第一篇：秘書學范文

《秘書工作方法論》讀書筆記

17207216 余勤

20071003597

質量篇

一、如何才能成為合格的秘書

（一）這是一個要求很高的崗位

應具備能力：機械技術能力

資訊處理能力

協調指令能力

溝通交際能力

創新發展能力

文字處理能力

（二）如何才能成為合格的秘書

1、了解常識

2、自加壓力

3、明確目標

4、不斷學習

（三）克服幾種傾向的影響

1、教條主義

2、習慣勢力

3、急躁情緒

二、質量是秘書工作的生命

（一）改進方法

1、建立預案制度

2、工作要抓細

（二）加強管理

（三）提高效率

1、追求效率是為了保證質量，講究質量不能忽視效率

2、講效率，要確保指揮有效

3、質量問題要長期抓

三、服務是秘書工作的基本原則

（一）深刻理解“三服務”原則

1、為領導工作服務

2、為同級機關服務

3、為基層和人民群眾服務

（二）樹立服務思想，做好服務工作

1、要樹立全面服務的思想

2、要堅持對上負責與對下負責的統一

四、正確處理秘書工作的辯證關系

（一）一般與個別的關系

（二）領導與群眾的關系

（三）務實與務虛的關系

（四）政務與事務的關系

五、秘書工作無小事

（一）增強緊迫感，樹立責任心

緊迫感來源

1、來自對工作的熱愛

2、來自職業的習慣

3、來自個人榮譽感

4、來自憂患意識

（二）講求程序規范，遵守紀律制度

（三）注意溝通配合，加強協調團結

六、培養寬廣的戰略眼界

（一）能把握大勢

（二）學會辯證思考

（三）研究重大問題

1、發展問題

2、結構調整問題

3、擴大內需問題

4、黨的建設問題

七、貴在創新

（一）創新，不能簡單地拋棄過去的東西，而是要繼承好的，創造新的，改造舊的，拋棄不適用的。

（二）創新，重在觀念創新

（三）創新，需要大膽地嘗試

（四）創新，最終要落實到創造性地開展工作上

（五）創新，必須以求實為基礎。

八、講真話、報實情是秘書的政治本色

（一）講真話、報實情是秘書的基本要求

（二）不講真話、不報實情的表現及其根源

表現：

1、搞浮夸

2、打埋伏

3、弄形式

根源：

1、急功近利

2、認識片面

3、體制弊端

（四）樹立講真話、報實情的風氣

1、加強教育

2、改變考核方式

3、嚴肅紀律

九、牢牢樹立責任意識

（一）責任意識的確立

1、目標的確立

2、要求的提出

3、方法的篩選

4、效率的檢驗

（二）責任意識的增強

十、擇人·育人·放人

（一）選擇優秀人才

（二）用活秘書隊伍

（三）優化工作環境

（四）改善生活福利

十一、規范化·制度化·科學化

相比較而言，規范化帶有傳統的意味更濃一些。制度化的要求體現在秘書工作的每一個環節之中。

秘書工作的科學化在一定意義上就是指自動化，也就是把先進的科學技術應用于秘書部門。

十二、聽·問·想

十三、培訓：秘書的成長之路

（一）是秘書工作的性質決定的

（二）是秘書隊伍的狀況決定的

（三）是客觀形勢發展的需要決定的

（四）是秘書自身的認識決定的

十四、學會總結工作

（一）具有正確的立場

（二）注重定期分析

（三）注意細小的方面

（四）敢從主觀上找原因

（五）盯住新的東西

（六）學會利用信息

職能篇

一、參謀助手是秘書工作的基本職能

（一）參謀體現在輔助決策的基礎工作之中

1、提高科學的洞察力和預見力，做到領導未思有所謀

2、搞好調查研究，掌握情況，做到領導未需有所備

3、捕捉信息，當好“耳目”，做好領導未聞有所知

4、尋找角度，同層思考，做到領導未任有所“感”

（二）助手體現在事務落實的各個環節里

1、依文行事，令行禁止

2、大膽工作，勇于負責

3、組織協調，確保運行

4、督促檢查，推進落實

二、如何寫出美的公文

（一）美在有形

（二）美在真實

（三）美在講理

（四）美在文采

（五）美在出新

三、公文寫作要善于“抄”

（一）注意抄的量

（二）注意抄的質

（三）注意抄的法

四、學會依法制文

（一）增強依法制文意識

（二）提高依法制文能力

1、依法制文，要體現在準確地闡述法律上

2、依法制文，要體現在不違犯法律上

（三）確保依文行政運行

1、要依文行政，就必須保證公文的可行性

2、要依文行政，就必須保證公文的權威性

五、公文的“不正之風”

（一）長與空

（二）假與高

（三）穿鞋與戴帽

（四）陳舊與俗套

六、寫領導講話稿要像“話”

（一）振奮精神狀態

（二）精選材料內容

（三）善用語言文字

1、要像“話”

2、要講“理”

3、要出“彩”

七、重視綜合文稿的寫作

（一）綜合文稿的地位和作用

1、從定位來看，起著傳達政令、指導工作、反映情況的重要作用

2、從作用來看

3、從要求來看，要能“以文輔政，謀在其中”

