煤炭企業檔案管理存在的問題

及對策建議思考

煤炭企業的檔案管理內容不僅記錄了煤炭企業的經營發展情況，還對整個煤炭的生產環節和管理工作等產生的資料和信息進行記錄。當前，煤礦企業的檔案管理類型主要包括：文書檔案、財務檔案和科技檔案等類型，這些檔案信息中涵蓋了煤礦企業的采煤系統、通風系統和運輸系統、地質系統等工作體系中的信息，是煤炭企業發展過程中的重要和核心的資料。其不僅總結和歸納了礦井的發展歷程，還是幾代煤礦人運用自身的智慧和汗水積累的有價值的資料。因此，在新時期下為了能夠提高檔案管理的水平，本文針對相關問題進行分析，以供參考。

煤炭企業是國家能源的重要來源，關系到我國經濟發展，因此所記錄的歷史信息及相關的數據尤為重要，特別是在企業遇到問題時，首先想到的是查企業歷史記錄，經過查閱檔案，結合當時的具體情況，一些問題便迎刃而解。同時在選人用人方面，每個員工在企業發展中都有其特殊的表現，在檔案中都記載著好的一面和不好的一面，經過查閱檔案，對每個員工都有一定的認識和了解，這樣在提拔領導干部時使領導班子成員對一些員工更加有保障，更能做到量體裁衣。綜上所述，檔案管理工作在煤炭企業發揮著很重要的作用，對企業長期、穩定的發展起著非常深遠的作用。

一、煤炭企業檔案管理的重要意義

主要包括以下幾點：1.為管理層決策提供幫助。企業檔案中所記錄的是一個企業所有經營活動和生產活動的信息，煤炭企業更是有著更加龐大的信息量，其中包括生產經營、人事變動等信息，涵蓋了企業在整個發展過程中的經營成果及其歷史。這些信息往往能在企業遇到困難時，提供經驗性的解決措施和方向性的幫助。從這些方面而言，煤炭企業的檔案管理工作有著十分重要的價值，應當給予足夠多的重視。2.維護企業合法權益。企業的檔案卷帙浩繁，尤其是一些原始憑證，在企業審查中也是會起到重大作用，使管理者更為清晰地了解公司的資產構成狀況。在面對涉及經濟糾紛時，原始憑證就是企業最有力的武器，能夠幫助企業維護自身合法權益，避免較為重大的損失，為企業的正常運營和發展提供一定的保護。3.提高企業的經濟效益。煤炭企業檔案涵蓋了生產、經營、人事、技術等內容，也見證了企業的發展，記錄了企業的成功與失敗。這些數據經過有效的分析和管理，能夠在較大程度上起到借鑒和警醒的作用，使企業能夠在面對困難時，引領企業能夠順利走出困境，進而節省企業成本，提高企業的經濟效益。

二、煤炭企業檔案管理存在的問題分析

1.煤炭企業的領導對檔案管理不夠重視。主要體現在資金投入不足和人員素質不高等問題。資金投入不足：隨著我國科學技術的不斷發展，我國的檔案管理已經由原來的手工操作轉變成電子文檔，并且采用計算機互聯網，但一些煤炭企業的領導只重視生產管理，忽視檔案管理，由于對檔案管理資金投入不足，一些煤炭企業檔案管理仍停留在半手工操作層次，造成檔案記錄不完整、不全面和不真實等，極大地影響了檔案管理的發展。人員素質不高：由于一些企業對檔案管理的不重視，對檔案管理人員的選用門檻過低，極大地阻礙了企業檔案管理的發展。

2.煤炭企業檔案發展動力不足。前進的動力是推動自身發展的重要因素，也是主導因素，一旦失去這個動力，任何事物的發展都會趨于停滯，就好像在當前的教育環境下，大學作為學生的目標，在實現以后，家長和老師一旦放開管制，學生就會在大學中沉淪，依然是無法成為一名棟梁之材的。企業檔案發展也是同理，煤炭企業作為能源企業，成立前期往往受到政府的高度重視，也都受到政府的支持和管理。而對檔案的管理，并不是企業自身意識到其價值所在，而是政府強制要求下不得已才進行企業文檔的管理。而目前社會處在經濟轉型期，國家放開管理，致使企業檔案發展難以摸清楚方向，由此導致檔案堆積如山，無人問津。至此，檔案管理就成為空談，檔案的整理工作也沒有專職人員去負責，等到庫房無法存放更多的檔案時，再臨時抽調人員開始檔案整理，但是這些檔案都是數年積年累月下來的，又豈能是簡單整理就能完成的工作；再加上臨時抽調人員去整理檔案，導致的工作延期也是要計算的損失。甚至想要放棄檔案保管的企業的個人也不在少數，連企業檔案本身都被忽視了，更不用說企業檔案價值的挖掘了。在部分人眼中，連企業檔案是否應該存在都被懷疑，可見企業檔案管理的必要性在人們心中的地位已經岌岌可危了。

3.管理流程機械化。如果不改變人們對企業檔案管理的認知，其功能將逐漸單一，成為保存文件的庫房罷了。而當前的管理制度，卻把庫房變得像個流水線，缺乏相互聯系。從文件的收集到整理，是簡單地按照標題進行分類、編目、裝訂后，再擺放得整整齊齊，這一套流程就結束了。從中可以看出，每個管理過程基本就是個流水線，只要能保證按時交接就可以了。挖掘其中的價值、細密地分類是不太可能的，畢竟只是為了應對檢查。這樣一來，整個管理流程基本形同虛設，更別說發掘更大的價值。煤炭企業的企業檔案管理大多依照傳統模式進行，這也就不可避免地導致企業檔案管理的流程也是宛如流水線一樣的作業了。

