第一篇：秘書學

電大《秘書學》（選修）模擬試題及答案（11秋）

注：本門課程使用的教材是《秘書學》（陳合宜主編、?暨南大學出版社出版2010年8月第6版）。終結(jié)性考試題型為判斷題(20分)、簡答題（20分）、設(shè)計題（30分）、案例分析題（30分）。

一、判斷題

1．秘書機構(gòu)按其承擔任務(wù)的性質(zhì)，屬于職能機構(gòu)。（×）

2．廣義的秘書機構(gòu)專指各級負責綜合性工作的辦公廳。（×）

3．秘書機構(gòu)不僅要直接為本單位領(lǐng)導服務(wù)，也要對下一級或上一級秘書機構(gòu)服務(wù)。（×）

4．各級秘書部門之間存在著自上而下的、獨立的垂直領(lǐng)導體系。（×）

5．各級秘書機構(gòu)之間存在著一定的封閉性，但仍有一些縱向和橫向的聯(lián)系。（√）

6．在信訪工作中，該哪一級機關(guān)管的問題就由哪一級負責處理，凡屬自己應該辦和能辦的事，就不要往下轉(zhuǎn)，或把矛盾上交。（√）

7．對于人民群眾來信來訪，受理機關(guān)不需要編號登記。（×）

8．檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，其中短期是指10年以下。（×）

9．案卷類目一般由若干“類”組成，每一類又由若干“條款”組成。（√）

10．按作者特征立卷最多最廣泛，是最主要的立卷方法。（×）

11．秘書機構(gòu)屬于決策機構(gòu)。（×）

12．會議按級別分，有大型會議、中型會議、小型會議。（×）

13．在民營企業(yè)供職，并由他們聘請、支付薪酬的秘書不屬于私人秘書。（√）14．在中外合資企業(yè)供職的秘書不屬于涉外秘書的范疇。（×）

15．文書管理沒有必要堅持黨政分開的原則。（×）

16．按調(diào)查目的分，社會調(diào)查可以分為直接調(diào)查和間接調(diào)查。（×）

17．所謂抽樣調(diào)查是從調(diào)查對象中選擇具有代表性的部分或單位，通過對它們的調(diào)查來認識同類社會現(xiàn)象的本質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律。（×）

18．口頭訪問不能作為社會調(diào)查的基本方法。（×）

19．知識是信息，信息也是知識。（×）

20．信息普遍存在于現(xiàn)實世界。（√）

22．管理通信事務(wù)以及各種通訊設(shè)備的秘書被稱為機要秘書。（×）

23．負責總務(wù)、后勤等工作的秘書被稱為生活秘書。（×）

24．謙虛謹慎，平等待人是秘書的職業(yè)道德之一。（√）

25．秘書的辦事能力是一種最基本的能力。（√）

26．秘書只有善于交際才能有效地溝通左右，聯(lián)系上下。（√）

27．秘書工作的輔助性指的就是其主導性。（×）

28．秘書機構(gòu)的工作可以脫離領(lǐng)導而獨立存在。（×）

29．秘書人員處理事務(wù)時可以自作主張，不必根據(jù)領(lǐng)導的指示精神。（30．秘書工作具有被動性。（√）

31．準確是對秘書工作質(zhì)量的要求也是提高效率的基礎(chǔ)。（√）

×）32．文書、公文、文件的內(nèi)涵和外延都是一樣的。（×）

33．女性化不是涉外秘書工作的特點。（×）

34．信訪人單指向有關(guān)組織反映情況的個人。（×）

35．在接待工作中遵循接待規(guī)格實際上是一種接待禮儀。（√）

36．按照會議的規(guī)模分，有中央、省市、縣級會議。（×）

37．在現(xiàn)代社會中，信息是進行科學決策的基礎(chǔ)。（√）

38．協(xié)調(diào)就是溝通信息，解決矛盾。（√）

39．督查工作是落實領(lǐng)導決策的重要手段。（√）

40．列入督查的事項一般由領(lǐng)導授權(quán)、批示，交秘書部門協(xié)助辦理。（×））

41．對于督查事項，秘書部門一般不參加具體辦案，主要依靠下級組織和群眾。（√）

二、簡答題

1．檔案管理包括哪些內(nèi)容？

檔案管理的內(nèi)容包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等。

2．簡述督查工作的原則。

首先領(lǐng)導人員負責和秘書人員協(xié)助的原則，督查工作是在級領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導人員的指示下進行的，是領(lǐng)導授權(quán)進行的工作。其次，分級負責的原則，督查工作的對象和內(nèi)容十分廣泛，只有各級黨委、政府和各部門分級負責，層層負責，一級抓一級，一級促一級，才能推動督查工作向縱深發(fā)展。第三，實事求是的原則，在整個工作中，要實事求是，深入實際了解情況，注重實效。第四，不直接辦案的原則，秘書部門不直接參加具體案件的辦理，主要依靠下級組織和群眾。第五，時效原則，督查工作之所以重要某種意義上就是為了爭取時間，爭取效率，使決策盡快落實。

3．秘書應具備哪些能力？

第一是辦事能力。秘書活動具有強烈的事務(wù)性特征，辦事是秘書的一項基礎(chǔ)性和經(jīng)常性工作，因此辦事能力是秘書的一種最基本的能力。它包括理解和領(lǐng)會能力、分析能力、應變能力。第二是交際能力。秘書只有善于交際才能有效地溝通左右，聯(lián)系上下。第三是表達能力。表達能力包括口頭表達能力和書面表達能力。能寫會說一直被視為秘書的看家本領(lǐng)，是一名合格秘書的基礎(chǔ)條件。第四是操作能力。秘書是需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類，辦公自動化的發(fā)展對秘書的操作能力提出了更高的要求。第五是速記能力。速記是一種快速收集信息、爭取時間、講求速度、提高效率的現(xiàn)代書寫技術(shù)。它在秘書工作中能起到獨特的保密作用。

4．秘書信息工作的基本要求是什么？

信息工作的基本要求是準確、及時、適用。

5．信訪工作應該堅持哪些原則？

按照政策、法規(guī)辦事的原則，處理人民來訪，必須要以國家的方針、政策、法律法規(guī)和本系統(tǒng)的規(guī)章制度為準繩，不能超越政策和法律的范圍；調(diào)查研究、實事求是的原則；分級負責、歸口辦理的原則；把問題解決在基層的原則；件件有著落，事事有結(jié)果的原則。