4、從領導重視程度來看，領導十分重視綜合文稿寫作

（二）綜合文稿的寫作要求

1、下調查的工夫

2、下研究的工夫

3、下修改的工夫

八、調研報告寫作之要

（一）調研報告的特征

1、用事實說話

2、針對性強

3、觀點鮮明

（二）調研報告的寫作過程

1、實地調研階段

2、寫提綱的過程

3、寫全稿的過程

4、核實和修改加工的過程

（三）調研報告的主題和標題

1、主題是調研報告的中心思想

2、標題是調研報告的眼睛

（四）調研報告的語言特色

要求豐富而有吸引力

（五）調研工作常見的幾種毛病

1、“單純調查”

2、大量使用二手材料

3、內容“淺平散”

九、怎樣抓好公文寫作工作

（一）抓隊伍

（二）抓環境

（三）抓策劃

（四）抓統籌

十、信息工作要做到“三個把握”

（一）把握當前大局

1、認識大局

2、善于用政治眼光評判事務

3、要遵守政治紀律

（二）把握發展趨勢

1、注重研究新情況

2、善于學習新知識

3、提高捕捉信息的能力

（三）把握工作重點

1、自然情況

2、社會動態

3、中心工作

十一、信息工作應處理好幾個關系

（一）正確處理點與面的關系

（二）正確處理報喜與報憂的關系

（三）正確處理動態性信息與規律性信息的關系

（四）正確處理單個作戰與群體上陣的關系

十二、信息要出精品

（一）出精品就必須站在時代的前沿，把握時代的脈搏

（二）出精品，還要求解放思想，更新觀念

（三）出精品，就要搞好信息的整體開發和綜合利用

（四）出精品，還要在表現形式的創新上下工夫

（五）出精品，還體現在提高效率上

（六）出精品，善于抓準時機很重要

十三、在“好、憂、快、慢、大、小”上下工夫

（一）“好”，就是正面的、經驗性的信息

1、了解需求，適應需求

2、區分對象，決定取舍

3、精深加工，使其增值

（二）“憂”，指的是負面信息或問題信息。

1、辯證認識

2、吃透情況

3、科學定性

4、巧選角度

（四）“快”，指的就是緊急信息。

（五）“慢”是指經過調查研究后才向上級提供的有情況、有分析、有建議及對領導決策有較高參考價值的高層次信息

（六）“大”就是要克服講小不講大，講虛不講實，講明不講暗，講遠不講近，講少不講多，講共性不講個性的傾向

（七）“小”就是角度小、新奇，有一定代表性、典型性、傾向性、政策性和苗頭性的信息

十四、千萬不可忽視公文校核

（一）增強校核意識

（二）提高業務素質

（三）講究校核方法

十五、秘書也要學演講

（一）在寫作中磨煉

（二）在工作中提高

（三）提高綜合能力

（四）參加各種培訓

十六、管好自己的嘴巴 嘴巴不緊原因

1、虛榮所致

2、為利所惑

3、遵紀不夠

十七、協調：秘書的工作藝術

（一）做好協調工作應處理好的幾個關系

1、主動協調與受托協調的關系

2、協調對象與協調方式的關系

3、原則性與靈活性的關系

（二）行使協調權應把握的幾點要求

1、定位適當

2、態度謙和

3、協調矛盾

4、求同存異

十八、督查就是抓落實

（一）工作抓落實的意義

1、抓落實是講政治的基本要求

2、抓落實是貫徹執行決策的基本環節

3、抓落實是提高工作水平的基本方法

4、抓落實是轉變工作作風的基本途徑

（二）工作不落實已成為當前政治生活中的突出問題

1、搞對策

2、劃大圈

3、弄形式

4、求近利

（三）工作抓落實必須注重從根本上解決問題

1、振奮精神狀態

2、注重調查研究

3、善于抓好典型

4、加強制度建設

十九、督查在細

（一）抓具體

必須解決實際問題

（二）抓進度

重視對工作的立項、分解和反饋

（三）抓平時

抓落實，不能趕風頭，走過場，緊一陣松一陣，而要注意抓平時，下苦工夫，下硬工夫，下細工夫

（四）抓反復

抓反復，要體現在行動上

（五）抓深入

督查的過程，就是不斷發現問題，不斷解決問題的過程

形象篇

一、學習理論是關鍵

（一）學習理論，才能成為一個堅定的馬克思主義者

（二）學習理論，才能成為一個高尚的人

（三）學習理論，才能不被錯誤觀念和偽科學的思想所迷惑

（四）學習理論，才能掌握工作主動權二、三、學點秘書史 注重世界觀建設

四、堅決消除秘書界的庸俗化現象 表現：

（一）領導也是人

（二）不稱同志稱老板

（三）利用“方便”不犯罪

（四）只認老鄉不認公章

（五）稱兄道弟拜把子

（六）不信文件信謠言 糾正：

（一）提高情趣

（二）強化紀律

（三）整頓作風

五、培養良好的工作作風

（一）加強作風建設，就要增強服務意識

（二）加強作風建設，還要大興理論聯系實際之風

六、力戒形式主義

（一）堅持群眾觀點是克服形式主義的標準

（二）堅持實事求是是克服形式主義的武器

（三）堅持工作抓落實是克服形式主義的法寶

（四）堅持辯證分析是克服形式主義的關鍵

七、努力做一個好“秀才”

