第一篇：秘書學(xué)概論教案

第一章 緒論

教學(xué)目標(biāo)：掌握秘書的涵義和職業(yè)特征、秘書工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用、秘書學(xué)的涵義、研究對象和研究方法

教學(xué)重點(diǎn)：秘書的涵義、秘書工作的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用

第一節(jié) 秘書的涵義和職業(yè)特征

一、秘書的涵義

秘書的涵義，眾說不一，下面介紹一下學(xué)術(shù)界較普遍的四種說法

1、宮中秘藏之書：在我國古代，秘書一詞最早出現(xiàn)在漢代，是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料，秘書在這那時候指的是書而不是人。到了東漢桓帝時，設(shè)秘書監(jiān)，是負(fù)責(zé)管理圖書密籍的官職，相當(dāng)于國家圖書館或檔案館的館長。唐代名臣魏征在當(dāng)宰相之前就任過秘書監(jiān)這個職位。中國古代歷史上許多相當(dāng)于現(xiàn)代秘書的職位，不被稱為秘書，而被稱為史官、御史、尚書、翰林學(xué)士等等。我國現(xiàn)代意義的秘書、秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作，是始于1912年南京臨時國民政府時期。以孫中山為首的臨時政府參照歐美正體，實(shí)行總統(tǒng)制，在總統(tǒng)府下設(shè)秘書處，配備有秘書長和秘書。

2、輔臣：秘書一詞源于拉丁文，sectretary有兩種中文譯義，S大寫的為“輔臣”，S小寫的則為“幫助上司處理文書和事務(wù)的人員”。在歐美國家，設(shè)有國務(wù)秘書（The Secretary of State）也可以譯為“國務(wù)大臣”。日本有一個實(shí)權(quán)很大的職位為“內(nèi)閣官房長官”，英文譯名是（Chief Cabinet Secretary）,中文也可譯為“內(nèi)閣首席秘書”。

3、行政職位：在現(xiàn)代中國，秘書一直被當(dāng)作一種行政職位，秘書人員被看作行政人員的一部分。在公司里，秘書一般都?xì)w于行政部門，受行政部門管轄和領(lǐng)導(dǎo)。

4、社會職位：就世界范圍而言，秘書是一個廣泛的社會職業(yè)之一，屬于第三產(chǎn)業(yè)，即服務(wù)性行業(yè)。秘書是以處理文書、事務(wù)的知識與能力以及管理能力為社會服務(wù)。不僅服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，也服務(wù)于私人，也就是我們通過所說的私人秘書。在歐美許多國家，教授、科學(xué)家、醫(yī)生、律師、演員都雇傭私人秘書作為自己工作或生活的助手。

二、秘書的類別和層次

1、秘書的類別

秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體以下幾種分類：機(jī)關(guān)秘書、企業(yè)秘書、私人秘書、涉外秘書等。

美國對秘書的分類比較明確，主要有：行政秘書（在機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位內(nèi)處理函件、收集資料、管理檔案、辦理會務(wù)，管理辦公設(shè)備等）；公司秘書（也稱董事會秘書、執(zhí)行秘書，招待董事會決議或董事會指示、與公司各部門經(jīng)理保持公務(wù)聯(lián)系，做好協(xié)調(diào)工作，向董事會匯報(bào)公司財(cái)務(wù)、人事情況等）；通訊秘書（普遍服務(wù)于政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和大中型企業(yè)，負(fù)責(zé)辦公室電話、電報(bào)、電傳、信件等通訊事務(wù)）；技術(shù)秘書（服務(wù)于政府技術(shù)部門或工程技術(shù)公司，從事記錄、編寫技術(shù)資料、文件、科技合同、繪制圖表等）；醫(yī)學(xué)秘書（服務(wù)于醫(yī)院或私人診所，負(fù)責(zé)與病人的聯(lián)系，掛號、收費(fèi)、打印病史資料和醫(yī)療護(hù)理記錄等）；法律秘書（服務(wù)于法院、企業(yè)及社團(tuán)律師或私人律師事務(wù)所的秘書人員）。

2、秘書的層次 我國政府機(jī)關(guān)的秘書，因其職務(wù)、職責(zé)而有相應(yīng)的行政級別。如中央的秘書可達(dá)正部級，省、部的秘書可達(dá)廳局級，地、市、廳、局的秘書可達(dá)處級，縣、團(tuán)、處的秘書可達(dá)科級。通常人們把省、廳兩級的秘書人員稱為高級秘書，把處、科兩級的秘書人員稱為中級秘書，科員級以下的秘書人員稱為初級秘書。

在北京秘書界有一種通俗的說法：高級秘書是動腦子出點(diǎn)子的，中級秘書是動手搖筆桿子的，初級秘書是跑腿辦事的。這形象地反映了人們對秘書層次的劃分。

在英國，秘書分為四個等級：行政級（政府首腦和各省、部長的主要助手和顧問，相當(dāng)于秘書長或辦公廳主任）；執(zhí)行級（直接指導(dǎo)、處理日常行政、事務(wù)工作，相當(dāng)于辦公室主任、秘書處長或科長）；文書級（按照法規(guī)記錄、撰寫、制訂文件、統(tǒng)計(jì)資料）；助理文書級（打字、速記、接待等工作人員）

在英聯(lián)幫，有個國際性組織“特許秘書與行政人員公會”（The Institute of Chartered Secretaries and Administrators）專門負(fù)責(zé)培訓(xùn)政府機(jī)關(guān)以外的秘書人員培訓(xùn)。每年在全球舉行兩次統(tǒng)一考試。凡參加17門課程考試全部及格，又有5年以上秘書工作經(jīng)驗(yàn)者，可取得秘書證書，工資可六即提高40%以上。

三、秘書的職業(yè)特征

1、服務(wù)的直接性：服務(wù)的直接性主要體現(xiàn)在三方面，一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)。

2、服務(wù)的穩(wěn)定性：秘書工作的穩(wěn)定性是相對于其它職業(yè)的“偶然性”而言的。比如營業(yè)員與顧客之間，商品交易完成了，關(guān)系就結(jié)束了，這就是業(yè)緣性和偶然性。但秘書與其服務(wù)對象卻有相對的固定性，可能直到秘書自己辭職或被解聘才告結(jié)束。

3、知識化：秘書以處理書面信息為主要工作內(nèi)容，以現(xiàn)代化設(shè)備（打印機(jī)、電腦等）為辦公手段。秘書必須具有一定的文化水平和專業(yè)知識，屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于“白領(lǐng)”階層。

4、年輕化：秘書隊(duì)伍比較年輕。發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為20-35歲。從主觀上講，很大年輕人認(rèn)為秘書待遇好、工作環(huán)境和條件好，是鍛煉能力的好職業(yè)，是通過管理層的最好階梯。從客觀上講，秘書工作繁忙、對腦力、體力要求都較高，而這些正是年輕人的優(yōu)勢，因此秘書的職業(yè)年齡較短。但一些高級秘書和秘書官員不局限于年齡的限制。

5、女性化：從世界范圍上看，女性秘書占大多數(shù)。許多心理學(xué)家研究表明，大多數(shù)女性溫柔、體貼、善于管理、善于形象思維、樂于做程序性和重復(fù)性工作，所以女性做秘書工作的較多，但一般多是中、初級的秘書工作。

第二節(jié) 秘書學(xué)的涵義、研究對象和研究方法

一、秘書學(xué)的涵義和研究對象

1、秘書學(xué)的涵義

關(guān)于秘書學(xué)的涵義與性質(zhì)，眾說不一，有學(xué)者認(rèn)為它是寫作學(xué)和管理學(xué)的邊緣學(xué)科，還有人認(rèn)為它是管理學(xué)的一個分支，也有人認(rèn)為它是一門綜合性、實(shí)踐性很強(qiáng)的新興學(xué)科。

我們認(rèn)為：秘書學(xué)是研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的科學(xué)，是一門綜合性、應(yīng)用性的科學(xué)。通俗地說，秘書學(xué)就是研究秘書人員如何做好秘書工作的科學(xué)。

秘書學(xué)的研究對象包括兩方面：一是秘書工作，如內(nèi)容、規(guī)律、要求、職能、方法、程序等。二是秘書人員，知識、技能、素質(zhì)、職業(yè)道德等。

2、秘書學(xué)的研究內(nèi)容

（1）研究我國秘書工作的現(xiàn)狀，了解其內(nèi)容、性質(zhì)與作用，掌握其規(guī)律、程序與方法；（2）研究中央秘書機(jī)關(guān)對秘書工作的批示、規(guī)范與要求；

（3）研究我國古代秘書工作和外國秘書工作經(jīng)驗(yàn)，批判地繼承古代秘書工作遺產(chǎn)，借鑒與吸收外國秘書工作的有益成分；

（4）研究秘書人員應(yīng)有的知識、能力、修養(yǎng)、素質(zhì)及職業(yè)道德，了解秘書的任職資格與要求；

（5）研究秘書學(xué)與相關(guān)學(xué)科的關(guān)系，以促使秘書學(xué)的豐富與發(fā)展。

二、秘書學(xué)研究的興起

過去，我國只是對文書檔案和公文、應(yīng)用文寫作有所研究，只是最近20年以來，才把秘書學(xué)作為一個獨(dú)立的整體加以研究，并建立起科學(xué)體系。

1979年召開中央宣傳工作會議，一位領(lǐng)導(dǎo)人指出：我國不僅在自然科學(xué)方面、在社會科學(xué)方面也落后于西方。為適應(yīng)改革開放和中國特色社會主義中國的需要，他建議教育部門查一上高教育的社會科學(xué)學(xué)科有哪些缺門，盡快補(bǔ)上。1980年，上海大學(xué)、南開大學(xué)、成都大學(xué)率先開設(shè)了秘書學(xué)專業(yè)，對秘書學(xué)的研究也開始了。

1983年，上海大學(xué)首先創(chuàng)辦了《秘書》雜志，此后又《秘書工作》《文秘》《企業(yè)秘書》《領(lǐng)導(dǎo)與秘書》等雜志也相繼出版，這為全國秘書學(xué)研究成果的發(fā)表，也為秘書學(xué)界學(xué)術(shù)交流，提供了廣闊的天地。

1984年，上海召開了“全國高等院校秘書教學(xué)經(jīng)驗(yàn)交流會”，會后又成立了“中國高等院校秘書學(xué)學(xué)會”，省市級地方性秘書學(xué)會也相繼成立，推動了秘書學(xué)研究工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1984-1985年，第一批秘書學(xué)專著問世，具有代表性的有：李欣的《秘書工作》，翁世榮等的《秘書學(xué)概論》，王千弓等的《秘書學(xué)與秘書工作》，它們?yōu)橹袊貢鴮W(xué)的創(chuàng)立奠定了基礎(chǔ)。

此后，美國、前蘇聯(lián)、歐洲和日本的秘書學(xué)著作也被翻譯、介紹進(jìn)來，這些著作加深了秘書學(xué)內(nèi)涵的研究，擴(kuò)大了秘書學(xué)的研究領(lǐng)域、促使秘書學(xué)形成獨(dú)立的完整的學(xué)科體系。

