第一篇：高效郵件的書寫

盡管郵件用戶量如此龐大，但不是所有人都能高效地寫郵件，本次話題給大家分享怎么寫郵件。

? ? 郵件的用途

電子郵件不可或缺，即使我們有大量的會議，面對面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。這是因為，電子郵件能夠將事情書面化，沉淀聲音，落實決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會信息、征詢建議。

所以，發送有效的電子郵件，能夠： 提升我們的工作效率

讓郵件更加有效得到反應，讓事情更加有效得到推動； 增強我們的影響力與專業性

郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：

通知事情發生——如項目發布通知與預發布通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否回應一點都不重要，但是只要沒說沒收到就好。

征詢意見——決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的回應與否，尤其是回應的質量對于事情的推動進度非常重要。

純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關系。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI類型郵件，而是在一開始就說明白：分享某某某。

要求確認和拍板——重要!一定要得到收件人，尤其是里面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他后果。

邀約——一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄里，建議此類郵件在標注清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用OutLook的會議邀請系統發送。

【說明】一般在工作里，“征詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會占多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，有些人容易把“要求確認和拍板”的郵件誤發送成為“征詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態，發送人又不給力去進行催促。所以到了點，發現決策無法達成。

如果你要發送的郵件屬于“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件里標明下一步的行動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答復的時間點。如有必要，請將你期望得到答復的人名附上，并強化指出。

? ? 郵件原則

1、禮貌原則

語句保持通順，標點無錯。不只是郵件，所有類型的寫作都有這一條。這個問題雖小，但是很能反映發件人的態度。如果連最基本的語句和漢子都不能寫對，那么他人就無法對你的工作態度報以百分百的信任。辦公環境請使用環境中通行的語言。

學會區別To和Cc。確實希望對方讀到，請務必將其放入To欄，其他可以放入Cc欄。很多人遇到只在Cc欄的情況時是不讀郵件的。

抬頭和落款。內部討論可以隨便，但正式一點的郵件就需要。用詞。正式信函請使用規范用語，避免口語化。

要盡快回復。收到郵件后不要拖延，哪怕是先告訴發信人您需要更多時間來給出回復。

2、“戰地記者”原則

廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。收件方收到郵件時，首先映入眼簾的就是主題，如果主題不能引起收件人的注意，那么對方有什么理由點開它?主題應該點明郵件意圖，如果是他們轉發的，在主題中寫出來。長度。郵件不是你寫長篇小說的地方。一到兩個自然段足夠，將最最重要的信息寫出來即可。多的內容請放進附件或打電話。

內容單一。一封郵件不要說兩件事，除非兩件事的確緊密相關。如果有兩個問題，請發兩封郵件，在兩個列表中討論。

3、“金字塔”原理

所有電郵都應該遵循這種結構：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。

在寫郵件的時候，就需要采用倒金字塔的敘事方法：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個W和一個H”。如果不能在一開始說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最后一段并且搞清楚你的真實用意的。

Who——需要在郵件開始打招呼的時候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務所屬人。如果你只是一個「Hi」開頭，卻有若干個收件人，那么誰也不知道要響應這封郵件;而如果你一下子和多個人打招呼，那么這件事情就會因為所有收件人都覺得事不關己而告吹。

What——需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要發些模棱兩可的表態，這樣對于郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什么或者要表達什么，就別發出這封郵件。When——明確這個需求的時限。“越快越好”在大多數時候等于“沒有截止日期”。

Why——讓對方明白這件事情對對方(收信人)而言的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你而言的重要性。

How——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經不能在郵件里花費更多時間，建議給出盡可能明確的操作辦法。

? ? 郵件結構 工作郵件的結構

從郵件的結構看，有：

1、發送地址；

2、標題；

3、抬頭；

4、正文；

5、附件；

6、恭祝語；

7、簽名檔。下面介紹每部分需要注意的要點：

1、發送地址

發送地址區，有收件人、抄送人、密送人三個部分。a)收件人

收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發布的對象。

在這里注意不要一事二報，也就是一件事情不要同時申請兩個領導批示;一件事情不要安排給兩個人去做。這個也牽扯到做事情的方法上了：

比如你明天想要請一天假，同時發給部門經理和總經理，請求批準。

部門經理一看，我C，大領導在呢，我批不批啊，還是讓大領導先發話吧，這廝是想在老總面前讓我好看么?

