第一篇：秘書學(xué)1

秘 書 學(xué)（Ａ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．評(píng)價(jià)秘書工作的“有效性標(biāo)準(zhǔn)”與“領(lǐng)導(dǎo)滿意標(biāo)準(zhǔn)”可以實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一。（√）

2．新時(shí)期以來，秘書人員經(jīng)常性地出席各類決策會(huì)議；在此之前，他們往往無法獲得這樣的機(jī)會(huì)。（X）

3．就一般性秘書工作而言，秘書從業(yè)人員的培養(yǎng)應(yīng)該以通才型人才為主要目標(biāo)。（√）4．從具體工作的角度來說，生活秘書曾經(jīng)是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書類別的一種。（√）

5．秘書在實(shí)際工作中，為了不得罪上司或客戶，有時(shí)必須學(xué)會(huì)“編故事”或者說“撒謊”（√）

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）

1．屬于我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書規(guī)范體系中“根本規(guī)范”這一層次的有（ＡＢＣＤＥ）。Ａ．民主集中制原則Ｂ．計(jì)劃化原則Ｃ．法制原則Ｄ．民族平等原則Ｅ．人民群眾參加國(guó)家管理原則 2．秘書機(jī)構(gòu)的基本職能是（ＢＥ）。

Ａ．調(diào)查研究Ｂ．輔助決策Ｃ．辦理會(huì)務(wù)Ｄ．協(xié)調(diào)關(guān)系Ｅ．服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

3．接到打錯(cuò)的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞牵ˋ）。Ａ．告訴他打錯(cuò)了，然后掛電話。Ｂ．告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。

Ｃ．仔細(xì)問他找的人是誰(shuí)，看能否幫忙。Ｄ．告訴他，查清楚號(hào)碼再打。

4．正在接聽電話時(shí)有另外一個(gè)來電，這時(shí)候應(yīng)該（A）。

Ａ．長(zhǎng)話短說，結(jié)束正在接聽的電話，迅速處理另外的來電。Ｂ．記下另外來電的號(hào)碼，隨后再打過去。Ｃ．請(qǐng)另外的來電者隨后再打來。

Ｄ．先聽完已經(jīng)接聽的電話，再理會(huì)另外的來電。5．秘書學(xué)具有（ABCE）等學(xué)科特點(diǎn)。

Ａ．屬于社會(huì)科學(xué)范疇Ｂ．綜合性強(qiáng)Ｃ．實(shí)踐性強(qiáng)Ｄ．歷史悠久Ｅ．學(xué)科發(fā)展受到相關(guān)學(xué)科的影響和制約

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．某單位的一個(gè)職能部門代替單位擬寫了一個(gè)申請(qǐng)追加經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示，送給負(fù)責(zé)人核稿時(shí)，負(fù)責(zé)人將“請(qǐng)示”改為“報(bào)告”。打字員打出后，原撰稿人在校對(duì)時(shí)將“報(bào)告”改回原來的“請(qǐng)示”；到負(fù)責(zé)人第二次核稿時(shí)，又將“請(qǐng)示”改為“報(bào)告”。請(qǐng)示與報(bào)告錯(cuò)用、混用的現(xiàn)象十分普遍，結(jié)合本案例，試從秘書規(guī)范的角度分析產(chǎn)生這種現(xiàn)象的原因。

答：根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，“報(bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問；“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。本案例中，某單位申請(qǐng)追加經(jīng)費(fèi)，應(yīng)該使用“請(qǐng)示”這一文種。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為我國(guó)現(xiàn)行秘書規(guī)范的重要組成部分，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)秘書活動(dòng)中公文處理的基本要求，帶有強(qiáng)制性，不得違反，除了秘書人員必須嚴(yán)格遵守之外，與文書工作密切相關(guān)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)熟悉、掌握。本案例中的失誤主要應(yīng)由“負(fù)責(zé)人”承擔(dān)責(zé)任。當(dāng)然，原撰稿人沒有委婉地向“負(fù)責(zé)人”指出錯(cuò)用文種的不良后果，而是采取私下更改的做法，對(duì)此也應(yīng)予以批評(píng)教育。

2．遼寧省青年友好參觀團(tuán)在日本富士山縣活動(dòng)時(shí)，中方團(tuán)長(zhǎng)接過日方官員送上的會(huì)議程序，只見上面寫著：“中方發(fā)言時(shí)間：10點(diǎn)17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原來的講稿從十幾頁(yè)刪削成五頁(yè)、三頁(yè)，最后刪到一頁(yè)。第二天，中方團(tuán)長(zhǎng)像別的發(fā)言者一樣，跑步上場(chǎng)。他的發(fā)言干凈利落，因?yàn)楸慌_(tái)下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事后，這位團(tuán)長(zhǎng)感慨地說：“這件事給我的啟示太大了。”日方官員如此安排外賓的發(fā)言時(shí)間，是否失禮？為什么？

答：2．日方如此安排外賓的發(fā)言時(shí)間并不算失禮。因?yàn)樵诎才艜?huì)議程序時(shí)，必須充分考慮會(huì)議的整體時(shí)間結(jié)構(gòu)，如果任由外賓或重要人物自由發(fā)言，必然會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，無法實(shí)現(xiàn)會(huì)議的預(yù)期目的。日方官員在設(shè)置中方團(tuán)長(zhǎng)的發(fā)言時(shí)間時(shí)，只預(yù)留了一分鐘的時(shí)間，而且居然精確到了秒，這也可以看出日方對(duì)于會(huì)議程序的講究已經(jīng)形成一種習(xí)慣，成為一種約定俗成的做法。中方團(tuán)長(zhǎng)最初感到驚愕，恰好反映出雙方對(duì)于開會(huì)的認(rèn)識(shí)差異。這既是一種實(shí)際做法的差異，更是觀念上的巨大反差。因?yàn)樵谥v究時(shí)間、講究效率的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制下，如果連開會(huì)都無法準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，會(huì)議的效果以及會(huì)后的執(zhí)行情況又怎么可能實(shí)現(xiàn)高效率？一句話，只有開好會(huì)，才能辦好事。這一點(diǎn)，應(yīng)該是中方團(tuán)長(zhǎng)事后為之感慨的重要原因。

四、下列語(yǔ)句中包含了不少秘書學(xué)知識(shí)，請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）1．（秘書人員應(yīng)當(dāng)）目中有人，眼中有事。

答：要點(diǎn)：“目中有人”意思是秘書人員應(yīng)當(dāng)尊重所有人，而不應(yīng)盲目驕傲、目中無人，更不能盛氣凌人、頤指氣使；“眼中有事”指秘書人員應(yīng)當(dāng)時(shí)時(shí)處處做有心人，善于發(fā)現(xiàn)那些不被人注意的問題，主動(dòng)積極地將問題解決在萌芽階段。（第二點(diǎn)也可答作“既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又要想領(lǐng)導(dǎo)所未想、急領(lǐng)導(dǎo)所未急”）2．秘書是水，領(lǐng)導(dǎo)是容器。

答：要點(diǎn)：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領(lǐng)導(dǎo)與秘書在工作中的地位：秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中，處于被動(dòng)服從的位置。秘書的個(gè)性可以體現(xiàn)在生活中，而不應(yīng)體現(xiàn)在工作中。

3．（秘書人員必須）“尊重政務(wù)與事務(wù)之區(qū)別”。

答：要點(diǎn)：秘書人員必須牢記自己的身份與地位，將處理好事務(wù)性工作視為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要渠道（也是常規(guī)渠道），不能隨意越權(quán)越位，干擾或代替領(lǐng)導(dǎo)的決策。不能認(rèn)為秘書人員必須參加一切政策的輔助，領(lǐng)導(dǎo)的所有決策都理所當(dāng)然由秘書機(jī)構(gòu)和秘書人員輔助。

五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對(duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

今日助理，昨日秘書？

畢業(yè)于武漢某高校英語(yǔ)專業(yè)的何小姐來廣州找工作，本想找一份秘書的差事，但男友極力反對(duì)，說秘書聲譽(yù)不佳。何小姐考慮選擇經(jīng)理助理的職位，又有人告訴她，助理和秘書其實(shí)是“換湯不換藥”，助理就是秘書，秘書就是助理。

真是這樣嗎？ 據(jù)了解，很長(zhǎng)時(shí)期以來，的確有一些經(jīng)理老板喜歡雇用漂亮的女秘書，作為“公關(guān)牌”，更有甚者干脆來個(gè)“情人秘書”，公私兼顧。因此，在外人眼里，秘書往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。為了避嫌，一些公司想出了新招數(shù)。

現(xiàn)任一家百貨公司人事部經(jīng)理的李先生告訴記者，他所在的公司曾有一段時(shí)間專招男性秘書。后來發(fā)現(xiàn)，男秘書不如女秘書細(xì)心，在瑣事面前容易產(chǎn)生厭煩情緒，于是公司又開始聘用女性秘書。為了表明此“職業(yè)秘書”非“花瓶秘書”，就給它安了個(gè)“經(jīng)理助理”的頭銜，其實(shí)做的事也就是秘書的職責(zé)。

“助理”代替“秘書”，求體面、正視聽是一方面，秘書這一職位本身的工作范圍和職業(yè)要求有了新變化也是重要因素。傳統(tǒng)型秘書主要為上司處理日常事務(wù)，協(xié)調(diào)上下關(guān)系，負(fù)責(zé)員工考勤及會(huì)議紀(jì)要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發(fā)展，可以參與公司發(fā)展的規(guī)劃、監(jiān)督、決策以及人事方面的管理等。一個(gè)能干的管理型秘書，對(duì)上司而言，是左膀右臂；在員工看來，是一定范圍內(nèi)言出必遵的“準(zhǔn)上司”。不叫“秘書”叫“助理”，理所當(dāng)然。

