第一篇：關于規范公司行文的通知范文

關于規范公司行文的通知

全體員工：

為進一步規范公司對內、對外發布的各類文書，使各類文書格式統一、內容規范，根據“國家行政機關公文格式（GB/T9704-1999）”相關規定，對公司各類文件，具體要求通知如下：

一、文件種類

公司對內、對外發布的紅頭文件、各類請示、函、會議紀要、公告、通知、工作計劃、工作總結、匯報方案等。

二、文件責任分工

公司對內、對外發布的紅頭文件、各類請示、函、會議紀要、公告、通知等原則上交由綜合部審查后方可制版印刷；工作計劃、工作總結、匯報方案等文件原則上由各部門負責人把關。

三、文件格式

（一）版面規格

以A4紙為例，正文用3號仿宋字（GB2312），一般每面排22行，每行排28個字，正反面打印。

（二）頁面設置

—１— 行文時，要首先進行頁面設置，頁邊距上下均為3.2cm，左為2.8cm，右為2.6cm。

（三）標題

標題使用小標宋2號字體。位置為自上仿宋字（GB2312）3號字體空2行起。可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

文中如有一級小標題可用 3 號小標宋體字或黑體字；二級標題可用3 號楷體字。

一級標題排序為“

一、”、“

二、”……；二級標題排序為“

（一）”、“

（二）”……；三級標題排序為“1.”、“2.”……；四級標題排序為“（1）”、“（2）”……。

（四）主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

（五）正文

主送機關名稱下一行，用3號仿宋字體（GB2312），每自然段左空2字（可在格式下拉菜單中設置成首行縮進2字符），回行頂格。數字、年份不能回行。

（六）附件

文件如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公 —２— 文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

（七）成文時間及生效標識

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”；成文時間正文下空2行，右空4字；加蓋印章應上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時（如公章等），采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

當印章下弧有文字時（如財務專用章等），采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間。

（八）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

附件：1.方正小標宋

2.仿宋GB2312 3.楷體GB2312

二〇一一年七月二日

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第二篇：關于規范公司行文的通知

濟鋼集團有限公司辦公室 辦函〔2009〕14號

關于進一步規范集團公司行文的通知

集團公司所屬各單位：

為進一步提升集團公司行文的標準化、規范化、科學化水平，結合省國資委、山鋼集團公司的要求以及行文過程中發現的問題，現就進一步規范集團公司行文的有關事宜通知如下：

一、根據山鋼集團公司辦公室《關于轉發<關于省國資委與山鋼集團公司行文關系的通知>的通知》（山鋼辦字[2009]24號）文要求，以往報送省國資委的請示、報告等有關事項，今后均向山鋼集團公司行文，不再直接向省國資委行文。

二、各單位、部門以集團公司黨政名義行文，可直接選擇“公司發文”流程，無需再走“請示報告”流程。需要說明行文事由或其他相關問題時，可在“您的意見”欄中注明，以減少環節，提高行文效率。

三、各單位、部門在行文時，要準確選擇“發文類型”、“主送單位”，避免漏選或選擇不當。報送集團公司以外單位的，若單位名稱列表中沒有，可不選。抄報單位除在“發文處理單”表格中填寫充分，還應在正文末尾予以標注。

四、在“校對”環節，公文擬稿人員要仔細校對全文，同時，對公文內容中“修改”的部分，要認真領會集團公司領導和審稿人員的修改意圖，對于有異議的可直接與審稿人員聯系，對于一些經常性出現的文法錯誤、序號、標點符號、計量單位等錯誤，要注意借鑒糾正，切實做到文字精煉、用語準確、結構嚴謹。

五、要正確標注主題詞。主題詞中的第一個詞為行文部門名稱，最后一個詞為文種，中間的詞與行文事由密切相關，可從《主題詞表》中選擇1-3個相關詞。主題詞一般由3-5個詞組成。主題詞填寫在“發文處理單”的表格中，正文中不出現。

六、以word文檔形成的附件，一般與正文在同一個文檔中，不要與正文分作兩個或兩個以上的文檔。非word文檔或轉發上級部門的文件、過去已經成文的文件可作為單獨的附件引入。

