第一篇：采購付款管理規定

采購付款管理規定

1.目的：為了加強采購付款業務的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結合公司的實際情況并根據國家有關法律法規，制定本規定。

2.定義：本規定所稱采購付款，主要是指公司外購商品并支付價款的行為。3.采購審核與批準權限。

3.1 采購計劃范圍內金額在2萬元以下的采購項目合同，經財務經理審批后交商品部簽訂購貨合同。

3.2 采購計劃范圍內金額在2萬元以上的采購項目合同，經總經理審批后交商品部簽訂合同。

4.結算流程：付款申請人提出付款申請（填制支出報銷單）→部門負責人確認簽字→財務經理審批簽字(權限內)→總經理審批簽字（權限或計劃外）→主管會計復核制證→出納復核付款。5.采購預算的管理

5.1 采購預算管理的意義：為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預算 5.2 采購預算管理的含義

5.2.1 采購預算是商品管理部門為配合公司年度銷售預測，對所需商品的數量、價格編制的以金額形式進行具體、系統反映的采購用款計劃，以利于公司整體目標的實現及其資源的合理配置。

5.2.2 預算管理是指公司內部通過編制預算、執行預算、預算差異分析和預算考核來管理公司的經濟活動，反映公司管理的成效，保證管理政策的落實和目標的實現，促使公司不斷提高效率和效益。

5.2.3 采購預算管理是公司預算管理的一個分支，應與預算系統的其他系統相互協調。

5.3 編制采購預算

5.3.1 編制采購預算是指商品部根據公司經營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將公司在未來一定時期內應達成的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。

5.3.2 商品部根據公司年度銷售計劃編制年度采購總預算，并根據相關時間、銷售趨勢、適時可售庫存、采購周期等因素編制月份“采購及付款計劃申報表”（附件一），交財務部（26日前/每月）審核備案，上報總經理審批。5.4 執行采購預算

5.4.1 商品部將審批的各項采購預算指標及時下達給相關責任部門及人員。5.4.2 財務部對預算執行過程進行監控。

5.5 商品部對相關預算進行分析和調整采購預算差異。

5.5.1 在預算執行過程中，商品部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。

5.5.2 如果有差異，要分析產生差異的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。

5.6 采購預算資金控制

5.6.1 在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度，嚴格控制無預算的資金支出。

5.6.2 對于預算內的采購項目，商品部應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。5.6.3 對于超預算和預算外采購項目，財務部對商品部提出的申請進行審核，最終由財務經理及總經理審批后才能給予辦理。6.采購付款審核與控制

6.1 財務部按照公司內控規定中的貨幣資金相關管理規定辦理采購付款業務，并按照國家統一的會計制度的規定進行核算和報告。6.2 批準權限

6.2.1 應付賬款在5萬元以內的，由財務經理審批；應付賬款在5萬元以上的，由總經理審批。

6.2.2 預付款或定金在3萬元以內的，財務經理審批即可，預付款或定金在3萬元以上的，報總經理審批。

6.3 審核無誤后交財務部主管會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購人員聯系供應商。

6.4 財會部在辦理付款業務時，應對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。

6.4.1 真實性審核：主管會計應確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。核實原始憑證所反映的經濟業務是否發生過，是否反映了經濟業務事項的本質等。

6.4.2 完整性審核：根據原始憑證所反映的基本內容的要求，審核原始憑證的內容是否完整、手續是否齊備；應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確等。

6.4.3 合法性審核：審核原始憑證所反映的經濟業務事項是否符合國家有關法律、法規、政策和國家統一會計制度的規定等。

6.4.4 合規性審核：審核原始憑證是否符合有關規定，如是否符合預算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續，以及是否符合單位的有關規章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現象等。

6.4.5 除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數字是否填寫清楚、正確，數量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核商品采購是否按照經批準的商品采購計劃、合同或協議進行；審核入庫憑證時應檢查是否有采購人員、驗收人、錄單員的簽字，內容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權限。

6.4.6 會計人員對不符合規定的商品采購業務、不得辦理采購結算，并報告財務經理。財務經理對嚴重違反規定采購商品計劃的應當及時向總經理匯報。6.5 付款控制

6.5.1 在付款時，應得到采購業務經辦人、倉庫保管員、商品部經理、財務部經理、總經理等相應確認或批準。

6.5.2 一切購貨業務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如營銷部、商品部、財務部、總經理等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。6.5.3 收到貨物并驗收后，倉庫驗收人員應填制相應的驗收單，并及時送交商品部辦理系統入庫。