6．簡述會議善后工作的主要內(nèi)容。

（1）送別與會人員。（2）處理遺忘的物品。（3）完善會務(wù)工作。（4）寄感謝信。（5）打印會議記錄。（6）開總結(jié)會。

7．什么是檔案？檔案有什么作用？

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會與哦保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的作用有檔案可作為單位工作查考的依據(jù)；檔案可作為生產(chǎn)活動的依據(jù)和參考；檔案可作為政治斗爭的工具；檔案可為科學研究提供必要的資料。

8．公文有什么作用？

公文的作用有法規(guī)和準繩作用；領(lǐng)導和指導作用；宣傳教育作用；公務(wù)聯(lián)系作用；憑證和依據(jù)作用。

9．對于治理“文山”“會海”有何措施？

（1）建立并會套開、會議審批等制度，嚴格控制各類會議。（2）強化文件把關(guān)、分流機制，大力精簡各類文件簡報。（3）推行領(lǐng)導活動成批制，盡量減少領(lǐng)導同志事務(wù)性活動。（4）強化督促檢查和領(lǐng)導帶動機制，確保減少文山會海工作取得明顯成效。

10．試列舉社會調(diào)查的基本方法。

社會調(diào)查大致分為兩類，一類是搜集材料的方法，有：文獻調(diào)查法；實地觀察法；口頭訪問調(diào)查法；實驗調(diào)查法；一類是研究材料的方法，主要是對搜集的材料進行思維加工的理性認識方法，它包括以統(tǒng)計分析為主要內(nèi)容的數(shù)學方法，以及比較和分類、歸納和演繹、分析和綜合、抽象和具體、證明和反駁等邏輯方法。

11．簡述信息的主要特征。

信息的主要特征是客觀性；傳遞性；時效性；共享性；開發(fā)性。

三、設(shè)計題

1．北京某企業(yè)欲與國外某企業(yè)合作，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。外企代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案? 參考要點：（1）提供多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)惠。（2）會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設(shè)計和布置（會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設(shè)備的擺放。（3）材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設(shè)計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。（4）禮品策劃、設(shè)計、樣品提供和制作。（5）設(shè)備：會議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。（6）翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。（視具體情況而定）（7）媒體支持，協(xié)助聯(lián)系媒體、邀請記者。（8）提供會議所需各類信息。（9）協(xié)助招徠參會人員、協(xié)助尋求贊助單位和要請本地嘉賓。（10）禮賓接待、會議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄像及VCD的制作。（11）提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據(jù)要求進行調(diào)整，協(xié)助選擇和推薦不同的用餐地點。（12）接送車輛及各種豪華轎車、大巴車、中巴車的租用。（13）公司專門為會議設(shè)計和安排了多條旅游路線，并根據(jù)參會人員的喜好，協(xié)助安排各種休閑活動。

2．和秘書和別人交談時，如何做一個忠實的聽眾？

參考要點：（1）你必須愿意去聽，露出很希望聽別人講話的神情；（2）你必須耐心地聽；（3）注意避免以下情況：坐立不安，持懷疑態(tài)度，不屑一顧的表情，挑剔存疑的眼神；（4）切莫打岔。一是打斷對方與別人的談話，二是打斷對方與自己的談話；（5）不要總是保持沉默。聆聽并不是禁止表達自己的意見，而應該是在恰當?shù)臅r候互相交換觀點，誠心地溝通。

3．星星賓館是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在8月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？

參考要點：（1）會議時間。（2）會議地點。（3）參加人員。（4）會議主題。（5）會場設(shè)施。（6）差旅、餐飲。

4．某單位需要對在職秘書進行培訓，請你對該單位的秘書培訓工作提出幾點建議。

參考要點：（1）培訓內(nèi)容要有針對性，能滿足崗位工作的需要、能幫助解決工作問題等。（2）培訓方式要形式多樣，可以分為知識講座、案例討論、場景模擬、團體互動等。（3）把握好培訓的時機，可以提高培訓后的效果。（4）培訓規(guī)模，規(guī)模是指每次參與培訓的人數(shù)，培訓規(guī)模將對培訓方式、培訓地點（環(huán)境）、培訓成本等均會產(chǎn)生影響。（5）培訓師，培訓師是開展培訓的授課主體，其知識豐富程度、語言表達方式、授課形式等均對培訓效果產(chǎn)生影響。（6）培訓地點與環(huán)境，應該綜合多方面的因素選擇好地點和環(huán)境。

5．某個下雨天，某公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？

參考要點：（1）送別與會人員；（2）處理遺忘的物品；（3）完善會務(wù)工作；（4）寄感謝信；（5）打印會議記錄；（6）開總結(jié)會。

四、案例分析題

1．夾縫中的葛秘書

陽光公司陳副總經(jīng)理因一項對外業(yè)務(wù)工作，與李總經(jīng)理又爭執(zhí)了起來。后來，陳經(jīng)理在與葛秘書外出乘車中，埋怨李總經(jīng)理主觀武斷，不尊重他人意見，導致決策失誤，給公司經(jīng)營造成了損失。葛秘書知道總經(jīng)理與副總經(jīng)理因工作意見不同，有些分歧。總經(jīng)理是一位有能力、有魄力、辦事雷厲風行的人。但不太注意工作方法，傷了不少人，對此，職員頗有意見。副總經(jīng)理考慮問題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心別人，但決斷能力差些。從心底里講，葛秘書的個人感情更傾向副總經(jīng)理。今天，副總經(jīng)理談起他與總經(jīng)理的分歧，分明是想得到秘書對他的支持和同情。

葛秘書此時應如何辦? 參考要點：作為秘書應該把握原則，提高自己處理這類事件的能力。

第一，正確定位，即秘書應清醒地把握自己所處的角色地位。第二，正確判斷，就是秘書要快速而準確地判斷領(lǐng)導人之間矛盾的類型。領(lǐng)導人之間矛盾和分歧一般有認識上的矛盾、工作方法和領(lǐng)導風格上的矛盾、利益上的矛盾和情感上的矛盾等多種。第三，妥善處理，就是秘書應該把握原則，靈活處理，合理化解。處理領(lǐng)導人之間的矛盾，秘書應以利于領(lǐng)導之間的團結(jié)為目標，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來解決。

