醫(yī)院檔案管理辦公自動化存在的問題

及對策建議思考

隨著時代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，很多先進(jìn)的、高效率的技術(shù)和設(shè)備被應(yīng)用到生活中來，其中信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使人們辦公的條件和效率有了極大地提高。醫(yī)院中的信息資料比較多，種類比較復(fù)雜，管理起來比較困難，因此使用自動化的辦公技術(shù)能夠取得良好的效果。但是在實(shí)際的使用過程中，醫(yī)院的自動化辦公還存在著一些問題，對辦公的效率、能力和信息的安全性等都造成了不良的影響，本文將探討研究辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的問題，分析并提出解決問題的辦法，希望能夠提高醫(yī)院自動化辦公的能力和水平，保障醫(yī)院信息的安全性和完整性，為研究學(xué)者提供參考和借鑒。

醫(yī)院的檔案和信息管理是其重要的非工作組成部分之一，具有重要性和多元化等特點(diǎn)，對工作人員的綜合素質(zhì)和要求較高。在新時代的背景下，辦公自動化技術(shù)的使用有效的降低了醫(yī)院檔案管理工作的難度，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高，但是要合理、有效地發(fā)揮辦公自動化技術(shù)的效果，還需要我們對其進(jìn)行有效的研究和分析，提高辦公自動化分能力。

一、醫(yī)院的檔案管理實(shí)行辦公自動化的重要作用

（一）能夠有效的提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

在醫(yī)院的信息資料檔案中，基本可以將其分為病例、科研、人事、財務(wù)等，這些檔案的妥善儲存、管理和應(yīng)用是保證醫(yī)院正常經(jīng)營和發(fā)展進(jìn)步的重要條件，在傳統(tǒng)的檔案管理中，各種資料記載所使用的載體不同，記載的內(nèi)容也不同，這就使醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的人員需要花費(fèi)的大量的時間進(jìn)行分類、歸檔和管理，不論是管理、調(diào)閱還是儲存都十分不方便，而進(jìn)行辦公自動化，可以快速、有效的對資料、信息和檔案進(jìn)行歸類整理，提高了醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，降低了醫(yī)院檔案管理工作人員的工作難度和出現(xiàn)問題的風(fēng)險。

（二）節(jié)約了存儲的空間，擴(kuò)大了可存儲內(nèi)容的范圍

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，以紙質(zhì)的檔案為主，還有部分圖像、聲音和圖像的等，這些資料需要很大的空間進(jìn)行存儲，需要醫(yī)院在建設(shè)時拿出部分空間專門進(jìn)行存放信息資料檔案，這種方式不僅占用的空間較大，而且醫(yī)院中每年產(chǎn)生的各種資料和信息較多，如果不定時進(jìn)行清理，那么存儲空間很快就會被塞滿，這就使很多重要的檔案資料無處存放，查找起來也比較困難。醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化，能夠?qū)⑿畔①Y料的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，存儲到硬盤中進(jìn)行保存，在現(xiàn)代技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，存儲設(shè)備的體積越來越小，存儲容量越來越大，能夠有效的節(jié)約醫(yī)院檔案資料存儲的空間，能夠?qū)崿F(xiàn)多種資料信息和多方面信息的存儲，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展和重要檔案的保留提供保障。

（三）促進(jìn)信息共享，加強(qiáng)醫(yī)院技術(shù)和信息的傳遞能力

由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不均衡，使各個地區(qū)的醫(yī)療技術(shù)水平也存在著差距，這就阻礙了醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，對人們的生命健康安全造成不良影響，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是紙質(zhì)的實(shí)體管理，這就增加了要進(jìn)行資料調(diào)閱的研究和難度，不方便醫(yī)療技術(shù)、研究成果和資料記錄等的傳遞和使用。醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化，能夠使檔案信息及時、有效地進(jìn)行傳遞，提高了信息傳遞的能力和信息共享的水平，對醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)的研究與進(jìn)步具有良好的推動作用。

二、醫(yī)院檔案管理辦公自動化中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理辦公自動化系統(tǒng)安全性較差的問題

