第一篇：采購付款結(jié)算流程

采購付款結(jié)算流程的規(guī)定

為規(guī)范采購對賬、付款流程，加強財務(wù)核算監(jiān)督，保證供應(yīng)商貨款支付的及時、準(zhǔn)確，經(jīng)公司研究決定特制定本規(guī)定，具體事宜通知如下：

一、先到貨、后付款的賬期定義

1、月結(jié)60天：整月內(nèi)貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起60天內(nèi)為結(jié)賬期。

2、月結(jié)30天：整月內(nèi)貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起30天內(nèi)為結(jié)賬期。

3、半 月 結(jié)：半月內(nèi)貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起15天內(nèi)為結(jié)賬期。

4、日結(jié)：貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起X天內(nèi)為結(jié)賬期。

5、如有不同賬期方式，按以上定義內(nèi)容以此類推。

二、預(yù)付賬款流程

1、采購合同

預(yù)付賬款方式的結(jié)算適用于大宗貨物采購，采購處與供應(yīng)商簽訂供銷合同，并要求供應(yīng)商提供截止上批到貨的對賬明細(xì)單，確認(rèn)無誤后采購處填寫匯款申報單送財務(wù)部審核。

2、請款

財務(wù)部審核采購處提供的合同、對賬明細(xì)單及匯款申報單無誤后報送總經(jīng)理審批。

3、付款

財務(wù)部按購銷合同的約定安排付款。如合同有約定定金，則先付定金，其余按照每批次實際經(jīng)檢驗合格入庫數(shù)量付款。

4、發(fā)票

采購處要保證在貨到之日5 內(nèi)，讓供應(yīng)商將合格的增值稅發(fā)票郵寄到公司財務(wù)部核銷。

以上規(guī)定自 年 月 日起執(zhí)行！

XXXX有限公司

二O一二年二月二十三日

主題詞： 采購付款結(jié)算

主送：財務(wù)部、采購處、倉庫、行政部存檔

報送：總經(jīng)理

第二篇：材料采購、付款、出入庫結(jié)算流程及管理制度...

-----------黑龍江港進(jìn)集團

原材料、設(shè)備采購 付款、出入庫、結(jié)算管理流程

一、材料采購流程

（一）、食品科技材料采購流程

1、大宗材料及設(shè)備采購流程

大宗材料包括：淀粉、包裝箱、包裝袋、元煤等。食品科技公司生產(chǎn)部根據(jù)銷售公司和營銷中心上報的銷售計劃核定所需要的原材料及包裝物數(shù)量，填寫《材料采購申請單》，經(jīng)公司經(jīng)理審核簽字后上報集團物流部，集團物流部對所需的材料進(jìn)行市場調(diào)查和詢價填制《材料采購計劃單》上報董事長（總經(jīng)理）審批，審批后與供貨方簽訂采購合同。

2、消耗及一般材料采購流程

（1）、生產(chǎn)副經(jīng)理根據(jù)檢修和生產(chǎn)需要，制定下月的檢修材料或消耗材料的需求計劃，并填寫《材料采購申請單》；各部室需求辦公用品由常務(wù)副經(jīng)理提報《材料采購申請單》；經(jīng)公司經(jīng)理審批后報分公司物流部。分公司物流部根據(jù)《材料采購申請單》核對庫存、詢價后填制《材料采購計劃單》，上報集團物流部由集團物流部長簽字后上報總經(jīng)理審批，審 1 批后分公司方可采購。

（2）、急需材料，總價值在500元以下的由分公司物流部采購，日后按采購流程補辦手續(xù)。

（3）、需要在外地采購的材料，按采購流程執(zhí)行，由集團物流部分別與異地負(fù)責(zé)采購人員聯(lián)系，代理采購。

（二）、建筑安裝公司材料、設(shè)備采購流程

1、項目經(jīng)理根據(jù)工程需要核定所需材料填寫《材料采購申請單》，經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理和總工程師審核簽字報集團物流部（當(dāng)?shù)夭少彽牟牧咸崆?天提出，具有加工周期或需要外地采購的材料提前15天提出，裝飾材料提前30天提出）。

2、物流部根據(jù)《材料采購申請單》進(jìn)行詢價比價確定采購價格編制《材料采購計劃單》，上報集團副總經(jīng)理審批，審批后方可采購，《材料采購計劃單》一式兩份，物流部留存一份，財務(wù)總監(jiān)一份。