朱小姐工作5年，正好完成了從秘書向助理的轉(zhuǎn)換。她最初為一家服裝公司的經(jīng)理做秘書，工作很輕松，主要在辦公室整理文件，給經(jīng)理泡泡茶，也常陪經(jīng)理在外面見客戶。由于覺得自己學(xué)非所用，加上屢遭經(jīng)理非禮，沒干上一年就辭了職。第二家公司環(huán)境不錯(cuò)、待遇不錯(cuò)、經(jīng)理也很“君子”，但她在里面干了兩年，因?yàn)樗幌矚g老是在別人的指揮下工作。到了現(xiàn)在工作的這家房地產(chǎn)公司，開始仍是秘書，但漸漸涉及管理層面。如今，她的名片上印著“總經(jīng)理助理”。

回溯5年，朱小姐承認(rèn)干秘書這一行的確容易讓人有“別樣”的想法，關(guān)鍵是自己要堅(jiān)持做人的基本原則。像她這樣由秘書變成助理的為數(shù)不少，但她靠的絕對(duì)是自己的實(shí)力。從她的經(jīng)驗(yàn)來看，助理和秘書不能簡(jiǎn)單等同，助理要有更高的學(xué)歷，更強(qiáng)的能力，并非“換湯不換藥”。

秘書與助理，真正的區(qū)別還要看在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮的作用。光從招聘榜上看大大小小的秘書或經(jīng)理助理職位，難以說清其間的微妙之別。心動(dòng)了的求職者，此時(shí)的關(guān)鍵在于弄清這個(gè)職位需要你做什么，你是否喜歡，是否能夠勝任。好聽不好聽——任由別人說的事，你又何必太在意！（作者：楊黎虹、李新龍，載《羊城晚報(bào)》1999年6 月8日第18版）答：《今日助理，昨日秘書？》的主要傾向是認(rèn)同標(biāo)題中的結(jié)論，即“今日助理，昨日秘書”。換言之，秘書有望成為更高層次的助理。全文的重點(diǎn)語(yǔ)句如下：“傳統(tǒng)型秘書主要為上司處理日常事務(wù)，協(xié)調(diào)上下關(guān)系，負(fù)責(zé)員工考勤及會(huì)議紀(jì)要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發(fā)展，可以參與公司發(fā)展的規(guī)劃、監(jiān)督、決策以及人事方面的管理等。一個(gè)能干的管理型秘書，對(duì)上司而言，是左膀右臂；在員工看來，是一定范圍內(nèi)言出必遵的‘準(zhǔn)上司’。不叫‘秘書’叫‘助理’，理所當(dāng)然。”“秘書與助理，真正的區(qū)別還要看在實(shí)際工作中能夠發(fā)揮的作用。

六、閱讀下面兩篇不同時(shí)期的報(bào)道，結(jié)合你對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

（一）領(lǐng)導(dǎo)自己寫報(bào)告，專職秘書都取消

本報(bào)江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書。該縣縣委只配備兩個(gè)公用秘書，縣政府只配三個(gè)秘書，使秘書職數(shù)減少了50%。

近年來，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領(lǐng)導(dǎo)都配備有專職秘書。秘書職數(shù)越來越多，使部分領(lǐng)導(dǎo)養(yǎng)成了惰性。去年底，該縣新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子組成后，要求所有領(lǐng)導(dǎo)干部提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到自己寫報(bào)告、擬文稿，全面處理本職事務(wù)。（載1998年6月10日《羊城晚報(bào)》第15版）

（二）四川綿陽(yáng)市委規(guī)定：縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不得配秘書

本報(bào)訊 據(jù)《成都商報(bào)》報(bào)道，四川省綿陽(yáng)市委近日發(fā)通知規(guī)定，縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書。

眾所周知，在縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現(xiàn)象，在一定程度上加大了領(lǐng)導(dǎo)干部的工作成本，同時(shí)，對(duì)縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的形象也有一定的不良影響。

為進(jìn)一步加強(qiáng)各縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，綿陽(yáng)市委下發(fā)通知規(guī)定：各縣（市、區(qū)）黨政干部不需要再配備專職秘書負(fù)責(zé)文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個(gè)同志主要負(fù)責(zé)為其做好服務(wù)工作。對(duì)已配備的秘書人員安排適合的工作，屬于借用、聘用的秘書人員要及時(shí)清退。（載2002年８月31日《南方都市報(bào)》第16版）答：評(píng)閱提示：報(bào)道一與報(bào)道二都有矯枉過正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無論是精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，還是降低工作成本，抑或是樹立領(lǐng)導(dǎo)干部事必躬親的形象，都不應(yīng)盲目裁減秘書人員，應(yīng)視具體情況而定，不能簡(jiǎn)單地搞一刀切。其次，領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策，為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)或降低成本而造成領(lǐng)導(dǎo)者忙于應(yīng)付起草一般性文件的局面，將領(lǐng)導(dǎo)者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務(wù)性工作上，勢(shì)必影響領(lǐng)導(dǎo)者的決策水平，造成不應(yīng)有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規(guī)定“縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書”，勢(shì)必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說具有多大的可行性。

秘 書 學(xué)（Ｂ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．評(píng)價(jià)秘書工作的“有效性標(biāo)準(zhǔn)”與“領(lǐng)導(dǎo)滿意標(biāo)準(zhǔn)”可以實(shí)現(xiàn)和諧統(tǒng)一。（√）

2．秘書部門及秘書人員展開協(xié)調(diào)工作時(shí)可以對(duì)犯錯(cuò)誤的有關(guān)人員進(jìn)行批評(píng)、教育直至撤職查辦。X）

3．就一般性秘書工作而言，秘書從業(yè)人員的培養(yǎng)應(yīng)該以通才型人才為主要目標(biāo)。（√）4．從具體工作的角度來說，生活秘書曾經(jīng)是我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書類別的一種。（√）5．服從性從來都是秘書工作的首要特性。（X）

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）

1．屬于我國(guó)黨政機(jī)關(guān)秘書規(guī)范體系中“根本規(guī)范”這一層次的有（ＡＢＣＤＥ）。Ａ．民主集中制原則Ｂ．計(jì)劃化原則Ｃ．法制原則Ｄ．民族平等原則Ｅ．人民群眾參加國(guó)家管理原則 2．秘書機(jī)構(gòu)的基本職能是（ＢＥ）。

Ａ．調(diào)查研究Ｂ．輔助決策Ｃ．辦理會(huì)務(wù)Ｄ．協(xié)調(diào)關(guān)系Ｅ．服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

3．接到打錯(cuò)的電話時(shí)，比較妥當(dāng)?shù)奶幚矸绞绞牵ǎ粒＃粒嬖V他打錯(cuò)了，然后掛電話。Ｂ．告訴對(duì)方你的號(hào)碼是什么。

Ｃ．仔細(xì)問他找的人是誰(shuí)，看能否幫忙。Ｄ．告訴他，查清楚號(hào)碼再打。

4．下列程序中不屬于收文辦理的是（ＡＣＥ）。

Ａ．傳遞Ｂ．審核Ｃ．繕印Ｄ．批辦Ｅ．立卷

5．秘書學(xué)具有（ＡＢＣＥ）等學(xué)科特點(diǎn)。

Ａ．屬于社會(huì)科學(xué)范疇Ｂ．綜合性強(qiáng)Ｃ．實(shí)踐性強(qiáng)Ｄ．歷史悠久Ｅ．學(xué)科發(fā)展受到相關(guān)學(xué)科的影響和制約

三、案例分析題（每小題15分，共30分）

1．某領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要求秘書部門在一周內(nèi)將工作意見擬好發(fā)文。Ａ秘書接受任務(wù)后，為了搶時(shí)間、爭(zhēng)速度，按領(lǐng)導(dǎo)意圖擬稿后，只交給本業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人審核，就送到打字室進(jìn)行繕印。因?yàn)槲唇?jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱，打印出來的一百多份“工作意見”全部作廢，耽誤了文件的準(zhǔn)時(shí)下達(dá)，造成了不應(yīng)有的浪費(fèi)。Ａ秘書造成失誤的原因何在？這一案例對(duì)于秘書從業(yè)人員有何啟示？

答：Ａ秘書造成失誤的原因在于沒有遵守公文處理的有關(guān)規(guī)定。按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，文件在送交打印之前，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，再由文秘部門進(jìn)行復(fù)核，以確保發(fā)文質(zhì)量。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為我國(guó)現(xiàn)行秘書規(guī)范的重要組成部分，體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)秘書活動(dòng)中公文處理的基本要求，帶有強(qiáng)制性，不得違反。這一案例的啟示在于：秘書工作必須在遵守秘書規(guī)范的前提下展開，必須將工作熱情與遵守秘書規(guī)范緊密結(jié)合起來，以免出現(xiàn)事倍功半甚至事與愿違的結(jié)局。秘書人員必須牢記：僅有工作熱情是不夠的，還必須將秘書規(guī)范的學(xué)習(xí)、運(yùn)用視為秘書基本素質(zhì)的重要內(nèi)容，予以足夠的重視。

2．某市人民政府向?qū)傧缕髽I(yè)發(fā)出一份文件，內(nèi)容是提高退休工人的生活補(bǔ)貼。當(dāng)時(shí)，該市的大多數(shù)企業(yè)紛紛出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)滑坡現(xiàn)象，資金短缺，開工不足，不少在崗工人的工資都很難按月發(fā)放。接到此文件后，幾乎所有的企業(yè)都反映無法執(zhí)行。但此事已經(jīng)媒體報(bào)道，退休工人于是不斷上訪，堅(jiān)決要求落實(shí)政策。市政府考慮再三，最終還是草草收回文件，重新加以修改。根據(jù)此案例，分析一下調(diào)查研究在決策中的作用。

答：在此案例中，導(dǎo)致某市人民政府工作出現(xiàn)被動(dòng)局面的直接原因就是沒有在決策前進(jìn)行充分的調(diào)查研究，結(jié)果是顧此而失彼，好事做不成，反倒滋生出新的事端。眾所周知，調(diào)研是決策的基礎(chǔ)和前提，沒有調(diào)研，決策就成為無源之水、無本之木，風(fēng)險(xiǎn)大大提高。各級(jí)各類機(jī)關(guān)單位的決策者都應(yīng)從這一案例吸取教訓(xùn)，慎重對(duì)待決策，慎重對(duì)待決策前的調(diào)研工作，將調(diào)查研究工作做實(shí)做好，為決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一言以蔽之，這一案例再次驗(yàn)證了“沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)”這句經(jīng)典名言。