總經理一看，媽的，這種事情也要我批，想累死老子啊？ 結果誰都不鳥你，你這假算請了還是沒請呢？ b)抄送人

放在抄送人里，只是讓對方知會一下，他可以不回復。比如請假的例子，就應該主送自己的部門經理，抄送總經理。

這樣部門經理好處理，總經理還會感覺你是很規矩的人，動向都讓他知道。

如果是跨部門，需要兩個領導都確認的郵件，最好只請示自己的領導，跨部門的溝通讓領導去協調。盡量不要做跨越自己部門范圍請示的事情，因為你的命運主要把握在直接領導手里，別讓他覺得你很難搞。c)密送人

密送人其實很有用！

★不方便讓別人看到在收件人列表里出現的人，可以放在密送里； ★重要的、容易忘的郵件，密送給自己一份，可以方便管理查看；

★在發送通知類郵件時，不想讓大家在郵件里群體回復，可以把發送對象的郵件地址列表放在密送人里。這樣大家看到的收件人里只有自己，全部回復也不會打擾到其他人。

2、標題

標題是整個郵件的金字塔頂端，避免使用口語化的文字，會顯得很不職業。多次或者轉發的郵件，標題上會被加上很多的re：fw：re：re：re：re： 而且這種郵件

1、最好不要參與進去

2、非要參與的話，把標題清理清理

為什么不要參與，因為了這么多次的郵件肯定是已經靠郵件無法解決的問題了，不如開會討論一下，節約大家的時間，不管是當面或電話會議都好。電話或會議之后不要忘了發一封討論結果確認郵件。

如果需要每天發一次的郵件，比如日報、例行數據發送等，建議標題這么寫：11月8日關于xxx的xxx 用當日的日期開頭，方便以后檢索。

3、抬頭

抬頭也就是稱呼，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領導就喜歡直呼名字，有的公司文化必須稱呼x總，xx總。

一般這么處理比較妥當：單獨寫給領導的郵件直呼姓名或昵稱;有第三人的時候稱呼x總。單獨寫郵件，稱呼x總，感覺對領導不夠信任、不夠親切;有其他人的時候，不稱呼x總，顯得對領導不夠尊重。尤其是在創業團隊里，大家沒什么級別概念，內部發郵件都稱呼名字。但是在對外部公司寫郵件的時候，一定要把級別表明出來，這樣對合作有好處。

否則外部公司的人可能會想：這特么什么破公司啊，找了一幫沒級別的人跟我來談合作，能靠譜嗎？

4、正文

正文，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想，再詳細闡述細節。一行內容不要超過15個字，字體不要太小，不要太大，不要顏色怪異。

一行字太多，有的人郵件查看是豎著的三欄，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔細看了。建議用字號用小四(20號)，字體用宋體，顏色用黑色，強調的關鍵詞用紅色，但紅色不要用太多。(PS:別人的名字不要用紅色，別人的名字不要用紅色，別人的名字不要用紅色，重要的事說三遍！)多條內容，一定要用編號排列一下，顯得你非常有條理，別人讀的時候效率也高。總之，要把郵件當成是網頁去設計，根據讀者的體驗去考慮文案和排版。

5、附件

附件少的時候最好不要打包，這個跟產品設計非常類似，能在一級頁面看的東西，用戶一般不愿意到二級頁面去看。

附件不要太大，這個很好理解，有的公司網速很慢，你發大附件肯定有人會想要掐死你。附件多，必須打包的時候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是xx，請查收 因附件較多，必須要打成壓縮包發送的話，一定要在郵件正文里做一下附件說明，比如這樣： 壓縮包中包括：