6.5.4 收到供應商發票后，采購人員將供應商發票與購貨訂單及驗收單進行比較，確認貨物種類、數量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。

6.5.5 財務部將收到購貨發票、驗收單、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規性和正確性。

6.5.6 采購付款實行付款憑單制。相關款項支付須經商品管理部門填制應付憑單，并按相關程序及權限經由本部經理、財務經理和總經理按權限審批。6.5.7 已確認的負債應及時支付，以便按規定獲得折扣，加強與供應商的良好關系，并維持公司信用。

6.5.8 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并互相核對，出現差異時應及時查明原因進行調整。

6.5.9 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發生差異的原因。7.賬務處理與核對

7.1 財務部在采購單據齊全的情況下，按照《會計核算規定》及時、準確地編制記賬憑證。

7.1.1 將請購單、訂購單、入庫單、專用發票以及其他各種財務所需要的單據等支持性憑證附在記賬憑證的后面，若憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

7.1.2 每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。7.2 賬務核對

7.2.1 財務部門應每月至少一次與供應商進行往來款項的核對。

7.2.2 取得供應商對賬單，審核其余額與公司“應付賬款”余額是否一致，在剔除雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素后，應與供應商的月末余額保持一致。8.預付賬款的管理

8.1 原則上不允許采用預付賬款的方式采購商品，但對一些緊俏商品或公司急需的商品必須采用預付賬款形式采購的，須經具有審批權限的主管領導審批。8.2 商品部應加強預付款項的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理預付款項。

8.3 財務人員對預付款項要嚴格把關。并及時做賬、入賬，將預付款項控制在安全合理的范圍內。

8.4 建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

8.4.1 加強大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

8.4.2 財務部對付款計劃的預付款項，除總經理特批外，控制在10%以內。9.應付賬款管理

9.1 應付賬款是公司因購買商品物資而應付給供應商的款項。

9.2 應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款等職能以外的財務部會計專門負責。

9.3 嚴格控制付款日期、折扣條件等項規定管理的應付賬款，以保證采購付款內部控制的有效實施。

9.4 應付賬款的確認和計量應真實可靠。

9.4.1 應付賬款必須根據審核無誤的各種必要的原始憑證，即：供應商開具的發票、倉庫開具的驗收單、系統入庫單、銀行結算憑證等進行確認。

9.4.2 主管會計必須認真審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規性及正確性。

9.5 應付賬款必須及時登記應付賬款賬簿。

9.5.1 主管會計應當根據審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。9.5.2 應付賬款應按供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。

9.5.3 財務部收到商品入庫單及供應商開具的發票后，應該及時沖抵預付賬款。

9.6 確認、計量和記錄折扣。財務部將可享受的折扣按規定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。

9.7 應付賬款的授權支付。財務部對已到期的應付賬款應及時支付，經商品部經理、財務部經理、總經理按權限審批后才能辦理結算與支付。

9.8 應付賬款的結轉。財務部應按應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現差異時，查明原因及時進行調整。

9.9 應付賬款的檢查。財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產生的原因。如果追查結果表明有會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯系，以便調整差異。

9.10 商品部應建立相關的“供應商往來管理臺帳”（附件二），每月不少于二次與財務進行核對。并據此作為與供應商業務部門進行往來核對的依據。10.采購退貨管理

10.1 商品部應當建立采購退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、退貨出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。10.2 退貨款項回收。

10.2.1采購人員在貨物退出前應編制“商品退貨單”（附件三），其內容包括退貨日期、供應商名稱、條碼、品名、原供價、數量、金額、退貨事由等。10.2.2 商品部經理審核“商品退貨單”后，交財務部相關人員審核，由財務經理或總經理按權限審批。

10.2.3 財務部應根據批復后“商品退貨單”調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續。

11.采購中的折扣管理。

11.1 采購人員因商品發貨數量或質量等問題而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。

11.2 采購人員在與供應商折扣意向商妥后，及時編制“折扣金額報告單”（附件三），經由商品部、財務部經理審核后交總經理批準。11.3 財務部根據批復后的“折扣金額報告單”進行賬務處理。