四、下列帶有一定文學(xué)色彩的語(yǔ)句，包含了不少秘書學(xué)知識(shí)。請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）

1．（秘書機(jī)構(gòu)）各為其“主”，各自為“營(yíng)”。

答：要點(diǎn)：秘書機(jī)構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對(duì)下一級(jí)或上一級(jí)秘書機(jī)構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級(jí)秘書部門之間不實(shí)行自上而下的、獨(dú)立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機(jī)構(gòu)之間存在相對(duì)的封閉性。答：

2．秘書——決策者的守門人。

答：要點(diǎn)：秘書應(yīng)該幫助領(lǐng)導(dǎo)解決那些可能使領(lǐng)導(dǎo)分散時(shí)間和精力的瑣碎事務(wù)，以保證領(lǐng)導(dǎo)將主要時(shí)間和精力放在決策上。此外，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，秘書還應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的范圍內(nèi)做好各項(xiàng)工作，也就是做好“補(bǔ)位”的工作，使得領(lǐng)導(dǎo)不至于牽掛機(jī)關(guān)單位的方方面面。3．秘書是水，領(lǐng)導(dǎo)是容器。

答：要點(diǎn)：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領(lǐng)導(dǎo)與秘書在工作中的地位：秘書在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中，處于被動(dòng)服從的位置。秘書的個(gè)性可以體現(xiàn)在生活中，而不應(yīng)體現(xiàn)在工作中。

五、閱讀下面兩篇不同時(shí)期的報(bào)道，結(jié)合你對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

（一）領(lǐng)導(dǎo)自己寫報(bào)告，專職秘書都取消

本報(bào)江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書。該縣縣委只配備兩個(gè)公用秘書，縣政府只配三個(gè)秘書，使秘書職數(shù)減少了50%。

近年來，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領(lǐng)導(dǎo)都配備有專職秘書。秘書職數(shù)越來越多，使部分領(lǐng)導(dǎo)養(yǎng)成了惰性。去年底，該縣新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子組成后，要求所有領(lǐng)導(dǎo)干部提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，做到自己寫報(bào)告、擬文稿，全面處理本職事務(wù)。（載1998年6月10日《羊城晚報(bào)》第15版）

（二）四川綿陽(yáng)市委規(guī)定：縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不得配秘書

本報(bào)訊 據(jù)《成都商報(bào)》報(bào)道，四川省綿陽(yáng)市委近日發(fā)通知規(guī)定，縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書。

眾所周知，在縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現(xiàn)象，在一定程度上加大了領(lǐng)導(dǎo)干部的工作成本，同時(shí)，對(duì)縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的形象也有一定的不良影響。

為進(jìn)一步加強(qiáng)各縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，綿陽(yáng)市委下發(fā)通知規(guī)定：各縣（市、區(qū)）黨政干部不需要再配備專職秘書負(fù)責(zé)文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個(gè)同志主要負(fù)責(zé)為其做好服務(wù)工作。對(duì)已配備的秘書人員安排適合的工作，屬于借用、聘用的秘書人員要及時(shí)清退。（載2002年８月31日《南方都市報(bào)》第16版）答：評(píng)閱提示：報(bào)道一與報(bào)道二都有矯枉過正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無論是精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)，還是降低工作成本，抑或是樹立領(lǐng)導(dǎo)干部事必躬親的形象，都不應(yīng)盲目裁減秘書人員，應(yīng)視具體情況而定，不能簡(jiǎn)單地搞一刀切。其次，領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)在于決策，為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)或降低成本而造成領(lǐng)導(dǎo)者忙于應(yīng)付起草一般性文件的局面，將領(lǐng)導(dǎo)者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務(wù)性工作上，勢(shì)必影響領(lǐng)導(dǎo)者的決策水平，造成不應(yīng)有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規(guī)定“縣（市、區(qū)）黨政領(lǐng)導(dǎo)一律不得配備秘書”，勢(shì)必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說具有多大的可行性。

六、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，寫一篇文章，談一談你對(duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

另類秘書

“在公司里做秘書。”——以前別人問起我的職業(yè)，我總是據(jù)實(shí)道來。十之八九，人們會(huì)因此對(duì)我投來異樣的目光。

真的，不知道從什么時(shí)候起，秘書成了“小秘（蜜）”的同義詞，也因此被蒙上了一層曖昧的色彩。這讓我很有些不自在進(jìn)而憤怒起來。

于是我學(xué)乖了，只說是“做行政工作的”。——反正這也不能算是撒謊！

我上職高時(shí)念的就是文秘專業(yè)，選擇它僅僅因?yàn)樗苓m合女孩子。畢業(yè)后進(jìn)了外企，而且是一家非常規(guī)范的公司。據(jù)說在國(guó)外的總部,倘若一位男員工對(duì)女同事說句“你真漂亮”,就可以被投訴性騷擾。在這里秘書就是秘書，干的活兒繁雜而瑣碎。替經(jīng)理們訂機(jī)票，訂酒店，打字，復(fù)印，發(fā)傳真……這些都是工作職責(zé)中明文規(guī)定的。還有一些是雖未明文規(guī)定卻約定俗成的事——中午到馬路對(duì)面替老板買三文治，幫老板的菲傭辦護(hù)照……中國(guó)人還好些，倘若碰上個(gè)絲毫不懂中文的外國(guó)老板，真的像照顧一個(gè)孩子。

公司的規(guī)矩：秘書永遠(yuǎn)是秘書，在工作性質(zhì)和發(fā)展機(jī)會(huì)上與經(jīng)理級(jí)有著質(zhì)的區(qū)別。因此很自然地，有些秘書會(huì)覺得這份工兒沒有多大前途。她們喜歡這個(gè)公司，喜歡身旁的工作環(huán)境，喜歡這里不低的薪水和福利，惟獨(dú)不喜歡自己的工作。于是心里便盤算著先做幾年看準(zhǔn)了機(jī)會(huì)離開。亦有另一部分人干得很專心也很安心。因?yàn)檫@并非人們想象中那樣是吃青春飯的職業(yè)。恰恰相反，它可以做一生。無需年輕美貌，只須細(xì)心、耐心，外加性格好即可。國(guó)外有不少四五十歲的婦女做了半輩子的秘書，那是她們一生的職業(yè)。

在這里經(jīng)理們與秘書們工作中互相尊重。經(jīng)理讓秘書辦事通常都會(huì)用“please”開頭，用“thanks”結(jié)束。然而二者間幾乎不曾有過曖昧的關(guān)系。這是禁令，亦是人們所認(rèn)同的現(xiàn)實(shí)。經(jīng)理們行則飛機(jī)住則五星級(jí)大酒店，秘書是那個(gè)為他們訂機(jī)票訂房間的人。雖然在一個(gè)辦公室里，卻生活在兩個(gè)世界。正應(yīng)了那一句話：“你有你的，我有我的方向。”

就這么一天天干著這份工作，不管心中是不是喜歡它。秘書只是一份工作，正如同經(jīng)理也是一份工作一樣。我們是高級(jí)辦公樓里惟一不穿名牌的人，心中卻也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘書節(jié)。幾乎沒有人會(huì)忘記在我們的桌子上放一束花，一張卡，或是一個(gè)可愛的絨毛玩具。已經(jīng)習(xí)慣了身旁有如此能干的秘書，經(jīng)理們知道，沒有我們，自己的工作會(huì)是一團(tuán)糟。（作者：曲奇，載《南方周末》1997年7月23日第18版）

答：《另類秘書》的主要傾向，相對(duì)而言，具有多樣化的特點(diǎn)。因此允許考生把握以下各點(diǎn)中的任何一條展開分析論述：既可以著眼于領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系，也可以著眼于秘書與經(jīng)理、助理在管理層次上的界限分明，還可以著眼于秘書工作中的明文規(guī)定與約定俗成之間的關(guān)系，或者著眼于秘書從業(yè)者必須具備的耐心與細(xì)心等等。要求自圓其說，具有一定的深度，不必面面俱到

秘 書 學(xué)（Ｃ卷）

一、判斷題（每小題2分，共10分）

1．區(qū)別公務(wù)秘書與私人秘書的關(guān)鍵在于：秘書的服務(wù)對(duì)象是否為個(gè)人。（X）

2．“政務(wù)性工作”可以理解為各級(jí)各類單位中與決策密切相關(guān)的工作。（√）3．為了達(dá)到會(huì)議的預(yù)期目的，有時(shí)可以對(duì)會(huì)議議題作出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整或變動(dòng)。（√）

4．為了節(jié)約開支，同時(shí)也是為了加強(qiáng)管理，我國(guó)的黨政機(jī)關(guān)設(shè)置下屬機(jī)關(guān)時(shí)往往采用綜理制。（X）

5．秘書部門及秘書人員展開調(diào)研時(shí)，為了充分保證材料的新鮮、真實(shí)，只須向領(lǐng)導(dǎo)者提供原始的資料，不得對(duì)調(diào)研結(jié)果進(jìn)行分析加工。（X）

二、知識(shí)技能選擇題（不定項(xiàng)選擇，每小題3分，共15分）1．下列做法中，不符合會(huì)務(wù)工作要求的有（Ｂ）。Ａ．會(huì)議發(fā)言時(shí)間必須一視同仁，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

Ｂ．為了體現(xiàn)出對(duì)于所有與會(huì)代表的一視同仁，不論職務(wù)、性別、年齡、學(xué)歷、民族等方面有多大的差異，統(tǒng)一安排食宿，絕對(duì)不搞特殊化

Ｃ．保密性要求較高的議題應(yīng)當(dāng)安排在會(huì)議的后半階段

Ｄ．為了方便與會(huì)者辦理有關(guān)手續(xù)，發(fā)放會(huì)議通知時(shí)盡量考慮使用書面通知 Ｅ．余興節(jié)目要適可而止，不可喧賓奪主

