第一篇：工作郵件書寫注意事項

發工作郵件注意事項

1、發文格式

主送(TO)：要求收件人處理郵件中所屬內容；TO的人，是要受理這封郵件所涉及的主要問題的人，要對郵件給以相應回復。

抄送(CC)：通常CC相關領導、協助人員，要求知曉郵件內容，但不是主要處理人；CC的人，只要知道有這個事就行了，不需要回復郵件，如果CC的人有建議，可以回郵。

密送(BCC)：我想悄悄的告訴你郵件內容，但又不希望主送及抄送人員知道。郵件主題：事件概述/附件內容 描述 + 目的

如“關于**的方案，請審閱”、“某項目近期交流，需技術支持”“某型號產品已按期生產完畢，請知悉”等。

郵件內容：郵件開始永遠要說，“TO:XXXX”，XXXX可為部門職務或姓名，郵件最后永遠都要說，“謝謝”，然后署名和日期，或者設置自動簽名檔。應盡量簡明、扼要，相關表格應以附件形式發送，盡量不在正文中粘貼。有附件的郵件，請在正文中說明，“ＸＸ在附件中，請查閱”，以告訴別人這是一封有附件的信。

2、其他事項

A、多人協作的事情，記得回復（轉發）郵件的時候，選擇帶原文回復，讓別人清楚整件事情的來龍去脈。但一定要更改主題，避免出現RE:RE:RE B、如發出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執，如對方未能及時查看，需電話說明。重要的事情，麻煩的事情——發郵件，追電話，或者打電話，追郵件。C、使用及回復時間

使用時間：為保證郵箱使用與容量效率，每天在崗時間內必須開啟郵件軟件，并設置成每5分鐘自動收取，有新郵件要及時查看。

回復時間：收到郵件后，主接收人必須立即予以回復（在本權限范圍內能夠解決或協商解決的）或轉發上級領導（在本權限范圍無法解決的，附上自己的意見），嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發時間采用倒推方式對責任人進行嚴厲處罰。最遲不得超過24小時。

第二篇：關于書寫郵件的若干注意事項

知識庫·郵件常識

關于書寫郵件的若干注意事項

一、如何區分寫郵件時的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關聯的人，收件人不一

定就是領導。越高級別的領導越少出現在收件人序列，除非你投訴其他人員。

2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關系的人。抄送人可以認

真、也可以大致瀏覽郵件，對郵件本身不承擔責任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特

別是給客戶寫郵件時，公司內的項目無關的人員（無論是普通員工還是各級領導）禁止出現在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發郵件時，對一些特殊的收件人的地址進行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項

1.收件人

(1)給客戶發送郵件時，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內部發送郵件時，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開發人員

等。

2.抄送人

(1)給客戶發送郵件時，抄送人一般是收件人的主管或者領導，也可以是收件人的并列相關的部門的人員。例如給自營部門的郵件可能需要抄送給信息部門。

(2)內部發送郵件時，抄送人一般是事件關聯、但又不是直接干系的“公開”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領導、主管領導

(2)自己的團隊的其他成員

四、撰寫信件內容的注意事項

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1.“標題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標題，因為大部分郵件接收人是按照郵件標題分類來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

2.書寫格式應清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點錯別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過50個漢字，并以Enter鍵結束每一行文字。

3.注意郵件正文的質量

時代發展了，紙質的信件越來越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點，它既可以被轉發，在網上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來。因此，在撰寫郵件正文時應字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見錯誤或者現象

1.電子郵件應當認真撰寫

向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不

尊重對方，也不尊重自己的。

2.郵件沒有主題或主題不明確

一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

3.郵件正文中有錯別字

一封郵件本身的內容就要簡潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現錯別字不但會造成收件人的誤解而且還會鬧不必要的笑話。

4.使用的字體不一致

郵件字體格式統一設置為新宋體、10號字，但是如果內容是從其它地方復制

過來的，字體就會不一致，因此在發郵件的過程中，需要仔細檢查。

5.各類收件人使用不當

各類收件人的區分在前面已有介紹，如果使用不當，會造成不知道誰才是正確的接收人，應當避免這種情況發生。

6.郵件內容不簡潔

網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

7.郵件內容不整齊

撰寫郵件時要注意不要一行內容寫到頭，應當正確使用“Enter”鍵，這樣可

以避免看郵件時費力。

8.正文語言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。引用資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

