第一篇：采購與付款流程

采購與付款流程

1供應(yīng)商選擇

a.對新的供應(yīng)商,首先物資供應(yīng)部提出新供應(yīng)商《物資試用申請表》報質(zhì)量保證部、技術(shù)部、生產(chǎn)制造部、分管副總審批，簽字同意后對新供應(yīng)商能力進行調(diào)查，調(diào)查以我公司現(xiàn)場考察后，供應(yīng)商填寫《分供方調(diào)查表》由供應(yīng)部人員帶回或者以傳真形式填寫后回復(fù)公司。b.新供應(yīng)商物資回廠試用完畢后，物資供應(yīng)部填寫新供應(yīng)商《物料品種試用評估表》報質(zhì)量保證部、生產(chǎn)制造部對其送貨質(zhì)量、送貨價格、送貨的及時性進行評估，最后將結(jié)果報分管副總審批。

c.審批同意后，物資供應(yīng)部填寫《初選供方審批表》報部門經(jīng)理及技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)簽字確認，通過一段時間的物資采購質(zhì)量、價格、送貨及時性及售后服務(wù)等項目的跟蹤，物資供應(yīng)部填寫《供方評定評分表》報技術(shù)部、質(zhì)量保證部對其技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)及信譽進行評定，根據(jù)評定結(jié)果，如果符合合格供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)，物資供應(yīng)部在最后填寫《合格供方審批報告》報質(zhì)量保證部、技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。物資供應(yīng)部最后將此過程中所涉及的評定表格歸檔，所有物料必須在已被納入合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采購。

d.物資供應(yīng)部負責(zé)對供應(yīng)商信息進行更新，當(dāng)合格供應(yīng)商公司名稱、地址、賬號、稅號、聯(lián)系人等信息存在變化時，供應(yīng)商會傳真函件至我部，傳真上必須有該單位的法人章、公章，物資供應(yīng)部依照傳真對供應(yīng)商信息進行及時更新，物資供應(yīng)部依照相關(guān)要求，對現(xiàn)存業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)廠家及廠家信息進行整改，現(xiàn)已完成信息的更新工作。并由專人負責(zé)對信息進行及時更新，一般情況為3個月核對一次。e.供應(yīng)部每年或每一年半對合格供應(yīng)商的資質(zhì)、供貨及時性等情況進行評估，并編制《供方調(diào)查表》，并由供應(yīng)部、技術(shù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)制造部審核后在《供方調(diào)查表》上簽字確認，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果決定是否需撤銷不合格供應(yīng)商。物資供應(yīng)部保存合格供應(yīng)商的名單。2物料采購

a.計控部每月月末根據(jù)銷售合同編制《生產(chǎn)計劃》，并根據(jù)《生產(chǎn)計劃》編制當(dāng)月的《采購計劃》，《采購計劃》需經(jīng)技控部經(jīng)理及其他相關(guān)負責(zé)人的審批簽字。

b.計控部根據(jù)產(chǎn)品圖紙制定采購計劃時需對應(yīng)每一筆銷售合同的施工令號下達《采購計劃》。供應(yīng)部根據(jù)該施工令號審核該采購申請是否為采購計劃內(nèi)要求。

c.供應(yīng)部根據(jù)經(jīng)審批的采購計劃進行采購，并填寫《請購單》，供應(yīng)部經(jīng)理審核請購內(nèi)容是否與采購計劃相符，供應(yīng)商是否包括在公司的合格供應(yīng)商清單中等，成本核算室負責(zé)人審核采購單價是否合理，審核無誤后簽字確認。

d.公司在確定采購供應(yīng)商之前均會由物資供應(yīng)部及成本核算室向多方供應(yīng)商進行詢價，并經(jīng)過比價選擇最優(yōu)供應(yīng)商，主要物資按照價格表上與供應(yīng)商協(xié)議好的價格執(zhí)行采購，價格表由價格核算部經(jīng)理簽字確認，但供應(yīng)商只和本方口頭達成一致，并未在價格表上簽字確認，而鋼材及其它消耗性物資購進價格根據(jù)當(dāng)天的市場價格來進行臨時采購，供應(yīng)部經(jīng)理及成本核算室負責(zé)人審核比價結(jié)果。物資供應(yīng)部在新物料購買前，沒有指定單一供應(yīng)商配套件物資的采購過程，從整改日起開始保留了兩家及兩家以上供應(yīng)廠家的報價單。

e.計控部根據(jù)車間實際生產(chǎn)情況，制訂出《臨時物資采購計劃》下達給物資供應(yīng)部審核后進行臨時采購，此計劃為車間生產(chǎn)所需消耗品的采購。