葛秘書可以保持沉默，對副總經(jīng)理的話不表態(tài)，或轉(zhuǎn)移話題，談起他方面；葛秘書也可以耐心解釋，說好話不說閑話，以彌合領(lǐng)導間的裂痕。

2．閱讀下列材料，完成文后的問題

據(jù)說，某市中級人民法院審理了一起經(jīng)濟合同糾紛案。其焦點是廠方與買方對合同中“貨到后付款”的“后”字理解不同。廠方認為買方收到貨后應立即付款。買方認為：沒有規(guī)定后到什么時候，可以無期限。正巧買方因三角債困擾無力償還，調(diào)解無效，不了了之。最后該廠停產(chǎn)倒閉，大呼上當。

從秘書的角度談?wù)劚疚慕o你的啟示。

參考要點：（1）秘書工作要認真細致。（2）語言用詞要準確等。

3．請以《政府機關(guān)秘書的一天》為例，分析行政秘書應具備的素質(zhì)。

政府機關(guān)秘書的一天

九月中旬的一個周末，王秘書為張書記加班寫完了講話稿。星期一上午上班時，他感到十分輕松。但張書記認為還需要做些增刪修改，并囑咐下午下班之前再交他審讀一遍。王秘書立即進行修改。

八點半，李主任找到王秘書，說剛接到市里電話，要求星期三上午下班之前要報送一個關(guān)于小康區(qū)建設(shè)的綜合性匯報材料。王秘書馬上查閱有關(guān)資料，打電話詢問有關(guān)領(lǐng)導落實各項數(shù)據(jù)、材料等。著手寫作時已近十點了。

王秘書正要將寫好的提綱交區(qū)長審查，區(qū)長卻剛好放下話筒，對王秘書說：“我們需要一道去某某鎮(zhèn)看看合資企業(yè)的情況，現(xiàn)在就走。”他們先后視察了兩家合資企業(yè)，每到一處都需要認真做記錄。午餐后，王秘書將自己鎖在辦公室里，先就區(qū)長視察情況寫了一篇通訊稿，下午交報社刊發(fā)。然后，王秘書接著修改張書記的那份講話稿，一直寫到下午兩點半才改好，將它交給張書記。王秘書將稿子送給報社刊發(fā)后，終于可以坐下來寫那篇綜合性匯報材料了。累了喝上一大口濃茶，餓了就沖一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。

那一天，從早上七點四十分進辦公室，至次日清晨三點鐘放下筆，期間大約十九個小時，王秘書都處于緊張的工作狀態(tài)。

參考要點：行政秘書應具備的職業(yè)道德有熱愛工作，甘于平凡；自尊自重，克己奉公；謙虛謹慎，平等待人；嚴守機密；提高警覺。應具備的素質(zhì)有（1）政治素質(zhì)：要有正確堅定的政治方向；要有較深厚的理論素養(yǎng)；要有較高的政策水平；要樹立為人民服務(wù)的思想；要有較強的改革意識。（2）業(yè)務(wù)素質(zhì)：知識要廣博；口頭表達要流暢；文字表達要精當；能夠操作應用現(xiàn)代化辦公設(shè)備。（3）智力素質(zhì)。（4）心理素質(zhì)。（5）身體素質(zhì)。

4．閱讀下列案例，分析、評價小王在會議前后所做的信息工作。

某公司要召開2008年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的小王主要負責會議文件材料工作。會前小王進行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者經(jīng)驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，小王有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。例如，有哪些成績、經(jīng)驗，出現(xiàn)了哪些問題，哪些問題有相當?shù)钠毡樾裕男﹩栴}亟需研究解決等。通過廣泛、深入、細致的了解，獲得了大量可靠的信息，并從中選擇出有價值的信息為報告的準備提供參考。會議期間小王認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發(fā)言人的原意，并進行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報，確保與會者掌握會議情況和主要信息，使會議達到良好的效果。會后小王認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實。她還搜集會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。小王在大會期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。參考要點：從信息的收集、信息的整理、信息的傳遞、信息的利用和儲存四個角度講。（詳見教材P190-200）

5．閱讀下列案例，請你分析、評價局長在接人待物方面的具體做法。

小王調(diào)來給局長當秘書的第一天。

上班后首先敲門進來的是一位處長，是來向局長匯報工作的。按照秘書工作的職責，小王為來人倒了一杯茶水，放到沙發(fā)前的茶幾上。局長見了，坐在皮椅上向小王擺了擺手，示意讓小王將茶水放到他辦公桌上。然后指著對面那把木椅對處長說：“坐下談。”處長遵從地坐到木椅上，先是一句開場白：“按照局里的指示……”便開始匯報工作。局長昂首挺胸，嚴肅、認真地聽著。

處長正說著，忽然辦公室門開了，從外邊大步走進一個人。是誰這樣沒禮貌，不敲門就走進局長的辦公室？小王正納悶兒，只見局長迅速從皮椅上站起來，滿臉笑容地迎上前去。原來是主管副部長。局長回頭向處長說了一聲：“你先回去，以后再說吧！”處長輕手輕腳地退了出去。小王按照剛才的辦法又倒了一杯茶水，剛要放到局長的辦公桌上，局長伸手將水杯接過，走到沙發(fā)前，彎腰將水杯放到茶幾上。請部長在沙發(fā)上坐定后，局長把處長剛才坐的那把木椅拉到茶幾旁自己坐下，然后掏出一支中華牌香煙給部長點上。

部長一邊喝著茶、吸著煙，一邊對局里的人事安排做出指示。局長連連點頭稱是。

中午部長走后，局長的一個朋友來訪，小王馬上倒水，依剛才部長的樣子，將茶水放到茶幾上，并把局長辦公桌前那把木椅搬到茶幾旁。局長讓他的朋友坐在沙發(fā)上，隨手又把小王搬過來的木椅搬回原處，然后與朋友并肩坐在沙發(fā)上，親密地交談起來。

