第一篇：秘書學文檔

作業三

秘書文檔管理

應用題

請下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標題，說明組卷特征。

（一）1.XX大學關于舉辦50周年校慶文藝晚會的通知

2.XX省教委關于進一步在高校中深入開展人事改革的通知

3.XX大學關于深入開展人事改革的決定

4.XX大學關于評定50周年校慶文藝晚會優秀組織獎的通知

5.XX大學50周年校慶文藝晚會節目單

6.XX大學關于實行中層干部競聘上崗的決定

7.XX大學校長張XX在校慶文藝晚會上的講話

答：

①1、4、5、7為一個組卷；2、3、6為一個組卷

②1、4、5、7XX大學是關于50周年校慶文藝晚會的文件材料；2、3、6XX省教委、XX大學關于深入人事改革執行中層干部競聘上崗的通知決定 ③1、4、5、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、3、6的組卷特征是：問題特征

（二）1.中央廣播電視大學關于召開全國電大漢語言文學專業教學工作會議的通知

2.中央廣播電視大學關于召開全國電大工作會的通知

3.中央廣播電視大學關于漢語言文學專業教育情況的調查報告

4.全國電大漢語言文學專業教學工作會議紀要

5.全國電大工作會議紀要

6.教育部副部長XXX在全國電大工作會議上的講話

7.XX廣播電視大學文科處處長在全國電大漢語言文學專業教學工作會議上的發言

8.XX廣播電視大學校長在全國電大工作會議上的發言

答：

①1、3、4、7為一個組卷；2、5、6、8為一個組卷

②1、3、4、7是中央廣播電視大學全國電大關于漢語言文學專業教學工作的文件；2、5、6、8是關于全國電大工作會議的文件

③1、3、4、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、5、6、8的組卷特征是：問題特征

第二篇：秘書學

改錯題

第3題(60)分

閱讀下面這個案例，回答后面的三個問題。（本題20分）一天，某市工業局秘書科的張科長正在辦公室批閱文件，這時，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時正忙于局里的業務，不想見譚某，非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領導不在辦公室。你先回去，有什么事我可以代你轉告。”既然這樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。約過了一個多小時，張科長起身去檔案室，來到走廊，想不到竟看見局長與譚某在衛生間門口握手寒暄，并聽到譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在啊！”局長毫不遲疑地回答。張科長頓感渾身一陣冰涼。原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內來回走動，剛巧碰上局長上衛生間，于是他急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長不地道，品質太差，欺下瞞上，沒有資格當秘書科長。張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當領導的這樣做也是出于無奈，當秘書的應注意維護領導的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對人解釋此事，聽到議論，也一笑置之。問題一：分析張科長的做法有哪些值得借鑒的地方？問題二：如果你是張秘書，在遭到譚某的詆毀后你會怎么做？問題三：作為領導，局長有沒有值得反省之處？

答：

問題一：張科長的做法最值得肯定和借鑒的地方是忍辱負重，時時處處維護領導的形象，不計較個人的毀譽得失，體現出難能可貴的大局意識。

問題二：如果我是張秘書，在遭到譚某的詆毀后，我可能也會像他那樣做，畢竟清者自清、濁者自濁，應該相信領導、相信同事。反過來，在敏感時期為自己進行辯解，可能越描越黑，事與愿違。

問題三：作為領導，局長在猛然見到譚某時的那種回答屬于本能的反應，無可厚非。但是，當張科長身陷不公正的非議之中，局長最好能夠采取一定的措施，對張科長有所支持和撫慰。比如，給張科長打一個電話，或者在合適的場合發言表態等等。

第三篇：秘書學

3.要與領導在工作上配合默契。

領導者的職責是充分發揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現。因此，文秘人員必須全面了解領導的工作計劃，掌握領導的工作方法。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯璧合，相映生輝。值得注意的是，與領導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當今社會，秘書工作已經成為一種廣泛的社會職業，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現象發生。前邊講了秘書要善于從領導角度思考和處理問題，是以服務領導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領導作決策。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態，秘書不能隨意表態，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構不同，咨詢機構尊重的是客觀事實，而不是領導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內發揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領導的決策意圖。

5．要與領導在感情上產生共鳴。

人都是有感情的.領導與文秘人員，在職務上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時間上有的注意用好八小時，業余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領導在感情上產生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領導的經歷、生活習慣、業余愛好和性格氣質，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領導的個性，實現與領導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領導就會被悶得張口結舌;一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領導，就會不知所措。置身于這樣的環境中會對文秘人員產生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領導者的性格轉化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領導要在工作上保持協調和一致

秘書的主要工作就是要協助領導，所以秘書要在工作上與領導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領導愚忠，主要就是說為領導的工作鋪好道路，能夠領會不同領導特別是主要領導的意圖,貼緊領導的思路,想領導之所想,謀領導之所需。秘書貼近領導，是領導的助手，在日常的工作中會受到領導的修養、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領導之間的關系更進一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領導的關系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業才能更上一層樓。

第四篇：秘書學

一．秘書：能在授權范圍內作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協調上司處理政務及日常事務，為決策及實施提供服務的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業務水平進行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術操作層、行政執行層、輔助決策層秘書，在省，市機關，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內容或所從事行業為標準來分類

（一）按照服務對象，經濟來源：1.公務秘書；私人秘書（是指私人、私人企業、民辦企業等出資雇傭兵為其服務的秘書）2.不同行業或所屬的部門分類，黨政、行政、經濟、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內容：文字秘書、機要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務秘書

