第一篇：2012年秘書學概論考試小冊

秘書學概論復習綱要

1、當代秘書學科誕生的積極意義？ 答：A、促進了上層建筑的建設。B、促進了秘書工作的飛躍。C、促進了秘書人才的培養

2、秘書學研究的對象是什么，為什么？ 答：秘書學是研究秘書人員通過信息性、事務性、技術性的服務，近距離輔助領導決策與管理的活動及其規律的學問。包括這些活動的目的意義、功能價值、原則方法、科技手段，以及人員素養、經驗教訓等，均屬于研究范圍，也就是研究秘書工作及其規律。

3、我國秘書學的性質特點。

答：A、秘書學是一門新興學科。經過近二十五年的發展，它正在越過前學科階段進入常規學科階段。它的基本概念、研究對象、結構體系等已漸趨清晰，許多理論問題獲得學術界與實際工作者的基本認同。B、秘書學是一門交叉學科，也可以說是一門交叉應用學科。

4、學員學習秘書學如何理論聯系實際？ 答：A、實習。B參觀。C、請教。D、借鑒。

5、我國秘書起源于殷商時期的依據。答：A、我國有文字可考，有實物可據的歷史，是從商代開始的。B、我國最早的公文，也是殷商時期的甲骨公文。C、我國最早的“秘書”，是殷商時期制作甲骨文書的“巫覡”。

6、“巫”“史”型秘書的時代背景及其代

表人物。答：

7、春秋的“士”的特點及其代表人物。答：在春秋戰國時期，我國逐漸由奴隸制社會向封建社會過渡，在這樣的歷史背景下，各國的君侯為了沖破貴族勢力的束縛和適應頻繁戰爭的需要，廣泛地收羅人才，大膽的選拔人才，因此而出現了一批著名的客卿型秘書——“士”。“士”是一個復雜的階層，甚至“引車賣漿者之流，雞鳴狗盜者之徒”都有。但大都是有相當深厚的知識或相當精湛技能的人。他們平時可能沒有事情做，一旦有事就可能發揮作用。其中有的從事著事務性的工作，有的為主人出謀獻策、草擬文書、奔走游說，甚至著書立說。“士”的代表人物有：毛遂，平原君的門客；馮煖，戰國時孟嘗君的食客。

8、秦漢時期“君相之爭”與秘書的演變。答：“君相之爭”，是因為丞相位居“一人之下，萬人之上”，權傾朝野，有率領百官司上朝議事，就人事任免、獎賞封贈、邊事打仗、冊立太子等重大問題參與決策的權力，還可以對皇帝的意見予于封駁，也就是有否決權。這就必然權力太大，而如果再功高震主，就成為皇權的最大威脅。為了維護自己的皇權，秦漢的帝王便采取一系列的措施來削減相權，如加強中樞“秘書”的權力，取代丞相的部分權力，這就是“君相之爭”。“君相之爭”中帝王為了削減相權而增加其他官員的權力，比如尚書，而尚書的權力越來越大后，又會產生新的“丞相”，因此，秘書的權力不斷出現膨脹，皇帝就不斷設立新的機構與職務來取代他們，這被叫做“膨脹回位”現象，學者們則稱之為封建社會秘書史上的“膨脹回位”規律。

9、唐宋翰林型秘書的特點與產生原因。答：特點：翰林本來就是陪侍皇帝的人員，除了“近身”特點以外，還可能具有“親近”的特點，這是外朝的官員所難有的優勢。因此，“既親且重”的翰林學士型秘書，就更有可能發揮一定的輔助決策的作用，按現代的話叫做“參謀作用”。產生原因：一是皇帝為削減外朝機構實權，加強中央集權。二是國家機器加強，文書增多，需要專職文人撰寫。三是翰林學士是文人，多由科舉考試出身，沒有多少勢力圈子，對皇朝的威脅最小。

10、清代軍機處的秘書

答：清代軍機處設有軍機大臣，其僚屬叫軍機章京，章京通稱“小軍機”，是實際上的秘書，具體辦文辦事，由滿、蒙、漢人分任。章京的選取擇條件很嚴，嚴禁與外臣及地方官員私自往來接觸。軍機處辦事要求“勤”、“速”、“密”，一個秘書每天可以處理五六十件奏折，均當日辦文辦完。

11、民主革命時期黨對秘書工作的重視。答：早在1926年7月，黨中央就決定建立秘書機構。許多老一輩無產階級革命家不僅對怎樣做秘書工作做過一系列指示，而且還親自做過秘書工作。毛澤東同志擔任過黨中央第一任秘書，當時沒有秘書長之設，秘書也就等于秘書長。鄧小平同志24歲即任中央秘書長，先后曾四次擔任中央或軍隊的秘書長。各級秘書部門在書寫傳遞密件、綜合分析敵我情況、監督貫徹政策落實以及后勤和保衛工作中，起了重要作用，這是與黨對秘書工作的重視分不開的。

12、中國共產黨秘書史上的光榮傳統。答：

一、一貫重視秘書工作。

二、秘書的獻身精神。

三、嚴守黨的機密。

13、我國秘書歷史上的經驗教訓。

答：

一、秘書工作的政治性很強。

二、秘書工作要求知識廣博。

三、秘書工作的規范性很嚴。

四、秘書職業道德要求很高

14、我國秘書歷史上的思想理論。

答：

一、對人生價值的頑強追求。

二、對人格的嚴格要求。

三、對國家君主的絕對忠誠。

四、對刑名術法的刻苦實踐。

15、我國秘書的定義。

答：我國秘書定義為：近距離直接綜合輔助領導決策與管理的工作人員。近距離也就是近身的意思。輔助決策與管理，說明秘書的職能作用。秘書的全部工作是為領導決策與管理服務的，而不是決策者。

16、秘書兩大部類分類法的意義。

答：兩大部類分類法，就是把我國的秘書分為公務秘書與非公務秘書兩大部類。在國家尚無明確的秘書分類標準之前，這是較為符合實際而又能為秘書學者們接受的分類方法。

17、公務秘書與非公務秘書的異同。

答：兩者有六大不同：

一、基本性質不同。

二、組織管理不同。

三、工薪來源不同。

四、組織形式不同。

五、工作內容不同。

六、工作方法不同

18、從秘書職業特點看秘書的重要性。答：

一、遍布管理領域：秘書滲透于一切行業。無論政治、經濟、外交、軍事、文

教各條戰線的領導機構，或是廠礦、農村、醫院、學校等企事業單位和私營企業，都有領導人，也就自然有秘書工作，需要或多或少專職或兼職的秘書人員來輔助和支持其領導工作。

二、近身圍核運轉：A、秘書的近身圍核與左右手的地位，使秘書成為領導同外界接觸交往的重要渠道。B、秘書的近身圍核與左右手的地位，使得秘書最了解領導所轄范圍的情況，加上秘書常列席領導決策會議，領導簽署的文件也要經過秘書之手發出，這就使得秘書最了解領導決策的意思與過程，使秘書工作帶有強烈的機要性。C、秘書的近身圍核與左右手地位，使得秘書在一定的情況下，可能被授權代表領導處理某些事務。

三、綜合服務領導：秘書職業是全面綜合性的服務職業，秘書必須全面綜合各種信息，是領導的全方位服務助手。以上三點充分說明了秘書的重要性。

19、廣義與狹義秘書部門的區別，并舉例

說明。答：廣義的秘書部門，是指處于機關單位綜合樞紐地位，直接隸屬于機關首長，全面輔助領導機關，為領導工作和機關工作服務，具有參謀、助手、溝通、協調、督查等功能的辦公部門。一般來說，在高層稱為辦公廳，在基層稱為辦公室，包括其下屬的秘書、文書、機要、信息、調研、協調、督查、信訪、接待、值班等部門。1985年全國秘書長會議指出：“辦公廳有秘書、警衛、調研、通訊、檔案、信訪、交通、保健、保密和生活服務等等業務。” 狹義的秘書部門，是指各級辦公廳(室)中的專門從事輔助機關單位及其負責人辦理秘書業務的部門，以領導工作為直接服務對象，以文牘性、機要性工作為主要任務，包括辦公廳（室）中的秘書、文書、機要等業務部門。

20、秘書部門的職能。

答：秘書部門的職能可以概括為六大系列：

一、文書撰寫與處理職能。

二、行政與后勤保障的職能。

三、信息管理的職能。

四、綜合協調的職能。

五、督促檢查的職能。

六、隨機完成交辦任務的職能，也叫“不管部”職能。

21、秘書部門領導體制有何特點，為什

么？

答：秘書部門的領導體制，是實行本級領導管理。它不存在上下級領導機構的秘書部門之間的垂直領導關系，也不存在雙重領導關系。秘書部門領導體制的這種特點，與其他許多部門都不同，主要是為了保證秘書部門能為本級領導服務。

22、秘書群體意識的內容。答：所謂“秘書意識”，在海外叫秘書“團隊精神”，是一個組織機構想要團結調動成員積極性所必須樹立的精神因素。包括以下三點：

一、秘書部門的光榮自豪感。

二、秘書是無名英雄的價值觀。

三、節簡高效的部門精神。

23、秘書部門主要制度和制度建設的原

則。

答：主要制度有：

一、目標管理制度；

二、調查研究制度；

三、崗位責任制度：A、工作目標。B、工作范圍。C、職權與責任。D、同其他科室、個人的分工協作界限。E、考核與獎懲辦法；

四、請示報告制度；

五、廉政建設制度。制度建設的原則：

一、完整；

二、穩定；

三、可行；

四、具體。

24、目標管理方法。

答：所謂目標管理，就是一個地區或單位將一個時期的任務化為科學的目標體系，使整個管理工作圍繞著實現目標而有機運轉的方法。目標管理是一個全面的管理系統，它用系統的方法，使許多關鍵的活動結合起來，它具有確定性、層次性、一致性、約束性，這四個性質需要秘書從原理上研究掌握，從而有助于各級秘書人員都圍繞目標，實現嚴格的科學化管理。其具體步驟如下：A、制定目標的原則。B、制定目標的方法。C、確定了目標，必須認真管理，及時考評，總結經驗，實施獎懲。

25、秘書工作的本質屬性及其表現

答：秘書工作的本質屬性是輔助性，即近身、直接、綜合輔助領導決策與管理，秘書工作的價值也就在于輔助領導正確決策與有效管理。

26、為什么要強調我國秘書工作的政治

性。

答：我國的社會主義體制，是政治性極強的體制，全國各地區、各行各業，不可避免地都會受到政治性的輻射。

27、闡述秘書工作的綜合性。

答：綜合性來源于秘書工作是圍繞領導工作并為之服務的，而不是從事某項業務，領導工作所涉及，如政治、組織、生產、銷售、安全等等。除了辦文、辦事、辦會以外，對機關內部各單位，各分支部門的工作情況都應該有所了解，才能協助領導實現全面管理。綜合性也有學者稱為全面性，還反映了秘書工作的超脫性。正因為它不是特定具體的業務工作，它才能超脫于各其他部門利益之上，輔助領導開展綜合協調與督促檢查工作。

28、秘書工作的務實性。

答：秘書工作絕大多數是非常具體的事務工作，充滿事務性，而不是坐在辦公室里只靠開動腦筋，動動嘴巴，就能做好的。秘書要寫好文稿，得尋找翻閱大量資料，深入基層調查研究文稿的可行性；至于辦文辦會、辦事、是非常具體的事情，就更不必說了。我們說秘書工作是腦力勞動工作，與說秘書工作充滿事務性，并不矛盾，輔助領導包括了事務方面的服務。

29、秘書工作宗旨——“三服務”的內容。答：為本級領導服務、為各部門服務、為人民服務。

30、“四個轉變”的意義。

答：為了貫徹“三服務”的宗旨，中央提出秘書工作必須實現“四個轉變”。內容是：

一、從偏重辦文辦事，轉變為既辦文辦事，又出謀獻策；

二、從收發傳遞信息，轉變為綜合處理信息；

三、從單憑老經驗辦事，轉變為實行科學化管理；

四、從被動服務，轉變為力爭主動服務。

31、秘書信息調研作用的內容。

答：主要內容有8條，分別是：

一、報送信息是辦公廳（室）的重要職責，要加強政治責任感和自覺性，保證信息數量，提高信息質量；

二、“及時、準確、全面”地報送信息，要追究遲報、漏報、瞞報緊急信息的責任，堅持多方位、多領域、多角度提供信息，要喜憂兼報，支持信息人員報憂；

三、圍繞中心工作的需要報送信息，既要防止不加選擇地報送，又要避免需要的信息漏報；

四、搞好信息的整體開發與利用，所有參考價值的信息轉給下級去利用、增值；

五、有計劃有組織地搞好信息調研，提供有情況、有分析、有建議的調研報告；

六、進一步加強信息網絡建設，縱向可以延伸到縣甚至基層，橫向要覆蓋社會生活的各個方面，包括政治、經濟、文化、科技、教育、國防和外交等所有領域；

七、提高計算機信息處理的現代化水平；

八、加強對信息工作的領導與建設，按照政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的要求，大力加強信息隊伍的建議。

32、秘書督促檢查作用的意義。

答：督促檢查工作是領導決策是否能貫徹落實的必要保證，也是秘書為領導政務服務的重點之一。如果只有決策而沒有督促檢查，領導工作就只能算開始了“一半”，各種地方主義、分散主義，“上有政策，下有對策”等行為，很容易使領導決策成為“一紙空文”。督促檢查工作是確保政令暢通，令行禁止的工作。

33、秘書協調作用的有利條件。

答：

一、秘書處于各種關系與矛盾的交匯點；

二、秘書部門作為領導助手，所代表的是全局的利益，而不是某個局部小單位的利益，這種“全面性”與“超脫性”，使之最適合協助領導進行協調工作；

三、領導機關自身，也包含許多需要協調才能做好的事項。

34、秘書工作的新變化。

答：

一、領導層的變化：一方面是領導素養的變化，另一方面是民主觀念、法制觀念、集體領導的觀念增強，個人憑“靈機一動”的領導決策的情況大為減少；

二、時代發展與形勢的變化；

三、科學技術的變化。

35、秘書工作有哪些主要內容？

答：

一、信息工作；

二、督促檢查工作；

三、公文處理工作；

四、信訪工作；

五、檔案工作；

六、辦公自動化工作；

七、軍隊秘書工作；

八、企業秘書工作。

36、文書的概念與文書處理的主要內容。答：文書是信息傳遞的一種重要載體，一種基本工具，一種穩定形式。文書可分為公務文書和私人文書兩大類，公務文書指機關、團體、企事業單位等處理公務時所使用的應用文書。私人文書則是家庭、個人在私人活動中所使用的應用文書。文書處理：有兩種解釋：廣義的理解認為文書處理是運用科學的原則程序，對文書的擬制、辦理、管理包括整理歸檔所進行的一系列銜接有序的工作程序。狹義的指機關單位內部秘書所承擔的收發、登記、運轉、催辦、保管與整理等具體事務。

37、黨政機關主要的公文文種。

答：黨委系統有14個文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；政府系統有13個文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