1、xxxx文檔，是對xxx的說明

2、xxxx文檔，是對xxx的說明

3、xxxx文檔，是對xxx的說明

講一下每個附件是干什么的，方便收到郵件的人查看。

6、恭祝語、簽名及其他信息

恭祝語、簽名及其他信息，這些都好理解，按公司的要求來就好，不多說了。如果貴公司沒有這方面的規范，你可以你一封郵件提個建議，恭喜你，又升值了哦。? ? 撰寫順序

估計大多數人都是先寫收件人，然后寫標題，然后寫正文，然后pia~發送了。這個流程在你很忙亂的時候很可能會出錯，我們最好用一個容錯率高的流程，像這樣： 標題——>正文——>附件——>收件人

先寫標題，這是整個郵件金字塔的塔尖，先寫出來，不跑題。同時也防止標題遺漏，沒有標題的郵件讓人非常不爽，顯得你非常不職業。

先不要寫收件人地址，即使按錯了鈕，或者按錯了快捷鍵，也不會發出去。從流程上確保不犯錯誤，這就是咱普通青年的牛逼之處。

? ? 其他注意事項

1、發出去的郵件，潑出去的水

郵件是書面形式的，發送出去就很難收回來。收信人可能把您的郵件打印出來，也可能轉發您的郵件。在郵件中不要寫你不想在整個公司甚至公司以外傳播的內容。絕大多數“郵件車禍現場”來自一時沖動。在回復任何郵件之前，請想想下面這個問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據嗎？我的這封郵件會讓別人覺得我是一個壞人嗎？在數字時代，郵件就是所謂的“白底黑字”。很多“壞事兒”的郵件，雖然來自一時腦熱，卻成了全世界的把柄。就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室里大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。

2、不要在郵件里產生爭論

除非迫不得已，或者可以一錘定音，否則，不在郵件中爭論。不要出現一個主題在多人之間來回很多輪的情況。最忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或者公司里的頭頭加入郵件。成熟的老板并不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應，也不會冒著得罪一撥人的風險給另一撥人“做主”。

3、切忌踢皮球

如果同一封郵件來來回回三四次了，但是問題還是沒能解決，那么果斷通電話或者面談，說不定十分鐘就搞定了！

4、避免在周一和周五發送重要郵件

否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件里，有可能被忽視。

最后，郵件和口頭、電話是好朋友：即使發送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會提升他對于郵件的響應速度。郵件其實作為正式文本和備忘信息。

? 多為他人著想——做人按這個思想去做，朋友多;做事按這個思想去做，效率高;郵件按這個思想去寫，升值快。升值了離升職加薪還會遠嗎?寫郵件雖然是一件小事，但是用這個思想去寫，能給你帶來很多好處、避免很多麻煩。一起來學習讓郵件發送得更加有效吧!

第二篇：德語郵件書寫格式

電子郵件 : 信頭

尊敬的主席先生，尊敬的先生，尊敬的女士，尊敬的先生/女士，尊敬的先生們，尊敬的收信人，尊敬的史密斯先生，尊敬的史密斯女士，尊敬的史密斯小姐，尊敬的史密斯女士/小姐，親愛的約翰 史密斯，親愛的約翰，我們就...一事給您寫信。我們因...寫這封信。

因貴公司...鑒于貴公司...我寫信，想詢問關于...的信息。我代表...給您寫信。...誠摯推薦貴公司。

電子郵件 : 正文

Sehr geehrter Herr Pr?sident, 非常正式，收信人有代替姓名的特別稱謂

Sehr geehrter Herr, 正式，男性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Frau，正式，女性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信者姓名性別不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，用于寫給幾個人或整個部門

Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信人姓名性別完全不詳

Sehr geehrter Herr Schmidt, 正式，男性收信者，姓名詳 Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，已婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，未婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，姓名詳，婚姻狀況不詳

Lieber Herr Schmidt, 不很正式，曾和收信人做過生意

Lieber Johann，不正式，和收信人是不很熟悉的朋友

Wir schreiben Ihnen bezüglich...正式，代表整個公司 Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...正式，代表整個公司 Bezug nehmend auf...正式，就聯系公司的相關事宜 In Bezug auf...正式，就聯系公司的相關事宜

