第一篇：【中日雙語】商務郵件基本講座

【中日雙語】商務郵件基本講座--禮儀之外還需注意？ 基本以外にも気をつけること

基礎之外也要注意的事情

メールの基本マナー以外にも気をつけておきたいポイントを紹介。文字だけのコミュニケーションだからこそ、ちょっとした気づかいをすることで印象や評価がUP！

這里我們來介紹發送郵件的基本禮儀之外應該注意的問題。正因為這是只有文字的交流，只要能稍微用點心，給人的印象和對自己的評價也會上升！

①返信時の引用について

返事を出すときには「全文引用」と「部分引用」を狀況に応じて使い分けよう。「全文引用」はやり取りの経緯がわかるので便利。ただ、やり取りを続けていくうちにメールがかなり長くなってしまうのが欠點だ。質問に答えるときやアポイントの日時など重要なことを確認するときには「部分引用」を用いながら書いていこう。1つのメールに対して1つの話題が鉄則。別の話題に移るときには、引用を続けず件名も変えて、新しいメールとして書きだすのがマナー。

①關于回信時的引用

回信時請根據不同情況來區分使用“全文引用”和“部分引用”。“全文引用”能厘清往來經過，很方便。不過，隨著往來的繼續，郵件也會越來越長，這是其缺點。要確認對問題的答復以及約定日期時間等重要事項時，回信時就使用“部分引用”。一封郵件對應一個話題這是鐵則。要轉移到別的話題時，要停止引用并改變主題，重寫新郵件，這是禮儀。

②メール形式とは

メールには、文字だけの「テキスト形式」と、色や文字サイズを自由に変えられる「HTML形式」の2種類あるが、ビジネスメールでHTML形式は使わない方が無難。少なくとも相手からテキスト形式で送られたときには同じ形式で返信しよう。HTML形式非対応のメールソフトを使用していたり、ウイルス感染を防ぐためHTML形式の表示を禁止している企業もあるからだ。メールソフトによっては初期設定がHTML形式になっているので、一度設定を見直してみよう。

②關于郵件形式

郵件分為兩種，一種是只有文字的“文本形式”，另一種是能隨意改變顏色和字體的“網頁形式”，商務文書不要使用網頁形式，這樣比較保險。至少對方以文本形式發送時，自己也用相同形式回信吧。而且有的公司使用的郵箱不支持網頁形式，要么為了防止感染病毒而禁止顯示網頁形式等。有的郵箱初始設置默認網頁形式，請重新設置一下。

③私用メールはOK？

會社から支給されたPCやメールアドレスは、あくまで仕事で使うためのもの。會社のアドレスを通して送受信されたメールの內容は、インターネットの接続履歴も含めて、すべて會社が管理し閲覧もできると考えておこう。特に社外とのやり取りに関しては、情報漏えい対策のため厳格にチェックされている場合が多い。私用メールが黙認されているからといって、仕事に関係のないメールを頻繁にやり取りしていたことで、ある日突然呼び出しがかかったという例も。

③私人郵件也OK？

公司配置的電腦和郵箱地址始終是為工作服務的。你心里要明白，通過公司地址收發郵件的內容，包括訪問互聯網歷史在內，全都受公司管理，也能被看到。尤其是與公司外部的往來，為防止信息泄露，通常都會受到嚴格過濾。不能因為私人郵件被默許，就頻繁收發與工作無關的郵件，說不定哪天就突然被叫出去談話呢。

④メールと電話、どちらを使う？

メールは便利なツールだけど、やはり電話で直接話す方がよいシーンもある。相手がリアルタイムでメールを確認できるとは限らないので、急を要する用件の場合は電話で一報入れよう。また、初めての仕事の依頼やお詫び、謝罪などは、対面または電話で連絡するのが望ましい。特に大きなトラブルのときほどメールだけで対応を済ませると、相手は軽く見られたと思ってしまうことも。社內においても、遅刻や欠勤をメールで連絡するのは原則NG。無斷欠勤だと判斷されるので注意。

