第一篇：秘書學考試試題及答案

?秘書學?試題及答案

一、名詞解釋(每小題3分，共18分)

1．秘書

秘書是為服務對象全局性決策，事務性管理，從事智力服務，發揮助手作用的一種社會職業。（1）秘書的社會屬性，是社會中的服務職業，第三產業。秘書是一種社會職業人員，有職業準入的權利。（2）職業性質，是秘書的本質屬性，具體表現為，為服務對象全局性決策，事務性管理，從事智力服務。

2.秘書的表達能力

秘書的表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩方面。口頭表達能力就是如何運用口頭語言表達思維的能力。秘書人員在上情下達、下情上達的工作過程中均離不開口頭表達。如匯報工作、提出建議、傳達指令、溝通協調、接待來訪等，均要求運用口頭語言進行正確的表達。秘書的口頭表達要求反應敏捷、清晰自然、準確簡練、有條不紊。文字表達能力指書面表達的能力，即一般的寫作能力。寫作能力是秘書人員的基本功。秘書人員根據領導授意與工作需要，需經常撰擬各種文稿，寫作范圍很廣。這就要求秘書不僅應具備一般的書面表達能力和寫作技巧，而且應熟知各種應用文體的寫作，如通用公文、專用公文和公務常用文。

3.信訪

是來信來訪的簡稱，是指信訪人通過書信、走訪、電話、電報等形式，向黨和國家機關、人民團體、企事業單位及其負責人反映情況，表達個人或集體意愿，并由有關機關和單位負責處理的社會活動。

4.辦公自動化

辦公自動化或稱辦公室自動化，其英文名稱為office Automation,簡稱為OA。這是自動化的一個分支，最早是由美國通用汽車公司D.S.哈德于1956年首創的。這是一門綜合性很強的學科。

5.協調

就一般意義而言，協調是主客體之間為實現一個共同的目的而相互溝通，尋找共同點，從而實現某種平衡，達到某種默契的一種行為方式。協調既是領導機關組織社會活動的一種手段，也是有效地進行行政管理的一種基本工作方法。任何領導機關，都必須對所屬的各種機構、各項工作、各方面的人員經常進行協調，才能使之有序運轉，齊心協力，相互配合，共同完成任務。

6.會見

會見指雙方會晤。凡身份高的會見身份低的，或是主人會見客人，又稱接見或召見。反之凡身份低的會見身份高的或是客人會見主人，稱為拜見或拜會。

二、簡答題(每小題5分，共30分)

1.簡述秘書工作的政治性主要體現在哪幾個方面?

政治性主要體現在三個方面：一是階級性。領導工作是有階級性的。任何領導集團總是代表著一定的階級利益，為實現一定的政治目標服務的。因之，作為輔助領導的秘書工作，也必然具有鮮明的階級性。二是政策性。秘書工作必須遵循政策性原則。辦文是政策性很強的工作，不少文件本身就是政策性的規定。三是機要性。秘書工作是一項機要性工作，這是秘書部門處于領導中樞的輔助地位

所決定的。秘書工作的機要性，使保守秘密成為秘書工作的一條重要原則。

2.簡述信息工作的原則。

信息工作的原則：

一、實事求是原則。實事求是是黨的思想路線，也是信息工作必須遵循的根本原則。

二、時效性原則。信息與時效不可分割，兩者的關系是正比。

三、主動性原則。秘書工作具有從屬性，帶有一定的被動性。

四、整體性原則。信息工作的整體性在于它的聯系性和協調性。

五、內部性原則。秘書部門的信息工作具有較強的內部性。因而決定了它具有一定的保密性。

3.簡述公文撰擬的特點。

(一)寫作動機的制約性。公文的寫作動機不是撰擬者個人的意愿，不是有感而發，而是完全受命于領導的指令授意，必須忠實地貫徹領導意圖。

(二)寫作思維的抽象性。公文寫作以抽象思維即邏輯思維為主，舍棄事物的具體形象，以抽象的概念、判斷、推理來揭示事物的本質。在寫作中，主要運用分析、綜合、歸納、演繹等邏輯手段。

(三)寫作體式的規范性。作為公務文書主要構成的通用公文與專用公文，它們在體式上的要求更為嚴密規范，帶有法定性、程式性的特點。(四)寫作受體的確指性。文章寫作，都有其寫作受體，即讀者對象。但公文寫作的受體是確指的，它有特定的讀者對象，即收文機關。

4.列舉值班工作的任務。

值班工作的任務，主要有以下幾項：

(一)信息溝通。這是值班工作的一項基本任務，它包括上情下達和下情上達兩個方面。(二)承辦領導交辦事項。領導交辦的任務是多方面的，值班人員應積極主動地辦好這些事情，并向領導匯報辦理結果。(三)負責工作接待。對外來聯系工作的人員，值班人員應熱情接待，酌情處理。(四)處理急文和突發事件。值班人員在節假日和領導下班期間，要擔負起處理急文和突發事件的任務。(五)承擔本部門，本單位的一些基礎性服務工作。

5.簡述調查研究的基本原則。

秘書要搞好調查研究工作，科學地去研究和解決改革開放新形勢下社會生活中的各種現象和問題，最根本的要堅持以馬克思主義和鄧小平理論為指導，在調查研究的具體實踐中，必須遵循客觀性原則、實踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。

6.簡述保密工作的特點

保密工作具有政治性、群眾性、封閉性和相對性的特點。①政治性是保密工作的最突出的特點。因為保密工作是國家工作的一部分，它在外御強敵、內保社會安定方面，起著十分重要的作用。特別是十一屆三中全會以來，隨著黨和國家工作重心的轉移，為改革開放和社會主義現代化建設保駕護航，成了我國保密工作的中心任務，其政治色彩更加鮮明。②群眾性是指保密工作要堅持走群眾路線，緊緊地依靠群眾是做好保密工作的可靠保證。這是因為，與廣大人民利益密切相關的國家秘密廣泛存在于各行各業之中，只有動員人民群眾加入保密工作的行列中來，才能最大限度地保守秘密。③保密工作的封閉性是由秘密的本質屬性決定的。所謂秘密，就是在一定的時間內只能讓極少數人掌握的信息和事物。這種秘密，如果不加以保守或保護，一旦被外人知曉，就是泄密，如果在社會上公開，就不再成為秘密。所以，保密工作說到底就是對自己的秘密采取各種防范措施，不使之外泄。④相對性是指保密工作的時間性與一定的區域性(即保密范圍)而言。

三、論述題（本大題共2小題，每小題10分，共20分）

1、試述現代秘書職業的主要特征。

（1）秘書服務對象多元化。現代秘書活動的范疇，不僅僅限于國家官僚體系，它廣泛存在于一切社會管理活動乃至一切重要的生產實踐和科學文化活動之中。不僅國家機關、社會團體的領導人身邊設置了秘書部門和配備了秘書人員，而且實業家、科學家、作家、學者、演員等一切需要秘書輔助和綜合性服務的社會人士，只要具備一定的財力，都可以聘用秘書。秘書已成為從業范圍十分廣泛、從業人數十分眾多和一種社會職業。服務對象的多元化，已成為現代秘書職業的一個重要特征。

（2）秘書主體商務化。所謂秘書主體商務化，是指我國秘書隊伍的主體將由黨政秘書逐漸讓位于商務秘書。從我國政治、經濟體制改革的大趨勢看，在精兵簡政的制約下，黨政秘書的數量不可能有較大的增長。然而，隨著社會主義市場經濟的長足發展，國有企業尤其是鄉鎮企業、“三資”企業、私人企業異軍突起，給為數眾多的秘書就業提供了廣闊的市場，這就使秘書隊伍將發生了巨大的變化；商務秘書以驚人的速度增長。二十一世紀，我國將實現四個現代化，社會主義市場經濟將長足發展，與工商企業的迅速發展相適應，商務秘書的增長也就必然越來越大。在市場經濟的舞臺上，商務秘書必將唱起主角。這是國際秘書職業發展的歷史經驗，也將是我國秘書職業發展的大趨勢。

