新形勢下電力企業檔案管理現代化存在的問題及對策建議思考

企業檔案具有記錄企業發展變革的歷史意義，很多珍貴資料可以作為企業改革創新的參考和建議，具有很好的使用價值。在新形勢下，電力企業的檔案管理內容和數量上都發生了改變。所以，電力企業要轉變思路，實行檔案管理的現代化，適應社會和市場大環境的變化，運用檔案信息化管理系統，建立電子檔案，形成現代化的檔案管理制度，專業的管理檔案工作人員，明確崗位職權，使電力企業的檔案管理更加規范化。

新形勢下，市場經濟瞬息萬變，電力企業處于改革發展的關鍵時期，與改革相關的檔案管理也處于創新變革的重要時期，電力企業檔案管理在實行現代化管理模式時，遇到了不少阻礙，電力企業檔案管理人員專業性不夠，基礎設施缺乏后期的管理維護，使檔案管理現代化發展不夠迅速，筆者針對電力企業檔案管理出現的問題，給出了相關的改進措施。

一、檔案管理在電力企業的工作內容

新形勢下檔案現代化管理在電力企業中運用不夠成熟，出現了很多的問題，如檔案沒有及時地補充，檔案沒有統一規范地保存，檔案內容缺失等常見問題時有出現。在檔案管理工作中發現，出現這樣狀況的主要原因有：第一，檔案管理人員工作目標不明確；第二，缺少完善的檔案管理制度的約束；第三，檔案管理沒有緊跟電力企業的發展步伐。通過以上三點的分析，梳理電力企業檔案管理的工作內容主要有以下三點：

（一）檔案管理工作中的資料案卷

根據我國文書立卷中的要求，企業生產經營過程中的文書資源，必須及時定期進行歸納整理，形成標準案卷，案卷記載企業的經濟活動，具有一定的歷史價值，可以反映一段時間的社會現實，方便相關政府部門的監督和管理。

（二）檔案管理工作中定期歸檔

檔案管理工作的主要內容是定期對電力企業的檔案和文書資料進行歸檔整理，極大地方便了電力企業領導和員工查閱資料，在檔案管理工作中，要通過相關部門做好資料的收集工作，整理標注好資料的內容和時間等信息，重點資料要做到重點整理和重點安置，資料整理好后，要分門別類地進行安置，完成資料的整理和歸檔工作。

（三）檔案管理中檔案的保護

部分電力企業建立很早，具有幾十年的發展歷程，在企業的發展變革和人事變革之中，紙質檔案由于管理不慎，或丟失，或損壞，所以檔案管理人員要盡職盡責地做好檔案的保護工作，人事變更時要做好檔案的交接工作，關鍵性檔案要單獨保管，防止遺失或者損毀，盡可能地保護檔案的使用價值。

二、新形勢下電力企業檔案管理現代化面臨的問題

電力企業經營管理現代化發展速度不斷地加快，而檔案管理現代化發展速度緩慢，造成兩種之間發展失衡，具體檔案管理工作存在著如下幾個問題：

（一）新形勢，新課題

在新形勢下，電力企業的檔案管理將會遇到新的研究課題，在沒有專業人員的指導下，研究課題進展緩慢。所以，電力企業領導要支持檔案管理部門對于新課題的研究，并提供資金保障、人員保障、物資支持等，后勤保障到位的情況下，與電力企業多個部門展開合作，有利于檔案管理部門快速地開展研究工作，新課題主要有：電力企業檔案管理中資源的利用、《檔案法》對電力企業檔案管理的作用、檔案信息化管理建設目的、電力企業創新改革對檔案資源管理的影響等。

（二）現代化管理缺失

1.檔案管理人員缺乏管理意識

現在不少電力企業的檔案管理部門的工作人員，專業性不是很強，并且思維沒有發生根本性的改變，還在延續以往的工作方式，認為企業主抓生產，管理相對靠后。思維沒有發生改變，沒有跟上電力企業新形勢下的變化，對檔案管理缺乏認真負責的態度，檔案資料收集的不夠全面，使檔案內容過于片面，滯后于電力企業的發展速度。由于工作人員工作意識欠缺，部分文書資料收集不及時，造成丟失、損毀的嚴重后果，致使檔案的內容不夠全面，檔案失去了利用價值。