一．秘書學的定義：就是研究工作的產生、發展及其工作規律和發展趨勢的科學。

二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領導意圖、秘書環境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環境是秘書活動的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內容（從總體上分，可分為三類）

1.政務性工作，是直接為領導決策（包括黨政機關的決策和企業的重大決策）服務的綜合性工作

2.業務性工作：是指帶有專業性質的常規工作

3.事務性工作：是指一些專業性不強，主要依靠經驗和責任心就能辦好的機關具體事務 三．秘書工作的特點

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現代秘書工作都要圍繞領導工作展開；B.秘書人員只有發言權而無表決權，更無決定權；C.秘書人員在處理任何問題時，不能超越職權范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的 3.機要性：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 4.事務性：體現在對各種事務性工作的處理上

5.被動性：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現在它要做好上情下達，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協調，平衡工作）；3.協調工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準確原則（辦文要準、辦事要穩、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調查法（包括典型調查法，重點調查法，抽樣調查法，個案調查法）

A.典型調查法：根據調查目的和要求，選取少數具有代表性的典型單位進行調查研究，借以認識事物的規律及本質的一種非全面的調查方法（省時省力）

B.重點調查法：是指在全體調查對象中，選擇一部分重點單位進行調查，是一種補充性的調查法

C.抽樣調查法：從研究對象中抽取一部分單位進行考察和分析，推斷總體的數量特征的一種調查方法（起到全面調查的作用）

D.個案調查法：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區所進行的深入全面的調查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領導者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機參謀法：根據領導工作發展變化的情況隨機向領導者提出意見和建議。B.預測參謀法：對未來的發展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領導選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，供領導選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領會領導意圖的方法：從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖；從不同角度捕捉和領會領導意圖；從把握領導個性特點中領會領導意圖

2.請示的方法：請示的對象要準確；請示的內容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權批準，要書面；一般事項，事務性工作，可以口頭請示）

3.報告的方法：報告的內容要客觀真實；報告的內容要簡明扼要；報告要區分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協調方法：如出現小矛盾，采取溝通協調方法；因為非原則問題，則各執一詞，采取變通協調方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協調方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協調方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用

8.工作進程調度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結合的方法；⑶統籌計劃法：注重任務控制；注重質量控制

9.工作時間管理的方法：指定時間計劃；合理使用空余時間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機構

一.秘書機構的含義：秘書機構即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式

二．秘書機構的設置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則

三．秘書機構的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數企事業單位）

第二節.秘書機構的具體組織形式 1.行政機關的秘書部門 二．公司企業的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國有大中型企業、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”

特點：全面掌管單位內部的行政管理事務 2.職能性的秘書部門 “經理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設秘書部門，在董事會機構中設置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業的董事會秘書身份比較特殊 2.管理層：總經理辦公室是股份制企業中最高常設秘書部門

3.執行層：部門經理的助理也稱秘書，有專設的，也有由部門內職員兼任的。因此，股份制公司企業的秘書部門主要是指總經理辦公室。

四.臨時性機構秘書：指舉辦大型活動或聯合召開大型會議時所設置的非常設性秘書機構

第三節.秘書機構的運行機制

特點：1.內在并行性：對復雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協調、控制功能，以提高領導決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質 第一節.秘書的職業道德

一．秘書職業道德修養的含義：指秘書在遵循一定的職業道德原則和職業行為規范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業道德情操和職業道德境界。

二．秘書職業道德修養的內容：1.愛崗敬業，任勞任怨；2.尊重領導，主動服務；3.遵紀守法，嚴守機密；4.團結合作，廉潔奉公

第二節.秘書的職能結構 第三節.秘書的氣質個性 一．秘書的心理素質

1.秘書的性格：要求具有外向型和內向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質

對氣質具有星對穩定性、可塑性，對氣質要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負水準；創造良好的人際關系；及時調整不良心理；參加各種有益活動

第四章

秘書的日常事務工作 第一節.辦公環境管理

（一）含義：辦公環境即辦公室環境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環境，所在地，建筑設計，裝飾裝修，室內溫度一系列因果的綜合構成。

（二）制約辦公環境的因素：社會大環境；職責和功能 二．辦公環境的優化

（一）辦公區的選址和設計

1.辦公環境的選址：考慮組織的業務性質的需要；考慮通訊、交通等服務設施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質量等因素

2.內部分區：秘書部門，因其工作的特殊性設在緊靠服務對象的位置，公共服務部門一般設在辦公區的中間位置

3.配套設施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網絡式辦公室

（三）保持辦公環境的整潔有序

1.辦公環境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設備的合理擺設：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設；最好不要放私人物品

第二節.辦公環境的安全維護 一．維護辦公環境安全的重要性 二．辦公環境安全的分類

（一）房屋、設備的安全

（二）信息的安全 突發事件重在預防

第三節.電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉接和電話記錄

（二）接打電話時的禮儀 二.郵件的收發與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發

1.檢查郵件；2.核對名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標志作用；權威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請 2.用印簽批 3.用印監督

第四節.辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊內、對外聯絡交往中所進行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計劃

1.接待規格：接待規格實際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。

⑵對等規格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務相當的接待，這是最常見的接待規格。

⑶低規格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務低的接待，常見于基層 2.接待規格的確定 3.日常安排

4.經費預算：接待經費項目——工作經費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關費用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會見、會談的接待

⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見

⑵會見和會談的區別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協議，但會談的目的則希望達成協議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。

⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請接待。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環境幽雅；其次，衛生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密

