第一篇：關于規范辦公行文格式的通知

關于規范辦公行文格式的通知

各位領導、同事：

隨著公司對辦公行文格式的不斷規范，按照企業管理部要求，以后辦公文件字體改用“方正仿宋簡體”、“方正小標宋簡體”字體，安裝文件已經上傳至群共享，請各部門自行下載。

另，新的請示模板已上傳至群共享，按照總部要求，報送請示時必須注意以下事項：

1.標題為二號方正小標宋簡體。

2.正文為三號方正仿宋簡體。

3.落款日期為阿拉伯數字。

4.行間距為固定值：28.8磅。

5.在落款日期下必須上報請示文件的具體負責人及聯絡方式。

6.上報請示時一定要將上報需要解決的事情闡釋清楚，特別在上報合同時，要附請示文件、合同WORD版，并將簽訂合同的相關背景交代清楚。

7.必須有各級領導簽署明確意見、姓名。如：“同意，報至**審批?！?/p>

8.上報請示必須有公章審批單、請示上報審批單、請示正文及附件等，審批單前期已在群里上傳。

9.請示模板中的關于標題、正文字體及行間距的要求適用于各類辦公行文。

請嚴格按照總部要求上報請示，如不符合要求，企業管理部將退回相關部門整改、并重新上報。為加快報批效率，請各部門做好傳達。

第二篇：關于行文規范通知

行文規范

一、行文格式要求

（一）標題的要求

1.正文必須要有標題。標題使用二號小標宋體或宋體字加粗、居中，不得將標題字打印大小不一或中間加入其它藝術體。

2.標題字數較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或菱形，避免出現上下長度不一樣的方形或上下長、中間短的沙漏型。

3.標題由單位名稱、主要內容和文種三部分組成。標題中除規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字體使用四號楷體。標題下附屬單位名稱和時間，用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱和時間間隔兩個空格，時間使用數字形式，如：（校務辦 2014年X月X日）。

（二）正文的要求 1.正文要與標題隔一行。

2.正文使用三號仿宋體字。每自然段開頭空2字符，回行頂格，數字、年份不能回行。文中一級標題使用黑體，二級標題使用楷體，三級標題使用仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后不使用標點符號。

3.上報表格，表格中的欄目項為黑體，表中內容為仿宋，字號可依據具體情況結合比例適當調整；多頁表格均要有表頭，表下面均要標注制表單位、制表人、制表時間等內容。

4.全文層次序號的使用。

（1）第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十……等。

（2）第二層為“

（二）”，以下可排

（三）、（四）……，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，括號后面不得添加任何標點。

（3）第三層為“1.”，1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2.、3.、4.、5.、6.、7.……

（4）第四層為“（1）”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，括號后面不得添加任何標點。（1）以后可排（2）、（3）、（4）、（5）……。

（5）第五層為“①”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標點，①以后可排②、③、④、⑤、⑥……。此序號還可以不單獨作為標題序號在句子里使用。

5.行文格式的要求

（1）每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。

（2）請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（3）公文如有附件，附件應與正文最后一行隔一行，左空2字符，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱（如：“附件：××××”）；附件超過1個以上的，要標明序號。

如：附件：1.××××

2.×××× 3.××××

附件名稱后不加標點符號。

附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。

（三）頁面設置要求

文件統一用A4紙印發或上報；上、下頁邊距3.6厘米，左、右頁邊距均為2.7厘米（非上報材料可調整大?。?，行距設置為25-28磅（視情況，以美觀為準）；多頁材料要標注頁碼（位置為頁腳居中）；一律左側裝訂，上下距頁邊距三分之一處各裝一處書釘。

（四）正文中一些主要標點符號的使用

1.破折號。行文中作為說明解釋的語句用破折號標明?？偨Y、計劃標題中如果使用副標題或文章中使用破

折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，不是數個短橫，例“——”。

2.連接號。相關的時間、地點或數目之間用連接號，表示起止。計劃、總結中使用到的主要有以下幾種情況：

（1）表示時間起止的。工作計劃、總結中，表示的連接號“—”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。