Ich schreibe Ihnen, um mich nach...不很正式，以個人身份代表整zu erkundigen...個公司

Ich schreibe Ihnen im Namen von...正式，為他人寫信 Ihr Unternehmen wurde mir von...sehr empfohlen...正式，禮貌的書信開頭方式

請問您是否介意...? 您是否能夠...如果您能...，我將不勝感激。

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen，正式請求，非常客氣

wenn...W?ren Sie so freundlich...Ich w?re Ihnen sehr verbunden, wenn...正式請求，非常客氣 正式請求，非常客氣

如果您能給我們發送更多相關詳細信Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie

正式請求，非常禮貌 uns ausführlichere Informationen 息，我們將不勝感激。

über...zusenden k?nnten.如果您能…，我將非常感激。

Ich w?re Ihnen sehr dankbar, wenn Sie...k?nnten...您能將…發送給我嗎？

Würden Sie mir freundlicherweise...zusenden...我們對接受/獲得...很有興趣。我必須問您是否...您建議...嗎？

您能將...發送給我嗎？ 請您盡快按要求將...如果您能...，我們將不勝感激。您目前的價格清單是...樣的？ 我們對...感興趣，我們想進一步知道關于...的信息。

從您的廣告宣傳中我們知道，您生產...我們的意向是...我們仔細考慮了您的建議...Wir sind daran interessiert,...zu beziehen/erhalten...Ich m?chte Sie fragen, ob...K?nnen Sie...empfehlen...Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...Sie werden dringlichst gebeten...Wir w?ren Ihnen dankbar, wenn...Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...正式請求，非常禮貌

正式請求，禮貌

正式請求，禮貌 正式請求，禮貌 正式請求，直接 正式請求，直接 正式請求，非常直接 正式請求，禮貌，代表公司 正式特殊要求，直接

Wir sind an...interessiert und würden

正式請求，直接

gerne wissen,...Wir haben Ihrer Werbung

entnommen, dass Sie...herstellen...Wir beabsichtigen...Wir haben Ihr Angebot sorgf?ltig geprüft und…

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…

正式請求，直接

正式意向聲明，直接 正式，關于生意交易的決定 正式，拒絕生意交易或對交易不感興趣

正式，詳細說明收信人打開附件的程序 很抱歉地通知您...附件是...格式的。

Der Anhang ist im...-Format.我無法打開您發來的附件，我的殺毒Ich habe Ihren Anhang heute Morgen 軟件檢測出附件帶有病毒。

nicht ?ffnen k?nnen.Mein

正式，直接，說明附件問題

Virenscanner hat einen Virus entdeckt.Bitte entschuldigen Sie die versp?tete 很抱歉沒有盡早轉發這封郵件，但是由于拼寫錯誤，您的郵件以“用戶身份不明”被退回。

Weiterleitung der Nachricht, aber

aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre 正式，禮貌 E-Mail mit dem Hinweis “unbekannter Nutzer” an mich zurück.Weitere Informationen erhalten Sie 如需進一步信息請查閱我們的網站...auf unserer Internetseite unter...正式，用于留寫網站地址

電子郵件 : 結束語

如果您需要任何其他幫助，請聯系我。Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen

正式，非常禮貌

gerne zur Verfügung.如果我們能提供任何進一步的幫助，請告訴我們。

提前謝謝您。

如果您需要任何進一步的信息，請隨時聯系我。

Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein k?nnen.Vielen Dank im Voraus...Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

如果您能盡快查看相關問題，我將不Ich w?re Ihnen ?u?erst dankbar, 勝感激。

wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie m?glich prüfen k?nnten.麻煩您請盡快回復，因為...如果您需要任何進一步的信息，請直接聯系我。

我很期待合作的可能性。

Bitte antworten Sie uns umgehend, da…

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.謝謝您在這件事上的幫忙。

Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.正式，禮貌 正式，非常禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