第五節.值班工作

一．值班工作的主要任務

1.傳遞信息；2.公務接待；3.處理緊急電文和突發事件；4.承包領導交辦的臨時事項（臨時性的會議通知；任務調查；向有關單位和部門傳達上級領導的指示）；5.協調安全保衛工作

二．值班工作的要求

堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領導的活動情況

第六節.辦公時間效率的管理 一.有效管理自己工作時間的方法

（一）科學

1.培養好習慣：⑴在工作時間里不做與工作無關的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務型工作和思考題工作 3.為工作制定計劃

4.學會為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領導確認

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會）

⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領導的確認

（二）上帝的調研工作安排

首先需要了解清楚調研的目的；其次是要了解被調研單位的相關背景，住宿、餐飲、時間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國內旅行

⑴了解上司此行的有關情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務安排

⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關人員、備注等內容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領導當天的交通安排 2.國際旅行

⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險

⑵出入境手續：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物

3.準備好自帶生活用品

第五章

秘書的調研與信息工作 第一節.秘書的調查研究工作 一．秘書調查研究工作的特點 1.一致性；2.經常性；3.廣泛性 二．調查研究的方法

1.實地觀察法；2.個別訪談法，正式訪談或隨機訪談；3.座談調查法；4.問卷調查法；5.通信調查法；6.網絡調查法

第二節.秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發揮秘書輔助領導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎

二．秘書收集信息的內容和方法

（一）內容

1.本組織的信息；2.國際市場信息；3.客戶信息；4.經濟貿易信息；5.國際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網絡渠道；3.會議渠道；4.文件渠道；5.業務渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調查法；4.索購法；5.交換法

第五篇：秘書學

1、秘書學是研究秘書工作規律和秘書人員任職要求的科學，是一門綜合性、應用性的學科。

2、社會角色: 人在社會中所處的地位，這種地位賦予人的權利和義務，以及這種地位要求人具有的與之相適應的行為和意識。

3、印信工作:指機關、單位公務印章和介紹信的管理、使用工作。

4、秘書: 有四種較普遍的說法，1、宮中秘藏之書；

2、輔臣；

3、行政職位；

4、社會職業

5、秘書知識結構:

1、基礎知識；

2、專業知識；

3、行業知識；

4、相關知識

6、保密工作:是指對國家秘密加以管理和保衛，使其有效地控制在一定的范圍內，防止丟失、泄露和被竊的一系列工作

7、秘書職能環境:是指從事秘書工作的秘書個人，在履行秘書職能時的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質生活環境和與之發生職能關系的相對穩定的職能對象的總稱。

8、秘書制度是指秘書工作制度和秘書管理制度，其中有成文、也有不成文的（即慣例）秘 書制度。

9、秘書資格是秘書人員從事秘書職業活動的條件和身價

10、輔助決策是秘書人員或秘書機構為領導者制定并實施決策所采取的各項輔助行為。

11、秘書職業是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協助領導者或主事者處理日常事務，提供結合性服務，并收取報酬的一種社會職業

12、秘書工作指秘書人員為完成輔助領導工作和機關工作的任務而在一定業務范圍內勞動。

13、秘書工作機構：行政組織內的綜合辦事機構與參贊性機構，廣義:秘書長or辦公廳（室）主任領導下的辦公廳or辦公室；狹義：以“秘書”命名的局處科室股等部門。

簡答題

1、秘書工作的性質有哪些？

輔助性、綜合性、機密性、服務性

2、秘書人員的自我管理應從哪幾個方面著手？

工作管理、行為管理、時間管理、辦公環境管理

3、簡述秘書考核標準? 直接量化、比率化,綜合指標化、類比指標化

4、秘書工作機構的職能有哪些？

助手職能、參謀職能、樞紐職能、協調職能、保密職能,公關職能

5、簡述秘書與上司關系的處理原則 a主動配合、適應 b、服從，但不盲從 c、委婉提醒，適時規勸 d、維護上司間的團結。

6、秘書的職業特征包括哪些？ a、服務的直接性 b、服務的穩定性 c知識化 d年輕化 e女性化。

7、秘書與上司關系的特征有哪些？ a工作上的主從性

b知識、能力、體力、思維的補充性 c人際關系的首屬性 d人格上的平等性。

8、秘書的職業道德主要有哪些？

忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公

9、簡述郵件收進的程序和要求: 分類、拆封、登記、分送、閱辦

10、保密工作內容有哪些？

文件保密、會議保密、通訊保密、電腦保密、涉外保密

11、秘書人際關系的準則有哪些？

尊重,禮貌和禮儀,樂于助人,贊美他人,寬容與體諒、公允

12、現代秘書工作的特點有哪些?

（一）政治性：管理的政治性導致秘書工作也具有政治性。

（二）綜合性：部門綜合；領導工作廣泛；與社會聯系的廣泛。

（三）輔助性：為領導服務；沒有決策權；按領導決策意圖執行。

（四）被動性：圍繞領導工作需要而進行。

（五）事務性：繁雜的事務處理。

（六）機密性：領導事務的保密。

13、我了古代秘書活動的基本特點是什么？

秘書活動歷史悠久;秘書機構變動頻繁;秘書人員選拔較嚴;秘書制度比較完備

14、簡述從輔助功能上對秘書層次的區分

（1）輔助決策層，是直接參與與領導者決策活動的秘書。一般是指：秘書長、辦公廳（室）主任和領導者的個人秘書。

（2）行政執行層，是為領導者處理重要事務的秘書。一般是指負責文稿撰擬、信息加工、綜合協調、來訪接待、信訪處理和會議組織等工作的秘書。

（3）技術操作層，是為領導工作和機關工作提供技術服務的秘書。一般指負責文稿印制的電腦操作人員、文書收發的文書處理人員、圖書資料的采編人員、專事文稿把關的校核人員、機關印信的管理人員和通訊設備的操作人員等