在醫(yī)院的檔案管理實(shí)行辦公自動化的過程中，存在著信息安全性方面的問題。一方面醫(yī)院的檔案信息也有有著一定的秘密性，其中患者的個人信息，醫(yī)院的人事、財務(wù)以及建設(shè)發(fā)展決定等方面的信息，一旦泄露就會對患者的安全和醫(yī)院的發(fā)展造成極大的威脅，但是辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理需要應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，受到網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬攻擊的風(fēng)險性就較高，會出現(xiàn)信息安全問題；另一方面部分醫(yī)院在進(jìn)行辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)時，對于系統(tǒng)的安全性不重視，使醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)沒有良好的防護(hù)手段，加大了醫(yī)院信息資料被竊取的風(fēng)險；同時醫(yī)院的工作人員意識不強(qiáng)，對于應(yīng)該進(jìn)行保密存儲的信息和資料隨意存放，也是造成醫(yī)院的方案管理辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題的重要原因。

（二）辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力不足的問題

醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不足是造成醫(yī)院應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)出現(xiàn)問題的重要原因之一。首先是部分醫(yī)院的檔案管理人員對新的技術(shù)和設(shè)備操作能力不足，不能有效地進(jìn)行應(yīng)用和管理，導(dǎo)致辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理能力和質(zhì)量下降；其次是部分醫(yī)院的檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，在面對醫(yī)院檔案管理辦公自動化系統(tǒng)的問題時不能進(jìn)行良好的解決，降低了醫(yī)院檔案管理工作的效率，使醫(yī)院的正常經(jīng)營、將患者疾病的及時治療受到影響，甚至出現(xiàn)信息資料檔案丟失的情況；另外是部分醫(yī)院的檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平不足，使其不能有效的使用檔案管理辦公自動化系統(tǒng)，降低了醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的水平和效果。

（三）醫(yī)院檔案管理的辦公自動化系統(tǒng)不完善的問題

在醫(yī)院使用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的過程中，還存在著系統(tǒng)和技術(shù)不完善的問題。一方面我國醫(yī)院檔案管理的辦公自動化系統(tǒng)和技術(shù)起步較晚，水平距離發(fā)達(dá)國家尚存在著一定的差距，這就導(dǎo)致辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理還存在一些不合理的地方，在使用和運(yùn)行的過程中發(fā)生錯誤和故障的可能性較高；另一方面部分醫(yī)院在進(jìn)行的檔案管理的辦公自動化建設(shè)中，投入的資金較少，使醫(yī)院檔案管理的辦公自動化系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施較差，不能發(fā)揮良好的效果，影響醫(yī)院檔案管理的水平和質(zhì)量。

（四）醫(yī)院對辦公自動化系統(tǒng)的重視性不足的問題

在醫(yī)院的辦公自動化環(huán)境中，人員對辦公自動化的重視性不足比一個重要的問題。一方面部分醫(yī)院的工作人員和管理者對辦公自動化系統(tǒng)不了解，對其重要性不掌握，導(dǎo)致他們在辦公自動化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理時，不能有效的使用辦公自動化系統(tǒng)，不僅降低了工作的效率，而且還加大了在醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)問題的風(fēng)險；另一方面部分醫(yī)院的工作人員和管理者對辦公自動化系統(tǒng)的重要性不了解，認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)可有可無，在進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理中不能良好的使用辦公自動化系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理出現(xiàn)差錯，對醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量提升和患者的治療、醫(yī)院的發(fā)展都造成了阻礙，對醫(yī)院的社會形象和經(jīng)濟(jì)效益等都造成了不良的影響。

（五）醫(yī)院的檔案管理及辦公自動化制度方面不完善的問題

在辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理中，制度不完善使造成問題的重要原因之一。首先部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程中，依舊使用傳統(tǒng)的管理辦法，沒有完善的制度，使醫(yī)院的檔案管理和辦公自動化環(huán)境、辦公自動化系統(tǒng)不能良好的進(jìn)行融合，降低了醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的使用效果和醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的能力；其次是部分醫(yī)院的運(yùn)行方式較為傳統(tǒng)，制度較為落后，使辦公自動化系統(tǒng)不能合理、有效的運(yùn)行，在使用的過程中發(fā)生問題，影響醫(yī)院檔案管理的效率和辦公自動化系統(tǒng)的使用效果；另外醫(yī)院的辦公自動化制度落后還會使醫(yī)院的管理能力下降，對醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)務(wù)人員的工作能力產(chǎn)生不良的影響，給患者的生命健康安全造成一定的威脅，給醫(yī)院的形象造成損害，不利于醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展進(jìn)步。

