第一篇：《秘書學概論》思考題答案-第一章

《秘書學概論》緒論

1.秘書學發展階段的成果表現在哪些方面? 秘書學發展階段的成果可以概括為:（1）秘書職能的發展轉變（2）建立了秘書學科（3）秘書職業化的初步形成（4）秘書工作手段與方法的大變革

2.秘書學的研究對象是什么？秘書學就是研究秘書工作和秘書活動的特性與規律的科學。3.從廣義看，秘書學研究的內容和范圍包括哪些? 從廣義層面我們認為，秘書學是一個包括理論秘書學、應用秘書學、歷史秘書學和秘書教育學四個主要部分構成的理論體系。

4.秘書學與文書學、檔案學有什么區別? 秘書學、文書學、檔案管理學都是獨立的、密切相關的學科。

從學科產生的時間來看，檔案學的產生已有70多年歷史，文書學與檔案學產生的時間大致相當，領屬于檔案學的檔案管理學產生的時間也相對較早，而秘書學產生的時間距今只有30年。

從研究對象來看，秘書學研究秘書工作與秘書活動及其規律，文書學研究文書現象及其規律，檔案管理學研究檔案形成、發展和檔案工作實踐。這是它們各自成為獨立學科并相互區分的主要標志。秘書學作為一門獨立學科，有自己獨特的研究對象和研究范疇，比如秘書學研究文書與檔案,不能混同于文書學和檔案管理學。“秘書學不能一般性地去研究這些內容，應當從秘書工作的特點出發，根據秘書工作的需要和要求，研究與秘書工作有密切關系的那部分文書工作與檔案工作的內容。”所以說，秘書學、文書學、檔案管理學既是密切相關的學科，也是有明確分野、各自獨立的學科。

《秘書學概論》第一章

思考題參考答案

1.什么是秘書？《辭海》對秘書的定義是什么？

定義秘書概念，首先應將其界定為一種職業，在此基礎上，再對秘書這一概念的內涵進行定義。應從三個方面考慮問題：一是秘書的主要活動范圍是領導機構或領導者身邊；二是秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務；三是秘書工作的根本性質是輔助管理。

《秘書國家職業標準》（2006）：

秘書是“從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。” 《辭海》對于秘書的定義：秘書是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。

2.中國古代秘書的稱謂有哪些？

中國古代多無“秘書”之名，而行“秘書”之實，歷朝歷代從事秘書工作的人員有著不同的稱謂。《史記》載，黃帝時期的“倉頡”、“沮誦”作為收集、記錄史事的史官擔任秘書工作；夏商周時期的史官承擔日常秘書工作；這些史官分為四類：一是貞卜史官，二是祭祀史官，三是作冊史官，四是記事史官，有史、卿史等，負責記錄帝王言行、保管圖書、記錄立法等文書檔案工作。

從秦漢開始，秘書職責逐漸確立，從中央到地方都設有專門的秘書機構以及秘書。其稱謂各不相同。如秦漢時丞相、御史大夫，尚書屬于中央秘書，皇宮里還出現了逐日記錄皇帝言行的女史。魏晉時的中書監、中書令、通事郎、侍中；唐宋時的通事舍人、起居舍人、給事中、符寶郎以及翰林學士等；明代的內閣大學士、中書舍人、通政使；清代的軍機大臣、六科給事中等。這些秘書多是有文才的名儒學士，在朝廷中擔任要職，屬于秘書官員，侍奉帝王左右，出謀劃策，輔助施政，受到高度重視。

除了在中央設有秘書機構和秘書人員，在軍隊和地方也都設有專門的秘書人員，負責草擬文書、辦理公務、掌管典籍，輔助地方官員決策。如魏晉時軍隊中軍幕府設有文字秘書稱記室令史；唐宋時期軍隊秘書官有判官、孔目、記室參軍、掌書記等。地方也設置了不少秘書機構輔助地方政府辦理公務，如知事、書吏、典吏、抄事、貼書等。

直至近代，中華民國臨時政府在南京成立，孫中山在大總統府設置“秘書處”，在其中設有秘書長、秘書，至此“秘書”具有了現代意義。

3.簡述中國秘書職業的分類。

在我國現代秘書的分類問題上，歷來說法不一，各執一詞，研究者從各自的角度出發，按照不同的標準對秘書進行了分類：

常崇宜在其主編的《秘書學概論》中指出：秘書的分類有一定的難度，一是難在過去定義尚未解決，何從分類；二是難在我國社會正處在急劇發展變化的過程中，比如在“文革”前，秘書即使是經濟單位的秘書，也基本上都是“政治型”的。而今天則財經型秘書、涉外型秘書、商務秘書、科技秘書等等大量出現。然而沒有分類，秘書學研究又無法深入。因此，從我國秘書的工作實際出發，粗線條地把我國秘書分為公務秘書與非公務秘書兩大類。

張同欣、楊鋒在其主編的《秘書學概論》中指出：我國秘書的分類，可以從橫向和縱向兩個方面來分。在橫向分類中，按服務對象和經濟支取分為公務秘書和私人秘書；按業務范圍寬窄分為通用秘書和專業秘書；按精力投放的多少分為專職秘書和兼職秘書；按智能特長分為參謀型秘書、辦事型秘書、公關型秘書、技術型秘書、秀才型秘書和綜合型秘書；按組織內部分工分為行政秘書、文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務秘書、生活秘書、外事秘書、會務秘書；按秘書所從事的行業特征分為企業秘書、法律秘書、科技秘書、教學秘書、涉外秘書。在縱向分類中，按組織級別分為中央國家機關秘書、地方領導機關秘書和基層單位秘書；按職務高低的角度分為高級秘書、中級秘書和初級秘書；從輔助功能的角度分為輔助決策層秘書、行政執行層秘書和技術操作層秘書。

丁曉昌、冒志祥在其主編的《秘書學與秘書工作》中指出：秘書的分類問題是一個具有動態性的問題，它是隨著社會的發展、國家機構改革形勢的變化而變化的。隨著社會的不斷進步，秘書工作內容日益豐富、范圍日趨廣泛，秘書的分類也越來越細。對我國當代秘書所作的粗略劃分是：按秘書的工資支付來源分為公職秘書和私人秘書；按秘書任職的單位性質分為公務秘書和企業秘書；按輔助對象分為集體秘書和個人秘書；按職業角度分為通用秘書與專用秘書；按秘書工作內容的角度分為機要秘書、業務秘書和行政秘書；按秘書工作性質的不同分為政務秘書、事務秘書和專業秘書。

4.秘書職業的特點有哪些？

（一）廣泛性

（二）近身性

（三）服務性

（四）從屬性 5.聯系實際，談談實現中國秘書職業化的途徑。

(1)加大對秘書職業的宣傳，樹立現代秘書職業觀念(2)制定法律法規，完善職業監督(3)在推行秘書職業資格認證的同時，規范秘書上崗制度，嚴格職業準入(4)深化秘書學理論研究和秘書職業研究

《秘書學概論》第三章

1．秘書的精神素養包括哪些內容，如何提高秘書的精神素養？

答：秘書的精神素養包括秘書的思想政治素養和秘書的職業道德與作風修養兩大部分。

秘書要想提高精神素養，首先要加強自身的思想政治修養，通過學習馬克思主義哲學提高政治理論水平；熟悉國家的各項法律法規，樹立法制觀念；了解政府的各種方針政策，準確把握政策導向。其次要加強職業道德修養，在實際工作中默默奉獻，甘當配角；嚴守機密，守口如瓶；在日常工作中實事求是，不弄虛作假；與人交往一視同仁，不卑不亢；待人接物誠實守信，一諾千金。再次，要加強自身的工作作風修養，養成辦事雷厲風行、嚴謹細致、謙虛謹慎、勤奮耐勞、思路清晰的良好工作習慣。2．秘書的知識結構由哪幾部分內容組成？

答：秘書的知識結構包括（1）基礎知識（2）專業知識（3）相關知識三大部分，其中

（1）基礎知識主要包括：馬克思主義理論知識、語言文字知識、歷史地理知識、法律法規知識以及辦公自動化方面的知識。

（2）專業知識主要包括：秘書學、文書學、應用寫作學、檔案管理學、公共關系學等知識。（3）相關知識主要包括：領導科學、管理學、經濟學、心理學以及社會學、倫理學、決策學、咨詢學、統計學、新聞學、傳播學以及文學、美學等方面的知識。