38、秘書寫作文件的三點要求。

答：

一、正確領會意圖；

二、收集充實資料；

三、反復精心修改。

39、民用文書的類型。

答：主要有：

一、民用證明文書，如經歷證明、工作證等；

二、民用存錄文書，如家族史、遺囑等；

三、民用契記文書，如協議、借條、收據等；

四、民用通訊文書，如書信等；

五、民用禮儀文書，如賀詞、挽聯、感謝信等；

六、民用薦介文書如名片、求職信等；

七、民用啟事文書如征婚、求租等啟事；

八、民間商務與經濟往來的各種文書，如股票、民間債券等。

40、在大事記中區分大事與小事的界限。答：大事記通常采用流水賬式的編年本，以時間為綱，在年月日下記事。要區分大事與小事的界限，一般可以從以下6個方面來區分：A、會議，以內容的重要性與會議的規模區分；B、機構人事變動，以中層以上干部的升降、任免區分；C、收發文件，按文件的重要程度區分；D、接待與派遣，以人員級別與使命劃分；E、本單位或下屬單位發生、處理大事；F、本單位主要負責人的重要言行活動。

41、秘書整理（立卷）歸檔工作。

答：平時收集辦畢業文件，初步分類；年終調整定卷（立卷）。案卷題名，包括主要制發機關、案卷內容、歸檔編號、封面的檔案號等。秘書部門將整理合格的案卷，定期移給檔案部門集中保管，叫做歸檔。歸檔是國家檔案局規定的制度，承辦部門與個人不得保存檔案。

42、會議的概念。

答：會議主要指黨政機關、團體、企事業單位召開的各種工作性會議。它是一種管理手段與工作方法，通常由秘書們籌辦，或建立籌備機構，秘書參加籌辦。

43、會議的作用、類型與組成要素。

答：會議的作用：A、交流信息、互通情報；B、發揚民主、集思廣益；C、增加友誼、促進團結；D、統一認識，協調行動；E、做出決策，部署貫徹；F、結合交易、談判、展覽等，促進經濟貿易發展，為經濟建設服務。會議的類型：

一、按照會議的規模可分為：A、小型會議：少則三五人，多則幾十人，不超過100人；B、中型會議：一般在一兩百人之間，不超過1000人；C、大型會議：人數1000人以上，不超過萬人；D、特大型會議：人數在萬人以上；

二、按照內容性質可分為：A、代表性會議：指依據法律或有關組織章程定期召開的，具有立法或決定組織規章、制度和先例權力的會議，如黨代會、人代會；B、決策性會議：指各級領導班子貫徹民主集中制原則，集體討論決策會議，如各級黨委的常委會、政府辦公會議；C、協作性會議：指各地區、部門、單位之間為加強橫向聯系，或為完成某項共同任務而舉行的旨在溝通思想、分工合作的會議；D、專業性會議：指研究專門問題的會議，分兩大類，一種是專業的工作會議，如防治禽流感工作會議，另

一種是學術性會議，如“秘書學與秘書工作研討會”，通常由學術辦籌辦；E、紀念性會議：指紀念重大歷史事或人物、重大節日的會議，如紀念抗戰勝利60周年紀念會議；F、群眾性集會：諸如動員會、表彰會、公判會等；G、外事會議：包括各類型的會晤、會談等；H、公關性會議：指為促進與外部公眾的友誼，樹立良好形象而組織的各種交際性的聚會，如文藝晚會、茶話會；I、座談與對話會：主要是為交換意見、溝通思想為目的，如延安文藝座談會等；J、現場會：在取得成就或發生事故的現場，實地舉行的以總結交流經驗教訓為目的的會議；會議的組成要素：由十個要素組成：A、會議的任務，具體體現為會議的內容議題；B、會議的名稱；C、會議的領導、主持者與籌辦者；D、會議的參加對象，代表與列席人員；E、會議時間與日程安排；F、會議地點、包括大型會議的主、分會場；G、會議的物質設施；H、會議的信息（文件、資料、發言）；I、會議的形式與程序、議事規則等；J、其他，與會議同時結合進行的事務，如展覽、交易、參觀、表彰、選舉等。

44、主要的會務工作內容。

答：會務，是指為保證會議達到預期目的和效果所進行的各項具體組織及物質、信息等保證與服務工作。會務工作包括從會議的設計籌備到會議結束的善后工作全過程。會務工作的內容主要包括秘書信息文字工作與后勤保障工作兩大部分，重要會議還有安全保衛工作。

45、會見與會談、會展中的秘書事務。答：會見與會談的秘書事務：

一、提出參加人員，報請領導批準；

二、安排時間地點；

三、會見會談的座位安排；

四、在主要領導人需要個另深談時，其他有關人員應根據要求，或留下記錄，或安全退出，以利領導之間溝通思想，克服分歧；

五、重要的實質性問題，特別是經濟問題，應整理形成會談紀要等文件，經雙方核對審定后，簽名蓋印，分送雙方和有關部門；

六、國內兄弟同行的會見和會談，也應注意克服形式主義，不必鋪張浪費。會展的秘書事務：參與擬定計劃、提出邀請的黨政領導名單、撰寫某些介紹資料、組織開幕典禮、代擬或修飾開幕詞、接待黨政機關的非業務性來賓、參與工作總結和會議結束后的立卷歸檔工作等。

46、接待工作的意義。

答：接待工作既是樹立形象的窗口，又是聯系外界的紐帶；做好接待工作，對外來說常與經濟效益掛鉤，對內來說可與機關改革聯系；而且隨著社會與企事業之間信息、技術、資金交流的增大與加速，人才交流與變動也增大加速，各單位的接待量也就出現大的增長。做好接待工作，是關乎形象、效益與自身改革的問題。

47、秘書接待工作的工作要素與注意事

項。

答：工作要素如下：

一、制訂接待計劃：A、對方的基本情況，包括人數、級別、領隊人職務、民族、性別、年齡、抵達路線、日程安排與返程要求等9個要素，缺一不可；B、對方的目的要求；

二、組織活動日程：A、迎接和安排好食宿；B、看望；C、禮儀性的宴請；D、組織活動日程的實施；E、送別；F、小結。接待注意事項：

一、加強責任制，做好每一個細節工作；

二、接待工作中要注意突出本地區、本單位的特色，給客人留下深刻印象，才能達到通過接待樹立形象，加強聯系合作的目的；

三、接待外賓，應按外事規定規矩辦事；

四、精簡節約，力戒形式主義和鋪張浪費，仍然是接待工作中必須認真貫徹的原則；

五、政治性的接待工作要注意社會效益。

48、出差事務內容。*

答：內容如下：

一、制定出差計劃；

二、聯系交通工具；

三、安排落實住宿；

四、出差攜帶物品；

五、出境出差事務。

49、隨從工作基本要求。*

答：

一、發揮聯絡作用；

二、發揮耳目作用；

三、發揮參謀助手作用，如協助處理一般客人與一般信函，讓領導集中精力去抓大事；也可提出建議，輔助決策；

四、發揮公關作用。

50、政務值班的意義與重點。

答：政務值班，是指處理政務（包括業務部門的業務性工作）為主的值班工作，而區別與收發、門衛式的一般值班：政務值班也可包括一般值班，但一般值班卻不能代替政務值班。政務值班工作是領導的助手，群眾的助手，單位的耳目，信息的樞紐。做好政務值班工作，就保證了上情下達，下情上報渠道的暢通，有助領導及時了解重要情況，迅速處理重大問題。政務值班的提法，使值班工作由過去的收發門衛性質，上升為政務服務性質。政務值班的重點應放在保證重大緊急情況信息渠道的暢通上，包括自然災害、工作事故、群體**、重大案件等。

51、印章的概念與國家有關規定。

答：印章，是機關單位權力的象征，是代表機關單位的標記。關于印章的規定：

一、印章的尺度、樣式和制發；

二、印章的名稱、文字、字體和質料；

三、印章的刻制；

四、印章的管理與應用：A、管理；B、使用；C、用印登記；D、監印制度；E、蓋印；F、繳銷。

52、開具介紹信的要求。*

答：秘書開出介紹信必須按照規定的審批制度，不能有請必應。不開空白介紹信。介紹信應有編號和騎縫章，存根上注明的內容要同信的內容基本一致。對于介紹信的使用情況，應定期檢查。未使用的介紹信應當交回作廢。

53、信訪工作的概念。

答：信訪，指公民、法人或其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴請求，依法由有關行政機關處理的活動。

54、信訪工作的意義、作用與性質。* 答：信訪工作的意義：服務于以人為本，建設和諧社會；一是為了保持政府同人民群眾的密切聯系；二是體現、保護人民信訪的合法權益；三是處理人民內部矛盾，維護安定團結。信訪工作的作用：一是為民服務的作用，二是提供信息的作用，三是集思廣益的作用，四是廉政建設的作用。信訪工作的性質：

一、長期性；

二、群眾性；

三、廣泛性。

55、新信訪條例的主要內容與精神。答：新信訪條件的內容大致包括三大類：即反映情況、問題；提出建議、意見；投訴（包括檢舉揭發）與請求。新頒布的條例是政府的條例，對于黨群系統的領導機構，應當說其精神是一致的。

56、國家秘密的概念、密級與批準手續。答：國家秘密是關系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。國家秘密的密級分為三級：絕密、機密、秘密

57、主要的保密范圍、重點。

答：從密級程度看突出絕密事項；從秘密的分布上看，突出要害地域與部門；從涉密人員看，突出領導干部、機要人員與生產、研究、管理秘密事項的人員。

58、什么是機要工作？

答：機要工作有廣義與狹義兩種認識。廣義認為凡機關內部不宜公開的運作程序統稱機要。包括文書收發、文印工作、會議記錄、批件辦理乃至保密、檔案工作作為一個有機整體，都屬于機要范圍，稱作“大機要”。狹義的解釋，僅指機要通信、機要交通、密碼管理及高級首長的機密活動。我們用狹義的理解，認為機要工作主要是機關內部的事情，它具有保密性、內部性、實務性（即它是需要通過操作完成的）和時間不定性（指24小時都可能發生）等特點。

59、保衛工作的范圍、重點。

答：

一、文件資料和機要室，應保證絕對安全；

二、檔案館、室、庫，應保證檔案和安全、完整，不受盜損；

三、章印保管室，機關的各種公章、印信通常集中一處保管，便于使用；

四、會計室，是掌握財務賬目、現金、票據的重要場所，必須防止被盜或被毀；

五、電子計算機室，保存有大量數據、資料，要防止被竊、破壞及病毒污染、數據被偷換等；

六、庫房、物庫、車庫、油庫，易發生火災、爆炸、盜竊事故，造成生命財產損失，要防止、杜絕；

七、水、電、煤氣、消防、通訊系統；

八、高級領導人的辦公室、會議室、接待室，應按規定設置警衛人員或內部保衛人員，或由秘書負責安全保衛工作；

九、重要機密會議會場；

十、武器彈藥；

十一、機關住宅區，特別是其中領導人員的住宅；

十二、機關附近的某些賓館、招待所。60、突發事件的類型。

答：突發事件，指臨時發生的，涉及國家利益或群眾生命財產損失的重大事件，2006年3月21日，國務院通過《國家突發公共事件總體應急預案》，列出9類突發事幫如下：

一、安全生產事故災難；

二、鐵路行車事故；

三、民用航空飛行器事故；

四、海上需搜救事故；

五、城市地鐵事故災難；

六、電網大面積停電事件；

七、核事故；

八、突發環境事件；

九、通信保障事故。秘書可能遇到的突發事故可歸納為如下四種類型：

一、重大的自然災害；

二、嚴重的工傷事故；

三、社會生活中出現的群體性動蕩事件，如群眾示威游行等；

四、重大的刑事犯罪或破壞活動。

61、秘書處理突發事件的內容要點。* 答：

一、保證信息暢通；

二、輔助領導協調；

三、加強督促檢查；

四、做好接待工作；

五、總結經驗教訓。

62、廣義的參謀作用與秘書參謀作用有何

區別？

答：廣義的參謀中的“參謀”一詞本來詞義乃是參與謀劃，按今天的說法叫做參與決策，參謀也是指專為統治者出主意，獻計獻策的幕僚。現代參謀的完整意義也可以說是“智囊”，“參謀”一詞，被賦予了科學化、集體化與專業化三方面的含義，因而參謀組織也是多種類型的。秘書參謀作用不同于海外的“智囊團”，有些國家的智囊團可以專門同領導唱“對臺戲”。有的企業的領導人甚至要求其參謀人員，必須專挑領導決策的漏眼，叫做所謂的“缺點列舉法”，認為否則要參謀何用？我國秘書參謀作用的方向是輔助實現領導決策，而不是專唱“反調”，并具有從屬性、中介性、集體性和綜合性。

63、在參謀作用問題上，當前有哪些不正

確的傾向，為什么不對？

答：參謀作用是對整個秘書部門工作而言的，秘書部門應當通過信息、綜合、協調、督查和日常事務等，為領導決策與管理當好參謀。秘書個人也應該力所能及地發揮參謀作用，但一般不宜自稱為領導的參謀，尤其不可以“高參”、“諫客”居，在這一問題上，要注意兩種傾向，一種是否認秘書參謀作用的傾向，這不符合中央的要求；另一種是過高估價秘書參謀作用的傾向，兩者都是有害的。秘書參謀作用是在改革開放的歷史條件下加強調的，是一個歷史范疇概念。

64、秘書參謀職能活動的特征是什么？ 答：

65、什么是參謀場和參謀方向？

答：秘書的參謀場是指其參謀活動影響的范圍，是秘書參謀作用賴以存在的物質條件，是秘書發揮參謀作用的空間領域。參謀方向是指提出建議、預案時對參謀對象的影響力方向。只有秘書的參謀方向符合法律政策，符合事業發展功利與組織整體利益時，才是正確的方向。66、秘書怎樣增強參謀能量？

答：一是要加大智能投入，為秘書提供知識更新的機會；二是要鼓勵支持秘書個人加強知識積累、知識更新，秘書個人特別要學習管理學、決策學、秘書學、思維科學和所在單位的業務知識，增強參謀能量。67、試述秘書部門參謀的主要途徑、方法。答：寓參謀作用于日常工作中，這是秘書發揮參謀作用的基本途徑。秘書參謀方法：

一、求同或求異法；

二、比較參謀法。A、對兩種以上（但也不宜太多）方案進行比較；B、縱向進行歷史性對比，研究類似方案在歷史上成敗的經驗教訓；C、與不同單位、地區或與國外對比，后進趕先進；D、將選定的兩個較好方案中的關鍵部位進一步對比；

三、診斷參謀法；

四、效果評估法。

68、“寓參謀作用于日常工作中”的含義

是什么？ 答：“寓參謀作用于日常工作中”。這是秘書發揮參謀作用的基本途徑。辦文、辦事、辦會等“三辦”，還有辦信息、辦信訪等，都是秘書的日常工作，在這些工作中，都會遇到許多問題，需要秘書以智慧去辦理和有所創造地做好。在秘書工作中，要求秘書自己拿出一整套大方案，或大的政策建議的情況并不多見，更主要的是“寓參謀作用于日常工作中”。

69、簡述預測與預案的意義與簡單應用。* 答：預測，即對客觀事物未來發展變化的狀況，進行分析、估計與推斷，沒有正確的預測，也就不會有正確的決策。預案從寫作學的角度講，是計劃類的一種文種；從秘書參謀的角度講，是秘書參謀作用的一種表現載體，也是秘書部門工作中輔助決策常用的方式。

70、信息與秘書信息的概念。

答：信息的概念：信息是生活主體同外部客體之間有關情況的消息，有三個要點：

一、信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；

二、信息是客觀事物的狀態經過傳遞后的再現；

三、信息對于接受者是一種有用的知識，信息向人們展示的是認識的智慧。秘書信息的概念：秘書信息，簡言之，就是指秘書在為領導服務中所應當掌握的信息。對于黨政領導機關的秘書來說，它是以政務信息為主的社會信息；對于業務部門的秘書來說，它是以與業務有關的信息為主的信息。71、秘書信息工作的注意事項。*