15、簡述秘書機構的作用。

（1）組合作用——能夠把機構、職責、人員和組織關系等要素有機地加以優化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領導工作和機關工作的正常運行；（2）樞紐作用——上傳下達、內外聯絡和左右協調等作用；

（3）過濾作用——代行領導處理瑣碎和不重要的事情，以便使領導從繁雜的事務中解脫出來。

16、作為秘書，應具備哪些能力？

寫作能力、口頭表達能力、閱讀概括能力、社交活動能力、協調能力、觀察分析能力

17、保密工作的意義和作用是什么?(1)保密工作關系到國家的安全與利益(2)保密工作關系到社會的穩定(3)保密工作關系到經濟和科技的發展(4)保密工作關系到領導工作的成效

論述題

1、闡述我國秘書工作職能的轉變（1）支持決策，由提供信息轉變為既提供信息，又擬制方案

（2）輔助職能，由重在組織、指揮、實施、督察轉變為重在服務、協調、控制（3）處理信息，由單向發布、傳達信息轉變為雙向溝通信息。（4）計劃工作，由重在層層傳達計劃轉變為重在獨立企劃。

2、論述秘書工作方式的轉變

a服務對象、服務形式，由“三個服務”，轉變為既為上司服務，又為社會服務。b辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉變為開放式、透明式辦公。c會務工作，由單純組織會議轉變為既辦會議，又辦會展。d操作方式，由手工操作轉變為電子操作。

3、談秘書如何調適自己的心理？ a博覽群書，開闊胸襟 b培養廣泛興趣，豐富業余生活 c善于反省，自我調適 d傾訴、宣泄、調節情緒 4試論秘書機構的特點和作用: 特點一是輔助功能的綜合性;二是所處位置的中樞性;三是組織關系的封閉性作用：組合作用;樞紐作用;過濾作用

5、試述現代秘書職業的主要特征（1）秘書服務對象多元化。（2）秘書主體商務化（3）秘書知識技能專業化。（4）秘書勞動價值商品化。

6、試述秘書保密工作的意義

a文件保密b會議保密c通訊保密d電腦保密e涉外保密

保密工作關系到國家的安全與利益；保密工作關系到社會的穩定；保密工作關系到經濟和科技的發展；保密工作關系到領導工作的成效。

案例分析

按照對保密和保密工作的認識和體會分析下列案例

A．湖南省能源研究所研制的沸騰焙燒爐技術，是我國能源研究的一項重要成果，引起國外能源專家極大興趣，紛紛來函索取資料和邀請講學。美國利用多種渠道分別從我國幾個單位邀請這方面科技人員去講學或進修；通過“技術交流”無償地獲取了這項技術。B．日本人在參觀我國景泰藍生產廠家時，由于我方過于熱情好客，慷慨允許其拍下全部制作的工藝流程。日本人很快就掌握了其技術秘密，不久生產出了比中國生產得還要精美 的日本景泰藍。我國的景泰藍工藝品，因此而減少了出口。經濟及技術損失重大。C.1979年，某國政府手工藝考察團在浙江某縣工藝竹編廠參觀，經我方允許，他們拍下了我國竹制品防蛀、防霉、去霉的獨特生產工藝。祖傳的秘密技術因此泄露出去。D.美國可口可樂公司一直對其飲料的配方嚴格保密。據說，知道可口可樂完整配方的不到十個人。由于其技術的高度保密，所以該公司一直在國際飲料行業中居于霸主的地位。答案要點：

保密，就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護，使之不外泄的行為。國家工作人員，特別是秘書人員都必須有高度的保密意識。增強保密的責任感。保密工作關系到經濟社會的發展。經濟是基礎，科技是第一生產力。一個國家，一個地區和一個企業的地位和實力如何，首先取決于經濟發展和科技進步的程序。做好經濟保密工作，直接關系到經濟的發展。可口可樂公司的保密意識極強，而A、B、C三例中都是嚴重地缺乏保密觀念的典型事例。

保密的特點是：封閉性、排他性、利益性和相對性。保密工作，就是對自己內部可能產生的失、泄密所采取的一系列防范措施；對于不該知密的外部勢力，應堅決予以抵御與排斥。以友好做晃子竊取技術機密，是新形勢下一種新的竊密手段。A、B、C三例正說明了這一點。如果我們失去警惕，必然要受騙上當。從根本意義上說，保密就是為了保護某種利益，使之不受或少受損害。可以說，維護某種利益是保密的基本出發點，也是保密的根本目的之所在。正因為如此，保密才受到世界各國和各個行業的普遍重視；當然任何秘密都有時間性、空間性。保密總是在一定的時間和空間里進行的。

保密工作的意義是重大的。從政治上說，關系到國家的命運和社會的安定；從科學與經濟的角度說，保密工作關系到科學和經濟的發展；保密工作還關系到領導工作的成敗。A、B、C三例所造成的經濟損失是難以估量的。

我們要正確處理好保密與開放，保密與交流，保密與宣傳，保密與利用之間的種種關系。此外，還要正確認識和處理好保密與友好、保密與引進人才等各種關系。任何出于私利而泄露國家秘密的行為都是犯罪行為