2．采取個(gè)別交談的調(diào)研方式時(shí)，必須注意以下事項(xiàng)：（ＡＤ）。Ａ．選準(zhǔn)調(diào)查對(duì)象

Ｂ．直接問明調(diào)查對(duì)象的個(gè)人資料

Ｃ．必要時(shí)邀請(qǐng)調(diào)查對(duì)象所在單位領(lǐng)導(dǎo)成員到場(chǎng)，對(duì)其施加適當(dāng)?shù)男睦韷毫Γ员ＷC訪談內(nèi)容的真實(shí)準(zhǔn)確 Ｄ．態(tài)度要誠(chéng)懇，方式方法要得當(dāng)

Ｅ．將調(diào)研者的個(gè)人觀點(diǎn)或見解向調(diào)查對(duì)象進(jìn)行暗示，以期求得共鳴 3．美化辦公室的意義在于：（ＡＣＥ）。Ａ．樹立所在單位的良好形象

Ｂ．提升領(lǐng)導(dǎo)者及秘書自身的社會(huì)知名度Ｃ．提高工作效率Ｄ．展示個(gè)人獨(dú)特魅力 Ｅ．優(yōu)化工作環(huán)境

4．優(yōu)化群體的特點(diǎn)有（ＡＢＣＤＥ）。

Ａ．各有所長(zhǎng)Ｂ．各司其職Ｃ．各得其所Ｄ．動(dòng)態(tài)平衡Ｅ．比例適中

5．與一般的道德規(guī)范相比較，秘書規(guī)范具有（ＡＥ）等特點(diǎn)。

Ａ．系統(tǒng)性Ｂ．社會(huì)性Ｃ．實(shí)踐性Ｄ．綜合性Ｅ．強(qiáng)制性

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共30分）

1．一份會(huì)議通知至少應(yīng)包括哪些基本內(nèi)容？

答：要點(diǎn)：一份會(huì)議通知至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：會(huì)議名稱、會(huì)議目的、主要內(nèi)容、會(huì)議日期、會(huì)議地點(diǎn)、報(bào)到日期、報(bào)到地點(diǎn)、與會(huì)單位及人員、攜帶材料、會(huì)務(wù)費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話、交通指南、會(huì)議回執(zhí)等。當(dāng)然，還應(yīng)視具體需要而變通處理。2．秘書工作對(duì)從業(yè)人員的心理素質(zhì)有哪些基本要求？

答：要點(diǎn)：①培養(yǎng)以自覺、自制、堅(jiān)韌、果斷為主要內(nèi)容的秘書意志力；②塑造適合于秘書工作的性格；③培養(yǎng)正常的情感情緒，時(shí)常調(diào)節(jié)個(gè)體行為，隨時(shí)矯正異常心理，維護(hù)心理健康。

3．為什么說秘書工作不會(huì)消亡？

答：要點(diǎn)：秘書工作的現(xiàn)代化是大勢(shì)所趨，秘書工作的許多職能將會(huì)改變或取消，但秘書決不會(huì)淪為沒有思想和簡(jiǎn)單重復(fù)他人意見的處理機(jī)，相反將成為“準(zhǔn)負(fù)責(zé)人”，分擔(dān)某些專職工作和決策性工作。借助于現(xiàn)代技術(shù)，秘書為決策者提供綜合服務(wù)的職能將會(huì)獲得全新的發(fā)展。

四、下列帶有一定文學(xué)色彩的語(yǔ)句，包含了不少秘書學(xué)知識(shí)。請(qǐng)?jiān)囎鞣治觥＃啃☆}5分，共15分）

1．兩眼一睜，忙到熄燈。

答：要點(diǎn)：秘書工作的事務(wù)性特征在這句話中得到了形象的描述。秘書工作非常具體，非常豐富，可以將其工作內(nèi)容和與特點(diǎn)概括為“細(xì)”、“繁”、“雜”、“忙”，因而秘書工作十分辛苦，十分忙碌。2．今日助理，昨日秘書。

答：要點(diǎn)：這句話準(zhǔn)確而形象地反映出助理與秘書的關(guān)系。二者都是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，都為領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但助理較多直接參與決策，秘書（特別是一般秘書）的主要工作內(nèi)容不是直接參與決策，而是提供輔助性服務(wù)。也就是說，二者輔助決策的渠道和作用均存在較大的區(qū)別。秘書人員在得到充分的鍛煉提高之后，完全可以成長(zhǎng)為更高層次的輔助者，即助理

3．永遠(yuǎn)比別人多一顆心。

答：要點(diǎn)：秘書工作的輔助性特征，決定了秘書人員在為領(lǐng)導(dǎo)者提供服務(wù)的過程中，既要想

領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急，又要想領(lǐng)導(dǎo)所未想、急領(lǐng)導(dǎo)做未急；既要學(xué)會(huì)站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度統(tǒng)籌兼顧、未雨綢繆，又要發(fā)揮第三只眼、第三只手的作用，拾遺補(bǔ)缺，為領(lǐng)導(dǎo)者做好補(bǔ)位工作。惟有如此，才可能真正幫助領(lǐng)導(dǎo)者專心致志地從事其本職工作。（或答：這句話的核心是強(qiáng)調(diào)秘書人員應(yīng)該比一般工作人員多一顆“細(xì)心”，多一顆“耐心”）

五、閱讀下面這篇“經(jīng)驗(yàn)總結(jié)”，寫一篇文章，談?wù)勀銓?duì)秘書工作某一特征的認(rèn)識(shí)。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

一位老牌辦公室主任的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

干辦公室主任這份差事說難不難，說容易不容易，反正無過便是有功。概括起來有“四個(gè)后”和“四個(gè)到位”，頗耐人尋味。

“四個(gè)后”是：

一、“鞍前馬后”

跟領(lǐng)導(dǎo)外出，必須做好出車前的準(zhǔn)備工作，將車洗擦干凈，加足汽油，認(rèn)真檢查車況是否良好方可出車。同時(shí)，必須提前10分鐘恭候領(lǐng)導(dǎo)的到來，決不讓領(lǐng)導(dǎo)等你。

二、“瞻前顧后”

領(lǐng)導(dǎo)要宴客，你務(wù)必提前預(yù)訂宴席和房間，了解清楚來賓的級(jí)別，不同級(jí)別的客人備不同級(jí)別的菜式和酒水。只要領(lǐng)導(dǎo)陪同客人一到，就引領(lǐng)他們直入貴賓房。此外，起筷時(shí)，須讓領(lǐng)導(dǎo)先起筷，絕不能搶先只顧自己吃。送客時(shí)，讓賓客和領(lǐng)導(dǎo)先行，你隨后緊跟。

三、“等前立后”

無論何種會(huì)議，赴何種宴會(huì)，要恰到好處地跟在領(lǐng)導(dǎo)身后。領(lǐng)導(dǎo)落車，讓他先行一步，因?yàn)檎f不定攝像機(jī)的鏡頭正對(duì)著首先落車的來賓。也說不定對(duì)方能否第一眼就能將領(lǐng)導(dǎo)辨出來。如果你走在領(lǐng)導(dǎo)前面，并比領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)得更像領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)方先將你的手握起來，那就會(huì)出現(xiàn)尷尬的場(chǎng)面。

四、“無時(shí)無候”

生活中有許多不可預(yù)測(cè)的突發(fā)事件，要配合領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)付和處理突發(fā)事件，就要像少先隊(duì)員的口號(hào)“時(shí)刻準(zhǔn)備著”一樣，隨時(shí)發(fā)揮作用。不斷將你的應(yīng)變能力修煉得爐火純青。這種狀態(tài)下，你就顯得“無時(shí)無候”。

“四個(gè)到位”是：

一、“準(zhǔn)時(shí)到位”

特別強(qiáng)調(diào)時(shí)間觀念。無論赴任何場(chǎng)合，只有你等領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，沒有領(lǐng)導(dǎo)等你的理由。主仆總得有個(gè)分水嶺，絕不能魚水交融。古裝粵劇的編排總是將顯赫人物安排在最后出臺(tái)，而最先亮相的必然是衛(wèi)士、保鏢之類，這套路歷史悠久。

二、“主動(dòng)補(bǔ)位”

如果客人問領(lǐng)導(dǎo)：“貴公司旗下有多少員工？”領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)健忘，你就責(zé)無旁貸地輕聲補(bǔ)充：“大約500多人。”但千萬不要將數(shù)字說得滴水不漏，要將尾數(shù)留給領(lǐng)導(dǎo)去意會(huì)，去補(bǔ)上。將領(lǐng)導(dǎo)的遺憾修補(bǔ)得天衣無縫。

三、“不可越位”

接待賓客或洽談業(yè)務(wù)，要讓領(lǐng)導(dǎo)在最顯眼的位臵，以便展示其光輝形象。這也是一種禮貌，是一種不成文的行規(guī)。你在領(lǐng)導(dǎo)身邊，只屬于一種陪襯，像綠葉襯紅花。超出了陪襯范圍，或“越位”，便會(huì)令領(lǐng)導(dǎo)龍顏不悅。

四、“及時(shí)埋位”

單位里頭假如不幸出現(xiàn)了突發(fā)性事故，而首長(zhǎng)剛好外出，無法趕回來處理問題，這時(shí)便是你施展才華的時(shí)候了。你就要當(dāng)機(jī)立斷充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)角色，承擔(dān)起領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，靈活機(jī)動(dòng)地調(diào)兵遣將。你的每句話都是圣旨，因?yàn)槟闶穷I(lǐng)導(dǎo)的貼身人，是領(lǐng)導(dǎo)的影子。只要你把善后事處理得妥妥貼貼，讓遠(yuǎn)在千里之外的領(lǐng)導(dǎo)放心，你的“及時(shí)埋位”就做足100 分。（作者：鄒振輝，載《南方都市報(bào)》2000年4月30日第18版）

