第一篇：商務郵件格式注意事項

商務郵件 一．注意事項

寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現，正常商務交流的前提。商務電子郵件有其自身的特點，其實也不復雜，牢記下面5步即可輕松搞定

1.搞清發送郵件對象、郵箱地址

發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發送者郵箱地址；主題，即這份的主要內容是什么。每一項都必須保證完全正確，簡單明了地寫清楚是什么事即可。

2.明確郵件目的

一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答復消息、表達歉意、通知、提

醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議。

3.正文內容直奔主題

商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4.注意語氣和措辭

除了文字不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式。5.檢查文字

確保發送的郵件不要有文字上的錯誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為文稿上有錯誤字體而給對方造成不好的印象。

有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。

二、關于主題

1.一定不要空白標題。

2.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。3.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理。

5.可適當用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE一大串。

7.最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

三、關于稱呼與問候 1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結尾最好要有問候語

“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結尾常見寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

四、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名稱是必須通報的以示對對方的尊重。2.注意Email的論述語氣

尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

五、附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

六、語言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。七．結尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般不超過4行。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。注意：關于文件收件人及抄送

1、如果發給多個客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據職位依次排列。

2、公司文檔發給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領導或部門領導。

3、如果該郵件需要提供給公司領導知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領導。

八、郵件的格式

1．事務郵件： XX經理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯系。附件是**/某某文件請查閱附件/今天將您所感興趣的我司產品報價及相關介紹發送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯系我。

恭祝商祺！

中山龍創軟件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移動電話: 地址：中山市東區亨尾大街3號三層320-323

2．問候郵件 X經理/總：

您好！

生活是一種態度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時刻送給您。

祝您生活愉快，事業蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上

第二篇：商務郵件范本

一、初次自我介紹函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起愛的先生/女士，早上好。很榮幸能夠代表我司與您聯系。我是Michael，Betty的助手。從今天起我將負責對應貴司的業務。如果您有什么問題，請隨時與我聯系，我會盡我最大的努力幫助您！最誠摯的問候 Michael

二、訂單確認函

Dear(first name)熟人間稱呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

親愛的….最近怎么樣？我收到您號碼為88888的訂單了，并且我已經安排我們的生產部門開始加工。他們告訴我他們會在（）這個日子完成生產。這個日子對您來說是否方便呢？ 保持聯系。Michael

三、發貨通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已經按照您的要求寄出了你所需的貨物。這批貨物的追蹤號碼為DHL/UPS######。附件所加是發票和箱單，請檢查。如果您仍有什么疑問，請盡管聯系我。祝你一切順利！

四、協商問題函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我們的倉庫，很抱歉對于您所需的產品我們目前沒有庫存。我的生產部門的同事告訴我他們能在十天之后完成您所需的產品。一旦我們完成了生產，我就立刻將其寄出。您看是否可行？ 期盼著您的回信！Michael 注：黃色部分為可以替換部分

第三篇：商務郵件范例以及格式注意事項

一、事務郵件： X經理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯系。

我是XXXX公司的XXX（職位）的XXX（姓名），今天將您所感興趣的我司產品報價及相關介紹發送給您，請您查閱！

如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，請您聯系我，電話：*********，或聯系XXX（該客戶的具體主管以上負責人）手機號：XXXX。恭祝商祺！

XXX

二、問候郵件： 例一： X經理/總：

您好！

在這個陽關燦爛的日子里，祝您身體健康，心情愉快！

（在這個特別的日子里，為您送上最真摯的祝福，祝您：生日快樂！工作順利！）

XXX公司XX敬上 例二： X經理/總：

您好！

生活是一種態度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時刻送給您。

祝您生活愉快，事業蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上 例三： X經理/總：

您好！

一份真誠，能勝萬兩黃金；一縷溫暖，能抵萬里寒霜；一句真心的問候，送來我最美好祝愿：忙碌的日子不要忘記照顧自己的身體，祝您身體健康，工作順利！

XXX公司XX敬上 例四： X經理/總：

新年好！

值此2012新年來臨之際，XXXX（公司）向貴公司表示最衷心的感謝和最誠摯的祝福，感謝您長期以來對我們的支持和信任！

在過去的一年中，我們的團隊在您的支持、鼓勵、批評下得到了一定的成長。未來的中國是服務的王國，得服務真諦者得天下！你我攜手共同為車主創造出體驗更加溫馨、融洽、激情的消費天空。您的標準就是我們努力的方向。在私下直言批評的是我們的真朋友！請提高您對我們的標準！