我期待著和您就此事進一步商討。

Ich freue mich darauf, diesen

正式，直接

Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.如果您需要更多信息...和您做生意，我們覺得很愉快。

請聯系我，我的電話號碼是...Falls Sie weitere Informationen ben?tigen...Wir sch?tzen Sie als Kunde.Bitte kontaktieren Sie mich.Meine Telefonnummer ist...期待著盡快得到您的回復。

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu h?ren.正式，直接 正式，直接 正式，非常直接

不很正式，禮貌

此致

此致 敬禮

祝好

Mit freundlichen Grü?en, 正式，收信者姓名不詳 正式，廣泛使用，收信者姓名詳

非正式，用于知道彼此姓名的商業伙伴之間

不正式，用于經常在一起工作的商業伙伴間

Mit freundlichen Grü?en，Herzliche Grü?e, Grü?e, 祝好

第三篇：常用英文郵件的書寫格式和

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常用英文郵件的書寫格式和模板

英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom.....Look forward to seeing you soon.Best regards, Tom Yu(以上每一行,或者每個段落,都是左對齊的)

一、主題

主題（Subject）框的內容應簡明地概括信的內容，短的可以是一個單詞，如greetings；長的可以是一個名詞性短語，也可以是完整句，但長度一般不超過35個字母。

YES：Supplier training

NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company（太長）

主題框的內容切忌含糊不清。

NO：像News about the meeting 這樣的表達，YES：應改為Tomorrow's meeting canceled。

一般來說，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規的格式可將除了少于5個字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個單詞的首字母大寫。YES：New E-mail Address Notification；Detailed calculation NO：detailed calculation

視信的內容是否重要，還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today!

二、稱呼

1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文（Body）前的稱呼（Salutation）通常無須使用諸如Dear Mr.John之類的表達。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對長輩或上級最好使用頭銜加上姓。YES：Tommy，或者Mr.Smith。

2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開頭無須空格。如：

Jimmy，I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday.Best, David

3、人家的名字千萬不要錯,老一輩的看到名字錯就干脆攆去垃圾桶.同樣, 頭銜都不要錯.頭銜或學位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E.Wyatt, Dr.Howard E.Hyatt

4、多過一個男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過不要跟名字,跟姓就行啦.YES: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? YES：用Mesdames, Mmes., or Mses.同樣不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽學位就不喜歡用一般的頭銜,有時大頭不知道對方頭銜,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

6、職銜短可以一行過,長就下一行吧.例如:

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Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations NO：Ken Green ／Vice President of Unicom China YES： Ken Green ／Vice President, Unicom China

7、老外的名字有時有Jr.或 Sr.,之前的逗點是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人:

YES：Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.8、用人家的名字總好過人家的頭銜稱呼.如果沒有名字,或者是很正規信的信件,可以考慮這些：

Dear Committee Member: Dear Meeting Planner:

Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent:

如果是全公司：

YES： Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen:

9、有時見到人家用冒號就說人家錯,其實也未必啊,看: YES：Dear Mr.Jones:(非常正規)Dear Joan: Dear Jim, Jim,(非正規)

三、結尾部分

A、書信的結尾致意要留意,弄清大家的關系才選擇用詞,例子:

1、Very Formal非常正規的(例如給政府官員的)

Respectfully yours, Yours respectfully，2、Formal正規的(例如客戶公司之間啦)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly，3、Less Formal不太正規的(例如客戶)

Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially，4、Informal非正規的(例如朋友,同事之類)

Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week!

有時在we, I, and you之間選擇是很煩的事--如果是公司代表聯絡生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果單純說你自己,可以用: I found the brochure very informative.有時可以一起用啦...: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好煩好煩.一般來說,收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語氣就一般不會錯了.多用you有時會有隔閡的感覺.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board.Your prompt response will be appreciated.(好像欠你一樣)

I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board.I hope you’ll agree to serve.(這就友善多了)

Your book was well written and comprehensive.(不用你來判斷我呀~~)

I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about

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performance appraisals.(客氣一點,人家受落)