答：評(píng)閱提示：本文筆調(diào)幽默，但真實(shí)地再現(xiàn)了秘書人員的工作現(xiàn)狀。無論是“四個(gè)后”還是“四個(gè)到位”，都集中展示了秘書工作的輔助性這一根本特征。該文對(duì)于以下內(nèi)容也有所涉及，均應(yīng)引起從業(yè)者的高度重視，這些重要內(nèi)容包括：1．領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系；2．如何恰到好處地發(fā)揮拾遺補(bǔ)缺的作用；3．如何敢于承擔(dān)責(zé)任，應(yīng)對(duì)突發(fā)性事件；4．如何維護(hù)良好的心理健康等等。針對(duì)上述各點(diǎn)，把握住其中的一到兩條，展開論述。

六、閱讀下面的文字，結(jié)合你對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)，寫一篇分析性文章。（字?jǐn)?shù)要求：500～800。本題30分）

辦公室生存規(guī)則

●時(shí)刻保持自己在辦公室政治上的專業(yè)水準(zhǔn)●只玩那些正在開展著的游戲，而不是那些自己想玩的●別樹敵，別過河拆橋●別發(fā)牢騷和抱怨●別脅迫你的上級(jí)，別想著有一天能爬到上級(jí)的頭上管住他●別讓其他人覺得你是個(gè)惹麻煩的人●不要批評(píng)同事和老板●發(fā)表意見時(shí)對(duì)事不對(duì)人●幫助別人實(shí)現(xiàn)他們的目標(biāo)●與重要人物建立利益互惠的關(guān)系●找出與其他人一致的利益基礎(chǔ)●不要談?wù)撍饺藛栴}●有選擇性地公開一些私人的秘密●要相信紙包不住火的定律●創(chuàng)立雙贏的解決問題的方法●時(shí)刻牢記老板的觀點(diǎn)●努力培養(yǎng)理性、積極、干脆、公正的形象●強(qiáng)迫自己去做困難的、不舒服的或討厭的事●對(duì)人態(tài)度和藹，保持笑容●必要時(shí)表現(xiàn)出你的自信、果斷與堅(jiān)強(qiáng)，但不是野心●自然，別夸夸其談，形成個(gè)人獨(dú)特的風(fēng)格

（載《南方周末》2002年6月20日第28版）

答：評(píng)閱提示：秘書工作的主要內(nèi)容之一便是辦公室工作，辦公室內(nèi)的人際關(guān)系也順理成章地成為秘書人員必須首先正視和妥善處理的重要問題。這篇文字，主要集中闡述了如何處理與上司的關(guān)系、如何處理與同事的關(guān)系。作為工作場(chǎng)所，辦公室內(nèi)必須形成凝聚力，必須為了優(yōu)化群體的組建和運(yùn)行而犧牲個(gè)人的一部分利益，只有充分尊重領(lǐng)導(dǎo)、尊重同事，積極有效地發(fā)展人際關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而盡心盡力，才有可能通過整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而實(shí)現(xiàn)個(gè)人的目標(biāo)。在辦公室這樣一個(gè)獨(dú)特的工作環(huán)境中，不應(yīng)該也不可能以自我為中心，我行我素，特立獨(dú)行，但也不能盲目地失去自我，簡(jiǎn)單地將個(gè)性完全抹殺。一言以蔽之，為人處世只要能夠本著與人為善、坦誠(chéng)相待、積極認(rèn)真、求同存異的原則，必定能夠事業(yè)有成、關(guān)系和諧。

第二篇：秘書學(xué)

秘書學(xué)概論

試卷題型：簡(jiǎn)答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學(xué)家班固之祖先）博學(xué)有俊材，??與劉向校秘書。” 讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞

官署名（機(jī)構(gòu)名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院

注意：

不同的時(shí)期人們對(duì)秘書的認(rèn)識(shí)、理解是不同的，秘書工作有一個(gè)不斷發(fā)展的過程，不同時(shí)期，不同國(guó)家，秘書在實(shí)踐中的形態(tài)也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。

----國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級(jí)過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。”----國(guó)際秘書聯(lián)合會(huì)

在我國(guó)，從工作實(shí)踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長(zhǎng)、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學(xué)秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書秘書長(zhǎng)、辦公室(廳)主任、秘書處長(zhǎng)(科長(zhǎng))、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務(wù)對(duì)象分類：集體秘書、個(gè)人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機(jī)要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊(duì)秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國(guó)的三資企業(yè)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)、我國(guó)涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）

2、秘書的層次

我國(guó)，社會(huì)上常習(xí)慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。

如：秘書長(zhǎng)、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長(zhǎng)、科長(zhǎng)；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：

董事會(huì)秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺(tái)接待、事務(wù)助理等

三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識(shí)結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；工作作風(fēng)等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當(dāng)?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個(gè)人對(duì)外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個(gè)人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠(chéng)實(shí)、虛偽、認(rèn)真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長(zhǎng)期固定做一件相同的事，無疑會(huì)使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。秘書職業(yè)性格：豁達(dá)、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書工作的人們，在長(zhǎng)期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。

秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點(diǎn)和要求決定，同時(shí)受各國(guó)的社會(huì)制度，文化背景、價(jià)值觀念和風(fēng)俗習(xí)慣等的影響。

忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓(xùn)鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀，輔助而不干預(yù)、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預(yù)、分憂不分權(quán)）實(shí)際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風(fēng)頭 甘居幕后（甘當(dāng)無名英雄）

協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時(shí)也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴(yán)守機(jī)密，提高警覺，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊

秘書職業(yè)的特點(diǎn)是對(duì)所有問題所有細(xì)節(jié)的全部掌控與恰當(dāng)處理，任何一點(diǎn)疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對(duì)此絕對(duì)不能掉以輕心。

五、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)

知識(shí)結(jié)構(gòu)，是指?jìng)€(gè)人為實(shí)現(xiàn)一定的目標(biāo)，在對(duì)人類知識(shí)體系進(jìn)行學(xué)習(xí)與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識(shí)系統(tǒng)。是指一個(gè)人掌握知識(shí)的門類和深廣度，是知識(shí)整體構(gòu)成的各個(gè)部分及其結(jié)合方式。

秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動(dòng)態(tài)性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識(shí)結(jié)構(gòu)的模式－ “通才型”（復(fù)合型）的秘書，其知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個(gè)部分構(gòu)成。

基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、邊緣相關(guān)學(xué)科知識(shí) 國(guó)家職業(yè)秘書培訓(xùn)鑒定：“以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以職業(yè)能力為核心”

基礎(chǔ)知識(shí)：文書基礎(chǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識(shí)、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法、勞動(dòng)法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識(shí)）、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、稅收常識(shí)。秘書業(yè)務(wù)知識(shí)：會(huì)務(wù)管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理等，英語(yǔ)（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學(xué)科課程門類設(shè)置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個(gè)人成功地完成某種活動(dòng)所必需的主觀條件。三個(gè)層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書面表達(dá)（寫作能力），口頭表達(dá)等

要求：清楚、簡(jiǎn)潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機(jī)變、幽默。理解和領(lǐng)會(huì)的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調(diào)能力，應(yīng)變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復(fù)練習(xí)獲得的運(yùn)用某項(xiàng)專門技術(shù)的能力。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等

注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化

3、秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑

學(xué)歷教育、短期專業(yè)培訓(xùn)、崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓(xùn)和促進(jìn)就業(yè)服務(wù)。對(duì)用人單位挑選合格人才提供客觀標(biāo)準(zhǔn)

1997年，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部委托國(guó)家職業(yè)技能鑒定專家委員會(huì)秘書專業(yè)委員會(huì)制定了《國(guó)家職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)（秘書）》和《國(guó)家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動(dòng)和社會(huì)保障部組織專家審定通過。

1998年6月，國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在試點(diǎn)省市首次進(jìn)行秘書職業(yè)資格考試。目前國(guó)外一些秘書授證考試開始進(jìn)入我國(guó)。

六、秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

1、什么是領(lǐng)導(dǎo)同秘書的和諧關(guān)系？

三個(gè)一致：政治思想、價(jià)值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級(jí)關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系

雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰(shuí)－－任何時(shí)候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領(lǐng)導(dǎo)處理好關(guān)系

充分了解領(lǐng)導(dǎo),并理解、尊重領(lǐng)導(dǎo)，注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信（正確的看待領(lǐng)導(dǎo)）、做好本職工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人間有矛盾時(shí)，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導(dǎo)人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚(yáng)領(lǐng)導(dǎo)的矛盾。（以利于團(tuán)結(jié)為目標(biāo)，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有缺點(diǎn)、出錯(cuò)時(shí)不要毫不留情地揪住不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他（她），應(yīng)運(yùn)用說話的技巧和適當(dāng)?shù)姆椒ㄔ谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)向其點(diǎn)明，或委婉規(guī)勸其改正

3、與領(lǐng)導(dǎo)意見相左時(shí)

（1）首先應(yīng)考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應(yīng)針對(duì)不同領(lǐng)導(dǎo)采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場(chǎng)合，選擇好時(shí)機(jī)，選擇好方法。

4、領(lǐng)導(dǎo)誤解你時(shí)

（1）主動(dòng)溝通，積極接觸。“理不講不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動(dòng)表白。（3）不要心存不滿，在背后批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)。

5、自己做錯(cuò)時(shí)（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬不要掩飾。直接向領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)你的過失，比別人向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)你的過失好得多。（2）領(lǐng)導(dǎo)可能原諒秘書犯錯(cuò)誤，并允許秘書改正錯(cuò)誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認(rèn)過失前，要分析犯錯(cuò)原因，尋求補(bǔ)救的辦法。（4）誠(chéng)心接受責(zé)備并道歉，切勿強(qiáng)辯或帶著情緒工作。

6、當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)火時(shí)

一般情況下，不要過分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領(lǐng)導(dǎo)鬧情緒。根據(jù)不同情境和不同原因，采取具體對(duì)策。