參考要點：領(lǐng)導他坐在沙發(fā)上，自己拉把椅子坐在對面，表示對上級的尊重。朋友是平等的關(guān)系，并肩而坐才顯得親密。對待下級，讓他坐辦公桌前的椅子，你與他是上下級關(guān)系，可以有一定距離。這些位置，倘若弄錯了，就會出現(xiàn)意想不到的麻煩。比如與部長并肩坐在沙發(fā)上，等于把二人的地位拉平了，他心里可能不舒服。6．閱讀下文，從秘書工作的研究方法的角度分析其使用的方法、進諫的方法以及運用此種進諫方法的好處。

梁惠王問孟子怎樣才能“王”天下。孟子陳述自己的政見時，先說“王道”之始。再談怎樣才能“王”天下，指出“黎民不饑不寒”，五十者能“衣帛”，七十者能“食肉”，辦教育，申孝悌，白發(fā)者不負重物走路，這樣而“不王者，未之有也。”然后又從反面論述：如果豬狗吃人食而不制止，餓死人也不救濟，還說死人不是國王之錯，而是因為年景不好，這樣當然不能王天下了。最后得出結(jié)論：行王道，則“天下之民至焉”。正反對照，侃侃而談，充分論述了自己的政治主張。

參考要點：孟子用了定量分析、定性分析、典型分析的方法。先正面后反面論說，可以成為正反相應法，或比較與求異參謀法的綜合運用。一正一反邏輯性強，有說服力，一正一反讓人知其正，也知其反。

第二篇：秘書學

秘書學概論

試卷題型：簡答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學家班固之祖先）博學有俊材，??與劉向校秘書。” 讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞

官署名（機構(gòu)名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院

注意：

不同的時期人們對秘書的認識、理解是不同的，秘書工作有一個不斷發(fā)展的過程，不同時期，不同國家，秘書在實踐中的形態(tài)也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施提供服務(wù)的人員。

----國家職業(yè)標準

“秘書應是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。”----國際秘書聯(lián)合會

在我國，從工作實踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務(wù)的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學秘書、黨務(wù)秘書、行政秘書秘書長、辦公室(廳)主任、秘書處長(科長)、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務(wù)對象分類：集體秘書、個人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國的三資企業(yè)、外國駐華機構(gòu)、我國涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）

2、秘書的層次

我國，社會上常習慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。

如：秘書長、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長、科長；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：

董事會秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺接待、事務(wù)助理等

三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識結(jié)構(gòu)；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質(zhì)；職業(yè)性格、心理素質(zhì)；工作作風等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個人對外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠實、虛偽、認真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關(guān)系，長期固定做一件相同的事，無疑會使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認的職業(yè)標準。秘書職業(yè)性格：豁達、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。

秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點和要求決定，同時受各國的社會制度，文化背景、價值觀念和風俗習慣等的影響。

忠于職守，自覺履行各項職責；服從領(lǐng)導，當好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領(lǐng)導，當好參謀，輔助而不干預、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預、分憂不分權(quán)）實際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風頭 甘居幕后（甘當無名英雄）

協(xié)助上司處理事務(wù)，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調(diào)”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權(quán)辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴守機密，提高警覺，嚴謹細致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊

秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結(jié)局，對此絕對不能掉以輕心。

五、秘書的知識結(jié)構(gòu)

知識結(jié)構(gòu)，是指個人為實現(xiàn)一定的目標，在對人類知識體系進行學習與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調(diào)的知識系統(tǒng)。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構(gòu)成的各個部分及其結(jié)合方式。

秘書人員的知識結(jié)構(gòu)的總體應體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動態(tài)性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識結(jié)構(gòu)的模式－ “通才型”（復合型）的秘書，其知識結(jié)構(gòu)應由以下幾個部分構(gòu)成。

基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、邊緣相關(guān)學科知識 國家職業(yè)秘書培訓鑒定：“以企業(yè)需求為導向，以職業(yè)能力為核心”

基礎(chǔ)知識：文書基礎(chǔ)、計算機應用基礎(chǔ)、辦公設(shè)備的使用、速記基礎(chǔ)、企業(yè)管理基礎(chǔ)（企業(yè)管理常識、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當競爭法、勞動法、知識產(chǎn)權(quán)法、世貿(mào)組織相關(guān)知識）、會計、統(tǒng)計、金融、稅收常識。秘書業(yè)務(wù)知識：會務(wù)管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學科課程門類設(shè)置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個人成功地完成某種活動所必需的主觀條件。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達能力，書面表達（寫作能力），口頭表達等

要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機變、幽默。理解和領(lǐng)會的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調(diào)能力，應變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復練習獲得的運用某項專門技術(shù)的能力。現(xiàn)代辦公室設(shè)備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)，速記、打字等

注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化

3、秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑

學歷教育、短期專業(yè)培訓、崗前培訓與在職培訓、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓和促進就業(yè)服務(wù)。對用人單位挑選合格人才提供客觀標準

1997年，國家勞動和社會保障部委托國家職業(yè)技能鑒定專家委員會秘書專業(yè)委員會制定了《國家職業(yè)技能標準（秘書）》和《國家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動和社會保障部組織專家審定通過。

1998年6月，國家勞動和社會保障部在試點省市首次進行秘書職業(yè)資格考試。目前國外一些秘書授證考試開始進入我國。

六、秘書與領(lǐng)導的關(guān)系

1、什么是領(lǐng)導同秘書的和諧關(guān)系？

三個一致：政治思想、價值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級關(guān)系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關(guān)系

雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領(lǐng)導處理好關(guān)系

充分了解領(lǐng)導,并理解、尊重領(lǐng)導，注意維護領(lǐng)導的威信（正確的看待領(lǐng)導）、做好本職工作及領(lǐng)導交辦的工作，盡心協(xié)助領(lǐng)導、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導人間有矛盾時，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領(lǐng)導人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚領(lǐng)導的矛盾。（以利于團結(jié)為目標，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導有缺點、出錯時不要毫不留情地揪住不放，應盡可能多方面幫助他（她），應運用說話的技巧和適當?shù)姆椒ㄔ谶m當?shù)臅r機向其點明，或委婉規(guī)勸其改正

3、與領(lǐng)導意見相左時

（1）首先應考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應針對不同領(lǐng)導采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場合，選擇好時機，選擇好方法。

