第一篇：采購付款管理制度

采購付款管理制度

第一章總則

第一條為了加強（以下簡稱“公司”）合理采購，保障生產經營需要，規范采購行為，防范采購風險，依據《深圳證券交易所股票上市規則》（以下簡稱“《上市規則》”）、《深圳證券交易所上市公司內部控制指引》等相關法律法規，并結合公司具體情況制定本制度。

第二條本制度所稱“采購”，是指購買物資（包括購買勞務)及支付款項等相關活動。第三條公司采購業務應注重防范下列風險:(一)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預測不準確，造成庫存短缺或積壓，導致企業生產停滯或資源浪費；(二)供應商選擇不當，采購方式不合理，招標或定價機制不科學，授權審批不規范，導致采購物資質次價高，出現舞弊或遭受欺詐；

(三)采購驗收不規范，付款審核不嚴，導致采購物資，資金損失或信用受損。第四條公司通過全面梳理采購業務流程，完善采購業務相關管理制度，統籌安排采購計劃，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環節的職責和審批權限，按照規定的審批權限和程序辦理采購業務，建立價格監督機制，定期檢查和評價采購過程中的薄弱環節，采取有效控制措施，確保物資采購滿足生產經營需要。第二章采購管理組織機構

第五條公司采購歸口管理部門負責匯總物資需求信息，選擇和管理供應商，組織確定采購價格，訂立和管理采購合同，控制采購供應過程，參與采購驗收及結算付款申請等工作。

第六條公司物資需求部門配合采購歸口管理部門的主要職責是：

(一)負責提交已審定后的物資需求、進度要求和技術規范書；采購付款管理制度(二)負責合同履約過程中的技術問題，配合合同變更技術談判等工作；(三)負責組織物資驗收、資產移交并配合項目決算；(四)配合物資采購、監造和檢驗；

(五)負責職責范圍內的其他有關工作。第七條公司采購管理的具體目標是：

(一)確保物資采購的質量和及時供應，保障公司正常運營；(二)控制庫存水平，降低庫存成本，減少庫存損失；(三)盡可能實現采購物資的標準化；(四)發展優質的供應商合作伙伴；(五)加強公司各部門之間的合作；

(六)降低公司運營總成本，增強公司核心競爭力。

第八條為了實現采購作業相互監督的制衡機制，采購組織應貫徹不相容職務分離的原則：

(一)請購與審批崗位分離；

(二)供應商選擇、采購執行、審批崗位分離；

(三)采購業務的詢價崗位與確定供應商崗位分離；(四)采購合同或協議的擬定與審核、審批崗位分離；(五)采購、驗收與記錄崗位分離；

(六)付款申請、審批與執行崗位分離。第三章需求及采購管理

第九條公司采購歸口管理部門對物資需求的編制、報送提出規范管理的要求。物資需求部門提交的物資需求，不符合規范要求的，應退回重報。

第十條在實施物資采購過程中，由于市場供求關系、采購周期、技術能力等原因，不能滿足物資需求要求的，采購歸口管理部門應及時向物資需求部門進行反饋，物資需求部門應調整后重新提出物資需求。

第十一條物資采購所需的技術規范等技術資料，必須經生產技術部或其他相關技術管理機構審核。采購付款管理制度 第十二條物資采購執行遵循“先利庫，后采購”的原則。對于滿足需求條件的物資，公司采購歸口管理部門先平衡利庫，后進行采購，加快庫存物資周轉，提高庫存物資利用率。

第四章選擇和管理供應商

第十三條公司采購歸口管理部門應當建立和完善合格供應商名錄，并于每年年初組織相關部門人員對上年度各類供應商的供貨情況進行評審，對價格高、服務差的供應商進行淘汰替換，實現合格供應商名錄的動態管理。

第十四條采購人員應經常性地跟蹤合格供應商名錄企業的經營動態和產品質量情況，掌握合格供應商的保障供應的資信動態。發展新的合格供應商，并對該供應商建立供應商檔案，作為進一步考察評估的依據。供應商檔案包括，供應商基本信息，供應商資信檔案，供應商所提供的資質證明、價格表及相關資料等。

第十五條每批物資供應結束后，采購人員應及時將供應商供應的質量、及時性等實際表現記錄于供應商資信檔案，作為定期進行供應商評審的資料。

第十六條采購人員每年復查一次供應商基本信息，更新原有資料內容。供應商檔案應由采購歸口管理部門專人負責管理，未經采購歸口管理部門負責人批準，不得隨便查閱。

第十七條采購歸口管理部門應對供應商的選擇加強監督指導，在下列情況下，應當更換供應商：

(一)原有供應商在定期評審中被淘汰；

(二)原有供應商不能滿足物資需求變化的需要；(三)原有供應商拒絕供貨；

(四)新供應商的物資更適合公司的需求。

第十八條物資使用部門、生產技術管理部門必須將設備、物資使用過程中出現的問題及時反饋給采購歸口管理部門，采購歸口管理部門應及時做好產品質量的記錄工作。采購付款管理制度 第五章采購價格管理

第十九條采購歸口管理部門執行采購時，應優先與公司合格供應商名錄上的供應商聯系購買。如公司合格供應商名錄上的供應商不能滿足供應，采購人員應進行充分的市場詢價調查，并作好市場詢價記錄，擇優擇廉購買，同時保管好市場詢價記錄表以供以后參考和審核，保管期限為三年。