三、解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理問題的方法

（一）提高安全管理意識，加強(qiáng)信息安全管理的建設(shè)

要解決辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理問題，就必須加強(qiáng)信息安全方面的建設(shè)。首先我們要加強(qiáng)醫(yī)院信息安全方面的宣傳，通過張貼信息安全畫報、發(fā)放宣傳手冊等方式，提高醫(yī)院工作人員對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理重要性的認(rèn)識，養(yǎng)成維護(hù)信息安全的意識；其次是要對醫(yī)院的工作人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，使他們掌握和了解醫(yī)院需要保密的信息和資料，做好信息保密工作；另外要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理辦公自動化系統(tǒng)的安全建設(shè)，為辦公自動化系統(tǒng)建立合理、有效的安全防范機(jī)制，降低網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的風(fēng)險，提高信息資料安全管理的能力。

（二）加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的培訓(xùn)

人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平是使醫(yī)院檔案管理的辦公自動化系統(tǒng)發(fā)揮良好效果的基礎(chǔ)，因此，我們要加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平。首先可以通過定期開展教育、培訓(xùn)和考核的方式，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作人員提高綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平，加強(qiáng)對辦公自動化系統(tǒng)的操作能力；其次可以通過參觀見學(xué)、邀請專業(yè)的人員進(jìn)行技能和經(jīng)驗(yàn)傳授的方式，提高醫(yī)院檔案管理人員處理辦公自動化系統(tǒng)問題的能力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的辦公自動化系統(tǒng)效果提高、質(zhì)量提升，發(fā)揮良好的效果。

（三）完善辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的制度

完善醫(yī)院的檔案管理制度是提高醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)效果的重要途徑之一。第一要建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，使辦公室自動化系統(tǒng)真正融入到醫(yī)院的檔案管理之中，提高對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用效率，促進(jìn)技術(shù)水平和效果提升。第二要建立合理、有效的檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院信息資料檔案的專業(yè)化管理，提高檔案管理的能力和效果。第三要建立辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理規(guī)則，使制度能夠有效的落實(shí)和實(shí)行，提高醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)檔案管理的實(shí)際效果和質(zhì)量水平，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，人們的生命健康安全提供有力的保障。

（四）建設(shè)合理、有效的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性

要解決醫(yī)院檔案管理辦公自動化環(huán)境中的問題，提高醫(yī)院的辦公自動化檔案管理效果，就必須要提高辦公自動化系統(tǒng)的安全性。醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)主要由三部分構(gòu)成，第一是系統(tǒng)的硬件構(gòu)成，第二是系統(tǒng)的軟件平臺，第三是系統(tǒng)的終端設(shè)備。要加強(qiáng)醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的安全性，首先我們要加強(qiáng)對系統(tǒng)硬件的維護(hù)和管理，可通過聘請專業(yè)的、優(yōu)秀的。經(jīng)驗(yàn)豐富的人員對醫(yī)院的檔案管理辦公自動化系統(tǒng)的硬件進(jìn)行維護(hù)和管理，避免系統(tǒng)的硬件出現(xiàn)問題；其次是要建設(shè)合理、安全的軟件系統(tǒng)平臺，通過加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的安全性，促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理的辦公自動化系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的、安全的運(yùn)行，提高醫(yī)院檔案信息及其管理的安全性，保障醫(yī)院的信息安全；另外要加強(qiáng)對醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的終端設(shè)備管理，避免終端設(shè)備的使用不當(dāng)造成醫(yī)院檔案信息的泄露和丟失。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動化具有著十分重要的意義，能夠取得良好的效果，但是在實(shí)際實(shí)施的過程中還存在著一些問題，這就需要我們針對問題進(jìn)行合理、有效的分析，結(jié)合實(shí)際情況找到解決的辦法，促進(jìn)辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的效果和質(zhì)量提升，提高醫(yī)院檔案管理的能力和水平。