（3）秘書知識技能專業化。秘書工作已形成一門專業。秘書有了辦文、辦公、辦事，綜合處理信息資料，辦理日常公務等特定的職業活動內容。秘書已有了職業技能培養教育體系和任職資格考核體系，以及指導秘書從業實踐的秘書工作理論體系，還有了秘書行業協會、學會和國際性秘書行業組織，由此可見，現代秘書同教師、醫師、律師、會計師、工程師等一樣，都屬于現代社會的專業人才。

（4）秘書勞動價值商品化。在商品經濟時代，任何勞動都含有商品性質。秘書工作是一種復雜的腦力勞動，秘書的勞動也帶有商品性，其價值也就具有商品化特征。在市場經濟條件下，他們的勞動價值的商品化特征就日益突出地表現出來。

2、秘書處理人際關系的一般準則有哪些？

（1）尊重。秘書應克服人際關系中的地位障礙，無論對上司、對同事或是對重要來訪者、一般交往者都要尊重。通常而言，要獲得別人的尊重，首先得尊重別人。人都有自尊心，都希望得到別人的尊重。尊重別人和受到尊重，是相對相應的。互相尊重就能增進彼此的友情和信任，就能激發彼此的責任感和工作積極性。

（2）禮貌和禮儀。人際關系中尊重的最初也是最近的形式就是禮貌。禮貌要求秘書在公司或其他場合會見領導、上司、同事或客人時，首先應做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時，面帶真誠的微笑，舉止文雅；與人交談時，用語得體、口齒清晰、語音溫和。在各種交際場合自覺注重和嚴格遵守各種禮儀禮節。

樂于助人。秘書的角色地位主要是助手，幫助主管或上司做好各項工作，甚至必要的生活照顧與服務，乃是秘書的天職。秘書工作又是綜合性的工作，它需要多方面的配合和幫助才能做好。因此，秘書人員應具有根深蒂固的“助人為樂”的意識，養成主動、勤勞的習慣。無論對上司、或同事、或客戶、或有工作交往的普通群眾，只要知道或看出對方有需要，就應主動地伸手幫助。

（3）贊美他人。秘書不是卑賤者，但他（她）的角色地位要求其必須是個真正的謙虛者。謙虛不等于自卑，正如自尊也不等于驕傲。確切地說，真正自尊、謙虛的人就在于他們既能正確地估量自己，又能正確地看待別人。

寬容與體諒。秘書人員要善于在人際交往中學會寬容與體諒。對別人身上這樣或那樣的弱點或缺點要予以寬容，對別人的粗魯言語、舉止或錯誤行為，只要不傷害公司及個人，要予以寬恕。進而能設身處地為對方著想，多給人一點同情和諒解。

（4）公允。公允要求秘書處事待人要公正，誠實，既不自欺，又不欺人。不貪人之功為己有，也不文過飾非或推卸責任。

四、實務操作題(本大題共1小題，12分)

你在市人民政府辦公室工作。本市的友好城市日本長崎市將派代表團來本市作友好訪問。市長辦公會議決定由市府辦公室組成一個接待小組負責本次接待工作。如讓你擔任這個接待小組的組長，你將如何籌辦本次接待工作?

外事接待是秘書工作中一項十分重要的工作。我應該從以下幾個方面著手工作。首先，應該組織整個接待小組的同志溫習有關外事接待工作的規定，也要了解當前中日關系的基本現狀以及日本在國際國內的一些基本情況。其次，要詳細了解外賓情況，包括外賓的人數、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當了解日本的政治經濟和文化習俗，擬好接待計劃，做好各個方面的聯系和準備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領導人，以及外賓的參觀、訪問和業務洽談的日程安排。

五、討論題（本大題共1小題，20分）

結合材料，談談你秘書這個職業的看法。

另類秘書

“在公司里做秘書。”——以前別人問起我的職業，我總是據實道來。十之八九，人們會因此對我投來異樣的目光。

真的，不知道從什么時候起，秘書成了“小秘（蜜）”的同義詞，也因此被蒙上了一層曖昧的色彩。這讓我很有些不自在進而憤怒起來。

于是我學乖了，只說是“做行政工作的”。——反正這也不能算是撒謊！我上職高時念的就是文秘專業，選擇它僅僅因為它很適合女孩子。畢業后進了外企，而且是一家非常規范的公司。據說在國外的總部,倘若一位男員工對女同事說句“你真漂亮”,就可以被投訴性騷擾。在這里秘書就是秘書，干的活兒繁雜而瑣碎。替經理們訂機票，訂酒店，打字，復印，發傳真??這些都是工作職責中明文規定的。還有一些是雖未明文規定卻約定俗成的事——中午到馬路對面替老板買三文治，幫老板的菲傭辦護照??中國人還好些，倘若碰上個絲毫不懂中文的外國老板，真的像照顧一個孩子。

公司的規矩：秘書永遠是秘書，在工作性質和發展機會上與經理級有著質的區別。因此很自然地，有些秘書會覺得這份工兒沒有多大前途。她們喜歡這個公司，喜歡身旁的工作環境，喜歡這里不低的薪水和福利，惟獨不喜歡自己的工作。于是心里便盤算著先做幾年看準了機會離開。亦有另一部分人干得很專心也很安心。因為這并非人們想象中那樣是吃青春飯的職業。恰恰相反，它可以做一生。無需年輕美貌，只須細心、耐心，外加性格好即可。國外有不少四五十歲的婦女做了半輩子的秘書，那是她們一生的職業。

在這里經理們與秘書們工作中互相尊重。經理讓秘書辦事通常都會用“please”開頭，用“thanks”結束。然而二者間幾乎不曾有過曖昧的關系。這是禁令，亦是人們所認同的現實。經理們行則飛機住則五星級大酒店，秘書是那個為他們訂機票訂房間的人。雖然在一個辦公室里，卻生活在兩個世界。正應了那一句話：“你有你的，我有我的方向。”

就這么一天天干著這份工作，不管心中是不是喜歡它。秘書只是一份工作，正如同經理也是一份工作一樣。我們是高級辦公樓里惟一不穿名牌的人，心中卻也不卑不亢。

最欣慰的，是每年一度的秘書節。幾乎沒有人會忘記在我們的桌子上放一束花，一張卡，或是一個可愛的絨毛玩具。已經習慣了身旁有如此能干的秘書，經理們知道，沒有我們，自己的工作會是一團糟。

《另類秘書》的主要傾向，相對而言，具有多樣化的特點。因此允許考生把握以下各點中的任何一條展開分析論述：既可以著眼于領導與秘書的關系，也可以著眼于秘書與經理、助理在管理層次上的界限分明，還可以著眼于秘書工作中的明文規定與約定俗成之間的關系，或者著眼于秘書從業者必須具備的耐心與細心等等。要求自圓其說，具有一定的深度，不必面面俱到。（本題較為開放，主流價值觀正確即可。可酌情給分。）

第二篇：秘書學試題及答案

一、秘書工作中應遵循哪些一般原則？

答：一般原則：秘書工作中的一般性原則，指的是在全部秘書職能活動中，都應遵循的原則。它是秘書工作一般規律的具體體現，是秘書工作對秘書工作行為的客觀要求，也是評價秘書職能活動的重要準則。

(1)正面效益原則：秘書工作價值取向必須符合事業公利、組織公利，必須以有效補益和優化社會效益、組織管理效益和領導工作效益為出發點，必須在工作效能作用指向、工作過程指向、心理及思維指向和素質發展指向等方面，都以不斷提高正面效益為目標。

(2)以領導工作為核心原則：秘書的一切職能活動，必須圍繞領導工作展開，按領導工作的需要提供全面、周密、及時、有效的服務。只有遵從這一原則，秘書才能從紛繁的工作任務中抓住有序安排工作的關鍵，分清主次有效地提供綜合服務，充分體現秘書工作的價值。