秘 書 學 試 題（Ａ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．評價秘書工作的“有效性標準”與“領導滿意標準”可以實現和諧統一。（）2．新時期以來，秘書人員經常性地出席各類決策會議；在此之前，他們往往無法獲得這樣的機會。（）

3．就一般性秘書工作而言，秘書從業人員的培養應該以通才型人才為主要目標。（）4．從具體工作的角度來說，生活秘書曾經是我國黨政機關秘書類別的一種。（）5．秘書在實際工作中，為了不得罪上司或客戶，有時必須學會“編故事”或者說“撒謊”。（）

二、知識技能選擇題（不定項選擇，每小題3分，共15分）

1．屬于我國黨政機關秘書規范體系中“根本規范”這一層次的有（）。

Ａ．民主集中制原則

Ｂ．計劃化原則

Ｃ．法制原則

Ｄ．民族平等原則

Ｅ．人民群眾參加國家管理原則 2．秘書機構的基本職能是（）。

Ａ．調查研究

Ｂ．輔助決策

Ｃ．辦理會務

Ｄ．協調關系

Ｅ．服務領導

3．接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是（）。

Ａ．告訴他打錯了，然后掛電話。

Ｂ．告訴對方你的號碼是什么。

Ｃ．仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。

Ｄ．告訴他，查清楚號碼再打。

4．正在接聽電話時有另外一個來電，這時候應該（）。

Ａ．長話短說，結束正在接聽的電話，迅速處理另外的來電。

Ｂ．記下另外來電的號碼，隨后再打過去。

Ｃ．請另外的來電者隨后再打來。

Ｄ．先聽完已經接聽的電話，再理會另外的來電。5．秘書學具有（）等學科特點。Ａ．屬于社會科學范疇

Ｂ．綜合性強

Ｃ．實踐性強 Ｄ．歷史悠久

Ｅ．學科發展受到相關學科的影響和制約

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．某單位的一個職能部門代替單位擬寫了一個申請追加經費的請示，送給負責人核稿時，負責人將“請示”改為“報告”。打字員打出后，原撰稿人在校對時將“報告”改回原來的“請示”；到負責人第二次核稿時，又將“請示”改為“報告”。請示與報告錯用、混用的現象十分普遍，結合本案例，試從秘書規范的角度分析產生這種現象的原因。

2．遼寧省青年友好參觀團在日本富士山縣活動時，中方團長接過日方官員送上的會議程序，只見上面寫著：“中方發言時間：10點17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原來的講稿從十幾頁刪削成五頁、三頁，最后刪到一頁。第二天，中方團長像別的發言者一樣，跑步上場。他的發言干凈利落，因為被臺下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事后，這位團長感慨地說：“這件事給我的啟示太大了。”日方官員如此安排外賓的發言時間，是否失禮？為什么？

四、下列語句中包含了不少秘書學知識，請試作分析。（每小題5分，共15分）1．（秘書人員應當）目中有人，眼中有事。2．秘書是水，領導是容器。

3．（秘書人員必須）“尊重政務與事務之區別”。（轉載自本網http://www.tmdps.cn，五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對秘書工作某一特征的認識。（字數要求：500～800。本題30分）今日助理，昨日秘書？

畢業于武漢某高校英語專業的何小姐來廣州找工作，本想找一份秘書的差事，但男友極力反對，說秘書聲譽不佳。何小姐考慮選擇經理助理的職位，又有人告訴她，助理和秘書其實是“換湯不換藥”，助理就是秘書，秘書就是助理。

真是這樣嗎？據了解，很長時期以來，的確有一些經理老板喜歡雇用漂亮的女秘書，作為“公關牌”，更有甚者干脆來個“情人秘書”，公私兼顧。因此，在外人眼里，秘書往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。為了避嫌，一些公司想出了新招數。

現任一家百貨公司人事部經理的李先生告訴記者，他所在的公司曾有一段時間專招男性秘書。后來發現，男秘書不如女秘書細心，在瑣事面前容易產生厭煩情緒，于是公司又開始聘用女性秘書。為了表明此“職業秘書”非“花瓶秘書”，就給它安了個“經理助理”的頭銜，其實做的事也就是秘書的職責。

“助理”代替“秘書”，求體面、正視聽是一方面，秘書這一職位本身的工作范圍和職業要求有了新變化也是重要因素。傳統型秘書主要為上司處理日常事務，協調上下關系，負責員工考勤及會議紀要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發展，可以參與公司發展的規劃、監督、決策以及人事方面的管理等。一個能干的管理型秘書，對上司而言，是左膀右臂；在員工看來，是一定范圍內言出必遵的“準上司”。不叫“秘書”叫“助理”，理所當然。

朱小姐工作5年，正好完成了從秘書向助理的轉換。她最初為一家服裝公司的經理做秘書，工作很輕松，主要在辦公室整理文件，給經理泡泡茶，也常陪經理在外面見客戶。由于覺得自己學非所用，加上屢遭經理非禮，沒干上一年就辭了職。第二家公司環境不錯、待遇不錯、經理也很“君子”，但她在里面干了兩年，因為她不喜歡老是在別人的指揮下工作。到了現在工作的這家房地產公司，開始仍是秘書，但漸漸涉及管理層面。如今，她的名片上印著“總經理助理”。

回溯5年，朱小姐承認干秘書這一行的確容易讓人有“別樣”的想法，關鍵是自己要堅持做人的基本原則。像她這樣由秘書變成助理的為數不少，但她靠的絕對是自己的實力。從她的經驗來看，助理和秘書不能簡單等同，助理要有更高的學歷，更強的能力，并非“換湯不換藥”。