3、需要在哈市采購的材料，由哈銷售公司行政主管負(fù)責(zé)采購，需要在齊市和大慶采購的材料分別由鄭鵬和宿偉負(fù)責(zé)。

具體流程：物流部將審批后的《材料采購計劃單》傳真給各地負(fù)責(zé)采購人員，各地采購人員將詢價情況回復(fù)集團物流部，物流部和集團經(jīng)理研究定價，確定價格后回復(fù)對方，按采購計劃單數(shù)量進(jìn)行采購，并負(fù)責(zé)發(fā)貨到指定地點。

（三）、集團總部辦公用品、消耗材料等采購流程

1、辦公用品：各部門根據(jù)需要按期（每月月初）填寫《材料采購申請單》，報集團辦公室，經(jīng)常務(wù)副總審批后由辦公室組織采購。需物流部采購的，報總經(jīng)理審批。

2、其他材料：各部門根據(jù)需要的材料填寫《材料采購申請單》，并由主管部門負(fù)責(zé)人簽字，簽字后上報各部門主管副總審批，審批后上報集團物流部采購。

二、材料付款流程

1、物流部采購人員根據(jù)審批后《材料采購計劃單》需要采購的材料，分別填寫匯款單或借款單，經(jīng)物流部長簽字后，分別報董事長（總經(jīng)理）、財務(wù)總監(jiān)審批，審批后財務(wù)辦理匯款或付款。

2、采購人員對每次匯款或借款要做好記錄，以備到貨后及時報賬。

三、材料出入庫流程

（一）、食品科技公司材料出入庫流程

1、食品科技公司材料入庫流程

（1）、大宗材料到廠后，倉儲部保管員需填寫材料報檢單報到質(zhì)檢部，質(zhì)檢員對進(jìn)廠材料進(jìn)行檢驗，檢驗合格后，在報檢單上簽字，保管員方可接收材料入庫。

（2）、消耗材料采購進(jìn)廠，保管員依據(jù)物品清單核實數(shù) 3 量無誤后入庫，并填寫到貨登記表。

（3）、采購員持所購材料發(fā)票到倉儲部辦理入庫，保管員依據(jù)發(fā)票核對材料接收量無誤后填寫材料入庫單（材料入庫單一式三聯(lián)，保管員一聯(lián)，采購員一聯(lián)，財務(wù)核算一聯(lián)），材料入庫單需經(jīng)保管員、采購員簽字并由生產(chǎn)經(jīng)理審批后方可到財務(wù)結(jié)算。

2、食品科技公司材料出庫流程

各班組領(lǐng)用材料人員填寫材料出庫單，材料出庫單一式三聯(lián)，領(lǐng)料單位一聯(lián)，倉儲保管員一聯(lián)，財務(wù)一聯(lián)。材料出庫由領(lǐng)料人、生產(chǎn)經(jīng)理簽字，交倉儲保管員，保管員接到材料出庫單后要核對材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量無誤后，按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放。

（二）、建筑安裝公司材料出入庫流程

1、大宗材料出入庫流程

大宗材料到場，項目部保管員依據(jù)材料單清點實物，驗收合格無誤后，填寫材料到貨登記表；依據(jù)發(fā)票或收據(jù)填寫材料入庫單同時填寫材料出庫單，出入庫單分別由項目保管員、采購員、領(lǐng)料人、項目經(jīng)理簽字。

2、一般材料出入庫流程

材料到場項目保管員驗收后辦理材料接收手續(xù)，填寫到貨登記表，如有發(fā)票則填寫材料入庫單，入庫單需由項目部 經(jīng)理、保管員、采購員簽字。材料出庫時由保管員填寫材料出庫單，由項目部經(jīng)理、領(lǐng)料人簽字后領(lǐng)取。

四、材料結(jié)算流程

1、物流部采購人員持發(fā)票及入庫單（大宗材料包括出庫單），經(jīng)物流部長簽字，報董事長（總經(jīng)理）審批，財務(wù)總監(jiān)審批后，財務(wù)結(jié)算。

2、入庫單所開項目數(shù)量必須與發(fā)票一致

第三篇：采購與付款流程

采購與付款業(yè)務(wù)流程

1.1 采購業(yè)務(wù)流程

1．請購。業(yè)務(wù)部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權(quán)的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。

