第一篇：秘書學名詞解釋

秘書學名詞解釋（全）

1．秘書活動：秘書人員為領導者進行有效決策與管理所采取的輔助行為。

2．秘書人員：泛指從事秘書工作或秘書工作性的各類人員。如領導者的個人秘書、秘書機構中的集體秘書，以及為領導工作和機關工作服務的非專門秘書人員。

3．秘書方法：是秘書活動得以運行的媒介，意指秘書人員在認識、表達和處理各種事務時所采用的途徑、方式、手段和程序。

4．廣義領導意圖：是指領導者在引導他人實現組織目標的過程中所產生和形成的意見、傾向及企圖。

5．狹義領導意圖：是指領導者對完成某項任務的意見、傾向和企圖。

6．秘書環境：包括秘書活動的地域環境、人文環境、組織環境和辦公環境等內外部環境。

7．組織環境：是秘書活動賴以運行的、由組織目標、組織機構、組織職能和組織關系共同組成的工作空間。8．秘書業務：是指秘書人員或秘書部門的專業工作。9．秘書技術：是秘書人員用于處理事務的方法、手段和技能。

10．秘書工作方法：是秘書人員處理日常工作采用的工作方式、工作程序和工作技巧等的總稱。

11．秘書辦公手段：是秘書人員為達到某種辦公目的而采用的辦公設備、操作技術和操作規程等統稱。

12．秘書辦公場所：是秘書人員按照一定的制度，并借助于一定的手段以處理事務的地方。

13．秘書學：是一門研究秘書活動及其規律的綜合學科。14．綜合學科：是指以特定的社會客體作為研究對象，運用多學科的理論和方法進行研究的某一學科。

15．狹義的秘書：是指掌管文書并直接輔助領導者全面處理事務的專門人員。

16．廣義的秘書：是指在領導者身邊或中樞機構工作，并以辦文、辦會和承辦領導者交辦之事為主要輔助任務的專門人員。

17．公務秘書：就是在國家機關、國營或集體企事業單位，以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。

18．私人秘書：是指在私營企業、外資企業、民辦社團、專業戶和個體戶，以及社會各名流那里擔任秘書工作的雇傭人員。

19．通用秘書：就是在我國黨政機關辦公廳（室）擔任秘書工作的公職人員。

20．行業秘書：就是在不同行業中擔任專業秘書工作的人員。

21．綜合秘書：就是承擔全局性秘書的人員。

22．專項秘書：就是專門承但某項秘書工作的人員。23．集體秘書：就是輔助領導群眾的秘書，而不是輔助某一位領導人的秘書。

24．個人秘書：就是輔助某位領導人的秘書，而不是輔助領導群體的秘書。

25．狹義的秘書工作：是指秘書人員為完成輔助領導工作的任務而在一定業務范圍內的勞動。

26．廣義的秘書工作：是指秘書人員為完成輔助領導工作和機關工作的任務而在一定業務范圍內的勞動。

27．組織：是指為實現共同目標，按照一定原則、程序和形式組織的有機群體。28．機構：是組織的組成部分，一般為組織中的內設單位。29．秘書機構（狹義）：是指擔負文牘性工作,并直接為領導工作服務的辦事部門,如辦公廳中的秘書、文書、機要等業務部門。

30．秘書機構（廣義）：是指凡具有參謀助手、溝通協調、督促檢查等功能，并為領導工作和機關工作服務的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、機要、信息、調研、協調、督查、信訪、接待和值班等業務部門。

31．中樞機關：是在決策管理系統中起總的主導作用的機關，在一級組織中能夠統攬一切。

32．制度（狹義）：是指組織成員共同遵守的、按一定程序辦事的規程。

33．制度（廣義）：是指在一定的歷史條件下形成的政治、經濟、文化等方面的體系。

34．秘書制度：是指秘書工作制度和秘書管理制度。其中有成文的，也有不成文的（即慣例）秘書制度。

35．秘書職能：是秘書活動的任務、職責、作用和效能的總稱。

36．決策（廣義）：是指人們為達到一定目標，而決定行動方案并付諸實施的過程。

37．決策（狹義）：是指人們確定未來行動。并從兩個以上實現目的的可行方案中，選擇一個最佳方案的分析、判斷過程。

38．輔助決策：是秘書人員或秘書機構為領導者制定并實施決策所采取的各項輔助行為。它包含決策前、決策中和決策后的秘書工作，即決策過程中的各項輔助行為。39．管理：就是管理者有效地利用人力和財力去實現組織目標的過程。