3．秘書的能力素養的具體內容是什么？

答：秘書的能力素養包括:

（一）基礎能力

（二）專業能力

（三）基本技能三部分，其中

（一）基礎能力主要包括：觀察力、注意力、記憶力、思維力等。

（二）專業能力主要包括：表達能力（含書面表達能力和口頭表達能力）、辦事能力、管理能力、應變能力、社交能力等。

（三）基本技能主要包括：現代化辦公設備的操作技能、常用辦公軟件的使用技能和網絡辦公技能等。

4．秘書應該具備哪些心理素質和性格特征？

答：秘書應該具備的心理素質有：正確而高尚的工作動機，對本職工作濃厚的興趣，堅強、果斷的意志，積極、樂觀的情緒，要克服自卑、自負、嫉妒、焦慮、厭煩的工作情緒。

秘書應該具備的性格特征是：開朗豁達、堅韌頑強、寬容友愛、幽默風趣、穩重自制。5．聯系以下企業秘書的職責，談談秘書應該具備的職業素養。

答：秘書應具有全局意識，凡事能從單位整體利益出發，要具備良好的溝通協調能力、一定的組織管理能力、較強的輔助決策能力、以及一定的領導能力和優秀的寫作能力，要成為領導得力的助手。

《秘書學概論》第四章

1．秘書職能的基本內容包括哪些，怎樣認識和理解秘書職能？

答：秘書職能的基本內容包括辦理事務、溝通協調、輔助決策、督促檢查

所謂職能，是指“人、事物、機構應有的作用；功能”。如此，秘書職能，是指在組織管理過程中，秘書所擔負的職責和應發揮的作用與總體功能。秘書職能具有較強的概括性，它從宏觀上規定秘書的工作方向、活動范圍和辦事標準。秘書職能的主體是秘書，而不是其他。秘書以獨特的秘書工作，促進管理職能的實現，提高組織管理效率。秘書職能區別于秘書業務與秘書實務。秘書業務主要強調秘書工作的專業性。秘書實務是與秘書學理論相對的概念，包括秘書工作的具體內容與工作的方式方法。秘書業務與秘書實務二者均屬于“操作層面的具體事務，且因主管或組織需要的不同而各有不同。” 秘書職能與秘書工作也是兩個不同層面的概念。秘書工作是秘書職能的具體體現，秘書職能是對秘書工作的概括與抽象。因此，把秘書職能劃分為一般職能、基本職能和某項具體職能是不可取的。

20世紀突出強調秘書機構的參謀助手作用、督促檢查作用和協調綜合作用。而秘書職能不僅要概括地體現秘書活動的基本內容，也要體現秘書職業的功能和作用。

2．怎樣理解秘書職能與秘書工作的關系？

答： 秘書職能與秘書工作是兩個不同層面的概念。秘書工作是秘書職能的具體體現，秘書職能是對秘書工作的概括與抽象。因此，把秘書職能劃分為一般職能、基本職能和某項具體職能是不可取的。

秘書職能，是指在組織管理中，秘書所擔負的職責和應發揮的總體功能。秘書以獨特的秘書工作，促進組織管理職能的實現，提高組織管理效率。

根據秘書職能特征，可以把秘書工作分為四類：一是日常事務工作；二是專項工作；三是領導授意工作；四是參謀輔助工作。

秘書四大職能，即辦理事務、溝通協調、輔助決策、檢查督辦。秘書四大職能以辦理事務為基礎，以輔助決策為核心，相互聯系、相互滲透，形成一個有機的不可分割的整體。

3．秘書工作的內容有哪些，怎樣認識秘書授權工作的內容、特點與要求。

答：根據秘書職能特征，可以把秘書工作分為四類：一是日常事務工作；二是專項工作；三是領導授意工作；四是參謀輔助工作。

秘書授權工作的內容：文書擬寫、督查工作、協調工作 秘書授權工作的特點：

一是被動工作。是在組織領導授意之下以被動的方式進行的，是代表組織領導說話，具有較強的遵命性；二是針對性強。具有鮮明的針對性，對象非常明確。三是群體智慧。秘工作往往需要發揮群體優勢，集思廣益，是集體智慧的結晶；四是政策性強。要以黨和國家的路線、方針、政策為依據，又要能夠提出政策性強、便于基層執行的指令。

秘書授權工作的要求：

秘書根據領導授意代組織立言，體現領導意圖和愿望的寫作活動。

能夠嚴格按照法律法規辦事，保障有關方針、政策的貫徹落實，切實實現政令暢通，令行禁止。重點在于圍繞重要管理指令和中心工作，抓大事、要事和久拖不決之事。開展協調工作有利于實施領導管理，保證政令暢通；有助于和諧組織內外人際關系，增強組織的凝聚力和向心力。

《秘書學概論》第六章

1．如何理解秘書工作的一般規律？

服務領導公務活動，輔助領導管理，適應領導的觀念與行為，是秘書工作的基本規律。

（1）從服務領導公務活動看秘書工作的一般規律

秘書工作的實質是為領導服務；秘書活動隨領導活動的產生而產生；哪里有領導活動，哪里就有秘書的工作；秘書服務要領導公務需要；秘書工作的質量影響領導效果。

（2）從輔助領導管理看秘書工作的一般規律

輔助領導管理是秘書工作的中心任務；輔助領導管理的基本內容；秘書工作者必須努力提高輔助水平；秘書對領導的輔助是綜合輔助；秘書工作有一定的權威性；輔助性決定了領導工作與秘書工作之間的關系。

（3）從適應領導的觀念與行為看秘書工作的一般規律

全面領會領導意圖；取得領導的信賴；研究領導工作特點；秘書必須適應領導的觀念和行為。2．如何正確運用秘書工作的一般規律？

服務領導活動，輔助領導管理，適應領導的觀念與行為，是秘書工作的一般規律。這些規律適用于古今中外的秘書工作，都是秘書工作中的固有的、本質的聯系。秘書工作和秘書人員本身，就是領導需要的產物，服務領導公務活動是領導對秘書工作的基本要求。輔助領導管理的有效程度，是衡量秘書工作的重要標準。適應領導的觀念與行為，有利于秘書職能作用的有效開展為領導服務是秘書這一職業的宗旨，這是不能由秘書個人的意愿所改變的。這就是這一總規律的理論基礎。認識這條規律，有助于推動秘書工作健康發展；遵循這一規律，既有利于提高秘書工作的質量和效率，又有利于對領導工作的輔助和優化。違背了它，就決不可能做好秘書工作，秘書也就失去了存在的價值。

3．簡述ABC重點管理法的應用。

ABC重點管理 法,又稱巴雷托分析法、主次因素分析法、ABC分析法、分類管理法。

是根據事物的經濟、技術等方面的主要特征，運用數理統計方法，進行統計、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重點與一般，從而有區別地采取管理方式的一種定量管理方法。借鑒這種管理方法的內涵是在被動接受任務后，主動安排辦理順序。即按照重要和急緩程度分類排列辦理順序，將要事急事列為A類，要高度注意，優先處理慎重處理。舍得時間，優先解決重要的緊急的少數問題。將重要但不急辦的事項列為B類，較慎重處理，確保各項工作按質按量在規定的時限內完成。將一般性事務和可暫緩辦理的事項列為C類，采取合并同類項的方法有計劃地進行一般處理，也可留到時間比較充裕時辦理。比如，在處理文件時可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時一并送給領導，這樣既節省了來回送文的時間，又可避免因瑣事而頻繁地出現。

4．簡述秘書協調方法的類型。

（1）會議協調是一種正式協調方法，是秘書協調工作中最常見、最基本方法。協調會議圍繞特定的主題，面對面地反復進行溝通，開拓思維視野，具有集思廣益的功能。協調會議吸收與工作有關的組織和人員共同參加，顧及方方面面的權益，防止獨斷專行。

（2）走訪調研協調法對不宜召集會議形式的協調事項, 可直接與被了解的人接觸, 就反映的問題或某些工作,耐心聽取對方的意見看法。通過討論獲得統一或部分統一的結論。涉及幾個部門的事項還應廣泛走訪分別協商達到統一。

（3）征詢協調方法也叫轉單協調法。是指對于某些工作,如制定計劃、修改文件、協調進度等，都可以通過由有關人員在簽呈文件上共同簽字以示了解的方式完成協調任務。一般均由秘書傳遞轉單文件、計劃討論稿、某些商議材料等,秘書還要整理經數個部門領導或有關部門人員閱簽后的意見, 集中起來形成相對一致的意見,向領導匯報。