總之,語氣和賓詞的運用得當能決定你的禮貌程度.B、信尾客套話（Complimentary close）通常也很簡明。常常只須一個詞，如：'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。

C、簽名：不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會笑你的...簽名也看信件的語氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.郵件范文

1.Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，尊敬的先生/小姐

我們的總經理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關在那開樣品房的事宜，他會于六月3日下午2：00點拜訪您。

請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。

您誠摯的

第四篇：公司郵件書寫格式

隨著互聯網的發展,越來越多的公司開始依靠電子郵件來進行國際商務溝通和客戶服務。但是在實際商務運做中,電子郵件寫作者往往困惑于如何使用電子郵件這一相對較新的媒介與來自不同文化背景的人進行有效溝通。本文是寫寫幫文庫小編為大家整理的公司郵件書寫格式范文，僅供參考。

公司郵件書寫格式范文篇一：

尊敬的(王經理)：

我是某大學張某，(個人情況介紹)，我的詳細簡歷已經以附件形式發送到您的郵箱，請您查收，期待您的回信，謝謝您，辛苦了。

我的聯系方式為：___________，qq：___________，郵箱：___________

此致，敬禮

張某

__年_月_日

公司郵件書寫格式范文篇二：

From:___(你的名字)

ABC company(你的公司名)

Add:__,__(你的公司地址)

Tel.: +86-______

Fa_: +86-_____

E-mail:______

Dear sir or madam,how are you doing?

我們是某某公司的,我在___網上看到貴公司有生產和銷售____產品,這些產品正是我們目前急需采購的東西(客人應該有貨號什么的),你把客人的貨號告訴他,然后附上你們的要求..請對方給報價................Your quick reply will be appreciated!

Best regards

___(你的名字)

第五篇：關于書寫郵件的若干注意事項

知識庫·郵件常識

關于書寫郵件的若干注意事項

一、如何區分寫郵件時的收件人、抄送人、密件抄送？

1.“收件人”指的是你郵件的主要接收人，也就是和事件直接關聯的人，收件人不一

定就是領導。越高級別的領導越少出現在收件人序列，除非你投訴其他人員。

2.“抄送人”指的是你郵件的另外接收人，是和事件有一定關系的人。抄送人可以認

真、也可以大致瀏覽郵件，對郵件本身不承擔責任。

3.“密送人”指的是你郵件的特殊接收人，是你不希望收件人和抄送人看到的人。特

別是給客戶寫郵件時，公司內的項目無關的人員（無論是普通員工還是各級領導）禁止出現在收件人或者抄送人里面。

二、“密送人”的特殊用途

所有“收件人”、“抄送人”和“密送人”都能夠看到其他“收件人”和“抄送人”的地址，而看不到“密送人”的地址，每個“密送人”之間也不能相互看到地址。所以，“密送”的作用就是：在你發郵件時，對一些特殊的收件人的地址進行保密，不讓“收件人”和“抄送人”知道你還給哪些人發了郵件。

三、指定郵件接收人的注意事項

1.收件人

(1)給客戶發送郵件時，收件人一般是直接辦事人員。

(2)內部發送郵件時，收件人一般是給你辦事的人員。例如：需求專員、開發人員

等。

2.抄送人

(1)給客戶發送郵件時，抄送人一般是收件人的主管或者領導，也可以是收件人的并列相關的部門的人員。例如給自營部門的郵件可能需要抄送給信息部門。

(2)內部發送郵件時，抄送人一般是事件關聯、但又不是直接干系的“公開”的成員。

3.密件抄送

(1)自己的直接領導、主管領導

(2)自己的團隊的其他成員

四、撰寫信件內容的注意事項

上海銘創軟件技術有限公司 第 1 頁/共 5 頁 http://

1.“標題”要明確且具描述性

電子郵件一定要注明標題，因為大部分郵件接收人是按照郵件標題分類來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

2.書寫格式應清晰、易讀

郵件的正文是有一定格式的，就像寫信一樣。禁止一氣呵成，搞成連衣裙。收件人很難閱讀這種郵件，如果寫郵件的人再搞一點錯別字，就更難于閱讀和辨別。以一般的中文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過50個漢字，并以Enter鍵結束每一行文字。