七、各單位、部門行文應嚴格執行《濟鋼集團有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）》和《集團公司辦公室關于黨政公文標引主題詞的規定（修訂）》的有關要求。

公文是一級組織發布策令的重要工具，代表組織的形象。請各單位主要領導、公文管理員重視規范行文問題。各單位公文管理員要將此通知及時轉發給經常行文的工作人員認真學習，切實落實好本通知的有關要求，將集團公司行文管理提高到新水平。

附件：1.山東鋼鐵集團有限公司辦公室轉發《關于省國資委與山鋼集團公司行文關系的通知》的通知

2.山東鋼鐵集團有限公司 中共山東鋼鐵集團有限公司委員會公文處理辦法（試行）

3.濟鋼集團有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）4.集團公司辦公室關于黨政公文標引主題詞的規定（修訂）

二〇〇九年六月一日

第三篇：關于行文規范通知

行文規范

一、行文格式要求

（一）標題的要求

1.正文必須要有標題。標題使用二號小標宋體或宋體字加粗、居中，不得將標題字打印大小不一或中間加入其它藝術體。

2.標題字數較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或菱形，避免出現上下長度不一樣的方形或上下長、中間短的沙漏型。

3.標題由單位名稱、主要內容和文種三部分組成。標題中除規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字體使用四號楷體。標題下附屬單位名稱和時間，用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱和時間間隔兩個空格，時間使用數字形式，如：（校務辦 2014年X月X日）。

（二）正文的要求 1.正文要與標題隔一行。

2.正文使用三號仿宋體字。每自然段開頭空2字符，回行頂格，數字、年份不能回行。文中一級標題使用黑體，二級標題使用楷體，三級標題使用仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后不使用標點符號。

3.上報表格，表格中的欄目項為黑體，表中內容為仿宋，字號可依據具體情況結合比例適當調整；多頁表格均要有表頭，表下面均要標注制表單位、制表人、制表時間等內容。

4.全文層次序號的使用。

（1）第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十……等。

（2）第二層為“

（二）”，以下可排

（三）、（四）……，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，括號后面不得添加任何標點。

（3）第三層為“1.”，1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2.、3.、4.、5.、6.、7.……

（4）第四層為“（1）”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，括號后面不得添加任何標點。（1）以后可排（2）、（3）、（4）、（5）……。

（5）第五層為“①”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標點，①以后可排②、③、④、⑤、⑥……。此序號還可以不單獨作為標題序號在句子里使用。

5.行文格式的要求

（1）每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。

（2）請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（3）公文如有附件，附件應與正文最后一行隔一行，左空2字符，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱（如：“附件：××××”）；附件超過1個以上的，要標明序號。

如：附件：1.××××

2.×××× 3.××××

附件名稱后不加標點符號。

附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。

（三）頁面設置要求

文件統一用A4紙印發或上報；上、下頁邊距3.6厘米，左、右頁邊距均為2.7厘米（非上報材料可調整大小），行距設置為25-28磅（視情況，以美觀為準）；多頁材料要標注頁碼（位置為頁腳居中）；一律左側裝訂，上下距頁邊距三分之一處各裝一處書釘。

（四）正文中一些主要標點符號的使用

1.破折號。行文中作為說明解釋的語句用破折號標明。總結、計劃標題中如果使用副標題或文章中使用破

折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，不是數個短橫，例“——”。

2.連接號。相關的時間、地點或數目之間用連接號，表示起止。計劃、總結中使用到的主要有以下幾種情況：

（1）表示時間起止的。工作計劃、總結中，表示的連接號“—”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。

（2）表示數目的。用阿拉伯數字表示數值的范圍，例如：總結、計劃中出現的“1～3號”，0和3之間應用浪紋線。

（3）表示地點的。例如：北京——廣州，是兩個漢字的長度。

3.省略號。省略號的形式為“……”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。

4.標點符號的位置。

（1）句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現在一行之首。

（2）引號、括號、書名號的前一半不出現一行之末，后一半不出現在一行之首。

（3）破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。

（四）文章中數字的使用

1.使用阿拉伯數字。凡是可以使用阿拉伯數字而且有很得體的地方，所表示的數目又比較精確時，均應使用阿拉伯數字。如金額數量、年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數字。如：2009年2月12日、500克、20支等；金額 236543元，要寫成236,543.00元,不能寫成236.543.00元。