第二篇：員工借款及采購付款管理規定

員工借款、費用報銷及付款管理制度

第一條

為規范和完善集團公司財務管理，確保資金安全及合理使用，減少資金損失，特制定本制度。

第二條

本制度適用于集團公司及各分、子公司。第三條 員工借款范圍：

1、個人因公出差開支備用；

2、采購專員零星采購支出；

3、日常辦公、后勤、業務費等經常性的零星支出；

4、集團財務部外派出納員備用金（此條款適用于機械制造公司、清沂山石化科技）；

5、其他員工個人借款情況。第四條

借款額度：

1、員工因公出差借款，按照預計出差天數、往返路費、住宿費等支出由本部門負責人核定借款額度。

2、采購專員借用的零星采購用款，單次不得超過2000元，超過2000元的材料采購，必須通過轉賬或支票方式支付，并由采購部持合法、真實、完整的原始資料，按規定的程序審批后，到集團財務部辦理貨款支付、結算手續。

3、外派出納員備用金借款，根據清沂山石化、機械制造公司日常辦公、零星采購需求，在合理使用范圍內，按照不超過一個月零星支付所需現金量提出備用金借款申請，由集團公司進行審批。原則上額度控制在10萬元至20萬元以內。

4、其他臨時借款根據實際情況核定金額。第五條

員工借款、備用金管理規定：

1、借款人僅限于集團公司內部人員，不包括試用期內員工和借調員工。

2、按照“誰借款，誰使用，誰歸還”的原則，不允許代替他人借款或以他人名義借款。

3、能夠轉賬結算的業務不得故意采取現金借款方式結算。盡量減少現金結算，確保資金安全。

4、業務人員出差必須填寫《出差申請單》，經部門負責人審核后報分、子公司負責人批準。業務人員憑審批后的《出差申請單》填寫《用款申請單》，簽字后到財務支取借款。

5、借款人所在部門負責人及分、子公司負責人應當嚴格審核借款人借款用途、借款金額的合理性及借款的必要性。

6、同一借款人前賬不清，后款不借。

7、各公司核算會計應當對借款及時進行賬務處理，并在每月10日前將上月各公司員工借款明細表發送給借款人所在部門，以便核對和及時催還。

8、對于借款次數頻繁的借款人，還款期限根據借款時間、還款情況分別確定，對于超過一個月的借款，借款人沒有提供書面說明原因的，集團財務部將從該借款人的工資中扣除，不再另行通知。

9、涉及借款人調動（含集團各公司間調動、離職、辭退、開除等）時，必須先將未還款借款全部還清，未經集團財務部簽字證明該調動人員已還完借款的，人力資源部門不能為其辦理調入、調出或其他手續。

10、出納備用金的額度應嚴格按照分、子公司日常零星支出所需現金量進行控制，集團財務部外派出納員為備用金管理直接責任人。結算處處長及財務負責人負管理責任。

11、分、子公司日常業務現金使用需求增加時，可向集團公司申請增加備用金額度；當備用金連續兩個月出現較大剩余時，集團財務部應及時減少備用金額度。

12、出納應嚴格控制備用金支付，除臨時、零星采購及日常差旅費借支外，其余物資采購工程付款等大額支出均應編制資金支付計劃。

13、集團財務部對出納備用金定期進行實地盤點，每月最少一次，并編制《現金盤點表》。

14、分、子公司未經批準私自擴大備用金使用范圍的，將上報集團公司，由集團公司視情節輕重進行處理。

15、備用金一律不準用于工程項目付款。否則按借支金額的10%處罰相關責任人。

16、出納不得以無任何審批手續的借款憑證為依據進行付款，私自借款的，按借支金額的10%處罰，情節嚴重者直接除名。

17、執行出納備用金制度的公司，借款人為出納員本人，報銷時由集團財務部付訖現金，借款滾動使用。出納員調離崗位時，由集團財務負責人負責監交辦理備用金交接手續。第六條

費用報銷管理規定：

1、業務人員出差返回公司后十日內憑《出差申請單》及差旅費報銷單到財務部辦理報銷手續，及時結清欠款。

2、員工出差返回公司后一個月未到財務部辦理結算手續的，取消當次出差的差旅費補助。

3、駐外業務人員原則上每月報銷一次，各駐外人員應及時填報報銷單到財務部辦理結算手續。

4、員工出差期間，公司費用標準內住宿費實報實銷，住宿費須提供住宿清單，酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用不予報銷。