3.注意郵件正文的質量

時代發展了，紙質的信件越來越少，取而代之的是電子郵件。因此電子郵件是比較正式的辦公、交往的文字載體。由于電子郵件的特點，它既可以被轉發，在網上傳播，又可以被打印，作為檔案被永久保存下來。因此，在撰寫郵件正文時應字斟句酌，以免他日落人笑柄。

五、書寫郵件的常見錯誤或者現象

1.電子郵件應當認真撰寫

向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不

尊重對方，也不尊重自己的。

2.郵件沒有主題或主題不明確

一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

3.郵件正文中有錯別字

一封郵件本身的內容就要簡潔、明了，盡量不要用生僻字、異體字。如果出現錯別字不但會造成收件人的誤解而且還會鬧不必要的笑話。

4.使用的字體不一致

郵件字體格式統一設置為新宋體、10號字，但是如果內容是從其它地方復制

過來的，字體就會不一致，因此在發郵件的過程中，需要仔細檢查。

5.各類收件人使用不當

各類收件人的區分在前面已有介紹，如果使用不當，會造成不知道誰才是正確的接收人，應當避免這種情況發生。

6.郵件內容不簡潔

網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

7.郵件內容不整齊

撰寫郵件時要注意不要一行內容寫到頭，應當正確使用“Enter”鍵，這樣可

以避免看郵件時費力。

8.正文語言不流暢

電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。引用資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

9.簽名不正確

不同的發件人要設置不同的郵件簽名，簽名就好象名片，可以讓收件人對你有一個大致的了解，應該避免沒有簽名或是簽名不正確的郵件發出。

10.要確認郵件有沒有發送成功

郵件并不是點了發送就算完成了，有時候網絡故障或是服務器故障，會造成郵件存在發件箱而未發出去的現象，因此要在已發送里面確認郵件有沒有發送成功。或者可以暗送一份給自己看能否收到。

11.要設置郵件回執

設置郵件回執，就可以確認郵件發出去之后對方有沒有收到。

12.要避免濫用電子郵件

在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。因此，不要輕易向他人亂發電

子郵件。

六、客戶服務中心員工最常見的10種郵件種類的收件人、抄送人、密送人的書寫實例

1.投訴信

收件人：一般是你要投訴對象的直接領導或上級領導

抄送人：可以抄送給你要投訴對象的上級領導或公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司

2.感謝信

收件人：一般是你要感謝對象的直接領導或上級領導

抄送人：可以抄送給你要感謝對象的上級領導或公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給自己的直接領導或上司

3.通知

通知一般以部門名義或公司名義發出，但也有以個人名義發出，具有公開性

收件人：一般是部門或公司全體員工

抄送人：一般是其它部門領導或公司領導

密送人：既然通知具有公開性，密送人就不需要填寫

4.項目會議紀要

收件人：一般是指定的項目專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的領導

禁止抄送給與項目無直接關系的部門領導、公司領導

密送人：根據情況，可以暗送給組內的同事、直接領導或關注該項目的有關領導

5.晨會紀要

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給主持會議或參加會議的全體人員

密送人：根據情況，一般不需要填寫

6.周報

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導

密送人：根據情況，一般不需要填寫

7.培訓計劃

收件人：一般是發送給需要培訓的所有人員

抄送人：可以抄送給需要培訓人員所在部門的領導或公司領導

密送人：根據情況，一般不需要填寫

8.日常維護申請

收件人：一般是指定的部門郵箱或專員

抄送人：可以抄送給所在部門或小組的領導

密送人：根據情況，一般不需要填寫

9.邀請信

收件人：一般是發送給需要邀請的一個或多個人的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在的部門或小組的領導

密送人：根據情況，特殊情況下可以使用

10.建議書

收件人：一般是發送給需要提建議的某人或某部門的郵箱

抄送人：可以抄送給自己所在部門或小組的領導

密送人：根據情況，特殊情況下可以使用

《全文完》