4、領(lǐng)導誤解你時

（1）主動溝通，積極接觸。“理不講不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動表白。（3）不要心存不滿，在背后批評領(lǐng)導。

5、自己做錯時（1）應想到紙包不住火，千萬不要掩飾。直接向領(lǐng)導承認你的過失，比別人向領(lǐng)導匯報你的過失好得多。（2）領(lǐng)導可能原諒秘書犯錯誤，并允許秘書改正錯誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認過失前，要分析犯錯原因，尋求補救的辦法。（4）誠心接受責備并道歉，切勿強辯或帶著情緒工作。

6、當領(lǐng)導人發(fā)火時

一般情況下，不要過分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領(lǐng)導鬧情緒。根據(jù)不同情境和不同原因，采取具體對策。

七、秘書與一般同事的關(guān)系

1、秘書與一般同事關(guān)系的特征

工作上的合作關(guān)系，平等的相對穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系

2、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠地關(guān)心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉(zhuǎn)化為個人恩怨。一視同仁，同等友好、維護上下級及同事間團結(jié)，正確對待“敲邊鼓”和“小報告”問題。

3、秘書其他業(yè)緣關(guān)系的特征：廣泛性、復雜性、靈活性

4、秘書處理其他業(yè)緣關(guān)系的原則與要求

廣結(jié)良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠地關(guān)心、贊美他人

八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會、辦事 “文書、事務(wù)、一般管理” 依據(jù)：權(quán)威機關(guān)的規(guī)定及組織機構(gòu)的崗位職責規(guī)定；現(xiàn)實狀況

政府秘書長和辦公廳主任任務(wù)：協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長掌管機關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長掌管保密工作、掌管機要工作、主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項)掌管機關(guān)事務(wù)工作(包括機關(guān)財務(wù)、生活管理、學習娛樂活動等事項)－《關(guān)于各級政府機關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機構(gòu)的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會議、會議紀要；（3）掌印：開具企業(yè)一切對外證明，加蓋公章（需授權(quán)）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負責所有文件的打字、復印；（6）制作總經(jīng)理會議邀請信，并擔當該會議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達總經(jīng)理的各項工作指令，及時檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時提出解決的意見。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計：為企業(yè)提供各項統(tǒng)計數(shù)字；（3）司機管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場分析、市場調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動，P0P廣告設(shè)計、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學化；規(guī)范、高效；

細心、創(chuàng)造性。小事不過日，大事不過周。

3、秘書工作內(nèi)容

政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作（政務(wù)性工作、日常事務(wù)性工作）

目前我國政府機關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會務(wù)工作、辦公室管理和機關(guān)日常事務(wù)管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設(shè)備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務(wù)費用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務(wù)、安排落實領(lǐng)導外出活動

包括：出差日程管理；與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào)；安排交通工具、住宿地點；出差費用報銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調(diào)工作：領(lǐng)導間、上下級間、部門間、單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào)；項目、工作計劃的協(xié)調(diào)；公文、會議的協(xié)調(diào)、保密工作：保密工作是為達到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點環(huán)節(jié)：文件保密、會議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報道保密、計算機保密等）其他（照顧上司、輔導新秘書、公關(guān)工作、談判工作、臨時交辦事項、突發(fā)事件處理等）-注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會的發(fā)展而變化的4、秘書工作的特點

（一）被動性與主動性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動性，秘書工作圍繞領(lǐng)導工作展開(為領(lǐng)導活動提供直接或間接的服務(wù))，秘書工作要服從于領(lǐng)導工作(領(lǐng)導工作處于主導地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動性(遵命而作，受制于領(lǐng)導的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預測性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質(zhì)的輔助性，工作要求的主動性，被動中尋求主動，做到被動與主動的矛盾統(tǒng)一

注意：

秘書本身、領(lǐng)導、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動性的充分發(fā)揮的關(guān)系

關(guān)鍵:越位問題

人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權(quán)。主要包括決策越位、工作越位、答復問題越位、禮儀越位等，有領(lǐng)導和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權(quán)，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)

3、隨便接待或回絕沒有預約的客人

4、詢問會議內(nèi)容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動與主動的矛盾統(tǒng)一－－被動中尋求主動

問題：如何做到被動與主動的統(tǒng)一？

常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應按慣例主動做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領(lǐng)導，了解領(lǐng)導工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預測、主動提供一些超前服務(wù)。(想領(lǐng)導之所想，急領(lǐng)導之所急)強烈的責任心，主動工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動性的“度”，既不越權(quán)，也不失職)

（二）機要性與群眾性的統(tǒng)一

辯證地處理好兩者的關(guān)系，既保持警惕性，保守機密，又不能以強調(diào)機要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一

秘書部門既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)。前者具有很強的思想性與政策性，后者具有很強的事務(wù)性。“嘴勤、手勤、腿勤、腦勤”

秘書工作的關(guān)鍵是進退有度,事務(wù)性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨特的見解。不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走，沒有獨立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者。

強調(diào)秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù)。

（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

“雜家”與“專家”的結(jié)合

（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調(diào)作用，領(lǐng)導機關(guān)的門面作用 思考題：

你認為除秘書個人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高，以及對秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學管理有著密切聯(lián)系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現(xiàn)代科學的管理方法和手段，使秘書工作達到規(guī)范化、制度化和科學化。“三化”：規(guī)范化、制度化、科學化

規(guī)范化:指各項秘書工作都符合經(jīng)過長期實踐經(jīng)驗證明的切實可行的程序和標準，也就是標準化。制度化：指在各項秘書工作中，明文制定嚴格的辦事規(guī)程或行動準則，嚴格按規(guī)章制度辦事。科學化：指各項秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進行工作，以取得質(zhì)量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎(chǔ)，制度是保證，科學化是目標。

2、秘書工作管理的內(nèi)容

秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓、獎懲等多方面。對秘書人員的管理 對秘書工作的管理

建立系統(tǒng)科學的秘書工作規(guī)范和制度。“沒有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準則和行為標準。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實與執(zhí)行存在問題

完善秘書任用、考核、獎懲、培養(yǎng)等機制

問題1：選拔任用機制不完善，導致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質(zhì)量，易滋生腐敗，領(lǐng)導滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標實現(xiàn)；易形成人身依附關(guān)系。