（4）政策法規協調方法，是以系統完備的政策法規體系為依據的協調方法。政策法規既是各級各類組織開展各種活動的依據和標準，也是管理事務調整工作活動過程的精神成果。

（5）會稿協調法

指的是若干相關部門和個人，為處理相關問題，就所認同的內容與合作的事項等，共同撰寫文稿的過程。

5．簡述秘書信息溝通的具體方法。

信息溝通的方法有多種多樣，可按各類標準劃分為各種類型。根據秘書信息溝通對象的不同，秘書溝通可分為縱向信息溝通和橫向信息溝通；根據信息溝通所使用工具的不同，秘書溝通的方法可分為語言信息溝通、非語言信息溝通、網絡信息溝通等。

秘書信息溝通的具體方法有（1）縱向信息溝通包括

①上行溝通也稱向上溝通，即秘書與領導的溝通。這種溝通是秘書對領導的要求做出反饋、表達態度、匯報情況、使領導了解工作的進度過程；是秘書向上級提供新的信息資料，呈送材料、反饋交流信息、下情上達、服務領導工作的過程。

②下行溝通領導向秘書傳達命令，下達任務，或秘書向下級部門傳達領導意圖的上情下達過程。是傳統的完成工作的方法。

（2）橫向信息溝通也稱平行溝通或秘書與職能部門的溝通，是指在同級之間，或不相隸屬的各單位之間的信息傳遞。

（3）語言信息溝通包括

①口頭信息溝通無論是橫向溝通還是縱向信息溝通，都離不開口語表達。口頭溝通是信息溝通的主要形式，即以說話的方式，把信息變成言語進行傳遞和反饋，如交談、會議、解釋、接待、發言、演講、打電話等。

②書面信息溝通即用文字、符號、圖表、數字等書面形式進行信息傳遞交流，也是秘書經常采用的信息溝通方式。這種信息溝通包括如文件、簡報、報表、報告、會議記錄、新聞稿件、工作計劃總結，書籍和文獻資料，以及各種信件、電報等。

（4）非語言信息溝通就是由個體的軀體各部位所發出的身體語言，它涉及表情、動作、手勢、姿勢、聲音、服飾、距離等非言語手段進行的信息交流，是口頭溝通的重要輔助形式，具有修飾性、替代性、散發性和暗示性等特點，能表達語言難以表達的思想情感，起到強化口頭溝通的作用。它是秘書人員在與領導者、公務人員和其他社會成員的交往中，不可缺少的一種補充信息溝通形式。

（5）網絡信息溝通

利用網絡,秘書可以在第一時間向領導提供最有效，最新的信息；快捷便利發布和收集相關信息；自由的選擇接受信息的內容、時間和方式，比如文字方式、圖片方式、視頻方式等。

6．簡述提高時間利用率方法。

（1）提高單位時間的利用率。處理工作要專心致志，集中注意力，用最短的時間完成任務，在精力旺盛之時，迅速處理各種事務。

（2）建立正確的時間觀念。培養節約時間的技能，簡化處理事務的程序。例如可用電話解決的問題不開會，不寫信；開會目標明確，減少開會人數，縮短時間；復函處理困難工作；通話簡潔，集中回復電話，儲存好常用電話號碼。

（3）善于擠時間。用頭腦清醒的時間撰稿，隨時備好紙和筆，做好記錄備忘提示；在最緊急的時候，也要把握最后一分鐘，防止返工。

（4）合理使用零碎時間。所謂零碎時間是指不構成連續時段的某項工作與另一項工作銜接之間的空余時間。這種空余時間，一種是不可預計的零碎時間；另一種是事前可以預計的零碎時間，如公務出差的候機候車時間，等待會談代表來到的時間等。

（5）充分利用現代科技手段，有效利用節約時間的工具。秘書可以改善設備與工作環境。經常整理辦公桌，備品擺放方便取用，使用適當的文具檔案設備妥善保管資料，隨時更正，加入最新資料。準備大垃圾桶，把沒用的東西丟掉，免去重復翻找，減少找東西的時間。充分利用辦公自動化設備，如個人備忘錄、臺歷、通信薄、手機提示功能、計算器、電傳、電話、錄音筆、錄像機、錄音機、復印機等。工具齊全適用，才有助于秘書提高工作效率。

在實際工作中，秘書應綜合運用使用各類節約時間的工具，改進運用時間的方法，更加有效地使用時間資源，提高工作效率。

《秘書學概論》第七章

1.高效的秘書團隊應具備哪些條件？

（一）共同的目標

1.明確的團隊目標能激發團隊成員的工作熱情、活力和創造力，使得團隊的存在有了價值。2.共同的團隊目標有助于團隊成員設定個人目標，從而使團隊成員在執行計劃的過程中始終處于最佳工作狀態，并能盡量使實際進度略微領先于目標進度，進而幫助團隊獲得最佳工作績效。

（二）互信的協作

1.應把具有各種不同素質、知識、能力的成員組合成一個彼此互補、優化的秘書團隊，才能產生整體搭配的協同效應。2.團隊成員情感上相互認同也是團隊成功的重要因素。

（三）明確的職責

1.一個高效的團隊應根據每個成員的個體特質安排其在團隊擔 任不同的角色并進行明確的分工。2.秘書工作應講究工作程序并明確團隊每位成員的職責。

（四）較強的執行力——所謂執行力，指將目標轉化為現實的能力，將不可能變為可能目標。2.簡述秘書團隊的內部結構

（一）團隊規模 —— 秘書團隊人數以2—7人為宜

（二）角色

1.根據每位成員的氣質如膽汁質、多血質、粘液質、抑郁質，和專業背景 2.必須對團隊成員進行崗位分工，定職定責。

3.可從秘書事務能力、文字能力、溝通能力、表達能力、公共關系能力、辦公自動化運用能力、協調能力等綜合素質考慮。

（三）領導——領導是高效能秘書團隊的核心人物，他承擔著管理、建設團隊的重任。

（四）規范——規范是用以約束團隊成員并被團隊成員共同接受和認可的一些行為準則。

3.秘書團隊的成長要經歷哪些階段？每一階段的任務是什么？

秘書團隊組建期。這個階段，秘書團隊應完成以下三方面的工作：一是形成團隊的內部結構框架；二是建立團隊與外界的初步聯系；三是培養團隊成員對團隊初步的認同感與凝聚力。

秘書團隊磨合期。為順利度過磨合期，團隊在這一階段可通過下述方法和手段幫助構建和諧的團隊文化，如通過舉辦一些生活化的集體活動幫助成員彼此溝通、理解、互相包容、相互欣賞；用團隊的“愿景和目標”來凝聚人心，激發成員“因公忘私”的崇高感；團隊領導者應自覺提醒成員將主要的力量集中于外部的競爭對手，通過注入“一致對外”的意識增強團隊成員的向心力；可適當采用“對團隊績效的獎賞”作為手段來強化團隊內的承諾意識。

秘書團隊規范期。規范期是團隊經過艱苦的磨合階段，開始逐步走向穩定和成熟的階段。在這個階段，團隊內部成員逐漸適應彼此之間的工作個性、互相尊重各自的工作價值，另一方面在此階段，團隊可能矯枉過正，出現行為與思維方式的同質性，規范期有可能變成創造力蛻化的平庸期。因此這一階段在異中求同的同時還應特別強調同中求異，既有多元的工作理念、工作個性、工作思路，又能和諧共處、彼此尊重。

秘書團隊成熟期。在這個階段，團隊開始成為獨特的“這一個”，一種具有獨特理念、豐富的內涵的自有文化將使本團隊區別于其他團隊。團隊成員具備高度的獨立性和自覺性，能獨當一面開展工作，并能擔負更多責任；團隊成員能坦誠地提出不同意見，并通過與其他成員溝通、辯論、駁難，產生新的創見。創新在這一階段達到頂峰。

4.秘書團隊經常采用哪些績效測評方法？

領導者判斷測評法、等級評定法、序列法、關鍵事件法

5.測評過程中應遵循哪些原則？制度化原則、定量與定性結合原則、民主集中制原則、精確原則。

《秘書學概論》第八章

1.怎樣理解我國職業資格認證制度？

答：含義：國家職業資格認證制度，是按國家職業技能標準或任職資格條件，通過政府認定的考核鑒定機構，對勞動者從事某種職業所應掌握的學識、技術和實際操作能力進行客觀公正、科學規范的評價和鑒定，對合格者授予相應的國家職業資格證書的人力素質認證規范。

