第一篇：采購與付款流程

采購與付款業務流程

1.1 采購業務流程

1．請購。業務部門或倉庫管理部門提出采購申請，請購權的分配方式會隨著企業經營性質發生變化，企業本著提高效率的原則安排請購活動。

（1）原材料或低值易品請購。由生產或使用部門根據生產計劃、生產訂單及通知單提出請購單。倉管收到請購單后與庫存核對，確定實際需采購數量。

（2）日常物料或勞務請購。由使用部門直接提出，由本部門主管和財務資金預算主管人員審批，由采購部門采購。

（3）例外事項的請購。不定期發生設備或價值較大資產的采購，經過特別授權指定專門人員提出采購申請。

請購中要編制采購申請單，一式三份，本部門一份，一份財務部門，作為編制采購資金預算的依據，另一份傳遞給采購部門，作為編制采購實物預算的依據。采購申請單傳遞中要審核批準。

2．采購實施。采購部門首先進行詢價，初步確定供應商的選擇范圍。然后安排競標投標事項，確定供應商。再一步與供應商簽訂采購合同。最后由采購人員編制采購訂單，確認采購業務。同時采購人員將商品分批運回企業，并監督運輸過程。

3．驗收。驗收部門根據采購訂單及采購合同執行驗收，對商品質量、數量等考察，形成驗收單，驗收單一式三份，驗收部門一份，倉管部門一份，作為入庫和保管的依據，會計部門一份，作為采購業務核算的原始憑證。

4．會計處理。采購人員將請購單、采購訂單、采購合同和有關憑證及時傳遞給會計人員，驗收部門、倉庫部門和使用部門將驗收單、入庫單交轉會計部門，會計人員編制記賬憑證，復核后交會計主管根據復核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細賬。

業務部門需求分析和市場調研提出采購申請審批財務部門采購部門采購實物預算與供應商聯系確定價格編制采購訂單請購單 1請購單請購單請購單 1 2 3審批請購單 2審核批準采購資金預算資金使用卡拔付款項執行采購業務提出付款申請進行貨款結算將采購商品運回驗收部門進行驗收采購合同請購單采購訂單驗收單 1倉庫部門編制憑證匯總表審核核對登記總賬登記明細賬編制記賬憑證請購單請購單驗收單 1 2 3驗收單 2 1.2 付款業務流程

付款業務程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。采購部門提出付款申請，會計部門從兩條線處理該業務，一是出納人員的付款流程，二是會計人員的核算流程。1．付款流程。（1）相關人員審核供應商發票；（2）出納人員根據審核后的供應商發票支付款項，在付款憑證后附付款支票、采購訂單、驗收入庫單、供應商發票；（3）出納人員編制付款記賬憑證，并進行審核；（4）根據記賬憑證編制記賬憑證匯總表，并據以登記銀行存款日記賬。同時與采購部門共享原始憑證，采購部門登記采購明細賬。

2．會計核算流程。（1）會計人員根據采購部門申請確定科學、合理、有效率的結算方式；（2）根據結算方式確定采購業務形成的負債；（3）根據出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關部門審核；（4）會計主管依據審核后的記賬憑證編制匯總表，并據以登記總賬和明細賬。（5）定期與采購付款有關的總賬和明細賬核對；定期將應付賬款明細賬和供應商提供的發票核對。

采購部門提出付款申請會計部門應付賬款供應商付款審核賣方發票確定結算方式編制付款單據預付賬款應付票據出納執行付款附件：付款支票采購訂單采購合同驗收單賣方發票附件：采購訂單采購申請單驗收單付款申請單編制記賬憑證賣方發票采購明細賬編制記賬憑證審核進行貨款結算核對記賬憑證匯總應付賬款總賬物資采購總賬銀行存款總賬登記銀行存款日記賬財務費用總賬明細賬明細賬明細賬明細賬核對 3 2 采購與付款業務中的不相容職務及部門職責

2.1 不相容職務

企業采購與付款業務的不相容崗位至少包括：

（一）請購與審批；

（二）詢價與確定供應商；

（三）采購合同的訂立與審核；

（四）采購、驗收與相關會計記錄；

（五）付款的申請、審批與執行。2.2 采購與付款部門職責

1．采購部門。主要負責建立、實施本企業和供應商、市場主體的采購契約關系，編制和處理請購單，簽署采購訂單或合同，執行企業的采購流程，并對采購活動過程進行控制和監督。主管人員或審核授權人員還要負責審核采購發票的內容是否完整、合法。