答：注意事項有以下幾點：

一、圍繞中心，抓住重點，收集與處理信息。信息要以質取勝，而不應是多多益善；

二、重視信息加工；

三、信息與其他工作相結合，特別是與調研緊密結合；

四、要不斷提高信息知識與工作水平。

72、調查研究的概念、方法及特點。答：調查與研究是兩個既不同又有聯系的概念。調查是指通過各種不同的手段與方法，了解掌握客觀世界的實際情況。研究，是根據調查所獲得的材料，以辯證唯物主義的認識論和方法論為指導，進行科學分析與綜合，從而找出事物發展的規律。二者是一個有機的整體。調查研究的方法：普遍調查、抽樣調查、典型調查、重點調查、統計調查、綜合調查、追蹤調查、對比調查、各種分階段分層次調查等。73、秘書協調工作的意義。

答：協調職能在秘書工作中占有重要意義，這是因為：

一、秘書所處的位置，是各種關系和矛盾向領導者交匯的重要通道，下級有問題需要協調，必先報告領導；領導則需要秘書收集有關信息，包括問題產生的原因、背景、解決的依據、方針、辦法、步驟等。

二、秘書部門的“不管部”性質與全面、超脫性質，使之最適宜協助領導實現綜合協調職能；

三、秘書本身的許多工作如辦文、辦會、辦事，都會遇到認識不

一、矛盾阻撓；掌握事務更需要平衡各種利益，做好協調工作；

四、改革開放，經濟建設，需要安定的社會環境，需要通過大量的協調去正確處理人民內部矛盾，也需要充分聽取群眾意見克服官僚主義，正確決策與管理。

74、秘書協調的特點與方法。答：秘書協調處于輔助領導綜合協調的地位，具有如下特點：

一、秘書協調必須注意領導協調的特性：一是要從全局出發，盡可能站在領導的角度考慮問題，而不能是從辦公室的角度考慮問題；二要按本層級的職權范圍協調；三要講究協調的科學性；四要在協調中維護領導的權威，特別是注意依法辦事，公正協調和講究協調藝術，完善協調事項的貫徹執行和督促檢查；五要加強預見性，超前及時協調，變被動為主動；

二、秘書協調必須把握好自己的位置；

三、秘書協調必須掌握事項的范圍與重點；秘書協調的方法：A、綜合信息、調查研究；B、確立目標，制定方案，方案應包括協調主體、客體、目的要求、原則依據、時機步驟以及所需經費預算等；C、協商調處，達成共識；D、達成協議，分頭貫徹，可用會議紀要、協議書、公文等方式表述協議結果；E、督促檢查，追蹤反饋。75、督促檢查的目的、原則。

答：督促檢查的根本目的是要貫徹決策，解決問題。督促檢查工作的原則：

一、授權工作原則。即督促檢查本身是領導行為，秘書督查是一種輔助行為；

二、實事求是原則；

三、分級負責原則。76、督促檢查的方法類型。

答：有如下方法類型：催報督查、調研督查、協調督查、專項督查、通報督查、催辦督查、目標管理督查、輿論督查、會議督查等等。督的全過程可歸納為：立項、登記、下達、辦理、審核、上報、歸檔等程序。

77、機關行政事務的內容。

答：機關行政事務的主要內容有：有關接待工作管理、機關財務管理、物資設備管理、房產管理、基本建設管理、醫療保健管理、食堂管理、環境管理、車輛管理、國有資產產權管理、機關下屬企業管理、職工生活管理、會議服務管理、大單位的治安與交通管理、職工與家屬的文化生活與福利管理等。

78、機關行政事務工作的性質特點。答：

一、事務性。它是由許許多多的具體事務體現、構成的，每一件事都要經過工作人員去“作”，經過“辦”才能完成的；而不同于坐在辦公室只動腦、動嘴、動筆的文字秘書工作；

二、被動性。機關事務固然也有它的規律與程序，但臨時性的、突然性的事情也很多，其被動性是較強的；

三、科學性。機行政事務雖雜，卻并不是雜亂無章沒有什么學問的，第一、許多方面已經成為一門學科，有的還是新興學科，如環境學、會議服務等；第二、行政事務中同樣可以發揮一定的參謀作用，同樣需要大量的協調工作，這些都是學問；第三、要做好機關行政事務工作，必須進行深入的研究，最大限度地實現規范化與程序化，面規范化與程序化，本身也就是科學化。79、機關行政事務工作的指導思想。

答：其指導思想如下：

一、服務原則；

二、主動原則；

三、勤儉廉潔原則；

四、科學管理原則：A、管理本身是一門科學，要建立健全財物的預算、審核、保管、領取、監督等規章制度，使錢財與物資的領取、使用、維護、歸還都有章可循；B、現代化

管理又是一項技術性很強的工作；C、積極推進后勤改革。改革的方向是將部分工作推向社會化；D、引入競爭機制，對于后勤工作改進，也是必不可少的一個方面。80、秘書應當了解領導的方法。答：

81、舉例說明為領導工作鋪墊、延伸、代

勞方法。

答：秘書工作中很多業務活動，都是為領導工作做前期鋪墊的事務。如領導決策前的信息收集與加工處理工作；領導召開會議前，秘書的會前籌備工作；領導出差前，秘書的出差事務準備工作；領導批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。對領導工作的拓展與延伸，同樣是秘書工作的任務，是體現參謀助手作用的重要，如領導做出決策以后，秘書就有一系列的拓展延伸事務；要草擬決策文件，提出執行預案，發送文件和收集反映。領導召開的會議結束后，秘書要做好文件的整理歸檔，會后的落實催辦。領導出差后，秘書要整理有關材料，聯系了解出差效果，辦理出差經費的報銷等后續事務。代勞指的是領導由于公務繁忙、時間有限，而將部分本該領導親自辦理的事務，交給秘書去辦理。舉個簡單的例子，就是任何中高級領導也不可能親自去接聽每一個打給本人的電話，接電話就成了秘書的一項經常性事務。82、科學管理時間的方法。

答：科學管理時間的方法主要有：

一、統籌計劃時間法：所謂計劃使用時間，就是要在時間資源的使用上，做到有計劃、定標準、定量運用時間；

二、ABC分類處理時間法，即A是要事急事，需要優先辦理，B是重要而不是很急的事，可以次要辦理，C是一般性事務和可以暫緩的事務，可以在時間比較充裕時再辦理；

三、合理利用零碎時間；

四、海外的幾種時間管理方法：A、時間表：即對領導工作的時間進行分配，避免盲目浪費的措施；B、統計時間法：統計時間法是通過對領導人實際消耗時間的記錄統計，診斷領導人時間利用率與有效性，找出浪費時間的因素，提出減少時間浪費的措施，從而達到制訂出合理的時間計劃，科學地管理時間；C、目標時間法：目標時間法是用預定的目標來限制時間的使用，以達到節約時間提高效率的目的，是一種用反饋來加強時間控制的方法。83、如何制定時間表？

答：秘書書擬定時間表，應根據領導工作的忙碌程度，做到“三適”：適合、適應、適時。適合，指適合領導職務、性格等特點；適應，即適應領導工作的需要；適時，指適機會要求。制定時間表時應注意：

一、應記錄的事項有會議、面談、訪問、集會、出差、演講、深入基層等，以及有關慶典，其他重要的需要領導參與的事項；

二、時間表要一目了然，一般可用符號表示常見活動；

三、預定時間表需要在領導認可后，再印送有關部門，無關人員不送；

四、保密事項及領導的私事，不可明確記載，可用其他方式表明。

84、秘書工作一般規律的表述。

答：秘書工作的一般規律，是指秘書工作的共同規律，是古今中外“秘書”性質工作中，都固有的本質的、鞏固的、穩定的聯系。無論秘書工作的環境、體制、條件、方法等如何變化，規律的內涵是一致的。這一規律可表述為：秘書在主輔配合中近距離綜合輔助與適應領導工作的需要。85、秘書工作一般規律的意義。

答：

一、揭示了一切秘書工作和所有的秘書職能活動中固有的最本質最穩定的關系——秘書與領導主輔配合關系。領導為主，秘書的出現就是為了配合領導需要的；

二、揭示了秘書工作的基本特征，——圍繞領導工作的需要服務；

三、指明了秘書工作的基本內容——綜合輔助，既包括辦文、辦事、辦會、辦信息、辦信訪等，也包括參謀提醒，出謀獻策，充當領導的綜合性的參謀助手；

四、指出了秘書發揮職能作用的位置——領導身邊，最近的距離；

五、指出了秘書工作必須與領導的需要相適應，秘書應當不斷地追逐領導工作的需求。86、強調秘書工作規范化、制度化的意義。答：首先，提高了科學性，提高了辦文、辦事、辦會的效率，減少了差錯；其次，適應了電子計算機時代的要求，秘書可以把各種規范、制度與運作程序輸入計算機，實現電腦計劃、控制；再者，有助于培養提高秘書書的智能，幫助新秘書掌握基本禮儀、知識與技能，較快進入秘書角色。87、對立統一規律在秘書工作中的運用示

例。

答：對立統一規律是唯物辯證法科學體系的實質和核心。運用對立統一規律，有利于深入地認識秘書工作各個要素的聯系與關系，正確理解和把握秘書工作的各中矛盾。對立統一規律在秘書工作中的運用方面很多，主要有：A、被動與主動；B、維持與適應；C、聽命與勸諫；D、宣傳與保密；E、謀劃與執行；F、全面與重點；G、動機與效果；H、保守與創新；I、左與右；J、政治與經濟，以及與科學技術的關系。88、秘書與領導關系的多維性與本質屬

性？

答：秘書與領導的關系，是秘書人際關系中最重要、最密切的關系，是秘書工作成敗的關鍵因素。它不是一種平面的關系，而是一種多層次多維關系：

一、政治上的同志關系；

二、組織上的上下級關系；

三、工作上的主輔關系。主輔關系最能體現秘書與領導關系的本質特征。

89、為什么秘書應了解領導戰略決策思

想？

答：戰略是一種重大的、決定全局的發展方向與奮斗目標的謀劃。大自國家，小到一個基層單位，都應有自己的戰略。現代社會活動的復雜特點，及其對領導工作科學化的要求，使戰略研究日益重要。領導的戰略決定著領導活動的發展方向與奮斗目標；正確的戰略是群體成員共同價值觀的基礎；具體的方針政策是圍繞實現戰略目標而制定的，因此秘書必須了解領導戰略，以便為制定與實施戰略服務。90、交叉請示與越級請示有何危害？ 答：秘書在請示問題時，應先向對口分管的領導請示，不應多頭請示、交叉請示、越級請示，以免因權力交叉而造成管理混亂。91、簡述秘書人際交往的類型、特征、意

義。

答：類型：

一、公務交往與私人交往；

二、對上交往與群眾交往；

三、口頭交往與書面交往。特征：一般有三個特點：

一、公務性，大多是出于職能需要，因公與人交往；

二、代表性，常是為領導代勞，如接見一般訪問者，參加一般會議，看望某些人士等；

三、多向性，既有上行交往，又有下行交往，還有平行交往。意義：

一、有利于提高效率；

二、有利于收集信息；

三、有利于經貿往來；

四、有利于自我提高。

92、秘書人際交往的原則。

答：有以下幾種原則：

一、關系對等原則：A、地位對等；B、態度對等；C、價值對等；

二、互利互惠原則：A、物質利益的共享；B、精神財富的共享；

三、誠實守信原則：A、誠實；B、守信；C、寬容。

93、在秘書人際交往中，感情投資、求同

存異、換位思考的意義。

答：感情投資是現代領導工作的重要方法之一，也是秘書處理人際關系的有效方法之一。秘書在人際交往中，通過感情投資，情理相偕，可以使交往對象感受到真情和愉悅，從而建立起良好的合作關系，推動工作順利進行；求同存異指的是世界是在矛盾中存在的，同是相對的，異是絕對的，秘書在人際交往中應堅持求同存異的處事方法，只有這樣才能做到不隨意屈于人，也不強加于人；換位思考就是與對方交換位置，站在對方的立場與處境上去思考問題，秘書在人際交往中采用換思考的方法可以充分的理解他人，全面的認識問題，既是一種處世的方法，也能讓自已不主觀、不片面、不偏袒，從而更好的處理事務。94、秘書與同事關系的特點。

答：

一、合作：秘書與同事無論資歷深淺，年齡大小，水平高低，其關系都是在首長領導下合作共事關系，沒有高低貴賤之分；

二、競爭：秘書人員大多是從各方面選出的優秀人才，有的是原單位出類拔萃的“尖子”。“尖子”走到一起，會產生一種強烈的競爭意識，誰都想把工作干好，誰也不甘心落于人后。

95、秘書處理與新聞媒介關系的要領。答：秘書處理與新聞媒介的方法，可歸納為“四要四不要”，“四要”是：一要友好熱情，以禮相待；二要實事求是，以誠相待；三要一視同仁，平等對待；四要迅速行動，改進工作。“四不要”是：一不要一廂情愿，干擾記者；二不要以利相交，送禮行賄；三不要被動消極，過河拆橋；四不要不加辨別，有求必應。

96、秘書應當樹立什么樣的人生觀？ 答：秘書應具有遠大的人生理想，忠于黨和人民的事業；具有堅定的黨性原則和高度的政治責任感，并牢固樹立起為本級領導服務、為各部門服務、為人民服務的服務理念，積極創新，善于學習借鑒，從理論上提高認識，從實踐中總結經驗，自覺地把從事的平凡工作，同為建設有中國特色社會主義事業結合志來，為實現理想而奮斗。

97、秘書觀念更新的主要內容。

答：

一、服務觀念：服務觀念是秘書人員最基本的觀念，其他觀念都建立在這個基礎之上，這是由秘書工作的宗旨與本質屬性決定的，包含：A、為本級領導服務；B、為各部門服務；C、為人民群眾服務。

二、創新觀念：秘書應當有創新觀念。一是要做領導的參謀助手，而不是完全被動、只反映長官司意志的機器人；二是在秘書工作規范、程序與方法上，要與時俱進，敢于創新；三是秘書應當不斷擴大自己的知識單元，研究思維理論，掌握一些創新的思維方法。

三、系統觀念：系統觀念應當是秘書人員的一種時代觀念。秘書運用系統觀念，表現在許多方面，包括系統的思維方式、系統的工作方法、系統的組織機構、系統的決策程序、系統的運行機制與系統的成果鑒定等。

98、秘書思維“必要的張力”的含義。答：秘書思維“必要的張力”指思考幅度大，思維面廣闊，遇事能在更大范圍、更高層次進行思考，見微知著，注目全局，考慮背景，避免片面狹窄。也可以指秘書的想像力，可以幫助其發揮創造性，從已知走向未知，預見事物發展的前景，扶植新生事物，思路活路，不斷創新。99、秘書作風修養的內容。*

答：作風是指人們在思想、工作、生活等方面表現出來的一貫態度和行為。秘書作風包含以下幾個方面：

一、實事求是的作風；

二、艱苦奮斗的作風；

三、快準細嚴的作風 100、克服官僚主義與秘書的關系。答：秘書應在改革開放和現代化建設的新形勢下，繼承和發揚黨的實事求是、理論聯系實際、密切聯系群眾、勤儉辦一切事業等優良傳統，力戒形式主義、官僚主義和鋪張浪費等不良習氣，不斷改進工作，提高服務質量和服務水平。101、秘書職業道德規范的主要內容。答：秘書職業道德，是指在秘書職業活動中所必須遵循的，與秘書這一特定職業相適應的行為規范。主要內容如下：

