第一篇：辦公郵件行文及處理規(guī)范

辦公郵件行文及處理規(guī)范

為規(guī)范公司內(nèi)部辦公郵件往來﹑提高辦公效率，特制訂此規(guī)范：

1.郵件文本及格式規(guī)范

1.1.郵件內(nèi)容

一封完整的電子郵件內(nèi)容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結(jié)束語、本人簽名。

1.2.郵件字體

②

全文統(tǒng)一

② 字體大小在10-12號，不宜過大或過小，選用宋體或微軟雅黑字體。④ 字體顏色為黑色，個別重點(diǎn)處可加黑或顯著的顏色。

1.3.郵件附件

如郵件中含有附件，應(yīng)在郵件內(nèi)容中說明。

1.4.個人簽名

根據(jù)公司規(guī)定，簽名格式如下：

2.發(fā)送、抄送、群發(fā)規(guī)定

2.1.部門內(nèi)工作郵件，以“收件人”發(fā)送至相關(guān)人員，如有必要，“抄送”部門長；

2.2.跨部門工作郵件，以“收件人”發(fā)送至對方部門接口人，“抄送”本部門對應(yīng)人員或部門長，如有必要，“抄送”對方部門長；

2.3.越級發(fā)送郵件，因工作需要向本部門隔級主管或主管副總裁、總裁發(fā)送工作郵件時，應(yīng)首先征得本部門經(jīng)理的同意，并在發(fā)送郵件時“抄送”本部門經(jīng)理；

2.4.“收件人”應(yīng)為郵件涉及內(nèi)容的直接責(zé)任人（嚴(yán)禁“收件人”含糊不清或數(shù)量眾多，文件編號:S3-006

秘密 發(fā)文部門:體系中心1 / 2

不知由誰負(fù)責(zé)），“抄送”應(yīng)為需知曉郵件內(nèi)容的涉及部門的部門經(jīng)理或具體辦事人員（嚴(yán)禁“抄送”無關(guān)人員或非直接相關(guān)人員）；其他人員如需知曉郵件內(nèi)容由收件人或被抄送人轉(zhuǎn)發(fā)；

2.5.向全公司群發(fā)郵件需經(jīng)過主管副總裁及總裁審批后，由系統(tǒng)部開通臨時權(quán)限。（部門內(nèi)、跨部門群發(fā)規(guī)定請見本節(jié)1、2條）；

3.郵件審批規(guī)定及流程

各級主管對需要給出審批意見的郵件應(yīng)遵循如下方式進(jìn)行批示：

3.1.請示匯報類郵件的批示，應(yīng)以“同意”、“原則同意+補(bǔ)充意見”、“不同意+修改意見”、“堅決不同意+反對意見+處理建議”其中之一明確回復(fù)；

3.2.建議類郵件的批示，應(yīng)以“參閱”、“閱處”、“即辦”之一進(jìn)行回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)。

各項(xiàng)批示意見含義如下：參閱：不需辦理，了解皆可，不必對“發(fā)件人”進(jìn)行結(jié)果反饋。閱處：郵件涉及事項(xiàng)不需“發(fā)件人”直接決定或表示意見，交由“收件人”了解情況、決定處理方案并安排辦理的事項(xiàng)。“發(fā)件人”未明確要求反饋結(jié)果的，可不反饋。即辦：馬上處理。郵件中已有明確處理方案的按審批意見立刻辦理，無明確處理方案的，“收件人”應(yīng)在與“發(fā)件人”溝通后立即處理，并在完成后對“發(fā)件人”進(jìn)行結(jié)果反饋； 3.3.郵件內(nèi)容要求

文字：簡練、準(zhǔn)確；

內(nèi)容：結(jié)構(gòu)清晰、重點(diǎn)突出、方便閱讀，避免冗長郵件；

重要、正式郵件還應(yīng)注意頁面整潔，字體大小統(tǒng)一，以方便收件人閱讀、處理。3.4.郵件審批流程

文件編號:S3-006

秘密 發(fā)文部門:體系中心2 / 2

第二篇：關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和提高公文質(zhì)量，確定文件編號辦法，為各種文件的收發(fā)、存檔工作奠定基礎(chǔ)；確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，樹立公司管理形象。做到政令暢通，令行禁止，正確指導(dǎo)公司的各項(xiàng)工作，適應(yīng)公司的快速發(fā)展特制定本辦法。