（一）較好的政治素質

（二）較深的理論修養

（三）較高的政策水平

（四）較強的調研能力

（五）較多的知識積累

（六）較硬的寫作功夫

八、做群眾觀點的體現者

（一）群眾觀點弱化的表現及特征

1、信奉“本本主義”

2、滋生官僚習氣

3、養成命令習慣

4、喜好形式主義

（二）努力做一個群眾觀點的體現者

1、加強群眾觀點教育

2、尊重群眾意見

3、注重真抓實干

4、正確處理群眾內部矛盾

5、時刻不忘關心群眾生活

九、做解放思想的先鋒

（一）對解放思想的新認識

1、解放思想是歷史的要求

2、解放思想是發展的需要

3、解放思想是揚棄的過程

4、解放思想是實踐的活動

（二）解放思想中存在的問題

1、權力意識

2、小農意識

3、計劃意識

4、狂想意識

（三）解放思想要處理好的五個關系

1、學習與思考的關系

2、說與干的關系

3、權力與責任的關系

4、義與利的關系

5、公與私的關系

十、培養良好的政治素質

（一）政治過硬

（二）堅持真理

（三）關注大局

（四）認識準確

（五）為人誠實

十一、當秘書要找準位子

（一）前臺與后臺的關系

（二）出名與無名的關系

（三）主角與配角的關系

十二、文品·人格·風范

（一）勇于負責

（二）樂于奉獻

（三）嚴于律己

（四）敢于創新

（五）善于團結

（六）巧于裝扮

第二篇：秘書學

秘書學概論

試卷題型：簡答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現的詞義發展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學家班固之祖先）博學有俊材，??與劉向校秘書。” 讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監、秘書令、秘書丞

官署名（機構名）如：秘書寺、秘書省、內秘書院

注意：

不同的時期人們對秘書的認識、理解是不同的，秘書工作有一個不斷發展的過程，不同時期，不同國家，秘書在實踐中的形態也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施提供服務的人員。

----國家職業標準

“秘書應是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內作出決定。”----國際秘書聯合會

在我國，從工作實踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機關、企事業單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機關、企事業單位中屬于最基礎，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關職業都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學秘書、黨務秘書、行政秘書秘書長、辦公室(廳)主任、秘書處長(科長)、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務對象分類：集體秘書、個人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業部門分類：黨政秘書、企業秘書、軍隊秘書、法律秘書、醫藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國的三資企業、外國駐華機構、我國涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協助處理涉外事務的也包括在內）

2、秘書的層次

我國，社會上常習慣按秘書人員的職位高低區分秘書層次。

如：秘書長、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長、科長；普通秘書、文書(科員)一些公司根據所在崗位層次可分為：

董事會秘書；總經理秘書；總經理辦公室秘書；經理秘書；經理辦公室秘書；前臺接待、事務助理等

三、秘書人員的素養（秘書素養是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內在基本條件 知識結構；專業能力；職業道德；外在形象、氣質；職業性格、心理素質；工作作風等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優雅的姿態、謙和的態度、得當的言談舉止等 注意2：職業性格與性格塑造 性格是一個人對外界事物及他人的態度和行為上表現出來的比較穩定的心理特征，也是一個人內心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠實、虛偽、認真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業性格：性格與人的職業有很大的關系，長期固定做一件相同的事，無疑會使從事同一職業的人形成相同的職業性格，然后約定俗成，這種職業性格也就成為了同業公認的職業標準。秘書職業性格：豁達、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業道德

秘書的職業道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業實踐中形成的調整相互關系的行為規范的總和。

秘書職業道德規范規定秘書人員在職業活動中的行為規范。秘書人員的職業道德要求主要由秘書工作的特點和要求決定，同時受各國的社會制度，文化背景、價值觀念和風俗習慣等的影響。

忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業業，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創新；刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質；鉆研業務，掌握秘書工作各項技能。－－《秘書職業技能培訓鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領導，當好參謀，輔助而不干預、協助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預、分憂不分權）實際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風頭 甘居幕后（甘當無名英雄）

協助上司處理事務，協助上司正確思考，協助上司打理企業。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協調”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴守機密，提高警覺，嚴謹細致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊

秘書職業的特點是對所有問題所有細節的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結局，對此絕對不能掉以輕心。

五、秘書的知識結構

知識結構，是指個人為實現一定的目標，在對人類知識體系進行學習與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協調的知識系統。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構成的各個部分及其結合方式。

秘書人員的知識結構的總體應體現：豐富性（寬闊性）、動態性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識結構的模式－ “通才型”（復合型）的秘書，其知識結構應由以下幾個部分構成。

基礎知識、專業知識、行業知識、邊緣相關學科知識 國家職業秘書培訓鑒定：“以企業需求為導向，以職業能力為核心”

基礎知識：文書基礎、計算機應用基礎、辦公設備的使用、速記基礎、企業管理基礎（企業管理常識、企業文化、企業人力資源管理）、法律法規（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當競爭法、勞動法、知識產權法、世貿組織相關知識）、會計、統計、金融、稅收常識。秘書業務知識：會務管理、事務管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學科課程門類設置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個人成功地完成某種活動所必需的主觀條件。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業務能力，操作技能，表達能力，書面表達（寫作能力），口頭表達等