3、加強對秘書工作人員的領(lǐng)導和管理。

領(lǐng)導同志的秘書，行政上受各自領(lǐng)導同志和領(lǐng)導同志所在部門的辦公廳（室）領(lǐng)導。秘書工作人員考核和獎懲由領(lǐng)導同志所在部門的辦公廳（室）和同級組織部門負責。考核與獎懲、晉級等掛鉤

4、評估中心（assessment center)崗位責任制與崗位目標管理應與考核、獎懲結(jié)合，形成有效的競爭機制與激勵機制，才能收到應有效果。

問題3：在職教育、培養(yǎng)機制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓 秘書機構(gòu)的設(shè)置應遵循必要、合理、精簡、應變的原則，以達精簡節(jié)約、提高工作效能的目的。問題：機構(gòu)臃腫，層次繁多，關(guān)系不順，人浮于事。應減少層次，人事結(jié)合，避免分工過細，因人設(shè)崗。

我國政府的秘書工作是秘書長領(lǐng)導下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務(wù)、研究工作、機關(guān)事務(wù)工作的形式。

秘書業(yè)務(wù)部門

秘書長――辦公廳 政策研究部門

機關(guān)事務(wù)部門

以某直轄市委的秘書工作機構(gòu)及其部門為例： 市委辦公廳（局級）：

秘書一處（文件處理、會議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動態(tài)，起草文件，編寫簡報）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機要處（機要工作與保密工作）、行政處（機關(guān)日常行政事務(wù)工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導，１９８４年獨立建制，升格為與市委辦公廳平級的局級機構(gòu)，直屬市委領(lǐng)導，組織如下： 市委研究室（局級）：秘書處（文件、會議、接待等工作）、經(jīng)濟處（研究城市經(jīng)濟政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關(guān)系）

采用先進的辦公技術(shù)與辦公方法，實現(xiàn)辦公自動化

十 秘書工作的起源與發(fā)展

1、我國古代秘書工作

古代官職的職責范圍、官僚機構(gòu)設(shè)置與現(xiàn)代有所不同，把某個職位比為秘書職位，某個機構(gòu)比為秘書機構(gòu)，有時可能不完全準確。

同一官名，同一機構(gòu)，朝代不同其職掌權(quán)限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權(quán)，歷代帝王往往不斷設(shè)立新的秘書機構(gòu)，于是數(shù)千年封建社會中重復出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時期大權(quán)在握的官員，往往是前一時期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說中的黃帝時代 倉頡造字，任黃帝的史官。《漢書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下。”

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《漢書.文帝本紀》（2）、奴隸社會時期的秘書工作

隨著國家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機構(gòu)及官員配置、商末周初：秘書機構(gòu)－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務(wù)的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達文武百官的文書。誥：君王對臣下的命令。諭：君王對臣下的訓示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會時期的秘書工作

秘書人員、機構(gòu)：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學士 長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學舉要》、《入幕須知》等

秘書機構(gòu)主要有：

西漢成帝 “尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內(nèi)閣”（設(shè)中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務(wù)廳”、“尚寶司”

清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機處”（設(shè)方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會調(diào)查（了解民情）、信訪工作、會務(wù)工作（典禮活動組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰(zhàn)國：主官簽發(fā)制度

秦漢：對公文的名稱、用途，甚至用語都作了嚴格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請示類公文一文一事制度

唐：對公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動，可另寫小塊黃紙補貼。

保密制度：唐對中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘。”凡泄密者輕則杖責，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機要文書的官員不準私出訪問，也不準接見客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內(nèi)容要點、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅(qū)房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內(nèi)完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡要”、“直言簡易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務(wù)從簡要” 清：統(tǒng)一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字數(shù)，書寫規(guī)則 秘書的選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

唐：官吏銓選標準：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長和實際工作能力強 考核制度：德、行。德的標準是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標準有27條

明： 明朝規(guī)定，四品以上的官員，九年任滿時自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優(yōu)劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績。考試內(nèi)容有三項：文理粗曉、行移得當、書札不謬。晚清時期的秘書工作

政府秘書工作開始參照外國制度

1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負責秘書工作。陸軍部首先設(shè)置“承政司”，下設(shè)“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設(shè)“秘書員”近代技術(shù)在文書檔案中得到應用

適應洋務(wù)運動的發(fā)展，一些廠礦企業(yè)中也設(shè)有文書檔案機構(gòu)。如：文案處

5、中華民國臨時政府時期

總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，設(shè)秘書長一人（總攬各項文秘事務(wù)和日常工作），設(shè)秘書若干。各省都督府設(shè)秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進行了各種改革

《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書

6、北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作

為適應對外交往的需要，國務(wù)院設(shè)有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養(yǎng)官吏的學校里設(shè)置了公文課程。《公文程式》（直隸法政專門學校編制）

7、國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作 政府、軍隊設(shè)立了一整套秘書機構(gòu)，各級政府都設(shè)有專門的秘書工作機構(gòu) 文官處 秘書處(總務(wù)、機要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機構(gòu)，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機要科 文官長 秘書長 秘書 錄事 事務(wù)員 書記官 文書 1927－1945年進行了三次“文書改革”運動。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題

《國民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國民黨黨員；國內(nèi)外大學或?qū)ｉT學校以上畢業(yè)的學歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學識經(jīng)驗；由國民黨委員二人推薦或主管長官保準。

十一、中國共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國的秘書工作 民主革命時期中共領(lǐng)導下的秘書工作的特點 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機構(gòu)和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結(jié)經(jīng)驗，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會上決定建立秘書制，大會選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會決定中央設(shè)秘書處，下設(shè)五科（文書、會計、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設(shè)秘書處或秘書科。

2、第二次國內(nèi)戰(zhàn)爭時期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務(wù)處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機要科 長征中僅保留機要科和中央秘書長一職 建立文書工作規(guī)范

3、抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作

1937年，黨中央重設(shè)了秘書處，下設(shè)“機要、文書、材料、會計”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設(shè)秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務(wù)和收發(fā)等人員，承擔各項秘書工作。

秘書處不僅負責文書工作，還包括會計、統(tǒng)計、人事及其他各種事務(wù)。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實踐》等文件，簽批電報制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強了會議組織工作，制定會場規(guī)則。