2．財務部門。負責對采購活動資金運動過程進行控制，確認、計量采購業務活動的會計信息，進行采購資金的結算和使用控制。主要控制活動包括負責制定采購資金預算和使用規范；傳遞采購資金運動的結算單據和憑證；通過設臵專門管理采購業務的會計崗位對采購活動進行會計核算。

3．使用部門。考察本部門物料和勞務的短缺情況，提出采購申請，按規定格式編制請購單據。評價供應商勞務或物料質量和服務等信息，監督采購實施過程。

使用部門要指定專門人員為申請購買人員，負責編制申請購買的文字材料及相關業務的處理。

4．倉庫管理部門。負責采購商品的暫時接收、貯存和保管，實現采購商品在倉庫內的安全。負責制定倉庫管理制度，對接近商品的人員進行控制。根據商品的庫存情況審核使用部門的請購單。倉庫自身需要商品的請購。

5．驗收部門。按照合同的標準負責對購進商品及勞務的數量、規格、質量等屬性進行檢查。評價供應商的產品質量，協助采購部門進行供應商選擇決策。按照使用部門的要求制定驗收標準，并將信息傳達給采購部門；制定有關驗收程序和驗收人員管理制度。采購與付款關鍵控制點及控制活動

3.1 請購

請購活動控制首先明確請購權的歸屬，并予以制度化，按采購商品性質和特點確定歸口管理部門，給予相應的請購權，明確相關人員職責，并將請購程序化。

1．請購實物預算的編制與審批。財務、使用及倉庫管理部門應該通過預算和資料分析確認需求，編制采購商品的有關實物和資金預算，明確采購商品的種類、數量、購買時間等。實物預算編制過程中要根據采購商品的市場需求狀況、企業自身的生產情況和規模經濟分析確定有關經濟采購批量、庫存成本和采購價格區間等計算表，形成最初的采購預算單。

采購預算方案控制的主要內容有：編制所需物料的數量信息和質量標準、規格；確定物料采購過程中的業務分工，主要是進行限制接近控制，防止實物采購過程中的實物損失風險；對企業的產能進行估計，說明采購計劃的可行性；分析企業是否還能通過購買物料擴大生產規模，以實現經營活動的規模經濟效益。

根據采購物料性質和類型劃分各級管理部門的審批權限，并保持請購權與審批權的職務分離。事關全局的物料或勞務采購，審批權在總經理層，零星的、金額較小的物料采購由使用部門主管批準。審批內容包括：采購預算和企業的生產、銷售計劃以及實際經營情況是否一致；采購預算的內容是否足夠全面具體；采購預算方案是否具有可行性；采購權責分配是否合理。

2．采購資金預算的編制。財務部門和請購部門共同完成采購資金預算的編制。主要包括采購資金需要量的確定、采購資金來源的確定、采購資金使用監控和采購資金收付控制。

3．采購計劃的編制。根據采購預算由采購部門組織，會同財務、倉庫及使用部門編制詳細的采購計劃，對采購細節進行說明，如采購合同基本要求、商品質量特征和品質、采購包裝、售后服務、運輸方式及成本、驗收標準和入庫方式等。

3.2 采購

1．采購商品實物控制。對采購過程中的重要物料，企業監督部門隨時檢查采購人員的業務執行情況，并核對供貨商的發貨單和實際到貨情況，防止貨物在運輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對在途物資進行保險。

2．供應商的評價與選擇。企業應當建立供應商評價制度，由企業的采購部門、請購部門、生產部門、財會部門、倉儲部門等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購商品的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商的資質、經營狀況等進行綜合評價，并根據評價結果對供應商進行調整。

企業應當對緊急、小額零星采購的范圍、供應商的選擇作出明確規定。同一企業（或企業集團）下屬的分支機構應當盡量避免多頭對同一供應商。對單價高、數量多的物資采購，企業應當制定嚴格的比質比價采購制度。

3．采購方式的確定。企業應當根據商品或勞務等的性質及其供應情況確定采購方式。一般物品或勞務等的采購可以采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。企業應當對例外緊急需求、小額零星采購等特殊采購處理程序作出明確規定。

企業應當成立由企業管理層，以及來自采購、請購、生產、財會、內審、法律等部門的負責人組成的采購價格委員會，明確采購價格形成機制。大宗商品或勞務采購等必須采用招投標方式確定采購價格，并明確招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則。其他商品或勞務的采購，應當根據市場行情制定最高采購限價，不得以高于采購限價的價格采購。以低于最高采購限價進行采購的應以適當方式予以獎勵。企業應根據市場行情的變化適時調整最高采購限價。委托中介機構進行招投標的，應當加強對中介機構的監督。3.3 驗收及保管

