現階段事業單位檔案管理存在的問題

及對策建議思考

經濟和社會發展都有對應的記錄資料，即我們常言的“檔案”，其不管是對機關單位、企業單位都是一種不可多得的寶貴資源。事業單位在我國社會經濟發展中擁有重要作用，其對于檔案管理有必要予以重視，需要加強科學規劃，使檔案得到積極的開發利用，使事業單位在這些檔案協助下更加健康發展。如今事業單位改革繼續深入，檔案管理工作也迎來了挑戰，有必要對其進行優化和規范管理，讓事業單位充分利用這個特殊的資源。

一、事業單位檔案管理概述

事業單位檔案管理工作需單位內部各部門展開檔案編輯以及歸納，涉及到各部門的工作總結、計劃、相關文件、報告文檔、人事檔案等材料。按照規定，檔案管理有既定的程序，并且需在制度監督下操作，為提升檔案管理效率和規范化，必須建立完善的管理機制，讓各部門在檔案管理工作中獲得有效的指導、約束以及規范。需要事業單位檔案管理明確兩個層次

：本單位是一級事業單位，可保存本單位檔案資料；本單位為二級事業單位，一些重要檔案則需更專業服務部門負責。結合事業單位本身等級來形成檔案借閱管理制度，確保事業單位各部門相關工作順利開展。事業單位檔案管理部門要面對不同業務部門的檔案，需將檔案分門別類進行區分、整理和保管，讓具體程序符合規范要求，并定期對不同檔案展開整理和檢查，要杜絕檔案的丟失、損失、篡改。

事業單位作為檔案直接形成、管理、存檔的部門，需針對每項工作的材料形成科學記錄，使檔案信息資源得到擴充。在向各部門提供相應資料信息查詢服務，確保高質量完成工作。事業單位加強檔案規范管理，有利于促進檔案管理合法合規，增加事業單位檔案管理嚴密性和科學性。事業單位要有較高的檔案管理意識，使檔案管理及時收集各種信息、數據、檔案、文件等，確保相關資料得以保存，為其他部門借閱、查閱檔案提供服務。

二、現階段事業單位檔案管理存在的相關問題

（一）缺乏相關工作部門的重視

個別事業單位對檔案管理工作存在缺乏重視、不規范操作檔案資料等現象，導致發生借閱檔案資料后不返還的情況，這是由于管理人員缺乏監督、跟蹤意識，沒有正視檔案的回收、檢查工作，導致材料流失、損毀、殘缺。這也顯示出我國事業單位檔案管理當中，不管是專門機構集中管理，還是事業單位自我管理，都缺乏相應的制度規范。

（二）相關借閱查閱程序不完善

有的事業單位和群眾間存在檔案資料查詢業務時，部分單位監管工作不完善，主要涉及機密的文件借閱程序簡單，導致這類文件容易被借閱、后續跟蹤、丟失或泄密等問題。如果借閱、檔案分級管理沒有相關制度，或對制度執行得不夠徹底，就算是遵循了查閱、借閱制度，但因為分級不科學也一樣會導致核心機密泄露。另外，還存在內部借閱時手續繁復，反而導致材料利用率低下。

（三）檔案管理模式落后

部分事業單位檔案室的硬件水平低，多是采用人工記錄以及分檔等處理，效率低下且不利于監管。有的事業單位建立了對應管理制度，卻在實際操作中管理方法缺乏規范，例如組卷、組織沿革分類、檔案保管等不夠規范和完善。有的事業單位甚至存在銷毀檔案時沒有按法定程序進行，缺乏鑒定環節，結果導致重要檔案損毀。有的事業單位雖然引入計算機、局域網等電子信息管理工具，但缺乏良好的信息系統，導致檔案信息化管理水平不足，管理效益仍然較低。

三、加強事業單位檔案規范化管理的策略

（一）增強檔案管理意識，完善軟硬件配置

檔案管理意識增強需從頂層設計抓起，然后明確具體的管理制度、要求，在事業單位相關工作得以貫徹，將其和年中、年末考核關聯，以此來提升各部門對檔案管理的重視程度。特別是技術型事業單位，檔案管中因為涉獵部門多，只是通過檔案管理制度不能滿足要求，還要組織各業務部門檔案負責人進行檔案管理業務培訓，提升他們的檔案工作意識及技術水平。同時，端正工作意識，養成正確的檔案資料管理習慣，提升相關資料再利用價值。另外，需要檔案管理部門聯合單位領導，以單位重要會議方式傳達管理意識，并結合正反面案例進行教育，指出不符合規定行為予以批評，對合理合法行為給予肯定，引導各部門形成規劃化、信息化操作，提升管理水平。完善檔案管理的軟硬件設施，建立相應的制度，更要從事業單位檔案管理體制入手，這樣才能確保軟硬件設施真正地可以植入到具體工作開展中。為確保每個科室、部門能夠按規操作，順利完成組卷、整理、編目等的程序，需要結合檔案管理需求，明確系統的檔案質量標準，配置好計算機、掃描儀、打印機等設施，完成軟硬件配置，同時滿足檔案管理“八防”設備、庫房等需求。現如今信息化管理成為各行各業的數據管理基本選擇，利用信息化技術和大數據對檔案資源予以處理，促進檔案管理更加系統、科學、便捷。