f.物資供應(yīng)部經(jīng)理簽訂合同前將《采購計劃》上對應(yīng)物資型號、數(shù)量及采購價格和合同進行對照，審核無誤后在合同上蓋合同專用章，合同審批表等同于公司要求物資供應(yīng)部一直以來使用的物資請購單，只是名稱叫法不同，在使用過程中所起到的作用是一致的，在與工作人員交流過程中也說明過此問題。

g.物資供應(yīng)部專員及時將當(dāng)月歸檔合同錄入K3系統(tǒng)，財務(wù)部審核合同錄入信息的準(zhǔn)確性，由合同計劃管理室進行采購合同的簽訂和保管。當(dāng)月簽訂的合同錄入K3后，合同管理專員將當(dāng)月簽訂的采購合同全部歸檔裝訂。

h.采購物資回廠后，經(jīng)公司質(zhì)量保證部檢驗后，如不能夠滿足我公司質(zhì)量要求的報廢退回流程參見C4.8報廢流程。3采購付款及記錄

a.財務(wù)部應(yīng)付往來核算員接收到物資供應(yīng)部門填制的《請款單》，并檢查《請款單》上的核準(zhǔn)人一欄有無供應(yīng)部經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)經(jīng)理、董事長的審批簽名，領(lǐng)款人一欄是否有供應(yīng)部門經(jīng)辦人的簽名，以上的審批簽名缺一不可。如果是現(xiàn)金支付的單據(jù)請款單上應(yīng)蓋有現(xiàn)金付訖的紅色印章；如果是通過銀行支付的單據(jù)請款單上應(yīng)蓋有銀行付訖的紅色印章。

b.應(yīng)付往來核算員檢查《請款單》后有無附《購銷合同》，購銷合同是否有供需雙方蓋訖的合同專用章，是否有委托代理人的簽名，《請款單》上的采購明細及金額、銷售單位、收款單位與購銷合同上所列的是否一致。

c.支票及電匯單由出納統(tǒng)一保存，出納核對《請款單》上填寫的支票或電匯單上收款單位、付款金額是否與《請購單》及購銷合同上一致，審核一致后出納進行付款。應(yīng)付往來核算員檢查如果是用支票支付的單據(jù)，《請款單》上有無貼附支票存根，支票存根上的收款人名稱與《請款單》上的收款單位是否一致；如果是電匯的單據(jù)，電匯單上的收款人與《請款單》上的收款單位是否一致，電匯單上是否蓋有銀行受理的紅色印章。通過以上審核程序無誤后，應(yīng)付往來核算員在出納的銀行存款日記賬上與單據(jù)對應(yīng)的登記欄上簽名以明確責(zé)任。

d.供應(yīng)部的合同管理員將付款合同輸入K3后，應(yīng)付往來核算員通過接收到的付款單據(jù)所附的購銷合同，對合同管理員輸入的付款合同在K3上進行審核。通過對輸入合同的單位與所列明細及金額跟實際合同進行逐一核對無誤后在系統(tǒng)中簽字確認審核。金蝶財務(wù)系統(tǒng)已設(shè)臵為不允許根據(jù)電子收料單生成的電子發(fā)票金額超過采購合同金額。

e.應(yīng)付往來核算員對審核無誤的付款單據(jù)進行賬務(wù)處理。生成的憑證分錄如下：

借方：應(yīng)付賬款---供應(yīng)商

貸方：現(xiàn)金/銀行存款/應(yīng)收票據(jù)

每月月末，由總賬會計在結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期損益前在K3系統(tǒng)中對憑證進行逐一審核后在K3中點擊確認完成審核。

f.物資供應(yīng)部門采購員將整理好的物資采購單據(jù)交給材料核算員辦理交接手續(xù)，材料核算員在確認單據(jù)所附的增值稅發(fā)票未過期后雙方在登記本上登記簽字以明確責(zé)任。

g.材料核算員在收到物資供應(yīng)部門填制的物資采購報銷單后即時審核報銷單上有沒有報銷人的簽名，核準(zhǔn)人一欄是否有負責(zé)報銷手續(xù)的供應(yīng)部長及部門分管領(lǐng)導(dǎo)的審批簽名。