40．管理職能：就是管理人員在完成管理任務的過程中所具有的職責與功能。

41．（秘書學中的）溝通信息：即秘書機構同有關組織或領導者之間的信息傳遞與反饋，以求得共同的理解和認識。

42．協調：是指秘書人員在其職責范圍內，或在領導者的授權下，調整和改善組織之間、工作之間、人際之間的關系，促使各項活動趨向同步化與和諧化，以實現共同目標的過程。

43．受托：就是秘書機構接受他人委托的協調任務。44．審理：就是對受托事項進行審議，以新局面定是否受理和如何受理。

45．核查：就是對已受理的協調事項進行調查、核實和研究，以便統一認識和行動。

46．協商：就是將處理問題的方案同協調各方見面，并通過共同商量以取得一致的意見。

47．處理：就是在充分協商的基礎上，對協商各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實施。

48．廣義的秘密：是泛指不能公開的一切事項。

49．狹義的秘密：是指已為某人所知，但不準或不宜公開的事項。

50．保密：就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護，使之不外泄的行為。

51．秘書資格：是秘書人員從事秘書職業活動的條件和身價。

52．道德：是一定社會為了調整人們之間以及個人與社會之間的關系所提倡的行為規范的總和。

53．職業道德：是對從事一定職業的人的特殊道德要求 54．秘書職業道德：則是在秘書職業活動中所必須遵循的、與秘書這一特定職業相適應的行為規范，它是社會道德在秘書職業活動中的具體表現，是長期秘書職業實踐的產物。55．知識：是人們在改造客觀的實踐中所獲得的認識成果。56．能力：是指一個人掌握了知識并運用知識解決問題、完成本職工作的本領。

57．知識結構：是指個人為實現一定的目標，在對人類知識進行學習和選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協調的知識系統，58．表達能力：是人們運用語言、動作、表情等來表現客觀事物或主觀感受的能力。

59．調研能力：是對調查得來的材料，進行分析研究，得出正確結構的能力。

60．組織實施能力：指能夠親自組織人力、物力、財力等，按預定的計劃和規范去實現既定目標的能力。

61．秘書的素質體系：是秘書的德、才、學、識等構成的一個相互聯系、相互制約、相互滲透的辯證統一體。62．秘書的心理素質：是指秘書在心理過程和個性心理特征方面表現出來的穩定心理特點的總和。

63．秘書的動機：是促使秘書行動的原因，是產生和維持行動的個性心理傾向，是秘書心理活動中的重要機能。64．秘書的興趣：是秘書積極探究某種事物或從事某項活動的意識傾向，即人們通常所說的愛好。

65．秘書的情感：是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。

66．秘書的意志：是秘書自覺地確定目標、支配行動、克服困難、實現預定目標的心理過程。67．秘書的氣質：是指一個秘書比較穩定的心理活動的動力特征，可理解為“脾氣”、“秉性”、“性情’。68．秘書的性格：是秘書在個體生活過程中所形成的，對現實穩定的態度以及與之相適應的習慣化的行為方式。是表現在態度和行為上比較穩定的心理特征。

69．心理健康：是個體在各個環境中能保持一種良好的心理效應狀態。

70．秘書工作方法：是秘書人員在執行工作任務時所采用的途徑、方式和手段的總稱。

71．調查：是人們通過各種方法和手段了解客觀實際情況獲得感性認識的活動。調查是研究的前提和基礎，是秘書工作最基本的方法之一。

72．典型調查法：也稱之為“解剖麻雀”。就是有意識地選擇某個或幾個具有代表性的單位或個人，進行深入細致的調查，從中得出具有普遍意義的結論和規律。

73．普遍調查法：就是對有關范圍內的全部調查對象逐一進行調查的方法，又稱為全面調查或整體調查。

74．抽樣調查法：就是從全體調查對象中隨機地抽取部分樣本進行調查，并以結果推斷總體的一般情況。其組織形式有簡單隨機抽樣、類型隨機抽樣、等距隨機抽樣、整群隨機抽樣、階段隨機抽樣等多種。` 75．個案調查法：是從事物或現象的全體中認定單一個體作為調查對象，對其作深入的調查分析，以求解釋現象，探明原因，給出明確的診斷和解決辦法。

76．直接調查法：就是調查者與調查對象面對面接觸，直接了解情況。它是傳統的調查方法。

77．間接調查法：是調查者采用間接的方式獲取調查對象有關材料的方法。

78．研究：是用理性方法整理感性材料，探求事物的本質和規律的活動。研究是調查的發展和深化。秘書工作屬于腦力勞動，因此，研究方法是秘書工作的基本方法之一。79．比較方法：就是對彼此有某種聯系的事物加以對照，從而揭示它們之間的共同點和差異點的一種研究方法。80．類比方法：是根據兩個或兩類對象之間在某些方面的相似或相同，從而推出它們在其他方面也可能相似或相同的一種研究方法。

81．分析方法：就是把研究對象分解為各個方面、部分、階段、屬性或層次，并分別加以考察，從而認識這些要素的本質及其在整體中的地位和作用的一種研究方法。82．綜合方法：就是把研究對象的各個方面、部分、階段、屬性和層次聯系起來進行考察，形成對研究對象整體認識的研究方法。

83．參謀方法：就是代人出主意。

84．隨機參謀法：就是根據領導工作發展變化的情況隨時向領導者提出意見和建議。運用這一方法，關鍵在于秘書要善于把握時機。

85．預測性參謀法：就是對未來的發展趨勢作出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議。它是最大特點是超前性。86．比較式參謀法：就是參謀者對兩種以上解決同一問題的策略方案的優缺點進行比較，提出最佳方案的意見和建議。比較式參謀法分縱向比較、橫向比較、局部比較、整體比較等不同類型。