（二）調整管控方式，確保管理者權責到位

改變過去的管理控制方式，首先要對管理者或整個檔案管理部門建立科學制度，權責得到約束，避免管理漏洞。例如在水利、水文科技檔案管理中，需各業務部門擁有檔案利用思想，在推進項目開展時，圍繞檔案形成積極的采集、整理工作，定期對資料進行驗收和歸檔。同時，將資料按照規定進行質量分級、區分檔案時間及套數等操作以后予以交付，從始至終都符合相關標準。管理者權責到位，需要明確其崗位勝任能力，確保其擁有相應技術水準，正確處理檔案。為做到權責明確，建議將檔案管理流程確定下來，每個環節有專人負責，讓上下環節相扣同時做到彼此監督，實現良好溝通。根據《檔案管理辦法》《檔案法》相關規定，對檔案管理工作崗位進行職能梳理，建立對應的考評標準及考評制度。另外，檔案管理工作管理者要有對應理念，要不斷學習相關知識提升技能，如信息技術、互聯網技術、檔案管理理論等，不斷總結工作經驗，提升個人業務素質，確保檔案管理工作保持先進性和規范性。為加強履職能力，人事部門需對此形成具體考評機制，在考評指標、標準方面增加檔案管理的工作要求，督促管理者積極提升業務素質，促使檔案管理部門加強彼此磨合，互相合作，從而提高部門運作效率。

（三）豐富檔案管理模式，強化信息技術應用成效

目前，檔案登記方式有數十種，為了提升登記效率，需要選擇登記便捷、有效的方式，確保信息動態更新，使有價值的檔案能夠被積極關注和利用。在過程中能積極地發現問題，然后征集相關部門建議，將信息技術融入到信息分類處理、歸檔、保存當中。將信息技術融入到實際工作，目的為了讓各環節工作清晰、有效，同時使各部門檔案工作能夠彼此呼應。在進入信息技術之時，需要充分結合事業單位檔案管理規定，具體構建科學合理網絡鏈接，使錄入、分級、管理、利用等有條不紊，提高管理效果效率。特殊的檔案需要以年代、專業、單位機構、領域作為維度進行有效編號處理。智慧檔案館技術的融入，提高了事業單位檔案管理效率，提高了檔案利用價值，使檔案管理中容易存在的死角、盲區得以規避，降低了檔案管理員工作量。通過其作用提升了借閱環節的登記、監控水平，可以精準鎖定檔案所在部門或者哪一個主體手中，可以及時繳回，減少了檔案丟失、損毀幾率。

（四）加快推進檔案管理信息化建設

實現事業單位檔案管理信息化建設，需要檔案管理者擁有相應的意識，而且可以形成對應的技術，使信息化管理軟硬件融入工作中，并形成良好的維護，確保檔案得到安全保護，該加密加密，該備份備份。以水利單位為例，通過舉辦水利工程檔案展覽、講座以及教育培訓等，有效提升相應管理人員的信息化管理意識。比如在某市進行水利檔案管理，為了使檔案被保存和科學合理利用，開展信息化檔案管理培訓工作，科學規范對圖像、文字、工程圖等進行分類管理。另外，需要對檔案管理工作形成專門部門架構，使檔案管理信息化建設得以推進，也提升工作人員的積極性。建立完善檔案審批、評估、查閱、保密等程序，在完整架構下開展具體的檔案管理工作，促使各部門形成良好的檔案管理體系，增強檔案的規范管理。

四、結語

總的來說，事業單位發展水平和檔案規范化管理程度有一定關聯，故此對檔案進行科學化管理是有必要的。實現其規范化管理需要檔案管理部門以及具體的負責人擁有足夠的檔案管理意識，能夠掌握具體管理技術，擁有嚴謹的工作作風，講究制度按照制度執行，避免檔案管理的混亂。其中需要建立借閱制度和流程，建立檔案分級管理模式，此外，正確保護和利用檔案，更需要積極地實現信息化管理，確保管理的高效化。