(3)具體工作流程閉環運作原則：秘書在各項業務活動中，各秘書崗位的分工、各工作環節必須有序銜接、首尾相連，形成“閉環回路”和連續運作的工作流程，維護工作進程的有序性、穩定性和連續性，充分發揮整體功能。

二、秘書為領導分憂代勞處理問題和辦理事務時應注意哪些問題？

答:秘書為領導分憂代勞處理問題和辦理事務應注意：

(1)要正確地理解領導意圖，忠實準確地執行領導意圖；

(2)要實事求是，準確地把握有關問題的癥結，對癥下藥，找到解決問題的辦法；

(3)要辦事公正，作風正派；

(4)遇到難以解決或超出授權范圍的問題，必須向領導及時請示，得到領導的指示之后，再遵照領導的指示辦理；

(5)堅持原則性，注重靈活性，并將兩者有機地結合起來，做到領導滿意、群眾滿意、相關方面滿意，在辦事和處理問題的質量、效率、效果以及行為作風上都使各方面滿意，才能真起到為領導分憂代勞的作用。

三、秘書督察檢查工作的具體任務范圍有哪些？

答:秘書督察檢查工作的具體任務范圍有： 一是督查內容與領導決策相聯系。秘書督查的內容，無論是重大事項，還是領導批辦專項，都與領導決策密切相關。因此，秘書部門在督查工作中，必須把領導決策事項作為督查的重點，跟蹤追擊，檢查督促，狠抓落實。

二是督查方法與秘書工作性質相一致。督促檢查本是一種領導行為，具有很大的權威性。但是，秘書部門的輔助性質，要求秘書督查不能采用領導督查的方法，而必須采用秘書督查的方法，即協助領導者進行督查，在督查活動中，其所做所為以及方式、方法和語言都必須符合秘書的身份。否則，將會出現越位、擅權和獨斷等錯誤行為。

三是督查效果與決策落實相一致。檢驗秘書督查效果的惟一標準，就是看領導決策落實情況如何。因此秘書部門的督查必須看實績，重實效，絕不能擺花架子走過場。這就要求秘書部門在督查工作中，必須堅持把推動領導決策落實作為出發點和歸宿點。

論述題：

一、試述秘書機構在機關中的地位及任務 答：

（一）秘書機構在機關中的地位。在各類管理組織系統的領導機關內，一般都設有兩類機構，即職能機構與綜合性辦事機構。領導機關一般有兩個或兩個以上層次。機關最上層為領導決策層，由正副職領導者等領導成員組成；領導決策層下是綜合辦事機構即秘書機構和職能機構。秘書機構是領導決策層的綜合輔助層，為領導工作提供綜合性辦公服務；職能機構按職能分工，是領導決策層的執行管理部門，實施專門的職能管理權責。秘書機構既是領導層輔助決策指揮的部門，又是為職能機構輔助執行、協調服務的部門，是決策者和執行者之間的橋梁和紐帶；秘書機構既是組織管理信息系統即管理信息網絡的中心網結，又是組織及機關內外交流溝通的門戶。由此，秘書機構處在領導機關的中心位臵，是領導決策層的公務支撐、服務及綜合輔助層次。

（二）秘書機構的任務。秘書機構的基本任務是為領導機關和領導者提供綜合性公務服務。具體地講，秘書機構的工作任務受時代環境、機關性質、組織規模、管理和領導工作需要的制約。秘書機構任務的時代發展在我國古代，官僚性秘書機構的主要任務是適應統治者施行統治的需要，圍繞辦文、議政、辦事等業務活動展開。歷代官僚秘書機構的名稱雖然不盡相同，但出納王命、收受處理奏章、侍皇左右、參與機務等工作內容是大體相同的。近現代出現以大機器為代表的生產力迅猛發展，管理組織擴大，管理事務增多，管理領導機關的職能也進一步拓展。無論是政權機關還是其他社會組織的 領導機關，辦文辦會辦事等日常公務更多，文件的撰擬、制發、傳遞、處理、保管、利用，會議的籌備、進行、會后的實施等，已成為各級各類組織和領導機關必不可少的工具和手段。因此，各類領導機關秘書機構的任務大為加重。在我國計劃經濟時期，秘書機構主要是管理機關內日常辦公事務，秘書被稱為“秀才”、“筆桿子”、“內部事務的管家”，西方秘書機構也大體如此，主要承擔接待、電話應對、打字、整理辦公室內務。辦文辦會辦事成為中外秘書機構的主要工作任務。到了生產力快速發展的當代社會，特別是市場經濟發展時期，社會信息量驟增，且影響力越來越大；組織管理和領導活動所需要的溝通交往的范圍也不斷擴大；組織管理的要素不斷增多；組織及機關內外環境條件的變化節奏加快；特別是國際國內大環境對組織管理和領導決策的成效的影響越來越關鍵。這就使領導者的權責加重，更需要秘書機構提供更為全面的公務輔助和服務，秘書機構的任務也就更為加重。督促檢查、協調處理來信來訪、推進和處理公共關系等重要工作任務。這些新的工作任務，與辦文辦會辦事等日常公務有機地結合在一起，對管理和領導工作的綜合輔助作用更大。秘書已成為領導者的近身參謀助手、領導活動中的助理或經營管理的實際負責人。

二、闡述秘書伴領導公務活動的方法

答：合理安排領導的公務活動是辦公室的一項經常性任務。主要有外事接見、洽談和宴請，內事有禮儀性慶典、接見、與會、陪客、外出參觀以及下去視察等。

活動安排方法。領導活動可分為兩大類：一類是外事活動，主要由外事部門負責具體安排、落實，辦公室只起配合、協調作用；另一類是內事活動，這類活動是大量的，需要辦公室部門進行安排、落實。具體方法如下。

（1）制定詳細的活動計劃。計劃要包括活動時間、地點、參加人的范圍、人數等項。同時要有活動前和活動中的具體安排。

（2）搞好協調。有些重要活動需要事前把有關單位請來，開好協調會。要向各單位講清任務，提出要求，明確責任，分頭落實。對各單位的工作人員要明確提出到達崗位的時間，尤其是一些有重要任務的單位，如新聞單位，千萬不可遲到。

（3）查看現場。凡重要活動必須查看現場，千萬不可只在電話中落實，也不可只根據有關單位報來的材料紙上談兵。有關工作人員要親自到現場看一看，到領導要去的路線走一遍，到勞動現場轉一轉。對行車道路是否暢通，是否會停電等，都要考慮周全，做好充分的準備，做到萬無一失。

三、秘書應怎樣處理與異性上司的關系

答：忠于職守、維護上司權威,潔身自好,不被誘惑所困,保持距離,不過分親密接觸處理好秘書與上司的關系，是個經驗問題，且因雙邊個體素質差異而情況有別，但在基本要求上是有規律可循的。一般地說，必須擺正三個方面的關系。

（一）擺正工作性質的輔助性與工作要求的主動性的關系。從秘書職業出現的那天起，它就具備了工作性質是輔助性的、工作關系是從屬性的特征。隨著改革深化和部門權力的分割，上司協調任務的增加，秘書輔助處理政務的范圍日趨寬泛。在這種新形勢下，秘書在按時圓滿完成上司交辦任務的前提下，還應從被動中爭取主動，盡可能地主動思考問題、積極化解矛盾。如何實現輔助性與主動性的有機統一呢？一是參與而不干預。秘書參與決策的輔助性，要求秘書自覺接受上司指示，在職責范圍內和上司授予的權限內決定事項，提出建議或方案。即使決定事項被認可，建議或方案被采納，秘書也不應由此認為自己在決策，更不能因經常為領導決策做大量的輔助工作，而產生與領導共同決策的錯覺，干預、干擾上司決策。強調秘書工作的主動性，是要求秘書使自己的工作具有超前性。對有規律、有程序的工作早動手，努力做到對承辦的每件工作有強烈的求實、求新、求快的愿望，充分發揮自己的智慧和才能。二是遵從而不盲從。秘書的工作從屬于上司工作，并且，秘書的每一行為還必須與上司同步，及時按照上司的意圖確定、調節自己的具體行為，為上司決策提供有效服務，這就是遵從。因此，作為秘書，一要認真領會、忠實體現上司意圖，二要有節、有度地為上司拾遺補缺。但遵從不是人身的依附，不是唯唯喏喏和庸俗趨附，對于上司的失策與失誤應及時提醒。三是主動而不盲動。在秘書活動中，一切工作都應爭取主動，及時報告工作，請示問題，了解意圖，要求任務，明確上司需要干什么，即擺正上司與秘書的主次關系，絕不能自恃聰明，跟著感覺走，有意無意地顯示自己“高明”，甚至越位，擅作主張。也不能不加思索，機械照辦，或采取不負責態度，明知上司決策難于實現而不提議、不報告，聽之任之。