要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結合；說話藝術，機變、幽默。理解和領會的能力，分析綜合能力，溝通協調能力，應變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復練習獲得的運用某項專門技術的能力。現代辦公室設備的操作與保養，辦公室常用辦公軟件的使用，網絡、通訊技術，速記、打字等

注意：秘書素養的不同層次需要、秘書班子的群體優化

3、秘書的培養 1）、培養途徑

學歷教育、短期專業培訓、崗前培訓與在職培訓、自我培養 2）、秘書的職業資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開展有助于規范秘書培訓和促進就業服務。對用人單位挑選合格人才提供客觀標準

1997年，國家勞動和社會保障部委托國家職業技能鑒定專家委員會秘書專業委員會制定了《國家職業技能標準（秘書）》和《國家職業技能鑒定規范（秘書）》，并經勞動和社會保障部組織專家審定通過。

1998年6月，國家勞動和社會保障部在試點省市首次進行秘書職業資格考試。目前國外一些秘書授證考試開始進入我國。

六、秘書與領導的關系

1、什么是領導同秘書的和諧關系？

三個一致：政治思想、價值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節、工作上的主從性(上下級關系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關系

雷區和誤區：要忘了你是誰－－任何時候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領導處理好關系

充分了解領導,并理解、尊重領導，注意維護領導的威信（正確的看待領導）、做好本職工作及領導交辦的工作，盡心協助領導、善于處理各種特殊情況 發現領導人間有矛盾時，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領導人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚領導的矛盾。（以利于團結為目標，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發現領導有缺點、出錯時不要毫不留情地揪住不放，應盡可能多方面幫助他（她），應運用說話的技巧和適當的方法在適當的時機向其點明，或委婉規勸其改正

3、與領導意見相左時

（1）首先應考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應針對不同領導采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場合，選擇好時機，選擇好方法。

4、領導誤解你時

（1）主動溝通，積極接觸。“理不講不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動表白。（3）不要心存不滿，在背后批評領導。

5、自己做錯時（1）應想到紙包不住火，千萬不要掩飾。直接向領導承認你的過失，比別人向領導匯報你的過失好得多。（2）領導可能原諒秘書犯錯誤，并允許秘書改正錯誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認過失前，要分析犯錯原因，尋求補救的辦法。（4）誠心接受責備并道歉，切勿強辯或帶著情緒工作。

6、當領導人發火時

一般情況下，不要過分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領導鬧情緒。根據不同情境和不同原因，采取具體對策。

七、秘書與一般同事的關系

1、秘書與一般同事關系的特征

工作上的合作關系，平等的相對穩固的業緣關系

2、秘書處理與一般同事關系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠地關心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉化為個人恩怨。一視同仁，同等友好、維護上下級及同事間團結，正確對待“敲邊鼓”和“小報告”問題。

3、秘書其他業緣關系的特征：廣泛性、復雜性、靈活性

4、秘書處理其他業緣關系的原則與要求

廣結良緣、一視同仁，以禮相待、發揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠地關心、贊美他人

八、秘書工作內容 常言為“三辦”：辦文、辦會、辦事 “文書、事務、一般管理” 依據：權威機關的規定及組織機構的崗位職責規定；現實狀況

政府秘書長和辦公廳主任任務：協助首長綜合情況，研究政策，推行工作、協助首長密切各方面的工作聯系、協助首長掌管機關內部統一戰線工作、協助首長掌管保密工作、掌管機要工作、主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府決議的執行等事項)掌管機關事務工作(包括機關財務、生活管理、學習娛樂活動等事項)－《關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發、存（歸類、立檔）；（2）召開會議、會議紀要；（3）掌印：開具企業一切對外證明，加蓋公章（需授權）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執行；（5）負責所有文件的打字、復印；（6）制作總經理會議邀請信，并擔當該會議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達總經理的各項工作指令，及時檢查是否得到執行，迅速反饋信息，同時提出解決的意見。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統計：為企業提供各項統計數字；（3）司機管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場分析、市場調查；（6）公司宣傳、促銷活動，P0P廣告設計、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學化；規范、高效；

細心、創造性。小事不過日，大事不過周。

3、秘書工作內容

政務性工作、業務性工作、事務性工作（政務性工作、日常事務性工作）

目前我國政府機關與企事業單位的秘書常規工作大致有以下十多項：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會務工作、辦公室管理和機關日常事務管理（辦公室環境管理、辦公設備和用品的采購、保管與發放、印信管理、公車及會議室管理、辦公室現金管理、商務費用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務、安排落實領導外出活動

包括：出差日程管理；與相關單位聯系和協調；安排交通工具、住宿地點；出差費用報銷；隨從工作等、督查工作、協調工作：領導間、上下級間、部門間、單位間等關系的協調；項目、工作計劃的協調；公文、會議的協調、保密工作：保密工作是為達到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點環節：文件保密、會議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報道保密、計算機保密等）其他（照顧上司、輔導新秘書、公關工作、談判工作、臨時交辦事項、突發事件處理等）-注意：秘書工作內容是隨著社會的發展而變化的4、秘書工作的特點

（一）被動性與主動性的統一（1）秘書工作中的矛盾統一、輔助地位決定工作中的被動性，秘書工作圍繞領導工作展開(為領導活動提供直接或間接的服務)，秘書工作要服從于領導工作(領導工作處于主導地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發生多具有被動性(遵命而作，受制于領導的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預測性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質的輔助性，工作要求的主動性，被動中尋求主動，做到被動與主動的矛盾統一