5、出差期間車船費應按公司差旅費報銷規定如實報銷。車船費、交通費、停車費、過路過橋費等報銷憑證背后需注明時間、路程起始點。

6、業務招待費、禮品費必須統一填制交際費申請單，申請人與批準人不可為同一人，交際費申請單單獨保管。報銷時除提供發票外，應另外附單詳細說明招待時間、地點、對方人員、己方人員、事由等信息。特殊情況須填寫簽呈，由集團董事長、總經理批準方予報銷。非公務招待一律由個人承擔。

7、公司員工因工作需要參加各種會議或培訓的，應在報銷憑證后面附單詳細注明會議性質、內容、會議地點、會議天數、參會人員（培訓同上）。會議、培訓期間舉辦單位包含食宿的，取消會議、培訓期間住宿費、餐費補助標準。

8、零星物資采購后采購人員必須及時辦理物品驗收及入庫手續，所購物品發票及驗收入庫單一并作為報銷原始單據；不需入庫的物資，除經辦人在憑證上簽字外，必須交給使用人員進行驗收，在十日內按報銷程序辦理報銷手續，若有特殊情況不能在規定期限內報銷應及時以書面形式向財務人員說明情況，否則財務人員有權拒絕報銷。

9、其他日常辦公費用報銷必須堅持“先申請，后辦理，再報銷”的原則，按日常費用報銷程序和審批權限辦理報銷手續。

10、所有費用支出必須要有正規發票，對收據、白條財務人員有權拒絕報銷。

11、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分，內容不真實的情況下簽字準予報銷的，將對審核人及審批人處以違規報銷金額的10%罰款。

12、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷。對已經報銷的除要求退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額2倍的罰款。

13、財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單是否填寫、粘貼規范；是否經過有效批準；所附附件是否合法合規，對不符合要求的應及時退回報銷人并向報銷人說明退回理由。第七條

付款管理制度：

1、預付款性質的匯款，由經辦人填制用款申請單并注明收款單位、賬號、項目內容、金額，有合同的附已審批的合同復印件，走匯款審批程序。經辦人負責催收發票并辦理相關財務入賬前手續。沒有簽訂合同以及合同中沒有注明發票開具節點的，發票催收期為兩個月。如超期發票未到將對經辦人處以匯款金額5%至10%的罰款，財務不再另行通知。

2、利用發票進行付款的，原則上超過10000元的發票應先辦理簽字審批手續后財務入賬處理。付款根據提報的資金計劃批準后，通知收款單位開具收款收據進行付款；10000元以下的發票以開票日期為準，一月內如果批準付款的，以發票為依據進行付款。一月內付款沒有批復的，發票一律交到財務進行入賬處理。

3、工程類、設備類、質保金原則上一律根據各相關部門提報的資金計劃進行付款。依據為內審處出具的工程進度款支付定案單、結算發票及合同復印件。涉及設備類、質保金付款的除提供相關結算資料外，要有設備部門及使用部門出具合格意見財務方能根據資金計劃進行付款。

4、零星工程類及個人用工結算必須提供工程類或者勞務、服務類性質的發票，否則財務將不予進行結算。

5、緊急情況下的資金支付。對于公司發生的無法按計劃申請的緊急資金支付，在集團領導同意下可進行臨時資金支付申請。申請后3日內必須補辦審批手續。第八條 特別注意事項：