（二）擺正秘書同領導工作目標的同一性和職權任務的差異性的關系。上司集體確定的工作目標，既是上司們也是秘書人員的共同的目標。出于秘書與上司的法定地位不同，各自的職權任務也不同。上司的任務表現為決策、指導、組織和仲裁等；而秘書的任務表現為輔佐上司，諸如辦文、辦會、辦事等。在秘書活動中，這種同一性和差異性同時存在。正視這種差異是秘書正確處理同上司關系的重要一環。因此，秘書人員應明確：輔助決策而不自作主張。秘書承辦上司決策過程中的有關事務，包括決策前的準備，決策方案的確定，決策后的信息反饋，要做周密的、大量的工作。在決策的全過程中，秘書只能幫助上司決策，而不能代替上司決策；上司是決策者，秘書是參與決策的輔助者。

（三）擺正秘書與領導政治地位上的平等與工作分工上的幕后臺前的關系。在我國，秘書和上司有平等的政治權利，體制上的工作關系和組織上的上下級關系絲毫不影響政治地位的平等。但是秘書和上司的工作地位和性質不一樣，上司在“臺前”，居主動地位；秘書在“幕后”，居從屬地位。在工作中，秘書應時時處處找準自己的“位”。

第三篇：秘書學試題(附答案)

《秘書學》期末復習綜合練習

一、判斷題

1．秘書機構按其承擔任務的性質，屬于職能機構。（×）

2．廣義的秘書機構專指各級負責綜合性工作的辦公廳。（×）

3．秘書機構不僅要直接為本單位領導服務，也要對下一級或上一級秘書機構服務。（×）

4．各級秘書部門之間存在著自上而下的、獨立的垂直領導體系。（×）

5．各級秘書機構之間存在著一定的封閉性，但仍有一些縱向和橫向的聯系。（√）

6．在信訪工作中，該哪一級機關管的問題就由哪一級負責處理，凡屬自己應該辦和能辦的事，就不要往下轉，或把矛盾上交。（√）

7．對于人民群眾來信來訪，受理機關不需要編號登記。（×）

8．檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，其中短期是指10年以下。（×）

9．案卷類目一般由若干“類”組成，每一類又由若干“條款”組成。（√）

10．按作者特征立卷最多最廣泛，是最主要的立卷方法。（×）

11．秘書機構屬于決策機構。（×）

12．會議按級別分，有大型會議、中型會議、小型會議。（×）

13．在民營企業供職，并由他們聘請、支付薪酬的秘書不屬于私人秘書。（√）

14．在中外合資企業供職的秘書不屬于涉外秘書的范疇。（×）

15．文書管理沒有必要堅持黨政分開的原則。（×）

16．按調查目的分，社會調查可以分為直接調查和間接調查。（×）

17．所謂抽樣調查是從調查對象中選擇具有代表性的部分或單位，通過對它們的調查來認識同類社會現象的本質及其發展規律。（×）

18．口頭訪問不能作為社會調查的基本方法。（×）

19．知識是信息，信息也是知識。（×）

20．信息普遍存在于現實世界。（√）

21．管理通信事務以及各種通訊設備的秘書被稱為機要秘書。（×）

22．負責總務、后勤等工作的秘書被稱為生活秘書。（×）

23．謙虛謹慎，平等待人是秘書的職業道德之一。（√）

24．秘書的辦事能力是一種最基本的能力。（√）

25．秘書只有善于交際才能有效地溝通左右，聯系上下。（√）

26．秘書工作的輔助性指的就是其主導性。（×）

27．秘書機構的工作可以脫離領導而獨立存在。（×）

28．秘書人員處理事務時可以自作主張，不必根據領導的指示精神。（×）

29．秘書工作具有被動性。（√）

30．準確是對秘書工作質量的要求也是提高效率的基礎。（√）

31．文書、公文、文件的內涵和外延都是一樣的。（×）

32．女性化不是涉外秘書工作的特點。（×）

33．信訪人單指向有關組織反映情況的個人。（×）

34．在接待工作中遵循接待規格實際上是一種接待禮儀。（√）

35．按照會議的規模分，有中央、省市、縣級會議。（×）

36．在現代社會中，信息是進行科學決策的基礎。（√）

37．協調就是溝通信息，解決矛盾。（√）

38．督查工作是落實領導決策的重要手段。（√）

39．列入督查的事項一般由領導授權、批示，交秘書部門協助辦理。（×）

40．對于督查事項，秘書部門一般不參加具體辦案，主要依靠下級組織和群眾。（√）

二、簡答題

1．檔案管理包括哪些內容？P270

2．簡述督查工作的原則P228

3．秘書應具備哪些能力？P23

4．秘書信息工作的基本要求是什么？P189

5．信訪工作應該堅持哪些原則？P240

6．簡述會議善后工作的主要內容P155

7．什么是檔案？檔案有什么作用？P268

8．公文有什么作用？P290

9．對于治理“文山”“會海”有何措施？P160

10．試列舉社會調查的基本方法P178

11．簡述信息的主要特征P184

12．你認為信訪工作有何作用？P237-240

13．什么是信息加工？結合實際，簡要敘述加工信息的基本方法。P194、P194-196

14．你認為設置秘書機構一般應當遵循哪些原則？P52-53

15．請你談談協調在社會生活中的重要作用。P202-20

3三、設計題

1．北京某企業欲與國外某企業合作，共同生產國內緊缺的產品。外企代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案?

接待方案舉例：

1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。

2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。

5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。

7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。

8、提供會議所需各類信息。

9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司專門為會議設計安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

2．秘書和別人交談時，如何做一個忠實的聽眾？（P30）

3．星星賓館是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業準備在8月15日上午9：00至12：

00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產品發展和銷售計劃，地點就在賓館的12樓會議室。這次會議由總經理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？

要點：

1、會議時間，2、會議地點，3、參加人員，4、會議主題，5、會場設施，6、差旅、餐飲。

4．某單位需要對在職秘書進行培訓，請你對該單位的秘書培訓工作提出幾點建議。

要點：

1、培訓內容要具有針對性，能滿足崗位工作的需要、能幫助解決工作問題等；

2、培訓方式要形式多樣，可以分為知識討論、案例討論、場景模擬、團隊互動等；

3、把握好培訓的時機，可以提高培訓后的效果；

4、培訓規模，規模是指每次參與培訓的人數，培訓規模將對培訓方式、培訓地點（環境）、培訓成本等均會產生影響；

5、培訓師，培訓師是開展培訓的授課主體，其知識豐富程度、語言表達方式、授課形式等均對培訓效果產生影響；

6、培訓地點與環境，應該綜合多方面的因素選擇好地點與環境。

5．某個下雨天，某公司召開的新產品推介會結束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？（P155）

6．秘書在處理電話過程中，要經過甄別后才能決定是否轉給領導或者其他人處理，那么在一般情況下秘書如何去甄別電話？P137

7．秘書如何與同事和睦相處，與同事打成一片？P36

四、案例分析題

1．夾縫中的葛秘書

陽光公司陳副總經理因一項對外業務工作，與李總經理又爭執了起來。后來，陳經理在與葛秘書外出乘車中，埋怨李總經理主觀武斷，不尊重他人意見，導致決策失誤，給公司經營造成了損失。葛秘書知道總經理與副總經理因工作意見不同，有些分歧。總經理是一位有能力、有魄力、辦事雷厲風行的人。但不太注意工作方法，傷了不少人，對此，職員頗有意見。副總經理考慮問題周到，群眾關系好，也關心別人，但決斷能力差些。從心底里講，葛秘書的個人感情更傾向副總經理。今天，副總經理談起他與總經理的分歧，分明是想得到秘書對他的支持和同情。

葛秘書此時應如何辦?

