第一篇：秘書學筆記

第一章 秘書概述

第四節(jié) 秘書工作入門

一． 秘書的面試技巧

1.選擇企業(yè)的方法

經(jīng)常刊登招聘廣告，表明該企業(yè)人員流動性大，可能管理不善，經(jīng)營不佳，或上司難以相處

同時在多家報刊上刊登廣告表明該企業(yè)有意發(fā)展，求才心切

從廣告版面的大小可以看出該企業(yè)經(jīng)濟實力或其對招聘的重視程度 外資企業(yè)特別注重求職者的從業(yè)經(jīng)歷，從中容易學到很多東西 國內(nèi)企業(yè)的秘書工作比較輕松自由，壓力小

小型企業(yè)的秘書相當于老板的助手或管家，比較適合發(fā)揮能力 2.面試準備

仔細了解該公司或企業(yè)的性質、規(guī)模、經(jīng)營的范圍和特色等

整理思路，確定如何表達自己的學歷、資格、能力、特點和愛好，所陳述的內(nèi)容應和簡歷上的完全一致

了解時下秘書人才市場的薪水標準

準備好自己的應聘材料，尤其是與申請的職位相關的材料 準備好適宜的面試服裝

事先要確定面試的時間、地點、交通路線，以確保不遲到 3.面試臨場

嚴格守時，準備充分 注意觀察，隨機應變 誠實穩(wěn)重，把握分寸

展現(xiàn)自我風范，留下良好印象 盡量少用“我”這個字眼 把好事留后頭 給自己留條后路 語言簡潔，語氣明快

二． 秘書見習

1.秘書開始職業(yè)生涯的基本要求： 精心打造良好的第一印象 盡快適應和融入企業(yè)文化 勤奮工作，盡心竭力 2.具體措施

全面了解企業(yè)的性質和歷史，了解公司的結構、產(chǎn)品、目標、成果、市場戰(zhàn)略、廣告戰(zhàn)略以及各種基本的經(jīng)濟數(shù)字 多方了解新上司的情況

了解自己所擔任工作的范圍、性質、特點、職責及技能 加強時間管理，將自己的一切工作環(huán)節(jié)納入有序的控制

在工作中學習，在學習中工作，不斷強化工作所需的各種技能，以適應現(xiàn)代辦公 技術不斷進步的新形勢

第二章 秘書禮儀

秘書禮儀的特點：1.更強調職務、身份的差異

2.更體現(xiàn)組織意志

優(yōu)雅的舉止 1.微笑

2.隨機應變的表情 A． 對滿腹怨氣或滿腔憤怒的客人，不能急于辯解，也不必隨聲附和，甚至微笑都可能被認為是嘲笑，只能以專注的神情靜靜地聽著，表現(xiàn)出對他的足夠重視，待他發(fā)泄完了，你對情況也有了大致了解，再設法解釋，會有較好的效果 B． 對于比較拘謹?shù)目腿耍宋⑿ν猓€要主動地和他講話，使氣氛和緩 C． 對于性格急躁的客人，答對要利索，處理問題不拖泥帶水，使他確信你的辦事效率 D． 對于敏感、神經(jīng)質的客人，微笑當然重要，同時應特別注意用詞的委婉，客氣，給對方以安全感

E． 對于疑慮重重的人，除了微笑，自信的口吻和表情也非常重要 3.目光

公務注視：在嚴肅的公務活動場合，目光應該注視對方雙眼以上的額頭部位 社交注視：在社交場合，應該注視對方雙眼以下、下顎以上的部位

親密注視：這種注視適用于親朋好友之間，或者戀人、夫妻之間，即目光可以注視對方的上半身 4.著裝的基本原則

著裝要與場合相適應： 公務場合——莊重保守

社交場合——時尚個性

休閑場合——舒適自然

著裝要明確目的

要符合自己的社會角色 著裝要適合自身條件 5.交換名片的時機

初次見面的介紹之后，或告別之前

可以先遞給秘書一張名片，請他轉交給你要拜訪的人 會議開始前交換名片，有利于記住與會者的名字

在宴會進行之中一般不遞名片，要等宴會結束后再進行

禮品禮儀

1.紀念性、宣傳性、便攜性、獨特性、時尚性、習俗性 2.送什么（六不送）違法犯禁的不送 價格過于昂貴的不送

設計國家秘密或安全的不送 藥品、營養(yǎng)品不送

觸犯對方個人忌諱的不送 帶有明顯廣告宣傳的不送 3.什么時間送

做客時：見面之初

待客時：臨行前夜或歡送會 4.什么地點送

因公：辦公地點

因私：私人居所

第三章 辦公室日常事務管理

1.構成辦公環(huán)境的要素

空氣

光線

聲音

空間

綠化 2.辦公室的布局類型（1）開放式辦公室格局（2）封閉式辦公室格局

全開放式辦公環(huán)境 半開放式辦公環(huán)境

3.開放式與封閉式辦公室的優(yōu)缺點比較（1）開放式優(yōu)點

降低建筑成本和能源成本 提高辦公室的空間利用率 減少了交流的心理障礙

易于管理者對員工進行監(jiān)督和指導

可以共辦公設備，形成集中化的管理和服務（2）開放式缺點 缺少單獨辦公的機會 難于集中工作注意力 辦公室區(qū)域噪音太大 難于保密

（3）封閉式優(yōu)點

可滿足單獨辦公和無噪音辦公的理想模式（4）封閉式缺點

建筑成本和能源成本高，費用大 辦公空間浪費大

不易于管理層監(jiān)督和管理下屬

4.辦公室布局安排應考慮的主要因素 本企業(yè)的規(guī)模和員工人數(shù) 本企業(yè)的機構設置和工作設計

企業(yè)經(jīng)營的性質和內(nèi)容、業(yè)務部門的職能特點

確保公司部門之間的聯(lián)系，科學有效地設計工作流程 三．秘書對辦公責任區(qū)的管理

第一節(jié) 秘書對辦公責任區(qū)的管理

1.秘書的辦公責任區(qū)

個人辦公責任區(qū) 公用區(qū)域 上司的辦公區(qū)域 2.秘書對辦公責任區(qū)的管理 要經(jīng)常清潔，整理個人的責任區(qū)

（1）保持臺面、地面、電腦、墻壁的整潔（2）桌上不擺放過多的私人物品

（3）專用電話放在左手位置，便簽紙放在右手位置，字紙簍放在桌腳附近，最好是辦公桌肚

（4）如果光線不夠好，最好讓人工光在你的左前方（5）文件架書籍分門別類擺放

主動清潔、整理本人參與的公共區(qū)域

（1）經(jīng)常清理、整理參與使用復印機、打印機等設備（2）煙灰缸、一次性水杯及時清理，保證第二批客人到訪時，無廢棄物、水漬、茶具清潔

（3）經(jīng)常清理參與使用的文件柜、書架、物品柜等家具（4）保證安全通道暢通無阻 自覺整理上司的辦公區(qū)域

（1）經(jīng)常清潔、整理上司的辦公桌，把文件放整齊，文件柜、書架、百寶閣和各種陳設要經(jīng)常清潔，地面和字紙簍要經(jīng)常打掃和清倒

（2）經(jīng)常打開窗戶為上司的辦公室通風、調溫，調試好空調和照明設備

（3）經(jīng)上司授權后，定期為上司的文件柜進行整理，把文件進行歸類，將一些無用的文件銷毀

（4）注意對上司的辦公室進行綠化，適當擺放一些植物 清除辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患（1）電源的老化，糾纏在一起容易引起火災（2）通道不夠寬敞，桌子、椅子碰到人腿

（3）空氣、溫濕度、噪音對身體和心理產(chǎn)生不利影響（4）工作的疏忽引起失密的隱患

（5）把重物堆放在安全通道和消防器械上

第二節(jié) 辦公程序管理和時間管理

一．辦公程序管理

1.辦公程序管理的內(nèi)涵（1）辦公程序管理的概念

是指為了實現(xiàn)某項秘書工作目標，對工作中具有多個環(huán)節(jié)、步驟，且這些環(huán)節(jié)、步驟間有規(guī)定性的時間順序的活動或事物流程進行科學有序地安排和管理，以優(yōu)化工作流程使其逐步成為處理某項工作的固定模式和方法，以指導今后所有同類或類似的工作

（2）辦公程序管理的構成要素

時間因素 空間因素 事項因素 資源因素（3）辦公程序管理的特征 擇優(yōu)性 穩(wěn)定性 可操作性

2.辦公程序管理的必要性 3.改進辦公程序的辦法

（1）辦公事務的一般性流程

確定問題 分析相關資料 確定造成問題的主要因素 提出解決問題的方案（2）辦公流程的確定與改進

辦公流程的確定首先要以組織的結構為根據(jù)

辦公流程的設計與改進應由經(jīng)過明確授權的專人來負責 辦公流程的設計要充分考慮客戶的需要和方便

各項辦公流程既要相互獨立，又要注意銜接和整合，要形成嚴密的整體，以避免工作的重復和疏漏

辦公流程應盡量精簡，減少不必要的工作環(huán)節(jié)，復檢的環(huán)節(jié)次數(shù)越少越好 辦公流程本身要有可供改善的余地和彈性 4.工作承辦周期制度的建立

（1）本單位或組織在辦公事務方面有哪些行為需要作出時間期限的規(guī)定（2）從工作的實際出發(fā)，考慮各項工作確定多長的時間期限做標準較適宜（3）完成同一項工作的具體方法和途徑不同，確定的期限也應不同（4）承辦周期制度的制定要考慮各項工作的緊急程度 二．時間管理概述 1.時間管理的必要性 2.時間管理理論 時間管理的內(nèi)涵

時間管理理論的四個發(fā)展階段

ABCD工作法 3.有效管理時間的方法

（1）明確目標和自己的工作任務及職責 要了解組織的整體目標或遠期目標

要了解自己所在職位的任務、職責、工作重點 學會區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作 應該為自己設立職業(yè)發(fā)展目標（2）制定工作計劃

（3）善于利用有效管理時間的工具：工作記錄本、每天的時間表和值班表、準確的日歷

4.為上司安排活動時間表（1）時間表的類型

月時間表

周時間表

日時間表（2）上司活動的主要內(nèi)容（3）領導活動時間表的作用 便于領導內(nèi)部工作的協(xié)調

使領導能了解自己的工作計劃，做到心中有數(shù)，從而可合理地安排自己的工作 方便各業(yè)務部門和職能部門向領導請示、匯報 便于秘書跟蹤掌握上司的行蹤，及時搞好信息反饋 5.做好上司和自己的工作日志（1）工作日志填寫的信息內(nèi)容

上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況 當上司到單位外部參加會議、活動時的來訪 上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況 上司個人的安排 上司私人的信息 總經(jīng)理秘書工作日志

（2）填寫工作日志的方法

提前了解上司工作和活動的信息，當日再次確定和補充；經(jīng)常與上司的工作計劃進行核對，保證秘書工作與上司的工作不會發(fā)生沖突 提前在自己的工作日志上清楚地標出自己當天應完成的工作；每天下班前將第二天的工作計劃準備好

輸入和填寫的信息要清楚，閱讀方便

填寫的信息要完整，應標明各項活動的時間、地點、參加人員的姓名及聯(lián)絡方式等必要信息

在上司日志變化的同時，應更改自己的日志，并做好變更后的有關工作

在自己的日志上要清楚地標出為公司有關活動需做的準備，并逐項予以落實 協(xié)助或提醒上司執(zhí)行工作日志，在必要時幫助上司排除干擾（3）處理日志的變化和調整

所安排的各項活動之間，要留有10-15分鐘的間隔，以備活動時間拖延或臨時新添的內(nèi)容和緊急的情況 進行項目的時間調整，要遵循先重急后輕緩的原則，并及時將變更的情況報告上司

