第一篇：秘書學(xué)改革

文書學(xué)與秘書學(xué)專題期末作業(yè)

高等院校秘書學(xué)教學(xué)課程改革

姓名：范鏡新班級(jí)：08級(jí)本三班學(xué)號(hào)：200806132

2高等院校秘書學(xué)教學(xué)課程改革

摘要：針對(duì)目前高等院校秘書學(xué)教學(xué)中存在的教學(xué)與秘書實(shí)際工作相脫節(jié)的現(xiàn)象，本文提出了基于工作過(guò)程的模化教學(xué)改革方案，并從教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法、考核方式等三個(gè)方面闡述具體改革措施。

關(guān)鍵詞：秘書學(xué) 教學(xué)內(nèi)容 教學(xué)方法 考核方式

據(jù)人才市場(chǎng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，最近幾年，文秘人員一直排在就業(yè)熱門行業(yè)的前十位，秘書已經(jīng)發(fā)展成了一種呈現(xiàn)專業(yè)化趨勢(shì)社會(huì)職業(yè)，就業(yè)人口多，涉及范圍廣。但是，傳統(tǒng)的秘書學(xué)教學(xué)內(nèi)容與方法等與市場(chǎng)需求、崗位要求之間存在著一定程度的脫節(jié)。因此，本文提出了一些秘書學(xué)教學(xué)改革的設(shè)想，旨在針對(duì)高職院校秘書學(xué)教學(xué)的實(shí)際，構(gòu)建起以真實(shí)的秘書工作過(guò)程為導(dǎo)向、以崗位技能為核心的模塊化課程體系，使學(xué)生掌握在秘書崗位上應(yīng)做什么以及如何做好，以符合秘書崗位管理與服務(wù)的要求，使其成為具備秘書職業(yè)修養(yǎng)，掌握辦文、辦會(huì)、辦事等技能的應(yīng)用型秘書人才。

一、教學(xué)內(nèi)容模塊化

秘書學(xué)主要對(duì)應(yīng)的崗位有現(xiàn)代企事業(yè)單位文員、秘書、公關(guān)、文書和檔案管理、行政助理等，崗位職責(zé)主要是實(shí)施輔助性管理、進(jìn)行綜合性服務(wù)，包括管理日常事務(wù)、處理電話信函、值班保密、迎來(lái)送往等一系列的工作。教學(xué)內(nèi)容模塊化是指，根據(jù)秘書學(xué)的崗位群及其具體工作職責(zé)，將秘書學(xué)的教學(xué)內(nèi)容分為辦文、辦事、辦會(huì)以及秘書職業(yè)素養(yǎng)與悟性這四個(gè)模塊，每個(gè)模塊綜合再分解出與該主題相關(guān)的各項(xiàng)任務(wù)，改變以往的以教材章節(jié)為單位的授課模式。

首先來(lái)看 “辦文”這一教學(xué)模塊。辦文，是秘書的最主要工作之一，是圍繞“文”而展開(kāi)的工作，包括文書的起草撰制、收發(fā)、傳遞及處理。在此模塊中，學(xué)生應(yīng)學(xué)會(huì)撰寫各類文案，如通知、請(qǐng)示、通報(bào)等公文類的寫作；領(lǐng)導(dǎo)講話稿、賀詞、新聞稿、計(jì)劃總結(jié)等事務(wù)性文書的撰稿；等等。同時(shí)，掌握公文處理和管理的全過(guò)程。

“辦事”模塊包括辦公環(huán)境建設(shè)（自然環(huán)境和人際環(huán)境）、辦公資源管理、印信管理、電話函件處理、檔案管理、信訪督察、值班保密、接待管理、上司日程安排、商務(wù)旅程管理等10項(xiàng)任務(wù)。由于秘書工作瑣碎繁雜，但任何一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)都容不得半點(diǎn)差錯(cuò)，因此，建議將各項(xiàng)任務(wù)再細(xì)化為諸多子任務(wù)以提高教學(xué)內(nèi)容的實(shí)操性，盡量將每一個(gè)細(xì)節(jié)都落實(shí)到能“做”，例如，將電話處理這一任務(wù)劃分為主叫通話程序、被叫通話程序以及秘書的電話通話要求等三項(xiàng)子任務(wù)，最大程度地將學(xué)生置于真實(shí)（或仿真）的工作環(huán)境中，使學(xué)生在“做”的過(guò)程中熟練掌握秘書這一崗位所必須具備的基本知識(shí)和基本技能。

“辦會(huì)”模塊主要由會(huì)前的準(zhǔn)備工作、會(huì)中的服務(wù)工作和會(huì)后的事務(wù)性工作構(gòu)成。通過(guò)

這一模塊的學(xué)習(xí)，要求學(xué)生掌握會(huì)務(wù)工作的基本要點(diǎn)和組織方法，培養(yǎng)學(xué)生能辦會(huì)、辦好會(huì)的能力。“秘書職業(yè)素養(yǎng)與悟性”這一模塊主要學(xué)習(xí)辦文、辦事、辦會(huì)過(guò)程中的工作藝術(shù)與技巧，使學(xué)生在秘書崗位上領(lǐng)導(dǎo)賞識(shí)、同事支持，順心地工作。

教學(xué)內(nèi)容的模塊化，不僅有利于保持秘書學(xué)教學(xué)內(nèi)容的系統(tǒng)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，避免不必要的重復(fù)，節(jié)約教學(xué)時(shí)間，而且能夠使學(xué)生更加清晰了了解教學(xué)目的，掌握學(xué)習(xí)重點(diǎn)，深刻體驗(yàn)到一線秘書崗位的工作內(nèi)容。同時(shí)，模塊化教學(xué)內(nèi)容更貼近工作實(shí)際，能夠更好地調(diào)動(dòng)了學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和主動(dòng)性，有助于提高學(xué)習(xí)興趣，使學(xué)生從“要我學(xué)”的狀態(tài)轉(zhuǎn)化為“我要學(xué)”。

二、教學(xué)方法的多樣化

秘書學(xué)是一門具有較強(qiáng)實(shí)踐性的應(yīng)用學(xué)科，因此在教學(xué)過(guò)程中，應(yīng)該圍繞如何提高學(xué)生的職業(yè)能力而采用多樣化的教學(xué)方法，除了傳統(tǒng)的講授方法外，可以根據(jù)教學(xué)內(nèi)容的特點(diǎn)采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)、情境模擬、案例分析、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)等教學(xué)方法。

1.情境模擬教學(xué)法

情境模擬教學(xué)法，是指創(chuàng)設(shè)一定的工作環(huán)境和過(guò)程，讓角色扮演者在模擬的情境中完成工作任務(wù)，表現(xiàn)才能，從而理解教學(xué)內(nèi)容，在短時(shí)間內(nèi)提高能力的一種方法。下面結(jié)合“馮秘書該怎么辦”這一案例來(lái)說(shuō)明情境模擬法具體操作的四個(gè)步驟：第一，明確任務(wù)，設(shè)計(jì)情境，即應(yīng)以秘書工作任務(wù)為中心，根據(jù)教學(xué)知識(shí)點(diǎn)內(nèi)容和背景材料，有針對(duì)性地選擇或合理設(shè)計(jì)場(chǎng)景、情節(jié)和角色。

2.案例教學(xué)法

案例教學(xué)是以具體的案例(問(wèn)題)為載體, 通過(guò)對(duì)正、反面典型事例的剖析，讓學(xué)生體驗(yàn)、分析、解決案例中存在的問(wèn)題, 在分析解決中有效地培養(yǎng)和提高學(xué)生分析解決問(wèn)題的能力及創(chuàng)新意識(shí)，是培養(yǎng)學(xué)生綜合能力的有效方法和手段。在具體教學(xué)過(guò)程中，可以采用五步案例教學(xué)法。具體步驟如下：

第一，背景分析，即引導(dǎo)學(xué)生融入案例背景，置身秘書工作環(huán)境，培養(yǎng)學(xué)生搜尋信息點(diǎn)和概括的能力。

第二，問(wèn)題設(shè)計(jì)，即教師根據(jù)選取的案例提出一些與秘書工作實(shí)務(wù)相關(guān)的問(wèn)題，引發(fā)學(xué)生思考和討論。學(xué)生通過(guò)獨(dú)立思考或分組討論的形式探究答案，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，培養(yǎng)學(xué)生分析、解決問(wèn)題的能力。

第三，分析引導(dǎo)，這是五步案例教學(xué)法中最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，教師可引導(dǎo)學(xué)生根據(jù)案例所提供的關(guān)鍵信息點(diǎn)、案例涉及到的秘書學(xué)的相關(guān)知識(shí)、秘書行為的基本目標(biāo)、可能的行為選擇、不同的行為選擇效果等方面進(jìn)行分析。這一環(huán)節(jié)強(qiáng)調(diào)師生開(kāi)放式的雙向交流，不但教師不能輕易打斷學(xué)生發(fā)言、判斷對(duì)錯(cuò)，而是啟發(fā)、鼓勵(lì)學(xué)生大膽進(jìn)行獨(dú)立思考，將所學(xué)理論知識(shí)融入案例，積極參與交流和研討，富有創(chuàng)造性地進(jìn)行探索實(shí)踐。