三、秘書學(xué)研究的發(fā)展方向

秘書學(xué)研究的發(fā)展方向有三個方面：

1、秘書學(xué)教學(xué)理論

主要研究秘書專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，即秘書應(yīng)該是怎樣的人才。80年代初是傳統(tǒng)的看法，認(rèn)為學(xué)好了中文，能寫好文章，就能當(dāng)秘書。也有些地區(qū)認(rèn)為秘書是“文員”，他們要檔案系開設(shè)秘書專業(yè)，重點(diǎn)課程在于文書與檔案學(xué)。經(jīng)過幾年的實(shí)踐，人們開始認(rèn)識到秘書應(yīng)有較寬的知識面，不僅要通曉中文、寫作、文書，而且要懂得經(jīng)濟(jì)、法律、社會、心理學(xué)等。秘書應(yīng)該是“通才”。研究者不再把秘書看作是純中文、文書或純文科知識，而看作是文理交融的應(yīng)用性、綜合性學(xué)科。，這是秘書學(xué)研究的第二階段。九十年代以來，進(jìn)入第三個階段，認(rèn)為秘書不僅是文員，也不只是通才，更主要的應(yīng)該是管理人才，是綜合性、輔助性管理人才。秘書的知識結(jié)構(gòu)中還應(yīng)補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、公共關(guān)系學(xué)、市場營銷學(xué)等，秘書的能力除了寫作、打字、處理事務(wù)之外，還應(yīng)具有演講、使用電腦、處理人際關(guān)系等。而且，社會需要不同層次、不同業(yè)務(wù)側(cè)重的秘書人才，秘書教學(xué)也出現(xiàn)中專、大專、本科等不同層次，對秘書的培養(yǎng)也朝著專業(yè)化的方向發(fā)展了。

2、秘書工作理論

它主要研究秘書工作的特點(diǎn)、性質(zhì)、作用、方法、程序和改革方向、措施等。只有對些內(nèi)容進(jìn)行了深入的研究與探討，才能把秘書工作做得更好。

3、秘書學(xué)相關(guān)學(xué)科研究 最初研究秘書學(xué)所包容的學(xué)科有文書學(xué)、檔案學(xué)、應(yīng)用寫作等，以后擴(kuò)展到更多領(lǐng)域，開始研究管理學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、以深入理解和闡述秘書輔助管理、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策所起的作用；研究社會學(xué)、公共關(guān)系學(xué)以探討秘書在工作中如何更好地處理各種人際關(guān)系等等。

四、秘書學(xué)研究的方法與方式

1、從實(shí)際出發(fā)，由經(jīng)驗(yàn)上升為理論的方法

實(shí)踐出真知，秘書學(xué)是新興學(xué)科，最初的理論也只能源自于實(shí)踐。秘書學(xué)研究者大多是從實(shí)踐工作中取得第一手資料和感性認(rèn)識，從中概論、提練經(jīng)驗(yàn)性的理論與規(guī)律，上升為理性認(rèn)識。還有些經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書，他們或是自己著書立說，或是被請上大學(xué)講臺，研究并傳播秘書學(xué)的知識。

2、運(yùn)用其他學(xué)科的先進(jìn)方法研究秘書學(xué)

秘書學(xué)是一門綜合性的學(xué)科，與其他學(xué)科有著必然的聯(lián)系。運(yùn)用其他學(xué)科的先進(jìn)方法來研究秘書學(xué)，可以少走彎路，取得成果。比如，有人以控制論原理來解釋秘書工作在行政管理中的作用；以管理學(xué)中的“五大職能”來闡述秘書學(xué)的計(jì)劃、組織與協(xié)調(diào)職能；以傳播學(xué)的原理來闡明秘書信息工作如何提高效率等等。

3、有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員與理論研究人員相結(jié)合

這也是理論與實(shí)踐相結(jié)合的原則。許多經(jīng)驗(yàn)豐富的老秘書，缺少理論概論能力，而一些專業(yè)教學(xué)和理論研究者又缺乏實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，兩者相結(jié)合，取長補(bǔ)短，例如不少政府機(jī)關(guān)和大中型企事業(yè)單位邀請高校教師去講課、培訓(xùn)中職秘書；同時教師們的理論知識又會受培訓(xùn)秘書人員的補(bǔ)充并使之完善?？傊?，秘書學(xué)研究中實(shí)際工作者和理論工作者的密切結(jié)合，較其學(xué)科尤為明顯，這也說明秘書學(xué)是一門應(yīng)用性極強(qiáng)的學(xué)科。

第二篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

秘書學(xué)概論

1、秘書的涵義

（1）宮中秘藏之書：在我國古代，秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料（2）輔臣（3）行政職位

（4）社會職業(yè)，屬于第三產(chǎn)業(yè)（限服務(wù)性行業(yè)）

秘書：是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。

秘書服務(wù)的根本對象是領(lǐng)導(dǎo)者。秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。

秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性。

2、秘書的職業(yè)特征

（1）服務(wù)的直接性：秘書服務(wù)一種是群體為群體服務(wù)，一種是一對一的服務(wù)形式。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在：一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么；二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的，秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報(bào)的；三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)

（2）服務(wù)的穩(wěn)定性：秘書與其服務(wù)對象之間有相對的固定性。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性，再加上秘書與其上司全面合作，朝夕相處，就使得秘書與其服務(wù)對象在“業(yè)緣關(guān)系”之外，還往往有更深一層的“人情關(guān)系”

（3）知識化：秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識為基礎(chǔ)。秘書屬于知識分子，屬于辦公人員，屬于文官范疇，屬于白領(lǐng)階層

（4）年輕化：秘書工作繁忙，對腦力、體力要求都較高，尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等（5）女性化：由女性的心理素質(zhì)決定，女性秘書在人數(shù)上占絕對優(yōu)勢。心理學(xué)家研究表明：大多數(shù)女性溫柔、體貼，善于管理，善于形象思維

3、秘書工作的內(nèi)容

（1）文書撰寫：上司口述或會議記錄、（2）文書制作：打字、編排、裝訂等（3)文書處理：收發(fā)、辦理、、立卷等（4）檔案管理：歸檔、鑒定（5）會議組織：準(zhǔn)備、記錄、、善后等（6)調(diào)查研究：計(jì)劃、分析、研究等（7）信息資料工作：收集、整理、儲存（8）信訪工作：群眾來信來訪

（9）接待工作：接待、安排、服務(wù)等（10）協(xié)調(diào)工作：政策、人際關(guān)系等（11）督察工作：實(shí)施的督促、檢查等（12）日程安排：為上司安排工作日程、（13）日常事務(wù)：聯(lián)絡(luò)、值班、管理等（14）辦公室管理：環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)（15）其他臨時交辦事項(xiàng)

4、秘書工作的要求（1）“四個轉(zhuǎn)變”：

A、由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策

B、由單純傳遞信息轉(zhuǎn)為綜合處理信息 C、由被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)

D、由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理（2）“六個強(qiáng)調(diào)” A、強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作 B、強(qiáng)調(diào)信息工作 C、強(qiáng)調(diào)信訪工作 D、強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作 E、強(qiáng)調(diào)督察工作

F、強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作

5、秘書的工作性質(zhì)與特點(diǎn)

（1）輔助性：輔助是相對主導(dǎo)而言的，輔助，既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對于主導(dǎo)而存在的。（2）綜合性：所謂綜合，就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。（3）機(jī)密性：善于保守秘密是秘書人員的首要職業(yè)道德（4）服務(wù)性：除之前所提服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性外，秘書服務(wù)還具有廣泛性 中央提出秘書工作要做到“三個服務(wù)”：為本機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)和上級機(jī)關(guān)服務(wù)、為本機(jī)關(guān)其他平級的職能部門服務(wù)、為下級機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。

6、秘書工作的作用（1）助手作用（2）參謀作用（3）協(xié)調(diào)作用（4）信息樞紐作用（5）公共關(guān)系作用

8、秘書工作職能的轉(zhuǎn)變

（1）支持決策，由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?，又?jǐn)M制方案

（2輔助管理，由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制（3）處理信息，由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息

（4）計(jì)劃工作，由重在層層傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃

9、我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變

（1）服務(wù)對象、服務(wù)形式，由“三個服務(wù)”，轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯纤痉?wù)，又為社會服務(wù)

（2）辦公形式，由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公

（3）會務(wù)工作，由單純組織會議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會議，又辦會展 會展需要秘書的表現(xiàn)：會展的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作，會展的會議組織工作，會展的文書工作

（4）操作方式，由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮?/p>

10、古代的秘書工作制度（1）三省制

（2）貼黃制、引黃制（3）條旨制（4）催辦制度：（5）文書制度：

（6一文一事制、文書立卷制、限期承辦制

11、秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)（1）秘書工作的正?；⒅贫然?）文書工作、檔案工作的加強(qiáng)（3）大興情況調(diào)查、注重政策研究（4）信訪工作發(fā)揮重大作用

（5）科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才，開展秘書學(xué)理論研究

（6）走向辦公自動化和秘書工作的科學(xué)管理

12、外國秘書工作的特點(diǎn)和趨勢（1）特點(diǎn)

A、就全世界而言，秘書工作的顯著特點(diǎn)是它的普遍化、年輕化、女性化 B、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個特點(diǎn)，輔助功能強(qiáng)，工作適應(yīng)面廣（2）趨勢A、由事務(wù)性轉(zhuǎn)化為智能型 B、秘書工作日益專業(yè)化

C、秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化

13、秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則

（1）精簡原則（提高工作效率，避免人浮于事）（2）縱向?qū)哟伪M量少（上下溝通方便、及時，避免中間阻隔和官僚主義）（3）橫向幅度可適當(dāng)加大（秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜）

這是由秘書工作的特點(diǎn)決定的，也是由國家行政機(jī)關(guān)明文規(guī)定的

14、秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)（1）機(jī)密性：秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導(dǎo)部門之下的中樞地位，又掌管機(jī)密文件，組織和參加各種會議，承領(lǐng)導(dǎo)之命辦理各種重要事務(wù)，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作（2）輔助性：秘書部門相對于領(lǐng)導(dǎo)部門而言，是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的。辦文辦事辦會，通訊聯(lián)絡(luò)接待，提供信息資料，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令，輔助管理協(xié)調(diào)，充當(dāng)參謀與助手（3）綜合性：書部門相對于其他職能部門而言，其工作繁雜，涉及上下左右各個方面，既有政策性、原則性、總體性，又有技術(shù)性、事務(wù)性、具體性（4）服務(wù)性（本質(zhì)特征）：秘書部門相對于整個機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位而言，是一個綜合性辦事機(jī)構(gòu)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)部門和上級機(jī)關(guān)服務(wù)，也為下級組織、其他部門、全體成員服務(wù)。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù)，也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù) 這是由秘書工作機(jī)構(gòu)的能決定的