1．驗收過程控制。驗收工作獨立于請購、采購和會計部門的工作。驗收中將發貨單與訂單核對，并點清商品數量；按采購合同標準對采購商品進行質量檢驗，如外形、新舊程度和規格等，需要測試的設備等，需有專業技術人員進行調試，并出具質量驗收意見，發現問題及時上報，并由采購部門與供應商聯系。驗收后，驗收部門編制一式多聯并預先編號的驗收單，并將商品交給倉庫或使用部 門，移交時要求對方在驗收單副聯上簽收。

2．收貨控制。收貨人與驗收人及采購人職務應當分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證，連同供應商單據作為附件一起傳遞。商品入庫時要編制入庫商品清單。

3．倉庫保管。倉庫管理部門要將已經檢驗和未檢驗的商品進行分離存放。對倉庫保管中的實物資產，要對接近商品人員進行授權審批控制，任何未經授權的人員不準接近采購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。3.4 付款控制

付款業務程序大致包括申請、審批、資金支付、會計記錄和資料保管。不相容職務包括：記錄和支付，往來賬管理和資金賬戶管理、審核和執行、審核和記錄等。

1．付款申請。采購部門應該嚴格審核請購申請資料、驗收入庫材料、供應商出具的稅費和其他的付款材料，然后才能將采購付款通知書傳遞給會計和出納人員。

2．采購及付款資料的審查。出納和會計人員執行采購及付款業務處理時要嚴格審查采購合同、發票、運輸結算交易所、驗收費用票據、驗收入庫報告、入庫單等資料的內容是否完整、業務程序是否齊全、計算是否準確、支付金額是否超出了付款權限等。

3．會計記錄控制。包括應付賬款、應付票據、預付賬款等業務的會計處理控制，如憑證的審核、總賬明細賬的核對、與供應商的對賬等。

4．建立嚴格的退貨、退款管理制度，規范折扣管理。采購商品驗收發現的質量或數量問題，采購和驗收部門要合作填寫退貨退款通知，主要內容包括：采購合同編號和內容摘要、退貨商品數量質量及金額、退貨原因等。

第二篇：采購與付款流程

采購與付款流程

1供應商選擇

a.對新的供應商,首先物資供應部提出新供應商《物資試用申請表》報質量保證部、技術部、生產制造部、分管副總審批，簽字同意后對新供應商能力進行調查，調查以我公司現場考察后，供應商填寫《分供方調查表》由供應部人員帶回或者以傳真形式填寫后回復公司。b.新供應商物資回廠試用完畢后，物資供應部填寫新供應商《物料品種試用評估表》報質量保證部、生產制造部對其送貨質量、送貨價格、送貨的及時性進行評估，最后將結果報分管副總審批。

c.審批同意后，物資供應部填寫《初選供方審批表》報部門經理及技術中心領導簽字確認，通過一段時間的物資采購質量、價格、送貨及時性及售后服務等項目的跟蹤，物資供應部填寫《供方評定評分表》報技術部、質量保證部對其技術標準、售后服務及信譽進行評定，根據評定結果，如果符合合格供應商標準，物資供應部在最后填寫《合格供方審批報告》報質量保證部、技術部領導簽字確認。物資供應部最后將此過程中所涉及的評定表格歸檔，所有物料必須在已被納入合格供應商范圍內采購。

d.物資供應部負責對供應商信息進行更新，當合格供應商公司名稱、地址、賬號、稅號、聯系人等信息存在變化時，供應商會傳真函件至我部，傳真上必須有該單位的法人章、公章，物資供應部依照傳真對供應商信息進行及時更新，物資供應部依照相關要求，對現存業務關系的供應廠家及廠家信息進行整改，現已完成信息的更新工作。并由專人負責對信息進行及時更新，一般情況為3個月核對一次。e.供應部每年或每一年半對合格供應商的資質、供貨及時性等情況進行評估，并編制《供方調查表》，并由供應部、技術部、質量部、生產制造部審核后在《供方調查表》上簽字確認，并根據調查結果決定是否需撤銷不合格供應商。物資供應部保存合格供應商的名單。2物料采購

a.計控部每月月末根據銷售合同編制《生產計劃》，并根據《生產計劃》編制當月的《采購計劃》，《采購計劃》需經技控部經理及其他相關負責人的審批簽字。

b.計控部根據產品圖紙制定采購計劃時需對應每一筆銷售合同的施工令號下達《采購計劃》。供應部根據該施工令號審核該采購申請是否為采購計劃內要求。

c.供應部根據經審批的采購計劃進行采購，并填寫《請購單》，供應部經理審核請購內容是否與采購計劃相符，供應商是否包括在公司的合格供應商清單中等，成本核算室負責人審核采購單價是否合理，審核無誤后簽字確認。