1、各種票據是財務報銷、付款的憑證，下列票據財務不予報銷：

a、內容填寫不全，字跡不清或有明顯改動跡象的票據；

b、無加蓋財務專用章的收款收據或無加蓋發票專用章的發票；

c、數量、單價、金額不明確的票據；

d、名稱必須是公司全稱。

2、所有財務單據一律用黑色簽字筆填寫，否則視為無效票據。第九條

附則：

1、本規定自下發之日起執行，解釋權、修訂權歸集團公司財務部。

2、此制度未涉及事項按照集團公司相關規定執行。

第三篇：關于采購付款財務服務管理規定

關于采購付款財務服務管理規定

應董事會生產成本中心的要求，為保證生產中心生產成本有效控制，更好的配合銷售發貨及時服務于銷售，對財務付款服務規定如下：

1、采購部門有權知道每天可用資金情況

2、有權分配各供應商的付款金額

3、應急備用金不得低于1萬元（以便生產急用）.4、財務部門應根據采購付款申請單的金額及付款時

間支付貨款，財務部門不得隨意增減付款申請單上的金額。

5、財務部門若不能按采購付款申請單上的金額及時

間付款，應由財務部門協調資金解決。不得影響生

產。

6、由于財務部門不能按時付款，給生產中心所造成的費用由財務部門承擔。

生產管理中心

2012-08-25

第四篇：員工借款及采購付款管理規定

員工借款、費用報銷及付款管理制度

第一條為規范和完善集團公司財務管理，確保資金安全及合理使用，減少資金損失，特制定本制度。

第二條本制度適用于集團公司及各分、子公司。

第三條員工借款范圍：

1、個人因公出差開支備用；

2、采購專員零星采購支出；

3、日常辦公、后勤、業務費等經常性的零星支出；

4、集團財務部外派出納員備用金（此條款適用于機械制造公司、清沂山石化科技）；

5、其他員工個人借款情況。

第四條借款額度：

1、員工因公出差借款，按照預計出差天數、往返路費、住宿費等支出由本部門負責人核定借款額度。

2、采購專員借用的零星采購用款，單次不得超過2000元，超過2000元的材料采購，必須通過轉賬或支票方式支付，并由采購部持合法、真實、完整的原始資料，按規定的程序審批后，到集團財務部辦理貨款支付、結算手續。

3、外派出納員備用金借款，根據清沂山石化、機械制造公司日常辦公、零星采購需求，在合理使用范圍內，按照不超過一個月零星支付所需現金量提出備用金借款申請，由集團公司進行審批。原則上額度控制在10萬元至20萬元以內。