15、秘書工作機(jī)構(gòu)的職能（1）助手職能：（2）參謀職能（3）樞紐職能（4）協(xié)調(diào)職能：具體表現(xiàn)見書（5）保密職能：（6）公關(guān)職能：

16、秘書工作機(jī)構(gòu)的工作原則與要求（1）明確職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)（2）制定秘書工作的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)（3）分清主次，有條不紊（4）科學(xué)地安排工作程序（5）準(zhǔn)確細(xì)致，切實(shí)無誤（6）迅速果斷，講求實(shí)效（7）忠于職守，安于職分（8）加強(qiáng)教育、管理，不斷提高素質(zhì)、能力

18、秘書的知識結(jié)構(gòu)（基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識、行業(yè)知識、相關(guān)知識）

（1）秘書的能力要求：寫作能力、口頭表達(dá)能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用先進(jìn)辦公器械的能力、預(yù)測能力

（2）使用先進(jìn)辦公器械的能力：諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等。凡是辦公室擁有的器械、設(shè)備，秘書人員都應(yīng)學(xué)會使用。盡管部門內(nèi)可能有專門的操作人員，但秘書人員若有使用能力，可備工作的不時之需（3）預(yù)測是在大量事實(shí)和信息的基礎(chǔ)上，對可能發(fā)生或即將發(fā)生的情況作出科學(xué)的預(yù)計(jì)。有經(jīng)驗(yàn)并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應(yīng)培養(yǎng)和鍛煉自己的預(yù)測能力，這有助于進(jìn)行主動服務(wù)和預(yù)防工作差錯，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機(jī)會

19、秘書的思想作風(fēng)（思想修養(yǎng)和工作作風(fēng)）全心全意為人民服務(wù)，對黨和人民負(fù)責(zé)，密切聯(lián)系群眾，謙虛謹(jǐn)慎，實(shí)事求是，踏實(shí)細(xì)致、一絲不茍，敏捷干練、講究實(shí)效，富于創(chuàng)造、勇于開拓 20、秘書的職業(yè)道德（1）忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé) 各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀 跟從領(lǐng)導(dǎo)，（3）兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄 兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù) 謙虛謹(jǐn)慎，（5）遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公（6）恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密 秘書人員恪守信用（7）實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新 實(shí)事求是（8）刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)（9）鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項(xiàng)技能

21、秘書的性格 開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅(jiān)毅、幽默、自制

22、秘書的心理素質(zhì)

（1）意志的調(diào)節(jié)和控制—堅(jiān)毅（2）性格的調(diào)節(jié)和控制—隨和 A、豁達(dá)開朗 B、意志堅(jiān)強(qiáng) C、敏捷應(yīng)變 D、幽默風(fēng)趣 E、友愛合作

（3）興趣的調(diào)節(jié)和控制—應(yīng)變（4）情感的調(diào)節(jié)和控制—平衡

（二）心理調(diào)適的有效方法（1）博覽群書，開闊胸襟

（2）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活（3）善于反省，自我調(diào)適（4）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒

27、秘書與主管上司的關(guān)系

（一）秘書與上司關(guān)系的特征（1）工作上的主從性

（2）知識、能力、體力、思維補(bǔ)充性（3）人際關(guān)系的首屬性（4）人格上的平等性

（二）秘書與上司關(guān)系的處理原則（1）主動配合、適應(yīng)（2）服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規(guī)勸（4）維護(hù)上司間的團(tuán)結(jié)

28、秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求

真誠地關(guān)心別人、同等友好、維護(hù)團(tuán)結(jié)

29、秘書與其他業(yè)緣關(guān)系：

（1）處理原則和要求：廣結(jié)良緣，區(qū)分主次，一視同仁、以禮相待，發(fā)揮微笑的魅力，記住別人的姓名

（2）發(fā)揮微笑的魅力：對于初次交往的人來說，秘書的真誠微笑能給對方以美好的印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。有些企業(yè)主管表示：寧可聘用善于微笑、善于交際的中專生做職員，也不愿要孤芳自賞、冷若冰霜的大學(xué)生（3）記住別人的姓名：姓名，對于每個人都是最重視、最美好的字眼。對于重要的交往對象，初次見面或通電話時秘書如記住對方的姓名和職務(wù)（至少是姓氏），再次見面或通電話時就能以適當(dāng)?shù)姆Q呼問候?qū)Ψ?，會給對方以受尊重的滿足，這是人際關(guān)系走向成功的第一步

30、秘書日常工作

（1）辦公室管理、郵件及電話等通訊工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、為上司訂約事宜等辦公室管理的作用：辦公室是指揮部、工作室、“窗口”（2）辦公室管理的內(nèi)容與要求：整潔，安靜，光線、空氣與濕度，色調(diào)與美化,設(shè)備與用品

31、辦公室布局特點(diǎn)： ①沒有私人空間，工作空間可以通過移動物品來分割

②以信息流和工作運(yùn)轉(zhuǎn)路線所形成的不統(tǒng)一的款式來安排

③工作人員和管理人員同處一地辦公（2）封閉式辦公室指分隔成若干帶有門、窗的獨(dú)立的小房間的辦公室結(jié)構(gòu)。每個房間給一個人或幾個人使用，帶有辦公桌等相應(yīng)設(shè)備 優(yōu)點(diǎn)

A、比較安全

B、可以保證工作的秘密性

C、易于員工集中注意力，專心致志于細(xì)致和專業(yè)工作 D、保護(hù)私人空間 缺點(diǎn)

A、建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多

B、難以溝通，員工被分開，易于感到孤獨(dú)

33、郵件收進(jìn)

（1）程序和要求：分類、拆封、登記、分送、閱辦

（2）郵件發(fā)出：內(nèi)容校核，信封、封皮查對，郵件寄發(fā)

（3）現(xiàn)代通訊事務(wù)：傳真、電傳、電腦網(wǎng)絡(luò)通訊

34、接待的類型：上級檢查；會議接待；外賓接待；隨機(jī)接待

（1）方式：迎送式；引見式；參與式；陪同式；完全式

（2）原則與要求：文明禮貌、負(fù)責(zé)、與人方便、講求時效、按制度辦事、遵守紀(jì)律

（3）接待的程序 ①接待工作首先確定接待規(guī)格，這是決定人員、日程安排和經(jīng)費(fèi)開支的基礎(chǔ)。一般分為高規(guī)格、對等和低規(guī)格接待 ②人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項(xiàng)。應(yīng)列出相應(yīng)表格，包括：日期、時間、活動內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等 ③接待經(jīng)費(fèi)列支：工作經(jīng)費(fèi)，如租借場地和印發(fā)資料等；勞務(wù)費(fèi)，如講課、演講和加班費(fèi)等；參觀、游覽、娛樂費(fèi)等；宣傳、公關(guān)費(fèi)等；交通費(fèi)；餐飲費(fèi)；住宿費(fèi)；紀(jì)念品費(fèi)；其他費(fèi)用等（4）接待規(guī)格：主要是從主陪人員角度而言 ①高規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來賓的職位高，表明對被接待一方的重視和友好 ②對等接待：主要陪同人員與主要來賓的職位相當(dāng)，最為常用 ③低規(guī)格接待：主要陪同人員比主要來賓的職位低，常用于基層單位，如：國家領(lǐng)導(dǎo)人到某公司視察，其董事長不過是副廳局級，即屬于低規(guī)格接待（5）如何確定接待規(guī)格 ①由上司決定，秘書僅提供參考意見 ②了解對方來賓最高身份 ③考慮與我方關(guān)系 ④以前接待過的來賓參照上次標(biāo)準(zhǔn) ⑤突發(fā)性情況，規(guī)格降低時需向?qū)Ψ浇忉屒宄⒌狼福?）接待經(jīng)費(fèi)： ①明確經(jīng)費(fèi)來源。如屬來賓自負(fù)部分的，要提前告知對方；如幾個單位聯(lián)合接待的，應(yīng)分清所占比例 ②了解來賓飲食和生活習(xí)慣。注意與宗教有關(guān)的飲食忌諱 ③不得擅自更改接待標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)規(guī)定 ④做好保密工作，注意內(nèi)外有別（7）外賓接待 基本原則和要求：不卑不亢、依法辦事、內(nèi)外有別、了解各國交往的基本禮儀 基本程序：掌握外賓基本情況；確定接待規(guī)格；制定具體計(jì)劃；培訓(xùn)接待人員；準(zhǔn)備各種資料；禮貌迎接、認(rèn)真招待、熱情送別335、日程安排 富有經(jīng)驗(yàn)并已熟悉業(yè)務(wù)的秘書往往由上司授權(quán)安排上司的工作日程和訂約事宜。

（一）日程安排的原則和要求（1）服從于組織的總目標(biāo)和整體目標(biāo)（2）區(qū)分輕重緩急（3）隨時補(bǔ)充、調(diào)整（4）提示、督促（5）酌留彈性、勞逸結(jié)合

（二）訂約事宜：指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預(yù)先約定，屬于預(yù)先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原則和要求外，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)（1）事先征求上司意見（2）再次確定，及時提醒（3）善用臺歷和備忘錄

（三）差旅事宜：指秘書為上司辦理并隨同出差旅行的一應(yīng)事宜，主要有：做好準(zhǔn)備工作；旅途服務(wù)；隨時聯(lián)絡(luò)。

36、督查（1）督查是指秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，把已經(jīng)布置卻拖延不辦或辦理不力的工作自上而下地督促、檢查，使之落實(shí)、妥善。領(lǐng)導(dǎo)的工作作風(fēng)應(yīng)該是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在這方面，秘書也應(yīng)該是領(lǐng)導(dǎo)的直接助手。督查，又稱督辦和查辦（2）督察工作的作用 ①督查對領(lǐng)導(dǎo)的作用 督察工作是貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策、指示的后續(xù)步驟和保證手段； 督查是促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策正確、科學(xué)的必要環(huán)節(jié)； 督查是改變各級領(lǐng)導(dǎo)和干部工作作風(fēng)、克服官僚主義的有效手段②督查對秘書的作用 督查是秘書的一項(xiàng)重要職責(zé)；督查是秘書發(fā)揮參謀、助手作用的重要方面（3）督察工作的原則：領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、分級負(fù)責(zé)、實(shí)事求是、不直接辦案、講求實(shí)效（4）督察工作的程序：查辦立項(xiàng)、查辦通知、催辦、直接調(diào)查、商討處理、結(jié)案反饋、立案歸檔

37、保密

（1）保密就是知悉無形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù)這些秘密，不向無關(guān)人員泄露或失密

（2）保密的意義和作用在于：關(guān)系到國家的安危，關(guān)系到經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等事業(yè)的發(fā)展，關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗，關(guān)系到社會的安定團(tuán)結(jié)

（3）保密工作的內(nèi)容：文件保密；會議保密；通訊保密；電腦保密；涉外保

議題的產(chǎn)生通常是兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的，另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出，再由領(lǐng)導(dǎo)審定（4）會議成本預(yù)算 ①一部分是“顯性成本”，即會議明顯的耗費(fèi)②另一部分稱為“隱性成本”，即與會者因參加會議而損失的勞動價(jià)值（5）與會者報(bào)到與簽到方法