9.簽名不正確

不同的發件人要設置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對你有一個大致的了解，應該避免沒有簽名或是簽名不正確的郵件發出。

10.要確認郵件有沒有發送成功

郵件并不是點了發送就算完成了，有時候網絡故障或是服務器故障，會造成郵件存在發件箱而未發出去的現象，因此要在已發送里面確認郵件有沒有發送成功。或者可以暗送一份給自己看能否收到。

11.要設置郵件回執

設置郵件回執，就可以確認郵件發出去之后對方有沒有收到。

12.要避免濫用電子郵件

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發電

子郵件。

六、客戶服務中心員工最常見的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對象的直接領導或上級領導

抄送人：可以抄送給你要投訴對象的上級領導或公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司

2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對象的直接領導或上級領導

抄送人：可以抄送給你要感謝對象的上級領導或公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司

3.通知

通知一般以部門名義或公司名義發出，但也有以個人名義發出，具有公開性

收件人：一般是部門或公司全體員工

抄送人：一般是其它部門領導或公司領導

密送人：既然通知具有公開性，密送人就不需要填寫

4.項目會議紀要

收件人：一般是指定的項目專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的領導

禁止抄送給與項目無直接關系的部門領導、公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給組內的同事、直接領導或關注該項目的有關領導

5.晨會紀要

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的全體人員

密送人：根據情況，一般不需要填寫

6.周報

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導

密送人：根據情況，一般不需要填寫

7.培訓計劃

收件人：一般是發送給需要培訓的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓人員所在部門的領導或公司領導

密送人：根據情況，一般不需要填寫

8.日常維護申請

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導

密送人：根據情況，一般不需要填寫

9.邀請信

收件人：一般是發送給需要邀請的一個或多個人的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領導

密送人：根據情況，特殊情況下可以使用

10.建議書

收件人：一般是發送給需要提建議的某人或某部門的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領導

密送人：根據情況，特殊情況下可以使用

《全文完》

第三篇：關于書寫郵件的若干注意事項

知識庫·郵件常識

關于書寫郵件的若干注意事項

一、如何區分寫郵件時的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關聯的人，收件人不一定就是領導。越高級別的領導越少出現在收件人序列，除非你投訴其他人員。2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關系的人。抄送人可以認真、也可以大致瀏覽郵件，對郵件本身不承擔責任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特別是給客戶寫郵件時，公司內的項目無關的人員（無論是普通員工還是各級領導）禁止出現在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發郵件時，對一些特殊的收件人的地址進行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項 1.收件人

(1)給客戶發送郵件時，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內部發送郵件時，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開發人員等。

2.抄送人

(1)給客戶發送郵件時，抄送人一般是收件人的主管或者領導，也可以是收件人的并列相關的部門的人員。例如給自營部門的郵件可能需要抄送給信息部門。(2)內部發送郵件時，抄送人一般是事件關聯、但又不是直接干系的“公開”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領導、主管領導(2)自己的團隊的其他成員

四、撰寫信件內容的注意事項

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知識庫·郵件常識

1.“標題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標題，因為大部分郵件接收人是按照郵件標題分類來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。2.書寫格式應清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點錯別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過50個漢字，并以Enter鍵結束每一行文字。3.注意郵件正文的質量

時代發展了，紙質的信件越來越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點，它既可以被轉發，在網上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來。因此，在撰寫郵件正文時應字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見錯誤或者現象 1.電子郵件應當認真撰寫

向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。2.郵件沒有主題或主題不明確

一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。3.郵件正文中有錯別字

一封郵件本身的內容就要簡潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現錯別字不但會造成收件人的誤解而且還會鬧不必要的笑話。4.使用的字體不一致