確定變更后，應立即做好有關善后工作

再次檢查工作日志是否已將變更的信息記錄下來防止漏記

第三節(jié) 辦公用品的管理和發(fā)放

一．辦公用品的管理 1.辦公設備專用易耗品

獲得辦公用品使用權的方式：購買、租用 2.辦公用品的采購（1）合理計劃

清查庫存，了解各部門所需辦公用品的種類數(shù)量和質量 做出計劃，估算金額

根據(jù)經(jīng)費的開支情況，按財務制度寫出明細表（2）正確選擇辦公設備和辦公用品的供貨商

提供的價格和費用

質量和交貨

售后服務

安全可靠性（3）加強庫存記錄和庫存監(jiān)督

最大庫存量：某類辦公用品的最大數(shù)量，由庫存空間、庫存費用以及物品保存期限決定

最小庫存量：某類辦公用品的余額達到此數(shù)字時應采取緊急的行動，并與供應商聯(lián)絡，緊急訂貨，以保證在很短的時間內(nèi)交貨

再訂貨量：由物品的平均所有量、物品交貨時間的長短確定，當庫存余額與再訂貨量接近時，就需要新的貨物來補充庫存，使貨物達到最大庫存量 二．辦公用品的發(fā)放

1.健全發(fā)放制度（領用審批制度、切實遵守制度，適時適量發(fā)放，保證重點兼顧一般）

2.建立嚴格發(fā)放登記制度，嚴格審批手續(xù) 3.認真清點，核實發(fā)放

4.制定有效的辦公用品節(jié)約制度 5.嚴格辦公設施使用制度

第四節(jié) 辦公室電話工作

一．使用電話的基本禮儀 1.態(tài)度要熱情周到，禮貌友好 2.口齒清晰，聲音愉快自然

3.語言簡潔明了，得體準確，和諧有序 4.提高電話工作的效率，注意保密

5.簡潔、完整、準確、快捷地處理電話留言 二．接聽電話的技巧

1.接聽及時（五聲以內(nèi)，不能等到六聲以上）2.接聽電話首先問候并通報（形成自覺意識）3.做好電話記錄（起憑證、提醒作用）4.正確處理電話的臨時中斷 5.學會處理不在的同事的電話

如果知道同事何時回來，可以告訴對方到時再打來

可請對方留下姓名和電話號碼，等同事回來后同他聯(lián)系 可詢問對方有何事宜，他人能否代勞 6.學會處理轉接電話 7.適時結束電話

8.同時處理打進來的多個電話

（1）請電話中正在交談的一方稍等，告訴他另外有電話打進來（2）迅速接聽另一部電話，并問清對方的目的，然后記下電話號碼，請其稍候，盡快回到第一部電話上來

（3）如果第二部電話必須由秘書接聽，而且不是三言兩語就能結束的，則需對兩個電話的重要程度和長途、市內(nèi)等迅速做出判斷，然后依序處理（4）回到第一個電話時，先道歉，如果因第二個電話的重要性而不得不結束第一個電話則應向對方解釋必須要結束此次通話的原因，等過后再給對方回電話

9.接聽打給上司的電話

（1）首先明確對方身份和目的，這樣可能替上司過濾掉一部分不必要接聽的電話

（2）如果上司正在開會或正在會見、談判不方便接電話，秘書可以向對方做簡單解釋，并建議對方在之后一個確定的時間再打電話來，但要保證這個時間是準確的合適的，而不應該出現(xiàn)對方再打來時上司仍不能接聽的情況（3）要注意保密，不要隨意泄露上司的行蹤和手機電話

（4）如上司外出，秘書更應認真對待每個打來的電話，做好電話記錄 三．撥打電話的技巧

1.盡量選擇合適的時間打電話

2.打電話前的準備工作（整理通話內(nèi)容，一次備齊所有聯(lián)系方式）3.準確撥號，耐心等待 4.及時自我通報

5.要求對方做好電話記錄

6.撥錯號要道歉，不可一掛了之

7.通話臨時中斷或受干擾，應主動回電話

8.運用語言技巧，及時結束冗長的難對付的談話

第五節(jié) 辦公室接待工作 1.接待工作分類：按來訪的人數(shù)、規(guī)模：個人來訪、團體來訪

按照接待的準備程度：有約來訪、無約來訪 2.接待的原則

熱情適度，耐心傾聽

禮貌周全，儀表得體

照顧周到，進退有度

環(huán)境整潔，物品齊全 3.接待禮節(jié)

（1）迎客 stand up, see, smile（2）熱情待客：主客對面坐時，客人應該坐在離門遠的一邊或面對門的一邊

主客對面坐時，與門的距離一樣時，以進門面朝桌子是的右手一邊為客位，左手一邊為主位（3）禮貌送客 4.拜訪禮儀

（1）預約與確認（2）準備資料（3）赴約（4）及時告辭(5)不要議論對方 三．接待工作的基本程序

1.日常接待工作的基本程序（利用來訪登記表）2.接待團體來訪的基本程序

了解情況：人數(shù)、性別、目的、時間、特別要求

制定接待方案：接待規(guī)模、日程、人員、費用、食宿、交通工具、安保、宣傳 做好接待準備工作 3.接待中的禮賓次序

團體接待，不以人數(shù)多寡為標準，而以領隊為標準 原職和現(xiàn)職，現(xiàn)職高于原職，原職比照現(xiàn)職

按來賓歸屬部門的漢字筆劃（拉丁字母、漢語拼音）順序 按約定俗成的法定順序

按先來后到或報名的先后順序 不排列

4.接待工作中的語言藝術：少說多聽 語言要規(guī)范 語言要文明 語言要禮貌 5.職場交談忌語

不能非議國家和政府

不談國家機密、商業(yè)機密

不要對對方內(nèi)部事務發(fā)表意見 不要議論同行、同事、領導

不談家長里短、小道消息、男女關系等格調不高的話題

不談私人問題

第四章 會議管理工作

第一節(jié) 會議工作概述

一．會議的內(nèi)涵

會議：人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程

會見：又稱接見、拜會 會談：是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他共同關心的問題交換意見 會議的構成要素：

基本要素：目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程等

其他要素：名稱、服務機構、秘書機構、經(jīng)費、文件材料、專用設備工具、各種 消耗材料等

二．會議的主要類型

按組織類型：內(nèi)部會議

外部會議

正式會議

非正式會議

按時間方面的規(guī)定性：定期性

不定期會議 按出席對象：聯(lián)席會

內(nèi)部會

代表會

群眾會

按功能性質：決策性

講座性

執(zhí)行性

告知性

學術性

協(xié)調性

報告性

談判性

動員性

紀念性等 按議題性質：專題性

綜合性

按規(guī)模大小：特大型

大型

中型

小型

按會議采用的方式手段：常規(guī)會

廣播會

電話會

電視會

網(wǎng)絡會 三．公司常見會議的類型與作用

經(jīng)理例會與特別會議

員工例會

股東大會和董事會議

公司年會 客戶咨詢會

產(chǎn)品展銷訂貨會

業(yè)務洽談會

新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

第二節(jié) 會議的準備工作

一．制定大中型會議方案 1.制定會議方案的一般原則

減少會議次數(shù)原則

嚴守時間原則

會議通知的明確性原則

缺席遲到的事前聯(lián)絡原則

效率性原則 2.會議籌備方案的內(nèi)容

確定會議的主題與議題

確定會議的名稱

確定會議的議程

確定會議的時間和日期

確定會議所需設備和工具

確定會議與會代表的組成確定會議文件的范圍，做好文件的印制和發(fā)放工作

確定會議經(jīng)費預算

確定會議住宿和餐飲安排

確定會議的籌備機構 二．會議時間的安排 1.確定會議時間

2.會議議程與會議日程

會議議程：對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來

會議日程：指會議在一定時間內(nèi)的具體安排 安排會議議程和日程要注意的問題

（1）要把握會議目的，即了解會議召開的原因（2）先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議，根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參加會議（3）例會原則上定期召開，且時間不宜過長

（4）如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面 大中型會議的議程一般安排： 開幕式，上司和來賓致辭 上司作報告 分組討論 大會發(fā)言

參觀或其他活動 會議總結，宣讀決議 閉幕式 三．確定會議地點

會場位置必須讓上司和與會者方便前往

會場的大小應與會議規(guī)模相符 場地要有良好的設備配置

場地應不受外界干擾，盡量避開鬧市區(qū) 選擇會議地點應考慮有無停車場所

場地租借的費用必須合理 四．正確確定與會人員范圍 五．準備會議文件資料

為上司撰寫會議文稿

為上司準備材料

組織好發(fā)言人的文稿

準備資料袋 六．發(fā)送會議通知

1.會議通知的作用：周知作用、提醒作用、憑證作用 2.會議通知的發(fā)送

為了規(guī)范公司的管理和運作，除了非正式會議和每日例會，均應正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重

人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進行通知

一些會議在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書 如有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份

需要回復的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名

對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計算機打印出多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新 可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出 如果與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程時間，并說明到達會址的汽車、火車等交通工具線路 會議通知樣本要作為檔案保存 3.會議通知的內(nèi)容

要有具體的會議名稱

日期、時間、場所要準確無誤

議題應盡量具體 有附加資料時，應寫明資料名稱及頁數(shù)

七．布置會場

1.會場的整體格局：

面門為上

居中為上

以遠為上

前排為上 2.主席臺座次的安排

前排高于后排

中央高于兩側

國內(nèi)政務會議左高右低，國際會議右高左低 主持人：居中設座，自由擇座

發(fā)言人：就座位置發(fā)言 國內(nèi)會議主席團前面中間位置，國際會議前排右前方發(fā)言 3.會場的整體布局類型 大中型：方形、半圓形

小型：圓形、大小方形、環(huán)形、回字形、馬蹄形等 4.會場布置的各種必要設施

（1）橫幅：一般懸掛于來賓入口、酒店大堂或是會議主席臺上方，以作歡迎和明示主題之用；

（2）指示牌：指示標志對于來賓們迅速地找到會場位置非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；

（3）桌牌：在簽到處和貴賓位置設置桌牌非常重要，使來賓能根據(jù)桌牌快速找到自己的簽到或接待位置；（4）胸牌：設置統(tǒng)一的胸牌，可用不同的顏色及文字區(qū)分會場人員的身份，更加容易識別和協(xié)調人員；

（5）簽到處：供來賓簽到或咨詢以及辦理手續(xù)的地方；

（6）簽到處背景板：在簽到處的后方設置簽到處背景板，更能體現(xiàn)會議的專業(yè)性；

（7）會場主背景板、背景墻：會議主席臺后方通常會搭建起一塊主題背景，上有會議主題及主辦機構信息。八．準備會議所需物品、設備 九．安排食宿

十．大型會議的接（送）站、報到 十一．大型會議的經(jīng)費預算

會議資料費、郵電通訊費、會議設備和用品費、會議辦公費、會議宣傳交際費、會議住宿補貼費、會議伙食補貼、會議交通費、其他開支（書P217會議成本公式）

第三節(jié) 會議中的工作

一．會前的最后檢查

1.檢查的方式：聽取會議籌備人的匯報、現(xiàn)場檢查

2.檢查的內(nèi)容：文件的材料準備情況、會場布置情況、會議保衛(wèi)工作情況 二．組織簽到和登記

三．做好必要的錄音錄像工作 四．會議設備的操作與維護 五．做好會議的記錄工作 六．提供會議資料與聯(lián)絡協(xié)調 七．做好會議的保密與保衛(wèi)工作

八．組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作 九．會議信息工作：

1.充分認識媒體的重要作用和媒體在塑造企業(yè)形象當中的影響 2.了解媒體 3.有備而來 4.臨場表現(xiàn)

