新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

及對策建議思考

隨著社會的進步，諸如經(jīng)濟和科學技術(shù)的各種發(fā)展。在這種情況下，公共機構(gòu)的發(fā)展也有更高的要求，需要進行改革以面對特定的工作管理。在新的情況下，文件管理是重要的任務(wù)之一。當前，我國事業(yè)單位檔案管理工作還處于起步階段，各種檔案管理服務(wù)還沒有趕上時代的發(fā)展，因此，應(yīng)進行相關(guān)工作，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理工作。我們需要改革和創(chuàng)新，要與時俱進。

事業(yè)單位的文件管理是事業(yè)單位管理系統(tǒng)中的重要系統(tǒng)，它包括事業(yè)單位的發(fā)展過程和相關(guān)功能的演進，是最可靠的記錄。它對機構(gòu)是不可見的。信息時代的到來反映了公共機構(gòu)管理的缺陷。沒有管理利益，我們就無法很好地適應(yīng)時代的發(fā)展需求。必須在其管理中，尤其是在文件管理中，進行必要的改革和創(chuàng)新。只有這樣，機構(gòu)單位才能在未來發(fā)展。

一、存在的問題

（一）事業(yè)單位檔案管理工作屬于被動狀態(tài)

長期以來，公共機構(gòu)的文件管理一直處于從文件收集，排序和歸檔到被動管理的狀態(tài)。這種情況使工作人員始終不知道特別是數(shù)據(jù)收集的重要性。在相關(guān)的文件管理機制不完整的情況下，許多有價值的信息將無法正確處理和存儲。對數(shù)據(jù)收集工作的跟蹤不足會導(dǎo)致直接分發(fā)已歸檔的文件數(shù)據(jù)，這不能為文件管理工作提供足夠的好處。

（二）檔案管理技術(shù)不足

由于信息時代的影響，許多公共機構(gòu)都引入了電子文件管理模式，但是這種電子文件管理模式的使用率并不高，在許多情況下，傳統(tǒng)的文件管理方法仍然存在。這是因為管理員不接受電子文件管理的新事物并且沒有接受專門的培訓，并且似乎推遲了實際使用，并且無法展示電子文件管理的優(yōu)點。管理技術(shù)水平仍然較低。

（三）檔案管理缺乏專門的負責人

公共機構(gòu)中的文件管理是一項分散的任務(wù)，并且由于沒有專門的部門或負責人，因此通常是另一部門的兼職工作，這是兼職情況，對管理文件系統(tǒng)沒有用處。主要原因是一方面缺乏員工專業(yè)知識，另一方面缺乏專業(yè)的文件管理技能，這直接導(dǎo)致效率低下的文件管理任務(wù)，從而影響整體文件管理的質(zhì)量。

（四）對檔案管理工作的認識不足

實際上，科學的檔案管理可以大大提高公共機構(gòu)的發(fā)展速度和工作效率，但是由于其固有的知識，公共機構(gòu)長期以來一直能夠?qū)⑵渌泄ぷ骷性跇I(yè)務(wù)服務(wù)上。它是他們沒有從事相關(guān)工作所需的知識，也不了解文件管理的重要性。基于對文件管理工作的理解，大多數(shù)公共機構(gòu)的工作人員都認為文件管理不能給部門帶來直接的好處。因此，這種獨特的概念和誤解導(dǎo)致了公共部門在文件管理方面的人力和物力，而投資不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁瑣和繁瑣，并且在幾乎沒有監(jiān)督和執(zhí)行的情況下，文件管理器實際上并沒有按照文件管理的相關(guān)規(guī)則來收集和組織文件，保存和使用文件。人員、財產(chǎn)、材料等缺乏可靠的保護，這限制了檔案管理的發(fā)展。

（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

文件管理是一項專業(yè)而系統(tǒng)的管理任務(wù)，需要具備文件管理方面的專業(yè)知識，但基本素質(zhì)是謹慎，清醒和耐心的。但是，許多公共機構(gòu)中的檔案管理員推遲了工作，或者是因為他們基本上有多個工作，或者是因為他們的薪水很低，在這種情況下，檔案管理員有些人手不足。有些文件管理器僅基于自己的經(jīng)驗和其他人教的基本工作方法，而沒有專門的文件管理知識，文件管理要求，特定文件的文件范圍，而且不了解文件管理的基本操作過程。