d.公司在確定采購供應商之前均會由物資供應部及成本核算室向多方供應商進行詢價，并經過比價選擇最優供應商，主要物資按照價格表上與供應商協議好的價格執行采購，價格表由價格核算部經理簽字確認，但供應商只和本方口頭達成一致，并未在價格表上簽字確認，而鋼材及其它消耗性物資購進價格根據當天的市場價格來進行臨時采購，供應部經理及成本核算室負責人審核比價結果。物資供應部在新物料購買前，沒有指定單一供應商配套件物資的采購過程，從整改日起開始保留了兩家及兩家以上供應廠家的報價單。

e.計控部根據車間實際生產情況，制訂出《臨時物資采購計劃》下達給物資供應部審核后進行臨時采購，此計劃為車間生產所需消耗品的采購。

f.物資供應部經理簽訂合同前將《采購計劃》上對應物資型號、數量及采購價格和合同進行對照，審核無誤后在合同上蓋合同專用章，合同審批表等同于公司要求物資供應部一直以來使用的物資請購單，只是名稱叫法不同，在使用過程中所起到的作用是一致的，在與工作人員交流過程中也說明過此問題。

g.物資供應部專員及時將當月歸檔合同錄入K3系統，財務部審核合同錄入信息的準確性，由合同計劃管理室進行采購合同的簽訂和保管。當月簽訂的合同錄入K3后，合同管理專員將當月簽訂的采購合同全部歸檔裝訂。

h.采購物資回廠后，經公司質量保證部檢驗后，如不能夠滿足我公司質量要求的報廢退回流程參見C4.8報廢流程。3采購付款及記錄

a.財務部應付往來核算員接收到物資供應部門填制的《請款單》，并檢查《請款單》上的核準人一欄有無供應部經理、部門分管領導、財務經理、董事長的審批簽名，領款人一欄是否有供應部門經辦人的簽名，以上的審批簽名缺一不可。如果是現金支付的單據請款單上應蓋有現金付訖的紅色印章；如果是通過銀行支付的單據請款單上應蓋有銀行付訖的紅色印章。

b.應付往來核算員檢查《請款單》后有無附《購銷合同》，購銷合同是否有供需雙方蓋訖的合同專用章，是否有委托代理人的簽名，《請款單》上的采購明細及金額、銷售單位、收款單位與購銷合同上所列的是否一致。

c.支票及電匯單由出納統一保存，出納核對《請款單》上填寫的支票或電匯單上收款單位、付款金額是否與《請購單》及購銷合同上一致，審核一致后出納進行付款。應付往來核算員檢查如果是用支票支付的單據，《請款單》上有無貼附支票存根，支票存根上的收款人名稱與《請款單》上的收款單位是否一致；如果是電匯的單據，電匯單上的收款人與《請款單》上的收款單位是否一致，電匯單上是否蓋有銀行受理的紅色印章。通過以上審核程序無誤后，應付往來核算員在出納的銀行存款日記賬上與單據對應的登記欄上簽名以明確責任。

d.供應部的合同管理員將付款合同輸入K3后，應付往來核算員通過接收到的付款單據所附的購銷合同，對合同管理員輸入的付款合同在K3上進行審核。通過對輸入合同的單位與所列明細及金額跟實際合同進行逐一核對無誤后在系統中簽字確認審核。金蝶財務系統已設臵為不允許根據電子收料單生成的電子發票金額超過采購合同金額。