h.材料核算員檢查報銷單后有無付請購單、購銷合同、發(fā)票及收料單（第四聯(lián)），請購單上的申報部門負責(zé)人一欄是否有部門領(lǐng)導(dǎo)的審批簽名，物價部門審核一欄是否有物價部門的審批簽名，購銷合同是否有供需雙方蓋訖的合同專用章，是否有委托代理人的簽名。請購單上的采購明細及數(shù)量、金額與購銷合同上所列的是否一致，請購單上的銷售單位與購銷合同上的供方及請購單上的收款單位是否一致。發(fā)票一般應(yīng)為增值稅專用發(fā)票，如不是專用發(fā)票應(yīng)在請購單上由物價部門做特別書面說明并簽字，發(fā)票上每項物料的采購單價金額應(yīng)與請購單及合同一致。發(fā)票上的每一項物料的采購數(shù)量應(yīng)與收料單上的一致，或者小于收料單，但不能大于收料單。小于收料單的應(yīng)對收料單進行分割，將多于的數(shù)量部分返回給經(jīng)辦人員并簽收以便后期繼續(xù)報銷。發(fā)票所記載的數(shù)量大于收料單的應(yīng)將單據(jù)退回經(jīng)辦人由其查明原因后補齊、補辦手續(xù)或?qū)l(fā)票退返供應(yīng)商。核對發(fā)票的合計金額與報銷單上的報銷金額是否一致。材料核算員在審核無誤的報銷單上的核準(zhǔn)人一欄上簽字并送交財務(wù)部經(jīng)理審核。C3.3.8

i.材料核算員將財務(wù)部經(jīng)理審核簽字后的報銷單收回并進行賬務(wù)處理。材料核算員將K3中與實際的收料單對應(yīng)的經(jīng)過成本核算員審核后的電子收料單選中并生成電子發(fā)票。生成的發(fā)票的各項明細、金額、稅額應(yīng)與實際的發(fā)票保持一致，生成確認后保存審核，系統(tǒng)并與所選的收料單鉤稽。

通過生成的發(fā)票生成憑證。如果是以前期間辦理入庫手續(xù)的單據(jù)還應(yīng)先根據(jù)收料單的第四聯(lián)生成暫估沖回的憑證。

暫估沖回：原材料或低值易耗品 借方紅字

應(yīng)付賬款—暫估 貸方紅字

正式入庫：原材料或低值易耗品 借方金額

應(yīng)交稅金—進項稅額 借方金額（此項如是普通發(fā)票則不會生成）

應(yīng)付賬款—正常應(yīng)付 貸方金額

因本期辦理入庫手續(xù)的收料單存在發(fā)票未回?zé)o法正常報銷的情況，先對發(fā)票未回的入庫材料進行暫估入庫。月底系統(tǒng)對勾稽完統(tǒng)計的發(fā)票未回的收料單，系統(tǒng)根據(jù)倉庫提供的收料單第一聯(lián)（暫估入賬聯(lián)）自動生成暫估入庫憑證：

原材料或低值易耗品 借方金額

應(yīng)付賬款—暫估 貸方金額

在后期發(fā)票收回時再將暫估入庫沖回。

生成憑證后，在每月月末，由總賬會計在結(jié)轉(zhuǎn)當(dāng)期損益前在K3系統(tǒng)中對憑證進行逐一審核后點確認完成審核。

第二篇：采購與付款流程

采購與付款業(yè)務(wù)流程

1.1 采購業(yè)務(wù)流程

1．請購。業(yè)務(wù)部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權(quán)的分配方式會隨著企業(yè)經(jīng)營性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。

（1）原材料或低值易品請購。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數(shù)量。

（2）日常物料或勞務(wù)請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購部門采購。

（3）例外事項的請購。不定期發(fā)生設(shè)備或價值較大資產(chǎn)的采購，經(jīng)過特別授權(quán)指定專門人員提出采購申請。

請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務(wù)部門，作為編制采購資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預(yù)算的依據(jù)。采購申請單傳遞中要審核批準(zhǔn)。

2．采購實施。采購部門首先進行詢價，初步確定供應(yīng)商的選擇范圍。然后安排競標(biāo)投標(biāo)事項，確定供應(yīng)商。再一步與供應(yīng)商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認采購業(yè)務(wù)。同時采購人員將商品分批運回企業(yè)，并監(jiān)督運輸過程。

3．驗收。驗收部門根據(jù)采購訂單及采購合同執(zhí)行驗收，對商品質(zhì)量、數(shù)量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據(jù)，會計部門一份，作為采購業(yè)務(wù)核算的原始憑證。

4．會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關(guān)憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉(zhuǎn)會計部門，會計人員編制記賬憑證，復(fù)核后交會計主管根據(jù)復(fù)核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細賬。