（六）檔案管理手段不科學

在信息技術(shù)不斷發(fā)展下，基于計算機信息技術(shù)的文件管理系統(tǒng)開始在公共機構(gòu)中得到廣泛使用。但是，在加速使用計算機信息技術(shù)的同時，各種公共機構(gòu)不允許同步發(fā)展電子文件管理來容納電子文件管理專業(yè)人員，計算機，軟件和文件管理任務(wù)。硬件設(shè)備不足，無法運行。該系統(tǒng)缺乏實際文件管理的科學性質(zhì)，因為作業(yè)的文件管理器不知道如何應(yīng)用它，并且許多高級系統(tǒng)沒有得到充分有效的使用。

二、改革內(nèi)容

公共機構(gòu)的檔案管理必須遵循某些系統(tǒng)建設(shè)原則。換句話說，您需要明確職責，增強靈活和標準化的結(jié)構(gòu)，并專注于動態(tài)和靜態(tài)的結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化改革的內(nèi)容主要有以下幾個方面。

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)

當前，典型的數(shù)字技術(shù)包括數(shù)字加密技術(shù)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)，掃描技術(shù)和身份認證技術(shù)，通過數(shù)字技術(shù)將文件信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件信息可以有效地更新信息數(shù)據(jù)。作為公共機構(gòu)的重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效地創(chuàng)造條件，實現(xiàn)單位的社會效益。

（二）體系化檔案管理模式的建設(shè)

公共部門中檔案管理的信息化是一個系統(tǒng)的過程，這與傳統(tǒng)的檔案管理模型不同，傳統(tǒng)的檔案管理模型包括檔案和文檔集成，部門集成和集成以及內(nèi)部流程集成?；跀?shù)據(jù)集成技術(shù)，數(shù)據(jù)庫機制，數(shù)據(jù)融合技術(shù)等，我們有效地增強了信息數(shù)據(jù)的多功能性和兼容性。

（三）互動化檔案管理模式的建設(shè)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，每個檔案信息僅對應(yīng)一條信息，并且缺乏交互性。該機構(gòu)的檔案管理信息管理系統(tǒng)增強了信息的交互性，對提高服務(wù)質(zhì)量和優(yōu)化系統(tǒng)具有積極的作用。

三、改革創(chuàng)新的措施

在新情況下，公共部門檔案管理實踐的弊端日益明顯，這些缺陷嚴重影響了公共部門檔案管理實踐的發(fā)展以及公共部門機構(gòu)的長期發(fā)展。它也會產(chǎn)生影響，因此我們需要在新情況下處理公共機構(gòu)文件。根據(jù)行政工作的要求，進行相應(yīng)的改革，運用新技術(shù)，新觀念，完善事業(yè)單位檔案管理制度，使事業(yè)單位檔案管理真正發(fā)揮作用。

（一）提高對檔案管理的重視程度

檔案業(yè)務(wù)是機構(gòu)開展各項業(yè)務(wù)的重要基礎(chǔ)。為了使機構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)長期運作，有可能顯著提高整體運作效率并有效提高檔案管理水平尤其重要。代理商必須完全了解該文件是單位工作和員工活動的基本記錄。此文件可用于有效跟蹤和監(jiān)視單位負責人，員工以及各種工作流程，以進行后續(xù)工作評估，決策和補救。實施提供了重要依據(jù)。該機構(gòu)加強對檔案管理人員的教育，定期進行業(yè)務(wù)知識培訓，根據(jù)檔案管理人員和檔案管理人員的身份，汲取和吸收其他機構(gòu)高級檔案管理工作的經(jīng)驗。我們需要不斷增強我們的責任感和使命。深入分析檔案管理工作的新形勢，逐步完善自己的工作，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化和科學化方向發(fā)展。