e.應付往來核算員對審核無誤的付款單據進行賬務處理。生成的憑證分錄如下：

借方：應付賬款---供應商

貸方：現金/銀行存款/應收票據

每月月末，由總賬會計在結轉當期損益前在K3系統中對憑證進行逐一審核后在K3中點擊確認完成審核。

f.物資供應部門采購員將整理好的物資采購單據交給材料核算員辦理交接手續，材料核算員在確認單據所附的增值稅發票未過期后雙方在登記本上登記簽字以明確責任。

g.材料核算員在收到物資供應部門填制的物資采購報銷單后即時審核報銷單上有沒有報銷人的簽名，核準人一欄是否有負責報銷手續的供應部長及部門分管領導的審批簽名。

h.材料核算員檢查報銷單后有無付請購單、購銷合同、發票及收料單（第四聯），請購單上的申報部門負責人一欄是否有部門領導的審批簽名，物價部門審核一欄是否有物價部門的審批簽名，購銷合同是否有供需雙方蓋訖的合同專用章，是否有委托代理人的簽名。請購單上的采購明細及數量、金額與購銷合同上所列的是否一致，請購單上的銷售單位與購銷合同上的供方及請購單上的收款單位是否一致。發票一般應為增值稅專用發票，如不是專用發票應在請購單上由物價部門做特別書面說明并簽字，發票上每項物料的采購單價金額應與請購單及合同一致。發票上的每一項物料的采購數量應與收料單上的一致，或者小于收料單，但不能大于收料單。小于收料單的應對收料單進行分割，將多于的數量部分返回給經辦人員并簽收以便后期繼續報銷。發票所記載的數量大于收料單的應將單據退回經辦人由其查明原因后補齊、補辦手續或將發票退返供應商。核對發票的合計金額與報銷單上的報銷金額是否一致。材料核算員在審核無誤的報銷單上的核準人一欄上簽字并送交財務部經理審核。C3.3.8

i.材料核算員將財務部經理審核簽字后的報銷單收回并進行賬務處理。材料核算員將K3中與實際的收料單對應的經過成本核算員審核后的電子收料單選中并生成電子發票。生成的發票的各項明細、金額、稅額應與實際的發票保持一致，生成確認后保存審核，系統并與所選的收料單鉤稽。

通過生成的發票生成憑證。如果是以前期間辦理入庫手續的單據還應先根據收料單的第四聯生成暫估沖回的憑證。

暫估沖回：原材料或低值易耗品 借方紅字

應付賬款—暫估 貸方紅字

正式入庫：原材料或低值易耗品 借方金額

應交稅金—進項稅額 借方金額（此項如是普通發票則不會生成）

應付賬款—正常應付 貸方金額

因本期辦理入庫手續的收料單存在發票未回無法正常報銷的情況，先對發票未回的入庫材料進行暫估入庫。月底系統對勾稽完統計的發票未回的收料單，系統根據倉庫提供的收料單第一聯（暫估入賬聯）自動生成暫估入庫憑證：

原材料或低值易耗品 借方金額

應付賬款—暫估 貸方金額

在后期發票收回時再將暫估入庫沖回。

生成憑證后，在每月月末，由總賬會計在結轉當期損益前在K3系統中對憑證進行逐一審核后點確認完成審核。

第三篇：采購付款結算流程

采購付款結算流程的規定

為規范采購對賬、付款流程，加強財務核算監督，保證供應商貨款支付的及時、準確，經公司研究決定特制定本規定，具體事宜通知如下：

一、先到貨、后付款的賬期定義

1、月結60天：整月內貨到公司經檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起60天內為結賬期。

2、月結30天：整月內貨到公司經檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起30天內為結賬期。

3、半 月 結：半月內貨到公司經檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起15天內為結賬期。

4、日結：貨到公司經檢驗合格入庫后，此批貨物票到簽收日起X天內為結賬期。

5、如有不同賬期方式，按以上定義內容以此類推。

二、預付賬款流程

1、采購合同

預付賬款方式的結算適用于大宗貨物采購，采購處與供應商簽訂供銷合同，并要求供應商提供截止上批到貨的對賬明細單，確認無誤后采購處填寫匯款申報單送財務部審核。

2、請款

財務部審核采購處提供的合同、對賬明細單及匯款申報單無誤后報送總經理審批。

3、付款

財務部按購銷合同的約定安排付款。如合同有約定定金，則先付定金，其余按照每批次實際經檢驗合格入庫數量付款。

4、發票

采購處要保證在貨到之日5 內，讓供應商將合格的增值稅發票郵寄到公司財務部核銷。

以上規定自 年 月 日起執行！

XXXX有限公司

二O一二年二月二十三日

主題詞： 采購付款結算

主送：財務部、采購處、倉庫、行政部存檔

報送：總經理

第四篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

1總則

1.1 目的為了加強對公司采購與付款的管理與控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規，結合本公司的業務特點和管理要求，制定本制度。

1.2 適用范圍：本制度適用于子公司的所有商品采購與付款業務。

1.3 管理部門：本制度由公司財務中心組織并監督實施，各業務部門部門配合實施。2崗位分工與授權批準

2.1 公司必須建立采購與付款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督，不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。不相容崗位至少包括：

（1）采購與審批；

（2）供應商評審及確定；

（3）采購合同的訂立與審計；

（4）采購、驗收入庫與相關會計記錄；

（5）付款審批與付款執行。

2.2 公司應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。并且根據具體情況對辦理采購與付款業務的人員定期進行崗位輪換。

2.3 公司必須對采購與付款業務建立嚴格的授權批準制度，明確審批人對采購與付款業務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。

2.4 審批人應當根據采購與付款業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限；經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。