4、解放戰(zhàn)爭時期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機構(gòu)的架構(gòu) 1948年華北人民政府：

秘書長

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調(diào)查研究室等

確定了“秘書長領(lǐng)導辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機關(guān)事務(wù)工作”模式

進一步改進和完善文書工作。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實行“一事一報”制度，完善了電報的承辦和歸檔制度，建立報告制度。

5、新中國的秘書工作

建國初總結(jié)秘書工作經(jīng)驗，改革國民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應社會主義國家的秘書工作機構(gòu)與制度。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時期的秘書工作

秘書機構(gòu)和秘書工作受到嚴重沖擊、秘書隊伍素質(zhì)下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國的秘書工作呈現(xiàn)新的局面

1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國秘書長、辦公廳主任會議

1985年1月，黨中央召開第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會。提出秘書工作的“四轉(zhuǎn)變”，“三服務(wù)”。

“從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻策；從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù)” “三個服務(wù)”：為本機關(guān)領(lǐng)導和上級機關(guān)服務(wù)；為本機關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)；為下級機關(guān)和人民群眾服務(wù)。

四轉(zhuǎn)變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動化，秘書工作內(nèi)容發(fā)生一些轉(zhuǎn)變

秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)

第三篇：秘書學

一．秘書：能在授權(quán)范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調(diào)上司處理政務(wù)及日常事務(wù)，為決策及實施提供服務(wù)的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務(wù)水平進行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機關(guān)、單位，其級別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機關(guān)，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標準來分類

（一）按照服務(wù)對象，經(jīng)濟來源：1.公務(wù)秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務(wù)的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務(wù)秘書

一．秘書學的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學。

二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領(lǐng)導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領(lǐng)導的工作運轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務(wù)性工作，是直接為領(lǐng)導決策（包括黨政機關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作

2.業(yè)務(wù)性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作

3.事務(wù)性工作：是指一些專業(yè)性不強，主要依靠經(jīng)驗和責任心就能辦好的機關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導工作展開；B.秘書人員只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)；C.秘書人員在處理任何問題時，不能超越職權(quán)范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機構(gòu)的綜合性決定的 3.機要性：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 4.事務(wù)性：體現(xiàn)在對各種事務(wù)性工作的處理上

5.被動性：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務(wù)宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協(xié)調(diào)，平衡工作）；3.協(xié)調(diào)工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準確原則（辦文要準、辦事要穩(wěn)、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調(diào)查法（包括典型調(diào)查法，重點調(diào)查法，抽樣調(diào)查法，個案調(diào)查法）

A.典型調(diào)查法：根據(jù)調(diào)查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進行調(diào)查研究，借以認識事物的規(guī)律及本質(zhì)的一種非全面的調(diào)查方法（省時省力）

B.重點調(diào)查法：是指在全體調(diào)查對象中，選擇一部分重點單位進行調(diào)查，是一種補充性的調(diào)查法

C.抽樣調(diào)查法：從研究對象中抽取一部分單位進行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調(diào)查方法（起到全面調(diào)查的作用）

D.個案調(diào)查法：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區(qū)所進行的深入全面的調(diào)查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領(lǐng)導者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機參謀法：根據(jù)領(lǐng)導工作發(fā)展變化的情況隨機向領(lǐng)導者提出意見和建議。B.預測參謀法：對未來的發(fā)展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領(lǐng)導選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領(lǐng)導者總體設(shè)想相反的思路，提出反向的總體設(shè)想，供領(lǐng)導選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的方法：從把握領(lǐng)導近期工作的重點上領(lǐng)會領(lǐng)導意圖；從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導意圖；從把握領(lǐng)導個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導意圖

2.請示的方法：請示的對象要準確；請示的內(nèi)容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權(quán)批準，要書面；一般事項，事務(wù)性工作，可以口頭請示）

3.報告的方法：報告的內(nèi)容要客觀真實；報告的內(nèi)容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務(wù)活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調(diào)方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調(diào)方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調(diào)方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調(diào)方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調(diào)方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用

8.工作進程調(diào)度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務(wù)和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結(jié)合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務(wù)控制；注重質(zhì)量控制

9.工作時間管理的方法：指定時間計劃；合理使用空余時間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機構(gòu)

一.秘書機構(gòu)的含義：秘書機構(gòu)即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式

二．秘書機構(gòu)的設(shè)置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則

三．秘書機構(gòu)的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機構(gòu)的具體組織形式 1.行政機關(guān)的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”

特點：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務(wù) 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設(shè)秘書部門，在董事會機構(gòu)中設(shè)置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業(yè)的董事會秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設(shè)秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設(shè)的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時性機構(gòu)秘書：指舉辦大型活動或聯(lián)合召開大型會議時所設(shè)置的非常設(shè)性秘書機構(gòu)

第三節(jié).秘書機構(gòu)的運行機制

特點：1.內(nèi)在并行性：對復雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領(lǐng)導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協(xié)調(diào)、控制功能，以提高領(lǐng)導決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質(zhì) 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領(lǐng)導，主動服務(wù)；3.遵紀守法，嚴守機密；4.團結(jié)合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結(jié)構(gòu) 第三節(jié).秘書的氣質(zhì)個性 一．秘書的心理素質(zhì)

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質(zhì)、多血質(zhì)、黏液質(zhì)、抑郁質(zhì)

對氣質(zhì)具有星對穩(wěn)定性、可塑性，對氣質(zhì)要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負水準；創(chuàng)造良好的人際關(guān)系；及時調(diào)整不良心理；參加各種有益活動

第四章

秘書的日常事務(wù)工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設(shè)計，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構(gòu)成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設(shè)計

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要；考慮通訊、交通等服務(wù)設(shè)施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質(zhì)量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設(shè)在緊靠服務(wù)對象的位置，公共服務(wù)部門一般設(shè)在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設(shè)施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡(luò)式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設(shè)備的合理擺設(shè)：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設(shè)備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設(shè)；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護 一．維護辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設(shè)備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉(zhuǎn)接和電話記錄

（二）接打電話時的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標志作用；權(quán)威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊內(nèi)、對外聯(lián)絡(luò)交往中所進行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。