第二十條需要進行詢價采購的物資，先由采購人員至少向三家供應商詢價、談判，達成初步意見后由采購部門簽訂正式合同后進行物資采購。

第二十一條需進行現場零星物資采購的，采購人員應2人或2人以上同行，在物資市場了解物資價格及供應商基本情況，要做到貨比三家、優質優價、承諾良好的售后服務。采購歸口管理部門負責人應根據物資采購的數量、規格等對價格進行審查。第二十二條采購歸口管理部門、公司內部審計機構應當獨立地進行定期或不定期的市場信息調查，檢查采購人員市場詢價的真實性和合格供應商供貨的價格情況，對購買活動進行評審，監督采購價格執行。

第二十三條供應商給予公司現金折扣和銷售折讓的情況，必須在合同條款中反映，嚴禁采購人員私自收取或索要供應商回扣、傭金等。第六章合同和采購供應管理

第二十四條采購價格確定后，應與供應商簽訂采購合同，簽訂合同的具體規定，按照《合同管理制度》執行。

第二十五條采購人員必須取得合法的發票，并且盡量取得增值稅專用發票。采購人員應向供應商索取合格證明、使用說明及供應商名片等資料。采購物資到達公司后，主管采購人員應及時到達倉庫，對供應商所提供物資進行詳細檢驗，確認是否與采購申請單所列內容一致。

第二十六條采購歸口管理部門應充分研究各類物資的歷史需求數據規律、貨源緊缺狀況、采購生產周期等因素，協助物資倉儲管理部門確定最佳安全庫存。第二十七條倉庫管理員應定期報送庫存物資報表，反映現有庫存物資的名稱、規格、單價、數量、儲存位臵和區域等信息，配合采購歸口管理部門根據物資庫存狀況平衡利庫后安排具體采購。采購付款管理制度 第二十八條對需要監造的物資，應擇優確定監造單位，簽訂監造合同，落實監造責任人，審核確認監造大綱，審定監造報告，并及時向生產技術部等部門通報。第二十九條倉儲部門負責物資接收的組織管理，按照合同、技術協議和有關產品標準進行清點、查驗，對到達的物資及時卸車、入庫、開箱檢驗。一般常規物資的驗收由倉庫保管員、主管采購人員等進行；大宗、大型、重要物資和非常規、特殊物資驗收由生產技術部、提出物資需求的運行/建設部門技術人員、倉庫保管員、主管采購人員共同進行。驗收完成，主管驗收人員要填寫驗收記錄憑證，驗收記錄憑證要明確表述驗收狀態。第七章采購付款管理

第三十條采購物資未經驗收人員驗收合格，確認數量、質量、價格、規格型號完全符合采購訂單要求，并完成入庫手續，不得辦理采購付款。第三十一條采購付款流程如下： 采購貨到付款

采購人員提出付款申請（付款申請須附有采購合同、入庫單、發票）—采購歸口管理部門負責人審批—財務審核—總經理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。采購預付款

采購人員依據采購合同提出付款申請—采購歸口管理部門負責人審批—財務審核—總經理審批—董事長審批（100萬以上）—出納付款。第八章附則

第三十二條本制度未盡事宜，按國家有關法律、法規和《公司章程》的規定執行。第三十三條本制度由公司董事會負責解釋和修訂。

第三十四條本制度自公司董事會通過之日起實施。采購付款管理制度

二〇一七年十月

第二篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

1總則

1.1 目的為了加強對公司采購與付款的管理與控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規，結合本公司的業務特點和管理要求，制定本制度。

1.2 適用范圍：本制度適用于子公司的所有商品采購與付款業務。

1.3 管理部門：本制度由公司財務中心組織并監督實施，各業務部門部門配合實施。2崗位分工與授權批準

2.1 公司必須建立采購與付款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督，不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。不相容崗位至少包括：

（1）采購與審批；

（2）供應商評審及確定；

（3）采購合同的訂立與審計；

（4）采購、驗收入庫與相關會計記錄；

（5）付款審批與付款執行。

2.2 公司應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。并且根據具體情況對辦理采購與付款業務的人員定期進行崗位輪換。

2.3 公司必須對采購與付款業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。

2.4 審批人應當根據采購與付款業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限；經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。

2.5 公司對于重要和技術性較強的采購業務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失。

2.6 嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。

2.7 公司必須按照采購、審批、付款等規定的程序辦理采購與付款業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強采購訂單（或采購合同）、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

3采購與審批管理

3.1公司必須建立采購與審批的管理制度，對采購合同確定、供應商選擇等作出明確規定，確保采購過程的透明化。

3.2公司必須加強采購業務的預算管理。對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理采購手續；對于超預算和預算外采購項目，應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理采購手續。

3.3 公司必須建立嚴格的采購審批制度。

格式采購合同（或采購訂單）的授權批準流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經部門經理確認，公司負責人審核，商務專員審核，財務負責人審核即可。

非格式采購合同（或采購訂單）的授權批準流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經部門經理確認，公司負責人審核，商務專員審核，財務負責人審核，法律顧問審核（重大經濟合同或非正常貿易），最后報總裁審批。對于超預算和預算外采購項目，嚴格按照《預算管理制度》中的審批流程及審批權限進行審批。付款管理

4.1 公司必須按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和公司現金管理制度的規定辦理采購付款業務。

4.2 公司財務部門在辦理付款業務時，應當對采購合同、采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。

4.3 公司必須建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

4.4 公司必須加強應付賬款和應付票據的管理，由商務專員按照約定的付款日期、付款金額等管理應付款項。已到期的應付款項須經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。

4.5公司必須定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。商務專員應定期與公司核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理，處理不妥及時匯報。監督檢查