第四，拓展思維，補(bǔ)充知識(shí)，即在案例梳理教材涉及知識(shí)基礎(chǔ)之上，博采眾家之長(zhǎng)，補(bǔ)充一些相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，拓展學(xué)生思維，提高學(xué)生活學(xué)活用、舉一反三的能力。

第五，綜合點(diǎn)評(píng)，即教師從氣氛活躍程度、思維清晰與否、視野開(kāi)闊與否、分析能力高低等多方面對(duì)學(xué)生的討論情況給予點(diǎn)評(píng)，同時(shí)評(píng)價(jià)學(xué)生的理論聯(lián)系實(shí)際能力、尋找切入點(diǎn)的能力、提煉觀點(diǎn)的能力、推理判斷能力等基本職業(yè)能力。

3.任務(wù)驅(qū)動(dòng)法

所謂“任務(wù)驅(qū)動(dòng)”就是在學(xué)習(xí)信息技術(shù)的過(guò)程中，學(xué)生在教師的幫助下，緊緊圍繞一個(gè)共同的任務(wù)活動(dòng)中心，在強(qiáng)烈的問(wèn)題動(dòng)機(jī)的驅(qū)動(dòng)下，通過(guò)對(duì)學(xué)習(xí)資源的積極主動(dòng)應(yīng)用，進(jìn)行自主探索和互動(dòng)協(xié)作的學(xué)習(xí)，并在完成既定任務(wù)的同時(shí)，引導(dǎo)學(xué)生產(chǎn)生一種學(xué)習(xí)實(shí)踐活動(dòng)。“辦會(huì)”這 4.現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)法

由于秘書學(xué)的實(shí)踐性很強(qiáng)，因此現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)法可以及時(shí)解決真實(shí)的職場(chǎng)工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，鍛煉了學(xué)生的實(shí)際操作能力。例如，可將系部、行政機(jī)關(guān)辦公室作為學(xué)生校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地，學(xué)生到這些部門實(shí)習(xí)可以隨時(shí)得到各辦公室指導(dǎo)老師和秘書學(xué)授課教師的指導(dǎo)。既強(qiáng)化了秘書學(xué)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)，讓學(xué)生實(shí)際應(yīng)用能力得到了培養(yǎng)和提高，又解決了各部門忙時(shí)人手短缺的問(wèn)題。

此外，由于企業(yè)秘書是高職院校秘書學(xué)畢業(yè)生的主要就業(yè)場(chǎng)所，因此開(kāi)辟校外的企業(yè)實(shí)訓(xùn)基地尤為重要，一方面為學(xué)生學(xué)習(xí)、見(jiàn)習(xí)與畢業(yè)實(shí)習(xí)創(chuàng)造條件，另一方面也可收集社會(huì)的反饋信息，及時(shí)調(diào)整教學(xué)思路，改進(jìn)教學(xué)方法，使培養(yǎng)的學(xué)生更好地適應(yīng)社會(huì)需要。除了以上的幾種教學(xué)方法，教師還應(yīng)該重視隱性課程的開(kāi)發(fā)。如可結(jié)合秘書學(xué)的特點(diǎn)和學(xué)習(xí)規(guī)律，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)“秘書技能競(jìng)賽”、“學(xué)生任職辦公室助理計(jì)劃”等，還可以將秘書學(xué)的教學(xué)與考秘書證結(jié)合起來(lái)。這些學(xué)習(xí)項(xiàng)目雖然不占用計(jì)劃內(nèi)學(xué)時(shí)數(shù)，但因?yàn)榫o緊配合計(jì)劃內(nèi)相關(guān)課程，實(shí)現(xiàn)了與計(jì)劃內(nèi)課程的高效聯(lián)動(dòng)。

三、考核形式靈活化

為進(jìn)一步完善對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)效果的評(píng)價(jià)體系，筆者建議采用平時(shí)考核與期末考核相結(jié)合的形式，改變“一卷定終身”的考核方式，并基于秘書學(xué)很強(qiáng)的實(shí)踐性的特點(diǎn)，將學(xué)生平時(shí)考核成績(jī)的比例提升至占期末總評(píng)成績(jī)的50%。

平時(shí)考核主要是對(duì)學(xué)生平時(shí)的學(xué)習(xí)狀況和綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)，包括學(xué)生的課內(nèi)實(shí)踐任務(wù)的完成情況、情景模擬的展示情況、學(xué)生參與課堂學(xué)習(xí)討論發(fā)言以及出勤情況等；期末考核主要是以期末試卷的形式進(jìn)行，考試內(nèi)容主要以案例分析、情境改錯(cuò)等接近實(shí)際工作過(guò)程要求的應(yīng)用性題目為主，減少或刪除純粹理論研究性質(zhì)的題目。

以上考核體系，有利于對(duì)學(xué)生的秘書學(xué)的專業(yè)知識(shí)把握程度、知識(shí)實(shí)際應(yīng)用能力、綜合表現(xiàn)等各方面作出較全面的評(píng)價(jià)，在客觀評(píng)價(jià)學(xué)生學(xué)習(xí)成果的同時(shí)增強(qiáng)了學(xué)生“努力學(xué)習(xí)、重在平時(shí)”的意識(shí)，并營(yíng)造了團(tuán)結(jié)合作、積極進(jìn)取的學(xué)習(xí)氛圍，從而提高了教學(xué)效果。高校秘書學(xué)教學(xué)改革是個(gè)系統(tǒng)工程，不僅需要改革教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和考核方式，需要教師具備良好的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，而且需要辦公自動(dòng)化辦實(shí)驗(yàn)室、檔案實(shí)驗(yàn)室、談判實(shí)驗(yàn)室等硬件實(shí)訓(xùn)設(shè)施的建設(shè)，需要與其他系部、行政部門進(jìn)行溝通實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源的優(yōu)化，如辦公自動(dòng)化的教學(xué)需與計(jì)算機(jī)系溝通，公文寫作的教學(xué)需與基礎(chǔ)部溝通，到行政部門實(shí)習(xí)需與相關(guān)行政部門溝通等。只有各方面的條件都具備，秘書學(xué)教學(xué)改革才能成功。參考文獻(xiàn)：朱欣文．對(duì)《秘書學(xué)》教學(xué)工作的研究與探索．荊門職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008年第7期，第83頁(yè)楊梅．情景模擬法在秘書學(xué)專業(yè)教學(xué)中的應(yīng)用．青海師專學(xué)報(bào)，2009年第3期，第98頁(yè)王旎．五步案例教學(xué)法的解析及其運(yùn)用．中國(guó)科技信息，2009年第10期，第281-282頁(yè)一模塊的教學(xué)就很適合這一方法

第二篇：秘書學(xué)

改錯(cuò)題

第3題(60)分

閱讀下面這個(gè)案例，回答后面的三個(gè)問(wèn)題。（本題20分）一天，某市工業(yè)局秘書科的張科長(zhǎng)正在辦公室批閱文件，這時(shí)，本單位一位以愛(ài)上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進(jìn)來(lái)，說(shuō)要找局長(zhǎng)。張科長(zhǎng)先熱情地招呼他坐下，然后敲開(kāi)了局長(zhǎng)辦公室的門，請(qǐng)示局長(zhǎng)如何處置。局長(zhǎng)此時(shí)正忙于局里的業(yè)務(wù)，不想見(jiàn)譚某，非常干脆地對(duì)張科長(zhǎng)說(shuō)了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長(zhǎng)回到自己的辦公室，對(duì)譚某說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室。你先回去，有什么事我可以代你轉(zhuǎn)告。”既然這樣，譚某也無(wú)話可說(shuō)，悻悻地離開(kāi)了秘書科。約過(guò)了一個(gè)多小時(shí)，張科長(zhǎng)起身去檔案室，來(lái)到走廊，想不到竟看見(jiàn)局長(zhǎng)與譚某在衛(wèi)生間門口握手寒暄，并聽(tīng)到譚某說(shuō)：“剛才張科長(zhǎng)說(shuō)你不在辦公室！”“哪里，我一直在啊！”局長(zhǎng)毫不遲疑地回答。張科長(zhǎng)頓感渾身一陣冰涼。原來(lái)，譚某離開(kāi)秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內(nèi)來(lái)回走動(dòng)，剛巧碰上局長(zhǎng)上衛(wèi)生間，于是他急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長(zhǎng)不地道，品質(zhì)太差，欺下瞞上，沒(méi)有資格當(dāng)秘書科長(zhǎng)。張科長(zhǎng)有口難辯。剛開(kāi)始感到很委屈，后來(lái)一想，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的這樣做也是出于無(wú)奈，當(dāng)秘書的應(yīng)注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對(duì)人解釋此事，聽(tīng)到議論，也一笑置之。問(wèn)題一：分析張科長(zhǎng)的做法有哪些值得借鑒的地方？問(wèn)題二：如果你是張秘書，在遭到譚某的詆毀后你會(huì)怎么做？問(wèn)題三：作為領(lǐng)導(dǎo)，局長(zhǎng)有沒(méi)有值得反省之處？