⑵對等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務(wù)相當?shù)慕哟@是最常見的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待，常見于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費預算：接待經(jīng)費項目——工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務(wù)費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關(guān)費用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會見、會談的接待

⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關(guān)心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見

⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協(xié)議，但會談的目的則希望達成協(xié)議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。

⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側(cè)為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請接待。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結(jié)提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務(wù)

1.傳遞信息；2.公務(wù)接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領(lǐng)導交辦的臨時事項（臨時性的會議通知；任務(wù)調(diào)查；向有關(guān)單位和部門傳達上級領(lǐng)導的指示）；5.協(xié)調(diào)安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領(lǐng)導的活動情況

第六節(jié).辦公時間效率的管理 一.有效管理自己工作時間的方法

（一）科學

1.培養(yǎng)好習慣：⑴在工作時間里不做與工作無關(guān)的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務(wù)型工作和思考題工作 3.為工作制定計劃

4.學會為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領(lǐng)導確認

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會）

⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關(guān)準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領(lǐng)導的確認

（二）上帝的調(diào)研工作安排

首先需要了解清楚調(diào)研的目的；其次是要了解被調(diào)研單位的相關(guān)背景，住宿、餐飲、時間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關(guān)情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務(wù)安排

⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內(nèi)容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領(lǐng)導當天的交通安排 2.國際旅行

⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物

3.準備好自帶生活用品

第五章

秘書的調(diào)研與信息工作 第一節(jié).秘書的調(diào)查研究工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調(diào)查研究的方法

1.實地觀察法；2.個別訪談法，正式訪談或隨機訪談；3.座談?wù){(diào)查法；4.問卷調(diào)查法；5.通信調(diào)查法；6.網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領(lǐng)導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎(chǔ)

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國際市場信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟貿(mào)易信息；5.國際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡(luò)渠道；3.會議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務(wù)渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調(diào)查法；4.索購法；5.交換法

第四篇：秘書學

3.要與領(lǐng)導在工作上配合默契。

領(lǐng)導者的職責是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領(lǐng)導做好各方面的服務(wù)，當參謀，做助手，保證領(lǐng)導工作效能的實現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領(lǐng)導的工作計劃，掌握領(lǐng)導的工作方法。只有如此，才能快速地領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領(lǐng)導珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領(lǐng)導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務(wù)之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領(lǐng)導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領(lǐng)導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當今社會，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務(wù)范圍不斷擴大，服務(wù)領(lǐng)域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務(wù)的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領(lǐng)導角度思考和處理問題，是以服務(wù)領(lǐng)導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領(lǐng)導作決策。在領(lǐng)導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領(lǐng)導表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領(lǐng)導授權(quán)的情況下才可以表態(tài)。在傳達領(lǐng)導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領(lǐng)導的指示區(qū)別快來，領(lǐng)導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構(gòu)不同，咨詢機構(gòu)尊重的是客觀事實，而不是領(lǐng)導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領(lǐng)導的決策意圖。

5．要與領(lǐng)導在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領(lǐng)導與文秘人員，在職務(wù)上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領(lǐng)導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時間上有的注意用好八小時，業(yè)余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領(lǐng)導在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領(lǐng)導的經(jīng)歷、生活習慣、業(yè)余愛好和性格氣質(zhì)，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領(lǐng)導的個性，實現(xiàn)與領(lǐng)導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領(lǐng)導就會被悶得張口結(jié)舌;一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導，就會不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會對文秘人員產(chǎn)生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領(lǐng)導者的性格轉(zhuǎn)化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領(lǐng)導要在工作上保持協(xié)調(diào)和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領(lǐng)導，所以秘書要在工作上與領(lǐng)導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領(lǐng)導愚忠，主要就是說為領(lǐng)導的工作鋪好道路，能夠領(lǐng)會不同領(lǐng)導特別是主要領(lǐng)導的意圖,貼緊領(lǐng)導的思路,想領(lǐng)導之所想,謀領(lǐng)導之所需。秘書貼近領(lǐng)導，是領(lǐng)導的助手，在日常的工作中會受到領(lǐng)導的修養(yǎng)、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領(lǐng)導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領(lǐng)導之間的關(guān)系更進一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領(lǐng)導的關(guān)系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。

第五篇：秘書學文檔

作業(yè)三

秘書文檔管理

應用題

請下列文件合理地組為兩卷，并分別為其擬定案卷標題，說明組卷特征。

（一）1.XX大學關(guān)于舉辦50周年校慶文藝晚會的通知

2.XX省教委關(guān)于進一步在高校中深入開展人事改革的通知

3.XX大學關(guān)于深入開展人事改革的決定

4.XX大學關(guān)于評定50周年校慶文藝晚會優(yōu)秀組織獎的通知

5.XX大學50周年校慶文藝晚會節(jié)目單

6.XX大學關(guān)于實行中層干部競聘上崗的決定

7.XX大學校長張XX在校慶文藝晚會上的講話

答：

①1、4、5、7為一個組卷；2、3、6為一個組卷

②1、4、5、7XX大學是關(guān)于50周年校慶文藝晚會的文件材料；2、3、6XX省教委、XX大學關(guān)于深入人事改革執(zhí)行中層干部競聘上崗的通知決定 ③1、4、5、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、3、6的組卷特征是：問題特征

（二）1.中央廣播電視大學關(guān)于召開全國電大漢語言文學專業(yè)教學工作會議的通知

2.中央廣播電視大學關(guān)于召開全國電大工作會的通知

3.中央廣播電視大學關(guān)于漢語言文學專業(yè)教育情況的調(diào)查報告

4.全國電大漢語言文學專業(yè)教學工作會議紀要

5.全國電大工作會議紀要

6.教育部副部長XXX在全國電大工作會議上的講話

7.XX廣播電視大學文科處處長在全國電大漢語言文學專業(yè)教學工作會議上的發(fā)言

8.XX廣播電視大學校長在全國電大工作會議上的發(fā)言

答：

①1、3、4、7為一個組卷；2、5、6、8為一個組卷

②1、3、4、7是中央廣播電視大學全國電大關(guān)于漢語言文學專業(yè)教學工作的文件；2、5、6、8是關(guān)于全國電大工作會議的文件

③1、3、4、7的案卷特征是：作者特征、問題特征；2、5、6、8的組卷特征是：問題特征