（2）表示數目的。用阿拉伯數字表示數值的范圍，例如：總結、計劃中出現的“1～3號”，0和3之間應用浪紋線。

（3）表示地點的。例如：北京——廣州，是兩個漢字的長度。

3.省略號。省略號的形式為“……”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。

4.標點符號的位置。

（1）句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現在一行之首。

（2）引號、括號、書名號的前一半不出現一行之末，后一半不出現在一行之首。

（3）破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。

（四）文章中數字的使用

1.使用阿拉伯數字。凡是可以使用阿拉伯數字而且有很得體的地方，所表示的數目又比較精確時，均應使用阿拉伯數字。如金額數量、年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數字。如：2009年2月12日、500克、20支等；金額 236543元，要寫成236,543.00元,不能寫成236.543.00元。

2.使用漢字。根據國家有關標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：星期六、二萬五千里長征、“ 十二五”規劃、零歲教育等。

（五）單位名稱（符號）的寫法

行文中的單位名稱（符號）表述必須統一。用漢字表述的必須統一使用漢字，用符號表述的必須統一使用國家法定的單位符號。如：噸/月，不能寫成T/月。

（六）關于時間的寫法 1.要求使用漢字的。

（1）中國干支紀年和夏歷月日使用漢字。如：正月初五、八月十五中秋節。

（2）清代和清代以前的歷史紀年使用漢字（采用阿拉伯數字括注公歷）。

2.要求使用阿拉伯數字的。公歷世紀、年代、年、月、日的規范寫法。

（1）公元前8世紀、20世紀90年代、2008年9月17日。

（2）2009年、2014年不能簡寫成“09年”、“14年”，必須寫完整的2009年、2014年。

（3）2009年9月或2014年1月，不能寫成“2009.9”或“2014.1”。

（4）年、月、日擴展格式的寫法，月、日是個位單數時，須在個位前加0；年、月、日之間用半字線隔開，寫成2008-09-01。此擴展格式一般在引文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等中使用。

3.封面和成文結尾時間的漢字寫法。

（1）正式的計劃、總結、報告、通知、請示等類的公文結尾的成文時間一般使用漢字。

（2）時間使用漢字的規范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯數字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯數字混用，寫成二00九年。

（3）其他不規范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（4）成文時間及文中不拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

（七）落款及時間的寫法

1.正文結尾要有單位名稱（全稱或規范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當的位置，名稱的結尾與右邊距空四格。

2.時間在單位名稱的下一行，時間結尾與單位名稱結尾右側對齊。

3.落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。

4.正文標題下已經書寫單位名稱和時間的，結尾不再使用落款和時間。

二、公文的擬寫要求

每一份文件（文字材料）都要根據工作中的實際需要來擬寫，必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的。包括以下幾項內容：

