第一篇：郵件規范

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對事件相關人群發送，不知何時抄送直屬領導； 3． 內容不夠規范，如：稱呼、開頭語、結束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點/主旨不明確； 5． 對外發送的附件圖片雜亂、不規整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務電子郵件的寫作。結合我們員工在使用電子郵件時存在的上述幾點問題，本文將簡要敘述電郵格式及應遵循的有關原則。

一．標題

◆不要缺失標題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內談及多件事情。◆要反映郵件內容和重要性，不要使用含糊不清的標題，如 “某某收”。◆回復郵件時，可根據內容需要更改標題，不要“RE RE”或者“答復 答復”一大串。◆正確地標題寫法，例如“關于xx會議的通知”、“xx項目預警”等。標題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。◆開頭結尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點的開頭結尾語，可向對方道謝或問候，如“感謝您出差期間的關照”、“好久不見，身體可好”等。俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應盡量簡單明了地表達。如果事情確實復雜，正文最好用1、2、3、4列幾個段落進行清晰明確的說明，如有需要可單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。◆尊重對方，經常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強烈的標點或字眼。◆盡量避免拼寫錯誤和錯別字，發送前自行檢查，確認行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息。◆合理提示重要信息，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進行提示，但不要過多。◆對于與技術相關信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述。總的來說，郵件正文應遵循五大原則：準確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務辦公的，切勿使用電子郵件對他人或對他人意見進行評論。

四．附件

◆附件文件應按文件內容準確命名。

◆正文中應提示收件人查看附件，并對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。◆附件為產品、零件圖像時，應注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發放的圖片信息直接代表公司形象。◆附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。◆如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發送。五．結尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發件人信息，簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多。例如： 六．回復技巧

◆及時回復Email。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”已收悉。我們正在處理，有結果立刻回復”等等。◆進行針對性回復。答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然。◆不要就同一問題多次反復討論。如果雙方就同一問題的交流回復超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時應采用電話等方式及時交流后再做判斷。七．其他 ◆郵件轉發

轉發郵件之前，先確認該郵件內容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉發敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。如果有需要，還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。◆ 抄送（CC）

帶有重要信息需知會的，匯報事件結果的，需要部門主管決策的郵件，都應發送或抄送給主管領導。非特殊情況，應盡量避免越級匯報。

綜上，準確規范的郵件，不僅能反應發件人的業務水平，還可以體現發件人為人處事的態度和風格，對內有助于建立良好的工作關系，對外對對最終達成貿易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應有的規范和格式，遵循郵件的寫作原則。

第二篇：郵件規范說明

郵件規范說明

一、主題

一封郵件只針對一件事情，一個主題，如要多個問題，不能空白。

回復郵件時，應根據內容調整主題，不要：RERERE一大串。

二、寫信開頭及稱謂

（一）郵件開頭分為：（對內）上級領導、平級同事、所轄員工、不確定級別

1.給領導寫信：xxxx職位名字您好！例如：xxx副總您好！

2.給平級同事寫信：xxxx你好！例如：小美你好！

3.給所轄員工寫信：xxxx你好！

4.不確定級別的同事：xxxx你好！

（對外）稱謂xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好！

（二）關于附件

1.郵件如有附件，要在正文里說明。

2.正文里應說明附件的數量、文件名字。

3.特殊格式的附件要說明打開方式。

三、郵件內容

郵件內容要簡明扼要、通順、意思表達清楚。

涉及多行要添加編碼。

要使用規范的禮貌用語：請、抱歉、謝謝等。

四、郵件落款統一格式

公司名字、部門名稱、電話、傳真、手機要求中英文對照格式。

五、郵件回復

1.收到郵件后必須當天回復，不能當天回復的，要郵件說明具體回復日期和理由！

2.休假不能查收和回復郵件時，要設置成自動回復，進行告知。

3.同一件事，郵件溝通3次以上，說明不能很快有結果，可以嘗試別的溝通方式。

4.要根據郵件內容區分：單獨回復、全部回復。

5.要區分好收件人、抄送人等情況的區別。

6.禁止發送垃圾郵件或者違法鏈接。

第三篇：商務郵件規范

商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守一定的禮義規范，如何正確使用電子郵件，撰寫規范的商務Email，順利的進行對外聯絡。下面做詳細介紹（Email的撰寫禮義另外介紹）。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復郵件、轉發郵件。三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點：收件人，抄送，主題（標題），內容。

一、收件人

1.確認傳送訊息的對象，并將人數降至最低。2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。2.一般情況下不要給普通客戶抄送。3.確認抄送訊息的對象，并將人數降至最低，以免造成不必要的困擾。

三、主題 電子郵件一定要注明主題，因為有許多網絡使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，主題要明確、精練與內容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

四、內容在線溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。

1、稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。2)若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對方的身份可以用：**總經理、**經理、**董事長、×總、×董、×經理

2、正文 正文做到主題明確，語言流暢，內容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調,全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發泄不滿,應面對面的解決。3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內容。4)若摘錄的原文很長,應先把回復內容放到前面,原文內容在后, 5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途；