答：

問(wèn)題一：張科長(zhǎng)的做法最值得肯定和借鑒的地方是忍辱負(fù)重，時(shí)時(shí)處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象，不計(jì)較個(gè)人的毀譽(yù)得失，體現(xiàn)出難能可貴的大局意識(shí)。

問(wèn)題二：如果我是張秘書，在遭到譚某的詆毀后，我可能也會(huì)像他那樣做，畢竟清者自清、濁者自濁，應(yīng)該相信領(lǐng)導(dǎo)、相信同事。反過(guò)來(lái)，在敏感時(shí)期為自己進(jìn)行辯解，可能越描越黑，事與愿違。

問(wèn)題三：作為領(lǐng)導(dǎo)，局長(zhǎng)在猛然見(jiàn)到譚某時(shí)的那種回答屬于本能的反應(yīng)，無(wú)可厚非。但是，當(dāng)張科長(zhǎng)身陷不公正的非議之中，局長(zhǎng)最好能夠采取一定的措施，對(duì)張科長(zhǎng)有所支持和撫慰。比如，給張科長(zhǎng)打一個(gè)電話，或者在合適的場(chǎng)合發(fā)言表態(tài)等等。

第三篇：秘書學(xué)

3.要與領(lǐng)導(dǎo)在工作上配合默契。

領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的服務(wù)，當(dāng)參謀，做助手，保證領(lǐng)導(dǎo)工作效能的實(shí)現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到“心有靈犀一點(diǎn)通”的境地，才能與領(lǐng)導(dǎo)珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導(dǎo)配合默契并不是無(wú)原則地適應(yīng)和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，堅(jiān)持正確的政策方向，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時(shí)，文秘人員應(yīng)該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當(dāng)今社會(huì)，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會(huì)職業(yè)，秘書人員隊(duì)伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢(shì)下，一些秘書人員參與意識(shí)增強(qiáng)。主動(dòng)服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個(gè)人位置擺放不當(dāng)。不能很好地把握自己的角色特點(diǎn)，很容易導(dǎo)致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)角度思考和處理問(wèn)題，是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長(zhǎng)”自居，不管秘書的意見(jiàn)多么正確，都不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項(xiàng)，重大問(wèn)題，須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見(jiàn)，一定要與領(lǐng)導(dǎo)的指示區(qū)別快來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)的指示要貫徹落實(shí)，秘書的意見(jiàn)只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機(jī)構(gòu)不同，咨詢機(jī)構(gòu)尊重的是客觀事實(shí)，而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，他們的參謀活動(dòng)比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動(dòng)是非獨(dú)立性的，必須服從領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。

5．要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導(dǎo)也是如此，會(huì)議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開(kāi)思路談;時(shí)間上有的注意用好八小時(shí)，業(yè)余時(shí)間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛(ài)好上有的喜歡體育運(yùn)動(dòng)，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷、生活習(xí)慣、業(yè)余愛(ài)好和性格氣質(zhì)，也包括道德準(zhǔn)則、思維方式和行為方式，從而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導(dǎo)，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語(yǔ)的領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)被悶得張口結(jié)舌;一位拘謹(jǐn)敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會(huì)對(duì)文秘人員產(chǎn)生心理效應(yīng)，使文秘人員逐漸向模仿或順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領(lǐng)導(dǎo)要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度的一致性。在這里不是說(shuō)要秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)愚忠，主要就是說(shuō)為領(lǐng)導(dǎo)的工作鋪好道路，能夠領(lǐng)會(huì)不同領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖,貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所需。秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在日常的工作中會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的修養(yǎng)、工作作風(fēng)的影響，會(huì)不自覺(jué)的模仿。這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)從你的言談舉止、處理問(wèn)題風(fēng)格中看到自己的影子時(shí)，會(huì)覺(jué)得培養(yǎng)出了中意的下屬，對(duì)你稱。這會(huì)使秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系更進(jìn)一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，只有這樣，我們?cè)谧约旱墓ぷ鲘徫簧系眯膽?yīng)手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。

第四篇：秘書學(xué)

一．秘書：能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調(diào)上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行的

（一）從層次來(lái)說(shuō)，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機(jī)關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機(jī)關(guān)，一般劃分為科長(zhǎng)，辦公廳主任，秘書處處長(zhǎng)，科長(zhǎng)，股長(zhǎng)，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分類

（一）按照服務(wù)對(duì)象，經(jīng)濟(jì)來(lái)源：1.公務(wù)秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務(wù)的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機(jī)要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書

一．秘書學(xué)的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)。

二．秘書活動(dòng)的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動(dòng)的主體；秘書工作是秘書活動(dòng)的客體要素；秘書方法是秘書活動(dòng)的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動(dòng)的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務(wù)性工作，是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機(jī)關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作

2.業(yè)務(wù)性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作

3.事務(wù)性工作：是指一些專業(yè)性不強(qiáng)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點(diǎn)

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(kāi)；B.秘書人員只有發(fā)言權(quán)而無(wú)表決權(quán)，更無(wú)決定權(quán)；C.秘書人員在處理任何問(wèn)題時(shí)，不能超越職權(quán)范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的 3.機(jī)要性：秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性 4.事務(wù)性：體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上

5.被動(dòng)性：秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實(shí)做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；3.協(xié)調(diào)工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準(zhǔn)確原則（辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況屬實(shí)、主意要慎）；迅速原則；實(shí)事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調(diào)查法（包括典型調(diào)查法，重點(diǎn)調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個(gè)案調(diào)查法）

A.典型調(diào)查法：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進(jìn)行調(diào)查研究，借以認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時(shí)省力）

B.重點(diǎn)調(diào)查法：是指在全體調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)查，是一種補(bǔ)充性的調(diào)查法

C.抽樣調(diào)查法：從研究對(duì)象中抽取一部分單位進(jìn)行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）

D.個(gè)案調(diào)查法：是對(duì)一個(gè)人，一個(gè)群體，一件事，一個(gè)社會(huì)集體或一個(gè)社區(qū)所進(jìn)行的深入全面的調(diào)查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問(wèn)題。包括隨機(jī)參謀法、預(yù)測(cè)參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機(jī)參謀法：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作發(fā)展變化的情況隨機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)者提出意見(jiàn)和建議。B.預(yù)測(cè)參謀法：對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)，提出有遠(yuǎn)見(jiàn)、有對(duì)策的意見(jiàn)和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

2.請(qǐng)示的方法：請(qǐng)示的對(duì)象要準(zhǔn)確；請(qǐng)示的內(nèi)容要單一；請(qǐng)示時(shí)機(jī)要恰當(dāng)；請(qǐng)示的形式要靈活（重大事項(xiàng)，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書面；一般事項(xiàng)，事務(wù)性工作，可以口頭請(qǐng)示）

3.報(bào)告的方法：報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)；報(bào)告的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要；報(bào)告要區(qū)分對(duì)象；報(bào)告要選擇適宜的時(shí)機(jī)；報(bào)告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務(wù)活動(dòng)擋駕；來(lái)訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調(diào)方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因?yàn)榉窃瓌t問(wèn)題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個(gè)部門，就要采取會(huì)商協(xié)調(diào)方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時(shí)效性較強(qiáng)的要及時(shí)催辦、時(shí)效性長(zhǎng)的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢(shì)溝通：身勢(shì)溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點(diǎn)，能強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用

8.工作進(jìn)程調(diào)度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項(xiàng)列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項(xiàng)列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計(jì)劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制

9.工作時(shí)間管理的方法：指定時(shí)間計(jì)劃；合理使用空余時(shí)間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機(jī)構(gòu)

一.秘書機(jī)構(gòu)的含義：秘書機(jī)構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個(gè)體活動(dòng)的組織形式

二．秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡(jiǎn)原則；高效原則

三．秘書機(jī)構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的具體組織形式 1.行政機(jī)關(guān)的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國(guó)有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”

特點(diǎn)：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長(zhǎng)辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書，是公司的高級(jí)管理人員。股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時(shí)性機(jī)構(gòu)秘書：指舉辦大型活動(dòng)或聯(lián)合召開(kāi)大型會(huì)議時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書機(jī)構(gòu)

第三節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制

特點(diǎn)：1.內(nèi)在并行性：對(duì)復(fù)雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領(lǐng)導(dǎo)”和“秘書”兩個(gè)功能模塊，從而實(shí)施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質(zhì) 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過(guò)自我教育、自我修煉、活動(dòng)形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛(ài)崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)；3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；4.團(tuán)結(jié)合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結(jié)構(gòu) 第三節(jié).秘書的氣質(zhì)個(gè)性 一．秘書的心理素質(zhì)

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其短。堅(jiān)毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達(dá)開(kāi)朗、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛(ài)合作

2.秘書的意志：自覺(jué)性；果斷性；自制性；頑強(qiáng)性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)

對(duì)氣質(zhì)具有星對(duì)穩(wěn)定性、可塑性，對(duì)氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚(yáng)長(zhǎng)避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂(lè)觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計(jì)劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時(shí)調(diào)整不良心理；參加各種有益活動(dòng)

第四章

秘書的日常事務(wù)工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計(jì)，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會(huì)大環(huán)境；職責(zé)和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計(jì)