（一）文件的中心內容。比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

（二）根據文件內容，確定采用的文種。比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報。

（三）明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體員工進行傳達。

（四）明確發文的具體要求。例如，是要求對方了

解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。

（五）上報文字材料要求

1.各部、各處室要嚴格按照公文的正確格式來擬寫材料，報辦公室的材料一律報電子版。

2.各部、各處室需要下發或上報的文件，必須報辦公室審核通過。

3.各部、各處室上報的文字材料必須內容真實、數據準確，突出工作亮點和特色。

第三篇：辦公郵件行文及處理規范

辦公郵件行文及處理規范

為規范公司內部辦公郵件往來﹑提高辦公效率，特制訂此規范：

1.郵件文本及格式規范

1.1.郵件內容

一封完整的電子郵件內容包括：收件人郵件地址（抄送郵件地址）、郵件主題、收件人稱呼、郵件正文、郵件結束語、本人簽名。

1.2.郵件字體

②

全文統一

② 字體大小在10-12號，不宜過大或過小，選用宋體或微軟雅黑字體。④ 字體顏色為黑色，個別重點處可加黑或顯著的顏色。

1.3.郵件附件

如郵件中含有附件，應在郵件內容中說明。

1.4.個人簽名

根據公司規定，簽名格式如下：

2.發送、抄送、群發規定

2.1.部門內工作郵件，以“收件人”發送至相關人員，如有必要，“抄送”部門長；

2.2.跨部門工作郵件，以“收件人”發送至對方部門接口人，“抄送”本部門對應人員或部門長，如有必要，“抄送”對方部門長；

2.3.越級發送郵件，因工作需要向本部門隔級主管或主管副總裁、總裁發送工作郵件時，應首先征得本部門經理的同意，并在發送郵件時“抄送”本部門經理；

2.4.“收件人”應為郵件涉及內容的直接責任人（嚴禁“收件人”含糊不清或數量眾多，文件編號:S3-006

秘密 發文部門:體系中心1 / 2

不知由誰負責），“抄送”應為需知曉郵件內容的涉及部門的部門經理或具體辦事人員（嚴禁“抄送”無關人員或非直接相關人員）；其他人員如需知曉郵件內容由收件人或被抄送人轉發；

2.5.向全公司群發郵件需經過主管副總裁及總裁審批后，由系統部開通臨時權限。（部門內、跨部門群發規定請見本節1、2條）；

3.郵件審批規定及流程

各級主管對需要給出審批意見的郵件應遵循如下方式進行批示：

3.1.請示匯報類郵件的批示，應以“同意”、“原則同意+補充意見”、“不同意+修改意見”、“堅決不同意+反對意見+處理建議”其中之一明確回復；

3.2.建議類郵件的批示，應以“參閱”、“閱處”、“即辦”之一進行回復、轉發。

各項批示意見含義如下：參閱：不需辦理，了解皆可，不必對“發件人”進行結果反饋。閱處：郵件涉及事項不需“發件人”直接決定或表示意見，交由“收件人”了解情況、決定處理方案并安排辦理的事項。“發件人”未明確要求反饋結果的，可不反饋。即辦：馬上處理。郵件中已有明確處理方案的按審批意見立刻辦理，無明確處理方案的，“收件人”應在與“發件人”溝通后立即處理，并在完成后對“發件人”進行結果反饋； 3.3.郵件內容要求

文字：簡練、準確；

內容：結構清晰、重點突出、方便閱讀，避免冗長郵件；

重要、正式郵件還應注意頁面整潔，字體大小統一，以方便收件人閱讀、處理。3.4.郵件審批流程

文件編號:S3-006

秘密 發文部門:體系中心2 / 2

第四篇：關于規范公司行文的通知

濟鋼集團有限公司辦公室 辦函〔2009〕14號

關于進一步規范集團公司行文的通知

集團公司所屬各單位：

為進一步提升集團公司行文的標準化、規范化、科學化水平，結合省國資委、山鋼集團公司的要求以及行文過程中發現的問題，現就進一步規范集團公司行文的有關事宜通知如下：

一、根據山鋼集團公司辦公室《關于轉發<關于省國資委與山鋼集團公司行文關系的通知>的通知》（山鋼辦字[2009]24號）文要求，以往報送省國資委的請示、報告等有關事項，今后均向山鋼集團公司行文，不再直接向省國資委行文。

二、各單位、部門以集團公司黨政名義行文，可直接選擇“公司發文”流程，無需再走“請示報告”流程。需要說明行文事由或其他相關問題時，可在“您的意見”欄中注明，以減少環節，提高行文效率。

三、各單位、部門在行文時，要準確選擇“發文類型”、“主送單位”，避免漏選或選擇不當。報送集團公司以外單位的，若單位名稱列表中沒有，可不選。抄報單位除在“發文處理單”表格中填寫充分，還應在正文末尾予以標注。

