第一篇：郵件投遞注意事項

電子郵件投遞注意事項

1.郵件標題

越是要求不高的崗位，應聘者越多，很多時候HR是挑著看簡歷的，哪個標題寫得好，他就決定先看哪個，所以標題怎么寫至關重要！

要學會使用關鍵詞，讓別人第一眼就看到你的優勢。最好的簡歷標題，如應聘銷售崗位的“X年崗位經驗誠心求職XXX部門XXX崗位姓名 139XXXXXX”；應屆畢業生可以寫成“XX大學XX專業應聘XX崗位姓名 139XXXXXX”；次一點的簡歷標題“應聘XXX崗位”；最次的簡歷標題“求職”。你知道嗎，HR往往把應聘同樣職位的簡歷放在一個單獨收件箱，然后告訴助理通知這個收件箱里的人面試，如果只寫“求職”，沒有職位，很可能在通知面試的時候被漏掉。

2.附件或正文

由于HR的信箱里塞滿了各種來信，通常會設置垃圾郵件的自動分類，其中，以附件形式發送的簡歷往往會被誤當成病毒或垃圾郵件。所以除非對方有明確要求，否則你一律以正文的形式發送簡歷，想同時寄照片、已有作品等東西時也是一樣，把它粘貼到郵件正文里就行了。不要因為簡歷模板很漂亮，就有些“舍不得”。粘貼過來后，如果圖片尺寸、表格大小出現比例失調的情況，你就調整一下。調整后如果不確定是否美觀，你可以先發到自己其他郵箱里，查收一下，看一下效果。把效果調到最佳后再發給招聘單位。

如果是對方要求以附件形式發送，郵件正文里也不要什么都不寫。一封簡短、誠懇的求職信能夠增加簡歷被閱讀的幾率。沒有求職信也至少有幾句簡短的問候語，例如：“尊敬的人事部經理：我很欣賞貴公司的XXXXXXX(企業文化)，我一直從事JAVA方面的項目，專注JAVA項目的開發，擁有1年中型項目經驗，很強的代碼規范能力……下面是我的簡歷，請查收！”這樣會讓你和別人不同。

簡歷的結束語很重要，說實話，不要說應屆生，很多工作1、2年的人，連發工作郵件的簽名怎么寫都不知道。建議可以寫“靜候佳音、祝您心情愉快。落款XXX，聯系方式，日期(要寫日期哦，HR看人看細節的)”。

3.信件投遞

對于特別中意的公司，可以采用信件投遞紙質版的簡歷。紙質版的簡歷最好用電腦打印稿，不要使用效果不佳的復印稿。打印要確保整潔，一般的噴墨打印機打印出來的文件遇上水后字跡就會變花而導致看不清，就是沒有水時間長了字跡顏色也容易揮發變淡，激光的打印機就不會。應聘一般職位，紙張選用A4的70-80g的普通打印紙為佳。應聘廣告、設計類職位的個性化簡歷，可以使用彩色打印，選用160g的專用噴墨紙或者剛古紙，如果更好些，還可以使用印刷用的250g銅版紙，效果比一般的紙質輸出好并且與眾不同。

如果你的字寫非常漂亮，可以附上一封簡短的手寫求職信。但注意信紙不要過于花哨，也不要使用其他公司、酒店的紙張，選擇質地較好的沒有抬頭的信紙，應屆畢業生用帶有自己學校名稱的信紙都是可以的。

4.讓你的郵件永遠在最前面

你要知道每天人事經理看求職者郵箱，他們其實是很懶的，100多頁簡歷郵件他們最多只看前5頁！你現在應該知道為什么你的求職簡歷永遠沒有回應！

所以發郵件到企業指定的郵箱時，怎樣才能讓你的郵件永遠排在最前面，讓人事經理每次打開郵箱都首先看到你的郵件？只要在發郵件前，把電腦系統的日期改為一個將來的日期，如2012年，因為大多郵箱都是默認把郵件按日期排序，所以你的郵件起碼要到2012年以后才會被排在后面！