注意：

秘書本身、領導、工作環境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動性的充分發揮的關系

關鍵:越位問題

人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權的現象稱為越位，也稱越權。主要包括決策越位、工作越位、答復問題越位、禮儀越位等，有領導和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業務

3、隨便接待或回絕沒有預約的客人

4、詢問會議內容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動與主動的矛盾統一－－被動中尋求主動

問題：如何做到被動與主動的統一？

常規性工作，形成規范，明確程序，不必吩咐即應按慣例主動做好。(將一些工作制度化、規范化)在充分了解領導，了解領導工作需要的基礎上，能有效預測、主動提供一些超前服務。(想領導之所想，急領導之所急)強烈的責任心，主動工作的精神，積極去發現問題，有效拾遺補缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動性的“度”，既不越權，也不失職)

（二）機要性與群眾性的統一

辯證地處理好兩者的關系，既保持警惕性，保守機密，又不能以強調機要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務性與思想性的統一

秘書部門既要參與政務，又要管理事務。前者具有很強的思想性與政策性，后者具有很強的事務性。“嘴勤、手勤、腿勤、腦勤”

秘書工作的關鍵是進退有度,事務性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨特的見解。不能一味地被事務性工作牽著鼻子走，沒有獨立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務主義者。

強調秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務。

（四）綜合性與專業性的統一

“雜家”與“專家”的結合

（五）經常性與突擊性的統一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協調作用，領導機關的門面作用 思考題：

你認為除秘書個人素養因素外，還有哪些因素會影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發揮溝通協調作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質的提高，以及對秘書工作規律的把握外，還與秘書工作的科學管理有著密切聯系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現代科學的管理方法和手段，使秘書工作達到規范化、制度化和科學化。“三化”：規范化、制度化、科學化

規范化:指各項秘書工作都符合經過長期實踐經驗證明的切實可行的程序和標準，也就是標準化。制度化：指在各項秘書工作中，明文制定嚴格的辦事規程或行動準則，嚴格按規章制度辦事。科學化：指各項秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規律，選擇符合這些規律的最佳方案進行工作，以取得質量最好，效率最高的效果。規范是基礎，制度是保證，科學化是目標。

2、秘書工作管理的內容

秘書工作的管理涉及的內容很多，如機構的設置，秘書的崗位職責設置，秘書工作任務分配，秘書具體工作的制度規范，工作方法，人員的選用、考核培訓、獎懲等多方面。對秘書人員的管理 對秘書工作的管理

建立系統科學的秘書工作規范和制度。“沒有規范不成方圓”秘書工作規范和制度是指秘書工作的法律準則和行為標準。包括：法律、法規、規章、內部規章制度等內容涉及多方面。問題：（1）、制度規范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實與執行存在問題

完善秘書任用、考核、獎懲、培養等機制

問題1：選拔任用機制不完善，導致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質量，易滋生腐敗，領導滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標實現；易形成人身依附關系。

3、加強對秘書工作人員的領導和管理。

領導同志的秘書，行政上受各自領導同志和領導同志所在部門的辦公廳（室）領導。秘書工作人員考核和獎懲由領導同志所在部門的辦公廳（室）和同級組織部門負責。考核與獎懲、晉級等掛鉤

4、評估中心（assessment center)崗位責任制與崗位目標管理應與考核、獎懲結合，形成有效的競爭機制與激勵機制，才能收到應有效果。

問題3：在職教育、培養機制不完善影響秘書的職業操守與專業能力提升。如：入職培訓 秘書機構的設置應遵循必要、合理、精簡、應變的原則，以達精簡節約、提高工作效能的目的。問題：機構臃腫，層次繁多，關系不順，人浮于事。應減少層次，人事結合，避免分工過細，因人設崗。

我國政府的秘書工作是秘書長領導下的辦公廳（室）統管秘書業務、研究工作、機關事務工作的形式。

秘書業務部門

秘書長――辦公廳 政策研究部門

機關事務部門

以某直轄市委的秘書工作機構及其部門為例： 市委辦公廳（局級）：

秘書一處（文件處理、會議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動態，起草文件，編寫簡報）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機要處（機要工作與保密工作）、行政處（機關日常行政事務工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領導，１９８４年獨立建制，升格為與市委辦公廳平級的局級機構，直屬市委領導，組織如下： 市委研究室（局級）：秘書處（文件、會議、接待等工作）、經濟處（研究城市經濟政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農村處（研究農村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關系）

采用先進的辦公技術與辦公方法，實現辦公自動化

十 秘書工作的起源與發展

1、我國古代秘書工作

古代官職的職責范圍、官僚機構設置與現代有所不同，把某個職位比為秘書職位，某個機構比為秘書機構，有時可能不完全準確。

同一官名，同一機構，朝代不同其職掌權限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權，歷代帝王往往不斷設立新的秘書機構，于是數千年封建社會中重復出現一現象：某一時期大權在握的官員，往往是前一時期皇帝秘書的較低的內廷官，到下一時期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實不符，主要從現代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說中的黃帝時代 倉頡造字，任黃帝的史官。《漢書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下。”