秘書與助理，真正的區別還要看在實際工作中能夠發揮的作用。光從招聘榜上看大大小小的秘書或經理助理職位，難以說清其間的微妙之別。心動了的求職者，此時的關鍵在于弄清這個職位需要你做什么，你是否喜歡，是否能夠勝任。好聽不好聽——任由別人說的事，你又何必太在意！（作者：楊黎虹、李新龍，載《羊城晚報》1999年6 月8日第18版）

六、閱讀下面兩篇不同時期的報道，結合你對秘書工作的認識，寫一篇分析性文章。（字數要求：500～800。本題30分）

（一）領導自己寫報告，專職秘書都取消

本報江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領導的專職秘書。該縣縣委只配備兩個公用秘書，縣政府只配三個秘書，使秘書職數減少了50%。

近年來，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領導都配備有專職秘書。秘書職數越來越多，使部分領導養成了惰性。去年底，該縣新一屆領導班子組成后，要求所有領導干部提高自身業務素質，做到自己寫報告、擬文稿，全面處理本職事務。（載1998年6月10日《羊城晚報》第15版）

（二）四川綿陽市委規定：縣級領導不得配秘書

本報訊 據《成都商報》報道，四川省綿陽市委近日發通知規定，縣（市、區）黨政領導一律不得配備秘書。眾所周知，在縣（市、區）黨政領導班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現象，在一定程度上加大了領導干部的工作成本，同時，對縣級領導干部的形象也有一定的不良影響。為進一步加強各縣（市、區）黨政領導班子建設，綿陽市委下發通知規定：各縣（市、區）黨政干部不需要再配備專職秘書負責文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個同志主要負責為其做好服務工作。對已配備的秘書人員安排適合的工作，屬于借用、聘用的秘書人員要及時清退。附：參 考 答 案（Ａ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）1．√

2．×

3．√

4．√

5．√

二、知識技能選擇題（不定項選擇，每小題3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．Ａ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，“報告”適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問；“請示”適用于向上級機關請求指示、批準。本案例中，某單位申請追加經費，應該使用“請示”這一文種。《國家行政機關公文處理辦法》作為我國現行秘書規范的重要組成部分，體現了國家對各級機關秘書活動中公文處理的基本要求，帶有強制性，不得違反，除了秘書人員必須嚴格遵守之外，與文書工作密切相關的各級領導者也應熟悉、掌握。本案例中的失誤主要應由“負責人”承擔責任。當然，原撰稿人沒有委婉地向“負責人”指出錯用文種的不良后果，而是采取私下更改的做法，對此也應予以批評教育。2．日方如此安排外賓的發言時間并不算失禮。因為在安排會議程序時，必須充分考慮會議的整體時間結構，如果任由外賓或重要人物自由發言，必然會影響到整個會議的進程，無法實現會議的預期目的。日方官員在設置中方團長的發言時間時，只預留了一分鐘的時間，而且居然精確到了秒，這也可以看出日方對于會議程序的講究已經形成一種習慣，成為一種約定俗成的做法。中方團長最初感到驚愕，恰好反映出雙方對于開會的認識差異。這既是一種實際做法的差異，更是觀念上的巨大反差。因為在講究時間、講究效率的競爭機制下，如果連開會都無法準時開始、準時結束，會議的效果以及會后的執行情況又怎么可能實現高效率？一句話，只有開好會，才能辦好事。這一點，應該是中方團長事后為之感慨的重要原因。

四、下列語句中包含了不少秘書學知識，請試作分析。（每小題5分，共15分）

1．要點：“目中有人”意思是秘書人員應當尊重所有人，而不應盲目驕傲、目中無人，更不能盛氣凌人、頤指氣使；“眼中有事”指秘書人員應當時時處處做有心人，善于發現那些不被人注意的問題，主動積極地將問題解決在萌芽階段。（第二點也可答作“既要想領導之所想、急領導之所急，又要想領導所未想、急領導所未急”）

2．要點：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領導與秘書在工作中的地位：秘書在為領導服務的過程中，處于被動服從的位置。秘書的個性可以體現在生活中，而不應體現在工作中。

3．要點：秘書人員必須牢記自己的身份與地位，將處理好事務性工作視為輔助領導決策的重要渠道（也是常規渠道），不能隨意越權越位，干擾或代替領導的決策。不能認為秘書人員必須參加一切政策的輔助，領導的所有決策都理所當然由秘書機構和秘書人員輔助。

五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對秘書工作某一特征的認識。（字數要求：500～800。本題30分）

《今日助理，昨日秘書？》的主要傾向是認同標題中的結論，即“今日助理，昨日秘書”。換言之，秘書有望成為更高層次的助理。全文的重點語句如下：“傳統型秘書主要為上司處理日常事務，協調上下關系，負責員工考勤及會議紀要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發展，可以參與公司發展的規劃、監督、決策以及人事方面的管理等。一個能干的管理型秘書，對上司而言，是左膀右臂；在員工看來，是一定范圍內言出必遵的‘準上司’。不叫‘秘書’叫‘助理’，理所當然。”“秘書與助理，真正的區別還要看在實際工作中能夠發揮的作用。”

