第一篇：國際郵件業(yè)務(wù)規(guī)范

蘇州全盛國際貨運(yùn)代理有限公司

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國際郵件業(yè)務(wù)規(guī)范

1.注意貼票

國際函件資費(fèi)較高，應(yīng)盡量使用大面值的郵票或粘貼郵資機(jī)符志。但有的寄件人卻在函件上粘貼了多枚郵票并貼在了郵件正反兩面。《國際及臺(tái)港澳郵件處理規(guī)則》規(guī)定，粘貼郵票時(shí)，應(yīng)粘貼在函件封面的右上角或函件背面，不能分貼在函件的正反兩面，也不能重疊粘貼或折疊粘貼在函件封面的兩則。如果將郵票分貼在函件的正反兩面，會(huì)被按欠資函件處理；如果重疊粘貼，被遮蓋的郵票被視作無效。注意：首日封、紀(jì)念封、郵資封上補(bǔ)貼的郵票可以視情況貼在信封的背面。

2.正確“物品”填寫

國際郵件報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)簽條中物品的填寫很重要。但在收寄中，常常會(huì)碰到用戶在填寫“物品”時(shí)，只用中文而不使用英文標(biāo)注，物品名稱也寫得很籠統(tǒng)。這樣填寫不便于海關(guān)查驗(yàn)，造成郵件通關(guān)困難，會(huì)導(dǎo)致郵件被退回。所以，營業(yè)員在收寄時(shí)一定要提醒寄件人：報(bào)關(guān)簽條、報(bào)關(guān)單及包裹多聯(lián)單的報(bào)關(guān)部分中應(yīng)用寄達(dá)國通曉文字申報(bào)物品，不可只用中文填寫。在指定位置填寫物品的具體名稱，不可籠統(tǒng)填寫。填寫報(bào)關(guān)簽條時(shí)應(yīng)詳細(xì)填寫物品的總價(jià)值、物品的凈重，并在相應(yīng)貨物類別方格內(nèi)選擇處打“×”標(biāo)明內(nèi)裝物品的屬性，最后在指定位置簽名。

3.驗(yàn)視內(nèi)件確定種類

根據(jù)《國際特快郵件收寄手冊(cè)》的規(guī)定及要求，收寄人員應(yīng)主動(dòng)向用戶介紹“特快郵件禁限寄物品的相關(guān)規(guī)定”，并對(duì)物品類郵件的內(nèi)件進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)視，查驗(yàn)郵件內(nèi)件有無禁限寄物品。同時(shí)，應(yīng)向用戶講明：物品類郵件在報(bào)關(guān)時(shí)須提供CN23報(bào)關(guān)單和內(nèi)件發(fā)票，加之各個(gè)國家和地區(qū)對(duì)禁、限寄的規(guī)定各不相同，所以，必須確定郵件的種類，避免因?yàn)槭掷m(xù)的缺失和所寄物品不符合規(guī)定使郵件被當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)羈留而造成延誤。

4.妥善封裝、詳填單式

根據(jù)所寄物品的性質(zhì)、輕重、形狀和大小，選用合適的封裝材料與用戶眼同封裝、稱重，并在詳情單上注明重量。然后，將郵件和詳情單一并交給用戶。同時(shí)，提示用戶詳細(xì)填寫詳情單上各欄內(nèi)容及要求。譬如，收、寄件人名址應(yīng)使用英文、法文或寄達(dá)國通曉文字填寫；收、寄件人有效電話號(hào)碼（以便在郵件無法投遞時(shí)能與收、寄件人聯(lián)系）；內(nèi)件名稱、數(shù)量蘇州全盛國際貨運(yùn)代理有限公司

0512-86660224 及價(jià)值要詳實(shí)（內(nèi)件名稱須填寫具體和詳細(xì)，如純羊毛風(fēng)衣、絲質(zhì)內(nèi)衣等，不可籠統(tǒng)地填寫風(fēng)衣、內(nèi)衣等；食品、藥品也要填寫具體名稱，如北京烤鴨、山東阿膠等）。填寫內(nèi)件價(jià)值時(shí)不要用人民幣表示，要折合成美元申報(bào)，以便于寄達(dá)局好計(jì)算是否征收關(guān)稅以及征收的數(shù)額。另外，應(yīng)提示用戶在填寫詳情單時(shí)要用力填寫，以保證詳情單各聯(lián)都很清晰，為郵件投遞和日后處理提供方便。封面書寫是否正確，對(duì)郵件的妥收起著關(guān)鍵作用