2.檔案管理信息化起步晚

社會信息化發展速度加快，企業普遍采用信息化管理形式，大部門電力企業已經實現了經營管理的現代化。因為檔案現代化管理起步比較晚，很多檔案管理工作沒有實現完全的信息化管理，相關責任人重視程度低，信息化發展相對緩慢，部分電力企業在發展戰略中重視生產經營目標的實現，忽略了檔案管理的信息化建設，軟硬件設施沒有跟上信息化發展的速度，或者是基礎設施準備齊全，但是沒有充分地開發和使用，使數字檔案建立速度慢，沒有實現檔案資源的共享服務，檔案現代化管理面臨諸多的問題，需要檔案管理人員去逐一解決。

三、新形勢下加強電力企業檔案的現代化管理措施

（一）建立現代化的信息管理系統

電力企業要建立現代化的信息檔案管理系統，使用系統對各部門的檔案資源進行有效的管理，信息管理系統中針對檔案設計業務流程，優化檔案管理操作流程。信息管理系統中可以實行公開透明的員工業績考核制度，明確員工的工作職責，記錄員工日常工作內容，方便電力企業的監督管理。在信息技術快速發展的新形勢下，電力企業要以實現檔案管理現代化作為發展的主要目標，利用現代化手段開發利用檔案資源，為企業的經營發展提供參考和建議，利用互聯網技術，建立電子檔案，實現電子檔案資源共享，提高檔案管理的工作效率。

（二）提高電子檔案安全管理措施

網絡安全一直是互聯網中不可忽視的問題，由于網絡環境比較復雜，電子檔案具有潛在的安全風險。所以，電力企業要做好電子檔案安全管理的財務預算，為電子檔案網絡安全系統的建立提供資金支持，電力企業要加大檔案管理軟硬件設施的投入，運用專業人才保護檔案信息系統的安全。首先，要對不同保密級別的檔案設置權限，管理人員要針對不同業務級別的員工設立不同的使用權限；其次，加強檔案信息系統防火墻建設，運用多重防火墻技術，進行全面的安全防范工作；最后，定期對電子檔案數據庫進行安全升級，防止新型計算機病毒對系統的攻擊。

除此之外，電力企業要重視電子檔案的網絡安全，提高系統的安全性。作為一線的使用人員，檔案管理人員在使用檔案管理系統時，要注重操作過程中的細節性問題，從檔案的物理安全、技術安全和管理安全上，全面分析電子檔案的安全性，將問題反映給系統管理人員進行綜合評估，最終給出改進方法，在工作中找到檔案管理系統潛在的安全風險，盡可能地提高電子檔案的安全性。

（三）電力企業健全檔案管理制度

電力企業具有豐富的檔案資源，隨著企業的經營發展，檔案資料數量還在持續增長，如此形式多樣、數量龐大的文件資料，需要電企業進行規范化的管理。電力企業要建立嚴格的檔案管理制度，以適應新形勢下檔案管理現代化的要求。首先，要明確檔案管理內容，明確文書、合同、產權資料的收集，規范整理歸檔方式，并建立電子檔案]；其次，檔案管理人員要明確工作職權，責任落實到人，實行績效考核制度；再次，加強電力企業各部門與檔案管理部門之間的溝通和協調，有利于檔案資料的收集工作；最后，充分利用信息管理系統，保護電子檔案數據庫安全。

（四）電力企業應加強基礎設施的建設

基礎設施建設是電力企業檔案管理現代化的基本條件，紙質檔案需要通風條件好的保管庫房，檔案庫房需要檔案柜、密級架、檔案盒等，使紙質檔案可以分門別類排放整齊；需要采購現代化的辦公設備，如電腦、復印機、掃描儀等。檔案庫房要做好防火防潮措施，配備滅火器和抽濕機，防止檔案受潮發生霉變。對于企業保密級別和企業知識產權相關的重要資料，要著重做好安全防護措施，保證資料的完整性和有效性，使用專業的保險箱進行安置，庫房要配備24小時監控，隨時掌握檔案庫房的實際情況。

四、結語

電力企業的經營管理與企業檔案管理密切相關，檔案資料在企業領導做出重大決策時，可以提供有效的指導和建議。檔案管理工作人員要隨時對企業的重要文件資料進行收集、整理、歸檔。將檔案進行規范化的管理，有利于日后檔案的開發和利用，檔案的現代化管理可以保證檔案的完整性和有效性，提高檔案的使用價值，電力企業在經營管理過程中，要充分開發利用檔案的使用價值，實現檔案管理的主要目的。