業(yè)務(wù)部門需求分析和市場調(diào)研提出采購申請審批財務(wù)部門采購部門采購實物預(yù)算與供應(yīng)商聯(lián)系確定價格編制采購訂單請購單 1請購單請購單請購單 1 2 3審批請購單 2審核批準(zhǔn)采購資金預(yù)算資金使用卡拔付款項執(zhí)行采購業(yè)務(wù)提出付款申請進行貨款結(jié)算將采購商品運回驗收部門進行驗收采購合同請購單采購訂單驗收單 1倉庫部門編制憑證匯總表審核核對登記總賬登記明細賬編制記賬憑證請購單請購單驗收單 1 2 3驗收單 2 1.2 付款業(yè)務(wù)流程

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業(yè)務(wù)，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1．付款流程。（1）相關(guān)人員審核供應(yīng)商發(fā)票；（2）出納人員根據(jù)審核后的供應(yīng)商發(fā)票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應(yīng)商發(fā)票；（3）出納人員編制付款記賬憑證，并進行審核；（4）根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據(jù)以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門共享原始憑證，采購部門登記采購明細賬。

2．會計核算流程。（1）會計人員根據(jù)采購部門申請確定科學(xué)、合理、有效率的結(jié)算方式；（2）根據(jù)結(jié)算方式確定采購業(yè)務(wù)形成的負債；（3）根據(jù)出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關(guān)部門審核；（4）會計主管依據(jù)審核后的記賬憑證編制匯總表，并據(jù)以登記總賬和明細賬。（5）定期與采購付款有關(guān)的總賬和明細賬核對；定期將應(yīng)付賬款明細賬和供應(yīng)商提供的發(fā)票核對。

采購部門提出付款申請會計部門應(yīng)付賬款供應(yīng)商付款審核賣方發(fā)票確定結(jié)算方式編制付款單據(jù)預(yù)付賬款應(yīng)付票據(jù)出納執(zhí)行付款附件：付款支票采購訂單采購合同驗收單賣方發(fā)票附件：采購訂單采購申請單驗收單付款申請單編制記賬憑證賣方發(fā)票采購明細賬編制記賬憑證審核進行貨款結(jié)算核對記賬憑證匯總應(yīng)付賬款總賬物資采購總賬銀行存款總賬登記銀行存款日記賬財務(wù)費用總賬明細賬明細賬明細賬明細賬核對 3 2 采購與付款業(yè)務(wù)中的不相容職務(wù)及部門職責(zé)

2.1 不相容職務(wù)

企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批；

（二）詢價與確定供應(yīng)商；

（三）采購合同的訂立與審核；

（四）采購、驗收與相關(guān)會計記錄；

（五）付款的申請、審批與執(zhí)行。2.2 采購與付款部門職責(zé)

1．采購部門。主要負責(zé)建立、實施本企業(yè)和供應(yīng)商、市場主體的采購契約關(guān)系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執(zhí)行企業(yè)的采購流程，并對采購活動過程進行控制和監(jiān)督。主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負責(zé)審核采購發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法。

2．財務(wù)部門。負責(zé)對采購活動資金運動過程進行控制，確認、計量采購業(yè)務(wù)活動的會計信息，進行采購資金的結(jié)算和使用控制。主要控制活動包括負責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用規(guī)范；傳遞采購資金運動的結(jié)算單據(jù)和憑證；通過設(shè)臵專門管理采購業(yè)務(wù)的會計崗位對采購活動進行會計核算。

3．使用部門?？疾毂静块T物料和勞務(wù)的短缺情況，提出采購申請，按規(guī)定格式編制請購單據(jù)。評價供應(yīng)商勞務(wù)或物料質(zhì)量和服務(wù)等信息，監(jiān)督采購實施過程。

使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負責(zé)編制申請購買的文字材料及相關(guān)業(yè)務(wù)的處理。

4．倉庫管理部門。負責(zé)采購商品的暫時接收、貯存和保管，實現(xiàn)采購商品在倉庫內(nèi)的安全。負責(zé)制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進行控制。根據(jù)商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。

5．驗收部門。按照合同的標(biāo)準(zhǔn)負責(zé)對購進商品及勞務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等屬性進行檢查。評價供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量，協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達給采購部門；制定有關(guān)驗收程序和驗收人員管理制度。采購與付款關(guān)鍵控制點及控制活動

3.1 請購

請購活動控制首先明確請購權(quán)的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質(zhì)和特點確定歸口管理部門，給予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)人員職責(zé)，并將請購程序化。