2.使用漢字。根據國家有關標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：星期六、二萬五千里長征、“ 十二五”規劃、零歲教育等。

（五）單位名稱（符號）的寫法

行文中的單位名稱（符號）表述必須統一。用漢字表述的必須統一使用漢字，用符號表述的必須統一使用國家法定的單位符號。如：噸/月，不能寫成T/月。

（六）關于時間的寫法 1.要求使用漢字的。

（1）中國干支紀年和夏歷月日使用漢字。如：正月初五、八月十五中秋節。

（2）清代和清代以前的歷史紀年使用漢字（采用阿拉伯數字括注公歷）。

2.要求使用阿拉伯數字的。公歷世紀、年代、年、月、日的規范寫法。

（1）公元前8世紀、20世紀90年代、2008年9月17日。

（2）2009年、2014年不能簡寫成“09年”、“14年”，必須寫完整的2009年、2014年。

（3）2009年9月或2014年1月，不能寫成“2009.9”或“2014.1”。

（4）年、月、日擴展格式的寫法，月、日是個位單數時，須在個位前加0；年、月、日之間用半字線隔開，寫成2008-09-01。此擴展格式一般在引文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等中使用。

3.封面和成文結尾時間的漢字寫法。

（1）正式的計劃、總結、報告、通知、請示等類的公文結尾的成文時間一般使用漢字。

（2）時間使用漢字的規范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯數字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯數字混用，寫成二00九年。

（3）其他不規范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（4）成文時間及文中不拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

（七）落款及時間的寫法

1.正文結尾要有單位名稱（全稱或規范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當的位置，名稱的結尾與右邊距空四格。

2.時間在單位名稱的下一行，時間結尾與單位名稱結尾右側對齊。

3.落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。

4.正文標題下已經書寫單位名稱和時間的，結尾不再使用落款和時間。

二、公文的擬寫要求

每一份文件（文字材料）都要根據工作中的實際需要來擬寫，必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的。包括以下幾項內容：

（一）文件的中心內容。比如相關工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協助事項；再如請求事項，擬請上級機關答復或解決問題等。

（二）根據文件內容，確定采用的文種。比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報。

（三）明確文件發送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關單位推廣、介紹經驗；是給領導、有關部門人員閱讀，還是向全體員工進行傳達。

（四）明確發文的具體要求。例如，是要求對方了

解，還是要求對方答復，是供收文機關貫徹執行，還是參照執行、研究參考、征求意見等。

（五）上報文字材料要求

1.各部、各處室要嚴格按照公文的正確格式來擬寫材料，報辦公室的材料一律報電子版。

2.各部、各處室需要下發或上報的文件，必須報辦公室審核通過。

3.各部、各處室上報的文字材料必須內容真實、數據準確，突出工作亮點和特色。

第四篇：公司行文規范

公司行文規范和管理辦法

一、目的和適用范圍

為規范公司對內對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質量和效率，特制定本規范。本規范適用于公司對內對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責

（一）公司人事行政部為公司內外公文的歸口管理部門，負責內部行文的統一編號及內外公文的統一整理和歸檔；

（二）公司副總經理負責外部來文擬辦意見的簽署；

（三）相關部門負責公文的起草；

（四）相關部門主管負責公司內部對內對外行文的審核；

（五）總經理負責公司內部對內對外行文的簽批。

三、公文起草及收發管理

（一）文件起草

1．公司的文件由人事行政部起草，總經辦審核，總經理審批簽發；總公司各部門及分公司的文件由總公司各部門及分公司人事行政部負責起草，總經辦審核，總經理審批簽發。

2．公文正式下發，需到人事行政部進行登記并填寫《發文登記表》。3．總公司各部門及分公司收到文件時應做好《收文記錄》。

4．屬于保密的文件，核稿人應該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規定，由專人印制、報送。參見《保密制度》。