2.5 公司對于重要和技術性較強的采購業務，應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而造成嚴重損失。

2.6 嚴禁未經授權的機構或人員辦理采購與付款業務。

2.7 公司必須按照采購、審批、付款等規定的程序辦理采購與付款業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強采購訂單（或采購合同）、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

3采購與審批管理

3.1公司必須建立采購與審批的管理制度，對采購合同確定、供應商選擇等作出明確規定，確保采購過程的透明化。

3.2公司必須加強采購業務的預算管理。對于預算內采購項目，應當嚴格按照預算執行進度辦理采購手續；對于超預算和預算外采購項目，應對需求部門提出的申請進行審核后再行辦理采購手續。

3.3 公司必須建立嚴格的采購審批制度。

格式采購合同（或采購訂單）的授權批準流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經部門經理確認，公司負責人審核，商務專員審核，財務負責人審核即可。

非格式采購合同（或采購訂單）的授權批準流程：合同訂立人填寫《采購合同》或“采購訂單”，經部門經理確認，公司負責人審核，商務專員審核，財務負責人審核，法律顧問審核（重大經濟合同或非正常貿易），最后報總裁審批。對于超預算和預算外采購項目，嚴格按照《預算管理制度》中的審批流程及審批權限進行審批。付款管理

4.1 公司必須按照《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和公司現金管理制度的規定辦理采購付款業務。

4.2 公司財務部門在辦理付款業務時，應當對采購合同、采購發票、結算憑證、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。

4.3 公司必須建立預付賬款和定金的授權批準制度，加強預付賬款和定金的管理。

4.4 公司必須加強應付賬款和應付票據的管理，由商務專員按照約定的付款日期、付款金額等管理應付款項。已到期的應付款項須經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。

4.5公司必須定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。商務專員應定期與公司核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理，處理不妥及時匯報。監督檢查

5.1 公司必須建立對采購與付款管理和控制的監督檢查制度，明確監督檢查機構或人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。

單位監督檢查機構或人員應通過實施實地檢查采購與付款業務的管理與控制制度是否健全，各項規定是否得到有效執行。

5.2 采購與付款管理與控制監督檢查的內容主要包括：

（一）采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。

（二）采購與付款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。

（三）應付賬款和預付賬款的管理。重點審查應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

（四）有關合同、單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點檢查合同及憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

5.3對監督檢查過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，單位應當采取措施，及時加以糾正和完善。

6附則

6.1由本制度由集團財務中心負責編制，解釋權、修改權屬集團公司財務中心；

6.2本制度經集團公司董事會批準后，自批準公布之日起實行。

第五篇：采購與付款管理制度

采購與付款管理制度

第一章總則

第一條 為了加強對采購與付款業務的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，根據《中華人民共和國會計法》和財政部《企業內部控制基本規范》等法律法規，制定本管理制度。

第二條 本規范適用于公司所有外購物資或接受勞務的采購與付款，包括原材料、配套（外協）件等。

第三條各物資采購采購部門可根據本制度，結合本部門業務特點和管理要求建立適合的管理辦法，并組織實施。

第四條 各部門負責人對本單位采購與付款內部控制的建立健全和有效實施以及采購與付款業務的真實性、合法性負責。

第二章 崗位分工與授權批準

第五條 相關部門要明確相關崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容崗位相互分離、制約和監督。

采購與付款業務不相容崗位至少包括：

[一]請購與審批；

[二]詢價與確定供應商；

[三]采購合同的訂立與審核；

[四]采購與驗收；

[五]采購、驗收與相關記錄；

[六]付款審批與付款執行。

公司不得由同一部門或個人辦理采購與付款業務的全過程。

計劃部：采購計劃管理；確定請購物資清單；跟單采購；協助供應商辦理驗收手續。

成本科：體系優化；簽定采購合同；確定采購比例并錄入系統；對現結、預付業務辦理付款申請手續；小批物資、輔料采購。

品技部：對來貨質量進行判定，并出具判定結果。

倉庫：打印驗收單；根據驗收單清點物資；辦理物資驗收、驗退；

財務部：負責月結業務的對帳、付款；審核所有采購發票；對現結、月結付款價格審核；對簽批的資金支付申請進行付款。

其他部門：涉及其他物品采購（如辦公用品）的，使用部門為經辦部門，提

出購買申請，辦理付款手續等。財務部對其進行審核監督。

第六條 公司各部門應當配備合格的人員辦理采購與付款業務。辦理采購與付款業務的人員應當具備良好的業務素質和職業道德。

第七條 公司相關部門應當對采購與付款業務建立嚴格的批準制度，明確審批人對采購與付款業務的批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施，規定經辦人辦理采購與付款業務的職責范圍和工作要求。