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對(duì)象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設(shè)施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開(kāi)放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設(shè)備的合理擺設(shè)：辦公臺(tái)要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺(tái)面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機(jī)擺在秘書臺(tái)的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺(tái)的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護(hù) 一．維護(hù)辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設(shè)備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預(yù)防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽(tīng)的程序與方法

（一）接聽(tīng)電話：及時(shí)接聽(tīng)；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄

（二）接打電話時(shí)的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標(biāo)有“機(jī)密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應(yīng)拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點(diǎn)郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對(duì)名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標(biāo)志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無(wú)特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請(qǐng) 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計(jì)劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實(shí)際上就是來(lái)賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來(lái)賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對(duì)對(duì)方的重視和禮遇。

⑵對(duì)等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來(lái)賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟@是最常見(jiàn)的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來(lái)賓的職務(wù)低的接待，常見(jiàn)于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算：接待經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目——工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀，游覽，娛樂(lè)費(fèi)用，紀(jì)念品費(fèi)，宣傳，公關(guān)費(fèi)用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開(kāi)展招待工作 1.迎接來(lái)賓

2.會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的接待

⑴會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的含義：會(huì)見(jiàn)是指雙方或多方代表見(jiàn)面會(huì)晤，就共同關(guān)心的問(wèn)題交換意見(jiàn)；會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問(wèn)題進(jìn)行深入接觸，交換意見(jiàn)

⑵會(huì)見(jiàn)和會(huì)談的區(qū)別：一是對(duì)身份要求不同。會(huì)見(jiàn)可以高低不同，但會(huì)談時(shí)各方代表的身份除特殊外，一般要求相當(dāng)。二是目的不同。會(huì)見(jiàn)不要求一定要達(dá)成書面協(xié)議，但會(huì)談的目的則希望達(dá)成協(xié)議。三是約束力不同。會(huì)見(jiàn)達(dá)成的共識(shí)往往是口頭性的，會(huì)談則具有較強(qiáng)的約束力。

⑶注意事項(xiàng)：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請(qǐng)接待。⑴宴請(qǐng)時(shí)間⑵用餐地點(diǎn)：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來(lái)賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂(lè)活動(dòng) 5.送別來(lái)賓

（三）善后工作 1.總結(jié)提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問(wèn)候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見(jiàn)；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細(xì)致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務(wù)

1.傳遞信息；2.公務(wù)接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)事項(xiàng)（臨時(shí)性的會(huì)議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示）；5.協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅(jiān)守崗位；處理及時(shí)；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況

第六節(jié).辦公時(shí)間效率的管理 一.有效管理自己工作時(shí)間的方法

（一）科學(xué)

1.培養(yǎng)好習(xí)慣：⑴在工作時(shí)間里不做與工作無(wú)關(guān)的事，特別是私事⑵絕對(duì)不“煲電話粥”⑶工作中學(xué)會(huì)說(shuō)“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 3.為工作制定計(jì)劃

4.學(xué)會(huì)為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計(jì)劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時(shí)段）⑵預(yù)約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負(fù)責(zé)⑸領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見(jiàn)（約會(huì)）

⑴確認(rèn)是否有安排接見(jiàn)的必要⑵了解清楚約見(jiàn)的目的，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備（如會(huì)談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)

（二）上帝的調(diào)研工作安排

首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時(shí)間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國(guó)內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時(shí)間；第四，了解隨員及事務(wù)安排

⑵做好出行準(zhǔn)備：旅行計(jì)劃主要包括以下幾個(gè)方面。第一，安排出差時(shí)間及接、送站（啟程時(shí)間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時(shí)間地點(diǎn)、活動(dòng)事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機(jī)票（認(rèn)真核對(duì)票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤）；第三，接送的交通工具

⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 2.國(guó)際旅行

⑴出國(guó)證件：第一，遞交出國(guó)申請(qǐng)；第二，申請(qǐng)護(hù)照；第三，補(bǔ)辦簽證；第四，獲取《國(guó)際預(yù)防接種證書》；第五，購(gòu)買機(jī)票；第六，辦理保險(xiǎn)

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項(xiàng)：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時(shí)差換算；三，辦理行李托運(yùn)；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物

3.準(zhǔn)備好自帶生活用品

第五章

秘書的調(diào)研與信息工作 第一節(jié).秘書的調(diào)查研究工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn) 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調(diào)查研究的方法

1.實(shí)地觀察法；2.個(gè)別訪談法，正式訪談或隨機(jī)訪談；3.座談?wù){(diào)查法；4.問(wèn)卷調(diào)查法；5.通信調(diào)查法；6.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對(duì)信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲(chǔ)等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國(guó)際市場(chǎng)信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟(jì)貿(mào)易信息；5.國(guó)際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡(luò)渠道；3.會(huì)議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務(wù)渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽(tīng)讀法；3.調(diào)查法；4.索購(gòu)法；5.交換法

第五篇：秘書學(xué)

1、秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的學(xué)科。

2、社會(huì)角色: 人在社會(huì)中所處的地位，這種地位賦予人的權(quán)利和義務(wù)，以及這種地位要求人具有的與之相適應(yīng)的行為和意識(shí)。

3、印信工作:指機(jī)關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作。

4、秘書: 有四種較普遍的說(shuō)法，1、宮中秘藏之書；

2、輔臣；

3、行政職位；

4、社會(huì)職業(yè)

5、秘書知識(shí)結(jié)構(gòu):

1、基礎(chǔ)知識(shí)；

2、專業(yè)知識(shí)；

3、行業(yè)知識(shí)；

4、相關(guān)知識(shí)

6、保密工作:是指對(duì)國(guó)家秘密加以管理和保衛(wèi)，使其有效地控制在一定的范圍內(nèi)，防止丟失、泄露和被竊的一系列工作

7、秘書職能環(huán)境:是指從事秘書工作的秘書個(gè)人，在履行秘書職能時(shí)的有利于自身健康、成長(zhǎng)和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對(duì)穩(wěn)定的職能對(duì)象的總稱。

8、秘書制度是指秘書工作制度和秘書管理制度，其中有成文、也有不成文的（即慣例）秘 書制度。

9、秘書資格是秘書人員從事秘書職業(yè)活動(dòng)的條件和身價(jià)

10、輔助決策是秘書人員或秘書機(jī)構(gòu)為領(lǐng)導(dǎo)者制定并實(shí)施決策所采取的各項(xiàng)輔助行為。

11、秘書職業(yè)是指具有秘書知識(shí)和技能的人，受聘于單位或個(gè)人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者或主事者處理日常事務(wù)，提供結(jié)合性服務(wù)，并收取報(bào)酬的一種社會(huì)職業(yè)

12、秘書工作指秘書人員為完成輔助領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的任務(wù)而在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)勞動(dòng)。

13、秘書工作機(jī)構(gòu)：行政組織內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)與參贊性機(jī)構(gòu)，廣義:秘書長(zhǎng)or辦公廳（室）主任領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳or辦公室；狹義：以“秘書”命名的局處科室股等部門。

簡(jiǎn)答題

1、秘書工作的性質(zhì)有哪些？

輔助性、綜合性、機(jī)密性、服務(wù)性

2、秘書人員的自我管理應(yīng)從哪幾個(gè)方面著手？

工作管理、行為管理、時(shí)間管理、辦公環(huán)境管理

3、簡(jiǎn)述秘書考核標(biāo)準(zhǔn)? 直接量化、比率化,綜合指標(biāo)化、類比指標(biāo)化

4、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能有哪些？

助手職能、參謀職能、樞紐職能、協(xié)調(diào)職能、保密職能,公關(guān)職能

5、簡(jiǎn)述秘書與上司關(guān)系的處理原則 a主動(dòng)配合、適應(yīng) b、服從，但不盲從 c、委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸 d、維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)。

6、秘書的職業(yè)特征包括哪些？ a、服務(wù)的直接性 b、服務(wù)的穩(wěn)定性 c知識(shí)化 d年輕化 e女性化。

7、秘書與上司關(guān)系的特征有哪些？ a工作上的主從性

b知識(shí)、能力、體力、思維的補(bǔ)充性 c人際關(guān)系的首屬性 d人格上的平等性。

8、秘書的職業(yè)道德主要有哪些？

忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公

9、簡(jiǎn)述郵件收進(jìn)的程序和要求: 分類、拆封、登記、分送、閱辦

10、保密工作內(nèi)容有哪些？

文件保密、會(huì)議保密、通訊保密、電腦保密、涉外保密

11、秘書人際關(guān)系的準(zhǔn)則有哪些？

尊重,禮貌和禮儀,樂(lè)于助人,贊美他人,寬容與體諒、公允

12、現(xiàn)代秘書工作的特點(diǎn)有哪些?