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《漢書.文帝本紀》（2）、奴隸社會時期的秘書工作

隨著國家職能的發展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機構及官員配置、商末周初：秘書機構－－太史寮、天府、太史，左、右、內、外四史，椽史，掌節，守藏史等 出現了一些處理行政事務的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達文武百官的文書。誥：君王對臣下的命令。諭：君王對臣下的訓示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會時期的秘書工作

秘書人員、機構：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學士 長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學產生：紹興師爺，幕館，《幕學舉要》、《入幕須知》等

秘書機構主要有：

西漢成帝 “尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內閣”（設中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務廳”、“尚寶司”

清 “內閣”、“翰林院”、“軍機處”（設方略館、內翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會調查（了解民情）、信訪工作、會務工作（典禮活動組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰國：主官簽發制度

秦漢：對公文的名稱、用途，甚至用語都作了嚴格的規定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請示類公文一文一事制度

唐：對公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發登記、移交有明確的細則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動，可另寫小塊黃紙補貼。

保密制度：唐對中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘。”凡泄密者輕則杖責，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機要文書的官員不準私出訪問，也不準接見客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內容要點、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據皇帝親批字樣或奉旨由司禮監太監替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡要”、“直言簡易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務從簡要” 清：統一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字數，書寫規則 秘書的選拔、使用、考核、監察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監察制度

唐：官吏銓選標準：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優長和實際工作能力強 考核制度：德、行。德的標準是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標準有27條

明： 明朝規定，四品以上的官員，九年任滿時自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績。考試內容有三項：文理粗曉、行移得當、書札不謬。晚清時期的秘書工作

政府秘書工作開始參照外國制度

1911年5月《內閣屬官制》規定內閣設“承宣廳、制誥局”，負責秘書工作。陸軍部首先設置“承政司”，下設“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設“秘書員”近代技術在文書檔案中得到應用

適應洋務運動的發展，一些廠礦企業中也設有文書檔案機構。如：文案處

5、中華民國臨時政府時期

總統府下設秘書處，設秘書長一人（總攬各項文秘事務和日常工作），設秘書若干。各省都督府設秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進行了各種改革

《公文程式條例》 出現私人秘書

6、北洋軍閥統治時期的秘書工作

為適應對外交往的需要，國務院設有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養官吏的學校里設置了公文課程。《公文程式》（直隸法政專門學校編制）

7、國民黨統治時期的秘書工作 政府、軍隊設立了一整套秘書機構，各級政府都設有專門的秘書工作機構 文官處 秘書處(總務、機要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機構，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機要科 文官長 秘書長 秘書 錄事 事務員 書記官 文書 1927－1945年進行了三次“文書改革”運動。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題

《國民政府秘書及科員任用規則》：國民黨黨員；國內外大學或專門學校以上畢業的學歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學識經驗；由國民黨委員二人推薦或主管長官保準。

十一、中國共產黨歷史上的秘書工作和新中國的秘書工作 民主革命時期中共領導下的秘書工作的特點 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機構和秘書工作方式、工作內容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結經驗，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會上決定建立秘書制，大會選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會決定中央設秘書處，下設五科（文書、會計、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設秘書處或秘書科。

2、第二次國內戰爭時期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務處（文書、收發、印刷、交通）建立機要科 長征中僅保留機要科和中央秘書長一職 建立文書工作規范

3、抗日戰爭時期的秘書工作

1937年，黨中央重設了秘書處，下設“機要、文書、材料、會計”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區政府均設秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務和收發等人員，承擔各項秘書工作。

秘書處不僅負責文書工作，還包括會計、統計、人事及其他各種事務。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區新公文程式》、《改革公文程式的理論與實踐》等文件，簽批電報制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強了會議組織工作，制定會場規則。

4、解放戰爭時期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機構的架構 1948年華北人民政府：

秘書長

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調查研究室等

確定了“秘書長領導辦公廳，統管政策研究工作、秘書與行政工作、機關事務工作”模式

進一步改進和完善文書工作。發布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實行“一事一報”制度，完善了電報的承辦和歸檔制度，建立報告制度。

5、新中國的秘書工作

建國初總結秘書工作經驗，改革國民黨統治區秘書工作，逐步建立適應社會主義國家的秘書工作機構與制度。完善秘書工作組織、規范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時期的秘書工作

秘書機構和秘書工作受到嚴重沖擊、秘書隊伍素質下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國的秘書工作呈現新的局面

1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國秘書長、辦公廳主任會議

1985年1月，黨中央召開第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會。提出秘書工作的“四轉變”，“三服務”。

“從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事、又出謀獻策；從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息；從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理；從被動服務轉變為力爭主動服務” “三個服務”：為本機關領導和上級機關服務；為本機關其他平級的職能部門服務；為下級機關和人民群眾服務。

四轉變：秘書工作的規范化、制度化，秘書工作的專業化、職業化，秘書工作的現代化、自動化，秘書工作內容發生一些轉變

秘書從業者逐漸增多，新秘書種類不斷出現

第三篇：秘書學

一．秘書：能在授權范圍內作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協調上司處理政務及日常事務，為決策及實施提供服務的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業務水平進行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術操作層、行政執行層、輔助決策層秘書，在省，市機關，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內容或所從事行業為標準來分類