④郵件和電話，用哪個？

盡管郵件是方便的工具，不過直接打電話也有好的一面。因為對方也不一定就能及時看郵件，緊急事項請打電話通知一聲吧。還有，委任的第一份工作、道歉和謝罪等最好還是當面或是電話聯系。越是重大的紛爭，如果只用郵件來解決的話，可能讓對方覺得你看扁了他。公司內部也是，原則上像遲到或缺勤不能用郵件來聯系。這樣會被認為是無故缺勤，所以要注意。

第二篇：商務郵件基本禮儀

商務郵件基本禮儀

電子郵件又稱電子函件或電子信函。近年來，隨著在商務往來中已成為一項重要的溝通方式。在撰寫商務郵件時有幾點是必須要注意的禮儀。現整理如下，僅供大家學習討論。

一、郵件主題：

主題應簡明概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1、標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、假大空的標題，例如：你好、請查收等；

2、主題一定不要空白；

3、主題應簡短概括出郵件的內容和重要性；

3、一封郵件盡可能只針對一個主題；

4、主題不可出現錯別字和語句不通順的情況；另外，針對回復的郵件，要重新添加或更換郵件主題。

二、稱呼與問候

1、郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確題型收件人，此郵件是面向他的；在多個收件人的情況下可以稱呼：各位同事、各位工程師、各位領導等

2、恰當稱呼收件人。如收件人有職位，應當稱呼其職務，如X經理；同事之間也可以直呼其名；

3、稱呼是第一行，應頂格寫；

4、郵件開頭和結尾最好有問候語

例如：開頭：您好、你好、大家好

結尾常見的寫個“祝工作順利”之類的即可，若是尊長應使用“此致敬禮”。

三、正文部分

1、正文簡明扼要，行文通順；

2、注意郵件語氣，請、謝謝之類的語句要經常出現；

3、盡可能避免錯別字，合理提示重要信息；

4、少用表情符號，在商務信函中顯得輕佻；

5、注意字體、字號及顏色，應該清晰可讀。

四、附件

1、在正文中提示收件人查看附件；

2、附件文件命名應該能夠概括附件的內容；

3、正文中應對附件做簡要說明，特別是帶有多個附件時；

4、附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件；

5、如果附件較大，建議分割成幾個小文件分別發送

五、結尾簽名

1、每封郵件在結尾都應簽名；

2、簽名不宜過多，可包括姓名、職務、公司、電話、傳真及地址等信息；

3、簽名檔字體應與正文文字匹配，字號一般應該選擇比正文字體小一些；

第三篇：商務郵件范本

一、初次自我介紹函 Dear Sir/Madam, Good morning!It’s great honor for me to represent my company to contact you.I’m Michael, the assistant of Betty.From now on I would be responsible for your company’s business.If you have some questions, please feel free let me know.I would try my best help you.Best regards!Michael 起愛的先生/女士，早上好。很榮幸能夠代表我司與您聯系。我是Michael，Betty的助手。從今天起我將負責對應貴司的業務。如果您有什么問題，請隨時與我聯系，我會盡我最大的努力幫助您！最誠摯的問候 Michael

二、訂單確認函

Dear(first name)熟人間稱呼

How’s it going? I have received your new purchase order #88888 and arrange my production team to manufacture.They told me they would finish production on(date).Would that be convenient for you? Keep touch.Michael

親愛的….最近怎么樣？我收到您號碼為88888的訂單了，并且我已經安排我們的生產部門開始加工。他們告訴我他們會在（）這個日子完成生產。這個日子對您來說是否方便呢？ 保持聯系。Michael