87．完善式參謀法：就是對已經選定初步方案但有局部缺陷，或因環境條件變化，需要對執行中的方案進行補充而提出的意見和建議。88．求同式參謀法：就是參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出多種具體方案，將領導者的總體設想變為具體實施的計劃和措施，并估算出各種方案的實施效果，供領導者選擇。

89．求異式參謀法：就是參謀者向著領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，并制定具體的執行方案，估算出執行效果，供領導者選擇。

90．鑒戒式參謀法：就是在已經發生了問題，造成了不良后果，或者發生了重大事故之后，對其發生的原因、危害、對策提出意見和建議，以作為今后工作中的鑒戒。91．受意：是指秘書接受和領會領導意圖。

92．請示：是指秘書在工作中有疑難無法處置時，向領導者請求指示；無權處理時，向領導者請求批準。

93．報告：是指秘書向上級領導反映情況，提出建議，或應領導要求作出匯報。94．擋駕：是指對領導者不必要參與和處理的事務性活動由秘書出面阻擋或謝絕。

95．文書：是指能表達某種意思，用于處理各種事務，并具有一定體式的書面材料。

96．公文：是指能表達某種意思，用于處理公共事務，其體式由國家統一規定的文書。

97．文件：是指具有法規性、指導性和知識性，并印有固定版頭的那一部分公文。

98．廣義的文書管理：是指對文書制發、傳遞、辦理和保管等全過程的管轄與處理。

99．狹義的文書管理：是指對文書在保管階段的管轄與處理。秘書學所研究的，應是廣義上的文書管理。

100．會議：指有組織、有領導的召集人們商議事情的行為過程。

101．會議預案：是會議的籌備方案。

102．會間調度：指會議進行時間對會議程序、內容及會場服務等所作的調整和安排。

103．談判：是人們為了改變相互關系、交換意見、取得一致而相互磋商的一種行為，也是一個直接影響各種人際關系、對參與談判的各方產生持久利益的過程。

104．廣義的談判：指一切場合下協商、交涉、磋商等行為。

105．狹義的談判：指正式場合之下的談判。

106．商務：亦稱商事，是指一切有形與無形資產的交換或買賣事宜。并非任何一種買賣行為都可以成為商務行為，它必須是經法律認可，以社會分工為基礎，以提供商品或勞務為內容的盈利性的經濟活動。

107．商務談判：是買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議與爭端，取得各自經濟利益而進行的磋商活動。108．文獻調查法：是通過查閱各種文獻資料來了解對方的有關情況，如查閱各類檔案、報刊雜志、報表年鑒、歷史資料等。

109．直接調查法：指由談判人員通過直接接觸來搜集有關情況。

110．購買法：是通過付費方式從有關咨詢機構購買所需信息。

111．談判方案：亦即談判計劃，它是談判者在談判前對談判的目標、內容、步驟等所作的預想性的安排。112．談判主題：是參加談判要達到的目的。談判目的：是談判主題的具體化。

113．談判議程：是指談判的程序，這是影響談判效率高低的重要一環。

114．談判策略：是指談判者在談判過程中，為了達到某個預定的目標（近期的和遠期的），根據形勢所采取的行動方針和方式。

115．信訪：是人民來信和來訪的簡稱。具體指公民、法人和其他組織采用書信、電話、走訪等形式，向行政機關或其他社會組織反映情況，提出意見、建議和要求，依法應當由有關行政機關或組織處理的活動。

116．信訪工作：是指有關組織或部門對來信來訪進行分析研究、調查核實、恰當處理的一系列活動。

117．接待：即接洽招待，是指對來訪客人給予相應的禮遇。

118．禮儀：是指人們在長期生活實踐中約定俗成的一種行為規范，它是社會文明的標志，也是人際交往的準則。119．接待規格：實際上就是對來賓的禮遇規格。

120．稱謂：是人際名分的標志，是社會角色的代符。121．事務：是指行政管理中除政務以外的、具體的、一般的日常公務活動，如辦文、辦會、值班、接待、印信管理等。

122．政務：是指行政管理中涉及全局性、長遠性的高層次公務活動，如行政決策、行政指揮、行政監督、行政立法等。

123．廣義的事務：還包括機關后勤服務的內容，如車輛、財務、房產、食堂、物品、環境等管理。

124．狹義的事務：是指與領導活動有關的一切日常工作，包括決策、計劃、組織、指揮、監督等活動中的各項事務。125．值班：指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務工作，是秘書事務處理的重要方式之一，也是一個較大組織不可缺少的經常性工作。126．會見：領導者接見外賓或內賓,并作簡短的交談,一律稱為會見。

127．會談：是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。

128．慶典儀式：是指慶祝典禮和各種組織儀式的合稱，是社會組織開展公共關系活動的一種重要形式。

129．商務旅行：指企業領導者為開展商品生產和經營業務而進行的旅行活動。

130．廣義的黨政秘書工作：既包括中國共產黨各級領導機關的秘書工作，又包括國家機關中的秘書工作。而國家機關秘書工作又包括各級政府機關、各級人大機關、各級政協機關的秘書工作。簡言之，黨機關、政府機關、人大機關、政協機關的秘書工作，統稱為黨政秘書工作。它是由我國的國體和政體所決定的。