（一）按照服務對象，經濟來源：1.公務秘書；私人秘書（是指私人、私人企業、民辦企業等出資雇傭兵為其服務的秘書）2.不同行業或所屬的部門分類，黨政、行政、經濟、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內容：文字秘書、機要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務秘書

一．秘書學的定義：就是研究工作的產生、發展及其工作規律和發展趨勢的科學。

二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領導意圖、秘書環境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環境是秘書活動的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內容（從總體上分，可分為三類）

1.政務性工作，是直接為領導決策（包括黨政機關的決策和企業的重大決策）服務的綜合性工作

2.業務性工作：是指帶有專業性質的常規工作

3.事務性工作：是指一些專業性不強，主要依靠經驗和責任心就能辦好的機關具體事務 三．秘書工作的特點

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現代秘書工作都要圍繞領導工作展開；B.秘書人員只有發言權而無表決權，更無決定權；C.秘書人員在處理任何問題時，不能超越職權范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的 3.機要性：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 4.事務性：體現在對各種事務性工作的處理上

5.被動性：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現在它要做好上情下達，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協調，平衡工作）；3.協調工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準確原則（辦文要準、辦事要穩、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調查法（包括典型調查法，重點調查法，抽樣調查法，個案調查法）

A.典型調查法：根據調查目的和要求，選取少數具有代表性的典型單位進行調查研究，借以認識事物的規律及本質的一種非全面的調查方法（省時省力）

B.重點調查法：是指在全體調查對象中，選擇一部分重點單位進行調查，是一種補充性的調查法

C.抽樣調查法：從研究對象中抽取一部分單位進行考察和分析，推斷總體的數量特征的一種調查方法（起到全面調查的作用）

D.個案調查法：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區所進行的深入全面的調查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領導者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機參謀法：根據領導工作發展變化的情況隨機向領導者提出意見和建議。B.預測參謀法：對未來的發展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領導選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，供領導選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領會領導意圖的方法：從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖；從不同角度捕捉和領會領導意圖；從把握領導個性特點中領會領導意圖

2.請示的方法：請示的對象要準確；請示的內容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權批準，要書面；一般事項，事務性工作，可以口頭請示）

3.報告的方法：報告的內容要客觀真實；報告的內容要簡明扼要；報告要區分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協調方法：如出現小矛盾，采取溝通協調方法；因為非原則問題，則各執一詞，采取變通協調方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協調方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協調方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用

8.工作進程調度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結合的方法；⑶統籌計劃法：注重任務控制；注重質量控制

9.工作時間管理的方法：指定時間計劃；合理使用空余時間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機構

一.秘書機構的含義：秘書機構即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式

二．秘書機構的設置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則

三．秘書機構的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數企事業單位）

第二節.秘書機構的具體組織形式 1.行政機關的秘書部門 二．公司企業的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國有大中型企業、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”

特點：全面掌管單位內部的行政管理事務 2.職能性的秘書部門 “經理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設秘書部門，在董事會機構中設置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業的董事會秘書身份比較特殊 2.管理層：總經理辦公室是股份制企業中最高常設秘書部門

3.執行層：部門經理的助理也稱秘書，有專設的，也有由部門內職員兼任的。因此，股份制公司企業的秘書部門主要是指總經理辦公室。

四.臨時性機構秘書：指舉辦大型活動或聯合召開大型會議時所設置的非常設性秘書機構

第三節.秘書機構的運行機制

特點：1.內在并行性：對復雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協調、控制功能，以提高領導決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質 第一節.秘書的職業道德

一．秘書職業道德修養的含義：指秘書在遵循一定的職業道德原則和職業行為規范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業道德情操和職業道德境界。

二．秘書職業道德修養的內容：1.愛崗敬業，任勞任怨；2.尊重領導，主動服務；3.遵紀守法，嚴守機密；4.團結合作，廉潔奉公

第二節.秘書的職能結構 第三節.秘書的氣質個性 一．秘書的心理素質

1.秘書的性格：要求具有外向型和內向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質

對氣質具有星對穩定性、可塑性，對氣質要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負水準；創造良好的人際關系；及時調整不良心理；參加各種有益活動

第四章

秘書的日常事務工作 第一節.辦公環境管理

（一）含義：辦公環境即辦公室環境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環境，所在地，建筑設計，裝飾裝修，室內溫度一系列因果的綜合構成。

（二）制約辦公環境的因素：社會大環境；職責和功能 二．辦公環境的優化

（一）辦公區的選址和設計

1.辦公環境的選址：考慮組織的業務性質的需要；考慮通訊、交通等服務設施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質量等因素

2.內部分區：秘書部門，因其工作的特殊性設在緊靠服務對象的位置，公共服務部門一般設在辦公區的中間位置

3.配套設施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網絡式辦公室

（三）保持辦公環境的整潔有序

1.辦公環境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設備的合理擺設：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設；最好不要放私人物品

第二節.辦公環境的安全維護 一．維護辦公環境安全的重要性 二．辦公環境安全的分類

（一）房屋、設備的安全

（二）信息的安全 突發事件重在預防

第三節.電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉接和電話記錄

（二）接打電話時的禮儀 二.郵件的收發與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發

1.檢查郵件；2.核對名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標志作用；權威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請 2.用印簽批 3.用印監督