一、埋頭工作，突出領導；

二、服從指揮，當好助手；

三、謙虛謹慎，平等待人；

四、廉潔奉公，不謀私利；

五、嚴守秘密，克服虛榮；

六、重諾守信，以誠待人。102、為什么說秘書的知識是一個“立

體”的問題？

答：首先是因為秘書的類型、層次、工種較為復雜，所需要的知識與能力會有所不同；其次是秘書工作的客觀環境與具體需要，也制約著秘書的知識與能力構成。103、秘書知識結構的指導思想是什

么？

答：

一、秘書應當是相對的“通才”：A、秘書應當掌握為本行業服務的知識；B、秘書還應掌握為本行業領導人服務的知識，為領導服務是秘書的基本任務；

二、適應主客觀環境努力學習。104、為什么說秘書應是“通才”、“雜

家”？

答：因為秘書直接為領導服務，領導者知識化、專業化及工作的全局性，要求為之直接提供綜合性輔助與參謀的秘書工作員，相應具有較寬的知識面和在相應方面的較高水平。105、秘書知識結構的構建原則與內

容。*

答：構建原則：

一、目標原則；

二、整體原則；

三、動態原則。秘書知識結構的內涵：

一、基礎層次。指秘書知識結構的基座部分，包社會科學、人文科學及自然科學的某些學科；

二、中間層次。中間層次也稱作專業基礎層次，由那些同秘書業務有密切關系的學科構成。核心部分是領導科學和管理學；

三、最高層次。最高層次即秘書專業知識層次，這是秘書知識結構金字塔的頂端。這一層次的核心部分是秘書學和秘書所在行業、部門的基本專業知識。106、秘書智力結構的主要方面。* 答：有五個主要方面：

一、觀察力；

二、注意力；

三、記憶力；

四、思維力；

五、想像力。107、秘書語言文字應用能力的主要

內容。

答：

一、閱讀能力；

二、傾聽能力；

三、說話能力；

四、寫作能力。108、民間企業對秘書技能的要求。答：民間秘書的技能主要包括兩個方面：首先，一般秘書的具體技能要求：A、公關設計能力；B、寫作能力；C、辦理具體事務的能力；D、自動化辦公能力；E、記錄能力等；其次，對參謀、文字型等中級以上秘書的技能要求：A、文字編輯能力；B、組織能力；C、記憶能力；D、口頭語言表達能力；E、外語聽、說、讀、譯、寫能力；F、領導領導意圖的能力；G、代替領導管理工作的能力；H、機智應變能力。109、如何掌握“快讀法”？ 答：可以概括為“六看”，一看序言或后記；二看三級目錄；三看發表或出版時間；四看大小標題；五看注釋和參考書的時代、深度；六看段中的主題句和論點句。

110、試述秘書特殊素質的內容。答：

一、貼近領導的良好身心素質；

二、發揮參謀與助手作用的特殊素質與技能；A、思維敏捷，快速成文；B、高度認真，鑒別真偽；C、準確判斷，謝客“擋駕”；D、維護領導，主動“背過”。

第二篇：秘書學概論復習資料

秘書學概論復習資料

第一章：秘書學概述

現代秘書發端于清代的幕學，作為一門獨立的學科產生于20世紀80年代初期。經過30年的發展，秘書學明確了自身的學科性質和研究對象，初步形成了學科體系，具備了比較明確的研究領域，但學科地位還待進一步提高。秘書學與多門學科存在相關性，而且學習和研究秘書學必須注重理論和實際相結合。幕學

核心：刑錢之學

本質：佐治之術

秘書人的標志性工作：文書工作，檔案管理

秘書學的發展狀況主要特征

建立了秘書學科，但未發展為常規學科 關注基礎理論，但沒有獲得實質性突破

成立研究組織，但影響不夠廣泛，活動不夠正常

創立了秘書學學科體系，提出秘書學分支學科，但學科體系還有待進一步完善，分支學科優待進一步規范

有了自己的專業期刊，但期刊檔次不高

秘書工作是秘書學研究對象

秘書學的研究就是要通過對秘書工作的誠如研究，發現隱藏的本質規律，為人們從事秘書工作提供科學的理論指導。秘書工作的構成要素（秘書人員，秘書工作方法，秘書工作的內容，秘書工作的對象和環境）

秘書學的學科定義就是對秘書學科性質的闡釋。秘書學的研究方法

（一）理論聯系實際 1，理論來源實際 2，理論應用于實際

3，理論與實際之間需要構筑順暢的通道

（二）重視經驗性研究

秘書學創立緣于對秘書工作的經驗總結，沒有對現代秘書工作的經驗性研究，便沒有秘書學額

經驗性研究的成果充分體現了秘書學的應用性，密切了于實踐的關系，增強了學科對現實工作的指導性

秘書學的經驗性研究滲透性著理論的成分，經驗性研究的成果既為秘書學理論提供了素材，又在很大程度上證明了秘書學里理論的價值。第二章

秘書和秘書角色

你眼中的秘書

工作要求：察言觀色，基礎知識，專業知識，素養素質

秘書本身：上司的助手，為上司出謀劃策。國際職業秘書協會所下的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需要上級敦促即能能主動負責，積極進取、干練果斷，能在授權范圍內作正確決定的經理助手

秘書的定義：

狹義：掌握文書并直接輔助領導者全面處理事物的專門人員 廣義：在領導身邊或中樞機構工作并以辦文、辦會和承辦領導交辦指示為主要輔助任務

秘書的職業定義：

從事辦公室程序工作、協助上司處理政務及日常事物，為決策及實施提供和服務的人員

秘書的分類

二分法：公務秘書和私人秘書 公務秘書：在國家機關、國有或集體企事業單位以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。由組織人事部門考察選用，由國家支付薪酬。

私人秘書：就是私人企業、外資企業、民辦社團以及其他雇主那里承擔秘書工作的雇傭人員

橫向分類___根據秘書工作內容或者從事行業為標準的分類 秘書工作的業務分工（行政秘書）秘書工作的行業特征（商務秘書）

縱向分類：按照秘書業務水平為標準的分類

秘書角色

定義：是一種具體的角色，是由秘書在社會中的活動內容方式決定的，要白兔社會的依附性，應該更加重視自己的后成地位（復雜性、多樣性、開放性）社會公眾對秘書角色的認知偏差

秘書是花瓶

秘書是“二首長”

秘書是領導的家奴 秘書角色的定位（領導的助手）秘書在組織中所承擔的角色，集中體現在輔助領導的活動中以及秘書與領導的關系中

助手是秘書職業產生的根本原因 助手是配角的具體內涵

助手與參謀之間并不存在對立關系

助手角色的重要性

1，是參謀不是二首長 2，是事物處理者不是家奴

3，是“公關”者不是“交際花”“花瓶” 4，是文書處理者不是“作家”“秀才”

秘書角色的把握？

具備明確的秘書意識

協調好秘書角色沖突或者角色矛盾 根據角色規范合理調適角色，避免角色失當（角色越位、角色失責）

第三章

秘書機構

秘書機構

是各黨政機關、企事業單位、社會團體等組織的有效組成部分 是各級各類領導機關綜合性辦事機構和參贊性機構 是為行政組織。行政領導服務的，是行政組織的一部分

秘書機構的組織形式

因人設置（綜理制）

因事設置（分理制）

混合設置

秘書機構的設置原則

適應性原則 精簡高效原則 秘書機構人員要精干 要減少秘書機構的內部層次，內部機構要科學，保證秘書機構規范有效 3 分工合理，重視秘書機構的群體優化

秘書機構的性質（機密性）

（一）綜合輔助性（是秘書機構的本質屬性）輔助決策中的綜合性 2 管理職能的綜合協調

（二）系統中介性 系統中介的兼顧性 2 系統中介的溝通性 3 系統中介的協調性

（三）組織關系的相對封閉性 上下級秘書機構之間具有業務指導關系 2 橫向秘書機構之間的互相交流關系

秘書機構的管理（p47~52）

第四章

秘書的職業素養

定義：秘書的職業素養是秘書從事職業活動所需要的優良職業道德、扎實的專業知識、較強的職業能力和健康的個性心理的總和，秘書的職業素養是從事秘書活動的基本條件

所謂職業道德，是同人們的職業活動緊密聯系的職業特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質的總和。

秘書的基本職業道德規范是：忠誠領導 秘書的職業道德 忠誠守信 甘居幕后 潔廉自律 謙和謹慎

一位稱職的秘書：須具有基本的配角意識和具有和有條件的主角意識，其關鍵是自己的價值取向

秘書的知識結構

（一）基礎知識 科學文化基礎知識 哲學和政治經濟基礎知識

（二）專業知識 秘書專業知識 2 行業業務知識

（三）相關知識 法律類知識 2 管理類知識 3 心理學知識

秘書能力結構

（一）基本能力

觀察力

思維力

記憶力

注意力

想象力

記憶力:記憶力是知識、保持、在認識和重現客觀事物所反映的內容和經驗能力。良好的記憶能力是秘書從業人員的必備能力之一。秘書部門是信息的樞紐站、集散地。信息的收集、儲存、加工、輸出、反饋等處理過程，都需要秘書具有良好的記憶力，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。如果沒有良好的記憶能力，就會產生信息溝通障礙，也可能錯失良機

（二）職業能力

秘書的職業能力是指從事秘書工作所具備的職業能力，它是秘書能力結構中的核心部分。秘書具有輔助決策、溝通協調、處理事務的基本職能。需要完成辦文、辦會、辦事的基本工作內容。1 表達能力 2 辦事能力 3 信息處理能力 4 人際交往能力 5 管理能力

人際交往能力：妥善處理與組織內外相關人員關系的能力，包括周圍壞境建立廣泛聯系以及正確處理上下左右關系的能力。秘書工作需要和不同的人打交道。秘書在上傳下達、協調關系、迎送接待等。因此，學會處理人際關系，提高社交能力，是秘書人員必備的能力要求

（三）操作能力 現代化辦公設備的操作能力 2 書法和快速記錄技術 3 計算機和網絡技術 4 文案處理技能

秘書的個性心理

秘書的性格：穩健、樂觀、內斂、豁達、幽默 秘書常見的心理障礙：壓抑 依賴

厭倦

秘書心理障礙的調適 正確認識秘書職業，培養職業興趣 提高自我心理調節能力，完善自己的心理品質。3 掌握人際關系方法，建立良好的人際關系環境 4 尋求適合的途徑，消除心理壓力

第五章 秘書工作的內容和特征

秘書工作是秘書學研究的主要內容。秘書工作內容比較廣泛，不同時期不同性質的組織，秘書工作的側重點不同。秘書工作的本質屬性和基本特征是既有聯系又有區別的兩個問題 秘書工作的內容

秘書工作是為了完成輔助領導實施有效的決策和管理而在一定范圍內的勞動 主要內容：文書撰擬

文書處理

信息工作

協調工作

會務工作

接待和信訪工作

檔案管理

辦公室日常管理工作

隨從工作

交辦工作 文書處理

文書處理指的是對文書的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯。銜接有序的工作。關于文書處理工作的歸屬問題，《黨政機關公文處理工作條例）（中辦發（2012）14號，2012年4月）第六條、第七條明確規定，“各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組識領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理作”、“各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。”可見文書處理是秘書工作的基本內容是具有法規性依據的，且文書處理的概念中包含文件的整理和歸檔工作 會務工作

會務工作就是各種會議的籌備、組織和服務工作。會務工作作為秘書工作的基本 內容，與文書工作一樣有極高的認可度。會議具備了決策、溝通、協調、傳播多種功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是領導活動基本的方式。任何形式和規模的會議，都需要相應的會議組織工作，如會議計劃的擬訂、會議文書的制作、會議場所的布置、會間活動的安排與協調，以及會后的收尾工作，同時，需要說明的是，會務工作還涵蓋了各種儀典的組織工作，如開幕儀式、簽字僅式以及會見與會談的安排等。會議的籌備、組織和服務工作通常由格書人員和秘書部門承擔，大型會議或者涉及多個單位的會議則通常成立專門的會議機構，秘書人員也會參與其中、因此，我們認為秘書承擔會務工作體現了其輔助管理的基本職能。

秘書工作的本質屬性（輔助性）秘書工作屬性對輔助性的限制原因

首先，秘書工作的輔助性具有綜合、全面的特征，這是最且標些性的總書記工作涉及領導工作的方萬面面。

其次，秘書工作的輸助具有直接性。起書工作的輸助是一種直接的輔助，秘書工作直接受命并服從于領導活動，又直接對領導活動負責。再次，秘書工作的輔助具有非獨立性。秘書工作是伴隨著集團統治和領導群的出現而產的。它的使命要求它始終從屬于、服務于統治著和領導者。

秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質的。

秘書工作的特征

一 被動性與主動性的對立統一 二 事務性與思想性的對立統一 三 常規性與隨機性的對立統一 四 保密性與隨機性的對立統一 五 綜合性與專業性的對立統一 常規性與隨機性的對立統一：體現了秘書工作方式和節奏方面的基本特征。常規性指的是秘書工作中存在著大量的經常出現、反復進行的工作，這些活動往往事先有預見、有計劃的，活動內容常常有規可循的，秘書人員只要各司其職，按章辦事，就能保證機關工作正常運轉。較典型的如文書處理活動，文書的收發、審核、登記、傳閱、擬辦、復核等各個環節的工作大多屬于常規性的秘書工作，因此我們認為秘書工作有常規性的特征。

所謂隨機性，是指事先未預計到的、突然發生的、需要秘書隨機處理的活動，如臨時受命調查某一事件，為臨時決定召開的會議準備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關資料等等。

第六章 秘書工作的基本規律和發展趨勢

規律是在物之間內在的本質聯系秘書工作作為一種客觀存在的社會現

象，工作在運行中有著本質的、固有的聯系。“雙線”規律、輔助領導工作律、跟蹤輔助領導活動說是比較有代表性的規律總結，其中輔助領導工作律的表述更為清晰嚴密。目前，秘書工作正向職業化、現代化、智能化、規范化、國際化的趨勢發展。

“雙線”規律：發掘最基本矛盾輔助領導工作律：科學的結晶跟蹤輔助領導活動說：基本規律

第七章 秘書的基本職能

秘書職能是秘書職業活動的任務、職責、作用和效能的統稱。各種教材對秘書職能的認定各不相同。我們認為秘書的基本職能應該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協調、處理事務。四大職能各有側重，但是相互聯系、相互滲透，共同構成秘書職能的基本內涵。

輔助決策： 所謂輔助決策就是在決策的全過程中，在知識（包括理論），能力（包括技術），經驗和經歷等方面予決策主體全面的補充以提高決策的科學性和時效性。

輔助決策的職能基礎 秘書輔助決策的職能是領導工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領導提供有效的依據 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內容

決策準備階段的秘書工作：確定目標、擬定法案指導領導決策前的整個過程 決策確定階段的秘書工作：協助領導對決策方案進行判斷和選擇，做出決策的過程

決策實施階段的秘書工作：協調者 秘書輔助決策的特點： 輔助的全過程性 輔助的經常性 輔助的協調性 參謀咨詢

特點：從屬性 隨機性 權變形 秘書參謀咨詢職能的體現 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協調和查辦中參謀咨詢 5 事務性工作中參謀咨詢

秘書發揮參謀咨詢職能中的注意問題

（一）強化參謀意識，主動參謀咨詢。意識決定行為，秘書如果沒有參謀意識自然就不會有參謀行為。對秘書而言，謙虛謹慎是工作本色，但并不是事事謹小慎微，處處墨守成規。尤其在參謀服務上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態進諫、進言。