郵件字體格式統一設置為新宋體、10號字，但是如果內容是從其它地方復制過來的，字體就會不一致，因此在發郵件的過程中，需要仔細檢查。5.各類收件人使用不當

各類收件人的區分在前面已有介紹，如果使用不當，會造成不知道誰才是正確的接收人，應當避免這種情況發生。

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6.郵件內容不簡潔

網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。7.郵件內容不整齊

撰寫郵件時要注意不要一行內容寫到頭，應當正確使用“Enter”鍵，這樣可以避免看郵件時費力。8.正文語言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。引用資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。9.簽名不正確

不同的發件人要設置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對你有一個大致的了解，應該避免沒有簽名或是簽名不正確的郵件發出。10.要確認郵件有沒有發送成功

郵件并不是點了發送就算完成了，有時候網絡故障或是服務器故障，會造成郵件存在發件箱而未發出去的現象，因此要在已發送里面確認郵件有沒有發送成功。或者可以暗送一份給自己看能否收到。11.要設置郵件回執

設置郵件回執，就可以確認郵件發出去之后對方有沒有收到。12.要避免濫用電子郵件

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發電子郵件。

六、客戶服務中心員工最常見的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對象的直接領導或上級領導 抄送人：可以抄送給你要投訴對象的上級領導或公司領導 密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司 2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對象的直接領導或上級領導 抄送人：可以抄送給你要感謝對象的上級領導或公司領導 密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司 3.通知

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通知一般以部門名義或公司名義發出，但也有以個人名義發出，具有公開性 收件人：一般是部門或公司全體員工 抄送人：一般是其它部門領導或公司領導

密送人：既然通知具有公開性，密送人就不需要填寫 4.項目會議紀要

收件人：一般是指定的項目專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的領導

禁止抄送給與項目無直接關系的部門領導、公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給組內的同事、直接領導或關注該項目的有關領導 5.晨會紀要

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的全體人員 密送人：根據情況，一般不需要填寫 6.周報

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員 抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導 密送人：根據情況，一般不需要填寫 7.培訓計劃

收件人：一般是發送給需要培訓的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓人員所在部門的領導或公司領導 密送人：根據情況，一般不需要填寫 8.日常維護申請

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員 抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導 密送人：根據情況，一般不需要填寫 9.邀請信

收件人：一般是發送給需要邀請的一個或多個人的郵箱 抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領導 密送人：根據情況，特殊情況下可以使用 10.建議書

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知識庫·郵件常識

收件人：一般是發送給需要提建議的某人或某部門的郵箱 抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領導 密送人：根據情況，特殊情況下可以使用

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第四篇：英文郵件注意事項

英語電子郵件發送程序有很多的縮寫

“Reply to all”表示你的郵件將發送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內，“cc”(carbon copy)部分是指郵件發給你指定的人，而“bcc”部分你可以悄悄的發送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是“blind”（掩藏的）。

如果有人要你“forward”一封郵件，他們意思是要你通過轉發的功能發送郵件，有時侯簡寫成“fw.”

2.Use the Right Greeting:盡管用“Hey”作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式來給一個潛在的商務伙伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統開場白“Dear Sir” 也已經越來越過時了。最好是寫“Dear Mr./ Ms.” 然后那個人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫他們的名字也沒有關系。（例如“Dear John”）。

3.Keep it Short and Clear:其他種類的語言可能需要用精美的詞匯和復雜的句法來顯示你的聰明才智和教育，而寫英語郵件你只需用一種清晰且有條理的方式。在郵件的第一段清楚的表明你寫信的目的并條理清晰，每一段都有中心句。使用類似“first, second, next, and finally”的詞引導讀者你將表述一個新的觀點。你不需在郵件中包括所有的詳細內容。你可以用象“If you have any other questions please feel free to contact me,”這樣的短語來結束郵件，這樣一來讓讀者有更多的機會詢問更多的信息。

4.Be polite and tactful:在你寫郵件時盡量清晰的陳述所寫的內容，到底是郵寄鞋子的費用折扣還是一次工作面試，最好不要用象 “I want.”的詞表示要求，“I would like”顯得更尊重對方，并且“I am interested in”是提出請求建議或尋求意見的好選擇。

5.電子郵件正確結尾： “I am looking forward to your reply,” “Thank you,”或者“Sincerely”都是給收信人留下好印象的結尾方式。

1.Greeting message 祝福

Hope you have a good trip back.祝旅途愉快。

How are you? 你好嗎?