七、秘書與一般同事的關(guān)系

1、秘書與一般同事關(guān)系的特征

工作上的合作關(guān)系，平等的相對(duì)穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系

2、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠(chéng)地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時(shí)的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個(gè)人恩怨。一視同仁，同等友好、維護(hù)上下級(jí)及同事間團(tuán)結(jié)，正確對(duì)待“敲邊鼓”和“小報(bào)告”問題。

3、秘書其他業(yè)緣關(guān)系的特征：廣泛性、復(fù)雜性、靈活性

4、秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求

廣結(jié)良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠(chéng)地關(guān)心、贊美他人

八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會(huì)、辦事 “文書、事務(wù)、一般管理” 依據(jù)：權(quán)威機(jī)關(guān)的規(guī)定及組織機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)規(guī)定；現(xiàn)實(shí)狀況

政府秘書長(zhǎng)和辦公廳主任任務(wù)：協(xié)助首長(zhǎng)綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長(zhǎng)密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長(zhǎng)掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長(zhǎng)掌管保密工作、掌管機(jī)要工作、主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng))掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作(包括機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)、生活管理、學(xué)習(xí)娛樂活動(dòng)等事項(xiàng))－《關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長(zhǎng)和不設(shè)秘書長(zhǎng)的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要；（3）掌印：開具企業(yè)一切對(duì)外證明，加蓋公章（需授權(quán)）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負(fù)責(zé)所有文件的打字、復(fù)印；（6）制作總經(jīng)理會(huì)議邀請(qǐng)信，并擔(dān)當(dāng)該會(huì)議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達(dá)總經(jīng)理的各項(xiàng)工作指令，及時(shí)檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時(shí)提出解決的意見。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計(jì)：為企業(yè)提供各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)字；（3）司機(jī)管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場(chǎng)分析、市場(chǎng)調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動(dòng)，P0P廣告設(shè)計(jì)、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學(xué)化；規(guī)范、高效；

細(xì)心、創(chuàng)造性。小事不過日，大事不過周。

3、秘書工作內(nèi)容

政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）

目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項(xiàng)：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購(gòu)、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會(huì)議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費(fèi)用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)

包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點(diǎn)；出差費(fèi)用報(bào)銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導(dǎo)間、上下級(jí)間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項(xiàng)目、工作計(jì)劃的協(xié)調(diào)；公文、會(huì)議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點(diǎn)環(huán)節(jié)：文件保密、會(huì)議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密等）其他（照顧上司、輔導(dǎo)新秘書、公關(guān)工作、談判工作、臨時(shí)交辦事項(xiàng)、突發(fā)事件處理等）-注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會(huì)的發(fā)展而變化的4、秘書工作的特點(diǎn)

（一）被動(dòng)性與主動(dòng)性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動(dòng)性，秘書工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開(為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供直接或間接的服務(wù))，秘書工作要服從于領(lǐng)導(dǎo)工作(領(lǐng)導(dǎo)工作處于主導(dǎo)地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動(dòng)性(遵命而作，受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預(yù)測(cè)性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動(dòng)性，被動(dòng)中尋求主動(dòng)，做到被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一

注意：

秘書本身、領(lǐng)導(dǎo)、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動(dòng)性的充分發(fā)揮的關(guān)系

關(guān)鍵:越位問題

人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。主要包括決策越位、工作越位、答復(fù)問題越位、禮儀越位等，有領(lǐng)導(dǎo)和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責(zé)范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權(quán)，在各部門送上來的報(bào)告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)

3、隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人

4、詢問會(huì)議內(nèi)容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動(dòng)與主動(dòng)的矛盾統(tǒng)一－－被動(dòng)中尋求主動(dòng)

問題：如何做到被動(dòng)與主動(dòng)的統(tǒng)一？

常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應(yīng)按慣例主動(dòng)做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預(yù)測(cè)、主動(dòng)提供一些超前服務(wù)。(想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急)強(qiáng)烈的責(zé)任心，主動(dòng)工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補(bǔ)缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動(dòng)性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)

（二）機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一

辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機(jī)密，又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一

秘書部門既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。前者具有很強(qiáng)的思想性與政策性，后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性。“嘴勤、手勤、腿勤、腦勤”

秘書工作的關(guān)鍵是進(jìn)退有度,事務(wù)性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨(dú)特的見解。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒有獨(dú)立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。

強(qiáng)調(diào)秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù)。

（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

“雜家”與“專家”的結(jié)合

（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面作用 思考題：

你認(rèn)為除秘書個(gè)人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會(huì)影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對(duì)秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學(xué)管理有著密切聯(lián)系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會(huì)受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段，使秘書工作達(dá)到規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。“三化”：規(guī)范化、制度化、科學(xué)化

規(guī)范化:指各項(xiàng)秘書工作都符合經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明的切實(shí)可行的程序和標(biāo)準(zhǔn)，也就是標(biāo)準(zhǔn)化。制度化：指在各項(xiàng)秘書工作中，明文制定嚴(yán)格的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事。科學(xué)化：指各項(xiàng)秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進(jìn)行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學(xué)化是目標(biāo)。

2、秘書工作管理的內(nèi)容

秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機(jī)構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責(zé)設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等多方面。對(duì)秘書人員的管理 對(duì)秘書工作的管理

建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書工作規(guī)范和制度。“沒有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準(zhǔn)則和行為標(biāo)準(zhǔn)。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實(shí)與執(zhí)行存在問題

完善秘書任用、考核、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)等機(jī)制

問題1：選拔任用機(jī)制不完善，導(dǎo)致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導(dǎo)滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。

3、加強(qiáng)對(duì)秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)。秘書工作人員考核和獎(jiǎng)懲由領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）和同級(jí)組織部門負(fù)責(zé)。考核與獎(jiǎng)懲、晉級(jí)等掛鉤

4、評(píng)估中心（assessment center)崗位責(zé)任制與崗位目標(biāo)管理應(yīng)與考核、獎(jiǎng)懲結(jié)合，形成有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制與激勵(lì)機(jī)制，才能收到應(yīng)有效果。

問題3：在職教育、培養(yǎng)機(jī)制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓(xùn) 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要、合理、精簡(jiǎn)、應(yīng)變的原則，以達(dá)精簡(jiǎn)節(jié)約、提高工作效能的目的。問題：機(jī)構(gòu)臃腫，層次繁多，關(guān)系不順，人浮于事。應(yīng)減少層次，人事結(jié)合，避免分工過細(xì)，因人設(shè)崗。

我國(guó)政府的秘書工作是秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務(wù)、研究工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作的形式。

秘書業(yè)務(wù)部門

秘書長(zhǎng)――辦公廳 政策研究部門

機(jī)關(guān)事務(wù)部門

以某直轄市委的秘書工作機(jī)構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級(jí)）：

秘書一處（文件處理、會(huì)議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動(dòng)態(tài)，起草文件，編寫簡(jiǎn)報(bào)）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機(jī)要處（機(jī)要工作與保密工作）、行政處（機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，１９８４年獨(dú)立建制，升格為與市委辦公廳平級(jí)的局級(jí)機(jī)構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導(dǎo)，組織如下： 市委研究室（局級(jí)）：秘書處（文件、會(huì)議、接待等工作）、經(jīng)濟(jì)處（研究城市經(jīng)濟(jì)政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）

采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

十 秘書工作的起源與發(fā)展

1、我國(guó)古代秘書工作

古代官職的職責(zé)范圍、官僚機(jī)構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個(gè)職位比為秘書職位，某個(gè)機(jī)構(gòu)比為秘書機(jī)構(gòu)，有時(shí)可能不完全準(zhǔn)確。

同一官名，同一機(jī)構(gòu)，朝代不同其職掌權(quán)限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權(quán)，歷代帝王往往不斷設(shè)立新的秘書機(jī)構(gòu)，于是數(shù)千年封建社會(huì)中重復(fù)出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時(shí)期大權(quán)在握的官員，往往是前一時(shí)期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時(shí)期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實(shí)不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說中的黃帝時(shí)代 倉(cāng)頡造字，任黃帝的史官。《漢書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下。”

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進(jìn)善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《漢書.文帝本紀(jì)》（2）、奴隸社會(huì)時(shí)期的秘書工作

隨著國(guó)家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機(jī)構(gòu)及官員配置、商末周初：秘書機(jī)構(gòu)－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務(wù)的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達(dá)文武百官的文書。誥：君王對(duì)臣下的命令。諭：君王對(duì)臣下的訓(xùn)示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時(shí)期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會(huì)時(shí)期的秘書工作

秘書人員、機(jī)構(gòu)：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊(duì)伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學(xué)士 長(zhǎng)史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學(xué)產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學(xué)舉要》、《入幕須知》等

秘書機(jī)構(gòu)主要有：

西漢成帝 “尚書臺(tái)”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學(xué)士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”、“尚寶司”

清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機(jī)處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會(huì)調(diào)查（了解民情）、信訪工作、會(huì)務(wù)工作（典禮活動(dòng)組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請(qǐng)示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰(zhàn)國(guó)：主官簽發(fā)制度

秦漢：對(duì)公文的名稱、用途，甚至用語(yǔ)都作了嚴(yán)格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請(qǐng)示類公文一文一事制度

唐：對(duì)公文的用紙、撰制用語(yǔ)、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細(xì)則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動(dòng)，可另寫小塊黃紙補(bǔ)貼。

保密制度：唐對(duì)中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘。”凡泄密者輕則杖責(zé)，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機(jī)要文書的官員不準(zhǔn)私出訪問，也不準(zhǔn)接見客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內(nèi)容要點(diǎn)、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅(qū)房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內(nèi)完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡(jiǎn)要”、“直言簡(jiǎn)易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務(wù)從簡(jiǎn)要” 清：統(tǒng)一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字?jǐn)?shù)，書寫規(guī)則 秘書的選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴(yán)格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

唐：官吏銓選標(biāo)準(zhǔn)：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長(zhǎng)和實(shí)際工作能力強(qiáng) 考核制度：德、行。德的標(biāo)準(zhǔn)是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標(biāo)準(zhǔn)有27條