5.復(fù)重驗(yàn)視后予以收寄

收寄人員將郵件和詳情單一并接受。查看詳情單填寫是否齊全、正確和清晰，特別要查看郵件封裝是否牢固、郵件重量是否與驗(yàn)視時(shí)所標(biāo)注的重量一致。如有不同，須請(qǐng)用戶重新打開驗(yàn)視內(nèi)件，以防夾寄危禁物品等。郵件經(jīng)驗(yàn)視合格后，方可進(jìn)行收寄。收寄時(shí)，應(yīng)將詳情單正面向上，平式放入封裝詳情單的透明塑料套內(nèi)，牢固地粘貼在郵件上，然后根據(jù)寄達(dá)國家或地區(qū)，計(jì)算并收取資費(fèi)。對(duì)易碎、易溶物品還應(yīng)在郵件和詳情單上分別加蓋“紅杯”或“紅杯水”戳記，以防郵件在途中因碰撞、擠壓而損壞。最后將收據(jù)和詳情單的第四聯(lián)一并交給用戶妥善保管，以作日后查詢所用。

在新《國際及臺(tái)港澳郵件處理規(guī)則》中，對(duì)國際小包的收寄處理規(guī)定進(jìn)行了進(jìn)一步的完善和補(bǔ)充。補(bǔ)充的內(nèi)容如下：

1.報(bào)關(guān)單的份數(shù)

在收寄國際小包時(shí)，除由寄件人填寫一枚CN22綠色報(bào)關(guān)簽條，粘貼在小包封面的左上角外，還要填寫CN23報(bào)關(guān)單一式二份，一份送交海關(guān)，一份由收寄局留存。但要注意的是，并不是每件國際小包填寫的報(bào)關(guān)單都是一式二份，新《國際及臺(tái)港澳郵件處理規(guī)則》在這里補(bǔ)充規(guī)定，對(duì)內(nèi)裝物品價(jià)值超過300特別提款權(quán)（按新的特別提款權(quán)與人民幣比價(jià)，應(yīng)折合人民幣3118元）的，要按寄達(dá)國郵政的要求，來決定報(bào)關(guān)單填寫的份數(shù)。如：法國一份，印度二份，中國香港一份，中國澳門二份，格魯吉亞三份，伊朗三份等。報(bào)關(guān)單除一份由收寄局留存外，其他應(yīng)附在小包上隨郵件寄發(fā)。

2.內(nèi)裝物品的屬性規(guī)定

由原來的在“Gift”（禮品）、“Goods”（貨物）前的方格內(nèi)劃一“×”改為在“Gift”（禮品）、“Documents”（文件）、“Commercialsample”（貨樣）等字樣前的方格內(nèi)劃蘇州全盛國際貨運(yùn)代理有限公司

0512-86660224 一“×”號(hào)，標(biāo)明內(nèi)裝物品的屬性，最后在指定位置簽名。改后的選項(xiàng)與報(bào)關(guān)簽條和報(bào)關(guān)單上的格式選項(xiàng)一致，符合通信生產(chǎn)的實(shí)際情況。3.小包付費(fèi)的表示方式

由原來的稱重計(jì)費(fèi)，將郵資符志粘貼在小包封面上，改為稱重計(jì)費(fèi)，將郵票或郵資符志粘貼在小包封面上。修改后與實(shí)際收寄時(shí)的操作處理一致。在實(shí)際生產(chǎn)中，使用粘貼郵票表示付費(fèi)方式的小包占有一定的比例。

（注：除上述補(bǔ)充修改的內(nèi)容外，收寄國際小包時(shí)，還須注意，寄達(dá)國要求相關(guān)內(nèi)件附寄進(jìn)口證明時(shí)，應(yīng)請(qǐng)寄件人將證明文件用CP92封套牢固地附在小包上寄發(fā)。這里的證明文件是指，寄達(dá)國規(guī)定必須隨附的，如進(jìn)口許可證、消毒證和動(dòng)物、植物檢疫、衛(wèi)生檢疫證明等。此外，在收寄國際小包時(shí)還應(yīng)注意，每件小包的限重為2000克，只有阿富汗每件小包的限重是1000克。國際小包在收寄時(shí)最好應(yīng)按掛號(hào)小包收寄，以方便寄件人查詢。）