要點：作為秘書應該把握原則，提高自己處理這類事件的能力。

第一，正確定位，即秘書應該清醒地把握自己所處的角色地位。

第二，正確判斷，就是秘書要快速而準確地判斷領導人之間矛盾類型，領導人之間的矛盾和分歧一般是在認識上的矛盾、工作方法和領導風格上的矛盾、利益上的矛盾生情感上的矛盾等多種。

第三，妥善處理，就是秘書應該把握原則，靈活處理，合理化解。處理領導人之間的矛盾，秘書應以利于領導人之間的團結為目標，保持中立和不介入原則，采用、溝通、折中、回避等方法來妥善解決。

葛秘書可以保持沉默，對副總經理的話不表態，或轉移話題談其他方面；

葛秘書也可以耐心解釋，說好話不說閑話，以彌合領導間的裂痕。

2．閱讀下列材料，完成文后的問題

據說，某市中級人民法院審理了一起經濟合同糾紛案。其焦點是廠方與買方對合同中“貨到后付款”的“后”字理解不同。廠方認為買方收到貨后應立即付款。買方認為：沒有規定后到什么時候，可以無期限。正巧買方因三角債困擾無力償還，調解無效，不了了之。最后該廠停產倒閉，大呼上當。

從秘書的角度談談本文給你的啟示。

要點：第一秘書工作要認真細致，第二語言用詞要準確等

3．請以《政府機關秘書的一天》為例，分析行政秘書應具備的素質

政府機關秘書的一天

九月中旬的一個周末，王秘書為張書記加班寫完了講話稿。星期一上午上班時，他感到十分輕松。但張書記認為還需要做些增刪修改，并囑咐下午下班之前再交他審讀一遍。王秘書立即進行修改。

八點半，李主任找到王秘書，說剛接到市里電話，要求星期三上午下班之前要報送一個關于小康區建設的綜合性匯報材料。王秘書馬上查閱有關資料，打電話詢問有關領導落實各項數據、材料等。著手寫作時已近十點了。

王秘書正要將寫好的提綱交區長審查，區長卻剛好放下話筒，對王秘書說：“我們需要一道去某某鎮看看合資企業的情況，現在就走。”他們先后視察了兩家合資企業，每到一處都需要認真做記錄。

午餐后，王秘書將自己鎖在辦公室里，先就區長視察情況寫了一篇通訊稿，下午交報社刊發。然后，王秘書接著修改張書記的那份講話稿，一直寫到下午兩點半才改好，將它交給張書記。王秘書將稿子送給報社刊發后，終于可以坐下來寫那篇綜合性匯報材料了。累了喝上一大口濃茶，餓了就沖一碗方便面，通宵未眠，直到完成初稿。

那一天，從早上七點四十分進辦公室，至次日清晨三點鐘放下筆，期間大約十九個小時，王秘書都處于緊張的工作狀態。

要點：行政秘書應具備的素質就是：熱愛工作，自尊自重，克已奉公，謙虛謹慎，平等待人，嚴守機密，提高警覺等職業道德。

4．閱讀下列案例，分析、評價小王在會議前后所做的信息工作

某公司要召開2008總結大會，作為大會工作人員的小王主要負責會議文件材料工作。會前小王進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，小王有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。例如，有哪些成績、經驗，出現了哪些問題，哪些問題有相當的普遍性，哪些問題亟需研究解決等。通過廣泛、深入、細致的了解，獲得了大量可靠的信息，并從中選擇出有價值的信息為報告的準備提供參考。會議期間小王認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報，確保與會者掌握會議情況和主要信息，使會議達到良好的效果。會后小王認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實。她還搜集會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。小王在大會期間的表現贏得了大家的一致好評。

要點：從信息的收集、信息的整理、信息的傳遞、信息的利用儲存等四個角度來講。

5．閱讀下列案例，請你分析、評價局長在接人待物方面的具體做法

小王調來給局長當秘書的第一天。

上班后首先敲門進來的是一位處長，是來向局長匯報工作的。按照秘書工作的職責，小王為來人倒了一杯茶水，放到沙發前的茶幾上。局長見了，坐在皮椅上向小王擺了擺手，示意讓小王將茶水放到他辦公桌上。然后指著對面那把木椅對處長說：“坐下談。”處長遵從地坐到木椅上，先是一句開場白：“按照局里的指示??”便開始匯報工作。局長昂首挺胸，嚴肅、認真地聽著。

處長正說著，忽然辦公室門開了，從外邊大步走進一個人。是誰這樣沒禮貌，不敲門就走進局長的辦公室？小王正納悶兒，只見局長迅速從皮椅上站起來，滿臉笑容地迎上前去。原來是主管副部長。局長回頭向處長說了一聲：“你先回去，以后再說吧！”處長輕手輕腳地退了出去。小王按照剛才的辦法又倒了一杯茶水，剛要放到局長的辦公桌上，局長伸手將水杯接過，走到沙發前，彎腰將水杯放到茶幾上。請部長在沙發上坐定后，局長把處長剛才坐的那把木椅拉到茶幾旁自己坐下，然后掏出一支中華牌香煙給部長點上。

部長一邊喝著茶、吸著煙，一邊對局里的人事安排做出指示。局長連連點頭稱是。

中午部長走后，局長的一個朋友來訪，小王馬上倒水，依剛才部長的樣子，將茶水放到茶幾上，并把局長辦公桌前那把木椅搬到茶幾旁。局長讓他的朋友坐在沙發上，隨手又把小王搬過來的木椅搬回原處，然后與朋友并肩坐在沙發上，親密地交談起來。

要點：在讓領導坐在沙發上，自己拉把椅子坐對面，表示對上級的尊重；朋友是平等的關系，并肩而坐才顯得親密；對待下級，讓他坐辦公桌前的椅子，你與他是上下級關系，可以有一定的距離。這些位子倘若弄錯了，就會出現意想不到的麻煩。比如與部長并肩坐在沙發上，等于把二人的地位拉平了，他心里可能不舒服。

6．閱讀下文，從秘書工作的研究方法的角度分析其使用的方法、進諫的方法以及運用此種進諫方法的好處梁惠王問孟子怎樣才能“王”天下。孟子陳述自己的政見時，先說“王道”之始。再談怎樣才能“王”天下，指出“黎民不饑不寒”，五十者能“衣帛”，七十者能“食肉”，辦教育，申孝悌，白發者不負重物走路，這樣而“不王者，未之有也。”然后又從反面論述：如果豬狗吃人食而不制止，餓死人也不救濟，還說死人不是國王之錯，而是因為年景不好，這樣當然不能王天下了。最后得出結論：行王道，則“天下之民至焉”。正反對照，侃侃而談，充分論述了自己的政治主張。

要點：用了定量分析、定性分析和典型分析的方法。

先正面后反面論說，可以成為正反相應法，或者比較與求異參謀法的綜合運用，一正下反邏輯性強，有說服力，一正一反讓人知其正也知其反。

7． 閱讀下列案例，請你談談你從中學到哪些為人處世的技巧？

秘書小劉，因為剛剛到單位工作就比較出色，深得領導的贊賞，許多重要的活動都讓他組織，可謂對他委以重任，這就招來了一些人的嫉妒，尤其是單位里另一個秘書小張，比小劉先進這個單位，但是工作表現不出色，沒有得到領導的重用，于是小張就到處說這位小劉秘書的壞話，說他驕傲、輕狂，不把別的人放在眼里，甚至不把領導放在眼里，這些話傳到了領導那里，領導信以為真，對小劉漸漸疏遠，有點把他晾在一邊的味道。