（1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數(shù)量。

（2）日常物料或勞務(wù)請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購部門采購。

（3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設(shè)備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權(quán)指定專門人員提出采購申請。

請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務(wù)部門，作為編制采購資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預(yù)算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準(zhǔn)。

2．采購實施。采購部門首先進(jìn)行詢價，初步確定供應(yīng)商的選擇范圍。然后安排競標(biāo)投標(biāo)事項，確定供應(yīng)商。再一步與供應(yīng)商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認(rèn)采購業(yè)務(wù)。同時采購人員將商品分批運回企業(yè)，并監(jiān)督運輸過程。

3．驗收。驗收部門根據(jù)采購訂單及采購合同執(zhí)行驗收，對商品質(zhì)量、數(shù)量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據(jù)，會計部門一份，作為采購業(yè)務(wù)核算的原始憑證。

4．會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關(guān)憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉(zhuǎn)會計部門，會計人員編制記賬憑證，復(fù)核后交會計主管根據(jù)復(fù)核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細(xì)賬。

業(yè)務(wù)部門需求分析和市場調(diào)研提出采購申請審批財務(wù)部門采購部門采購實物預(yù)算與供應(yīng)商聯(lián)系確定價格編制采購訂單請購單 1請購單請購單請購單 1 2 3審批請購單 2審核批準(zhǔn)采購資金預(yù)算資金使用卡拔付款項執(zhí)行采購業(yè)務(wù)提出付款申請進(jìn)行貨款結(jié)算將采購商品運回驗收部門進(jìn)行驗收采購合同請購單采購訂單驗收單 1倉庫部門編制憑證匯總表審核核對登記總賬登記明細(xì)賬編制記賬憑證請購單請購單驗收單 1 2 3驗收單 2 1.2 付款業(yè)務(wù)流程

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業(yè)務(wù)，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1．付款流程。（1）相關(guān)人員審核供應(yīng)商發(fā)票；（2）出納人員根據(jù)審核后的供應(yīng)商發(fā)票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應(yīng)商發(fā)票；（3）出納人員編制付款記賬憑證，并進(jìn)行審核；（4）根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據(jù)以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門共享原始憑證，采購部門登記采購明細(xì)賬。

2．會計核算流程。（1）會計人員根據(jù)采購部門申請確定科學(xué)、合理、有效率的結(jié)算方式；（2）根據(jù)結(jié)算方式確定采購業(yè)務(wù)形成的負(fù)債；（3）根據(jù)出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關(guān)部門審核；（4）會計主管依據(jù)審核后的記賬憑證編制匯總表，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。（5）定期與采購付款有關(guān)的總賬和明細(xì)賬核對；定期將應(yīng)付賬款明細(xì)賬和供應(yīng)商提供的發(fā)票核對。

采購部門提出付款申請會計部門應(yīng)付賬款供應(yīng)商付款審核賣方發(fā)票確定結(jié)算方式編制付款單據(jù)預(yù)付賬款應(yīng)付票據(jù)出納執(zhí)行付款附件：付款支票采購訂單采購合同驗收單賣方發(fā)票附件：采購訂單采購申請單驗收單付款申請單編制記賬憑證賣方發(fā)票采購明細(xì)賬編制記賬憑證審核進(jìn)行貨款結(jié)算核對記賬憑證匯總應(yīng)付賬款總賬物資采購總賬銀行存款總賬登記銀行存款日記賬財務(wù)費用總賬明細(xì)賬明細(xì)賬明細(xì)賬明細(xì)賬核對 3 2 采購與付款業(yè)務(wù)中的不相容職務(wù)及部門職責(zé)

2.1 不相容職務(wù)

企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批；

（二）詢價與確定供應(yīng)商；

（三）采購合同的訂立與審核；

（四）采購、驗收與相關(guān)會計記錄；

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。2.2 采購與付款部門職責(zé)

1．采購部門。主要負(fù)責(zé)建立、實施本企業(yè)和供應(yīng)商、市場主體的采購契約關(guān)系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執(zhí)行企業(yè)的采購流程，并對采購活動過程進(jìn)行控制和監(jiān)督。主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法。