六、閱讀下面兩篇不同時期的報道，結合你對秘書工作的認識，寫一篇分析性文章。（字數要求：500～800。本題30分）

評閱提示：報道一與報道二都有矯枉過正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無論是精簡機構，還是降低工作成本，抑或是樹立領導干部事必躬親的形象，都不應盲目裁減秘書人員，應視具體情況而定，不能簡單地搞一刀切。其次，領導者的主要職責在于決策，為了精簡機構或降低成本而造成領導者忙于應付起草一般性文件的局面，將領導者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務性工作上，勢必影響領導者的決策水平，造成不應有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規定“縣（市、區）黨政領導一律不得配備秘書”，勢必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說具有多大的可行性。秘 書 學 試 題（Ｂ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．評價秘書工作的“有效性標準”與“領導滿意標準”可以實現和諧統一。（）2．秘書部門及秘書人員展開協調工作時可以對犯錯誤的有關人員進行批評、教育直至撤職查辦。（）

3．就一般性秘書工作而言，秘書從業人員的培養應該以通才型人才為主要目標。（）4．從具體工作的角度來說，生活秘書曾經是我國黨政機關秘書類別的一種。（）5．服從性從來都是秘書工作的首要特性。（）

二、知識技能選擇題（不定項選擇，每小題3分，共15分）

1．屬于我國黨政機關秘書規范體系中“根本規范”這一層次的有（）。Ａ．民主集中制原則

Ｂ．計劃化原則

Ｃ．法制原則

Ｄ．民族平等原則

Ｅ．人民群眾參加國家管理原則 2．秘書機構的基本職能是（）。

Ａ．調查研究

Ｂ．輔助決策

Ｃ．辦理會務

Ｄ．協調關系

Ｅ．服務領導

3．接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是（）。

Ａ．告訴他打錯了，然后掛電話。

Ｂ．告訴對方你的號碼是什么。

Ｃ．仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。

Ｄ．告訴他，查清楚號碼再打。

4．下列程序中不屬于收文辦理的是（）。

Ａ．傳遞

Ｂ．審核

Ｃ．繕印

Ｄ．批辦

Ｅ．立卷

5．秘書學具有（）等學科特點。

Ａ．屬于社會科學范疇

Ｂ．綜合性強

Ｃ．實踐性強 Ｄ．歷史悠久

Ｅ．學科發展受到相關學科的影響和制約

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．某領導機關要求秘書部門在一周內將工作意見擬好發文。Ａ秘書接受任務后，為了搶時間、爭速度，按領導意圖擬稿后，只交給本業務部門的負責人審核，就送到打字室進行繕印。因為未經領導審閱，打印出來的一百多份“工作意見”全部作廢，耽誤了文件的準時下達，造成了不應有的浪費。Ａ秘書造成失誤的原因何在？這一案例對于秘書從業人員有何啟示？ 2．某市人民政府向屬下企業發出一份文件，內容是提高退休工人的生活補貼。當時，該市的大多數企業紛紛出現經濟滑坡現象，資金短缺，開工不足，不少在崗工人的工資都很難按月發放。接到此文件后，幾乎所有的企業都反映無法執行。但此事已經媒體報道，退休工人于是不斷上訪，堅決要求落實政策。市政府考慮再三，最終還是草草收回文件，重新加以修改。根據此案例，分析一下調查研究在決策中的作用。

四、下列帶有一定文學色彩的語句，包含了不少秘書學知識。請試作分析。（每小題5分，共15分）

1．（秘書機構）各為其“主”，各自為“營”。2．秘書——決策者的守門人。

3．秘書是水，領導是容器。（轉載自本網http://www.tmdps.cn，請保留此標記。）

五、閱讀下面兩篇不同時期的報道，結合你對秘書工作的認識，寫一篇分析性文章。（字數要求：500～800。本題30分）

（一）領導自己寫報告，專職秘書都取消

本報江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領導的專職秘書。該縣縣委只配備兩個公用秘書，縣政府只配三個秘書，使秘書職數減少了50%。

近年來，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領導都配備有專職秘書。秘書職數越來越多，使部分領導養成了惰性。去年底，該縣新一屆領導班子組成后，要求所有領導干部提高自身業務素質，做到自己寫報告、擬文稿，全面處理本職事務。（載1998年6月10日《羊城晚報》第15版）

（二）四川綿陽市委規定：縣級領導不得配秘書 本報訊 據《成都商報》報道，四川省綿陽市委近日發通知規定，縣（市、區）黨政領導一律不得配備秘書。

眾所周知，在縣（市、區）黨政領導班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現象，在一定程度上加大了領導干部的工作成本，同時，對縣級領導干部的形象也有一定的不良影響。

為進一步加強各縣（市、區）黨政領導班子建設，綿陽市委下發通知規定：各縣（市、區）黨政干部不需要再配備專職秘書負責文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個同志主要負責為其做好服務工作。對已配備的秘書人員安排適合的工作，屬于借用、聘用的秘書人員要及時清退。

六、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，寫一篇文章，談一談你對秘書工作某一特征的認識。（字數要求：500～800。本題30分）另類秘書

“在公司里做秘書。”——以前別人問起我的職業，我總是據實道來。十之八九，人們會因此對我投來異樣的目光。

真的，不知道從什么時候起，秘書成了“小秘（蜜）”的同義詞，也因此被蒙上了一層曖昧的色彩。這讓我很有些不自在進而憤怒起來。

于是我學乖了，只說是“做行政工作的”。——反正這也不能算是撒謊！

我上職高時念的就是文秘專業，選擇它僅僅因為它很適合女孩子。畢業后進了外企，而且是一家非常規范的公司。據說在國外的總部,倘若一位男員工對女同事說句“你真漂亮”,就可以被投訴性騷擾。在這里秘書就是秘書，干的活兒繁雜而瑣碎。替經理們訂機票，訂酒店，打字，復印，發傳真??這些都是工作職責中明文規定的。還有一些是雖未明文規定卻約定俗成的事——中午到馬路對面替老板買三文治，幫老板的菲傭辦護照??中國人還好些，倘若碰上個絲毫不懂中文的外國老板，真的像照顧一個孩子。