1．請購實物預(yù)算的編制與審批。財務(wù)、使用及倉庫管理部門應(yīng)該通過預(yù)算和資料分析確認需求，編制采購商品的有關(guān)實物和資金預(yù)算，明確采購商品的種類、數(shù)量、購買時間等。實物預(yù)算編制過程中要根據(jù)采購商品的市場需求狀況、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟分析確定有關(guān)經(jīng)濟采購批量、庫存成本和采購價格區(qū)間等計算表，形成最初的采購預(yù)算單。

采購預(yù)算方案控制的主要內(nèi)容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格；確定物料采購過程中的業(yè)務(wù)分工，主要是進行限制接近控制，防止實物采購過程中的實物損失風(fēng)險；對企業(yè)的產(chǎn)能進行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業(yè)是否還能通過購買物料擴大生產(chǎn)規(guī)模，以實現(xiàn)經(jīng)營活動的規(guī)模經(jīng)濟效益。

根據(jù)采購物料性質(zhì)和類型劃分各級管理部門的審批權(quán)限，并保持請購權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購，審批權(quán)在總經(jīng)理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：采購預(yù)算和企業(yè)的生產(chǎn)、銷售計劃以及實際經(jīng)營情況是否一致；采購預(yù)算的內(nèi)容是否足夠全面具體；采購預(yù)算方案是否具有可行性；采購權(quán)責(zé)分配是否合理。

2．采購資金預(yù)算的編制。財務(wù)部門和請購部門共同完成采購資金預(yù)算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監(jiān)控和采購資金收付控制。

3．采購計劃的編制。根據(jù)采購預(yù)算由采購部門組織，會同財務(wù)、倉庫及使用部門編制詳細的采購計劃，對采購細節(jié)進行說明，如采購合同基本要求、商品質(zhì)量特征和品質(zhì)、采購包裝、售后服務(wù)、運輸方式及成本、驗收標(biāo)準(zhǔn)和入庫方式等。

3.2 采購

1．采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業(yè)監(jiān)督部門隨時檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，并核對供貨商的發(fā)貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進行保險。

2．供應(yīng)商的評價與選擇。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評價制度，由企業(yè)的采購部門、請購部門、生產(chǎn)部門、財會部門、倉儲部門等相關(guān)部門共同對供應(yīng)商進行評價，包括對所購商品的質(zhì)量、價格、交貨及時性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況等進行綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行調(diào)整。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對緊急、小額零星采購的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定。同一企業(yè)（或企業(yè)集團）下屬的分支機構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對同一供應(yīng)商。對單價高、數(shù)量多的物資采購，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價采購制度。

3．采購方式的確定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。一般物品或勞務(wù)等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規(guī)定。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)管理層，以及來自采購、請購、生產(chǎn)、財會、內(nèi)審、法律等部門的負責(zé)人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務(wù)采購等必須采用招投標(biāo)方式確定采購價格，并明確招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和評標(biāo)規(guī)則。其他商品或勞務(wù)的采購，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎勵。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場行情的變化適時調(diào)整最高采購限價。委托中介機構(gòu)進行招投標(biāo)的，應(yīng)當(dāng)加強對中介機構(gòu)的監(jiān)督。3.3 驗收及保管

1．驗收過程控制。驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作。驗收中將發(fā)貨單與訂單核對，并點清商品數(shù)量；按采購合同標(biāo)準(zhǔn)對采購商品進行質(zhì)量檢驗，如外形、新舊程度和規(guī)格等，需要測試的設(shè)備等，需有專業(yè)技術(shù)人員進行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗收意見，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并由采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗收后，驗收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部 門，移交時要求對方在驗收單副聯(lián)上簽收。

2．收貨控制。收貨人與驗收人及采購人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。

3．倉庫保管。倉庫管理部門要將已經(jīng)檢驗和未檢驗的商品進行分離存放。對倉庫保管中的實物資產(chǎn)，要對接近商品人員進行授權(quán)審批控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。3.4 付款控制

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務(wù)包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執(zhí)行、審核和記錄等。

1．付款申請。采購部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應(yīng)商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。

2．采購及付款資料的審查。出納和會計人員執(zhí)行采購及付款業(yè)務(wù)處理時要嚴(yán)格審查采購合同、發(fā)票、運輸結(jié)算交易所、驗收費用票據(jù)、驗收入庫報告、入庫單等資料的內(nèi)容是否完整、業(yè)務(wù)程序是否齊全、計算是否準(zhǔn)確、支付金額是否超出了付款權(quán)限等。

3．會計記錄控制。包括應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等業(yè)務(wù)的會計處理控制，如憑證的審核、總賬明細賬的核對、與供應(yīng)商的對賬等。