通過此辦法的實(shí)施，達(dá)到各種文件可追溯，各級文件有保管，全部文件受控的目的。

一、紙型、紙質(zhì)

復(fù)印紙A4型。

二、封面

文件材料10頁以內(nèi)的一般不加封面，確需加封面的材料可以加上，如規(guī)劃、綱領(lǐng)性文件、規(guī)章制度、材料匯編等。封面可使用必要公司的統(tǒng)一VI形象(文字和徽標(biāo))，但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應(yīng)加封底。

三、書寫要求

（一）標(biāo)題使用2號宋體加黑，頂行。

（二）副標(biāo)題居中排列，使用3號宋、仿宋或楷體，但不與正文字體重復(fù)，破折號占2格。標(biāo)題單獨(dú)成行時，均無需標(biāo)點(diǎn)。

（三）正文使用4號仿宋。每段文字前空兩格，第2行起均頂格。不提倡正文內(nèi)標(biāo)題使用加粗或藝術(shù)字體，如行書、隸書、魏書、細(xì)圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等，以保持文面嚴(yán)肅、整潔。

（四）章節(jié)的排序?yàn)榈谝粚印耙弧保诙印?/p>

（一）”，第三層“

1、”，第四層“（1）”，第五層“1）”。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可隨文就位，與正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。

（六）數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

四、落款、蓋印

在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯?dāng)?shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、分類與編號

（一）文件分類

公司常用文件格式為為：會議紀(jì)要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀(jì)要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領(lǐng)導(dǎo)（公司領(lǐng)導(dǎo)）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進(jìn)行定位。

（二）簡化編號名稱

由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標(biāo)識圖形，靠右為公務(wù)編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。

（三）細(xì)化編號內(nèi)容

僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政部統(tǒng)一編制； 初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）。

編制方法：YXJT-HR-2016-001(公司人力資源部2016年第1份文件)，其中公司名稱：燕新公司=YXJT；部門名稱：HR（人力資源部）；時間：2016年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如進(jìn)入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2016-001。便于管理保存。

（四）各部門名稱為

財務(wù)部：CW，審計部：SJ，開發(fā)建設(shè)部：KF，環(huán)保事業(yè)部：HB，人力資源部：RL，行政部：XZ 所有文本依順序排號，發(fā)文后行政部存檔。

六、行文管理主要內(nèi)容

外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。

（一）內(nèi)部發(fā)文管理

公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計表格等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度是公司在管理中的各項(xiàng)規(guī)定、辦法、措施等；公務(wù)文書包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報、決議、函、會議紀(jì)要等；

公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對外宣傳、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。

（二）發(fā)文處理程序

一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向部門分管領(lǐng)導(dǎo)（副總裁、總監(jiān)級）提出口頭申請。

各類文件擬稿承辦部門：

1、公司對外文件由行政部負(fù)責(zé)擬稿；

2、各部門（含分公司）間的往來文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿；

3、職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿；

4、公司各項(xiàng)規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。

各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清楚、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際情況。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準(zhǔn)確等。

文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填《文件生效審批表》辦理審核手續(xù)。審核簽發(fā)流程：

1、首先送行政部部初審，行政部部審查修改文稿；

2、送發(fā)文部門上級分管領(lǐng)導(dǎo)核稿，以公司名義對外文件由總裁辦主任核稿；

3、公司各部門（含分公司）間的往來文件由總監(jiān)、副總裁（分公司由分管總經(jīng)理）核稿；

4、公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；

5、公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長會審。其次進(jìn)行會簽、發(fā)送；

6、文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。1）.公司公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長簽發(fā)；

2）.建材事業(yè)部公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)分管總經(jīng)理簽發(fā)； 3）.管理中心公務(wù)性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)建材事業(yè)部總經(jīng)理簽發(fā)；

7、公司行政公文、規(guī)章制度，在總裁辦主任簽署意見后，由董事長簽發(fā)；

8、公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由董事長簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、校對、登記后發(fā)布。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)后發(fā)布。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號由行政部按公文編號要求，依年份、流水號碼一文一號編列。

七、存檔管理

行政部負(fù)責(zé)將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報等存入內(nèi)部行文相關(guān)檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政部文檔需經(jīng)行政部經(jīng)理同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。