性質：考核的內涵來源于職業的要求，有很強的職業性；認證的內容體系按照職業活動規律和要求確定；考核的內容結構要求穩定，具有等值性。

與學歷教育區別：學歷教育是以知識為主，學術為本，基礎是基本學科教育規律；而職業認證培訓是以能力為主，應用為本，其基礎是職業活動規律。

作用：國家證書制度是通過法律法規推行、由政府認定的授權機構實施、全社會通行的證書制度。是用人單位招聘、錄用勞動者的主要依據，也是境外就業、對外勞務合作人員辦理技能水平公證的有效證件。

意義：職業資格證書是國際上唯一通用的從業資格證明，絕大多數國家都有自己的職業資格證書制度。我國開展國家職業資格鑒定，推行職業資格證書制度，是落實 “科教興國”戰略方針的重要舉措，也是我國人力資源開發的一項戰略措施。這對于提高勞動者素質，促進人力資源市場的建設以及深化經濟改革，促進經濟發展都具有重要意義。

2．秘書職業資格認證的主要種類有哪些? 答：許職業秘書資格（簡稱CPS）證書。作為全球聞名的秘書協會組織，其考試影響力，在業內被稱為“博士級”的資格證書。秘書職業資格認證，主要有國內認證和國際認證兩類。

（1）國內認證，影響最廣的是人力資源與社會保障部舉辦的秘書國家職業資格認證，秘書國家職業資格認證全國“五統一”，即統一標準、統一教材、統一命題、統一證書，統一管理，保證了秘書國家職業資格認證的規范性。

（2）國際上，秘書職業資格認證有三大類：

一是英國劍橋大學舉辦的劍橋辦公管理國際證書考試，該認證是具有國際水準的社會化職業證書考試，屬于辦公室管理及秘書從業人員的培訓、考試系統。

二是由倫敦工商會考試局舉辦的倫敦工商會秘書證書考試，該考試全球統一命題、統一考試，中國考生采用英文試卷。

三是國際職業秘書協會的秘書資格證書考試，在國際各考場同時進行，考試持續12小時，合格者獲特許。

3．秘書國家職業標準的核心是什么，國家有哪些規定？ 答：其中工作要求是國家職業標準的核心部分。

國家規定：

（1）會務工作 1）會前籌備

五級秘書能夠傳遞信息，完成簡單事務工作。四級秘書能夠擬寫會議的簡單文書，完成一般事務工作。三級秘書能夠擬寫審核會議較重要的文書，組織會議。二級秘書能夠擬寫并審核會議重要文書，管理會議。

2）會中服務

五級秘書能夠接待引導參會人員。四級秘書能夠獨立做好會中信息工作和事務工作。三級秘書能夠促進會議按計劃進行。二級秘書能夠主持會議。

3）會后落實

五級秘書能夠做會后事務工作。四級秘書能夠整理傳遞會議信息，結算經費。三級秘書能夠對會議做總結和評估。二級秘書能夠督查會議精神的落實情況。

（2）事務工作 1）接待

五級秘書能夠做好前臺接待工作。四級秘書能夠完成接待主體工作。三級秘書能夠安排涉外接待，會選購饋贈禮品。

2）辦公環境管理

五級秘書能夠維護辦公環境。四級秘書能夠布置辦公環境，做到安全辦公三級秘書能夠選擇辦公模式。二級秘書能夠監管評估辦公管理狀況。3）辦公室日常事務管理

五級秘書能夠操辦日常辦公室簡單事務。四級秘書能夠辦理秘書常規事務工作。三級秘書能夠統帥辦公事務工作。二級秘書能夠管理辦公團隊，改進辦公方案。

4）辦公用品與設備的使用和管理

五級秘書能夠發放辦公用品，使用常用設備完成常規工作。四級秘書能夠采購管理辦公用品，使用重要設備完成較重要工作。三級秘書能夠制定用品設備采購程序，統籌辦公用品和設配。

5）信息管理

四級秘書能夠做好信息的前期工作。三級秘書能夠編寫、利用和反饋信息。二級秘書能夠開發和利用信息，組織信息工作。

（3）文書擬寫與處理 1）文書擬寫

五級秘書能夠擬寫簡單的文書，能擬寫最常用公文、事務文書和禮儀文書。四級秘書能夠擬寫一般的公務文書，能擬寫事務文書和常用商務文書。三級秘書能夠擬寫重要公務文書、事務文書與商務文書。二級秘書能夠擬寫特定公務文書與商務文書。

2）收發文處理

五級秘書能夠做收發文的簡單工作。四級秘書能夠按程序做好收文、發文工作。三級秘書能夠對文書進行審核、擬辦、承辦、催辦和注辦等。

3）文檔管理

五級秘書能夠做立卷與歸檔的基礎工作。四級秘書能夠辦理文檔。三級秘書能夠管理利用檔案。二級秘書能夠管理文檔工作。

第二篇：《秘書學概論》思考題答案-第一章

《秘書學概論》第一章

思考題參考答案

本文為《秘書學概論》（高等教育出版社2011年版高等學校秘書學專業系列教材）第一章的思考題參考答案。

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（CQ資料）

秘書學,秘書學概論,第章,思考題,參考答案 1.什么是秘書？《辭海》對秘書的定義是什么？ 定義秘書概念，首先應將其界定為一種職業，在此基礎上，再對秘書這一概念的內涵進行定義。應從三個方面考慮問題：一是秘書的主要活動范圍是領導機構或領導者身邊；二是秘書的主要工作方式是處理信息和綜合服務；三是秘書工作的根本性質是輔助管理。

《秘書國家職業標準》（2006）：

秘書是“從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。”

《辭海》對于秘書的定義：秘書是指身處領導機構或領導者身邊，以處理信息和綜合服務的方式輔助領導者實施管理的工作人員。

2.中國古代秘書的稱謂有哪些？

中國古代多無“秘書”之名，而行“秘書”之實，歷朝歷代從事秘書工作的人員有著不同的稱謂。《史記》載，黃帝時期的“倉頡”、“沮誦”作為收集、記錄史事的史官擔任秘書工作；夏商周時期的史官承擔日常秘書工作；這些史官分為四類：一是貞卜史官，二是祭祀史官，三是作冊史官，四是記事史官，有史、卿史等，負責記錄帝王言行、保管圖書、記錄立法等文書檔案工作。

從秦漢開始，秘書職責逐漸確立，從中央到地方都設有專門的秘書機構以及秘書。其稱謂各不相同。如秦漢時丞相、御史大夫，尚書屬于中央秘書，皇宮里還出現了逐日記錄皇帝言行的女史。魏晉時的中書監、中書令、通事郎、侍中；唐宋時的通事舍人、起居舍人、給事中、符寶郎以及翰林學士等；明代的內閣大學士、中書舍人、通政使；清代的軍機大臣、六科給事中等。這些秘書多是有文才的名儒學士，在朝廷中擔任要職，屬于秘書官員，侍奉帝王左右，出謀劃策，輔助施政，受到高度重視。

除了在中央設有秘書機構和秘書人員，在軍隊和地方也都設有專門的秘書人員，負責草擬文書、辦理公務、掌管典籍，輔助地方官員決策。如魏晉時軍隊中軍幕府設有文字秘書稱記室令史；唐宋時期軍隊秘書官有判官、孔目、記室參軍、掌書記等。地方也設置了不少秘書機構輔助地方政府辦理公務，如知事、書吏、典吏、抄事、貼書等。

直至近代，中華民國臨時政府在南京成立，孫中山在大總統府設置“秘書處”，在其中設有秘書長、秘書，至此“秘書”具有了現代意義。

3.簡述中國秘書職業的分類。

在我國現代秘書的分類問題上，歷來說法不一，各執一詞，研究者從各自的角度出發，按照不同的標準對秘書進行了分類：

常崇宜在其主編的《秘書學概論》中指出：秘書的分類有一定的難度，一是難在過去定義尚未解決，何從分類；二是難在我國社會正處在急劇發展變化的過程中，比如在“文革”前，秘書即使是經濟單位的秘書，也基本上都是“政治型”的。而今天則財經型秘書、涉外型秘書、商務秘書、科技秘書等等大量出現。然而沒有分類，秘書學研究又無法深入。因此，從我國秘書的工作實際出發，粗線條地把我國秘書分為公務秘書與非公務秘書兩大類。