5.投遞后幾個要點要注意

一般來講，求職者投遞簡歷后，企業會再給適合面試的求職者打電話約面試。所以求職者在遞交簡歷后一定要保持電話暢通，而且要知道自己究竟給哪家企業投遞了簡歷。

畢竟投簡歷只是一個開始，并不代表投過去這個位置就是你的了。如果投過去一段時間沒有得到回復，那也應該記住自己給哪家公司投過簡歷。

如果你十分中意某個企業或者崗位，但是在投遞簡歷后一段時間內都沒有接到面試電話，怎么辦？業內人士不建議求職者給企業打電話，原因很簡單：如果你的條件合適，企業就會給面試機會，否則你就不會接到面試通知。但是如果你

真的十分想得到一個清楚的答復，那么建議在招聘的有效時間即將結束時打電話詢問。

第二篇：個人簡歷郵件投遞注意事項

寫一份好的簡歷，單獨寄出或與求職信配套寄出，可以應聘自己感興趣的職位。參加求職面試時帶上幾份，既能為介紹自己提供思路和基本素材，又能供主持面試者詳細閱讀。面試之后，還可以供對方存入計算機或歸檔備查。

今天寫寫幫文庫小編要與大家分享的是：個人簡歷郵件投遞注意事項；具體內容如下，希望能幫助到大家!

一、郵件的形式

求職 簡歷 的投遞盡量用自己的信箱將 求職 簡歷 以正文的方式粘貼上去，而不是正文一個字沒有而把 求職 簡歷 放在附件中或是用一些網站轉交等等功能(因為使用這些功能轉交過來的 求職簡歷 很多時候顯示的主題甚至內容是亂碼)，當然更不要寫我的 求職簡歷 在我的博客中然后給個鏈接歡迎察看，一句話：沒時間。

再次強調：不要把 求職簡歷 放在附件中!

這樣首先增加了一個hr閱讀你求職簡歷的時間，因為可能你的求職簡歷不是被一個人看的，也不是只看一遍的，每一遍都要打開附件很麻煩，要是保存下來也不方便找到。這還不包括有些服務器直接將帶附件的郵件屏蔽的情況。

其次，這樣破壞了你的第一印象。尤其是正文沒有字直接在附件中粘了一個求職簡歷的人，這樣顯得你的誠意實在是不足。至于那些在 招聘 廣告中就強調了請勿以附件形式投遞的職位，假如你還是用附件，那只說明了一個問題：假如你連應聘的時候都沒有仔細看說明，或是看了也沒有照著做的話，那怎么能證實你在工作中會認真仔細服從安排呢?所以我們抱著換位思考的心情為了自己也為了hr考慮一下，其實很簡單，只要你把求職簡歷粘貼在正文中就ok了!

二、郵件的標題

關于郵件的標題問題，假如對方在 招聘 的時候已經聲明了用哪種格式為主題，盡量照著做，因為這是它初步篩選的標準。不要認為一個hr一天收到的求職簡歷只有幾份或幾十份，事實上是有幾百份甚至幾千分應聘不同職位的信件。假如你的標題只寫了應聘或是求職或是求職簡歷等等，這樣你自己也可以想象一下你的求職簡歷的被關注程度。很可能就被忽略了!所以至少要寫上你應聘的職位這樣才便于hr分門別類的去篩選。而且最好在標題中就寫上自己的名字，這樣便于hr再次的審核你的求職簡歷。以避免其在一大群以應聘為標題的求職簡歷中一個一個打開來找你的求職簡歷，這簡直是對hr人員耐心的考驗啊!

而且標題還有一點：用中文字寫，除非應聘時要求用英文!