三、提升煤炭行業檔案管理的相關對策

1.轉變觀念，提高重視程度。開展檔案建設對于提高企業工作效率、減少勞動成本、提升企業經濟效益具有重要作用，但當前煤炭企業對檔案建設的重視程度不夠，需要轉變觀念，意識到檔案數字建設的價值，從而推動進程。從管理者層面而言，應將檔案數字化工作納入企業整體規劃，將檔案建設經費納入年度預算，為數字建設提供資金支持。從檔案從業者而言，要更新工作觀念，重新定位檔案工作在信息時代面臨的機遇與挑戰，明確自身存在的不足，積極學習新的專業知識、提升信息技術以應對建設的需求。

2.實現辦公與檔案管理的一體化發展。伴隨著大數據、互聯網時代的到來，煤礦企業業務不斷增多，辦公規模倍增，這就導致煤礦企業無論是在產品的開發、技術上、財務上、銷售方面以及人事方面都存在著大量的文件。這些文件內容與檔案管理內容聯系較大，檔案管理部門在對這些文件進行整理、提交和歸檔時如果采用傳統的辦公軟件或者辦公手段等，不僅加大了檔案管理人員的工作壓力，使得檔案管理工作出現混亂等問題。因此，面對海量的信息，只有采用檔案管理自動化系統，將煤炭企業中的基礎辦公和檔案管理工作進行相互融合，才能實現辦公與檔案管理一體化的發展，并有效地節省了人力和時間方面所產生的損失，提升了檔案管理的工作效率。

3.積極推進煤炭企業檔案管理制度建設。煤炭企業檔案管理應當和智庫相鏈接，依靠智庫所擁有的龐大的知識資源，明確分析企業的各項情況，對企業進行方向性的引導，改變以往被動式的服務模式，提供更加具有主動性的服務，從而變成一個能夠創造經濟價值的部門，使人們改變過去的偏見，真正意識到檔案的價值，也能夠提高煤炭企業檔案管理工作者的認同度，提高服務質量。

4.資金支持。檔案管理和其他管理一樣，要達到一定的規模和標準就要給予一定的資金支持，辦公設施、先進設備的引進、技術人員的聘用等都需要資金。目前我國較為先進的檔案管理已經達到計算機數字化網絡管理，形成多媒體網絡信息庫，可以與同行業形成檔案信息共享，并利用機讀檔案、聲像檔案等新型檔案載體為對象實現對檔案的保存和保護，實現檔案資料的真實性和完整性。但目前我國大多數煤炭行業檔案管理還達不到很高的水平，這就要求煤炭企業的領導在建立標準時要高，資金投入要實，資金達不到一次到位，也要制定計劃，分次投入，做到逐步實現煤炭企業檔案管理現代化。

5.規范管理，強化安全性能。信息安全是檔案數字化建設需要考慮的重要問題，加強安全性能既包括檔案實體的安全，紙質檔案數字化過程中要確保原始檔案的完整性與安全性，做到不損頁、不缺頁。檔案管理還應確保檔案信息的安全，特別是涉及煤炭企業機密的檔案，因此，檔案從業者應具備高度的保密意識，采取檔案業務外包的企業應與外包企業簽訂保密協議以確保信息的安全。而對于檔案管理后期的安全保障，一方面要運用計算機加密技術、定期殺毒等措施防范黑客或病毒的侵擾，另一方面，注重管理軟件的更新升級，做好數據遷移工作，以避免因數據兼容問題造成的數據無法讀取等問題。

6.注重檔案管理人員的繼續教育。面對新形勢的新要求，檔案管理人員需通過繼續教育開不慣提升自身素質以更好地適應時代的新發展。國家檔案局聯合人力資源和社會保障部印發《檔案專業人員繼續教育規定》，對多個方面對檔案從業人員的繼續教育進行了詳細闡述。針對煤炭企業檔案工作者應從三個方面著手著力提升自我素質：一是檔案專業知識。檔案工作是一項專業性較強的工作，而非檔案專業的兼職人員理論知識不足難以實現檔案的專業管理，通過系統學習檔案專業理論知識十分必要。二是煤炭企業相關知識。煤炭企業是國民經濟發展的重要支撐，是專業性企業，其檔案管理具有專業性，特別是檔案信息中涵蓋的煤礦企業的采煤系統、通風系統和運輸系統、地質系統等工作體系中的信息，需要專業人才才能明確，因此深化煤炭企業相關知識的學習十分必要。三是信息技術相關知識。隨著檔案管理工程的逐步推進，掌握必要的信息技術已成為檔案管理人員應對檔案事業發展新特點的必然要求，如Word、Excel等常用辦公軟件，檔案管理系統、數據庫操作，等等。

四、結語

檔案管理對煤炭企業今后的發展起著舉足輕重的作用，但目前我國一些煤炭企業對檔案管理重視程度不夠，因此在資金投入和人才引進及培養方面還存在不足。只有不斷提高企業管理人員的檔案意識，不斷加大資金投入，吸引更多素質高、能力強的人員加入，煤炭行業檔案管理工作才能不斷提高。