5.1 公司必須建立對采購與付款管理和控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。

單位監督檢查機構或人員應通過實施實地檢查采購與付款業務的管理與控制制度是否健全，各項規定是否得到有效執行。

5.2 采購與付款管理與控制監督檢查的內容主要包括：

（一）采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。

（二）采購與付款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。

（三）應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

（四）有關合同、單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查合同及憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3對監督檢查過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，單位應當采取措施，及時加以糾正和完善。

6附則

6.1由本制度由集團財務中心負責編制，解釋權、修改權屬集團公司財務中心；

6.2本制度經集團公司董事會批準后，自批準公布之日起實行。

第三篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章總則

第一條 為了加強對采購與付款業務的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據《中華人民共和國會計法》和財政部《企業內部控制基本規范》等法律法規，制定本管理制度。

第二條 本規范適用于公司所有外購物資或接受勞務的采購與付款，包括原材料、配套（外協）件等。

第三條各物資采購采購部門可根據本制度，結合本部門業務特點和管理要求建立適合的管理辦法，并組織實施。

第四條 各部門負責人對本單位采購與付款內部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業務的真實性、合法性負責。

第二章 崗位分工與授權批準

第五條 相關部門要明確相關崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

采購與付款業務不相容崗位至少包括：

[一]請購與審批；

[二]詢價與確定供應商；

[三]采購合同的訂立與審核；

[四]采購與驗收；

[五]采購、驗收與相關記錄；

[六]付款審批與付款執行。

公司不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。

計劃部：采購計劃管理；確定請購物資清單；跟單采購；協助供應商辦理驗收手續。

成本科：體系優化；簽定采購合同；確定采購比例并錄入系統；對現結、預付業務辦理付款申請手續；小批物資、輔料采購。

品技部：對來貨質量進行判定，并出具判定結果。

倉庫：打印驗收單；根據驗收單清點物資；辦理物資驗收、驗退；

財務部：負責月結業務的對帳、付款；審核所有采購發票；對現結、月結付款價格審核；對簽批的資金支付申請進行付款。

其他部門：涉及其他物品采購（如辦公用品）的，使用部門為經辦部門，提

出購買申請，辦理付款手續等。財務部對其進行審核監督。

第六條 公司各部門應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。

第七條 公司相關部門應當對采購與付款業務建立嚴格的批準制度，明確審批人對采購與付款業務的批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。

第八條 審批人應當根據采購與付款業務批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。

經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人或上級領導報告。

第九條 對于重要和技術性較強的采購業務，應當組織相關部門進行論證，實行集體決策和審批（例如：超過最高庫存備貨等），防止出現決策失誤而造成嚴重損失。

第十條 嚴禁未經授權的部門或人員辦理采購與付款業務。

第十一條 各部門應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購與付款業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單[或采購合同]、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章請購與審批控制

第十二條 采購人員具有請購權，部門分管副總行使審批權。采購人員根據生產計劃安排和各部門實際需用，在考慮合理儲備的基礎上核算出計劃采購數量，填制請購表，由部門負責人審核，交分管副總審批后實施采購。

在銷售訂單、生產計劃或實際需用發生變動時，相關部門必須及時通知采購部門，采購人員必須及時調整采購計劃，對正在采購的要調整采購數量，對已采購回廠的，采購部門和相關部門必須對多余部分明確處理辦法，避免造成積壓。

特殊物資采購須經總經理或公司辦公會決定。

第四章采購與驗收控制

第十三條 采購部門應當根據審批后的請購物資及其供應情況確定采購方式。一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。

第十四條 成本科應負責市場調研，將供應商的信譽、價格、質量等級、供應量等列表備選；對采購市場價格進行分析，并對價格合理性負責；并將以上情

況和市場情況進行綜合，通過比質比價的程序確定供應商。小額零星采購也應由價格部門事先對價格等有關內容進行審查。采購部門對正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質等級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并由專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經采購、質檢、技術等部門聯合考核后才能進入。企業要制定嚴格的考核程序和指標，達到標準者才能成為歸檔供應商。

第十七條采購合同應按合同評審流程進行評審，應對采購合同進行審核，對于審批手續齊全，合同條款符合規定的才同意蓋章。

第十八條 檢驗部門或檢驗人員應當根據規定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件，對所購物品或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。

對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應查明原因，及時處理。

第五章 付款控制與流程

第十九條 財務部門應當按照《資金管理制度》、和《企業內部控制基本規范》等規定辦理采購付款業務。特別要求： 嚴禁辦理現金交易，所有交易一律通過銀行轉帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉帳僅限于對公轉帳，不得轉入個人名下帳戶。

第二十條 財務部門在辦理付款業務時，應當對采購發票、入庫單相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。對于已支付的款項，必須有收款單位和收款人的收款證明。

第二十一條 財務部應根據已經簽批的資金付款申請進行付款。

第二十二條 財務部門應當加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。財務部對于應付賬款，應根據資金狀況、付款政策，審核采購部門的付款計劃后，辦理結算與支付。

第二十三條購進的各類物資、材料，原則上實行合同規定時間進行付款，嚴格控制提前付款。對確需提前付款的物資，由物資部門提出申請報告，財務部門嚴格審定供貨合同或有關憑證后，按照資金審批要求辦理手續后，方可辦理提前付款。

第二十四條采購人員根據采購計劃、供貨合同，以及物資驗收入庫單、發票等單據，填制“資金支付申請單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號、采購