第四節(jié) 與會人員的會議工作

一．會前的準備

1.根據(jù)個人觀點研究問題

2.依據(jù)所提供的文獻、資料，準備推斷分析的論證材料，并提出意見或詢問事項

3.準備在會間盡力發(fā)揮自己的角色 4.嚴格遵守開會時間，準時到會 二．會議期間的角色方寸 1.認真傾聽他人的觀點 盡量避免：

（1）阻礙其他人員提出合理的建議，事事唱反調，自己又拿不出合理的論證（2）在論證中喋喋不休，使他人無法插話（3）盲目認同他人的觀點 2.積極發(fā)表自己的見解

（1）發(fā)言力求簡要明確，注意發(fā)言時機

（2）讓自己的行為富有積極性、合理性和說服力

（3）發(fā)言要守時，動作、手勢要充滿自信，但不要固執(zhí)己見 3.關注正在討論的事項

（1）討論中要專心投入和他人保持和諧的交流氣氛

（2）不隨便打斷他人的發(fā)言，不隨便插言，不侵犯其他與會者的權利（3）不隨便進進出出，影響他人的發(fā)言

（4）自己的論點被證明是錯誤的時候，應當顯示自己的風度，放棄己見（5）應服從多數(shù)人的決定

第五節(jié) 主持人的會議工作

一．準備會議主持計劃 1.自查的內(nèi)容

會議目的是否明確

會議程序是否確定

會議是否有助于你制定決策

與會人員能否充分發(fā)表自己的見解

你是否表現(xiàn)出過于自信的態(tài)度或盛氣凌人的作風 2.制定主持人行動計劃需搞清的問題

關于會議的目標：總目標是什么？子目標是什么？子目標是否有助于實現(xiàn)總目標？

關于會議的結構：會議的內(nèi)容是什么？擬采用哪些步驟？怎樣才能最有效地利用時間？

關于結果與目標的偏差：你允許會議產(chǎn)生的結果與既定目標偏差的大小？ 二．控制會場的氣氛 開會時間準時，不能因為個別人對會議的冷漠態(tài)度或尚未到場而耽誤大家的時間 當會議參加者進入會場時，要與他們打招呼，保證他們各有其座

會議開始后，簡明扼要地引出主題，說明討論的目的，使每一個與會者都明白會議的目的

鼓勵每一個人發(fā)表自己的見解

在一段時間里要集中討論一個議題，避免跑題

第六節(jié) 會后的工作

一．合理安排與會人員返程

二．提醒與會者及時做好各種物品的清退 三．清理會場和文件

四．整理會議材料，立卷歸檔

會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等 會議參閱文件

會議安排的發(fā)言稿 會議上的講話記錄 五．會議的總結

1.會議總結的要點：

（1）會議工作總結要根據(jù)崗位責任制和工作任務書的內(nèi)容，逐條對照檢查（2）總結要將客觀標準和主觀標準相結合（3）總結要以總結經(jīng)驗、激勵下屬為目的 2.起草會議紀要或總結報告 六．會議效果的評估 1.對主持人的評估

組織安排會議

確定、檢查目標

遵守時間

鼓勵發(fā)表見解、提出建議與問題 澄清事實

引入正題還是離題太遠

控制過嚴或過松

處理沖突、解決爭端 2.對會議工作人員的評估

會議工作中，精通業(yè)務，勝任工作

具有公關意識，能自覺維護組織的形象 具有良好的禮儀修養(yǎng)，舉止得體，語言規(guī)范

會議工作中沒有顯現(xiàn)出厭倦懈怠神態(tài)與行為

與同事合作協(xié)調，相處融洽

對上司的批評指導，能虛心接受 3.對會議管理工作的整體評估（以調查問卷的形式開展）

第二篇：秘書學筆記總結

第一章 秘書學與秘書

第一節(jié) 秘書學的興起和發(fā)展

秘書學被視為管理科學的一個分支，其研究對象是秘書工作、秘書人員、秘書機構，總結其規(guī)律并加以應用。

秘書學作為一門獨立的學科，在中國興起于1980年代。

1．管理科學的發(fā)展促進了秘書學的產(chǎn)生

管理學是專門研究管理活動及其基本規(guī)律和一般方法的科學。

1900年，法約爾在國際采礦和冶金代表大會上提出其行政管理理論的思想。

1908年，法約爾撰寫《論一般管理上的原則》等。法約爾把工商業(yè)企業(yè)組織中的基本活動分為六大類：技術活動、商業(yè)、財政、安全、會計、行政管理活動。他認為管理是企業(yè)確保六項基本職能順利進行的保障。

相繼有很多學者進行相關研究，提出管理的目標，存在的問題，解決的辦法。

英國學者帕金森1957年針對組織機構的病態(tài)現(xiàn)象提出“帕金森定律”（Parkinson’s Law），其中包括：中間派決定，雞毛蒜皮定律，人事遴選庸才……

美國管理學家彼德1960年發(fā)表“彼德原理”（The Peter Principle），其中包括：馬克·吐溫禁果定律、胡爾定理（貴人提攜）、龐德定律（善始惡終）、理發(fā)定律……

2．為了改變秘書工作的落后狀況，秘書學研究被提上日程

師傅帶徒弟缺乏開闊的視野和強烈的當代意識

專業(yè)化高等教育可以高速、開放性地培養(yǎng)秘書人員

3．新技術革命浪潮的沖擊，對秘書學研究提出更高的要求

職業(yè)資格考試、職稱評聘 秘書學研究對象的幾種說法：

1．“秘書工作”說（王千弓等：《秘書學與秘書工作》，光明日報出版社1984年10月版，第12頁。朱佳林：《管理秘書學》，經(jīng)濟科學出版杜1986年10月版，第1頁。屈干臣：《秘書學論叢》，廣東高等教育出版社1986年3月版，第41頁。）

2．“對象多元”說（陳賢華；《秘書工作論》，四川大學出版杜1987年8月版，第8頁。）

3．“輔助管理”說

（二）秘書學的研究方法 秘書學學科性質

1．綜合說2．邊緣說3．分支說 秘書學研究方法

1．理論聯(lián)系實際

2．運用比較的方法

3．注重對其他學科的研究

4．高校師生與秘書工作者合作

第二節(jié) 秘書的涵義、職能和分類

（一）秘書的定義

一指職務，是領導的助手；二指官名，尚書、秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞、秘書郎等官職，掌握奏章、宣示、宮禁圖書等工作；三指使館中介于參贊和隨員之間的外交人員，受使館館長之命，進行工作；四指宮禁里的藏書。《晉書 · 荀勖傳》：“及得汲郡冢中古文竹書，詔（荀）勖撰次之，以為中經(jīng)，列在秘書。”五指讖緯圖策等書。

秘書定義：

《辭海》：秘書即領導的助手。

《英漢詞典》：秘書緣于拉丁文secretarius，意即“可靠的職員”。

英語中的秘書(secretary)與秘密(secret)有聯(lián)系，還可譯為書記、干事、文書、大臣、部長。總書記和秘書長的區(qū)別在于，前者為GeneralSecretary，后者為Secretary—General，都有一個Secretary。總干事則稱Chief Secretary。俄語中的秘書(cekpemapb)，其詞根cekpem含有秘密、機密之意，還可譯為（會議）記錄（員）、書記。

秘書“是社會主義國家工作人員職務名稱之一。其職責是協(xié)助領導綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案，人民來信來訪、會務工作以及其他日常行政事務和交辦事項。在黨政機關、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書”。（王千弓等：《秘書學與秘書工作》，第2頁。）

“秘書，在我國現(xiàn)代主要是指黨和政府機關、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責是輔助管理，綜合服務；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務、聯(lián)絡協(xié)調、催辦查辦等等。”（袁維國：《秘書學》，第1—2頁。）

“秘書是領導、專家、管理人員在履行其職務時的輔助人員。”（楊永清：《領導秘書智囊》，載《華中師范大學學報（哲學社會科學版）》1986年第2期。）

“秘書是在管理系統(tǒng)決策者近身，以溝通信息，參謀決策、處理事務的綜合職能，輔助決策者有效控制全局的工作人員。”（張清明等：《關于秘書定義的思考》，載《武漢大學學報（社會科學版）》，1986年第6期。）

《現(xiàn)代漢語詞典》：秘書是掌管文書并協(xié)助機關或部門負責人處理日常工作的人員。1998年5月，國家勞動部（現(xiàn)勞動和社會保障部）在其新頒布的《秘書職業(yè)技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領導處理財務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員。

“國際秘書聯(lián)合會”認為，“秘書應是主管人員的一位特殊的助手：她／他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內(nèi)作出決定。”

二、秘書職能及職業(yè)化要求

1951年建國初期，在《政務院關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》中，規(guī)定了秘書長或辦公廳主任的七項工作任務。

新時期秘書工作的任務，有以下四大類：

（一）日常程序化工作

1．文書處理和撰制

2．調查研究

3．信息工作

4．文書立卷和檔案管理工作

5．會務工作

6．信訪工作

7．查辦工作

8．印信工作

9．行政事務管理

10．機要保密工作

（二）協(xié)調工作

協(xié)調的核心是使有關部門和人員同心協(xié)力地工作，在各自的崗位上，朝著一個共同的目標使

勁、出力。

（三）領導人臨時交辦的工作

經(jīng)常性的；

突發(fā)性事件（自然方面的；社會方面的）

（四）輔助決策工作

三、秘書分類和層次

國外的秘書人員，根據(jù)其服務對象，大致分為政府機關秘書、企業(yè)秘書、私人秘書三大類，后兩類秘書占絕大多數(shù)。

根據(jù)其和承擔責任的不同，在縱向上則分為不同的等級。如日本的秘書等級是：

（1）見習秘書（2）初級秘書

（3）中級秘書（4）高級秘書

一、從服務對象和經(jīng)濟來源分，可分為公務秘書和私人秘書兩類。

二、從所屬部門分，可分為黨務、行政、軍事、司法、經(jīng)濟和文化等秘書。其中又可細分為若干小類，如在經(jīng)濟部門，可分為工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)等秘書；在文化部門，可分為教育、衛(wèi)生、體育、宣傳、文藝、科研等秘書。

三、從具體的工作分，可分為文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務秘書、外文秘書等。

秘書的層次，指兩方面內(nèi)容：

一方面，秘書人員所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個層次（也有人分為中央、省市、縣、基層四個層次），因而相應地有三個層次的秘書。

另一方面，即使在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。目前我國秘書從業(yè)人員約達2300萬人。

秘書分三個層次：

初級秘書——以接電話、發(fā)傳真、收發(fā)信件等服務型為主；

中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業(yè)。

高級秘書（經(jīng)理助理）——能起草重要的合同文本、懂法律、稅務知識，有應急處理能力。

對秘書層次的劃分，還有其他觀點，如“主要應以秘書所承擔的工作對領導工作影響的深淺、作用的大小為依據(jù)，并結合機關的地位，秘書個人的條件來確定” ；“按秘書人員擔任的職務來劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、科長、股長、科員、辦事員等七個層次”。

全能秘書的全部內(nèi)涵首席秘書 Monica

傳統(tǒng)觀念上覺得秘書是吃“青春飯”的，而我想澄清的是這是一種認識上的誤區(qū)。目前上海經(jīng)濟發(fā)展勢頭很好，外資企業(yè)越來越多，秘書是一個企業(yè)運作管理中不容忽視的環(huán)節(jié)。所謂“行行出狀元”，秘書也是一門職業(yè)，不謙虛地講，我認為自己也可以算是這一行里的“狀元”之一。我是首席秘書，也叫一秘，那勢必就有二秘、三秘，這是從職務大小、責任范圍和公司地位來劃分的。我認為做一個真正意義上的好秘書要具備很多潛力和素質。現(xiàn)在不是流行復合型人才嗎？我想我們秘書這一職業(yè)有時候也需要類似的人才，甚至可以說是“全能型”秘書。