（二）擺正位置，謀而不斷。秘書人員始終都處于輔助的位置，做到既參謀，又不越位。秘書部門的參謀作用是為領導決策服務的“出謀獻策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領導“出謀劃策”。秘書人員在參謀咨詢的過程中只有發言權而無表決權，更無決定權。“謀而不斷”是秘書參謀活動的根本準則。

（三）講究參謀咨詢的方法和藝術。參謀咨詢的方法和藝術常常能決定參謀咨詢成敗。秘書人員要努力提高自身的素質，適時、適地、適度地實現參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢利導，選擇恰當的時機與領導交流。要注意應用語言的藝術，巧用比喻、典故讓領導心情舒暢地接受建議和意見。

溝通協調

特點;綜合性 疏導性 隨機性 溝通協調的技巧 善于運用感情調控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時機

處理事務

特征：廣泛性 隨機性 圍核性

秘書處理事務的類型 日常程序性事務 2 隨機偶發生性事務 3 領導交辦性事務 4 部門不管事務

第八章 秘書工作方法

秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務的途徑、程序和手段。科學會理的方法有利提高工作效率，優化效果。秘書的工作方法應該遵循規范性、適應性、靈活性的原則。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進諫、請示報告、溝通協調，時間管理法等。

秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標、任務和職能緊密聯系在一起的。

秘書確定工作方法的原則

規范性原則

適應性原則

靈活性原則

秘書工作方法的獲得 在實踐中總結經驗形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實踐相結合 3 秘書的工作方法要不斷創新中提高效率

秘書工作方法舉要

（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕

在秘書的日常接待工作中，為領導擋駕是非常重要的工作內容之一，合理擋駕可以保證領導能擁有一個良好的辦公環境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領導的工作節奏。因此，秘書必須根據具體情況，權衡利弊，采取必要的擋駕的方法。

秘書擋駕的范圍主要有；1.身份不明者和無關人員。對于無約來訪且急找額導者 秘書不能不假思索地直接引見，而應模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進行合理擋駕。

2.產品推銷、事務糾紛，消費投訴之類的來訪者。對于產品推銷人員，秘書人員應根據本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導他們去相關的部門。對于事務糾紛或消費投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請出領導人。3.涉及業務洽談、人才流動、產品開發等類的來訪者，在引見給領導之前，事先都必須征得領導同意。不得直接將來訪者引入領導辦公室。

（三）來電過濾

（四）領導公關事務活動的過濾

二 參謀進諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法

暗示是指秘書不直白地表達自己的觀點，而是用含蓄、間接的語言影響領導的心 理，使其對影書的本意能夠心領神會。工作中，有時難免會遇到主觀性很強、不大喜歡別人提不同意見的領導。也有時會遇到不能直言的特定場合。秘書要善于觀察、曲線求進，采用暗示的方法點到即止，讓領導心領神會。

（三）因勢利導法

（四）引經據典法

三 請示報告的方法 合理選擇請示報告的內容 2 靈活把握輕視和報告的時機 3 找準報告的對象

四 溝通協調的方法 文件協調法 2 回憶協調法 3 信息協調法 4 時間管理法

時間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時間法 統計時間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費太多時間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務繁重，如果完全被動地按事情發生或者任務下達的時間先后次序，可能會顧此失位，而運用AIC工作法，能夠抓住工作的關鍵，保證重點工作能及時完成，秘書事務性工作處理藝術 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規范有序 追根溯源法：主要是用于領導交辦的各類特殊事項處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領導提供受高層次的服務。個人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務性工作，只有將有限的時間和精力集中處理重要事務，達到事半功倍的效果。綜合處理法：將事務性工作按照輕重規急的原則進行排到，優免處理重要的急事。授權委托法

第三篇：《秘書學概論》論文

接待之道

我們知道——秘書職能，包括基本職能、日常事務職能、專項職能、特別授權職能、深層職能等，日常事務職能又包括辦公用品管理、接待、安排領導活動、值班、通訊工作、印章管理、機要保密等。其中接待職能這一節課讓我受益匪淺。因為在2010年12月份廣州亞殘運動會上我作為一名志愿者，我的工作是在白云機場接待貴賓，這節課正好讓我能出色地完成這項任務。因此，在此我吸收方尤瑜老師課堂所講的接待之道，結合自己的工作實踐，跟大家分享我對于作為一名秘書要做好接待工作的心得體會。

接待賓客是秘書的一項重要日常工作。在市場經濟快速發展的今天，各社會組織之間的聯系日趨緊密，各部門之間的相互依賴性更強，日常的接來送往日益頻繁，接待事務越來越繁重，其作用也越來越重要。接待工作的質量將直接關系到組織的聲譽和領導者的形象，也直接關系到工作的效率。因此，必須加強對接待工作的規范化管理，切實把接待工作做好。

我在機場做接待貴賓工作的時候，會遇到很多情況，比如說會遇到不同國籍的賓客；某位賓客飛機誤點了；剛好接待這一天的貴賓人數突然增多了；貴賓突然不來了；貴賓不期而至等等，正如同秘書面對的賓客有的是內賓，有的是外賓；有的是上級安排的，有的是本單位邀請的，有的是對方主動聯系的；有的是事先約定的，有的是不期而至的；有的是需要一個完整接待過程的，有的是只要一時半刻的；有的是為了一定目的而來的，有的只是順路探訪的；有的是一個團體，有的只是個人，如此種種，不一而足，而且在接待中也會出現種種情況，有的是預料之中的，有的是始料未及的，有的是臨時變化的，有的是有意改變的，這都給秘書的接待工作造成難度，但只要做好準備工作，又有機動靈活的頭腦，熱情好客的態度，就能做好這項工作了。

在課堂上，方老師一再強調我們要樹立嚴格的禮儀意識。她說：“接待工作，將使本社會組織的形象和接待者個體素養得到充分展示；是否講究接待禮儀，直接關系著接待工作的質量和效果。為切實加強接待工作的管理，必須是每一位接待工作者樹立嚴格的禮儀意識，并細致入微地付諸于接待工作實踐。”因此，在這次亞殘盛會里，我作為一名機場貴賓接待工作人員，我深深地認識到自己必須要做好這份接待工作，因為自己的行為代表的不僅僅是個人形象，更是我們展示亞運的形象，甚至是我們這座城市乃至中國的形象。這些對于每一個志愿者本身來說是一份光榮，但同時更是一份責任。

每一次完成一項機場接待任務，我都認為做好事前準備是很重要的。干任何事情都要事前做好準備，因為有備才能無患，秘書接待賓客也該如此。其中不管是接待事先約定的賓客，還是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，還是接待陌生的新客人；不管是接待團隊，還是接待個人；不管是需要完整的接待過程的，還是只要一時半刻的，都要認真對待，充分準備。

我認為準備有物質準備和精神準備兩方面——

第一、物質準備要根據具體情況而定。如果接待的是事先約定的，又是一個團隊，那么準備的方面比較多。首先要弄清團隊成員的基本情況，包括人數、姓名、年齡、性別、職務、基本觀點、傾向、所談問題、具體要求，有的還要準備好照片和簡歷，又是對團隊主要負責人的基本情況更要了如指掌。在掌握基本情況的基礎上，要擬訂好接待方案，其中接待規格、活動內容、時間安排、陪同人員、食宿及交通工具安排，主談人員以及所談問題的主要觀點及其主要對策，甚至歡迎詞、講話稿、接待場所、茶水飲料、贈送禮品等都要精心組織、細致安排，在征得上司同意的情況下要形成文字，或列出表格。對于團隊的接待，尤其是級別較高團隊的接待還需有關方面協助，因此要及早向上級匯報，請示上級意見，要與公安、交通、外事、新聞等部門聯系，要求這些部門給予協助。比如有一次，我接待的是馬來西亞的總理，就需要加強安全方面的準備工作，我及時向我們的經理匯報情況，請示上級意見，并與公安部門聯系，得到了他們的協助，他們派出一定車輛跟隨我們這位貴賓進入亞運村休息，讓我們這次工作得到了貴賓的贊賞。

對于個人的接待雖然沒有這么復雜，但如果是需要一個完整接待過程的，也要做好食宿、交通、活動等各項物質準備。

如果接待的只是臨時賓客，不管其是事先約定的，還是突然而至的，不管是熟悉的，還是陌生的，在辦公室或接待室都要備有坐椅、沙發以及煙茶飲料等。

第二、接待的精神準備則是接待意識和接待態度的必要準備。一個秘書擔當接待任務必須有角色意識，必須明確自己是東道主，又是一個助手，既要為本單位、本部門及上司裝點“門面”，又要為領導和賓客服務好，因此要盡心竭力，真誠熱情，與人為善，友好相處，彬彬有禮，不卑不亢，有了這種精神準備，才能搞好接待工作。

以上僅是個人的心得體會，畢竟我還不是處于一個真正的秘書職務去執行任務。因為作為一名真正的秘書所遇到的狀況會更多，更讓自己意料不及，因此，為了能使自己將來成為一名出色的秘書，我要不斷地鍛煉，完善自己各方面的能力，靈活多變，熱情有禮，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能辦成事情，沒有達到目的，也要讓客人高興而去，因此也要特別講究語言藝術，要把話說得通情達理，又很得體，讓人感到溫暖，如在家里。

第四篇：秘書學概論復習題

秘書學概論復習題

一、單項選擇題

1.秘書學研究的對象是（b）

A．秘書工作及其制度

B．秘書工作及其規律 C．秘書沿革及其機構

D．秘書機構及其人員

2．把秘書分為文字秘書、調研秘書、會務秘書、技術秘書的分類標準是（c）A．按行業分 B．按層次分 C．按工種（崗位）分

D．按“型”劃分 3．秘書協調工作主要是（d）

A．技術問題的協調

B．財務預算的協調 C．經濟計劃的協調

D．無人專管事情的協調

4．秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現的是秘書工作的（c）

A．服務原則

B．求實原則 C．效率原則

D．管理原則 5．秘書工作的本質屬性是（c）

A．主動性

B．被動性 C．輔助性

D．服務性 6．秘書面對繁雜的工作任務，應優先辦理（c）A．最先發生的事

B．最先下達的任務 C．急事要事

D．重要但不緊迫的事

7．秘書的勞動能夠創造價值，其成果往往具有（a）

A．潛隱性的特點

B．直接性的特點 C．公開性的特點

D．被動性的特點

8．秘書合理的知識結構應當是（c）

A．文字型人才

B．管理型人才 C．通才型人才

D．辦事型人才 9．養士之風興起，出現一批著名的私人秘書的時期始于（b）A．殷商時期

B．春秋戰國 C．唐代

D．明清 10．文書成為傳達政令的重要工具始于（b）

A．黃帝時期

B．夏代 C．春秋時期

D．秦漢 11．我國20世紀80年代初期誕生了（c）

A．幕僚學 B．文書學 C．秘書學 D．檔案學

12．把秘書分為黨政秘書、企業秘書、科技秘書、軍隊秘書等等，其分類標準是（b）

A．按行業分 B．按工種分 C．按“型”劃分 D．按層次分

13．秘書在工作中不越權不越位，這符合（a）

A．組織的權責分配規范 B．國家的法律規范

C．組織的運行規范 D．組織的紀律規范

14．秘書部門的基本功能是（d）

A．服務輔助領導 B．綜合協調矛盾

C．參謀建議決策 D．辦文、辦事、辦會

15． 秘書部門工作運轉的特點是（）

A．被動性 B．潛隱性 C．交叉性 D．超前性

16．秘書部門的基本職能不包括（a）

A．決策管理 B．綜合協調 C．信息管理 D．后勤保障

17．秘書工作不能獨立存在、自成體系，這一客觀現象體現了秘書工作（b）A．位置的政治性 B．地位的從屬性

C．內容的綜合性 D．方式的被動性

18．秘書為領導寫講話稿不署自己的姓名，體現了秘書工作（d）

A．范圍的賦予性 B．方式的被動性

C．作用的輔助性 D．效果的潛隱性

19．我國秘書信息報送的原則是（b）

A．及時、全面、完整 B．準確、及時、對路

C.及時、準確、全面 D．準確、全面、對路

20．下列秘書事務中，屬于對領導工作拓展延伸的是（c）

A．分辦擬辦 B．管理印章 C．督辦查辦 D．會務籌備

21．領導授權秘書代表領導去處理局部的矛盾，這是秘書工作方法中的（c）

A．代勞方法 B．鋪墊方法 C．協調方法 D．督查方法

22．秘書在實施決策中發現問題、分析相關影響因素、提出對策建議，這種參謀方法屬于（c）

A．補充完整法 B．診斷參謀法 C．拾遺補闕法 D．效果評估法

23．秘書遇到政策性問題應向（a）

A．主管領導請示 B．正職領導請示 C．上級機關請示 D．所有領導請示

24．在我國市場經濟條件下，私有企業秘書與董事長的關系屬于（a）

A．社會主義制度下的雇傭關系 B．封建性的人身依附關系

C．完全的雇傭關系 D．完全的人身依附關系

25．決策中信息反饋系統的任務是（d）

A．參謀咨詢 B．促進決斷 C．獎優罰劣 D．修正決策

26．秘書與對方有較大爭執時，不要急于否定對方，應采取的正確交往方法是（c）

A．感情投資 B．求同存異 C．換位思考 D．善于自制

27．秘書工作通過“主輔配合”領導，能夠（c）

A．弱化領導工作效能 B．減弱領導決策作用

C．強化領導工作效能 D．強化領導決策職權

28、決定秘書是一門交叉綜合學科的主要因素是(d)

A.秘書學是新興學科 B.秘書學是政治性很強的學科

C.秘書學是辯證性很強的學科 D.秘書工作內容的全方位性和廣泛性

29、秘書產生的前提是出現了語言文字和(a)

A.領導工作 B.秘書機構C.秘書活動 D.秘書官職

/30、西周時期跟隨在天子左右封國朝拜、遞送國書的是(d)

A.左史 B.右史C.太史 D.御史

31、我國唐代中樞官制實行的是(a)

A.三省六部制 B.三公九卿制C.六部六科制 D.內閣制 /

32、近距離直接綜合輔助領導決策與管理的工作人員是(b)

A.文書 B.秘書C.警衛 D.事務長 /

33、秘書部門的主要作用是事務助手和(a)

A.智謀助手 B.專項職能助手C.文書處理助手 D.監督執行助手 /

34、秘書部門的領導體制是(c)

A.上級領導管理 B.上級秘書部門管理

C.本級領導管理 D.本級領導與上級秘書部門雙重管理 /

35、決策和管理的主體是(d)

A.組織環境 B.基層員工C.秘書 D.領導

36、保證領導決策能夠貫徹落實的主要工作是(c)

A.信息工作 B.調研工作C.督促檢查工作 D.綜合協調工作 /

37、秘書參謀作用賴以存在的物質條件是(b)

A.參謀場 B.參謀方向C.參謀效能 D.參謀途徑 /

38、秘書輔助領導制定決策，首先應(a)

A.集思廣益，擬制方案 B.發現問題，確定目標

C.分析評估，優選方案 D.實施方案，反饋調節 /

39、現代秘書部門管理的核心要素是(a)

A.人事管理 B.資產管理C.信息管理 D.時間管理 /40、屬于秘書協調工作的是(d)

A.人事問題 B.經濟計劃C.物資調配 D.公務安排 /

41、秘書調查研究工作首先應該(d)

A.選擇調查對象 B.選定調查人員C.制定調研方案 D.確定調研目的

42、.秘書授權協調處理一般事務應(d)

A.加強請示報告 B.請領導親自主持

C.對領導參謀提醒 D.積極主動，大膽負責

/

43、秘書做好會后落實催辦工作屬于秘書的(b)