張同欣、楊鋒在其主編的《秘書學概論》中指出：我國秘書的分類，可以從橫向和縱向兩個方面來分。在橫向分類中，按服務對象和經濟支取分為公務秘書和私人秘書；按業務范圍寬窄分為通用秘書和專業秘書；按精力投放的多少分為專職秘書和兼職秘書；按智能特長分為參謀型秘書、辦事型秘書、公關型秘書、技術型秘書、秀才型秘書和綜合型秘書；按組織內部分工分為行政秘書、文字秘書、機要秘書、通訊秘書、信訪秘書、事務秘書、生活秘書、外事秘書、會務秘書；按秘書所從事的行業特征分為企業秘書、法律秘書、科技秘書、教學秘書、涉外秘書。在縱向分類中，按組織級別分為中央國家機關秘書、地方領導機關秘書和基層單位秘書；按職務高低的角度分為高級秘書、中級秘書和初級秘書；從輔助功能的角度分為輔助決策層秘書、行政執行層秘書和技術操作層秘書。

丁曉昌、冒志祥在其主編的《秘書學與秘書工作》中指出：秘書的分類問題是一個具有動態性的問題，它是隨著社會的發展、國家機構改革形勢的變化而變化的。隨著社會的不斷進步，秘書工作內容日益豐富、范圍日趨廣泛，秘書的分類也越來越細。對我國當代秘書所作的粗略劃分是：按秘書的工資支付來源分為公職秘書和私人秘書；按秘書任職的單位性質分為公務秘書和企業秘書；按輔助對象分為集體秘書和個人秘書；按職業角度分為通用秘書與專用秘書；按秘書工作內容的角度分為機要秘書、業務秘書和行政秘書；按秘書工作性質的不同分為政務秘書、事務秘書和專業秘書。

4.秘書職業的特點有哪些？

（一）廣泛性

（二）近身性

（三）服務性

（四）從屬性

5.聯系實際，談談實現中國秘書職業化的途徑。(1)加大對秘書職業的宣傳，樹立現代秘書職業觀念(2)制定法律法規，完善職業監督

(3)在推行秘書職業資格認證的同時，規范秘書上崗制度，嚴格職業準入

(4)深化秘書學理論研究和秘書職業研究

第三篇：染整概論思考題答案整理

前處理

1、棉織物中含有那些天然雜質？他們在精煉（煮練）過程中是怎樣去除的？

答：果膠物質→果膠酸鈉鹽

蠟狀物質→皂化、乳化：燒堿能使蠟狀物質中的脂肪酸酯皂化，脂肪酸生成鈉鹽，轉化成乳化劑，能使不易皂化的蠟質乳化去除。

含氮物質→水解（水解成可溶性的物質而去除）

棉子殼 →溶脹、木質素變成木質素磺酸鈉（棉籽殼在堿煮過程中發生溶脹，年的松軟，再經水洗和搓擦，棉籽殼解體而脫落下來。）

灰分 →部分溶于水，其他用水玻璃吸附

2、簡述H2O2漂液的性質，在H2O2漂液中為什么要加入穩定劑？

答：性質：①H2O2為弱二元酸②H2O2溶液不穩定，易分解

過氧化氫溶液分解產生的游離基，特別是活性高的HO·，會引起纖維損傷，催化分解出的氧氣，物漂白能力，相反如滲透到纖維內部，在高溫堿性條件下，將引起棉織物的嚴重損傷。因此，在用過氧化氫漂白時，為了獲得良好的漂白效果，又不值纖維損傷過多，在飄葉中一定要加入一定量的穩定劑。（穩定劑為水玻璃，對溶液的PH值有緩沖作用）