2．財務(wù)部門。負(fù)責(zé)對采購活動資金運動過程進(jìn)行控制，確認(rèn)、計量采購業(yè)務(wù)活動的會計信息，進(jìn)行采購資金的結(jié)算和使用控制。主要控制活動包括負(fù)責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運動的結(jié)算單據(jù)和憑證；通過設(shè)臵專門管理采購業(yè)務(wù)的會計崗位對采購活動進(jìn)行會計核算。

3．使用部門。考察本部門物料和勞務(wù)的短缺情況，提出采購申請，按規(guī)定格式編制請購單據(jù)。評價供應(yīng)商勞務(wù)或物料質(zhì)量和服務(wù)等信息，監(jiān)督采購實施過程。

使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負(fù)責(zé)編制申請購買的文字材料及相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。

4．倉庫管理部門。負(fù)責(zé)采購商品的暫時接收、貯存和保管，實現(xiàn)采購商品在倉庫內(nèi)的安全。負(fù)責(zé)制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進(jìn)行控制。根據(jù)商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。

5．驗收部門。按照合同的標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)對購進(jìn)商品及勞務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進(jìn)行檢查。評價供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)給采購部門；制定有關(guān)驗收程序和驗收人員管理制度。采購與付款關(guān)鍵控制點及控制活動

3.1 請購

請購活動控制首先明確請購權(quán)的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質(zhì)和特點確定歸口管理部門，給予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)人員職責(zé)，并將請購程序化。

1．請購實物預(yù)算的編制與審批。財務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求，編制采購商品的有關(guān)實物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時間等。實物預(yù)算編制過程中要根據(jù)采購商品的市場需求狀況、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟分析確定有關(guān)經(jīng)濟采購批量、庫存成本和采購價格區(qū)間等計算表，形成最初的采購預(yù)算單。

采購預(yù)算方案控制的主要內(nèi)容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；確定物料采購過程中的業(yè)務(wù)分工，主要是進(jìn)行限制接近控制，防止實物采購過程中的實物損失風(fēng)險；對企業(yè)的產(chǎn)能進(jìn)行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業(yè)是否還能通過購買物料擴大生產(chǎn)規(guī)模，以實現(xiàn)經(jīng)營活動的規(guī)模經(jīng)濟效益。

根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級管理部門的審批權(quán)限，并保持請購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：采購預(yù)算和企業(yè)的生產(chǎn)、銷售計劃以及實際經(jīng)營情況是否一致；采購預(yù)算的內(nèi)容是否足夠全面具體；采購預(yù)算方案是否具有可行性；采購權(quán)責(zé)分配是否合理。

2．采購資金預(yù)算的編制。財務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制。

3．采購計劃的編制。根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會同財務(wù)、倉庫及使用部門編制詳細(xì)的采購計劃，對采購細(xì)節(jié)進(jìn)行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運輸方式及成本、驗收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。

3.2 采購

1．采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進(jìn)行保險。

2．供應(yīng)商的評價與選擇。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進(jìn)行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團）下屬的分支機構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對同一供應(yīng)商。對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價采購制度。

3．采購方式的確定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、財會、內(nèi)審、法律等部門的負(fù)責(zé)人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務(wù)采購等必須采用招投標(biāo)方式確定采購價格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進(jìn)行采購的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎勵。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。委托中介機構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強對中介機構(gòu)的監(jiān)督。3.3 驗收及保管

1．驗收過程控制。驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作。驗收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點清商品數(shù)量；按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗收后，驗收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部 門，移交時要求對方在驗收單副聯(lián)上簽收。

2．收貨控制。收貨人與驗收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。

3．倉庫保管。倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗和未檢驗的商品進(jìn)行分離存放。對倉庫保管中的實物資產(chǎn)，要對接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。3.4 付款控制

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務(wù)包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執(zhí)行、審核和記錄等。

1．付款申請。采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應(yīng)商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。

2．采購及付款資料的審查。出納和會計人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務(wù)處理時要嚴(yán)格審查采購合同、發(fā)票、運輸結(jié)算交易所、驗收費用票據(jù)、驗收入庫報告、入庫單等資料的內(nèi)容是否完整、業(yè)務(wù)程序是否齊全、計算是否準(zhǔn)確、支付金額是否超出了付款權(quán)限等。