（二）利用信息管理手段來擴大檔案服務(wù)內(nèi)容

信息時代的到來為公共機構(gòu)的管理帶來了許多便利，而檔案管理就是其中之一。機構(gòu)必須順應(yīng)時代發(fā)展的要求，充分利用信息管理方法，對檔案管理進行改革創(chuàng)新。基于信息的檔案管理需要由信息技術(shù)管理的完整的基于信息的管理。這可以通過幾種方式來完成。用于文件管理任務(wù)的服務(wù)模式，為每個實施鏈接制定詳細的計劃，在總體方向上制定實施計劃，并確保根據(jù)計劃執(zhí)行文件管理服務(wù)任務(wù)。設(shè)立專門網(wǎng)站該網(wǎng)站旨在使公共機構(gòu)的文件管理能夠為人們提供方便快捷的服務(wù)。確切地說，公共機構(gòu)通過本網(wǎng)站向公眾提供相關(guān)服務(wù)。特別是，查詢相關(guān)檔案和材料更加方便快捷，通過有效提高公共機構(gòu)檔案管理工作效率，我們提供了支持社會發(fā)展的服務(wù)。建立電子文件管理系統(tǒng)，以數(shù)字方式收集和整理文件。這不僅可以及時收集和組織信息，還可以使文件存檔更及時地運行，從而提供適當?shù)奈募?shù)據(jù)存儲和共享。

（三）重視檔案管理人才的培養(yǎng)

代理商應(yīng)注意檔案管理。可以說，檔案管理是機構(gòu)發(fā)展的最基本部分。應(yīng)注意檔案管理的水平，因為它會影響整個機構(gòu)的工作效率和工作質(zhì)量。代理商只有充分了解文件管理對各種任務(wù)的影響，才能更好地管理文件管理。這里設(shè)置了專門的文件管理部門，以組織和存檔整個機構(gòu)內(nèi)生成的所有數(shù)據(jù)。公共授權(quán)文件管理任務(wù)必須由專業(yè)人員執(zhí)行。也就是說，您必須退出其他部門人員的兼職文件管理模式。準確地說，該機構(gòu)應(yīng)注意檔案管理員的相關(guān)培訓，因為檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的效率和質(zhì)量。機構(gòu)在選擇檔案管理人員時要注意工作態(tài)度，有意識地引導(dǎo)他們規(guī)范檔案管理工作流程和制度，建立與檔案管理制度相對應(yīng)的崗位管理制度，確保在科學指導(dǎo)下完成所有檔案管理工作。該機構(gòu)將為檔案館工作人員提供盡可能多的專業(yè)培訓機會，實際上將提高專業(yè)水平，并使用各種信息技術(shù)使該機構(gòu)的檔案館管理更加規(guī)范和科學?？隙ㄊ怯行У卮龠M了在公共機構(gòu)中使用文件管理服務(wù)的過程。

（四）完善檔案管理方法

公共事業(yè)單位檔案管理改革的目的不僅在于實施，還在于改變管理方式，特別是各部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要起領(lǐng)導(dǎo)作用，遵守嚴格的規(guī)章制度，實行檔案管理。應(yīng)該加強。管理員管理嚴格地處理文件管理任務(wù)。在檔案管理部門，員工具有服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，積極執(zhí)行檔案管理，為需要檔案服務(wù)的人員提供熱情周到的服務(wù)，并結(jié)合了最新的信息技術(shù)來進行檔案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一項長期的工作。信息化應(yīng)該集成到日常文件管理中。相關(guān)工作人員需要具有計算機的基本知識和文件管理知識，以便他們可以更好地利用各種信息。用于管理文件的先進技術(shù)。

（五）提高檔案信息利用率

公共機構(gòu)檔案管理工作的順利開展離不開各種制度的完善和支持。每個系統(tǒng)的實現(xiàn)都是基于科學發(fā)展觀的。需要傳統(tǒng)的檔案管理模型來提高檔案信息的利用率。做出改變并創(chuàng)新。完善的文件管理機制是提高文件信息的利用率，幫助文件管理適應(yīng)公共部門的長期發(fā)展，并確保所有公共部門信息的完整性。改善文件管理系統(tǒng)并非一朝一夕的事。要根據(jù)時代的發(fā)展特點和事業(yè)單位的發(fā)展，將改革與完善結(jié)合起來。這可以有效地提高員工的熱情，并幫助員工了解文件管理是他們自己的利益。與確保文件管理平穩(wěn)運行緊密相關(guān)。公共機構(gòu)文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有鏈接都應(yīng)被完全忽略，這不僅是為了保護文件存儲，而且是為了保護文件服務(wù)。文件管理安全性不包含所有方面。將采取相關(guān)步驟為社會提供檔案資源服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，時代的飛速發(fā)展影響了事業(yè)單位檔案管理模式，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端。創(chuàng)新管理機構(gòu)的檔案管理模式，結(jié)合新的管理技術(shù)，在新的形勢下需要從管理員的角度進行改變。進行了公共機構(gòu)文件管理的創(chuàng)新工作，強調(diào)了重要性，有效地提高了文件管理的效率。