小劉秘書真是有一肚子的苦水，但是他沒有立即表現出來，更沒有逢人就替自己開脫。他一方面自己進行檢討，看是不是自己確有做得不好的地方，另一方面對同事采取積極接近的態度，對待那個說他壞話的小張，他也并不是冷眼相向，反而主動幫他完成任務，但是不把功勞放在自己的身上，這樣單位里有關他的輿論好了起來，一些人開始替小劉在領導面前講好話，一度說他壞話的小張也不再說了。

領導對小劉的態度有所緩和，這時小劉秘書覺得是向領導申訴的時候了，但是具體的時機和方式呢？小劉的領導喜歡在午間休息的時候打乒乓球，小劉秘書就陪領導打乒乓球，他一方面顯示出自己打乒乓球的實力，一方面又恰到好處地讓領導贏球，讓領導在競爭的感覺中贏球，領導很高興，說：“小劉，球技不錯呀。”這時小劉秘書說：“哪里，還是王局長的球技不錯，是不是以前學過 ？ ”

領導笑著說：“我可是全靠自學的，沒事打著玩。”小劉秘書就說：“是嗎？我看您都是準專業水準了。我都拿出了自己的看家本領。”領導說：“是呀，小劉，你打球還是比較厲害的。”這時小劉秘書乘機就說：“我這個人就是實在，打球的時候我就想著好好打球，所以有的人說我打球的時候不給人留情面，說我工作的時候也這樣，其實和打球一樣，我沒有想別的，就是想把事情做好。不過，我以后一定要注意，因為不是每個人都像領導一樣了解我。”

領導聽完小劉秘書的一席話，笑道；“這我也聽到過，當時就告訴他們，年輕人嘛，有干勁是好的，好好做工作，別管別人怎么想。我就喜歡你這樣的實在勁。你不知道，局里好多人打球總是讓著我，沒勁，讓我球技總是得不到提高。”從那以后領導總喜歡叫上小劉打球，對小劉秘書的印象大有改觀，一年后，提拔他當了自己的助手。

要點：1.在遭人誣陷，受到冷落和排擠的時候，不要失去理智，而要一面要反省自己的不足，努力改進，一面要對于心存妒忌而造謠的人報以寬容態度，并主動幫助，從而化解矛盾，使其心服口服。2.要懂得選擇適當的時機向領導澄清，在和領導建立共同娛樂愛好的基礎上一不經意的方式闡明自己的做人原則，以獲得領導的認可和好感。

第四篇：電大2014《秘書學》-5034試卷考試專用試題及答案

5034試卷

秘書學復習題

本次學期考試以中央廣播電視大學出版社出版、張玲莉主編的《秘書理論與實務》為依據。考試時間為90分鐘，考試形式為閉卷，考試題型有：填空題、判斷題、選擇題、簡答題，案例分析題。

一、填空題：

1、秘書活動的產生必須具備兩個基本條件：一是（秘書活動產生的前提條件即社會管理組織）的出現；二是（秘書活動產生的必要條件即文字和公文）的出現。

2、公文處理包括（收文處理）、（發文處理)和（公文處理）三個基本環節。

3、禮儀基本內容包括（儀容）、（儀表）、（儀姿.儀態）、（氣質風度）。

4、辦公室管理包括四個要素：（組織目標）、（符合目標的運轉方式）、（管理人員）和（科技管理手段）。

5、秘書是在各種社會組織中，為領導者或私人（辦文）、（辦會）和（辦事）的參謀和助手。

6、秘書面臨的溝通有兩種形式：（縱向溝通）、（橫向溝通）。

7、（會議紀要），適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

8、（調查報告）是對某一情況、事件、經驗或問題，根據市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。

9、我國現行的13種行政公文中最典型的上行文種是（請示）和（報告），既可上行又可下行，還可平行的公文文種是（函）。

10、辦公室布局一般有（封閉式）和（開放式)兩種。傳統的辦公室主要是（封閉式）的，現在較多采用（開放式）布局。

11、秘書在商務場合的著裝應做到四個協調：與（環境）協調、與（社會角色）協調、與（自身條件）協調和與（時節）協調。

12、秘書工作的主要構成要素可以概括為（辦文）、（辦會）和（辦事）。

二、判斷題：

1、通知是最為常見的行政公文，屬于知照性公文。（√）

2、通告的使用范圍大于公告。（×）

3、繕印是指公文人員對已簽發的文稿進行打印和用印。（×）

4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。（×）

5、公文處理包括收文處理、發文處理和公文管理三個基本環節。（√）

6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特征。（√）

7、公文處理要遵循及時、準確、公開、統一、簡化的基本原則。（×）

8、啟封是秘書特有的職責，單位和領導的所有文件、信件，秘書人員都有權拆封。（×）

9、文稿經領導簽發即成為定稿，文稿據此可以生效。（√）

10、文件用印要核實份數，超過份數的文件不能蓋印，并要及時銷毀。（√）

11、接待通常包括五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。（×）

12、下行溝通是指上級作為信息發布者對下屬進行的一種溝通。（√）

13、名片應放在伸手可及的地方，以便隨時取出，如放在褲子后口袋里。（×）

14、握手應遵循“尊者決定”的原則，即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。（√）

15、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報告等形式，其中報告是最經常采用的溝通形式。（×）

16、開放參觀活動是指將組織內部有關場所和作業程序對外開放的活動。（√）

17、一個設計合理的辦公室布局應該符合以下標準：方便；整潔舒適；和諧統一；安全。（√）

18、為他人作介紹時，應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。（√）

19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。（√）20、值班時應做到：準確、嚴謹、及時、熱情。（√）

21、秘書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。（√）

22、印章最早出現于先秦時期，印章管理制度以唐代規定最為嚴格和具體。（√）

23、貼黃是宋朝首創的公文糾誤制度，就是在文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。（×）

24、請示具有一文一事、請批對應、事后行文等特點。（×）

25、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴肅，并防止他人作弊。（√）

26、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構——太史寮。（√）

27、印章是一種標志，具有權威作用、法律效力和憑證作用。（√）

28、會見的目的是正式交換意見，須達成書面協議并正式簽署協議。（×）

29、商務交際的禮節與禮貌主要包括：致意、介紹、握手、寒暄等。（√）

30、會見合影，按禮賓次序，一般由主人居中，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。（√）

三、選擇題

1、我國最早的秘書機構產生于：（A）

A、商朝 B、戰國 C、秦朝 D、漢朝

2、(B)的出現是秘書活動產生的前提條件。

A、皇帝 B、社會管理組織 C、文字 D、公文

3、貼黃是（D）首創的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙，然后改正。A、商朝 B、秦朝 C、漢朝 D、唐朝