131．狹義的黨政秘書工作：是指中國共產黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。我們所論述的黨政秘書工作，是以狹義的黨政秘書工作為主體，同時兼及廣義的黨政秘書工作。

132．企業：是指從事生產、流通等經濟活動，為滿足社會需要并獲得盈利，進行自主經營、自負盈虧、實行獨立經濟核算，具有法人資格的基本經濟單位。

133．企業秘書：是為企業領導工作服務的參謀和助手。134．企業秘書工作：是指直接協助企業領導人履行領導職責，在進行企業經營決策和日常生產、經營、管理活動中，為領導節省時間，擴大空間，拾遺補缺，綜合服務活動。

135．企業管理：是對企業的生產經營進行計劃、組織、指揮、控制和協調等一系列活動的總稱。

136．公共關系：是組織運用各種傳播溝通手段，通過雙向信息交流，在社會公眾中樹立起良好形象，從而促進組織目標實現的一種管理職能。

137．企業公共關系：就是企業為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協調與內外公共關系的一種管理職能。138．涉外秘書工作（廣義）：指我國的外事、外貿、海關等部門和“三資”企業以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協助領導或上司處理涉外事務的工作，都可稱為涉外秘書工作。

139．涉外秘書工作（狹義）：是指在我國境內具有外資成分或由外籍人員管理的機構、實體、組織內的秘書工作，或以境外人員為服務對象的秘書工作。

140．私人秘書：是指為私營企業、民辦結構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業人員。

141．私人秘書工作：是指私人秘書為完成輔助其顧主的任務，而在一定范圍內的勞動。

142．秘書職業：是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協助領導者處理日常事物，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業。

第二篇：秘書學概論名詞解釋期末復習

秘書：廣義，指領導人的事務與信息助手（包括公務/私人秘書）。狹義（不包括私人秘書），指一種職務名稱，社會職業，處于領導身邊，直接為領導從事事務性、信息性等輔助服務工作的助手。

秘書學：是研究秘書工作規律和秘書人員任職要求的科學，是一門綜合性。應用性的科學。通俗地說，秘書學就是研究 秘書人員如何做好秘書工作的科學。它是一門寫作學與管理科學的知識圈交叉重疊的產物。

三省制：在魏晉開始形成，唐代確定。即：中書、門下、尚書三省共同負責朝廷的秘書工作，“中書出令，門下審議，尚書執行”，既相互分工、配合，又互相監督、牽制。

一文一事制：宋朝規定：朝廷百官和地方的奏章必須一文一事，非一宗事者不得同為一文，以便行文歸口和由主管部門及時批復、處理。

文書立卷制：元朝規定：處理完畢的文書經監察官“照刷”（檢查）之后予以編號立卷。同一類事立為一卷，年終交案，歸檔保管。（公文立卷：是指機關文書部門將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。）

貼黃引黃制：魏晉以后，公文多用黃紙書寫。唐代規定：公文如有個別文字更改，可另寫小塊紙補貼，稱為“貼黃”。此后，又將文書內容要點另寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”，也就是“公文摘要”的由來。

條旨制：明朝規定：百官奏章先由內閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考，又稱“票擬”。

綜理制：是指所有秘書工作由辦公廳或辦公室統一或分派人員辦理，下面不再分設部門。這適合于秘書工作量不太大的機關或單位。如市、縣政協和大多數企事業單位都采用綜理制。

秘書部門和秘書管理人員的要求：

1、機構與部門職責

2、崗位責任制

3、工作程序和工作方法。工作程序：工作中的每一個環節和它們之間的先后排列次序、操作步驟。環節不能隨意地增加或減少，次序也不能任意地顛倒或隨便排列。工作方法：工作的技能和操作要求。它既需要秘書人員以具有一定的知識、技術、能力為基礎，又要善于綜合運用，善于轉化為實際的效果。

4、信息系統

5、辦公自動化：簡稱OA，是研究如何將計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學應用于數據信息和非數據信息的辦公活動。

一、督查：指秘書協助領導，把已經布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實、妥善。督查工作的作用：（1）對領導的作用。監督工作是貫徹落實領導決策、指示的后續步驟和保證手段；監督是促進領導決策正確、科學的必要環節；監督是改變各級領導和干部作風、克服官僚主義的有效手段。（2）對秘書的作用。是秘書的一項重要職責；是秘書發揮參謀、助手作用事物重要方面。是秘書由被動服務轉向主動服務的有效手段。

二、印信工作：是指機關、單位公務印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍。公章是機關、單位職責權力的象征，介紹信則是證明本機關、單位員工的身份，介紹聯系公務之用。如果管理使用不當，會給本機關、本單位乃至社會造成危害，秘書人員必須認真對待這項工作。

三、政策法規信息：這主要是領導人的有關方針、政策的重要講話，國家和地方政府頒布的法令、法規、條例等等，通常以文件形式下達或在報刊上公開發表、刊登。這些宏觀的指導性、規范性的信息是每個機關或企事業單位都必須遵循、遵守的，是每一個主管都必須理解、掌握的秘書應認真的加以收集。