天天hr不僅會收到大量的求職簡歷，還會收到大量的垃圾郵件，這些郵件很多都是英文標題的，所以假如你用英文做標題，很可能就被當成垃圾郵件刪除了，多可惜。假如想證實自己英文水平好的話在求職簡歷中發揮就好了，不用在題目上做文章。還有不要用一些希奇的符號，比如~~~#****等等，原因也是一樣，都是垃圾郵件惹得禍。

所以一個標準的標題就是：你要申請的職位-你的姓名-這份職位要求的工作地點。這樣至少能保證你的郵件能夠被閱讀。我見過的題目有我的求職簡歷(誰知道你是誰你要干什么啊?)你知道我是誰嗎?(對不起我不知道也不想知道)我要應聘！！!(您到底要應聘什么職位呢?您的心情急迫我能了解，但也不用這么多感嘆號啊!)某某某的求職簡歷(請問你要干什么)感謝您的閱讀!(這和垃圾郵件的題目一模一樣所以我不閱讀)某某大學應聘實習(太大了我們請不起啊!)某某大學碩士應聘(職位呢?假如你非要強調你的學校可以這樣寫：應聘職位-姓名-來自**大學碩士)，以上是幾個真實的例子，這樣寫的人不在少數，又沒有工作經驗的都有這種情況。總之很簡單的一句話：大家把自己的要應聘職位和姓名寫上就好了。

三、申請的職位

應聘職位的名稱按公司在 招聘 中給出的寫就肯定沒問題了，不要自己隨意發揮。這個問題在學生中出現的比例還是比較小的，但即使是應聘實習生的，一個大的公司也分為好幾種所以他怎么寫你怎么寫就對了。但是以后應聘別的職位的時候一定要寫清楚，比如我們招聘渠道部總經理助理，你偏偏要寫總經理助理或是渠道助理;招聘副總裁秘書你偏偏要寫總裁秘書文秘;招聘培訓專員你偏偏要寫人力資源部專員;招聘售后技術工程師你偏偏要寫售后支持客服人員技術工程師這樣的例子簡直不勝枚舉。很多時候你自己發明的詞都沒有對應的職位所以你的求職簡歷不管做得再好都得擱置在一邊了。

另外很重要的一點是：你自己至少要清楚你要做什么職位，至少是哪種類型的職位。

很多人投了很多根本不相關的職位高級核心軟件開發人員和接線員和副總裁秘書你認為是一個人都可以做的嗎?我見過有一個人一天之內把我們公司招聘的所有職位都投了一遍!也許你是全才，但是很抱歉，事實上很多這樣投漫無目的投求職簡歷的全才看似增加了自己的機會，其實這樣的人通常都不會被考慮的，自己都不清楚自己要做那種類型的職位怎么能由公司幫你決定呢?!

還有沒有在標題或求職簡歷中聲明自己申請的職位，什么求職目標都沒有或者只寫了市場相關職位軟件開發相關職位等等，這樣的機會同樣很少，因為公司沒有這個義務也沒有這個時間和精力置上百份求職簡歷于不顧而考慮你適合哪個職位。

啰里啰唆說了這么多無非是想讓我們大家自己增加自己的機會，很多時候我們都會抱怨怎么投了一大堆求職簡歷連一個 面試 通知也沒有接到呢?可能并不是你能力不夠，而是你的求職簡歷根本沒有被有效的閱讀，而這個原因很可能就是你自己造成的!也許你自己能否應聘成功有很多因素都是我們自己控制不了的但是我們至少應該控制一下自己能夠控制的因素，增加我們自己的機會。我們每一個人都是金子，不要被動的等著別人的挖掘，自己就要努力露出地面!