How is the project going on? 項目進行順利嗎?

2.Initiate a meeting 發起會議

I suggest we have a call tonight at 9:30pm(China Time)with you and Brown.Please let me know if the time is okay for you and Ben.我建議我們今晚九點半和Brown小聚一下,你和Ben有沒有空?

I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建議我們就A項目的發展計劃開會討論一下。

We’d like to have the meeting on Thu Oct 30.Same time.十月三十號(周三),老時間,開會。

Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time.下周一鹽湖城時區下午五點半開會。

I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。

3.Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨詢信息/反饋/建議

Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.如果存取文件有任何問題請和我聯系。

Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.謝謝你,希望能聽到更多你對評估和日程計劃的建議。

Look forward to your feedbacks and suggestions soon.期待您的反饋建議!

What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?

你對計劃方面有什么想法?下一步我們應該怎么做?

What do you think about this?

這個你怎么想?

Feel free to give your comments.請隨意提出您的建議。

Any question, please don’t hesitate to let me know.有任何問題,歡迎和我們聯系。

Any question, please let me know.有任何問題,歡迎和我們聯系。

Please contact me if you have any questions.有任何問題,歡迎和我們聯系。

Please let me know if you have any question on this.有任何問題,歡迎和我聯系。

Your comments and suggestions are welcome!

歡迎您的評論和建議!

Please let me know what you think?

歡迎您的評論和建議!

Do you have any idea about this?

對于這個您有什么建議嗎?

It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior.您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!

At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.如果可以,我希望你能負責這件事情。

4.Give feedback 意見反饋

Please see comments below.請看下面的評論。

My answers are in blue below.我的回答已標藍。

I add some comments to the document for your reference.我就文檔添加了一些備注,僅供參考。

5.Attachment 附件

I enclose the evaluation report for your reference.我附加了評估報告供您閱讀。

Attached please find today’s meeting notes.今天的會議記錄在附件里。

Attach is the design document, please review it.設計文檔在附件里,請評閱。

For other known issues related to individual features, please see attached release notes.其他個人特征方面的信息請見附件。

6.Point listing 列表

Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….今天我們要完成的任務:1…….2…….Some known issues in this release:1…….2…….聲明中涉及的一些問題:1…….2…….Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….我們閱讀了最新的供應鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….以下是對你們團隊的一些問題:1…….2…….The current status is as following: 1……

2……

目前數據如下: 1……

2……

Some items need your attention:1…….2…….以下方面需提請注意:1…….2…….7.Raise question 提出問題

I have some questions about the report XX-XXX

我對XX-XXX報告有一些疑問。

For the assignment ABC, I have the following questions:…

就ABC協議,我有以下幾個問題:……

8.Proposal 提議

For the next step of platform implementation, I am proposing…

關于平臺啟動的下一步計劃,我有一個提議……

I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.我建議我們就一周項目開一個電話會議。

Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……

Achievo團隊建議應對突出問題采用A辦法。

9.Thanks note 感謝信

Thank you so much for the cooperation感謝你的合作!

Thanks for the information

謝謝您提供的信息!

I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project.對如此緊急的項目您做出的努力我表示十分感謝。

Thanks for your attention!

謝謝關心!

Your kind assistance on this are very much appreciated.我們對您的協助表示感謝。

Really appreciate your help!

非常感謝您的幫助!

10.Apology 道歉

I sincerely apologize for this misunderstanding!

對造成的誤解我真誠道歉!

I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.很抱歉現在才進行詢問,但是我們需要盡快核實執行信息。/via

現在的貿易合作講究迅速快捷，于是產生了電子商務，e-business。而電子商務的其中一個重要的實現途徑就是電子郵件e-mail了。

相關詞匯：

Attachment 附件

Junk mail 垃圾郵件

CC-Carbon Copy 抄送

BCC-Blind Carbon Copy 暗抄送

I want to set up an-mail account.我想申請個電子郵件帳戶。

What’s wrong with my e-mail? It can’t get through.出什么問題了？我的郵件怎么發不出去了？

Could you please check the e-mail for me?