（一）政治性：管理的政治性導(dǎo)致秘書工作也具有政治性。

（二）綜合性：部門綜合；領(lǐng)導(dǎo)工作廣泛；與社會(huì)聯(lián)系的廣泛。

（三）輔助性：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；沒(méi)有決策權(quán)；按領(lǐng)導(dǎo)決策意圖執(zhí)行。

（四）被動(dòng)性：圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要而進(jìn)行。

（五）事務(wù)性：繁雜的事務(wù)處理。

（六）機(jī)密性：領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的保密。

13、我了古代秘書活動(dòng)的基本特點(diǎn)是什么？

秘書活動(dòng)歷史悠久;秘書機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁;秘書人員選拔較嚴(yán);秘書制度比較完備

14、簡(jiǎn)述從輔助功能上對(duì)秘書層次的區(qū)分

（1）輔助決策層，是直接參與與領(lǐng)導(dǎo)者決策活動(dòng)的秘書。一般是指：秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）主任和領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人秘書。

（2）行政執(zhí)行層，是為領(lǐng)導(dǎo)者處理重要事務(wù)的秘書。一般是指負(fù)責(zé)文稿撰擬、信息加工、綜合協(xié)調(diào)、來(lái)訪接待、信訪處理和會(huì)議組織等工作的秘書。

（3）技術(shù)操作層，是為領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作提供技術(shù)服務(wù)的秘書。一般指負(fù)責(zé)文稿印制的電腦操作人員、文書收發(fā)的文書處理人員、圖書資料的采編人員、專事文稿把關(guān)的校核人員、機(jī)關(guān)印信的管理人員和通訊設(shè)備的操作人員等

15、簡(jiǎn)述秘書機(jī)構(gòu)的作用。

（1）組合作用——能夠把機(jī)構(gòu)、職責(zé)、人員和組織關(guān)系等要素有機(jī)地加以優(yōu)化組合，形成一種組織力量，起到一種凝聚作用，以保證領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)行；（2）樞紐作用——上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)和左右協(xié)調(diào)等作用；

（3）過(guò)濾作用——代行領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎和不重要的事情，以便使領(lǐng)導(dǎo)從繁雜的事務(wù)中解脫出來(lái)。

16、作為秘書，應(yīng)具備哪些能力？

寫作能力、口頭表達(dá)能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力

17、保密工作的意義和作用是什么?(1)保密工作關(guān)系到國(guó)家的安全與利益(2)保密工作關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定(3)保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展(4)保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成效

論述題

1、闡述我國(guó)秘書工作職能的轉(zhuǎn)變（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔ⅲ謹(jǐn)M制方案

（2）輔助職能，由重在組織、指揮、實(shí)施、督察轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息。（4）計(jì)劃工作，由重在層層傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃。

2、論述秘書工作方式的轉(zhuǎn)變

a服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式，由“三個(gè)服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)榧葹樯纤痉?wù)，又為社會(huì)服務(wù)。b辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放式、透明式辦公。c會(huì)務(wù)工作，由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議，又辦會(huì)展。d操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮鳌?/p>

3、談秘書如何調(diào)適自己的心理？ a博覽群書，開(kāi)闊胸襟 b培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活 c善于反省，自我調(diào)適 d傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒 4試論秘書機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)和作用: 特點(diǎn)一是輔助功能的綜合性;二是所處位置的中樞性;三是組織關(guān)系的封閉性作用：組合作用;樞紐作用;過(guò)濾作用

5、試述現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征（1）秘書服務(wù)對(duì)象多元化。（2）秘書主體商務(wù)化（3）秘書知識(shí)技能專業(yè)化。（4）秘書勞動(dòng)價(jià)值商品化。

6、試述秘書保密工作的意義

a文件保密b會(huì)議保密c通訊保密d電腦保密e涉外保密

保密工作關(guān)系到國(guó)家的安全與利益；保密工作關(guān)系到社會(huì)的穩(wěn)定；保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展；保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成效。

案例分析

按照對(duì)保密和保密工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)分析下列案例

A．湖南省能源研究所研制的沸騰焙燒爐技術(shù)，是我國(guó)能源研究的一項(xiàng)重要成果，引起國(guó)外能源專家極大興趣，紛紛來(lái)函索取資料和邀請(qǐng)講學(xué)。美國(guó)利用多種渠道分別從我國(guó)幾個(gè)單位邀請(qǐng)這方面科技人員去講學(xué)或進(jìn)修；通過(guò)“技術(shù)交流”無(wú)償?shù)孬@取了這項(xiàng)技術(shù)。B．日本人在參觀我國(guó)景泰藍(lán)生產(chǎn)廠家時(shí)，由于我方過(guò)于熱情好客，慷慨允許其拍下全部制作的工藝流程。日本人很快就掌握了其技術(shù)秘密，不久生產(chǎn)出了比中國(guó)生產(chǎn)得還要精美 的日本景泰藍(lán)。我國(guó)的景泰藍(lán)工藝品，因此而減少了出口。經(jīng)濟(jì)及技術(shù)損失重大。C.1979年，某國(guó)政府手工藝考察團(tuán)在浙江某縣工藝竹編廠參觀，經(jīng)我方允許，他們拍下了我國(guó)竹制品防蛀、防霉、去霉的獨(dú)特生產(chǎn)工藝。祖?zhèn)鞯拿孛芗夹g(shù)因此泄露出去。D.美國(guó)可口可樂(lè)公司一直對(duì)其飲料的配方嚴(yán)格保密。據(jù)說(shuō)，知道可口可樂(lè)完整配方的不到十個(gè)人。由于其技術(shù)的高度保密，所以該公司一直在國(guó)際飲料行業(yè)中居于霸主的地位。答案要點(diǎn)：

保密，就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護(hù)，使之不外泄的行為。國(guó)家工作人員，特別是秘書人員都必須有高度的保密意識(shí)。增強(qiáng)保密的責(zé)任感。保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ)，科技是第一生產(chǎn)力。一個(gè)國(guó)家，一個(gè)地區(qū)和一個(gè)企業(yè)的地位和實(shí)力如何，首先取決于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的程序。做好經(jīng)濟(jì)保密工作，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。可口可樂(lè)公司的保密意識(shí)極強(qiáng)，而A、B、C三例中都是嚴(yán)重地缺乏保密觀念的典型事例。

保密的特點(diǎn)是：封閉性、排他性、利益性和相對(duì)性。保密工作，就是對(duì)自己內(nèi)部可能產(chǎn)生的失、泄密所采取的一系列防范措施；對(duì)于不該知密的外部勢(shì)力，應(yīng)堅(jiān)決予以抵御與排斥。以友好做晃子竊取技術(shù)機(jī)密，是新形勢(shì)下一種新的竊密手段。A、B、C三例正說(shuō)明了這一點(diǎn)。如果我們失去警惕，必然要受騙上當(dāng)。從根本意義上說(shuō)，保密就是為了保護(hù)某種利益，使之不受或少受損害。可以說(shuō)，維護(hù)某種利益是保密的基本出發(fā)點(diǎn)，也是保密的根本目的之所在。正因?yàn)槿绱耍Ｃ懿攀艿绞澜绺鲊?guó)和各個(gè)行業(yè)的普遍重視；當(dāng)然任何秘密都有時(shí)間性、空間性。保密總是在一定的時(shí)間和空間里進(jìn)行的。

保密工作的意義是重大的。從政治上說(shuō)，關(guān)系到國(guó)家的命運(yùn)和社會(huì)的安定；從科學(xué)與經(jīng)濟(jì)的角度說(shuō)，保密工作關(guān)系到科學(xué)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展；保密工作還關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗。A、B、C三例所造成的經(jīng)濟(jì)損失是難以估量的。

我們要正確處理好保密與開(kāi)放，保密與交流，保密與宣傳，保密與利用之間的種種關(guān)系。此外，還要正確認(rèn)識(shí)和處理好保密與友好、保密與引進(jìn)人才等各種關(guān)系。任何出于私利而泄露國(guó)家秘密的行為都是犯罪行為

秘 書 學(xué) 試 題（Ａ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．評(píng)價(jià)秘書工作的“有效性標(biāo)準(zhǔn)”與“領(lǐng)導(dǎo)滿意標(biāo)準(zhǔn)”可以實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一。（）2．新時(shí)期以來(lái)，秘書人員經(jīng)常性地出席各類決策會(huì)議；在此之前，他們往往無(wú)法獲得這樣的機(jī)會(huì)。（）

3．就一般性秘書工作而言，秘書從業(yè)人員的培養(yǎng)應(yīng)該以通才型人才為主要目標(biāo)。（）4．從具體工作的角度來(lái)說(shuō)，生活秘書曾經(jīng)是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書類別的一種。（）5．秘書在實(shí)際工作中，為了不得罪上司或客戶，有時(shí)必須學(xué)會(huì)“編故事”或者說(shuō)“撒謊”。（）

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）

1．屬于我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書規(guī)范體系中“根本規(guī)范”這一層次的有（）。

Ａ．民主集中制原則

Ｂ．計(jì)劃化原則

Ｃ．法制原則

Ｄ．民族平等原則

Ｅ．人民群眾參加國(guó)家管理原則 2．秘書機(jī)構(gòu)的基本職能是（）。

Ａ．調(diào)查研究

Ｂ．輔助決策

Ｃ．辦理會(huì)務(wù)