員、或“零星采購”、物資名稱、與發票相同的金額和稅款及合計，并經部門負責人及有關領導簽字后向財務部辦理付款手續。

月結資金支付由財務部負責匯總制表，交相關部門及相關領導簽字后方可支付款項。

第二十五條財務部對采購人員送來的單據審查無誤后，經辦人在付款單上簽字，然后根據平衡后的資金狀況，嚴格按照合同約定付款條件項下后實行滾動付款”的原則采用匯款、承兌匯票等不同的支付形式進行資金結算。

第二十六條對手續齊備的購進材料（指已收到發票及已驗收入庫的物資），財務人員應在當月作應付賬款掛賬處理，付款后直接沖減應付賬款。

第二十七條 采購的各類物資必須取得國家規定的增值稅專用發票。對于確實不能開具增值稅專用發票的物資，在定價時要扣除稅點后定價。

第六章 物資入庫與檢驗流程

第二十八條采購的物資到達后，經辦人員應通知品技部進行檢驗。品保部根據材料質保書或合格證等檢驗依據，在規定的期限內完成。其檢驗期限由品技部門與采購部門協定。品技部檢驗樣品后，應及時出具檢驗報告。

第二十九條采購人員在取得所采購物資的檢驗報告后，應填制“物資驗收入庫單”，檢驗人員應在“物資驗收入庫單”簽字確認”，倉庫根據驗收入庫單辦理入庫或退貨手續。

一、如材料驗收不合格，檢驗人員必須在“材料判定書”上加蓋“材料驗收不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據。

二、各物資倉庫管理人員根“物資驗收入庫單”及材料驗收的檢驗報告，對物資進行過磅、點數。如有不符，應及時協調相關人員落實原因。

第三十條各類物資在到達后，要檢驗合格，辦理完入庫手續后，按資金管理辦法要求進行付款。

付款期限的確認：

1、合同要求；

2、按發票提交時間。月結廠家在材料入庫后按規定時間提交發票的則依據合同時間付款；超出提交發票時間的則以提交發票時間進行計算付款時間。

第三十一條為了保證會計核算質量，要做到認真復核外來原始憑證的真實性、完整性，及其價格、數量、金額與付款相符后及時報賬、記賬，確保采購物資的足額入庫，做到賬物相符。

第三十二條對帳：財務部負責與各供應商核對核對往來帳，如有不符，及時查找原因并做出處理，保證雙方帳務一致。

第三十三條 采購部門應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨

物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定。采購部門負責及時收回退貨貨款。

第七章采購物資的管理及考核

第三十四條材料采購入庫后，各物資管理部門要保持材料、物資的完整性，收入、發出要有憑據，做到日清月結，做到賬、卡、物三者相符；月底進行盤點、清查，如有盈虧應隨時報告。對盤盈、盤虧物資，物資主管部門應寫明原因，分清責任，明確責任人后提出處理意見。

第三十五條年終如有材料物資發生盤盈、盤虧、毀損（報廢）等情況，須由物資主管部門填寫明細資料并交財務部門審核。財務部門匯總后，向公司領導報批，根據核準數作賬務處理。

第三十六條對毀損、報廢物資，應由物資主管部門牽頭，列出相應物資明細、數量、原因等報物資小組，物資小組織品保部、技術等相關部門進行技術鑒定，并出具書面鑒定及處理意見。

第三十七條財務部、配套部要對材料價格認真審核，確保合同、發票、ERP系統三者相符，保證材料成本核算的準確性。

第三十八條在物資采購支款、驗收、報銷業務中，對工作不認真負責，不按規定的時間報賬，造成呆賬、死賬及因未主動自查造成未達賬的人員建議有關部門停發效益工資，在當年內賬目報清才予補發，跨年者不予補發。

第三十九條在物資采購、驗收、報銷業務中，工作極端不負責任，玩忽職守，給公司造成嚴重經濟損失的，由當事人負責賠償直接經濟損失的1%-80%，并報請公司給予相應行政處分。

第四十條在物資管理過程中，工作不負責任，造成物資毀損、遺失、偷盜、報廢及盤虧的，由物資管理部門分清責任，明確責任人，由當事人賠償直接經濟損失的50%-100%，并報請公司給予相應的行政處分。

第八章 監督檢查

第四十一條 公司財務部負責對各部門的采購與付款內控管理工作定期或不定期地進行檢查。檢查人員將對各部門的采購與付款業務內部控制制度是否按規定效執行。

第四十二條 采購與付款內部控制監督檢查的內容主要包括：

[一]采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。

[二]采購與付款業務授權批準制度的執行情況。重點是大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。

[三]應付賬款和預付賬款的管理。重點是應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

[四]有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點是憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三條 對在實施過程、或者是在監督檢查過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，財務部及各部門應當采取措施，及時加以糾正和完善。

第四十四條

第四十五條

第九章 附則 本制度由財務部負責解釋。本制度自發布之日起施行。

第四篇：采購與付款管理制度

采購付款管理制度

第一部分

總 則

第一條

為了引導企業加強對采購付款業務的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結合公司的實際情況并根據國家有關法律法規，制定本規范。

第二條 本規范所稱采購付款，主要是指企業外購商品并支付價款的行為。企業外購勞務并支付價款的控制，可以參照本規范的規定執行。

第二部分

采購審核與批準

第三條 采購計劃范圍內金額在×萬元以內的采購項目合同，由財務部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。

采購計劃范圍內金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務部審核、財務總監審批后交采購部簽訂購貨合同。

采購計劃范圍內金額在××萬元以上的采購項目合同，經財務總監審核、總經理審批后交采購部簽訂合同。

第三部分

付款結算控制

第四條

付款審核

財務部門應當按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和企業內控規定中的貨幣資金相關管理規定辦理采購付款業務，并按照國家統一的會計制度的規定進行核算和報告。