3．會計記錄控制。包括應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等業(yè)務(wù)的會計處理控制，如憑證的審核、總賬明細(xì)賬的核對、與供應(yīng)商的對賬等。

4．建立嚴(yán)格的退貨、退款管理制度，規(guī)范折扣管理。采購商品驗收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或數(shù)量問題，采購和驗收部門要合作填寫退貨退款通知，主要內(nèi)容包括：采購合同編號和內(nèi)容摘要、退貨商品數(shù)量質(zhì)量及金額、退貨原因等。

第四篇：采購與付款流程

采購與付款流程

1供應(yīng)商選擇

a.對新的供應(yīng)商,首先物資供應(yīng)部提出新供應(yīng)商《物資試用申請表》報質(zhì)量保證部、技術(shù)部、生產(chǎn)制造部、分管副總審批，簽字同意后對新供應(yīng)商能力進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查以我公司現(xiàn)場考察后，供應(yīng)商填寫《分供方調(diào)查表》由供應(yīng)部人員帶回或者以傳真形式填寫后回復(fù)公司。b.新供應(yīng)商物資回廠試用完畢后，物資供應(yīng)部填寫新供應(yīng)商《物料品種試用評估表》報質(zhì)量保證部、生產(chǎn)制造部對其送貨質(zhì)量、送貨價格、送貨的及時性進(jìn)行評估，最后將結(jié)果報分管副總審批。

c.審批同意后，物資供應(yīng)部填寫《初選供方審批表》報部門經(jīng)理及技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，通過一段時間的物資采購質(zhì)量、價格、送貨及時性及售后服務(wù)等項目的跟蹤，物資供應(yīng)部填寫《供方評定評分表》報技術(shù)部、質(zhì)量保證部對其技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)及信譽進(jìn)行評定，根據(jù)評定結(jié)果，如果符合合格供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)，物資供應(yīng)部在最后填寫《合格供方審批報告》報質(zhì)量保證部、技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。物資供應(yīng)部最后將此過程中所涉及的評定表格歸檔，所有物料必須在已被納入合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購。

d.物資供應(yīng)部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商信息進(jìn)行更新，當(dāng)合格供應(yīng)商公司名稱、地址、賬號、稅號、聯(lián)系人等信息存在變化時，供應(yīng)商會傳真函件至我部，傳真上必須有該單位的法人章、公章，物資供應(yīng)部依照傳真對供應(yīng)商信息進(jìn)行及時更新，物資供應(yīng)部依照相關(guān)要求，對現(xiàn)存業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)廠家及廠家信息進(jìn)行整改，現(xiàn)已完成信息的更新工作。并由專人負(fù)責(zé)對信息進(jìn)行及時更新，一般情況為3個月核對一次。e.供應(yīng)部每年或每一年半對合格供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨及時性等情況進(jìn)行評估，并編制《供方調(diào)查表》，并由供應(yīng)部、技術(shù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)制造部審核后在《供方調(diào)查表》上簽字確認(rèn)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果決定是否需撤銷不合格供應(yīng)商。物資供應(yīng)部保存合格供應(yīng)商的名單。2物料采購

a.計控部每月月末根據(jù)銷售合同編制《生產(chǎn)計劃》，并根據(jù)《生產(chǎn)計劃》編制當(dāng)月的《采購計劃》，《采購計劃》需經(jīng)技控部經(jīng)理及其他相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字。

b.計控部根據(jù)產(chǎn)品圖紙制定采購計劃時需對應(yīng)每一筆銷售合同的施工令號下達(dá)《采購計劃》。供應(yīng)部根據(jù)該施工令號審核該采購申請是否為采購計劃內(nèi)要求。

c.供應(yīng)部根據(jù)經(jīng)審批的采購計劃進(jìn)行采購，并填寫《請購單》，供應(yīng)部經(jīng)理審核請購內(nèi)容是否與采購計劃相符，供應(yīng)商是否包括在公司的合格供應(yīng)商清單中等，成本核算室負(fù)責(zé)人審核采購單價是否合理，審核無誤后簽字確認(rèn)。