Ｄ．協(xié)調(diào)關(guān)系

Ｅ．服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

3．接到打錯(cuò)的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞牵ǎ?/p>

Ａ．告訴他打錯(cuò)了，然后掛電話。

Ｂ．告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。

Ｃ．仔細(xì)問(wèn)他找的人是誰(shuí)，看能否幫忙。

Ｄ．告訴他，查清楚號(hào)碼再打。

4．正在接聽(tīng)電話時(shí)有另外一個(gè)來(lái)電，這時(shí)候應(yīng)該（）。

Ａ．長(zhǎng)話短說(shuō)，結(jié)束正在接聽(tīng)的電話，迅速處理另外的來(lái)電。

Ｂ．記下另外來(lái)電的號(hào)碼，隨后再打過(guò)去。

Ｃ．請(qǐng)另外的來(lái)電者隨后再打來(lái)。

Ｄ．先聽(tīng)完已經(jīng)接聽(tīng)的電話，再理會(huì)另外的來(lái)電。5．秘書學(xué)具有（）等學(xué)科特點(diǎn)。Ａ．屬于社會(huì)科學(xué)范疇

Ｂ．綜合性強(qiáng)

Ｃ．實(shí)踐性強(qiáng) Ｄ．歷史悠久

Ｅ．學(xué)科發(fā)展受到相關(guān)學(xué)科的影響和制約

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．某單位的一個(gè)職能部門代替單位擬寫了一個(gè)申請(qǐng)追加經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示，送給負(fù)責(zé)人核稿時(shí)，負(fù)責(zé)人將“請(qǐng)示”改為“報(bào)告”。打字員打出后，原撰稿人在校對(duì)時(shí)將“報(bào)告”改回原來(lái)的“請(qǐng)示”；到負(fù)責(zé)人第二次核稿時(shí)，又將“請(qǐng)示”改為“報(bào)告”。請(qǐng)示與報(bào)告錯(cuò)用、混用的現(xiàn)象十分普遍，結(jié)合本案例，試從秘書規(guī)范的角度分析產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因。

2．遼寧省青年友好參觀團(tuán)在日本富士山縣活動(dòng)時(shí)，中方團(tuán)長(zhǎng)接過(guò)日方官員送上的會(huì)議程序，只見(jiàn)上面寫著：“中方發(fā)言時(shí)間：10點(diǎn)17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原來(lái)的講稿從十幾頁(yè)刪削成五頁(yè)、三頁(yè)，最后刪到一頁(yè)。第二天，中方團(tuán)長(zhǎng)像別的發(fā)言者一樣，跑步上場(chǎng)。他的發(fā)言干凈利落，因?yàn)楸慌_(tái)下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事后，這位團(tuán)長(zhǎng)感慨地說(shuō)：“這件事給我的啟示太大了。”日方官員如此安排外賓的發(fā)言時(shí)間，是否失禮？為什么？

四、下列語(yǔ)句中包含了不少秘書學(xué)知識(shí)，請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）1．（秘書人員應(yīng)當(dāng)）目中有人，眼中有事。2．秘書是水，領(lǐng)導(dǎo)是容器。

3．（秘書人員必須）“尊重政務(wù)與事務(wù)之區(qū)別”。（轉(zhuǎn)載自本網(wǎng)http://www.tmdps.cn，五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對(duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）今日助理，昨日秘書？

畢業(yè)于武漢某高校英語(yǔ)專業(yè)的何小姐來(lái)廣州找工作，本想找一份秘書的差事，但男友極力反對(duì)，說(shuō)秘書聲譽(yù)不佳。何小姐考慮選擇經(jīng)理助理的職位，又有人告訴她，助理和秘書其實(shí)是“換湯不換藥”，助理就是秘書，秘書就是助理。

真是這樣嗎？據(jù)了解，很長(zhǎng)時(shí)期以來(lái)，的確有一些經(jīng)理老板喜歡雇用漂亮的女秘書，作為“公關(guān)牌”，更有甚者干脆來(lái)個(gè)“情人秘書”，公私兼顧。因此，在外人眼里，秘書往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。為了避嫌，一些公司想出了新招數(shù)。

現(xiàn)任一家百貨公司人事部經(jīng)理的李先生告訴記者，他所在的公司曾有一段時(shí)間專招男性秘書。后來(lái)發(fā)現(xiàn)，男秘書不如女秘書細(xì)心，在瑣事面前容易產(chǎn)生厭煩情緒，于是公司又開(kāi)始聘用女性秘書。為了表明此“職業(yè)秘書”非“花瓶秘書”，就給它安了個(gè)“經(jīng)理助理”的頭銜，其實(shí)做的事也就是秘書的職責(zé)。

“助理”代替“秘書”，求體面、正視聽(tīng)是一方面，秘書這一職位本身的工作范圍和職業(yè)要求有了新變化也是重要因素。傳統(tǒng)型秘書主要為上司處理日常事務(wù)，協(xié)調(diào)上下關(guān)系，負(fù)責(zé)員工考勤及會(huì)議紀(jì)要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發(fā)展，可以參與公司發(fā)展的規(guī)劃、監(jiān)督、決策以及人事方面的管理等。一個(gè)能干的管理型秘書，對(duì)上司而言，是左膀右臂；在員工看來(lái)，是一定范圍內(nèi)言出必遵的“準(zhǔn)上司”。不叫“秘書”叫“助理”，理所當(dāng)然。

朱小姐工作5年，正好完成了從秘書向助理的轉(zhuǎn)換。她最初為一家服裝公司的經(jīng)理做秘書，工作很輕松，主要在辦公室整理文件，給經(jīng)理泡泡茶，也常陪經(jīng)理在外面見(jiàn)客戶。由于覺(jué)得自己學(xué)非所用，加上屢遭經(jīng)理非禮，沒(méi)干上一年就辭了職。第二家公司環(huán)境不錯(cuò)、待遇不錯(cuò)、經(jīng)理也很“君子”，但她在里面干了兩年，因?yàn)樗幌矚g老是在別人的指揮下工作。到了現(xiàn)在工作的這家房地產(chǎn)公司，開(kāi)始仍是秘書，但漸漸涉及管理層面。如今，她的名片上印著“總經(jīng)理助理”。

回溯5年，朱小姐承認(rèn)干秘書這一行的確容易讓人有“別樣”的想法，關(guān)鍵是自己要堅(jiān)持做人的基本原則。像她這樣由秘書變成助理的為數(shù)不少，但她靠的絕對(duì)是自己的實(shí)力。從她的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，助理和秘書不能簡(jiǎn)單等同，助理要有更高的學(xué)歷，更強(qiáng)的能力，并非“換湯不換藥”。

秘書與助理，真正的區(qū)別還要看在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮的作用。光從招聘榜上看大大小小的秘書或經(jīng)理助理職位，難以說(shuō)清其間的微妙之別。心動(dòng)了的求職者，此時(shí)的關(guān)鍵在于弄清這個(gè)職位需要你做什么，你是否喜歡，是否能夠勝任。好聽(tīng)不好聽(tīng)——任由別人說(shuō)的事，你又何必太在意！（作者：楊黎虹、李新龍，載《羊城晚報(bào)》1999年6 月8日第18版）

六、閱讀下面兩篇不同時(shí)期的報(bào)道，結(jié)合你對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

（一）領(lǐng)導(dǎo)自己寫報(bào)告，專職秘書都取消

本報(bào)江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書。該縣縣委只配備兩個(gè)公用秘書，縣政府只配三個(gè)秘書，使秘書職數(shù)減少了50%。

近年來(lái)，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領(lǐng)導(dǎo)都配備有專職秘書。秘書職數(shù)越來(lái)越多，使部分領(lǐng)導(dǎo)養(yǎng)成了惰性。去年底，該縣新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子組成后，要求所有領(lǐng)導(dǎo)干部提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到自己寫報(bào)告、擬文稿，全面處理本職事務(wù)。（載1998年6月10日《羊城晚報(bào)》第15版）

（二）四川綿陽(yáng)市委規(guī)定：縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不得配秘書

本報(bào)訊 據(jù)《成都商報(bào)》報(bào)道，四川省綿陽(yáng)市委近日發(fā)通知規(guī)定，縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書。眾所周知，在縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現(xiàn)象，在一定程度上加大了領(lǐng)導(dǎo)干部的工作成本，同時(shí)，對(duì)縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的形象也有一定的不良影響。為進(jìn)一步加強(qiáng)各縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，綿陽(yáng)市委下發(fā)通知規(guī)定：各縣（市、區(qū)）黨政干部不需要再配備專職秘書負(fù)責(zé)文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個(gè)同志主要負(fù)責(zé)為其做好服務(wù)工作。對(duì)已配備的秘書人員安排適合的工作，屬于借用、聘用的秘書人員要及時(shí)清退。附：參 考 答 案（Ａ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）1．√