第五條 應付賬款在×萬元以內的，由財務總監審批；應付賬款在××-—-××萬元的，由總經理審批。

預付款與定金在×萬元以內的，財務部負責人審批即可，應付賬款在××-—-××萬元的，報財務總監審批，在××萬元以上的，由總裁審批。

審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯系供應商。

第六條 財會部門在辦理付款業務時，應當對采購合同約定的付款條件以及采購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。

⒈真實性審核

應付賬款會計應確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經濟業務是否發生過，是否反映了經濟業務事項的本質等。

⒉完整性審核。

根據原始憑證所反映的基本內容的要求，審核原始憑證的內容是否完整，手續是否齊備，應填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關簽章是否具備等。

⒊合法性審核。

審核原始憑證所反映的經濟業務事項是否符合國家有關法律、法規、政策和國家統一會計制度的規定等。

⒋合規性審核

審核原始憑證是否符合有關規定，如是否符合預算，是否符合有關合同，是否符合有關審批權限和手續，以及是否符合單位的有關規章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現象等。

⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數字是否填寫清楚、正確，數量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經批準的物資采購計劃，合同或協議進行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權限

會計人員對不符合規定的物資采購業務、不得辦理采購結算，并報告財會總監。財會總監對嚴重違反規定采購物資計劃的

應當及時向總經理匯報

第七條 付款控制

在付款時，應得到采購部經理、驗收儲存、財務部門等部門負責人的相應確認或批準。

⒉一切購貨業務應編制購貨訂單，購貨訂單應通過有關部門（如采購部、生產部、銷售部、總經理等）簽單批準。訂單副本應及時提交財務部門。

⒊ 收到貨物并驗收后，驗收員應編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應及時送交采購部和財務部。

⒋ 收到供應商發票后，采購員將供應商發票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務部。

⒌ 財務部將收到購貨發票、驗收證明、結算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復核，檢查其真實性、合法性、合規性和正確性。

⒍ 采購付款實行付款憑單制。有關現金支付須經采購部門填制應付憑單，并經財務經理審核，財務總監和總經理按權限審批。

⒎ 已確認的負債應及時支付，以便按規定獲得現金折扣，加強與供應商的良好關系，并維持企業信用。

⒏ 財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并且互相核對，出現差異時應編制調節表進行調節。

⒐ 財務部按月從供應商處取得對賬單，將其與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發生差異的原因。

第四部分 賬務處理

第八條 財務部在采購單據齊全的情況下，按照《會計核算規定》及時、準確地編制記賬憑證。

將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發票以及其他各種財務所需要的單據等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

每月應根據記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。

第九條

對賬

財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。

取得供應商對賬單，審核其余額與企業“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之后，企業與供應商的月末余額應保持一致。

第五部分

付賬控制中的現金使用

第十條

現金使用范圍。

1．向個人收購農副產品和其他物資的價款。

2．結算起點以下的零星采購支出價款。

第十一條

現金使用方法。

1．采購付款中零星的采購需要支付現金的，采購員向財務部提出申請。

2．財務部根據企業現金使用規定從庫存現金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。

3．財務人員不得坐支現金，需要坐支現金的需報經開戶銀行批準。

4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉賬結算不便，必須使用現金支付時，應向開戶銀行提出書面申請，由企業財務部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現金。

第六部分

預付賬款的管理

第十二條

原則上不允許采用預付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預付賬款的形式采購的，需要由具有審批權限的主管領導審批。

財務人員對預付款項要嚴格把關。并及時能做賬、入賬，將預付款項控制在安全合理的范圍內。

第十三條

公司應當建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

企業應當加強對大額預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時采取措施，盡量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。

財務部對采購計劃的預付款項，除總經理特批外，控制在×%以內。

第十四條 公司應當加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。

第七部分 應付賬款管理制度

第十五條 應付賬款是企業因購買原材料、商品、物資或接受勞務等而應付給供應商的款項。

第十六條 應付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務部會計專門負責。

第十七條 付款日期、折扣條件等項規定管理應付賬款，以保證采購付款內部控制的有效實施。

第十八條 應付賬款的確認和計量應真實和可靠

應付賬款的確認和計量必須根據審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應商開具的發票、質量管理部門的驗收證明、銀行轉來的結算憑證等。

應付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規性及正確性。

第十九條

應付賬款必須及時登記到應付賬款賬簿

應付賬款會計應當根據審核無誤的原始憑證及時登記應付賬款明細賬。

應付賬款明細賬應該分別按照供應商進行明細核算，在此基礎上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。

第二十條 及時沖抵預付賬款

財務部收到供應商開具的發票以后，應該及時沖抵預付賬款。

第二十一條 確認、計量和記錄折扣

財務部將可享受的折扣按規定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。

第二十二條 應付賬款的授權支付

財務部接到已到期的應付賬款應及時支付，經財務部經理、財務總監審核、總經理按權限審批后才能辦理結算與支付。

第二十三條 應付賬款的結轉

財務部應該按照應付賬款總分類賬和明細分類賬按月結賬，并相互核對，出現差異時，應編制調節表進行調節。

第二十四條 應付賬款的檢查

財物部按月從供應方取得對賬單、與應付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應查明差異產生的原因。

