第一篇：日企商務郵件的書寫格式

現在有“電話”、“面對面交流”“傳真”、“書信往來”、“郵件”等多種溝通方式。郵件是其中最重要的一種溝通方式。一封商務郵件由“郵件名稱”、“收件人地址”、“寒暄語”、“郵件內容”、“結束語”、“署名”構成。隨著經濟的發展，商務郵件的書寫格式也變得很重要。商務郵件有很多基本禮儀。如果不懂這些基本禮儀，可能會給您帶來麻煩。下面分別介紹一下商務郵件的基本禮儀。

一.商務郵件的基本禮儀

1.郵件名稱

在寫商務郵件的時候，如果不寫郵件名稱，有人會認為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務郵件的時候最好寫郵件名稱。

所謂郵件名稱就是將郵件內容概括為1-2個詞匯，這樣收件人一看到郵件名稱就可以大體了解郵件內容。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”。正確的事例：“關于○○的交期” 錯誤的事例：“您好” 2.收件人地址

在寫商務郵件的時候，部分人可能不會寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是，在給日本客戶發送商務郵件時，最好注明對方的公司名稱、部門名稱、以及對方的姓名。例：株式會社○○○ 開發部 ○○先生/女士 3.寒暄語

在寫商務郵件的時候，需要寫寒暄語。例：承蒙您的關照。我是○○。4.郵件內容

在寫郵件內容的時候，郵件內容一定不要過多。

當郵件內容超過80個文字時，有的郵件可能不會自動換行。如果1行的郵件內容過長，對方讀這封郵件的時候可能會不方便，所以在寫郵件內容的時候，每行控制在35字左右。為了使郵件內容清晰明了，每5~6行為一段落，各個段落之間要插入一行空行。5.結束語

不同的郵件內容，最好使用不同的結束語。例：請多關照。此致，敬禮。今后請多多指導。

百忙之中多有打擾，請多關照。6.署名

在寫商務郵件的時候，一定要寫署名。例：○○○○株式會社 開發部 ○○○○ 電話

××××－×××× Email 二.注意事項

1.亂碼

現在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時候請做適當的設定之后，再發送郵件。2.附件

最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中?？赡芤驗閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同，對方無法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對方的電腦可能會有感染病毒的危險。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。3.CC、BCC 在發送商務郵件的時候，一定要CC或者BCC給相關人員。

第二篇：轉載：日企郵件的抄送文化

日企郵件的抄送文化

這里來說說日企的一個細節，關于發郵件，也給想進入日企或者剛進日企的同學做個指導。

日企比較嚴謹教條，除了十萬火急的事情，一般都會發郵件確認，即使是很簡單的事情。這種郵件的形式，最主要的好處是能夠留存確認記錄，便于今后檔案資料的查詢。

日企在發郵件的時候，習慣于抄送，一方面同時讓更多的人知曉這件事，一方面也可告訴領導自己在做什么。

但是，其實在日企，當收到別人的郵件時，自己的名字落在收件人還是被抄送人欄里，是很有講究的一件事。

1.收件人是你，同時抄送給對方領導。

說明這件事不是特別緊急重要的事情，你能獨立處理或者只需你傳達就可以了。

2.收件人是你，同時抄送給雙方領導。

說明這件事比較重要，但你能獨立處理，同時你的領導也需要知道這件事。但實際上，你的領導在這種情況下一般不會參與這件事。

3.收件人是你和你領導，同時抄送給對方領導。

說明這件事比較緊急，需要你的領導來直接制定處理方法，但實際操作還是由你來完成，領導的主要任務就是回復這個郵件，且要回復給對方領導。

4.收件人是你領導，同時抄送給你和對方領導。

說明這件事目前在商討決策中，而你根本沒有決定權。但這并不代表這件事與你關系不大，只要知曉一下就可。你必須積極關注這件事的進展，因為一旦領導把大方向定好了，接下來的操作還是你來完成。

以上，希望日企的各位能了解，記得發郵件事無巨細都要多抄送領導，這在日企里準沒錯。因為這等于你所有事都向領導匯報過，如果出了事，責任也不全在你。（日企經典名言：即使100%是你引起的過錯，但只要你匯報了，你就沒責任了）

第三篇：商務郵件規范

英文商務信函格式與結構，商務英語郵件格式規范

2011-01-05 02:29:01 發表于：外貿英語

一般來說，現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種：傳統的縮頭式(the conventionalindented form)和現代的齊頭式(the modern blocked form)。