4、其他臨時借款根據實際情況核定金額。

第五條員工借款、備用金管理規定：

1、借款人僅限于集團公司內部人員，不包括試用期內員工和借調

員工。

2、按照“誰借款，誰使用，誰歸還”的原則，不允許代替他人借

款或以他人名義借款。

3、能夠轉賬結算的業務不得故意采取現金借款方式結算。盡量減少現金結算，確保資金安全。

4、業務人員出差必須填寫《出差申請單》，經部門負責人審核后報分、子公司負責人批準。業務人員憑審批后的《出差申請單》填寫《用款申請單》，簽字后到財務支取借款。

5、借款人所在部門負責人及分、子公司負責人應當嚴格審核借款

人借款用途、借款金額的合理性及借款的必要性。

6、同一借款人前賬不清，后款不借。

7、各公司核算會計應當對借款及時進行賬務處理，并在每月10

日前將上月各公司員工借款明細表發送給借款人所在部門，以便核對和及時催還。

8、對于借款次數頻繁的借款人，還款期限根據借款時間、還款情

況分別確定，對于超過一個月的借款，借款人沒有提供書面說明原因的，集團財務部將從該借款人的工資中扣除，不再另行通知。

9、涉及借款人調動（含集團各公司間調動、離職、辭退、開除等）

時，必須先將未還款借款全部還清，未經集團財務部簽字證明該調動人員已還完借款的，人力資源部門不能為其辦理調入、調出或其他手續。

10、出納備用金的額度應嚴格按照分、子公司日常零星支出所需

現金量進行控制，集團財務部外派出納員為備用金管理直接責任人。結算處處長及財務負責人負管理責任。

11、分、子公司日常業務現金使用需求增加時，可向集團公司申

請增加備用金額度；當備用金連續兩個月出現較大剩余時，集團財務

部應及時減少備用金額度。

12、出納應嚴格控制備用金支付，除臨時、零星采購及日常差旅

費借支外，其余物資采購工程付款等大額支出均應編制資金支付計劃。

13、集團財務部對出納備用金定期進行實地盤點，每月最少一次，并編制《現金盤點表》。

14、分、子公司未經批準私自擴大備用金使用范圍的，將上報集

團公司，由集團公司視情節輕重進行處理。

15、備用金一律不準用于工程項目付款。否則按借支金額的10%

處罰相關責任人。

16、出納不得以無任何審批手續的借款憑證為依據進行付款，私

自借款的，按借支金額的10%處罰，情節嚴重者直接除名。

17、執行出納備用金制度的公司，借款人為出納員本人，報銷時

由集團財務部付訖現金，借款滾動使用。出納員調離崗位時，由集團財務負責人負責監交辦理備用金交接手續。

第六條費用報銷管理規定：

1、業務人員出差返回公司后十日內憑《出差申請單》及差旅費報

銷單到財務部辦理報銷手續，及時結清欠款。

2、員工出差返回公司后一個月未到財務部辦理結算手續的，取消

當次出差的差旅費補助。

3、駐外業務人員原則上每月報銷一次，各駐外人員應及時填報報

銷單到財務部辦理結算手續。

4、員工出差期間，公司費用標準內住宿費實報實銷，住宿費須提

供住宿清單，酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用不予報銷。

5、出差期間車船費應按公司差旅費報銷規定如實報銷。車船費、交通費、停車費、過路過橋費等報銷憑證背后需注明時間、路程起始點。

6、業務招待費、禮品費必須統一填制交際費申請單，申請人與批

準人不可為同一人，交際費申請單單獨保管。報銷時除提供發票外，應另外附單詳細說明招待時間、地點、對方人員、己方人員、事由等信息。特殊情況須填寫簽呈，由集團董事長、總經理批準方予報銷。非公務招待一律由個人承擔。

7、公司員工因工作需要參加各種會議或培訓的，應在報銷憑證后

面附單詳細注明會議性質、內容、會議地點、會議天數、參會人員（培訓同上）。會議、培訓期間舉辦單位包含食宿的，取消會議、培訓期間住宿費、餐費補助標準。

8、零星物資采購后采購人員必須及時辦理物品驗收及入庫手續，所購物品發票及驗收入庫單一并作為報銷原始單據；不需入庫的物資，除經辦人在憑證上簽字外，必須交給使用人員進行驗收，在十日內按報銷程序辦理報銷手續，若有特殊情況不能在規定期限內報銷應及時以書面形式向財務人員說明情況，否則財務人員有權拒絕報銷。

9、其他日常辦公費用報銷必須堅持“先申請，后辦理，再報銷”的原則，按日常費用報銷程序和審批權限辦理報銷手續。

10、所有費用支出必須要有正規發票，對收據、白條財務人員有

權拒絕報銷。

11、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分，內容不真實的情況下簽字準予報銷的，將對審核人及審批人處以違規報銷金額的10%罰款。

12、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷。對

已經報銷的除要求退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額2倍的罰款。

13、財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單是否填寫、粘貼規

范；是否經過有效批準；所附附件是否合法合規，對不符合要求的應

及時退回報銷人并向報銷人說明退回理由。

第七條付款管理制度：

1、預付款性質的匯款，由經辦人填制用款申請單并注明收款單位、賬號、項目內容、金額，有合同的附已審批的合同復印件，走匯款審批程序。經辦人負責催收發票并辦理相關財務入賬前手續。沒有簽訂合同以及合同中沒有注明發票開具節點的，發票催收期為兩個月。如超期發票未到將對經辦人處以匯款金額5%至10%的罰款，財務不再另行通知。

2、利用發票進行付款的，原則上超過10000元的發票應先辦理簽

字審批手續后財務入賬處理。付款根據提報的資金計劃批準后，通知收款單位開具收款收據進行付款；10000元以下的發票以開票日期為準，一月內如果批準付款的，以發票為依據進行付款。一月內付款沒有批復的，發票一律交到財務進行入賬處理。

3、工程類、設備類、質保金原則上一律根據各相關部門提報的資

金計劃進行付款。依據為內審處出具的工程進度款支付定案單、結算發票及合同復印件。涉及設備類、質保金付款的除提供相關結算資料外，要有設備部門及使用部門出具合格意見財務方能根據資金計劃進行付款。