4、指出下列不屬于秘書工作主要內容的選項：（C）A、辦文 B、辦事 C、辦證 D、辦會

5、漢末曹操為魏王時，設“（D）”，從此，“秘書”由指物轉為指人。A、太史 B、尚書 C、丞相 D、秘書令

6、請指出對公文處理的特點說法錯誤的一項。（C）

A、政治性 B、時限性 C、公開性 D、規范性

7、代表大會的會場布置要體現的是（C）氣氛。

A、莊嚴肅穆 B、熱烈喜慶 C、莊嚴隆重 D、自由活潑

8、下列選項不屬于公文處理的作用的一項是：（D）。

A.助手作用 B.樞紐作用 C.查考作用 D.總結作用

9、下列程序中不屬于發文處理階段的是（D）。Ａ．擬稿

Ｂ．審核

Ｃ．繕印

Ｄ．批辦

10、下列選項不屬于會后工作的一項是（C）。A、清理會議文件 B、離會與送別 C、撰寫會議記錄 D、會議工作總結

11、法規性公文以（C）日期為成文日期。

A、簽發 B、用印 C、批準 D、定稿

12、官印被作為公文有效性的標記，是從（B）開始的。A、商朝 B、漢代 C、唐朝 D、宋朝

13、（C）是指主要領導人對審核過的文稿進行最后審閱，并簽字同意發文。A、批辦 B、注辦 C、簽發 D、分發

14、橫向溝通最經常采用的溝通形式是（B）。

A、面談 B、會議 C、備忘錄 D、報告

15、秘書做好隨從工作的主要目的是（C）。

A．為領導者創造良好環境 B．保證領導者身體健康 C．節約領導時間 D．提高領導效能

16、下列選項不屬于辦公室的辦事原則的是：（D）。

A、服務原則 B、高效原則 C、保密原則 D、分散原則

17、下列選項不屬于辦公室日常事務管理的是：（D）。

A、郵件管理 B、值班管理 C、印信管理 D、行政管理

18、秘書應把（D）作為接待工作的主要依據。

A．領導指示 B．單位條件 C．來賓要求 D．接待方案

19、（C）曾四次擔任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務。

A、毛澤東 B、周恩來 C、鄧小平D、瞿秋白 20、“尊者決定”的原則適用于（C）。

A、致意 B、介紹 C、握手 D、寒暄

21、下列選項不屬于秘書職業著裝“TOP”原則是（D）。

A、整齊的 B、適合特殊場合的 C、舒適愉快的 D、高級的

22、下列中不符合設計合理的辦公室環境標準的選項是（D）。A、方便 B、安全 C、整潔舒適 D、豪華

23、接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是（C）。Ａ、告訴他打錯了，然后掛電話。Ｂ、告訴對方你的號碼是什么。Ｃ、仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。Ｄ、告訴他，查清楚號碼再打。

24、下列中不屬于公文處理的基本環節的選項是（C）。

A、收文處理 B、發文處理 C、辦文處理 D、公文管理

25、商末，朝廷中出現了我國最早的秘書機構（A）。

A、太史寮 B、丞相府 C、尚書臺 D、太尉府

26、（A）是在收文處理和發文處理中的一個共同的工作程序。A、登記 B、擬辦 C、批辦 D、用印

27、（A）適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。A、報告 B、請示 C、函 D、調查報告

28、下列中不屬于商務交際的禮節與禮貌的選項是（A）。A、宴請 B、致意 C、握手 D、寒暄

29、檔案集中制度產生于（D）。

A、商朝 B、秦朝 C、唐朝 D、宋朝

30、（D）是指文件承辦完畢，由經辦人在公文處理單上注明處理結果和處理日期。A、擬辦 B、批辦 C、承辦 D、注辦

四、簡答題

1、秘書活動產生必須具備的條件是什么？ 答：秘書活動產生必須具備的條件有兩個：（1）秘書活動產生的前提條件，即社會管理組織的出現。（2）秘書活動產生的必要條件，即文字和公文的出現。

2、請簡述秘書職業道德規范的具體內容是什么？ 答：秘書職業道德規范的具體內容有以下幾點：（1）文明禮貌。（2）愛崗敬業。（3）誠實守信。（4）辦事公道。（5）勤儉節約，消費有度。（6）遵紀守法，熟知熟用法規。（7）團結協作，互助友愛。（8）實事求

是，勇于創新。

3、請簡述秘書工作有什么作用？

答：秘書工作有以下幾點作用：（1）參謀智囊的作用。（2）事務助手的作用。（3）樞紐的作用。（4）協調的作用。（5）窗口的作用。（6）信息的作用。

4、請簡述收文處理和發文處理的環節。

答：收文處理，指各單位圍繞所收公文進行的一系列程序性工作，主要包括對公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環節；

發文處理，指各單位圍繞所發公文進行 的一系列程序性工作，主要包括對公文的擬稿、審核、簽發、編號、繕印、校對、用印、登記和分發等工作環節。

5、請簡述會務工作的原則。

答：會務工作的原則包括：（1）認真領會領導意圖和會議的指導思想；(2)熟悉和掌握會議的組織領導情況；(3)協助領導擬定會議安排；(4)精心組織，周到服務；(5)重視并妥善做好會議的善后工作。

6、會議紀要與會議記錄有什么區別？

答：會議紀要與會議記錄的區別有四點：（1）性質不同。會議紀要是規定性行政公文，而會議紀要是記錄會議情況和議定事項的事物性文書。

（2）內容的繁簡程度不同。會議紀要的內容是對會議記錄進行整理、提煉而形成的會議內容的要點，重點體現會議的宗旨；而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄，重點體現會議的過程性和具體性。

（3）形式有所不同。會議紀要具有公文的規范格式，而會議記錄的形式則比較靈活和自由，會議紀要通常采用總分式結構，而會議記錄則采用順時結構。

（4）處置方式和作用不同。會議紀要一般可以文件的形式發布或在報刊升公開發表，用來“傳達會議情況和議定事項”，而會議記錄只作為內部資料，以備查考。

7、請簡述接待工作的原則

答：接待工作的原則有：（1）熱情大方，注重實效。（2）認真負責，細致周到。（3）確保安全，內外有別。（4）勤儉節約，講究禮儀。

8、請簡述辦公室的辦事原則

答：辦公室的辦事原則主要包括：（1）服務原則。（2）高效原則。（3）保密原則。（4）統一原則。

五、案例分析

（一）意外的電話

這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規定，在開董事會時會，參加人員一般不接電話，等散了再說。十點左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商量。面對這種情況，于雪應該如何處理？現在于雪有這么幾種選擇： a、李總，對不起！我們老總正在開會，不能接聽電話。

b、李總，實在不湊巧，我們孫總正在參加董事會，估計會議要到12點鐘才結束。回頭我們再給您來個電

話，您看這樣可以嗎？

c、李總，請您稍等一下，孫總剛剛散會，我馬上幫您去找找。d、李總請您等一下，我馬上叫我們孫總來接電話！e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。問題

對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。

答：選C是比較合適的，因為當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向孫總悄悄匯報，聽取他的指示，如果孫總認為事情不急，不愿意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方：“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了，回頭見著孫總，我們就給您去個電話，您看這樣可以嗎？”如果孫總愿意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如

選A之所以不合適，主要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司，只不過是在開會，那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經常高喊“用戶就是上帝”的口號嗎，為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方可能越想越生氣。所以，盡管于雪回答的語氣委婉，態度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。

選B也不合適。對方可能覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。選D明顯不合適，因為公司有規定，領導人開會時一般不接電話，于雪未經孫總同意就答應對方，那不僅違反了公司規定，而且是非常草率的，如果孫總不來接電話，那她又如何答復客戶呢？選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不愿意接他的電話或者是在有意回避他。如果對方出現猜疑，那就不利于雙方今后的合作。

（二）一天上午,某公司董事長突然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易,并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！

董事長口述完上述復信內容,要秘書將信打好寄走。

對于董事長的吩咐,秘書應該采取什么樣的態度呢？下面是四種不同的處理辦法：

Ａ.“是,我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。

Ｂ.秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,如果將信寄出,對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執行董事長的指示,而是將信“壓下來”。

Ｃ.秘書不執行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請您冷靜一點！想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關系呢？我們還是先反省一下自己,再慎重處理這件事吧。”

Ｄ.秘書退下去將信打印出來,但沒有馬上寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打 6

印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經打印好,請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎？”(材料來源：夏目通利《秘書常識趣談》)請問,在以上A、B、C、D四位秘書的處理方法中，哪一種最妥當？哪一種最不妥當？為什么？ 答：D的處理方法最妥當。C的處理方法最不妥當。

領導在生氣時做出的決定很可能是不正確的,如果像A那樣立即照辦, 信一旦寄出,將無法挽回可能造成的損失,假如領導冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。