4．建立嚴(yán)格的退貨、退款管理制度，規(guī)范折扣管理。采購商品驗收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或數(shù)量問題，采購和驗收部門要合作填寫退貨退款通知，主要內(nèi)容包括：采購合同編號和內(nèi)容摘要、退貨商品數(shù)量質(zhì)量及金額、退貨原因等。

第三篇：采購付款結(jié)算流程

采購付款結(jié)算流程的規(guī)定

為規(guī)范采購對賬、付款流程，加強財務(wù)核算監(jiān)督，保證供應(yīng)商貨款支付的及時、準(zhǔn)確，經(jīng)公司研究決定特制定本規(guī)定，具體事宜通知如下：

一、先到貨、后付款的賬期定義

1、月結(jié)60天：整月內(nèi)貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起60天內(nèi)為結(jié)賬期。

2、月結(jié)30天：整月內(nèi)貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起30天內(nèi)為結(jié)賬期。

3、半 月 結(jié)：半月內(nèi)貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起15天內(nèi)為結(jié)賬期。

4、日結(jié)：貨到公司經(jīng)檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起X天內(nèi)為結(jié)賬期。

5、如有不同賬期方式，按以上定義內(nèi)容以此類推。

二、預(yù)付賬款流程

1、采購合同

預(yù)付賬款方式的結(jié)算適用于大宗貨物采購，采購處與供應(yīng)商簽訂供銷合同，并要求供應(yīng)商提供截止上批到貨的對賬明細單，確認無誤后采購處填寫匯款申報單送財務(wù)部審核。

2、請款

財務(wù)部審核采購處提供的合同、對賬明細單及匯款申報單無誤后報送總經(jīng)理審批。

3、付款

財務(wù)部按購銷合同的約定安排付款。如合同有約定定金，則先付定金，其余按照每批次實際經(jīng)檢驗合格入庫數(shù)量付款。

4、發(fā)票

采購處要保證在貨到之日5 內(nèi)，讓供應(yīng)商將合格的增值稅發(fā)票郵寄到公司財務(wù)部核銷。

以上規(guī)定自 年 月 日起執(zhí)行！

XXXX有限公司

二O一二年二月二十三日

主題詞： 采購付款結(jié)算

主送：財務(wù)部、采購處、倉庫、行政部存檔

報送：總經(jīng)理

第四篇：采購與付款管理制度

采購付款管理制度

第一部分

總 則

第一條

為了引導(dǎo)企業(yè)加強對采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，結(jié)合公司的實際情況并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱采購付款，主要是指企業(yè)外購商品并支付價款的行為。企業(yè)外購勞務(wù)并支付價款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。

第二部分

采購審核與批準(zhǔn)

第三條 采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。

采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。

采購計劃范圍內(nèi)金額在××萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。

第三部分

付款結(jié)算控制

第四條

付款審核

財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行核算和報告。

第五條 應(yīng)付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，由總經(jīng)理審批。

預(yù)付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財務(wù)部負責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在××-—-××萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。

審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。

第六條 財會部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴(yán)格審核。

⒈真實性審核

應(yīng)付賬款會計應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。審核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。

⒉完整性審核。

根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。

⒊合法性審核。

審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。

⒋合規(guī)性審核

審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。

⒌除對上述⒈⒉⒊⒋條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符；審核物資采購是否按照經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計劃，合同或協(xié)議進行；審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制是否完整，并與采購計劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對；審核付款是否符合審批權(quán)限

會計人員對不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算，并報告財會總監(jiān)。財會總監(jiān)對嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計劃的

應(yīng)當(dāng)及時向總經(jīng)理匯報

第七條 付款控制

在付款時，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負責(zé)人的相應(yīng)確認或批準(zhǔn)。

⒉一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn)。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。

⒊ 收到貨物并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。

⒋ 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。

⒌ 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。

⒍ 采購付款實行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。

⒎ 已確認的負債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。

⒏ 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。

⒐ 財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。

第四部分 賬務(wù)處理

第八條 財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。

將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細賬中。

第九條

對賬

財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算的核對。

取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。

第五部分

付賬控制中的現(xiàn)金使用

第十條

現(xiàn)金使用范圍。

1．向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。

2．結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。

第十一條

現(xiàn)金使用方法。

1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。

2．財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。

3．財務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。

4．因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè)財務(wù)部門負責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。

第六部分

預(yù)付賬款的管理

第十二條

原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由具有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