一是秘書點(diǎn)名。于小型會議和工作例會 ①會議時間、地點(diǎn)、人員相對穩(wěn)定 ②議題相對集中、具體

45、催辦的形式

發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦

46、修飾避人的原則

在對自己的儀容進(jìn)行整理、修飾時，務(wù)必要自覺回避其他人，不要讓他人旁觀自己對儀容所進(jìn)行的整理與修飾

47、選擇服飾的基本原則 ①TPO原則：T（time，時間），P（place，密

（4）保密的工作方針：積極防范；突出重點(diǎn)；既確保國家秘密，又便利各項(xiàng)工作

38、印信工作

（1）印信工作是指機(jī)關(guān)、單位公務(wù)印章和介紹信的管理、使用工作，屬于秘書工作范圍

（2）公章是機(jī)關(guān)、單位職責(zé)權(quán)利的象征，介紹信則是證明本機(jī)關(guān)、單位員工的身份，介紹聯(lián)系公務(wù)之用

（3）公章的種類：單位印章；套印章；鋼印；領(lǐng)導(dǎo)人簽名章；其他印章（如會議專用章、財(cái)務(wù)專用章、收發(fā)章、辦事章、校對章、封條章等）

39、值班工作、突發(fā)事件處理

（1）處理突發(fā)事件的基本過程：有思想和心理準(zhǔn)備、做好通訊準(zhǔn)備、問清詳細(xì)情況、采取應(yīng)急措施、及時向領(lǐng)導(dǎo)、上司和上級匯報(bào)、指示；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示及時處理

（2）值班制度：交接班制度，請假制度，安全、保密制度

41、提供信息應(yīng)注意

（1）適事：指提供信息應(yīng)有針對性、適用性

（2）適時：領(lǐng)導(dǎo)、上司要解決或處理的問題往往有時間性，秘書提供信息也應(yīng)把握適當(dāng)?shù)臅r機(jī)和時間（3）適度

①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本單位的信息，也要提供外單位、外省市甚至國外的信息，以供領(lǐng)導(dǎo)和上司全面考察，取得正確結(jié)論 ②另一方面指信息要適量，過分少了，不能解決問題；過多了，會使上司領(lǐng)導(dǎo)

二是本人簽到。適于邀請性會議 三是憑證件報(bào)到。適合大中型會議 四是電子簽到。用于人多的大中型會議（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是活動中最重要、最尊貴的位置。（7）會場布置方式

①相對式：主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。

②全圍式：不設(shè)專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。

③半圍式：介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，突出主席臺的地位

④分散式：將會場分為若干個中心，提供多個交流的機(jī)會，氣氛較為輕松和諧。（8）會議記錄

組織情況：包括會議名稱、時間、地點(diǎn)、出席者、主持人等

會議的內(nèi)容：會議議題、討論發(fā)言、形成的訣議等。

方法：摘要記錄、詳細(xì)記錄

（9）會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別： 會議紀(jì)要是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應(yīng)用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應(yīng)用寫作的一般規(guī)律，嚴(yán)格按照公文制發(fā)處理程序辦事

會議記錄則只是辦公部門的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實(shí)地記載會議實(shí)況，保證記錄的原始性、完整性和準(zhǔn)確性，（10）會務(wù)要點(diǎn)

①由于第一個特點(diǎn)，秘書對工作會議可以從容地、有計(jì)劃地安排。

②由于第二個特點(diǎn)，秘書應(yīng)將精力多放在準(zhǔn)備每一次會議的議題上

③討論議題、解決問題需要足夠的信息與資料

地點(diǎn)），O（object，目的）②因人而異原則

③整體性和整潔性原則

43、會議

（1）三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會議

（2）分類 ①按內(nèi)容、性質(zhì)，代表大會、工作會議、學(xué)術(shù)會議、聯(lián)席會議等

②按會議的形式，小組會、座談會、報(bào)告會等

③按與會人員的成分，黨委會、董事會、記者招待會等

④按照人數(shù)、規(guī)模，大型會議、中型會議、小型會議

⑤按照會議召開的規(guī)律或日期，定期例會、臨時性會議

（3）六要素：與會者（應(yīng)具有必要性、重要性、合法性）、主持人、議題、名稱、時間、地點(diǎn)

42、調(diào)查研究的作用

（1）收集原始信息，以支持領(lǐng)導(dǎo)決策（2）取得反饋信息，作為修訂或重新決策的依據(jù)

（3）解決常規(guī)各種問題，處理突發(fā)事件的必要手段

（4）提高秘書人員自身素質(zhì)的重要途徑

第三篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料

第一章：秘書學(xué)概述

現(xiàn)代秘書發(fā)端于清代的幕學(xué)，作為一門獨(dú)立的學(xué)科產(chǎn)生于20世紀(jì)80年代初期。經(jīng)過30年的發(fā)展，秘書學(xué)明確了自身的學(xué)科性質(zhì)和研究對象，初步形成了學(xué)科體系，具備了比較明確的研究領(lǐng)域，但學(xué)科地位還待進(jìn)一步提高。秘書學(xué)與多門學(xué)科存在相關(guān)性，而且學(xué)習(xí)和研究秘書學(xué)必須注重理論和實(shí)際相結(jié)合。幕學(xué)

核心：刑錢之學(xué)

本質(zhì)：佐治之術(shù)

秘書人的標(biāo)志性工作：文書工作，檔案管理

秘書學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r主要特征

建立了秘書學(xué)科，但未發(fā)展為常規(guī)學(xué)科 關(guān)注基礎(chǔ)理論，但沒有獲得實(shí)質(zhì)性突破

成立研究組織，但影響不夠廣泛，活動不夠正常

創(chuàng)立了秘書學(xué)學(xué)科體系，提出秘書學(xué)分支學(xué)科，但學(xué)科體系還有待進(jìn)一步完善，分支學(xué)科優(yōu)待進(jìn)一步規(guī)范

有了自己的專業(yè)期刊，但期刊檔次不高

秘書工作是秘書學(xué)研究對象

秘書學(xué)的研究就是要通過對秘書工作的誠如研究，發(fā)現(xiàn)隱藏的本質(zhì)規(guī)律，為人們從事秘書工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。秘書工作的構(gòu)成要素（秘書人員，秘書工作方法，秘書工作的內(nèi)容，秘書工作的對象和環(huán)境）

秘書學(xué)的學(xué)科定義就是對秘書學(xué)科性質(zhì)的闡釋。秘書學(xué)的研究方法

（一）理論聯(lián)系實(shí)際 1，理論來源實(shí)際 2，理論應(yīng)用于實(shí)際

3，理論與實(shí)際之間需要構(gòu)筑順暢的通道

（二）重視經(jīng)驗(yàn)性研究

秘書學(xué)創(chuàng)立緣于對秘書工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，沒有對現(xiàn)代秘書工作的經(jīng)驗(yàn)性研究，便沒有秘書學(xué)額

經(jīng)驗(yàn)性研究的成果充分體現(xiàn)了秘書學(xué)的應(yīng)用性，密切了于實(shí)踐的關(guān)系，增強(qiáng)了學(xué)科對現(xiàn)實(shí)工作的指導(dǎo)性

秘書學(xué)的經(jīng)驗(yàn)性研究滲透性著理論的成分，經(jīng)驗(yàn)性研究的成果既為秘書學(xué)理論提供了素材，又在很大程度上證明了秘書學(xué)里理論的價(jià)值。第二章

秘書和秘書角色

你眼中的秘書

工作要求：察言觀色，基礎(chǔ)知識，專業(yè)知識，素養(yǎng)素質(zhì)

秘書本身：上司的助手，為上司出謀劃策。國際職業(yè)秘書協(xié)會所下的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需要上級敦促即能能主動負(fù)責(zé)，積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手

秘書的定義：

狹義：掌握文書并直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者全面處理事物的專門人員 廣義：在領(lǐng)導(dǎo)身邊或中樞機(jī)構(gòu)工作并以辦文、辦會和承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦指示為主要輔助任務(wù)

秘書的職業(yè)定義：

從事辦公室程序工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事物，為決策及實(shí)施提供和服務(wù)的人員

秘書的分類

二分法：公務(wù)秘書和私人秘書 公務(wù)秘書：在國家機(jī)關(guān)、國有或集體企事業(yè)單位以及官辦社團(tuán)中擔(dān)任秘書工作的公職人員。由組織人事部門考察選用，由國家支付薪酬。

私人秘書：就是私人企業(yè)、外資企業(yè)、民辦社團(tuán)以及其他雇主那里承擔(dān)秘書工作的雇傭人員

橫向分類___根據(jù)秘書工作內(nèi)容或者從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)的分類 秘書工作的業(yè)務(wù)分工（行政秘書）秘書工作的行業(yè)特征（商務(wù)秘書）

縱向分類：按照秘書業(yè)務(wù)水平為標(biāo)準(zhǔn)的分類

秘書角色

定義：是一種具體的角色，是由秘書在社會中的活動內(nèi)容方式?jīng)Q定的，要白兔社會的依附性，應(yīng)該更加重視自己的后成地位（復(fù)雜性、多樣性、開放性）社會公眾對秘書角色的認(rèn)知偏差

秘書是花瓶

秘書是“二首長”

秘書是領(lǐng)導(dǎo)的家奴 秘書角色的定位（領(lǐng)導(dǎo)的助手）秘書在組織中所承擔(dān)的角色，集中體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動中以及秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中

助手是秘書職業(yè)產(chǎn)生的根本原因 助手是配角的具體內(nèi)涵

助手與參謀之間并不存在對立關(guān)系

助手角色的重要性

1，是參謀不是二首長 2，是事物處理者不是家奴

3，是“公關(guān)”者不是“交際花”“花瓶” 4，是文書處理者不是“作家”“秀才”

秘書角色的把握？

具備明確的秘書意識

協(xié)調(diào)好秘書角色沖突或者角色矛盾 根據(jù)角色規(guī)范合理調(diào)適角色，避免角色失當(dāng)（角色越位、角色失責(zé)）

第三章

秘書機(jī)構(gòu)

秘書機(jī)構(gòu)

是各黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織的有效組成部分 是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)綜合性辦事機(jī)構(gòu)和參贊性機(jī)構(gòu) 是為行政組織。行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，是行政組織的一部分

秘書機(jī)構(gòu)的組織形式

因人設(shè)置（綜理制）

因事設(shè)置（分理制）

混合設(shè)置

秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則

適應(yīng)性原則 精簡高效原則 秘書機(jī)構(gòu)人員要精干 要減少秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部層次，內(nèi)部機(jī)構(gòu)要科學(xué)，保證秘書機(jī)構(gòu)規(guī)范有效 3 分工合理，重視秘書機(jī)構(gòu)的群體優(yōu)化

秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)（機(jī)密性）

（一）綜合輔助性（是秘書機(jī)構(gòu)的本質(zhì)屬性）輔助決策中的綜合性 2 管理職能的綜合協(xié)調(diào)