調查是指采用種種科學的方法和手段以取得客觀世界材料的過程。研究則是指對調查的來的材料進行分析、比較歸納、演繹等一系列過程。調查是前提，是手段，研究是后續，是目的。

四、訪問法；無結構式訪問（就是調查者將問題做些隱蔽，或采用委婉的方式提出，或以聊家常的形式交談。可以使被訪者少些顧及，適用于比較生疏的被訪者或者是比較敏感的問題）；結構式訪問（就是調查者根據事先擬就的提綱或問題直截了當地提出，一般適用于比較熟悉或有了一定基礎的被訪問者，適用于與被訪者沒有直接利害關系的問題。被訪者可以無顧忌地直接、明確回答）；半結構式訪問。

案卷，也稱卷宗，指有關某一問題或某一工作活動的系統的、具有密切聯系的文件材料的組合體。歸檔：文書部門立好的案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管。平時歸卷工作：指機關的公文立卷人員依據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

會議要取得預期的效果，必須有會前的充分的準備，會中會后各種必要的支持和服務工作，這些統稱為會議組織。簡稱辦會。

記者招待會：是指組織為實現一定宣傳目的，邀請報刊、電臺、電視臺等新聞媒介單位記者召開的會議，也可稱為“新聞發布會”。

十三、溝通：原意是指兩處水域中間阻隔，互不相通，在其間挖掘一渠，使之流通。現代意義上的溝通，又泛指政治、外交、文化和一切思想意識領域內的情況互通、意見交流。從行政管理學和秘書學的角度來看，溝通主要是指政務和業務信息的傳遞和交流。

協調，就是通過協商、溝通、調和、調解、調節，使產生隔閡、失調、差異以及矛盾的各方消除隔閡、彼此理解、互諒互讓，求同存異，使矛盾得到解決，達到統一政令、目標一致、步調一致、團結一致，從而產生改造社會、創造精神文明和物質文明的巨大力量。

第三篇：秘書學名詞解釋 簡答題 考試必備

秘書學部分答案

名詞解釋：

1秘書

秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公共服務人員，他們以輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領導者、決策者的參謀和助手。

2文書立卷

文書立卷是指將已經辦理完畢的、具有一定考查利用價值的文件材料，按其形成過程中的聯系、特征和一定的規律組成案卷。

3秘書職能環境

秘書職能環境是秘書開展秘書活動的客觀基礎和條件，是秘書發揮參謀助手作用的舞臺。

4秘書工作方法

秘書工作方法，指的是秘書發揮職能作用，完成工作任務的途徑、程序和手段。秘書工作方法是與秘書為領導工作服務的輔助決策、綜合協調、信息溝通及辦文、辦會、辦事等業務活動緊密聯系在一起的。

5秘書工作

秘書工作是秘書及秘書機構以領導者和領帶機關為對象，開展的一系列近身綜合輔助和公務服務活動，其目的在于通過近身綜合輔助和公務服務，減輕領導的事物負擔以便集中精力處理決策大計，協助領導提高工作效率和優化工作效果。

6受權理事

秘書受權理事，指的是領導者根據工作的需要，將自己權限范圍內的事務，授權秘書代表自己去處理，秘書根據領導的意圖和委授的權利和要求，代表領導去處理交辦的事務。

7秘書職能環境資源

秘書職能環境資源指的是秘書所處的客觀環境中，一切有利于秘書實現其職能目標、完成職能任務的要素的總和。

8績效管理

績效管理是通過管理者和個人經過溝通制定績效計劃、績效監控、績效考核、績效反饋與改進，以促進員工業績持續提高并最終實現企業目標的一種管理過程。

簡答題：

1秘書職能范疇的特征： 答：

秘書是為領導工作服務的，其工作只能必須圍繞著領導工作需要展開。概括的說，在領導履行職責、行使職權所需要的輔助和服務領域內，都屬于秘書工作的職能范疇。從這個意義上講，秘書職能范疇是：（1）具有從屬性。它從屬于直接服務對象——領導者的職責和職權范圍。

（2）管理輔助性。無論何級何類的領導者，都有確定的管理范圍，秘書的職能范疇，就是在領導的管理范圍內發揮輔助作用的空間。（3）既有近身綜合輔助的確定性又有領導需要差異的選擇性。（208字）

2秘書工作管理應遵循的原則： 答：

（1）一般管理原則：一般管理原則適用各級各類組織，它既要有以權控制的一面，又要有以情以理引導和調動被管理中積極的一面。其主要內容是：分工合作。分工合作是有序開展工作，達到目的的常用手段。它有助于落實工作職責、提高工作效率，加強整體性。

（2）“人本”原則：對秘書活動的管理，首先必須體現以人為本這一基本原則，特別是要從秘書職業的特點出發，去認識、理解、尊重、體貼、關心、愛護、幫助秘書這種具有辦理事務、參謀輔助、綜合處理、組織協調等多種社會功能的“職業人”。

（3）能級原則：按能級原則對秘書活動施行管理，首先必須知人善任，任人唯賢，而且要做到用人所長，使人盡其才，同時對秘書工作施行管理還要求對不同氣質的人員安排不同的工作任務，并運動不同的管理方法。