首先，硬件設備是必不可少的。掌握一門外語——

通常指英語，是最基本的條件；做文秘的人工作在辦公室，文字處理的工作特別多，所以對一些現(xiàn)代化機器的熟練掌握也是不用多說地最基本的能力，尤其是電腦。

其次，秘書的職業(yè)道德備受重視，每一行有每一行的規(guī)矩，秘書也不例外。平時工

作中不可避免地會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件，保守秘密就顯得分外關鍵。這也可以說是秘書最重要的守則，因為它不僅是個人的事情，更關系到整個公司的利益。

另外，秘書是工作在老板身邊最親近的人，老板出差不便看郵件時，我們要處理一些文件，有時需要立即替他批復。所以一個好秘書，除了講一口流利的英語、熟練使用計算機和擬寫各種文件外，還有很重要的是應具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力。這些有時候需要多年的鍛煉和培養(yǎng)。所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷。

還有一點，我時刻提醒自己要保持一顆平常心。作為一秘，責任越大權力也就越大，我的確處于“一人之下”的地位，但實際上和公司其他員工是平等的。要在老板和同事兩頭之間做到平衡，人際關系才不會有很大問題。不能給人一種盛氣凌人的感覺，要具有親和力。雖然“不想當將軍的兵不是好兵”，但不能忘記秘書的天職，越權的事情是絕對不能做的，否則結果就是被掃地出門。

最后，要講究公私分明。千萬別搞老板秘書戀，真正的好秘書是不會依仗這種手段在職場上攀升的。

溝通最重要傳媒公司行政助理Jessy

時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細心、謹慎、考慮周到。除此之外，秘書還應該有靈氣、有悟性、有團結能力；能提出有創(chuàng)造性的建議，并且凡事懂得分出輕重。而在我看來，最為重要的是交際和溝通能力。

我和領導在一間辦公室，但是客戶們一進門先瞅見我，形象當然很重要。

其實不用穿得很時尚、另類，只要大方得體就行，儀表看上去舒服即可。

我的工作要求我有很好的溝通能力，不僅要和客戶打交道，還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關系。領導常說我可以算作是領導和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之間，一定要尋求到好的一個平衡點，正確傳達領導的意思表示，不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾。

做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務，其實還要求人

員有較廣的知識面。我首先和客戶交際，代表的是公司形象，出了洋相就是抹公司的黑。工作中碰到棘手的問題，要采取主動性，積極面對，體現(xiàn)出能力才能被領導器重。

在我的工作中，難以避免要打電話去催客戶支付費用，說得難聽點有點“討債”的味道，但這是我工作的一部分，不得不直面。現(xiàn)在我也習慣了這些事務，總結了一套經(jīng)驗技巧，這也是一種溝通的經(jīng)驗技巧。

第二章 秘書工作

1秘書工作電話

一、電話基本技巧

（一）要有愉快的工作心情

（二）態(tài)度認真，聲音清晰明朗

（三）重要的第一聲

（四）注意自己的語言

（五）認真清楚地記錄

二、接電話禮儀

（一）迅速準確的接聽最好在三聲之內(nèi)接聽。“您好！××公司”。

（二）對方撥錯號碼，禮貌告知對方。

（三）對方認錯了人，應馬上告之。

（四）倘若被找的人外出——

（五）了解來電話的目的，如自己無法處理，認真記錄，不致誤事。

（六）代接電話時，當場記錄并復述。然后貼到相關人員的桌子或者電腦旁。

（七）自己不能處理的電話，坦白告訴對方，馬上將話筒交給能夠處理的人，并先把對方所談內(nèi)容簡要轉告接收人。

（八）一般應由打電話的一方提出結束電話，彼此禮貌道別，恭候對方放下電話后再掛電話。如果對方占用時間過長，不得不讓其“適可而止”時，要提醒得委婉、含蓄。

三、打電話時應注意的方面

充分利用電話，采取主動：

1.會面前積極電話聯(lián)系；2.遲到、請假由自己打電話；3.外出辦事，隨時與單位聯(lián)系；

4.外出辦事應告知去處及電話；5.延誤拜訪時間應事先與對方聯(lián)絡；6.用傳真機傳送文件后，以電話聯(lián)絡確認。

（一）斟酌方式要考慮電話能否解決問題，是否有必要以電話討論這些問題。

（二）理清思路，妥善組織通話內(nèi)容

可以在腦海中設想一下，有時候應該開列電話提綱。

特別重要的事項，最好事先把有關資料（如報告文本）傳過去。

（三）斟酌通話時機，做好記錄準備

（四）立即表明自己的身份。比如說：“你好！我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎？”

（五）要確認對方正是要通話的對象。然后稱呼對方的名字或職位，以便讓對方了解到你知道其名字，縮小你們的距離感。

（六）撥錯了號要道歉。

（七）確定對方是否具有合適的通話時間。

可以在開始講話時向對方問一下：

“您現(xiàn)在接電話方便嗎？”

“您現(xiàn)在忙嗎？”

“您現(xiàn)在有時間同我談話嗎？”

“這個時候給您打電話合適嗎？”

“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”

如果對方說“現(xiàn)在不行”，則不宜堅持。“請問我什么時候再和你通電話比較合適呢？”等等。如果不得不在對方不方便的時候去打攪，應當先致歉并說明原因。

（八）要讓對方知道通話時是否另有別人在聽。

（九）表明自己打電話的目的。

一般應在開始時扼要說明通話目的和存在的問題，提出可供選擇的方案，指出雙方的分歧所在，最后稍加歸納，解決問題。

（十）給對方足夠的時間作出反應。

通話時，每部分之間稍作停頓，使對方能及時作出反應。

（十一）對提綱上所列要點應講完一條勾掉一條，以避免分心或遺漏。隨時設想對方下一步要問的問題，作出合適反應。

（十二）適時結束通話，不要占用對方過多時間。

（十三）結束通話時，要把剛才談過的問題適當總結一下。

（十四）如果想留言請對方回電，切記要留下自己的電話號碼。

（十五）最后環(huán)節(jié)

應說幾句客氣話：“很高興和你交談”，“謝謝您打來電話”。以便顯得熱情些。放話筒的動作要輕，否則對方會以為你在摔電話。

話筒沒放穩(wěn)前，千萬不可對剛才的交談妄加評論。

第三篇：秘書學

秘書學概論

試卷題型：簡答題、案例分析、情景題、論述題

一、秘書出現(xiàn)的詞義發(fā)展變化

1、古代秘書一詞的含義

宮中秘藏之書

《漢書.敘傳》載：“（班）斿（東漢著名史學家班固之祖先）博學有俊材，??與劉向校秘書。” 讖緯圖錄等一類書籍

指官職名稱

如：秘書監(jiān)、秘書令、秘書丞

官署名（機構名）如：秘書寺、秘書省、內(nèi)秘書院

注意：

不同的時期人們對秘書的認識、理解是不同的，秘書工作有一個不斷發(fā)展的過程，不同時期，不同國家，秘書在實踐中的形態(tài)也不相同。

“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務并為領導決策及其實施提供服務的人員。

----國家職業(yè)標準

“秘書應是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權力范圍內(nèi)作出決定。”----國際秘書聯(lián)合會

在我國，從工作實踐的角度看，秘書有狹義和廣義兩種解釋。

秘書：是為政府機關、企事業(yè)單位、團體或個人提供輔助管理、綜合服務的人員。問題：什么是秘書？文秘、秘書長、辦公室主任、文書、行政助理

目前秘書在各類政府機關、企事業(yè)單位中屬于最基礎，也是最重要的崗位之一，其崗位職責描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。

二、秘書的類別和層次（了解）

教學秘書、黨務秘書、行政秘書秘書長、辦公室(廳)主任、秘書處長(科長)、秘書

1、秘書的類別

1）、從服務對象分類：集體秘書、個人秘書（私人秘書、專職秘書）2）、從具體工作分類： 文字秘書 機要秘書

行政秘書 信訪秘書等。3）、從所屬行業(yè)部門分類：黨政秘書、企業(yè)秘書、軍隊秘書、法律秘書、醫(yī)藥秘書等 4）涉外秘書：指在我國的三資企業(yè)、外國駐華機構、我國涉外單位和部門供職的秘書。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務的也包括在內(nèi)）

2、秘書的層次

我國，社會上常習慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。

如：秘書長、辦公廳主任；辦公室主任、秘書處長、科長；普通秘書、文書(科員)一些公司根據(jù)所在崗位層次可分為：

董事會秘書；總經(jīng)理秘書；總經(jīng)理辦公室秘書；經(jīng)理秘書；經(jīng)理辦公室秘書；前臺接待、事務助理等

三、秘書人員的素養(yǎng)（秘書素養(yǎng)是指秘書人員開展秘書工作必須具備的內(nèi)在基本條件 知識結構；專業(yè)能力；職業(yè)道德；外在形象、氣質；職業(yè)性格、心理素質；工作作風等。注意1：外在形象與形象管理

一般要求：整潔的發(fā)型、清爽的面孔、干凈的手部、合適的著裝、優(yōu)雅的姿態(tài)、謙和的態(tài)度、得當?shù)难哉勁e止等 注意2：職業(yè)性格與性格塑造 性格是一個人對外界事物及他人的態(tài)度和行為上表現(xiàn)出來的比較穩(wěn)定的心理特征，也是一個人內(nèi)心情緒的定位。如：冷漠、熱情、誠實、虛偽、認真、馬虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、膽怯、果斷、猶豫、開朗、抑郁、敏感、遲鈍

職業(yè)性格：性格與人的職業(yè)有很大的關系，長期固定做一件相同的事，無疑會使從事同一職業(yè)的人形成相同的職業(yè)性格，然后約定俗成，這種職業(yè)性格也就成為了同業(yè)公認的職業(yè)標準。秘書職業(yè)性格：豁達、溫和、熱忱、縝密、敏捷、內(nèi)斂、自制等

注意： 情緒是非常私人化的東西，別人有可能影響你，但無法控制你，真正能夠控制你的情緒的人只有你自己。

四、秘書的職業(yè)道德

秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實踐中的具體運用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實踐中形成的調整相互關系的行為規(guī)范的總和。

秘書職業(yè)道德規(guī)范規(guī)定秘書人員在職業(yè)活動中的行為規(guī)范。秘書人員的職業(yè)道德要求主要由秘書工作的特點和要求決定，同時受各國的社會制度，文化背景、價值觀念和風俗習慣等的影響。

忠于職守，自覺履行各項職責；服從領導，當好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄；謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務；遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私；恪守信用，嚴守機密；實事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質；鉆研業(yè)務，掌握秘書工作各項技能。－－《秘書職業(yè)技能培訓鑒定教材》

任勞任怨，不辭辛勞、服從領導，當好參謀，輔助而不干預、協(xié)助而不干擾、參謀而非全謀(參謀不決策、參與不干預、分憂不分權）實際問題是：鋒芒太露，喧賓奪主，搶占風頭 甘居幕后（甘當無名英雄）

協(xié)助上司處理事務，協(xié)助上司正確思考，協(xié)助上司打理企業(yè)。像上司那樣思考，比他們考慮得更全面更深刻！像上司那樣行事，比他們做得更周到更出色！將微不足道的事做到完美無暇，將舉足輕重的事做得無懈可擊！我們無法改變上司，但是我們可以影響上司！擺正位置，自尊自重，平等待人“協(xié)調”而非“指揮”；不可妄自尊大；不可越權辦事

“作為秘書我需要我的工作得到老板肯定的同時也需要我的人格得到老板的尊重”