（二）系統(tǒng)中介性 系統(tǒng)中介的兼顧性 2 系統(tǒng)中介的溝通性 3 系統(tǒng)中介的協(xié)調(diào)性

（三）組織關(guān)系的相對封閉性 上下級秘書機(jī)構(gòu)之間具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系 2 橫向秘書機(jī)構(gòu)之間的互相交流關(guān)系

秘書機(jī)構(gòu)的管理（p47~52）

第四章

秘書的職業(yè)素養(yǎng)

定義：秘書的職業(yè)素養(yǎng)是秘書從事職業(yè)活動所需要的優(yōu)良職業(yè)道德、扎實(shí)的專業(yè)知識、較強(qiáng)的職業(yè)能力和健康的個性心理的總和，秘書的職業(yè)素養(yǎng)是從事秘書活動的基本條件

所謂職業(yè)道德，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的職業(yè)特點(diǎn)所要求的道德準(zhǔn)則、道德情操與道德品質(zhì)的總和。

秘書的基本職業(yè)道德規(guī)范是：忠誠領(lǐng)導(dǎo) 秘書的職業(yè)道德 忠誠守信 甘居幕后 潔廉自律 謙和謹(jǐn)慎

一位稱職的秘書：須具有基本的配角意識和具有和有條件的主角意識，其關(guān)鍵是自己的價(jià)值取向

秘書的知識結(jié)構(gòu)

（一）基礎(chǔ)知識 科學(xué)文化基礎(chǔ)知識 哲學(xué)和政治經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)知識

（二）專業(yè)知識 秘書專業(yè)知識 2 行業(yè)業(yè)務(wù)知識

（三）相關(guān)知識 法律類知識 2 管理類知識 3 心理學(xué)知識

秘書能力結(jié)構(gòu)

（一）基本能力

觀察力

思維力

記憶力

注意力

想象力

記憶力:記憶力是知識、保持、在認(rèn)識和重現(xiàn)客觀事物所反映的內(nèi)容和經(jīng)驗(yàn)?zāi)芰?。良好的記憶能力是秘書從業(yè)人員的必備能力之一。秘書部門是信息的樞紐站、集散地。信息的收集、儲存、加工、輸出、反饋等處理過程，都需要秘書具有良好的記憶力，以確保信息的保真度和傳遞的有效性。如果沒有良好的記憶能力，就會產(chǎn)生信息溝通障礙，也可能錯失良機(jī)

（二）職業(yè)能力

秘書的職業(yè)能力是指從事秘書工作所具備的職業(yè)能力，它是秘書能力結(jié)構(gòu)中的核心部分。秘書具有輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)的基本職能。需要完成辦文、辦會、辦事的基本工作內(nèi)容。1 表達(dá)能力 2 辦事能力 3 信息處理能力 4 人際交往能力 5 管理能力

人際交往能力：妥善處理與組織內(nèi)外相關(guān)人員關(guān)系的能力，包括周圍壞境建立廣泛聯(lián)系以及正確處理上下左右關(guān)系的能力。秘書工作需要和不同的人打交道。秘書在上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)關(guān)系、迎送接待等。因此，學(xué)會處理人際關(guān)系，提高社交能力，是秘書人員必備的能力要求

（三）操作能力 現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力 2 書法和快速記錄技術(shù) 3 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 4 文案處理技能

秘書的個性心理

秘書的性格：穩(wěn)健、樂觀、內(nèi)斂、豁達(dá)、幽默 秘書常見的心理障礙：壓抑 依賴

厭倦

秘書心理障礙的調(diào)適 正確認(rèn)識秘書職業(yè)，培養(yǎng)職業(yè)興趣 提高自我心理調(diào)節(jié)能力，完善自己的心理品質(zhì)。3 掌握人際關(guān)系方法，建立良好的人際關(guān)系環(huán)境 4 尋求適合的途徑，消除心理壓力

第五章 秘書工作的內(nèi)容和特征

秘書工作是秘書學(xué)研究的主要內(nèi)容。秘書工作內(nèi)容比較廣泛，不同時期不同性質(zhì)的組織，秘書工作的側(cè)重點(diǎn)不同。秘書工作的本質(zhì)屬性和基本特征是既有聯(lián)系又有區(qū)別的兩個問題 秘書工作的內(nèi)容

秘書工作是為了完成輔助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施有效的決策和管理而在一定范圍內(nèi)的勞動 主要內(nèi)容：文書撰擬

文書處理

信息工作

協(xié)調(diào)工作

會務(wù)工作

接待和信訪工作

檔案管理

辦公室日常管理工作

隨從工作

交辦工作 文書處理

文書處理指的是對文書的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)。銜接有序的工作。關(guān)于文書處理工作的歸屬問題，《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例）（中辦發(fā)（2012）14號，2012年4月）第六條、第七條明確規(guī)定，“各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組識領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門或者由專人負(fù)責(zé)公文處理作”、“各級黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對下級機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查?！笨梢娢臅幚硎敲貢ぷ鞯幕緝?nèi)容是具有法規(guī)性依據(jù)的，且文書處理的概念中包含文件的整理和歸檔工作 會務(wù)工作

會務(wù)工作就是各種會議的籌備、組織和服務(wù)工作。會務(wù)工作作為秘書工作的基本 內(nèi)容，與文書工作一樣有極高的認(rèn)可度。會議具備了決策、溝通、協(xié)調(diào)、傳播多種功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是領(lǐng)導(dǎo)活動基本的方式。任何形式和規(guī)模的會議，都需要相應(yīng)的會議組織工作，如會議計(jì)劃的擬訂、會議文書的制作、會議場所的布置、會間活動的安排與協(xié)調(diào)，以及會后的收尾工作，同時，需要說明的是，會務(wù)工作還涵蓋了各種儀典的組織工作，如開幕儀式、簽字僅式以及會見與會談的安排等。會議的籌備、組織和服務(wù)工作通常由格書人員和秘書部門承擔(dān)，大型會議或者涉及多個單位的會議則通常成立專門的會議機(jī)構(gòu)，秘書人員也會參與其中、因此，我們認(rèn)為秘書承擔(dān)會務(wù)工作體現(xiàn)了其輔助管理的基本職能。

秘書工作的本質(zhì)屬性（輔助性）秘書工作屬性對輔助性的限制原因

首先，秘書工作的輔助性具有綜合、全面的特征，這是最且標(biāo)些性的總書記工作涉及領(lǐng)導(dǎo)工作的方萬面面。

其次，秘書工作的輸助具有直接性。起書工作的輸助是一種直接的輔助，秘書工作直接受命并服從于領(lǐng)導(dǎo)活動，又直接對領(lǐng)導(dǎo)活動負(fù)責(zé)。再次，秘書工作的輔助具有非獨(dú)立性。秘書工作是伴隨著集團(tuán)統(tǒng)治和領(lǐng)導(dǎo)群的出現(xiàn)而產(chǎn)的。它的使命要求它始終從屬于、服務(wù)于統(tǒng)治著和領(lǐng)導(dǎo)者。

秘書的輔助具有綜合性、直接性和非獨(dú)立性的特征，在這些特種中，綜合性特征是最典型、最本質(zhì)的。

秘書工作的特征

一 被動性與主動性的對立統(tǒng)一 二 事務(wù)性與思想性的對立統(tǒng)一 三 常規(guī)性與隨機(jī)性的對立統(tǒng)一 四 保密性與隨機(jī)性的對立統(tǒng)一 五 綜合性與專業(yè)性的對立統(tǒng)一 常規(guī)性與隨機(jī)性的對立統(tǒng)一：體現(xiàn)了秘書工作方式和節(jié)奏方面的基本特征。常規(guī)性指的是秘書工作中存在著大量的經(jīng)常出現(xiàn)、反復(fù)進(jìn)行的工作，這些活動往往事先有預(yù)見、有計(jì)劃的，活動內(nèi)容常常有規(guī)可循的，秘書人員只要各司其職，按章辦事，就能保證機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。較典型的如文書處理活動，文書的收發(fā)、審核、登記、傳閱、擬辦、復(fù)核等各個環(huán)節(jié)的工作大多屬于常規(guī)性的秘書工作，因此我們認(rèn)為秘書工作有常規(guī)性的特征。

所謂隨機(jī)性，是指事先未預(yù)計(jì)到的、突然發(fā)生的、需要秘書隨機(jī)處理的活動，如臨時受命調(diào)查某一事件，為臨時決定召開的會議準(zhǔn)備材料，向突然到來的上級視察人員提供有關(guān)資料等等。

第六章 秘書工作的基本規(guī)律和發(fā)展趨勢

規(guī)律是在物之間內(nèi)在的本質(zhì)聯(lián)系秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)

象，工作在運(yùn)行中有著本質(zhì)的、固有的聯(lián)系。“雙線”規(guī)律、輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律、跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動說是比較有代表性的規(guī)律總結(jié)，其中輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律的表述更為清晰嚴(yán)密。目前，秘書工作正向職業(yè)化、現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化、國際化的趨勢發(fā)展。

“雙線”規(guī)律：發(fā)掘最基本矛盾輔助領(lǐng)導(dǎo)工作律：科學(xué)的結(jié)晶跟蹤輔助領(lǐng)導(dǎo)活動說：基本規(guī)律

第七章 秘書的基本職能

秘書職能是秘書職業(yè)活動的任務(wù)、職責(zé)、作用和效能的統(tǒng)稱。各種教材對秘書職能的認(rèn)定各不相同。我們認(rèn)為秘書的基本職能應(yīng)該是輔助決策、參謀咨詢、溝通協(xié)調(diào)、處理事務(wù)。四大職能各有側(cè)重，但是相互聯(lián)系、相互滲透，共同構(gòu)成秘書職能的基本內(nèi)涵。

輔助決策： 所謂輔助決策就是在決策的全過程中，在知識（包括理論），能力（包括技術(shù)），經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷等方面予決策主體全面的補(bǔ)充以提高決策的科學(xué)性和時效性。

輔助決策的職能基礎(chǔ) 秘書輔助決策的職能是領(lǐng)導(dǎo)工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領(lǐng)導(dǎo)提供有效的依據(jù) 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內(nèi)容

決策準(zhǔn)備階段的秘書工作：確定目標(biāo)、擬定法案指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策前的整個過程 決策確定階段的秘書工作：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對決策方案進(jìn)行判斷和選擇，做出決策的過程

決策實(shí)施階段的秘書工作：協(xié)調(diào)者 秘書輔助決策的特點(diǎn)： 輔助的全過程性 輔助的經(jīng)常性 輔助的協(xié)調(diào)性 參謀咨詢

特點(diǎn)：從屬性 隨機(jī)性 權(quán)變形 秘書參謀咨詢職能的體現(xiàn) 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協(xié)調(diào)和查辦中參謀咨詢 5 事務(wù)性工作中參謀咨詢