財務(wù)人員對預(yù)付款項要嚴(yán)格把關(guān)。并及時能做賬、入賬，將預(yù)付款項控制在安全合理的范圍內(nèi)。

第十三條

公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強預(yù)付賬款和定金的管理。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強對大額預(yù)付賬款的監(jiān)控，定期對其進行追蹤核查。對預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等進行綜合判斷；對有疑問的預(yù)付賬款及時采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險和形成損失的可能性。

財務(wù)部對采購計劃的預(yù)付款項，除總經(jīng)理特批外，控制在×%以內(nèi)。

第十四條 公司應(yīng)當(dāng)加強應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項。

第七部分 應(yīng)付賬款管理制度

第十五條 應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項。

第十六條 應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨立于請購、采購、驗收付款職能以外的財務(wù)部會計專門負責(zé)。

第十七條 付款日期、折扣條件等項規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實施。

第十八條 應(yīng)付賬款的確認和計量應(yīng)真實和可靠

應(yīng)付賬款的確認和計量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。

應(yīng)付賬款會計須審核這些原始憑證的真實性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。

第十九條

應(yīng)付賬款必須及時登記到應(yīng)付賬款賬簿

應(yīng)付賬款會計應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時登記應(yīng)付賬款明細賬。

應(yīng)付賬款明細賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進行明細核算，在此基礎(chǔ)上還可以進一步按購貨合同進行明細核算。

第二十條 及時沖抵預(yù)付賬款

財務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后，應(yīng)該及時沖抵預(yù)付賬款。

第二十一條 確認、計量和記錄折扣

財務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認、計量和記錄，以確定實際支付的款項。

第二十二條 應(yīng)付賬款的授權(quán)支付

財務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時支付，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。

第二十三條 應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)

財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并相互核對，出現(xiàn)差異時，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。

第二十四條 應(yīng)付賬款的檢查

財物部按月從供應(yīng)方取得對賬單、與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因。

如果追查結(jié)果表明有會計記錄錯誤，則應(yīng)及時與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。

第二十五條 財務(wù)部相關(guān)負責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對賬單，并進行核對、調(diào)節(jié)工作。

第二十六條 同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財務(wù)部審核，由財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)。

第二十七條 財務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。

第二十八條 財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)匯票。

第二十九條 財務(wù)部應(yīng)該定期核對應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。

第三十條 應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗收單、發(fā)票進行核對。

第三十一條 應(yīng)付票據(jù)要按照號碼順序及時進行保存。

第八部分

采購預(yù)算的管理

第三十二條 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算

第三十三條

采購預(yù)算管理的含義

采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實現(xiàn)及其資源的合理配置。

預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標(biāo)的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。

采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。

第三十四條

編制采購預(yù)算

編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。

根據(jù)企業(yè)銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財務(wù)部編制總的預(yù)算，上交總經(jīng)理審批。

第三十五條 執(zhí)行采購預(yù)算

1．將審批的各項采購預(yù)算指標(biāo)及時地下達給相關(guān)責(zé)任部門及人員。

2對預(yù)算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。

第三十六條

分析和調(diào)整采購預(yù)算差異

1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進行比較，編制預(yù)決算分析報告。

2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。

第三十七條

采購預(yù)算資金控制

1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出。

⒉對于預(yù)算內(nèi)的采購項目，請購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。

⒊對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，財務(wù)部對需求部門提出的申請進行審核，最終由財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。

第九部分 采購中的退貨管理

第三十八條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨貨款。

第三十九條 退貨款項回收。

1．采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。

2．采購部經(jīng)理審批借項憑單后，交財務(wù)部相關(guān)人員審核，由財務(wù)總監(jiān)或總經(jīng)理按權(quán)限審批。

3．財務(wù)部應(yīng)根據(jù)借項憑單調(diào)整應(yīng)付賬款或辦理退貨貨款的回收手續(xù)。

第四十條 采購中的折扣事宜。

1．采購員因?qū)徹涃|(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出的折扣，需要同供應(yīng)商談判來最終確定。

2．折扣金額必須由財務(wù)部審核，財務(wù)總監(jiān)審核后交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3．折扣金額審批后，采購部應(yīng)編制借項憑單。

第五篇：采購與付款財務(wù)制度（推薦）

采購與付款財務(wù)制度

為了加強對公司采購和付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為，防范經(jīng)營風(fēng)險，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。本制度僅包括公司商品的采購與付款，公司采購固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、日常辦公用品等不在本制度范圍。公司采購與付款行為涉及到關(guān)聯(lián)公司，應(yīng)遵循本制度規(guī)定。