明： 明朝規(guī)定，四品以上的官員，九年任滿時(shí)自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優(yōu)劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績(jī)。考試內(nèi)容有三項(xiàng)：文理粗曉、行移得當(dāng)、書札不謬。晚清時(shí)期的秘書工作

政府秘書工作開始參照外國(guó)制度

1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負(fù)責(zé)秘書工作。陸軍部首先設(shè)置“承政司”，下設(shè)“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設(shè)“秘書員”近代技術(shù)在文書檔案中得到應(yīng)用

適應(yīng)洋務(wù)運(yùn)動(dòng)的發(fā)展，一些廠礦企業(yè)中也設(shè)有文書檔案機(jī)構(gòu)。如：文案處

5、中華民國(guó)臨時(shí)政府時(shí)期

總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長(zhǎng)一人（總攬各項(xiàng)文秘事務(wù)和日常工作），設(shè)秘書若干。各省都督府設(shè)秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進(jìn)行了各種改革

《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書

6、北洋軍閥統(tǒng)治時(shí)期的秘書工作

為適應(yīng)對(duì)外交往的需要，國(guó)務(wù)院設(shè)有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養(yǎng)官吏的學(xué)校里設(shè)置了公文課程。《公文程式》（直隸法政專門學(xué)校編制）

7、國(guó)民黨統(tǒng)治時(shí)期的秘書工作 政府、軍隊(duì)設(shè)立了一整套秘書機(jī)構(gòu)，各級(jí)政府都設(shè)有專門的秘書工作機(jī)構(gòu) 文官處 秘書處(總務(wù)、機(jī)要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機(jī)構(gòu)，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機(jī)要科 文官長(zhǎng) 秘書長(zhǎng) 秘書 錄事 事務(wù)員 書記官 文書 1927－1945年進(jìn)行了三次“文書改革”運(yùn)動(dòng)。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題

《國(guó)民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國(guó)民黨黨員；國(guó)內(nèi)外大學(xué)或?qū)ｉT學(xué)校以上畢業(yè)的學(xué)歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學(xué)識(shí)經(jīng)驗(yàn)；由國(guó)民黨委員二人推薦或主管長(zhǎng)官保準(zhǔn)。

十一、中國(guó)共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國(guó)的秘書工作 民主革命時(shí)期中共領(lǐng)導(dǎo)下的秘書工作的特點(diǎn) 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會(huì)上決定建立秘書制，大會(huì)選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會(huì)決定中央設(shè)秘書處，下設(shè)五科（文書、會(huì)計(jì)、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設(shè)秘書處或秘書科。

2、第二次國(guó)內(nèi)戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務(wù)處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機(jī)要科 長(zhǎng)征中僅保留機(jī)要科和中央秘書長(zhǎng)一職 建立文書工作規(guī)范

3、抗日戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

1937年，黨中央重設(shè)了秘書處，下設(shè)“機(jī)要、文書、材料、會(huì)計(jì)”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設(shè)秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務(wù)和收發(fā)等人員，承擔(dān)各項(xiàng)秘書工作。

秘書處不僅負(fù)責(zé)文書工作，還包括會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、人事及其他各種事務(wù)。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實(shí)踐》等文件，簽批電報(bào)制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強(qiáng)了會(huì)議組織工作，制定會(huì)場(chǎng)規(guī)則。

4、解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機(jī)構(gòu)的架構(gòu) 1948年華北人民政府：

秘書長(zhǎng)

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調(diào)查研究室等

確定了“秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機(jī)關(guān)事務(wù)工作”模式

進(jìn)一步改進(jìn)和完善文書工作。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實(shí)行“一事一報(bào)”制度，完善了電報(bào)的承辦和歸檔制度，建立報(bào)告制度。

5、新中國(guó)的秘書工作

建國(guó)初總結(jié)秘書工作經(jīng)驗(yàn)，改革國(guó)民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應(yīng)社會(huì)主義國(guó)家的秘書工作機(jī)構(gòu)與制度。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時(shí)期的秘書工作

秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作受到嚴(yán)重沖擊、秘書隊(duì)伍素質(zhì)下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國(guó)的秘書工作呈現(xiàn)新的局面

1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任會(huì)議

1985年1月，黨中央召開第三次全國(guó)秘書長(zhǎng)、辦公廳主任座談會(huì)。提出秘書工作的“四轉(zhuǎn)變”，“三服務(wù)”。

“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻(xiàn)策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理；從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱?zhēng)主動(dòng)服務(wù)” “三個(gè)服務(wù)”：為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)；為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù)；為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。

四轉(zhuǎn)變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動(dòng)化，秘書工作內(nèi)容發(fā)生一些轉(zhuǎn)變

秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)

第三篇：秘書學(xué)

一．秘書：能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調(diào)上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機(jī)關(guān)、單位，其級(jí)別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機(jī)關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機(jī)關(guān)，一般劃分為科長(zhǎng)，辦公廳主任，秘書處處長(zhǎng)，科長(zhǎng)，股長(zhǎng)，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)來分類

（一）按照服務(wù)對(duì)象，經(jīng)濟(jì)來源：1.公務(wù)秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務(wù)的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機(jī)要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書

一．秘書學(xué)的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)的科學(xué)。

二．秘書活動(dòng)的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動(dòng)的主體；秘書工作是秘書活動(dòng)的客體要素；秘書方法是秘書活動(dòng)的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動(dòng)的準(zhǔn)繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動(dòng)的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會(huì)、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務(wù)性工作，是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機(jī)關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作

2.業(yè)務(wù)性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作

3.事務(wù)性工作：是指一些專業(yè)性不強(qiáng)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點(diǎn)

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開；B.秘書人員只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)；C.秘書人員在處理任何問題時(shí)，不能超越職權(quán)范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的 3.機(jī)要性：秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性 4.事務(wù)性：體現(xiàn)在對(duì)各種事務(wù)性工作的處理上

5.被動(dòng)性：秘書工作的被動(dòng)性是由秘書工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實(shí)做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；3.協(xié)調(diào)工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準(zhǔn)確原則（辦文要準(zhǔn)、辦事要穩(wěn)、情況屬實(shí)、主意要慎）；迅速原則；實(shí)事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調(diào)查法（包括典型調(diào)查法，重點(diǎn)調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個(gè)案調(diào)查法）

A.典型調(diào)查法：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進(jìn)行調(diào)查研究，借以認(rèn)識(shí)事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時(shí)省力）

B.重點(diǎn)調(diào)查法：是指在全體調(diào)查對(duì)象中，選擇一部分重點(diǎn)單位進(jìn)行調(diào)查，是一種補(bǔ)充性的調(diào)查法

C.抽樣調(diào)查法：從研究對(duì)象中抽取一部分單位進(jìn)行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）

D.個(gè)案調(diào)查法：是對(duì)一個(gè)人，一個(gè)群體，一件事，一個(gè)社會(huì)集體或一個(gè)社區(qū)所進(jìn)行的深入全面的調(diào)查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度思考問題。包括隨機(jī)參謀法、預(yù)測(cè)參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機(jī)參謀法：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作發(fā)展變化的情況隨機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)者提出意見和建議。B.預(yù)測(cè)參謀法：對(duì)未來的發(fā)展趨勢(shì)做出預(yù)測(cè)，提出有遠(yuǎn)見、有對(duì)策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導(dǎo)者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導(dǎo)選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的方法：從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點(diǎn)上領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖；從把握領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性特點(diǎn)中領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖

2.請(qǐng)示的方法：請(qǐng)示的對(duì)象要準(zhǔn)確；請(qǐng)示的內(nèi)容要單一；請(qǐng)示時(shí)機(jī)要恰當(dāng)；請(qǐng)示的形式要靈活（重大事項(xiàng)，涉及政策方面，需要授權(quán)批準(zhǔn)，要書面；一般事項(xiàng)，事務(wù)性工作，可以口頭請(qǐng)示）

3.報(bào)告的方法：報(bào)告的內(nèi)容要客觀真實(shí)；報(bào)告的內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要；報(bào)告要區(qū)分對(duì)象；報(bào)告要選擇適宜的時(shí)機(jī)；報(bào)告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務(wù)活動(dòng)擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調(diào)方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因?yàn)榉窃瓌t問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個(gè)部門，就要采取會(huì)商協(xié)調(diào)方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時(shí)效性較強(qiáng)的要及時(shí)催辦、時(shí)效性長(zhǎng)的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢(shì)溝通：身勢(shì)溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點(diǎn)，能強(qiáng)化口頭表達(dá)的作用

8.工作進(jìn)程調(diào)度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項(xiàng)列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項(xiàng)列為C類；⑵集中辦理與分階段進(jìn)行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計(jì)劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制

9.工作時(shí)間管理的方法：指定時(shí)間計(jì)劃；合理使用空余時(shí)間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機(jī)構(gòu)

一.秘書機(jī)構(gòu)的含義：秘書機(jī)構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個(gè)體活動(dòng)的組織形式

二．秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則：適應(yīng)性原則；精簡(jiǎn)原則；高效原則

三．秘書機(jī)構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的具體組織形式 1.行政機(jī)關(guān)的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國(guó)有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團(tuán)辦公室”

特點(diǎn)：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長(zhǎng)辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會(huì)機(jī)構(gòu)中設(shè)置的董事會(huì)秘書，是公司的高級(jí)管理人員。股份制企業(yè)的董事會(huì)秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時(shí)性機(jī)構(gòu)秘書：指舉辦大型活動(dòng)或聯(lián)合召開大型會(huì)議時(shí)所設(shè)置的非常設(shè)性秘書機(jī)構(gòu)

第三節(jié).秘書機(jī)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制

特點(diǎn)：1.內(nèi)在并行性：對(duì)復(fù)雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領(lǐng)導(dǎo)”和“秘書”兩個(gè)功能模塊，從而實(shí)施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質(zhì) 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動(dòng)形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)服務(wù)；3.遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密；4.團(tuán)結(jié)合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結(jié)構(gòu) 第三節(jié).秘書的氣質(zhì)個(gè)性 一．秘書的心理素質(zhì)