秘書發(fā)揮參謀咨詢職能中的注意問題

（一）強(qiáng)化參謀意識，主動參謀咨詢。意識決定行為，秘書如果沒有參謀意識自然就不會有參謀行為。對秘書而言，謙虛謹(jǐn)慎是工作本色，但并不是事事謹(jǐn)小慎微，處處墨守成規(guī)。尤其在參謀服務(wù)上，更要敢為人先，勇于參謀，主動參謀，在參謀過程中不夾個人好惡，不過多考慮成敗得失，以良好的心態(tài)進(jìn)諫、進(jìn)言。

（二）擺正位置，謀而不斷。秘書人員始終都處于輔助的位置，做到既參謀，又不越位。秘書部門的參謀作用是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的“出謀獻(xiàn)策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領(lǐng)導(dǎo)“出謀劃策”。秘書人員在參謀咨詢的過程中只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)?！爸\而不斷”是秘書參謀活動的根本準(zhǔn)則。

（三）講究參謀咨詢的方法和藝術(shù)。參謀咨詢的方法和藝術(shù)常常能決定參謀咨詢成敗。秘書人員要努力提高自身的素質(zhì)，適時、適地、適度地實(shí)現(xiàn)參謀咨詢的職能注意因人而異，因勢利導(dǎo)，選擇恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)與領(lǐng)導(dǎo)交流。要注意應(yīng)用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故讓領(lǐng)導(dǎo)心情舒暢地接受建議和意見。

溝通協(xié)調(diào)

特點(diǎn);綜合性 疏導(dǎo)性 隨機(jī)性 溝通協(xié)調(diào)的技巧 善于運(yùn)用感情調(diào)控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時機(jī)

處理事務(wù)

特征：廣泛性 隨機(jī)性 圍核性

秘書處理事務(wù)的類型 日常程序性事務(wù) 2 隨機(jī)偶發(fā)生性事務(wù) 3 領(lǐng)導(dǎo)交辦性事務(wù) 4 部門不管事務(wù)

第八章 秘書工作方法

秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段?？茖W(xué)會理的方法有利提高工作效率，優(yōu)化效果。秘書的工作方法應(yīng)該遵循規(guī)范性、適應(yīng)性、靈活性的原則。常見的秘書工作的方法有擋駕過濾、參謀進(jìn)諫、請示報(bào)告、溝通協(xié)調(diào)，時間管理法等。

秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標(biāo)、任務(wù)和職能緊密聯(lián)系在一起的。

秘書確定工作方法的原則

規(guī)范性原則

適應(yīng)性原則

靈活性原則

秘書工作方法的獲得 在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)形成方法 掌握秘書工作方法需要與理論與實(shí)踐相結(jié)合 3 秘書的工作方法要不斷創(chuàng)新中提高效率

秘書工作方法舉要

（一）擋駕過濾的方法 1 文件資料的過濾 2 來訪的擋駕

在秘書的日常接待工作中，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕是非常重要的工作內(nèi)容之一，合理擋駕可以保證領(lǐng)導(dǎo)能擁有一個良好的辦公環(huán)境，集中精力靜下心來考慮一些大事要事，秘書可能每天都會遇到無約到訪的人，這些無約到訪的人不管出自什么目的都會影響和干擾領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)奏。因此，秘書必須根據(jù)具體情況，權(quán)衡利弊，采取必要的擋駕的方法。

秘書擋駕的范圍主要有；1.身份不明者和無關(guān)人員。對于無約來訪且急找額導(dǎo)者 秘書不能不假思索地直接引見，而應(yīng)模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進(jìn)行合理擋駕。

2.產(chǎn)品推銷、事務(wù)糾紛，消費(fèi)投訴之類的來訪者。對于產(chǎn)品推銷人員，秘書人員應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導(dǎo)他們?nèi)ハ嚓P(guān)的部門。對于事務(wù)糾紛或消費(fèi)投訴之類的來訪者，秘書更不能將矛盾上交，直接請出領(lǐng)導(dǎo)人。3.涉及業(yè)務(wù)洽談、人才流動、產(chǎn)品開發(fā)等類的來訪者，在引見給領(lǐng)導(dǎo)之前，事先都必須征得領(lǐng)導(dǎo)同意。不得直接將來訪者引入領(lǐng)導(dǎo)辦公室。

（三）來電過濾

（四）領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)事務(wù)活動的過濾

二 參謀進(jìn)諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法

暗示是指秘書不直白地表達(dá)自己的觀點(diǎn)，而是用含蓄、間接的語言影響領(lǐng)導(dǎo)的心 理，使其對影書的本意能夠心領(lǐng)神會。工作中，有時難免會遇到主觀性很強(qiáng)、不大喜歡別人提不同意見的領(lǐng)導(dǎo)。也有時會遇到不能直言的特定場合。秘書要善于觀察、曲線求進(jìn)，采用暗示的方法點(diǎn)到即止，讓領(lǐng)導(dǎo)心領(lǐng)神會。

（三）因勢利導(dǎo)法

（四）引經(jīng)據(jù)典法

三 請示報(bào)告的方法 合理選擇請示報(bào)告的內(nèi)容 2 靈活把握輕視和報(bào)告的時機(jī) 3 找準(zhǔn)報(bào)告的對象

四 溝通協(xié)調(diào)的方法 文件協(xié)調(diào)法 2 回憶協(xié)調(diào)法 3 信息協(xié)調(diào)法 4 時間管理法

時間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時間法 統(tǒng)計(jì)時間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費(fèi)太多時間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務(wù)繁重，如果完全被動地按事情發(fā)生或者任務(wù)下達(dá)的時間先后次序，可能會顧此失位，而運(yùn)用AIC工作法，能夠抓住工作的關(guān)鍵，保證重點(diǎn)工作能及時完成，秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù) 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規(guī)范有序 追根溯源法：主要是用于領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類特殊事項(xiàng)處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供受高層次的服務(wù)。個人日志法：作為一名秘書，每天必須處理大量的事務(wù)性工作，只有將有限的時間和精力集中處理重要事務(wù)，達(dá)到事半功倍的效果。綜合處理法：將事務(wù)性工作按照輕重規(guī)急的原則進(jìn)行排到，優(yōu)免處理重要的急事。授權(quán)委托法

第四篇：《秘書學(xué)概論》論文

接待之道

我們知道——秘書職能，包括基本職能、日常事務(wù)職能、專項(xiàng)職能、特別授權(quán)職能、深層職能等，日常事務(wù)職能又包括辦公用品管理、接待、安排領(lǐng)導(dǎo)活動、值班、通訊工作、印章管理、機(jī)要保密等。其中接待職能這一節(jié)課讓我受益匪淺。因?yàn)樵?010年12月份廣州亞殘運(yùn)動會上我作為一名志愿者，我的工作是在白云機(jī)場接待貴賓，這節(jié)課正好讓我能出色地完成這項(xiàng)任務(wù)。因此，在此我吸收方尤瑜老師課堂所講的接待之道，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，跟大家分享我對于作為一名秘書要做好接待工作的心得體會。

接待賓客是秘書的一項(xiàng)重要日常工作。在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，各社會組織之間的聯(lián)系日趨緊密，各部門之間的相互依賴性更強(qiáng)，日常的接來送往日益頻繁，接待事務(wù)越來越繁重，其作用也越來越重要。接待工作的質(zhì)量將直接關(guān)系到組織的聲譽(yù)和領(lǐng)導(dǎo)者的形象，也直接關(guān)系到工作的效率。因此，必須加強(qiáng)對接待工作的規(guī)范化管理，切實(shí)把接待工作做好。

我在機(jī)場做接待貴賓工作的時候，會遇到很多情況，比如說會遇到不同國籍的賓客；某位賓客飛機(jī)誤點(diǎn)了；剛好接待這一天的貴賓人數(shù)突然增多了；貴賓突然不來了；貴賓不期而至等等，正如同秘書面對的賓客有的是內(nèi)賓，有的是外賓；有的是上級安排的，有的是本單位邀請的，有的是對方主動聯(lián)系的；有的是事先約定的，有的是不期而至的；有的是需要一個完整接待過程的，有的是只要一時半刻的；有的是為了一定目的而來的，有的只是順路探訪的；有的是一個團(tuán)體，有的只是個人，如此種種，不一而足，而且在接待中也會出現(xiàn)種種情況，有的是預(yù)料之中的，有的是始料未及的，有的是臨時變化的，有的是有意改變的，這都給秘書的接待工作造成難度，但只要做好準(zhǔn)備工作，又有機(jī)動靈活的頭腦，熱情好客的態(tài)度，就能做好這項(xiàng)工作了。

在課堂上，方老師一再強(qiáng)調(diào)我們要樹立嚴(yán)格的禮儀意識。她說：“接待工作，將使本社會組織的形象和接待者個體素養(yǎng)得到充分展示；是否講究接待禮儀，直接關(guān)系著接待工作的質(zhì)量和效果。為切實(shí)加強(qiáng)接待工作的管理，必須是每一位接待工作者樹立嚴(yán)格的禮儀意識，并細(xì)致入微地付諸于接待工作實(shí)踐?！币虼?，在這次亞殘盛會里，我作為一名機(jī)場貴賓接待工作人員，我深深地認(rèn)識到自己必須要做好這份接待工作，因?yàn)樽约旱男袨榇淼牟粌H僅是個人形象，更是我們展示亞運(yùn)的形象，甚至是我們這座城市乃至中國的形象。這些對于每一個志愿者本身來說是一份光榮，但同時更是一份責(zé)任。

每一次完成一項(xiàng)機(jī)場接待任務(wù)，我都認(rèn)為做好事前準(zhǔn)備是很重要的。干任何事情都要事前做好準(zhǔn)備，因?yàn)橛袀洳拍軣o患，秘書接待賓客也該如此。其中不管是接待事先約定的賓客，還是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，還是接待陌生的新客人；不管是接待團(tuán)隊(duì)，還是接待個人；不管是需要完整的接待過程的，還是只要一時半刻的，都要認(rèn)真對待，充分準(zhǔn)備。

我認(rèn)為準(zhǔn)備有物質(zhì)準(zhǔn)備和精神準(zhǔn)備兩方面——

第一、物質(zhì)準(zhǔn)備要根據(jù)具體情況而定。如果接待的是事先約定的，又是一個團(tuán)隊(duì)，那么準(zhǔn)備的方面比較多。首先要弄清團(tuán)隊(duì)成員的基本情況，包括人數(shù)、姓名、年齡、性別、職務(wù)、基本觀點(diǎn)、傾向、所談問題、具體要求，有的還要準(zhǔn)備好照片和簡歷，又是對團(tuán)隊(duì)主要負(fù)責(zé)人的基本情況更要了如指掌。在掌握基本情況的基礎(chǔ)上，要擬訂好接待方案，其中接待規(guī)格、活動內(nèi)容、時間安排、陪同人員、食宿及交通工具安排，主談人員以及所談問題的主要觀點(diǎn)及其主要對策，甚至歡迎詞、講話稿、接待場所、茶水飲料、贈送禮品等都要精心組織、細(xì)致安排，在征得上司同意的情況下要形成文字，或列出表格。對于團(tuán)隊(duì)的接待，尤其是級別較高團(tuán)隊(duì)的接待還需有關(guān)方面協(xié)助，因此要及早向上級匯報(bào)，請示上級意見，要與公安、交通、外事、新聞等部門聯(lián)系，要求這些部門給予協(xié)助。比如有一次，我接待的是馬來西亞的總理，就需要加強(qiáng)安全方面的準(zhǔn)備工作，我及時向我們的經(jīng)理匯報(bào)情況，請示上級意見，并與公安部門聯(lián)系，得到了他們的協(xié)助，他們派出一定車輛跟隨我們這位貴賓進(jìn)入亞運(yùn)村休息，讓我們這次工作得到了貴賓的贊賞。