三、發貨通知函 Hi Ms./Mr.()Good afternoon!I have shipped the goods you need as you request.The tracking No.is DHL/UPS######.The attachment is the invoice and the packing list, please check.If you still have some questions, feel free let me know.Good luck!Michael 嗨（）先生/女士，下午好！我已經按照您的要求寄出了你所需的貨物。這批貨物的追蹤號碼為DHL/UPS######。附件所加是發票和箱單，請檢查。如果您仍有什么疑問，請盡管聯系我。祝你一切順利！

四、協商問題函

Hello Bryan/Jenny, Morning!I have checked our warehouse.I’m sorry we don’t have enough quantity of the goods you need in stock now.My production colleagues told me they can fulfill your demand 10 days later.Once we finish the production, I would ship the goods out.Would that be OK for you? Looking forward to your reply!Michael Bryan/Jenny您好，早上好！我查看了我們的倉庫，很抱歉對于您所需的產品我們目前沒有庫存。我的生產部門的同事告訴我他們能在十天之后完成您所需的產品。一旦我們完成了生產，我就立刻將其寄出。您看是否可行？ 期盼著您的回信！Michael 注：黃色部分為可以替換部分

第四篇：雙語郵件簡單常用語

1.我同意。I agree.2.我不同意。I don't agree.3.原則上，我同意，但是請提供相關材料給我。In principle, I agree, but please provide related documents to me.4.我不同意，因為....。I don't agree，because....5.我認為......。I think that....6.請注意… Please note that……

7.我對這個提議沒意見。I am fine with this proposal.8.你覺得這個計劃如何？What do you think about this plan? 9.請盡管提出您的意見。Please feel free to give your comments.10.謝謝你的參與Thank you for your participation.11.請隨時讓我知道這事的進展。Please keep me informed on this matter.12.謝謝你的及時回復Thank you for your prompt reply

13.期待您的反饋和建議Look forward to your feedbacks and suggestions。

14.附上合同草案，請審查并提出意見。Attached please find the draft contract for your review and comment.15.請查收會議紀要 Enclosed please find the meeting minutes.16.我附加了評估報告供您參考I enclose the evaluation report for your reference.17.附上關于…的最新信息…Attached is the latest information on/regarding/concerning… 18.我不同意你的意見。I don’t agree with you 19.我很高興地匯報…I am delighted to report that…

20.由于忙于出差，抱歉這么晚才回復你。Sorry for replying you so late due to the busy business trip.21.據我所知，……As far as I know/To my knowledge，…… 22.關于…With regard to / With reference to…… 23.謝謝你提供的信息Thanks for the information 24.應你的要求，…As you requested / Per your requirement,… 25.抱歉給您帶來不便。Sorry for the inconvenience。

26.回復你在2012年11月2日發的電子郵件，… In reply to your e-mail dated November 2, 2012，,..27.茲確認……It is hereby confirmed that…

28.謹告知/通知Please be advised/informed that……

29.我寫此郵件是要確認/匯報/詢問… I am writing to confirm /report/ask…… 30.對此你是否有好主意？Do you have any good idea about this? 31.請告知你是否同意這個方法。Please advise if you agree with this approach.32.我建議明天上午開個會。I suggest we have a meeting tomorrow morning 33.若有疑問，請告訴我。

Any question, please let me know.34.正如我們在電話中討論過的，As we discussed on the phone,…

35.請在十月底前回復上述問題好嗎？Could you please send me your replies to the above questions by end of October?

36.如果您計劃參加,可否請您回復本郵件？Would you please reply to this e-mail if you plan to attend? 37.以下方面需提請注意:Some items need your attention: 38.如果你還有任何疑問，請盡管聯系我。If you have any further questions, please feel free to contact me.39.非常感激你的理解和配合。Your understanding and cooperation will be highly appreciated.40.您能立即注意此事，我們將非常感激。Your prompt attention to this issue will be highly appreciated.41.項目進展如何？How is the project going on? 42.非常感謝您的幫助!Really appreciate your help!43.致相關人員/敬啟者：To Whom It May Concern：