如果追查結果表明有會計記錄錯誤，則應及時與債權人取得聯系，以便調整差異。

第二十五條 財務部相關負責人應定期從供應商處取得對賬單，并進行核對、調節工作。

第二十六條 同應付賬款相關的應付票據的簽發必須經財務部審核，由財務總監和總經理按權限批準。

第二十七條 財務部設置應付票據賬簿，并認真做好應付票據的核算工作，票據的登記人員不得兼管票據的簽發。

第二十八條 財務部門應付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業匯票。

第二十九條 財務部應該定期核對應付票據，并復核票據的利息核算。

第三十條 應付票據要定期與訂貨單、驗收單、發票進行核對。

第三十一條 應付票據要按照號碼順序及時進行保存。

第八部分

采購預算的管理

第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預算

第三十三條

采購預算管理的含義

采購預算是采購部門為配合企業銷售預測或生產數量，對所需求的原料、物料、零件、勞務等的數量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統反映的數量計劃，以利于企業整體目標的實現及其資源的合理配置。

預算管理就是指企業內部通過編制預算、執行預算、預算差異分析和預算考核來管理企業的經濟活動，反映企業管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現，促使企業不斷提高效率和效益。

采購預算管理是企業預算管理的一個分支，應與預算系統的其他系統相互協調。

第三十四條

編制采購預算

編制采購預算是指根據企業經營目標確定采購預算項目，建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業在未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。

根據企業銷售計劃，由相關使用部門（生產部門、管理部門等）填寫本部門的采購預算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預算后，編制采購總預算，交財務部編制總的預算，上交總經理審批。

第三十五條 執行采購預算

1．將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。

2對預算執行過程進行監控。

第三十六條

分析和調整采購預算差異

1．在預算執行過程中，采購部要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。

2．如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。

第三十七條

采購預算資金控制

1．在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度，嚴格控制無預算的資金支出。

⒉對于預算內的采購項目，請購部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。

⒊對于超預算和預算外采購項目，財務部對需求部門提出的申請進行審核，最終由財務總監及總經理審批后才能給予辦理。

第九部分 采購中的退貨管理

第三十八條 企業應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定，及時收回退貨貨款。

第三十九條 退貨款項回收。

1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內容包括退貨的數量、價格、日期、供應商名稱以及貸款金額等。

2．采購部經理審批借項憑單后，交財務部相關人員審核，由財務總監或總經理按權限審批。

3．財務部應根據借項憑單調整應付賬款或辦理退貨貨款的回收手續。

第四十條 采購中的折扣事宜。

1．采購員因對購貨質量不滿意而向供應商提出的折扣，需要同供應商談判來最終確定。

2．折扣金額必須由財務部審核，財務總監審核后交總經理批準。

3．折扣金額審批后，采購部應編制借項憑單。

第五篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章

總則

第一條

為規范公司的采購與付款業務，加強內部管理，防范經營風險，依據《中華人民共和國會計法》、《內部會計控制基本規范》等相關法律法規，制定本公司采購與付款管理制度。

第二條

建立公司采購與付款管理制度應達到以下基本目標：

（一）建立健全相關的內部控制組織結構，形成科學的決策機制、執行機制和監督機制，確保經營管理目標的實現；

（二）建立行之有效的風險控制系統，強化風險管理，確保各項業務活動的健康運行；

（三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發現和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護財產的安全完整；

（四）確保國家有關法律法規和公司內部規章制度的貫徹執行。

第二章 標準采購作業程序

第一節 請 購

第一條 請購部門的劃分

各項材料的請購部門如下：

(一)常備材料：生產管理部門

(二)預備材料：物料管理部門

(三)非常備材料：

1.訂貨生產用料：生產管理部門

2.其他用料：使用部門或物料管理部門

第二條 請購單的開立、遞送

(一)請購經辦人員應依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規格、數量、需求日期及注意事項經主管審核后依請購核決權限呈核并編號(依事業部別編訂)，“請購單(內購)(外購)”送采購部門。

(二)需用日期相同且屬同一供應廠商供應的統購材料，請購部門應以請購單附表，一單多品方式，提出請購。

(三)緊急請購時，由請購部門于“請購單”“說明欄”注明原因，并加蓋“緊急采購”章。

(四)總務用品由行政管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制“請購單”提出請購。

第三條 免開請購單部分

(一)下列總務性物品免開請購單，并可以“總務用品申請單”委托行政部門辦理，但其核決權限為金額xxx以下（xxx元以上者仍需開請購單），其列舉如下：

1.賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。

2.招待用品：飲料、香煙等。

3.書報(含技術性書籍及定期刊物)、名片、文具等。

4.打字、刻印、報表等。

（二）金額為xxx元以下的零星采購免開請購單。

第四條 請購核決權限

(一)內購：

1.原物料：

(1)請購金額預估在xx萬元以上者，由xx核決。

(2)請購金額預估在xx萬元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請購金額預估在xx萬元以上者，由xx核決。

2.財產支出：

(1)請購金額預估在xx元以下者，由xx核決。

(2)請購金額預估在xx元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請購金額預估在xx萬元以上者，由xx核決。

3.總務性用品：

(1)請購金額預估在xx元以下者，由xx核決。

(2)請購金額預估在xx元至xx萬元者，由xx核決。

(3)請購金額預估在xx萬元以上者，由xx核決。

附注：凡列入固定資產管理的請購項目應以“財產支出”核決權限呈核。

(二)外購：

1.采購金額以CIF美元總價折合在×××元(含)以下者由xx核決。

2.采購金額以CIF美元總價折合超過×××元以上者由xx核決。

第五條 請購案件的撤銷

(一)請購案件的撤銷應立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單(內購)”或“請購單(外購)”加蓋紅色“撤銷”的戳記及注明撤銷原因。

(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規定辦理：

1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。

2.原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應通知撤銷，并由物料管理部門據以將原請購單退回原請購部門。