第八條 審批人應當根據采購與付款業務批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。

經辦人應當在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理采購與付款業務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業務，經辦人員有權拒絕辦理，并及時向審批人或上級領導報告。

第九條 對于重要和技術性較強的采購業務，應當組織相關部門進行論證，實行集體決策和審批（例如：超過最高庫存備貨等），防止出現決策失誤而造成嚴重損失。

第十條 嚴禁未經授權的部門或人員辦理采購與付款業務。

第十一條 各部門應當按照請購、審批、采購、驗收、付款等規定的程序辦理采購與付款業務，并在采購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續、采購訂單[或采購合同]、驗收證明、入庫憑證、采購發票等文件和憑證的相互核對工作。

第三章請購與審批控制

第十二條 采購人員具有請購權，部門分管副總行使審批權。采購人員根據生產計劃安排和各部門實際需用，在考慮合理儲備的基礎上核算出計劃采購數量，填制請購表，由部門負責人審核，交分管副總審批后實施采購。

在銷售訂單、生產計劃或實際需用發生變動時，相關部門必須及時通知采購部門，采購人員必須及時調整采購計劃，對正在采購的要調整采購數量，對已采購回廠的，采購部門和相關部門必須對多余部分明確處理辦法，避免造成積壓。

特殊物資采購須經總經理或公司辦公會決定。

第四章采購與驗收控制

第十三條 采購部門應當根據審批后的請購物資及其供應情況確定采購方式。一般物品或勞務等的采購應采用訂單采購或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。

第十四條 成本科應負責市場調研，將供應商的信譽、價格、質量等級、供應量等列表備選；對采購市場價格進行分析，并對價格合理性負責；并將以上情

況和市場情況進行綜合，通過比質比價的程序確定供應商。小額零星采購也應由價格部門事先對價格等有關內容進行審查。采購部門對正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質等級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并由專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經采購、質檢、技術等部門聯合考核后才能進入。企業要制定嚴格的考核程序和指標，達到標準者才能成為歸檔供應商。

第十七條采購合同應按合同評審流程進行評審，應對采購合同進行審核，對于審批手續齊全，合同條款符合規定的才同意蓋章。

第十八條 檢驗部門或檢驗人員應當根據規定的驗收制度和經批準的訂單、合同等采購文件，對所購物品或勞務等的品種、規格、數量、質量和其他相關內容進行驗收，出具驗收證明。

對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的部門或人員應當立即向有關部門報告；有關部門應查明原因，及時處理。

第五章 付款控制與流程

第十九條 財務部門應當按照《資金管理制度》、和《企業內部控制基本規范》等規定辦理采購付款業務。特別要求： 嚴禁辦理現金交易，所有交易一律通過銀行轉帳或銀行承兌匯票完成，而且銀行轉帳僅限于對公轉帳，不得轉入個人名下帳戶。

第二十條 財務部門在辦理付款業務時，應當對采購發票、入庫單相關憑證的真實性、完整性、合法性及合規性進行嚴格審核。對于已支付的款項，必須有收款單位和收款人的收款證明。

第二十一條 財務部應根據已經簽批的資金付款申請進行付款。

第二十二條 財務部門應當加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。財務部對于應付賬款，應根據資金狀況、付款政策，審核采購部門的付款計劃后，辦理結算與支付。

第二十三條購進的各類物資、材料，原則上實行合同規定時間進行付款，嚴格控制提前付款。對確需提前付款的物資，由物資部門提出申請報告，財務部門嚴格審定供貨合同或有關憑證后，按照資金審批要求辦理手續后，方可辦理提前付款。

第二十四條采購人員根據采購計劃、供貨合同，以及物資驗收入庫單、發票等單據，填制“資金支付申請單”，即：供貨單位名稱、開戶行、賬號、采購

員、或“零星采購”、物資名稱、與發票相同的金額和稅款及合計，并經部門負責人及有關領導簽字后向財務部辦理付款手續。

月結資金支付由財務部負責匯總制表，交相關部門及相關領導簽字后方可支付款項。

第二十五條財務部對采購人員送來的單據審查無誤后，經辦人在付款單上簽字，然后根據平衡后的資金狀況，嚴格按照合同約定付款條件項下后實行滾動付款”的原則采用匯款、承兌匯票等不同的支付形式進行資金結算。