A.前期鋪墊工作 B.拓展延伸工作

C.補償代勞工作 D.拾遺補缺工作

/

44、秘書與新聞媒介關系處理的不當行為是(a)

A.互惠互利，以利相待 B.友好熱情，以禮相待

C.一視同仁，平等對待 D.事實求是，以誠相待 45．我國古代秘書萌芽時期約在（b）A.黃帝 時期

B.夏代

C.商代 D.周朝 46．我國最早的中樞秘書機構是（d）A.中書省 B.秘書省C.國子監 D.太史僚

47．秘書事務工作的“三辦”是指（d）A.辦文、辦事、辦信

B.辦文、辦事、辦信息 C.辦文、辦事、辦協調

D.辦文、辦事、辦會 48．秘書同領導在角色地位上是（c）

A.同志關系 B.平行關系C.從屬關系D.主仆關系 49．一般辦公室主任的基本任務是（c）A.參與政務，掌管事務

B.參與政務，搞好服務 C.掌管事務，搞好服務

D.輔助決策，搞好服務 50．秘書口語表達能力的主要要求是（d）A.能言善辯 B.快速詳盡C.長于概括D.準確得體 51．協調方法是秘書（b）A.基本領導方法 B.專項業務工作方法C.溝通變通方法 D.督促檢查方法 52．我國最早的秘書人員是（a）A.巫和史B.秘書監C.尚書 D.中書監

53、“秘書”的涵義，有一個（c)的演變過程。

A.由人到物

B.由小到大

C.由物及人

D.由上到下

54、秘書學，從學科大類來說，屬于(a)范疇。

A.社會科學

B.人文科學

C.管理科學

D.綜合科學/

55、(b)，朝廷中出現了最早的秘書機構——太史寮。

A.東周B.商末周初

C.秦末漢初

D.隋末唐初

56、秘書機構的設置，必須遵循(b)、精簡、高效的特點。

A.創新

B.適應

C.求實

D.綜合 /

57、秘書工作的輔助性主要體現在地位的(c)與工作的被動性兩個方面。

A.被領導性

B.中介性

C.從屬性

D.隱秘性

58、智能結構即(d)和能力的綜合反映。

A.智力

B.智商C.知力D.知識 /

59、協調工作的內容主要是(c)協調、關系協調和事務協調。

A.組織

B.領導

C.政策

D.法律 /60、秘書部門目標管理制度中的“三定’’是指(c)

①定編 ②定員 ③定管理體制 ④定崗 ⑤定責 ⑥定經費

A.②③④ B.①④⑥ C.②④⑤ D.③④⑤

61、秘書工作古已有之，源遠流長。在我國，已有（b)的歷史。

A.五千年

B.四千年

C.三千年

D.二千八百年 /62、秘書學的特定研究對象是（c)，它要研究秘書工作所特有的矛盾及其規律性。

A.秘書人員

B.秘書機構

C.秘書工作

D.秘書歷史 /63、學士型名士型秘書群的涌現是在（c)

A.秦漢

B.魏晉南北朝

C.唐朝

D.宋代

/64、清朝后期，浙江紹興一帶為培養（d)(俗稱師爺)的幕館應時而生。

A.幕僚

B.政客

C.秘書

D.幕客

/65、在秘書機構內，一般來說，比較合理的年齡結構，應拉開檔次，呈（d)結構。

A.平行

B.菱形

C.排比式

D.梯形式

二、填空題

1.秘書學具有政治性、綜合性與應用性的特點。 2.最早的秘書人員稱為“___史____”。

3.秘書部門是介于單位領導層和職能層之間的__中介層_____。 4.雖然機關、團體及企事業單位的秘書工作各有側重，不盡一致，但就總體而言，秘書工作一般包括___十項____具體任務。

5.以個性特征與能力劃分，秘書可分為_參謀______型秘書、秀才型秘書，公關型秘書和辦事型秘書。

6.__情感_____是人的喜怒哀樂等心理狀態。 7.智能結構即__知識和能力_____的綜合反映。

8.人際關系一般具有三個特點：第一是個體性，第二是_____情感__性，第三是對應性。 9.___專項調查____，是指專門就某一項目、某一問題或某一事件進行的調查。

10.按__信息載體_____分，可分成語言信息與非語言信息。 11.公文撰擬，即公文寫作，是公文辦理的__基本環節_____。

12.在協調過程中，既要講政策、講原則，也要講靈活、講___感情____。 13.做好督查工作，一是有利于保證__決策_____順利、有效的實施。

14.會議的作用，主要包括：__決策指揮_____作用、組織協調作用、動員教育作用和信息交流作用。

15.根據會議的進程，一般把會務工作分為會前準備工作、會間__調度_____和會后整理服務工作 三個階段。

三、問答題

1、我國秘書學產生的時代背景如何？ P1

2、簡述秘書學的研究對象，基本內容和學科性質。

秘書學的研究對象：秘書工作和秘書活動的特性與規律 研究內容和范圍

（1）廣義上：秘書學是一個由秘書學理論、秘書實務、秘書歷史、秘書實用技術和秘書教育五部分構成的龐大理論體系。

（2）狹義上：秘書學就是上述廣義秘書學中的秘書學基礎理論，它是秘書學的基本理論框架體系，是廣義秘書學的靈魂。理論秘書學的基本框架，包括秘書職業、秘書機構（秘書管理）、秘書職能、秘書職能環境等主要方面。學科性質：綜合性、政治性、應用性

3、秘書的含義，類別和層次。

秘書定義：秘書是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。

從組織內部分工看秘書的分類:P18 從其所在行業特征看秘書分分類：P19 從職業高低看秘書的分類：P20

4、秘書的職業特征是什么？

從屬性、輔助性、服務性、被動性、全面性、機密性。

5、秘書職業的發展現狀怎樣？影響中國秘書職業化發展的因素有哪些？ P3

6、我國古代秘書的稱謂有哪些？P16

7、秘書機構的設置必須遵守的原則有哪些？ P30-31規范化原則、科學化原則

8、秘書機構的設置類型有哪些？ P33-34

9、秘書工作機構的地位和性質是什么？

廣義的秘書機構是指處于社會組織內的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領導、全面輔助領導機構的辦公部門、特點：

（一）附屬性

（二）綜合性

（三）輔助性

10、秘書工作機構的組織模式是什么？ 組織形式：

（一）綜理制

（二）分理制

11、為什么是要提高秘書機構的工作效率，首先要精簡機構？P31 精簡是黨和國家在機構設置方面的根本原則。社會各類組織設置秘書機構必須遵循精簡的原則。在人員編制上要保持人員的精干，定員、定編，裁減冗員，不濫社虛職和副職。在機構層級的劃分上，要盡量簡化層次。

12、秘書人員怎樣進行自我管理？

13、秘書的精神素養包括哪些內容？如何提高秘書的精神素養？

14、秘書的知識結構由哪幾部分構成？基礎知識、專業知識和相關知識。

15、秘書的能力素養的具體內容是什么？P60

（一）情感品質

（二）意志品質

（三）性格品質

（四）秘書的氣質 秘書應該具備哪些心理素質和性格特征？P63 工作負責、謙虛隨和、冷靜沉著、幽默開朗

16、秘書應具備的職業道德有哪些？P55-56

（一）忠于職守，服務領導

（二）埋頭苦干，甘居幕后

（三）謙虛謹慎，辦事公道

（四）遵紀守法，廉潔奉公

（五）誠實守信，嚴守秘密

17、秘書的基本職能有哪些？P38-39

（一）信息管理職能

（二）綜合協調職能

（三）督促檢查職能

（四）參謀輔助職能

（五）后勤保障職能

（六）“不管部”職能

18、為什么說參謀是秘書的深層職能？P49

19、督查工作要堅持的重要原則是什么？P47 一是實事求是。二是注重實效。三是歸口管理。四是講求方法和策略。20、秘書參謀的原則是什么？P51 1.明確角色定位，不失職不越權

2.明確參謀定位，謀而不斷

3.立足規勸層面，諫而有度

四、名詞解釋

秘書

秘書機構

秘書職能

綜理制

分理制

協調 溝通

秘書定義：秘書是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。

秘書機構，又稱秘書部門，是指在各級各類社會組織中為領導機構和領導者處理綜合事務、輔助管理的綜合性機構。

廣義；指處于社會組織內的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領導、全面輔助領導機構的辦公部門。狹義：指各級辦公廳、辦公室中專門輔助社會組織及其負責人辦理秘書業務的部門。

秘書職能，是在秘書機構、秘書職位功能的框架內，領導根據組織目標與管理工作的需要而明確賦予秘書機構或秘書職位的具體職責權限。

綜理制：綜理制條件下的秘書機構，是以組織和領導機構運轉的整體需要為原則而設立的一個統一的辦公機構。分理制：分理制條件下的秘書機構，是一種職能分工型模式，是為適應現代管理日趨復雜、分工漸細而又需各部門相互協調而形成的秘書機構組織形式，這種形式能充分發揮職能部門專業管理的作用。

第五篇：秘書學概論復習資料整理

秘書學概論復習資料

1、秘書的涵義 P1（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣

（3）行政職位：政府秘書均屬國家公務員，秘書長屬政務類公務員，一般秘書是事務類公務員（4）社會職業：屬于第三產業（限服務性行業），處理文書、事務的知識與能力，管理能力

2、秘書的層次 P4 中國：

①省、廳兩級為高級秘書

②處、科兩級為中級秘書

③科員級一下為初級秘書

（基層機關和大多數小型企業由于級別和資金限制，無法任用高、中級秘書。三資企業是例外）國外（英國）自己看書P5 ①行政級：名牌大學且專業訓練，不得參與政黨活動 ②執行級：文官學院或行政學院 ③文書級：大專畢業生

④助理文書級：高中畢業生經過短期職業培訓

3、秘書的工作內容

（辦文、辦會、辦事）P7（1）文書撰寫：上司口述或會議記錄、整理、文件起草、修改、潤色等（2）文書制作：打字、復印、編排、裝訂等

（3)文書處理：收發、傳遞、辦理、保管、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒定、管理、提供等（5）會議組織：準備、記錄、文件、善后等（6)調查研究：計劃、實施、分析、研究等

（7）信息資料工作：收集、整理、提供、儲存等（8）信訪工作：群眾來信來訪、或顧客投訴處理等

（9）接待工作：日常來訪與計劃來訪接待、安排、服務等（10）協調工作：政策、工作、地區、部門、人際關系等（11）督察工作：政策推行、或決議實施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、會晤及差旅事宜等（13）日常事務：通訊、聯絡、值班、生活、管理等（14）辦公室管理：環境、設備、經費等（15）其他臨時交辦事項

4、秘書工作的作用 P10（1）助手作用（2）參謀作用（3）協調作用（4）信息樞紐作用（5）公共關系作用

5、秘書學的研究對象

P14 ①秘書工作：內容、規律、要求、機構、職能、程序、方法 ②秘書人員：知識、技能、素質、職業道德

6、我國秘書工作職能的轉變 P19（1）支持決策，由提供信息轉變為既提供信息，又擬制方案

（2）輔助管理，由重在組織、指揮、實施、督查轉變為重在服務、協調、控制（3）處理信息，由單向發布、傳達信息轉變為雙向溝通信息（4）計劃工作，由重在層層傳達計劃轉變為重在獨立企劃

7、秘書與秘書工作的起源 P28（1）古代秘書的工作名不符實，只能從現代秘書的基本職能去考察。從“輔助管理、處理文書”角度出發，秘書的起源可以追溯到黃帝時代。上古時代的“史官”和“納言”可以看作是最早的秘書官。（2）文書工作隨著文字的出現、國家的產生而產生。最初的文書工作是有人去制作、處理和保管國家進行管理需要的有內容、有條理、有一定形式的文書。夏朝出現公務文書——典志，管理典志的官職為——太史令；《尚書》是現存我國最早的政治文件匯編，其內容大部分是帝王對臣民的訓令、文告和出征前的誓詞。信訪工作此時也有了起端

8、外國秘書工作的特點和趨勢 P43 特點：普遍化（輔助性強工作適應面廣）、年輕化、女性化 趨勢：

①由事務型轉為智能型（辦公自動化程度提高，許多事務型工作如記錄、謄寫、校對、報表、檔案使用電腦

越來越多的秘書進入高級秘書階層）②秘書工作日益專業化：分工日細，技術要求越來越高 ③秘書人員高學歷、秘書工作的永業化

9、秘書工作機構的設置原則 P50（1）精簡原則（提高工作效率，避免人浮于事）

（2）縱向層次盡量少（上下溝通方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義）（3）橫向幅度可適當加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務繁雜）這是由秘書工作的特點決定的，也是由國家行政機關明文規定的

9、秘書工作機構的名稱與組織形式P51 名稱：

①秘書長或辦公廳主任領導下的辦公廳（室），其名稱由機關、單位或首長名稱加秘書機構名稱兩部分組成（國務院辦公廳）：通關政策研究、日常行政與機關事務

②以“秘書”命名的局、處、科、室、股，統轄于機關、單位或辦公廳之下，負責文書、會務、聯絡、接待 組織形式：分理制或綜理制

①分理制：中央的秘書工作機構“辦公廳”（部級機構）國務院辦公廳分設秘書局、機要局、信訪局

省、部的秘書工作機構“辦公廳”（廳局級）市政府辦公廳分設秘書處、機要處、信息處

余下等級為“辦公室”

②綜理制：所有秘書工作由辦公廳或辦公室統一或分派人員辦理。下面不在分設部門（工作量不太大的機關）

社會團體的秘書工作機構

10、秘書工作機構的職能 P54（1）助手職能：表現在幫助或代替領導部門處理日常文書、通訊、聯絡、接待等事務，節省領導的精力與時間；幫助領導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉；承領導之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況；經領導授權調查或處理突發事件或完成特殊使命；還表現在會議、文件、廉政等方面為領導把關。

（2）參謀職能：表現在調查與提供領導決策所需要的信息資料，支持領導決策；參與研究情況，提出分析或預測意見；應領導要求參與討論或制定工作計劃或實施方案；對下屬組織或部門各種文件中的問題或差錯提出解決建議或修改意見；對領導未能顧及的突發事件或工作缺陷提出應變計劃或彌補措施；收集并研究反饋信息，為領導再決策提供依據。

（3）樞紐職能：秘書部門具有溝通上下、聯系左右的樞紐職能。這主要表現在：向下級傳達領導部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令；向下級轉發上級領導和政府機關及有關部門的政策、法規、指令性文件；向下級轉發相關地區、單位、部門的有參考價值的文件；向領導部門呈報下級的書面請示和報告

（4）協調職能：秘書部門還負有在上下左右之間溝通、協商，以消除隔閡、調整關系、調解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統一的協調職能。具體表現見書

（5）保密職能：秘書部門在機關和企業中處于中樞地位，負責保管各種機密文件、資料，負責組織機密會議、安排重要會晤，又是各種信息的集散地，自然負有保密職能，主要表現見書

（6）公關職能：在不設公關部門并無專職公關人員的組織中，秘書部門還承擔著處理公關關系的職能。秘書部門應本著“廣結良緣、內求團結、外求發展”的原則處理好各種公共關系

11、秘書工作機構成員P58 ①不同層次要求：高、中、基層

②群體優化：科學組合應遵從“異質結合” ； 合理分工，密切合作 ； 不僅在組合之際，還要在運用過程中優化

12、秘書人員的自我管理P62

一、工作管理：

首先要有明確的工作計劃。其次是要區分輕重緩急，決定工作次序，有條理地去進行。但無論做什么都要高標準、嚴要求。

二、行為管理：

秘書人員應根據不同的工作任務、不同的工會對象、不同的工作環境來采取適當的行為方式。秘書要做事干凈利落，動作準確到位。秘書還應做到任何場合都不能背后議論上司的長短，不談論或泄露別人的隱私。