郵件收寄規(guī)范：

1．要加強(qiáng)法制觀念和責(zé)任意識(shí)，依法經(jīng)營，規(guī)范收寄，嚴(yán)防不法分子利用郵政渠道進(jìn)行違法活動(dòng)。

2．嚴(yán)格按照有關(guān)禁限寄規(guī)定，對(duì)收寄的國際小包、包裹和特快專遞物品郵件進(jìn)行逐件認(rèn)真檢查驗(yàn)視。

3．積極引導(dǎo)寄件人誠信申報(bào)，如實(shí)、準(zhǔn)確、完整地填寫報(bào)關(guān)單。對(duì)瞞報(bào)、偽報(bào)申報(bào)內(nèi)容或填寫的郵件價(jià)值與實(shí)際價(jià)值不符而造成嚴(yán)重后果的要追究寄件人的法律責(zé)任。4.加強(qiáng)監(jiān)督，注重配合。加大對(duì)營業(yè)收寄（攬收）環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查力度，對(duì)違規(guī)做法要及時(shí)糾正。國際郵件互換局、驗(yàn)關(guān)局要積極配合海關(guān)等執(zhí)法部門的監(jiān)管工作。在國際郵件封發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)可疑情況要及時(shí)與駐局海關(guān)溝通并報(bào)上級(jí)主管部門。

中國郵政小包大量收寄70/KG,不分國家區(qū)域,不分單件重量大小，時(shí)效10-15天，速度和和香港郵政小包相當(dāng)，掛號(hào)比香港小包便宜30元/kg，掛號(hào)費(fèi)省5元/件。

第二篇：郵件規(guī)范

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現(xiàn)狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對(duì)事件相關(guān)人群發(fā)送，不知何時(shí)抄送直屬領(lǐng)導(dǎo)； 3． 內(nèi)容不夠規(guī)范，如：稱呼、開頭語、結(jié)束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點(diǎn)/主旨不明確； 5． 對(duì)外發(fā)送的附件圖片雜亂、不規(guī)整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對(duì)公司、同事對(duì)自己的評(píng)估。所以，我們必須重視日常工作中的商務(wù)電子郵件的寫作。結(jié)合我們員工在使用電子郵件時(shí)存在的上述幾點(diǎn)問題，本文將簡(jiǎn)要敘述電郵格式及應(yīng)遵循的有關(guān)原則。

一．標(biāo)題

◆不要缺失標(biāo)題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封電郵內(nèi)談及多件事情?！粢从赤]件內(nèi)容和重要性，不要使用含糊不清的標(biāo)題，如 “某某收”。◆回復(fù)郵件時(shí)，可根據(jù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“RE RE”或者“答復(fù) 答復(fù)”一大串?！粽_地標(biāo)題寫法，例如“關(guān)于xx會(huì)議的通知”、“xx項(xiàng)目預(yù)警”等。標(biāo)題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡(jiǎn)明扼要、意思明確的標(biāo)題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結(jié)尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個(gè)收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x副總”；如果不清楚職務(wù)，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別?！糸_頭結(jié)尾最好要有問候語，最簡(jiǎn)單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點(diǎn)的開頭結(jié)尾語，可向?qū)Ψ降乐x或問候，如“感謝您出差期間的關(guān)照”、“好久不見，身體可好”等。俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應(yīng)盡量簡(jiǎn)單明了地表達(dá)。如果事情確實(shí)復(fù)雜，正文最好用1、2、3、4列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明，如有需要可單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述?！糇鹬貙?duì)方，經(jīng)常使用“請(qǐng)”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強(qiáng)烈的標(biāo)點(diǎn)或字眼。◆盡量避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，發(fā)送前自行檢查，確認(rèn)行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息。◆合理提示重要信息，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)重要信息進(jìn)行提示，但不要過多。◆對(duì)于與技術(shù)相關(guān)信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述?？偟膩碚f，郵件正文應(yīng)遵循五大原則：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務(wù)辦公的，切勿使用電子郵件對(duì)他人或?qū)λ艘庖娺M(jìn)行評(píng)論。