“下屬”而非“奴仆”； 不可盲目遵從；嚴守機密，提高警覺，嚴謹細致，迅速敏捷，無微不至和無懈可擊

秘書職業(yè)的特點是對所有問題所有細節(jié)的全部掌控與恰當處理，任何一點疏忽都有可能帶來無法想象的可怕結局，對此絕對不能掉以輕心。

五、秘書的知識結構

知識結構，是指個人為實現(xiàn)一定的目標，在對人類知識體系進行學習與選擇后，在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調的知識系統(tǒng)。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構成的各個部分及其結合方式。

秘書人員的知識結構的總體應體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動態(tài)性－、層次性（整體合理性）

1、秘書知識結構的模式－ “通才型”（復合型）的秘書，其知識結構應由以下幾個部分構成。

基礎知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、邊緣相關學科知識 國家職業(yè)秘書培訓鑒定：“以企業(yè)需求為導向，以職業(yè)能力為核心”

基礎知識：文書基礎、計算機應用基礎、辦公設備的使用、速記基礎、企業(yè)管理基礎（企業(yè)管理常識、企業(yè)文化、企業(yè)人力資源管理）、法律法規(guī)（行政許可法、公司法、合同法、電子簽名法、反不正當競爭法、勞動法、知識產(chǎn)權法、世貿(mào)組織相關知識）、會計、統(tǒng)計、金融、稅收常識。秘書業(yè)務知識：會務管理、事務管理、文書擬寫與處理等，英語（涉外秘書證書），日本高等院校秘書學科課程門類設置

2、秘書人員的能力要求

廣義“能力”是指一個人成功地完成某種活動所必需的主觀條件。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務能力，操作技能，表達能力，書面表達（寫作能力），口頭表達等

要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結合；說話藝術，機變、幽默。理解和領會的能力，分析綜合能力，溝通協(xié)調能力，應變能力，交際能力，操作能力（操作技能）通過反復練習獲得的運用某項專門技術的能力。現(xiàn)代辦公室設備的操作與保養(yǎng)，辦公室常用辦公軟件的使用，網(wǎng)絡、通訊技術，速記、打字等

注意：秘書素養(yǎng)的不同層次需要、秘書班子的群體優(yōu)化

3、秘書的培養(yǎng) 1）、培養(yǎng)途徑

學歷教育、短期專業(yè)培訓、崗前培訓與在職培訓、自我培養(yǎng) 2）、秘書的職業(yè)資格鑒定

秘書鑒定及授證工作的開展有助于規(guī)范秘書培訓和促進就業(yè)服務。對用人單位挑選合格人才提供客觀標準

1997年，國家勞動和社會保障部委托國家職業(yè)技能鑒定專家委員會秘書專業(yè)委員會制定了《國家職業(yè)技能標準（秘書）》和《國家職業(yè)技能鑒定規(guī)范（秘書）》，并經(jīng)勞動和社會保障部組織專家審定通過。

1998年6月，國家勞動和社會保障部在試點省市首次進行秘書職業(yè)資格考試。目前國外一些秘書授證考試開始進入我國。

六、秘書與領導的關系

1、什么是領導同秘書的和諧關系？

三個一致：政治思想、價值觀念上趨于一致、工作上一致、興趣愛好一致、親密有度，情感有節(jié)、工作上的主從性(上下級關系)＋人格上的平等性＋私下的朋友關系

雷區(qū)和誤區(qū)：要忘了你是誰－－任何時候不要替上司做決定、過分親密使不得、秘書不是老板的家奴

2、如何與領導處理好關系

充分了解領導,并理解、尊重領導，注意維護領導的威信（正確的看待領導）、做好本職工作及領導交辦的工作，盡心協(xié)助領導、善于處理各種特殊情況 發(fā)現(xiàn)領導人間有矛盾時，正確定位，把握好平衡全局的度，正確判斷領導人之間矛盾的類型。妥善處理。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。不要到處宣揚領導的矛盾。（以利于團結為目標，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）、發(fā)現(xiàn)領導有缺點、出錯時不要毫不留情地揪住不放，應盡可能多方面幫助他（她），應運用說話的技巧和適當?shù)姆椒ㄔ谶m當?shù)臅r機向其點明，或委婉規(guī)勸其改正

3、與領導意見相左時

（1）首先應考慮一下自己的想法是不是真的有道理。（2）提出自己想法，應針對不同領導采取不同方法（因人而異）。（3）注意不同的場合，選擇好時機，選擇好方法。

4、領導誤解你時

（1）主動溝通，積極接觸。“理不講不清，話不說不明”（2）佯作不知，用行動表白。（3）不要心存不滿，在背后批評領導。

5、自己做錯時（1）應想到紙包不住火，千萬不要掩飾。直接向領導承認你的過失，比別人向領導匯報你的過失好得多。（2）領導可能原諒秘書犯錯誤，并允許秘書改正錯誤，但不能允許秘書的欺騙。（3）承認過失前，要分析犯錯原因，尋求補救的辦法。（4）誠心接受責備并道歉，切勿強辯或帶著情緒工作。

6、當領導人發(fā)火時

一般情況下，不要過分介意。不必與上司賭氣，甚至還以顏色，或與領導鬧情緒。根據(jù)不同情境和不同原因，采取具體對策。

七、秘書與一般同事的關系

1、秘書與一般同事關系的特征

工作上的合作關系，平等的相對穩(wěn)固的業(yè)緣關系

2、秘書處理與一般同事關系的原則和要求

不可盛氣凌人，能真誠地關心別人、換位思考、求和不求氣，多一份寬容 注意：忽逞一時的口舌之能，不要將正常工作矛盾轉化為個人恩怨。一視同仁，同等友好、維護上下級及同事間團結，正確對待“敲邊鼓”和“小報告”問題。

3、秘書其他業(yè)緣關系的特征：廣泛性、復雜性、靈活性

4、秘書處理其他業(yè)緣關系的原則與要求

廣結良緣、一視同仁，以禮相待、發(fā)揮微笑的魅力、記住別人的姓名、真誠地關心、贊美他人

八、秘書工作內(nèi)容 常言為“三辦”：辦文、辦會、辦事 “文書、事務、一般管理” 依據(jù)：權威機關的規(guī)定及組織機構的崗位職責規(guī)定；現(xiàn)實狀況

政府秘書長和辦公廳主任任務：協(xié)助首長綜合情況，研究政策，推行工作、協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系、協(xié)助首長掌管機關內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作、協(xié)助首長掌管保密工作、掌管機要工作、主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項)掌管機關事務工作(包括機關財務、生活管理、學習娛樂活動等事項)－《關于各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》

1、主要職能：辦公程序。

（1）文件的擬、收、發(fā)、存（歸類、立檔）；（2）召開會議、會議紀要；（3）掌印：開具企業(yè)一切對外證明，加蓋公章（需授權）；（4）檢查：檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行；（5）負責所有文件的打字、復印；（6）制作總經(jīng)理會議邀請信，并擔當該會議接待員（7）保持辦公室整潔，做好來賓的接待工作；（8）傳達總經(jīng)理的各項工作指令，及時檢查是否得到執(zhí)行，迅速反饋信息，同時提出解決的意見。

2、兼管職能。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計：為企業(yè)提供各項統(tǒng)計數(shù)字；（3）司機管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場分析、市場調查；（6）公司宣傳、促銷活動，P0P廣告設計、制作（7）不管部。

總則：程序化、科學化；規(guī)范、高效；

細心、創(chuàng)造性。小事不過日，大事不過周。

3、秘書工作內(nèi)容

政務性工作、業(yè)務性工作、事務性工作（政務性工作、日常事務性工作）

目前我國政府機關與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項：文書撰寫與文字記錄、文書處理、檔案管理、會務工作、辦公室管理和機關日常事務管理（辦公室環(huán)境管理、辦公設備和用品的采購、保管與發(fā)放、印信管理、公車及會議室管理、辦公室現(xiàn)金管理、商務費用辦理、電話處理、郵件處理、值班工作等）接待工作：信訪工作（處理人民來信、來電，接待人民群眾來訪的工作）日程安排：出差服務、安排落實領導外出活動

包括：出差日程管理；與相關單位聯(lián)系和協(xié)調；安排交通工具、住宿地點；出差費用報銷；隨從工作等、督查工作、協(xié)調工作：領導間、上下級間、部門間、單位間等關系的協(xié)調；項目、工作計劃的協(xié)調；公文、會議的協(xié)調、保密工作：保密工作是為達到保密目的所采取的必要手段與措施。（重點環(huán)節(jié)：文件保密、會議保密、通訊保密、涉外保密、宣傳報道保密、計算機保密等）其他（照顧上司、輔導新秘書、公關工作、談判工作、臨時交辦事項、突發(fā)事件處理等）-注意：秘書工作內(nèi)容是隨著社會的發(fā)展而變化的4、秘書工作的特點

（一）被動性與主動性的統(tǒng)一（1）秘書工作中的矛盾統(tǒng)一、輔助地位決定工作中的被動性，秘書工作圍繞領導工作展開(為領導活動提供直接或間接的服務)，秘書工作要服從于領導工作(領導工作處于主導地位，秘書工作處于從屬地位)，秘書工作行為（干什么，如何干）的發(fā)生多具有被動性(遵命而作，受制于領導的意圖和指示的精神)，有些工作帶有不可預測性。

“我能做什么”，“還需要我做什么”，工作性質的輔助性，工作要求的主動性，被動中尋求主動，做到被動與主動的矛盾統(tǒng)一

注意：

秘書本身、領導、工作環(huán)境、秘書工作的有效管理等、與秘書工作的主動性的充分發(fā)揮的關系

關鍵:越位問題

人們把說話辦事、處理問題超出其身份、職權的現(xiàn)象稱為越位，也稱越權。主要包括決策越位、工作越位、答復問題越位、禮儀越位等，有領導和下屬兩方面的原因

以下幾種行為是典型的超越秘書職責范圍的行為，秘書在工作中必須加以注意：

1、未授權，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

2、私自代表上司與客人洽談業(yè)務

3、隨便接待或回絕沒有預約的客人

4、詢問會議內(nèi)容

5、隨意決定上司的工作日程

（2）被動與主動的矛盾統(tǒng)一－－被動中尋求主動

問題：如何做到被動與主動的統(tǒng)一？

常規(guī)性工作，形成規(guī)范，明確程序，不必吩咐即應按慣例主動做好。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領導，了解領導工作需要的基礎上，能有效預測、主動提供一些超前服務。(想領導之所想，急領導之所急)強烈的責任心，主動工作的精神，積極去發(fā)現(xiàn)問題，有效拾遺補缺。做事靈活，注意分寸把握。(注意主動性的“度”，既不越權，也不失職)

（二）機要性與群眾性的統(tǒng)一

辯證地處理好兩者的關系，既保持警惕性，保守機密，又不能以強調機要性拒群眾于千里之外，脫離群眾，甚至于與群眾格格不入。

（三）事務性與思想性的統(tǒng)一

秘書部門既要參與政務，又要管理事務。前者具有很強的思想性與政策性，后者具有很強的事務性。“嘴勤、手勤、腿勤、腦勤”

秘書工作的關鍵是進退有度,事務性與思想性并重，秘書人員要有自己的思考和獨特的見解。不能一味地被事務性工作牽著鼻子走，沒有獨立的見解，使自己成為庸庸碌碌的事務主義者。

強調秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務。

（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一

“雜家”與“專家”的結合

（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一-

3、秘書工作的作用

參謀和助手作用，信息樞紐作用、耳目作用，協(xié)調作用，領導機關的門面作用 思考題：

你認為除秘書個人素養(yǎng)因素外，還有哪些因素會影響秘書工作的有效性、積極性？

秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調作用、助手參謀作用、耳目作用、門面作用，除了有賴于秘書人員本身素質的提高，以及對秘書工作規(guī)律的把握外，還與秘書工作的科學管理有著密切聯(lián)系。沒有合適的管理體制、制度、方法，秘書工作的積極性、工作的有效性都是會受到影響的。