3.原請購單未能撤銷時，采購部門應通知原請購部門，由原請購部門提出相應處理意見。

第二節 采購一般規定

第六條 采購部門的劃分

(一)內購：由采購部負責辦理。

(二)外購：由采購部下單，進口部門負責辦理。

(三)磁業公司管理層對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價。專案用料，必要時由磁業公司管理層指派專人或指定部門協助辦理采購作業。

第七條 采購作業方式 除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列方式進行采購：

(一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，依據使用部門的使用計劃制訂和月度購買計劃并通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。同時采購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。

(二)由采購部牽頭進行采購合同或是框架協議的談判與簽定，所有合同與框架協議必須報磁業公司管理層審批后才能簽定。

1．采購合同的談判應該由至少兩個部門參加，除采購部外，物品使用部門和財務部都可以參與合同的談判，大額采購應由三個部門同時參與談判。大額采購合同必須報法務部會簽同意。

2．大型設備的采購應該堅持技術談判和商務談判分離的原則，由使用部門牽頭進行技術談判，采購部門牽頭進行商務談判，談判結果報磁業公司管理層決策。

3．采購部根據簽定的合同，要求供應商按時、按質、按量提供采購物品。第八條 采購作業處理期限 采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。

第九條 價格復核與市場行情資料提供

(一)采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。(二)采購部門應就企業內各公司事業部所提重要材料的項目，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。

第十條 質量復核 檢驗部門與質量部門應就企業內所使用的材料質量予以復核(如材料選用、質量檢驗)等。

第三節 國內采購作業處理 第十一條 詢價、比價、議價

(一)采購經辦人員接獲“請購單(內購)”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，如已與供應商簽定框架協議的，按照框架協議辦理，如需詢價的，則需精選三家以上的供應商辦理比價或經分析后議價。(二)若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應檢附資料并于“請購單”上予以證明，經主管核發后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。

(三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，采購經辦人員于議價后，應于請購單“詢價記錄欄”中注明，經主管簽認后呈核。

(四)對于廠商的報價資料經整理后，經辦人員應深入分析后，以電話等聯絡方式向廠商議價。

(五)采購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急采購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。

第十二條 呈核及核決

(一)采購經辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經主管審核，并依請購核決權限呈核。

(二)采購案件經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。

第十三條 訂購

(一)采購經辦人員接到經核決的“請購單”后應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話、傳真或合同確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商于“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”。

(二)需與供應廠商簽訂長期合同或框架協議者，采購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核后辦理。

(三)若屬分批交貨者，采購經辦人員應于“訂購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。

(四)采購經辦人員使用暫借款采購時，應于“訂購單”加蓋“暫借款采購”章，以資識別。

第十四條 進度控制及事務聯系

(一)國內采購部門應分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購控制表”和“物料訂購跟催表”控制采購作業進度,同時通知倉庫收料日期以便辦理收料。(二)采購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應編制進度異常反應報告，并注明異常原因及預定完成日期，經呈主管核示后轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。

第十五條 退貨或退換

(一)內購材料須予退貨或退換時，質量部門應適時提出折讓或退貨建議，交磁業公司管理層審核后交采購部門辦理。 第十六條 整理付款

(一)一般情況下的付款參照第三章“付款一般作業程序”進行。

(二)短交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款，并參照第三章“付款一般作業程序”進行。

(三)超交應經主管核示始得依照實收數量參照第三章“付款一般作業程序”進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

第四節 境外采購作業處理(含進口事務、關務)

第十七條 詢價、比價、議價

(一)采購經辦人員接獲“請購單(內購)”后應依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，如已與供應商簽定框架協議的，按照框架協議辦理，如需詢價的，以電話或傳真方式進行詢價作業，除因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于“請購單(外購)”注明外，原則上應向三家以上供應廠商詢價、比價或經分析后議價。

第十八條 呈核及核決

(一)比價、議價完成后，采購部門應填制“訂購單(外購)”，擬訂“訂購廠商”“預定裝船日期”等，連同廠商報價資料，送相關領導依采購核決權限核決。

(二)采購案件經核決后，如發生采購數量、金額的變更時，請購部門應依更改后的采購金額所需的核決權限重新呈核；但若更改后的核決權限低于原核決權限時仍應由原核決主管核決。

第十九條 訂購與合同

(一)“訂購單(外購)”經核決送回采購部門后，即向廠商訂購并將相關材料遞交進口部門辦理各項手續，遞交財務中心辦理信用證。

(二)需與供應廠商簽訂長期合同者，采購部門應以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權限呈核后辦理。

第二十條 進度控制及異常處理

(一)采購部門應以“訂購單(外購)”及“采購控制表”和“物料訂購跟催表”控制外購作業進度。

(二)采購部門于每一作業進度延遲時，應主動編制進度異常反應報告記明異常原因及處理對策，據此修訂進度并通知請購部門。

(三)采購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時，應主動與供應廠商聯系催交，并制進度異常反應報告記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。

第二十一條 采購部門應準備全部文件送進口部門向政府機關申請核準進口。外購材料訂購后，采購部門應即準備“訂購單(外購)”及有關申請文件，以“申請外匯處理報告”(需在一星期內辦妥結匯時，加填“緊急外購案件聯絡單”)送進口部門辦理簽證。進口部門應依預定日期向政府相關部門辦理簽證，并于“進口許可證”核準時通知采購部門。