讓我們共同攜手創造明天、后天!我們的團隊還很幼稚，需要指點、批評、鼓勵等各種成長的“營養素”，這是您賜予我們最有價值的禮物。

愿我們成為您生命中的禮物，雖然不期而至闖入您的世界，但從此為您打開全新的一扇窗——那一片天空下，生命真摯而溫暖，彼此尊重、呵護，彼此溫暖。這是我們共同的愿景，這是我們共同的理想！

新春來臨，萬象更新，XXXX全體員工衷心祝愿貴公司大展宏圖、事業興旺！順祝春節愉快，身體健康，闔家歡樂！

XXXX公司

三、感謝信： X經理/總：

您好！

感謝您長期以往對我司的支持與信任，注意：

一、關于主題

1.一定不要空白標題。

2.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。3.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理。5.可適當用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

6.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE一大串。

7.最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

二、關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結尾最好要有問候語

“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結尾常見寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

三、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名稱是必須通報的以示對對方的尊重。2.注意Email的論述語氣

尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

四、附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

五、語言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。

六、結尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般不超過4行。2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。

七、回復技巧 1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，理想的回復時間是2小時內。

對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復收到，說明正在處理。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。2.進行針對性回復

當答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。3.回復不得少于10個字 4.不要就同一問題多次回復討論

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。

第四篇：郵件注意事項

發郵件要注意什么

發郵件要注意什么

一.正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3?? 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

關于格式，稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 ：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送，六.語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號和字體

七.中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

八.結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

十.回復技巧 1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區分Reply和Reply All（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情.如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

給領導發郵件，要記住三點：領導希望何時何地你都要尊重他，領導永遠比你忙，領導永遠比你聰明。

身為一個領導，用的最多的就是轉發。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉發給你的下屬去處理。轉發后加個批示XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權限，你不能做決定的，也需要轉發給領導，請求領導批示。還有一些不是需要批示，只是給領導一個信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉發，而是僅僅寫個FYI(for your information)，領導不是你的下屬，FYI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。和領導寫郵件的要點不外乎幾種：

一、匯報工作。

郵件正文需要提綱挈領，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件里寫。要知道領導的時間遠比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領導什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領導不會比你笨，至少不要表現出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領導的。一個懂得解決問題的才是manager，只會反映問題的不過是staff而已。

三、轉發資料

可能你做了什么報告，領導忽然需要調用，你發過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領導看。但電子版發過去更好。再次強調主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業的。

第五篇：商務郵件規范

商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規范，如何正確使用電子郵件，撰寫規范的商務Email，順利的進行對外聯絡。下面做詳細介紹（Email的撰寫禮義另外介紹）。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發郵件。三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題（標題），內容。

一、收件人

1.確認傳送訊息的對象，并將人數降至最低。2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。2.一般情況下不要給普通客戶抄送。3.確認抄送訊息的對象，并將人數降至最低，以免造成不必要的困擾。

三、主題 電子郵件一定要注明主題，因為有許多網絡使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

四、內容在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。

1、稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。2)若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對方的身份可以用：**總經理、**經理、**董事長、×總、×董、×經理

2、正文 正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發泄不滿,應面對面的解決。3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內容。4)若摘錄的原文很長,應先把回復內容放到前面,原文內容在后, 5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途；

3、結束 1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我.2)最好的結尾要著眼未來： 如：希望我們能夠達成合作 3)結尾應顯示誠懇： 如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。