44.我對XX-XXX報告有一些疑問。I have some questions about the report XX-XXX 45.抱歉我回復遲了I apologize for the late response 46.對造成的誤解我真誠道歉。I sincerely apologize for this misunderstanding!47.歡迎給出評論和建議Your comments and suggestions are appreciated!48.請看下面的郵件Please see the email below.49.目前狀況如下：The current status is as follows： 50.抱歉通知得太倉促。Sorry for the short notice.51.占用您的時間了，謝謝您。Thank you for your time.52.具體事宜配合項目部開展。Please cooperate with project department on the items to ensure the execution.53.剛才向您匯報的兩個項目可施工性審查的問題沒有匯報完。We didn't finish the report about the two project constructability issues to you.54 關于說到的兩個問題，我們想法如下：About the two issues, here's our thought: 55.以上匯報想法不知妥否？ Are the thoughts above okay? 56.請示您的意見！We hereby ask for your comments.57.感謝您的關心和支持！Thanks for your care and support.58.按項目進度和BP方審批的節點要求，可施工性審查應該在12月份完成。According to project progress and BP approval milestone requirements, constructability review should be finished in December.59.附件是今晚的賽科射線作業表，共有2作業：Attached is SECCO radiography work for tonight, totally two radiography works.60.請審閱！待您的意見反饋后，將發給相關領導和人員。Please review!We will issue the report after you review and feedback.61.上午我會代表公司致歡迎詞，以及出席晚上的宴請。In the morning, I will deliver a welcoming speech on behalf of SECCO, and will attend the dinner in the evening as well.62.在大家的支持與配合下，我們按計劃順利完成了為期5天的BSI換證審核。With everyone’s support and cooperation, we finished the 5-day BSI certificate update audit as planed.63.本次審核沒有發現不合格項，提出觀察項12個。具體內容詳見附件。In this audit, no noncompliance was found.The audit raised 12 observations.Please see the attachment for details.64.在此，對在本次審核中認真準備、積極配合的各位部門協調員和支持我們工作的部門領導一并表示真摯的感謝！We hereby would like to express sincere thanks to the department coordinators who carefully got prepared and actively cooperated and department leaders who supported our work!65.據現有信息，整個流程需要大概300工作日，謝謝。As current information we got, the whole process needs about 300 working days.Thanks.66.張工：請從技術角度幫助明確，我們銷售的哪些產品目前可以確認將被課征消費稅，哪些產品可能將被課征消費稅？Mr.Zhang, please clarify from the technical perspective which products we sell are confirmed to have consumption tax levied on them and which products may have consumption tax levied on them? 67.正如上周討論的，我知道這周后面一些才能參加我們的會議，As discussed last week I will not be able to attend our meeting until later this week, 68.下面是我的一些意見：Some comments from me are listed below: 69.借此機會，我希望貴公司一如既往地做好安全工作。I would like to take this opportunity to hope that your company will carry out safety work as well as before.70.如果你同意，行動項清單應該要在會前一到兩天發給相關經理。If you agree, then the action list should be issued to the managers one or two days before the meeting, 71.另外，各部門提供的情況是否經過其主任或經理校核？In addition, have the things provided by each department been verified by its director or manager? 72.祝旅途愉快。Hope you have a good trip.73.我建議我們今早九點半開會, 你有沒有空? I would like to suggest that we have the meeting at 9:30 this morning, would you be available?

74.我想跟你電話討論下報告進展和XXX項目的情況。I would like to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXX project.75.期待您的反饋建議!Look forward to your feedbacks and suggestions soon.76.你對計劃方面有什么想法?下一步我們應該怎么做? What is your opinion on the schedule? What steps we shall take next?