d.公司在確定采購供應(yīng)商之前均會由物資供應(yīng)部及成本核算室向多方供應(yīng)商進(jìn)行詢價，并經(jīng)過比價選擇最優(yōu)供應(yīng)商，主要物資按照價格表上與供應(yīng)商協(xié)議好的價格執(zhí)行采購，價格表由價格核算部經(jīng)理簽字確認(rèn)，但供應(yīng)商只和本方口頭達(dá)成一致，并未在價格表上簽字確認(rèn)，而鋼材及其它消耗性物資購進(jìn)價格根據(jù)當(dāng)天的市場價格來進(jìn)行臨時采購，供應(yīng)部經(jīng)理及成本核算室負(fù)責(zé)人審核比價結(jié)果。物資供應(yīng)部在新物料購買前，沒有指定單一供應(yīng)商配套件物資的采購過程，從整改日起開始保留了兩家及兩家以上供應(yīng)廠家的報價單。

e.計控部根據(jù)車間實際生產(chǎn)情況，制訂出《臨時物資采購計劃》下達(dá)給物資供應(yīng)部審核后進(jìn)行臨時采購，此計劃為車間生產(chǎn)所需消耗品的采購。

f.物資供應(yīng)部經(jīng)理簽訂合同前將《采購計劃》上對應(yīng)物資型號、數(shù)量及采購價格和合同進(jìn)行對照，審核無誤后在合同上蓋合同專用章，合同審批表等同于公司要求物資供應(yīng)部一直以來使用的物資請購單，只是名稱叫法不同，在使用過程中所起到的作用是一致的，在與工作人員交流過程中也說明過此問題。

g.物資供應(yīng)部專員及時將當(dāng)月歸檔合同錄入K3系統(tǒng)，財務(wù)部審核合同錄入信息的準(zhǔn)確性，由合同計劃管理室進(jìn)行采購合同的簽訂和保管。當(dāng)月簽訂的合同錄入K3后，合同管理專員將當(dāng)月簽訂的采購合同全部歸檔裝訂。

h.采購物資回廠后，經(jīng)公司質(zhì)量保證部檢驗后，如不能夠滿足我公司質(zhì)量要求的報廢退回流程參見C4.8報廢流程。3采購付款及記錄

a.財務(wù)部應(yīng)付往來核算員接收到物資供應(yīng)部門填制的《請款單》，并檢查《請款單》上的核準(zhǔn)人一欄有無供應(yīng)部經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)經(jīng)理、董事長的審批簽名，領(lǐng)款人一欄是否有供應(yīng)部門經(jīng)辦人的簽名，以上的審批簽名缺一不可。如果是現(xiàn)金支付的單據(jù)請款單上應(yīng)蓋有現(xiàn)金付訖的紅色印章；如果是通過銀行支付的單據(jù)請款單上應(yīng)蓋有銀行付訖的紅色印章。

b.應(yīng)付往來核算員檢查《請款單》后有無附《購銷合同》，購銷合同是否有供需雙方蓋訖的合同專用章，是否有委托代理人的簽名，《請款單》上的采購明細(xì)及金額、銷售單位、收款單位與購銷合同上所列的是否一致。

c.支票及電匯單由出納統(tǒng)一保存，出納核對《請款單》上填寫的支票或電匯單上收款單位、付款金額是否與《請購單》及購銷合同上一致，審核一致后出納進(jìn)行付款。應(yīng)付往來核算員檢查如果是用支票支付的單據(jù)，《請款單》上有無貼附支票存根，支票存根上的收款人名稱與《請款單》上的收款單位是否一致；如果是電匯的單據(jù)，電匯單上的收款人與《請款單》上的收款單位是否一致，電匯單上是否蓋有銀行受理的紅色印章。通過以上審核程序無誤后，應(yīng)付往來核算員在出納的銀行存款日記賬上與單據(jù)對應(yīng)的登記欄上簽名以明確責(zé)任。

d.供應(yīng)部的合同管理員將付款合同輸入K3后，應(yīng)付往來核算員通過接收到的付款單據(jù)所附的購銷合同，對合同管理員輸入的付款合同在K3上進(jìn)行審核。通過對輸入合同的單位與所列明細(xì)及金額跟實際合同進(jìn)行逐一核對無誤后在系統(tǒng)中簽字確認(rèn)審核。金蝶財務(wù)系統(tǒng)已設(shè)臵為不允許根據(jù)電子收料單生成的電子發(fā)票金額超過采購合同金額。

e.應(yīng)付往來核算員對審核無誤的付款單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理。生成的憑證分錄如下：