存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。

八、傳閱管理

公司內(nèi)部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關(guān)范圍內(nèi)人員知悉的，由行政部制作《傳閱單》，傳閱人閱讀后簽名確認(rèn)。

九、會議記錄管理

（一）會議記錄：是會議發(fā)言的原始記錄，屬事務(wù)文書，基本上要做到有言必錄，所以做會議記錄時，可采取筆錄、錄音、錄像等科技手段，一般作為政策和成文依據(jù)，不予發(fā)布。

（二）會議紀(jì)要：是在會議記錄的基礎(chǔ)上，摘記要點(diǎn)，是法定行政公文，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。

（三）會議組織部門安排專人進(jìn)行會議記錄，會后整理會議紀(jì)要，并于會后一個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門（復(fù)印件），原件（附簽到表）交行政部存檔。

（四）會議紀(jì)要需參會主要人員簽字確認(rèn)。公司例會紀(jì)要由總裁簽字，直接下發(fā)；部門例會紀(jì)要由部門負(fù)責(zé)人簽字；專題會議紀(jì)要需參會主要人員（或部門）簽字。

（五）會議紀(jì)要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。本辦法自下發(fā)之日起實(shí)施，請各部門參照執(zhí)行。

一達(dá)偉業(yè)-辦公室 2016年8月8日

第三篇：郵件規(guī)范

電子郵件的禮儀

——讓我們高效地溝通

現(xiàn)狀問題：

1． 主題不明確或缺失或冗長；

2． 未針對事件相關(guān)人群發(fā)送，不知何時抄送直屬領(lǐng)導(dǎo)； 3． 內(nèi)容不夠規(guī)范，如：稱呼、開頭語、結(jié)束語； 4． 正文敘述長篇大論，重點(diǎn)/主旨不明確； 5． 對外發(fā)送的附件圖片雜亂、不規(guī)整。

工作往來中的電子郵件代表著公司及自身形象，顯示著公司及自身的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對公司、同事對自己的評估。所以，我們必須重視日常工作中的商務(wù)電子郵件的寫作。結(jié)合我們員工在使用電子郵件時存在的上述幾點(diǎn)問題，本文將簡要敘述電郵格式及應(yīng)遵循的有關(guān)原則。

一．標(biāo)題

◆不要缺失標(biāo)題，這是最失禮的。

◆一封電郵盡可能只針對一個主題，不在一封電郵內(nèi)談及多件事情。◆要反映郵件內(nèi)容和重要性，不要使用含糊不清的標(biāo)題，如 “某某收”。◆回復(fù)郵件時，可根據(jù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要“RE RE”或者“答復(fù) 答復(fù)”一大串。◆正確地標(biāo)題寫法，例如“關(guān)于xx會議的通知”、“xx項(xiàng)目預(yù)警”等。標(biāo)題是收件人了解郵件的第一信息，要使用簡明扼要、意思明確的標(biāo)題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。

二．稱呼、開頭語、結(jié)尾語

◆開頭要稱呼收件人，在多個收件人的情況下可稱呼“大家”、或“ALL”等。如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x副總”；如果不清楚職務(wù)，則按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但須先搞清性別。◆開頭結(jié)尾最好要有問候語，最簡單的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您順利”、“順頌商祺”等。再尊敬一點(diǎn)的開頭結(jié)尾語，可向?qū)Ψ降乐x或問候，如“感謝您出差期間的關(guān)照”、“好久不見，身體可好”等。俗話說禮多人不怪，禮貌一些總是好的，即便你的郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

三．正文

◆寫電子郵件切勿長篇大論，應(yīng)盡量簡單明了地表達(dá)。如果事情確實(shí)復(fù)雜，正文最好用1、2、3、4列幾個段落進(jìn)行清晰明確的說明，如有需要可單獨(dú)寫個文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。◆尊重對方，經(jīng)常使用“請”、“謝謝”之類的語句，輕易不要使用表示強(qiáng)烈的標(biāo)點(diǎn)或字眼。◆盡量避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送前自行檢查，確認(rèn)行文是否通順，拼寫是否無誤，并保證一次郵件交待完整信息。◆合理提示重要信息，可用粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對重要信息進(jìn)行提示，但不要過多。◆對于與技術(shù)相關(guān)信息的郵件，可利用圖片、表格等形式來輔助闡述。總的來說，郵件正文應(yīng)遵循五大原則：準(zhǔn)確、簡潔、完整、清楚、禮貌。電子郵件是用于商務(wù)辦公的，切勿使用電子郵件對他人或?qū)λ艘庖娺M(jìn)行評論。