九、秘書工作的管理

1、指用現(xiàn)代科學的管理方法和手段，使秘書工作達到規(guī)范化、制度化和科學化。“三化”：規(guī)范化、制度化、科學化

規(guī)范化:指各項秘書工作都符合經(jīng)過長期實踐經(jīng)驗證明的切實可行的程序和標準，也就是標準化。制度化：指在各項秘書工作中，明文制定嚴格的辦事規(guī)程或行動準則，嚴格按規(guī)章制度辦事。科學化：指各項秘書工作必須遵循秘書工作本身的客觀規(guī)律，選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進行工作，以取得質量最好，效率最高的效果。規(guī)范是基礎，制度是保證，科學化是目標。

2、秘書工作管理的內(nèi)容

秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機構的設置，秘書的崗位職責設置，秘書工作任務分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓、獎懲等多方面。對秘書人員的管理 對秘書工作的管理

建立系統(tǒng)科學的秘書工作規(guī)范和制度。“沒有規(guī)范不成方圓”秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準則和行為標準。包括：法律、法規(guī)、規(guī)章、內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面。問題：（1）、制度規(guī)范的合理性、完善性、可行性、有效性存在問題。（2）、制度的落實與執(zhí)行存在問題

完善秘書任用、考核、獎懲、培養(yǎng)等機制

問題1：選拔任用機制不完善，導致不合格秘書被選用，影響秘書工作的質量，易滋生腐敗，領導滿意與否？具有很大程度的主觀隨意性；可能影響組織整體目標實現(xiàn)；易形成人身依附關系。

3、加強對秘書工作人員的領導和管理。

領導同志的秘書，行政上受各自領導同志和領導同志所在部門的辦公廳（室）領導。秘書工作人員考核和獎懲由領導同志所在部門的辦公廳（室）和同級組織部門負責。考核與獎懲、晉級等掛鉤

4、評估中心（assessment center)崗位責任制與崗位目標管理應與考核、獎懲結合，形成有效的競爭機制與激勵機制，才能收到應有效果。

問題3：在職教育、培養(yǎng)機制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升。如：入職培訓 秘書機構的設置應遵循必要、合理、精簡、應變的原則，以達精簡節(jié)約、提高工作效能的目的。問題：機構臃腫，層次繁多，關系不順，人浮于事。應減少層次，人事結合，避免分工過細，因人設崗。

我國政府的秘書工作是秘書長領導下的辦公廳（室）統(tǒng)管秘書業(yè)務、研究工作、機關事務工作的形式。

秘書業(yè)務部門

秘書長――辦公廳 政策研究部門

機關事務部門

以某直轄市委的秘書工作機構及其部門為例： 市委辦公廳（局級）：

秘書一處（文件處理、會議工作）、秘書二處（值班、接待工作）、秘書三處（搜集信息、動態(tài)，起草文件，編寫簡報）、信訪處（人民來信、來訪工作）、巡視處（督辦、查辦）、機要處（機要工作與保密工作）、行政處（機關日常行政事務工作）、政策研究室（政策研究工作）

政策研究室原屬辦公廳領導，１９８４年獨立建制，升格為與市委辦公廳平級的局級機構，直屬市委領導，組織如下： 市委研究室（局級）：秘書處（文件、會議、接待等工作）、經(jīng)濟處（研究城市經(jīng)濟政策）、科教處（研究科技、教育政策）、農(nóng)村處（研究農(nóng)村政策）、宣傳處（政策宣傳工作）、黨群處（研究黨群關系）

采用先進的辦公技術與辦公方法，實現(xiàn)辦公自動化

十 秘書工作的起源與發(fā)展

1、我國古代秘書工作

古代官職的職責范圍、官僚機構設置與現(xiàn)代有所不同，把某個職位比為秘書職位，某個機構比為秘書機構，有時可能不完全準確。

同一官名，同一機構，朝代不同其職掌權限也有變化。如“尚書”為了限制秘書弄權，歷代帝王往往不斷設立新的秘書機構，于是數(shù)千年封建社會中重復出現(xiàn)一現(xiàn)象：某一時期大權在握的官員，往往是前一時期皇帝秘書的較低的內(nèi)廷官，到下一時期，又逐漸被新起來的皇帝秘書取代。

2、秘書與秘書工作的起源

古代秘書名與實不符，主要從現(xiàn)代秘書的基本職能去考察。

（1）傳說中的黃帝時代 倉頡造字，任黃帝的史官。《漢書.古今人表》

“龍??命汝作納言，夙夜出納聯(lián)命”－－《尚書.堯典》 “納言，喉舌之官。聽下言納于上，受上言宣于下。”

－－《尚書》孔氏傳 “古代之治天下，朝有進善之旌，誹謗之木，所以通治道而來諫者” －－《漢書.文帝本紀》（2）、奴隸社會時期的秘書工作

隨著國家職能的發(fā)展，秘書工作逐步完善、成型 早期“巫”、“史”不分、后逐步有了專門的機構及官員配置、商末周初：秘書機構－－太史寮、天府、太史，左、右、內(nèi)、外四史，椽史，掌節(jié)，守藏史等 出現(xiàn)了一些處理行政事務的專門文書，形成了最初的文書工作如：典志、誥、命、諭等最早的政治文件匯編《尚書》典：上古帝王分布政令、法典的文書。命：下達文武百官的文書。誥：君王對臣下的命令。諭：君王對臣下的訓示。

逐步形成了一些秘書工作制度

西周至春秋時期：正副本制度、保密制度、用印制度等（3）、封建社會時期的秘書工作

秘書人員、機構：秦以后從中央到地方（郡、縣）形成了一支龐大的秘書隊伍，主要有：

御史 尚書 尚書令（尚書仆射、尚書郎）、博士、主璽令史、謁者令、中書令（中書監(jiān)、中書侍郎、中書舍人）、黃門侍郎、翰林學士 長史、主簿、記室令史、掌書記、令史、書吏殊現(xiàn)象：宦官秘書 非官方秘書：門客、幕僚 清末幕僚興盛及幕學產(chǎn)生：紹興師爺，幕館，《幕學舉要》、《入幕須知》等

秘書機構主要有：

西漢成帝 “尚書臺”（后改為“尚書省”）

魏文帝 “中書省”、“門下省”

隋唐

“中書省”、“門下省”、“學士院”（翰林院）

宋

“中書省”、“門下省”、“樞密院”

元

“中書省”、“行中書省”、“行樞密院”

明

“內(nèi)閣”（設中書科、誥敕房、制敕房）“通政使司”、“司務廳”、“尚寶司”

清 “內(nèi)閣”、“翰林院”、“軍機處”（設方略館、內(nèi)翻書房）、“通政使司”、“奏事處”

3、主要秘書工作

文書工作和檔案管理工作、參謀言諫、上下信息傳遞溝通工作社會調查（了解民情）、信訪工作、會務工作（典禮活動組織）

4、秘書工作制度

文書工作制度：

保密制度

行文制度

三省制度

請示類公文一文一事制

文書立卷制

限期承辦制 貼黃、引黃制（公文摘要制度）

批紅、票擬制（條旨制）行移勘合制度

催辦制等

戰(zhàn)國：主官簽發(fā)制度

秦漢：對公文的名稱、用途，甚至用語都作了嚴格的規(guī)定。有專門的文書傳遞制度 “郵”、“亭”后代改為“驛”、“驛站” 魏晉南北朝：請示類公文一文一事制度

唐：對公文的用紙、撰制用語、折疊、謄寫、用印、封存裝、收發(fā)登記、移交有明確的細則 貼黃制度：貼黃，公文如有變動，可另寫小塊黃紙補貼。

保密制度：唐對中書舍人有四禁“一曰漏泄，二曰稽緩，三曰違失，四曰誤忘。”凡泄密者輕則杖責，重則絞刑

宋元宋保密制度：樞密院專管機要文書的官員不準私出訪問，也不準接見客人。引黃（公文摘要制度）：章奏文書須將內(nèi)容要點、呈遞日月寫于黃紙，貼于封面或正文之前，稱為“引黃”催辦制度：專事催辦、限期催辦。宋：催驅房，元：急傳鋪、元公文照刷、磨勘，文書立卷等制度

明： 批紅：根據(jù)皇帝親批字樣或奉旨由司禮監(jiān)太監(jiān)替皇帝批答章奏。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。限期承辦制度：小事5日，中事10日，大事20日，限期內(nèi)完成，誤期受罰。行移勘合制：提倡公文“辭尚簡要”、“直言簡易”，三令五申禁止浮文妨要，要求“刪去煩文，務從簡要” 清：統(tǒng)一奏本格式，限定題奏本章及貼黃的字數(shù)，書寫規(guī)則 秘書的選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

隋唐、宋元、明清都有嚴格的秘書選拔、選拔、使用、考核、監(jiān)察制度

唐：官吏銓選標準：身、言、書、判。身，體貌豐偉；言，言辭辯正；書，文筆流暢，文字楷法遒美；判，文理優(yōu)長和實際工作能力強 考核制度：德、行。德的標準是“四善”，德、慎、公、勤。行的考核標準有27條

明： 明朝規(guī)定，四品以上的官員，九年任滿時自我鑒定，由皇帝親自考核裁決優(yōu)劣。五品以下的在一考、再考、通考后，由吏部、都察院再出題考核，之后再鑒定工作成績。考試內(nèi)容有三項：文理粗曉、行移得當、書札不謬。晚清時期的秘書工作

政府秘書工作開始參照外國制度

1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設“承宣廳、制誥局”，負責秘書工作。陸軍部首先設置“承政司”，下設“秘書科”等四科。地方總督、巡撫等大員身邊設“秘書員”近代技術在文書檔案中得到應用

適應洋務運動的發(fā)展，一些廠礦企業(yè)中也設有文書檔案機構。如：文案處

5、中華民國臨時政府時期

總統(tǒng)府下設秘書處，設秘書長一人（總攬各項文秘事務和日常工作），設秘書若干。各省都督府設秘書廳（處、局）、文書局（部）

貫徹反封建的思想，文書工作進行了各種改革

《公文程式條例》 出現(xiàn)私人秘書

6、北洋軍閥統(tǒng)治時期的秘書工作

為適應對外交往的需要，國務院設有各種專門的外事秘書，如英文秘書、日文秘書。建立常任文官制度

培養(yǎng)官吏的學校里設置了公文課程。《公文程式》（直隸法政專門學校編制）

7、國民黨統(tǒng)治時期的秘書工作 政府、軍隊設立了一整套秘書機構，各級政府都設有專門的秘書工作機構 文官處 秘書處(總務、機要、撰擬)秘書室待從室（蔣介石親信秘書機構，處于蔣介石與政府各部之間的樞紐位置）副官處、機要科 文官長 秘書長 秘書 錄事 事務員 書記官 文書 1927－1945年進行了三次“文書改革”運動。“公文改良法” “文書檔案連鎖法” 提出了秘書的任職資格問題

《國民政府秘書及科員任用規(guī)則》：國民黨黨員；國內(nèi)外大學或專門學校以上畢業(yè)的學歷；具備任文職三至四年的資歷，有特殊的學識經(jīng)驗；由國民黨委員二人推薦或主管長官保準。

十一、中國共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國的秘書工作 民主革命時期中共領導下的秘書工作的特點 老一輩革命家非常重視秘書工作