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其短。堅(jiān)毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達(dá)開朗、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強(qiáng)性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)

對(duì)氣質(zhì)具有星對(duì)穩(wěn)定性、可塑性，對(duì)氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚(yáng)長(zhǎng)避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計(jì)劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負(fù)水準(zhǔn)；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時(shí)調(diào)整不良心理；參加各種有益活動(dòng)

第四章

秘書的日常事務(wù)工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計(jì)，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會(huì)大環(huán)境；職責(zé)和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計(jì)

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對(duì)象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設(shè)施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設(shè)備的合理擺設(shè)：辦公臺(tái)要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺(tái)面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機(jī)擺在秘書臺(tái)的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺(tái)的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護(hù) 一．維護(hù)辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設(shè)備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預(yù)防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時(shí)接聽；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄

（二）接打電話時(shí)的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標(biāo)有“機(jī)密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應(yīng)拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點(diǎn)郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對(duì)名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標(biāo)志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請(qǐng) 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往中所進(jìn)行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計(jì)劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實(shí)際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對(duì)對(duì)方的重視和禮遇。

⑵對(duì)等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當(dāng)?shù)慕哟@是最常見的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待，常見于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費(fèi)預(yù)算：接待經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目——工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀，游覽，娛樂費(fèi)用，紀(jì)念品費(fèi)，宣傳，公關(guān)費(fèi)用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會(huì)見、會(huì)談的接待

⑴會(huì)見、會(huì)談的含義：會(huì)見是指雙方或多方代表見面會(huì)晤，就共同關(guān)心的問題交換意見；會(huì)談是指雙方或多方就某些重大問題進(jìn)行深入接觸，交換意見

⑵會(huì)見和會(huì)談的區(qū)別：一是對(duì)身份要求不同。會(huì)見可以高低不同，但會(huì)談時(shí)各方代表的身份除特殊外，一般要求相當(dāng)。二是目的不同。會(huì)見不要求一定要達(dá)成書面協(xié)議，但會(huì)談的目的則希望達(dá)成協(xié)議。三是約束力不同。會(huì)見達(dá)成的共識(shí)往往是口頭性的，會(huì)談則具有較強(qiáng)的約束力。

⑶注意事項(xiàng)：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請(qǐng)接待。⑴宴請(qǐng)時(shí)間⑵用餐地點(diǎn)：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動(dòng) 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結(jié)提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細(xì)致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務(wù)

1.傳遞信息；2.公務(wù)接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)事項(xiàng)（臨時(shí)性的會(huì)議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示）；5.協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅(jiān)守崗位；處理及時(shí)；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況

第六節(jié).辦公時(shí)間效率的管理 一.有效管理自己工作時(shí)間的方法

（一）科學(xué)

1.培養(yǎng)好習(xí)慣：⑴在工作時(shí)間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事⑵絕對(duì)不“煲電話粥”⑶工作中學(xué)會(huì)說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 3.為工作制定計(jì)劃

4.學(xué)會(huì)為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計(jì)劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時(shí)段）⑵預(yù)約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負(fù)責(zé)⑸領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會(huì)）

⑴確認(rèn)是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關(guān)準(zhǔn)備（如會(huì)談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)

（二）上帝的調(diào)研工作安排

首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時(shí)間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國(guó)內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時(shí)間；第四，了解隨員及事務(wù)安排

⑵做好出行準(zhǔn)備：旅行計(jì)劃主要包括以下幾個(gè)方面。第一，安排出差時(shí)間及接、送站（啟程時(shí)間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時(shí)間地點(diǎn)、活動(dòng)事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機(jī)票（認(rèn)真核對(duì)票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 2.國(guó)際旅行

⑴出國(guó)證件：第一，遞交出國(guó)申請(qǐng)；第二，申請(qǐng)護(hù)照；第三，補(bǔ)辦簽證；第四，獲取《國(guó)際預(yù)防接種證書》；第五，購(gòu)買機(jī)票；第六，辦理保險(xiǎn)

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項(xiàng)：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時(shí)差換算；三，辦理行李托運(yùn)；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物

3.準(zhǔn)備好自帶生活用品

第五章

秘書的調(diào)研與信息工作 第一節(jié).秘書的調(diào)查研究工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn) 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調(diào)查研究的方法

1.實(shí)地觀察法；2.個(gè)別訪談法，正式訪談或隨機(jī)訪談；3.座談?wù){(diào)查法；4.問卷調(diào)查法；5.通信調(diào)查法；6.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對(duì)信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲(chǔ)等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國(guó)際市場(chǎng)信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟(jì)貿(mào)易信息；5.國(guó)際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡(luò)渠道；3.會(huì)議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務(wù)渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調(diào)查法；4.索購(gòu)法；5.交換法

第四篇：秘書學(xué)

3.要與領(lǐng)導(dǎo)在工作上配合默契。

領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的服務(wù)，當(dāng)參謀，做助手，保證領(lǐng)導(dǎo)工作效能的實(shí)現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃，掌握領(lǐng)導(dǎo)的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，達(dá)到“心有靈犀一點(diǎn)通”的境地，才能與領(lǐng)導(dǎo)珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導(dǎo)配合默契并不是無原則地適應(yīng)和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，堅(jiān)持正確的政策方向，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時(shí)，文秘人員應(yīng)該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導(dǎo)歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當(dāng)今社會(huì)，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會(huì)職業(yè)，秘書人員隊(duì)伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢(shì)下，一些秘書人員參與意識(shí)增強(qiáng)。主動(dòng)服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個(gè)人位置擺放不當(dāng)。不能很好地把握自己的角色特點(diǎn)，很容易導(dǎo)致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導(dǎo)角度思考和處理問題，是以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長(zhǎng)”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領(lǐng)導(dǎo)作決策。在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項(xiàng)，重大問題，須由領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領(lǐng)導(dǎo)的指示區(qū)別快來，領(lǐng)導(dǎo)的指示要貫徹落實(shí)，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機(jī)構(gòu)不同，咨詢機(jī)構(gòu)尊重的是客觀事實(shí)，而不是領(lǐng)導(dǎo)意圖，他們的參謀活動(dòng)比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動(dòng)是非獨(dú)立性的，必須服從領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖。

5．要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領(lǐng)導(dǎo)與文秘人員，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導(dǎo)也是如此，會(huì)議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時(shí)間上有的注意用好八小時(shí)，業(yè)余時(shí)間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運(yùn)動(dòng)，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷、生活習(xí)慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準(zhǔn)則、思維方式和行為方式，從而適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性，實(shí)現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導(dǎo)，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語(yǔ)的領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)被悶得張口結(jié)舌;一位拘謹(jǐn)敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會(huì)對(duì)文秘人員產(chǎn)生心理效應(yīng)，使文秘人員逐漸向模仿或順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領(lǐng)導(dǎo)要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導(dǎo)保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)愚忠，主要就是說為領(lǐng)導(dǎo)的工作鋪好道路，能夠領(lǐng)會(huì)不同領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖,貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路,想領(lǐng)導(dǎo)之所想,謀領(lǐng)導(dǎo)之所需。秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，是領(lǐng)導(dǎo)的助手，在日常的工作中會(huì)受到領(lǐng)導(dǎo)的修養(yǎng)、工作作風(fēng)的影響，會(huì)不自覺的模仿。這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)從你的言談舉止、處理問題風(fēng)格中看到自己的影子時(shí)，會(huì)覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對(duì)你稱。這會(huì)使秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系更進(jìn)一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，只有這樣，我們?cè)谧约旱墓ぷ鲘徫簧系眯膽?yīng)手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。

第五篇：秘書學(xué)文檔

作業(yè)三

秘書文檔管理

應(yīng)用題

請(qǐng)下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標(biāo)題，說明組卷特征。

（一）1.XX大學(xué)關(guān)于舉辦50周年校慶文藝晚會(huì)的通知

2.XX省教委關(guān)于進(jìn)一步在高校中深入開展人事改革的通知

3.XX大學(xué)關(guān)于深入開展人事改革的決定

4.XX大學(xué)關(guān)于評(píng)定50周年校慶文藝晚會(huì)優(yōu)秀組織獎(jiǎng)的通知

5.XX大學(xué)50周年校慶文藝晚會(huì)節(jié)目單

6.XX大學(xué)關(guān)于實(shí)行中層干部競(jìng)聘上崗的決定

7.XX大學(xué)校長(zhǎng)張XX在校慶文藝晚會(huì)上的講話

答：

①1、4、5、7為一個(gè)組卷；2、3、6為一個(gè)組卷

②1、4、5、7XX大學(xué)是關(guān)于50周年校慶文藝晚會(huì)的文件材料；2、3、6XX省教委、XX大學(xué)關(guān)于深入人事改革執(zhí)行中層干部競(jìng)聘上崗的通知決定 ③1、4、5、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、3、6的組卷特征是：?jiǎn)栴}特征

（二）1.中央廣播電視大學(xué)關(guān)于召開全國(guó)電大漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作會(huì)議的通知

2.中央廣播電視大學(xué)關(guān)于召開全國(guó)電大工作會(huì)的通知

3.中央廣播電視大學(xué)關(guān)于漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教育情況的調(diào)查報(bào)告

4.全國(guó)電大漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作會(huì)議紀(jì)要

5.全國(guó)電大工作會(huì)議紀(jì)要

6.教育部副部長(zhǎng)XXX在全國(guó)電大工作會(huì)議上的講話

7.XX廣播電視大學(xué)文科處處長(zhǎng)在全國(guó)電大漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作會(huì)議上的發(fā)言

8.XX廣播電視大學(xué)校長(zhǎng)在全國(guó)電大工作會(huì)議上的發(fā)言

答：

①1、3、4、7為一個(gè)組卷；2、5、6、8為一個(gè)組卷

②1、3、4、7是中央廣播電視大學(xué)全國(guó)電大關(guān)于漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)教學(xué)工作的文件；2、5、6、8是關(guān)于全國(guó)電大工作會(huì)議的文件

③1、3、4、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、5、6、8的組卷特征是：?jiǎn)栴}特征