第一篇：商務郵件基本禮儀

商務郵件基本禮儀

電子郵件又稱電子函件或電子信函。近年來，隨著在商務往來中已成為一項重要的溝通方式。在撰寫商務郵件時有幾點是必須要注意的禮儀。現整理如下，僅供大家學習討論。

一、郵件主題：

主題應簡明概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1、標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、假大空的標題，例如：你好、請查收等；

2、主題一定不要空白；

3、主題應簡短概括出郵件的內容和重要性；

3、一封郵件盡可能只針對一個主題；

4、主題不可出現錯別字和語句不通順的情況；另外，針對回復的郵件，要重新添加或更換郵件主題。

二、稱呼與問候

1、郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確題型收件人，此郵件是面向他的；在多個收件人的情況下可以稱呼：各位同事、各位工程師、各位領導等

2、恰當稱呼收件人。如收件人有職位，應當稱呼其職務，如X經理；同事之間也可以直呼其名；

3、稱呼是第一行，應頂格寫；

4、郵件開頭和結尾最好有問候語

例如：開頭：您好、你好、大家好

結尾常見的寫個“祝工作順利”之類的即可，若是尊長應使用“此致敬禮”。

三、正文部分

1、正文簡明扼要，行文通順；

2、注意郵件語氣，請、謝謝之類的語句要經常出現；

3、盡可能避免錯別字，合理提示重要信息；

4、少用表情符號，在商務信函中顯得輕佻；

5、注意字體、字號及顏色，應該清晰可讀。

四、附件

1、在正文中提示收件人查看附件；

2、附件文件命名應該能夠概括附件的內容；

3、正文中應對附件做簡要說明，特別是帶有多個附件時；

4、附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件；

5、如果附件較大，建議分割成幾個小文件分別發送

五、結尾簽名

1、每封郵件在結尾都應簽名；

2、簽名不宜過多，可包括姓名、職務、公司、電話、傳真及地址等信息；

3、簽名檔字體應與正文文字匹配，字號一般應該選擇比正文字體小一些；

第二篇：商務郵件禮儀

郵件禮儀

一.郵件正文內容

（一）郵件正文包括稱呼，問候語，正文，結束敬語，個人簽名。

1.稱呼：首行頂格寫，要注意自己和收件人的親密程度和上下級關系。不能太親昵，但是要充分表示尊重。在不知道對方性別時，可以稱呼職務。

2.問候語：隔一行頂格寫，語氣要注意自己和收件人的親密程度和上下級關系，表 示充分尊重。

3.正文：（1）隔行首字空兩格。

（2）如果附有文件，簡要介紹文件內容。

(3)正文要內容簡潔，注意語氣，注重上下級關系，表示尊重。當正文內容較多時，可以分段，標注，列條。務必保證正文條理清晰，內容有序。正文內容要全面，不能追補郵件。重要的信息可以采用加粗，彩色的方式來凸顯。正文中不可使用表情符號，以免給對方留下不好的印象。

4.結尾祝福語：正文隔一行頂格寫，語氣同問候語。（通常可用祝好）

5.個人簽名：頂格。表明自己所屬部門，項目組，電話，QQ|/MSN/微信號。內容一般不超過四項。

6.全文字體為五號宋體。二．附件

（一）附件應首先做，并且在正文中提醒對方查收。特殊文件的打開方式應予提示。

（二）附件名：【個人姓名】--附件內容

（三）附件數不多于四個。附件大小不大于2MB。三．郵件回復

（一）緊急郵件：2小時內回復。

一般郵件：24小時內回復。

（二）回答郵件問題：列出原文問題，然后回答。

（三）收到對方郵件及時回復，回復字數大于10個。四．傳送方式

（一）抄送，無需回復。

（二）密送時要記得給自己送一份以檢驗對方是否接收到。

第三篇：商務郵件禮儀

郵件禮儀

目錄

一、關于標題——電子郵件的靈魂所在

二、關于稱呼與問候——細節中體現尊重

三、正文——關乎成敗的主干部分

四、結尾簽名——彰顯你的職業化

五、正確使用發送、抄送、密送

一、關于標題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領，在主題欄利用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。如果在未寫明標題的情況下不小心點了發送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用….才能顯示完你的標題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳杰雷，以便對方一目了然又便于留存；對內郵件，要加上部門和姓名，如：運營管理陳杰雷。4.標題要真能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“黑！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理。6.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。

7.主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

示例：

有錯別字

標題太長

亂碼 無標題 無發件人

空白

主題簡短明了 有發件人

二、關于稱呼與問候——細節中體現尊重

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

1）郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領導”......2）如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應該按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

3）不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。4）稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

1）最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

2）結尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應該使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順