（二）收文管理

1．外來的公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司的文件、簡報、通報等。

2．外來公文由人事行政部根據來文性質統一簽收，各部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。

3．人事行政部指定專人負責外來公文的登記，并填寫《收文登記表》，對簡報、通報等一般來做登記，直接傳閱。

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4．需經領導批辦的公文，主批領導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領導批示立即復印文件轉承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。

5．傳閱文件由人事行政部專人負責收回，對領導指示的文件，人事行政部及時組織傳達和落實。

6．對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱；對于不需具體辦理的公文，由總經辦確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。

（三）發文管理

1．凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文范圍。

2．公司下發文件主要用于：（1）公司規章制度；

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；（3）公司體制機構變動或干部任免事項；

（4）全公司性的經營管理、會議紀要、員工福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關公司的重大事項；

3．公司上行文、外發文主要用于：對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

4．發文部門對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。

（四）公文歸檔和銷毀

1．公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關材料送到人事行政部進行歸檔，以備后查。

2．公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

3．公文被取消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產生效力。

4．不具備歸檔保存價值的公文，經過鑒別和分管領導批準，可以定期銷毀。２ / 9 銷毀帶有密級的公文，應向公司總經理申請并進行登記。

四、公文分類

決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

決議——適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項； 通告——適用于公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；

通知——適用于公布規章制度、轉發外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執行的事項；

通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；

報告——適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議； 請示——適用于下級請上級部門指示或批準；

批復——適用于答復申請、報告、請示的事項。批復可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復；

函——適用于對外溝通，對內用于各部門之間商洽工作或協作處理有關事項（工作函、聯系函）；

規定（或辦法）——適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度；

會議紀要——適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。五、公文級別和簽批

（一）根據公司實際情況，公司內部公文分為以下三級： 一級公文包括：決定、決議、規定；

二級公文包括：通告、通報、通知、批復、會議紀要； 三級公文包括：請示、函及其他。

（二）一級公文必須經總經理簽批，二、三級公文由副總經理簽批。

（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標注簽批字樣。六、公文格式

（一）公文適用范圍

1．公文分為紅頭文件和普通公文；

2．一、二級公文使用紅頭文件印發，三級公文用公司普通信紙印發；

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3．紅頭文件對外行文只能以公司名義發文，任何部門不得使用紅頭文件進行發文；

4．紅頭文件對內行文可以以公司總經辦名義行文。

（二）公文編號，由人事行政部統一編號 1．紅頭文件編號

（1）以公司名義對外發文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號；（2）公司總經辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號；（3）財務部發文，用財字〔xxxx年〕xxx號；（4）市場部發文，用市字〔xxxx年〕xxx號；（5）客服部發文，用客字〔xxxx年〕xxx號；（6）網絡部發文，用網字〔xxxx年〕xxx號；（7）技術部發文，用技字〔xxxx年〕xxx號；（8）人事行政部發文，用人字〔xxxx年〕xxx號； 2．普通文件編號

（1）公司總經辦文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx號；（2）財務部發文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx號；（3）市場部發文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx號；（4）客服部發文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx號；（5）網絡部發文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx號；（6）技術部發文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx號；（7）人事行政部發文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx號；

(三)發文字號

1．使用“紅頭”時發文字號用4號仿宋體“中君恒基字[****]*號”，紅線上居中排布；

2．使用普通模式發文時，發文字號用（）號仿宋體“中君恒基**字[****]*號”，3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。

（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9

開。

4．公文標題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統一規定。

（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

5．主送機關

標題下空一行，左側頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

6．正文

每段首空兩字，回行頂格。數字、年份不能回行，用四號仿宋體。

7．附件

在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時用阿拉伯數字標識序號。

8．成文日期

用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“〇”，與正文右對齊。

9．印章

要求上不壓正文，下壓成文日期。

10．主題詞

“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；

11．抄報、抄送、抄發機關

標識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標識，后標全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關是將公文發往的相關上級單位；抄送機關是將公文發往的相關平級或不相隸屬單位；抄發機關是將公文發往的相關下級單位。