第二十二條 進口保險

(一)FOB、FAS、C＆F條件的進口案件，進口部門應依“訂購單(外購)”采購部門指示的保險范圍辦理進口保險。

(二)進口部門應將承保公司指定的公證行在“訂購單(外購)”上標示，以便貨品進口必須公證時，進口部門憑以聯絡該指定的公證行辦理公證。

第二十三條 進口船務

(一)FOB、FAS的進口案件，進口部門(船務經辦人員)于接獲“訂購單(外購)”時，應視其“裝運口岸”及“裝船期限”并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進口貨品可機動選擇船只裝運。

(二)進口部門(船務經辦人員)應將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進口結匯經辦人員，于“開發信用證申請報告”列明，作為信用證條款，向發貨人指示裝船。

(三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，采購部門應于“訂購單(外購)”上注明，避免在信用證上指定船公司而改由委托發貨人代為安排裝船。

第二十四條 進口部門應依“訂購單(外購)”標示的“開發信用證日期”辦理結匯，并于信用證(L／C)開出后以“開發L／C快報”通知采購部門聯絡供應廠商。 第二十五條 免稅申請進口的貨品可申請免稅者，進口部門應于“進口許可證”核準后，準備必需文件，向稅務局申請，經取得核準函后向海關申請免稅。

第二十六條 進口許可證、信用證的修改 供應商要求本公司修改“進口許可證”或“信用證”時，采購部門應開立“信用證、進口許可證修改申請報告”經呈核后，準備修改申請文件送進口部門辦理。

第二十七條 裝船通知及提貨文件的提供

(一)采購部門接到供應商通知有關船名及裝船日期時，應立即填制“裝船通知單”分別通知進口部門、請購部門、物料管理部門及有關部門。

(二)進口部門收到供應商的裝船及提貨文件時，應準備“進口許可證”及有關文件，辦理報關提貨。

第二十八條 進口報關

(一)進口部門收到“訂購單(外購)”及報關文件時，應視買賣、保險及稅率等條件填制“進口報關處理單”連同報關文件，委托報關行辦理報關手續，同時通知倉庫收料日期以便辦理收料。

(二)不結匯進口物品，進口部門應于接獲到貨通知時，查明品名、數量等資料，并會采購部門確認需要提貨者再行辦理報關提貨。

(三)關稅繳納前進口部門應確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。(四)海關估稅的稅率如與進口部門估列者不符時，進口部門應立即通知采購部門提供有關資料，于海關核稅后14天內以書面向海關提出異議，申請復查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進口部門應于“進口報關追蹤表”記錄，以便督促銷案。

(五)船邊提貨的進口材料，進口部門應于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續，以便船只抵港時，即時辦理提貨。

第二十九條 報關進度控制 進口部門應分報關、驗關、估稅、繳稅、放行五階段，以“進口報關追蹤表”控制通關進度。

第三十條 公證

(一)各事業部應依材料進口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進口部門于材料進港時，會同公證行前往公證。

(二)外購材料于驗關或到廠后發現短損而合于索賠條件者，進口部門應于接獲報關行或材料庫通知時，聯絡公證行辦理公證。

(三)進口貨品辦理公證時，進口部門應于公證后配合索賠經辦時效，索取公證報告分送有關部門。

第三十一條 索賠

(一)采購部門接到收貨異常報告(“材料檢驗報告表”或“公證報告”等)時，應立即填制“損失索賠通知書”連同索賠資料交索賠經辦部門辦理。

(二)以船公司或保險公司為索賠對象者，由進口部門辦理索賠；以供應廠商為索賠對象時，由采購部門辦理索賠。

(三)索賠案件辦妥后，“損失索賠通知書”應依原采購核決權限呈核后歸檔。

第三十二條 退貨或退換

(一)外購材料須予退貨或退換時，質量部門應適時提出折讓或退貨建議，交磁業公司管理層審核后交采購部門辦理，采購部門應適時通知進口部門依政府規定期限向海關申請。

(二)復運出口、進口的有關事務，采購部門應負責辦理，其出口進口簽證、船務、保險報關等事務則委托進口部門配合辦理。

(三)退換的材料進口時依本節有關規則辦理。

第三章 付款一般作業程序

第三十三條 發票管理

(一)倉儲部門于辦理收料手續完妥并經檢驗部門檢驗合格后，應將各項單據轉送采購部門。

（二）采購部門每月定期發出發票申請單至供貨商處要發票

(三)采購部門收到倉儲部門轉來之單據，批上采購材料單價，經主管簽核后會同發票轉磁業公司財務部審核價格，磁業公司財務部審核價格后遞交財務中心審核入賬。

第三十四條 應付款入帳

(一)財務中心根據采購部提供的發票每月制作應付款分析表和應付款清單，經財務中心會計部主管審批后依應付款清單控制付款。

第三十五條 請款

(一)采購部門填制付款申請單，報財務中心資金管理部審批（或財務中心提供額度建議），財務中心資金管理部提交磁業公司管理層審批。

第三十六條 記帳

(一)請款條件審批通過后，財務中心開立“應付憑單”，記入賬冊。(二)財務中心于每月固定日期整理“應付憑單”交由出納單位開出支票。第三十七條 開立支票

(一)出納單位收到應付憑單后，應注意其支付程序是否已齊備。(二)支票送蓋印鑒時，應在應付憑單注明銀行賬號、支票號碼及日期。(三)支票之到期日應與付款條件相符。第三十八條 蓋印

(一)將填妥支票送印鑒保管人員審核、蓋章、簽字。(二)印鑒保管人員須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章、簽字。第三十八條 領款 付款之時間，出納單位可視作業狀況而排定之，其方式為定期（如每個月之5、20日等）或隨時

第四章 附則

第三十九條 本制度呈總經理核準后實施，增設修訂亦同。第四十條 本規定自2006年1月1日起執行。