第三篇：投遞簡歷郵件格式

一、當看到標題為“求職”或“應聘”時，HR會作何感想？試想，幾個崗位，收到幾百封簡歷，如果你是HR，你會知道它要投哪個崗位，要應聘哪個部門嗎？答案顯然是否定的。這時，你給HR的第一印象就大打折扣了，倘若不幸碰上HR心情不好，你可能就直接出局了。

對此，建議如下：

清晰地注明求職崗位，并適當地添加重要信息。何為重要信息呢？一般來說，重要信息，就是符合對方招聘要求的信息，如：對方要求的專業是物流，那“物流”字眼就是重要信息了；如果你所在的學校的專業與它要求的專業對口，而此專業你校的全國排名又比較靠前，或者在某地區范圍內非常出名，那“高校的名字”就是重要信息了；對方要求的是馬上就可以上崗的歷屆或者應屆畢業生，那“可隨時到崗”字樣就是重要信息了；其他依此類推。故而，一個較好的標題應該是“XX大學XX專業應聘XX崗位”、“應聘XX崗位——XX大學XX專業”、“隨時可到崗的XX專業XXX——應聘XX崗位”等等。

二、如果郵件的標題沒什么問題，HR也打開了你的郵件。這時，你的正文卻是空白的，即使不是空白，卻只有“簡歷在附件，請查收”幾個字，或是不符合HR身份的稱呼，又讓HR情何以堪？

建議：

1、臺頭寫上招聘信息中的人(記住，領導一般是不會直接收簡歷的！收簡歷的，往往是工作人員，所以最好按照招聘信息的聯系人填寫臺頭)。如果招聘信息中，沒有寫任何人，那么就可以用“尊敬的女士/先生”這樣的詞句來代替。

2、對公司和高校的稱呼不要混淆。如果覺得每投一個簡歷就得改一次稱呼，比較麻煩，或者怕有些時候會忘記修改，那就建議不要用“貴公司”、“貴校”、“貴院”這樣的詞，可以用“貴單位”。

3、正文內容一定要寫，而且要有針對性的寫。一般招聘信息中都會有“XX相關專業的應屆畢業生”、“學生干部優先”、“有較好的團隊合作精神”等等要求，那么，你的正文就可以把這些應聘要求作為問題，用1、2、3的方式在郵件正文中進行作答。

4、控制正文的字數。一般來說，HR在郵件正文中停留的時間不會太長，所以郵件正文不宜過長也不宜過短，因為看完郵件正文，HR會帶著怎樣的心情去看你的簡歷，是非常重要的。用最簡潔的方式把該表達的表達清楚是一個標準，建議正文部分，字數以“在正常郵件界面的閱讀情況下，不拖動滾條就可以看完整個正文”為參考。

5、加上一些祝福的話。一句祝福的話，也許不會影響別人對你的判斷。但如果你加上了，那樣的正文才叫完美。

6、記得落款。

三、郵件的附件

1、更好地命名附件。什么樣的附件命名，對于不同的人，也許有不同的答案。但附件采用一些規范的命名方式，會更恰當，如“xxx”、“xx大學——xxx”、“xx專業——xxx”、“應聘xxx崗位——xxx”等等。這樣是為了更好地方便考官將你的簡歷存入他們的文件夾，而不需要重新命名。正所謂“細節決定成敗”，一些細節沒有做好，也許別人不會否定你，但你并不能確定你忽略的細節是HR所不在乎的。

2、將所有的材料，做成一個word文檔。有些求職者會將封面、求職信、個人簡歷、證書分開作為附件發送，這會傳遞給HR一些信息：這個求職者對OFFICE軟件不熟悉。所以，建議大家還是將封面、求職信、個人簡歷、證書等內容完整呈現在一個文檔中。

3、盡量不要用壓縮包的形式發送簡歷。如果你的附件是壓縮包，可能由于HR瀏覽的不便捷，你就只能與這次機會失之交臂了。

最后，認真對待每一次簡歷的投遞這樣才會得到別人的認真對待。只有自己注意這些問題，才能更方便招聘企業的瀏覽，對自己來說也是很有幫助的。不要只注重了數量而放棄了質量。這樣才能保證你投遞的簡歷真正被人關注，才能得到面試。

第四篇：郵件投遞簡歷技巧（推薦）

現在也是有很大一部分的朋友使用郵件來投求職個人簡歷，如果你不懂得一些技巧，那么你的簡歷投遞出去，也可能不能被招聘者查看到，所以今天我們就來給大家介紹用郵件投簡歷的技巧，希望能給你帶來幫助。