77.如果可以, 我希望你能負責這件事情。At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue.78.請看下面的評論。Please see comments below.79.我附加了評估報告供您閱讀。.I enclosed the evaluation report for your reference.80.關于平臺啟動的下一步計劃, 我有一個提議…… For the next step of platform implementation, I am proposing…

81.我建議我們就一周項目開一個電話會議。I suggest we have a weekly project meeting over the phone call.82.我們對您的協助表示感謝。Your kind assistance is very much appreciated.83.對造成的誤解我真誠道歉!I would like to sincerely apologize for this misunderstanding!84.很抱歉現在才進行詢問, 但是我們需要盡快核實執行信息。.I would like to apologize for the late asking but we need to make sure the correctness of our implementation ASAP.85.請隨意提出您的建議。Feel free to give your comments.86.今天的會議記錄在附件里。Attached please find today's meeting minutes.87.我寫信是要確認/詢問/通知你….I am writing to confirm /enquire/inform you…

88.關于我們今天在電話中的談話……With reference to our telephone conversation today… 89.這是針對你今天早上來信的回復。This is in response to your e-mail today.90.請確保個人信息不會外泄且只供內部使用。Be assured that individual statistics are not disclosed and this is for internal use only.91.今天下午我建議我們就A項目計劃開會討論一下。I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.92.如果獲取文件有任何問題，請與我聯系。Shall you have any problem accessing the folders, please let me know.93.謝謝你，希望能聽到更多你對評估和計劃的建議。Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule.94.這個你怎么想？What do you think about this? 95.有如何問題，歡迎和我們聯系。Any question, please don’t hesitate to let me know.96.我的回答已標藍。My answers are in blue below.97.我就文檔添加了一些備注，僅供參考。I added some comments to the document for your reference.98.如果可以，我希望你能負責這件事情。At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter.99.我附加了評估報告供您閱讀。I enclosed the evaluation report for your reference.100.我下周休假，將授權于A。I will have vacation next week and would like to delegate my authority to A.

第五篇：商務郵件格式注意事項

商務郵件 一．注意事項

寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現，正常商務交流的前提。商務電子郵件有其自身的特點，其實也不復雜，牢記下面5步即可輕松搞定

1.搞清發送郵件對象、郵箱地址

發送郵件之前，必須搞清楚發送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發送者郵箱地址；主題，即這份的主要內容是什么。每一項都必須保證完全正確，簡單明了地寫清楚是什么事即可。

2.明確郵件目的

一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答復消息、表達歉意、通知、提

醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議。

3.正文內容直奔主題

商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。

4.注意語氣和措辭

除了文字不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式。5.檢查文字

確保發送的郵件不要有文字上的錯誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態度，千萬不要因為文稿上有錯誤字體而給對方造成不好的印象。

有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。

二、關于主題

1.一定不要空白標題。

2.最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。3.標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。

4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理。

5.可適當用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE一大串。

7.最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。

三、關于稱呼與問候 1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。

郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結尾最好要有問候語

“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結尾常見寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

四、正文

1.Email正文要簡明扼要，行文通順。

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名稱是必須通報的以示對對方的尊重。2.注意Email的論述語氣

尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現。3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。4.一次郵件交待完整信息

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

五、附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。

六、語言的選擇和漢字編碼

中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。七．結尾簽名

1.簽名信息不宜過多。

電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般不超過4行。

2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。注意：關于文件收件人及抄送

1、如果發給多個客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據職位依次排列。

2、公司文檔發給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領導或部門領導。

3、如果該郵件需要提供給公司領導知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領導。

八、郵件的格式

1．事務郵件： XX經理/總：

您好！

非常榮幸能夠代表我公司與您聯系。附件是**/某某文件請查閱附件/今天將您所感興趣的我司產品報價及相關介紹發送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯系我。

恭祝商祺！

中山龍創軟件科技有限公司 行政助理：朱丹青 移動電話: 地址：中山市東區亨尾大街3號三層320-323

2．問候郵件 X經理/總：

您好！

生活是一種態度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時刻送給您。

祝您生活愉快，事業蒸蒸日上！

XXX公司XX敬上