1）若對方不認識你，第一件應當說明自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以表示對對方的尊重，點名身份影丹簡介扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰害的拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式這類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

2）Email正文應簡明扼要的說清楚事情：如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

3）正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

1）根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系：郵件是對內還對外性質的不同，選擇恰當的預期進行論述，以免引起對方不適。2）尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經常出現。

3）電子郵件可輕易的轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交代完整信息

最好才一次郵件中巴先關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，這會讓人很反感

合理提示重要信息。不要動不用就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務郵件。7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。8.不要動不動使用：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件

1）如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人看附件；

2）附件文件應該按有異議的名字命名，最好能夠概括福建的內容，方便收件人下載后管理；

3）正文中對附件內容要做簡要說明，特別是帶有多個附件時； 4）附件數目不宜超過4個，數目較多適應打包壓縮成一個文件；

5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6）如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

示例：

四、結尾簽名——彰顯你的職業化

1.結束語必不可少，如果怕忘記了，不如把這部分內容設計在簽名里。2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶鄧群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方閑的疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。4.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC（區別收件人、抄送人、密送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

3.To，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列：按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象！4.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源 5.轉發郵件要突出信息

1）在你轉發信息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

2）如果有需要還應對轉發的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。3）不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對

第四篇：商務郵件禮儀

郵件禮儀

一、關于標題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。如果在未寫明標題的情況下不小心點擊了發送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳節雷，以便對方一目了然又便于留存；對內郵件，要加上部門和姓名，如：運營管理部陳節雷。4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理。6.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

7.主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

示例：

有錯別字

標題太長

亂碼 無主題 無發件人

空白

無發件人

?

主題簡短明了 有發件人

二、關于稱呼與問候——細節中體現尊重

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

1)郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領導”??

2)如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

3)不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。4)稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

1)最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2)結尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順 1)若對方不認識你，第一件應當說明自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。2)Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述

3)正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

1)根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經常出現。

3)電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論 4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度 6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務郵件。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件

1)如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理； 3)正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時； 4)附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6)如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

示例：

?

?

?

?

四、結尾簽名——彰顯你的職業化

1.結束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內容設計在簽名里 2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

4.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

3.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!4.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源 5.轉發郵件要突出信息

1)在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

2)如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十

層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。3)不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對

六、發送前的注意事項

電子郵件發送前應仔細檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內容是否清晰合理，標點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認所使用的的郵件服務器是否正確，不要混淆了內部信箱和外部信箱。

七、回復郵件

忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方?如果收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回復發信人并簡單解釋傳送的錯誤。直接回復對方發來的郵件時，稱號和署名也是必要的。

第五篇：商務郵件禮儀.格式

郵件禮儀

目錄

一、關于標題——電子郵件的靈魂所在

二、關于稱呼與問候——細節中體現尊重

三、正文——關乎成敗的主干部分

四、結尾簽名——彰顯你的職業化

五、正確使用發送、抄送、密送

一、關于標題——電子郵件的靈魂所在

主題要提綱挈領，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。如果在未寫明標題的情況下不小心點擊了發送鍵，也請追加一封郵件對此疏忽表示歉意。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3.附上郵件出處。對外郵件，最好寫上來自**公司的郵件，如：分點渠道陳節雷，以便對方一目了然又便于留存；對內郵件，要加上部門和姓名，如：運營管理部陳節雷。4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”。

5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理。6.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

7.主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

示例：

有錯別字

標題太長

亂碼 無主題 無發件人

空白

無發件人

?

主題簡短明了 有發件人

二、關于稱呼與問候——細節中體現尊重

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

1)郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領導”??

2)如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。3)不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。4)稱呼是第一行頂格寫。

2.Email開頭結尾最好要有問候語

1)最簡單的開頭寫一個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2)結尾常見的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

示例：

無任何內容

稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格

無稱呼和開頭問候語

無問候語

落款沒有空兩格

三、正文——關乎成敗的主干部分

1.Email正文要簡明扼要，行文通順 1)若對方不認識你，第一件應當說明自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。2)Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述

3)正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

1)根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

2)尊重對方，請、謝謝之類的敬語要經常出現。

3)電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論 4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度 6.選擇合適的語言和字體

中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務郵件。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。可以配合圖表加以闡述。

8.不要動不動使用 :)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻。9.附件 1)如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件；

2)附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理； 3)正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時； 4)附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件；

5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用； 6)如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

示例：

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四、結尾簽名——彰顯你的職業化

1.結束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內容設計在簽名里 2.簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。

3.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

4.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

五、正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC3.4.5.1)的人有建議，當然可以回Email。

TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源 轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

2)如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。3)不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

示例：

收件人與正文稱呼不對

收件人排序不對