四、在“校對”環節，公文擬稿人員要仔細校對全文，同時，對公文內容中“修改”的部分，要認真領會集團公司領導和審稿人員的修改意圖，對于有異議的可直接與審稿人員聯系，對于一些經常性出現的文法錯誤、序號、標點符號、計量單位等錯誤，要注意借鑒糾正，切實做到文字精煉、用語準確、結構嚴謹。

五、要正確標注主題詞。主題詞中的第一個詞為行文部門名稱，最后一個詞為文種，中間的詞與行文事由密切相關，可從《主題詞表》中選擇1-3個相關詞。主題詞一般由3-5個詞組成。主題詞填寫在“發文處理單”的表格中，正文中不出現。

六、以word文檔形成的附件，一般與正文在同一個文檔中，不要與正文分作兩個或兩個以上的文檔。非word文檔或轉發上級部門的文件、過去已經成文的文件可作為單獨的附件引入。

七、各單位、部門行文應嚴格執行《濟鋼集團有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）》和《集團公司辦公室關于黨政公文標引主題詞的規定（修訂）》的有關要求。

公文是一級組織發布策令的重要工具，代表組織的形象。請各單位主要領導、公文管理員重視規范行文問題。各單位公文管理員要將此通知及時轉發給經常行文的工作人員認真學習，切實落實好本通知的有關要求，將集團公司行文管理提高到新水平。

附件：1.山東鋼鐵集團有限公司辦公室轉發《關于省國資委與山鋼集團公司行文關系的通知》的通知

2.山東鋼鐵集團有限公司 中共山東鋼鐵集團有限公司委員會公文處理辦法（試行）

3.濟鋼集團有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）4.集團公司辦公室關于黨政公文標引主題詞的規定（修訂）

二〇〇九年六月一日

第五篇：公司行文規范

河北喜德來家具實業有限公司

公 文 處 理 規 范

一、目的和適用范圍

為規范公司對內對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質量和效率，特制定本規范。本規范適用于公司對內對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責

1．公司辦公室為公司內外公文的歸口管理部門，負責內部行文的統一編號及內外公文的統一整理和歸檔；

2．公司辦公室主任負責外部來文擬辦意見的簽署； 3．相關部門負責公文的起草；

4．相關部門主管領導負責公司內部對內對外行文的審核； 5．總經理負責公司內部對內對外行文的簽批。三、公文分類

1．決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

2．決議——適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項；

3．通告（或公告）——適用于公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；

4．通知——適用于公布規章制度、轉發外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執行的事項；

5．通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；

（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即70號宋體紅色“河北喜德來家具實業有限公司”（**）；

（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；

（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發文，任何部門不得使用紅頭文件進行發文；

（6）紅頭文件對內行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2．發文字號

（1）使用“大紅頭”時發文字號用4號仿宋體“喜字[****]*號”，紅線上居中排布；

（2）使用“小紅頭”時，發文字號用4號仿宋體“喜**字[****]*號”，紅線下第一行右上角頂格排布。3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。

（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔開。4．公文標題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統一規定。

（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

5．主送機關

公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關是將公文發往的相關上級單位；抄送機關是將公文發往的相關平級或不相隸屬單位；抄發機關是將公文發往的相關下級單位。

12．印發機關和印發日期

用四號仿宋體。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。

13．公文用紙和結構層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側裝訂。

（2）公文標題結構層次序數為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

六、公文辦理 1．內部發文辦理

（1）發文辦理指以本公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、復核、簽發、打印、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內部公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行復核。復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規范的規定等。

（3）公文正式下發，需進行登記并填寫《發文登記表》。（4）各部門收到文件時應做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

①對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。

②對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱。

3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。（2）必須嚴格貫徹執行執行公司保密制度，確保公司商業秘密的安全。.（3）必須區別公司內部文件和對外收發的文件，所有外送文件必須經過公司辦公室送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關責任人的責任。

（4）公文必須使用規范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復印件。（4）公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產生效力。