借方：應(yīng)付賬款---供應(yīng)商

貸方：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)收票據(jù)

每月月末，由總賬會計在結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期損益前在K3系統(tǒng)中對憑證進(jìn)行逐一審核后在K3中點擊確認(rèn)完成審核。

f.物資供應(yīng)部門采購員將整理好的物資采購單據(jù)交給材料核算員辦理交接手續(xù)，材料核算員在確認(rèn)單據(jù)所附的增值稅發(fā)票未過期后雙方在登記本上登記簽字以明確責(zé)任。

g.材料核算員在收到物資供應(yīng)部門填制的物資采購報銷單后即時審核報銷單上有沒有報銷人的簽名，核準(zhǔn)人一欄是否有負(fù)責(zé)報銷手續(xù)的供應(yīng)部長及部門分管領(lǐng)導(dǎo)的審批簽名。

h.材料核算員檢查報銷單后有無付請購單、購銷合同、發(fā)票及收料單（第四聯(lián)），請購單上的申報部門負(fù)責(zé)人一欄是否有部門領(lǐng)導(dǎo)的審批簽名，物價部門審核一欄是否有物價部門的審批簽名，購銷合同是否有供需雙方蓋訖的合同專用章，是否有委托代理人的簽名。請購單上的采購明細(xì)及數(shù)量、金額與購銷合同上所列的是否一致，請購單上的銷售單位與購銷合同上的供方及請購單上的收款單位是否一致。發(fā)票一般應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，如不是專用發(fā)票應(yīng)在請購單上由物價部門做特別書面說明并簽字，發(fā)票上每項物料的采購單價金額應(yīng)與請購單及合同一致。發(fā)票上的每一項物料的采購數(shù)量應(yīng)與收料單上的一致，或者小于收料單，但不能大于收料單。小于收料單的應(yīng)對收料單進(jìn)行分割，將多于的數(shù)量部分返回給經(jīng)辦人員并簽收以便后期繼續(xù)報銷。發(fā)票所記載的數(shù)量大于收料單的應(yīng)將單據(jù)退回經(jīng)辦人由其查明原因后補齊、補辦手續(xù)或?qū)l(fā)票退返供應(yīng)商。核對發(fā)票的合計金額與報銷單上的報銷金額是否一致。材料核算員在審核無誤的報銷單上的核準(zhǔn)人一欄上簽字并送交財務(wù)部經(jīng)理審核。C3.3.8

i.材料核算員將財務(wù)部經(jīng)理審核簽字后的報銷單收回并進(jìn)行賬務(wù)處理。材料核算員將K3中與實際的收料單對應(yīng)的經(jīng)過成本核算員審核后的電子收料單選中并生成電子發(fā)票。生成的發(fā)票的各項明細(xì)、金額、稅額應(yīng)與實際的發(fā)票保持一致，生成確認(rèn)后保存審核，系統(tǒng)并與所選的收料單鉤稽。

通過生成的發(fā)票生成憑證。如果是以前期間辦理入庫手續(xù)的單據(jù)還應(yīng)先根據(jù)收料單的第四聯(lián)生成暫估沖回的憑證。

暫估沖回：原材料或低值易耗品 借方紅字

應(yīng)付賬款—暫估 貸方紅字

正式入庫：原材料或低值易耗品 借方金額

應(yīng)交稅金—進(jìn)項稅額 借方金額（此項如是普通發(fā)票則不會生成）

應(yīng)付賬款—正常應(yīng)付 貸方金額

因本期辦理入庫手續(xù)的收料單存在發(fā)票未回?zé)o法正常報銷的情況，先對發(fā)票未回的入庫材料進(jìn)行暫估入庫。月底系統(tǒng)對勾稽完統(tǒng)計的發(fā)票未回的收料單，系統(tǒng)根據(jù)倉庫提供的收料單第一聯(lián)（暫估入賬聯(lián)）自動生成暫估入庫憑證：

原材料或低值易耗品 借方金額

應(yīng)付賬款—暫估 貸方金額

在后期發(fā)票收回時再將暫估入庫沖回。

生成憑證后，在每月月末，由總賬會計在結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期損益前在K3系統(tǒng)中對憑證進(jìn)行逐一審核后點確認(rèn)完成審核。