能幫我查收一下郵件么？

The e-mail you sent yesterday was returned as undeliverable.Maybe you should check the address.你昨天發的郵件被退回來了。你是不是應當查查地址是否正確。

英文書信四大類常用語

一、開首語

Pardon me, though a stranger to you personally, for taking liberty to address you these few lines.As I have not heard of you for long, I feel anxious.I must apologize for not having written to you previously.Please pardon my long in writing to you.Pardon me for neglect when you honored me with a visit the other day.Having mislaid your address, I have not been able to reply sooner.Your letter of the 4th this month was duly received.I have the pleasure to tell you that.I have just received your kind letter.Your kind letter of Saturday arrived this morning.二、結束語

Please notify me soon.Looking forward to a prompt reply.Please do not fail to write to me.I shall feel obliged by a reply at your earliest convenience.I look for your answer in a few days.Let me hear if you receive the parcel safely.As the season grows colder, I hope you will take good care of yourself.With kind regards to your family.Please give my compliments to your family.Pray give my best remembrances to Mr.Brown.My parents ask also to add their best thanks to mine.Adieu till then.Thanking you for the past favour.I think you for the trouble you have taken.Hoping you will have a pleasant trip.Wishing you a pleasant journey.The help you sent is sincerely valued.三、社交用語

The bearer of this letter, Mr.Chen, professor of...,(an esteemed friend of mine), is desirous of being introduced to your acquaintance.I am very grateful for your kindness in permitting me to...I respectfully acknowledge your note and will wait upon you as proposed.Should an interview be desired, I shall be happy to call at any hour you may appoint.I have some important business matter to communicate to you.Anything further will be discussed when we meet.I regret that a prior engagement will prevent me from a tending.I think you for your kind entertainment last evening.I shall have great pleasure in accepting your invitation.Accept my thanks for our handsome present.四、祝愿語

I wish you a happy New Year.Pray accept my best and sincerest wishes for the New Year.Presenting the compliments of the season with every good wish.恭賀佳節

Pray allow me to congratulate your most heartily on your success in your examination.I am glad to hear that you were appointed..., on which I congratulate you most heartily.I congratulate you upon your success.I wish you still further success.

第五篇：寫郵件注意事項

職場郵件的十大忌諱，你犯了嗎？

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來，但是跟基數相比，寫得很符合職業規范的卻寥寥無幾，甚至有的人完不成工作、達不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

基于多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。

三忌回復所有人

通常只需要答復發件人，很少有需要全部回復的情況，盡管對方可能同時發給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回復”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據實際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對一處理；這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。

發件人為了避免出現對方隨意點擊“回復所有人”的不職業情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業部

經理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產生。

四忌把老板列為收件人之一

常見人們寫信，幾個收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會被老板認為不太尊重他。

如果是寫給老板的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給老板的同時，抄送其他人。我曾在不少培訓的場合問過學員，如果他們是老板收到類似的信會有什么反應，他們認為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。

如果需要老板了解某個相關的事項，則致他人的同時，抄送給老板比較妥當。例如需要就一個提案征求大家的建議，則可以寫給大家抄送老板；若需要同時征求老板的意見，則需單獨寫給老板，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請老板指教”的話。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

有內外之別時，以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然后空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

七忌重點不突出

現在的職場壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調，包括加粗、增大字號或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當于海報作用時才可以適當用彩色。

郵件的標題至關重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結果相關的字眼可放在句首的【】內，然后再寫具體內容，例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。

八忌不感謝

有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。

九忌多重結束語

常見不少人在信的結尾同時寫上幾種問候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫best regards,all the best,have a nice day）。其實，一句最恰當的結語即可。

有時候，很明顯地可以看出發件人事先設置好了簽名檔，里面已有問候，那么在發送之前務必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯絡方式，因為大多時候的問候是因人而異的。

十忌不署名

不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那么客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。

發件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那么多酷極了的網名），耽誤了事情。

署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設置好簽名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。

以上的一些規則同樣適用于寫短信，例如要稱呼對方、要署名，要一次性地站在對方角度寫清楚具體內容（最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建筑物、聯絡人及電話等）。