4、零星工程類及個人用工結算必須提供工程類或者勞務、服務類性質的發票，否則財務將不予進行結算。

5、緊急情況下的資金支付。對于公司發生的無法按計劃申請的緊急資金支付，在集團領導同意下可進行臨時資金支付申請。申請后3日內必須補辦審批手續。

第八條特別注意事項：

1、各種票據是財務報銷、付款的憑證，下列票據財務不予報銷：a、內容填寫不全，字跡不清或有明顯改動跡象的票據；

b、無加蓋財務專用章的收款收據或無加蓋發票專用章的發票；c、數量、單價、金額不明確的票據；

d、名稱必須是公司全稱。

2、所有財務單據一律用黑色簽字筆填寫，否則視為無效票據。

第九條附則：

1、本規定自下發之日起執行，解釋權、修訂權歸集團公司財務部。

2、此制度未涉及事項按照集團公司相關規定執行。

第五篇：材料采購管理及付款制度

材

料

采

購

及

付

款

規

定

目 錄

一、材料采購管理制度

1、采購人員工作職責

2、材料采購方式

3、合同的簽訂

4、材料采購的質量檢查驗收

5、材料的入庫、領出

6、材料的保管、維護制度

二、資金管理制度

1、資金來源

2、材料付款、報銷

3、工程付款手續

材料采購及資金管理制度

總 則

為了規范基建材料的采購，保證交易的可靠有效，降低采購風險，控制基建資金合理使用，嚴格報銷程序，最大限度維護公司利益，現結合實際情況，特制定本管理制度。

一、材料采購管理制度

第一條、采購人員工作職責

1、做好材料的組織協調、材料采購計劃、供應商確定、價質比選、合理運儲、及時供應，滿足單身職工宿舍樓的施工需求，加強材料流通過程的監督控制管理工作，降低材料損耗成本。

2、熟悉和掌握市場行情，按“質優、價廉”的原則貨比三家，擇優采購。注重收集市場信息，及時向部門領導反饋市場價格和有關信息。合理安排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應提前安排采購計劃及時購進。

3、做好材料的進場、驗收、保管、出庫、撥料、領料管理，積極協助有關部門妥善解決使用過程中會出現的問題。

4、跟蹤檢查指導材料正確使用，避免返工浪費。

5、完成領導交辦的其它各項工作

第二條、材料采購方式

項目部采購人員根據材料使用狀況、用量低、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩定性等因素，掌握材料質量、價格、供貨能力的信息，選擇最有利的采購作業方式辦理采購作業。1．大宗材料采購：對于單身職工宿舍樓項目需求量比較大的材料采購，項目部要實地考察材料商，對材料商采用統一報價的方式至少貨比三家，擇優采購，最終確定材料供應商。

2．一般材料采購：對于用量、費用不太高的單項材料，可簡化采購作業，由項目部門進行電話詢價或者實地考察確定材料商。

3．零星采購：對于一些施工現場需要的零星材料，項目部可以了解市場價后直接進行購買。

第三條、合同的簽訂

1、合同的簽訂方式：

（1）、購買壹萬元以上的材料、設備的必須簽訂材料采購合同。

（2）、購買壹萬元以下（含壹萬元）的材料可不簽訂合同，填寫材料采購需求計劃表由主管領導審批，進行材料入庫后直接報銷。

2、合同的審批

采購人員將擬定好的材料采購合同經項目負責人審核后，上報公司主管領導批準，主管領導同意之后，統一經公司經營管理部門進行核準蓋章，進行管理。

3、合同的履行

（1）、合同生效即具有法律約束力，項目部必須按合同約定全面履行規定的義務，遵守誠實信用原則，根據合同性質、目的和交易習慣履行通知、協助等義務。

（2）、在合同履行過程中，如合同履行困難，必須及時向參與合同管理的部門通報，并報告公司主管領導，及時處理。

4、合同的變更

嚴格按照合同約定維護公司權利和履行相關義務。在合同履行中出現下列情況之一，項目部應及時報告公司，并按照國家法律法規和公司有關規定及合同約定與對方當事人協商變更或解除合同。

（1）、由于不可抗力致使合同不能履行的。

（2）、由于對方在合同約定的期限內沒有履行合同所規定的義務。（3）、因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。

（4）、其他合同約定的或法律規定的情形出現。

5、合同發生糾紛時，由當事人雙方協商解決；協商不成，向甲方所在人民法院訴訟。

6、合同保管

材料采購合同簽訂后，將合同原件送交公司工程管理部進行統一管理。

第四條、材料采購的質量檢查驗收

1、材料是工程施工的物質條件，材料的質量是工程質量的基礎，材料質量不符合要求，工程質量就不可能符合標準。加強材料的質量管理與控制，是提高工程質量的重要保證。因此，要求材料采購人員要高度樹立質量意識，掌握材料性能，按質、按量、如期的滿足施工需要，科學合理的組織材料的采購、運輸和驗收。

2、檢查驗收材料質量是保證工程質量、降低工程成本的一項不可缺少的工作，因此，材料進場時第一時間組織監理、項目施工人員對材料進行抽檢，材料進場時一定要嚴格把關檢驗，材料經驗收合格后由收料員進行材料入庫，項目部人員根據施工需要由項目部人員辦理領料出庫手續；針對不合格的材料不準使用，不合格的產品不準進入施工現場，一定要嚴格把好材料進出質量關。