3、絲光之后，棉織物的結構和性能發生了什么變化？

答：結構的變化：①形態結構：腰子形變成圓形，胞腔縮小，天然扭曲消失

②超分子結構：結晶度降低，取向度提高，晶型由纖維素Ⅰ變為纖維素Ⅱ

性能的變化：光澤提高，吸附能力提高，尺寸穩定性提高—縮水率降低，強度提高，強度提高

4、滌棉織物練漂應注意哪些問題？

答：燒毛：布身溫度<180 oC，落布溫度<50 oC；

退漿：漿料一般是PVA及其混合漿；常用退漿工藝堿退漿、氧化劑退漿；

煮練：燒堿濃度 5 ~ 10g/L時間30 ~ 60分

漂白：常用氧漂，多為合一工藝

絲光：為了保證棉的絲光效果，燒堿濃度一般不降低；主要是去堿箱溫度不能太高，一般要低于80度 熱定型：滌組分，溫度適當降低

5、熱定型為什么能提高滌綸織物的熱穩定性？

答：①當溫度高于Tg，大分子鏈段運動加劇，通過內旋轉降低體系能量，實現應力松弛。

②在新的穩定狀態下，分子間作用力開始重建，發生結晶化，進一步降低體系能量。

③冷卻固定形成穩定的結構

染色

1、簡述染料顏色的三特性

2、直接染料有哪些特點？溫度和鹽在直接染料的染色中起什么作用？

答：特點：能溶于水，能直接上染纖維素纖維，在弱酸介質中染羊毛和蠶絲，色譜齊全，染色方法簡便，價格便宜，染品的水洗色牢度差

溫度：提高勻染性，減少染色時間鹽：促染作用

3、簡述活性染料的染色過程，為什么活性染料有良好的皂洗色牢度？

答：活性染料的染色過程包括上染（吸附和擴散）、固色和皂洗后處理三個階段

活性染料是水溶性染料，分子中含有一個或一個以上的反應基團，在適當條件下，能與纖維素纖維中的羥基、蛋白質纖維及聚酰胺纖維中的氨基等發生反應而形成共價鍵結合。

4、在還原染料染色過程中，還原劑和氧化劑和起什么作用？

答：還原：使不溶性的還原染料變為可溶性的隱色體離子，以便上染纖維

氧化：將上染在纖維上的隱色體離子氧化成原來的不溶狀態，以便使其沉積在纖維內部，得到良好的牢度。

5、強酸性酸性染料是如何上染羊毛纖維的？

答：

6、分散染料為什么適合滌綸？染色方法有哪些？

答：分散染料有以下結構特點：①非離子性，水溶性低②化學機構簡單，分子量小③擴散性好④具有發色團結構

以上特點適合于滌綸結構特點：①疏水性②結構緊密

染色方法：①載體染色法②高溫高壓染色法③熱溶染色法

7、為什么陽離子染料上染腈綸時很容易造成染色不均？

答：玻璃化溫度以上，上染速度和上染率突然增大，易造成上染不勻

印花

1、印花按工藝、設備分各有幾類，說明并比較之。

答：按工藝分：直接印花，拔染印花，防染印花

按設備分：滾筒印花，篩網印花（平網印花，圓網印花），轉移印花

2、分析蒸化時織物上發生的作用。

3、論述印花色漿的基本性能和糊料類別

答：基本性能：穩定性：與其他助劑相溶性和放置穩定性

流動性：應力增大，粘度減小，易流動，滲透性好

應力減小，粘度增大，不易流動，滲透難

柔順性、粘著力（烘干）：柔順性好，烘干后不龜裂脫落

有粘著力，使色漿膜粘附在織物表面

粘著力太大，印花后難以洗除

給色性（上染率）（蒸化）：纖維與染料間親和力大，給色性高

糊料與染料間有親和力，太大不利于染料轉移上纖維

上染率低

吸濕性（親水性）：吸濕性好

均勻性、印透性：印透性差

糊料類別：天然親水性高分子物：淀粉，海藻酸鈉，樹膠等

天然親水性高分子變性產物：淀粉變性（黃糊精，白糊精，印染膠）

4、何謂顏料印花？其特點是什么？

答：靠粘合劑將顏料機械地粘著在纖維上的印花方法

特點：工藝簡單；色譜較廣、拼色方便；花紋輪廓清晰手感硬，摩擦牢度差；適合任何纖維

5、簡述活性、還原染料直接印花中的主要助劑、原糊種類及工藝加工過程。

答：活性：一相法印花：原糊種類：海藻酸鈉糊

主要助劑：尿素，防染鹽S，小蘇打（堿劑）

過程：印花→烘干→ 汽蒸（或焙烘）→后處理

二相法：色漿中不加入堿劑

印花→ 烘干→軋堿→汽蒸→后處理

還原：全料法印花：印花→烘干→還原蒸化→氧化→皂洗→水洗→烘干

軋堿短蒸法印花：印花→烘干→浸軋（堿、還原劑）→蒸化→氧化→皂洗→水洗→烘干

6、爛花印花原理是什么？何為防染印花、拔染印花？其特點是什么？何為防染劑、拔染劑？

答：爛花印花原理：利用不同纖維對同一化學品的不同反應。

防染印花：在色漿中加入不受防染劑的阻礙而能上染纖維的染料或顏料，從而得到彩色花紋的工藝特點：

防染劑：防止染料上染或顯色的物質

拔染印花：用化學方法局部破壞地色染料或媒染劑，從而在地色上獲得花紋的印花工藝。拔染劑：破壞地色染料的化學物質

特點：

整理

1、簡述機械整理中的拉幅整理的目的、原理

答：目的：整齊劃一的門幅—定幅；糾正前加工造成的問題（緯斜、緯歪—整緯

手感粗糙、極光）

原理：棉纖維在潮濕狀態下，具有一定的可塑性，可按要求調整經緯紗在織物中的狀態，達到要求

2、比較軋光、電光和軋紋的作用效果。

答：軋光效果：光澤： 強、弱、柔和柔軟性：柔軟、滑爽耐久性：暫時性、永久性

電光效果：在織物表面軋出許多平行的斜線，對光線產生規則的反射，獲得明亮奪目的光澤軋紋效果：在織物表面軋出許多凹凸的花紋

3、簡述棉織物縮水原因及毛織物的氈縮原因。

答：棉織物縮水原因：加工過程，拉力使織物伸長，織縮減小。水中，棉纖維異向溶脹，紗線直徑增大,迫使織縮增大。干燥時,因無拉伸外力,使織物保持了收縮狀態。

毛織物氈縮原因：羊毛纖維具有縮絨性，毛織物在濕熱狀態下受到外力作用時會產生氈縮，時使織物面積收縮變形，形狀改變，絨毛突出，織紋模糊不清，彈性降低，手感粗糙，織物外觀和服用性能受到影響

4、防皺整理原理是什么？

答：防皺整理劑進入纖維內部，與纖維發生反應，在大分子間建立共價交聯。從而：

a 封閉了部分羥基，減少應變硬化。

b 分子間的交聯提高了抗形變能力

c 分子間的交聯提高了纖維從形變中恢復的能力

5、試闡述防皺整理的主要加工過程及各過程對加工質量的影響。

答：浸軋樹脂工作液→預烘→焙烘→后處理

浸軋：軋液率：70-80%（越低越好)

預烘：使初縮體均勻滲透到纖維內部

防泳移

焙烘：使初縮體與纖維發生交聯反應

后處理：熱水洗→皂洗→水洗→ 烘干60℃

皂洗可以洗除織物上的樹脂反應副產物，同時還可洗除織物上的催化劑及其他產物

6、防皺整理后棉織物的物理和機械性能如何變化，為什么？

答：整理效果(棉）：彈性提高，強力下降，斷裂延伸度下降，撕破強力下降，耐磨性（高應力：下降；低應力：提高）

第四篇：秘書學概論復習資料

秘書學概論復習資料

第一章：秘書學概述

現代秘書發端于清代的幕學，作為一門獨立的學科產生于20世紀80年代初期。經過30年的發展，秘書學明確了自身的學科性質和研究對象，初步形成了學科體系，具備了比較明確的研究領域，但學科地位還待進一步提高。秘書學與多門學科存在相關性，而且學習和研究秘書學必須注重理論和實際相結合。幕學

核心：刑錢之學

本質：佐治之術

秘書人的標志性工作：文書工作，檔案管理

秘書學的發展狀況主要特征

建立了秘書學科，但未發展為常規學科 關注基礎理論，但沒有獲得實質性突破

成立研究組織，但影響不夠廣泛，活動不夠正常

創立了秘書學學科體系，提出秘書學分支學科，但學科體系還有待進一步完善，分支學科優待進一步規范

有了自己的專業期刊，但期刊檔次不高

秘書工作是秘書學研究對象

秘書學的研究就是要通過對秘書工作的誠如研究，發現隱藏的本質規律，為人們從事秘書工作提供科學的理論指導。秘書工作的構成要素（秘書人員，秘書工作方法，秘書工作的內容，秘書工作的對象和環境）

秘書學的學科定義就是對秘書學科性質的闡釋。秘書學的研究方法

（一）理論聯系實際 1，理論來源實際 2，理論應用于實際

3，理論與實際之間需要構筑順暢的通道

（二）重視經驗性研究

秘書學創立緣于對秘書工作的經驗總結，沒有對現代秘書工作的經驗性研究，便沒有秘書學額

經驗性研究的成果充分體現了秘書學的應用性，密切了于實踐的關系，增強了學科對現實工作的指導性

秘書學的經驗性研究滲透性著理論的成分，經驗性研究的成果既為秘書學理論提供了素材，又在很大程度上證明了秘書學里理論的價值。第二章

秘書和秘書角色

你眼中的秘書

工作要求：察言觀色，基礎知識，專業知識，素養素質

秘書本身：上司的助手，為上司出謀劃策。國際職業秘書協會所下的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需要上級敦促即能能主動負責，積極進取、干練果斷，能在授權范圍內作正確決定的經理助手

秘書的定義：

狹義：掌握文書并直接輔助領導者全面處理事物的專門人員 廣義：在領導身邊或中樞機構工作并以辦文、辦會和承辦領導交辦指示為主要輔助任務

秘書的職業定義：

從事辦公室程序工作、協助上司處理政務及日常事物，為決策及實施提供和服務的人員

秘書的分類

二分法：公務秘書和私人秘書 公務秘書：在國家機關、國有或集體企事業單位以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。由組織人事部門考察選用，由國家支付薪酬。

私人秘書：就是私人企業、外資企業、民辦社團以及其他雇主那里承擔秘書工作的雇傭人員

橫向分類___根據秘書工作內容或者從事行業為標準的分類 秘書工作的業務分工（行政秘書）秘書工作的行業特征（商務秘書）

縱向分類：按照秘書業務水平為標準的分類

秘書角色

定義：是一種具體的角色，是由秘書在社會中的活動內容方式決定的，要白兔社會的依附性，應該更加重視自己的后成地位（復雜性、多樣性、開放性）社會公眾對秘書角色的認知偏差

秘書是花瓶

秘書是“二首長”

秘書是領導的家奴 秘書角色的定位（領導的助手）秘書在組織中所承擔的角色，集中體現在輔助領導的活動中以及秘書與領導的關系中

助手是秘書職業產生的根本原因 助手是配角的具體內涵

助手與參謀之間并不存在對立關系

助手角色的重要性

1，是參謀不是二首長 2，是事物處理者不是家奴

3，是“公關”者不是“交際花”“花瓶” 4，是文書處理者不是“作家”“秀才”

秘書角色的把握？

具備明確的秘書意識

協調好秘書角色沖突或者角色矛盾 根據角色規范合理調適角色，避免角色失當（角色越位、角色失責）

第三章

秘書機構

秘書機構

是各黨政機關、企事業單位、社會團體等組織的有效組成部分 是各級各類領導機關綜合性辦事機構和參贊性機構 是為行政組織。行政領導服務的，是行政組織的一部分

秘書機構的組織形式

因人設置（綜理制）

因事設置（分理制）

混合設置

秘書機構的設置原則

適應性原則 精簡高效原則 秘書機構人員要精干 要減少秘書機構的內部層次，內部機構要科學，保證秘書機構規范有效 3 分工合理，重視秘書機構的群體優化

秘書機構的性質（機密性）

（一）綜合輔助性（是秘書機構的本質屬性）輔助決策中的綜合性 2 管理職能的綜合協調

（二）系統中介性 系統中介的兼顧性 2 系統中介的溝通性 3 系統中介的協調性

（三）組織關系的相對封閉性 上下級秘書機構之間具有業務指導關系 2 橫向秘書機構之間的互相交流關系

秘書機構的管理（p47~52）

第四章

秘書的職業素養

定義：秘書的職業素養是秘書從事職業活動所需要的優良職業道德、扎實的專業知識、較強的職業能力和健康的個性心理的總和，秘書的職業素養是從事秘書活動的基本條件

所謂職業道德，是同人們的職業活動緊密聯系的職業特點所要求的道德準則、道德情操與道德品質的總和。

秘書的基本職業道德規范是：忠誠領導 秘書的職業道德 忠誠守信 甘居幕后 潔廉自律 謙和謹慎

一位稱職的秘書：須具有基本的配角意識和具有和有條件的主角意識，其關鍵是自己的價值取向

秘書的知識結構

（一）基礎知識 科學文化基礎知識 哲學和政治經濟基礎知識

（二）專業知識 秘書專業知識 2 行業業務知識

（三）相關知識 法律類知識 2 管理類知識 3 心理學知識

秘書能力結構

（一）基本能力

觀察力

思維力

記憶力

注意力

想象力

記憶力:記憶力是知識、保持、在認識和重現客觀事物所反映的內容和經驗能力。良好的記憶能力是秘書從業人員的必備能力之一。秘書部門是信息的樞紐站、集散地。信息的收集、儲存、加工、輸出、反饋等處理過程，都需要秘書具有良好的記憶力，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。如果沒有良好的記憶能力，就會產生信息溝通障礙，也可能錯失良機