對于個人的接待雖然沒有這么復(fù)雜，但如果是需要一個完整接待過程的，也要做好食宿、交通、活動等各項(xiàng)物質(zhì)準(zhǔn)備。

如果接待的只是臨時賓客，不管其是事先約定的，還是突然而至的，不管是熟悉的，還是陌生的，在辦公室或接待室都要備有坐椅、沙發(fā)以及煙茶飲料等。

第二、接待的精神準(zhǔn)備則是接待意識和接待態(tài)度的必要準(zhǔn)備。一個秘書擔(dān)當(dāng)接待任務(wù)必須有角色意識，必須明確自己是東道主，又是一個助手，既要為本單位、本部門及上司裝點(diǎn)“門面”，又要為領(lǐng)導(dǎo)和賓客服務(wù)好，因此要盡心竭力，真誠熱情，與人為善，友好相處，彬彬有禮，不卑不亢，有了這種精神準(zhǔn)備，才能搞好接待工作。

以上僅是個人的心得體會，畢竟我還不是處于一個真正的秘書職務(wù)去執(zhí)行任務(wù)。因?yàn)樽鳛橐幻嬲拿貢龅降臓顩r會更多，更讓自己意料不及，因此，為了能使自己將來成為一名出色的秘書，我要不斷地鍛煉，完善自己各方面的能力，靈活多變，熱情有禮，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能辦成事情，沒有達(dá)到目的，也要讓客人高興而去，因此也要特別講究語言藝術(shù)，要把話說得通情達(dá)理，又很得體，讓人感到溫暖，如在家里。

第五篇：秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)題

秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)題

一、單項(xiàng)選擇題

1.秘書學(xué)研究的對象是（b）

A．秘書工作及其制度

B．秘書工作及其規(guī)律 C．秘書沿革及其機(jī)構(gòu)

D．秘書機(jī)構(gòu)及其人員

2．把秘書分為文字秘書、調(diào)研秘書、會務(wù)秘書、技術(shù)秘書的分類標(biāo)準(zhǔn)是（c）A．按行業(yè)分 B．按層次分 C．按工種（崗位）分

D．按“型”劃分 3．秘書協(xié)調(diào)工作主要是（d）

A．技術(shù)問題的協(xié)調(diào)

B．財(cái)務(wù)預(yù)算的協(xié)調(diào) C．經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的協(xié)調(diào)

D．無人專管事情的協(xié)調(diào)

4．秘書辦事要求主動、及時、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（c）

A．服務(wù)原則

B．求實(shí)原則 C．效率原則

D．管理原則 5．秘書工作的本質(zhì)屬性是（c）

A．主動性

B．被動性 C．輔助性

D．服務(wù)性 6．秘書面對繁雜的工作任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先辦理（c）A．最先發(fā)生的事

B．最先下達(dá)的任務(wù) C．急事要事

D．重要但不緊迫的事

7．秘書的勞動能夠創(chuàng)造價(jià)值，其成果往往具有（a）

A．潛隱性的特點(diǎn)

B．直接性的特點(diǎn) C．公開性的特點(diǎn)

D．被動性的特點(diǎn)

8．秘書合理的知識結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)是（c）

A．文字型人才

B．管理型人才 C．通才型人才

D．辦事型人才 9．養(yǎng)士之風(fēng)興起，出現(xiàn)一批著名的私人秘書的時期始于（b）A．殷商時期

B．春秋戰(zhàn)國 C．唐代

D．明清 10．文書成為傳達(dá)政令的重要工具始于（b）

A．黃帝時期

B．夏代 C．春秋時期

D．秦漢 11．我國20世紀(jì)80年代初期誕生了（c）

A．幕僚學(xué) B．文書學(xué) C．秘書學(xué) D．檔案學(xué)

12．把秘書分為黨政秘書、企業(yè)秘書、科技秘書、軍隊(duì)秘書等等，其分類標(biāo)準(zhǔn)是（b）

A．按行業(yè)分 B．按工種分 C．按“型”劃分 D．按層次分

13．秘書在工作中不越權(quán)不越位，這符合（a）

A．組織的權(quán)責(zé)分配規(guī)范 B．國家的法律規(guī)范

C．組織的運(yùn)行規(guī)范 D．組織的紀(jì)律規(guī)范

14．秘書部門的基本功能是（d）

A．服務(wù)輔助領(lǐng)導(dǎo) B．綜合協(xié)調(diào)矛盾

C．參謀建議決策 D．辦文、辦事、辦會

15． 秘書部門工作運(yùn)轉(zhuǎn)的特點(diǎn)是（）

A．被動性 B．潛隱性 C．交叉性 D．超前性

16．秘書部門的基本職能不包括（a）

A．決策管理 B．綜合協(xié)調(diào) C．信息管理 D．后勤保障

17．秘書工作不能獨(dú)立存在、自成體系，這一客觀現(xiàn)象體現(xiàn)了秘書工作（b）A．位置的政治性 B．地位的從屬性

C．內(nèi)容的綜合性 D．方式的被動性

18．秘書為領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿不署自己的姓名，體現(xiàn)了秘書工作（d）

A．范圍的賦予性 B．方式的被動性

C．作用的輔助性 D．效果的潛隱性

19．我國秘書信息報(bào)送的原則是（b）

A．及時、全面、完整 B．準(zhǔn)確、及時、對路

C.及時、準(zhǔn)確、全面 D．準(zhǔn)確、全面、對路

20．下列秘書事務(wù)中，屬于對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展延伸的是（c）

A．分辦擬辦 B．管理印章 C．督辦查辦 D．會務(wù)籌備

21．領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)秘書代表領(lǐng)導(dǎo)去處理局部的矛盾，這是秘書工作方法中的（c）

A．代勞方法 B．鋪墊方法 C．協(xié)調(diào)方法 D．督查方法

22．秘書在實(shí)施決策中發(fā)現(xiàn)問題、分析相關(guān)影響因素、提出對策建議，這種參謀方法屬于（c）

A．補(bǔ)充完整法 B．診斷參謀法 C．拾遺補(bǔ)闕法 D．效果評估法

23．秘書遇到政策性問題應(yīng)向（a）

A．主管領(lǐng)導(dǎo)請示 B．正職領(lǐng)導(dǎo)請示 C．上級機(jī)關(guān)請示 D．所有領(lǐng)導(dǎo)請示

24．在我國市場經(jīng)濟(jì)條件下，私有企業(yè)秘書與董事長的關(guān)系屬于（a）

A．社會主義制度下的雇傭關(guān)系 B．封建性的人身依附關(guān)系

C．完全的雇傭關(guān)系 D．完全的人身依附關(guān)系

25．決策中信息反饋系統(tǒng)的任務(wù)是（d）

A．參謀咨詢 B．促進(jìn)決斷 C．獎優(yōu)罰劣 D．修正決策

26．秘書與對方有較大爭執(zhí)時，不要急于否定對方，應(yīng)采取的正確交往方法是（c）

A．感情投資 B．求同存異 C．換位思考 D．善于自制

27．秘書工作通過“主輔配合”領(lǐng)導(dǎo)，能夠（c）

A．弱化領(lǐng)導(dǎo)工作效能 B．減弱領(lǐng)導(dǎo)決策作用

C．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作效能 D．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策職權(quán)

28、決定秘書是一門交叉綜合學(xué)科的主要因素是(d)

A.秘書學(xué)是新興學(xué)科 B.秘書學(xué)是政治性很強(qiáng)的學(xué)科

C.秘書學(xué)是辯證性很強(qiáng)的學(xué)科 D.秘書工作內(nèi)容的全方位性和廣泛性

29、秘書產(chǎn)生的前提是出現(xiàn)了語言文字和(a)

A.領(lǐng)導(dǎo)工作 B.秘書機(jī)構(gòu)C.秘書活動 D.秘書官職

/30、西周時期跟隨在天子左右封國朝拜、遞送國書的是(d)

A.左史 B.右史C.太史 D.御史

31、我國唐代中樞官制實(shí)行的是(a)

A.三省六部制 B.三公九卿制C.六部六科制 D.內(nèi)閣制 /

32、近距離直接綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的工作人員是(b)

A.文書 B.秘書C.警衛(wèi) D.事務(wù)長 /

33、秘書部門的主要作用是事務(wù)助手和(a)

A.智謀助手 B.專項(xiàng)職能助手C.文書處理助手 D.監(jiān)督執(zhí)行助手 /

34、秘書部門的領(lǐng)導(dǎo)體制是(c)

A.上級領(lǐng)導(dǎo)管理 B.上級秘書部門管理

C.本級領(lǐng)導(dǎo)管理 D.本級領(lǐng)導(dǎo)與上級秘書部門雙重管理 /

35、決策和管理的主體是(d)

A.組織環(huán)境 B.基層員工C.秘書 D.領(lǐng)導(dǎo)

36、保證領(lǐng)導(dǎo)決策能夠貫徹落實(shí)的主要工作是(c)

A.信息工作 B.調(diào)研工作C.督促檢查工作 D.綜合協(xié)調(diào)工作 /

37、秘書參謀作用賴以存在的物質(zhì)條件是(b)

A.參謀場 B.參謀方向C.參謀效能 D.參謀途徑 /

38、秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)制定決策，首先應(yīng)(a)

A.集思廣益，擬制方案 B.發(fā)現(xiàn)問題，確定目標(biāo)

C.分析評估，優(yōu)選方案 D.實(shí)施方案，反饋調(diào)節(jié) /

39、現(xiàn)代秘書部門管理的核心要素是(a)

A.人事管理 B.資產(chǎn)管理C.信息管理 D.時間管理 /40、屬于秘書協(xié)調(diào)工作的是(d)

A.人事問題 B.經(jīng)濟(jì)計(jì)劃C.物資調(diào)配 D.公務(wù)安排 /

41、秘書調(diào)查研究工作首先應(yīng)該(d)

A.選擇調(diào)查對象 B.選定調(diào)查人員C.制定調(diào)研方案 D.確定調(diào)研目的

42、.秘書授權(quán)協(xié)調(diào)處理一般事務(wù)應(yīng)(d)

A.加強(qiáng)請示報(bào)告 B.請領(lǐng)導(dǎo)親自主持

C.對領(lǐng)導(dǎo)參謀提醒 D.積極主動，大膽負(fù)責(zé)

/

43、秘書做好會后落實(shí)催辦工作屬于秘書的(b)