（4）激勵原則：所謂激勵原則，是指通過一定的刺激手段來促進人們產生積極向上的心理，從而充分發揮出主動性、創造性的管理原則。激勵原則的實質在與，要運用多種管理手段來啟發、調動秘書人員發揮積極性與創造性，而不是壓抑、控制、削弱甚至打擊這種積極性。（445字）

3當代秘書工作的特點： 答：

（1）秘書工作職業化：所謂職業化，是指從事某項工作的人形成了相對穩定的社會群體。秘書工作職業化是社會發展到市場經濟階段的必然產物。

（2）秘書業務專門化：現代秘書業務不僅要求秘書人員具有良好的寫作能力，而且要求秘書掌握信息處理、調查研究、會務管理、信訪接待、協調督察等多方面的業務知識和現代化辦公技能，而這些理論修養和業務技能的活動，必須經過專業的訓練。

（3）資格認定制度化：秘書資格認定制度化對秘書職業從業人員提出了更高、更具體的要求，促使秘書人員不斷地進修業務，全面提高能力，努力構建更為合理的能力結構。

（4）從業人數擴大化：在市場經濟發達的國家和地區，秘書在整個社會中是從業人數最多的職業之一。隨著現代行政管理效率的提高，我國秘書部門的作用正在繼續加強，即使在黨政領導機關，秘書人員的數量也呈增長的趨勢。（354字）

4秘書工作的一般規律和原則： 答：

（1）一般規律：秘書工作中的一般性規律，即秘書在主輔配合中，近身綜合輔助與領導對秘書公務服務需要相適應的規律，揭示了領導對秘書公務服務需要。

1）領導對秘書公務服務的需要，與秘書在主輔配合中，事務服務和參謀輔助的投入必須相適應，才能取得領導多秘書工作的滿意，才能保持和諧的工作關系。2）主輔配合的有效程度對秘書工作起著關鍵性作用。

3）領導對秘書公務服務的需要，對秘書工作的職能范圍、職能作用、職能地位等是決定性的。

4）秘書發揮其職能作用，是在滿足領導需要、適應環境條件變化、與領導主輔配合的前提下，通過事務服務和參謀輔助體現出來的。

（2）一般原則：秘書工作中的一般性原則，指的是在全部秘書職能活動中，都應遵循的原則。它是秘書工作一般規律的具體體現，是秘書工作對秘書工作行為的客觀要求，也是評價秘書職能活動的重要準則。1）正面效益原則：秘書工作價值取向必須符合事業公利、組織公利，必須以有效補益和優化社會效益、組織管理效益和領導工作效益為出發點，必須在工作效能作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質發展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標。

2）以領導工作為核心原則：秘書的一切職能活動，必須圍繞領導工作展開，按領導工作的需要提供全面、周密、及時、有效的服務。只有遵從這一原則，秘書才能從紛繁的工作任務中抓住有序安排工作的關鍵，分清主次有效地提供綜合服務，充分體現秘書工作的價值。

3）具體工作流程閉環運作原則：秘書在各項業務活動中，各秘書崗位的分工、各工作環節必須有序銜接、首尾相連，形成“閉環回路”和連續運作的工作流程，維護工作進程的有序性、穩定性和連續性，充分發揮整體功能。（690字）

5秘書的任職標準： 答：（方法一）

秘書任職要求是選任秘書的基本要求，既帶有公平、公正、擇優錄用的客觀性，又帶有選任者用人功利的主觀色彩。前者是一般性、普遍性的；后者是具體用人單位和領導人的用人需要決定的，帶有具體的針對性和特殊性。也就是說，各管理組織及領導者，選任秘書，有一個大體通用的標準，還要根據本組織和領導工作需要提出特出的要求。對求職者而言，既要使自己符合秘書任職的普遍性、一般性標準，又要考慮用人單位的行業性、業務性及領導需要的特殊要求。各組織選任秘書的特殊要求，一般在具體招聘中提出。任職標準的制訂，主要有以下模式：

（1）以任務定標準：準備經理與外聯系通信稿；閱讀、簽署和寄發一些行政函件；撰寫講話稿、備忘錄和報告；代經理審閱等。

（2）以知識能力定標準：：知識方面要求具有“博”與“專”的兼容性，要有一定的廣度和深度；對智力能力方面提出標準，具有觀察力、注意力、思維力、記憶力、想象力等；對能力方面提出標準，閱讀能力、傾聽能力、口頭表達能力等、書面表達能力、協調能力等。

（3）以理想要求制訂標準：在政治品德方面，有遠大的理想、堅持黨的原則、清正廉潔、具有責任感等；在職業道德方面，誠實信用、服從指揮、甘于奉獻、謙虛謹慎等。（500字）

（方法二）

（1）以任務定標準：這類制訂秘書任職標準的模式，是將秘書主要業務內容歸納出若干條為標準，以此作為選任秘書業務要求的規定。如：準備經理與外聯系通信稿，閱讀、簽署和寄發一些行政函件，撰寫講話稿、備忘錄和報告，代經理審閱等。