（二）職業能力

秘書的職業能力是指從事秘書工作所具備的職業能力，它是秘書能力結構中的核心部分。秘書具有輔助決策、溝通協調、處理事務的基本職能。需要完成辦文、辦會、辦事的基本工作內容。1 表達能力 2 辦事能力 3 信息處理能力 4 人際交往能力 5 管理能力

人際交往能力：妥善處理與組織內外相關人員關系的能力，包括周圍壞境建立廣泛聯系以及正確處理上下左右關系的能力。秘書工作需要和不同的人打交道。秘書在上傳下達、協調關系、迎送接待等。因此，學會處理人際關系，提高社交能力，是秘書人員必備的能力要求

（三）操作能力 現代化辦公設備的操作能力 2 書法和快速記錄技術 3 計算機和網絡技術 4 文案處理技能

秘書的個性心理

秘書的性格：穩健、樂觀、內斂、豁達、幽默 秘書常見的心理障礙：壓抑 依賴

厭倦

秘書心理障礙的調適 正確認識秘書職業，培養職業興趣 提高自我心理調節能力，完善自己的心理品質。3 掌握人際關系方法，建立良好的人際關系環境 4 尋求適合的途徑，消除心理壓力

第五章 秘書工作的內容和特征

秘書工作是秘書學研究的主要內容。秘書工作內容比較廣泛，不同時期不同性質的組織，秘書工作的側重點不同。秘書工作的本質屬性和基本特征是既有聯系又有區別的兩個問題 秘書工作的內容

秘書工作是為了完成輔助領導實施有效的決策和管理而在一定范圍內的勞動 主要內容：文書撰擬

文書處理

信息工作

協調工作

會務工作

接待和信訪工作

檔案管理

辦公室日常管理工作

隨從工作

交辦工作 文書處理

文書處理指的是對文書的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯。銜接有序的工作。關于文書處理工作的歸屬問題，《黨政機關公文處理工作條例）（中辦發（2012）14號，2012年4月）第六條、第七條明確規定，“各級黨政機關應當高度重視公文處理工作，加強組識領導，強化隊伍建設，設立文秘部門或者由專人負責公文處理作”、“各級黨政機關辦公廳（室）主管本機關的公文處理工作，并對下級機關的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。”可見文書處理是秘書工作的基本內容是具有法規性依據的，且文書處理的概念中包含文件的整理和歸檔工作 會務工作

會務工作就是各種會議的籌備、組織和服務工作。會務工作作為秘書工作的基本 內容，與文書工作一樣有極高的認可度。會議具備了決策、溝通、協調、傳播多種功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是領導活動基本的方式。任何形式和規模的會議，都需要相應的會議組織工作，如會議計劃的擬訂、會議文書的制作、會議場所的布置、會間活動的安排與協調，以及會后的收尾工作，同時，需要說明的是，會務工作還涵蓋了各種儀典的組織工作，如開幕儀式、簽字僅式以及會見與會談的安排等。會議的籌備、組織和服務工作通常由格書人員和秘書部門承擔，大型會議或者涉及多個單位的會議則通常成立專門的會議機構，秘書人員也會參與其中、因此，我們認為秘書承擔會務工作體現了其輔助管理的基本職能。

秘書工作的本質屬性（輔助性）秘書工作屬性對輔助性的限制原因

首先，秘書工作的輔助性具有綜合、全面的特征，這是最且標些性的總書記工作涉及領導工作的方萬面面。

其次，秘書工作的輸助具有直接性。起書工作的輸助是一種直接的輔助，秘書工作直接受命并服從于領導活動，又直接對領導活動負責。再次，秘書工作的輔助具有非獨立性。秘書工作是伴隨著集團統治和領導群的出現而產的。它的使命要求它始終從屬于、服務于統治著和領導者。

秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質的。

秘書工作的特征

一 被動性與主動性的對立統一 二 事務性與思想性的對立統一 三 常規性與隨機性的對立統一 四 保密性與隨機性的對立統一 五 綜合性與專業性的對立統一 常規性與隨機性的對立統一：體現了秘書工作方式和節奏方面的基本特征。常規性指的是秘書工作中存在著大量的經常出現、反復進行的工作，這些活動往往事先有預見、有計劃的，活動內容常常有規可循的，秘書人員只要各司其職，按章辦事，就能保證機關工作正常運轉。較典型的如文書處理活動，文書的收發、審核、登記、傳閱、擬辦、復核等各個環節的工作大多屬于常規性的秘書工作，因此我們認為秘書工作有常規性的特征。

所謂隨機性，是指事先未預計到的、突然發生的、需要秘書隨機處理的活動，如臨時受命調查某一事件，為臨時決定召開的會議準備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關資料等等。

第六章 秘書工作的基本規律和發展趨勢

規律是在物之間內在的本質聯系秘書工作作為一種客觀存在的社會現

象，工作在運行中有著本質的、固有的聯系。“雙線”規律、輔助領導工作律、跟蹤輔助領導活動說是比較有代表性的規律總結，其中輔助領導工作律的表述更為清晰嚴密。目前，秘書工作正向職業化、現代化、智能化、規范化、國際化的趨勢發展。

“雙線”規律：發掘最基本矛盾輔助領導工作律：科學的結晶跟蹤輔助領導活動說：基本規律

第七章 秘書的基本職能

秘書職能是秘書職業活動的任務、職責、作用和效能的統稱。各種教材對秘書職能的認定各不相同。我們認為秘書的基本職能應該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協調、處理事務。四大職能各有側重，但是相互聯系、相互滲透，共同構成秘書職能的基本內涵。

輔助決策： 所謂輔助決策就是在決策的全過程中，在知識（包括理論），能力（包括技術），經驗和經歷等方面予決策主體全面的補充以提高決策的科學性和時效性。

輔助決策的職能基礎 秘書輔助決策的職能是領導工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領導提供有效的依據 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內容

決策準備階段的秘書工作：確定目標、擬定法案指導領導決策前的整個過程 決策確定階段的秘書工作：協助領導對決策方案進行判斷和選擇，做出決策的過程

決策實施階段的秘書工作：協調者 秘書輔助決策的特點： 輔助的全過程性 輔助的經常性 輔助的協調性 參謀咨詢

特點：從屬性 隨機性 權變形 秘書參謀咨詢職能的體現 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協調和查辦中參謀咨詢 5 事務性工作中參謀咨詢

秘書發揮參謀咨詢職能中的注意問題

（一）強化參謀意識，主動參謀咨詢。意識決定行為，秘書如果沒有參謀意識自然就不會有參謀行為。對秘書而言，謙虛謹慎是工作本色，但并不是事事謹小慎微，處處墨守成規。尤其在參謀服務上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態進諫、進言。

（二）擺正位置，謀而不斷。秘書人員始終都處于輔助的位置，做到既參謀，又不越位。秘書部門的參謀作用是為領導決策服務的“出謀獻策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領導“出謀劃策”。秘書人員在參謀咨詢的過程中只有發言權而無表決權，更無決定權。“謀而不斷”是秘書參謀活動的根本準則。

（三）講究參謀咨詢的方法和藝術。參謀咨詢的方法和藝術常常能決定參謀咨詢成敗。秘書人員要努力提高自身的素質，適時、適地、適度地實現參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢利導，選擇恰當的時機與領導交流。要注意應用語言的藝術，巧用比喻、典故讓領導心情舒暢地接受建議和意見。

溝通協調

特點;綜合性 疏導性 隨機性 溝通協調的技巧 善于運用感情調控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時機