公司的規矩：秘書永遠是秘書，在工作性質和發展機會上與經理級有著質的區別。因此很自然地，有些秘書會覺得這份工兒沒有多大前途。她們喜歡這個公司，喜歡身旁的工作環境，喜歡這里不低的薪水和福利，惟獨不喜歡自己的工作。于是心里便盤算著先做幾年看準了機會離開。亦有另一部分人干得很專心也很安心。因為這并非人們想象中那樣是吃青春飯的職業。恰恰相反，它可以做一生。無需年輕美貌，只須細心、耐心，外加性格好即可。國外有不少四五十歲的婦女做了半輩子的秘書，那是她們一生的職業。

在這里經理們與秘書們工作中互相尊重。經理讓秘書辦事通常都會用“please”開頭，用“thanks”結束。然而二者間幾乎不曾有過曖昧的關系。這是禁令，亦是人們所認同的現實。經理們行則飛機住則五星級大酒店，秘書是那個為他們訂機票訂房間的人。雖然在一個辦公室里，卻生活在兩個世界。正應了那一句話：“你有你的，我有我的方向。”

就這么一天天干著這份工作，不管心中是不是喜歡它。秘書只是一份工作，正如同經理也是一份工作一樣。我們是高級辦公樓里惟一不穿名牌的人，心中卻也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘書節。幾乎沒有人會忘記在我們的桌子上放一束花，一張卡，或是一個可愛的絨毛玩具。已經習慣了身旁有如此能干的秘書，經理們知道，沒有我們，自己的工作會是一團糟。附：參 考 答 案（Ｂ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．√

2．×

3．√

4．√

5．×

二、知識技能選擇題（不定項選擇，每小題3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．ＡＣＥ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析題（每小題15分，共30分）1．Ａ秘書造成失誤的原因在于沒有遵守公文處理的有關規定。按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，文件在送交打印之前，必須經過主管領導簽發，再由文秘部門進行復核，以確保發文質量。《國家行政機關公文處理辦法》作為我國現行秘書規范的重要組成部分，體現了國家對各級機關秘書活動中公文處理的基本要求，帶有強制性，不得違反。這一案例的啟示在于：秘書工作必須在遵守秘書規范的前提下展開，必須將工作熱情與遵守秘書規范緊密結合起來，以免出現事倍功半甚至事與愿違的結局。秘書人員必須牢記：僅有工作熱情是不夠的，還必須將秘書規范的學習、運用視為秘書基本素質的重要內容，予以足夠的重視。2．在此案例中，導致某市人民政府工作出現被動局面的直接原因就是沒有在決策前進行充分的調查研究，結果是顧此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。眾所周知，調研是決策的基礎和前提，沒有調研，決策就成為無源之水、無本之木，風險大大提高。各級各類機關單位的決策者都應從這一案例吸取教訓，慎重對待決策，慎重對待決策前的調研工作，將調查研究工作做實做好，為決策打下堅實的基礎。一言以蔽之，這一案例再次驗證了“沒有調查就沒有發言權”這句經典名言。

四、下列語句中包含了不少秘書學知識，請試作分析。（每小題5分，共15分）

1．要點：秘書機構只直接為本單位領導服務，對下一級或上一級秘書機構不存在領導或被領導關系。換言之，各級秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領導體系，秘書機構之間存在相對的封閉性。

2．要點：秘書應該幫助領導解決那些可能使領導分散時間和精力的瑣碎事務，以保證領導將主要時間和精力放在決策上。此外，當領導不在時，秘書還應當在領導授權的范圍內做好各項工作，也就是做好“補位”的工作，使得領導不至于牽掛機關單位的方方面面。3．要點：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領導與秘書在工作中的地位：秘書在為領導服務的過程中，處于被動服從的位置。秘書的個性可以體現在生活中，而不應體現在工作中。

五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對秘書工作某一特征的認識。（字數要求：500～800。本題30分）

評閱提示：報道一與報道二都有矯枉過正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無論是精簡機構，還是降低工作成本，抑或是樹立領導干部事必躬親的形象，都不應盲目裁減秘書人員，應視具體情況而定，不能簡單地搞一刀切。其次，領導者的主要職責在于決策，為了精簡機構或降低成本而造成領導者忙于應付起草一般性文件的局面，將領導者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務性工作上，勢必影響領導者的決策水平，造成不應有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規定“縣（市、區）黨政領導一律不得配備秘書”，勢必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說具有多大的可行性。

六、閱讀下面兩篇不同時期的報道，結合你對秘書工作的認識，寫一篇分析性文章。（字數要求：500～800。本題30分）

《另類秘書》的主要傾向，相對而言，具有多樣化的特點。因此允許考生把握以下各點中的任何一條展開分析論述：既可以著眼于領導與秘書的關系，也可以著眼于秘書與經理、助理在管理層次上的界限分明，還可以著眼于秘書工作中的明文規定與約定俗成之間的關系，或者著眼于秘書從業者必須具備的耐心與細心等等。要求自圓其說，具有一定的深度，不必面面俱到。