2．×

3．√

4．√

5．√

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．Ａ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，“報(bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)；“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。本案例中，某單位申請(qǐng)追加經(jīng)費(fèi)，應(yīng)該使用“請(qǐng)示”這一文種。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為我國(guó)現(xiàn)行秘書規(guī)范的重要組成部分，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)秘書活動(dòng)中公文處理的基本要求，帶有強(qiáng)制性，不得違反，除了秘書人員必須嚴(yán)格遵守之外，與文書工作密切相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)熟悉、掌握。本案例中的失誤主要應(yīng)由“負(fù)責(zé)人”承擔(dān)責(zé)任。當(dāng)然，原撰稿人沒(méi)有委婉地向“負(fù)責(zé)人”指出錯(cuò)用文種的不良后果，而是采取私下更改的做法，對(duì)此也應(yīng)予以批評(píng)教育。2．日方如此安排外賓的發(fā)言時(shí)間并不算失禮。因?yàn)樵诎才艜?huì)議程序時(shí)，必須充分考慮會(huì)議的整體時(shí)間結(jié)構(gòu)，如果任由外賓或重要人物自由發(fā)言，必然會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，無(wú)法實(shí)現(xiàn)會(huì)議的預(yù)期目的。日方官員在設(shè)置中方團(tuán)長(zhǎng)的發(fā)言時(shí)間時(shí)，只預(yù)留了一分鐘的時(shí)間，而且居然精確到了秒，這也可以看出日方對(duì)于會(huì)議程序的講究已經(jīng)形成一種習(xí)慣，成為一種約定俗成的做法。中方團(tuán)長(zhǎng)最初感到驚愕，恰好反映出雙方對(duì)于開(kāi)會(huì)的認(rèn)識(shí)差異。這既是一種實(shí)際做法的差異，更是觀念上的巨大反差。因?yàn)樵谥v究時(shí)間、講究效率的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制下，如果連開(kāi)會(huì)都無(wú)法準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，會(huì)議的效果以及會(huì)后的執(zhí)行情況又怎么可能實(shí)現(xiàn)高效率？一句話，只有開(kāi)好會(huì)，才能辦好事。這一點(diǎn)，應(yīng)該是中方團(tuán)長(zhǎng)事后為之感慨的重要原因。

四、下列語(yǔ)句中包含了不少秘書學(xué)知識(shí)，請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）

1．要點(diǎn)：“目中有人”意思是秘書人員應(yīng)當(dāng)尊重所有人，而不應(yīng)盲目驕傲、目中無(wú)人，更不能盛氣凌人、頤指氣使；“眼中有事”指秘書人員應(yīng)當(dāng)時(shí)時(shí)處處做有心人，善于發(fā)現(xiàn)那些不被人注意的問(wèn)題，主動(dòng)積極地將問(wèn)題解決在萌芽階段。（第二點(diǎn)也可答作“既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又要想領(lǐng)導(dǎo)所未想、急領(lǐng)導(dǎo)所未急”）

2．要點(diǎn)：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領(lǐng)導(dǎo)與秘書在工作中的地位：秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過(guò)程中，處于被動(dòng)服從的位置。秘書的個(gè)性可以體現(xiàn)在生活中，而不應(yīng)體現(xiàn)在工作中。

3．要點(diǎn)：秘書人員必須牢記自己的身份與地位，將處理好事務(wù)性工作視為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要渠道（也是常規(guī)渠道），不能隨意越權(quán)越位，干擾或代替領(lǐng)導(dǎo)的決策。不能認(rèn)為秘書人員必須參加一切政策的輔助，領(lǐng)導(dǎo)的所有決策都理所當(dāng)然由秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員輔助。

五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對(duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

《今日助理，昨日秘書？》的主要傾向是認(rèn)同標(biāo)題中的結(jié)論，即“今日助理，昨日秘書”。換言之，秘書有望成為更高層次的助理。全文的重點(diǎn)語(yǔ)句如下：“傳統(tǒng)型秘書主要為上司處理日常事務(wù)，協(xié)調(diào)上下關(guān)系，負(fù)責(zé)員工考勤及會(huì)議紀(jì)要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發(fā)展，可以參與公司發(fā)展的規(guī)劃、監(jiān)督、決策以及人事方面的管理等。一個(gè)能干的管理型秘書，對(duì)上司而言，是左膀右臂；在員工看來(lái)，是一定范圍內(nèi)言出必遵的‘準(zhǔn)上司’。不叫‘秘書’叫‘助理’，理所當(dāng)然。”“秘書與助理，真正的區(qū)別還要看在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮的作用。”

六、閱讀下面兩篇不同時(shí)期的報(bào)道，結(jié)合你對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

評(píng)閱提示：報(bào)道一與報(bào)道二都有矯枉過(guò)正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無(wú)論是精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，還是降低工作成本，抑或是樹立領(lǐng)導(dǎo)干部事必躬親的形象，都不應(yīng)盲目裁減秘書人員，應(yīng)視具體情況而定，不能簡(jiǎn)單地搞一刀切。其次，領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策，為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)或降低成本而造成領(lǐng)導(dǎo)者忙于應(yīng)付起草一般性文件的局面，將領(lǐng)導(dǎo)者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務(wù)性工作上，勢(shì)必影響領(lǐng)導(dǎo)者的決策水平，造成不應(yīng)有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規(guī)定“縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書”，勢(shì)必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說(shuō)具有多大的可行性。秘 書 學(xué) 試 題（Ｂ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．評(píng)價(jià)秘書工作的“有效性標(biāo)準(zhǔn)”與“領(lǐng)導(dǎo)滿意標(biāo)準(zhǔn)”可以實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一。（）2．秘書部門及秘書人員展開(kāi)協(xié)調(diào)工作時(shí)可以對(duì)犯錯(cuò)誤的有關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)、教育直至撤職查辦。（）

3．就一般性秘書工作而言，秘書從業(yè)人員的培養(yǎng)應(yīng)該以通才型人才為主要目標(biāo)。（）4．從具體工作的角度來(lái)說(shuō)，生活秘書曾經(jīng)是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書類別的一種。（）5．服從性從來(lái)都是秘書工作的首要特性。（）

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）

1．屬于我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書規(guī)范體系中“根本規(guī)范”這一層次的有（）。Ａ．民主集中制原則

Ｂ．計(jì)劃化原則

Ｃ．法制原則

Ｄ．民族平等原則

Ｅ．人民群眾參加國(guó)家管理原則 2．秘書機(jī)構(gòu)的基本職能是（）。

Ａ．調(diào)查研究

Ｂ．輔助決策

Ｃ．辦理會(huì)務(wù)

Ｄ．協(xié)調(diào)關(guān)系

Ｅ．服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

3．接到打錯(cuò)的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞牵ǎ?/p>

Ａ．告訴他打錯(cuò)了，然后掛電話。

Ｂ．告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。

Ｃ．仔細(xì)問(wèn)他找的人是誰(shuí)，看能否幫忙。

Ｄ．告訴他，查清楚號(hào)碼再打。

4．下列程序中不屬于收文辦理的是（）。

Ａ．傳遞

Ｂ．審核

Ｃ．繕印

Ｄ．批辦

Ｅ．立卷

5．秘書學(xué)具有（）等學(xué)科特點(diǎn)。

Ａ．屬于社會(huì)科學(xué)范疇

Ｂ．綜合性強(qiáng)

Ｃ．實(shí)踐性強(qiáng) Ｄ．歷史悠久

Ｅ．學(xué)科發(fā)展受到相關(guān)學(xué)科的影響和制約

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．某領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要求秘書部門在一周內(nèi)將工作意見(jiàn)擬好發(fā)文。Ａ秘書接受任務(wù)后，為了搶時(shí)間、爭(zhēng)速度，按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬稿后，只交給本業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人審核，就送到打字室進(jìn)行繕印。因?yàn)槲唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，打印出來(lái)的一百多份“工作意見(jiàn)”全部作廢，耽誤了文件的準(zhǔn)時(shí)下達(dá)，造成了不應(yīng)有的浪費(fèi)。Ａ秘書造成失誤的原因何在？這一案例對(duì)于秘書從業(yè)人員有何啟示？ 2．某市人民政府向?qū)傧缕髽I(yè)發(fā)出一份文件，內(nèi)容是提高退休工人的生活補(bǔ)貼。當(dāng)時(shí)，該市的大多數(shù)企業(yè)紛紛出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)滑坡現(xiàn)象，資金短缺，開(kāi)工不足，不少在崗工人的工資都很難按月發(fā)放。接到此文件后，幾乎所有的企業(yè)都反映無(wú)法執(zhí)行。但此事已經(jīng)媒體報(bào)道，退休工人于是不斷上訪，堅(jiān)決要求落實(shí)政策。市政府考慮再三，最終還是草草收回文件，重新加以修改。根據(jù)此案例，分析一下調(diào)查研究在決策中的作用。

四、下列帶有一定文學(xué)色彩的語(yǔ)句，包含了不少秘書學(xué)知識(shí)。請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）

1．（秘書機(jī)構(gòu)）各為其“主”，各自為“營(yíng)”。2．秘書——決策者的守門人。

3．秘書是水，領(lǐng)導(dǎo)是容器。（轉(zhuǎn)載自本網(wǎng)http://www.tmdps.cn，請(qǐng)保留此標(biāo)記。）

五、閱讀下面兩篇不同時(shí)期的報(bào)道，結(jié)合你對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

（一）領(lǐng)導(dǎo)自己寫報(bào)告，專職秘書都取消

本報(bào)江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書。該縣縣委只配備兩個(gè)公用秘書，縣政府只配三個(gè)秘書，使秘書職數(shù)減少了50%。