四．附件

◆附件文件應(yīng)按文件內(nèi)容準(zhǔn)確命名。

◆正文中應(yīng)提示收件人查看附件，并對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)?！舾郊楫a(chǎn)品、零件圖像時(shí)，應(yīng)注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對(duì)外發(fā)放的圖片信息直接代表公司形象?！舾郊?shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用?！羧绻郊^大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。五．結(jié)尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息，簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多。例如： 六．回復(fù)技巧

◆及時(shí)回復(fù)Email。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”已收悉。我們正在處理，有結(jié)果立刻回復(fù)”等等?！暨M(jìn)行針對(duì)性回復(fù)。答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然?！舨灰屯粏栴}多次反復(fù)討論。如果雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時(shí)應(yīng)采用電話等方式及時(shí)交流后再做判斷。七．其他 ◆郵件轉(zhuǎn)發(fā)

轉(zhuǎn)發(fā)郵件之前，先確認(rèn)該郵件內(nèi)容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦?！?抄送（CC）

帶有重要信息需知會(huì)的，匯報(bào)事件結(jié)果的，需要部門主管決策的郵件，都應(yīng)發(fā)送或抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)。非特殊情況，應(yīng)盡量避免越級(jí)匯報(bào)。

綜上，準(zhǔn)確規(guī)范的郵件，不僅能反應(yīng)發(fā)件人的業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)發(fā)件人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，對(duì)內(nèi)有助于建立良好的工作關(guān)系，對(duì)外對(duì)對(duì)最終達(dá)成貿(mào)易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

第三篇：郵件規(guī)范說明

郵件規(guī)范說明

一、主題

一封郵件只針對(duì)一件事情，一個(gè)主題，如要多個(gè)問題，不能空白。

回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容調(diào)整主題，不要：RERERE一大串。

二、寫信開頭及稱謂

（一）郵件開頭分為：（對(duì)內(nèi)）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、平級(jí)同事、所轄員工、不確定級(jí)別

1.給領(lǐng)導(dǎo)寫信：xxxx職位名字您好！例如：xxx副總您好！

2.給平級(jí)同事寫信：xxxx你好！例如：小美你好！

3.給所轄員工寫信：xxxx你好！

4.不確定級(jí)別的同事：xxxx你好！

（對(duì)外）稱謂xxx先生或者xxx女士、xxx小姐你好！

（二）關(guān)于附件

1.郵件如有附件，要在正文里說明。

2.正文里應(yīng)說明附件的數(shù)量、文件名字。

3.特殊格式的附件要說明打開方式。

三、郵件內(nèi)容

郵件內(nèi)容要簡(jiǎn)明扼要、通順、意思表達(dá)清楚。

涉及多行要添加編碼。

要使用規(guī)范的禮貌用語：請(qǐng)、抱歉、謝謝等。

四、郵件落款統(tǒng)一格式

公司名字、部門名稱、電話、傳真、手機(jī)要求中英文對(duì)照格式。

五、郵件回復(fù)

1.收到郵件后必須當(dāng)天回復(fù)，不能當(dāng)天回復(fù)的，要郵件說明具體回復(fù)日期和理由！

2.休假不能查收和回復(fù)郵件時(shí)，要設(shè)置成自動(dòng)回復(fù)，進(jìn)行告知。

3.同一件事，郵件溝通3次以上，說明不能很快有結(jié)果，可以嘗試別的溝通方式。

4.要根據(jù)郵件內(nèi)容區(qū)分：?jiǎn)为?dú)回復(fù)、全部回復(fù)。

5.要區(qū)分好收件人、抄送人等情況的區(qū)別。

6.禁止發(fā)送垃圾郵件或者違法鏈接。

第四篇：商務(wù)郵件規(guī)范

商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。下面做詳細(xì)介紹（Email的撰寫禮義另外介紹）。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長，但在撰寫格式方面都一至分為四點(diǎn)：收件人，抄送，主題（標(biāo)題），內(nèi)容。

一、收件人

1.確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低。2.傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。

二、抄送

1.在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。2.一般情況下不要給普通客戶抄送。3.確認(rèn)抄送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾。