三、時間管理：秘書應科學地支配時間和充分地利用時間。大段或小段時間應用，控制工作時間的彈性幅度

四、辦公環境管理；

秘書應注意對辦公室、辦公桌及用品、辦公室內外環境的管理（提前15分到辦公室打掃）。

13、氣質與性格 P74 現代心理學家把氣質解釋為人的心理活動的強度、速度、靈敏度等典型的、穩定的心理特征。

氣質表現為人的感受性（感覺能力的大小）、耐受性（感覺的強化或消退）、敏捷性（言語、動作、記憶、思考、注意力轉移的快慢）、可塑性（根據外界事物變化而改變自己適應性行為的程度）、興奮性（情緒興奮的強弱和情緒表現的強烈程度）、傾向性（情緒、言語、動作等反應傾向于外或是傾向于內）。氣質和性格的關系

氣質部分地決定或構成了人的性格。膽汁質的人勇猛、果斷、頑強，但是暴躁粗心；多血質的人熱情、開朗、活躍，多變、缺乏毅力；粘液質的人溫順、隨和、文雅，但膽小、猶豫不決；抑郁質的人冷靜、細心、堅定但固執己見。

氣質是先天性的、遺傳的，性格雖與氣質有關，卻在更大程度上受后天影響，也即，性格可以改變，可以有意識培養。

氣質、性格與秘書職業的關系 p75

14、心理調試

P77 ①博覽群書、開闊胸襟

②培養廣泛興趣、豐富業余生活 ③善于反省、自我調適 ④傾訴、宣泄、調節情緒

15、秘書的考核

P87

1、考核內容：①德:政治思想品德。政治態度、思想作風、遵紀守法、廉潔奉公、遵守職業道德和社會公德

②能：工作能力。管理、辦事、操作、業務和技術

③勤：工作出勤率和工作態度

④績：工作業績。工作任務的數量、質量、時間。終點考核工作實績

2、考核標準：①直接量化

②比率化

③綜合指標化

④類比指標化

3、考核方法：①平時考核：每月一次

②年終考核：自我評價、辦公室或業務部門民主評議、主管領導審定

16、秘書的角色意識

P92 ①共性意識和個性意識 ②角色組合

③配角意識與主角意識

17、人際關系的內容和方式

P93 人際關系的含義：這里所討淪的人際關系是指人與人之間在學習、工作、生產、交際等社會活動中所發生的交往關系。這是一種社會性、職業性的關系

影響因素：①距離的遠近②交往的頻率

③態度相似性 ④需要的互補性 ⑤情景因素 ⑥中介因素 障礙： ①心理障礙（自卑感、羞怯感）②語言障礙（語言、語義）③地位障礙

④物理障礙 方式： ①語言 ②體態或身勢 ③物質 自主性：強調行為目的、基本態度的獨立自主以及也不違反社會制約的條件下有自己獨立的行為方式和獨特的魅力。適應性：根據社會的共同要求，采取人們普遍能接受的方式以表現自己的行為態度．達到自己的行為目的。

18、禮貌和禮儀

P97 入際關系中尊重的最初步也是最基本的形式就是禮貌。禮貌要求秘書在公司或其他場合會見領導、上司、同事或客人時，首先應做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時，面帶真誠的微笑，舉止文雅；與人交談時，用語得體、口齒清晰、語音溫和。在各種交際場合自覺注重和嚴格遵守各種禮儀禮節。

禮儀是人際交往中約定俗成的行為方式。如與客人見面時應搶上一步，頓首、微笑、主動伸手、問好，以示敬意，握手對應真誠地注視對方，并稍稍用力。但與異性見面時要看對方是否有握手的意圖和習慣，不宜魯莽。稱呼也要得體，不知對方姓名、身份時，可一般稱“先生”、“小姐”。已知時，可用姓名加姓氏或職稱、學銜稱之，比如“張經理、李科長、王教授”等等。作自我介紹時應簡明扼要，姓名、單位及部門、職務即可。送名片時應雙手遞上，文字應正向對方；接名片后應注意先看或輕讀一遍方可收好，同時應說：“久仰久仰。”為人做介紹時，應注意先客人后主人，先女土后男士，先年齡、地位高者后低者，諸如此類等等。

19、秘書與上司關系的處理原則

P100（1）主動配合、適應（2）服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規勸（4）維護上司間的團結

20、辦公室的布局和布置

P107

辦公室一般有兩種類型：一種是出多間的小辦公室(每間16平方米左右)組合而成*另一種是大辦公室(40平方米以上)。

1．小辦公室

由多間小辦公室組成的辦公系統適用于中高層機關與事業單位的分理制秘書機構。主管人員擁有單獨的辦公室是必要的，有利于保密和工作不受干擾。其他辦公室也適于設置各個科室，有利于分部門辦公。秘書的辦公室應緊鄰主管辦公室，以一墻之隔為好。接待、倍訪等部門應安放辦公桌椅、文件櫥、電腦、電話機等必不可少的家具和設備。文件櫥應靠墻放置以節省空間，留出足夠的通道。單人使用的辦公室桌椅應面向門口；多人使用的辦公室辦公桌最好不要面對面放置，以免相互干擾，應各自有一定的空間。

2、大辦公室

現代企業多采用大辦公室。大辦公室空氣流通和采光較好，又便于工作的配合，不利之處在于人聲喀雜，來往走動，相互干擾。大辦公室應在一側或中間留出通道，辦公桌倚靠另一側或兩側排列。可以文件柜櫥背靠背排列或用隔板、屏風將辦公室隔成若干工作單元。各工作人員都有自己的辦公桌椅，使用的文件柜櫥、辦公設備，既相對獨立，又便于聯系。每個工作單元應避免直接的陽光照射，又有足夠的電器插座。如果主管人員與工作人員同在一大辦公室，則主管的桌椅應置于其他辦公人員的最后部，用玻璃門隔開，既避免干擾，又利于監督下屬工作。各工作單元的流程要求呈“I型”“L型或“O”型，不要呈“Z”型、“M”型或“x”型。

3、接待室、會議室

接待室不必過大，能放置二至三套沙發，同時能接待七八倍客人即可。會議室則視單位規模而定，一一以容納二二十人開會為宜。接待室和會議室內除了必要的桌椅、沙發、茶幾之外，其他布置府比辦公室講究一些。如鋪設地毯，安裝空調器．掛置夏冬兩套窗簾，四角放置盆景，墻卜并些格調高雅的油畫或國畫等等。

21、整潔

P108

辦公室的首要要求是整齊和清潔。整齊要求辦公桌椅和柜櫥等盡量采用同一尺寸、同一顏色(主管人員的桌椅可以特殊一些)，排列盡可能有規則或朝同一方向。辦公桌上除必要的文件、電腦、電話機、文具等辦公用品之外，其他物品都應該放在抽斗或小櫥內。各種筆和裁紙小刀應放在筆筒或文具盒內，墨水、膠水、修正液、膠紙、回形針、釘書機等小型文具都應歸在一個盒內，既不易碰翻，又不會攤得滿桌都是零星東西。辦公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意，要盡量顯得簡潔。柜櫥書架要經常清理，文件、圖書、報紙、雜志要放得井然有序，不可亂放亂塞，既雜亂無章又不便尋找。

清潔和整齊是不可分的。清潔要求窗明幾凈，地面應天天打掃，桌椅柜廚府天天揩拭，門窗應定期擦洗。每張辦公桌邊都應有廢紙簍，廢紙物品不可亂丟，但不放煙灰缸，辦公室內應禁止吸煙。地毯雖有美觀、保暖、減少噪音之利，但也是藏污納垢之所。人員較多、走動頻繁的大辦公室內不宜鋪設，小辦公室鋪設后應經常清掃。打字機、電腦、復印機也應保持整潔，長期不用者應加罩蓋。

22、光線、空氣與溫度

P108 辦公室要求光亮運區，空氣清新，溫度適宜。

白天辦公最好自然采光，太陽光不直射辦公桌為宜。辦工桌不靠窗擺放，或以白色或但顏色活頁窗簾調整光照。臺燈有燈罩，以20到25w為宜。也可采用整體燈光，光線柔和的日光燈，安置在室頂或天花板四周，采用頂部反光，柔和均勻，保護視力。用磨砂或乳白玻璃面集中光源，不宜采用五顏六色的光線。

春秋季節經常開窗，夏冬季節使用空調器，在上班前，中午用餐時，下午下班時至少三次打開門窗換取新鮮空氣。晚上下班將綠色植物搬出辦公室，早上搬進來，或者一早通風5到10分鐘。人體最舒適的溫度是在20至25.在夏冬季節不要將室內溫度調到和室外反差太大

23、接聽電話的程序與要求

P111

電話鈴響兩遍以后，四五遍以內就應接聽電話。

接聽電話首先應說“您好”，緊接著白報家門，再說“請講”，避免問來問去浪費時問。

秘書應養成一手摘機，—手拿筆，隨時準備記錄的習慣。電話記錄應記清對方單位、姓名、回電號碼、內容要點、來電時間(準確到幾點幾分)，最后是接話人簽名。六個要素一個也不能缺少。電話記錄單圖示如下：

重要的內容，特別是人名、地名、時間、數字等一定要記錄準確，并由接聽人復述一追，讓對方核實元誤。

通話完中，應說“謝謝”或“再見”，接聽人等對方先掛斷電估才可掛斷，應貫徹“誰打出電話誰先掛斷”的原則。

重要的電話內容應立即向主管上司匯報，電話記錄單應保存備查。

如果電話是打給上司的，秘書應先廠解對方的身份、意圖，然后決定是否轉給上司；或者先請對方稍等，將外線電話閉音，用內線電話請示上司后再作處理。轉接的電話托通以后，秘書應立即掛斷，不應再聽。

如果電話是訂給同事的，秘書府輕輕放下話筒走近同事通知，或者用于捂住話筒叫人，切不可大聲喊叫。

如果秘書剛接聽一個電話，另一個電話鈴聲又響，秘書應請前者稍等，并閉音，再接另一個電話，區分輕重緩急，分別及時處理，切不可讓一方聽見秘書與另一方的談話。

24、郵件收進的程序和要求

P113(1)分類。郵件收進后第一步工作是根據其性質大體分為以下幾類，然后按其輕重緩急分別處理。A電報、特快專遞、航空信等急件；B政府部門或上級公司文件；c業務往來公函D寫明上司親啟的信函；e匯票、匯款單人包裹、印刷品；g．報紙、雜志；h．同事的私人信件。

(2)拆封。私人信件，秘書不可拆開，應原封送交。萬一無意拆開，應立即封口并注明“誤拆”，還需秘書簽字，一般會取得諒解。

(3)登記。除私人信件外，其他公文、公函、匯票、包裹、雜志等均需分別登記，以便管理。登記時應寫明：編號、收到日期、發出日期、發出單位、收閱人或部門、郵件種類、處理辦法、辦理日期(4)分送。

(5)閱辦。重點部分可用紅筆劃出，以提醒上司注意，還應為上司處理提供有關依據。復雜的長信應做摘要，提出擬辦意見置于信前。每份信箋、信封及附件等應乎整裝訂在一起，然后分送上司或有關部門處理，也便于辦畢保管備查。

25、郵件發出

P113 ①內容校核：格式正確，文句無錯意，無錯、別、漏字；簽名、蓋章清晰無誤。

②信封、封皮查對。地址、收件人姓名或單位、郵政編碼、寄方單位地址、郵政編碼，以及附加符號。紙箋及附件折疊時應小于信封周邊各—‘公分左右，個uJ撐滿，以免對方拆封時損壞。③郵件寄發

26、日程安排的原則和要求

P120（1）服從于組織的總目標和整體目標（2）區分輕重緩急（3）隨時補充、調整（4）提示、督促

（5）酌留彈性、勞逸結合

27、訂約事宜 P121 指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預先約定，屬于預先安排的一部分（1）事先征求上司意見（2）再次確定，及時提醒（3）善用臺歷和備忘錄

28、督查工作的原則和程序

P124 督察工作的原則：領導負責、分級負責、實事求是、不直接辦案、講求實效

督察工作的程序：查辦立項、查辦通知、催辦、直接調查、商討處理、結案反饋、立案歸檔

29、公章的樣式 P129

1．公章的樣式

公章的樣式由質料、形狀、印文、圖案、尺寸等組成。

(1)質料。近代公章用過角質、木質，現代則多用橡膠和塑料刻制。另有一種專用于貼有照片的身份證明上的鋼印。近幾年還有

將色油或固體色料熱壓而成的“原子印”和“滲透印“，無須印泥可連續使用萬次以上。

(2)形狀。古代官印為正方形。現代機關、單位公章則為正圓形，用于其他公務(如收發、校對、財務等)的印章也有長方形、三角形或橢圓形的。領導人和法人代表的印章一般仍為方形。

(3)印文。按規定使用國務院公布的規范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環行排列。領導人簽名章則由個人書寫習慣而定，民族自治機關的公章應并列刊有漢字和當地民族文字。

(4)圖案。縣以上政府機關、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關印章刊有黨微；企事業單位公章則刊有五角星圖案。

(5)尺寸。按國務院規定：國務院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關，直徑5厘米；地、市、州、縣機關為4．5厘米；其他機關、部門、企事業單位公章直徑一律為4．2厘米(包括邊框)。30、公章的使用 P131 自己看

凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

蓋章一般使用紅色印油，應擺正位置，用力均勻，使章印完榴、印文清晰

31、值班工作的制度和要求

P138

1．交接班制度

值班人員必須認真做好值班記錄，并嚴格執行交接班制度。在每個班內來訪的客人、打進的電話、收受的文件、電報．以及發生的事故等，值班人員都要將內容、情況、處理方法記錄在案；需要下一班做的事情或注意的問題也應寫明。接班人員應提

前20分鐘左右到達。交接的內容有來客登記表、電話記錄、文件及登記冊，原有的設備、器材、資料以及鑰匙等。交接時雙方應查明實物與記錄是否相符．確認無誤后，交班人員方可離開。

2．請假制度

當班人員如有病、事，應提前向主管請假，以便安排替代。接班人員如果遲到，上一班人員應繼續堅守崗位，并電話請示

主管，萬得擅自離崗。

3．安全、保密制度

在值班時應集中精力，保持警惕，與安全保衛人員密切聯系，共同負責整個機關、單位的安全、保衛工作。除值班室外，其他關閉的辦公室不得擅自進入，上鎖的柜櫥抽屜不得開啟。不得把家屬帶入值班室，也不得接受私人來訪，更不可在值班室內打牌、喝酒等。

值班室的電話號碼表也屬于保密范圍，不得外傳。

32、信息的形式

P143 ①文字形態：文字、數字、圖形、表格。一次文獻（報紙、雜志、圖書）價值較高；二次文獻（詞典、名錄）信息量大，綜合性強

②聲像形態：圖書、照片、錄像帶、錄音帶、電影片、模型、實物。缺點是往往不夠全面、深刻，有些觀念、心態、思想等抽象的內容以及未來的、想象的、預測的事物不能很好地體現。所以，秘書最好是將聲像信息與文字信息配合使用，可可相補充、相得益彰。

③記憶形態：即存在于人們腦海中的信息，被稱為“零次文獻”或“零次情報”。秘書收集這類信息只能通過來訪、交談。其優點是尚未發表過，有新鮮感；缺點是往往不成熟，具有不確定性。