近年來(lái)，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領(lǐng)導(dǎo)都配備有專職秘書。秘書職數(shù)越來(lái)越多，使部分領(lǐng)導(dǎo)養(yǎng)成了惰性。去年底，該縣新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子組成后，要求所有領(lǐng)導(dǎo)干部提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到自己寫報(bào)告、擬文稿，全面處理本職事務(wù)。（載1998年6月10日《羊城晚報(bào)》第15版）

（二）四川綿陽(yáng)市委規(guī)定：縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不得配秘書 本報(bào)訊 據(jù)《成都商報(bào)》報(bào)道，四川省綿陽(yáng)市委近日發(fā)通知規(guī)定，縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書。

眾所周知，在縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現(xiàn)象，在一定程度上加大了領(lǐng)導(dǎo)干部的工作成本，同時(shí)，對(duì)縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的形象也有一定的不良影響。

為進(jìn)一步加強(qiáng)各縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，綿陽(yáng)市委下發(fā)通知規(guī)定：各縣（市、區(qū)）黨政干部不需要再配備專職秘書負(fù)責(zé)文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個(gè)同志主要負(fù)責(zé)為其做好服務(wù)工作。對(duì)已配備的秘書人員安排適合的工作，屬于借用、聘用的秘書人員要及時(shí)清退。

六、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，寫一篇文章，談一談你對(duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）另類秘書

“在公司里做秘書。”——以前別人問(wèn)起我的職業(yè)，我總是據(jù)實(shí)道來(lái)。十之八九，人們會(huì)因此對(duì)我投來(lái)異樣的目光。

真的，不知道從什么時(shí)候起，秘書成了“小秘（蜜）”的同義詞，也因此被蒙上了一層曖昧的色彩。這讓我很有些不自在進(jìn)而憤怒起來(lái)。

于是我學(xué)乖了，只說(shuō)是“做行政工作的”。——反正這也不能算是撒謊！

我上職高時(shí)念的就是文秘專業(yè)，選擇它僅僅因?yàn)樗苓m合女孩子。畢業(yè)后進(jìn)了外企，而且是一家非常規(guī)范的公司。據(jù)說(shuō)在國(guó)外的總部,倘若一位男員工對(duì)女同事說(shuō)句“你真漂亮”,就可以被投訴性騷擾。在這里秘書就是秘書，干的活兒繁雜而瑣碎。替經(jīng)理們訂機(jī)票，訂酒店，打字，復(fù)印，發(fā)傳真??這些都是工作職責(zé)中明文規(guī)定的。還有一些是雖未明文規(guī)定卻約定俗成的事——中午到馬路對(duì)面替老板買三文治，幫老板的菲傭辦護(hù)照??中國(guó)人還好些，倘若碰上個(gè)絲毫不懂中文的外國(guó)老板，真的像照顧一個(gè)孩子。

公司的規(guī)矩：秘書永遠(yuǎn)是秘書，在工作性質(zhì)和發(fā)展機(jī)會(huì)上與經(jīng)理級(jí)有著質(zhì)的區(qū)別。因此很自然地，有些秘書會(huì)覺(jué)得這份工兒沒(méi)有多大前途。她們喜歡這個(gè)公司，喜歡身旁的工作環(huán)境，喜歡這里不低的薪水和福利，惟獨(dú)不喜歡自己的工作。于是心里便盤算著先做幾年看準(zhǔn)了機(jī)會(huì)離開(kāi)。亦有另一部分人干得很專心也很安心。因?yàn)檫@并非人們想象中那樣是吃青春飯的職業(yè)。恰恰相反，它可以做一生。無(wú)需年輕美貌，只須細(xì)心、耐心，外加性格好即可。國(guó)外有不少四五十歲的婦女做了半輩子的秘書，那是她們一生的職業(yè)。

在這里經(jīng)理們與秘書們工作中互相尊重。經(jīng)理讓秘書辦事通常都會(huì)用“please”開(kāi)頭，用“thanks”結(jié)束。然而二者間幾乎不曾有過(guò)曖昧的關(guān)系。這是禁令，亦是人們所認(rèn)同的現(xiàn)實(shí)。經(jīng)理們行則飛機(jī)住則五星級(jí)大酒店，秘書是那個(gè)為他們訂機(jī)票訂房間的人。雖然在一個(gè)辦公室里，卻生活在兩個(gè)世界。正應(yīng)了那一句話：“你有你的，我有我的方向。”

就這么一天天干著這份工作，不管心中是不是喜歡它。秘書只是一份工作，正如同經(jīng)理也是一份工作一樣。我們是高級(jí)辦公樓里惟一不穿名牌的人，心中卻也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘書節(jié)。幾乎沒(méi)有人會(huì)忘記在我們的桌子上放一束花，一張卡，或是一個(gè)可愛(ài)的絨毛玩具。已經(jīng)習(xí)慣了身旁有如此能干的秘書，經(jīng)理們知道，沒(méi)有我們，自己的工作會(huì)是一團(tuán)糟。附：參 考 答 案（Ｂ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．√

2．×

3．√

4．√

5．×

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）

1．ＡＢＣＤＥ

2．ＢＥ

3．Ａ

4．ＡＣＥ

5．ＡＢＣＥ

三、案例分析題（每小題15分，共30分）1．Ａ秘書造成失誤的原因在于沒(méi)有遵守公文處理的有關(guān)規(guī)定。按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，文件在送交打印之前，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，再由文秘部門進(jìn)行復(fù)核，以確保發(fā)文質(zhì)量。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為我國(guó)現(xiàn)行秘書規(guī)范的重要組成部分，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)秘書活動(dòng)中公文處理的基本要求，帶有強(qiáng)制性，不得違反。這一案例的啟示在于：秘書工作必須在遵守秘書規(guī)范的前提下展開(kāi)，必須將工作熱情與遵守秘書規(guī)范緊密結(jié)合起來(lái)，以免出現(xiàn)事倍功半甚至事與愿違的結(jié)局。秘書人員必須牢記：僅有工作熱情是不夠的，還必須將秘書規(guī)范的學(xué)習(xí)、運(yùn)用視為秘書基本素質(zhì)的重要內(nèi)容，予以足夠的重視。2．在此案例中，導(dǎo)致某市人民政府工作出現(xiàn)被動(dòng)局面的直接原因就是沒(méi)有在決策前進(jìn)行充分的調(diào)查研究，結(jié)果是顧此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。眾所周知，調(diào)研是決策的基礎(chǔ)和前提，沒(méi)有調(diào)研，決策就成為無(wú)源之水、無(wú)本之木，風(fēng)險(xiǎn)大大提高。各級(jí)各類機(jī)關(guān)單位的決策者都應(yīng)從這一案例吸取教訓(xùn)，慎重對(duì)待決策，慎重對(duì)待決策前的調(diào)研工作，將調(diào)查研究工作做實(shí)做好，為決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一言以蔽之，這一案例再次驗(yàn)證了“沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”這句經(jīng)典名言。

四、下列語(yǔ)句中包含了不少秘書學(xué)知識(shí)，請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）

1．要點(diǎn)：秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對(duì)下一級(jí)或上一級(jí)秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級(jí)秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對(duì)的封閉性。

2．要點(diǎn)：秘書應(yīng)該幫助領(lǐng)導(dǎo)解決那些可能使領(lǐng)導(dǎo)分散時(shí)間和精力的瑣碎事務(wù)，以保證領(lǐng)導(dǎo)將主要時(shí)間和精力放在決策上。此外，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，秘書還應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍內(nèi)做好各項(xiàng)工作，也就是做好“補(bǔ)位”的工作，使得領(lǐng)導(dǎo)不至于牽掛機(jī)關(guān)單位的方方面面。3．要點(diǎn)：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領(lǐng)導(dǎo)與秘書在工作中的地位：秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過(guò)程中，處于被動(dòng)服從的位置。秘書的個(gè)性可以體現(xiàn)在生活中，而不應(yīng)體現(xiàn)在工作中。

五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對(duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

評(píng)閱提示：報(bào)道一與報(bào)道二都有矯枉過(guò)正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無(wú)論是精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，還是降低工作成本，抑或是樹立領(lǐng)導(dǎo)干部事必躬親的形象，都不應(yīng)盲目裁減秘書人員，應(yīng)視具體情況而定，不能簡(jiǎn)單地搞一刀切。其次，領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策，為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)或降低成本而造成領(lǐng)導(dǎo)者忙于應(yīng)付起草一般性文件的局面，將領(lǐng)導(dǎo)者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務(wù)性工作上，勢(shì)必影響領(lǐng)導(dǎo)者的決策水平，造成不應(yīng)有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規(guī)定“縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書”，勢(shì)必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說(shuō)具有多大的可行性。

六、閱讀下面兩篇不同時(shí)期的報(bào)道，結(jié)合你對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

《另類秘書》的主要傾向，相對(duì)而言，具有多樣化的特點(diǎn)。因此允許考生把握以下各點(diǎn)中的任何一條展開(kāi)分析論述：既可以著眼于領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系，也可以著眼于秘書與經(jīng)理、助理在管理層次上的界限分明，還可以著眼于秘書工作中的明文規(guī)定與約定俗成之間的關(guān)系，或者著眼于秘書從業(yè)者必須具備的耐心與細(xì)心等等。要求自圓其說(shuō)，具有一定的深度，不必面面俱到。