秘書機構和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦

善于總結經(jīng)驗，形成一些比較成熟的制度

1、建黨初期的秘書工作

1923年第三次代表大會上決定建立秘書制，大會選出中央秘書為毛澤東

1926年四屆三中全會決定中央設秘書處，下設五科（文書、會計、交通、翻譯、出版）。各省委也分別設秘書處或秘書科。

2、第二次國內(nèi)戰(zhàn)爭時期的秘書工作

秘書廳 秘書科 秘書處 總務處（文書、收發(fā)、印刷、交通）建立機要科 長征中僅保留機要科和中央秘書長一職 建立文書工作規(guī)范

3、抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作

1937年，黨中央重設了秘書處，下設“機要、文書、材料、會計”四科。(組建中央辦公廳)1938年后，邊區(qū)政府均設秘書處或秘書室，配主任秘書、秘書、文書、庶務和收發(fā)等人員，承擔各項秘書工作。

秘書處不僅負責文書工作，還包括會計、統(tǒng)計、人事及其他各種事務。建立了新的秘書工作制度。

頒布了《陜甘寧邊區(qū)新公文程式》、《改革公文程式的理論與實踐》等文件，簽批電報制度、傳閱文件制度、文件登記、批辦制度等，加強了會議組織工作，制定會場規(guī)則。

4、解放戰(zhàn)爭時期的秘書工作

逐步形成以后各省、市秘書機構的架構 1948年華北人民政府：

秘書長

秘書廳(后改為辦公廳)：秘書處、行政處、人事處、新聞處、交際處、調查研究室等

確定了“秘書長領導辦公廳，統(tǒng)管政策研究工作、秘書與行政工作、機關事務工作”模式

進一步改進和完善文書工作。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。公文種類有所增加，實行“一事一報”制度，完善了電報的承辦和歸檔制度，建立報告制度。

5、新中國的秘書工作

建國初總結秘書工作經(jīng)驗，改革國民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應社會主義國家的秘書工作機構與制度。完善秘書工作組織、規(guī)范秘書工作、提高秘書工作效率 6“文革”時期的秘書工作

秘書機構和秘書工作受到嚴重沖擊、秘書隊伍素質下降、公文形式主義泛濫、弄虛作假 改革開放后，我國的秘書工作呈現(xiàn)新的局面

1981年開始，十多年間黨中央召開多次全國秘書長、辦公廳主任會議

1985年1月，黨中央召開第三次全國秘書長、辦公廳主任座談會。提出秘書工作的“四轉變”，“三服務”。

“從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事、又出謀獻策；從收發(fā)傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息；從單憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)閷嵭锌茖W化管理；從被動服務轉變?yōu)榱幹鲃臃铡?“三個服務”：為本機關領導和上級機關服務；為本機關其他平級的職能部門服務；為下級機關和人民群眾服務。

四轉變：秘書工作的規(guī)范化、制度化，秘書工作的專業(yè)化、職業(yè)化，秘書工作的現(xiàn)代化、自動化，秘書工作內(nèi)容發(fā)生一些轉變

秘書從業(yè)者逐漸增多，新秘書種類不斷出現(xiàn)

第四篇：秘書學

一．秘書：能在授權范圍內(nèi)作出正確決定的助手，即從事辦公室程序性工作，協(xié)調上司處理政務及日常事務，為決策及實施提供服務的人。

二．秘書的分類：

縱向的分類：是按照秘書的業(yè)務水平進行的

（一）從層次來說，可分若干類秘書。一方面，秘書所在的機關、單位，其級別有高有低，可分為中央、省（市）縣、基層；另一方面，在同一機關、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）

（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機關，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員

橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標準來分類

（一）按照服務對象，經(jīng)濟來源：1.公務秘書；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務的秘書）2.不同行業(yè)或所屬的部門分類，黨政、行政、經(jīng)濟、軍事、司法、文教。3.按秘書的工作內(nèi)容：文字秘書、機要秘書、行政秘書、通訊秘書、事務秘書

一．秘書學的定義：就是研究工作的產(chǎn)生、發(fā)展及其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學。

二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領導意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領導意圖是秘書活動的準繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）

一.秘書工作的含義：就是以領導的工作運轉和決策服務為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作

二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類）

1.政務性工作，是直接為領導決策（包括黨政機關的決策和企業(yè)的重大決策）服務的綜合性工作

2.業(yè)務性工作：是指帶有專業(yè)性質的常規(guī)工作

3.事務性工作：是指一些專業(yè)性不強，主要依靠經(jīng)驗和責任心就能辦好的機關具體事務 三．秘書工作的特點

1.輔助性：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：A.所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領導工作展開；B.秘書人員只有發(fā)言權而無表決權，更無決定權；C.秘書人員在處理任何問題時，不能超越職權范圍自作主張

2.綜合性：秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的 3.機要性：秘書工作的機要性，就是指秘書工作的機密性和重要性 4.事務性：體現(xiàn)在對各種事務性工作的處理上

5.被動性：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務宗旨所決定的。四．秘書工作的作用

1.參謀，助手作用；2.樞紐作用（首先表現(xiàn)在它要做好上情下達，下情上傳的工作，秘書部門要充分切實做好各職能部門的協(xié)調，平衡工作）；3.協(xié)調工作；4.門面作用

五．秘書工作的原則：保密原則；準確原則（辦文要準、辦事要穩(wěn)、情況屬實、主意要慎）；迅速原則；實事求是原則

六．秘書工作的方法

1.調查法（包括典型調查法，重點調查法，抽樣調查法，個案調查法）

A.典型調查法：根據(jù)調查目的和要求，選取少數(shù)具有代表性的典型單位進行調查研究，借以認識事物的規(guī)律及本質的一種非全面的調查方法（省時省力）

B.重點調查法：是指在全體調查對象中，選擇一部分重點單位進行調查，是一種補充性的調查法

C.抽樣調查法：從研究對象中抽取一部分單位進行考察和分析，推斷總體的數(shù)量特征的一種調查方法（起到全面調查的作用）

D.個案調查法：是對一個人，一個群體，一件事，一個社會集體或一個社區(qū)所進行的深入全面的調查

2.研究方法：包括比較方法、類比方法、分析方法和綜合方法

3.參謀方法，原則：只謀不斷，要有全局觀念，站在領導者的角度思考問題。包括隨機參謀法、預測參謀法、求同式參謀法和求異式參謀法。A.隨機參謀法：根據(jù)領導工作發(fā)展變化的情況隨機向領導者提出意見和建議。B.預測參謀法：對未來的發(fā)展趨勢做出預測，提出有遠見、有對策的意見和建議（超前性）C.求同式參謀法：參謀者采取與領導者相同的思路，擬定出各種具體方案，供領導選擇D.求異式參謀法：參謀者采取與領導者總體設想相反的思路，提出反向的總體設想，供領導選擇

（二）秘書工作的常用方法 1.領會領導意圖的方法：從把握領導近期工作的重點上領會領導意圖；從不同角度捕捉和領會領導意圖；從把握領導個性特點中領會領導意圖

2.請示的方法：請示的對象要準確；請示的內(nèi)容要單一；請示時機要恰當；請示的形式要靈活（重大事項，涉及政策方面，需要授權批準，要書面；一般事項，事務性工作，可以口頭請示）

3.報告的方法：報告的內(nèi)容要客觀真實；報告的內(nèi)容要簡明扼要；報告要區(qū)分對象；報告要選擇適宜的時機；報告的方式要靈活

4.擋駕的方法：事務活動擋駕；來訪擋駕；電話擋駕

5.協(xié)調方法：如出現(xiàn)小矛盾，采取溝通協(xié)調方法；因為非原則問題，則各執(zhí)一詞，采取變通協(xié)調方法；如果局部存在利益沖突，就要采取融合協(xié)調方法；如果矛盾涉及幾個部門，就要采取會商協(xié)調方法

6.督促檢查的方法：督促檢查的范圍；督促檢查的方法：時效性較強的要及時催辦、時效性長的要分階段催辦

7.信息溝通的方法：口頭溝通（是信息溝通的主要方式）；書面溝通；身勢溝通：身勢溝通是口頭溝通的重要輔助形式，具有明顯的暗示性特點，能強化口頭表達的作用

8.工作進程調度方法：⑴ABC分類處理的方法：要事、急事列為A類；重要但不急辦的事項列為B類；一般性事務和可暫緩辦理事項列為C類；⑵集中辦理與分階段進行相結合的方法；⑶統(tǒng)籌計劃法：注重任務控制；注重質量控制

9.工作時間管理的方法：指定時間計劃；合理使用空余時間 10.特殊情況下變通的方法

第三章 秘書機構

一.秘書機構的含義：秘書機構即秘書部門，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式

二．秘書機構的設置原則：適應性原則；精簡原則；高效原則

三．秘書機構的組織形式：分離制；綜理制（適用于市縣政府和大多數(shù)企事業(yè)單位）

第二節(jié).秘書機構的具體組織形式 1.行政機關的秘書部門 二．公司企業(yè)的秘書工作

1.綜合性的秘書部門（國有大中型企業(yè)、固有公司）“公司辦公室”“集團辦公室”

特點：全面掌管單位內(nèi)部的行政管理事務 2.職能性的秘書部門 “經(jīng)理辦公室”“廠長辦公室”“行政辦公室” 三．

1.決策層：這一層次，一般不設秘書部門，在董事會機構中設置的董事會秘書，是公司的高級管理人員。股份制企業(yè)的董事會秘書身份比較特殊 2.管理層：總經(jīng)理辦公室是股份制企業(yè)中最高常設秘書部門

3.執(zhí)行層：部門經(jīng)理的助理也稱秘書，有專設的，也有由部門內(nèi)職員兼任的。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。

四.臨時性機構秘書：指舉辦大型活動或聯(lián)合召開大型會議時所設置的非常設性秘書機構

第三節(jié).秘書機構的運行機制

特點：1.內(nèi)在并行性：對復雜和龐大的組織而言，具核心又必然要分化為“領導”和“秘書”兩個功能模塊，從而實施指揮、協(xié)調、控制功能，以提高領導決策效率和決策水平；2.自我平衡性；3.組織有序性

第三章

秘書的素質 第一節(jié).秘書的職業(yè)道德

一．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的含義：指秘書在遵循一定的職業(yè)道德原則和職業(yè)行為規(guī)范下通過自我教育、自我修煉、活動形成的職業(yè)道德情操和職業(yè)道德境界。

二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：1.愛崗敬業(yè)，任勞任怨；2.尊重領導，主動服務；3.遵紀守法，嚴守機密；4.團結合作，廉潔奉公

第二節(jié).秘書的職能結構 第三節(jié).秘書的氣質個性 一．秘書的心理素質

1.秘書的性格：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短。堅毅自利、穩(wěn)健隨和、豁達開朗、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作

2.秘書的意志：自覺性；果斷性；自制性；頑強性 膽汁質、多血質、黏液質、抑郁質

對氣質具有星對穩(wěn)定性、可塑性，對氣質要順其自然，安之若素，揚長避短，克己所短。良好情緒，能駕馭和控制自己的情緒，保持積極、樂觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀的情緒。

二．秘書的心理健康

1.樹立自信；不患得患失；制定新計劃

2.樹立正確的人生觀；確定適度的抱負水準；創(chuàng)造良好的人際關系；及時調整不良心理；參加各種有益活動

第四章

秘書的日常事務工作 第一節(jié).辦公環(huán)境管理

（一）含義：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍，公眾環(huán)境，所在地，建筑設計，裝飾裝修，室內(nèi)溫度一系列因果的綜合構成。