3、結束 1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯系我.2)最好的結尾要著眼未來： 如：希望我們能夠達成合作 3)結尾應顯示誠懇： 如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。

第四篇：商務郵件規范

英文商務信函格式與結構，商務英語郵件格式規范

2011-01-05 02:29:01 發表于：外貿英語

一般來說，現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種：傳統的縮頭式(the conventionalindented form)和現代的齊頭式(the modern blocked form)。

根據英國傳統做法，縮頭式要在信文每一段縮進五或六個字母的空間，有時可能會縮進更多。現在，齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時把日期放在信紙的左邊會給查找帶來不便，所以，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內容放在左邊。

一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時候，更喜歡用雙行距。

根據個人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務英語書信的結構都包括以下幾部分內容:

(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質量優良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭，可以展示一個公司的風采，增強公司的信譽。

案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。經常以“Our ref”和“Your ref”來區分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務英語書信中，日期一定要寫全，不能用數字的形式，因為美國和英國的日期標示法是不同的。英國的日期標示法是“24thMarch.2002”，而美國的日期標示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號，年份后面不用標點。

封內名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據信的長短來定。

封內名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會使信看上去整齊。

開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語，一般商務英語書信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨立成行，在封內名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號，而在Gentlemen 后面用冒號。

信文是實質性的內容，信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確，切中要點;段落劃分明確，每段集中于一個話題;打印準確，布局要有藝術性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結尾敬語是信件結束時的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實際意義，傳統使之成為必須，并已成為習慣，所以一直沿用至今。傳統的結尾敬語有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國)等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結尾敬語必須和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨放到另一頁。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。

簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結尾敬語以下三行，大約留出五行或更多的空間。

注意事項的習慣用語是：For the attention of 或簡單的Attention，下面一般要加上橫線。當信件是寫給特定的人或主辦部門時，則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題，讓收信人先對所談內容有所了解。

經辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。

附件在經辦人代號以下兩行。寫信人可標示出一個或多個信中所提到的附件。經常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復印件上。暗示的標記為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復印件上，并且只有寫信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內容，可用此方式，但應盡量避免使用。因為它可能會給人一種錯覺，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽。

在上述十三部分內容中，前七部分是每一封商務英語信件所必需包含的內容，而后幾部分則是可有可無的。

總之，當你書寫商務英語書信的時候，必須謹記：選定一種格式，堅持使用，不能變來變去；結構中的內容要安排合理得當，所必需的七部分內容一個都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優雅、端莊勻稱的信件，會留給人一種良好的印象，促進雙方的進一步往來，直至交易的達成。

第五篇：郵件規范通知

關于有效使用郵件及格式規范的通知

為了公司工作流程的順暢和對外聯絡的形象，請大家注意以下幾點： 1.處理公司內部各種事宜，請以郵件形式發送（重要）；

2.處理公司外部事宜，請以使用郵件為基本，若需發送較大郵件，可以通過QQ傳送推薦通過QQ較大附件上傳到QQ郵箱，可一次發送多人郵件，省時省力。3.如有需要其他部門或其他同事協同完成的工作，發送郵件時需抄送直接領導和相關負責同事。為方便郵件聯系，請各辦公室負責人收集當地辦公室的郵箱。（北京聯絡處請張妍負責收集，武漢聯絡處請陸云負責收集，廣州辦事處請張鳳敏負責收集）；

具體郵件溝通方式實施規范如下：

一、關于稱呼（特別注意）

1、郵件開頭需稱呼收信人；

2、如果收信人有職務，應按職務尊稱對方，如“X總”、“X經理”；

3、如果不清楚職務或無職務，則應按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”；

4、對海外公司的客戶和同事，可稱呼“Dear Mr./Ms.”或“Dear Sr.”;

5、多個收件人的情況下，可稱呼“各位領導、同事”或“Dear all”；

二、關于主題

1、不要空白標題；

2、標題應簡短、明確；

3、標題要能證實反應文章的內容和重要性；

三、關于郵件正文

1、Email正文要簡單扼要、重點突出、段落清晰；

2、選擇恰當規范的語言進行表述，應符合書面語言表達，不要使用口語化，避免情緒化用語；

3、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字；

4、合理提示重要信息，可使用大寫、粗斜體、顏色字體等手段，但不可過多使用；

四、關于附件

1、如果郵件帶有附件，應在正文里提示收件人查閱附件；

2、附件命名應概括附件內容；

五、關于問候語

1、Email開頭使用“您好”、“來函收悉”等問候語；

2、Email結尾可使用“祝順利”、“Best Regards”等問候語；

六、關于結尾簽名

簽名文件可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息。

七、正確使用發送（TO）和抄送（CC）

1、發送（TO）的人是直接需要受理并回復郵件所涉及的主要問題；

2、抄送（CC）的人需要知道郵件內容，可根據情況回復；

3、TO、CC中的各收件人可遵循一定得規則排列。例如，按部門排列，或按職務排列。