33、調查的類型

P152 ①普遍調查：資料全面客觀、精確；對象多，工作量大。只能采用書面問卷和數學統計方法

②典型調查：選擇有代表性的單位調查，適用于經驗性調查。側重于定性分析，有特殊性，適用于思想道德方面 ③個案調查：例如突發事件或事故調查，有明顯針對性，涉及歷史、社會背景因素，不能單單就事論事 ④重點調查：就決定性單位進行調查，典型是人為選擇的，而重點是客觀存在的。

⑤抽樣調查：在現代社會最普遍，例如課題“狀態性”“傾向性”調查。又分為隨機抽樣和非隨機抽樣

34、訪問法P154 對象是個體（記者采訪當事人或知情人），群體（召開座談會：能分析、評估的人，一般以三五人，至多十來人）

首先：必須態度誠懇、和藹、謙虛，與被訪者建立良好的人際關系。

其次，根據提出的直接和明確程度有結構式訪問、無結構式訪問、半結構式訪問三種。

結構式訪問就是調查者根據事先擬就的提綱或問題直截了當地提出，一般適用于比較熟悉或有了一定基礎的被訪者，用于與被訪者沒有直接利害關系的問題。

無結構式訪問就是調查者將問題做些隱蔽，或采用委婉的方式提出．或以聊家常的形式交談。這種方式可使被訪者少些顧忌，適用于比較生疏的被訪者或是比較敏感的問題。

結構式訪問可以當場記錄，非結構式訪問則不宜當場記錄，而只能事后作回憶筆記。

訪問法的優點是與被訪者面對面地交談，可以追問，可以討論，了解情況能夠全面、深入。又是邊問邊看，察言觀色，容易辨別情況的真偽程度。缺點是費時費力，難以作大規模的調查；而且問題難行統一、科學的標難，所 得情況不易作定量分析。

35、秘書寫作的特點 P165 ①代單位立言，非個人意愿 ②集體成果，非個人創作

③內容真實、實用、客觀，符合政策 ④語言流暢、平實、簡潔、規范 ⑤講究文體格式

36、公文的行文方式P182 1．下行文

(1)逐級下行文，如“批復”，只用于對“請示”的直接下級。

(2)多級下行文，如“決定”、“通知”，可同時用于不同層次的下級。(3)直達基層組織和群眾的下行文，如“公告”、“通告”。2．上行文

上行文通常有兩種情況：

(1)逐級上行文，如“請示”，一般只用于向直接上級行文。

(2)越級上行文，如“報告”和“請示”，在一些特殊必要的情況下才可以采用。嚴重的自然災害，長期沒有解決問題，指定越級上報的問題，對上級機關進行檢舉、控告，直接上下級機關間有爭議無法解決 3．平行文

指凡是互相沒有隸屬關系的機關、單位之間或同級機關之間的一種行文，如“函”、“通知”。

37、公文的行文準則

P182 1．各級黨政機關的行文關系，應根據本機關的隸屬關系和職權范圍來確定。2．行文必須本著精簡的原則，嚴格控制發文的數量和范圍。3．在一般情況下，黨政機關不得越級行文。4．行文必須正確確定主送機關和抄送機關。

5．各部門之間對有關問題未經協商一致，或未經上級裁決．一律不得各自向下行文。6．同級機關可以聯合行文。

7．凡請示的公文應當一文一事，一般只寫一個主送機關。直接送領導者個人，不得在報告中夾帶請示事項。8．主送機關與文件名稱要互相呼應。

9．經過批準在報刊上全文發布的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，可不再行文。10．各級黨政機關的辦公廳(室)向下直接行文，必須把握好職權范圍和授權范圍。

38、收文辦理程序

P183（1）簽收、拆封和登記

簽收

(1)查清信封或封筒上的收文機關名稱，是否確屬本機關的收文，以防錯投、錯收；

(2)查清信封號碼與遞送人在簽收登記簿所登的號碼是否一致；

(3)查清文件封口是否破損，包裝是否牢固；

(4)查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

拆封

只是對寫明由本機關或本部門收啟的封件進行拆封；寫明某某領導人“親收”、“親啟”的封件，則應由領

導人本人拆封或由其委托的人代拆。

拆封文件要細心，不要撕毀封內文件，要將封內的文件取干凈，然后檢查文件是否齊全。對于重要作者的

親筆信封．應予以保存。對封內文件的發文機關、發文日期不祥的．應根據封皮上的發文機關和郵戳日期予以 注明。

登記

(1)便于管理和保護文件，防止積壓和丟失；

(2)便于檢查和檢索文件；

(3)便于文件的統計和催辦工作；

(4)作為核對與交接文件的憑據。

收文登記的形式分為簿冊式、聯單式和卡片式（2）分辦和傳閱

分辦

(1)屬于方針政策性的，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；

(2)屬于機關日常事務性的已明確分工的文件，或早有批示規定和有規可循的例行公文，按主管業務的分工

范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；

(3)分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；

(4)便函、請柬、介紹佰、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；

(5)在文件份數少，問辦問知部門(或領導)多的情況下．應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理。

傳閱

(1)文件傳閱的順序，一般應先送給機關的主要領導、主管負責人和主管業務部門閱讀

(2)所有傳閱的文件均應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。

(3)文件在傳閱過程中或文件傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現有領導批示時，要按批示

意見進行處理；

(4)每份傳閱的文件，都應由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。

大中型機關設有“閱文室”，凡屬傳閱的文件，成文書人員送到閱文室。用“閱文通知革”通知有關人員

到閱文室看文件。

（3）擬辦和批辦（提出初步意見；如何處理做出的批示）（4）承辦、催辦和助辦

39、公文立卷的基本方法

P188 ①根據文件的特征組卷（問題特征、時間、文種、作者、地區、通訊者）

②“六個特征”在組卷時應靈活運用，即在一個案卷之內結合使用兩個、三個甚至四個特征立卷，是比較科學可行的辦法。

③適當照顧文件的保存價值組卷，劃分文件的保管期限，分為永久保存的、長期保存的(保管期限為16—50年)、短期保存的(15年以下)三種形式。

40、電子文件信息安全的技術措施P202

①簽署技術 ②加密技術 ③身份驗證 ④防火墻 ⑤防寫措施

41、會場布置

P218

小型會議可安排在一般會議室，會議室右方形、長方形、圓形、橢圓形等。會議空的小央放置長方形或長圓形會議桌，桌上正中可放置一兩盆鮮花，四邊供與會者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數量 視人數而定。主席的位置一般在會議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側。(見圖1、2、3)

多邊會議應采用正圓形會議桌，或多邊形桌位，因為正圓形或多邊形會議桌的席位無主次之分。

大中型會議則安排在會議廳，扇形會議廳比長方形的效果要好。會議廳的前方安排主席臺與講臺。主席臺應用長方形桌，上捕白色、天藍色或其他顏色桌布。臺上方或后方懸掛會標。會標—般用紅底白字，企業或用紅底金字。講臺不宜過大過高，應與講話人的身材比例協調。臺前可放置花草盆景。

研討會、座談會可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應多備話筒，便于與會者原桌發言和多向交流。(見圖9、10)會場大小與其過大，不如偏小。工作會議或同一系統會議，與會者的席位以職務高低為序，職務高者離主席席位越近。兩邊席位，左高右低，前高后低。研討會之類與會者隨到隨坐。主席臺席位：

第一排席位應為單數，次序以職務高低，重要程度而定。第一排正中央為首席，其次左位，之后右位。會場設施: 會場一應設施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片、錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調、記錄紙、文具、茶具等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調試(如擴音器的音且大小)，其他準備：

就餐、住宿，醫護人員值班，接送車輛，宣傳提綱，安全保衛人員和保密措施，提前為參觀，考察做準備。

42、會議議程、程序的擬定

P221

1．議程

會議通常有一個或幾個相關的議題。若有多個議題，秘書應根據這些議題的內在聯系、主次、先后排列次序，便稱為議程，印成文書，就是議程表，會前發給與會人員。

2．程序

一些禮儀性、結構性或將議程具體化的內容與項目，如宣布會議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發言、致閉幕詞、宣布會議結束等。把每一次會議的這些項目和內容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書就是程序表。程序表最好能列上時間安排，具體到幾點幾分。

3．日程表與作息時間表

會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。

日程表，是將會議的全部內容(包括參觀和文娛活動)分解安排在會期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時數(幾點至幾點)內，以簡短的文字表達，制成長格。

作息時間表，是將每天的起居、用餐、參加會議或其他活動、休息等時間安排制成表格。安排作息時間應考慮到勞逸結合、冬夏時令特征等因素。

43、會議通知的發送 P223

本單位的小型會議，可采用口頭、電話、書回簽加等方式通知。

外單位的跨地區的會議必須奇送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信。

通知上寫明會議召開的時間、需用時間或會期、地點、會議名稱和主要議題，參加對象，做什么準備，報道日期、地點、接站辦法，最后有召集單位名稱，聯系地址和電話，通知發出日期，公章。

通知提前7天以內并附加回執。回執中需有受邀請者姓名、性別、年齡、工作單位及地址、職 務或職稱、是否參加會議、預訂住房標準、提交論文題目或資料名稱、問程車船機票登記等。

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達等方式，對重要的邀請對象可用發送書面通知或請柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。附回執的通知應計算郵途的來回時間，受邀請者的考慮和推備時間，相應提前發送，但又不可提前過多，以免對方遺忘。

44、報道與簽到 P223 一是秘書點名。這種方法適用于單位內部的小型會議和工作例會，秘書對人員比較熟悉 二是本人簽到。這適用于邀請性會議，親自簽名還有紀念意義 三是憑證件報到。這適合大中型會議

四是電子簽到。這種方法適用于與會人數較多的大中型會議

45、會議信息的收集與編發P225 會議信息具有交流、深化、反饋、決策依據、儲存備查等作用。程序和方法：記錄、核實、匯總、整理與篩選、編寫、發送和歸檔

編發的形式：會議簡報，具有“簡、真、新、快”的特點，字數在二三千字左右

46、會議傳達P230 ①內容與程度

②范圍與層次：會議傳達對象的范圍大小和層次高低

③時間：一是傳達所需的時間：傳達時間總是小于會議時間；二是傳達的時限；緊急會議，抗洪 ④方式

47、會議催辦P231 發文催辦、電話催辦、派員催辦

48、信訪工作的原則P244（1）屬地管理、分級負責，誰管理、誰負責原則

①原辦理原則

②新辦理原則

（2）依法、及時、就地解決問題與疏導教育相結合的原則（3）標本兼治、預防和化解矛盾相結合的原則

治標：采取認真負責的態度，及時解決已經發生的信訪問題，化解矛盾和糾紛

治本：嚴格依法行政，從源頭上減少和防止侵害群眾利益行為的發生（4）公開便民的原則：為信訪人提供便利條件；建立全國信訪信息系統（5）雙向規范的原則：

對信訪受理者的要求：建立健全信訪工作責任制

對信訪人的要求：對其提供的材料內容的真實性負責；集體走訪應選取代表；不得非法集聚，毆打國家機關工作人員，沖擊國家機關，阻礙交通，擾亂公共秩序。

49、受理、登記P249 受理 對于來訪者，信訪人員首先應熱情、禮貌地招呼、接待，然后問明來意。如果來訪者所談之事不屬于受理范圍，應向來訪者說明，并盡可能地介紹到對口的單位去符合范圍，先填寫登記表，然后進行詳細接談。

來信不論是否屬于受理范圍，都應予以登記；不可將信退回，而應登記后將信附以簡明函件轉到對口單位。各級任命政府信訪工作機構不予受理：

①各級國家權力機關、審判機關、檢察機關職權范圍內的信訪事項 ②對已經或者依法應當通過訴訟、仲裁、行政復議的途徑解決的

③信訪人對已經受理或者正在辦理的事項在規定期限內向上級機關再提出同意信訪事項 ④信訪人對復核意見不服，仍然以同一事實提出訴訟請求。登記；

登記內容大體分四部分：

一是來信來訪者的姓名、性別、年齡、民族、工作單位、職業、通訊地址、電話號碼、同信或統訪人、信訪次數等基本情況；

二是信訪的內容摘要：即事情的時間、地點、當事人、起因、過程、結果、性質、人證、物證，信訪人的要求或建議，有關部門的意見等等；

三是領導批示、處理意見；

四是處理結果、答復情況、接待人、接待時間等。來信中已寫明白的，前兩部分即可按原信登記，某些未 寫明的還得去信或去人間清。

對來訪者，先請本人填寫第一部分，待詳細接談后由信訪人員填寫第二部分，領導批示后及處理結束時才填寫第三、四部分。

50、調查、處理 P252

調查、處理是信訪工作的中間階段，也是最關鍵的階段。調查：

查清事實是信訪處理的前提，信訪工作人員應按照原件提供的線索和上級批示的意見，采用適當的方法進行調查。處理：

查清事實，得出結論以后，信訪承辦者才能以黨的方針政策和國家的法律、法規去衡量，提出具體的處理意見。但又不能機械地照搬照套，還應遵循“區別情況，實事求是”的原則，既要考慮到合法性、合理性，也要考慮到合情性、可能性

51、催辦 P253 催辦，作為信訪工作的一項制度而得到保證。催辦的形式可以是通過電話，可以發文，也可以直接派人去。形式和時間均以信訪件的重要和緩急程度而定，但一定要楔而不舍，務必要在規定的時間(如一般信訪案的限期為三個月)之內催出結果來。

收到信訪事項后，不能當場答復的，應在收到事項之后15日內書面告知信訪人。信訪事項應當自受理之日起60日內辦結；情況復雜的演延長期限不得超過30日，告知理由。

52、溝通的類型和方法 P263 類型：單向溝通、雙向溝通、多向溝通（多渠道的單向溝通，多渠道的雙向溝通）方法：

①直接溝通：即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發送或交換的溝通。這種溝迥比較快速、明晰，適用于已經打開渠道又不存在任何障礙的對象之間。

②間接溝通：即通過第三方中介或媒介所轉達的溝通。這種溝通相對來講比較緩慢，不夠明晰，甚至可能造成曲解，但它適用于初次溝通，或無去尋找到溝通對象，或存在著其他種種障礙的對象 ③明示溝通：即以盡可能明白、清楚、準確的語言、文字、圖像表達來溝通信息、溝通意圖，這是常用的、基本的方法。具有熟練、正確使用常用溝通工具，如電話、電傳、電腦輸出，文字擬寫的能力等等。

④暗示溝通：當溝通存在某種障礙時，秘書只能采用暗示溝通，它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。

案例題重點：

P99秘書與主管上司的關系 關系特征：

P97禮貌 第18題

P116 接待的方式、原則與要求 P127保密工作 P71職業道德 P131公章的使用 P135介紹信的使用

凡領用介紹信者須經主管批準，秘書不得擅自開具發放。開具介紹信時應由秘書自已填寫領用人姓名、身份，去往何單位、聯系何業務、領用日期、有效期限等項，正本和存根必須一致。與落款處及騎縫線應加蓋兩次公章。秘書不得委托他人或讓領用人自己填寫蓋章，尤其不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領用人。否則，出了事故，秘書要負責任。P145信息工作的程序和方法 P218會場準備 第41題

P222會議通知的發送 第43題 P223會間工作

P225會議信息工作的程序和方法 P227會議記錄 論述題重點：

P11秘書工作的作用

P59秘書班子的群體優化 P66秘書的能力要求

P96秘書處理人際關系的準則

P124督查工作的原則和程序 第28題 P216會議成本預算 P222會議通知如何寫

http://