一、采購計劃和資金預(yù)算

1.采購部門采購商品要有采購計劃和資金預(yù)算，采購部門根據(jù)銷售計劃、倉庫庫存定期（/季度/月度預(yù)算）編制采購計劃和資金預(yù)算，由商城管理中心、財務(wù)部、總經(jīng)理審批。

2.每月25日前提交下月采購計劃及資金預(yù)算到財務(wù)部。

3.因發(fā)生未預(yù)計到的促銷活動或銷售增長需要增加商品采購，采購部門需要根據(jù)銷售部門提供的銷售增長預(yù)期追加采購預(yù)算和資金計劃，由商城管理中心、財務(wù)部、總經(jīng)理審批。

4.發(fā)生因銷售未達到預(yù)期的情況，采購部門應(yīng)根據(jù)銷售及倉庫庫存情況及時調(diào)整采購計劃和資金預(yù)算，避免多采購造成庫存積壓和占用資金。

5.財務(wù)部門依據(jù)審批后的采購計劃和資金預(yù)算審核并支付貨款。無計劃的采購和無資金預(yù)算的支付申請財務(wù)部有權(quán)拒絕。

二、供應(yīng)商及產(chǎn)品管理

1.商城管理中心會同相關(guān)部門篩選、審核供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)及入駐要求后，報總經(jīng)理審批。

2.商城管理中心負責(zé)將經(jīng)過審批的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，內(nèi)容包括：供應(yīng)商名稱、編號、地址、聯(lián)系人、開票信息、付款信息、采購商品信息（名稱、規(guī)

2.經(jīng)批準(zhǔn)后采購部向供應(yīng)商下達《采購訂單》并將《采購訂單》錄入到金葵花系統(tǒng)。金葵花系統(tǒng)采購訂單應(yīng)錄入紙質(zhì)訂單編號，采購主管審核。3.采購部按照審核后《采購訂單》編制《貨物驗收單》并轉(zhuǎn)給倉庫作為收貨依據(jù)。

4.財務(wù)部每天審核當(dāng)天錄入金葵花系統(tǒng)的所有采購訂單，是否和經(jīng)審批蓋章的紙質(zhì)采購訂單相符，是否有已審批的采購申請。

六、商品驗收入庫

1.倉庫收到商品應(yīng)首先核對商品、供應(yīng)商送貨單與《貨物驗收單》上的內(nèi)容及要求是否相符，如品名、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等，并檢查商品及包裝有無損壞。

2.倉庫驗收貨物按公司規(guī)定執(zhí)行。采購部參與驗貨的，由倉庫和采購部門共同在《貨物驗收單》上簽收。

3.驗收合格的商品按倉庫保管制度存放、保管。倉庫應(yīng)填寫《貨物驗收單》一式多聯(lián)，作為驗收商品的依據(jù)。一聯(lián)倉庫保存、一聯(lián)交給財務(wù)部門。驗收后倉庫應(yīng)同時在金葵花系統(tǒng)上轉(zhuǎn)采購開單，倉庫主管審核。

4.驗收貨物不合格，倉庫應(yīng)及時通知采購部門作相應(yīng)處理。已驗收入庫并在金葵花系統(tǒng)轉(zhuǎn)采購開單的貨物發(fā)生退貨的，由采購部錄入《采購?fù)素泦巍?，打印給倉庫，倉庫按單退貨后進行系統(tǒng)審核，并在《采購?fù)素泦巍?，上簽字，提交財?wù)一份。

5.已支付供應(yīng)商貨款的商品發(fā)生退貨，要先退回已付貨款后采購部才能啟動退貨流程。

6.財務(wù)部按照倉庫填寫的《貨物驗收單》、《采購?fù)素泦巍贩謩e審核金葵花系統(tǒng)采購開單、采購?fù)素浭欠裣喾欠褚延蓚}庫主管審核。發(fā)生退貨是否已支付貨款，已支付是否退回。

制電子表格備查，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、金額，采購訂單編號、預(yù)計發(fā)票提供時間等。

十、供應(yīng)商對賬

1.采購部應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)定：每月核對往來賬，1－3號供應(yīng)商應(yīng)提供上月銷售對賬單并與采購部核對。對賬單提交財務(wù)部一份。

2.每月1－3號財務(wù)部應(yīng)同時與采購部核對應(yīng)付賬款金額、和未收到的采購發(fā)票等。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與供應(yīng)商核對、確認正確無誤。

十一、附則

1.本制度由財務(wù)部負責(zé)制定，由采購部、商城管理中心與財務(wù)部共同修訂。2.本制度經(jīng)公司審批后正式發(fā)布實施。