第五條：材料的入庫、領出

1、工程材料經監理、項目部檢驗合格后，收料員當場進行材料復核驗收，材料復核驗收合格之后，收料員進行材料入庫，并開具《收料單》，在材料的收料單上詳細的填寫材料的名稱、數量、規格、型號等信息，收料單一式三聯。一聯交于報銷人員，并和材料的發票一起作為材料款的報銷憑證。最后兩聯由倉庫保管人員留檔備查。

2、所有材料入庫，必須嚴格驗收，在保證質量合格，檢查材料入庫時數量和購買時數量有無差議。

3、材料入庫后，各級主管領導或部門認為有必要時，可對入庫材料進行復驗，如發現與入庫情況不符的，將追究相關人員責任，造成損失的，由責任人員賠償。

4、材料出庫必須填寫領料單，項目部人員根據施工現場材料的需求情況，填寫材料《領料單》，經領導批準后，按時領出材料，滿足施工需要。

第六條、材料的保管、維護制度

1、材料入庫后，收料員要根據庫存材料的性能和特點進行合理儲存和保管，做到保質、保量、保安全。

2、合理碼放。對不同的品種、規格、質量、等級的材料都分開，按先后順序碼放，以便先進先出。

3、材料碼放要整齊，怕潮濕物品要上蓋下墊，注意防火、防潮、防濕，易燃材料要單獨存放，所有材料要明碼標識，搞好庫區環境衛生，經常保持清潔。

4、對于溫、濕度要求高的材料，做好溫度、濕度的調節控制工作，高溫季節要防暑降溫；梅雨季節要防潮、防霉；寒冷季節要防凍保溫措施。

5、精密、易碎及貴重貨物要輕拿輕放．嚴禁擠壓、碰撞、倒置，要做到妥善保存，其中貴重物品應入公司內小倉庫保存，以防盜竊，物品丟失。

6、易燃、易爆，易感染、易腐蝕的物資要隔離或單獨存放，并定期檢查，做好防火、防盜、防潮工作，嚴禁無關人員進入倉庫。

7、倉庫要保持通風，保持庫室內整潔，由于倉庫的容量有限，貨物的擺放應整齊緊湊，作到無遮掩，標牌要醒目，便于識別辨認；要經常檢查、隨時掌握和發現材料的變質情況，并積極采取補救措施。

8、定期盤庫清點，達到數量清、質量清、帳表清。

二、資金管理制度

第一條、材料付款、報銷

1、材料付款：材料進廠經驗收合格后，由項目部人員填寫付款申請表，經項目部負責人審核后，由主管領導、財務部及公司領導審批通過后，由財務部按合同簽訂的付款比例及付款制度規定進行材料款的撥付；

2、材料報銷：項目部人員憑借材料合同、材料采購發票、工程材料申請單、入庫單，填寫報銷單，經公司領導簽字后到公司財務部報銷。對于一些零星材料可以直接進行材料入庫、領料，憑借材料采購發票、工程材料申請計劃單、入庫單填寫報銷單，經項目部負責人審核后，由主管領導、財務部及公司領導審批通過后，到公司財務部報銷。

第二條、工程款付款手續

為了有效控制項目建設資金的使用，規范建設過程中工程款支付的審批程序，確保資金使用安全，制定本工程款支付管理規定。

1、工程款支付依據：工程款的支付，應以甲乙雙方簽訂的合同約定、相關（補充）協議、監理單位審核意見、工程工程款付款申請表為依據，確保工程款支付及時、準確。

2、施工單位根據工程進度需要付款時，施工單位填報《工程款支付申請表》，由監理單位審核。監理工程師根據項目進度、質量狀況及合同履行情況，對《工程款支付申請表》進行審核，監理審核通過時，由總監理工程師填報《工程款支付證書》，經過總監理工程師簽字、蓋章后上報基建項目部。

3、項目部在收到《工程款支付申請表》和《工程款支付證書》后，由專業工程師及項目總工負責復核，復核沒有異議時，填寫公司的付款申請表。

4、付款申請表由項目總工、項目負責人審核簽字，再報公司主管領導、總會計師及公司領導簽批，完成后報項目部會計，項目部會計根據合同約定的付款方式、付款申請表進行工程款的撥付。