A.前期鋪墊工作 B.拓展延伸工作

C.補(bǔ)償代勞工作 D.拾遺補(bǔ)缺工作

/

44、秘書與新聞媒介關(guān)系處理的不當(dāng)行為是(a)

A.互惠互利，以利相待 B.友好熱情，以禮相待

C.一視同仁，平等對待 D.事實(shí)求是，以誠相待 45．我國古代秘書萌芽時期約在（b）A.黃帝 時期

B.夏代

C.商代 D.周朝 46．我國最早的中樞秘書機(jī)構(gòu)是（d）A.中書省 B.秘書省C.國子監(jiān) D.太史僚

47．秘書事務(wù)工作的“三辦”是指（d）A.辦文、辦事、辦信

B.辦文、辦事、辦信息 C.辦文、辦事、辦協(xié)調(diào)

D.辦文、辦事、辦會 48．秘書同領(lǐng)導(dǎo)在角色地位上是（c）

A.同志關(guān)系 B.平行關(guān)系C.從屬關(guān)系D.主仆關(guān)系 49．一般辦公室主任的基本任務(wù)是（c）A.參與政務(wù)，掌管事務(wù)

B.參與政務(wù)，搞好服務(wù) C.掌管事務(wù)，搞好服務(wù)

D.輔助決策，搞好服務(wù) 50．秘書口語表達(dá)能力的主要要求是（d）A.能言善辯 B.快速詳盡C.長于概括D.準(zhǔn)確得體 51．協(xié)調(diào)方法是秘書（b）A.基本領(lǐng)導(dǎo)方法 B.專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法C.溝通變通方法 D.督促檢查方法 52．我國最早的秘書人員是（a）A.巫和史B.秘書監(jiān)C.尚書 D.中書監(jiān)

53、“秘書”的涵義，有一個（c)的演變過程。

A.由人到物

B.由小到大

C.由物及人

D.由上到下

54、秘書學(xué)，從學(xué)科大類來說，屬于(a)范疇。

A.社會科學(xué)

B.人文科學(xué)

C.管理科學(xué)

D.綜合科學(xué)/

55、(b)，朝廷中出現(xiàn)了最早的秘書機(jī)構(gòu)——太史寮。

A.東周B.商末周初

C.秦末漢初

D.隋末唐初

56、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須遵循(b)、精簡、高效的特點(diǎn)。

A.創(chuàng)新

B.適應(yīng)

C.求實(shí)

D.綜合 /

57、秘書工作的輔助性主要體現(xiàn)在地位的(c)與工作的被動性兩個方面。

A.被領(lǐng)導(dǎo)性

B.中介性

C.從屬性

D.隱秘性

58、智能結(jié)構(gòu)即(d)和能力的綜合反映。

A.智力

B.智商C.知力D.知識 /

59、協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容主要是(c)協(xié)調(diào)、關(guān)系協(xié)調(diào)和事務(wù)協(xié)調(diào)。

A.組織

B.領(lǐng)導(dǎo)

C.政策

D.法律 /60、秘書部門目標(biāo)管理制度中的“三定’’是指(c)

①定編 ②定員 ③定管理體制 ④定崗 ⑤定責(zé) ⑥定經(jīng)費(fèi)

A.②③④ B.①④⑥ C.②④⑤ D.③④⑤

61、秘書工作古已有之，源遠(yuǎn)流長。在我國，已有（b)的歷史。

A.五千年

B.四千年

C.三千年

D.二千八百年 /62、秘書學(xué)的特定研究對象是（c)，它要研究秘書工作所特有的矛盾及其規(guī)律性。

A.秘書人員

B.秘書機(jī)構(gòu)

C.秘書工作

D.秘書歷史 /63、學(xué)士型名士型秘書群的涌現(xiàn)是在（c)

A.秦漢

B.魏晉南北朝

C.唐朝

D.宋代

/64、清朝后期，浙江紹興一帶為培養(yǎng)（d)(俗稱師爺)的幕館應(yīng)時而生。

A.幕僚

B.政客

C.秘書

D.幕客

/65、在秘書機(jī)構(gòu)內(nèi)，一般來說，比較合理的年齡結(jié)構(gòu)，應(yīng)拉開檔次，呈（d)結(jié)構(gòu)。

A.平行

B.菱形

C.排比式

D.梯形式

二、填空題

1.秘書學(xué)具有政治性、綜合性與應(yīng)用性的特點(diǎn)。 2.最早的秘書人員稱為“___史____”。

3.秘書部門是介于單位領(lǐng)導(dǎo)層和職能層之間的__中介層_____。 4.雖然機(jī)關(guān)、團(tuán)體及企事業(yè)單位的秘書工作各有側(cè)重，不盡一致，但就總體而言，秘書工作一般包括___十項(xiàng)____具體任務(wù)。

5.以個性特征與能力劃分，秘書可分為_參謀______型秘書、秀才型秘書，公關(guān)型秘書和辦事型秘書。

6.__情感_____是人的喜怒哀樂等心理狀態(tài)。 7.智能結(jié)構(gòu)即__知識和能力_____的綜合反映。

8.人際關(guān)系一般具有三個特點(diǎn)：第一是個體性，第二是_____情感__性，第三是對應(yīng)性。 9.___專項(xiàng)調(diào)查____，是指專門就某一項(xiàng)目、某一問題或某一事件進(jìn)行的調(diào)查。

10.按__信息載體_____分，可分成語言信息與非語言信息。 11.公文撰擬，即公文寫作，是公文辦理的__基本環(huán)節(jié)_____。

12.在協(xié)調(diào)過程中，既要講政策、講原則，也要講靈活、講___感情____。 13.做好督查工作，一是有利于保證__決策_(dá)____順利、有效的實(shí)施。

14.會議的作用，主要包括：__決策指揮_____作用、組織協(xié)調(diào)作用、動員教育作用和信息交流作用。

15.根據(jù)會議的進(jìn)程，一般把會務(wù)工作分為會前準(zhǔn)備工作、會間__調(diào)度_____和會后整理服務(wù)工作 三個階段。

三、問答題

1、我國秘書學(xué)產(chǎn)生的時代背景如何？ P1

2、簡述秘書學(xué)的研究對象，基本內(nèi)容和學(xué)科性質(zhì)。

秘書學(xué)的研究對象：秘書工作和秘書活動的特性與規(guī)律 研究內(nèi)容和范圍

（1）廣義上：秘書學(xué)是一個由秘書學(xué)理論、秘書實(shí)務(wù)、秘書歷史、秘書實(shí)用技術(shù)和秘書教育五部分構(gòu)成的龐大理論體系。

（2）狹義上：秘書學(xué)就是上述廣義秘書學(xué)中的秘書學(xué)基礎(chǔ)理論，它是秘書學(xué)的基本理論框架體系，是廣義秘書學(xué)的靈魂。理論秘書學(xué)的基本框架，包括秘書職業(yè)、秘書機(jī)構(gòu)（秘書管理）、秘書職能、秘書職能環(huán)境等主要方面。學(xué)科性質(zhì)：綜合性、政治性、應(yīng)用性

3、秘書的含義，類別和層次。

秘書定義：秘書是指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。

從組織內(nèi)部分工看秘書的分類:P18 從其所在行業(yè)特征看秘書分分類：P19 從職業(yè)高低看秘書的分類：P20

4、秘書的職業(yè)特征是什么？

從屬性、輔助性、服務(wù)性、被動性、全面性、機(jī)密性。

5、秘書職業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀怎樣？影響中國秘書職業(yè)化發(fā)展的因素有哪些？ P3

6、我國古代秘書的稱謂有哪些？P16

7、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須遵守的原則有哪些？ P30-31規(guī)范化原則、科學(xué)化原則

8、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置類型有哪些？ P33-34

9、秘書工作機(jī)構(gòu)的地位和性質(zhì)是什么？

廣義的秘書機(jī)構(gòu)是指處于社會組織內(nèi)的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領(lǐng)導(dǎo)、全面輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的辦公部門、特點(diǎn)：

（一）附屬性

（二）綜合性

（三）輔助性

10、秘書工作機(jī)構(gòu)的組織模式是什么？ 組織形式：

（一）綜理制

（二）分理制

11、為什么是要提高秘書機(jī)構(gòu)的工作效率，首先要精簡機(jī)構(gòu)？P31 精簡是黨和國家在機(jī)構(gòu)設(shè)置方面的根本原則。社會各類組織設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)必須遵循精簡的原則。在人員編制上要保持人員的精干，定員、定編，裁減冗員，不濫社虛職和副職。在機(jī)構(gòu)層級的劃分上，要盡量簡化層次。

12、秘書人員怎樣進(jìn)行自我管理？

13、秘書的精神素養(yǎng)包括哪些內(nèi)容？如何提高秘書的精神素養(yǎng)？

14、秘書的知識結(jié)構(gòu)由哪幾部分構(gòu)成？基礎(chǔ)知識、專業(yè)知識和相關(guān)知識。

15、秘書的能力素養(yǎng)的具體內(nèi)容是什么？P60

（一）情感品質(zhì)

（二）意志品質(zhì)

（三）性格品質(zhì)

（四）秘書的氣質(zhì) 秘書應(yīng)該具備哪些心理素質(zhì)和性格特征？P63 工作負(fù)責(zé)、謙虛隨和、冷靜沉著、幽默開朗

16、秘書應(yīng)具備的職業(yè)道德有哪些？P55-56

（一）忠于職守，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

（二）埋頭苦干，甘居幕后

（三）謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道

（四）遵紀(jì)守法，廉潔奉公

（五）誠實(shí)守信，嚴(yán)守秘密

17、秘書的基本職能有哪些？P38-39

（一）信息管理職能

（二）綜合協(xié)調(diào)職能

（三）督促檢查職能

（四）參謀輔助職能

（五）后勤保障職能

（六）“不管部”職能

18、為什么說參謀是秘書的深層職能？P49

19、督查工作要堅(jiān)持的重要原則是什么？P47 一是實(shí)事求是。二是注重實(shí)效。三是歸口管理。四是講求方法和策略。20、秘書參謀的原則是什么？P51 1.明確角色定位，不失職不越權(quán)

2.明確參謀定位，謀而不斷

3.立足規(guī)勸層面，諫而有度

四、名詞解釋

秘書

秘書機(jī)構(gòu)

秘書職能

綜理制

分理制

協(xié)調(diào) 溝通

秘書定義：秘書是指身處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或領(lǐng)導(dǎo)者身邊，以處理信息和綜合服務(wù)的方式輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的工作人員。

秘書機(jī)構(gòu)，又稱秘書部門，是指在各級各類社會組織中為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)者處理綜合事務(wù)、輔助管理的綜合性機(jī)構(gòu)。

廣義；指處于社會組織內(nèi)的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領(lǐng)導(dǎo)、全面輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的辦公部門。狹義：指各級辦公廳、辦公室中專門輔助社會組織及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門。

秘書職能，是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)與管理工作的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職責(zé)權(quán)限。

綜理制：綜理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個統(tǒng)一的辦公機(jī)構(gòu)。分理制：分理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機(jī)構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。