12．印發機關和印發日期

用四號仿宋體。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。

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13．公文用紙和結構層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側裝訂。

（2）公文標題結構層次序數為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

七、公文辦理 1．內部發文辦理

（1）發文辦理指以本公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、復核、簽發、打印、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內部公文送總經理簽發前，應當由總經辦進行復核。復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規范的規定等。

（3）公文正式下發，需進行登記并填寫《發文登記表》。（4）各部門收到文件時應做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

（2）公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收

外來公文由人事行政部根據來文性質統一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。（4）外來文件登記

人事行政部指定專人負責外來公文的登記，并填寫《收文處理便箋》，對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱

①外來公文一律由總經辦進行認真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應根據公文的性質、內容等，提出擬辦意見，送副總經理審定。

６ / 9 ②需經領導批辦的公文，主批領導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領導批示立即復印文件轉承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。

（6）承辦和催辦

①承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回人事行政部并說明理由。

②送領導人批示或交有關部門辦理的公文，由人事行政部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。（7）傳閱

①對于不需具體辦理的公文，由總經辦確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。②對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱。3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。（2）必須嚴格貫徹執行執行公司保密制度，確保公司商業秘密的安全。（3）必須區別公司內部文件和對外收發的文件，所有外送文件必須經過總經辦送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關責任人的責任。

（4）公文必須使用規范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復印件。（4）公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產７ / 9

生效力。

（6）案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應歸檔的公文。

（7）不具備歸檔保存價值的公文，經過鑒別和分管領導批準，可以定期銷毀。銷毀帶有密級的公文，應向公司總經理申請并進行登記。

北京中君恒基資產管理有限公司文件

中君恒基字〔2014〕001號

關于××××××××的通知

總公司及分公司各部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××。

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附件：1.關于××××的通知。

二○一四年八月六日

主題詞：××□××□××□通知

□報送： □抄送：

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第五篇：公司行文規范

河北喜德來家具實業有限公司

公 文 處 理 規 范

一、目的和適用范圍

為規范公司對內對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質量和效率，特制定本規范。本規范適用于公司對內對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責

1．公司辦公室為公司內外公文的歸口管理部門，負責內部行文的統一編號及內外公文的統一整理和歸檔；

2．公司辦公室主任負責外部來文擬辦意見的簽署； 3．相關部門負責公文的起草；

4．相關部門主管領導負責公司內部對內對外行文的審核； 5．總經理負責公司內部對內對外行文的簽批。三、公文分類

1．決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

2．決議——適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項；

3．通告（或公告）——適用于公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；

4．通知——適用于公布規章制度、轉發外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執行的事項；

5．通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；

（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即70號宋體紅色“河北喜德來家具實業有限公司”（**）；

（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；

（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發文，任何部門不得使用紅頭文件進行發文；

（6）紅頭文件對內行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2．發文字號

（1）使用“大紅頭”時發文字號用4號仿宋體“喜字[****]*號”，紅線上居中排布；

（2）使用“小紅頭”時，發文字號用4號仿宋體“喜**字[****]*號”，紅線下第一行右上角頂格排布。3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。

（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔開。4．公文標題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統一規定。

（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

5．主送機關

公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關是將公文發往的相關上級單位；抄送機關是將公文發往的相關平級或不相隸屬單位；抄發機關是將公文發往的相關下級單位。

12．印發機關和印發日期

用四號仿宋體。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。

13．公文用紙和結構層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側裝訂。

（2）公文標題結構層次序數為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

六、公文辦理 1．內部發文辦理

（1）發文辦理指以本公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、復核、簽發、打印、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內部公文送負責人簽發前，應當由辦公室進行復核。復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規范的規定等。

（3）公文正式下發，需進行登記并填寫《發文登記表》。（4）各部門收到文件時應做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

①對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。

②對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱。

3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。（2）必須嚴格貫徹執行執行公司保密制度，確保公司商業秘密的安全。.（3）必須區別公司內部文件和對外收發的文件，所有外送文件必須經過公司辦公室送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關責任人的責任。

（4）公文必須使用規范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復印件。（4）公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產生效力。