如果像B那樣悄悄壓下信件,不執行領導指示,則有越權性質,如領導將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也可能早就想同這家代理商終止往來,這封信只是一根導火索而已。

C在領導情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油, 既不符合秘書的身分,也不利于領導冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。

D的處理方法既執行了領導的指示,也給領導留下了冷靜下來后仔細思考改變決定的余地,因為如果董事長確實是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則經過半天的思考,他會自我反省,這時秘書將信遞給他, 并以委婉的語氣表示對領導決定的不同看法,實際上給了領導一個重新決策的機會;如果董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。

（三）8月10日，公司的總經理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預定20日上午回來。秘書小蘇負責處理公司的各類郵件。小蘇從收發室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經理辦公室收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信總經理曾關照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小蘇說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小蘇把總經理親啟件放在總經理辦公桌的抽屜里，又拆開總經理辦公室收件，一封是邀請總經理參加定于8月20日下午的研討會，小蘇想，總經理前幾天還談到準備參加這次研討會，20日他正好回來，一定會參加的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經理將參加會議，并替總經理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產品樣品的照片，小蘇看了信的內容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小蘇處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應該是怎樣的？

答：小蘇處理郵件的做法不正確，理由如下：（1）寄自天津分公司的郵件，小蘇應該交給銷售科長本人簽收，或者在交給小李后讓其簽收，以作憑證。（2）小蘇應該在總經理辦公桌的顯眼處放一張字條，上面寫上這封郵件的相關內容，好讓總經理知道自己有一封郵件未看。（3）小蘇不能自作主張，替總經理出席研討會，她應該打電話請示總經理。小蘇不應該簡單地把裝有兩張照片的郵件放回信封了事，她應該找部門領導處理此事。

（四）辦公室主任老宋把會議一切準備工作都作了安排，但到了開會的前一天，突然因公必須外出，臨行前，他反復交待要認真仔細地檢查會場，秘書們都點頭答應。大會開幕那天，仍不放心的老宋還是趕了回來。到主持大會者宣布奏國歌時，擴音器傳上的卻不是國歌，當場人驚呆了。原來音響設備沒有檢查。這時，老宋一個箭步躍上主席臺，關了擴音器，用沙啞的聲音唱道“起來，不愿????”指揮與會者唱 7

國歌，人們這才從國歌聲中把思想集聚到會場上來。請你談談你對此事的看法。

答：會議的組織對秘書人員的要求很高。會議的順利進行不僅依賴充分、細致的會前準備工作，還需要嚴謹、周密的會間組織工作；不僅要有健全的會議工作機構、縝密的會議議程與日程，還要做好各項具體的會務工作，明確分工，責任到人，安排得力，運轉有序，形成一個結構周嚴、操縱自如的會議工作系統。

秘書會務工作中，會前、會間的工作服務都是緊密相連的，必須相互銜接，整體推進，避免出現差錯。這樣，才能保證會議質量。任何一個環節，任何一項具體事務上出現差錯和疏漏，都可能會影響會議

的效果。

會間調度是指會議進行期間對會議程序、內容及會場服務等所作的調整和安排。老宋較好地對會場上臨時出現的意外情況進行了處理，及時的解決了問題，在遇到問題時能夠沉著冷靜、靈活應變，做好臨時的調度工作，從而確保了會議的順利進行。

第五篇：秘書學試題

秘書學概論試題

姓名：專業：年級：

一、單項選擇題(在每小題的四個備選答案中選出一個正確答案，并將其號碼填在題干的括號內。每小題1分，共15分)

1.秘書工作古已有之，源遠流長。在我國，已有()的歷史。

A.五千年B.四千年C.三千年D.二千八百年

2.秘書學的特定研究對象是()，它要研究秘書工作所特有的矛盾及其規律性。

A.秘書人員B.秘書機構C.秘書工作D.秘書歷史

3.學士型名士型秘書群的涌現是在()

A.秦漢B.魏晉南北朝C.唐朝D.宋代

4.清朝后期，浙江紹興一帶為培養()(俗稱師爺)的幕館應時而生。

A.幕僚B.政客C.秘書D.幕客

5．與秘書學相關的學科有（）

A．營銷學B．決策科學C．教育學D．公共關系學

6.“準確、()、保密”是周恩來同志在革命戰爭年代對機要工作提出的要求。

A.高效B.迅速C.細致D.穩妥

7.()，就是在思維中把認識對象分解為各個方面、各個部分來分別進行考察的方法。

A.比較B.分類C.分析D.綜合8.包括遺傳信息等在內的生物信息屬于()信息。

A.動態B.靜態C.社會D.非社會

9.()是信息處理的第一個環節，也是做好信息工作的基礎。

A.網絡建設B.信息采集C.信息篩選D.信息的整體開發

10.公文寫作以()即邏輯思維為主。

A.形象思維B.感性思維C.抽象思維D.理論思維

11.文件一經()，即成定稿并生效。

A.審核B.簽發C.用印D.分發

12.()，是完成了公文處理工作的最后一個環節，文件轉化成檔案，成為檔案工作的第一個環節。

A.平時歸卷B.正式立卷C.按期歸檔D.檔案鑒定

13.()時對信訪問題已具備了管理的雛形。

A.堯舜B.夏禹C.商周D.秦漢

14.秘書活動的受動性（）

A．一切按領導意圖辦B．以領導活動為中心

C．領導的參謀助手D．受動中求主動

15.辦公自動化的發源地是()

A.英國B.美國C.日本D.德國

二、多項選擇題（每小題2分，共10分。在4個備選答案中選擇1—2個正確答案，并將正確答案的字母序號填 1

在題后的括號內。多選少選均不給分）

1．秘書工作的作用有：（）

A．溝通協調B．監督審查C．總管D．督促 檢查

2．秘書工作的原則有：（）

A．統一原則B．快速原則C．準確原則D．及時原則

3．同步原則指的是：（）

A．同步思維B．嚴格保密C．同步行動D．嚴謹一致

4．秘書工作：（）

A．秘書活動的中介B．秘書活動的客體要素

C．秘書活動的載體要素D．秘書活動的外在要素

5．秘書方法：（）

A．秘書活動的中介要素B．秘書活動效率的保證

C．秘書活動的客體要素D．秘書活動的輔助要素

三、是非判斷題(判斷下列各題，正確的在題干后面括號打“√”，錯誤的打“×”。每小題1分，共10分)

1.所謂決策，包括了決策的制定與決策的實施。()

2.隨著秘書教育與秘書培訓的普及，國外秘書工作日趨智能化、專業化、永業化。()

3.參謀職能是主體和基礎，辦事職能是在參謀的過程中進行和體現的。()

4.堅持鄧小平同志建設有中國特色的社會主義理論和黨的基本路線，是秘書工作“三服務”的根本所在。

()

5.性格有相對穩定性，但隨著客觀環境和工作條件的變化，又有可變性和可塑性。()

6.信息既可以來自于客觀世界，也可以主觀臆造。()

7.全方位建網，一般以橫向網絡為主，縱橫結合。()

8.督查既是一種手段，也是一種目的。()

9.公文可以多頭主送，只要不互相推諉、貽誤工作即可。()

10.人民群眾在信訪中提出的各種問題和要求都是合理合法的，對此，要積極予以妥善處理與解決。()

四、名詞解釋（每小題4分，共20分）

1.秘書人員

2.文書

3.輔助決策

4.辦公自動化

五、簡答題（每小題5分，共20分）

1.秘書活動的重要特征是什么？

2.什么叫高層次信息？如何為領導提供高層次信息？

3.簡述公文撰擬的特點。

4.簡述秘書工作的政治性主要體現在哪幾個方面?

六、論述題（本題10分）

試述秘書工作的受意方法。

七、案例題(15分)

你是一家大型私營企業的總經理辦公室秘書，最近，公司即將與德國的一個同行企業簽訂技術合作業務，共同 研制一種新型的產品，并擬于近期簽訂合同。總經理請你負責籌劃這次簽字儀式，請談談你的籌劃程序。