根據英國傳統做法，縮頭式要在信文每一段縮進五或六個字母的空間，有時可能會縮進更多?，F在，齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時把日期放在信紙的左邊會給查找帶來不便，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內容放在左邊。

一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時候，更喜歡用雙行距。

根據個人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務英語書信的結構都包括以下幾部分內容:

(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質量優良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭，可以展示一個公司的風采，增強公司的信譽。

案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。經常以“Our ref”和“Your ref”來區分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務英語書信中，日期一定要寫全，不能用數字的形式，因為美國和英國的日期標示法是不同的。英國的日期標示法是“24thMarch.2002”，而美國的日期標示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號，年份后面不用標點。

封內名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據信的長短來定。

封內名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會使信看上去整齊。

開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語，一般商務英語書信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨立成行，在封內名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號，而在Gentlemen 后面用冒號。

信文是實質性的內容，信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確，切中要點;段落劃分明確，每段集中于一個話題;打印準確，布局要有藝術性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結尾敬語是信件結束時的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實際意義，傳統使之成為必須，并已成為習慣，所以一直沿用至今。傳統的結尾敬語有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國)等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結尾敬語必須和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨放到另一頁。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。

簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結尾敬語以下三行，大約留出五行或更多的空間。

注意事項的習慣用語是：For the attention of 或簡單的Attention，下面一般要加上橫線。當信件是寫給特定的人或主辦部門時，則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題，讓收信人先對所談內容有所了解。

經辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。

附件在經辦人代號以下兩行。寫信人可標示出一個或多個信中所提到的附件。經常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復印件上。暗示的標記為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復印件上，并且只有寫信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內容，可用此方式，但應盡量避免使用。因為它可能會給人一種錯覺，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽。

在上述十三部分內容中，前七部分是每一封商務英語信件所必需包含的內容，而后幾部分則是可有可無的。

總之，當你書寫商務英語書信的時候，必須謹記：選定一種格式，堅持使用，不能變來變去；結構中的內容要安排合理得當，所必需的七部分內容一個都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優雅、端莊勻稱的信件，會留給人一種良好的印象，促進雙方的進一步往來，直至交易的達成。

第四篇：商務郵件規范

商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規范，如何正確使用電子郵件，撰寫規范的商務Email，順利的進行對外聯絡。下面做詳細介紹（Email的撰寫禮義另外介紹）。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發郵件。三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題（標題），內容。

一、收件人

1.確認傳送訊息的對象，并將人數降至最低。2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。2.一般情況下不要給普通客戶抄送。3.確認抄送訊息的對象，并將人數降至最低，以免造成不必要的困擾。

三、主題 電子郵件一定要注明主題，因為有許多網絡使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

四、內容在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。

1、稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。2)若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對方的身份可以用：**總經理、**經理、**董事長、×總、×董、×經理

2、正文 正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發泄不滿,應面對面的解決。3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內容。4)若摘錄的原文很長,應先把回復內容放到前面,原文內容在后, 5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途；

3、結束 1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我.2)最好的結尾要著眼未來： 如：希望我們能夠達成合作 3)結尾應顯示誠懇： 如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。

第五篇：商務郵件范本

一、初次自我介紹函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起愛的先生/女士，早上好。很榮幸能夠代表我司與您聯系。我是Michael，Betty的助手。從今天起我將負責對應貴司的業務。如果您有什么問題，請隨時與我聯系，我會盡我最大的努力幫助您！最誠摯的問候 Michael

二、訂單確認函

Dear(first name)熟人間稱呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

親愛的….最近怎么樣？我收到您號碼為88888的訂單了，并且我已經安排我們的生產部門開始加工。他們告訴我他們會在（）這個日子完成生產。這個日子對您來說是否方便呢？ 保持聯系。Michael

三、發貨通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已經按照您的要求寄出了你所需的貨物。這批貨物的追蹤號碼為DHL/UPS######。附件所加是發票和箱單，請檢查。如果您仍有什么疑問，請盡管聯系我。祝你一切順利！

四、協商問題函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我們的倉庫，很抱歉對于您所需的產品我們目前沒有庫存。我的生產部門的同事告訴我他們能在十天之后完成您所需的產品。一旦我們完成了生產，我就立刻將其寄出。您看是否可行？ 期盼著您的回信！Michael 注：黃色部分為可以替換部分