第四節.辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊內、對外聯絡交往中所進行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計劃

1.接待規格：接待規格實際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。

⑵對等規格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務相當的接待，這是最常見的接待規格。

⑶低規格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務低的接待，常見于基層 2.接待規格的確定 3.日常安排

4.經費預算：接待經費項目——工作經費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關費用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會見、會談的接待

⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見

⑵會見和會談的區別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協議，但會談的目的則希望達成協議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。

⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請接待。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環境幽雅；其次，衛生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密

第五節.值班工作

一．值班工作的主要任務

1.傳遞信息；2.公務接待；3.處理緊急電文和突發事件；4.承包領導交辦的臨時事項（臨時性的會議通知；任務調查；向有關單位和部門傳達上級領導的指示）；5.協調安全保衛工作

二．值班工作的要求

堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領導的活動情況

第六節.辦公時間效率的管理 一.有效管理自己工作時間的方法

（一）科學

1.培養好習慣：⑴在工作時間里不做與工作無關的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務型工作和思考題工作 3.為工作制定計劃

4.學會為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領導確認

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會）

⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領導的確認

（二）上帝的調研工作安排

首先需要了解清楚調研的目的；其次是要了解被調研單位的相關背景，住宿、餐飲、時間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國內旅行

⑴了解上司此行的有關情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務安排

⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關人員、備注等內容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領導當天的交通安排 2.國際旅行

⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險

⑵出入境手續：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物

3.準備好自帶生活用品

第五章

秘書的調研與信息工作 第一節.秘書的調查研究工作 一．秘書調查研究工作的特點 1.一致性；2.經常性；3.廣泛性 二．調查研究的方法

1.實地觀察法；2.個別訪談法，正式訪談或隨機訪談；3.座談調查法；4.問卷調查法；5.通信調查法；6.網絡調查法

第二節.秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發揮秘書輔助領導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎

二．秘書收集信息的內容和方法

（一）內容

1.本組織的信息；2.國際市場信息；3.客戶信息；4.經濟貿易信息；5.國際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網絡渠道；3.會議渠道；4.文件渠道；5.業務渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調查法；4.索購法；5.交換法

第四篇：秘書學

3.要與領導在工作上配合默契。

領導者的職責是充分發揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現。因此，文秘人員必須全面了解領導的工作計劃，掌握領導的工作方法。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯璧合，相映生輝。值得注意的是，與領導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當今社會，秘書工作已經成為一種廣泛的社會職業，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現象發生。前邊講了秘書要善于從領導角度思考和處理問題，是以服務領導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領導作決策。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態，秘書不能隨意表態，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構不同，咨詢機構尊重的是客觀事實，而不是領導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內發揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領導的決策意圖。

5．要與領導在感情上產生共鳴。

人都是有感情的.領導與文秘人員，在職務上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時間上有的注意用好八小時，業余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領導在感情上產生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領導的經歷、生活習慣、業余愛好和性格氣質，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領導的個性，實現與領導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領導就會被悶得張口結舌;一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領導，就會不知所措。置身于這樣的環境中會對文秘人員產生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領導者的性格轉化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領導要在工作上保持協調和一致

秘書的主要工作就是要協助領導，所以秘書要在工作上與領導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領導愚忠，主要就是說為領導的工作鋪好道路，能夠領會不同領導特別是主要領導的意圖,貼緊領導的思路,想領導之所想,謀領導之所需。秘書貼近領導，是領導的助手，在日常的工作中會受到領導的修養、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領導之間的關系更進一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領導的關系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業才能更上一層樓。

第五篇：秘書學文檔

作業三

秘書文檔管理

應用題

請下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標題，說明組卷特征。

（一）1.XX大學關于舉辦50周年校慶文藝晚會的通知

2.XX省教委關于進一步在高校中深入開展人事改革的通知

3.XX大學關于深入開展人事改革的決定

4.XX大學關于評定50周年校慶文藝晚會優秀組織獎的通知

5.XX大學50周年校慶文藝晚會節目單

6.XX大學關于實行中層干部競聘上崗的決定

7.XX大學校長張XX在校慶文藝晚會上的講話

答：

①1、4、5、7為一個組卷；2、3、6為一個組卷

②1、4、5、7XX大學是關于50周年校慶文藝晚會的文件材料；2、3、6XX省教委、XX大學關于深入人事改革執行中層干部競聘上崗的通知決定 ③1、4、5、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、3、6的組卷特征是：問題特征

（二）1.中央廣播電視大學關于召開全國電大漢語言文學專業教學工作會議的通知

2.中央廣播電視大學關于召開全國電大工作會的通知

3.中央廣播電視大學關于漢語言文學專業教育情況的調查報告

4.全國電大漢語言文學專業教學工作會議紀要

5.全國電大工作會議紀要

6.教育部副部長XXX在全國電大工作會議上的講話

7.XX廣播電視大學文科處處長在全國電大漢語言文學專業教學工作會議上的發言

8.XX廣播電視大學校長在全國電大工作會議上的發言

答：

①1、3、4、7為一個組卷；2、5、6、8為一個組卷

②1、3、4、7是中央廣播電視大學全國電大關于漢語言文學專業教學工作的文件；2、5、6、8是關于全國電大工作會議的文件

③1、3、4、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、5、6、8的組卷特征是：問題特征