（2）以知識能力定標準：這種制訂選任秘書標準的模式，是將現任的稱職秘書所具有的知識和能力歸納出若干條標準，以此為選任秘書的尺度。如：知識方面要求具有“博”與“專”的兼容性，要有一定的廣度和深度；對智力能力方面提出標準，具有觀察力、注意力、思維力、記憶力、想象力等；對能力方面提出標準，閱讀能力、傾聽能力、口頭表達能力等、書面表達能力、協調能力等。

（3）以理想要求制訂標準：這類制訂秘書任職標準的模式，是將最理想的秘書素質要求或最優秀的秘書人才身上體現出良好素質，甚至將一些杰出領導者的素質，都綜合到秘書任職標準中，并以此為尺度，作為聘用秘書的依據。如：在政治品德方面，有遠大的理想、堅持黨的原則、清正廉潔、具有責任感等；在職業道德方面，誠實信用、服從指揮、甘于奉獻、謙虛謹慎等。（448字）

6秘書會務工作的主要內容： 答：

秘書辦會即會務工作的內容十分紛繁，主要包括：（1）會前籌備：

會前籌備工作主要包括領導確定會議目的、議題，秘書根據領導意圖擬訂會議籌備方案，領導審核、批準會議籌備方案，組建會議籌備和組織機構并按會議籌備方案進行分工，根據確定的與會名單送發會議通知，準備會議文件，布置會場，按會議討論要求將與會編組，指定會議代表證、工作人員證件及其他證件，根據與會者特征安排其會議期間的住宿和接站車輛。

（2）會間事務：

會間的工作主要包括：會場簽到，會間制度，會議記錄，會議簡報，會議選舉，會議總結，后勤保障等。

（3）會后工作： 會后工作主要包括：草擬和印發會議紀要，以記載和傳達會議的主要精神；清理會議文件；組織會議代表離會，為其提供各種方便；搞好宣傳報道，擴大和傳播會議影響；會議工作總結；會后催辦工作。（342字）

論述題：

1秘書的角色輔助可分為哪幾個階段？ 答：

（1）決策準備階段

從領導者產生決策意向進行決策準備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進行，可協助領導者做好以下工作：1）此決策是否應該作出。2）此決策是否必須作出。3）此決策應何時作出。4）此項決策依據的信息是否全面、真實、充分。5）此項決策的目的、意義和影響是什么。6）對此項決策應提出什么建議。

（2）決策形成階段

在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領域和渠道；1）可進行創新思維，設計新的方按供決策者選擇。2）可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統的可供選擇的方案。3）可按領導意圖開展專家咨詢活動，并將專家意見、建議吸納到有關決策中去。4）可帶著各套初選方案到有關部分和群眾中去征求意見，并根據各方的意見進行修改。5）對重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領導，到基層景象能夠小規模實驗、蹲點探索，取得成功經驗后，在有點到面地進行推廣。6）對各種供選擇的方案驚醒一一對應的比較，比較其投入和產出效益，比較其風險值和效益值，比較其科學性、合理性、可行性和可受性等。

（3）決策實施階段

在決策實施過程中，迷失的參謀智能輔助具有獨特的作用，它貫穿決策實施的全過程：1）對謀求認同的輔助。2）對糾正偏差的輔助。3）對行為失范的輔助。4）對克服重大失誤的輔助。5）對克服運行失調的輔助。6）彌補決策疏漏的輔助。7）對適應環境變化的輔助。8）對發現機遇的輔助。（576字）

2秘書如何把握思維節奏？ 答：

（1）秘書與領導思維同步

秘書是為領導工作服務的，秘書與領導思維同步，也就是說，領導想要開展的工作，秘書應該立即想到，并圍繞領導的意圖，迅速展開，作好鋪墊、服務和輔助工作，具體體現為：1）反映在外部環境變化的關注點上。2）反映在思維的時間節奏上。3）反映在思維的空間節奏上。4）反映在思維的張弛的變化節奏上。

（2）秘書加快節奏的超前思維

迷失與領導思維總體上同步的基礎上，在某些特殊而且必要的情況下，為了做好領導工作的鋪墊，需要秘書加快思維節奏，進行超前思維，一般需要抓住以下環節：1）新舊工作交替之時，秘書進行超前思維，為領導新工作展開作好準備工作。2）抓住領導工作的周期性，提前做好下一個周期的準備工作。3）工作進程中出現新問題時，秘書要加快思維節奏，做好解決問題的前期準備工作。4）在領導進行決策前，發揮超前思維，為領導決策做好準備工作。5）在召開重要會議前，秘書應發揮超前思維，做好各項工作的籌備，保證會議順利的進行。

（3）秘書放緩節奏的繼后思維

秘書的繼后思維是與超前思維相對應、相匹配的，繼后思維一般要抓住以下環節：1）每當一項工作即將結束時，秘書思維繼后，起到查缺補漏的作用。2）每當一項新的決策制訂前，秘書思維繼后，進行相應的調整和補充，確保決策順利作出。3）每當一個會議結束后，秘書思維繼后，對會務工作整體把握，確保會議取得預期的效果。4）每當領導者接待重要客人、進行重要會談、處理重要事務和公務出差之后，秘書思維繼后，處理后續事務，整理有關資料，以保持工作的連續性等等。（642字）