用郵件發送簡歷需要注意有三個方面，第一個是郵件標題，第二個是正文內容，第三個就是郵件發送時間上的選擇。只要做好這三個方面，那你郵件投遞簡歷也算是相當成功的了。很多人沒有注意到郵件的標題，這是一很大的錯語，郵件的標題最重要的一個寫作原則就是要寫明你需要求職的職位，因為這樣招聘者才知道你想求職什么職位，便于自動分類，并且標題要有吸引人打開查看的賣點。所以一般的寫法是這樣“姓名 求職 XXX職位 具有XXX工作經驗XX年”，這樣的標題就能吸引別人了。

正文的內容就是直接粘貼你的個人簡歷上去就行了，而不是用附件發送你的簡歷，這樣很可能會被刪除掉，哪有招聘者有空下載你的附件再查看呢？在粘貼簡歷前，你可以寫上一句簡短的話語，如我是來求職XXX職位的，下面是我的個人簡歷，請你查看”。在粘貼簡歷時需要注意，如果你是使用本文式的簡歷模板來制作簡歷，那么你可以直接粘貼上去，如果是表格式的，那你就需要注意粘貼后表格是否變形，那么你就需要進行修改后才能發送了。

發送時間也是一個講究的學問題，在發送簡歷時一定是需要在招聘者上班的時間，所以一般周六日這兩天是不能發簡歷的。所以只有在周一至周五才能發簡歷，但是周五下午也是不能發的，招聘者忙著放假，所以也沒有心思查看簡歷了。

當大家都在等待的時候，你為什么不給HR發些感謝郵件、或者咨詢郵件之類的？也許，這看似無關緊要的一招，正是你的‘出奇制勝’之法。

我們收到的幾百封簡歷，后來僅有1人再次發來一封郵件，內容是她投出簡歷之后，又上網站查詢了公司的資料，了解了這個行業，他很喜歡這個行業，而且還去書店買了這個行業和這個職位的有關書籍，這幾天都在看。如果有幸進入公司，一定會做的比別人好！

本來他是不在面試名單里的，因為他的專業不好，自己又不是名校，有沒有什么特長，成績不是很好，在學校期間沒有什么實習經歷和學生干部經歷，但是這封郵件之后，招聘單位給他打了電話，讓他來面試，后來果然，他被錄用了。反而，很多看似條件很不錯的求職者，反倒沒有被錄用。

第五篇：郵件注意事項

發郵件要注意什么

發郵件要注意什么

一.正確使用發送，抄送，密送

要區分To和CC還有BCC（區分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發給了BCC的人了的。這個可能用在非常規場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發送郵件，不要占用他人的資源

6、轉發郵件要突出信息

在你轉發消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

不發送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便于收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3?? 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關于稱呼與問候

1.恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

關于格式，稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 ：）之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6.如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送，六.語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號和字體

七.中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

八.結尾簽名

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2.不要只用一個簽名檔

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

十.回復技巧 1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3.回復不得少于10個字

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區分Reply和Reply All（區分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情.如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

給領導發郵件，要記住三點：領導希望何時何地你都要尊重他，領導永遠比你忙，領導永遠比你聰明。

身為一個領導，用的最多的就是轉發。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉發給你的下屬去處理。轉發后加個批示XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權限，你不能做決定的，也需要轉發給領導，請求領導批示。還有一些不是需要批示，只是給領導一個信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉發，而是僅僅寫個FYI(for your information)，領導不是你的下屬，FYI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。和領導寫郵件的要點不外乎幾種：

一、匯報工作。

郵件正文需要提綱挈領，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件里寫。要知道領導的時間遠比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領導什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領導不會比你笨，至少不要表現出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領導的。一個懂得解決問題的才是manager，只會反映問題的不過是staff而已。

三、轉發資料

可能你做了什么報告，領導忽然需要調用，你發過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領導看。但電子版發過去更好。再次強調主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業的。