三、主題 電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。

四、內(nèi)容在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。

1、稱呼 1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺更加友好。2)若知道對(duì)方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士 3)如果知道對(duì)方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長、×總、×董、×經(jīng)理

2、正文 正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時(shí),只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應(yīng)面對(duì)面的解決。3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長,應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后, 5)在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途；

3、結(jié)束 1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我.2)最好的結(jié)尾要著眼未來： 如：希望我們能夠達(dá)成合作 3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇： 如：感謝您抽空洽談

4、落款/簽名目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。

第五篇：商務(wù)郵件規(guī)范

英文商務(wù)信函格式與結(jié)構(gòu)，商務(wù)英語郵件格式規(guī)范

2011-01-05 02:29:01 發(fā)表于：外貿(mào)英語

一般來說，現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種：傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form)和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form)。

根據(jù)英國傳統(tǒng)做法，縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間，有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多。現(xiàn)在，齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開始，段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行，以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form)。但是，有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)聿槐悖?，人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form)，即把日期放在右邊，而把其他內(nèi)容放在左邊。

一般來說，我們通常使用單行距來布局一封信，這會(huì)使我們所寫的信有一種緊湊感，但有些人在寫短信的時(shí)候，更喜歡用雙行距。

根據(jù)個(gè)人或公司的喜好，可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式，一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:

(1)信頭(the lettermail 地址。信頭在信紙的最上方，有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量?jī)?yōu)良的信紙以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭，可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采，增強(qiáng)公司的信譽(yù)。

案號(hào)是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行，不管是齊頭式還是縮頭式，一般把日期放在右端，這可起到行尾的作用，使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中，日期一定要寫全，不能用數(shù)字的形式，因?yàn)槊绹陀娜掌跇?biāo)示法是不同的。英國的日期標(biāo)示法是“24thMarch.2002”，而美國的日期標(biāo)示法則是“March24，2002”。月、日的后面用逗號(hào)，年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。

封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址，要放在信紙的左上方，在日期以下三行或更多行，這可根據(jù)信的長短來定。

封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式，緊靠信紙的左邊，這樣會(huì)使信看上去整齊。

開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語，一般商務(wù)英語書信中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且獨(dú)立成行，在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號(hào)，而在Gentlemen 后面用冒號(hào)。

信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，信文的書寫要求是簡(jiǎn)潔、清晰、禮貌;語法正確，切中要點(diǎn);段落劃分明確，每段集中于一個(gè)話題;打印準(zhǔn)確，布局要有藝術(shù)性，使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄，它是信文的框架。信文多用單行距，有些短信可用雙行距。

結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語，在信中沒有實(shí)際意義，傳統(tǒng)使之成為必須，并已成為習(xí)慣，所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語有： Yours faithfully，Yours truly(多用于美國)等，也有人用倒裝的Faithfully yours，Truly yours 等。結(jié)尾敬語必須和信文緊連一起，不能分開，更不能把它單獨(dú)放到另一頁。如遇此種情況，則信件必須重新安排、打印。

簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印，而主管人簽名則必須是手寫，兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語以下三行，大約留出五行或更多的空間。

注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語是：For the attention of 或簡(jiǎn)單的Attention，下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時(shí)，則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外，可放在信文以上中間。

事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行，下加橫線，除齊頭式外，一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡(jiǎn)單的幾個(gè)詞來表示信文的主題，讓收信人先對(duì)所談內(nèi)容有所了解。

經(jīng)辦人代號(hào)在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫，可用小寫，也可用大寫。

附件在經(jīng)辦人代號(hào)以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有: Enclosure，Enclosures，Encl.，Enc.等。

抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc，后加收件人或公司的名字，只打印在復(fù)印件上，并且只有寫信人和收信人知道。

附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容，可用此方式，但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙?huì)給人一種錯(cuò)覺，即在寫信前，你未能很好地安排你的信件。這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。

在上述十三部分內(nèi)容中，前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容，而后幾部分則是可有可無的。

總之，當(dāng)你書寫商務(wù)英語書信的時(shí)候，必須謹(jǐn)記：選定一種格式，堅(jiān)持使用，不能變來變?nèi)ィ唤Y(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng)，所必需的七部分內(nèi)容一個(gè)都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件，會(huì)留給人一種良好的印象，促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來，直至交易的達(dá)成。