3秘書如何選擇思維的角度？ 答：

（1）秘書的本位思維：秘書的工作時間中，其工作思維活動立足點，首先因該是如何有效地輔助和服務于領導工作，如何有利于提高領導工作效率，也就是說，秘書在工作中思考問題的動機，思考問題的價值觀念，應該是如何通過自身的智能工作更好地協助領導工作，優化領導工作效果。

（2）秘書的換為思考：秘書要做好本職工作，除了要正確進行本位思維，準確把握領導工作對秘書輔助和服務的需要外，還要善于換位思維和多角度思維。只有這樣，秘書的工作思維及工作行為，才能符合客觀環境的要求，也才能更加準確地進行本位思維。

（3）秘書的多角度思維：秘書多角度思維體現在以下四個方面：1）在思維方向上。2）在思想領域上。3）在思維涉及的行為對象上。4）在思維的方式上。（313字）

4試分析如何理解新時代的秘書職業道德素質？ 答：

（1）愛崗敬業，忠于職守。（2）服從領導，當好參謀。（3）遵紀守法、廉潔奉公。（4）任勞任怨，樂于奉獻。（5）善于合作、嚴于律己。（6）文明禮貌、謙虛謹慎。（7）實事求是，勇于創新。（8）恪守信用，嚴守機密。

第四篇：秘書學

改錯題

第3題(60)分

閱讀下面這個案例，回答后面的三個問題。（本題20分）一天，某市工業局秘書科的張科長正在辦公室批閱文件，這時，本單位一位以愛上訪告狀聞名的退休干部譚某走了進來，說要找局長。張科長先熱情地招呼他坐下，然后敲開了局長辦公室的門，請示局長如何處置。局長此時正忙于局里的業務，不想見譚某，非常干脆地對張科長說了一句：“告訴他我不在。”就又低頭忙他的去了。張科長回到自己的辦公室，對譚某說：“領導不在辦公室。你先回去，有什么事我可以代你轉告。”既然這樣，譚某也無話可說，悻悻地離開了秘書科。約過了一個多小時，張科長起身去檔案室，來到走廊，想不到竟看見局長與譚某在衛生間門口握手寒暄，并聽到譚某說：“剛才張科長說你不在辦公室！”“哪里，我一直在啊！”局長毫不遲疑地回答。張科長頓感渾身一陣冰涼。原來，譚某離開秘書科以后，并未回家，而是極不甘心地在辦公室的走廊內來回走動，剛巧碰上局長上衛生間，于是他急忙搶上前去打招呼，這才有了剛才那一幕。事后，譚某逢人就散布張科長不地道，品質太差，欺下瞞上，沒有資格當秘書科長。張科長有口難辯。剛開始感到很委屈，后來一想，當領導的這樣做也是出于無奈，當秘書的應注意維護領導的形象，否則將給工作造成不良影響。所以，他從不對人解釋此事，聽到議論，也一笑置之。問題一：分析張科長的做法有哪些值得借鑒的地方？問題二：如果你是張秘書，在遭到譚某的詆毀后你會怎么做？問題三：作為領導，局長有沒有值得反省之處？

答：

問題一：張科長的做法最值得肯定和借鑒的地方是忍辱負重，時時處處維護領導的形象，不計較個人的毀譽得失，體現出難能可貴的大局意識。

問題二：如果我是張秘書，在遭到譚某的詆毀后，我可能也會像他那樣做，畢竟清者自清、濁者自濁，應該相信領導、相信同事。反過來，在敏感時期為自己進行辯解，可能越描越黑，事與愿違。

問題三：作為領導，局長在猛然見到譚某時的那種回答屬于本能的反應，無可厚非。但是，當張科長身陷不公正的非議之中，局長最好能夠采取一定的措施，對張科長有所支持和撫慰。比如，給張科長打一個電話，或者在合適的場合發言表態等等。

第五篇：秘書學

3.要與領導在工作上配合默契。

領導者的職責是充分發揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現。因此，文秘人員必須全面了解領導的工作計劃，掌握領導的工作方法。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯璧合，相映生輝。值得注意的是，與領導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當今社會，秘書工作已經成為一種廣泛的社會職業，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現象發生。前邊講了秘書要善于從領導角度思考和處理問題，是以服務領導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領導作決策。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態，秘書不能隨意表態，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構不同，咨詢機構尊重的是客觀事實，而不是領導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內發揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領導的決策意圖。

5．要與領導在感情上產生共鳴。

人都是有感情的.領導與文秘人員，在職務上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時間上有的注意用好八小時，業余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領導在感情上產生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領導的經歷、生活習慣、業余愛好和性格氣質，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領導的個性，實現與領導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領導就會被悶得張口結舌;一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領導，就會不知所措。置身于這樣的環境中會對文秘人員產生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領導者的性格轉化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領導要在工作上保持協調和一致

秘書的主要工作就是要協助領導，所以秘書要在工作上與領導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領導愚忠，主要就是說為領導的工作鋪好道路，能夠領會不同領導特別是主要領導的意圖,貼緊領導的思路,想領導之所想,謀領導之所需。秘書貼近領導，是領導的助手，在日常的工作中會受到領導的修養、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領導之間的關系更進一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領導的關系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業才能更上一層樓。