第五篇：公司材料采購及結(jié)算流程

公司材料采購發(fā)貨及結(jié)算流程

為了能更好的控制公司資源流失，避免各種材料采購過剩，減少公司各種利益損失，特規(guī)定具體材料采購發(fā)貨及結(jié)算流程，并規(guī)定相應(yīng)獎罰條例具體內(nèi)容如下：

一、針對人員：需求人、倉庫保管、材料采購員、財務(wù)人員、項目負(fù)責(zé)人。

二、材料采購流程

1、首先由需求人根據(jù)實際需要填寫公司統(tǒng)一格式的材料采購申請單（一式三份需求人，項目負(fù)責(zé)人，財務(wù)人員各執(zhí)一份）。

2、其次需求人把填寫好的材料采購申請單經(jīng)倉庫保管清點倉庫沒有庫存后交由項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)，并由項目負(fù)責(zé)人交由材料采購員。

由材料采購人員直接采購的材料采購員收到申請單后需進(jìn)行市場詢價，詢價至少需三家，詢價單應(yīng)明確注明材料品牌、數(shù)量、報價、廠家或門店及聯(lián)系方式，詢價單價經(jīng)項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)并由項目負(fù)責(zé)人交財務(wù)人員留底。

注：項目負(fù)責(zé)人在確認(rèn)前應(yīng)發(fā)至微信群上報股東會，涉及大宗材料需經(jīng)股東會確認(rèn)，原則上項目所有材料采購必須按以上流程報，不過實際每單材料總金額在2000元以內(nèi)的材料又要急用的可由材料采購員電話項目負(fù)責(zé)人同意后采購。

三、采購材料收貨流程

1、所有采購材料到工地后倉庫保管應(yīng)根據(jù)采購申請單對照收貨進(jìn)行仔細(xì)清點數(shù)量、質(zhì)量、品牌等是否符合。

2、保管在收貨單價應(yīng)對應(yīng)財務(wù)留底的詢價確認(rèn)單，經(jīng)確認(rèn)后方可簽字。

3、保管對當(dāng)天簽收材料應(yīng)對材料分類錄入收貨清單，并在每月在材料月結(jié)算單對帳確認(rèn)，當(dāng)天簽收的材料單當(dāng)天交財務(wù)收集錄入。

4、財務(wù)人員當(dāng)天收集的材料單應(yīng)于當(dāng)天交項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后發(fā)微信群并進(jìn)行錄入。

四、采購材料結(jié)算流程

1、材料采購人員務(wù)必通知所有材料供應(yīng)商貨款月結(jié)，每月1日結(jié)算上月材料并與項目財務(wù)對帳，財務(wù)人員對帳確認(rèn)無誤后出具材料月統(tǒng)計表，統(tǒng)計表應(yīng)明確每日材料數(shù)量、單價、合計、總計、付款明細(xì)及材料商對帳單，材料統(tǒng)計表需經(jīng)材料員、保管、財務(wù)人員及項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)后方生效。

2、材料統(tǒng)計表確認(rèn)工作應(yīng)由項目財務(wù)人員在每月5日前完成上月確認(rèn)并上傳微信群，公司財務(wù)人員在5日至10日對項目上月費用進(jìn)行審計。

3、材料供應(yīng)商必須拿本公司蓋章的材料采購單（涂改無效）和貴公司自有的材料發(fā)貨單才能和公司財務(wù)對帳。

五、相應(yīng)人員的職責(zé)及獎罰

（1）需求人在填寫相應(yīng)材料申請單時務(wù)必仔細(xì)認(rèn)真清算現(xiàn)場各種所需材料后再填寫，每次申請同一材料的數(shù)量誤差正負(fù)不能超過5%，單個工種所需材料申報總金額誤差正負(fù)不能超過3%。

（2）項目負(fù)責(zé)人要及時認(rèn)真地審核各需求人申報的材料申請單，如有偏差要負(fù)連帶責(zé)任。

（3）材料采購人員所采購材料應(yīng)貨比三家，及時了解市場行情，確保所有采購材料價格最低化。

（4）財務(wù)人員必須根據(jù)項目負(fù)責(zé)人提供的材料申請單及材料詢價價仔細(xì)核對，配合采購人員每月與材料供應(yīng)商對帳及付款，監(jiān)督采購人員每次采購材料是否最低價。