處理事務

特征：廣泛性 隨機性 圍核性

秘書處理事務的類型 日常程序性事務 2 隨機偶發生性事務 3 領導交辦性事務 4 部門不管事務

第八章 秘書工作方法

秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務的途徑、程序和手段。科學會理的方法有利提高工作效率，優化效果。秘書的工作方法應該遵循規范性、適應性、靈活性的原則。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進諫、請示報告、溝通協調，時間管理法等。

秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標、任務和職能緊密聯系在一起的。

秘書確定工作方法的原則

規范性原則

適應性原則

靈活性原則

秘書工作方法的獲得 在實踐中總結經驗形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實踐相結合 3 秘書的工作方法要不斷創新中提高效率

秘書工作方法舉要

（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕

在秘書的日常接待工作中，為領導擋駕是非常重要的工作內容之一，合理擋駕可以保證領導能擁有一個良好的辦公環境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領導的工作節奏。因此，秘書必須根據具體情況，權衡利弊，采取必要的擋駕的方法。

秘書擋駕的范圍主要有；1.身份不明者和無關人員。對于無約來訪且急找額導者 秘書不能不假思索地直接引見，而應模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進行合理擋駕。

2.產品推銷、事務糾紛，消費投訴之類的來訪者。對于產品推銷人員，秘書人員應根據本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導他們去相關的部門。對于事務糾紛或消費投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請出領導人。3.涉及業務洽談、人才流動、產品開發等類的來訪者，在引見給領導之前，事先都必須征得領導同意。不得直接將來訪者引入領導辦公室。

（三）來電過濾

（四）領導公關事務活動的過濾

二 參謀進諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法

暗示是指秘書不直白地表達自己的觀點，而是用含蓄、間接的語言影響領導的心 理，使其對影書的本意能夠心領神會。工作中，有時難免會遇到主觀性很強、不大喜歡別人提不同意見的領導。也有時會遇到不能直言的特定場合。秘書要善于觀察、曲線求進，采用暗示的方法點到即止，讓領導心領神會。

（三）因勢利導法

（四）引經據典法

三 請示報告的方法 合理選擇請示報告的內容 2 靈活把握輕視和報告的時機 3 找準報告的對象

四 溝通協調的方法 文件協調法 2 回憶協調法 3 信息協調法 4 時間管理法

時間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時間法 統計時間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費太多時間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務繁重，如果完全被動地按事情發生或者任務下達的時間先后次序，可能會顧此失位，而運用AIC工作法，能夠抓住工作的關鍵，保證重點工作能及時完成，秘書事務性工作處理藝術 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規范有序 追根溯源法：主要是用于領導交辦的各類特殊事項處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領導提供受高層次的服務。個人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務性工作，只有將有限的時間和精力集中處理重要事務，達到事半功倍的效果。綜合處理法：將事務性工作按照輕重規急的原則進行排到，優免處理重要的急事。授權委托法

第五篇：《秘書學概論》論文

接待之道

我們知道——秘書職能，包括基本職能、日常事務職能、專項職能、特別授權職能、深層職能等，日常事務職能又包括辦公用品管理、接待、安排領導活動、值班、通訊工作、印章管理、機要保密等。其中接待職能這一節課讓我受益匪淺。因為在2010年12月份廣州亞殘運動會上我作為一名志愿者，我的工作是在白云機場接待貴賓，這節課正好讓我能出色地完成這項任務。因此，在此我吸收方尤瑜老師課堂所講的接待之道，結合自己的工作實踐，跟大家分享我對于作為一名秘書要做好接待工作的心得體會。

接待賓客是秘書的一項重要日常工作。在市場經濟快速發展的今天，各社會組織之間的聯系日趨緊密，各部門之間的相互依賴性更強，日常的接來送往日益頻繁，接待事務越來越繁重，其作用也越來越重要。接待工作的質量將直接關系到組織的聲譽和領導者的形象，也直接關系到工作的效率。因此，必須加強對接待工作的規范化管理，切實把接待工作做好。

我在機場做接待貴賓工作的時候，會遇到很多情況，比如說會遇到不同國籍的賓客；某位賓客飛機誤點了；剛好接待這一天的貴賓人數突然增多了；貴賓突然不來了；貴賓不期而至等等，正如同秘書面對的賓客有的是內賓，有的是外賓；有的是上級安排的，有的是本單位邀請的，有的是對方主動聯系的；有的是事先約定的，有的是不期而至的；有的是需要一個完整接待過程的，有的是只要一時半刻的；有的是為了一定目的而來的，有的只是順路探訪的；有的是一個團體，有的只是個人，如此種種，不一而足，而且在接待中也會出現種種情況，有的是預料之中的，有的是始料未及的，有的是臨時變化的，有的是有意改變的，這都給秘書的接待工作造成難度，但只要做好準備工作，又有機動靈活的頭腦，熱情好客的態度，就能做好這項工作了。

在課堂上，方老師一再強調我們要樹立嚴格的禮儀意識。她說：“接待工作，將使本社會組織的形象和接待者個體素養得到充分展示；是否講究接待禮儀，直接關系著接待工作的質量和效果。為切實加強接待工作的管理，必須是每一位接待工作者樹立嚴格的禮儀意識，并細致入微地付諸于接待工作實踐。”因此，在這次亞殘盛會里，我作為一名機場貴賓接待工作人員，我深深地認識到自己必須要做好這份接待工作，因為自己的行為代表的不僅僅是個人形象，更是我們展示亞運的形象，甚至是我們這座城市乃至中國的形象。這些對于每一個志愿者本身來說是一份光榮，但同時更是一份責任。

每一次完成一項機場接待任務，我都認為做好事前準備是很重要的。干任何事情都要事前做好準備，因為有備才能無患，秘書接待賓客也該如此。其中不管是接待事先約定的賓客，還是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，還是接待陌生的新客人；不管是接待團隊，還是接待個人；不管是需要完整的接待過程的，還是只要一時半刻的，都要認真對待，充分準備。

我認為準備有物質準備和精神準備兩方面——

第一、物質準備要根據具體情況而定。如果接待的是事先約定的，又是一個團隊，那么準備的方面比較多。首先要弄清團隊成員的基本情況，包括人數、姓名、年齡、性別、職務、基本觀點、傾向、所談問題、具體要求，有的還要準備好照片和簡歷，又是對團隊主要負責人的基本情況更要了如指掌。在掌握基本情況的基礎上，要擬訂好接待方案，其中接待規格、活動內容、時間安排、陪同人員、食宿及交通工具安排，主談人員以及所談問題的主要觀點及其主要對策，甚至歡迎詞、講話稿、接待場所、茶水飲料、贈送禮品等都要精心組織、細致安排，在征得上司同意的情況下要形成文字，或列出表格。對于團隊的接待，尤其是級別較高團隊的接待還需有關方面協助，因此要及早向上級匯報，請示上級意見，要與公安、交通、外事、新聞等部門聯系，要求這些部門給予協助。比如有一次，我接待的是馬來西亞的總理，就需要加強安全方面的準備工作，我及時向我們的經理匯報情況，請示上級意見，并與公安部門聯系，得到了他們的協助，他們派出一定車輛跟隨我們這位貴賓進入亞運村休息，讓我們這次工作得到了貴賓的贊賞。

對于個人的接待雖然沒有這么復雜，但如果是需要一個完整接待過程的，也要做好食宿、交通、活動等各項物質準備。

如果接待的只是臨時賓客，不管其是事先約定的，還是突然而至的，不管是熟悉的，還是陌生的，在辦公室或接待室都要備有坐椅、沙發以及煙茶飲料等。

第二、接待的精神準備則是接待意識和接待態度的必要準備。一個秘書擔當接待任務必須有角色意識，必須明確自己是東道主，又是一個助手，既要為本單位、本部門及上司裝點“門面”，又要為領導和賓客服務好，因此要盡心竭力，真誠熱情，與人為善，友好相處，彬彬有禮，不卑不亢，有了這種精神準備，才能搞好接待工作。

以上僅是個人的心得體會，畢竟我還不是處于一個真正的秘書職務去執行任務。因為作為一名真正的秘書所遇到的狀況會更多，更讓自己意料不及，因此，為了能使自己將來成為一名出色的秘書，我要不斷地鍛煉，完善自己各方面的能力，靈活多變，熱情有禮，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能辦成事情，沒有達到目的，也要讓客人高興而去，因此也要特別講究語言藝術，要把話說得通情達理，又很得體，讓人感到溫暖，如在家里。