第二十六條對手續齊備的購進材料（指已收到發票及已驗收入庫的物資），財務人員應在當月作應付賬款掛賬處理，付款后直接沖減應付賬款。

第二十七條 采購的各類物資必須取得國家規定的增值稅專用發票。對于確實不能開具增值稅專用發票的物資，在定價時要扣除稅點后定價。

第六章 物資入庫與檢驗流程

第二十八條采購的物資到達后，經辦人員應通知品技部進行檢驗。品保部根據材料質保書或合格證等檢驗依據，在規定的期限內完成。其檢驗期限由品技部門與采購部門協定。品技部檢驗樣品后，應及時出具檢驗報告。

第二十九條采購人員在取得所采購物資的檢驗報告后，應填制“物資驗收入庫單”，檢驗人員應在“物資驗收入庫單”簽字確認”，倉庫根據驗收入庫單辦理入庫或退貨手續。

一、如材料驗收不合格，檢驗人員必須在“材料判定書”上加蓋“材料驗收不合格專用章”作退貨和拒付貨款的依據。

二、各物資倉庫管理人員根“物資驗收入庫單”及材料驗收的檢驗報告，對物資進行過磅、點數。如有不符，應及時協調相關人員落實原因。

第三十條各類物資在到達后，要檢驗合格，辦理完入庫手續后，按資金管理辦法要求進行付款。

付款期限的確認：

1、合同要求；

2、按發票提交時間。月結廠家在材料入庫后按規定時間提交發票的則依據合同時間付款；超出提交發票時間的則以提交發票時間進行計算付款時間。

第三十一條為了保證會計核算質量，要做到認真復核外來原始憑證的真實性、完整性，及其價格、數量、金額與付款相符后及時報賬、記賬，確保采購物資的足額入庫，做到賬物相符。

第三十二條對帳：財務部負責與各供應商核對核對往來帳，如有不符，及時查找原因并做出處理，保證雙方帳務一致。

第三十三條 采購部門應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續、貨

物出庫、退貨貨款回收等做出明確規定。采購部門負責及時收回退貨貨款。

第七章采購物資的管理及考核

第三十四條材料采購入庫后，各物資管理部門要保持材料、物資的完整性，收入、發出要有憑據，做到日清月結，做到賬、卡、物三者相符；月底進行盤點、清查，如有盈虧應隨時報告。對盤盈、盤虧物資，物資主管部門應寫明原因，分清責任，明確責任人后提出處理意見。

第三十五條年終如有材料物資發生盤盈、盤虧、毀損（報廢）等情況，須由物資主管部門填寫明細資料并交財務部門審核。財務部門匯總后，向公司領導報批，根據核準數作賬務處理。

第三十六條對毀損、報廢物資，應由物資主管部門牽頭，列出相應物資明細、數量、原因等報物資小組，物資小組織品保部、技術等相關部門進行技術鑒定，并出具書面鑒定及處理意見。

第三十七條財務部、配套部要對材料價格認真審核，確保合同、發票、ERP系統三者相符，保證材料成本核算的準確性。

第三十八條在物資采購支款、驗收、報銷業務中，對工作不認真負責，不按規定的時間報賬，造成呆賬、死賬及因未主動自查造成未達賬的人員建議有關部門停發效益工資，在當年內賬目報清才予補發，跨年者不予補發。

第三十九條在物資采購、驗收、報銷業務中，工作極端不負責任，玩忽職守，給公司造成嚴重經濟損失的，由當事人負責賠償直接經濟損失的1%-80%，并報請公司給予相應行政處分。

第四十條在物資管理過程中，工作不負責任，造成物資毀損、遺失、偷盜、報廢及盤虧的，由物資管理部門分清責任，明確責任人，由當事人賠償直接經濟損失的50%-100%，并報請公司給予相應的行政處分。

第八章 監督檢查

第四十一條 公司財務部負責對各部門的采購與付款內控管理工作定期或不定期地進行檢查。檢查人員將對各部門的采購與付款業務內部控制制度是否按規定效執行。

第四十二條 采購與付款內部控制監督檢查的內容主要包括：

[一]采購與付款業務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在采購與付款業務不相容職務混崗的現象。

[二]采購與付款業務授權批準制度的執行情況。重點是大宗采購與付款業務的授權批準手續是否健全，是否存在越權審批的行為。

[三]應付賬款和預付賬款的管理。重點是應付賬款和預付賬款支付的正確性、時效性和合法性。

[四]有關單據、憑證和文件的使用和保管情況。重點是憑證的登記、領用、傳遞、保管、注銷手續是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

第四十三條 對在實施過程、或者是在監督檢查過程中發現的采購與付款內部控制中的薄弱環節，財務部及各部門應當采取措施，及時加以糾正和完善。

第四十四條

第四十五條

第九章 附則 本制度由財務部負責解釋。本制度自發布之日起施行。