（二）制約辦公環(huán)境的因素：社會大環(huán)境；職責和功能 二．辦公環(huán)境的優(yōu)化

（一）辦公區(qū)的選址和設計

1.辦公環(huán)境的選址：考慮組織的業(yè)務性質的需要；考慮通訊、交通等服務設施的配套水平；周圍的綠化水平、空氣質量等因素

2.內(nèi)部分區(qū)：秘書部門，因其工作的特殊性設在緊靠服務對象的位置，公共服務部門一般設在辦公區(qū)的中間位置

3.配套設施

（二）選擇合理的辦公模式 1.開放式

2.封閉式：或網(wǎng)絡式辦公室

（三）保持辦公環(huán)境的整潔有序

1.辦公環(huán)境的清潔：首先，要保證上司的辦公室的清潔；其次，要保持自己辦公位置的清潔有序

2.辦公設備的合理擺設：辦公臺要放在光源好的位置；大型書柜、文件柜靠墻擺放；小型辦公設備可直接放在辦公臺面上；存放文件的工具置于隨手取到的地方；電話機擺在秘書臺的左邊；垃圾桶一般擺在秘書臺的下方；小的辦公用品分門別類擺設；最好不要放私人物品

第二節(jié).辦公環(huán)境的安全維護 一．維護辦公環(huán)境安全的重要性 二．辦公環(huán)境安全的分類

（一）房屋、設備的安全

（二）信息的安全 突發(fā)事件重在預防

第三節(jié).電函印信的處理 一.電話接聽的程序與方法

（一）接聽電話：及時接聽；自我介紹 轉接和電話記錄

（二）接打電話時的禮儀 二.郵件的收發(fā)與處理

（一）郵件的收取

1.分揀：按照收件人分揀；按照收件部門分揀；按照收件的重要性分揀 2.拆信：⑴確定信件的種類（標有“機密”“秘密”字樣的郵件和寫有某某人親收的私人郵件，秘書不應拆封）⑵郵件拆封的方法：首先，小心拆封郵件；其次，檢查和清點郵件

3.閱函 4.登記 5.呈送

（二）郵件的寄發(fā)

1.檢查郵件；2.核對名證；3.裝封登記 三．印章的管理與使用 1.概念

2.作用：標志作用；權威作用；法律作用；憑證作用 3.外觀形式

4.印章的制發(fā)和啟用

（二）印章的保管：如無特殊需要，印章不宜帶出辦公室，更不能交由他人使用

（三）印章的使用程序和方法： 1.用印申請 2.用印簽批 3.用印監(jiān)督

第四節(jié).辦公接待工作 一．接待工作類型

（一）含義：接待工作，是指組織在隊內(nèi)、對外聯(lián)絡交往中所進行的接洽招待工作。

（二）類型

二．招待工作程序

（一）接待計劃

1.接待規(guī)格：接待規(guī)格實際上就是來賓所受到的禮遇

⑴高規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務高的接待方式。目的是表示對對方的重視和禮遇。

⑵對等規(guī)格接待：即主要的陪同人員與主要來賓的職務相當?shù)慕哟@是最常見的接待規(guī)格。

⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務低的接待，常見于基層 2.接待規(guī)格的確定 3.日常安排

4.經(jīng)費預算：接待經(jīng)費項目——工作經(jīng)費，住宿費，餐飲費，勞務費，交通費，參觀，游覽，娛樂費用，紀念品費，宣傳，公關費用等

5.其他事宜 6.工作人員

（二）開展招待工作 1.迎接來賓

2.會見、會談的接待

⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進行深入接觸，交換意見

⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。會見可以高低不同，但會談時各方代表的身份除特殊外，一般要求相當。二是目的不同。會見不要求一定要達成書面協(xié)議，但會談的目的則希望達成協(xié)議。三是約束力不同。會見達成的共識往往是口頭性的，會談則具有較強的約束力。

⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。其他人按右高左低排列。

二是合影。主人居中，右側為上。主客雙方按禮賓排序排列合影，以主人右手為上，主客間隔排列。

3.宴請接待。⑴宴請時間⑵用餐地點：首先，環(huán)境幽雅；其次，衛(wèi)生條件良好；最后，要考慮來賓的民族禁忌，口味禁忌。

4.參觀游覽及娛樂活動 5.送別來賓

（三）善后工作 1.總結提高 2.文件歸檔 三．接待禮儀

（一）親切迎客

1.握手；2.問候；3.稱呼；4.投遞名片

（二）熱忱待客

1.交談；2.引見；3.介紹

（三）禮貌送客

“出迎三步，身送七步”是迎送賓客的最基本的禮儀 四．接待要求：細致周到；按章辦事；保守秘密

第五節(jié).值班工作

一．值班工作的主要任務

1.傳遞信息；2.公務接待；3.處理緊急電文和突發(fā)事件；4.承包領導交辦的臨時事項（臨時性的會議通知；任務調查；向有關單位和部門傳達上級領導的指示）；5.協(xié)調安全保衛(wèi)工作

二．值班工作的要求

堅守崗位；處理及時；做好記錄（值班電話記錄；值班接待記錄；值班日志）；了解領導的活動情況

第六節(jié).辦公時間效率的管理 一.有效管理自己工作時間的方法

（一）科學

1.培養(yǎng)好習慣：⑴在工作時間里不做與工作無關的事，特別是私事⑵絕對不“煲電話粥”⑶工作中學會說“不”⑷不要忘了“例行公事”

2.將工作分類

秘書的工作一般可分為事務型工作和思考題工作 3.為工作制定計劃

4.學會為自己編制工作日志

（二）合理

（三）專注

二．上司的日程安排

（一）上司的日常工作安排

1.為上司制定周工作計劃：⑴要事第一（重要工作安排在最佳時段）⑵預約優(yōu)先⑶綜合考慮⑷分工負責⑸領導確認

2.為上司編制工作日志 3.為上司安排約見（約會）

⑴確認是否有安排接見的必要⑵了解清楚約見的目的，提前做好相關準備（如會談文件，背景材料）⑶必要得到領導的確認

（二）上帝的調研工作安排

首先需要了解清楚調研的目的；其次是要了解被調研單位的相關背景，住宿、餐飲、時間表的安排

（三）上司的旅行安排 1.國內(nèi)旅行

⑴了解上司此行的有關情況：第一，了解旅行原因；第二，了解旅行目的地；第三，知曉旅行時間；第四，了解隨員及事務安排

⑵做好出行準備：旅行計劃主要包括以下幾個方面。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點、活動事項、負責人或有關人員、備注等內(nèi)容）

⑶選擇安排交通工具：第一，預定車票；第二，預定飛機票（認真核對票上的信息，內(nèi)容是否準確無誤）；第三，接送的交通工具

⑷準備資料和其他備用品 ⑸住宿安排

⑹做好領導當天的交通安排 2.國際旅行

⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護照；第三，補辦簽證；第四，獲取《國際預防接種證書》；第五，購買機票；第六，辦理保險

⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫

⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關事宜；二，進行時差換算；三，辦理行李托運；四，查閱目的地背景資料；五，準備禮物

3.準備好自帶生活用品

第五章

秘書的調研與信息工作 第一節(jié).秘書的調查研究工作 一．秘書調查研究工作的特點 1.一致性；2.經(jīng)常性；3.廣泛性 二．調查研究的方法

1.實地觀察法；2.個別訪談法，正式訪談或隨機訪談；3.座談調查法；4.問卷調查法；5.通信調查法；6.網(wǎng)絡調查法

第二節(jié).秘書的信息處理工作 一.秘書信息工作的含義和作用

1.秘書信息工作的含義：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。

2.秘書信息工作的作用：是發(fā)揮秘書輔助領導決策功能的保證；是秘書完成日常工作的重要基礎

二．秘書收集信息的內(nèi)容和方法

（一）內(nèi)容

1.本組織的信息；2.國際市場信息；3.客戶信息；4.經(jīng)濟貿(mào)易信息；5.國際金融信息；6.法律政策信息

（二）收集信息的渠道

1.媒體渠道；2.網(wǎng)絡渠道；3.會議渠道；4.文件渠道；5.業(yè)務渠道

（三）收集信息的主要辦法

1.觀察法；2.聽讀法；3.調查法；4.索購法；5.交換法

第五篇：秘書學

3.要與領導在工作上配合默契。

領導者的職責是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責是為領導做好各方面的服務，當參謀，做助手，保證領導工作效能的實現(xiàn)。因此，文秘人員必須全面了解領導的工作計劃，掌握領導的工作方法。只有如此，才能快速地領會領導意圖，達到“心有靈犀一點通”的境地，才能與領導珠聯(lián)璧合，相映生輝。值得注意的是，與領導配合默契并不是無原則地適應和順從。在服務之中文秘人員要堅持實事求是的原則，堅持正確的政策方向，當領導做出不妥的決策或工作中有明顯失誤時，文秘人員應該予以提醒或建議，切不可明哲保身，更不能為博得領導歡心而迎合屈順，甚至火上加油。

4．要擺正自己的位置，做到工作到位不越位

當今社會，秘書工作已經(jīng)成為一種廣泛的社會職業(yè)，秘書人員隊伍迅速壯大，秘書的服務范圍不斷擴大，服務領域逐漸拓寬。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強。主動服務的積極性日益高漲，如果秘書工作者個人位置擺放不當。不能很好地把握自己的角色特點，很容易導致擅權越位的現(xiàn)象發(fā)生。前邊講了秘書要善于從領導角度思考和處理問題，是以服務領導為前提的，一定要擺正自己的位置，不能以“二首長”自居，不管秘書的意見多么正確，都不能代替領導作決策。在領導決策過程中，秘書可以提供信息，提出建議，而不能做決斷。凡涉及重要事項，重大問題，須由領導表態(tài)，秘書不能隨意表態(tài)，秘書只有在領導授權的情況下才可以表態(tài)。在傳達領導指示時，不能添油加醋，如果要表明自己的看法和意見，一定要與領導的指示區(qū)別快來，領導的指示要貫徹落實，秘書的意見只能作參考。要知道，秘書的參謀作用，與咨詢機構不同，咨詢機構尊重的是客觀事實，而不是領導意圖，他們的參謀活動比較超脫和自由。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領導決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。因此，秘書的參謀活動是非獨立性的，必須服從領導的決策意圖。

5．要與領導在感情上產(chǎn)生共鳴。

人都是有感情的.領導與文秘人員，在職務上雖有高低之分，但在人格和感情上卻是完全平等的。人的性格存在很大的差異性，領導也是如此，會議上講話有的照稿子念，有的則喜歡放開思路談;時間上有的注意用好八小時，業(yè)余時間一般不處理工作，而有的則喜歡晚間工作;愛好上有的喜歡體育運動，有的則喜歡釣魚、養(yǎng)花，也有的喜歡跳舞、下棋等等。要與領導在感情上產(chǎn)生共鳴，文秘人員必須盡力了解和掌握領導的經(jīng)歷、生活習慣、業(yè)余愛好和性格氣質，也包括道德準則、思維方式和行為方式，從而適應領導的個性，實現(xiàn)與領導在感情上的溝通。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領導，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。例如，一位心直口快的文秘人員跟一位少言寡語的領導就會被悶得張口結舌;一位拘謹敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領導，就會不知所措。置身于這樣的環(huán)境中會對文秘人員產(chǎn)生心理效應，使文秘人員逐漸向模仿或順應領導者的性格轉化。否則文秘人員就很容易被淘汰。

6．秘書與領導要在工作上保持協(xié)調和一致

秘書的主要工作就是要協(xié)助領導，所以秘書要在工作上與領導保持高度的一致性。在這里不是說要秘書對領導愚忠，主要就是說為領導的工作鋪好道路，能夠領會不同領導特別是主要領導的意圖,貼緊領導的思路,想領導之所想,謀領導之所需。秘書貼近領導，是領導的助手，在日常的工作中會受到領導的修養(yǎng)、工作作風的影響，會不自覺的模仿。這樣當領導從你的言談舉止、處理問題風格中看到自己的影子時，會覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對你稱。這會使秘書與領導之間的關系更進一步。

總之，秘書要搞好本職工作，首先必須努力處理好和領導的關系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。