四．附件

◆附件文件應(yīng)按文件內(nèi)容準(zhǔn)確命名。

◆正文中應(yīng)提示收件人查看附件，并對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。◆附件為產(chǎn)品、零件圖像時，應(yīng)注意拍攝物整潔、周邊無雜物，對外發(fā)放的圖片信息直接代表公司形象。◆附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。◆如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。五．結(jié)尾簽名

◆末尾加上簽名檔是必要的。這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息，簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多。例如： 六．回復(fù)技巧

◆及時回復(fù)Email。如果事情復(fù)雜，你無法及時確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時的回復(fù)說”已收悉。我們正在處理，有結(jié)果立刻回復(fù)”等等。◆進(jìn)行針對性回復(fù)。答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案，使問題和解答一目了然。◆不要就同一問題多次反復(fù)討論。如果雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這就說明電郵溝通不暢。此時應(yīng)采用電話等方式及時交流后再做判斷。七．其他 ◆郵件轉(zhuǎn)發(fā)

轉(zhuǎn)發(fā)郵件之前，先確認(rèn)該郵件內(nèi)容是否有必要告知所有收件人。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，突出重要信息。不要將RE了N回的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。◆ 抄送（CC）

帶有重要信息需知會的，匯報事件結(jié)果的，需要部門主管決策的郵件，都應(yīng)發(fā)送或抄送給主管領(lǐng)導(dǎo)。非特殊情況，應(yīng)盡量避免越級匯報。

綜上，準(zhǔn)確規(guī)范的郵件，不僅能反應(yīng)發(fā)件人的業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)發(fā)件人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，對內(nèi)有助于建立良好的工作關(guān)系，對外對對最終達(dá)成貿(mào)易起到重要性作用。因此，有必要熟悉電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

第四篇：公司行文規(guī)范

河北喜德來家具實(shí)業(yè)有限公司

公 文 處 理 規(guī) 范

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)

1．公司辦公室為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

2．公司辦公室主任負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署； 3．相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；

4．相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審核； 5．總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的簽批。三、公文分類

1．決定——適用于對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

2．決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)；

3．通告（或公告）——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)；

4．通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；

5．通報——適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況；

（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即70號宋體紅色“河北喜德來家具實(shí)業(yè)有限公司”（**）；

（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；

（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；

（6）紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2．發(fā)文字號

（1）使用“大紅頭”時發(fā)文字號用4號仿宋體“喜字[****]*號”，紅線上居中排布；

（2）使用“小紅頭”時，發(fā)文字號用4號仿宋體“喜**字[****]*號”，紅線下第一行右上角頂格排布。3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

（2）文件如需標(biāo)識秘密等級，用4號黑體，頂格標(biāo)識在第一行右上角，如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔開。4．公文標(biāo)題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

5．主送機(jī)關(guān)

公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標(biāo)句號。抄報機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。

12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用四號仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

六、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時應(yīng)做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

①對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

②對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。

3．公文處理原則

（1）堅持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。.（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過公司辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（4）公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第五篇：會議紀(jì)要行文規(guī)范

會議紀(jì)要行文規(guī)范

相對于屬事務(wù)文書，一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔的會議記錄，會議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文，通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成。

(1)標(biāo)題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀(jì)要》。

(2)文件日期

成文日期通常寫在標(biāo)題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標(biāo)明日期。

(3)正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

①在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點(diǎn)、人員、議程及主要收獲等。

②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發(fā)言記錄式寫法。按照會上發(fā)言順序，摘錄每個人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫法主要用于座談會紀(jì)要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個問題來寫。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會議。寫作時，可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要，分條列項(xiàng)寫或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點(diǎn)。③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。

特點(diǎn)

1.內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性。會議紀(jì)要如實(shí)地反映會議內(nèi)容，它不能離開會議實(shí)際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊。否則，就會失去其內(nèi)容的客觀真實(shí)性，違反紀(jì)實(shí)的要求。

2．表達(dá)的要點(diǎn)性。會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的。撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn)。