投訴性騷擾。在這里秘書就是秘書，干的活兒繁雜而瑣碎。替經(jīng)理們訂機(jī)票，訂酒店，打字，復(fù)印，發(fā)傳真??這些都是工作職責(zé)中明文規(guī)定的。還有一些是雖未明文規(guī)定卻約定俗成的事——中午到馬路對(duì)面替老板買三文治，幫老板的菲傭辦護(hù)照??中國(guó)人還好些，倘若碰上個(gè)絲毫不懂中文的外國(guó)老板，真的像照顧一個(gè)孩子。

公司的規(guī)矩：秘書永遠(yuǎn)是秘書，在工作性質(zhì)和發(fā)展機(jī)會(huì)上與經(jīng)理級(jí)有著質(zhì)的區(qū)別。因此很自然地，有些秘書會(huì)覺得這份工兒沒有多大前途。她們喜歡這個(gè)公司，喜歡身旁的工作環(huán)境，喜歡這里不低的薪水和福利，惟獨(dú)不喜歡自己的工作。于是心里便盤算著先做幾年看準(zhǔn)了機(jī)會(huì)離開。亦有另一部分人干得很專心也很安心。因?yàn)檫@并非人們想象中那樣是吃青春飯的職業(yè)。恰恰相反，它可以做一生。無需年輕美貌，只須細(xì)心、耐心，外加性格好即可。國(guó)外有不少四五十歲的婦女做了半輩子的秘書，那是她們一生的職業(yè)。

在這里經(jīng)理們與秘書們工作中互相尊重。經(jīng)理讓秘書辦事通常都會(huì)用“please”開頭，用“thanks”結(jié)束。然而二者間幾乎不曾有過曖昧的關(guān)系。這是禁令，亦是人們所認(rèn)同的現(xiàn)實(shí)。經(jīng)理們行則飛機(jī)住則五星級(jí)大酒店，秘書是那個(gè)為他們訂機(jī)票訂房間的人。雖然在一個(gè)辦公室里，卻生活在兩個(gè)世界。正應(yīng)了那一句話：“你有你的，我有我的方向。”

就這么一天天干著這份工作，不管心中是不是喜歡它。秘書只是一份工作，正如同經(jīng)理也是一份工作一樣。我們是高級(jí)辦公樓里惟一不穿名牌的人，心中卻也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘書節(jié)。幾乎沒有人會(huì)忘記在我們的桌子上放一束花，一張卡，或是一個(gè)可愛的絨毛玩具。已經(jīng)習(xí)慣了身旁有如此能干的秘書，經(jīng)理們知道，沒有我們，自己的工作會(huì)是一團(tuán)糟。

《另類秘書》的主要傾向，相對(duì)而言，具有多樣化的特點(diǎn)。因此允許考生把握以下各點(diǎn)中的任何一條展開分析論述：既可以著眼于領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系，也可以著眼于秘書與經(jīng)理、助理在管理層次上的界限分明，還可以著眼于秘書工作中的明文規(guī)定與約定俗成之間的關(guān)系，或者著眼于秘書從業(yè)者必須具備的耐心與細(xì)心等等。要求自圓其說，具有一定的深度，不必面面俱到。（本題較為開放，主流價(jià)值觀正確即可。可酌情給分。）